ADMINISTRASI UMUM NAMA : ALIA FIRMA LESTARI KELAS : X (10) OTKP TUGAS : TEKNOLOGI PERKANTORAN SMK WASKITO Jenis – Jenis Administrasi dan Pengelompokkan Administrasi. A. Jenis – jenis administrasi - Administrasi Perkantoran (Publik) adalah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau manajer kantor. - Administrasi Negara merupakan suatu bahasaan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, tujuan negara dan etika yang mengatur penyelenggara negara. - Administrasi Niaga administrasi yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang bersifat keniagaan (business objective), dalam pengertian ini, administrasi niaga tersebut dijalnkan oleh setiap manager dalam suatu organisasi niaga. - Administrasi Pembangunan merupakan proses pengendalian usaha (administrasi) oleh negara/pemerintah untuk merealisasikan pertumbuhan yang direncanakan ke arah suatu keadaan yang dianggap lebih baik dan kemajuan di dalam berbagai aspek kehidupan bangsa. - Administrasi Kepndudukan Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban dokumen dan data kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil, Pengelolaan Informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan Pembangunan di bidang sektor yang lain. - Administrasi Keuangan adalah pengelolaan yang meliputi segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dan pencapaian tujuan sebuah organisasi perusahaan. Pada akhirnya, administrasi keuangan akan berkaitan erat dengan laporan keuangan. - Administrasi Pendidikan merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas pendidikan. Bahwa administrasi pendidikan itu mencakup kegiatan-kegiatan yang luas yang meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah. B. Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas : (a) Pengelompokan yang bersifat administrasi umum (b) Pengelompokan di bidang pembangunan (c) Pengelompokan yang bersifat sektoral (d) Pengelompokan pelayanan administrative - Pengelompokan pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor. Administrasi Kantor (Perkantoran) biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services). C. Jenis Kerja Administrasi 1. Akuntansi / Keuangan Salah satu kerja administrasi adalah pembukuan atau lebih populer disebut akuntansi. Pengertian kerja akuntansi adalah kegiatan pencatatan transaksi keuangan, dan pemasukan perusahaan. Setiap institusi pemerintah, perusahaan maupun organisasi non profit harus menyelenggarakan kegiatan akutansi. Fungsi akutansi adalah guna mengetahui keadaan keuangan perusahaan apakah surplus atau defisit. 2. Laporan Penjualan Laporan penjualan merupakan salah satu tugas administrasi pada bagian pemasaran. Laporan penjualan dilakukan secara berkala, seperti seminggu sekali, atau sebulan sekali. Laporan ini diserahkan kepada manager pemasaran. Laporan dibuat bertujuan untuk mengetahui seberapa banyak barang dijual ke pasaran. Ini sangat berkaitan dengan jumlah stok barang maupun rencana pemasaran. 3. Inventori Salah satu jenis kerja administrasi adalah inventori, devisi ini yang bertanggungjawab membuat laporan stock barang yang tersedia di gudang maupun yang sedang di pasarkan. Inventori harus mengerti bagaimana mengatur sirkulasi produk kapan disimpan dan kapan yang dikeluarkan. Jadi setiap barang yang keluar dan barang masuk harus dicatat dalam buku. Pada akhir bulan, inventoris harus menghitung ulang sisa stock yang ada di gudang dan kemudian dibuat laporannya. Itulah gambaran bagaimana kerja inventoris yang bertanggung jawab mengelola stock produk di gudang. 4. Rekam Medis Rekam medis merupakan salah satu kegiatan administrasi yang ruang lingkupnya berada di rumah sakit, maupun klinik kesehatan. Fungsi rekam medis adalah mencatat riwayat penyakit pasien kedalam sebuah lembar laporan, dan mencatat riwayat pengobatan pasien untuk rawat inap maupun rawat jalan. Tujuan rekam medis adalah sebagai pertimbangan untuk tindakan medis, menentukan cara pengobatan dan masih banyak lagi. Rekam medis merupakan standar baku administrasi rumah sakit. D. Unsur unsur perkantoran Apa yang termasuk dalam unsur administrasi perkantoran? Untuk membahas topik ini, tentu saja kita harus tahu elemen apa yang pertama. Memahami elemen adalah bagian dari sesuatu, sehingga kombinasi dari satu unit materi membuat segala sesuatu menjadi ada. Dalam unsur administratif, harus ada yang berikut ini, yaitu: • • • Sekelompok manusia Kerja sama Memiliki tujuan tertentu Unsur/Elemen Administratif Menurut Para Ahli Menurut Sondang P Siagian Unsur administratif menurut Sondang P Siagian adalah: • • • • Terdiri dari dua orang atau lebih Memiliki tujuan Ada tugas yang akan dikerjakan Ketersediaan peralatan dan perlengkapan Sondang P Siagian mengatakan keempat unsur itu adalah mutlak dalam administrasi. Menurut Liang Gie Elemen administratif menurut The Liang Gie, terdiri dari 8 elemen yang saling berhubungan, yaitu: • • • • • • • • Organisasi Pengelolaan Komunikasi Kepegawaian Keuangan Persediaan Administrasi Hubungan Masyarakat Penjelasan Unsur/Elemen Administrasi 1. Organisasi Memahami organisasi adalah tempat berkumpulnya sekelompok orang untuk bekerja bersama dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Dalam suatu organisasi ada kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan, pengaturan, pembagian tugas dari upaya kolaborasi dalam upaya mencapai tujuan tertentu. 2. Manajemen Memahami manajemen adalah proses mengatur sesuatu yang dilakukan oleh sekelompok orang atau organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Aktivitas dalam manajemen adalah memobilisasi semua orang dan mengarahkan semua fasilitas untuk mencapai tujuan yang diinginkan. 3. Komunikasi Pengertian komunikasi adalah kegiatan penyampaian informasi, baik pesan, gagasan, dan gagasan, dari satu pihak ke pihak lain. Komunikasi dalam kegiatan administrasi dapat dilakukan secara verbal, melalui bahasa tubuh, atau secara tertulis. 4. Kepegawaian Definisi kepegawaian adalah proses yang terkait dengan regulasi tenaga kerja dalam organisasi. Proses kepegawaian dalam organisasi dimulai dari penerimaan, penunjukan, penempatan, bimbingan, pengarahan, pemberhentian, promosi, sampai pemutusan hubungan kerja / pensiun. 5. Keuangan Pemahaman keuangan dalam administrasi adalah sesuatu yang terkait dengan pembiayaan dalam hubungan kerja sama. Termasuk; cara mendapatkan biaya, tanggung jawab atas biaya, pengelolaan aspek pembayaran, penentuan sumber biaya, dan lainnya 6. Persediaan Definisi persediaan adalah kegiatan yang berkaitan dengan peralatan dan peralatan yang dibutuhkan oleh organisasi. Beberapa kegiatannya adalah pengadaan barang, penyimpanan barang, dan pemusnahan barang yang tidak dibutuhkan 7. Ketatausahaan Definisi ketatausahaan dalam administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan layanan operasi bisnis. Misalnya, merekam, menyimpan, mengirim, dll. Biasanya kegiatan administrasi ini disebut “pekerjaan kantor” yang dilakukan di kantor. 8. Hubungan Masyarakat (Humas) Memahami Hubungan Masyarakat atau public relation adalah bagian dari suatu organisasi yang fungsinya untuk melakukan interaksi, hubungan, dan kerja sama dengan komunitas yang terkait dengan organisasi. Tujuan dari kegiatan PR adalah untuk mendapatkan dukungan penuh dari masyarakat untuk organisasi secara sadar dan sukarela. E. Karakteristik administrasi perkantoran A. PENGERTIAN KARAKTERISTIK Istilah karakteristik berasal dari bahasa Inggris ‘characteristic' yang berarti mengandung sifat khas. Menurut beberapa bahasa, karakter memiliki berbagai arti, seperti ‘kharacter' (Latin) berarti instrument of marking, ‘charessein' (Perancis) yang berarti to engrave (mengukir), ‘watek' (Jawa) berarti ciri dan ‘watak' (Indonesia) yang berarti sifat pembawaan yang memengaruhi tingkah laku, budi pekerti, tabiat dan peringai. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah ‘karakter’ berarti sifat-sifat kejiwaan, akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari lain. Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulan bahwa karakteristik adalah suatu sifat khas atau ciri yang melekat pada seseorang atau suatu objek. Contohnya, Yuri adalah orang yang manis, supel, pandai bergaul, rapi dan berlesung pipi. Itulah contoh tentang karateristik atau ciri khas. B. KARAKTERISTIK ADMINISTRASI Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan berupa merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, melakukan kontrol, serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan. Karakteristik administrasi antara lain adalah adanya hal-hal berikut ini. 1. Adanya Sekelompok Orang Sekelompok orang adalah kumpulan orang yang lebih dari satu orang. 2. Adanya Kerja Sama Kerja sama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang. Contohnya , kelompok orang yang bekerja sama dalam permainan sepak bola. Tujuan bermain sepak bola adalah mencetak gol 3. Adanya Proses Contohnya, pencatatan pembayaran gaji yang merupakan bidang keuangan, sudah tentu berdasarkan catatan dari kepegawaian. F.Fungsi Administrasi Fungsi administrasi dan manajemen menurut Luther M. Gullick adalah sebagai suatu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing (pengadaan tenaga kerja), directing (pemberian bimbingan), coordinating (pengkoordinasian), reporting (pelaporan), dan budgeting (penganggaran). Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Planning (perencanaan) Yaitu dalam kegiatan administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan sebuah perencanaan yang baik dan matang. Contohnya pengumpulan data, penyusunan perencanaan, pengolahan data dls, dimana dalam kegiatan tersebut administrasi sangat dibutuhkan. 2. Organizing (pengorganisasian) Begitu juga dengan pengorganisasian, dimana setiap melakukan kegiatan organisasi pasti sangat membutuhkan administrasi seperti contoh dalam penetapan petugas atau pekerja. 3. Staffing (pengadaan tenaga kerja) Merupakan praktek menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi dibutuhkan. Sehingga tenaga kerja atau karyawan yang ditetapkan sesuai pada bidangnya atau keahliannya. 4. Directing (pemberian bimbingan) Fungsi yang bekaitan dengan usaha dalam membimbing, memberikan saran-saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan yang sedang dilakukan agar tugasnya dapat dilakukan semaksimal mungkin, dengan hasil yang memuaskan. 5. Coordinating (pengkoordinasian) Yaitu proses pengkoordinasian dimana seluruh kepentingan dan tujuan dari organisasi yang dilaksanakan bisa bersatu dan dapat sinkron dengan tempat dan waktunya. 6. Reporting (pelaporan) Yakni bagaimana cara menginformasikan dari apa yang telah dilakukan dalam seluruh kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban. 7. Budgeting (penganggaran) Yaitu bagaimana cara merencanakan keuangan, berapa anggaran yang diperlukan, darimana pembiayaannya, perhitungan uang masuk dan keluarnya, serta pengawasan yang dilakukan. Fungsi ini dikenal dengan istilah “POSDCORB“. Dimana hal terpenting dari fungsi-fungsi tersebut yakni directing sebagai suatu konsep yang lebih lunak dari commanding. Sedangkan fungsi administrasi menurut George R. Terry dikenal dengan istilah “POAC” yaitu: 1. Planning (perencanaan) Pada proses ini, pada umumnya menyangkut pada sebuah keputusan dalam meramalkan dan menetukan keputusan yang dibuat. Dalam melakukan perkiraan yang akan terjadi dimasa yang akan datang dilakukan berdasarkan pengalaman sebelumnya atau masa lalu dan saat ini. Administrasi data yang didapat secara lengkap bisa menafsirkan ketepatan perencanaan yang diperkirakan. 2. Organizing (pengorganisasian) Pada hakikatnya fungsi dari sebuah organisasi berkaitan dengan usaha yang dilakukan dalam pengembangan hubungan kerja dan pembagiannya dalam suatu badan usaha atau organisasi. 3. Actuating (penggerakkan) Usaha untuk mendapatkan hasil dengan penggerakkan terhadap orang lain. Actuating ini lebih lunak jika dibandingkan dengan directing atau commanding. Actuating atau penggerakkan bisa dilakukan oleh atasan atau pimpinan untuk memberikan motivasi dan menggerakkan bawahannya agar dalam melakukan pekerjaannya dapat dilakukan dengan sebaik mungkin. 4. Controlling (pengawasan) Controlling atau pengawasan juga bisa diartikan pengendalian merupakan sebuah proses pengamatan yang dilakukan secara terus menerus atau berkala dalam suatu kegiatan atau pelaksanaan sesuai pada rencana kerja yang sebelumnya telah disusun rapi dan mengadakan pengoreksian bila dibutuhkan.