Workflow Purchasing POLICY PURCHASING 1. Purchasing Department Bertanggung jawab untuk menggunakan metode pembelian yang sesuai dengan mempertimbangkan : - Penghematan Harga - Kualitas Produk - Hubungan Kerja Vendor dalam hal : a. Memesan Barang Pada vendor yang telah disetujui b. Menegosiasikan Harga Dengan Vendor. POLICY PURCHASING 2. Prosedur Purchasing ini mencakup semua barang dan jasa yang diperlukan operasional unit bisnis, Termasuk : - Non Perishable. - Market List. - Capital Expendicture / Asset. - Contract for Supply of goods and service. POLICY PURCHASING 3. Price List calon Vendor harus diperoleh terlebih dahulu agar bisa menerapkan proses penawaran yang kompetitif demi meminimalkan COST/EXPENSES tanpa mempengaruhi kualitas , Kuantitas dan Tanggal Pengiriman. 4. Semua Transaksi Purchase Order harus disahkan oleh manajemen.(Sesuai dengan ketentuan yang berlaku) PROCEDURE PURCHASING PURCHASE REQUSITION 1. Department User yang mengajukan PR harus mengajukan FORM PR dan Sudah Di tanda tangani / Disetujui. 2. Setelah mendapatkan persetujuan dari Dept Head maka PR diterima oleh Purchasing Department. 3. Purchasing Harus mengklarifikasikan Kembali ke User Perihal Spesifikasi, Kuantitas Produk, Kuantitas Pesanan, Stock on Hand, Jumlah Rata-rata pemakaian Produk yang dipesan. 4. Purchasing akan meminta Price Quotation dari minimal 3 Supplier/Vendor (jika barang yang dipesan baru pertama kali dipesan)Jika ada sampel maka perlu department head untuk memeriksa dan memberi komentar. PROCEDURE PURCHASING 5. Quotation harus dibandingkan dengan spesifikasi , Harga dan tanggal pengiriman. Penetapan harga yang kompetitif merupakan salah satu komponen evaluasi dan mungkin sebanding dengan factor lainnya Ketika lebih dari satu vendor mengajukan penawaran dengan harga yang sama, volume bisnis yang dilakukan dengan vendor masing-masing harus dipertimbangkan untuk memilih vendor. Agar bisa mendorong persaingan antar vendor, pesanan tidak bisa dilakukan hanya dengan satu Vendor/Supplier. 6. Purchase Request Dilampirkan Price Quotation beserta Supplier yang dipilih untuk dimintai persetujuan FC dan GM PROCEDURE PURCHASING 7. Untuk Market List hanya butuh Approval Executive Chef sudah bisa cukup untuk memulai pemesanan barang. Mengingat Sistem Harga tetap berlaku sesuai kontrak hanya kuantitas yang akan disebutkan dan disetujui. 8. Jika Manual System yang dipergunakan maka Distribution Purchase Request adalah sebagai berikut : Original Purchasing Department (untuk Lampiran po) 1st Copy Disirkulasikan kepada Purchasing , Receiving dan AP (Untuk mencocokan Laporan PO,Receiving dan invoice for payment) 2nd Copy Department User (Buat File) PROCEDURE PURCHASING Contoh Form Purchase Request (Approval Disesuaikan kebutuhan dan SOP yang berlaku) PROCEDURE PURCHASING Contoh Form Purchase Request Store (Approval Disesuaikan kebutuhan dan SOP yang berlaku) PROCEDURE PURCHASING PURCHASE ORDER 1. Berdasarkan PR yang disetujui maka PO di buat dan diteruskan ke FC dan GM dengan dilampirkan PR dan dokumen pendukung lainnya untuk mendapatkan persutujuan. PO yang dibuat harus ada nomor PO. 2. Untuk Unit Bisnis yang tidak memiliki Accounting di outletnya maka PO bisa di setujui oleh GM langsung. 3. Pemesanan barang ke vendor dapat dilakukan melalui Telepon, Fax, Email ataupun WA (kontak Vendor), tanggal PO harus dicatat dan konfirmasikan Nomor PO ke Vendor. 4. Distribusi Purchase Order adalah sebagai berikut : Original Supplier (untuk Orderan/Pemesanan) 1st Copy Purchasing untuk dilampirkan Bersama PR original 2nd Copy Disirkulasikan Dari Purchasing, Receiving dan Account Payable untuk mencocokan PO,Receiving dan Invoice untuk pembayaran 3rd Copy Department User (Request) PROCEDURE PURCHASING Contoh Form Purchase Order (Approval Disesuaikan kebutuhan dan SOP yang berlaku) PROCEDURE PURCHASING Contoh Form Purchase Order – MARKET LIST (VEGETABLES) (Approval Disesuaikan kebutuhan dan SOP yang berlaku) PURCHASE AUTHORIZATION DESCRIPTION •Non Perishable ●Market List (Vegetable s Only) ● Capital Expendictu re ● Contract Of Supply Goods & Service ISSUING PR FINALIZING PR APPROVAL PR •Department Head •Purchasing Manager Executive Chef Executive Chef Executive Chef PM & Exe Chef Departme nt Head Purchasing Manager FC, GM, BOD, OWNER FC & GM Departme nt Head Purchasing Manager •FC & GM APROVAL PO FC, GM, BOD, OWNER •FC & GM FC & GM