1. GAMBARAN UMUM LEMBAGA SEKOLAH
Sekolah Citra Bangsa adalah lembaga pendidikan yang sifatnya formal dimana pendiriannya dilakukan oleh swasta dengan tujuan untuk memberikan pengajaran, mengelola, dan mendidik para murid melalui bimbingan yang diberikan oleh para pendidik atau guru. Sebagai sebuah lembaga pendidikan, tentu saja untuk menjalankan operasi sehari-harinya, diperlukan adanya perlengkapan kantor termasuk di dalamnya alat-alat tulis kantor.
Sekolah Citra Bangsa memiliki beberapa bagian. Bagian administrasi dan umum adalah bagian yang bertugas untuk melakukan pengadaan barang. Pengadaan barang adalah proses pemenuhan kebutuhan perlengkapan alat tulis kantor, perlengkapan kerja, perlengkapan proses belajar mengajar, dan peralatan yang digunakan dalam menunjang proses belajar mengajar. Bagian administrasi dan umum sendiri terbagi ke dalam 2 unit kerja yaitu unit purchasing dan unit gudang. Berikut ini adalah prosedur pembelian alat tulis kantor bagi sekolah:
1.
Pembelian dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari bagian gudang.
Unit gudang kemudian akan membuat formulir permintaan pembelian alat tulis kantor yang berisi daftar alat tulis kantor yang diperlukan. Formulir ini akan diberikan kepada unit purchasing untuk ditindaklanjuti.
2.
Unit purchasing kemudian akan membuat formulir order pembelian 2 rangkap.
Formulir order pembelian ini berisi pemasok tempat pembelian barang, nama barang, kuantitas, harga per unit, dan total pembelian. Data pemasok dan harga barang diambil dari daftar pemasok lembaga sekolah yang dapat diakses dan diubah langsung oleh unit purchasing . Formulir order pembelian ini kemudian akan ditandatangani oleh unit purchasing dan diproses.
3.
Pemasok kemudian akan mengirimkan barang disertai dengan pengiriman tagihan kepada sekolah Citra Bangsa. Barang akan diterima oleh gudang sedangkan tagihan akan diterima oleh bendaharawan.
4.
Bagian gudang kemudian akan mencocokkan jumlah barang yang diterima dengan jumlah barang yang tertera pada rangkap formulir order pembelian.
5.
Apabila sudah sesuai, bagian gudang akan membuat dokumen laporan penerimaan barang. Dokumen laporan penerimaan barang kemudian akan diserahkan kepada bendaharawan.

6.
Bendaharawan akan mencocokan barang yang ditagih oleh pemasok dengan laporan penerimaan barang dari unit gudang. Apabila telah sama, bendaharawan akan melakukan pembayaran kepada pemasok.
Berikut ini gambar proses bisnis Sekolah Citra Bangsa untuk pembelian alat tulis kantor.
Mulai
Proses Pembelian
Selesai

2. TEMUAN
Dalam melakukan proses pelaksanaan review operasional terdapat tiga tahap yang harus dilakukan:
• Tahap perencanaan audit : Auditor Internal harus menyusun dan mendokumentasikan rencana untuk setiap penugasan yang mencakup tujuan penugasan, ruang lingkup, waktu, dan alokasi sumber daya.
• Tahap pelaksanaan audit : Auditor Internal harus mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, dan mendokumentasikan informasi yang memadai untuk mencapai tujuan penugasan.
•
Tahap pengkomunikasian hasil audit : Auditor Internal harus mengomunikasikan hasil penugasannya.
Berdasarkan hasil pengamatan kami, terdapat beberapa temuan masalah pada proses pembelian alat-alat tulis kantor di sekolah Citra Bangsa. Berikut ini adalah uraian kriteria, kondisi, sebab, dampak, dan rekomendasinya.
A. Masalah Pembelian Alat Tulis Kantor dari Pemasok yang Tidak Diotorisasi
Sekolah Citra Bangsa
Proses Pembelian Alat Tulis Kantor
Pelaksanaan Penugasan, 20 Juni 2016
1. Observation Summary
2. Criteria
Adanya Pembelian dari Pemasok yang Tidak
Diotorisasi
Pembelian seharusnya dilakukan kepada pemasok yang telah diotorisasi dan disetujui.
3. Condition
4. Cause
Unit purchasing dapat melakukan pembelian ATK dari pemasok manapun dan hal ini menimbulkan adanya kemungkinan pembelian dari pemasok yang tidak terotorisasi.
Pembelian alat tulis dari pemasok yang tidak diotorisasi karena karyawan unit purchasing dapat dengan mudah mengakses daftar pemasok dan bebas untuk menambahkan atau mengurangkan pemasok baru. Formulir order pembelian juga hanya

5. Effect
6. Compensating Controls
7. Conclusion
8. Detailed Recommendation ditandatangani oleh unit purchasing sehingga tidak terdapat otorisasi dari pihak lain. Selain itu, tidak ada pihak yang mengawasi dan mengendalikan proses pembelian.
•
Karyawan dapat mendaftarkan pemasok dengan mudah tanpa otorisasi sehingga dapat menimbulkan risiko bahwa karyawan tersebut bekerja sama dengan pemasok agar lembaga sekolah membeli dari pemasok tersebut.
Kemudian karyawan yang mendaftarkan pemasok tersebut kemungkinan akan mendapatkan komisi atau dapat digunakan untuk kepentingan pribadi.
• Dampak lainnya adalah harga dan kualitas yang didapatkan untuk ATK tersebut kemungkinan tidak lagi sesuai dengan yang diperkirakan oleh lembaga sekolah. Harga barang bisa saja menjadi terlalu mahal. Sedangkan, kualitas barang yang dibeli bisa saja menjadi lebih buruk.
Pihak lain yang lebih berwenang diperlukan untuk mengotorisasi pembelian ATK.
Sekolah Citra Bangsa memiliki masalah terkait dengan adanya kemungkinan pembelian dari pemasok yang tidak terotorisasi. Hal ini karena karyawan unit purchasing dapat dengan mudah mengakses daftar pemasok dan bebas untuk menambahkan atau mengurangkan pemasok baru dan tidak ada pihak lain yang mengawasi proses pembelian ini. Oleh karena itu, diperlikan rekomendasi untuk mengatasi masalah ini.
•
Pembatasan akses ke daftar pemasok sangat diperlukan. Hal ini dapat dilakukan dengan

Dokumen yang Relevan
• memberikan pengaman kode sandi yang hanya dimiliki oleh pihak yang berwenang untuk mengakses daftar pemasok. Lembaga sekolah juga melakukan review ulang mengenai daftar pemasok secara berkala untuk menjaga harga barang tetap up to date . Adanya persetujuan oleh pihak yang berwenang terhadap perubahan daftar pemasok juga sangatlah baik.
Selain itu, lembaga sekolah dapat mengubah prosedur pembelian dengan menambahkan adanya persetujuan order pembelian dari pihak lain misalnya kepala sekolah. Dengan begitu, terdapat jaminan bahwa pembelian ATK dilakukan dari pemasok yang sudah diotorisasi oleh Kepala Sekolah atau pihak yang bertanggungjawab.

Dari dokumen diatas, dapat dilihat bahwa pemasok dapat dimanipulasi oleh unit purchasing karena unit purchasing memiliki akses tidak terbatas pada daftar pemasok.
Selain itu, formulir order pembelian hanya ditandatangani oleh unit purchasing artinya tidak ada pihak lain yang mengotorisasi pembelian tersebut selain unit purchasing .
Pembelian ATK pada pemasok yang tidak terotorisasi akan rentan terjadi pada kasus ini.
Oleh karena itu, seharusnya terdapat pembatasan akses ke daftar pemasok dan seharusnya ada pihak lain yang mengotorisasi dan mengawasi pembelian ini agar karyawan tidak dapat menyalahgunakan pembelian ATK. Formulir order pembelian yang ditandatangani oleh pihak lain yang lebih berwenang merupakan salah satu bentuk yang menunjukkan bahwa proses pembelian ATK pada pemasok telah diawasi dan telah diotorisasi.
B. Masalah Manipulasi Pembelian Alat Tulis Kantor yang Tidak Diperlukan
Sekolah Citra Bangsa
Proses Pembelian Alat Tulis Kantor
Pelaksanaan Penugasan, 20 Juni 2016

1. Observation Summary
2. Criteria
3. Condition
4. Cause
5. Effect
6. Compensating Controls
7. Conclusion
Adanya Manipulasi Pembelian Alat Tulis Kantor yang Tidak Diperlukan
Pembelian alat tulis kantor seharusnya sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.
Unit gudang dapat melakukan pembelian ATK tanpa adanya pengawasan sehingga terdapat kemungkinan manipulasi adanya pembelian barang yang tidak diperlukan atau dalam jumlah yang terlalu banyak.
Manipulasi pembelian alat tulis kantor yang tidak diperlukan atau dalam jumlah yang terlalu banyak dapat terjadi karena unit gudang dapat meminta melakukan pembelian meskipun tidak melihat persediaan yang masih tersisa. Dalam proses pembelian, bagian penerimaan ATK dan bagian gudang adalah pihak yang sama. Sehingga bisa saja unit gudang ini melakukan permintaan pembelian meskipun tidak membutuhkan ATK tersebut. Proses permintaan pembelian juga tidak diawasi oleh pihak lain sehingga pembelian bisa saja tidak sesuai yang diperlukan.
• Adanya pembelian alat tulis kantor yang tidak diperlukan atau dalam jumlah yang terlalu banyak akan menaikkan kos persediaan.
• Adanya manipulasi pembelian ATK yang tidak diperlukan akan menimbulkan adanya potensi kecurangan. Bisa saja pembelian ATK yang berlebihan dilakukan dengan tujuan melakukan korupsi atau untuk tujuan penggunaan pribadi.
Seharusnya ada yang mengawasi persediaan ATK dan permintaan pembelian ATK.
Sekolah Citra Bangsa memiliki masalah terkait dengan adanya kemungkinan pembelian ATK yang tidak dibutuhkan atau dalam jumlah yang terlalu

8. Detailed Recommendation banyak. Hal ini karena unit gudang dapat meminta melakukan pembelian meskipun tidak melihat persediaan yang masih tersisa dan tidak ada pengawasan terhadap permintaan pembelian ini.
•
•
Lembaga sekolah dapat menerapkan adanya sistem perpetual yang akurat sehingga persediaan ATK dapat teridentifikasi dengan baik.
Lembaga sekolah dapat menerapkan kebijakan dimana seharusnya ada persetujuan permintaan pembelian terlebih dahulu sebelum permintaan pembelian diproses oleh unit purchasing
Dokumen yang Relevan
Dari dokumen diatas dapat dilihat bahwa permintaan pembelian dapat dimanipulasi dimana dapat terjadi pembelian barang yang tidak diperlukan atau dalam jumlah yang terlalu banyak. Hal ini karena permintaan ATK bisa saja tidak melalui pengecekan jumlah persediaan ATK. Selain itu, permintaan pembelian dapat dilakukan secara independen oleh

unit gudang tanpa adanya pengawasan atau verifikasi dari pihak lain. Oleh karena itu seharusnya ada pihak lain yang memverifikasi dan mengawasi agar pembelian ATK dilakukan saat pembelian ATK memang sudah dibutuhkan.