ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐHQGHN BCH ĐOÀN KHOA QUỐC TẾ ĐƠN XIN THÀNH LẬP CÂU LẠC BỘ TRUYỀN THÔNG KHOA QUỐC TẾ 14 MỤC LỤC Nội dung Trang Nhân sự 2 Mục đích 6 Định hướng 8 Cơ cấu tổ chức 10 Điều lệ nội quy 14 Phương thức hoạt động 19 Các tổ trực thuộc 22 Đơn xin thành lập 34 Danh sách thành viên 36 1 NHÂN SỰ I. Ban Chủ nhiệm 1. Nguyễn Duy Anh (VISK2013B) – Chủ nhiệm Câu lạc bộ 2. Dương Hoàng Long (VISK2013B) – Phó Chủ nhiệm 3. Đoàn Minh Hiệp (IB2012A) - Ủy viên phụ trách nội dung 4. Lưu Thu Trang (IB2013C) - Ủy viên phụ trách tài chính 5. Lương Thu Hương (VISK2013B) - Ủy viên phụ trách tổ chức II. Sơ đồ tổ chức Các ban trong CLB Chụp ảnh Thiết kế • Logo sự kiện và sản phẩm truyền thông Truyền thông mạng • Quảng bá trang mạng xã hội, đăng tin, viết bài online Truyền thông nội • Quảng bá hình ảnh sự kiện tại Khoa và các trường lân cận Báo chí Tài trợ 2 1. Chụp ảnh: Mục đích: công việc của nhóm là chịu trách nhiệm về việc thu thập hình ảnh của các sự kiện và cung cấp sản phẩm nhằm làm phong phú các tin tức; Yêu cầu công việc: - Có khả năng trong lĩnh vực nghê thuật ( chụp ảnh, quay phim) - Nhiệt tình, có ý thức tham gia và hoàn thành các nhiệm vụ được giao 2. Thiết kế: Mục đích - Tạo lập tên tuổi cho chương trình, gây ấn tượng với người xem - Quảng bá hình ảnh của nhà trường nói chung và chương trình nói riêng thông qua các sản phẩm truyền thông - Thể hiện đẳng cấp của chương trình Yêu cầu công việc - Biết sử dụng thành thạo các phần mềm đồ họa - Sáng tạo, biết lắng nghe, theo kịp thời đại - Chú ý đến công năng sử dụng của các sản phẩm tạo ra 3. Truyền thông mạng a. Quản lý web: Mục đích: Truyền thông bằng phương pháp sử dụng internet, mới và hiện đại hơn các phương pháp cũ. Yêu cầu công việc - Biết sử dụng thành thạo các phần mềm quản trị mạng, nắm bắt, xử lý các tình huống xâm nhập gây ảnh hưởng xấu - Nắm bắt tình trạng truyền thông trên các trang web của nhà trường - Cập nhật các thông tin mới nhất và truyền tải đến sinh viên và giảng viên 3 b. Đăng tin, viết bài online Mục đích: Đưa thông tin chi tiết, viết bài trên các trang mạng xã hội cũng như các trang mạng của nhà trường Yêu cầu công việc - Có mặt trong các chương trình của nhà trường để thu thập tin tức - Cập nhật các thông tin về giáo dục, giải trí liên quan đến học sinh, sinh viên. 4. Truyền thông và hình ảnh sự kiện a. Quảng bá chương trình Mục đích: Giới thiệu tới tất cả sinh viên trong nhà trường nói chung và sinh viêc các trường bạn nói riêng về các chương tình sắp tới Yêu cầu công việc - Sẵn sàng tham gia truyền thông cho các chương trình sắp tổ chức - Nhiệt tình, không ngại khó khăn, có khả năng nói chuyện trước đám đông b. Hình ảnh chương trình Mục đích: Chịu trách nhiệm về việc treo băng rôn, banner, backdrop cho chương trình. Yêu cầu công việc - Có khả năng leo trèo - Nhiệt tình, không ngại khó khăn 5. Báo chí và tài trợ Mục đích - Tìm nguồn tài trợ kinh phí cho chương trình - Quảng bá chương trình bằng phương tiện thông tin đại chúng Yêu cầu công việc - Sáng tạo, tự giác tìm các mối quan hê nhằm mang lại lợi ích cho truyền thông 4 - Có khả năng giao tiếp tốt 6. Tài chính Mục đích; Quản lý việc chi tiêu của CLB (tiền in, hóa đơn…..) Yêu cầu công việc - Cẩn thận, rõ ràng trong công việc - Có khả năng ghi chép sổ sách III. Tổ chức tuyển dụng a. Đào tạo nhân viên mới Hướng dẫn và đào tạo đội ngũ thành viên và cộng tác viên theo các tiêu chí và yêu cầu của từng CLB. Phân chia các thành viên vào từng nhóm theo các năng lực phù hợp b. Nâng cao trình độ cho nhân viên đã có Thu thập các thông tin, phương pháp mới từ việc giao lưu và học hỏi với các CLB khác nhằm nâng cao trình độ cho thành viên và cộng tác viên. Tổ chức các cuộc thi nhằm đánh giá năng lực và từ đó đưa ra phương án nâng cao khả năng của thành viên và cộng tác viên 5 MỤC ĐÍCH Tiền thân là Tổ Truyền thông trực thuộc Ban Truyền thông & Tuyên huấn, CLB Truyền thông Khoa Quốc tế được thành lập, dựa trên tôn chỉ hoạt động: Là nơi giao lưu, sinh hoạt, học hỏi của sinh viên cả trong và ngoài phạm vi Khoa Quốc tế; Tạo mối liên kết giữa các câu lạc bộ, đội nhóm của Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội; Là môi trường sinh hoạt lành mạnh cho các bạn sinh viên Khoa Quốc tế đam mê hoạt động truyền thông có cơ hội thỏa sức thể hiện năng lực bản thân; Xây dựng môi trường giúp cho các bạn sinh viên có thể phát triển và nâng cao những kỹ năng mềm, và các kỹ năng thuyết trình kêu gọi đám đông; Tạo cơ hội cho các bạn sinh viên có thể góp sức trong các hoạt động Đoàn nói chung và các hoạt động truyền thông của Khoa nói riêng; Truyền cảm hứng tham gia các hoạt động đoàn khoa cho các bạn sinh viên Khoa Quốc tế; Trở thành một CLB phát triển vững mạnh; góp phần nâng cao thương hiệu của Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội; Truyền tải thông điệp, ý nghĩa và tạo sự quan tâm của các bạn sinh viên với chương trình và sự kiện của Khoa; 6 Là nơi mà mọi người có thể tự do đóng góp những ý tưởng truyền thông mới lạ phù hợp với hình ảnh của Khoa; Trở thành CLB tiên phong đi đầu cho các chương trình của KQT nói riêng và ĐHQG nói chung; 7 ĐỊNH HƯỚNG Cùng với quá trình phát triển, Tổ Truyền thông trực thuộc Ban Truyền thông và Tuyên huấn đã bổ sung, hoàn thiện và củng cố định hướng hoạt động của mình, hướng đến việc phát triển bền vững để tạo ra giá trị lâu dài cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Khoa Quốc tế - ĐHQGHN dựa trên các giá trị và triết lý chủ chốt sau đây: Nhân lực: CLB Truyền thông nhận thức rằng khả năng và nhân lực là hữu hạn, cho nên muốn phát triển bền vững phải quan tâm đến đầu tư và phát triển các nguồn nhân lực mới. Trong chiến lược truyền thông của mình, CLB Truyền thông xác định các lĩnh vực truyền thông dựa vào nguồn nhân lực mới là định hướng phát triển chính trong tương lai. Trên cơ sở đó, trong những năm qua Ban Truyền thông và Tuyên huấn đã đầu tư rất lớn công tác tuyên truyền, quảng bá thu hút các bạn sinh viên mới vào Khoa Quốc tế - ĐHQGHN hay các bạn sinh viên đang học tập tại Khoa tham gia vào các hoạt động của Khoa cũng như các hoạt động ngoại khóa khác. Hợp tác CLB Truyền thông: Nhờ sự định hướng của cán bộ Đoàn cấp trên và Ban Truyền thông và Tuyên huấn. CLB đã ý thức rõ ràng về sự hợp tác và cùng phát triển giữa CLB với các CLB khác trực thuộc Đoàn Thanh niên và các phòng ban trực thuộc Khoa Quốc tế - ĐHQGHN nhằm đẩy mạnh phong trào và nâng cao chất lượng công việc được giao. Ngoài sự hợp tác với các cán bộ Đoàn và cán bộ trong Khoa Quốc tế - ĐHQGHN, CLB Truyền thông nhắm tới mạng lưới CTV chính thức và không chính thức tại Khoa, minh chứng cho hoạt động này CLB đã và đang nhắm tới khối lượng các bạn sinh 8 viên đang học tập tại Khoa nhằm tạo ra mạng lưới ngầm các bạn sẵn sàng tham gia và cổ vũ những hoạt động Đoàn trong thời gian sắp tới. Bên cạnh đó CLB còn mở rộng lực lượng truyền thông ra cả ngoài phạm vi Khoa Quốc tế, nhằm tạo ra lực lượng sinh viên tham gia và quảng bá hình ảnh sinh viên Khoa Quốc tế năng động trẻ trung và sáng tạo. Đầu tư chiều sâu và chuỗi giá trị: Để đạt được hiệu quả cao nhất trong các hoạt động trong phạm vi Khoa Quốc tế, CLB Truyền thông chú trọng tập trung vào phát triển nguồn nhân lực sẵn có của mình, luôn luôn nghiên cứu và tìm ra xu hướng truyền thông mới nhất dựa theo vị trí hiện thời. CLB sẽ chuẩn bị các khóa học kĩ năng truyền thông cho các bạn thành viên và CTV nhằm đẩy mạnh chất lượng và nâng cao khả năng của mỗi thành viên và CTV trong CLB. Sau mỗi khóa học các bạn được thực hành trong CLB áp dụng những kinh nghiệm có được vào thực tiễn công việc hoạt động. Đầu tư vào chiều sâu giúp ích cho các bạn trong công việc thao tác dễ dàng trong công việc Truyền thông bởi các cán bộ có thâm niên sâu nhiều kinh nghiệm trong công việc. Cùng nhau phát triển: CLB Truyền thông nhận thức rằng thành công của CLB ngày hôm nay là nhờ vào sự tin tưởng, chia sẻ và hợp tác cùng có lợi của các Phòng Ban, CLB trong Khoa Quốc tế - ĐHQGHN. Cho nên tiêu chí “cùng nhau phát triển” đã được vận dụng một cách thành công. Nhờ vậy, CLB là một trong các CLB được Khoa và Đoàn Thanh niên Khoa Quốc tế quan tâm. CLB tiền thân là Tổ Truyền thông trực thuộc Ban Truyền thông và Tuyên huấn có được một đội ngũ quản lý chuyên nghiệp với lòng trung thành và quyết tâm cao, CLB Truyền thông luôn vinh dự bởi đội ngũ quản lí trẻ trung nhiệt tình và kinh nghiệm dày dặn có thể vững vàng trong mọi công việc hoàn cảnh mà Khoa hay Đoàn Thanh niên Khoa Quốc tế - ĐHQGHN giao cho. 9 CƠ CẤU TỔ CHỨC I. MÔ HÌNH CƠ CẤU (Tính đến 9/2014) Chủ nhiệm CLB Nguyễn Duy Anh Phó Chủ nhiệm Dương Hoàng Long II. Ủy viên Ủy viên Ủy viên Đoàn Minh Hiệp Lưu Thu Trang Lương Thu Hương TƯ CÁCH LÃNH ĐẠO VÀ THÀNH VIÊN CLB 1. Chủ nhiệm CLB: Là người đại diện CLB trong các quan hệ đối nội và đối ngoại với các thành viên và với các tổ chức khác bên trong và bên ngoài trường, thực hiện các công tác quản lí toàn diện và phát triển theo định hướng mà CLB đã giao cho; Điều hành, duy trì và bao quát mọi hoạt động của CLB; 10 Ký các văn bản có liên quan đến hoạt động của CLB; 2. Phó Chủ nhiệm: Là người chịu trách nhiệm khi Chủ nhiệm CLB vắng mặt Thực hiện các công việc quản lí & duy trì hoạt động của CLB theo sự phân công của Chủ nhiệm, đảm bảo điều hành hoạt động trong quyền hạn của mình; 3. Ủy viên Là người chịu trách nhiệm những mảng mình phụ trách & có nhiệm vụ báo cáo với Chủ nhiệm về công việc của mình; Chịu trách nhiệm trước BCN về công việc được giao và trách nhiệm của mình; Thực hiện dưới sự hướng dẫn của Chủ nhiệm và Phó Chủ nhiệm; 4. Thành viên CLB Thành viên CLB là sinh viên đang học tập tại Khoa Quốc tế; Tham dự buổi phỏng vấn & được sự chấp thuận của Ban Chủ nhiệm CLB; a) Quyền lợi của Thành viên Được tham gia vào các hoạt động chính thức của CLB; Được tư vấn, giúp đỡ trước những khó khăn trong công việc truyền thông; Được thảo luận và biểu quyết các công việc của Câu lạc bộ; Được xin ra khỏi Câu lạc bộ do yêu cầu cá nhân, bằng một thư thông báo gửi Ban chủ nhiệm; b) Nghĩa vụ của thành viên Chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và mọi quy định sinh hoạt của CLB; Tích cực tham gia các hoạt động của CLB, hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc; 11 Góp phần quảng bá và vận động xây dựng CLB phát triển vững mạnh, giữ gìn & nâng cao uy tín hoạt động của CLB; Có tinh thần đoàn kết, hoàn thành tốt nhiệm vụ do BCN phân công; Đóng phí thường niên theo quy định của CLB; III. PHIẾU ĐĂNG KÝ THÀNH VIÊN 12 ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH ĐHQGHN BCH ĐOÀN KHOA QUỐC TẾ PHIẾU ĐĂNG KÝ THÀNH VIÊN CLB TRUYỀN THÔNG KHOA QUỐC TẾ I. Sơ lược về bản thân Họ và tên: ………………………………………………… Ảnh Ngày tháng năm sinh: ……………………………………. (3x4) Lớp: ………………………………………………………. Giới tính: …………………………………………………. Điện thoại: ………………………………………………... Email: …………………………………………………….. II. Trả lời câu hỏi 1. Mục đích tham gia CLB Truyền thông ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. Bạn đăng ký vào nhóm hoạt động nào (có thể đăng ký nhiều hơn 1 mảng) Truyền thông ngoại Chụp ảnh Truyền thông nội Thiết kế Viết bài 13 ĐIỀU LỆ NỘI QUY ĐIỀU I: TÊN GỌI Câu lạc bộ Truyền thông Khoa Quốc tế Câu lạc bộ là tổ chức đại diện trực thuộc Ban Truyền thông & Tuyên huấn BCH Đoàn Khoa Quốc tế và do Ban Truyền thông & Tuyên huấn ra quyết định thành lập, quản lý, và chỉ đạo hoạt động; Câu lạc bộ có biểu trưng riêng, biểu trưng do Ban chủ nhiệm quyết định và biểu trưng có thể thay đổi khi được sự đồng ý của toàn thể thành viên Ban chủ nhiệm; ĐIỀU II: BIỂU TƯỢNG 14 Logo CLB Truyền thông gồm 3 phần chính: thứ nhất là biểu tượng IS tượng trưng cho ngôi trường Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội; thứ hai là hình ảnh chiếc máy ảnh tượng trưng cho công tác thu thập hình ảnh, đảm đương mọi nhiệm vụ về hình ảnh về các chương trình, sự kiện, hoat động của CLB cũng như Đoàn Khoa Quốc tế; thứ ba là hình ảnh cuốn sổ tay và cây bút tượng trưng cho công tác tác nghiệp về mặt ngôn ngữ, truyền tải cũng như ghi lại mọi thông tin, cảm xúc trong các sự kiện, hoạt động của CLB, Đoàn Khoa Quốc tế nhằm đem lại góc nhìn chân thực nhất đến với người đọc. Qua đó, thể hiện trách nhiệm, nghĩa vụ và công việc của CLB Truyền thông với người xem. ĐIỀU III: QUY CHẾ I. QUY CHẾ BẦU CỬ 1. Chủ nhiệm và Phó chủ nhiệm CLB: Trong nhiệm kỳ đầu tiên, Chủ nhiệm và Phó chủ nhiệm CLB là các thành viên ban đầu đưa ý tưởng, đứng ra thành lập và chịu trách nhiệm chính cho câu lạc bộ. Nhiệm kỳ: nửa năm 2. Các ủy viên: Là những thành viên cùng đóng góp, phát triển ý tưởng ban đầu và góp phần sáng lập CLB, được phân công phụ trách các mảng công việc trọng yếu của CLB. Từ nhiệm kỳ thứ 2 trở đi, Ban Chủ nhiệm CLB được bầu chọn bằng bỏ phiếu kín tại kỳ họp toàn thể cuối nhiệm kỳ. II. QUY CHẾ CỘNG TÁC TIÊN VÀ THÀNH VIÊN 15 1. Cộng tác viên và Thành viên: phải là sinh viên đã, đang công tác học tập tại Khoa Quốc tế. 2. Lệ phí: a. Ban chủ nhiệm: 100.000 VNĐ/quý b. Thành viên: 30.000/quý c. Cộng tác viên: 20.000 VNĐ/quý 3. Tư cách cộng tác viên: CTV có nghĩa vụ tham gia tối thiểu 50% tổng số hoạt động của CLB trong 03 tháng liên tiếp tháng (1 quý). Những CTV không đáp ứng được yêu cầu này sẽ bị xoá tên khỏi danh sách CTV CLB. 4. Cộng tác viên tích cực: Là những CTV tham gia nhiệt tình ít nhất 75% tổng số hoạt động của CLB trong 03 tháng liên tiếp. Các cộng tác viên có nguyện vọng trở thành thành viên chính thức của CLB, sau mỗi quý Sẽ được xét duyệt và kết nạp làm thành viên chính thức của CLB. 5. Thành viên: Là những người tham gia tích cực trong hầu hết các hoạt động của CLB và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được phân công, đồng thời có tham gia vào công tác lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động của CLB. ĐIỀU IV: QUẢN LÍ TÀI CHÍNH Phí duy trì CLB: - Ban chủ nhiệm đóng phí hoạt động cho CLB hàng quý (qui định: 100 nghìn/quý). - Thành viên CLB đóng phí hoạt động cho CLB hàng quý (qui định: 30 nghìn đồng/quý). 16 - Cộng tác viên đóng phí hoạt động cho CLB hàng quý (qui định: 20 nghìn đồng/quý). Kinh phí hỗ trợ, tài trợ của các cá nhân, đơn vị trong và ngoài trường sẽ được tính vào nguồn kinh phí chung của CLB Toàn bộ kinh phí sẽ do thủ quỹ chịu trách nhiệm và bảo đảm chế độ báo cáo một cách thường xuyên, công khai, minh bạch. Nộp báo cáo tài chính đầy đủ, chi tiết sau mỗi quý. Mục đích sử dụng quỹ CLB - Chi trả cho những hoạt động chung của CLB; ngoài ra bao gồm những chi phí phát sinh trong công việc của các thành viên. - Trích quỹ hàng quý khen thưởng cho những cá nhân có nhiều đóng góp cho CLB (tối đa 40% tổng số kinh phí của CLB) - Tổ chức những buổi giao lưu, gắn kết sinh viên với nhau. ĐIỀU V: KHEN THƯỞNG, KỈ LUẬT Những thành viên có thành tích chung trong hoạt động hay làm tăng uy tín của CLB: - Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao - Có nhiều sáng kiến và ý tưởng được áp dụng thành công - Đóng góp tích cực & hiệu quả cho sự phát triển của CLB Cụ thể như sau: 17 - Tổ chụp ảnh: đánh giá, nhận xét hiệu quả làm việc của từng thành viên. Từ đó, chọn ra một hoặc hai cá nhân có năng suất làm việc hiệu quả (đánh giá dựa trên % tham gia và % công việc đạt được). Khen thưởng: 100 nghìn/cá nhân/quý. - Tổ thiết kế: bồi dưỡng theo sản phẩm (tùy theo sản phẩm). - Tổ viết bài và quản lý facebook: đánh giá, nhận xét hiệu quả làm việc và sự phối hợp giữa từng thành viên. Từ đó, đưa ra mức khen thưởng xứng đáng. 150 nghìn/quý. - Tổ chức sự kiện, hình ảnh: Khen thưởng sau mỗi quý hoặc mỗi chương trình. Khen thưởng: 100 nghìn/quý. - Truyền tin nội: Khen thưởng sau mỗi quý hoặc mỗi chương trình. Khen thưởng: 100 nghìn/quý. Những thành viên vi phạm quy chế, tùy theo mức độ sẽ bị kỉ luật từ khiển trách đến khai trừ khỏi CLB. Có 3 mức: phê bình, khiển trách và khai trừ; Việc thực hiện khen thưởng hay kỉ luật phải được thực hiện công khai với tất cả thành viên của CLB; ĐIỀU VI: NGỪNG HOẠT ĐỘNG CLB ngừng hoạt động trong các trường hợp sau: - Giải thể vì hoạt động của CLB không cần thiết nữa - Chuyển thể thành 1 tổ chức mới - Theo quyết định của BCH Đoàn Khoa Quốc tế - ĐHQGHN và các cơ quan có thẩm quyền khác 18 PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG ĐIỀU I: NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CLB hoạt động dựa trên nguyên tắc tự nguyện tham gia của các thành viên, dân chủ trong hoạt động và quản lý; CLB hoạt động dưới sự tổ chức và điều hành của Ban chủ nhiệm CLB. Ban chủ nhiệm chịu mọi trách nhiệm về hoạt động của CLB trước các thành viên; Các hoạt động của CLB đều lên kế hoạch cụ thể và rõ ràng; mọi hoạt động đều phải báo cáo với BCH Đoàn Khoa Quốc tế & BCH thông qua; Các thành viên trong CLB sẽ được phân chia làm nhiều mảng công việc cụ thể như: chụp ảnh, thiết kể, truyền thông mạng, quản lý facebook, viết bài... Hoạt động của CLB được xây dựng dựa trên sự đóng góp nội dung của các thành viên; Các nội dung hoạt động của CLB được xây dựng bởi Ban chủ nhiệm và có sự đóng góp nội dung của các thành viên; Các hoạt động của CLB phải được chọn lựa trên một số tiêu chí: - Thu hút đông đảo các thành viên tham gia, đảm bảo tính công bằng giữa các thành viên; - Khuyến khích những ý tưởng mới lạ của các thành viên nhằm đóng góp vào sự phát triển của CLB; - Các thành viên phải đóng phí để duy trì hoạt động của CLB; ĐIỀU II: CHỨC NĂNG 19 CLB là cầu nối sinh viên Khoa Quốc tế với tất cả các sinh viên yêu thích truyền thông giao lưu học tập, phát triển kỹ năng mềm, kỹ năng sống; ĐIỀU III: NHIỆM VỤ Tác nghiệp lấy tin và truyền tin về các hoạt động của Khoa Quốc tế nói riêng & các trường bạn nói chung; Cập nhật thường xuyên, phản ánh hoạt động của Đoàn Khoa Quốc tế tại fanpage: https://www.facebook.com/doankhoaquocte và các trang báo khác; Tham gia tổ chức và phụ trách công việc truyền thông trong xuyên suốt các chương trình của Đoàn Khoa; Là cầu nối các hoạt động của Khoa quốc tế với sinh viên Khoa Quốc tế nói riêng và sinh viên các trường Đại học khác nói chung; ĐIỀU IV: HỢP TÁC Các đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu hợp tác, phối hợp với CLB trong trường hợp cần thiết phải có Quy chế hoặc Văn bản hợp tác, phối hợp cụ thể; CLB có quyền hợp tác với các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong việc duy trì vận hành và phát triển CLB, được BCH Đoàn Khoa chấp thuận; Hoạt động hợp tác của CLB không giới hạn đối với một đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân, mà đa dạng hoá, đa phương hoá; Trong quá trình hoạt động, nếu sự hợp tác và phối hợp của đơn vị, tổ chức, cá nhân với CLB không hiệu quả hoặc làm tổn hại tới CLB, Ban chủ nhiệm có trách nhiệm để nghị chấm dứt hợp tác, phối hợp với tổ chức hoặc cá nhân đó. 20 CÁC TỔ TRỰC THUỘC A. TỔ CHỤP ẢNH I. Danh sách thành viên 1. Khúc Tuấn Anh 2. Đỗ Quốc 3. Ngọc Văn 4. Nam Anh II. Mô tả công việc - Phụ trách hình ảnh mỗi hoạt động hay sự kiện của Khoa Quốc Tế - DHQG HN. - Cung cấp đủ số lượng ảnh cho mỗi sự kiện để phục vụ cho công tác truyền thông đến mọi người. - Hoàn thành giao ảnh cho bên có trách nhiệm đúng hẹn. - Phụ trách photoshop, chỉnh sửa ảnh cho những sự kiện yêu cầu cần có hình ảnh chất lượng. III. Yêu cầu công việc - Mọi thành viên phải thành thạo việc chụp ảnh, nắm vững chuyên môn. - Mỗi thành viên phải có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. - Khi chụp ảnh cho bất kì sự kiện nào cần mang đầy đủ thiết bị để tác nghiệp, tránh tình trạng quên đồ làm gián đoan công việc. - Sau khi chụp xong cần bàn giao đầy đủ và đúng hẹn số lượng ảnh chụp được - Đảm bảo chất lượng ảnh chụp tốt nhất để truyền tải đúng nội dung sự kiện và phục vụ công tác truyền thông. 21 - Yêu cầu chi tiết mỗi buổi chụp hình cho sự kiện: + Đối với sự kiện giải trí (văn nghệ, prom...) : những sự kiện thế này có rất nhiều hoạt động nên yêu cầu phải chụp được 100-120 ảnh, số ảnh đẹp dùng để post lên phải được 70% (70-90 ảnh), trong đó 40% là ảnh toàn cảnh, 60% là ảnh cá nhân. + Đối với sự kiện là các buổi lễ, cuộc họp: những sự kiện thế này ít hoạt động hơn nên số lượng ảnh yêu cầu phải chụp được 70-90 ảnh, số ảnh đẹp dùng để post lên phải được 70% (50-60 ảnh), trong đó 40% là ảnh toàn cảnh, 60% là ảnh cá nhân (yêu cầu ảnh cá nhân chụp rõ và đầy đủ các nhân vật quan trọng trong buổi lễ, cuộc họp) + Đối với các sự kiện khác yêu cầu chụp được 60-70 ảnh, số ảnh đẹp dùng để post lên phải được 70% (40-50 ảnh). + Có thái độ tích cực làm việc trong mỗi buổi chụp hình, đảm bảo phải chụp được những khoảnh khắc và hình ảnh quan trọng của mỗi sự kiện. IV. Phân bổ công vệc 1. Đối với thành viên chính thức: Phải tham gia 70% khối lượng công việc. 2. Đối với cộng tác viên: Phải tham gia 30% khối lượng công việc. V. Mục tiêu - Trở thành tổ chịu trách nhiệm chính về hình ảnh của sự kiện - Xây dựng và phát triển thêm mảng quay và edit video clip cho mỗi sự kiện. B. TỔ THIẾT KẾ I. Danh sách thành viên 1. Trương Mạnh Tường – Tổ trưởng | tuongmartin@gmail.com | 0988517828 2. Hoàng Anh – Thành viên 22 3. Tuấn Anh – Thành viên 4. Trần Thị Khánh Linh – Cộng tác viên II. Nhiệm vụ Thiết kế banner, poster, băng-rôn, standy… cho các hoạt động, chương trình, sự kiện của CLB cũng như Đoàn Khoa Quốc tế. Cập nhập thông tin, hình ảnh từ các tổ liên quan. Hướng dẫn, hỗ trợ các thành viên mới của CLB. Đóng góp ý tưởng, chương trình cho các hoạt động của CLB. III. Đánh giá công việc Nhằm đảm bảo trách nhiệm công việc của từng thành viên trong tổ, sau mỗi tháng các thành viên trong tổ sẽ nộp báo cáo cho tổ trưởng về công việc, nhiệm vụ và các ý kiến của mình. Tổ trưởng có nhiệm vụ tiếp nhận, phân tích các báo cáo, đưa ra các ý kiến nhận xét sau mỗi báo cáo đối với từng thành viên. Đối với việc không hoàn thành đúng thời gian, chất lượng công việc sẽ có các hình thức kỷ luật theo các hình thức kỷ luật của Câu lạc bộ. Đối với những thành viên có thành tích tốt, đảm bảo trách nhiệm, thời gian cũng như có đóng góp với Tổ, Câu lạc bộ sẽ có các hình thức khen thưởng như của Câu lạc bộ và hỗ trợ trong công tác và công việc về sau. C. TỔ TRUYỀN THÔNG MẠNG I. Danh sách thành viên - Nguyễn Thanh Tùng - Đỗ Văn Quốc 23 - Hồ Thị Thanh Vân - Trần Huyền Trang - Nguyễn Mai Khuê II. Mô tả Tổ truyền thông mạng gồm 2 tổ nhỏ trực thuộc: - Tổ quản lý facebook - Tổ viết bài Nhiệm vụ của tổ truyền thông mạng là viết bài, đưa tin, cập nhật thường xuyên về các chương trình của Đoàn Khoa Quốc tế nói riêng và các hoạt động liên quan đến sinh viên nói chung tại fanpage: https://www.facebook.com/doankhoaquocte. Ngoài facebook là kênh thông tin chính sẽ mở rộng đến các trang mạng xã hội đang phổ biến với sinh viên như Instagram, Twitter… Ngoài ra, tổ viết bài còn có nhiệm vụ viết bài để chuyển cho bên báo chí đưa tin trên các trang báo khác. III. Đánh giá công việc a) Tổ quản lý facebook Mỗi bài đăng trên facebook sẽ gồm 2 người phụ trách: người viết bài và người đưa tin. Hiệu quả của mỗi bài đăng sẽ được tính dựa vào lượt tương tác với bài đăng đó: thích, chia sẻ, bình luận,… Mỗi tháng sẽ tìm ra được bài đăng hiệu quả nhất. Hàng quý, người xuất sắc nhất sẽ được lựa chọn dựa vào những tiêu chí sau: - Có số lượng bài viết được tương tác nhiều nhất - Tham gia hoạt động xuyên suốt trong cả quý - Thái độ làm việc tích cực 24 CTV sẽ được xét duyệt trở thành TV chính thức khi nằm trong top 3 tích cực trong 2 quý liên tiếp. Cách thức sẽ tương tự với các trang thông tin khác. b) Tổ viết bài Ngoài bài viết trên facebook, thành viên tổ viết bài sẽ được tính hiệu suất công việc dựa trên số lượng & chất lượng bài viết đăng trên các báo mạng khác. Hàng quý, người xuất sắc nhất sẽ là người có số lượng bài viết đạt chuẩn nhiều nhất trong quý đó. Bài viết đạt chuẩn là bài viết: - Ít phải chỉnh sửa ngữ pháp, câu từ - Căn chỉnh văn bản hợp lý CTV sẽ được xét duyệt trở thành TV chính thức khi nằm trong top 3 tích cực trong 2 quý liên tiếp. D. TỔ TRUYỀN THÔNG NỘI 1. Nhân sự - Lương Thu Hương (Tổ trưởng) - Lưu Thu Trang - Trần Thị Khánh Linh - Vũ Ngọc Văn - Nguyễn Thị Trang - Khuất Kim Ngân - Trần Huyền Trang 2. Quảng bá chương trình Mục đích: Giới thiệu tới tất cả sinh viên trong nhà trường nói chung và sinh viêc các trường bạn nói riêng về các chương tình sắp tới; 25 Yêu cầu công việc: - Sẵn sàng tham gia truyền thông cho các chương trình sắp tổ chức - Nhiệt tình, không ngại khó khăn, có khả năng nói chuyện trước đám đông 3. Hình ảnh chương trình Mục đích - Chịu trách nhiệm về việc treo băng rôn, banner, backdrop cho chương trình. - CLB là cầu nối sinh viên Khoa Quốc tế với tất cả các sinh viên qua hình ảnh. Yêu cầu công việc - Nhiệt tình, không ngại khó khăn do đặc thù công việc có thể sẽ vận động chân tay 4. Hình thức đánh giá công việc Truyền thông trường sẽ dựa trên các tiêu chí sau để đánh giá và xét duyệt khen thưởng - Tham gia hoạt động xuyên suốt trong cả quý - Thái độ làm việc tích cực - Có tính sáng tạo và khả năng thu hút sinh viên trong khi tham gia truyền thông Hình ảnh sự kiện sẽ dựa trên các tiêu chí sau để đánh giá và xét duyệt khen thưởng: - Đạt được hiệu quả cao trong công việc - Sáng tạp, không ngại khó khăn trong công việc, giúp đớ không chỉ các thành viên trong CLB mà còn thành viên trong các CLB khác. 26 E. TỔ TÀI TRỢ 1. Thành viên: Trần Huyền Trang Nguyễn Thị Trang Nguyễn Song Linh 2. Yêu cầu chung: Các nhà tài trợ sẽ tiến hành đánh giá và đưa ra quyết định dựa vào rất nhiều tiêu chí cụ thể. Do đó, khi đề xuất, tổ Tài trợ cần chú ý một số điều sau: - Có bản đề án và cam kết rõ ràng. - Đảm bảo các chương trình sẽ có kết quả tốt. - Có bằng chứng về một số thành tựu, chương trình đã có. - Có sự lãnh đạo tốt và quản lí hiệu quả bởi ban điều hành. - Các thành viên trong Câu lạc bộ phải luôn đảm bảo trách nhiệm giải thích và tính minh bạch của mọi hoạt động. - Khi có một khoản tài trợ cần gửi một lá thư cảm ơn ngay lập tức. Bên cạnh đó cần trả lời ngay các yêu cầu và chắc chắn rằng mọi hồ sơ sẽ được gửi đúng hạn. - Có một hệ thống tài chính và các biện pháp kiểm soát tài chính phù hợp để thể hiện trình độ quản lí tốt, theo đó xây dựng lòng tin với nhà tài trợ. - Luôn giữ hình ảnh tích cực và sự tín nhiệm. - Xây dựng khả năng thu hút, kiến tạo và duy trì các nguồn lực mới. - Xây dựng một danh sách các nhà tài trợ tiềm năng. - Các thành viên cần một mạng lưới bạn bè rộng để mở các cánh cửa khai thông quan hệ. 27 - Sử dụng các kĩ năng maketting tốt nhất để thuyết phục nhà tài trợ liên kết với Câu lạc bộ. 3. Những lĩnh vực chính đơn đề xuất cần giải quyết: - Khái niệm: Nhà tài trợ muốn biết liệu đề án có phù hợp với định hướng hoặc nhiệm vụ chung của Câu lạc bộ. - Hoạt động: Dự án sẽ được triển khai như thế nào, bao gồm các kết quả dự kiến, nhân sự, khung thời gian, khung giám sát và đánh giá. - Năng lực tổ chức: Nhà tài trợ muốn biết liệu Câu lạc bộ có đủ năng lực để triển khai hoạt động/ dự án đã đề xuất hay không và để đảm bảo tiền tài trợ của họ được sử dụng một cách có hiệu quả. - Ngân sách: Các nhà tài trợ sẽ kiểm tra để biết xem ngân sách có được lập tương ứng với những kết quả dự kiến hay không. 4. Các hợp phần của một đề xuất xin tài trợ: Thông tin liên hệ Tên người chịu trách nhiệm, tên tổ chức, địa chỉ, email, điện thoại. Tóm tắt đề xuất, bao gồm một câu về mục đích của dự Tổng quan án và tại sao lại xin tài trợ. Mô tả các vấn đề cấp bách gây ảnh hưởng đến cộng đồng và tại sao lại cần có dự án này. Các nhà tài trợ có Bối cảnh thể yêu cầu cần nêu rõ quy mô của vấn đề, bao gồm cả các số liệu thống kê. Tập trung vào phần này để mô tả dự án của bạn định giải quyết vấn đề gì. 28 Dự án sẽ được thực hiện như thế nào, bao gồm: các mục đích và mục tiêu có thể đo lường được, kết quả Mô tả dự án dự kiến, khung thời gian, các tổ chức và cơ quan phối hợp. Dự án sẽ được giám sát và đánh giá như thế nào để Giám sát và đánh giá đảm bảo rằng dự án đang được theo dõi và các kết quả đã đạt được Chi phí của dự án, số tiền xin tài trợ, đóng góp bằng Ngân sách hiện vật và các nguồn tài trợ khác. Hãy nêu rõ đơn vị tiền tệ và tỉ giá để tính ngân sách của bạn. Thông tin chung về tổ chức, cơ cấu và thành phần Thông tin về tổ chức quản trị, sứ mệnh, các thành tựu trong quá khứ, năng lực của cán bộ nhân viên, kiểm soát nội bộ, tình trạng pháp lý. 5. Các nguồn tài trợ: - Các công ty hoặc cơ quan địa phương: Họ có thể muốn đóng góp không chỉ là tiền mặt. Chúng ta hãy đề nghị họ đóng góp kinh nghiệm, các tình nguyện viên, các sản phẩm và dịch vụ. Tuy nhiên, phải đảm bảo các giá trị của công ty cũng phù hợp với những giá trị của Câu lạc bộ và việc tài trợ không làm chương trình/ dự án xa rời sứ mệnh. - Các hiệp hội nghề nghiệp: ví dụ như các Tổ chức Nghề nghiệp của cộng đồng hoặc Câu lạc bộ những người nổi tiếng có thể là những cơ hội tuyệt vời cho mạng lưới liên kết với các nguồn tài trợ Quốc tế. Các Hiệp hội địa phương cũng có thể cung cấp tài trợ hoặc là một đối tác để tổ 29 chức các sự kiện từ thiện. Hiệp hội người nước ngoài hay các trường Quốc tế cũng có thể quan tâm tới việc tài trợ hàng hóa như sách, quần áo, đồ chơi,… - Các tổ chức địa phương: có thể là một nguồn tài trợ trực tiếp, là nguồn hỗ trợ kĩ thuật hoặc đóng góp bằng hiện vật. Họ có thể cho mượn địa điểm để tổ chức họp, hội thảo hoặc các sự kiện ví dụ như biểu diễn văn nghệ, trình diễn tài năng… 6. Trách nhiệm lãnh đạo: Tổ Tài trợ cần một cơ cấu quản trị mạnh là một ban điều hành đóng vai trò lãnh đạo trong việc huy động nguồn lực cho Câu lạc bộ. Ban điều hành thường bao gồm các thành viên với các kĩ năng, kiến thức và kinh nghiệm cụ thể. Họ có trách nhiệm với các nhà tài trợ về tình hình quản trị và tài chính của Câu lạc bộ. Duy trì quan hệ với những người ủng hộ tiềm năng. Phát ngôn thay mặt tổ chức và đưa ra các vấn đề. Lập chiến lược với các nhân viên về việc gây quỹ. Tuyển dụng các tình nguyện viên. Tài trợ cho tổ chức. 7. Cách đánh giá thành viên: Tính điểm tích cực của các thành viên thông qua sự nhiệt tình trong công tác, tuân thủ tốt các yêu cầu của Câu lạc bộ cũng như các nhà tài trợ đưa ra. Trong một trương chình, sẽ trao thưởng và giấy khen cho thành viên nào huy động được nhiều tài trợ nhất và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ đề ra. 30 F. TỔ BÁO CHÍ I. Vai trò và mục đích của báo chí đối với công tác truyền thông 1. Vai trò: Dưới sự lãnh đạo của Đảng, được nhân dân ủng hộ, nuôi dưỡng, báo chí cách mạng Việt Nam đã trưởng thành, không ngừng lớn mạnh và phát triển. Với vai trò xung kích trên mặt trận tư tưởng, “binh chủng” báo chí cả nước đã tích cực tuyên truyền chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; thông tin sinh động về công cuộc đổi mới, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; phản ánh trung thực tâm tư, nguyện vọng chính đáng của nhân dân; góp phần tổng kết thực tiễn, nghiên cứu lý luận, cổ vũ, động viên phong trào thi đua yêu nước, phát hiện, biểu dương các nhân tố mới; tích cực đấu tranh phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, lãng phí, chống các quan điểm sai trái, thù địch; góp phần giữ vững ổn định chính trị, thúc đẩy công cuộc đổi mới, củng cố lòng tin của nhân dân đối với sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước. Báo chí cách mạng còn góp phần tích cực giúp nhân dân thế giới ngày càng hiểu rõ hơn đường lối, chính sách đúng đắn và những thành tựu đổi mới to lớn của Việt Nam. Đảng, Nhà nước và nhân dân ta đánh giá cao vai trò của báo chí trong đời sống xã hội cũng như những đóng góp quan trọng của báo chí trong công cuộc đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, mở cửa, hội nhập quốc tế. 2. Mục đích: Quảng bá chương trình bằng phương tiện thông tin đại chúng qua các trang báo mạng và các trang báo giấy. II. Đối tượng hợp tác truyền thông 1. Báo ĐHQGHN - Website: http://www.vnu.edu.vn - Liên hệ: Cô Giang – huonggiangbtv@gmail.com 2. Báo Khoa Quốc tế 31 - Website: http://www.is.vnu.edu.vn - Liên hệ: Cô Diễm (phòng truyền thông) - diemdtt@isvnu.vn 3. Báo VOV2 - Website: http:// radiovietnam.vn/Radio/vov2/ - Liên hệ: 098 282 3589 III. Mô tả công việc - Trước khi sự kiện diễn ra phải liên hệ được với các đầu báo có thể đăng được bài - Khi liên hệ được xong, thì xem các báo đó cho người về viết bài hay mình gửi bài cho các báo ( Lưu ý: khi gửi bài cho các báo nhớ cc cho Bí thư đoàn trường, Trưởng Ban Truyền thông và Tuyên huấn và đồng chí Đoàn Minh Hiệp) - Sau mỗi sự kiện phải gửi bài viết về cho tổ viết bài và truyền thông mạng để đưa thông tin lên page của Đoàn Thanh niên IV. Khen thưởng - Sau mỗi sự kiện sẽ tổng kết đánh giá về các thành viên. Nếu như ai trước mỗi sự kiện có thể liên hệ được nhiều đầu báo nhất thì sẽ có hình thức khen thưởng phù hợp V. Nhân sự 1. Nguyễn Song Linh 32 ĐƠN XIN THÀNH LẬP Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ĐHQGHN Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam BCH Đoàn Khoa Quốc tế Độc lập – Tự do – Hạnh phúc *** Hà Nội, ngày tháng năm ĐƠN XIN THÀNH LẬP CÂU LẠC BỘ TRUYỀN THÔNG KHOA QUỐC TẾ Kính gửi: - BCH Đoàn Khoa Quốc tế - ĐHQGHN - Ban Truyền thông & Tuyên huấn Tên tôi là: Nguyễn Duy Anh, tổ trưởng Tổ truyền thông trực thuộc Ban Truyền thông & Tuyên huấn, BCH Đoàn Khoa Quốc tế. Tôi viết đơn này trình lên BCH Đoàn Khoa xin được chấp thuận thành lập CLB Truyền thông Khoa Quốc tế. 1. Tiền đề 33 Tổ truyền thông được thành lập với nhiệm vụ tham gia tổ chức và phụ trách công việc truyền thông xuyên suốt các chương trình của Đoàn Khoa. Dưới sự chỉ đạo của Ban Truyền thông & Tuyên huấn, trải qua một năm phát triển & rèn luyện, tổ đã lớn mạnh và đạt được những thành tựu nhất định. 2. Mục đích Tiền thân là Tổ Truyền thông trực thuộc Ban Truyền thông & Tuyên huấn, CLB Truyền thông Khoa Quốc tế được thành lập, dựa trên tôn chỉ hoạt động: • Là nơi giao lưu, sinh hoạt, học hỏi của sinh viên; • Tạo mối liên kết giữa các câu lạc bộ, đội nhóm của Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội; • Trở thành một CLB phát triển vững mạnh; góp phần nâng cao thương hiệu của Khoa Quốc tế - Đại học Quốc gia Hà Nội. Nay, tôi trình lên BCH Đoàn Khoa xin được chấp thuận thành lập CLB Truyền thông Khoa Quốc tế. Kính mong Đoàn Khoa hỗ trợ cho CLB hoạt động. Đó là niềm vinh hạnh cho CLB, là cơ sở, động lực để CLB phát triển vững mạnh hơn nữa. Trong lúc chờ đợi sự xét duyệt, chấp nhận của BCH Đoàn Khoa, đại diện cho CLB tôi xin chân thành cảm ơn. Trân trọng! 34 DANH SÁCH THÀNH VIÊN (Danh sách tạm thời Tổ Truyền thông tính đến tháng 9/2014) STT Nhiệm vụ 1 Quản lý quỹ 2 Chụp ảnh 3 Thiết kế 4 Truyền thông mạng 5 Truyền thông tại trường 6 Quản lý Facebook 7 Viết bài Danh sách thành viên - Lưu Thu Trang - Trần Huyền Trang - Khúc Tuấn Anh Đỗ Văn Quốc Vũ Ngọc Văn Trần Thị Khánh Linh Trương Mạnh Tường Hoàng Anh Hồ Thị Thanh Vân Lưu Thu Trang Nguyễn Thị Kim Ngọc Trần Huyền Trang Dương Hoàng Long Lưu Thu Trang Trần Thị Khánh Linh Vũ Ngọc Văn Nguyễn Thị Trang Khuất Kim Ngân Trần Huyền Trang Đoàn Minh Hiệp Lưu Thu Trang Đỗ Văn Quốc Trần Huyền Trang Nguyễn Minh Khuê - Phương Anh - Lương Thu Hương 35 Phụ trách Lưu Thu Trang Khúc Tuấn Anh Trương Mạnh Tường Nguyễn Thị Kim Ngọc Dương Hoàng Long Đoàn Minh Hiệp Nguyễn Thanh Tùng - Nguyễn Thanh Tùng - Nguyễn Minh Khuê 8 Hình ảnh sự kiện 9 IStudent 10 Thư kí công văn giấy tờ 11 Tài trợ + báo chí - Khúc Tuấn Anh Vũ Ngọc Văn Đỗ Phan Nam Anh Lương Thu Hương Nguyễn Song Linh Tổ viết bài Nguyễn Thị Kim Ngọc Khuất Kim Ngân Phương Anh Đoàn Minh Hiệp Nguyễn Thị Trang Trần Huyền Trang Ý KIỂN ĐẢNG ỦY Ý KIẾN BAN THƯỜNG BAN CHỦ NHIỆM KHOA VỤ ĐOÀN KHOA Đỗ Phan Nam Anh Nguyễn Song Linh Khuất Kim Ngân Nguyễn Thị Trang T/M BAN CHỦ NHIỆM Nguyễn Duy Anh 36 37