Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
PROPOSAL PENAWARAN
APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK (TNDE)
Untuk Instansi Pemerintah Daerah
LATAR BELAKANG
Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi wacana yang paling
mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan
dengan tuntutan akan modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan
mempermudah penyelesaian dokumen dan surat dinas instansi pemerintah. Teknologi
informasi dan komunikasi sebagai pendukung tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan
secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menjunjang
administrasi perkantoran.
Untuk dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik, maka setiap instansi pemerintah pusat
dan daerah sudah seharusnya didukung oleh sistem administrasi yang memadai karena
kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang
penting disetiap organisasi atau instansi pemerintah, dengan mengubah sistem manual ke
sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi penyelesaian dokumen dan surat-surat
dinas pemerintah sudah merupakan keharusan dalam upaya untuk melakukan reformasi
birokrasi dan untuk mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Salah satu
diantaranya adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronis
di lingkungan instansi pemerintah.
Tata Naskah Dinas Elektronis –selanjutnya di singkat TNDE- yang merupakan bagian dari egoverment akan menyebabkan suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya
dengan lebih mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien.
Dalam bidang pemerintahan, pengembangan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik
mengacu pada Peraturan Menpan Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas Elektronik Di Lingkungan Instansi Pemerintah.
1
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id
Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
LANDASAN HUKUM
1. Permenpan Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah
2. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan Dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government
3. Surat
Edaran
Menteri
Komunikasi
dan
Informasi
No.
65/2002, tentang
pengembangan layanan pemerintah secara elektronis pada berbagai instansi pemerintah,
baik di pusat dan daerah.
4. Perpres No. 81 Tahun 2010, tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 -2025
5. Peraturan Pemerintah No. 82. Tahun 2012, tentang Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik
6. Peraturan Menteri Kominfo No. 41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007, tentang Panduan
Umum Tata KelolaTeknologi Informasi dan Komunikasi Nasional
MAKSUD DAN TUJUAN
Pembuatan dan Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik berupa aplikasi TNDE
berbasis web untuk pengelolaan dan pelaksanaan tata naskah dinas yang bertujuan untuk :
1. Memudahkan pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan surat menyurat dan pelayanan publik
3. Mempercepat pengelolaan Tata Naskah Dinas secara Elektronik
4. Mewujudkan birokrasi modern yang efektif dan efisien di Instansi Pemerintah
TARGET YANG INGIN DICAPAI
Target yang ingin dicapai dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas secara Elektronik
dengan Aplikasi TNDE adalah sebagai berikut:
1. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas
2. Menghindari terjadinya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan
tata naskah dinas;
2
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id
Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
3. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam
lingkup administrasi umum.
4. Terciptanya birokrasi modern yang efektif dan efisien di intansi pemerintah daerah /
SKPD
ASAS PENYUSUNAN
ALUR SURAT MASUK & SURAT KELUAR
Alur Surat Masuk
Surat yang masuk diterima oleh Tata Usaha / agendaris . Kemudian oleh petugas tata usaha
data surat tersebut dientry ke dalam aplikasi, surat discan dengan Hi-Speed ADF Scanner dan
kemudian didistribusikan / didisposisi secara elektronik kepada penerima surat.
Berikut adalah alur surat masuk:
3
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id
Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
Alur Surat Keluar
Staf mengajukan konsep yang akan diparaf/koreksi oleh pejabat/pimpinan/atasan. Apabila
surat telah disetujui, maka akan diajukan kepada pejabat penandatangan untuk meminta tanda
tangan atas surat tersebut. Surat yang yang telah ditandatangi, dikirimkan ke pejabat
diatasnya untuk meminta tanda tangan atasannya tersebut, kemudian setelah disetujui oleh
pimpinan tertinggi, surat diserahkan ke Tata Usaha untuk diberikan Nomor Surat Keluar,
discan dan dikirimkan ke tujuan surat.
Pada aplikasi TNDE, proses tersebut bekerja secara elektronik, sering disebut dengan istilah
Routing slip, berupa mekanisme yang berfungsi sebagai sarana permohonan petunjuk, tindak
lanjut, tanda tangan, dan lain-lain kepada pimpinan. Dalam proses manual, Routing Slip ini
berbentuk sebuah formulir. Sedangkan dalam proses elektronis, mekanisme ini berbentuk
pengiriman data / pesan internal.
Berikut ini adalah alur surat keluar:
4
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id
Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
KERJASAMA YANG KAMI TAWARKAN
Dalam rangkan mendukung pengembangan e-Government khususnya dalam pengelolaan
Tata Naskah Dinas Elektronik, kami menawarkan kerjasama berupa pembuatan Aplikasi
TNDE sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku, sehingga dapat
meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan surat menyurat secara elektronik.
Kelebihan kerjasama yang kami tawarkan
1. Pimpinan atau Staff pada Instansi Pemerintah Daerah / SKPD dilibatkan dalam
pengembangan Aplikasi, sehingga hasil akhir aplikasi diharapkan sesuai dengan
situasi dan kondisi, relevan dengan kebutuhan yang ada.
2. Kepemilikan penuh atas aplikasi yang telah dibuat, semua password dan hak akses
akan diserahkan beserta source code nya.
3. Dilengkapi dengan buku panduan penggunaan aplikasi sehingga memudahkan staf
dalam memahami dan mengoperasikan aplikasi
4. Bimbingan teknis pengelolaan / pengoperasian aplikasi kepada staf yang ditunjuk
untuk mengelola aplikasi tersebut.
5. Layanan purna jual berupa konsultasi, bimbingan, dan perawatan aplikasi selama
periode tertentu sesuai kesepakatan.
6. Harga yang relatif murah dan dapat dikomunikasikan sehingga menguntungkan kedua
belah pihak.
APLIKASI YANG DITAWARKAN
Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik yang kami kembangkan merupakan aplikasi berbasis
web yang dapat diimplementasikan dalam jaringan lokal maupun internet. Dalam aplikasi ini
terdapat beberpa tingkatan pengguna / user level yang dapat dimodifikasi sendiri sesuai
situasi dan kondisi pada instansi yang bersangkutan.
5
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id
Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
Fitur Fitur Aplikasi
1. Tampilan aplikasi user friendly
2. Sistem Aplikasi dikembangan menggunakan Code Igniter, bahasa pemrograman
framework yang dapat dikembangkan oleh programmer / developer lain.
3. Aplikasi berbasis web yang dapat diimplementasikan dalam jaringan lokal maupun
internet.
4. User Level yang dapat diatur / disesuaikan dengan kondisi Instansi yang bersangkutan
5. Pengaturan Jabatan Pengguna dapat disesuaikan dengan Bagan Struktur Organisasi
Instansi yang bersangkutan
6. Fasilitas Chatting dengan user lain untuk mempermudah komunikasi antar user.
7. Fasilitas pencarian data surat secara sederhana dan canggih.
8. Fasilitas Log Aktifitas Surat yang memungkinkan penelusuran tanggal dan waktu surat
yang diterima, disposisi, disposisi ulang atau dibalas.
9. Fitur keamanan setiap member menggunakan secure login dan auto sign out apabila
aplikasi tidak aktif selama beberapa menit.
Sistem dan Lama Pengerjaan
1. Setelah terjadi kesepakatan kontrak, Pihak Instansi Pemda / SKPD menyerahkan
ketentuan khusus / data referensi yang dibutuhkan pada aplikasi.
2. Penyesuaian referensi dan Instalasi aplikasi pada server lokal atau hosting di internet
dikerjakan dalam waktu 30 hari kerja
3. Penyelenggaraan bimbingan teknis selama 3 hari sesuai kesepakatan
4. Layanan purna jual berupa konsultasi, bimbingan, dan perawatan aplikasi selama 6 bulan
atau periode tertentu sesuai kesepakatan.
6
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id
Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
Nilai Kontrak
1. Harga atau nilai kontrak kerjasama yang kami ajukan adalah sebesar Rp 100.000.000
(Seratus Juta Rupiah )
2. Nilai kontrak telah termasuk :

Aplikasi TNDE Full Version

Penyelenggaraan pelatihan (termasuk akomodasi selama pelatihan) teknis
administrator website selama tiga hari di Jakarta (2 orang) atau di tempat Instansi
sesuai kesepakatan.

Layanan Purna Jual selama 6 bulan atau sesuai kesepakatan.
3. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau via transfer bank.
KONTAK
PT VIKOSHA PERDANA TEKNOLOGI
One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD)
Jl. Jendral Soedirman Kav 52-53 Jakarta 12190
Phone (6221) 2985 9836
Fax (622) 2985 9889Workshop
Ivory Residence Blok 35 F Kebagusan Besar 3 Pasar Minggu – Jakarta Selatan
Office : 021-7823525
Mobile : 082221093994/085291553344
KANTOR CABANG
Jl. Martadireja II Sitinggil 2 No. 4
Mersi – Purwokerto
Tlpn : (0281) 621399
Mobile : 085726037617
7
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id
Vik os ha P erda n a
S O FT W AR E
H AR D W AR E
NET W OR KING
PENUTUP
Demikian proposal penawaran aplikasi TNDE ini kami ajukan. Semoga hal ini dapat
digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang bermanfaat bagi
semua pihak yang terkait di dalamnya, Terima kasih.
8
Office and Workshop
Jakarta :One Pasific Place Level 11 Sudirman Central Business District (SCBD) Jl. Jendral Sudirman Kav
52-53 Jakarta Telp.(6221) 2985 9836 Fax (6221) 2985 9889
Jawa Tengah : Jl Martadireja II Sithinggil 3 No 4 Mersi Purwokerto Jawa Tengah Telp.0281-621399
www.vipertek.id email :admin@vikoshaperdana.co.id