Openbee™
DXP
Facilitez la mise
en place du télétravail
Edito
> Le contexte sanitaire actuel amène de nombreux
salariés à télétravailler et oblige ainsi les entreprises
à adapter la gestion de leurs processus
documentaires pour maintenir la productivité de
leurs collaborateurs, même à distance.
> Découvrez dans cet ebook quelques conseils
pratiques pour assurer la continuité de votre
activité en mode télétravail.
Assurez la continuité de vos processus métiers à distance
Dématérialisez vos factures
fournisseurs
Signez électroniquement vos
documents contractuels
6
1
5
Communiquez instantanément
vos factures à vos clients
Accédez aux documents clés
à distance
2
4
3
Collaborez sur des projets dans
des espaces de travail connectés
Partagez vos documents en
toute sécurité
Conjuguez télétravail et
continuité de votre activité
Vos documents accessibles en tout lieu à tout moment
!
> Incapacité d’accéder aux documents stockés sur le serveur de fichiers de
l’entreprise
> Problème de gestion de la sécurité des accès distants
Solution proposée :
>
Synchronisation de votre serveur de fichiers avec une solution de gestion documentaire sécurisée en cloud afin
de permettre à tous les collaborateurs d’accéder aux dernières versions des documents depuis leur domicile
>
Gestion des permissions (droits utilisateurs) , authentification forte (2FA)
Serveur de fichiers
Gestion documentaire
Vos réunions à distance avec un suivi efficace et structuré
!
>
Difficulté de conserver une trace des décisions prises lors des multiples réunions à distance
(Teams, Zoom, Gotomeeting …) ainsi que du suivi des tâches à réaliser par les collaborateurs
Solution proposée :
>
Espace de travail collaboratif permettant l’élaboration en commun de documents ainsi que le suivi des réunions virtuelles
réalisées par la communication d’un compte-rendu électronique et d’un suivi des tâches en temps réel
Réunion électronique
Gestion documentaire
Compte-rendu de
réunion électronique
Suivi des tâches
à réaliser
Vos documents partagés avec vos collaborateurs et partenaires
en toute sécurité
!
> Difficulté de partager des documents volumineux et sensibles via le système de messagerie traditionnel
> Utilisation par les collaborateurs d’applications de partage de fichiers non autorisées (shadow IT)
Solution proposée :
>
Partage des documents via un portail cloud sécurisé doté de fonctionnalités de chiffrement des données
stockées (AES 256 bits) et en transit (protocole https), d’authentification forte (2FA) et de gestion des
permissions pour se prémunir des risques de piratage et de cybercriminalité
Cabinet comptable
Conseils juridiques
Cabinet fiscal
Vos factures communiquées à vos clients au format électronique
!
>
Incapacité de se rendre au bureau pour imprimer, mettre sous pli et envoyer par voie postale les factures aux
clients  risque d’impacter la trésorerie
>
Problème de traçabilité sur la bonne réception des factures par le client
Solution proposée:
>
Communication au format électronique des factures aux clients via un portail sécurisé afin de garantir une communication
instantanée et ainsi accélérer le règlement
Gestion commerciale
Portail Extranet
Clients
Vos documents signés au format électronique en toute simplicité
!
>
Incapacité de réunir physiquement les personnes concernées par la signature de documents clefs (contrats de
travail, bon de commandes, avenants…)
>
Délais d’acheminement des plis papiers
Solution proposée :
>
Signature au format électronique de vos documents pour accélérer vos opérations de contractualisation en toute sécurité.
Vos factures fournisseurs intégrées dynamiquement en comptabilité
!
> Pertes de temps liées à la saisie des écritures comptables et difficulté de contacter/réunir les personnes
impliquées dans le processus de validation du bon à payer des factures
Solution proposée :
>
Dématérialisation des factures fournisseurs en mode cloud permettant l’automatisation du traitement, de la capture des
données jusqu’au classement en passant par la saisie dynamique des écritures comptables et le déclenchement de circuits de
validation pour l’obtention du bon à payer
Intégration comptable
Classement/archivage
Collecte des factures
Capture Intelligente
Validation
Les bénéfices
des solutions Open Bee
5 éléments à privilégier pour choisir sa solution GED de télétravail
Rapidité de déploiement
Simplicité d’utilisation
Richesse des fonctionnalités
Sécurité des infrastructures
et des accès
Planification et supervision du
travail à effectuer
Les bénéfices des solutions Open Bee
Confidentialité et sécurité
accrue : cloud souverain
Accès immédiat à de
nombreuses fonctionnalités
Disponibilité depuis tout
support informatique
Convivialité de l’interface et
utilisation simplifiée
Configuration et gestion
rapide de la solution
Gains de productivité et économies
financières