CSMS CONTRACTOR SAFETY MANAGEMENT SYSTEM APA YANG DIMAKSUD CSMS CSMS adalah suatu Sistem Manajemen K3 yang diterapkan kepada kontraktor, meliputi beberapa elemen K3 yang sesuai dengan standar yang diacu oleh main contractor (ISRS, ANSI, OHSAS, dll). CSMS sebagai bahan pertimbangan awal oleh perusahaan main contractor untuk menilai kinerja Kontraktor yang akan diterimanya. Mengapa Perusahaan Wajib Menerapkan CSMS? Syarat lolos prakualifikasi perusahaan main contractor Meningkatkan profit perusahaan. Mengurangi angka kecelakaan dan penyakit akibat kerja. Membangun citra positif perusahaan Kapan Perusahaan Wajib Menerapkan CSMS? A. Tahap Kualifikasi 1. Penilaian Resiko 2. Pra-kualifikasi 3. Pemilihan B. Tahap Pelaksanaan 1. Aktivitas awal pekerjaan 2. Pada saat pekerjaan berlangsung 3. Evaluasi akhir Elemen CSMS Bagian 1 Kepemimpinan dan Komitmen Bagian 2 Tujuan Kebijakan dan Strategi Bagian 3 Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi Bagian 4 Penanganan Bahaya dan Pengaruh Bagian 5 Perencanaan dan Prosedur Bagian 6 Pemantauan Implementasi dan Kinerja Bagian 7 Audit dan Peninjauan Bagian 8 Manajemen K3 Bagian 9 Prosedur Tanggap Darurat Kepemimpinan dan komitmen Lampirkan bukti keterlibatan aktif pimpinan tertinggi (Senior Manager) dalam aspek HSE : Laporan dan rencana perjalanan Manajemen meninjau lokasi Info/ memo HSE dari Senior Manager Daftar hadir Senior Manager dalam meeting HSE Struktur organisasi. Tujuan Kebijakan dan Strategi Kebijakan HSE disebarluaskan dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan melalui : Papan pengumuman E-mail atau surat pemberitahuan Lampirkan bukti foto dan dokumentasinya. HSE OBJECTIVE : Salah satu alat fungsi kontrol manajemen yang digunakan Sebagai alat ukur untuk menentukan sejauh mana program HSE telah dilaksanakan 1. 2. 3. 4. Dapat diukur Dapat dicapai Realistis Dapat dilaksanakan Pertimbangan : •Tentukan masalah apa yang menjadi prioritas •Standar apa yang digunakan, berapa elemen (elemen prioritas) •Tentukan untuk berapa lama HSE objective tersebut •Siapa yang memantau Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi Program Komunikasi dan Rapat K3 Bukti keterlibatan Manajemen dalam meeting HSE yang dilakukan secara periodik, yaitu : 1. Program dan jadwal meeting HSE di semua level organisasi Lampirkan bukti MOM, daftar hadir, dan materi rapat. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi Pelatihan Staf Matriks / rencana kebutuhan pelatihan HSE untuk level staf beserta dokumentasi pelaksanaan pelatihan untuk level staf 1. Matriks training untuk semua posisi / level jabatan. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi Kemampuan Karyawan dan Pelatihan K3 Program HSE untuk karyawan dan karyawan baru, yaitu : 1. Program pelatihan HSE. 2. Materi induksi dan orientasi karyawan baru. 3. Buku panduan HSE (jika ada). 4. Bukti program orientasi karyawan baru. Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi Pelatihan Khusus 1. 2. Rencana dan bukti pelaksanaan pelatihan HSE untuk semua level jabatan, yang meliputi : Daftar hadir Sertifikat peserta pelatihan. Pelatihan Khusus Program pelatihan HSE spesialis untuk karyawan tertentu CV pimpinan tertinggi HSE. Penanganan Bahaya dan Pengaruh 1. Penilaian Bahaya dan Dampak Prosedur penilaian risiko (risk assessment), JSA, HAZOP 2. Bukti penilaian risiko untuk proses kegiatan di perusahaan Anda. Exposure Pekerja 1. Lampirkan mekanisme/ alur komunikasi pemaparan bahaya yang meliputi : 2. Info HSE di papan pengumuman 3. safety sign 4. E-mail safety alert 5. Laporan dari monitoring bahaya, seperti tingkat kebisingan, paparan bahan kimia, temperatur dan pencahayaan. Bahaya Yang Potensial (Bahan Kimia, Ancaman Biologis dan Fisik Seperti Kebisingan, Radiasi, Uap, Uap Bahan Bakar, Suhu Yang Ekstrim). Lampirkan bukti foto papan pengumuman yang berisi info HSE, poster tentang bahaya kebisingan, radiasi, dan data MSDS. Penanganan Bahaya dan Pengaruh PPE 1. Prosedur standar PPE (Alat Pelindung Diri) 2. List PPE 3. Laporan distribusi dan inspeksi PPE 4. Laporan pelatihan penggunaan PPE 5. Bukti penyimpanan dan pemeliharaan PPE. 6. Penanganan Limbah Prosedur penanganan limbah (waste management procedure), 7. Klasifikasi limbah 8. Laporan manifes limbah. Penanganan Bahaya dan Pengaruh Kesehatan Industri 1. program dan kebijakan kesehatan industri, seperti program housekeeping, ergonomi, Indoor Air Quality. 2. Lampirkan bukti dari identifikasi bahaya kesehatan, seperti laporan hasil MCU karyawan, pengukuran pencahayaan, temperatur dan kebisingan, penyediaan PPE. Penanganan Bahaya dan Pengaruh Minuman Keras dan Obat-Obatan 1. Kebijakan Drugs & Alcohol serta bukti sosialisasi dan komunikasi kebijakan tersebut dalam bentuk buletin, email dan papan pengumuman. 2. Program Drugs & Alcohol yang tercantum dalam penerimaan karyawan bebas drugs & alcohol. Perencanaan dan Prosedur Buku Panduan K3 atau Operasi Sebaiknya perlu dilampirkan prosedur dan manual HSE dengan disertakan prosedur pengendalian dokumen yang selalu diperbaharui. 1. Pengawasan dan Pemeliharaan Peralatan Program inspeksi 2. Sertifikasi dan maintenance peralatan, laporan/ catatan inspeksi peralatan. Penanganan Keselamatan Transportasi Prosedur transportasi darat dan bukti penerapannya, yang meliputi pelatihan drivers, inspeksi dan maintenance kendaraan, program pencegahan kecelakaan kendaraan. Pemantauan Implementasi dan Kinerja Bagian 6.1 Pemantauan Terhadap Manajemen dan Kinerja Aktivitas Lampirkan laporan prosedur monitoring performa HSE yaitu : 1. Laporan tentang total jam kerja 2. Jumlah kejadian kecelakaan 3. Reward HSE 4. Monitoring performa HSE dari klien dalam bentuk sertifikat/ penghargaan. Pemantauan Implementasi dan Kinerja Program Keselamatan Lampirkan program dan jadwal safety meeting yang dilakukan secara teratur dan dihadiri oleh level supervisor/ Safety Officer beserta dokumentasi pelaksanaannya Insiden Yang Berhubungan Dengan Hukum, Kejadian berbahaya, Tuntutan Perbaikan dan Pemberitahuan Pelarangan. Lampirkan catatan dan laporan kejadian kecelakaan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir. Catatan Kinerja K3 Statistik catatan kinerja HSE dalam 5 tahun terakhir seperti annual report. Pemantauan Implementasi dan Kinerja Investigasi dan Pelaporan Insiden 1. Prosedur investigasi dan pelaporan insiden/ kecelakaan 2. Laporan insiden dan hasil investigasi 3. follow up dari laporan inciden misalnya dalam bentuk memo, email, safety alert. Audit dan Peninjauan Prosedur audit Program audit yang meliputi jadwal audit, lingkup audit, tim audit, laporan audit dan follow up laporan audit. Bukti pelaksanaan audit Manajemen K3 bukti perusahaan Anda menjadi anggota Asosiasi HSE atau sejeneisnya, misalnya sertifikat keanggotaan GAPENSI, GAPEKSINDO, AKLI, KADIN, APINDO, IAKKI, AK3, BSC. dll Prosedur Tanggap Darurat Prosedur Struktur Emergency Response Plan (ERP) ERP Program ERP Pengumuman tentang ERP. 7 langkah yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis dalam mengelola K3 kontraktor. Pertama, dengan melakukan manajemen kualifikasi dan kontrak kontraktor. Maksudnya adalah memberikan kelas-kelas kualifikasi yang berbeda bagi kelas kontraktor yang berbeda. Ini dilakukan supaya kontraktor yang dipilih oleh perusahaan dipastikan memenuhi ekspektasi kinerja K3 dan beban pekerjaan di bisnis tersebut. Semakin tinggi risiko aktivitas pekerjaan, maka dibutuhkan kontraktor dengan kinerja K3 yang tinggi pula. 7 langkah yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis dalam mengelola K3 kontraktor. Kedua, dengan melakukan kick-off meeting dan bridging dokumen K3. Setelah memilih kontraktor, langkah selanjutnya adalah melakukan pertemuan awal antara pebisnis dan kontraktor sebelum kontraktor bekerja. 7 langkah yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis dalam mengelola K3 kontraktor. Ketiga, dilakukan contractor on boarding. Untuk mempermudah pemahaman, mari kita ambil contoh Masa Orientasi Siswa (MOS) yang harus dilalui oleh siswa baru di sebuah sekolah. Sama dengan itu, pekerja kontraktor sebelum bekerja di lokasi proyek harus melalui masa orientasi untuk mengenal dan diberi pembekalan mengenai informasi mengenai keselamatan, kesehatan, lingkungan, IT, dan keamanan di lokasi proyek baru tersebut. 7 langkah yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis dalam mengelola K3 kontraktor. Keempat, menerapkan sistem izin kerja (permit to work). Biasanya sehari sebelum bekerja, pekerja kontraktor diberi izin bekerja di fasilitas tersebut. Hal ini untuk memastikan bahwa kontraktor yang bekerja telah siap bekerja dengan segala persyaratan K3 yang diperlukan untuk bekerja di pekerjaan tersebut. 7 langkah yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis dalam mengelola K3 kontraktor. Kelima, dilakukan verifikasi kompetensi lapangan. Pemilik bisnis tidak seharusnya membiarkan dan melepas pekerja kontraktor pada fase work-in-progress. Pemilik bisnis harus melakukan langkah untuk memverifikasi bahwa orang yang dipekerjakan tersebut bekerja dengan memenuhi persyaratan K3. Hasil dari verifikasi ini adalah safety passport yang berisi kompetensi apa saja yang telah ia kuasai ditandai dengan cap lulus. 7 langkah yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis dalam mengelola K3 kontraktor. Keenam, dengan membangun database kinerja K3 kontraktor. Kinerja dan aktivitas K3 kontraktor direkam dalam suatu database. Melalui database ini, pemilik bisnis mampu memonitor kinerja K3. Jika tidak sesuai ekspektasi, pemilik bisnis juga dapat melakukan intervensi sesuai dengan prosedurnya. 7 langkah yang dapat diterapkan oleh pemilik bisnis dalam mengelola K3 kontraktor. Terakhir, dengan menerapkan sistem penghargaan dan hukuman (rewards and punishments). Tujuan utama diterapkannya sistem ini adalah sebagai motivasi sekaligus pecut supaya kontraktor tetap menerapkan prinsip K3 selama bekerja, meski tidak sedang diawasi. Penghargaan diberikan kepada kontraktor atas performa baiknya dalam K3 sedangkan hukuman diberikan kepada para kontraktor yang lalai dalam memenuhi persyaratan dan kewajiban K3.