Exposición Buenos días, Como mi compañero les comento les hablare de la Fase de terminación del proyecto y su importancia. Comenzaremos hablando sobre las auditorías de proyecto que incluyen una revisión de la cultura organizacional para asegurar que ésta facilite el tipo de proyecto que se realiza. También evalúan si el equipo del proyecto funciona bien y si tiene el personal apropiado. La auditoría del proyecto incluye tres tareas importantes: 1. Evaluar si el proyecto entregó los beneficios esperados a todos los interesados. Cuestionándose ¿Si Se manejó bien el proyecto? ¿Y si el cliente quedó satisfecho? 2. Evalúa lo que se hizo mal y lo que contribuyó a los éxitos. 3. Identifica los cambios para mejorar la entrega de los proyectos futuros. Las auditorías de proyecto pueden realizarse mientras un proyecto está en proceso y luego de su culminación, Entre estas auditorías hay pocas diferencias. Como ser Auditorías de proyecto en proceso. permiten cambios correctivos, cuando son necesarios, y se concentran en el progreso y el desempeño del proyecto; también revisan si las condiciones han cambiado. Por ejemplo, ¿han cambiado las prioridades? ¿la misión del proyecto es aún pertinente? En algunos casos, el informe de auditoría puede recomendar el cierre de un proyecto que esté en proceso. En el caso Auditorías posteriores al proyecto. Éstas tienden a incluir más detalle y profundidad que las auditorías de proyectos en proceso. Enfatizan la mejora de la administración de los proyectos futuros. Asimismo, están más orientadas al largo plazo que a las auditorías de proyectos en proceso. De igual manera revisan el desempeño del proyecto, pero representan un punto de vista más amplio del papel del proyecto en la organización; por ejemplo, se cuestionan si ¿los beneficios estratégicos esperados realmente se entregaron? La profundidad y el detalle de la auditoría del proyecto dependen de muchos factores • Tamaño de la organización • Importancia del proyecto • Tipo del proyecto • Riesgo del proyecto • Tamaño del proyecto Y Conforme a determinar todos estos puntos se empieza con el proceso de la auditoria del proyecto. En el que comienza en la Asignación de personal La iniciación del proceso de auditoría depende sobre todo del tamaño de la organización y del proyecto junto con otros factores. La asignación del personal debe ser independiente, donde se deberá mantener la independencia del personal asignado Recopilación y análisis de datos Cada organización y proyecto son únicos. Por lo tanto, los tipos específicos de información que se recopilarán dependerán de la industria, tamaño de proyecto, novedad de la tecnología y experiencia del proyecto. Y como ultimo paso Paso 3: Elaboración de informes La meta principal de un informe de auditoría es mejorar la forma en que se manejan los proyectos futuros. El informe intenta capturar los cambios necesarios y las lecciones aprendidas de un proyecto actual o terminado. El informe sirve como instrumento de capacitación para los administradores de proyecto, cada informe deberá contener la clasificación que es el tipo de proyecto, los análisis, recomendaciones, lecciones aprendidas y apéndice Ahora hablaremos del cierre del proyecto. CIERRE DE UN PROYECTO Eventualmente, cada proyecto llega a su fin. En algunos proyectos el final puede no ser tan claro como se podría esperar. Aunque la declaración del alcance puede definir una terminación clara de un proyecto. Ahora bien Hay ciertas condiciones para el cierre de un proyecto, como tales pueden ser NORMALES, PREMATURAS, PERPETUAS, PROYECTO FRACASADO, CAMBIO EN LA PRIORIDAD que hablaremos un poco mas de ellos mas adelante. Ahora bien existen señales que nos dicen que el proyecto debe continuar o cerrar, ya que Varios estudios señalan ciertos factores que se deberán plantear para determinar la continuidad del proyecto o cierre como ser: Cuando el proyecto no tiene un alcance no definido ¿También cuando la organización debe comprometer recursos adicionales para completar el proyecto y realizar los objetivos del proyecto? Y cuando el grupo de auditoría sugieren el cierre, en este caso se deberán evaluar los puntos del informe del por cual sugieren el mismo. Como anteriormente les comenté las condiciones del cierre del proyecto pueden ser Normales Cuando la circunstancia más común para el cierre del proyecto es que haya finalizado, como ser construcciones de edificios, carreteras etc. Pero Tambien pueden ser Prematuras Algunos proyectos se pueden completar antes con la eliminación de algunas de sus partes. Por ejemplo, en un nuevo desarrollo del producto, un gerente de marketing puede insistir en modelos de producción antes de probar En tecer lugar Perpetuas Estos proyectos son los que están plagados de retrasos, y aun consideran deseables cuando por fin terminan. Y por ultimo Proyectos fracasados Y estos que, en circunstancias raras, los proyectos tan sólo fallaron. Como, por ejemplo, el desarrollo de la Pepsi Cristal que fue lanzada en 1990 y fue retirada en 1992. Para culminar un proyecto el equipo deberá realizar El plan de cierre del proyecto típico incluye respuestas a preguntas como: ¿Qué tareas se requieren para cerrar el proyecto? ¿Quién será el responsable de estas tareas? ¿Cuándo empezará y cuándo terminará el cierre? ¿Cómo se entregará el proyecto? Posterior a definir estas preguntas se comienza con el proceso del cierre que comienza 1. Obtener la aceptación de entrega del cliente. El proyecto debe de estar aprobado por el cliente 2. Cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos. En este caso si hay remanentes del proyecto se deberá gestionar la devolución 3. Reasignar a los miembros del equipo de proyecto. 4. Cerrar las cuentas y ver que todas las notas se paguen. En este punto Se deberá velar que todas las cuentas, tantos como proveedores se encuentren liquidados para proceder para el cierre Se deberá 5. Evaluar al equipo del proyecto, a los miembros de éste y al administrador del proyecto.
