BÀI TẬP NHÓM MÔN HỌC: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Nhóm 5 LỚP PSU-HRM 301 SA MỤC LỤC STEP 1: FOUNDING THE COMPANY ..................................................................................................3 I. Mô tả ngắn gọn về chức năng và nhiệm vụ của công ty: .............................................................3 STEP 2: ORGANIZATIONAL STRUCTURE ........................................................................................5 AND JOB ANALYSIS ................................................................................................................................5 I. Bảng cơ cấu doanh nghiệp: ............................................................................................................5 II. Bảng mô tả công việc bán hàng: ....................................................................................................6 III. Tiêu chuẩn thực hiện công việc bán hàng: ..................................................................................7 STEP 3: HUMAN RESOURCE PLANNING...........................................................................................9 I. Mô tả phòng ban: ............................................................................................................................9 II. Số lượng nhân sự mỗi phòng ban: ...............................................................................................13 III. Cách thức chiêu mộ nhân sự.......................................................................................................14 STEP 4: HUMAN RESOURCE RECRUITMENT ...............................................................................16 I. Số lượng và mục đích tuyển dụng nhân viên kế toán: ...............................................................16 II. Nguồn tuyển dụng nhân viên kế toán: .........................................................................................18 III. Công cụ tuyển dụng nhân viên kế toán: ....................................................................................19 STEP 5: HUMAN RESOURCE TRANNING AND DEVELOPMENT ..............................................21 I. Quy trình xác định nhu cầu đào tạo: ...........................................................................................21 II. Đối tượng tham gia đào tạo: .........................................................................................................23 III. Nguồn nhân viên đào tạo: ...........................................................................................................23 IV. Phương pháp đào tạo ...................................................................................................................23 STEP 6: PERFORMANCE APPRAISAL ..............................................................................................25 MEMBER OF GROUP 1 2 3 4 5 6 7 NAME STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 STEP 5 Lê Thị Diễm My Hồ Ngọc Phương Như Trần Thị Kiều Trinh Võ Thị Thu Hường Trần Nguyễn Mai Thi Lê Thị Kim Linh Đinh Nguyễn Ngọc Thanh x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x STEP 6 GRADE STEP 1: FOUNDING THE COMPANY Name of company: 5UNIQUE Address: 56 Le Duan street-Da Nang city Phone number: 0372 399 376 – 02333 055 666 Email: 5unique@gmail.com Website: https://www.5unique.com.vn/ Authorized capital: 7.000.000.000 5UNIQUE is a start-up retail establishment that will sell fashionable clothing to women of the new generation. I. Mô tả ngắn gọn về chức năng và nhiệm vụ của công ty: 1. Giới thiệu công ty: 5UNIQUE là một cơ sở bán lẻ chuyên bán quần áo thời trang cho phụ nữ thế hệ mới trên đa nền tảng. 5UNIQUE sẽ bán kết hợp các thương hiệu tên tuổi được công nhận rộng rãi cũng như các dòng quần áo từ các nhà thiết kế thời trang chọn lọc. Chúng tôi sẽ theo sát xu hướng thời trang cũng như sở thích mua hàng của khách hàng. Mặc dù quần áo, chẳng hạn như quần áo công sở, quần áo thường ngày, quần jean và quần áo trang trọng sẽ là mặt hàng chủ lực của chúng tôi, chúng tôi cũng sẽ cung cấp một số phụ kiện như thắt lưng, khăn quàng cổ và mũ. 2. Chức năng: Bán các mặt hàng quần áo may sẵn, nhập khẩu. 3. Tầm nhìn: Chúng tôi hoạt động với tiêu chí hướng tới sự hoàn hảo về mọi mặt, trân trọng vẻ đẹp và phong cách trong ngành thời trang, đồng thời mục tiêu của doanh nghiệp là duy trì thương hiệu và danh tiếng của mình trên thị trường. Ngoài ra, chúng tôi đang tìm kiếm các nhà đầu tư để mở rộng công ty của mình sang các thị trường quốc tế khác nhau trên thế giới, do đó tạo ra một mạng lưới toàn diện cho 5UNIQUE. 4. Sứ mệnh: Không ngừng cung cấp cho người tiêu dùng những lựa chọn tốt hơn, cam kết với chất lượng sản phẩm vượt trội. “5 Unique cam kết không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm theo hướng chất lượng vượt trội, nhằm đáp ứng hơn nữa nhu cầu ngày càng cao và đa dạng hơn của người tiêu dùng và tạo dựng niềm tin lâu dài với tất cả khách hàng.” 5. Mục tiêu: - Mục tiêu của chúng tôi là thực hiện một hệ thống cung cấp thời trang ưu việt cho khách hàng. - 5UNIQUE sẽ không chỉ là cửa hàng bàn quần áo, chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin và lời khuyên về thời trang với mong muốn dẫn đầu xu hướng cho giới trẻ. - Trong vòng 5 năm , thương hiệu sẽ có mặt trên tất cả các nền tảng thương mại điện tử và có chuỗi cửa hàng tại các thành phố lớn. - Trong 10 năm, thương hiệu sẽ được mở rộng trên thị trường quốc tế. STEP 2: ORGANIZATIONAL STRUCTURE AND JOB ANALYSIS Set up the framework of organizational structure I. Bảng cơ cấu doanh nghiệp: Choose a specific job in framework of organizational structure chart and write down job description and job specification II. Bảng mô tả công việc bán hàng: Choose a specific job in framework of organizational structure chart and write down job description and job specification Tên công Nhân viên bán hàng tại cửa hàng việc Tóm tắt - Bán hàng, tư vấn khách hàng công việc - Mục tiêu bán hàng : + đặt được doanh thu tháng đặt ra + khách hàng trung thành Nhiệm vụ Bán hàng, tư vấn khách hàng, kiểm soát hàng hoá Trách - Đón tiếp khách hàng, tư vấn, gợi ý các sản phẩm. Giải quyết nhiệm các vấn đề từ khách hàng. - Trưng bày các sản phẩm Sự chịu Chịu trách nhiệm bồi thường với số lượng hàng hoá bị mất trong trách nhiệm ca làm. Yêu cầu Kiểm tra chất lượng hàng hoá trên kệ, vệ sinh tại cửa hàng và số kiểm tra lượng hàng hoá. Giám sát Không có giám sát và chịu sự kiểm soát bởi trưởng phòng kinh doanh Mối quan * Mối quan hệ bên trong : ban quản lý , trưởng phòng kinh doanh hệ * Mối quan hệ bên ngoài : - Giữ mối quan hệ với khách hàng: + Cung cấp cho họ dịch vụ tốt nhất + Giữ lại lịch sử giao dịch + Thể hiện sự trân trọng đối với khách hàng bằng cách giới thiệu cho họ về chương trình khách hàng thân thiết + Thực hiện đúng mong đợi của khách hàng + Giải quyết những phản hồi tiêu cực về khách hàng + Giữ liên lạc với khách hàng + Mối quan hệ bên trong: + Đồng nghiệp và nhà quản trị Công cụ Máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, máy tính, két đựng tiền, dụng cụ Môi trường Thoải mái, an toàn, linh hoạt làm việc III. Tiêu chuẩn thực hiện công việc bán hàng: Kiến thức Kiến thức về thời trang, giao tiếp Kỹ năng Giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, quan sát bao quát, lắng nghe và nắm bắt tâm lý khách hàng, am hiểu sâu sắc về sản phẩm, thông thạo phần mềm bán hàng. Khả năng Kiên nhẫn, khả năng đa nhiệm (làm nhiều công việc cùng 1 lúc). Trình độ Bằng tốt nghiệp THPT trở lên học vấn Tiếng anh giao tiếp cơ bản Kinh Đã từng bán hàng thời trang, có kinh nghiệm trong công việc bán nghiệm làm hàng ít nhất 1 năm việc Khoá đào tạo Đào tạo về kiến thức sản phẩm khác Đào tạo các kỹ năng bán hàng, văn hoá và truyền thống doanh nghiệp Đặc tính cá Từ 18 tuổi trở lên,ngoại hình ưa nhìn,thân thiện,vui vẻ,có khả nhân năng giao tiếp tốt, có tính sáng tạo, có sức khỏe tốt, ham học hỏi. STEP 3: HUMAN RESOURCE PLANNING Base on the authorized capital, functions, task and scale of the company in step 1 and organizational structure chart in step 2. Conduct a human resource planning as following requirements: I. Mô tả phòng ban: How many departments are there in your company? List them. Explain why. STT Tên PB 1 Mô tả chi tiết Ban - Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước Hội Giám đồng thành viên và pháp luật hiện hành. Đốc - Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại của Công Ty. - Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược của Công ty. - Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động kinh doanh của Công Ty. - Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên. - Phát triển thị trường trong cả nước. - Trực tiếp ký các Hợp đồng kinh tế. - Quyết định toàn bộ giá cả mua bán hàng hóa vật tư thiết bị trừ các đơn hàng dưới 20 triệu VNĐ ủy quyền cho phó Giám Đốc duyệt.. - Quyết định giá đấu thầu hoặc chào giá cạnh tranh. - Quyết định ngân sách hoạt động trong Công Ty theo kế hoạch phát triển do Hội đồng thành viên phê duyệt. - Quyết định các chỉ tiêu về tài chính, ký các phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. - Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong Công ty kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám Đốc. 2 Phòng - Ghi nhận và giải quyết những yêu cầu, mong muốn của khách CSKH hàng, trả lời các thắc mắc, nghi vấn về vấn đề khách hàng đang gặp phải hay những vấn đề khách hàng cần được làm rõ. - Tạo dựng một vài kênh hỗ trợ việc tư vấn thông tin về chỉ dẫn sử dụng, giá cả, hậu mãi hay các chế độ bảo hành sản phẩm/dịch vụ,… - Liên tục theo dõi và cập nhật các chính sách về dịch vụ, sản phẩm theo mỗi thời điểm khác nhau. - Thống kê và báo cáo mức độ hài lòng của khách hàng lên cấp trên. 3 Phòng - Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu. Marketi - Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing ng - Tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược marketing, sản phẩm và khách hàng. - Thiết lập mối quan hệ với truyền thông,quảng bá - Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh. - Phân tích, đánh giá thông tin thu thập được, từ đó đưa ra quyết định cải tiến sản phẩm hiện có hoặc phát triển sản phẩm hoàn toàn mới. - Đề xuất ý tưởng cho sản phẩm mới, định hướng thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu, bao bì sản phẩm. 4 Phòng - Tham mưu cho lãnh đạo về các chiến lược kinh doanh Kinh - Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, Doanh năm - Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ cao. - Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động SXKD - Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng. - Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh 5 Phòng - Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính Kế kế toán theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, Toán nguyên tắc kế toán. - Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của Công ty. - Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, qui định của Công ty. - Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. 6 Phòng – Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng. Hành – Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác Chính theo đúng quy định của công ty. Nhân – Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao Sự động toàn công ty. – Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty. – Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên. 7 Phòng Nghiên cứu, tư vấn,kiểm tra, tham mưu và đề xuất giải pháp liên Kỹ quan đến các lĩnh vực kỹ thuật công nghệ,sản xuất của doanh Thuật nghiệp.Mục tiêu nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, kế hoạch và các dự án của công ty. 8 Phòng - Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ Sản thuật đề ra. Xuất - Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp. - Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục. - Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng. 9 Phòng - Tiếp nhận hàng và danh sách giao từ nhân viên kho/điều phối, Giao - soạn hàng và hỗ trợ đóng gói hàng đi giao Nhận - Thực hiện giao hàng theo đúng lộ trình,hỗ trợ lái xe quản lý hàng hóa trên xe và đối chiếu với nhân viên bán hàng cuối mỗi ngày. - Báo cáo về những vấn đề phát sinh trong việc vận chuyển hàng hoá - Giao hàng hoá, tài liệu, hồ sơ theo phân công, yêu cầu của cấp trên Kiểm tra và ghi chép đầy đủ hàng hoá, hồ sơ, số lượng, nơi giao/ nhận, thời gian, người nhận và ký xác nhận vào sổ giao nhận. II. Số lượng nhân sự mỗi phòng ban: How many people are there in each department? Explain why. 1 Ban Giám Đốc - Tổng giám đốc :1 người - Phó giám đốc Kinh doanh :1 người - Phó giám đốc Sản xuất : 1 người 2 Phòng CSKH - Trưởng phòng CSKH: 1 người - Nhân viên CSKH: 5 người 3 Phòng Marketing Trường phòng marketing: 1 người - Nhóm content: 3 người - Nhóm quản lý kỹ thuật: 1 người - Booking: 1 người 4 Phòng Kinh Doanh - Trưởng phòng kinh doanh: 1 người - Nhân viên kinh doanh : 3 người - Nhân viên dịch vụ khách hàng : 2 người 5 Phòng Kế Toán - Kế toán trưởng: 1 người - Kế toán lương: 1 người - Kế toán thuế: 1 người - Kế toán kho: 1 người 6 Phòng Hành Chính - Trưởng phòng hành chính nhân sự : 1 người Nhân Sự - Chuyên viên tuyển dụng : 1 người - Chuyên viên đào tạo và phát triển : 2 người - Bộ phận lương thưởng & phúc lợi: 1 người - Bộ phận hành chính : 1 người 7 Phòng Kỹ Thuật - Trưởng phòng kỹ thuật : 1 người - Nhân viên sửa chữa : 1 người - Nhân viên bảo trì:1 người 8 Phòng Sản Xuất - Tổ trưởng sản xuất: 1 người - Thủ kho :2 người - Nhân viên may : 5 người - Nhân viên in: 3 người - Nhân viên đóng gói: 2 người 9 Phòng Giao - Nhận - Trường phòng : 1 người - Nhân viên giao : 3 người - Nhân viên nhận & kiểm tra : 2 người - Nhân viên thông tin & sổ sách : 1 người III. Cách thức chiêu mộ nhân sự What activities this company do to attract the application? Explain why. 1. Chiêu mộ ứng cử viên trên mạng xã hội Chia sẻ những nội dung hấp dẫn, thu hút người đọc liên quan đến việc tuyển dụng nhân sự trên các phương tiện truyền thông xã hội như Facebook, LinkedIn, Instagram. Mọi người sẽ biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp nhiều hơn là một cái tên và logo. Mục tiêu: Tiếp cận đến nhân viên nhanh hơn, dễ dàng hơn. Các tính năng quảng cáo trên mạng xã hội giúp thông tin tuyển dụng đến đúng với ứng viên mục tiêu, đảm bảo khả năng tiếp cận rộng rãi với nguồn kinh phí được dự tính trước từ đó gia tăng hiệu quả tìm kiếm ứng viên. 2. Đăng lên trang website của doanh nghiệp Trang website chính thức của doanh nghiệp là một kênh truyền thông hiệu quả, thể hiện rõ nét văn hóa của công ty mình và truyền tải nó đến với ứng viên tiềm năng. Mục Tuyển dụng trên website chính thức của doanh nghiệp cho phép ứng viên gửi CV trực tiếp. 3. Các nền tảng tuyển dụng trực tuyến Tham gia những trang tuyển dụng khác nhau hỗ trợ nhà quản trị nhân sự tuyển dụng hiệu quả như: TopCV, VietnamWorks, CareerBuilder, TNTalent… Mục tiêu: So với các hình thức truyền thống, tuyển dụng trực tuyến giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình tuyển dụng, giảm thiểu chi phí lao động mà vẫn đạt hiệu quả tốt. Thay vì đợi chờ hồ sơ ứng viên gửi đến, doanh nghiệp có thể chủ động tìm kiếm và liên hệ ứng viên từ dữ liệu có sẵn trong trang web. Thông tin về kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên được công khai để doanh nghiệp quyết định có tuyển dụng ứng viên đó hay không. Việc quản lý quy trình tuyển dụng cũng thuận lợi, chính xác hơn nhờ những thống kê rõ ràng. 4. Tham gia hội chợ việc làm Bên cạnh hoạt động kết nối trực tuyến, tổ chức tham gia các chương trình và sự kiện. Tham gia hoặc tài trợ cho các triển lãm thương mại hoặc sự kiện nổi bật về thời trang trong khu vực. Mục tiêu: Tạo nhiều cơ hội gặp gỡ nhiều ứng cử viên sáng giá. STEP 4: HUMAN RESOURCE RECRUITMENT Choose and recruit a specific position as following requirements: I. Số lượng và mục đích tuyển dụng nhân viên kế toán: How many clerks who the company will recruit in this position? Explain why? 1. Số lượng: - Kế toán trưởng : 1 nhân viên - Phòng kế toán : 4 nhân viên bao gồm kế toán kho, kế toán thuế, kế toán lương. 2. Mục đích: a. Nhân viên Kế toán trưởng: - Quản lý hoạt động của bộ phận kế toán - Kế toán trưởng cần giám sát việc quyết toán các khoản thu chi, tổ chức kiểm kê tài sản, dòng tiền của doanh nghiệp vào cuối năm tài chính. - Đảm bảo tính hợp pháp trong sổ sách kế toán - Lập báo cáo tài chính - Tham gia phân tích và dự báo - Làm lãnh đạo và chịu trách nhiệm trong phòng kế toán . - Kiểm soát , nắm tình hình và tham mưu cho cho giám đốc về chính sách , kế hoạch của công ty . - Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng cho Giám Đốc Công ty, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Giám Đốc. - Kế toán trưởng trực tiếp tổ chức và giám sát quá trình lập ngân quỹ vốn. Vốn của các dự án đầu tư quan trọng được chi cho các kế hoạch phát triển sản xuất, kinh doanh và Marketing… - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám Đốc phân công. - Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán, bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ qúa trình hoạt động . - Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa, từ kết qủa kiểm kê, đánh giá tình hình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sai nguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, gây hư hỏng, thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý và quản lý phù hợp. - Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của Công ty nhằm bảo vệ cao nhất quyền lợi của Công ty. b. Nhân viên Kế toán kho: - Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục Xuất/ Nhập hàng hóa vào kho Kiểm tra các hóa đơn - Đối chiếu công nợ và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống - Hạch toán việc xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu - Làm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn - Tham gia công tác kiểm kê định kỳ,sắp xếp hàng hóa - Tham gia tính giá vốn nhập/ xuất kho hoặc hạch toán chi phí theo từng đơn hàng Vị trí kế toán kho khác với vị trí thủ kho. Vị trí Kế toán kho sẽ liên quan đến chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Vi vậy, vị trí này có liên quan mật thiết đến vị trí thủ kho, nhưng sẽ có những công việc khác hơn c. Kế toán thuế: - Hàng ngày phải tập hợp các hóa đơn, chứng từ phát sinh. - Cuối tháng phải làm báo cáo thuế GTDT, thuế TNCN , tiến hành nộp thuế cho cơ quan thuế. - Hàng quý phải làm báo cáo thuế tháng của quý đó, đồng thời phải báo cáo quý cho thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN. - Cuối năm phải làm báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho tháng cuối năm, đồng thời phải báo cáo thuế TNDN cho quý IV và tiến hành báo cáo thuế TNCN. - Phải trực tiếp làm việc với các cơ quan thuế khi có phát sinh. - Luôn kiểm tra, đối chiếu các hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu ra, đầu vào. - Phải thường xuyên cập nhật kịp thời các thông tin, chương trình đổi mới về luật thuế có liên quan đến ngành nghề kinh doanh của công ty. - Phụ trách về các vấn đề về khai báo thuế của công ty... Như vậy, công việc của một kế toán thuế là rất nhiều và cũng khá phức tạp, vì vậy mỗi một công ty nên có một kế toán thuế riêng. Bản thân, các bạn cũng có thể làm những công việc này nhưng do không có kinh nghiệm cũng như trình độ về thuế nên rất có thể các bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn hay có thể sẽ làm sai các báo cáo. d. Kế toán lương: Công việc chủ yếu: - Chấm công hàng ngày và theo dõi cán bộ công nhân viên - Tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên. - Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công việc thường kỳ: - Theo dõi, phản ánh kịp thời số lượng NLĐ, thời gian lao động, tính chính xác tiền lương phải trả cho NLĐ - Tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí, các khoản phụ cấp, trợ cấp,…theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp. - Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoach quỹ lương kỳ sau. - Xây dựng thang bảng lương để nộp cho cơ quan bảo hiểm. - Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ của tiền lương để đủ cơ sở chắc chắn tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN. II. Nguồn tuyển dụng nhân viên kế toán: Identify the sources of recruitment for this position (internal recruitment or external recruitment). Explain why? 1. Nhân viên kế toán trưởng: Nhân viên kế toán trưởng được chiêu mộ từ bên trong doanh nghiệp. Vì : - Đã tạo được lòng tin với doanh nghiệp trong thới gian gắn bó . - Có nghiệp vụ chuyên môn cao . - Đã có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng . - Có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán . - Có đủ kĩ năng và tố chất lãnh đạo . Yêu cầu trình độ : - Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên - Có kinh nghiệm tối thiểu 2 năm trong vị trí kế toán 2. Nhân viên kế toán kho: Nhân viên kế toán kho được tuyển dụng từ bên ngoài với các yêu cầu: - Trình độ : Tốt nghiệp trung học chuyên nghiệp trở lên - Hiểu biết về nghiệp vụ kế toán chế độ kế toán - Sử dụng máy vi tính thành thạo đặc biệt là excel và phần mềm kế toán . - Có sử hiểu biết về các loại hàng hóa và các vật tư trong kho 3. Nhân viên kế toán thuế: Nhân viên kế toán thuế được tuyển dụng từ bên ngoài với các yêu cầu: - Bằng cấp: tốt nghiệp chuyên ngành kế toán thuế từ đại học trở lên - Sử dụng tốt các ứng dụng văn phòng như: Excel , Word,… - Biết sử dụng phần mềm kế toán là một lợi thế. - Có kinh nghiệm làm vị trí Kế toán thuế, đã từng tham gia thanh kiểm tra và quyết toán với cơ quan thuế. - Chịu được áp lực cao, cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm với công việc. - Am hiểu và nắm vững Luật kế toán, các quy định về Thuế, các Quy chế, Quy định và Quy trình liên quan đến hoạt động của Công ty. 4. Kế toán lương: Nhân viên kế toán lương được tuyển dụng từ bên ngoài với các yêu cầu: + Trình độ: Bằng cử nhân đại học chuyên ngành kế toán + Thành tạo các công cụ tin học văn phòng + Có chuyên môn, biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập các khoản khấu trừ. + Nắm thông tin bảng lương của nhân viên, phụ cấp, BHXH.. + Các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ tính lương: ngày giờ làm việc, bảo hiểm.. + Biết khai báo thuế TNCN. III. Công cụ tuyển dụng nhân viên kế toán: Identify the tools of recruitment for this position. Explain why. 1. Chiêu mộ nhân viên kế toán trưởng: - Tuyển dụng nội bộ: Bổ nhiệm từ vị trí từ nhân viên xuất sắc và có nhiều kinh nghiệm nhất của phòng kế toán. - Tuyển dụng bên ngoài: Liên hệ với các công ty kế toán - kiểm toán, các doanh nghiệp khác trong cùng ngành công nghiệp, tận dụng các mối quan hệ bên ngân hàng, người có kinh nghiệm để tìm kiếm những ứng viên tiềm năng. 2. Chiêu mộ nhân viên kế toán thuế, kế toán kho và kế toán lương: - Lên danh sách ứng viên đáp ứng yêu cầu cơ bản qua các kênh tuyển dụng của doanh nghiệp - Kiểm tra năng lực nghiệp vụ bằng đề thi tuyển nhân viên kế toán - Kiểm tra năng lực anh văn chuyên ngành bằng đề thi anh văn tuyển nhân vân viên kế toán. - Phỏng vấn trực tiếp, đánh giá kỹ năng phản xạ thực tế và hiểu thêm về kinh nghiệm, khả năng chuyên môn, nghiệp vụ và khả năng đáp ứng yêu cầu STEP 5: HUMAN RESOURCE TRANNING AND DEVELOPMENT Your company has operated for 1 year, some problems have risen. You find that the productivity of employees is going down due to inappropriate task assignment. You will conduct the training course for better performance. Answer these following questions: How do you identify the training need? I. Quy trình xác định nhu cầu đào tạo: 1. Phân tích nhu cầu của công ty: - Đào tạo để phục vụ mục tiêu ngắn hạn của công ty trong vòng một năm hoặc vài tháng tùy vào tình hình thực tế. - Đào tạo để phục vụ mục tiêu trung và dài hạn của công ty. Thời gian thường là từ 2 đến cho 5 năm theo tầm nhìn chiến lược. - Phục vụ các mục tiêu đột xuất của công ty mà bạn không lường trước được. - Phục vụ các mục tiêu về sự phát triển cá nhân trong trường hợp công ty chưa có nhu cầu đào tạo cho nhân viên. Điều này sẽ làm tăng sự gắn bó và giúp cho công việc được tốt hơn. 2. Phân tích điểm mạnh điểm yếu a. Ưu điểm: - Có khả năng và cơ hội phát triển công ty. - Kế toán có thể phân công công việc nhanh chóng và thuận tiện, tiết kiệm chi phí hạch toán. - Kiểm tra, theo dõi và quản lý tài sản. b. Nhược điểm: - Những sai sót không tránh khỏi trong công tác hạch toán kế toán của Công ty. - Bộ máy kế toán của công ty không được bố trí tập trung do đó gặp không ít khó khăn trong công tác quản lý, không thích hợp cho việc cơ giới hoá, công tác hạch toán kế toán tại Công ty. - Quy mô rộng, cung cấp thông tin chưa được nâng cao cùng với trình độ chuyên môn chưa được đồng đều thì việc giám sát và kiểm tra của kế toán sẽ không hiệu quả và việc quản lý tài sản cũng hạn chế. 3. Phân tích công việc: a. Làm bảng hỏi: Các HR sẽ gửi những câu hỏi đến nhân sự có liên quan để tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc phân tích công việc. Thường thì các thông tin sẽ liên quan đến người đảm nhận, giám sát, phân tích công việc… với nhiều câu hỏi cho nhiều tình huống khác nhau trong quá trình làm việc. b. Phương pháp hội đồng: HR sẽ nhờ tới sự hỗ trợ của các chuyên gia – những người có am hiểu về công việc, với mục đích thu thập thông tin, xây dựng JD mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Các chuyên gia có thể là những người đã hoặc đang thực hiện, giám sát hay quản lý chính công việc đó, cũng chính họ sẽ là người cho bạn những đánh giá chính xác nhất. c. Phương pháp quan sát: Dựa vào quá trình làm việc của họ cùng với yêu cầu và các tài liệu ghi chép được, dễ dàng thực hiện và viết ra được một bản mô tả công việc phù hợp. 4. Phân tích nhiệm vụ: - Phân tích nội dung nhiệm vụ: lý do đào tạo là để nâng cao kĩ năng hay tiếp cận cái mới, mục tiêu sau khi đào tạo. - Phân tích đối tượng đào tạo : nhân viên mới hay nhân viên lâu năm - Lên kế hoạch đào tạo: thiết kế mô hình giảng dạy nội bộ,thuê người về dạy hay cho nhân viên ra nước ngoài học tập,lập thời gian biểu cho các hoạt động đào tạo. 5. Phân tích cá nhân : a. Điểm mạnh : - Là ưu điểm hay kĩ năng cá nhân của mỗi nhân viên. - Thế mạnh có thể là khả năng ngoại giao xây dựng mối quan hệ tốt, kỹ năng nghiên cứu và phân tích thị trường, sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft Office đặc biệt Excel, Powerpoint, kinh nghiệm quản lý nhóm và kiểm soát nội bộ… b. Điểm yếu Xác định những kỹ năng đang còn hạn chế của từng cá nhân để tìm phương hướng cải thiện trong tương lai. Ví dụ như là trình độ ngoại ngữ còn hạn chế, quản lý thời gian chưa hiệu quả, ngại ngùng khi thuyết trình trước đám đông, thiếu kỹ năng làm việc nhóm, thiếu linh động trong việc phản ứng với các tình huống bất ngờ… c. Cơ hội và thách thức Để xác định được cơ hội và thách thức trong môi trường thì : Xem xét những đồng nghiệp trong cùng lĩnh vực. Điều này có thể là cơ hội để - bạn thăng tiến hoặc sẽ là thách thức mà bạn phải đối mặt. - Công ty đang cần những gì mà chưa được đáp ứng - Ngành của bạn có đang phát triển theo hướng tích cực hơn những ngành khác không ? Và nếu phát triển hơn thì bạn tận dụng cơ hội đó như thế nào ? Đối tượng tham gia đào tạo: II. Which type of employees will be trained? How many of them, and which skill will be trained? 1. Nhân viên bán hàng và nhân viên CSKH mới : Cung cấp kiến thức về văn hoá doanh nghiệp, thông tin sản phẩm, định hướng phong cách làm việc trong tương lai. Giảng dạy và đào tạo kỹ năng mềm, khả năng phản ứng với tình huống. 2. Nhân viên kế toán mới: Giới thiệu và đào tạo về các phần mềm kế toán, sổ sách của doanh nghiệp. III. Nguồn nhân viên đào tạo: What are the sources of trainers (internal or external)? - Nội bộ trong công ty: Nhân viên quản lý các bộ phận, nhân viên làm việc lâu năm, có nhiều kinh nghiệm. - Thuê ngoài: Trung tâm tin học, anh ngữ,… IV. Phương pháp đào tạo What is the training method? 1. Phương pháp Role Playing Kỹ thuật này thường được thực hiện với một học viên và một hỗ trợ viên (hoặc người huấn luyện), trong đó mỗi người được phép thực hiện các tình huống công việc tiềm năng khác nhau. Phương pháp này hiệu quả nhất trong các ngành yêu cầu tương tác với khách hàng hoặc khách hàng, vì nó cho phép nhân viên thực hành xử lý các tình huống khó khăn. 2. Phương pháp kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ. STEP 6: PERFORMANCE APPRAISAL Conduct the performance appraisal for each member in your group. 1. Identifythe performance appraisal’s standards. 2. Allocate the ratio for each standard. 3. Show the result of performance appraisal process. Chuyên Đóng góp nội cần dung (20%) (20%) Chất lượng nội dung 10 10 10 10 9 9.9 2 Hồ Ngọc Phương Như 9 10 10 10 10 9.8 3 Trần Thị Kiều Trinh 10 10 9 10 5 9.2 4 Võ Thị Thu Hường 10 10 10 10 7 9.7 5 Trần Nguyễn Mai Thi 9 9 9 9 5 8.6 6 Lê Thị Kim Linh 10 10 9 9 5 9 7 Đinh Nguyễn Ngọc Thanh 9 8 8 9 5 8.1 NAME 1 Lê Thị Diễm My (30%) Tham gia thảo luận (20%) Tham gia sửa word Tổng (10%)