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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
3.6 Importación de los datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Archivos
Objetivo:
Para importar los archivos de datos para realizar pruebas.
Descripción del ejercicio:
El archivo de transacciones de cuentas a pagar, ACCPAY2015.TXT , es un archivo de formato delimitado ASCII
que deben definirse e importarse en IDEA. Esto se puede llevar a cabo utilizando Importar
Asistente que determinará el tipo de archivo (si se desconoce).
Los datos de los proveedores autorizados se proporcionan como una hoja de trabajo de Microsoft Excel. Esto será
importado directamente a IDEA.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Importar un archivo delimitado por ASCII
●
Importar una hoja de trabajo de Microsoft Excel
3.6.1 Importación de los datos de cuentas a pagar
Se le ha proporcionado un archivo delimitado por ASCII: ACCPAY2015.TXT
Revise la siguiente definición de registro para ACCPAY2015.TXT .
NOMBRE DEL CAMPO
TIPO
COMIENZO
LEN
DIC
DESCRIPCIÓN
SUPPNO
C
1
9
Número de proveedor
TENEDOR
C
10
17
Tenedor
FACTURA
C
27
12
Número de factura
INV_DATE
re
39
8
Fecha de la factura
CANTIDAD
norte
47
15
2
Cantidad
CHEQUE
norte
71
6
0
Verifique el número
FECHA DE PAGO
re
77
8
Fecha de pago
AUTH
C
85
7
Iniciales de autorización de pago
1. En la pestaña Inicio , en el grupo Importar , haga clic en Escritorio para acceder a Importar.
Asistente.
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Una vez cargado, el Asistente de importación lo guía a través del proceso de importación de datos.
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
2. Seleccione Texto y haga clic en el botón Examinar para navegar y seleccionar el archivo.
ACCPAY2015.TXT de la carpeta Archivos de origen dentro de la Carpeta del proyecto .
Al seleccionar un archivo, es posible que deba cambiar el cuadro Archivos de tipo.
3. Haga clic en Abrir en el cuadro de diálogo Seleccionar archivo .
4. Haga clic en Siguiente .
5. Una vez que se ha seleccionado el archivo de datos, el Asistente de importación intentará determinar los datos
Tipo de archivo. Se mostrará la siguiente pantalla. El formato delimitado es correcto
identificado. Haga clic en Siguiente para continuar.
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
6. El Asistente de importación intentará determinar los separadores de campo y los encapsuladores de texto (si
any) para el archivo. Acepte los valores predeterminados y haga clic en Siguiente para continuar.
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
7. La pantalla Asistente de importación - Detalles de campo se utiliza para definir el nombre de cada campo y
detalles a su vez, incluida la identificación de qué campos o áreas no deben incluirse.
NOMBRE DEL CAMPO
TIPO
COMIENZO
LEN
DIC
DESCRIPCIÓN
SUPPNO
C
1
9
Número de proveedor
TENEDOR
C
10
17
Tenedor
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
FACTURA
C
27
12
Número de factura
INV_DATE
re
39
8
Fecha de la factura
CANTIDAD
norte
47
15
2
Cantidad
CHEQUE
norte
71
6
0
Verifique el número
FECHA DE PAGO
re
77
8
Fecha de pago
AUTH
C
85
7
Iniciales de autorización de pago
En la definición anterior, C significa carácter, N significa numérico y D significa
Fecha.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
8. Identifique cada campo, verificando sus selecciones con el diseño del registro de la siguiente manera:
a. Seleccione el campo en el área de datos. Se resaltará la columna activa.
si. Defina cada nombre de campo , tipo , número de decimales y opcionalmente
Descripción , según la definición del registro.
Para los campos INV_DATE y PAY_DATE también debe proporcionar una máscara de fecha. los
máscara representa el formato real de los datos fuente ASCII. Usted especifica el
formato de datos de origen utilizando las letras Y, M y D y escriba cualquier espacio o especial
caracteres para imitar exactamente el formato de fecha de origen de AAAAMMDD.
C. Para el sexto campo, seleccione la opción No importar este campo .
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
9. Haga clic en Siguiente para continuar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Asistente de importación: crear campos. Crear campos permite
agregar campos virtuales , editables o multiestado al archivo importado. Esto puede ser
realizado durante la importación o en cualquier momento mientras usa IDEA. Para este ejercicio, ningún campo
ser agregado.
10. Haga clic en Siguiente .
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
11. El Asistente de importación le permite crear una ecuación para especificar los datos que se
importado. Para este ejercicio, haga clic en Siguiente .
El paso final es especificar las opciones de importación, guardar la definición de registro creada usando
el Asistente de importación para su reutilización en futuras auditorías y para especificar el archivo resultante
nombre.
12. Especifique las opciones de importación:
a. Deje la opción de Importar la base de datos (en lugar de vincularla a la base de datos) como
IDEA se ejecutará más rápido cuando se importe un archivo en lugar de vincularlo.
si. Seleccione Generar estadísticas de campo al importar.
C. Guarde la definición de registro. Haga clic en el botón Examinar y acepte la carpeta predeterminada
y nombre de la definición:
C: \ Documents and Settings \ [UserID] \ My Documents \ IDEA \ Accounts
Payable \ Import Definitions.ILB \ ACCPAY2015.rdf.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
re. Haga clic en Guardar para continuar (la definición se guardará con una extensión de archivo .rdf ).
13. En el cuadro Nombre de la base de datos , ingrese Cuentas por pagar y haga clic en Finalizar .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
Los datos se importarán al proyecto , se abrirán y se mostrarán en la base de datos.
ventana.
Diferencias entre importar y vincular a un archivo de datos
Cada importación o enlace de IDEA da como resultado la creación de una base de datos maestra de IDEA (<nombre de archivo> .imd)
en la carpeta del proyecto .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Sin embargo, en ambos casos, se crea un archivo de base de datos IDEA (<nombre de archivo> .imd) que almacena todos los
información sobre la base de datos. La importación da como resultado una copia de los datos que se incluyen en el
Archivo de base de datos IDEA.
Si se selecciona la opción de Vincular a la base de datos, los datos originales no se incluyen en el
archivo de base de datos. La ventaja de vincular es que puede ahorrar espacio en disco ya que la base de datos de IDEA
El archivo es más pequeño de lo que sería si se hubieran copiado los datos de origen. Sin embargo, tanto la fuente
archivo de datos y el archivo de base de datos de IDEA deben almacenarse porque IDEA debe tener acceso a la
archivo de datos de origen para obtener los datos necesarios para realizar funciones analíticas.
Las pruebas serán más rápidas en archivos de datos importados.
La limpieza se simplifica cuando se importan datos, ya que solo hay un archivo para
copia de seguridad / restauración / copia / movimiento, y se almacena en la carpeta del proyecto .
Se recomienda utilizar la opción Importar siempre que tenga suficiente espacio en disco.
3.6.2 Importación de la hoja de trabajo de Microsoft Excel de proveedores autorizados
La información del proveedor autorizado se proporciona como una hoja de trabajo de Microsoft Excel:
Proveedor.xls . IDEA importará directamente una hoja de trabajo de Microsoft Excel.
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
IDEA importa varias hojas de trabajo a la vez, produciendo una base de datos IDEA separada para
cada.
Para importar el archivo de Microsoft Excel:
1. En la pestaña Inicio , en el grupo Importar , haga clic en Escritorio .
2. Seleccione Microsoft Excel y haga clic en el botón Examinar para navegar y seleccionar el archivo.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivo , seleccione Proveedor.xls y haga clic en Abrir .
4. Haga clic en Siguiente .
5. El Asistente de importación mostrará una vista previa de los datos y una lista de las hojas de trabajo.
definido dentro del archivo. Seleccione la hoja de trabajo Dirección en Seleccionar hojas para importar
caja.
6. Seleccione la opción La primera fila es nombres de campo . En el cuadro Nombre del archivo de salida , elimine el
nombre predeterminado e ingrese Proveedor autorizado .
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
7. Haga clic en Aceptar .
IDEA nombrará la nueva base de datos con el prefijo que se ha proporcionado durante
la importación seguida del nombre de la hoja de trabajo. Para este ejemplo, el nuevo
La base de datos se denominará Proveedor autorizado: Dirección .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
La base de datos de proveedores autorizados: direcciones se importará, abrirá y seleccionará como
la base de datos activa.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
3.7 Verificación de que los archivos de datos se hayan importado correctamente
Objetivo:
Asegúrese de que los datos estén completos y concuerden con los totales de control suministrados.
Descripción del ejercicio:
Ver las estadísticas de campo para los campos numéricos en las cuentas por pagar y autorizadas
Proveedores-Bases de datos de direcciones .
Las estadísticas se utilizarán para:
●
Acordar totales
●
Obtener una comprensión general de los rangos de valores en la base de datos
●
Probar el período del archivo para verificar que esté completo y cortado
●
Destacando posibles errores / áreas de debilidad para enfocar las investigaciones posteriores
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Estadísticas de campo para campos numéricos y de fecha
●
Totales de control
3.7.1 Generación de estadísticas de campo
1. Seleccione la base de datos de Cuentas por pagar como la base de datos activa
haciendo clic en el nombre del archivo en el Explorador de archivos o seleccionando la lista de archivos abiertos del
icono desplegable en la hoja de datos.
112
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
2. Haga clic en el enlace Estadísticas de campo en la ventana Propiedades . Las estadísticas de campo serán
desplegado. Tenga en cuenta que los siguientes totales se proporcionan automáticamente para la conciliación
propósitos. Asegúrese de que los totales de su base de datos coincidan.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
3. Haga clic en Fecha en el cuadro Tipo de campo y estudie la información. Nótese en particular el
Estadísticas de fecha más temprana y última fecha .
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Campo: AMOUNT
ESTADÍSTICA
VALOR
Valor neto
34.145.300,89
Valor promedio
34,179,48
Valor mínimo
0,00
Valor máximo
193.487,22
# de registros
999
# de elementos cero
2
# de registros positivos
997
# de registros negativos
0
COMENTARIO
Pagos totales
Estos son inesperados y deben extraerse e investigarse.
Campo: VERIFICAR
ESTADÍSTICA
VALOR
COMENTARIO
# de elementos cero
0
No faltan números de cheque
Valor mínimo
701,001
Primer número de verificación en secuencia
Valor máximo
702,001
Último número de verificación en secuencia
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
Campo: INV_DATE
ESTADÍSTICA
VALOR
# de elementos cero
0
Fecha más temprana
2015/01/04
Ultima fecha
2015/12/06
COMENTARIO
No faltan fechas de factura
Campo: PAY_DATE
ESTADÍSTICA
# de elementos cero
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
VALOR
0
COMENTARIO
No faltan fechas de pago ni facturas impagas en la base de datos
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Fecha más temprana
2015/01/12
Ultima fecha
2015/12/29
4. Si su computadora está conectada a una impresora, imprima las estadísticas de campo para la CANTIDAD ,
CHECK , INV_DATE y PAY_DATE para conservar como prueba de conciliación. Utilizar el
Botón Imprimir en la barra de herramientas Estadísticas de campo.
5. Haga clic en el enlace Datos en la ventana Propiedades para volver a ver los datos.
6. Seleccione Dirección de proveedores autorizados como base de datos activa haciendo doble clic en
Proveedores autorizados-Dirección en el Explorador de archivos .
7. Vea las estadísticas de campo para el campo TOT_PREV_YR (total del año anterior) en el
Base de datos de Proveedores Autorizados-Direcciones . Tenga en cuenta que los siguientes totales han sido
proporcionado con el archivo de datos para fines de conciliación. Asegúrese de que sus totales coincidan.
Campo: TOT_PREV_YR
ESTADÍSTICA
VALOR
Valor neto
30.202.660,57
Valor promedio
629.222,10
Valor mínimo
0,00
Valor máximo
1.397.587,06
# de registros
48
# de elementos cero
2
# de registros positivos
46
# de registros negativos
0
8. Si está conectado a una impresora, imprima las estadísticas de campo para conservarlas como prueba de
reconciliación.
9. Haga clic en la vista Datos en la ventana Propiedades para volver a ver los datos.
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
3.7.2 Configuración de la cantidad de control para cada archivo de datos
1. Asegúrese de que la base de datos de Cuentas por pagar sea la base de datos activa y la propiedad Data
está seleccionado en la ventana Propiedades .
2. En la ventana Propiedades , haga clic en Control Total y seleccione AMOUNT como control
campo.
3. Haga clic en Aceptar .
4. Debería mostrarse la cantidad total de control de 34.145.300,89 .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
5. Seleccione la base de datos de direcciones de proveedores autorizados como base de datos activa.
6. Seleccione el campo TOT_PREV_YR como el campo de cantidad de control.
7. Haga clic en Aceptar .
Debería mostrarse un total de 30.202.660,57 .
8. Cierre la base de datos de direcciones de proveedores autorizados .
3.7.3 Conclusión
Hemos probado las bases para los archivos de datos del cliente.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
3.8 Análisis del perfil de pagos
Objetivo:
Obtenga un perfil del número y el valor de los pagos por bandas numéricas para identificar cualquier
tendencias y para determinar la cantidad de alto valor para las extracciones.
https://translate.googleusercontent.com/translate_f
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Descripción del ejercicio:
En este ejercicio, estratificará los montos de pago en bandas adecuadas desde el mínimo hasta
los montos máximos de pago.
●
Examinar el informe de estratificación resultante
●
Identificar posibles divisiones de facturas y pagos por debajo de los niveles de autorización
●
Grafica los datos y luego imprime o guarda el gráfico
●
Desglose cualquier sector de gráficos para mostrar sus pagos compuestos
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Planificar la ejecución de una tarea de estratificación
●
Ingrese los parámetros para la tarea de Estratificación
●
Graficar el análisis de la vista de resultados
●
Desglose de los sectores de resultados y gráficos
●
Imprime un gráfico
3.8.1 Estratificación de los importes de pago
1. Asegúrese de que Cuentas por pagar sea la base de datos activa y que el enlace de datos esté seleccionado en el
Ventana de propiedades .
2. Vea las estadísticas de campo para el campo CANTIDAD para determinar el mínimo y
valores máximos de la población.
3. Haga clic en el enlace Datos en la ventana Propiedades para volver a ver los datos.
4. En la pestaña Análisis , en el grupo Categorizar , haga clic en Estratificación .
Aparece el cuadro de diálogo Estratificación.
5. En los Campos para estratificar , seleccione CANTIDAD .
6. En el cuadro Campos para totalizar , seleccione CANTIDAD .
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
7. Confirme que el incremento esté establecido en $ 10,000 (esto se puede cambiar cuando sea necesario).
8. Haga clic en la primera fila del área de la hoja de cálculo que se llenará con 0 - 10000. Haga clic y arrastre
hasta la fila 10. Las bandas se llenarán automáticamente con el incremento.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
9. Cambie el incremento a $ 50 000 y complete las 2 bandas finales que se enumeran a continuación.
> = LÍMITE INFERIOR
<LÍMITE SUPERIOR
0
10,000
10,000
20.000
20.000
30.000
40.000
50.000
50.000
60.000
60.000
70.000
70.000
80.000
80.000
90.000
90.000
100.000
100.000
150.000
150.000
200.000
COMENTARIOS
Nota cambio a 50.000 bandas
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
10. No seleccione la opción Crear base de datos .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
11. Haga clic en Aceptar .
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12. Los resultados de la estratificación se muestran en una nueva salida de resultados de estratificación .
de la ventana Base de datos. Inspeccione la salida de Resultados de estratificación para el CANTIDAD
campo.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
13. Para obtener una vista previa del informe de estratificación , haga clic en el botón Vista previa de impresión en los resultados
barra de herramientas de salida. Cierre la ventana de vista previa de impresión haciendo clic en el botón Cerrar en la parte superior
esquina derecha para volver a la salida de Resultados .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
Para ver los resultados de la estratificación en un formato gráfico, haga clic en Ver el resultado
botón de gráfico . Puede utilizar la barra de herramientas de gráficos para ajustar las propiedades del gráfico, incluidas
el tipo de gráfico, los colores de los objetos gráficos, así como las etiquetas del gráfico y
leyendas. El gráfico se puede mostrar en 2 dimensiones o en 3 dimensiones. Seleccione 3D / 2D para
seleccione la vista preferida. Para volver a la salida de Resultados , haga clic en Ver el resultado
botón de gráfico de nuevo.
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La información estadística de campo está disponible para cada estrato en el resultado. Para ver el campo
Estadísticas para un estrato en particular, haga clic izquierdo en el estrato para resaltarlo. Luego seleccione
Mostrar estadísticas de campo .
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
También puede "desglosar" para ver los registros detallados que comprenden cualquier estrato. Haga clic en cualquier
estratos en el gráfico para resaltarlo y luego seleccione Mostrar registros .
Cualquiera de los resultados de resultados mencionados anteriormente se pueden imprimir haciendo clic en el botón Imprimir
en el cuadro de diálogo correspondiente. Tenga en cuenta que los resultados también se pueden guardar como una nueva IDEA
base de datos.
Como era de esperar, hay una gran cantidad de pagos de bajo valor, disminuyendo
a una pequeña cantidad de pagos de alto valor. Sin embargo, hay un excepcional
alto número (y por lo tanto valor) de pagos en la banda de $ 70 000 - $ 80 000.
Como el Director Financiero le ha informado que el valor de pago máximo que
puede ser autorizado sin su aprobación es de $ 80,000, esto probablemente indica que las facturas
y / o los pagos se están dividiendo para eludir este límite.
Los pagos en la banda de $ 70,000 a $ 80,000 requerirán más investigación, además
al personal que autoriza las compras y pagos.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
Si desea rehacer su tarea de estratificación , tal vez para cambiar parte del estrato
rangos, no es necesario que vuelva a iniciar la tarea de estratificación . Siempre y cuando el
La salida de resultados está activa y no ha realizado ningún otro análisis en la base de datos,
puede volver a ejecutar el último resultado simplemente haciendo clic en Volver a ejecutar la tarea en la pestaña Análisis . Esta voluntad
vuelva a abrir el cuadro de diálogo de análisis que creó la salida de Resultados actual . En este caso,
se volverá a abrir la estratificación del cuadro de diálogo con todos los ajustes utilizados con anterioridad todavía en
sitio.
14. Regrese a la salida de Resultados haciendo clic en el botón Cancelar .
3.8.2 Conclusión
Hay una cantidad significativa de pagos justo por debajo del nivel de autorización de $ 80,000 que
requieren investigación.
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
3.9 Identificación de pagos elevados e inusuales
Objetivo:
●
Identificar todos los elementos de alto valor para probar.
●
Para identificar artículos que no parecen coincidir con el perfil de pagos.
Descripción del ejercicio:
Como resultado del análisis de estratificación , identificamos que había una inusualmente alta
número de pagos entre $ 70,000 - $ 80,000 y también que hubo 3 pagos mayores
de $ 100,000. Estos se extraerán para su investigación.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Extrae datos con un criterio específico
●
Usar el editor de ecuaciones
Usando la base de datos de Cuentas por pagar , extraiga todos los pagos altos e inusuales de la siguiente manera:
1. Seleccione la base de datos Cuentas por pagar como la base de datos activa con la propiedad Datos
seleccionado en la ventana Propiedades .
2. Seleccione la tarea de extracción directa haciendo clic en el botón correspondiente en el análisis
lengüeta.
La extracción directa aparece el cuadro de diálogo.
3. En el campo Nombre de archivo , ingrese Pagos inusuales y altos .
4. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones e ingrese la siguiente ecuación:
CANTIDAD> = 70000 .Y. CANTIDAD <80000 .OR. CANTIDAD> 100000
●
CANTIDAD> = 70000 .Y. CANTIDAD <80000 identificará el inusual
gran cantidad de pagos entre $ 70.000 - $ 80.000.
●
CANTIDAD> 100000 identificará pagos de alto valor.
5. Una vez que se haya ingresado la ecuación, verifique la sintaxis haciendo clic en el botón Validar .
6. Haga clic en el botón Validar y salir .
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7. En el área Registros para extraer , acepte la selección predeterminada para la opción Todos para
extraer los registros de toda la base de datos.
8. Haga clic en Aceptar para ejecutar la extracción.
Debe haber 87 registros por un total de $ 6,850,932.26 .
Hay una serie de pagos de sumas redondas de gran valor al Proveedor M100. Nota
las diferentes variantes del nombre del beneficiario, especialmente la aparición de "Efectivo"
dentro del nombre.
Muchos de los pagos fueron autorizados por HMV. Sin embargo, en una investigación adicional es
determinó que HMV solo puede autorizar pagos de hasta $ 20,000.
9. Cierre la base de datos de pagos inusuales y altos .
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3.10 Identificación de transacciones excepcionales
Objetivo:
Para identificar transacciones inusuales.
Descripción del ejercicio:
Como resultado de la prueba anterior, se requerirá más investigación y lo siguiente
se realizarán extracciones:
●
Todos los pagos cuyo nombre PAYEE contenga "EFECTIVO"
●
Todos los pagos de suma redonda
●
Todos los pagos autorizados por HMV
●
Todos los pagos realizados en domingo
Además, se realizará un análisis digital del campo de cantidad utilizando la Ley de Benford
tarea.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Realización de múltiples extracciones con una sola pasada a través de la base de datos
●
Usando una serie de @Functions en ecuaciones
●
Encontrar ayuda sobre la sintaxis de @Functions
●
Usar la tarea de la ley de Benford
3.10.1 Pagos con "EFECTIVO" en el nombre del beneficiario
1. Con la base de datos de Cuentas por pagar , en la pestaña Análisis , en el grupo Extraer ,
haga clic en Directo .
2. Cambie el nombre del archivo a EFECTIVO en Nombre de PAYEE .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones . Se puede acceder a las funciones a través de la lista de
@Funciones . La ecuación requerida se construye usando las siguientes @Functions:
@Isini ("texto",
Se utiliza para buscar texto dentro de un campo de caracteres. Esta @Función es
campo)
No entre mayúsculas y minúsculas.
@Strip (campo)
Se utiliza para eliminar la puntuación y los espacios del texto.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
4. Se utilizará la siguiente ecuación para la extracción:
@Isini ("EFECTIVO", @ Strip (PAYEE))
Esta actividad también se puede realizar mediante la tarea de búsqueda de IDEA.
Cuando selecciona la @Function requerida , IDEA inserta el nombre de @Function y
corchetes (es decir, @Isini () ) con el cursor insertado entre corchetes.
5. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Validar y salir para comprobar la sintaxis y salir del
Editor de ecuaciones . No ejecute la extracción todavía.
3.10.2 Pagos de suma redonda
1. Haga clic en la segunda línea de extracción en el cuadro de diálogo Extracción directa y observe que un
Se proporciona el nombre predeterminado para una segunda extracción.
2. Cambie el nombre del archivo a Montos de suma redondeada .
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
4. Extraiga la suma redonda 1000 en el campo CANTIDAD utilizando la siguiente ecuación:
CANTIDAD% 1000 = 0
Seleccione el botón MOD para insertar el símbolo % en la ecuación. Esta ecuación
dan como resultado elementos donde el resto al dividir por 1000 es 0 (cero).
% se usa en IDEA, como en muchos otros lenguajes de programación, como módulo
símbolo, no el símbolo de porcentaje.
5. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Validar y salir para comprobar la sintaxis y salir del
Editor de ecuaciones . Nuevamente, no ejecute la extracción todavía.
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
3.10.3 Pagos autorizados por Manager HMV
1. Haga clic en la tercera línea de extracción en el cuadro de diálogo y observe que el nombre predeterminado es
suministrado para una tercera extracción.
2. Cambie el nombre del archivo a Autorizado por HMV .
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones .
4. Extraiga todos los pagos autorizados por HMV utilizando la siguiente ecuación:
@Upper (@Strip (AUTH)) = "HMV"
●
@Upper (campo) convierte el contenido de un campo de caracteres a mayúsculas.
●
@Strip (campo) elimina los espacios y la puntuación del campo.
5. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Validar y salir para comprobar la sintaxis y salir del
Editor de ecuaciones . Nuevamente, no ejecute la extracción todavía.
3.10.4 Prueba para pagos procesados en domingo
1. Haga clic en la cuarta línea de extracción en el cuadro de diálogo y observe que un nombre predeterminado es
suministrado para una cuarta extracción.
2. Cambie el nombre del archivo a Sunday Payments .
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones .
4. Ingrese la ecuación usando el Editor de ecuaciones . Se utilizará la siguiente @Función:
@Dow (campo de fecha)
Se usa para devolver el día de la semana donde:
1 = domingo
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
2 = lunes, etc.
Se utilizará la siguiente ecuación para la extracción: @Dow (PAY_DATE) = 1 .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
5. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Validar y salir para comprobar la sintaxis y salir del
Editor de ecuaciones .
6. Haga clic en Aceptar para ejecutar las cuatro extracciones con una sola pasada a través de la base de datos, potencialmente
ahorrando un tiempo considerable en grandes bases de datos.
Ver las bases de datos resultantes a su vez, registrar y comparar sus resultados con los
solución proporcionada.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
Tenga en cuenta que la base de datos de nombres de EFECTIVO en PAYEE es la base de datos activa. Otras bases de datos
debe abrirse desde el Explorador de archivos .
EXTRACCIÓN
# DE
CANTIDAD
COMENTARIO
REGISTROS
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
EFECTIVO en PAYEE
nombre
20
899.339,44
Muchos están autorizados por HMV y VST
También tenga en cuenta que el nombre del beneficiario no coincide con el
Número de proveedor
Suma redonda
7
375.000,00
Incluye cheques de valor cero
399
13,826,403.35 Muchos más que el límite máximo de autorización de $ 20,000
Cantidades
Autorizado por
HMV
Pagos del domingo
para HMV
77
3.330.645,60
29 están autorizados por HMV
7. Cierre todas las bases de datos.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
3.11 Aplicación de la ley de Benford para identificar artículos excepcionales
Frank Benford era físico en GE Research Laboratories en la década de 1920. Señaló que el
Las primeras partes de los libros de la tabla de registro estaban más gastadas que las partes posteriores. Las primeras páginas contienen
muchos números con primeros dígitos bajos. El primer dígito es el dígito más a la izquierda de un número.
Benford recopiló datos de 20 listas de números con un total de 20 229 observaciones. Encontró que
el primer dígito de 1 ocurrió el 31 por ciento de las veces. Utilizando cálculo integral, calculó el
frecuencias esperadas de dígitos que ahora se conocen como "Ley de Benford". Frank Benford necesitó seis
años para realizar su análisis y desarrollar su ley de frecuencias esperadas de dígitos.
La tarea de la Ley de Benford en IDEA puede proporcionar una valiosa prueba de razonabilidad para datos grandes
conjuntos. IDEA solo prueba elementos con números superiores a 10,00. Los conjuntos de números con menos de 4 dígitos tienden
tener distribuciones más sesgadas y no cumplir tan bien con la Ley de Benford. Positivo y
los números negativos se analizan por separado. Esto se debe al hecho de que el comportamiento anormal
los patrones de los números positivos son muy diferentes de los de los números negativos.
Para ejecutar un análisis de la Ley de Benford en la base de datos de Cuentas por pagar :
1. En la pestaña Análisis , en el grupo Explorar , haga clic en Ley de Benford .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
2. En el cuadro de diálogo Ley de Benford , seleccione el campo Cantidad como el campo a analizar.
Acepte las otras opciones predeterminadas para incluir valores positivos, mostrar
límites , la desviación absoluta media y realizar los siete tipos de análisis (primero
Dígito, primeros dos dígitos, primeros tres dígitos, segundo dígito, últimos dos dígitos, segundo orden
y sumatoria). Desmarque las casillas de verificación Sospechoso .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
3. Haga clic en Aceptar para realizar los análisis.
Los resultados de Benford se activan. Otras bases de datos deben abrirse desde el archivo.
Ventana del explorador. Abra la base de datos Benford First Digit desde el Explorador de archivos.
4. En la pestaña Análisis , en el grupo Categorizar , haga clic en Gráfico para graficar los datos.
El Gráfico aparece el cuadro de diálogo.
5. En el cuadro de lista Campo (s) Y , seleccione ACTUAL .
6. En el campo de título del eje X , ingrese Secuencia de dígitos .
7. En el campo de título del eje Y , ingrese Recuento .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
8. En el campo Título del gráfico , ingrese CANTIDAD - Primer dígito - Positivo .
9. Haga clic en Aceptar .
La salida Chart Data Results se activa.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
El gráfico del primer dígito muestra un pico en los resultados del dígito 7.
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
El primer dígito de prueba es la prueba de proporciones primer dígito. El primer dígito de un
número es el dígito más a la izquierda del número. El cero nunca puede ser un primer dígito. Esto es
una prueba de alto nivel. Los analistas no suelen detectar nada inusual a menos que sea
evidente. Esta es una prueba de bondad de ajuste para ver si las proporciones reales del primer dígito
cumplir con la ley de Benford. La prueba del primer dígito es una prueba general de
sensatez. Los límites superior e inferior son simplemente pautas para el
auditor. El gráfico del primer dígito podría mostrar un alto nivel de conformidad, pero los datos
El conjunto podría contener errores o sesgos.
10. Haga clic en el enlace Datos en la ventana Propiedades para volver al primer dígito de Benford.
base de datos que se creó como parte de este análisis. El campo DIFFERENCE muestra el
diferencia entre las ocurrencias esperadas de los dígitos y las ocurrencias reales de
los dígitos. Cuando el campo DIFFERENCE está indexado en orden descendente, el dígito 7
los resultados muestran la mayor diferencia positiva (pico positivo).
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Este resultado justifica una mayor investigación como ha indicado el director financiero.
que cualquier artículo en exceso de $ 80,000.00 requiere aprobación adicional. Este pico podría ser
que indica un nivel anormal de artículos que se procesan justo por debajo de la aprobación adicional
nivel.
11. Cierre la base de datos Benford First Digit .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
Para volver a ver el resultado del análisis de la Ley de Benford, abra la base de datos de Cuentas por pagar
y seleccione Benford en el área Resultados de la ventana Propiedades . Para ver el Primero
Gráfico de dos dígitos , haga clic en el botón de la barra de herramientas de Resultados . El 79, 76 y 75 dosLos picos de combinación de dígitos son claramente visibles en este gráfico.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
La prueba de los primeros dos dígitos es una prueba más enfocada. Los primeros dos dígitos son los
dos dígitos más a la izquierda. Hay 90 combinaciones posibles de dos dígitos que van de 10 a
99. Esta prueba se realiza para encontrar anomalías en los datos que no son evidentes.
de la prueba del primer dígito o de la prueba del segundo dígito cuando se ven por sí mismos. UNA
El pico ocurre cuando la proporción real excede la proporción esperada como se predijo
por la Ley de Benford . Los picos positivos (por encima de la curva de Benford) representan un exceso
duplicación. Uno de los objetivos de esta prueba es buscar picos que se ajusten a
umbrales internos, como límites de autorización.
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
Mire las transacciones que componen la combinación 79 de dos dígitos haciendo clic en el
gráfico y seleccionando Mostrar registros para profundizar en las transacciones. Observe la
número de transacciones justo por debajo del límite de aprobación de $ 80,000.
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De las 22 transacciones que componen la combinación de 79 dos dígitos, 17 están entre
79.000 y 80.000. Cada uno de los secretarios de cuentas por pagar autorizó algunas de las 17 transacciones,
pero HMV fue responsable de la mayor parte de estas transacciones habiendo autorizado 8 de
17.
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De las 16 transacciones que componen la combinación de dos dígitos 76, 10 están entre
76.000 y 77.000. De estas 10 transacciones, HMV autorizó 7 transacciones.
De las 15 transacciones en la combinación de 75 dos dígitos, 13 están entre 75,000 y
76.000. Como antes, HMV autorizó 6 de las 13 transacciones. Además, hay 5
transacciones por exactamente 75.000. De estas 5 transacciones, 4 fueron pagos a
empresas con "Efectivo" en el nombre del beneficiario. Cada una de estas 4 transacciones se pagó dentro de
pocos días después de la fecha de su factura, claramente una violación de la política de la empresa.
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Abra la base de datos de los primeros dos dígitos de Benford que se creó como parte del análisis.
Indexe el campo DIFFERENCE en orden descendente. Note las grandes diferencias positivas
(picos positivos) en las primeras combinaciones de dos dígitos de 79, 76 y 75. Estos fueron los
La causa subyacente del pico en el dígito 7 da como resultado el gráfico del primer dígito .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Debido al tamaño de este conjunto de datos, se identificaron varias transacciones para más
investigación utilizando sólo el análisis del primer dígito y los dos primeros dígitos . En datos más grandes
conjuntos, es necesario un filtro más fino de transacciones.
Donde hay 90 posibles combinaciones de dos dígitos, hay 900 posibles
combinaciones de tres dígitos de 100 a 999. La prueba de los primeros tres dígitos es una
prueba enfocada que le dará al analista secciones relativamente más pequeñas debido a anomalías
duplicación y permitir un análisis más centrado. Esta prueba también es
valioso buscar picos justo por debajo de los umbrales internos y psicológicos tales
como límites de autorización. Para hacer el uso más efectivo de esta prueba, la fuente
El conjunto de datos debería superar normalmente los 10.000 registros.
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Abra la base de datos Benford First Three Digits que se creó como parte del
análisis. Indexe el campo DIFFERENCE en orden descendente.
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La combinación de 750 dígitos tiene la mayor diferencia negativa (pico positivo).
12. Cierre todas las bases de datos.
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3.12 Condiciones basadas en datos para la ley de Benford
3.12.1 Serie geométrica
La condición previa matemática para el examen de un suministro de datos basado en la Ley de Benford
es que el suministro de datos se basa en una serie geométrica (por lo tanto, que se presenta como Benford
Conjunto). En realidad, esta condición rara vez se cumple. Sin embargo, la experiencia demuestra que los datos solo deben
cumplir parcialmente esta condición, es decir, el aumento constante, en porcentaje, de un elemento
en comparación con el predecesor, solo debe cumplirse parcialmente. De lo contrario, esto significaría que no
el número puede ocurrir dos veces, lo que es bastante improbable en el caso de suministros de datos comerciales,
sin embargo, la condición previa es que haya al menos una "tendencia geométrica".
3.12.2 Descripción del mismo objeto
Los datos deben describir el mismo fenómeno. Ejemplos son:
●
La población de las ciudades
●
La superficie de los lagos
●
La altura de las montañas
●
El valor de mercado de las empresas que cotizan en la Bolsa de Valores de Nueva York
●
El volumen de ventas diario de las empresas que cotizan en la Bolsa de Valores de Nueva York
●
Las cifras de ventas de las empresas
3.12.3 Espacio de datos ilimitado (inexistencia de mínimos y máximos)
Los datos no deben estar limitados por mínimos y máximos artificiales. Una limitación para exclusivamente
Se permiten números positivos (excluyendo 0) siempre que las cifras a analizar no
moverse dentro de un rango determinado y limitado. Esto se aplica, por ejemplo, a los datos de precios (por ejemplo, el precio
de una caja de cerveza generalmente siempre oscilarán entre 15 y 20 dólares) o fluctuaciones en
temperatura entre la noche y el día.
3.12.4 Sin estructura de datos sistemática
Los datos no deben consistir en números que sigan un sistema predefinido, como cuenta
números, números de teléfono y números de seguro social. Tales números muestran números
patrones que se refieren a las intenciones del productor del sistema numérico más que a la
tamaño real del objeto, representado por el número (por ejemplo, un número de teléfono que comienza con un 9
no significa que esta persona posea un teléfono más grande).
Básicamente, los datos cumplen mejor con la Ley de Benford si cumplen con las reglas mencionadas anteriormente,
es decir, que los datos constan de números grandes con más de 4 dígitos y el análisis es
basado en un suministro de datos suficientemente grande. Es necesario un gran suministro de datos para llegar como
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
lo más cerca posible de las frecuencias numéricas esperadas. Por ejemplo, la frecuencia esperada
del dígito 9 en cualquier suministro de datos es 0.0457. Si el suministro de datos consta de solo 100 números, el
los números que tienen un 9 como primer dígito pueden representar el 5% del suministro de datos. Así, en el caso de
un pequeño suministro de datos, puede haber una desviación demasiado proporcional de la ley de Benford. En
grandes suministros de datos, la distribución numérica es cada vez más cercana a la esperada
frecuencias.
Si el suministro de datos tiene, o simplemente tiene, las características mencionadas anteriormente, puede ser
analizados con base en la Ley de Benford. Sin embargo, los resultados de los análisis de Benford no son
interpretable sobre la base de la Ley de Benford. Como se dijo antes, las frecuencias esperadas
de acuerdo con la ley de Benford a menudo representan, en el uso práctico, nada más que un tipo de
punto de referencia para las frecuencias observadas. Dado que las frecuencias observadas solo serán
comparado con la legalidad descubierta por Benford, no interpretada en consecuencia, no es
necesario que se cumplan todas las condiciones mencionadas anteriormente.
De hecho, los resultados del análisis ayudarán al auditor a interpretar las expectativas personales del
auditor, sin incluir el valor de referencia según Benford en la argumentación. Si,
por ejemplo, la expectativa personal del usuario es que el dígito inicial 4 debe aparecer dos veces
tan a menudo en los datos analizados que el dígito inicial 2, los resultados de los valores analizados deben
no se puede comparar con las frecuencias esperadas según Benford, sino con el individuo
expectativa del usuario.
La aplicación de Análisis Digital y el Módulo Benford también está permitida en el
marco de la minería de datos cuando se miden ciertos hechos distintivos en un suministro de datos
contra las expectativas personales del usuario e interpretadas de acuerdo con ellas. En este caso
No es necesario que los datos que se van a analizar, creen un Benford Set en sentido estricto.
De hecho, en estas circunstancias está permitido analizar la distribución numérica de
los primeros dígitos de cada cantidad de datos e interpretarlos independientemente de la Ley de Benford.
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3.13 Prueba de pagos duplicados
Objetivo:
Para probar pagos duplicados.
Descripción del ejercicio:
Al director financiero, Sr. Cuthbert, le preocupa que haya muchos más pagos para
determinados proveedores en comparación con años anteriores. Le preocupa que ciertos proveedores puedan
pagado más de una vez por facturas, o que las facturas se están volviendo a enviar. Te ha pedido que
prueba de pagos duplicados.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Seleccionar campos para probar si hay duplicados
●
Especificar una clave (u orden de secuencia)
●
Prueba de duplicados
●
Utilice la tarea de detección de clave duplicada para verificar los números de proveedor con múltiples beneficiarios
nombres
Para probar transacciones duplicadas:
1. Abra la base de datos de Cuentas por pagar .
2. En la pestaña Análisis , haga clic en Duplicar clave y luego en Detección .
3. Hay dos opciones para las pruebas duplicadas: Salida de registros duplicados o Salida
registros sin duplicados . Para esta prueba, seleccione Salida de registros duplicados para obtener una
base de datos que contiene los registros duplicados.
4. Considere qué campo o campos deben probarse para detectar duplicados (un máximo de 8 campos
puede seleccionarse). En este caso, es probable que los pagos duplicados se identifiquen mediante
pagos del mismo monto al mismo proveedor; por lo tanto, estos campos serán
especificado en la clave. Haga clic en el botón Clave y seleccione los siguientes campos:
●
SUPPNO - Ascendente
●
AMOUNT - Descendente
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Definir clave .
6. No especifique criterios (es decir, solo pagos para un rango específico de fechas) para la prueba.
7. Ingrese el nombre del archivo resultante como Pagos duplicados .
8. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Detección de clave duplicada para ejecutar la prueba.
9. Vea la base de datos resultante de pagos duplicados.
Se muestran 5 registros duplicados, que incluyen:
●
3 pagos de $ 75.000 al proveedor M100
●
2 pagos de $ 145.50 al proveedor P007
Aunque el número de proveedor y la cantidad son los mismos, otra información en el registro
es diferente. Todos estos requerirán un seguimiento para determinar si son o no
duplicados genuinos.
En particular, tenga en cuenta los diferentes patrones de números de factura y que todos los pagos a
proveedor M100 se realizan a los pocos días de la fecha de facturación.
Otras posibles pruebas incluyen pruebas para:
●
Números de factura de proveedor duplicados (es decir, prueba para el mismo número de proveedor y
número de factura)
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●
Números de orden de compra duplicados (a menos que esté validado en el sistema)
10. Cierre la base de datos de pagos duplicados .
Para probar los números de proveedores con varios nombres de beneficiarios:
1. Abra la base de datos de Cuentas por pagar .
2. En la pestaña Análisis , haga clic en Duplicar clave y luego en Exclusión .
3. En el cuadro de diálogo Exclusión de clave duplicada , ingrese la siguiente configuración:
●
Campos a coincidir : SUPPNO
●
Campo que debe ser diferente : PAYEE
●
Nombre de archivo : Suppno Multiple Payees
4. Haga clic en Aceptar para realizar la prueba.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
Hay 120 registros donde el mismo número de proveedor tiene diferentes nombres de beneficiarios.
Estos registros suman $ 4,524,529.75 .
Esta tarea indica que existe una debilidad en los controles internos de la empresa que involucran
el mantenimiento de la información del proveedor.
5. Cierre la base de datos de Suppno Multiple Payees .
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3.14 Búsqueda de espacios en la secuencia de números de cheques
Objetivo:
Prueba de integridad.
Descripción del ejercicio:
A un auditor que examina la conciliación bancaria le preocupa que no todos los cheques hayan sido
registrado en el sistema. Pruebe si faltan números de cheque en la secuencia.
La tarea de detección de brechas se utiliza para probar si faltan elementos en una lista numérica.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Reglas para probar los elementos faltantes
●
Tarea de detección de brechas
●
Dónde ver los resultados
●
Cómo exportar o imprimir resultados
Para probar los elementos que faltan en una lista numérica:
1. Asegúrese de que la base de datos de Cuentas por pagar sea la base de datos activa y la propiedad Data
está seleccionado en la ventana Propiedades .
El campo CHEQUE contiene el número de cheque.
2. Es posible probar los espacios en blanco en los campos numéricos o de fecha o en una secuencia numérica dentro de un
Campo de caracteres. Para ver el formato de la base de datos, haga doble clic sobre la base de datos
ventana para mostrar el cuadro de diálogo Manipulación de campo .
3. Vea el formato del campo COMPROBAR y observe que su tipo es Numérico. Haga clic en Cancelar para
cierre el cuadro de diálogo Manipulación de campo .
4. En la pestaña Análisis , en el grupo Explorar , haga clic en Detección de brechas .
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5. En la lista desplegable Campo para usar , seleccione VERIFICAR para probar los espacios.
Tenga en cuenta que es posible, pero no especifique un Criterio para la prueba (es decir, solo verificaciones
emitido para un rango de fechas).
6. Pruebe todo el rango de números de cheque aceptando la selección predeterminada de Todos
opción.
El valor de los cuadros Valor de clave inicial y Valor clave final se proporciona desde
los valores mínimos y máximos contenidos en las Estadísticas de campo.
7. Acepte el incremento de espacio de 1, pero tenga en cuenta que esto podría cambiarse si es necesario.
8. Haga clic en Aceptar .
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9. La salida de Resultados de detección de brechas de la ventana Base de datos se activa y
muestra los resultados. Para ver los cheques faltantes, haga clic en el signo + ubicado en el lado izquierdo
de la secuencia de verificación.
Hay 2 huecos en la secuencia. Sin embargo, faltan 5 cheques como se puede ver
de los rangos inclusivos, es decir, 701805 , 701997 , 701998 , 701999 , 702000 .
Los resultados se guardan en el archivo de base de datos de IDEA.
10. Los resultados se pueden imprimir haciendo clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas (oa través del
Tarea de Vista previa de impresión) o exportados a un destino y formato específicos.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
11. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Vista previa de impresión para ver el informe.
12. Cierre la ventana Print Preview haciendo clic en la "X" en la esquina superior derecha.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
13. Haga clic en el botón Exportar . Observe las numerosas opciones de formato y destinos disponibles.
Nombre el resultado Cuentas por pagar y guárdelo como un archivo de Microsoft Excel en el
ubicación.
14. Vuelva a ver la base de datos haciendo clic en el enlace Datos en la ventana Propiedades .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
3.15 Búsqueda de espacios en la secuencia de fecha de verificación
Objetivo:
Prueba los días en los que no ha habido pagos.
Descripción del ejercicio:
Se ha informado a los auditores que cada día se procesa una ejecución de pago con cheque. Por lo tanto,
Se debe realizar una prueba para identificar los días en los que no se realizan pagos.
La tarea Detección de brechas se utiliza para probar elementos faltantes en un rango de fechas.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Tarea de detección de brechas
●
Introducción de fechas de vacaciones para exclusión
●
Dónde ver los resultados
●
Cómo exportar o imprimir resultados
Para probar si faltan elementos en un rango de fechas:
1. Asegúrese de que la base de datos de Cuentas por pagar sea la base de datos activa y la propiedad Data
está seleccionado en la ventana Propiedades .
El campo PAY_DATE contiene la fecha de pago del cheque.
2. En la pestaña Análisis , en el grupo Explorar , haga clic en Detección de brechas .
3. Seleccione el campo FECHA DE PAGO para probar si hay brechas.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
4. Seleccione la opción Ignorar fines de semana .
5. Seleccione la opción Ignorar vacaciones .
6. Configure las fechas de vacaciones que se ignorarán haciendo clic en el botón Establecer vacaciones .
7. Para agregar una nueva fecha, haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas seguido del botón Examinar.
para acceder al control de calendario. Navegue y seleccione las fechas de vacaciones requeridas para agregar
a la lista.
Se sugieren las siguientes fechas:
●
1 de enero de 2015
●
25 de diciembre de 2015
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
Sin embargo, ingrese fechas adicionales o modifíquelas si lo prefiere.
8. Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Detección de espacios.
9. En el cuadro Nombre del resultado , ingrese Fechas de pago .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Tenga en cuenta que es posible, pero no especifique los Criterios para la prueba (es decir, solo los cheques emitidos
para un rango de fechas).
10. Pruebe todo el rango de fechas de pago de cheques aceptando el valor predeterminado Todos .
Los valores de los cuadros Valor de fecha de inicio y Valor de fecha de finalización son
proporcionado desde la fecha más temprana y la fecha más reciente en las estadísticas de campo.
11. Haga clic en Aceptar .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
La salida de Resultados de brechas de fechas de pago de la ventana Base de datos se activa y
muestra los resultados.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
12. Guarde el resultado como un archivo .PDF haciendo clic en el botón Exportar y nombre el archivo Fecha
Gap .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
El archivo Date Gap.PDF se puede ver, imprimir o enviar por correo electrónico.
Tenga en cuenta que hay 62 espacios en la secuencia. Sin embargo, hay 85 días en los que no
Se han realizado los pagos.
Los resultados se guardan con la base de datos.
Los resultados pueden imprimirse haciendo clic en el botón Imprimir en la barra de herramientas o mediante
la opción Vista previa de impresión .
13. Haga clic en el botón Vista previa de impresión en la barra de herramientas y vea el informe.
14. Cierre la ventana Vista previa de impresión y regrese a la base de datos haciendo clic en el enlace Datos en
la ventana Propiedades .
156
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
3.16 Análisis de los días de pago para identificar condiciones favorables para los proveedores
Objetivo:
Para analizar los términos de pago y asegurar que la política de pago de Bright IDEAs Inc.
estrictamente adherido.
Descripción del ejercicio:
Se sospecha que ciertos proveedores están recompensando al personal por el pronto pago de las facturas. los
Se calculará el número de días entre el pago y la factura y luego se analizará.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Agregar un campo virtual:
●
Usar la función @Age para calcular el número de días entre fechas
●
Usar la función @Between para probar un número entre un rango
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
●
Indexación de una base de datos
3.16.1 Extracción de todos los pagos fuera del rango de la póliza
Extraiga todos los pagos realizados fuera de la política establecida por la empresa de 25 a 35 días.
1. En la pestaña Análisis , en el grupo Extraer , haga clic en Directo .
2. En el campo Nombre de archivo , ingrese Días de pago fuera del rango de la póliza .
3. Haga clic en el botón Editor de ecuaciones .
El editor de ecuaciones aparece y se utiliza para introducir la ecuación requerida.
4. Ingrese la expresión .NOT. @Entre (PAY_DAYS, 25,35) .
●
@Between (VALUE, MIN, MAX) : pruebas para VALUE entre (e incluido)
MIN y MAX.
●
.NO. - invierte una expresión, elementos donde VALUE no está entre MIN
y MAX.
5. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Validar y salir para comprobar la sintaxis y salir del
Editor de ecuaciones .
6. En el área Registros para extraer , acepte la selección predeterminada de la opción Todos para
extraer los registros de toda la base de datos.
7. Haga clic en Aceptar para ejecutar la extracción.
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
8. Haga doble clic en el nombre del campo PAY_DAYS para secuenciar en orden ascendente. Haga doble clic
nuevamente para indexar en orden descendente. El orden del índice se mostrará en los índices
área de la ventana Propiedades . Alternativamente, desde la pestaña Datos , en el grupo Pedido ,
haga clic en Índice .
9. Especifique el orden del índice como PAY_DAYS / Descending .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
●
Hay 85 pagos por un total de $ 3,010,687.40 .
●
Hay 68 pagos realizados antes de los 25 días .
●
Hay 17 pagos retrasados más de 35 días .
10. Cierre la base de datos Días de pago fuera del rango de la póliza .
3.16.2 Conclusión
HMV y VST han autorizado varios pagos anticipados a los proveedores M100 , C202
y W007 . La relación entre los autorizadores HMV y VST y estos proveedores debe ser
investigado. Los pagos atrasados también pueden investigarse.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
3.17 Pagos a proveedores no autorizados
Objetivo:
Probar la validez de los pagos a proveedores autorizados.
Descripción del ejercicio:
Se sospecha que existen pagos a proveedores no autorizados.
Las transacciones se compararán con la base de datos de direcciones de proveedores autorizados utilizando el
Unirse a la tarea de Bases de datos en IDEA. El registro del historial especificará el número de registros no coincidentes
(es decir, un pago para el que no hay coincidencia en la base de datos del proveedor).
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Coincidencia de bases de datos mediante la tarea Unir bases de datos
●
Seleccionar la base de datos primaria correcta para unirse
●
Determinar el número de transacciones igualadas o no igualadas
●
Usando la función @IsBlank ()
La clave común por la cual se unirán las bases de datos es el campo SUPPNO en cada
base de datos. Verifique que el campo sea del mismo tipo en cada base de datos.
3.17.1 Verificación de una clave común
1. Asegúrese de que Cuentas por pagar sea la base de datos activa y que la propiedad Datos esté seleccionada en
la ventana Propiedades .
2. Haga doble clic en la ventana Base de datos para abrir el cuadro de diálogo Manipulación de campo y
para mostrar el diseño del campo.
Tenga en cuenta que el campo SUPPNO es un campo de carácter .
3. Haga clic en Cancelar .
4. Abra la base de datos de direcciones de proveedores autorizados .
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
5. Haga doble clic en la ventana Base de datos para abrir el cuadro de diálogo Manipulación de campo y
mostrar el diseño del campo.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Tenga en cuenta que el campo SUPPNO es un campo de carácter .
6. Haga clic en Cancelar .
3.17.2 Unirse a las bases de datos
1. Haga de Cuentas por pagar la base de datos activa.
2. En la pestaña Análisis , en el grupo Relacionar , haga clic en Unir .
Las Ingreso Bases de datos cuadro de diálogo con los detalles de la base de datos primaria en
la sección superior.
Es posible ingresar Criterios para la base de datos primaria (es decir, solo un rango de
proveedores), si es necesario. No ingrese criterios para esta prueba.
3. Especifique la base de datos secundaria de la siguiente manera: haga clic en Seleccionar . La base de datos seleccionada
aparece el cuadro de diálogo. Seleccione la base de datos de direcciones de proveedores autorizados y luego
haga clic en Aceptar .
4. Cambie el nombre del archivo en la sección inferior del cuadro de diálogo Unir bases de datos a
Verificación de proveedores .
5. Especifique la clave de coincidencia común haciendo clic en Coincidir para mostrar los campos clave de coincidencia
caja de diálogo.
6. Haga clic en el cuadro de texto Principal y seleccione SUPPNO de la lista de campos. Tenga en cuenta el orden
cuadro de texto y acepte el valor predeterminado, Ascendente . Haga clic en el cuadro de texto Secundario y seleccione
SUPPNO de la lista de campos. Haga clic en Aceptar .
7. Hay cinco opciones de unión en la parte inferior de la pantalla. Seleccione Todos los registros en
opción de archivo principal .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
Todos los registros del archivo principal se seleccionan como:
●
Hay varios pagos para cada proveedor.
●
El riesgo es que los pagos se realicen a proveedores no autorizados, por lo que no
interesado en proveedores sin pagos ( todos los registros en ambos archivos
opción).
El cuadro de diálogo Unir bases de datos debería aparecer como en la siguiente pantalla.
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
8. Haga clic en el botón Aceptar para unirse a las bases de datos seleccionadas. Ver la base de datos resultante.
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Análisis de CaseWare
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9. Haga clic en el vínculo Historial en la ventana Propiedades y luego ubique y expanda el
sección para la tarea Unir bases de datos .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
Tenga en cuenta que hay 999 registros en el archivo y que hay 8 primarios incomparables.
registros: estos son pagos a proveedores no autorizados.
Concilie los totales de control para AMOUNT y TOT_PREV_YR . Para el campo AMOUNT ,
ya nos hemos reconciliado basándonos en la historia anterior. Sin embargo, para realizar esto
reconciliación para el TOT_PREV_YR tendremos que resumir en SUPPNO .
10. En la pestaña Análisis , en el grupo Categorizar , haga clic en Resumen .
11. Seleccione SUPPNO en campos para resumir .
12. No seleccione ningún campo en Campo numérico para sumar .
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
13. Haga clic en Campos y seleccione TOT_PREV_YR como campo para incluirlo. Haga clic en Aceptar .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
14. Nombre la base de datos Análisis de proveedores - Control total y luego haga clic en Aceptar para ejecutar el
tarea.
El total de control es 29.720.396,11. Esto no se reconcilia con el total de control original de
30.202.660,57. La diferencia entre los dos es 482.264,46. Se requiere análisis para
determinar por qué tenemos esta diferencia.
15. Hacer proveedor autorizado: direccione la base de datos activa.
16. En la pestaña Análisis , en el grupo Explorar , haga clic en Duplicar clave y luego
Detección .
17. Acepte la selección predeterminada de la opción Salida de registros duplicados e ingrese el archivo
Nombre clave duplicada del proveedor autorizado .
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Análisis de CaseWare
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
18. Haga clic en Clave y utilice el campo SUPPNO , ya que este fue el campo utilizado durante la unión.
Tarea de bases de datos. Haga clic en Aceptar .
19. Haga clic en Aceptar para ejecutar la tarea Detección de clave duplicada.
A dos proveedores se les ha asignado el número de proveedor W007 ; el SUPPNO fue
no es una clave única. Uno de estos proveedores tiene un monto de 482.264,46, que concilia
a la diferencia identificada anteriormente. Como la clave no era única, IDEA eliminó esta
proveedor durante la unión. Las consultas deben enviarse a la dirección de Bright
IDEA sobre qué proveedor es el correcto. Debemos comunicar esta debilidad en
administrar los números de proveedores al cliente; ya que el número de proveedor debe ser único.
El cliente ha informado al equipo de auditoría que el proveedor de Witch Products tenía un equilibrio en
años anteriores, pero en el año en curso no tienen saldo, ya que no
más tiempo en el negocio. Por lo tanto, la cuenta de Witch Products debe ignorarse para esto y
otros análisis. Sin embargo, el auditor necesitará un seguimiento para corroborar la opinión del cliente.
explicación.
20. Cierre todas las bases de datos.
21. Abra la base de datos de Verificación de proveedores .
22. Extraiga todos los registros no coincidentes utilizando los métodos explicados en ejercicios anteriores y utilizando
la siguiente ecuación: @IsBlank (SUPPNO1) .
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3.6 Importación de los archivos de datos de cuentas por pagar y proveedores autorizados
23. Nombre el archivo de la base de datos de extracción, Pagos a proveedores no autorizados .
Todos estos pagos son al proveedor M100 y suman un total de $ 501,515.94 .
24. Cierre la base de datos de Pagos a proveedores no autorizados .
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3.18 Análisis de pagos por proveedor
Objetivo:
Analizar pagos por proveedor para identificar grandes movimientos.
Descripción del ejercicio:
Con la base de datos de Verificación de proveedores , resuma (o totalice) el campo CANTIDAD para cada
Proveedor (es decir, SUPPNO ). Luego, identifique a los proveedores donde los pagos totales
aumentado o disminuido en más del 25% en el último año. Crear campos editables para marcar elementos
investigación y agregar comentarios.
Funcionalidad de IDEA cubierta:
●
Resumiendo datos
●
Usando la función @Abs ()
●
Agregar y usar campos editables
Para analizar los pagos por proveedor:
1. Asegúrese de que Verificación del proveedor sea la base de datos activa y que la propiedad Datos esté seleccionada
en la ventana Propiedades .
2. En la pestaña Análisis , en el grupo Categorizar , haga clic en Resumen .
3. Considere si se debe utilizar el resumen rápido .
La opción Usar resumen rápido se puede usar ya que solo hay un campo en la clave
(es decir, SUPPNO ). Para este ejercicio no usaremos esta opción.
4. En el área Campos para resumir , seleccione el campo SUPPNO .
5. En el cuadro Campos numéricos para totalizar , seleccione el campo CANTIDAD . No , no seleccione la TOT_
Campo PREV_YR al total; esto se seleccionará como información adicional.
6. Haga clic en Campos y seleccione los siguientes campos adicionales para incluirlos: PAYEE ,
SUPPNAME , TOT_PREV_YR .
7. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Campos .
8. Acepte la opción de Crear base de datos , pero no seleccione Crear resultado (es decir, informe).
Tenga en cuenta que no ingrese ningún criterio para la prueba.
9. Ingrese el Nombre de archivo para la base de datos de salida como Pagos por proveedor y luego haga clic en
OK .
10. Vea la base de datos resultante y observe el campo NO_OF_RECS (es decir, el número de pagos
por proveedor).
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11. Secuencia de la base de datos en orden AMOUNT_SUM descendente . Aumentar el ancho de la columna
si es necesario, arrastrando el delimitador del título de la columna.
Debe haber 48 registros por un total de $ 34,145,300.89 .
12. Extraiga todos los proveedores donde los pagos totales hayan aumentado o disminuido más de
25% durante el último año. Seleccione la tarea de extracción directa y cambie el nombre del archivo
a Grandes Movimientos . Utilice la siguiente ecuación de extracción:
@Abs (AMOUNT_SUM - TOT_PREV_YR) * 100 / TOT_PREV_YR> 25
13. Haga clic en el botón Validar y salir .
@Abs () ignora el signo negativo. Por lo tanto, @Abs (expresión)> 25 será
identificar tanto el aumento como la disminución superior al 25%.
Al probar elementos, a menudo es útil marcarlos manualmente como correctos / incorrectos o para
agregar comentarios a la base de datos. Aunque los datos originales no se pueden modificar, es
posible agregar campos editables a la base de datos.
14. En el cuadro de diálogo Extracción directa , haga clic en Crear campos . Agregue los siguientes campos:
NOMBRE
TIPO
LEN
DIC
PARÁMETRO
DESCRIPCIÓN
PRUEBA
Multiestado
1
-1
Si, No, N / A
COMENTARIO
Carácter editable
100
""
Comentarios adicionales
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Cuaderno de trabajo de análisis de datos CI202 IDEA
15. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Crear campos . Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Extracción directa
caja.
●
Debería haber 14 proveedores por un total de $ 12,130,760.68 cuya facturación sea mayor
un 25% diferente al año anterior.
●
Tenga en cuenta que los campos PRUEBA y COMENTARIO están vacíos. Sin embargo, estos son editables
campos.
●
Tras la investigación, se descubre que los siguientes proveedores pueden necesitar
investigación: F123 y F130 .
Los siguientes no requieren más investigación: M025 , R025 y W007 .
16. Haga clic en el campo TEST para cada uno de estos proveedores y observe cómo cambia la entrada de
vacío, a una marca de verificación a una "x" hasta finalmente un signo de interrogación.
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Sección 3: Auditoría de cuentas por pagar e investigación de fraude
17. Para los proveedores F123 y F130 , ingrese Investigar el motivo del gran aumento en
pagos como comentario.
18. Vea el registro del historial y observe que se registran todas las modificaciones.
19. Cierre todas las bases de datos.
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3.19 Hallazgos de auditoría
Los siguientes hallazgos de auditoría deben informarse al cliente.
El análisis de los valores de pago mostró una cantidad significativa de elementos justo por debajo de los $ 80,000
nivel de autorización. Investigación adicional encontró:
●
20 pagos con EFECTIVO a nombre
●
5 pagos de suma redonda de $ 75,000, siendo 3 posibles duplicados
●
Pagos de valor cero
●
399 pagos autorizados por HMV, muchos por encima del límite de $ 20,000 aplicable en este caso
●
Se realizaron 77 pagos en domingo y nuevamente están autorizados principalmente por HMV
●
Faltan 5 cheques: 701805, 701997, 701998, 701999 y 702000.
●
Hay 85 días en los que no se procesaron pagos:
●
Se realizaron 63 pagos dentro de los 25 días posteriores a la fecha de la factura, que es más rápido que el
política de la compañía
●
17 pagos se retrasaron más de 35 días
●
Se realizaron 6 pagos antes de que se ingresaran las facturas en el sistema
●
Los pagos se realizaron a un proveedor que no figura en la lista de proveedores autorizados.
●
Los números de proveedores deben administrarse para garantizar la integridad referencial adecuada.
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