Grundläggande perspektiv och samband inom redovisnning 20170323
advertisement
Mattias Kierkegaard Grundläggande perspektiv och samband inom redovisning Inledning Syftet med denna text är att enkelt och pedagogiskt förklara de grundläggande ekonomiska sambanden inom redovisning. Eftersom innehållet är förenklat så finns det flera undantag som inte behandlas i texten. Jag tror att det är en vanlig och klok ansats när man ska lära sig något nytt. Om du ska lära dig att köra bil börjar man oftast inte med att åka ut och köra i snöstorm, men när du med tiden lärt dig köra bil, blir det lättare att köra i svåra förhållanden. Du har då lärt dig grunderna i att köra bil och kan utifrån det bygga på dina färdigheter. Min förhoppning är att om du som läsare får en grundläggande förståelse för redovisningsområdet så blir det framöver mindre svårt att ta till sig undantag i sambanden. Skulle alla om och men tas med från början finns risken att man inte ”ser skogen för alla träd”. Likt många ämnesområden så har även redovisningen ”sitt eget språk”. Ett av de viktigaste verktygen för en förståelse av området är att behärska de centrala begreppen. Förstår du innebörden av dessa begrepp, har du en bra grund att stå på inför ditt fortsatta lärande inom området redovisning. Diskutera gärna begreppen med dina kurskamrater, och gå gärna tillbaka och läs definitionerna under tiden du läser denna text. Klargöranden Ordet produkt används i texten, det är ett begrepp för vara eller tjänst. Vidare så används begreppet period, vanligtvis i redovisningssammanhang så handlar en period om ett år, men det kan även innebära en månad eller kvartal. Beloppen som återfinns i resultat-, balansräkning och kassaflödesanalysen är uttryckta i tusentals kronor (tkr), vilket är vanligt förekommande inom redovisning. Illustrationer med privatekonomiska exempel inleder avsnitten om resultat, balans och kassa, detta för du som läsare tydligare ska förstå innebörden av innehållet. I de exempel som finns från privatekonomin skrivs beloppen i kronor. Centrala ekonomiska begrepp Intäkt: värdet av levererad prestation under viss period Kostnad: värdet av en förbrukad resurs under en viss period Inkomst: är vad företaget får för de produkter de säljer (uppstår när de skickar en faktura) Utgift: är vad företaget ger för de resurser de anskaffar (uppstår när de får en faktura) Inbetalning: inflöde av pengar, uppstår i samband med att företaget får betalt Utbetalning: utflöde av pengar, uppstår i samband med att företaget gör betalning Tillgång: resurs i företaget Skuld: förpliktelse att återbetala en summa pengar till annan än företagets ägare Eget kapital: ägarnas förmögenhet i företaget Likvida medel: pengar Avskrivning: värdeminskning Resultatekvationen: resultat = intäkter - kostnader Balansekvationen: tillgångar = skulder + eget kapital Kassaflödet: likvida medel vid periodens slut – likvida medel vid periodens början Kassaflödesanalysen: belyser orsakerna till förändringen av likvida medel Mattias Kierkegaard Resultat – Hur har företaget presterat under året? Ett företags resultat speglar företagets ekonomiska prestation under en viss tidsperiod, vilket svarar på frågan om företagets ägare har blivit mer eller mindre förmögna. Är intäkterna under perioden större än kostnaderna redovisar företaget en vinst, medan de redovisar en förlust om det är tvärtom. Inom redovisning används uttrycket resultatekvationen, resultat =intäkter – kostnader. Intäkterna består i huvudsak av det belopp som företaget sålt produkter för under året. Kostnaderna består av de resurser företaget använt sig av för att skapa intäkterna. Intäkter och kostnader behöver emellertid inte vara detsamma som in- och utbetalningar, alltså riktiga pengar in och ut, till och från företaget. För att kunna räkna fram och förstå ett företags resultat behöver vi således förstå vad som menas med intäkt och kostnad. För att förstå det bör även begreppen inkomst/utgift och inoch utbetalning klargöras. För att illustrera vad som avses med intäkt och kostnad, och vad som skiljer det mot inkomst och utgift ska jag visa med ett privatekonomiskt exempel. Föreställ dig att din arbetsgivare har missat att betala ut din lön för januari månad, så hen beslutar att betala ut dubbel lön till dig i februari. Din månadslön är fortfarande densamma, men inkomsten och utbetalningen är den dubbla (se centrala ekonomiska begrepp). Om någon skulle fråga dig vad din lön är under den aktuella tidsperioden, vore det mer rättvisande att tala om vad du har i månadslön, snarare än att säga vad arbetsgivaren betalade ut under februari månad. Ska du jämföra med en kompis lön blir det missvisande om du räknar med den tid du lade ner i januari och februari månad, för att berätta hur du blev avlönad för februari månads arbete. Vi kan alltså definiera en intäkt som en periodiserad inkomst (vilket betyder att vi beslutar oss för vilken tidsperiod inkomsten avser). Många gånger kan dessa stämma överens, jämför med när du får rätt lön utbetald. För din arbetsgivare blir det tvärtom, kostnaden för din månadslön är fortfarande densamma, men utgiften och utbetalningen blir högre eftersom lönespecifikationen avser två månader. In- och utbetalning är precis så enkelt som det låter, det handlar om när själva transaktionen sker. Mattias Kierkegaard Resultaträkningen Ett företags resultat framkommer utifrån resultaträkningen. Där finns periodens intäkter och kostnader summerade. Resultatet är ett uttryck för företagets prestation och avgör om ägarna till företaget har blivit mer eller mindre förmögna under perioden. Nedan följer ett enkelt exempel hur en resultaträkning kan vara uppställd, och vad de olika posterna i resultaträkningen innebär. Resultaträkning Försäljning Varukostnad Personalkostnader Avskrivningar Räntekostnader Skatt Årets resultat 6 100 -3 300 -1 850 -250 -100 -150 450 Överst hittar vi posten försäljning vilken visar försäljningsvärdet av alla produkter företaget har sålt under perioden. Observera att det inte behöver betyda att de ännu har fått in 6 100 tkr i kontanter. Tänk dig att företaget dagen innan nyårsafton leverarat en produkt och skickar i väg en faktura till kunden (en intäkt och kostnad har uppstått). Företaget har då sålt en produkt men ännu inte fått betalt, däremot har de en kundfordran (den utestående fakturan) som innebär att kunden framöver ska betala beloppet. Nästa post i resultaträkningen visar varukostnaden (ofta kallad, kostnad såld vara). Den posten visar anskaffningsvärdet (oftast inköpspriset) på de produkter som företaget har sålt under perioden. Om företaget exempelvis köper in kläder och säljer vidare så är inte själva inköpet en kostnad. Kostnaden uppstår först när kläderna ”lämnar” företaget, alltså vid försäljningen, det är också då företagets resultat påverkas. Personalkostnader avser t .ex löner till de anställda. Vissa får lön i efterhand, alltså decembers lön betalas ut i januari. Lönen den anställde får i januari kan alltså påverka december månads resultat, här ser vi ett ytterligare exempel på när kostnad och utbetalning inte avser samma period. Det betyder även i detta fall att den lön företaget betalat ut under ett år inte behöver överensstämma med företagets lönekostnader för året. Posten avskrivningar är en post som kräver lite extra förklaring. Den visar på värdeminskningen av företagets (anläggnings-)tillgångar, vilka beskrivs lite mer i avsnittet om balansräkningen. Föreställ dig att ett företag köper en maskin som de ska använda för att tillverka kläder. Maskinen förväntas kunna användas i tio års tid (ekonomisk livslängd), maskinens inköpspris är 2,5 miljoner kronor. Det mest rimliga då är att fördela kostnaden för maskinen under de år den förväntas vara till användning för företaget. Det betyder att utgiften (inköpspriset) på 2,5 miljoner fördelas över 10 år, vilket blir 250 tkr per år i kostnad (avskrivning). När tio år har gått så blir den sammanlagda kostnaden för maskinen 250 tkr * 10 år, vilket är detsamma som den köptes för. Om ett resultat ska spegla hur ett företag har presterat under en viss period blir det mer rättvisande att fördela kostnaden för maskinen under de år den väntas vara till hjälp för företaget, istället för att redovisa inköpet som en kostnad det år den köps in. Då skulle i så fall det första året visa att företaget presterat väldigt dåligt, i förhållande till de kommande nio åren, eftersom det första året då skulle belastas med en kostnad Mattias Kierkegaard på 2,5 miljoner kronor. Dessutom är inte tillgången förbrukad under det första året då den väntas kunna användas i nio år till. Räntekostnader är den avgift banken tar för att låna ut pengar till företaget. Observera att amortering av ett lån däremot inte är en kostnad. När företaget tar ett lån så få de en summa pengar, samtidigt så får de en lika stor skuld. Företaget skulle rent teoretiskt kunna betala tillbaka lånet dagen efter, det som inträffar då är att de kontanter de lånat ges tillbaka till banken, och skulden försvinner. Posten innan resultatet, avser skatt, det är den skattekostnad som belastar företaget under året, den är beroende av hur företaget har presterat. Skattesatsen är 22 % (ej i detta exempel) på företagets resultat före skatt. Efter denna post så får vi slutligen fram företagets resultat vilket visar på hur mycket ägarnas förmögenhet har ökat under perioden. Årets resultat beskriver hur ägarnas förmögenhet förändrats under perioden. I detta exempel har deras förmögenhet ökat med 450 tkr. I nästa avsnitt ska vi se hur resultatet påverkar balansräkningen. Sammanfattningsvis så speglar företagets resultat följande. Detta har varit intäkterna under perioden och detta har kostnaderna varit för att erhålla dessa intäkter? Om resultatet har varit positivt har företagtes ägare blivit mer förmögna, och vid ett negativt resultat är förhållandet det omvända. Balans – Hur ser företagets ekonomiska ställning ut? En balansräkning visar företagets ekonomiska ställning. Med detta menas de tillgångar som finns i företaget och hur dessa är finansierade. Inom redovisning används uttycket balansekvationen, tillgångar = skulder + eget kapital. Balansräkningens innebörd belyses först med ett privatekonomiskt exempel. Föreställ dig att du precis köpt en lägenhet för 2 000 000 kronor. När du köpte lägenheten tog du ett banklån på 1 700 000 kronor och bidrog själv med 300 000 kronor. Den tillgången du har, är lägenheten (Tillgång= 2 000 000), den skuld du har är (banklån= 1 700 000) och det egna kapitalet (din del/förmögenhet i lägenheten= 300 000). Om vi ställer upp balansekvationen så ser vi, 2 000 000 = 1 700 000 + 300 000. Det egna kapitalet kan i sammanhanget ses som din del av lägenheten. Skulle du sälja den dagen efter för 2 000 0000 ska banken ha 1 700 000 tillbaka för lånet och du får 300 000 kronor i handen. Men om priset går upp tänker du, hur blir det då? Låt säga att lägenheten säljs efter tre månader för 2 100 000 kronor. Banken ska fortfarande ”bara” ha 1 700 000 kronor (det du lånat), då får du alltså 400 000. Balansekvationen blir då 2 100 000= 1 700 000 + 400 000. I avsnittet om resultatet beskrevs det att årets resultat visar förändringen av ägarnas förmögenhet under perioden, vilket visar sig i förändringen av eget kapital. I ovanstående exempel betyder det att om du säljer din lägenhet för 2 000 000 kr blir din förändring av eget kapital 0 kr (du har inte blivit rikare eller fattigare än innan köpet). I det andra fallet, vid försäljningspriset 2 100 000, blir förändringen 100 000 kr (förändringen av din förmögenhet). Anledningen är att tillgången (lägenheten) ökat i värde, men inte skulden. Hade du däremot renoverat lägenheten för 100 000 kr innan försäljningen, vid priset 2 100 000, skulle ökningen av eget kapital åter bli 0 kr. Förklaringen är att de 100 000 kr renoveringen kostade, måste antingen finansierats via ett banklån eller att du själv bidragit med pengarna. Läs ovanstående stycken en gång till och fundera över varför tillgångarna Mattias Kierkegaard alltid är lika stora som skulderna och eget kapital. Fundera även över hur resultatet hänger ihop med förändringen av eget kapital. Balansräkningen Ett företags ekonomiska situation presenteras i balansräkningen. Den visar vilka tillgångar som finns i företaget och hur dessa är finansierade. En balansräkning presenteras med periodens ingående och utgående värden. Detta för att kunna se förändringen under den gångna perioden. Balansräkning Tillgångar Anläggningstillgångar Lager Kundfordringar Likvida medel Summa tillgångar 31/12 1 600 600 1 100 400 3 700 1/1 1 540 800 980 520 3 840 Eget kapital Skulder Banklån Övriga korta skulder Leverantörsskulder Summa Eget kapital och skulder 1 200 1 300 1 300 500 700 3 700 1 140 450 950 3 840 Rubriken tillgångar som kallas aktivsidan visar på vad som ”finns” i företaget, medan eget kapital och skulder (passivsidan) visar på hur allt är finansierat. I detta exempel så finns det tillgångar i företaget till värde av 3 700 tkr. Tillgångar kan vara maskiner, byggnader, lager av varor, kundfodringar (obetalade kundfakturor), kontanter, pengar som finns på konton mm. Dessa tillgångar måste vara finansierade på något sätt. Tillgångarna kan vara finansierade via lån från banker, eller från exempelvis leverantörer (när du köper en produkt men du behöver inte betala den förrän om en månad). De tillgångar som inte är finansierade via skulder tillhör ägarna till företaget, och det är det som benämns eget kapital, ägarnas förmögenhet i företaget. I balansräkningen ovan ser vi att det egna kapitalet har minskat under perioden, det kan ha två förklaringar. En är att företaget har gjort en förlust och därför har det skett en minskning. En annan förklaring kan vara att företaget har lämnat aktieutdelning till ägarna (de har betalat ut en del av förmögenheten), vilket minskar det egna kapitalet. Storleken på ägarnas förmögenhet påverkas alltså av företagets resultat, men även om de har fått aktieutdelning eller om de genomfört en nyemission (satsat nya pengar i företaget). Sammanfattningsvis så visar balansräkningen följande. Dessa tillgångar finns i företaget, och så här är allt finansierat. Mattias Kierkegaard Kassa – Har företaget några pengar? Kassaflödet visar hur företagets likvida medel förändrats under en period, och kassaflödesanalysen visar vad som orsakat dessa förändringar. Företagets kassaflöde är följaktligen skillnaden mellan hur mycket likvida medel de har vid periodens slut, jämfört med periodens början, och kassaflödesanalysen visar vad som orsakat dessa skillnader. För att illusterera detta ska jag återigen visa med ett privatekonomiskt exempel. Tänk dig att du på nyårsafton kommer överens om ett nyårslöfte med en kompis, ni två ska bli mer ekonomiska under året och börja spara pengar. När nyårsafton nästa år infinner sig är det dags att jämföra. Du hade vid föregående nyårsafton 10 000 kronor på sparkontot och har nu 100 000 kronor. Din kompis däremot, började med 5 000 kronor och har nu 120 000 kronor. Med redovisningens termer har ditt kassaflöde uppgått till + 90 000 kronor, och din kompis + 115 000 kronor. Rent intuitivt så verkar det som om din kompis hållit nyårslöftet bäst. Under kvällen så framgår det dock att din kompis har tagit ett banklån på 100 000 kronor, medan du har sparat ihop pengarna med hjälp av din lön. Din kompis har således ökat pengarna på sitt konto mer än du, men jag tror att vi är överens att du vunnit tävlingen. Med detta exempel vill jag belysa vad som menas med kassflödet men också ge perspektiv på varför det kan vara intressanta att analysera vad som orsakat förändringen. Mattias Kierkegaard Kassaflödesanalysen Företagets kassaflöde kan utläsas ur balansräkningen som skillnaden i likvida medel vid periodens slut och början. Kassaflödesanalysen får vi fram genom att använda oss av både resultat- och balansräkningen. Kassaflödesanalysen delas in i tre delar, och dessa delar tillsammans visar företagets kassaflöde. De delar det handlar om är, kassaflödet från den löpande verksamheten, kassaflödet från investeringsverksamheten och kassaflödet från finansieringsverksamheten. Resultaträkning Försäljning Varukostnad Personalkostnader Avskrivningar Räntekostnader Skatt Årets resultat 6 100 -3 300 -1 850 -250 -100 -150 450 Balansräkning Tillgångar Anläggningstillgångar Lager Kundfordringar Likvida medel Summa tillgångar 31/12 1 600 600 1 100 400 3 700 1/1 1 540 800 980 520 3 840 Eget kapital Skulder Banklån Övriga korta skulder Leverantörsskulder Summa Eget kapital och skulder 1 200 1 300 1 300 500 700 3 700 1 140 450 950 3 840 Kassaflödesanalys Den löpande verksamheten Justeringar för förändring i rörelsekapital Kassaflöde från den löpande verksamheten Kassaflöde från investeringsverksamheten Från finansieringsverksamheten Kassaflöde från finansieringsverksamheten Årets kassaflöde Årets resultat Avskrivningar Summa Lager Kundfordringar Övriga korta skulder Leverantörsskulder Summa Summa Investeringar Banklån Utdelning/nyemission Summa 450 250 700 200 -120 50 -250 -120 580 -310 160 -550 -390 -120 Mattias Kierkegaard Kontroll: (Likvida medel 31/12) 400 – (Likvida medel 1/1) 520 = -120 Kassaflödet från den löpande verksamheten visar in- och utflödet av likvida medel orsakat av företagets huvudsakliga verksamhet (exempelvis klädförsäljningen, personaluthyrning etc.). För att få fram detta så utgår man ifrån resultaträkningen, därefter används balansräkningen för att justera för faktiska betalningar. Vi börjar med årets resultat och adderar beloppet för avskrivningar. Skulle alla inköp och försäljning ske kontant borde företaget fått in årets resultat förutom beloppet för avskrivningar i kassan. Om du kommer ihåg från avsnittet om resultaträkningen så är avskrivningen ingen betalning. Betalningen sker vid inköpet, medan kostnaden är en fördelning av den sammanlagda utgiften. De eventuella pengar som har ”försvunnit” från företaget gällande investeringar finner vi senare under posten investeringsverksamheten, vilket finns beskrivet lite längre ner i texten. Av det belopp vi nu fått fram från resultaträkningen måste vi se hur mycket av det som är pengar som kommit in och som försvunnit ut. För som du kommer ihåg från tidigare avsnitt så betyder inte företagets resultat detsamma som skillnaden mellan pengar in och ut. Nästa del handlar om att justera beloppet från resultaträkningen för faktiska betalningar, det kan göras med hjälp av balansräkningen. Inom redovisning benämns det, justering för förändring i rörelsekapital. Första posten att beakta är lagret. Eftersom lagret har minskat betyder det att företaget har sålt mer än vad de har köpt in under året, det betyder ett inflöde av likvida medel. Vidare studerar vi posten kundfordringar, där kan vi se att dessa har ökat med 120 tkr. Det betyder att av de 6 100 tkr (försäljning) så är det bara 5 980 tkr som är inbetalat, de resterande ligger som obetalda kundfordringar. Vilket gör att vi måste justera med -120 tkr. Här kommer förklaringen, i början av året var kundfordringarna 980 tkr, företaget har under perioden sålt produkter för 6 100 tkr. Om det skulle vara så att företagets kunder hade betalat de ingående kundfordringarna och all försäljning, borde rimligen årets inbetalningar vara 980+6100=7080 tkr. Om det vore så, skulle företaget i så fall redovisa 0 kr på posten kundfordringar den 31/12, vilket inte är fallet. En ökning av kundfordringar betyder alltså företaget har fått in mindre pengar än vad de sålt för. Om förhållandet är det motsatta blir det givetvis tvärtom. En ökning av en skuld får motsatt effekt i kassaflödesanalysen, det betyder att mer pengar kommit in, och vid minskning är det tvärtom (för enkelhetens skull kan du föreställa dig vad som händer när du tar ett banklån). Här följer ett mycket enkelt exempel på hur kassaflödesanalysen hänger ihop med resultat- och balansräkningen. Föreställ dig att ett företag köper in en produkt för 1000 kronor på kredit, inköpet syns inte i resultaträkningen. En intäkt eller kostnad uppstår inte förrän vid en försäljning eller när resursen är förbrukad, summan från resultaträkningen blir alltså 0. I balansräkningen så ökar lagret med 1000 kr vilket gör att vi ska sätta ett (-) på den posten i kassaflödesanalysen. När vi går ner till leverantörsskulder så ser vi att dessa har ökat (företaget handlade på kredit) med 1000 vilket innebär ett plustecken, det ger, 0 -1000+1000=0, företaget har köpt in en produkt men ännu inte betalat vilket betyder att denna händelse inte påverkar in- eller utflödet av pengar. Om företaget hade betalat produkten kontant hade leverantörsskulder inte tagits med i justeringen (den hade varit 0) vilket hade gjort att summan blivit -1000, och mycket riktigt så hade 1000 kronor försvunnit från kassan i och med betalningen. Kassaflödet från investeringsverksamheten visar hur stora periodens investeringar varit under året. Alltså inköp av maskiner, byggnader med mera. Detta får man fram genom att jämföra storleken av Mattias Kierkegaard anläggningstillgångarna vid årets början och slut, samt att man tar hänsyn till årets avskrivningar. I detta fall så uppgår anläggningstillgångarnas värde till 1 540 tkr vid periodens början, avskrivningarna uppgår till -250 tkr. Om inga investeringar skett under perioden borde det utgående värdet på anläggningstillgångarna uppgå till 1540-250=1290 tkr (värdet på anläggningstillgångarna – årets värdeminskning). Värdet i balansräkningen är däremot 1 600 tkr, det måste betyda att årets investeringar är skillnaden mellan vad värdet är och vad det annars borde ha varit, 1600-1290=310 tkr, och kom ihåg minustecknet då detta handlar om pengar ut ur företaget. Vän av ordning kanske nu tänker, men vänta nu, hela investeringen kanske inte är betald ännu. Helt rätt, om så är fallet har den obetalda delen hamnat som leverantörsskuld. Kassaflödet från finansieringsverksamheten visar om företaget har utökat eller amorterat på sina banklån. Det visar även om företagets ägare har fått aktieutdelning eller om de tillskjutit mer pengar genom nyemission. Posten banklån är inga svårigheter, där studeras skillnaden mellan storleken på banklånet vid periodens slut och början. Har lånen ökat har det kommit in mer pengar, och har de minskat betyder det att företaget har amorterat. För att få reda på om företagets ägare har fått aktieutdelning eller tillskjutit pengar via en nyemission måste vi ta hjälp av resultaträkningen. Förändringen av eget kapital beror på företagets resultat, har de gjort ett positivt resultat så ökar eget kapital, och vid en förlust gäller det motsatta. Vi kan här alltså kolla vad det egna kapitalet borde vara för att sedan jämföra med hur det faktiskt är, i princip samma tillvägagångssätt som vid framräkningen av årets investeringar. Det egna kapitalet vid årets början uppgick till 1 300 tkr, årets resultat uppgick till 450 tkr. Om ingen utdelning eller nyemission skett borde alltså det egna kapitalet uppgå till 1 300+450= 1750. Vi kan dock utläsa att det egna kapitalet vid periodens slut är 1 200 (det har alltså minskat trots ett positivt resultat). Skillnaden mellan 1750 och 1200 beror på att ägarna har fått aktieutdelning, vilket gör att kassan har minskat med 550 tkr. Sammanfattningsvis så visar kassaflödesanalysen följande. Så här stor har förändringen av likvida medel varit under året, och orsakerna till förändringen kan vi finna i kassaflödet från den: löpande verksamheten, investeringsverksamheten och finansieringsverksamheten. Samband Vilka är då sambanden mellan resultat-, balansräkning och kassaflöde? Vilket vi tidigare gått igenom så visar företagets resultat årets ekonomiska prestation. Balansräkningen däremot visar vilka tillgångar som finns i företaget och vem som kan göra anspråk på dem. Om ett företag under ett år har gjort ett positivt resultat så ökar det egna kapitalet. Om företaget däremot har gjort ett negativt resultat blir konsekvensen det motsatta. Detta samband gäller bara om ägarna inte har fått någon utdelning eller om de genomfört en nyemission. I balansräkningen så ser vi även hur mycket likvida medel som fanns vid periodens början och periodens slut. Skillnaden däremellan är årets kassaflöde, medan själva kassaflödesanalysen belyser vad som orsakat dessa skillnader, vilket påverkas av de händelser vi kan utläsa ur resultat- och balansräkningen. Utöver innebörden av dessa grundläggande samband hoppas jag din förståelse har ökat för ett företags ekonomi som helhet.
