EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS PROPUESTAS
La evaluación técnica de las propuestas es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de
cambio de equipo define y evalúa las características y los factores técnicos de los equipos a considerar,
el resultado de esta evaluación técnica, sumado al resultado de la evaluación económica y financiera,
constituyen la plataforma de decisión del equipo y de la solución a adquirir.
Elaboración del RFP (Request For Proposal)
El RFP, tiene varias funciones, entre las cuales se incluyen.
? Sirve como una propuesta del sistema que invita a los proveedores a participar en el concurso
? Establece los primeros puntos de evaluación y negociación entre los proveedores de soluciones
computacionales y la organización
? Obliga al administrador del proyecto de cambio de equipo a formalizar el proceso de determinación de
los requerimientos de equipo
? Constituye un documento que describe claramente las prioridades técnicas del sistema.
La estructura del R. F. P puede variar dependiendo de la naturaleza del proyecto de cambio de equipo
que se desarrollará. No obstante lo anterior, se recomienda incluir, entre otros los siguientes puntos:
? Datos generales del responsable del proyecto
? Fecha límite para recibir la propuesta por parte del proveedor de equipo computacional que desea
concursar
? Bases y lineamientos generales que serán utilizados para hacer la comparación entre los diferentes
equipos
? Breve descripción de la situación actual de la compañía y de la función de informática dentro de la
empresa
Requerimientos del sistema computacional
? Requerimientos de equipo actual vs. el equipo propuesto
? Requerimientos obligatorios y opcionales
? Información más detallada de las pruebas de benchmark o pruebas de rendimiento que serán
efectuadas a las soluciones propuestas que estarán concursando
? Y en términos generales deberá incluirse toda la información relevante descrita en la sección de
determinación de los requerimientos
Formato de la propuesta que recibirá a los proveedores concursantes
Es importante definir estándares de la propuesta que se ha de recibir de los difernetes proveedores de
soluciones, con el fin de facilitar la evaluación técnica y financiera de estas propuestas y, por ende, de la
decisión final.
El formato de la propuesta podrá variar de una empresa a otra o dependiendo del problema específico
que deba ser resuelto utilizando la tecnología de la información. No obstante lo anterior, se incluye una
lista de parámetros que pueden ser incluidos en las propuestas que entregan los proveedores:
Información de costos. En este punto se incluye toda la información económica y financiera, comprende
precios, plazos de pago y opciones de compra disponibles por parte del proveedor, y en general, todos
los datos requeridos para desarrollar la evaluación económica del proyecto de inversión.
Nivel o grado de cumplimiento de los requerimientos obligatorios y opcionales del cliente que tiene la
solución presentada por el proveedor. Es importante insistir a los proveedores que esta información
deberá incluirse en la propuesta entregada en forma expresa y por separado.
Abrir el concurso de proveedores
Una ve que se elaboró el RFP es necesario abrir formalmente el concurso de los proveedores que
deciden concursar o competir por el contrato.
Durante esta fase del proceso es importante elaborar un documento que contiene todas las
especificaciones descritas antes y entregarlo formalmente a cada uno de los proveedores.
Descartar propuestas
Se debe recordar que si la invitación a los proveedores fu exhaustiva, es de esperarse que la cantidad de
propuestas recibidas también sea elevada. El análisis y evaluación de todas puede resultar tardado y
costoso.
Factores que deben evaluarse
La evaluación técnica de las propuestas debe realizarse exclusivamente sobre las soluciones que
cumplen al cien por ciento los requerimientos obligatorios y que cumplen mejor los requerimientos
opcionales.
Factores de hardware. Son las características relacionadas con los componentes físicos de la
computadora y sus indicadores más representativos, tienen que ver con las capacidades y velocidades
de los diferentes componentes. Estos componentes incluyen procesador, memoria RAM, discos,
terminales, impresora, etc.
Factores de software. Software interno o software de sistemas, el cual se compone de programas de
control, incluyendo el sistema operativo, software de comunicaciones y administrador de bases de
datos, paquetes especiales como simuladores y análisis financieros programación lineal. Es importante
destacar que en la mayoría de los casos el tiempo de vida útil del software de aplicación es superior al
tiempo de vida útil de las plataformas de hardware.
Factores de proveedor. El tercer grupo de factores que se deben tomar en cuenta, durante la evaluación
técnica de la propuesta se refiere al proveedor.
Un aspecto importante que debe considerar es la tendencia a que mientras más tiempo permanezca un
cliente con un mismo proveedor, el servicio y soporte del proveedor se decrementa.
Todo lo anterior, justifica la necesidad de analizar los posibles factores a considerar en relación al
servicio y al proveedor.
Métodos de evaluación técnica de las propuestas
Método de mezcla de instrucciones. Para comparar velocidades de procesador de varios equipos se
puede escoger un conjunto de instrucciones representativas y más utilizadas por los programas de
usuario, la técnica consiste en sacar un promedio ponderado del tiempo de ejecución de ellas.
Las desventajas del método incluyen las siguientes:
? Solamente se mide la velocidad del procesador, no se toma en cuenta espacio en disco, memoria RAM
o alguna otra característica que puede influir posteriormente
? La frecuencia en el uso de las instrucciones en los programas puede variar
? Las instrucciones A, B, y C, pueden no hacer exactamente lo mismo en lo diferentes equipos
Método de Kernel. Es un problema simple y representativo de las aplicaciones típicas a computarizar en
el nuevo equipo y se mide el tiempo de ejecución de esta aplicación en cada uno de los equipos que se
comparan.
Las ventajas de este método son? Es más completo, se utilizan más instrucciones
? Se toma un problema real y representativo del usuario
Las desventajas del método son:
? El Kernel escogido puede no ser representativo del resto de las aplicaciones del usuario
? Es necesario generar una inversión del kernel para que corra en cada equipo que se desea comparar.
Esto puede resultar tardado y costoso.
Método de simulación. Consiste en hacer uno o varios programas utilizando técnicas y lenguajes de
simulación con el fin de imitar el funcionamiento de un sistema computacional. Se definen parámetros
como tiempo de ejecución capacidad de memoria principal, acceso a dispositivos de entrada/salida
demanda de usuarios en terminales, entre otros, y se generan diferente escenarios y corridas para cada
uno de los equipos.
La gran ventaja de esta técnica es que se pueden evaluar un gran número de escenarios diferentes en
poco tiempo. Sin embargo, existen pocas referencia recientes respecto al uso de este método, por las
desventajas que presenta, entre las cuales se pueden mencionar:
? El costo y tiempo de desarrollar o adquirir el modelo de simulación
? Los tiempos de ejecución, y los resultados no son reales
? Los resultados dependen en gran medida de los algoritmos de simulación que se usen
Método de Benchrnark. Este método ha sido empleado para comparar el rendimiento de un programa
de aplicación en diferentes plataformas de hardware o bien, comparar diferentes programas de
aplicación que pueden correr en una misma plataforma de hardware. Se trata de escoger un conjunto
de programas representativos del usuario. Otra de sus ventajas es que utilizan tiempo y datos reales del
usuario para apoyar la decisión técnica del equipo.
La desventaja principal del método es el esfuerzo en tiempo y recursos económicos que conlleva la
conversión de una aplicación del usuario a las diferentes plataformas de hardware propuestas por los
proveedores.
Métodos de factores ponderados. Este método se utiliza en la práctica, consiste en asignar un peso a
cada uno de los factores de hardware, software, calificar a cada equipo propuesto de acuerdo a la
medida en que cumple con el factor considerado. El equipo o la propuesta que obtiene el mayor puntaje
se considera el ganador.