A. Akun-akun dan Golongan Transaksi dalam Siklus Pembelian dan Pembayaran
Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai apakah
akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas untuk
pembelian tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi keuangan.
Ada tiga kelompok transaksi yang tercakup dalam siklus ini, yaitu :
1. Pembelian barang dan jasa
2. Pengeluaran kas
3. Retur pembelian dan potongan pembelian.
Pada gambar diatas menunjukkan bahwa setiap transaksi mempengaruhi entah
pendebetan atau pengkreditan terhadap akun utang usaha. Karena banyak perusahaan
melakukan pembelian langsung dengan check atau melalui kas kecil. Kita berasumsi bahwa
pembelian tunai diproses dengan cara yang sama dengan pembelian secara kredit.
B. Fungsi-fungsi Bisnis dan Dokumen serta catatan dalam Siklus Pembelian dan
Pembayaran
Siklus pembelian dan pembayaran menyangkut pengambilan keputusan dan proses untuk
mendapatkan barang dan jasa untuk menyelenggarakan suatu bisnis. Siklus biasanya diawali
dengan pembuatan permintaan pembelian dan diakhiri dengan pembayaran utang usaha yang
timbul dari pembelian tersebut
1. Pembuatan Order Pembelian
Pengajuan permintaan untuk membeli barang atau jasa oleh pejabat perusahaan klien
adalah kegiatan awal siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
(approval) tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan yang diterapkan
perusahaan. Dokumen-dokumen yang lazim digunakan meliputi :
a. Permintaan Pembelian
Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh
pejabat perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan
pembelian. Pada perusahaan-perusahan tertentu seringkali digunakan komputer
untuk melakukan pemesanan ketika persediaan barang di gudang mencapai reorder point (titik pemesanan kembali) yang akan melakukan pemesanan secara
otomatis.
b. Order Pembelian
Order Pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan
jasa dari pemasok. Dokumen ini berisi deskripsi, kualitas, dan informasi lain yang
berhubungan dengan barang dan jasa yang diinginkan perusahaan untuk dibeli
dan seringkali digunakan untuk menunjukkan persetujuan pembelian. Perusahaan
juga seringkali mengirimkan order pembelian secara elektronik kepada pemasok
yang telah membuat persetujuan untuk melaksanakan electronic data interchange
(EDI).
2. Penerimaan Barang dan Jasa
Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saat yang paling
kritis dalam siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakan perusahaan dipakai pertama kali
untuk mengakui pembelian dan utang yang bersangkutan. Ketika barang diterima, agar
control berjalan baik, diperlukan pemeriksaan tentang deskripsi, kuantitas, tanggal
penerimaan, dan kondisi barang yang diterima. Laporan Penerimaan adalah dokumen
berupa kertas atau elektronik yang dibuat pada saat barang diterima.
3. Pengakuan Kewajiban (Utang)
Pengakuan kewajiban yang tepat atas barang dan jasa yang telah diterima menuntut
adanya pencatatan yang tepat dan akurat. Pencatatan pertama kali mempengaruhi laporan
keuangan dan pengeluaran kas yang sesungguhnya. Oleh karena itu perusahaan harus
seksama dalam memasukkan semua transaksi pembelian, yaitu pembelian yang sungguhsungguh terjadi, dengan jumlah yang benar. Dokumen-dokumen dan catatan yang lazim
digunakan adalah :
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
a. Faktur dari Pemasok
Faktur dari Pemasok adalah dokumen yang diterima dari penjual dan
menunjukkan jumlah yang terutang yang berasal dari pembelian barang dan jasa.
Faktur dari pemasok sangat penting karena menunjukkan jumlah yang akan
dicatat dalam file transaksi pembelian. Pada perusahaan yang menggunakan EDI,
faktur dari pemasok ditransfer secara elektronik, yang akan berpengaruh pada
bagaimana auditor menilai bukti.
b. Memo Debet
Memo Debet juga merupakan dokumen yang diterima dari pemasok dan
menunjukkan pengurangan atas jumlah yang terutang yang disebabkan
menunjukkan pengurangan atas jumlah yang terutang yang disebabkan karena
adanya pengembalian barang ke pemasok atau diterimanya pengurangan harga.
c. Voucher
Voucher biasanya digunakan dalam suatu organisasi untuk menetapkan cara yang
formal dalam pencatatan dan pengawasan pembelian, terutama dengan membuat
agar setiap transaksi pembelian bernomor urut.
d. File Transaksi pembelian
File transaksi pembelian adalah file yang dihasilkan komputer yang mencakup
semua transaksi pembelian yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu
periode tertentu.
e. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian dihasilkan dari file transaksi pembelian dan biasanya berisi
nama pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksi. Ini
juga ditunjukkan apakah pembelian dilakukan secara tunai atau kredit. Transaksi
yang sama dimasukkan ke dalam jurnal juga diposting secara serentak ke dalam
buku besar, dan apabila pembelian dilakukan secara kredit, dicatat pula ke master
file utang usaha.
f. Master File Utang Usaha
Master file utang usaha mencatat transaksi pembelian, pengeluaran kas, dan
retur pembelian untuk setiap pemasok. Master file ini di update dari file transaksi
komputer untuk pembelian, retur pembelian, dan pengeluaran kas. Banyak
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
perusahaan tidak menyelenggarakan master file utang usaha per pemasok.
Perusahaan-perusahaan tersebut membayar atas dasar faktur dari penjual
individual. Oleh karena itu, total faktur yang belum dibayar dalam master file
sama dengan total utang usaha
g. Daftar Utang Usaha
Daftar utang usaha berisi daftar jumlah yang terutang kepada masing-masing
pemasok atau untuk setiap faktur, atau voucher pada suatu saat tertentu. Daftar ini
dibuat langsung dari master file utang usaha.
h. Laporan dari Pemasok (Vendor Statement)
Laporan dari pemasok adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok setiap akhir
bulan dan menunjukkan saldo awal, pembelian, retur pembelian dan pembayaran
ke pemasok tersebut. Saldo dari aktivitas tersebut adalah laporan yang dibuat
pemasok jumlah saldo menurut master file utang usaha seharusnya sama dengan
saldo yang ditunjukkan dalam laporan dari pemasok, ekcuali bila ada kerancuan
diantara pemasok dengan klien atau bila ada selisih akibat faktor waktu
4. Pengolahan dan Pencatatan Pengeluaran Kas
Aktivitas ini secara langsung akan mengurangi saldo akun kewajiban, biasanya akun
utang usaha. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses pembayaran yang akan
diperiksa auditor meliputi :
a. Check
Dokumen ini biasa digunakan untuk pembayaran pembelian pada saat kewajiban
jatuh tempo. Banyak perusahaan menggunakan komputer untuk menyiapkan
check berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi pembelian pada
saat barang dan jasa diterima. Apabila perusahaan menerapkan EDI, perusahaan
mengirimkan pembayaran ke pemasok secara elektronik melalui electronic funds
transfer (EFT) antara bank perusahan klien dengan bank pemasok.
b. File Transaksi Pengeluaran Kas
File ini dihasilkan komputer yang meliputi seluruh transaksi pengeluaran kas yang
diolah sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu. File ini berisi jenis informasi
yang sama seperti telah dibahas pada file transaksi pembelian.
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
c. Jurnal Pengeluaran Kas
Ini merupakan daftar atau laporan yang dihasilkan dari file transaksi pengeluaran
kas yang mencakup seluruh transaksi pada suatu periode waktu tertentu. Transaksi
yang sama, termasuk semua informasi yang relevan, dimasukkan ke dalam master
file utang usaha dan buku besar.
C. Metodologi untuk Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif
Golongan Transaksi
Dalam pengauditan, akun-akun yang paling banyak menyerap waktu pemeriksaan adalah
piutang usaha, persediaan, aset tetap, utang usaha, dan akun beban. Apabila auditor dapat
mengurangi pengujian rincian saldo dengan menggunakan pengujian pengendalian dan
pengujian substantif transaksi untuk memeriksa efektifitas pengendalian internal atas
pembelian dan pengeluaran kas, maka waktu yang bisa dihemat akan sangat signifikan.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi untuk siklus pembelian dan
pembayaran sangat diperhatikan auditor, dan apabila klien memiliki pengendalian internal
yang efektif. Pengujian pengendalian dan pengujian substantif transaksi untuk siklus
pembelian dan pembayaran terbagia dalam dua bagian besar berikut:
a) Pengujian pembelian, yang berkaitan dengan tiga dari empat fungsi bisnis yang
telah disinggung di atas, yakni: order pembelian, penerimaan barang dan jasa, dan
pengakuan utang.
b) Pengujian pengeluaran kas, yang berkaitan dengan fungsi keempat, yakni:
pengolahan dan pencatatan pengeluaran kas.
1. Pemahaman Pengendalian Internal
Pemahaman tentang pengendalian internal untuk siklus pembelian dan pembayaran
sebagai bagian dari prosedur penilaian risiko, dapat diperoleh auditor dengan
mempelajari bagan alir yang berlaku pada perusahaan klien, mereview daftar pertanyaan
pengendalian internal,dan melaksanakan pengujian mengikuti jejak transaksi pembelian
dan pengeluaran kas. Prosedur untuk mendapatkan pemahaman pengendalian internal
tentang siklus pembelian dan pembayaran serupa dengan prosedur yang dilaksanakan
untuk siklus lainnya.
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
2. Menilai Risiko Pengendalian Direncanakan
Dilakukan pemeriksaan atas pengendalian internal kunci untuk setiap fungsi bisnis,
yaitu:
a. Otorisasi Pembelian
Banyak perusahaan mensyarakan berbagai tingkat otorisasi untuk untuk pembelian
yang berbeda atau menurut jumlah rupiahnya. Misalnya, pembelian aset tetap yang
melebihi batas jumlah rupiah tertentu membutuhkan persetujuan dari dewan
komisaris dan pembelian untuk sesuatu yang jarang tejadi seperti polis asuransi harus
mendapat persetujuan dari pejabat tertentu. Setelah permintaan pembelian di
otorisasi, segera disusul dengan pembuatan order pembelian barang atau jasa. Order
pembelian diterbitkan kepada seorang pemasok untuk membeli barnag atau jasa yang
disebutkan dalam order pada harga tertentu dan dikirimkan pada tanggal atau sebelum
tanggal yang tertera didalamnya. Order pembelian yang bisa dibuat dalam bentuk
tertulis atau elektronik, biasanya dipandang sebagai dokumen resmi, dan merupakan
suatu permintaan untuk membeli barang atau jasa. Agar tercipta pengendalian internal
yang baik, bagian pembelian sebaiknya terpisah dari bagian yang memberi otorisasi
dan yang menerima barang. Semua order pembelian hendaknya bernomor urut
tercetak agar mudah diketahui berapa order yang sudah diterbitkan dan harus
dirancang untuk meminimumkan kemungkinan hilangnya formulir secara tidak
sengaja ketika barang sudah dipesan.
b. Pemisahan Pemegang Aset dari Fungsi lainnya
Kebanyakan perusahaan memiliki bagian penerimaan yang harus membuat laporan
penerimaan barang sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan diperiksa.
c. Pencatatan Tepat Waktu dan Review Independen atas Transaksi
Pencatatan utang yang timbul dari transaksi pembelian dilakukan ketika barang atau
jasa diterima. Pada perusahaan lain, pencatatan ditangguhkan hingga faktur dari
pemasok diterima. Bagian utang bertanggungjawab untuk mencermati ketepatan
pembelian yang dilakukan dengan membandingkan rincian dalam order pembelian,
laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok untuk menentukan bahwa
uraian/deskripsi, harga, kuantitas, termin, dan biaya pengangkutan dalam faktur
penjualan adalah benar. Pengendalian penting di bagian utang dna bagian teknologi
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
informasi mensyaratkan bahwa personel yang mencatat pembelian harus tidak
memiliki akses ke kas, surat berharga, dan aset lain.
d. Otorisasi Pembayaran
Pengendalian terpenting atas pengeluaran kas meliputi:
1) Penandatanganan check oleh individu yang diberi otorisasi oleh perusahaan
2) Pemisahaan tanggungjawab untuk menandatangani check dan melaksanakan
fungsi utang usaha
3) Pemeriksaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatanganan check
sebelum suatu check ditandatangani
Check harus bernomor urut tercetak untuk memudahkan pengawasan penggunaan
check dan dicetak pada kertas khusus untuk mempersulit pengubahan nama penerima
atau jumlahnya. Perusahaan harus melakukan pengawasan fisik atas blangko check,
check yang dibatalkan, check yang sudah ditandatangani, dan memiliki cara untuk
mencegah penggunaan kembali bukti pendukung yang telah digunakan. metoda yang
lazim dipakai adalah dengan menuliskan nomor check pada bukti pendukung yang
telah digunakan.
3. Menentukan Luasnya Pengujian Pengendalian
Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan defisiensinya,
auditor bisa menilai risiko pengendalian. Apabila auditor mengandalkan pengendalian
untuk mendukung penilaian risiko pengendalian pendahuluan di bawah maksimum,
auditor
melakukan
pengujian
pengendalian
untuk
mendapatkan
bukti
bahwa
pengendalian telah beroperasi dengan efektif. Dengan telah beroperasinya pengendalian
secara efektif yang didukung dengan tambahan pengujian pengendalian, auditor akan bisa
menurunkan pengujian substantifnya.
4. Merancang Pengujian Pengendalian & Pengujian Subtantif Golongan Transaksi
Untuk Pembelian
Terdapat 6 tujuan audit golongan transaksi:
a. Pembelian terbukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima (keterjadian)
b. Transaksi pembelian yang telah dibukukan (kelengkapan)
c. Transaksi pembelian terbukukan secara akurat (ketelitian)
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
d. Transaksi pembelian dibukukan dalam master file utang usaha dan pembelian dan
dibuat ikhtisarnya dengan benar (posting dan pengikhtisaran)
e. Transaksi pembelian digolongkan dengan benar (penggolongan)
f. Transaksi pembelian dicatat pada tanggal yang benar (saat)
Bukti audit untuk suatu perikatan audit akan bervariasi tergantung pada pengendalian
internal serta keadaan lainnya. Empat dari enam tujuan audit golongan transaksi pantas
mendapatkan perhatian khusus, karena kebanyakan akun aset, liabilitas, dan beban
tergantung pada kebenaran pencatatan transaksi dalam jurnal pembelian, terutama
berkaitan dengan 4 tujuan ini:
1) Pembelian terbukukan adalah untuk barang dan jasa yang diterima (keterjadian)
Apabila auditor merasa pengendalian untuk tujuan ini cukup, maka pengujian untuk
memeriksa adanya transaksi yang tidak tepat dan pencatat transaksi yang tidak pernah
terjadi, bisa dikurangi. Pengendalian yang memadai bisa mencegah terjadinya
pencatatan transaksi yang tidak pernah terjadi secara tidak disengaja, terutama terjadi
pembelian barang untuk keperluan pribadi yang dilakukan tanpa otorisasi.
2) Transaksi pembelian yang telah dibukukan (kelengkapan)
Kegagalan mecatat pembelian barang dan jasa yang diterima menyebabkan utang
usaha kurang saji dan mengakibatkan laba bersih dan ekuitas pemilik lebih saji.
Dalam situasi audit tertentu, terkadang sulit untuk melakukan pengujian rinci atas
saldo untuk menentukan apakah ada transaksi yang tidak dicatat, sehingga auditor
harus mengandalkan pada pengendalian dan pada pengujiam substantive golongan
transaksi untuk tujuan ini.
3) Transaksi pembelian terbukukan secara akurat (ketelitian)
Bila auditor yakin bahwa aset tetap dicatat dengan benar dalam jurnal pembelian,
maka bisa diterima apabila auditor memustuskan untuk memeriksa dokumen
pendukung pembelian periode ini lebih sedikit selama melakukan pengujian rinci
saldo dibandingkan dengan pengendalian tidak memadai.
4) Transaksi pembelian digolongkan dengan benar (penggolongan)
Pengujian rinci akun individual tertentu dapat dikurangi apabila auditor yakin bahwa
pengendalian internal mencukupi untuk dapat memberikan keyakinan memadai
mengenai penggolongan yang benar di dalam jurnal pembelian. Auditor akan banyak
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/
membutuhkan waktu untuk melaksanakan pengujian dokumen pembelian aset tetap
dan akun-akun beban periode ini guna memeriksa ketelitian dan kebenaran
penggolongan. Oleh karena itu akan sangat menghemat waktu apabila pengendalian
internal perusahaan klien efektif.
5. Perancangan Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Golongan
Transaksi Untuk Pengeluaran Kas
Auditor biasanya melaksanakan pengujian pembelian dan pengeluaran kas pada saat
yang sama. Untuk transaksi-transaksi tertentu yang dipilih dari jurnal pembelian untuk
diperiksa, faktur penjualan, laporan penerimaan barang, dan dokumen pendukung lainnya
diperiksa pada saat yang sama. Dengan demikian verifikasi dilakuakn secara efisien tanpa
mengurangi efektivitas pengujian.
6. Sampling Atribut Untuk Pengujian Pengendalian dan Pengujian Subtantif
Golongan Transaksi
Mengingat betapa pentingnya pengujian pengendalian dan pengujian golongan
transaksi untuk pembelian dan pembayaran, maka penggunaan sampling atribut menjadi
sangat lazim dilakukan.
Ada 3 hal yang berbeda pada siklus pembelian dan pembayaran dibandingkan dengan
siklus-siklus lainnya:
a. Siklus ini menyangkut banyak akun, baik yang berupa akun-akun laba rugi maupun
neraca. Dampaknya adalah kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penggolongan
menjadi tinggi, bahkan beberapa diantaranya berpengaruh terhadap laba bersih
b. Dalam siklus transaksi ini sangat lazim dibutuhkan pertimbangan yang signifikan,
misalnya dalam hal sewa guna dan biaya kontruksi. Kebutuhan atas pertimbangan ini
meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan penyajian. Akibatnya auditor sering
menurunkan tingkat toleransi bisa diterima untuk atribut ketelitian
c. Jumlah rupiah untuk transaksi individual, seringkali berjumlah sangat besar.
Akibatnya, auditor menggabungkan unsur-unsur yang besar dan tidak biasa seperti itu
dan mengujinya 100%
This study source was downloaded by 100000800585982 from CourseHero.com on 10-23-2021 21:07:36 GMT -05:00
https://www.coursehero.com/file/58857358/BAB-15-FIXdocx/