Perencanaan Ruang Kantor Divisi Audit, Divisi
Akuntan, Divisi Pajak dan Divisi Legal di GP Plaza
untuk Dezan Shira & Associates dan PrimeGlobal
Indonesia
Perencanaan Ruang Kantor Divisi Audit, Divisi Akuntan, Divisi Pajak dan Divisi Legal
di GP Plaza untuk Dezan Shira & Associates dan PrimeGlobal Indonesia
1. Pendahuluan
Akuntan Publik adalah seseorang yang telah memperoleh izin untuk memberikan jasa audit
atas informasi keuangan historis, jasa reviu atas informasi keuangan historis, dan jasa asurans
lainnya. Selain jasa asurans sebagaimana dimaksud diatas, Akuntan Publik dapat memberikan jasa
lainnya yang berkaitan dengan akuntansi, keuangan, dan manajemen.
Konsultan pajak adalah orang/badan yang memberikan jasa konsultasi perpajakan kepada
wajib pajak dalam rangka melaksanakan hak dan memenuhi kewajiban perpajakannya sesuai dengan
peraturan perundang-undangan perpajakan.
Akuntan Berpraktik adalah Akuntan Beregister yang telah mendapatkan izin dari Menteri
untuk memberikan jasa akuntansi kepada publik melalui Kantor Jasa Akuntan.
Legal Advokat adalah orang yang berprofesi memberikan jasa hukum, baik di dalam maupun
di luar pengadilan yang memenuhi persyaratan berdasarkan ketentuan UU no 18 tahun 2013.
Kantor yang mempunyai fasilitas yang lengkap sangat penting dalam menunjang kinerja dan
pengembangan profesi dengan maksimal. Kantor memiliki beberapa macam fungsi antara lain
seperti, menerima informasi, merekam sebuah informasi, mengatur informasi, memberikan suatu
informasi, serta melindungi aset atau harta.
2. Tujuan dan Manfaat Pendirian Ruangan Kantor
Kantor mempunyai tujuan dan manfaat seperti: penerimaan informasi, penyimpanan
informasi, pengaturan informasi, sumber informasi, dan perlindungan aset perusahaan.
2.1 Penerimaan Informasi
Office space mempunyai manfaat untuk mendapatkan informasi, antara lain surat,
telepon, fax, order, keluhan, faktur, tagihan serta laporan tentang kegiatan bisnis
perusahaan. Selain mendapatkan informasi dari kantor, bisa juga untuk mendapatkan
informasi yang diminta oleh pemimpin perusahaan.
2.2 Penyimpanan Informasi
Penyimpanan informasi yang diperoleh ditujukan untuk disiapkan jika pihak yang
membutuhkan memerlukannya. Penyimpanan informasi digunakan untuk kepentingan
hukum dan bisa juga digunakan sebagai alat bukti. Penyimpanan data juga digunakan untuk
memenuhi kebutuhan manajemen perusahaan dalam perencanaan dan pengambilan
keputusan di dalam perusahaan.
2.3 Pengaturan Informasi
Office space berfungsi supaya informasi dan data yang disimpan dapat diatur secara
rapi, Tujuannya agar informasi bisa digunakan oleh pihak yang membutuhkan data tersebut.
Laporan dari aktivitas bisnis perusahaan menampilkan informasi secara baik dan
bermanfaat tinggi. Laporan akan dibuat oleh pihak yang membutuhkan informasi atau data
yang diolah dengan sistematis di office space.
2.4 Sumber Informasi
Fungsi office space salah satunya sebagai sumber informasi pada pihak yang
membutuhkan data. Jika pihak manajemen perusahaan membutuhkan data dan informasi,
office space bisa menampilkan informasi dan data yang dibutuhkan berdasarkan informasi
yang diterima, dikumpulkan, diolah, dan disimpan. Informasi yang ditampilkan bisa bersifat
teratur dan informasi yang lain bisa bersifat khusus. Informasi dan data dapat diberikan lisan
atau tertulis.
2.5 Perlindungan Aset Perusahaan
Office space mempunyai manfaat untuk menjaga aset yang dimiliki oleh perusahaan
tersebut. Informasi atau yang dimiliki perusahaan adalah aset yang bernilai. Office space
tidak dapat mempunyai nilai manfaat jika dibatasi hanya pada menerima, menyimpan,
mengatur, dan memperoleh informasi. Office space dapat melindungi aset yaitu, informasi,
tempat penyimpanan, dan isi dari informasi tersebut sehingga dapat digunakan untuk
kepentingan suatu perusahaan dan informasi tidak bocor kepada pihak yang tidak
berkepentingan.
3. Manfaat Office Space
Manfaat dibangunnya Office Space adalah sebagai berikut:




Pemanfaatan ruang kerja menjadi efektif dan efisien
Membuat lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan
Memberikan pandangan positif pada pelanggan perusahaan
Memberikan kepastian efisiensi arus kerja
4. Tinjauan Teori
4.1 Proyek (Project)
D’Souza (2021) mendefinisikan proyek adalah kegiatan mengkoordinasikan dan proses
kontrol dengan tujuan untuk mencapai solusi yang unik. Hal ini terdiri dari kegiatan yang
terkoordinasi dan terkontrol sejak periode waktu dimulai sampai berakhir. Proyek adalah
satu set aktivitas yang teratur, proyek mempunyai lingkup kerja dan proyek mempunyai
jangka waktu, biaya, kualitas dan keterbatasan sumber daya.
4.2 Manajemen Proyek (Project Management)
D’Souza (2021) menyatakan bahwa manajemen proyek adalah seni untuk mengatur,
memimpin, melaporkan dan menyelesaikan proyek melalui personel. Proyek adalah
pekerjaan yang terencana. Proyek Manager adalah orang yang menyebabkan suatu hal
berjalan sehingga manajemen proyek adalah menyebabkan hal terencana menjadi terjadi.
4.3 Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)
D’Souza (2021) menyatakan bahwa siklus hidup produk serupa dengan siklus hidup
proyek. Seluruh proyek akan menjalani siklus hidup yang serupa. 4 Tahap dari siklus hidup
proyek adalah:
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
Inisiasi Proyek
Perencanaan Proyek
Implementasi Proyek
Penyelesaian Proyek
4.4 Kriteria Kesuksesan Proyek
Menurut D’Souza (2021) kriteria kesuksesan proyek adalah ketepatan perencanaan,
ketepatan waktu pelaksanaan implementasi, ketepatan penganggaran biaya dan ketepatan
pengawasan proyek.
5. Profil Institusi
5.1 Dezan Shira & Associates – Indonesia Asian Alliance Member
Dezan Shira & Associates adalah firma layanan profesional multi-disiplin pan-Asia,
yang menyediakan konsultasi masuk pasar, hukum, akuntansi, pajak, SDM, teknologi, dan
operasional kepada investor internasional. Beroperasi di seluruh China, ASEAN, dan India,
misi Dezan Shira & Associates adalah memandu perusahaan asing melalui lingkungan
peraturan Asia yang kompleks dan membantu klien dengan semua aspek dalam
membangun, memelihara, dan mengembangkan operasi bisnis klien di kawasan tersebut.
Didirikan di Hong Kong pada tahun 1992, Dezan Shira & Associates dengan lebih dari
28 tahun pengalaman di lapangan dan tim besar yang terdiri dari pengacara, pajak, dan
auditor, selain peneliti dan analis bisnis.
Dezan Shira & Associates mendukung klien dari 28 kantor di seluruh China, Hong
Kong, India, Rusia, Singapura dan Vietnam, serta dari 8 kantor mitra 'Aliansi Asia' di
Bangladesh, Indonesia, Malaysia, Filipina, dan Thailand. Dezan Shira & Associates
merupakan salah satu penyedia layanan korporat terintegrasi terbesar di kawasan ini,
dengan lebih dari 35 kantor dan 500 profesional di Asia.
5.2 PrimeGlobal – Indonesian Member
Sebagai pemenang penghargaan asosiasi firma akuntansi independen, anggota
PrimeGlobal menawarkan rangkaian layanan dan keahlian industri yang kuat untuk
memenuhi kebutuhan klien di seluruh dunia, sepanjang waktu. Jangkauan Global.
Pemahaman Lokal. Koneksi Pribadi. Proposisi nilai unik untuk membuat bisnis klien
melambung. Itulah kekuatan PrimeGlobal.
Anggota PrimeGlobal biasanya adalah firma konsultan layanan penuh, regional,
akuntansi publik, dan manajemen. Sebagai asosiasi internasional yang melayani perusahaanperusahaan ini, PrimeGlobal dibangun pertama dan terutama di atas hubungan yang kuat,
dan tujuan kami adalah menjadi sumber ide dan akses ke keahlian perusahaan anggota dan
standar fundamental untuk sukses.
Anggota PrimeGlobal berbagi budaya umum yang mengembangkan kolaborasi
anggota yang kuat dan dukungan profesional dengan mempromosikan pertumbuhan dan
kesuksesan perusahaan individu. Melalui PrimeGlobal, anggota menawarkan kekuatan dan
kapabilitas organisasi besar di seluruh dunia dengan kedalaman teknis dan jangkauan
geografis yang tidak mungkin dilakukan oleh perusahaan lokal sendiri.
6. Metode dan Tahapan
Proyek : Suatu aktivitas yang menggunakan sumber daya yang dimiliki untuk mendapatkan suatu
manfaat. Aktivitas ini membutuhkan pembiayaan, yang diekspektasi memberikan hasil pada
jangka waktu yang ditentukan. Hal ini memerlukan perencanaan dan pelaksanaan, tentunya
disesuaikan dengan anggaran dan tujuan yang hendak diperoleh.
Tujuan dari Analisa Proyek :
Membantu mengambil keputusan dalam menentukan pemilihan investasi dalam suatu proyek
secara benar, dari berbagai pilihan yang dapat dijalankan
Aspek analisis:
1. Aspek teknis: Penggunaan komponen input dan output pada barang atau jasa. Hal ini
memerlukan jumlah, waktu penggunaan, serta manpower yang diperlukan
2. Aspek
manajemen/administrasi:
Kemampuan
manpower
yang
dibutuhkan
untuk
penanganan proyek, serta melibatkan stakeholders perusahaan
3. Aspek lembaga: menilai permasalahan hubungan kerjasama pada aktivitas proyek dengan
pemerintah daerah pada lokasi proyek dijalankan
4. Aspek komersial: menilai aspek yang saling mempunyai hubungan dengan prosedur
memperoleh input yang diperlukan dan bagaimana cara memasarkan output produk yang
dihasilkan oleh proyek
5. Aspek finansial menilai hambatan untuk medapatkan pendanaan yang diperlukan, dan
bagaimana proyek dapat menghasilkan dana untuk pengembalian modal yang telah
dikeluarkan
6. Aspek ekonomis digunakan untuk menilai apakah proyek yang akan dilakukan dapat
memberikan manfaat yang positif kepada stakeholders secara keseluruhan
Kriteria Investasi
Prosedur untuk menilai apakah suatu proyek layak dijalankan, maka dibuat peringkat prioritas dari
proyek yang akan dipilih, dengan menggunakan beberapa kriteria. Prosedur yang paling banyak
digunakan untuk penilaian proyek adalah:
1.
Net Present Value (NPV)
2.
Internal Rate of Return (IRR)
3.
Benefit Cost Ratio (BC Ratio)
4.
Payback period
Prosedur diatas adalah cara yang dapat digunakan secara terpisah atau bersama.
Arus Kas (Cash Flow)
Arus kas : Aliran manfaat dan biaya yang masuk atau keluar pada kas proyek sepanjang
umur proyek.
Arus kan pada periode tahun ke-0
Arus kas pada periode tahun ke-1
Untuk penyeragaman maka nilai dilakukan perubahan ke titik waktu 0 dengan discount
factor (DF)
Keterangan:
DF = discount factor
i = discount rate
t = tahun berjalan
7. Hasil dan Pembahasan
Untuk mendukung personel yang bekerja di Dezan Shira & Associates dan PrimeGlobal
Indonesia, fasilitas ruangan kantor modern yang canggih dan didukung infrastruktur yang kuat
adalah suatu keharusan.
7.1 Perencanaan Manajemen Proyek (Project Management Plan)
Project Management Plan sehubungan dengan pembangunan ruang kantor
a. Menentukan tujuan dan ruang lingkup
Tujuan pembangunan ruang kantor adalah untuk memfasilitasi personel dalam kegiatan
pekerjaan di divisi audit, akuntan, pajak dan legal. Pembangunan kantor ini ditujukan
untuk Partner, Director, Manager, Supervisor dan Staff dalam perusahaan.
b. Menentukan stakeholder baik internal dan eksternal
Stakeholders internal adalah divisi audit, akuntan, pajak dan legal Dezan Shira &
Associates Indonesia Asian Alliance Member dan PrimeGlobal Indonesia. Stakeholders
eksternal adalah kantor pajak, Bursa Efek Indonesia, OJK, Bank, Kementerian Keuangan
dan klien dari Dezan Shira & Associates Indonesia Asian Alliance Member dan
PrimeGlobal Indonesia.
c. Menentukan Work to be done (WBS)
WBS adalah struktur hirarki untuk mengirimkan hasil pekerjaan yang perlu di selesaikan
dalam penyelesaian proyek. WBS adalah fondasi dari perencanaan proyek, perencanaan
biaya dan manajemen proyek yang efektif. Hal ini adalah hal yang paling penting dalam
melakukan perencanaan proyek dan hal yang paling mendasar dan menjadi fondasi dari
semua hal yang akan dibangun.
Susunan struktur organisasi Dezan Shira & Associates Indonesia Alliance Asian Member dan
PrimeGlobal Indonesia
Kantor akan dikepalai oleh Rekan dan bertanggung jawab pada Pimpinan Rekan. Rekan dalam
melaksanakan tugas nya akan dibantu oleh kepala masing2 divisi.
d. Menentukan Project Organization dan Resources
Sumber daya yang diperlukan dalam pembangunan ruangan kantor
e. Project Costing
f.
Jadwal Projek ( Project Scheduling)
g. Procurement
Pihak yang terlibat dalam proses pembangunan ruang kantor adalah Partner sebagai kepala
kantor, Kepala Divisi sebagai penanggung jawab kegiatan divisi dan Staff General Admin
sebagai pengadaan, penerima invoice
7.2 Siklus Proyek (Project Life Cycle)
Projek Life Cycle mempunyai 4 fase:
7.2.1
Initiation
Merupakan tahap pertama dalam project life cycles atau dasar dalam memulai sebuah
proyek. Dengan mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup, pembenaran untuk memulai
dan solusi yang akan dilaksanakan. Fase inisiasi mencakup dalam memulai proyek,
dengan mendokumentasikan kasus bisnis, studi kelayakan, kerangka acuan, menunjuk
tim, dan menyiapkan Office Project. Selama fase ini, tim pengambilan keputusan akan
mengidentifikasi apakah proyek tersebut secara realistis dapat diselesaikan.
Proyek Inisiasi melibatkan enam langkah utama yakni sebagai berikut :
7.2.2
Planning
Planning atau perencanaan, ketika ruang lingkup proyek telah ditetapkan dan tim proyek
terbentuk, maka aktivitas proyek mulai memasuki tahap perencanaan. Pada tahap ini,
dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek
selama kegiatan proyek berlangsung. Tahap perencanaan memiliki 10 aktivitas penting,
yaitu:
7.2.3
Execution
Executing atau Pelaksanaan, dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka
aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada
tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas
yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara setiap
deliverable sedang dibangun, suite proses manajemen yang dilakukan untuk memantau
dan mengontrol kiriman menjadi output dengan proyek. Pada tahap ini manajer proyek
juga memonitor dan mengontrol kegiatan seperti contoh gambar dibawah ini:
7.2.4
Closure
Closing atau Penutupan, tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek. Pada tahap ini,
hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada
pelanggan, kontak dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan
laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah
selesai dilaksanakan. Langkah akhir yang perlu dilakukan pada tahap ini yaitu melakukan
post implementation review untuk mengetahui tingkat keberhasilan proyek dan
mencatat setiap pelajaran yang diperoleh selama kegiatan proyek berlangsung sebagai
pelajaran untuk proyek-proyek dimasa yang akan datang.
7.3 Pemantauan dan Pengendalian Proyek (Project Monitoring dan Control)
Pemantauan dilakukan dengan melakukan rekonsiliasi waktu pengerjaan proyek dengan
jadwal waktu pelaksanaan proyek apakah biaya yang dianggarkan, sumber daya dan bahan
yang dipergunakan sudah di gunakan dengan maksimal. Pertemuan dan rapat dengan
kontraktor pelaksana secara berkala dilakukan untuk menelaah progress dan risiko yang
mungkin terjadi dalam pelaksanaan proyek.
8. Kesimpulan dan Rekomendasi
8.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian di atas bahwa projek perencanaan ruang kantor divisi audit, divisi pajak
dan divisi hukum di GP Plaza untuk Dezan Shira & Associates dan PrimeGlobal telah
diuraikan dengan SMART yaitu specific, measurable, agreed upon, realistic, dan time related
8.2 Rekomendasi
Penulis merekomendasikan untuk sebaiknya melakukan tender beberapa vendor untuk
setiap pemilihan vendor untuk pembelian perlengkapan ruang kantor, pemilihan vendor IT
untuk jaringan, cctv, telepon dan internet dan pemilihan vendor, pemilihan vendor untuk
pembangunan ruang kantor dan pemilihan vendor untuk maintenance aktiva tetap dan
peralatan kantor. Anggaran pembangunan kantor sebaiknya dibandingkan secara terperinci
untuk setiap jenis pengeluaran yang dilakukan beserta dengan kualitas bahan yang dipilih.
DAFTAR PUSTAKA
Anggraeni dan Yuniarsih. (2017). Dampak Tata Ruang Kantor terhadap Efektifitas Kerja Pegawai
Dinas Pendidikan Kota Bandung (Impact of Office Room on Employee Work Effectiveness of
Education City Bandung). Jurnal Pendidikan Managemen Perkantoran, Vol. 2, No. 2, Juli 2017
D’Souza, Chris. (2021). Module Certified Analyst in Project Management (CAPM). Academy of
Finance & Management Australia.
Kusumawardhany, Nawati, Rina dan Yanti. (2018). Efisiensi Penataan Ruang Kantor dalam
Menunjang Kinerja Karyawan. Prosiding Seminar Nasional Pendidikan Administrasi
Perkantoran (SNPAP) 2018.
Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia nomor 216/PMK.01/2017
Permatasari, Bakar dan Saleh. (2015). Usulan Pengendalian Pembangunan Gedung Kantor Education
Center Samarinda – Kalimatan Timur (Studi Kasus di PT Nusantara Citra). Jurnal Online Institut
Teknologi Nasional No 1 Vol.03 Januari 2015.
Prayogo, Prasetiyo. (2015). Studi Tentang Tata Ruang Kantor di Dinas Pendidikan Kabupaten Kutai
Kartanegara. E-Jurnal ilmu Pemerintahan, Volume 3, Nomor 2, 2015 : 1126-1137
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 18 tahun 2003
Undang-Undang Republik Indonesia nomor 5 tahun 2011