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Ausgabe 01/2007 vom 17.01.2007
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SW-Anleitung
Das Excel-Tool EasyEarnedValueManager (EasyEVM) ermöglicht es, die Vorteile der Earned Value Analyse auch für
kleinere Projekte nutzbar zu machen, für die der erforderliche Aufwand ansonsten zu hoch wäre. Detlef Zimmermann stellt
das Tool mit seinem Beitrag zur Verfügung und liefert eine ausführliche Nutzungsbeschreibung. Das Tool kann ab der
Microsoft Excel-Version 2000 verwendet werden.
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Inhaltsübersicht
Earned Value Analyse - wie und
wozu?
Bedienung des EasyEVM auf Basis
von Microsoft Excel
Diagramme - Auswertungen
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Das mit diesem Artikel zur Verfügung gestellte Tool EasyEarnedValueManager
(EasyEVM) ist eine fertige Excel-Lösung für die Earned Value Analyse. Es ist
für Projekte ausgelegt, die nach Arbeitspaketen gegliedert sind und kein
Netzplan-Tool erfordern. Die wesentlichen Einstellungen (z.B. Wahl der
Berechnungsmethode) lassen sich einfach in einem Formular konfigurieren. Als
Eingabegröße erfordert EasyEVM lediglich die minimal notwendigen Werte:
Plan- und Ist-Werte von Startterminen, Endterminen und Kosten. Mit Hilfe eines
VBA-Makros bestimmt das Tool die typischen Kennzahlen wie z.B. den Cost
Performance Index. Die ermittelten Kennzahlen stellt EasyEVM sowohl
tabellarisch als auch in Diagrammen dar. Im Folgenden werden die
grundsätzlichen Funktionen sowie die Bedienung des Excel-Tools beschrieben.
Earned Value Analyse - wie und wozu?
Die Earned Value Analyse (EVA) entstand in den 1960er Jahren in den Vereinigten Staaten von Amerika. Sie wurde von der U.S.
Air Force als Ergänzung zu PERT (Programme Evaluation and Review Technique, Variante der Netzplantechnik) entwickelt und
dient der Fortschrittsbewertung von Projekten. Mittels Kennzahlen wird die aktuelle Termin- und Kostensituation zu einem
bestimmten Stichtag beschrieben. Das Prinzip der Earned Value Analyse besteht darin, die aktuell erbrachte Leistung eines
Projekts (Earned Value, Fertigstellungswert) zu ermitteln. Mit Hilfe von Leistungskennzahlen prognostiziert sie darüber hinaus
das voraussichtliche Projektende und die voraussichtlichen Gesamtkosten des Projekts.
Basisgrößen
Die wichtigsten Basisgrößen der Earned Value Analyse sind:
Geplanter Aufwand (Planned Value): Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag geplanten Aktivitäten (Arbeitspakete,
Vorgänge) budgetiert?
Tatsächlicher Aufwand (Actual Cost): Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten Aktivitäten
eingesetzt?
Erbrachte Leistung (Earned Value, Fertigstellungswert): Welcher Aufwand wurde für die bis zum Stichtag durchgeführten
Aktivitäten budgetiert?
Gesamtbudget: Welcher Aufwand wurde für die Durchführung des Projekts insgesamt vorgesehen?
Aus diesen Basisgrößen errechnet die Earned Value Analyse weitere Kennzahlen, mit denen sich der Projektfortschritt monetär
bewerten lässt. Betrachtet man die zeitliche Entwicklung dieser Kennzahlen, ist zusätzlich eine Trendanalyse möglich.
Aus der grafischen Darstellung der Basisgrößen über die Zeit kann man sehr schnell Abweichungen von Kosten- und Terminplan
erkennen und eine grobe Prognose für den weiteren Projektablauf treffen (Bild 1).
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Bild 1: Anhand der Basisgrößen lassen sich Planabweichungen schnell erkennen.
Eine ausführliche Darstellung der Earned Value Analyse finden Sie im Artikel "Messbarer Projekterfolg mit der Earned ValueAnalyse" von Thomas Walenta, Ausgabe 4/2001.
Voraussetzungen für den Einsatz der Earned Value Analyse
Damit man die Earned Value Analyse sinnvoll einsetzen kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Es ist notwendig
den Projektumfang festzulegen und abzugrenzen,
die erforderlichen Arbeitspakete zu ermitteln und die Ergebnisse so zu definieren, dass sie überprüft werden können
(Deliverables, Werke),
die Abhängigkeiten unter den Arbeitspaketen sowie ihre Reihenfolge festzustellen,
die Dauer und den Aufwand pro Arbeitspaket zu schätzen,
den Kosten- und Terminplan zu erstellen.
Die Earned Value Analyse lässt sich nicht durchführen, wenn
die Projektmitarbeiter ihre Aufwände nicht zuverlässig melden,
die Aufwandserfassung nicht bezogen auf die Arbeitspakete erfolgt,
zu umfangreiche Arbeitspakete definiert werden, die sich z.B. über die gesamte Projektlaufzeit erstrecken.
Der EasyEarnedValueManager für einfach strukturierte Projekte
Die in vielen Publikationen illustrierten Vorteile der EVA lassen sich in der Praxis oft nur bedingt umsetzen und nutzen. Die
meisten Planungswerkzeuge bieten zwar ausgefeilte Berechnungs- und Berichtsmöglichkeiten für die EVA, der Einsatz dieser
Produkte ist aber für einfache Projekte meist zu aufwändig.
Alternativ können die entsprechenden Kennzahlen mit einem Tabellenkalkulationsprogramm berechnet werden. Die wichtigsten
Kennzahlen lassen sich z.B. relativ leicht in Microsoft Excel bestimmen (siehe "Plan und Realität effizient vergleichen:
Projektcontrolling mit Earned Value Management" von Dr. Georg Angermeier, Ausgabe 24/2003).Etwas aufwändiger ist es
jedoch, den zeitlichen Verlauf zu erstellen und grafisch darzustellen. Wurde keine Programmierung vorgenommen, müssen die in
regelmäßigen Intervallen zum Stichtag berechneten Daten in eine zusätzliche Wochen- oder Monatsübersicht übertragen
werden. Ändert man beispielsweise die Plandaten, müssen die Basisdaten neu berechnet werden und in die Berichtsintervalle
übertragen werden. Mit VBA (Visual Basic for Applications) lässt sich dieser Vorgang weit gehend automatisieren.
Das Tool EasyEarnedValueManager (EasyEVM) ist ein erster Ansatz, um die in der Earned Value Analyse ermittelten Daten
komfortabel zu berechnen und grafisch darzustellen. Es kann und soll die komplexen Möglichkeiten von Planungswerkzeugen
nicht ersetzen, sondern die EVA auch für einfach strukturierte Projekte nutzbar machen. Im Gegensatz zu den üblichen
Installationen weist der EasyEVM deshalb eine Reihe von Vereinfachungen auf, u.a. sind dies:
Das Tool kann nur ein einzelnes Projekt verwalten.
Bei der Aufwandserfassung kann weder der Fertigstellungsgrad noch eine Restaufwandsschätzung für Arbeitspakete
eingegeben werden.
Die Kennzahlen der EVA werden nur für das gesamte Projekt, nicht für Teilprojekte ermittelt.
Der Aufwand kann ausschließlich in monetären Einheiten, nicht in Arbeitseinheiten eingegeben werden.
Es gibt keine Kostenstruktur (d.h. Kostenarten oder Kostenstellen).
Die Prognosewerte werden mittels einfacher linearer Extrapolation ermittelt. Es finden z.B. keine in der Literatur
beschriebenen Anpassungen für den Projektstart und das Projektende statt.
Bedienung des EasyEVM auf Basis von Microsoft Excel
Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie in der Praxis mit dem Tool arbeiten. Bitte beachten Sie auch die Nutzungsbedingungen am
Ende des Artikels.
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EasyEVM ist eine Excel-Arbeitsmappe mit integrierter Programmierung in VBA, weshalb keine Installation erforderlich ist. Die
Datei kann direkt an der gewünschten Stelle abgespeichert und mit Microsoft Excel aufgerufen werden. Entwickelt wurde sie mit
Microsoft Excel Version 2002, sie ist aber auch mit der Version 2000 erfolgreich getestet worden.
Beim Start zeigt das Programm den Projektstatusreport mit den Stammdaten und den Kennzahlen aus der letzten Auswertung.
Die Navigation durch die einzelnen Bereiche erfolgt über die Registerkarten der Arbeitsblätter.
Vor dem Start: Makros in Microsoft Excel aktivieren
Um EasyEVM einsetzen zu können, müssen Sie in Microsoft Excel zunächst die Makros aktivieren. Gehen Sie dabei wie folgt
vor:
1. Öffnen Sie das Optionsmenü unter Microsoft Excel 2003 "Extras/Optionen". (In Microsoft Excel 2000 unter Extras/Makros
/Sicherheit)
Die Makros werden aktiviert, indem man zunächst "Extras/Optionen" anklickt.
2. Wählen Sie im Optionsmenü den Reiter "Sicherheit" und darin die Schaltfläche "Makrosicherheit" aus.
3. Wählen Sie im Reiter "Sicherheitsstufe" die Einstellung "Mittel".
Excel fragt dann bei jedem Start von Excel-Dateien mit VBA Makros, ob diese ausgeführt werden sollen. Diese Einstellung ist
aus Sicherheitsgründen zu empfehlen.
Projektdaten eingeben
Stammdaten eingeben
Nachdem Sie den EasyEarnedValueManager mit Doppelklick geöffnet haben, geben Sie im Arbeitsblatt "Statusreport" die
Basisdaten Ihres Projekts in die weißen Felder ein (siehe Excel-Datei im Anhang). Hierzu gehören:
Name des Projektleiters im Feld "Projektleiter"
Geplanter Projektstart als Datum TTMMJJ im Feld "Geplanter Projektstart"
Geplantes Projektende als Datum TTMMJJ im Feld "Geplantes Projektende"
Berechnungsmethode als frei einzugebende Werte im Feld "Berechnungsmethode" (z.B. 50/50 oder 0/100)
Stichtag als Datum TTMMJJ im Feld "Stichtag"
Der Stichtag bezieht sich hierbei auf den Berichtstag bis zu dem die Berechnung durchgeführt und die einzelnen Werte kumuliert
werden. Im Beispiel (Excel-Datei im Anhang) werden die Kennzahlen der Earned Value Analyse für den Stichtag 15.04.2006
berechnet.
Die Berechnungsmethode bezieht sich auf den Zeitpunkt, zu dem der Fertigstellungswert (Earned Value) einem Arbeitpaket
gutgeschrieben wird. Der erste Wert gibt hierbei den prozentualen Wert der für ein Arbeitspaket veranschlagten Kosten an, die
diesem bei Beginn als Fertigstellungswert gutgeschrieben werden. Der zweite Wert gibt dementsprechend den verbleibenden
Anteil an, der als Fertigstellungswert hinzugerechnet wird, wenn das Arbeitspaket vollständig abgeschlossen wird. Im Beispiel
erhöht sich der Fertigstellungswert des Projekts ausschließlich dann, wenn das Arbeitspaket komplett beendet ist (0/100Prozentmethode). Die Eingabe eines geschätzten Fertigstellungsgrads ist nicht vorgesehen.
Die untere Tabelle des Arbeitsblattes "Statusreport" zeigt später die Kennzahlen der Earned Value Analyse an. Diese werden
automatisch berechnet und können nicht editiert werden. Die Bedeutung dieser Kennzahlen wird im Absatz "Kennzahlen" näher
erläutert.
Bild 2: Die Plan- und Ist-Daten der Arbeitspakete werden im entsprechenden Tabellenblatt erfasst.
Arbeitspakete eingeben
Nachdem Sie die Basisdaten für Ihre Projekte eingegeben haben, können Sie zunächst mit der Eingabe der Plan-Daten
beginnen (Bild 2). Hierzu geben Sie für ihre einzelnen Arbeitspakete eine Bezeichnung, ein Start- und Enddatum sowie die
jeweils für das Arbeitspaket geplanten Kosten ein. (Mehr zum Thema geplantes Budget und tatsächliche Kosten bei der Earned
Value Analysis lesen Sie im Artikel "Earned Value-Analyse mit Microsoft Project" von Stavros Georgantzis und Johann Strasser,
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Ausgabe 6/2002.
Zum Thema "Arbeitspakete planen" finden Sie ausführliche Anleitungen in den Artikeln "Arbeitspaket: Stabiles Fundament eines
Projekts" von Dr. Georg Angermeier, Ausgabe 9/2003, und "Plan und Realität effizient vergleichen: Projektcontrolling mit Earned
Value Management" ebenfalls von Dr. Georg Angermeier, Ausgabe 24/2003. Im zweiten Beitrag gibt der Autor folgenden Rat:
"Als Faustregel für kostenkritische Projekte gilt eine maximale Arbeitspaketgröße von bis zu 5% des Projektbudgets. Bei
terminkritischen Projekten sollte die Dauer nicht mehr als 5% der Projektdauer betragen."Wählen Sie Ihre Arbeitspakete deshalb
nicht zu groß.
Daten aus einem Planungstool übernehmen
Falls Sie Ihre Liste der Arbeitspakete bereits in einem Planungstool (MSProject, Asta Powerproject o.ä.) erstellt haben, können
Sie diese Daten mittels Kopieren und Einfügen (Control C und Control V) in die Tabelle übernehmen.
Ist-Daten eingeben
Nachdem Ihr Projekt gestartet ist und einige Arbeitspakete begonnen wurden, können Sie die ersten Ist-Daten in die drei Spalten
unter "Ist" eingeben (Bild 2).
Für jedes begonnene Arbeitspaket tragen Sie hierzu zunächst das aktuelle Startdatum in die entsprechende Spalte ein. Alle
bisher für dieses Arbeitspaket angefallen Kosten erfassen Sie in der Spalte "Kosten". Da auch Arbeitspakete, die noch nicht
abgeschlossen sind, in die Berechnung der Kennzahlen eingehen, ist es wichtig, die Daten aller begonnen Arbeitspakete zu
erfassen, selbst wenn hierfür erst geringe Aufwände (Kosten) angefallen sind. Für Arbeitspakete, die zu 100% abgeschlossen
sind, ist abschließend das jeweilige Enddatum in die entsprechende Spalte einzutragen.
Bei der Eingabe dieser Daten sind einige Besonderheiten zu berücksichtigen:
Aktive Datensätze kennzeichnen: Für jedes zu berechnende Arbeitspaket muss eine Nummer vergeben und in die
Nummernspalte (#) eingetragen werden. Bleibt diese Zelle leer, wird die entsprechende Zeile in der Berechnung
übersprungen und somit nicht berücksichtigt.
Gliederung und Überschriften: Bei der Berechnung ebenfalls nicht berücksichtigt werden Zeilen, in denen die
Nummerierung in der Nummernspalte (#) fett formatiert ist. Die Formatierung fett dient der Übersichtlichkeit und Gliederung.
Für die Berechnungen ist es übrigens nicht erforderlich, die Arbeitspakete in chronologischer Reihenfolge aufzuführen. Es
steht Ihnen also frei, eine Gliederung anhand inhaltlicher Gesichtspunkte vorzunehmen.
Konfiguration - Einstellungen anpassen
Nachdem Sie die vollständigen Plandaten und für die ersten Arbeitspakete Ist-Daten eingegeben haben, können Sie bereits eine
Auswertung erstellen. Sie haben die Möglichkeit, das Programm dafür an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Im linken oberen Teil der Arbeitsblätter "Statusreport" und "Arbeitspakte" befindet sich hierzu die Schaltfläche "Konfiguration"
zum Aufruf des Konfigurationsmenus (Bild 3).
Bild 3: Das Konfigurationsmenü aufrufen.
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Bild 4: Das Konfigurationsmenü.
Im Konfigurationsmenü haben Sie folgende Optionen:
Arbeitsblätter anzeigen/ausblenden
Die linke Seite des Menüs enthält eine Auflistung aller Arbeitsblätter und Grafiken. Indem Sie die Optionskästchen mit einem
Häkchen markieren, können Sie festlegen, welche Arbeitsblätter in der Anwendung sichtbar sind. Um die Anwendung
übersichtlich zu gestalten, sollten Sie nur die Arbeitsblätter auswählen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.
Auswertungsintervall
Diese Option legt das Auswertungsintervall fest, d.h. die Abstände, in denen die zeitliche Entwicklung der Kennzahlen berechnet
und grafisch dargestellt wird. Bei einer monatlichen Auswertung werden die Daten jeweils bis zum letzten Tag eines Monats
berechnet, bei wöchentlicher Auswertung jeweils bis zum letzten Arbeitstag einer Kalenderwoche (Samstag). Die Berechnung
und Darstellung der Kennzahlen des letzten Intervalls erfolgt jedoch immer nur bis zu dem Stichtag, der im Arbeitsblatt
"Stammdaten" angegeben wurde.
Wenn Sie in einem bereits angelegten Projekt das Auswertungsintervall ändern möchten, müssen Sie nach der Änderung
über die Schaltfläche "Auswertung" die Daten neu berechnen.
Sprache
Mit der Option "Sprache" können Sie zwischen Deutsch und Englisch wählen. Wird die Sprache geändert, betrifft das mit
Ausnahme der Arbeitsblattbeschriftungen alle Überschriften und Bezeichnungen. Wenn Sie Änderungen an den Beschriftungen
vornehmen möchten, können Sie das an zentraler Stelle realisieren, indem Sie das Arbeitsblatt "Spracheinstellungen"
einblenden und die entsprechenden Bezeichnungen im Arbeitsblatt "Spracheinstellungen" anpassen. Die geänderten
Einstellungen werden in die Tabellen und Arbeitsblätter übernommen, nachdem Sie das Konfigurationsmenü erneut geöffnet und
die Schaltfläche "Übernehmen" betätigt haben.
Auswertung erstellen
Die Auswertung Ihrer Daten erstellen Sie, indem Sie Schaltfläche "Auswertung" auf den Arbeitsblättern "Statusreport" bzw.
"Arbeitspakete" betätigen (Bild 2). Um Fehleingaben und Berechnungsfehler zu vermeiden, wird vor der eigentlichen Berechnung
immer erst eine Plausibilitätskontrolle durchgeführt. Fehler auf der Seite "Statusreport" führen dabei immer zum vollständigen
Abbruch der Berechnungen. In diesem Fall erhalten Sie eine Fehlermeldung (Bild 5). Außerdem sind die fehlerhaften Einträge
farbig hervorgehoben und mit einem Kommentarfeld hinterlegt (Bild 6).
Bild 5: Fehler auf der Seite "Statusreport" führen zum Abbruch der Berechnung.
Bild 6: Fehlerhafte Einträge werden mit einem Kommentarfeld hinterlegt.
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Bild 7: Fehlermeldung im Arbeitsblatt "Arbeitspakete".
Analog hierzu findet anschließend die Plausibilitätskontrolle für das Arbeitblatt "Arbeitspakete" statt. Der aktuelle Status dieser
Plausibilitätskontrolle wird in der äußeren linken Spalte dieses Arbeitsblattes angezeigt. Nur Zeilen, die mit einem (ü)
gekennzeichnet sind, gehen in die Berechnung ein. Die Zeilen mit den Nummern 1, 2 und 3 sind als Überschriften formatiert und
werden von der Berechnung ausgenommen. Sie sind durch ein (-) gekennzeichnet (Bild 7).
Zeilen mit fehlerhaften Eingaben (#3.6) werden durch ein rotes Kreuz (û) gekennzeichnet. Um Fehlberechnungen zu vermeiden,
werden diese Zeilen ebenfalls von der Analyse ausgenommen. Einen Hinweis über die mögliche Ursache des zugrunde
liegenden Fehlers erhalten Sie über die farbige Hervorhebung der betroffenen Zellen und den hinterlegten Hinweistext. Diese
Markierungen bleiben erhalten bis der Fehler korrigiert und eine Neuberechnung durchgeführt wurde. Korrigieren Sie
entsprechende Fehleingaben bis die Auswertung fehlerfrei durchlaufen ist. Die entsprechenden Kennzahlen werden
anschließend im Arbeitsblatt "Statusreport" und in unterschiedlichen grafischen Auswertungen dargestellt.
Kennzahlen (Arbeitsblatt Statusbericht)
In der Tabelle "Kennzahlen" im Arbeitsblatt "Statusbericht" sind alle wesentlichen Kennzahlen, die zum angegebenen Stichtag
errechnet wurden, zusammenfassend dargestellt (Bild 8). Im Folgenden erhalten Sie eine kurze Erläuterung dieser Kennzahlen
und deren Berechnungsgrundlagen:
Bild 8: Im Arbeitsblatt "Statusbericht" sind alle Kennzahlen dargestellt.
Geplantes Projektende: Datum an dem das Projekt planmäßig endet.
Prognostiziertes Projektende: Aufgrund des bisherigen Projektfortschritts prognostiziertes Projektende.
Prognostizierte Terminabweichung: Differenz zwischen prognostiziertem und geplantem Projektende in Tagen.
Gesamtbudget: Geplantes Projektbudget in Euro.
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Prognostiziertes Projektbudget: Aufgrund des bisherigen Projektfortschritts prognostizierte Projektkosten.
Prognostizierte Budgetabweichung: Differenz zwischen prognostiziertem und geplantem Projektbudget.
Planwert: Summe der geplanten Kosten aller bis zum Stichtag begonnenen Arbeitspakete.
Fertigstellungswert (Earned Value): Fertigstellungswert aller bis zum Stichtag begonnen oder abgeschlossenen
Arbeitspakete. Abhängig von der Berechnungsmethode wird hierbei einem Arbeitspaket bei Beginn und Ende der
entsprechende prozentuelle Anteil des Planwerts gutgeschrieben.
Beispiel: Das Arbeitspakt wurde mit 10.000 Euro geplant. Als Berechnungsmethode wurde 10/90 festgelegt. Zu Beginn des
Arbeitspakets ergibt sich daraus ein Fertigstellungswert von 1.000 Euro. Die verbleibenden 9.000 Euro werden dem
Arbeitpaket nach seinem vollständigen Abschluss gutgeschrieben.
Aktuelle Kosten: Die Summe der für die Abarbeitung der Arbeitspakete tatsächlich angefallenen Kosten.
Zeitvarianz: Differenz zwischen Fertigstellungswert und Planwert in Euro.
Kostenvarianz: Differenz zwischen Fertigstellungswert und Aktuellen Kosten in Euro.·
Planwert in %: Prozentualer Anteil des bis zum Stichtag geplanten Projektvolumens vom Gesamtvolumen des Projekts.·
Fertigstellungswert in %: Prozentualer Anteil des zum Stichtag ermittelten Fertigstellungswerts am Gesamtvolumen des
Projekts. Dieser Wert ist identisch mit dem Fertigstellungsgrad.·
Aktuelle Kosten in %: Prozentualer Anteil der bis zum Stichtag tatsächlich angefallenen Kosten am geplanten
Gesamtvolumen des Projekts. Dieser Wert entspricht dem Budgetausschöpfungsgrad.·
Zeitvarianz in %: Zeitvarianz bezogen auf das geplante Projektbudget in %.·
Kostenvarianz in %: Kostenvarianz bezogen auf das geplante Projektbudget in %.·
Schedule Performance Index (SPI): Für diesen Begriff gibt es noch keine allgemein anerkannte deutsche Übersetzung.
Aktueller Vorschlag der GPM-Fachgruppe PM-Normen ist "Planleistungsindex". Der Planleistungsindex gibt das Verhältnis
von Fertigstellungswert zu Planwert an. Ein Wert über 100 bedeutet, dass das Projekt in seiner Durchführung zeitlich vor den
Planungen liegt, ein Wert unter 100 bedeutet eine Verzögerung.·
Cost Performance Index (CPI): Auch für den CPI gibt es noch keine verbindliche deutsche Übersetzung. Die
vorgeschlagene Übersetzung lautet "Kostenleistungsindex". Der Kostenleistungsindex gibt das Verhältnis von
Fertigstellungswert zu aktuellen Kosten an. Ein Wert über 100% gibt an, dass die tatsächlichen Aufwände unter dem Planwert
liegen. Werte unter 100% zeigen eine Überschreitung des Projektbudgets auf.·
Fertigungsstellungsgrad: Gibt den Fertigstellungsgrad des Projekts zum Stichtag an.
Diagramme - Auswertungen
Abhängig davon, welche Auswertungen Sie im Konfigurationsmenü ausgewählt haben, werden Ihnen die entsprechenden
Arbeitsblätter angezeigt. Bild 9 zeigt eine Gesamtübersicht aller Auswertungen in tabellarischer Form mit absoluten Werten und
den entsprechenden Prozentwerten.
Bild 9: Gesamtübersicht aller Auswertungen.
Fertigstellungswert (Earned Value)
Zusätzlich zu den jeweils zum angegebenen Stichtag berechneten Kennzahlen stellt Ihnen das Programm die Entwicklung dieser
Kennzahlen im zeitlichen Verlauf grafisch dar. In Bild 9 sind die Basiskennzahlen Planwert, Aktuelle Kosten und
Fertigstellungswert in Euro grafisch dargestellt.
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Bild 10: Der Fertigstellungswert (Earned Value).
Aus Bild 10 ist zu ersehen, dass am Stichtag 15.04.2006 (Kalenderwoche 15) planmäßig 73.500 Euro des Projektbudgets hätten
abgeschlossen sein sollen (blaue Linie). Es sind Kosten in Höhe von 68.500 Euro angefallen (rosa Linie) und es wurde ein
Fertigstellungswert von 66.000 Euro (gelbe Linie) erreicht. Dieser Wert kommt zustande, da bei der Berechnung des
Fertigstellungswerts zu den aktuellen Kosten auch die zeitlichen Über- und Unterschreitungen berücksichtigt wurden. D.h. im
vorliegenden Beispiel liegt der Fertigstellungswert, hauptsächlich aufgrund von Verzögerungen, unter dem Planwert.
Zeit- und Kostenvarianz (Schedule & Cost Variance)
In Bild 11 ist der zeitliche Verlauf der Zeit- und Kostenvarianz des Projekts dargestellt. An der Zeitvarianz-Kurve lässt sich
ablesen, wie sich das Projekt im Vergleich zu den zeitlichen Planungen entwickelt. Liegen diese Werte im negativen Bereich, ist
bis zum entsprechenden Zeitpunkt weniger erreicht worden als ursprünglich vorgesehen, d.h. der Fertigstellungswert (Earned
Value) liegt unterhalb ihres Planwertes. Analog hierzu ist die Kurve der Kostenvarianz zu interpretieren. Ist dieser Wert negativ,
liegt der erreichte Fertigstellungswert der erledigten oder in Bearbeitung befindlichen Arbeitspakete unter den jeweils hierfür
angefallenen Kosten.
Ziel der Projektsteuerung ist es, Zeitvarianz und Kostenvarianz zu maximieren. Positive Werte dieser Größen bedeuten, dass
das Projekt schneller und kostengünstiger läuft als geplant.
Bild 11: Entwicklung der Zeit- und Kostenvarianz.
Plan- und Kostenleistungsindex (Schedule Performance Index / Cost Performance Index)
Bild 12 zeigt den zeitlichen Verlauf von Plan- und Kostenleistungsindex. An der Kurve des Planleistungsindexes lässt sich
ablesen, wie sich das Projekt gemessen an den zeitlichen Planungen entwickelt. Liegen diese Werte unter 100%, wurde zum
entsprechenden Zeitpunkt weniger erreicht als ursprünglich vorgesehen war, d.h. der Fertigstellungswert (Earned Value) liegt
unterhalb des Planwertes. Analog hierzu ist die Kurve des Kostenleistungsindexes zu interpretieren. Ist dieser Wert unter 100%,
liegt der bisher erreichte Fertigstellungswert der erledigten oder in Bearbeitung befindlichen Arbeitspakete unter den jeweils
hierfür angefallenen Kosten.
Ziel der Projektsteuerung ist es, die Leistungsindizes zu maximieren.
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Bild 12: Die Entwicklung des Plan- und Kostenleistungsindizes.
Prognostiziertes Projektbudget & Projektende (Estimate & Time at Completion)
In Bild 13 lässt sich anhand der blauen Linie das prognostizierte Projektbudget auf Monatsbasis ablesen. Zum "Stichtag" Woche
12 im Jahr 2006 ist ein Projektbudget von 114.350,52 Euro prognostiziert. Sie können mit der Maus auf die blaue Linie fahren
und die Werte für jede Woche ablesen. Am Verlauf der Linie ist zu erkennen, dass die Prognose hinsichtlich des Projektbudgets
zu Beginn des Projekts steigend und ab Woche 6 2006 fallend ist. Die Spitze in Woche 5 erklärt sich aus Termin- und
Budgetüberschreitungen, die ab Woche 6 wieder aufgefangen wurden.
Bild 13: Prognostiziertes Projektbudget und Projektende.
Die magenta-farbene Linie steht für das prognostizierte Projektende. Hier kann man anhand des Zeitstrahls das prognostizierte
Projektende der jeweiligen Woche ablesen. Anhand dieser grafischen Darstellungen ist abzulesen, welche Auswirkungen eine
Zeitüber- oder unterschreitung auf das Projektende hat.
Fertigstellungsgrad (Percent Complete)
In Bild 14 sind die Basiskennzahlen Planwert, Aktuelle Kosten und Fertigstellungswert in Prozent grafisch dargestellt. Fahren Sie
mit der Maus z.B. über die gelbe Linie (Fertigstellungswert in Prozent = Fertigstellungsgrad) und den 15.04.2006 (Woche 15),
können Sie den Wert 70% ablesen, d.h. zum Stichtag 15.04.2006 hat das Projekt einen Fertigstellungsgrad von 70% erreicht.
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Bild 14: Die Entwicklung des Fertigstellungswerts.
Zeit- und Kostenvarianz in % (Schedule and Cost Variance in %)
Aus Bild 15 lassen sich die zeitlichen und kostenmäßigen Abweichungen zu den geplanten Werten je Monat in Prozent ablesen.
Im Februar (Woche 9) waren die Abweichungen mit fast -20% am höchsten, im März (Woche 13) betrug die Kostenvarianz
hingegen nur 0% und die zeitliche Abweichung lag bei -2%. Die Interpretation der prozentualen Darstellung folgt der absoluten
Darstellung (Zeit- und Kostenvarianz, Bild 11). Da Bezug auf das Projektbudget genommen wird, ist es möglich, unterschiedliche
Projekte miteinander zu vergleichen.
Bild 15: Die prozentuale Zeit- und Kostenvarianz.
Plan- und Kostenleistungsindex Differenz von 100% (Schedule Performance Index and Cost Performance Index,
difference to 100%)
In Bild 16 wird dargestellt, um wie viel Prozentpunkte die Leistungsindizes von 100% abweichen, also als Differenzwerten
ausgehend von 100.
Bild 16: Entwicklung der Zeit und Kosteneffizienz.
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Dateneingabe im Projektverlauf
Um das Tool möglichst effektiv einzusetzen, empfiehlt es sich, die aktuellen Ist-Daten wöchentlich zu aktualisieren und anhand
des jeweiligen Stichtags neu auszuwerten. Auf diese Weise erfasst EasyEVM die zeitliche Entwicklung der Projektdaten optimal.
Falls aufgrund einer geänderten Projektsituation der Projektplan überarbeitet wird, ist es sinnvoll, die Datei mit der alten
Planversion unter einem anderen Namen zu archivieren.
Nutzungsbedingungen für das Excel-Tool
Mit dem Öffnen des EasyEarnedValueManager erkennt der Anwender die folgenden Nutzungsbedingungen an:
Das Herunterladen, die Installation und die Verwendung der Programme erfolgt auf eigene Gefahr. Das Projekt Magazin
übernimmt keine Gewähr oder Haftung für etwaige Schäden, Folgeschäden oder Ausfälle, die entstehen können. Die Anwender
verzichten auf jedwede Ansprüche gegen das Projekt Magazin, die sich aus diesen Vorgängen ergeben können.
Das Projekt Magazin übernimmt insbesondere keine Haftung oder Gewähr für Schäden, die entstehen, weil Software,
Beschreibungen, Links oder sonstige Inhalte fehlerhaft sind.
Das Projekt Magazin übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten
Informationen. Haftungsansprüche gegen das Projekt Magazin, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen,
die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und
unvollständiger Informationen verursacht wurden sind grundsätzlich ausgeschlossen, sofern seitens des Projekt Magazins kein
nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt.
Bitte beachten Sie die Urheberrechte des Tools. Diese können unter "Information" aufgerufen werden (Bild 17).
Bild 17: Die Urheberrechte können über "Informationen" eingesehen werden.
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Frederic Gümmer
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1. Guter Artikel, gute Beschreibung UND professionell aufbereitete Excel-Vorlage.
von Jan Fischbach am 09.11.2011 08:13
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Detlef
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