Ebook – Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch BÍ MẬT XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM VÔ ĐỊCH “Người tài giỏi sẽ chiến thắng trò chơi, nhưng tinh thần đồng đội và trí óc giành chức vô địch” - Michael Jordan - Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 2 Ebook – Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch MỤC LỤC GIỚI THIỆU ............................................................................................................................................. 4 CHƯƠNG 1 ............................................................................................................................................. 5 HIỂU VỀ ĐỘI NHÓM ........................................................................................................ 5 CHƯƠNG 2 ............................................................................................................................................. 9 BỐN GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM ................................................................................. 9 Giai đoạn 1 - Hình thành ........................................................................................................... 12 Giai đoạn 2 - Bão tố ................................................................................................................... 15 Giai đoạn 3 - Ổn định ................................................................................................................. 18 Giai đoạn 4 – Hiệu suất cao...................................................................................................... 20 CHƯƠNG 3 ........................................................................................................................................... 22 Mô hình GRPI .............................................................................................................. 22 BƯỚC 1: Xác định mục tiêu ....................................................................................................... 23 Bước 2: Chỉ rõ vai trò ................................................................................................................ 23 Bước 3: Quy trình phối hợp ........................................................................................................ 24 Bước 4: Tăng cường tương tác/ Xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong đội .............. 25 CHƯƠNG 4 ........................................................................................................................................... 26 NĂM YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT ĐỘI VÔ ĐỊCH ............................................................................. 26 Yếu tố 1 - Là một đội thực sự ................................................................................................... 27 Yếu tố 2 – Hướng đi hấp dẫn .................................................................................................... 28 Yếu tố 3 – Thiết lập cấu trúc ..................................................................................................... 29 Những cấu trúc được thiết lập bởi quy định của tổ ................................................................ 29 Yếu tố 4 – Môi trường hỗ trợ..................................................................................................... 29 Yếu tố 5 – Chuyên gia huấn luyện ............................................................................................. 31 TỔNG KẾT ............................................................................................................................................ 33 Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 2 Ebook – Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch MỞ ĐẦU Cuốn Ebook này được biên soạn bởi Học Viện Kinh Doanh Thực Chiến Là nơi tiên phong ở Việt Nam đào tạo các khóa học về Phát Triển Đội Nhóm, Xây Dựng Văn Hóa Công Ty và Phát Triển Doanh Nghiệp. Với sứ mệnh xây dựng 1000 Doanh Nghiệp hạnh phúc để thành công, chúng tôi giúp các doanh nghiệp sở hữu những cá nhân/đội nhóm vô địch, xây dựng một văn hóa doanh nghiệp thành công. Từ đó là nền tảng vững chắc để giúp công ty phát triển đột phá. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 3 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch GIỚI THIỆU Phong cách lãnh đạo tốt nhất - cho bất kỳ đội nhóm nào - đều chịu ảnh hưởng bởi mục đích và thành phần cấu tạo nên nhóm đó. Cuốn sách này sẽ cung cấp những hướng dẫn thiết thực - giúp bạn từng bước xây dựng đội nhóm vô địch - cho riêng mình. Bạn sẽ biết được: Những nghiên cứu về hệ động lực của đội nhóm được thực hiện như thế nào trong thực tiễn? Năm yếu tố bạn phải nắm được để đảm bảo rằng động lực nhóm tiếp tục phát triển tích cực và hiệu quả. Phương pháp nhận ra những giai đoạn phát triển mà bất cứ đội nhóm mới nào cũng phải trải qua trước khi… Tại sao bạn nên thay đổi cách thức quản lý của mình – theo từng giai đoạn phát triển khác nhau của đội nhóm? Những xung đột có ảnh hưởng thế nào đến các thành viên trong nhóm và lí do tại sao bạn nên khuyến khích họ phát triển những chiến lược đối phó của riêng mình… “Khi đơn độc chúng ta làm rất ít, cùng nhau chúng ta có thể tạo ra nhiều thứ.” - Helen Keller - Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 4 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch CHƯƠNG 1 HIỂU VỀ ĐỘI NHÓM Rất nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về phương pháp làm thế nào xây dựng đội nhóm và động lực nhóm. Tuy nhiên, không ít trong số đó chỉ được xây dựng trên lý thuyết thay vì được nghiên cứu thực tế tại môi trường làm việc. Chỉ có một số ít nghiên cứu mang lại giá trị thực tiễn cho các nhà quản lý đương nhiệm. Đặc biệt, có 2 nghiên cứu được sử dụng phổ biến là: “4 giai đoạn phát triển của một đội nhóm”, tác giả Bruce Tuckman; Và “Mô hình 5 yếu tố” của tác giả Richard Hackman. Cuốn sách này sẽ thể hiện lại một cách chi tiết cả 2 nghiên cứu trên – nhằm cung cấp cho bạn những phương pháp có thể áp dụng vào công việc xây dựng và quản lý đội nhóm hàng ngày. Trước tiên, có một câu hỏi dành cho bạn: “Đội nhóm là gì?” Có rất nhiều cách định nghĩa thế nào là một đội nhóm tùy theo hoàn cảnh mà đội nhóm ấy được nhắc đến. Tuy nhiên, 3 định nghĩa được nhắc đến dưới đây được chấp nhận rộng rãi hơn cả: 1. Đội là một nhóm các thành viên cùng nhau làm việc mạnh mẽ để đạt được mục tiêu chung. (Lewis-McClear&Taylor, 1998) 2. Đội là một nhóm nhỏ những người có kĩ năng làm việc bổ sung cho nhau, cùng cam kết làm việc vì một mục đích chung, mục tiêu chung, có hiệu quả và có trách nhiệm với nhau. (Katzenbach&Smith, 1993) 3. Đội là một nhóm người làm việc với nhau một cách cam kết đạt được một mục tiêu hoặc nhiệm vụ chung. Bản chất công việc là sự phụ thuộc lẫn nhau và các thành viên trong đội phải chia sẻ trách nhiệm và đảm bảo trách nhiệm riêng để đạt được kết quả. (MIT Dịch vụ thông tin và Công nghệ, 2007) Điểm chung dễ nhận thấy trong cả 3 định nghĩa này: Đội là một nhóm người cùng chia sẻ Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 5 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch hiểu biết chung về mục tiêu của họ và làm việc cùng nhau để thực hiện mục tiêu đó. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 6 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Đội tạm thời Cùng nhau làm việc để đạt mục tiêu chung Đội cố định Chúng ta không thấy các tác giả phân loại các đội nhóm là một thực thể “tạm thời” hay “cố định”, tuy nhiên, trong thực tế có thể thấy nhiều ví dụ về đội tạm thời hay cố định trong môi trường làm việc: Một nhóm “tạm thời” có thể được thiết lập (sau đó giải thể) để: Điều tra hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể Thiết kế một sản phẩm hay dịch vụ mới Hành động như một ủy ban để giải quyết một vấn đề Ví dụ: Dự án IT, Ban chỉ đạo chiến dịch, Ủy bản phòng chống tham nhũng… Một nhóm “cố định” có thể được hình thành (dài hạn): Để hoạt động như một ban chỉ đạo Có trách nhiệm và chức năng nhiệm vụ riêng biệt Từ những người có chức, năng nhiệm tương tự thường xuyên gặp gỡ, để tìm kiếm cơ hội cải thiện công việc Ví dụ: Các phòng/ban/tổ chức năng… Cho dù bạn đang quản lý một đội tạm thời hay cố định - chắc chắn đội nhóm sẽ mang lại những Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 7 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch thành công và lợi ích nhất định cho tổ chức của bạn. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 8 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch LỢI ÍCH CỦA MỘT ĐỘI Sản xuất nhiều hơn, năng suất cao hơn Khả năng thành công cao hơn cho dự án lớn hơn Tập hợp và phát triển sâu nhiều kỹ năng và chuyên môn Xây dựng một cộng đồng từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc Một trong những lợi ích quan trọng nhất của đội nhóm là: Tận dụng được kĩ năng và chuyên môn của cả một nhóm người - thay vì chỉ 1 cá nhân riêng lẻ - mà với khả năng hạn chế của họ, khó có thể đưa ra được 1 sản phẩm hay 1 dịch vụ mới. Đội bao gồm các cá nhân có kiến thức bổ sung cho nhau - chắc chắn sẽ hơn nhiều kiến thức của 1 thành viên nào đó. Các thành viên trong đội cũng có cơ hội hợp tác vì một mục tiêu chung theo đó thúc đẩy tinh thần cùng nhau làm việc. “Không ai trong chúng ta thông minh bằng tất cả chúng ta.” - Ken Blanchard - Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 9 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch CHƯƠNG 2 BỐN GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM Phần lớn lý thuyết về xây dựng đội nhóm đều dựa trên các nghiên cứu khoa học và xuất phát từ cả tâm lý và xã hội học. Đi đầu trong vấn đề này không thể không nhắc đến Wilhelm Wundt (1832- 1920), được cho là ông tổ của tâm lý học thực nghiệm. Tiếp theo là Kurt Lewin (1890-1947), một nhà tâm lý xã hội, đã đưa ra thuật ngữ "động lực đội nhóm" để thể hiện các yếu tố tích cực và tiêu cực bên trong một đội nhóm. Năm 1945, Lewin thành lập Trung tâm Nghiên cứu Động lực nhóm tại Viện Công nghệ Massachusetts, học viện đầu tiên nghiên cứu một cách rõ ràng về Động lực nhóm và cách áp dụng nó vào thực tế. Hình thành Hiệu suất cao Bruce Tuckman Bão tố Ổn định Một trong những nghiên cứu có ảnh hưởng nhất trong lĩnh vực này được hực hiện bởi Bruce Tuckman (1965). Ông đề xuất một mô hình bốn giai đoạn được gọi là "Các giai đoạn phát triển nhóm". Trong đó, giải thích rằng quá trình ra quyết định thành lập nhóm mới sẽ trải qua 4 giai đoạn: Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 10 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch 1. Hình thành 2. Bão tố 3. Ổn định 4. Hiệu suất cao Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 11 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Tuckman khẳng định rằng: 4 giai đoạn này chắc chắn cần thiết cho một đội nhóm mới nếu nó muốn được hình thành, đối mặt với thách thức, giải quyết vấn đề, tìm ra giải pháp, lập kế hoạch và tạo ra kết quả. Hình thành Đối mặt với thách thức Giải quyết vấn đề Tạo ra kết quả Lập kế hoạch Tìm ra giải pháp Mô hình này đã trở thành cơ sở cho các mô hình tiếp theo và điều quan trọng là: Phải hiểu quá trình của từng giai đoạn để bạn có thể áp dụng vào thực tế công việc. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 12 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Giai đoạn 1 - Hình thành Đây là giai đoạn định hình cho sự phát triển của đội, được đánh dấu bởi thời điểm một số người nhất định tập hợp lại thành một đội. Ở giai đoạn này, các thành viên thường có những kì vọng của riêng mình về dự án mặc dù có thể họ vẫn đang có chút lo lắng về các thành viên khác như việc họ là ai, họ như thế nào… Tại thời điểm này, điều quan trọng là xây dựng được mối quan hệ trong nhóm và thể hiện rõ mục tiêu và sứ mệnh của cả đội. Đầu tiên, các thành viên trong đội có thể làm việc độc lập nhau, nhưng khi họ trao đổi thông tin và thấy ấn tượng về: Các thành viên còn lại trong đội Phạm vi nhiệm vụ Thách thức và khó khăn Phương thức tiếp cận để giải quyết vấn đề Cả đội sẽ tiến tới đồng thuận về mục tiêu và cách giải quyết cụ thể. Giai đoạn hình thành Xây dựng mối quan hệ Tránh mâu thuẫn Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 13 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Hành vi của mỗi thành viên được thúc đẩy bởi mong muốn được chấp nhận từ các thành viên khác trong đội và tránh gây ra xung đột. Kết quả là các vấn đề nghiêm trọng thường được né tránh, hoặc bỏ qua bởi vì các thành viên sẽ tập trung vào các vấn đề thường xuyên hơn hoặc các vấn đề không gây tranh cãi. Mặt trái của sự né tránh là cả đội hoàn thành được ít công việc; Và những xung đột khác biệt cơ bản - đã từng bị gạt sang một bên - giờ đây lại thành vấn đề chính và cần phải được giải quyết. Thời gian của giai đoạn hình thành này sẽ phụ thuộc vào việc nhiệm vụ có được xác định một cách rõ ràng hay không? Và từng cá nhân trong đội có kinh nghiệm làm việc như thế nào? Những nhóm thực hiện các nhiệm vụ đơn giản sẽ xác định được định hướng một cách nhanh chóng. Nhưng những nhóm thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu phức tạp hơn sẽ phải dành nhiều thời gian hơn trong giai đoạn này. Đội gồm những thành viên riêng lẻ sẽ mất nhiều thời gian hơn để xây dựng các mối quan hệ cần thiết so với nhóm sẵn có. Nhiều cá nhân có thể miễn cưỡng đóng góp ở giai đoạn này và ý kiến của họ cũng cẩn trọng. Là nhà quản lý, bạn cần phải “đi trước một bước" ở giai đoạn này trong việc định hướng và hướng dẫn đội nhóm hình thành những mối quan hệ chặt chẽ. Hãy đảm bảo việc thường xuyên liên lạc vì việc này có thể đập tan mọi hiềm khích, hiểu lầm phát sinh về vai trò và trách nhiệm. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 14 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ Thành lập nhóm Tiếp cận "trước một bước" Liên lạc rõ ràng Định hướng và hướng dẫn Với những lãnh đạo mới được bổ nhiệm, trong hầu hết các trường hợp, các quyết định cần phải cân nhắc sao cho không ai trong đội phải làm quá ít hay quá nhiều. Bằng cách chú ý ngay từ đầu để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, cũng như tập trung xác định nhiệm vụ một cách rõ ràng, nhóm của bạn sẽ thực hiện tốt hơn so với các nhóm mà người quản lý vội vàng bỏ qua các giai đoạn xây dựng mối quan hệ. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 15 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Giai đoạn 2 - Bão tố Trong giai đoạn thứ hai này, các thành viên thể hiện quan điểm và thắc mắc nhiều hơn, người quản lý sẽ thấy dấu hiệu của các xung đột. Với vai trò là một người lãnh đạo, bạn cần phải duy trì không khí tích cực một cách có hiệu quả và nhận thức được rằng các xung đột này sẽ làm sụt giảm tinh thần làm việc của cả đội. Lúc này người lãnh đạo cần hỗ trợ đội nhiều hơn, hướng dẫn đội ra quyết định và giải thích hoặc góp ý cách đưa ra quyết định thế nào cho hợp lý. Bạn nên xác định rõ cách hành xử chuyên nghiệp là điều mà cả bạn và tổ chức đều mong muốn đội nhóm có được. Phương pháp định hướng này giúp người quản lý thực sự ngăn chặn được những mâu thuẫn ngoài tầm kiểm soát - gây ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của các thành viên trong đội. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 16 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Dấu hiệu xung đột Bão tố Xuống dốc tinh thần Quan điểm thể hiện quá khích Bạn sẽ nhận ra được đội của mình bắt đầu đi vào thời kì sóng gió này như thế nào? Khi các thành viên trong nhóm bắt đầu đàm phán các nhiệm vụ và bày tỏ quan điểm của họ về cách tốt nhất để đạt được mục tiêu cũng là lúc bất đồng phát sinh. Trong trường hợp này, nếu người quản lý lắng nghe kịp thời, anh ta sẽ làm trung gian và giúp các thành viên ra quyết định bằng việc thương lượng và thỏa hiệp. Đây được coi là một trong những cách hiệu quả nhất để đạt được kết quả cần thiết. Khi các thành viên trong nhóm tranh cãi và bảo vệ ý tưởng của riêng mình, hãy nhìn từ nhiều góc độ và cùng thảo luận xem cả đội cần làm gì, cách tốt nhất để thực hiện nó. Vai trò của bạn lúc này là giúp tạo dựng niềm tin giữa các thành viên trong đội. Các thành viên trong đội tranh cãi và khó chịu nhưng mọi chuyện sẽ được giải quyết nhanh chóng nhờ sự hướng dẫn và hỗ trợ của bạn. Đây thực sự là một việc vô cùng hữu ích giúp tạo nên sự gắn kết tổng thể. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 17 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ Kiểm soát xung đột Hỗ trợ thành viên Giúp đỡ ra quyết định Thay đổi cơ cấu của đội nếu cần thiết Là nhà quản lý, bạn nên nhớ cách thức "xung đột" ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm của bạn để lãnh đạo, hướng dẫn họ tìm ra các giải pháp đối phó cho chính mình. Ví dụ, một số cá nhân có thể: Thấy giai đoạn này rất khó khăn vì nói cho cùng họ không thích xung đột Cảm thấy tức giận hoặc thất vọng với công việc hoặc với các thành viên khác. Tập trung vào chi tiết vụn vặt mà né tránh những vấn đề cả đội đang thực sự Bực bội với sự hiện diện của lãnh đạo chính thức. phải đối mặt. Sự trưởng thành về thái độ và cách tiếp cận để giải quyết vấn đề của một số thành viên trong đội - sẽ quyết định rất lớn đến việc cả đội có thể thoát khỏi giai đoạn này hay không? Nếu bạn bỏ qua giai đoạn này thì nó sẽ sớm trở thành một trạng thái cố định khiến tinh thần giảm sút, hiệu suất làm việc giảm. Nếu bạn sợ điều này sẽ xảy ra trong đội nhóm thì hãy xem xét lại xem mình đã đủ linh hoạt trong việc điều tiết nhân sự trong nhóm? Bạn có thể chọn cách tái cơ cấu lại đội nhóm thành những nhóm nhỏ liên kết hơn để đảm bảo tinh thần và năng suất lao động được cải thiện. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 18 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Giai đoạn 3 - Ổn định Khi nhóm bạn vượt qua giai đoạn sóng gió để đi đến ổn định, các thành viên trong nhóm sẽ tập trung vào việc hóa giải xung đột vì mục tiêu và sứ mệnh chung của cả đội. Vai trò của bạn lúc này cũng chuyển từ vai trò người lãnh đạo sang vai trò của thành viên trong nhóm. Liên kết Tôn trọng lẫn nhau Giai đoạn Ổn định Tin tưởng Hòa hợp Các thành viên trong nhóm thấu hiểu lẫn nhau, làm việc cùng nhau và phát triển các công cụ như quá trình giải quyết vấn đề, quy tắc ứng xử, hệ thống những giá trị của đội nhóm và các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs). Bây giờ thì nhóm bạn đã hình thành được những quy trình cốt lõi. Là một người lãnh đạo hãy đảm bảo là thời gian của cả đội được sử dụng một cách thích hợp chứ không lãng phí vào những quy trình nhỏ lẻ không cần thiết khác. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 19 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Trong suốt thời gian đàm phán và thảo luận, người lãnh đạo sẽ đóng vai trò giám sát và hướng dẫn, hỗ trợ các thành viên trong đội tạo nên những quy tắc ứng xử cơ bản như việc họ phải học cách làm việc chung với nhau vậy. Nếu thái độ của họ thay đổi một cách tích cực, điều này sẽ thể hiện ở chỗ họ bớt oán ghét các thành viên khác, thay vào đó họ cảm thấy gắn kết, tôn trọng lẫn nhau, hòa hợp, tin tưởng và hào hứng cùng nhau hoàn thành mục tiêu chung. Niềm tự hào sẽ lan tỏa từ các thành viên trong đội, bạn sẽ thấy năng suất làm việc cao hơn, kĩ năng cũng phát triển hơn. Nhóm sẽ thấy các quyết định phù hợp hơn với mục tiêu chung chứ không xuất phát từ sự thỏa hiệp. VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ Hình thành chuẩn mực Người quan sát Người hướng dẫn Người cố vấn Vai trò của bạn sẽ chuyển dần từ một người huấn luyện sang một người hướng dẫn, tạo nhiều cơ hội hơn cho các thành viên nâng cao chuyên môn, kĩ năng. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 20 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Giai đoạn 4 – Hiệu suất cao Bây giờ nhóm bạn đã phát triển đến giai đoạn cuối cùng và có thể mang lại lợi ích cho bạn và tổ chức. Các thành viên trong nhóm có trình độ, tự giác và có thể tự ra quyết định mà không cần hướng dẫn. Nhóm bạn đã trải qua hầu hết các giai đoạn, nhưng phải đến giai đoạn này công việc mới hoàn thiện một cách có hiệu quả nhất. Thái độ các thành viên và không khí làm việc chung tích cực thể hiện ở việc mọi người cảm thấy say mê và hào hứng hơn khi được làm việc trong nhóm. Các thành viên tự tin về kết quả sẽ đạt được, giao tiếp cởi mở, thể hiện nhiều năng lượng; bất đồng có thể được khuyến khích và chấp nhận nếu nó nằm trong phạm vi cho phép. Các thành viên trong nhóm được phân quyền, nhiệm vụ được xác định rõ ràng khiến cho việc ra quyết định dễ dàng hơn rất nhiều so với các giai đoạn trước. Thể hiện sự trung thành cao Làm việc độc lập Nhóm hiệu suất cao Làm việc như một tập thể gắn kết Tự tin ra quyết định Là nhà quản lý, khi đội nhóm phát triển tới giai đoạn này, bạn sẽ trở thành một người quan sát và ủy quyền. Bạn không còn liên quan nhiều đến các hoạt động hàng ngày của đội. Sự tin tưởng và trung thành giữa các thành viên chính là sự tin tưởng bạn thể hiện với cả đội. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 21 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Một nhiệm vụ quan trọng khác mà bạn phải thực hiện trong giai đoạn này là theo dõi mối quan hệ và sự thể hiện của cả đội - để duy trì động lực đội một cách tích cực và hiệu quả - bởi nếu động lực nhóm thay đổi sẽ khiến đội quay trở lại các giai đoạn phát triển trước đó. VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ Người ủy quyền Người theo dõi Người giám sát Ví dụ, một sự thay đổi trong công tác lãnh đạo sẽ khiến đội quay trở lại thời kì bão tố khi các thành viên MỚI đối mặt với những thách thức lớn của cả đội. “Đến với nhau là một sự khởi đầu. Giữ được nhau là sự tiến triển. Làm việc cùng nhau là sự thành công.” - Henry Ford - Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 22 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch CHƯƠNG 3 Mô hình GRPI Làm thế nào vận hành hoạt động của nhóm – đạt năng suất cao và hiệu quả? Richard Beckhard đã giới thiệu Mô hình GRPI vào đầu những năm 1970. GRPI viết tắt cho: Goals – Mục tiêu. Roles – Vai trò. Interactions/ Interpersonal Relationship – Mối quan hệ giữa các thành viên. Processes – Quy trình. Các chữ cái của mô hình GRPI được sắp xếp theo thứ tự tầm quan trọng của chúng trong quá trình điều hành đội nhóm: Đầu tiên, khi nhân viên của bạn không rõ về mục tiêu, họ sẽ bị nhầm lẫn về vai trò trong nhóm. Điều này, đến lượt nó, khiến họ không thể làm theo quy trình một cách hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cuối cùng, hậu quả sẽ tác động tiêu cực đến các tương tác, phối hợp và các mối quan hệ giữa các thành viên, bởi vì họ không thể làm việc với người khác một cách hiệu quả. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 23 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Làm thế nào bạn ứng dụng mô hình GRPI ? BƯỚC 1: Xác định mục tiêu Xác định những mục tiêu chung của đội và của từng thành viên. Nhân viên cần hiểu và cam kết với mục tiêu mà đội đặt ra. Gượm đã, trước tiên hãy kiểm tra xem đội của bạn: Có mục tiêu rõ ràng hay chưa? Kết quả cuối cùng mà bạn đang cố gắng để đạt được là gì? Các mục tiêu có: cụ thể, đo lường được, khả thi và có mốc thời hạn hoàn thành chưa? Bây giờ, bạn có thể: Xác định các chỉ số hiệu suất (KPIs) giúp bạn đo lường tiến độ và hiệu quả thực hiệncông việc của đội và của từng thành viên. Và hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn nắm chắc về các chỉ số này; Cũng như nhận thức được tại sao chúng lại quan trọng. Bước 2: Chỉ rõ vai trò Bước tiếp theo của bạn là - làm rõ vai trò của từng thành viên trong đội. Vai trò càng rõ ràng, nhân viên càng hiểu rõ nhiệm vụ, hiệu quả càng cao: Ai là người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc? Người có quyền quyết định cuối cùng là ai? Phạm vi quản lý công việc của họ đến đâu? Bạn biết đấy, điều này giúp loại trừ bất kỳ khả năng nhầm lẫn – hiểu lầm và tránh sự xung đột về quyền lực. Giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên: Hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu rõ những gì họ đảm trách. Họ nhìn thấy chúng trong văn bản quy định của nhóm. Lưu ý: Bạn nên khai thác thế mạnh của nhân viên; Cũng như tránh yêu cầu họ làm những việc mà họ không có khả năng. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 24 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Bước 3: Quy trình phối hợp Quy trình làm việc góp phần quan trọng trong quá trình: Đội nhóm làm việc cùng nhau, Và đưa ra quyết Chia sẻ thông tin, định. Nó cũng trả lời các câu hỏi: Làm thế nào đội thực hiện các nhiệm vụ chính? Tiến độ có đảm bảo hay không? Khi có vấn đề thì giải quyết thế nào? Thông tin được trao đổi trong đội bằng cách nào? Sẽ hiệu quả khi đội bạn vẽ sơ đồ quy trình dòng thông tin và các bước thực hiện công việc. Và định kỳ phân tích các bước trong quá trình: nếu bất kỳ bước nào không hiệu quả, không phù hợp, hãy sắp xếp lại và cải thiện chúng. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 25 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Bước 4: Tăng cường tương tác/ Xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong đội Xem xét lại các mối quan hệ trong đội: Các thành viên có tin tưởng lẫn nhau? Có xung đột hay mâu thuẫn nào không? Tác động của xung đột là nâng cao hiệu quả hay gây ảnh hưởng tiêu cực? Đọc 3 cách dưới đây sẽ giúp bạn tăng cường các mối quan hệ trong đội nhóm: Xây dựng lòng tin, Tạo điều kiện cho nhân viên trao đổi, thư giãn, giao lưu với nhau, Tổ chức các hoạt động ngoại khóa giúp mọi người có cơ hội hiểu biết lẫn nhau. Đặc biệt hơn nữa, nhà quản lý hãy làm gương trong các hoạt động: Giữ lời hứa, Chịu trách nhiệm cho những sai lầm của mình Công khai trao đổi, Giữ gìn sự chính trực, Công bằng, “Nếu tất cả mọi người cùng nhau tiến về phía trước, thì thành công sẽ tự nó đến.” - Henry Ford - Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 26 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch CHƯƠNG 4 NĂM YẾU TỐ TẠO NÊN MỘT ĐỘI VÔ ĐỊCH Hơn 50 năm kể từ nghiên cứu của Tuckman, cũng có rất nhiều tác giả khác tìm hiểu về động lực nhóm. Chẳng hạn, mô hình của Richard Hackman thường được nhắc đến khi một người chịu trách nhiệm cho việc xây dựng và quản lý đội nhóm. Năm 2002, khi làm việc tại Harvard, Richard Hackman qua nhiều nghiên cứu thực tế, đã phát triển một mô hình cho việc xây dựng và quản lý đội nhóm. Đội nhóm thành công Làm hài lòng khách hàng nội bộ và bên ngoài Tìm kiếm ý nghĩa công việc và sự hài lòng trong đội nhóm Phát triển khả năng để thực hiện trong tương lai Nghiên cứu của ông tập trung vào việc lý giải: Tại sao một số đội nhóm thành công? Và điều gì mang lại thành công cho họ như vậy? Và ông đã phát hiện ra 3 đặc điểm mấu chốt dưới đây: Họ làm hài lòng khách hàng nội bộ và bên ngoài, Họ phát triển khả năng để thực hiện trong tương lai, và Các thành viên tìm thấy ý nghĩa công việc và sự hài lòng trong nhóm. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 27 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Sau đó ông nghiên cứu những điều kiện mang lại thành công cho các đội nhóm đó. Ông gọi nghiên cứu này là “Mô hình 5 yếu tố”. Đó là: 1. Là một đội thực sự 2. Hướng đi hấp dẫn 3. Thiết lập cấu trúc 4. Môi trường hỗ trợ 5. Chuyên gia huấn luyện Mô hình 5 yếu tố (Hackman) Là một đội thực sự Hướng đi hấp dẫn Chuyên gia huấn luyện Môi trường hỗ trợ Thiết lập cấu trúc Yếu tố 1 - Là một đội thực sự Hackman ngụ ý điều gì ở đây khi nói yếu tố đầu tiên: “Phải là một đội nhóm thực sự”? Những yếu tố đảm bảo đội bạn là một đội thực sự bao gồm: Các thành viên cùng chia sẻ nhiệm vụ; Ranh giới nhóm rõ ràng: cho thấy ai liên quan và không liên quan đến nhóm; Các thành viên trong nhóm ổn định. Là một nhà lãnh đạo, bạn phải kiểm soát được 2 yếu tố đầu tiên, còn việc duy trì các thành viên trong nhóm ổn định - bao giờ cũng là nhiệm vụ khó khăn nhất. Nếu bạn thành lập đội nhóm theo kiểu gom thành viên làm việc cho dự án, thì sự ổn định của các thành viên chính là việc duy trì sự ổn định của dự án đó. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 28 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Nếu một vài thành viên trong nhóm của bạn có kĩ năng xuất chúng thì việc đảm bảo họ làm ổn định cho mình cũng rất khó vì các nhóm dự án sẽ thi nhau kéo nhân tài về phía họ. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 29 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Một yếu tố khác góp phần làm nhóm ổn định chính là bản chất công việc. Ví dụ, việc duy trì lâu dài nhân viên trực tổng đài sẽ rất khó, do tính chất công việc và sự thật là họ cũng chỉ tuyển những nhân viên tạm thời. Là lãnh đạo của đội nhóm, bạn cần hạn chế số lượng người thay đổi công việc bằng cách phân quyền để có thể để giảm thiểu sự mất ổn định nhân sự - bằng cách phát triển một chương trình giới thiệu tuyển dụng nhanh chóng thành viên mới vào đội khi cần thiết. Yếu tố 2 – Hướng đi hấp dẫn Yếu tố thứ hai của mô hình này là cung cấp cho đội bạn một hướng đi hấp dẫn. Điều này có nghĩa rằng bạn cần thiết lập cho đội nhóm mục tiêu rõ ràng. Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu phổ biến và hiệu quả dưới đây: Là nhà quản lý, bất cứ loại đội nhóm nào mà bạn có trách nhiệm, bạn hoàn toàn có quyền kiểm Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 30 Ebook - Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch soát trực tiếp hiệu quả hoạt động so với mục tiêu mà bạn đã thiết lập cho nhóm. Mục tiêu của đội nhóm cần phải nêu rõ - nhóm góp phần vào thành công chung của tổ chức thế nào; Cũng như thấy được sự đóng góp của từng thành viên cho sứ mệnh chung. Yếu tố 3 – Thiết lập cấu trúc Yếu tố thứ ba mà Hackman trích dẫn chính là việc thiết lập cấu trúc tổ chức đội nhóm thật rõ ràng. Ví dụ như phân công rõ ràng vai trò, chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên. Trong thực tế, có một số khía cạnh trong cấu trúc đội nhóm bạn có thể kiểm soát; Nhưng có những khía cạnh trong cấu trúc được quy định bởi tổ chức/công ty mà bạn không thể kiểm soát hay thay đổi. Những cấu trúc được thiết lập bởi quy định của tổ chức/công ty Những cấu trúc bạn có thể kiểm soát Nếu có thể, bạn hãy cung cấp nhiệm vụ đa dạng cho các thành viên trong đội để họ phải hoàn thành nhằm cải thiện thành công của nhóm. Ví dụ, bạn có thể tạo ra những thay đổi nhỏ trong phân công nhiệm vụ; Hoặc giữ quy mô của nhóm ở một mức độ có thể quản lý để nó không quá lớn và trở nên khó quản lý. Đôi khi bạn cũng có thể chia nhỏ đội của mình thành các nhóm nhỏ hơn. Yếu tố 4 – Môi trường hỗ trợ Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 31 Ebook – Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Yếu tố thứ tư tạo nên một đội thành công là sự hỗ trợ. Môi trường làm việc nhóm hỗ trợ lẫn nhau là điều cần thiết cho các công ty và các tổ chức, vì sự hỗ trợ tạo nên từ các nhóm nhỏ - mà khi kết hợp sẽ tạo thành một nhóm lớn hơn. Phần thưởng Thông tin Sự phát triển Môi trường hỗ trợ được tạo thành từ ba yếu tố: Phần thưởng, Sự phát triển, Và thông tin. Tất nhiên, phần thưởng phải gắn liền với hiệu quả hoạt động của đội nhóm và của từng cá nhân. Yếu tố thứ hai là phải đảm bảo sự phát triển của các thành viên - thông qua một hệ thống huấn luyện đào tạo. Yếu tố hỗ trợ thứ ba là cung cấp thông tin và tạo sự thuận tiện cho các thành viên truy cập dữ liệu, cũng như sử dụng các tài liệu công việc cần thiết. Bạn có thể tận dụng lợi thế của những tiến bộ trong ngành công nghệ thông tin và internet ngày nay - để hướng dẫn đội nhóm khai thác các nguồn lực tốt nhất, cũng như truy cứu các thông tin để phát triển kỹ năng của họ. Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 31 Ebook – Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Yếu tố 5 – Chuyên gia huấn luyện Yếu tố cuối cùng trong mô hình “5 yếu tố” của Hackman – đó là các chuyên gia huấn luyện và cố vấn. Thông qua việc quản lý đội nhóm hàng ngày, bạn hãy tìm hiểu xem các thành viên trong nhóm đang cần sự giúp đỡ nào để hoàn thành nhiệm vụ? Cũng như những yêu cầu về việc hỗ trợ phát triển kỹ năng giao tiếp của họ… Một khi nhu cầu đã được xác định, bạn chính là người huấn luyện gần gũi nhất, có thể giúp họ giải quyết vấn đề và phát triển những kỹ năng mà họ còn thiếu. Bạn cũng có thể nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia huấn luyện và đội ngũ cố vấn để phát triển năng lực cho đội nhóm của mình. Cho đến khi các thành viên trong đội nhóm trở nên xuất chúng, là lúc bạn sở hữu một đội vô địch - để chinh phục những mục tiêu thách thức và to lớn. “Đoàn kết là sức mạnh. Khi có tinh thần đồng đội thì có thể đạt được những điều tuyệt vời.” - Mattie Stepanek - Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 32 Ebook – Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch TỔNG KẾT Mô hình bốn giai đoạn phát triển của đội nhóm (Bruce Tuckman): Giai đoạn 1 - Hình thành Giai đoạn 2 - Bão tố Giai đoạn 3 - Ổn định Giai đoạn 4 - Hiệu suất cao Bạn có thể sử dụng mô hình bốn giai đoạn này - để xác định rõ đội nhóm mình đang ở đâu? Và làm thế nào để bạn có thể tương tác tốt nhất với nhóm trong giai đoạn ấy? Mô hình 5 yếu tố của Hackman chỉ ra rằng: Đội nhóm của bạn thành công khi: Là một đội thực sự Có hướng đi hấp dẫn Được thiết lập cấu trúc Có môi trường hỗ trợ Và được huấn luyện “Phải có 2 hòn đá mới có thể đánh lửa.” - Louisa May Alcott – Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 33 Ebook – Bí mật xây dựng đội nhóm vô địch Các khóa học sắp tới mà chúng tôi có thể giúp được bạn: 1. Khai phá sức mạnh cá nhân và đội nhóm: Lợi ích: - Kích hoạt và duy trì năng lượng đỉnh cao - Thực hành Thiết lập tầm nhìn cá nhân và đội nhóm - Các giúp đội nhóm gắn kết và tràn đầy cảm hứng trong công việc >> Link khóa học 2. Bí mật xây dựng đội nhóm VÔ ĐỊCH Lợi ích: - 10 tư duy nền tảng của một đội nhóm vô địch - 12 chìa khóa quản trị bản thân và đội nhóm - 9 bước xây dựng đội nhóm vô địch một cách bài bản >>Link khóa học Follow Fanpage Hotline:0971.362.111 - 0964.942.111 Địa chỉ: Tầng 7, tòa nhà Imperia Garden 143 Nguyễn Tuân – Thanh Xuân – Hà Nội Email: Support@hocvienkinhdoanhthucchien.vn Học viện kinh doanh thực chiến Website: http://hocvienkinhdoanhthucchien.vn - Email: HVKDTC@gmail.com - Hotline: 096 494 21 11 33