RRC/EI/46
Teknik Analisa Gap Pengembangan Teknologi Informasi
Richardus Eko Indrajit
Renaissance Research Center
eko@indrajit.org
sistem tersebut sekaligus. Manajemen harus mampu
melakukan pemilahan terhadap pengembangan sistem
informasi tersebut dilihat dari tingkat kepentingannya
(prioritas) bagi perusahaan, sehingga dapat ditentukan
sistem mana saja yang harus segera dibangun (jangka
pendek), dan sistem mana saja yang dapat dikembangkan
di kemudian hari (jangka menengah dan jangka panjang).
Salah satu kerangka yang dapat dipergunakan untuk
memecahka permasalah ini adalah Strategic Distinction
Model.
ABSTRAK
Jika manajemen puncak sebuah perusahaan ditanya
sistem informasi apa yang ingin diimplementasikan di
perusahaannya, tentu saja jawaban yang didapat adalah
suatu sistem informasi yang baik dengan didukung oleh
komponen teknologi informasi yang tercanggih. Namun
jika yang bersangkutan mengetahui berepa besar biaya
investasi dan operasional yang harus dikeluarkan untuk
mengembangkan dan memelihara sistem informasi
tersebut, baru mereka berfikir dan berusaha untuk
meralat pandangannya. Ada sebuah model yang dapat
dipergunakan oleh manajemen perusahaan dalam
mempertimbangkan pengembangan teknologi informasi
di perusahaannya. Model yang diberi nama Strategic
Distinction Model ini dikembangkan oleh sebuah
konsultan manajemen internasional yang berfungsi untuk
memposisikan pengembangan portfolio proyek-proyek
teknologi informasi yang ada di perusahaan berdasarkan
skala prioritas dan keterbatasan sumber daya yang
dimiliki.
Strategic distinction model merupakan sebuah matriks
sederhana yang memiliki dua dimensi. Dimensi pertama
(axis) menggambarkan posisi sistem informasi yang akan
dimiliki (“TO BE”) dan yang saat ini dimiliki perusahaan
(“AS IS”) terhadap sistem serupa yang dimiliki
kompetitor utama. Dasar dari pertimbangan ini adalah
prinsip bahwa sebuah perusahaan berorientasi profit
mempergunakan sistem informasi sebagai senjata dalam
bersaing. Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan
dapat melihat dan menentukan apakah sistem informasi
yang ada atau yang diharapkan untuk dibangun di masa
depan ditargetkan untuk lebih buruk (weaker), kurang
lebih sama (equal), atau lebih baik (stronger) daripada
yang dimiliki pesaing.
core
necessity
support
ROLE OF IT/IS WITHIN MANAGEMENT FRAMEWORK
Setiap perusahaan biasanya telah memiliki visi dan misi
yang ingin dicapai dalam suatu jangka waktu tertentu.
Dalam cetak biru perencanaan korporat (business plan)
biasanya dicantumkan pula rencana pengembangan sistem
informasi dan teknologi
Dimensi kedua (ordinat)
inoformasi sebagai salah
menggambarkan
1
satu komponen strategis
bagaimana
manajemen
4
perusahaan.
Melihat
perusahaan
melihat
bahwa dalam sebuah
peranan sistem informasi
sistem informasi terdapat
tertentu dalam kerangka
1
4
berbagai
komponenstrategis
perusahaan.
3
komponen
sub-sistem
Sebuah sistem informasi
5
5
3
yang
harus
dikatakan memiliki fungsi
dikembangkan (misalnya
yang sangat kritikal (core)
sistem
informasi
jika
keberadaannya
2
2
pemasaran,
sistem
mutlak
dibutuhkan
informasi
keuangan,
perusahaan. Dengan kata
sistem informasi sumber
lain, tanpa sistem tersebut
x = AS IS
x = TO BE
weaker
equal
stronger
daya manusia, sistem
bekerja dengan baik,
informasi penjualan, dan
perusahaan
akan
RELATIVE POSITION TO COMPETITORS
lain sebagainya), tentu
mengalami
kesulitan
saja
harus
terdapat
dalam
menjalankan
strategi khusus dalam pengembangannya. Alasan
aktivitas bisnisnya. Kategori kedua adalah sistem
utamanya adalah keterbatasan sumber daya finansial dan
informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan karena
sumber daya manusia untuk membangun keseluruhan
fungsinya sebagai penunjang aktivitas bisnis (necessity).
1
RRC/EI/46
Jenis sistem ini tidak sepenting kategori pertama, namun
perusahaan tetap harus memilikinya demi kelancaran
proses usaha. Kategori ketiga adalah sistem informasi
yang pada dasarnya hanya merupakan pelengkap saja bagi
perusahaan (necessity), sehingga secara operasional dapat
diserahkan pemeliharaannya pada pihak ketiga
(outsource).

Cara penggunaannya cukup mudah. Katakanlah
berdasarkan analisa kebutuhan, perusahaan memutuskan
untuk mengembangkan lima buah sistem informasi,
masing-masing diberi nomor 1 sampai dengan 5 (lihat
gambar). Sesuai dengan misi yang dicanangkan
perusahaan, dalam suatu jangka waktu tertentu,
perusahaan harus memiliki SI1 yang lebih baik dari
kompetitor. Perusahaan juga menilai bahwa keberadaan
SI1 ini sifatnya sangat kritikal bagi kelangsungan hidup
perusahaan. Dalam strategic distinction model, sistem
yang akan dikembangkan ini diletakkan pada koordinat
STRONGER-CORE (karena merupakan target, sistem ini
dinamakan sebagai “TO BE”). Melihat bahwa pada
dasarnya saat ini perusahaan telah memiliki SI1 tersebut
(dalam tahap pengembangan terntentu), maka langkah
selanjutnya adalah melakukan penilaian dimana posisi
sistem tersebut pada saat analisa ini (posisi “AS IS”). Dari
contoh terlihat bahwa berdasarkan evaluasi, sistem SI1
yang dimiliki sekarang memiliki posisi EQUALNECESSITY. Jelas terlihat bahwa terdapat suatu gap
yang cukup besar antara posisi sistem yang diinginkan
dengan keadaannya saat ini, sehingga manajemen
perusahaan harus menjalankan langkah-langkah tertentu
agar misi pencapaian sistem yang diinginkan dapat
terpenuhi. Pemetaan yang sama dilakukan terhadap sistem
SI2, SI3, SI4, dan SI5 untuk melihat secara jelas gap yang
terjadi antara keinginan dan kenyataan.
sistem informasi yang telah dilakukan saat ini
(adanya fenomena over investment).
Pada dimensi kedua (ordinat), membawa posisi
sistem
informasi
dari
SUPPORT
ke
NECESSITY atau dari posisi NECESSITY ke
CORE (atau sebaliknya) berkaitan secara
langsung dengan manejemen perubahan, karena
dimensi
ini
memperlihatkan
bagaimana
manajemen menempatkan peranan sistem
informasi dalam kerangka strategis perusahaan.
Sama seperti halnya pada dimensi pertama, untuk
melakukan hal ini dibutuhkan investasi dan usaha
yang tidak mudah agar gap yang ada dapat segera
ditutup.
Bagaimana jika ternyata perusahaan tidak memiliki
sumber daya finansial maupun sumber daya lain yang
cukup? Jawabannya adalah prioritas. Berikut adalah
urutan prioritas dari sistem yang harus dikembangkan
berdasarkan target yang diinginkan oleh perusahaan (“TO
BE”) berkaitan dengan dua dimensi pada Strategic
Distinction Model:
1. CORE dan STRONGER;
2. CORE dan EQUAL;
3. NECESSITY dan STRONGER;
4. NECESSITY dan EQUAL;
5. CORE dan WEAKER;
6. NECESSITY dan WEAKER;
7. SUPPORT dan STRONGER;
8. SUPPORT dan EQUAL; dan
9. SUPPORT dan WEAKER.
REFERENSI
Earl, Michael J. Management Strategies for Information
Technology, United Kingdom: Prentice Hall International,
1989.
Bagaimana langkah yang harus diambil manajemen
setelah melakukan analisa gap ini? Pada dasarnya,
langkah yang harus diambil adalah tergantung dari
besarnya gap yang terjadi dalam dua matriks dua dimensi
tersebut:
 Pada dimensi pertama (axis), membawa sebuah
sistem dari posisi WEAKER ke EQUAL atau
dari posisi EQUAL ke STRONGER biasanya
memiliki korelasi langsung dengan besarnya
investasi yang harus dikeluarkan perusahaan
untuk membangun sistem informasi tersebut.
Sehingga dengan kata lain, perusahaan harus
mengalokasikan sejumlah dana tertentu untuk
dapat membangun sistem informasinya, sehingga
gap yang ada dapat ditutup. Sebaliknya, jika
ingin membawa sistem informasi dari posisi
STRONGER ke EQUAL atau dari posisi
EQUAL ke WEAKER, maka perusahaan harus
mengurangi investasi atau pengeluaran untuk
RICHARDUS EKO INDRAJIT adalah Kepala
Program Studi Sistem Informasi STIMIK
Perbanas dan Dosen Inti di Program Pasca
Sarjana
Universitas
Bina
Nusantara.
Menyelesaikan pendidikan Sarjana Teknik
Komputer di ITS Surabaya, Master of Applied
Computer Science di Harvard University, Master
of Business Administration di Leicester
University,
dan
Doctor
of
Business
Administration di University of the City of
Manila. Selain mengajar di Program Pasca
Sarjana Universitas Indonesia, Universitas
Atmajaya,
dan
Institut
Pengembangan
Manajemen Indonesia, serta aktif sebagai
konsultan dan peneliti di Lembaga Ketahanan
Nasional (Lemhannas), bekerja pula sebagai
Direktur Sistem Informasi di perusahaan
konsultan Renaissance Advisors. Pengetahuan di
bidang teknologi informasi dan manajemen
sistem informasi diperoleh dari pengalaman
praktis di industri keuangan, perbankan,
2
RRC/EI/46
manufaktur,
penerbangan,
pertambangan,
telekomunikasi, pendidikan dan kesehatan.
Jakarta,4 Agustus 1999.
Softcopy dari makalah dan dokumen ini tersedia melalui
website personal Richardus Eko Indrajit di alamat:
http://www.indrajit.org.
3