CHAPTER 5 : PENGURUSAN MODAL KERJA: PENGURUSAN TUNAI DAN SEKURITI BOLEH PASAR 5.1 Pengenalan Tunai adalah wang kertas atau wang syiling yang dimiliki oleh individu atau syarikat samada dalam simpanan, berbentuk cek, dipegang atau dalam akaun syarikat. Sekuriti boleh pasar pula adalah pelaburan-pelaburan sekuriti berfaedah pasaran wang yang boleh digunakan oleh syarikat untuk mendapatkan pulangan sementara atas dana-dana terbiar. 5.2 Objektif dan Fungsi Pengurusan Tunai Dua objektif dan fungsi utama pengurusan tunai adalah: I. Syarikat seharusnya mempunyai tunai yang mencukupi untuk memenuhi keperluan menjalankan perniagaan. II. Syarikat seharusnya tidak terlalu menyimpan terlalu banyak tunai sebaliknya membuat pelaburan supaya baki tunai yang tidak di gunakan adalah minimum. 5.3 Aturcara-aturcara dalam Pengutipan dan Pembayaran Tunai 4.3.1 Aturcara Dalam Pengutipan Tunai I. Pengutipan tunai mengikut sistem biasa. II. Sistem peti berkunci dan sistem bayaran PAC (preauthorized cheques). Sistem Peti Berkunci Sistem peti berkunci (lock box system) ialah suatu perkhidmatan yang selalu digunakan untuk mempercepatkan pungutan tunai. Perkhidmatan ini ditawarkan oleh bank komersial. Objektifnya ialah untuk mengurangkan kedua-dua jenis apungan iaitu apungan mel dan apungan pemprosesan. Aturcara kutipan yang digunakan adalah sangat mudah. Syarikat penerima akan menyewa peti surat di pejabat pos dan memberi kuasa kepada sebuah bank (di mana syarikat mempunyai akaun) untuk mengambil kiriman-kiriman surat dari peti surat tersebut. Berikut adalah prosedur pegutipan tunai melalui sistem peti berkunci: a) Pelanggan diarahkan untuk membuat kiriman cek ke peti surat bernombor ini (bukan kepada ibu pejabat/cawangan pejabat syarikat). b) Bank mengambil surat daripada peti surat tersebut dan mendepositkan cek terus ke dalam akaun syarikat berkenaan. c) Bank boleh memaklumkan kepada syarikat akan jumlah yang dideposit ke akaun bank setiap hari. Syarikat akan menerima salinan deposit dan senarai pembayaran bersama-sama dengan sebarang surat yang disertakan dengan pembayaran. Syarikat yang menerima cek dari seluruh negara akan mempunyai beberapa peti berkunci. Sistem peti berkunci mempunyai beberapa kelebihan. Sistem ini dapat: i. Meningkatkan tunai yang boleh digunakan oleh syarikat. ii. Menghapuskan fungsi-fungsi perkeranian, maka kawalan odit yang lebih baik juga dapat dicapai kerana pekerja syarikat tidak menerima cek. iii. Syarikat dapat mengetahui dengan lebih cepat akan cek-cek lambung(cek-cek ini akan dipulangkan oleh bank kepada syarikat). Sistem Bayaran PAC ( Preauthorized cheques) Dalam sistem PAC ini, amaun bayaran dan tarikh bayaran telah ditetapkan terlebih dahulu. Apabila tiba tarikh tersebut, amaun bayaran secara automatik akan ditolak daripada akaun pelanggan bank masuk kepada akaun syarikat penerima. Sistem ini berbeza daripada sistem cek biasa di mana ia tidak mengandungi atau memerlukan tandatangan individu pemilik akaun. Sistem ini wujud apabila individu berkenaan memberikan kuasanya. Sistem ini digunakan apabila syarikat menerima banyak bayaran daripada pelanggan yang sama. Prosedur pengutipan tunai melalui sistem bayaran PAC ialah : i. Pelanggan memberikan kuasa kepada syarikat penerima untuk menulis cek bagi pihak mereka atas akaun masing- masing. ii. Perjanjian jaminan ditandatangani oleh pelanggan dan dimajukan kepada bank masing-masing. Perjanjian ini memberikan kuasa kepada bank untuk membayar apabila PAC dikemukakan bagi bayaran. iii. Syarikat menyediakan butiran tentang maklumat bayaran iv. Bank akan menerima maklumat daripada syarikat, mengeluarkan PAC, mendepositkan cek kepada akaun syarikat dan memajukan cek untuk dijelaskan melalui sistem perbankan komersial. Sistem bayaran PAC ini mempunyai beberapa kelebihan. Sistem ini dapat: a) Meningkatkan ramalan aliran masuk tunai kerana syarikat yang memulakan proses kutipan tunai b) Pelanggan tidak lagi perlu diganggu dengan bayaran secara berkala, semuanya dilakukan untuk pihak beliau oleh bank. c) Meningkatkan tunai yang boleh digunakan oleh syarikat kerana apungan mel dan apungan pemprosesan telah dipendekkan berbanding sistem lain. 5.3.2 Aturcara Dalam Pembayaran Tunai. Terdapat pelbagai kaedah yang digunakan untuk pembayaran tunai. Kaedah-kaedah yang digunakan ialah baki akaun sifar (zero balance accounts) dan bayaran melalui draf. a) Baki akaun sifar Kaedah ini membenarkan kawalan pusat (ibu pejabat) ke atas semua pembayaran tunai tetapi pada masa yang sama, kuasa masih ada dengan syarikat diperingkat cawangan. Kaedah ini dapat memberikan kawalan yang lebih baik atas pembayaran tunai. Berikut adalah prosedur pembayaran tunai melalui baki akaun sifar: i. Pekerja syarikat yang diberi kuasa akan menulis cek seperti biasa. ii. Cek-cek akan melalui sistem perbankan dan dimajukan kepada bank pusat untuk dikeluarkan bayaran. iii. Cek-cek dibayar oleh bank dan baki-baki negatif akan ditunjukkan dalam akaun-akaun berkenaan. iv. Di bank pusat jumlah yang sama akan dikurangkan daripada akaun pusat yang merupakan akaun deposit utama. Sistem akaun baki sifar ini mempunyai beberapa kelebihan. Sistem ini dapat: i. Membuat kawalan pusat bagi semua bayaran. ii. Masa yang dihabiskan bagi aktiviti pengurusan tunai yang tidak penting dapat dikurangkan. iii. Baki-baki tunai yang berlebihan dalam akaun-akaun dapat dikurangkan. iv. Peningkatan dalam apungan pembayaran. b) Pembayaran Melalui Draf Pembayaran melalui draf adalah menyerupai cek biasa. Tetapi ia tidak dijelaskan oleh bank. Draf ditulis dan kuasa untuk di buat bayaran dikenakan oleh syarikat daripada akaunnya. Bank merupakan pusat pungutan dan ia menyerahkan draf kepada syarikat berkenaan untuk semakan dan kelulusan pembayaran. Mana-mana draf yang tidak mahu dibuat bayaran oleh syarikat akan di pulangkan kepada bank pada keesokannya. Semua draf yang dipulangkan kepada bank akan dibayar. Objektif utama sistem ini ialah untuk menyediakan kawalan bayaran yang berkesan seperti arahan oleh ibu pejabat mengarahkan untuk menahan bayaran atas mana-mana draf yang difikirkan kurang sesuai. Bayaran bagi setiap draf dilakukan selepas disemak dan diluluskan oleh syarikat. Uji kefahaman : 1. Huraikan 2 objektif utama pengurusan tunai. (4 markah). i. Syarikat harus mempunyai tunai yang mencukupi untuk memenuhi keperluan menjalankan perniagaan. (2 markah). ii. Syarikat seharusnya tidak terlalu menyimpan terlalu banyak tunai sebaliknya membuat pelaburan supaya baki tunai yang tidak digunakan adalah minimum. (2 markah). 2. Huraikan 2 aturcara yang digunakan dalam pengutipan tunai dan 2 aturcara yang digunakan dalam pembayaran tunai. (12 markah) i. 2 aturcara pengutipan tunai: a) Sistem peti berkunci. Sistem peti berkunci (lock box system) ialah suatu perkhidmatan yang selalu digunakan untuk mempercepatkan pungutan tunai. Perkhidmatan ini ditawarkan oleh bank komersial. Objektifnya ialah untuk mengurangkan kedua-dua jenis apungan iaitu apungan mel dan apungan pemprosesan. (3 markah) b) Sistem Bayaran PAC Dalam sistem PAC ini, amaun bayaran dan tarikh bayaran telah ditetapkan terlebih dahulu. Apabila tiba tarikh tersebut, amaun bayaran secara automatik akan ditolak daripada akaun pelanggan bank masuk kepada akaun syarikat penerima. Sistem ini berbeza daripada sistem cek biasa di mana ia tidak mengandungi atau memerlukan tandatangan individu pemilik akaun. (3 markah). DBF 3123 BUSINESS FINANCE ii. 2 aturcara pembayaran tunai: a) Baki akaun sifar Kaedah ini membenarkan kawalan pusat (ibu pejabat) ke atas semua pembayaran tunai tetapi pada masa yang sama, kuasa masih ada dengan syarikat di peringkat cawangan. Kaedah ini dapat memberikan kawalan yang lebih baik atas pembayaran tunai. (3 markah). b) Pembayaran melalui draf Pembayaran melalui kaedah ini adalah menyerupai cek biasa. Tetapi ia tidak dijelaskan oleh bank. Draf ditulis dan kuasa untuk di buat bayaran dikenakan oleh syarikat daripada akaunnya. Bank merupakan pusat pungutan dan ia menyerahkan draf kepada syarikat berkenaan untuk semakan dan kelulusan pembayaran. (3 markah). 5.3 Jenis-jenis Sekuriti Boleh Pasar dan Pelaburan Dalam Sekuriti Boleh Pasar Sekuriti boleh pasar adalah pelaburan yang tidak berisiko dan boleh di tukarkan oleh syarikat kepada tunai dalam jangkamasa pendek. Terdapat beberapa jenis sekuriti boleh pasar seperti bil-bil perbendaharaan, penerimaan jurubank, sijil deposit bolehniaga, perjanjian beli balik dan kertas perdagangan. 5.3.1 Jenis-jenis Sekuriti Bolehpasar: a) Bil Perbendaharaan Ia merupakan salah satu instrumen pinjaman jangka pendek yang digunakan oleh kerajaan yang menjanjikan pembayaran kepada pemegang dan pembawanya sejumlah wang selepas tempoh yang tertentu. Di Malaysia, bil perbendaharaan dikeluarkan oleh Bank Negara Malaysia bagi pihak kerajaan. Ia dijual pada kadar diskaun (kurang daripada nilai muka). Bank sebagai pengeluar akan menerimanya kembali apabila bil tersebut telah matang ( selalunya tempoh matang antara 3 bulan hingga setahun) dan akan membayar kepada pemegang atau pembawanya pada nilai muka. Contoh: Bil perbendaharaan dengan nilai muka RM 1000 dijual pada harga RM 920 dan mempunyai tempoh matang setahun. Ini bermakna, anda dapat membelinya hari ini pada harga RM 920 dan selepas setahun bil ini dapat ditebus semula dengan harga RM 1000. Faedah yang anda dapati adalah sebanyak RM 80. DBF 3123 BUSINESS FINANCE b) Penerimaan Jurubank Ia merupakan satu kemudahan dana jangka pendek yang diberikan kepada pengusaha industri impot dan ekspot. Ia bertujuan melancarkan urusniaga perdagangan antarabangsa. “Penerimaan” wujud apabila pihak bank menerima perjanjian perdagangan untuk membayar. Pelanggan bank menggunakan penerimaan jurubank ini untuk membiayai urusniaga dengan memberikan sekuriti ini kepada pembekal sebagai pertukaran untuk barangan atau perkhidmatan. Pembekal yang menerima sekuriti ini, boleh memegang sekuriti tersebut hingga matang dan menebus pembayarannya di bank atau menjualnya sebelum tarikh matang tamat pada harga diskaun kepada pihak lain. Sekuriti ini merupakan obligasi antara dua pihak iaitu pelanggan bank dan pihak bank. c) Sijil Deposit Bolehniaga (NCD) Sijil deposit bolehniaga adalah sejenis deposit masa yang dikeluarkan oleh bank perdagangan dan bank saudagar yang dibenarkan, mengesahkan yang sejumlah wang telah disimpan sebagai deposit dengan bank berkenaan untuk tempoh tertentu dengan kadar yang ditetapkan. Ia seperti deposit tetap tetapi perbezaannya ialah ia boleh diniagakan dan hakmilik boleh dipindahkan. Nama pendeposit tidak dinyatakan di dalam sijil dan bank pengeluar akan menjamin pembayaran prinsipal beserta faedah kepada pembawanya pada tarikh matang sijil ini. Setiap bank yang mengeluarkan sijil ini bebas untuk menetapkan kadar faedah masing-masing. d) Perjanjian Beli Balik (REPO) Ia merupakan sumber dana yang terpenting bagi bank-bank perdagangan. Perjanjian ini merupakan satu perjanjian yang melibatkan penjualan sekuriti atau aset-aset kewangan dengan jaminan untuk membelinya balik pada akhir tempoh yang dijanjikan dengan harga yang ditentukan terlebih dahulu. Perjanjian ini adalah untuk tempoh yang berjangka pendek seperti semalaman, 7 hari atau beberapa bulan. Perjanjian ini melibatkan peminjam yang memerlukan dana dalam jangka pendek dengan pelabur yang mempunyai dana yang berlebihan untuk dipinjamkan. Dalam urusniaga ini, biasanya bank sebagai peminjam akan mengadakan satu perjanjian dengan pelanggannya untuk menjual sesuatu sekuriti dengan persetujuan untuk membeli balik pada suatu tempoh dengan harga yang lebih tinggi termasuk faedah yang telah ditentukan terlebih dahulu. DBF 3123 BUSINESS FINANCE e) Kertas Perdagangan Ia merupakan satu nota janji yang selalunya diterbitkan oleh syarikat-syarikat gergasi yang sememangnya telah terbukti kedudukan kredit mereka. Ia merupakan satu instrumen pinjaman jangka pendek syarikat berkenaan di mana tempoh matangnya di antara 1 hingga 270 hari atau 6 bulan. Ia mempunyai nilai muka dan dijual pada harga diskaun. Syarikat-syarikat yang mengeluarkan sekuriti ini selalunya mempunyai kemudahan pinjaman dengan pihak bank bagi memudahkan urusan penebusan semula oleh pemegangnya apabila tiba tarikh matang. 5.3.2 Pelaburan Dalam Sekuriti Bolehpasar Sebelum membuat pelaburan dalam sekuriti boleh pasar, syarikat perlu terlebih dahulu memilih portfolio sekuriti boleh pasar yang akan mendatangkan pulangan yang baik kepada syarikat. Syarikat perlulah mempertimbangkan perkara- perkara seperti berikut sebelum membuat pelaburan: i. Risiko kewangan Ia melibatkan ketidaktepatan anggaran kadar pulangan daripada sekuriti yang dilaburkan. Pada kebiasaanya, pengurus tidak berkehendakkan risiko kewangan sekuriti boleh pasar yang tinggi apabila memilih aset- aset tertentu untuk dimasukkan dalam portfolio pelaburan mereka. ii. Risiko faedah Ia melibatkan ketidaktepatan anggaran kadar pulangan disebabkan oleh perubahan dalam kadar faedah akibat ketidakseimbangan persekitaran. iii. Kecairan Syarikat perlu mengetahui samada sekuriti yang dicadangkan itu dapat memenuhi kehendak syarikat supaya berada pada tahap kecairan tertentu apabila pihak syarikat memerlukannya. iv. Cukai Syarikat perlu mengetahui jenis-jenis sekuriti boleh pasar yang dikenakan cukai. v. Pulangan Pulangan yang dianggarkan oleh syarikat yang dapat mendatangkan hasil apabila firma membuat pelaburan dalam sekuriti tersebut. Pulangan ini melibatkan pengukuran risiko dan keuntungan yang akan diperolehi setelah syarikat melabur dalam sekuriti tersebut. DBF 3123 BUSINESS FINANCE 5.4 Cara-cara Untuk Meningkatkan Kecekapan Dalam Pengurusan Tunai dan Memadankan Kos dan Faedah Dalam Pengurusan Kewangan Di dalam pengurusan tunai, kita akan dapati amaun wang dalam buku cek mungkin berbeza daripada amaun wang yang pihak bank fikirkan kita miliki. Ini kerana sesetengah cek yang ditulis belum lagi di bawa ke bank untuk dijelaskan. Keadaan seperti ini juga berlaku dalam perniagaan. Baki tunai yang ditunjukkan dalam buku syarikat di sebut baki lejar manakala baki yang ditunjukkan dalam akaun bank ialah amaun yang ada yang boleh dibelanjakan di sebut baki tersedia ada atau baki terkutip. Perbezaan antara baki lejar dan baki tersedia ada di sebut “apungan” (float). Apungan ini menggambarkan kesan bersih cek-cek dalam proses melalui sistem perbankan (clearing). Kecekapan dalam pengurusan tunai boleh ditingkatkan dengan cara mempercepatkan kutipan melalui sistem peti berkunci. Di dalam proses mempercepatkan kutipan melalui peti berkunci, terdapat satu atau lebih pengurangan dalam komponen “apungan” akan terlibat. Melambat-lambatkan pembayaran melibatkan peningkatan dalam mana-mana satu komponen “apungan”. 5.4.1 Jenis-jenis Apungan Terdapat 4 jenis apungan: a) Apungan mel (mail float) adalah masa di antara mulanya pelanggan mengirimkan cek sehingga cek itu sampai ke tangan penerima. b) Apungan pemprosesan (processing float) adalah masa yang diambil oleh penerima dari mula ia menerima cek, memproses cek sehingga cek itu didepositkan di bank. c) Apungan transit (transit float) adalah masa yang diambil di antara mulanya cek didepositkan oleh syarikat penerima untuk melalui proses penjelasan perbankan sehingga terdapat dana yang boleh digunakan oleh syarikat. Apungan ini berlaku kerana cek tersebut perlu melalui sistem bank sebelum cek dapat dijelaskan. d) Apungan pembayaran (disbursement float) merujuk kepada dana-dana pelanggan yang ada dalam akaun bank syarikat sehingga cek bayaran syarikat melalui sistem perbankan. DBF 3123 BUSINESS FINANCE Jadual 5.1 Cek ditulis dan dipos Cek diterima Cek dideposit Cek dijelaskan Apungan mel (3 hari) pemprosesan (1 hari) Pembayaran transit (5 hari) Hari 0 3 4 9 Bilangan hari apungan (9 hari) 5.4.1 Memadankan Kos Dan Faedah Dalam Pengurusan Tunai. Pengurusan tunai yang berkesan amat menitikberatkan pemadanan antara kos dan faedah yang terlibat di dalam sesuatu pengurusan tunai. Terdapat pelbagai langkah yang digunakan untuk memadankan antara kos dan faedah. Cara pengiraan adalah merujuk kepada contoh di bawah: Contoh: Syarikat Kitara adalah sebuah syarikat pengeluar aluminium yang digunakan untuk pelbagai kegunaan membuat komponen kereta. Kesemua pengeluaran komponen tersebut dihantar menggunakan kapal ke 10 buah wilayah jualannya. Syarikat Kitara telah menyiapkan satu kajian mengenai sistem pengutipan tunai yang akan meningkatkan pengurusan tunai syarikat tersebut. Syarikat beranggapan bahawa ia boleh mengurangkan jumlah apungan syarikat sebanyak 2.5 hari sekiranya syarikat tersebut menggunakan sistem peti berkunci di setiap wilayah jualannya. Jika syarikat menggunakan sistem peti berkunci, syarikat akan membayar sewa sebanyak RM 300.00 sebulan ke atas semua peti berkunci tersebut. Sebarang tambahan yuran akan dimasukkan ke dalam sekuriti boleh pasar firma yang akan memberikan kadar pulangan sebanyak 10.5% setahun. Purata jualan setahun (hasil) adalah sebanyak RM 5475,000.00 untuk setiap wilayah jualannya. Di dalam menjalankan kajiannya, syarikat mengandaikan terdapat 365 hari setahun. Kirakan kos penjimatan bersih tahunan syarikat tersebut. Adakah syarikat patut menggunakan sistem peti berkunci tersebut? Penyelesaian: Langkah 1: Jumlah kutipan (Jualan setahun) = (Jualan setahun) x ( bilangan kawasan) = RM 5475,000 x 10 wilayah DBF 3123 BUSINESS FINANCE = RM 54750000 Langkah 2: Kutipan harian ( jualan sehari) = Jumlah kutipan / bilangan hari setahun = RM 54750000/ 365 hari = RM 150,000 Apabila syarikat menggunakan sistem peti berkunci, ia akan mengurangkan apungan sebanyak 2.5 hari. Nilai pengurangan apungan adalah berdasarkan kepada kadar pulangan sebanyak 10.5% setahun. Langkah 3: Penjimatan bersih tahunan= (kutipan harian) x (jumlah pengurangan apungan) x (kadar pulangan) = RM 150, 000 x 2.5 hari x 10.5% = RM 39375.00 Langkah 4: Kos tahunan operasi sistem peti berkunci = (sewa peti berkunci) x (bilangan wilayah) x (bulan) = RM 300 x 10 x 12 = RM 36000 Langkah 5: Kos Penjimatan bersih tahunan = ( Jumlah penjimatan bersih tahunan) – ( kos tahunan operasi sistem peti berkunci) = RM 39375 – RM 36000 = RM 3375 Kesimpulan: Syarikat Kitara harus menggunakan sistem peti berkunci kerana ia mendapat penjimatan sebanyak RM 3375 setahun.