BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam hal pengiriman dokumen/ paket baik di dalam perusahaan maupun ke luar perusahaan, jasa kurir memegang peranan yang sangat penting. Dengan menggunakan jasa kurir, dokumen/ paket yang dikirimkan akan cepat sampai dan dalam kondisi yang baik bila dibandingkan dengan melakukannya sendiri. Telah banyak perusahaan dan juga perorangan yang menggunakan jasa kurir untuk mengirimkan dokumen/ paket baik dalam jumlah yang kecil maupun besar. Kepercayaan terhadap penggunaan jasa kurir dalam pengiriman barang telah membuat perkembangan yang cukup pesat dalam bidang jasa kurir. Persaingan yang timbul menyebabkan setiap perusahaan jasa kurir untuk lebih meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan. Walaupun pengiriman barang dengan menggunakan jasa kurir telah memberikan kemudahan, tetapi tetap saja masih ada masalah. Permasalahan itu timbul pada perusahaan besar yang memiliki departemen dan bagian yang cukup banyak. Seringkali dokumen/ paket yang dikirimkan terlambat sampai ke tujuan atau bahkan hilang. Permasalahannya dikarenakan perusahaan jasa kurir hanya mengirimkan dokumen/ paket perusahaan yang dituju hanya sampai di gerbang perusahaan (Resepsionis Perusahaan). Masalah-masalah seperti ini tentu akan sangat merugikan para penerima terutama bila dokumen/ paket yang dikirimkan tersebut sangat penting dan kehadirannya sangat dinantikan oleh si penerima. PT. Mitsubishi Chemical Indonesia (MCCI) adalah perusahaan Petro Kimia yang cukup besar memiliki departemen yang banyak serta memiliki hubungan dengan banyak Suplier, Kontraktor dan Instansi Pemerintahan serta sebuah Kantor Pusat yang berada di Jakarta dan Mother Company yang berpusat di Jepang. Dengan tingginya tingkat pengiriman dokumen/ paket antar bagian tersebut diatas sering kali terjadi hal-hal tidak diinginkan seperti keterlambatan Pendahuluan I-2 dan hilang serta kesulitan dalam hal penelusuran posisi terakhir dokumen/ paket tersebut berada. Sebagai Tugas Akhir Penulis ingin mengangkat suatu topik tentang persoalan yang terjadi terhadap pengiriman dokumen/ paket di PT. MCCI dan perancangan sistem pengiriman dokumen/ paket didalam mengatasi masalah tersebut. 1.2 Perumusan Masalah Memiliki sistem pengawasan keluar masuk dokumen/ paket yang baik adalah dambaan setiap perusahaan. Seiring dengan semakin besar suatu perusahaan semakin tinggi pula kebutuhannya akan penerapan suatu sistem yang baik dalam hal pengawasan keluar atau masuknya dokumen/ paket. PT. MCCI dalam hal ini memiliki permasalahan tersebut dimana terjadi ketidakteraturan dalam sistem ekspedisi dokumen/ paketnya yang menyebabkan: 1. Banyaknya dokumen/ paket yang datang ke tujuan terlambat atau hilang. 2. Tidak ada PIC (Person in Charge) yang bertanggung jawab di PT. MCCI terhadap pendistribusian dokumen/ paket ke tujuan. 3. Belum ada sistem atau metode yang baku mengenai penerimaan dan pendistribusian dokumen/ paket ke masing-masing tujuan. 4. Pencatatan pengiriman dokumen/ paket tidak terpusat di satu tempat (Receiptionist). 5. Jika dokumen/ paket tidak sampai tujuan, sulit dilacak keberadaannya. 6. Tidak ada sistem pengawasan yang jelas. Sasaran dalam penelitian ini adalah mengupayakan pemecahan bagi PT. MCCI dalam hal: 1. Bagaimana mengatasi permasalahan yang timbul pada proses pengawasan keluar atau masuknya dokumen/ paket. Pendahuluan 2. I-3 Metode apa yang tepat untuk diterapkan di dalam mengatasi permasalahan tersebut. 3. Adakah perubahan yang terjadi sebelum dan sesudah dilakukan GKM (Gugus Kendali Mutu) oleh karyawan PT. MCCI dalam upaya memecahkan permasalahan ini. 1.3 Tujuan Penelitian Pentingnya pengawasan suatu dokumen/ paket yang akan dikirim ke seseorang atau ke suatu tempat memerlukan suatu perlakuan khusus agar dokumen/ paket yang dimiliki terjaga dengan baik. Apalagi bila diharuskan untuk mengirimkan suatu dokumen/ paket ke pihak lain dengan cepat, tepat, akurat dan aman maka harus dilakukan secara profesional. Pengiriman dokumen/ paket yang profesional yakni suatu sistem pelayanan yang cepat, tepat, akurat dan aman mampu menjadi solusi bagi setiap perusahaan yang ingin mengirimkan dokumen/ paket atau surat secara cepat, tepat, akurat dan aman serta kemudahan di dalam penelusurannya menjadikan daya tarik tersendiri bagi banyak pelaku bisnis. Pengiriman dokumen/ paket hampir menjadi kegiatan rutin di setiap perusahaan dan layak menjadi perhatian agar dapat dibuat suatu sistem yang baik di dalam mengontrol proses keluar atau masuknya dokumen/ paket tersebut. Kepastian mengenai status dokumen/ paket yang dikirim sangatlah penting mengingat keberhasilan pengiriman dokumen/ paket ke tempat tujuan dengan cepat, tepat, akurat dan aman akan dapat menunjang kelancaran dan kemajuan suatu bisnis. Permasalahan mengenai pengawasan dokumen/ paket yang dikirim ke pihak lain dihadapi di banyak perusahaan, tapi tidak jarang perusahaan yang tidak melakukan perbaikan dengan membuatkan suatu sistem pengawasan keluarmasuk dokumen/ paket yang baik karena dianggap hal itu bukanlah hal yang urgent jika dibandingkan dengan biaya yang akan dikeluarkan. Pendahuluan I-4 Terlebih lagi masalah dokumen/ paket karena anggapan bahwa dokumen/ paket yang banyak dianggap sepele bukan produk dan tidak lebih dari sekedar penunjang produk belaka. Masalahnya sudah ada perusahaan jasa kurir yang dapat mengurus hal itu dengan baik dan profesional. Saat ini banyak sekali perusahaan jasa kurir yang sangat profesional dibidangnya tapi perusahaan jasa kurir tersebut kebanyakan hanya mendapatkan permintaan layanan jasa untuk mengirimkan dokumen/ paket keluar perusahaan dan bukan antar bagian di dalam perusahaan. Semakin besar perusahaan akan semakin besar pula masalah dengan pengiriman dokumen/ paket terutama masalah pengawasannya. Adapun tujuan penelitian yang hendak dicapai adalah sebagai berikut: 1. Mengurangi kehilangan serta kemudahan pelacakan dari dokumen/ paket yang dikirim atau diterima. 2. Mencari penyebab utama dari kelemahan sistem yang ada. 3. Mengetahui sejauh mana peningkatan kinerja setelah dilakukan perbaikan. Untuk itu diambil sebagai judul Tugas Akhir yaitu: “Perancangan sistem pengiriman dan pengawasan dokumen/ paket antar departemen di lingkungan PT. Mitsubishi Chemical Indonesia“ Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat membantu didalam memecahkan permasalahan pengiriman dokumen/ paket dan pengawasannya di dalam suatu perusahaan. 1.4 Ruang Lingkup Penelitian Kegiatan layanan kurir di dalam suatu perusahaan tidak sebatas berupa dokumen/ paket saja melainkan dapat berupa barang dan lain-lain. Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa banyak perusahaan jasa kurir yang dapat melakukan kegiatan pengiriman dokumen/ paket dan barang dapat mengerjakan pekerjaan ini dengan sangat professional. Layanan yang diberikan adalah Pendahuluan kepastian I-5 dalam hal ketepatan waktu, kecepatan, ketepatan, keakuratan dan keamanan serta kemudahan di dalam penelusuran status posisi dokumen/ paket atau barang yang dikirim sehingga si Pengirim barang dapat memberikan kepastian kepada si Penerima kapan dokumen/ paket atau barang tersebut akan sampai. Ruang lingkup penulisan Tugas Akhir ini dibatasi pada permasalahan sistem pengiriman dokumen/ paket internal perusahaan dan upaya perbaikannya. Penulis menggunakan perangkat yang ada pada Quality Management di dalam upaya pemecahan masalah tersebut. Salah satu bentuk upaya perbaikan di dalam Tugas Akhir ini adalah pembuatan software “Program Access“ yaitu: Program Komputer yang dibuat untuk mengatur lalu lintas pengiriman baik dokumen/ paket atau barang yang keluar atau masuk ke perusahaan. Dalam hal ini Penulis tidak akan membahas lebih jauh pada proses pembuatan software tersebut. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan digunakan untuk memudahkan pembahasan, penulisan ini dibagi menjadi enam bab yang terkait antara satu dengan yang lainnya. Untuk lebih jelasnya secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut : BAB I Pendahuluan Dalam bab ini dikemukakan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, ruang lingkup penelitian, serta sistematika penulisan. BAB II Tinjauan Pustaka Bab ini mengemukakan teori-teori yang menunjang serta digunakan dalam membantu pengolahan data dan analisa pembahasan yang Pendahuluan I-6 diperoleh dari berbagai sumber literatur yang berkaitan dengan permasalahan. BAB III Kerangka Pemecahan Masalah Bab ini mengemukakan perumusan masalah, proses pengumpulan data dengan observasi dan studi pustaka, serta teknik pemecahan masalah melalui pembentukan dan pelaksanaan GKM di tempat kerja. BAB IV Pengumpulan dan Pengolahan Data Dalam bab ini, mencakup data perusahaan mengenai sejarah secara singkat dan lokasi perusahaan, struktur organisasi, tata letak fasilitas pabrik dan produk yang dibuat PT. Mitsubishi Chemical Indonesia (MCCI), serta data yang berhubungan dengan penelitian dan pemecahan masalah. BAB V Analisa dan Pembahasan Bab ini mengemukakan analisa pembahasan hasil setelah data dikumpulkan dan diolah yaitu analisa perbaikan sistem dengan menggunakan Gugus Kendali Mutu (GKM). Analisa dilakukan terhadap data yang telah diolah yang berpedoman pada sumber literatur pustaka yang sesuai. BAB VI Kesimpulan dan Saran Merupakan bab terakhir dari penulisan tugas akhir ini yang berisi kesimpulan dari hasil penulisan berupa uraian tentang pokok-pokok dari hasil penelitian serta tindakan praktis yang telah dilakukan berupa aplikasi dari software “Program Access" . Disamping itu disampaikan pula saran-saran perbaikan yang berkaitan dengan penulisan ini baik kepada tim GKM sendiri maupun kepada PT. MCCI.