ADMINISTRASI UMUM NAMA : ALIA FIRMA LESTARI KELAS : X (10) OTKP TUGAS : TEKNOLOGI PERKANTORAN SMK WASKITO TEKNOLOGI PERKANTORAN A. Pengertian teknologi perkantoran Teknologi perkantoran adalah jenis teknologi yang dimanfaatkan untuk mendukung jalannya sistem sebuah kantor. Teknologi ini digunakan untuk proses menghimpun, menyimpan, mengirimkan, mengelola, memperbanyak ataupun mencatat semua data. Dengan adanya teknologi ini maka seluruh pekerjaan akan lebih mudah dan cepat diselesaikan. Secara umum teknologi perkantoran akan diterapkan dengan cara yang sama. Namun yang membedakan adalah kebijakan yang dimiliki oleh setiap perusahaan atau instansi yang menggunakannya. Nantinya teknologi akan disesuaikan dengan kebijakan tersebut agar bisa berjalan sesuai dengan aturan yang sudah ditetapkan oleh pelaku bisnis yang bersangkutan. Hal ini bisa mendukung peningkatan efektivitas dan produktivitas sebuah perusahaan. Seiring perkembang zaman, teknologi semakin terus dikembangkan untuk berbagai kebutuhan seperti pembayaran, perkantoran, aplikasi dan lain sebagainya. Perkembangan teknologi biasanya disertai dengan semakin meningkatnya dukungan terhadap berbagai aspek kehidupan di masyarakat. Dengan adanya teknologi maka seluruh data bisa dihimpun dan dikelola dengan baik. Teknologi mempermudah kita memantau perkembangan bisnis melalui hasil pengelolaan data yang sudah terstruktur dan akurat. Jika pengguna salah melakukannya, maka data yang diterima oleh sistem juga akan salah. Hal inilah yang sering membuat sistem teknologi perkantoran tidak mampu memberikan data yang akurat. Namun teknologi ini juga bisa menolak perintah yang tidak dipahami atau tidak sesuai batasan yang sudah diatur sebelumnya. Dengan sistem kerja teknologi ini, Anda bisa mencari kesalahan dengan cepat. Hal ini dilakukan agar Anda bisa segera mendapatkan solusi yang tepat untuk masalah yang terjadi. Sistem ini juga akan mempengaruhi keputusan dan manajemen sebuah bisnis. Dari data yang didapatkan maka kita bisa menentukan strategi baru untuk bisa meningkatkan bisnis agar lebih berkembang. B. Tujuan teknologi perkantoran 1.Penggabungan penerapan teknologi 2.Memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor 3.Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan 4.Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah 5.Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat C. Dampak dari perkembangan teknologi perkantoran Kemajuan teknologi yang semakin hari semakin cepat ini tentunya membuat banyak perubahan terhadap sebuah negara tidak terkecuali di Indonesia. Dari pesatnya perkembangan teknologi informasi ini membawa banyak pengaruh positif, yang dimaksud dari pengaruh positif ini halnya seperti: • Pertukaran sebuah informasi yang menjadi lebih mudah dan cepat • Memudahkan pekerjaan • Pekerjaan yang dapat dilakukan oleh satu orang menjadi lebih efektif dan efisien • Sistempembelajaran dapat dilakukansecara online tanpa harus melakukan tatap muka Banyaknya pengaruh positif yang dihasilkan dari tumbuhnya teknologi juga sebanding dengan hal yang negatif ditimbulkan, seperti hal-hal di bawah ini: • Masuknya budaya luar yang tidak mudah untuk diterima oleh anak di Indonesia • Penggunaan gadget yang berlebihan dan akhirnya dapat merusak perkembangan otak pada anak • Kurangnya orang-orang bersosialisasi, karena fokusnya selalu kepada teknologi Dari beberapa hal yang sudah dibahas di atas disimpulkan bahwa perkembangan teknologi memang menimbulkan hal yang positif dan negatif. Untuk dapat menekan hal negatif yang dapat mempengaruhi diri kita sendiri adalah kita harus mengelola kemajuan teknologi informasi ini dengan baik. D. Pengertian mesin kantor Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin kantor guma memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan serta manfaat yang banyak. Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesibukan. Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan. 2. Jenis mesin hendaknya praktis. 3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. 4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan. 5. Mutu mesin harus baik. 6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan. 7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah. 8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai. 9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan. 10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut. Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat perhatian pula. Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi.. Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah : ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak Pekerjaan yang berat bagi manusia Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan Hasil pekerjaan yang berformat rapi Pekerjaan yang harus teliti E. Fungsi dan manfaat word processor Fungsi word processor antara lain: 1. Pembuatan dokumen, penyuntingan, pemformatan, dan penyimpan dokumen ke dalam suatu file serta mencetak dokumen yang telah dibuat. 2. Penulisan digital dan pengarsipan tulisan. 3. Sebagai database internal dan juga database eksternal. 4. Pemeriksaan tata bahasa, ejaan, dan kamus. 5. Dapat bekerja dengan gambar, objek, tabel dan grafik. 6. Dapat membuat fungsi matematika. Manfaat word processor antara lain: 1. Membuat surat formal yang standar dan rapi dengan fasilitas pengolah kata yang tersedia. 2. Membuat tulisan dan laporan menarik dengan menambahkan gambar, tabel, dan grafik sesuai dengan yang diinginkan. 3. Memudahkan melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi dengan aplikasi pengolah kata, kita dapat menyunting dan merubah jika terjadi kesalahan sebelum naskah dicetak. 4. Menghemat biaya dan kertas untuk percetakan karena naskah dapat disimpan dalam bentuk file.