ورش توعية للوحدات التنظيمية حول نظام إدارة الجودة يوليو 2020 Eng. Oraib Al Dmour 1 ه اآليزو؟ ما ي هي منظمة دولية غير ربحية لهيئات المواصفات الوطنية ،مقرها في جنيف أنشئت عام 1946م وبدأت فعليا ً عام 1947م. تضم في عضويتها ممثلين ألكثر من 157هيئة تقييس وطنية. أخذ اسمها من كلمة يونانية األصل وهي” "ISOSوتعني التساوي ،التماثل،التطابق. رقم المواصفة " "9000هو رقم عشوائي أعطي لمجموعة المواصفات التي تعنى بأنظمة ادارة الجودة. (مثال :الرقم 14000اعطي للمواصفات التي تعنى بأنظمة إدارة البيئة) 2 المواصفة القياسية الدولية االيزو :9001 2015 .1تمثل مواصفة اآليزو 9001متطلبات عامة لنظام إدارة الجودة. .2المواصفة قابلة للتطبيق على كافة المؤسسات والجهات بغض النظر عن نوعها أو حجمها أو تبعيتها .3تمثل المواصفة نظا ًما إلدارة الجودة يعتبر من افضل الممارسات واألكثر تطبيقا ً على مستوى العالم (احصائيات تقريبية :تطبقها أكثر من مليون ومائتا ألف جهة ضمن 184بلدًا حول العالم (. .4كان اإلصدار األول للمواصفة في عام 1987م ،وأجريت عليها عدة تعديالت كان آخرها في شهر سبتمبر 2015م (اإلصدار الخامس). .5حصلت بعض التعديالت الهامة والجوهرية على المواصفة بهدف توفير المنتج او الخدمة بما يتوافق مع متطلبات العمالء والقوانين والتشريعات المطبقة ،وإعطاء مرونة أكبر للتكامل مع أنظمة اإلدارة األخرى (البيئة ،والسالمة المهنية وغيرها) ،وتعزيز قدرة 3المؤسسات/الجهات على تطوير وتحسين األداء ،وإدارة المخاطر وتحقيق رضا العمالء، المواصفة القياسية الدولية االيزو :9001 2015 .6مواصفة تحدد متطلبات ولكن التحدد كيفية التطبيق مما يعطي مرونة في التطبيق (ISO 9001 specifies the requirements that a company shall comply with, but not how to do this, which allows )flexibility and adjustment according to your particular business. .7من أهم المتطلبات الحالية ،التفكير المبني على المخاطر ،وتحليل بيئة العمل الداخلية والخارجية 4 مفاهيم ومصطلحات ه الجودة ؟ ما ي الت تلت بها مجموعة من الخصائص الكامنة للمتطلبات ه الدرجة ي ين للتحسي كل مرة الشء الصحيح بطريقة صحيحة منذ المرة األوىل مع إيجاد فرصة أداء ي المطابقة للمعايي الدرجة العالية من النوعية أو القيمة (قاموس اكسفورد) إتمام األعمال الصحيحة ن يف األوقات الصحيحة ما هو نظام ادارة الجودة؟ هو نظام ادارة لتوجيه وضبط الهيئة فيما يتعلق بالجودة ما هو دليل الجودة؟ هو وثيقة تصف نظام ادارة الجودة للهيئة 5 ما هي العملية؟ هي مجموعة من النشاطات المتداخلة والمتفاعلة تحول المدخالت الى مخرجات. Output Activity ما هو اإلجراء؟ هو طريقة لوصف تنفيذ نشاط ما او عملية ما. 6 Input العملية و اإلجراء • • • كل عملية تحتاج اىل موارد محددة يجب ان يتم ضبطها االجراء يصف كيفية تنفيذ العملية العملية قد تتضمن ر اء ر اج من اكي Output Controls Activity Resources 7 Input أهمية وجود نظام إلدارة الجودة ()Quality Management System .1إظهار التزام اإلدارة والهيئة بشكل عام بالجودة وبتحقيق متطلباتها طارا لكيفية إدارة الهيئة لعملياتها الرئيسة سواء أكانت هيئة خدمية أو إنتاجية. .2يشكل إ ً .3زيادة الكفاءة عن طريق تحسين استخدام الوقت والموارد .4تحقيق التجانس في تنفيذ العمليات واألنشطةو بالتالي الحد من احتماالت حدوث األخطاء .5تحسين المنتجات والعمليات واألنظمة الخاصة بالهيئة .6تزويد ثقة المتعاملين والشركاء بأن الهئية قادرة على تلبية متطلباتهم وبالتالي زيادة رضاهم عن اداء الهيئة .7توفير المعلومات الالزمة التي تمكن الموظفين من القيام بعملهم بشكل مناسب وصحيح وتعريفهم بمسؤولياتهم وصالحياتهم .8مرجع ألعمال التدقيق الداخلي .9ضمان استمرارية العمل بشكل فعال في حال غياب أشخاص معينين .10تحسين التواصل بين الوحدات التنظيمية واألقسام والموظفين وعمليات التواصل الخارجية 8 نظام إدارة الجودة في الهيئة .1تم البدء بإنشاء نظام إدارة الجودة في الهيئة في يونيو 2019 .2تم وضع خطة إلنشاء النظام وتنفيذ تحليل للفجوات ) (Gap Analysisاستنادا ً لمتطلبات مواصفة االيزو 9001للعام 2015 .3تم وضع خطة لتنفيذ اإلجراءات الالزمة لتغطية الفجوات الموجودة وتلبية متطلبات المواصفة Quality Management System Manual .4تم إعداد وإصدار دليل نظام ادارة الجودة للهيئة .5تم إعداد وإصدار سياسة الجودة للهيئة Quality Policy .6تم حصر كافة العمليات ) (Processesفي الهيئة وبالتالي تحديد اإلجراءات )(Proceduresالمرتبطة بكل عملية. .7تم البدء بتوثيق بعض اإلجراءات لبعض الوحدات التنظيمية .8تم فتح ملف مشترك للموظفين خاص بنظام إدارة الجودة .9تم إعداد قائمة التوثيق الرئيسة 9.10لدى إصدار اي وثيقة أو نموذج ،يتم ارسال ايميل لكافة الموظفين بالتحديثات التي تتم على نظام أهمية قائمة التوثيق الرئيسة .1قائمة التوثيق الرئيسة هي أداة مهمة لعملية ضبط استخدام الوثائق والنماذج في الهيئة. .2من خالل قائمة التوثيق الرئيسة يتم التعرف على أحدث االصدارات لإلجراءات والنماذج وغيرها من وثائق النظام وبالتالي ضمان استخدام الموظفين للنسخ األحدث منها. قائمة التوثيق الرئيسة 10 التدقيق الخارجي: • يتم تنفيذ عمليات التدقيق الخارجية من قبل مدقق خارجي (أو فريق من المدققين) يتم تعيينهم من قبل الشركة مانحة التسجيل للـ .ISO 9001الغرض من عمليات التدقيق الخارجية هو التحقق من أن نظام إدارة الجودة ISO 9001الخاص بالجهة قد تم تنفيذه بفاعلية ،وعندها يمكن إصدار شهادة ISO 9001للجهة. • عمليات التدقيق الخارجية تتم على فترات دورية من أجل التحقق من استمرارية مناسبة نظام إدارة الجودة وتطبيقه وفقا ً للمتطلبات الدولية .غالبًا ما يُطلق على المراجعة الخارجية األولى "تدقيق شهادة الـ " "ISO 9001أو "تدقيق تسجيل الـ ، "ISO 9001بينما يُشار عادة ً إلى تدقيقات المتابعة الدورية باسم "تدقيق المتابعة الالحقة ."Surveillance - 11 الخارجي:التدقيق الخارجي مرحلتين: تتضمن عملية • التدقيق .1مراجعة الوثائق :حيث يتحقق المدققون مما إذا كانت الوثائق من أجرراءات وسياسرات وتعليمات تفي بمتطلبات مواصفة الـ .ISO 9001 .2مراجعررة العمليررة :يتكررون الجررزء الرئيسرري مررن عمليررة الترردقيق التحقررق مررن األنشررطة واألعمررال الفعليررة ومقارنتهررا بمررا هررو محرردد فرري الوثررائق ،والبحررث عررن التناقضررات أو اإلنحرافات في التنفيذ. (هل الجهة تقوم بتنفيذ اإلجراءات كما هو موثق ويتم استخدام النماذج المحددة في االجراءات؟) • 12 تم تصميم جميع عمليات التدقيق لتقييم مرا إذا ترم تنفيرذ متطلبرات مواصرفة الرـ ISO 9001 بشكل فعرال .ومرع ذلرك ،ال يمكرن للمردققين تقيريم كرل عمليرة وموظرف ووثيقرة فري الجهرة، لذلك يقوم المردقق باختيرار عينرة تمثيليرة مرن العمليرات واإلجرراءات والوثرائق والسرجالت والموظفين. تصنيف حاالت عدم المطابقة: • يعتمد تصنيف حاالت عدم المطابقة على النظام المطبق لدى الجهة المانحة للشهادة. • يتم تصنيف الحاالت عادة الى: .1حاالت عدم مطابقة ) .2 (Non Conformity - NCمالحظات )(Observation (وهذه الممارسة هي األكثر انتشارا ً) • بعض الجهات يكون لديها: حاالت عدم مطابقة كبرى ) ،(Major NCحاالت عدم مطابقة صغرى )،(Minor NC مالحظات ) ،(Observationتوصيات للتطوير ).(RFI • حالة عدم المطابقة :هي اإلنحراف عن تنفيذ ما هو موثق في اإلجراء ،أو عدم تلبية متطلب ضمن مواصفة االيزو ، 9001وأي تقصير يؤدي الى نتائج غير صحيحة أو خلل في فعالية نظام إدارة الجودة. • 13المالحظة :أي ضعف يالحظه المدقق وقد يؤدي مستقبالً الى حالة عدم مطابقة. تعليمات مهمة للموظفين .1عند الحاجة الى أي إجراء أو نموذج ،يرجى الرجوع دائما ً الى الملف المشترك للموظفين للتأكد من الحصول على النسخ األحدث. .2عدم حفظ اي نموذج أو إجراء على جهاز الحاسوب الخاص كي يتم الرجوع دوما ً الى النسخ األحدث .3عند تعبئة نموذج ما ،يمكن حفظة على جهازكم الخاص بإسم مختلف إذ انه في هذه الحالة يصبح سجل ) (Recordواليعود نموذجا ً ) – (Template/Formالتأكد من وضوح الفرق بين االثنين. .4دوما ً يرجى االهتمام بالرسائل المرسلة من مسؤول الجودة وذلك لضمان بقائكم على اطالع بآخر التعديالت والمستجدات على النظام. 14 تعليمات مهمة للموظفين .5من الضروري ان يعرف كل موظف ما هي سياسة الجودة في الهيئة ،وما هي السياسات الموجودة وكيف يمكن الرجوع اليها. .6من الضروري أن يعرف كل موظف كيفية الدخول الى الملف المشترك ليتمكن من االطالع على اجراءات العمل الخاصة بمهامه. .7من الضروري لكل موظف أن يقرأ دليل الجودة للهيئة ويكون على علم باإلطار العام للنظام في الهيئة. 15 16