© Hakcipta 2014 Diterbitkan oleh Jabatan Pengajian Politeknik Kementerian Pendidikan Malaysia SENARAI KANDUNGAN Kata Alu- Aluan Pengenalan 1.0 Paparan Utama e-SIS 2.0 Modul Perkhidmatan 2.1 Tatacara Daftar Rekod Staf Baharu 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 Tatacara Buka Akaun e-SIS Staf Baharu Tatacara Kemaskini Rekod Perkhidmatan Staf Tatacara Muat Naik Gambar Staf Tatacara Tanya Kata Laluan Staf Tatacara Pindah Butiran Staf Bertukar Institusi Tatacara Pindah Butiran Staf Sambung Pengajian Ke BPSM Tatacara Pindah Butiran Staf Tamat Pengajian Dari BPSM Tatacara Semakan Data Utama Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) Tatacara Set Pegawai Pembantu 2.8 2.9 2.10 3.0 Modul Perjawatan 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Paparan Utama Modul Tatacara Semak Senarai Kekananan PPPT Tatacara Kemaskini Laporan Reten Perjawatan Keseluruhan Tatacara Kemaskini Staf Mengikut Reten Perjawatan Tatacara Kemaskini Reten Bidang Pensyarah Tatacara Kemaskini Laporan Reten Ketua Program Tatacara Cetak Laporan Reten Perjawatan 4.0 Forum / Perbincangan 5.0 Soal Jawab KATA ALU- ALUAN Sistem Web-based Information System (e-SIS) yang dibangunkan pada 2005 merupakan inisiatif Bahagian Kecemerlangan Profesional, Jabatan Pengajian Politeknik ini dalam meningkatkan kecekapan pengurusan maklumat kakitangan di politeknik dan kolej komuniti. Diperkemaskan dari semasa ke semasa, sistem e-SIS menjadi aplikasi web utama bagi kakitangan di jabatan ini dalam pelaksanaan program latihan secara online,kenaikan pangkat PPPT secara online, permohonan pertukaran PPPT pengemaskinian secara online, maklumat pengurusan perkhidmatan. perjawatan Sebagai peneraju institusi utama dan sistem pengurusan maklumat kakitangan JPP dan JPKK, e-SIS menyumbang aktif dalam menyokong aspirasi pembangunan Transformasi Kerajaan (GTP). negara untuk merealisasikan Program Pembaharuan demi pembaharuan dilakukan untuk menjadikan fungsi platform ini lebih interaktif dan cekap dalam pengurusan maklumat dan mengambil kira perubahan proses kerja dan keperluan Skim Perkhidmatan PPPT, JPP, politeknik dan kolej komuniti. Di sebalik kejayaan pengurusan yang mantap ini, saya percaya ia disokong kuat oleh pengurus-pengurus sistem di institusi sebagai tulang belakang yang tidak pernah jemu menabur khidmat. Harapan saya agar warga politeknik dan kolej komuniti berganding bahu dan bekerja dalam sebuah pasukan untuk meneruskan sokongan bagi menambahbaik sistem e-SIS pada masa hadapan. Saya yakin dengan kerjasama dan sokongan semua, e-SIS mampu mengekalkan kecemerlangan sebagai saluran utama maklumat staf yang unggul dan terkini. Akhir kalam, saya dengan sukacitanya menzahirkan ungkapan setinggi – tinggi penghargaan kepada individu-individu yang menyumbang dalam menghasilkan manual ini. Penulis i SIDANG REDAKSI Pengarah Tn. Hj. Azizi bin Lin Bahagian Kecemerlangan Profesional Ketua Penyelaras E-SIS Mohd Sahran @ Awang bin Mohidin Bahagian Kecemerlangan Profesional Penolong Penyelaras E-SIS Siti Aminah binti Yusuf Bahagian Kecemerlangan Profesional Penulis Siti Aminah binti Yusuf Bahagian Kecemerlangan Profesional Pembantu Junaida binti Mat Jusoh Nor Asniza binti Mohd Fauzi ii PENGENALAN Manual ini menjelaskan tatacara pengemaskinian maklumat sistem e-SIS untuk pembantu tadbir di politeknik dan kolej komuniti bagi modul perkhidmatan, perjawatan, kenaikan pangkat dan pertukaran. W eb-Based Staff Information System (e-SIS) adalah satu pangkalan data staf yang dibangunkan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan maklumat staf di Jabatan Pengajian Politeknik dan Jabatan Pengajian Kolej Komuniti. Pembantu tadbir di institusi diberi peranan untuk mengemaskini maklumat, menyemak maklumat dan memproses semua permohonan secara online melalui e-SIS. Dengan mengambil kira peranan penting tersebut, penghasilan manual ini adalah suatu bentuk inisiatif administrator sebagai panduan dan rujukan tentang tatacara proses pengemaskinian maklumat secara terperinci. iii Peranan dan Tanggungjawab PT Kemaskini Pindah dan rekod dan maklumat terima buka akaun perjawatan butiran staf staf baharu staf bertukar Daftar institusi Lapor reten Semak Proses perjawatan maklumat borang bulanan staf dengan tepat permohonan kepada pengarah online naik pangkat iv Direktori Ibu Pejabat NAMA DAN ALAMAT IBUPEJABAT PENGARAH PEMBANTU TADBIR e-SIS Bahagian Kecemerlangan Profesional Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W, Persint 4, 62100 Putrajaya 03-8891 9200 www.blpk.gov.my Tn. Hj. Azizi bin Lin 03-8891 9038 Junaida binti Mat Jusoh Bahagian Khidmat Pengurusan Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W, Persiaran Perdana, Persint 4, 62100 Putrajaya 03-8891 9300 En. Eddy Mazuanshah bin Mohd Ali Murad 03-8891 9111 Rosanita binti Hussain 019-2033608 Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W, Persint 4, 62100 Putrajaya 03-8891 9240 Kosong 03-8891 9002 Mohd Safian bin Saaid 012-2961987 Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Strategik) Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W, Persint 4, 62100 Putrajaya 03-8891 9000 En. Shabudin bin Man 03-8891 9004 Junainah binti Paiman 012-2961987 Jabatan Pengajian Tinggi Aras 9, No.2, Menara 2, Jalan P5/6, Presint 5, 62200 Putrajaya 03-8870 6501 En. Noor Azman bin Mohd Noor 03-8870 6410 Muslihah Binti Hj. Ismail 017-2858514 Pembantu Pegawai Teknologi Maklumat 012-2405857 v Direktori Politeknik NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK PENGARAH PEMBANTU TADBIR e-SIS Politeknik Ungku Omar Jalan Raja Musa Mahadi 31400 Ipoh, Perak 05-5457622 www.puo.edu.my Mejar (K) Dato’ Hj. Md Nor bin Yusof 05-5467813 Azawani Bt Zulkafali 013-5250766 Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah Semambu 25350 Kuantan, Pahang 09-565 5300 www.polisas.edu.my Mejar (K) Dato’ Hj. Abu Bakar bin Ahmad 09-565 5301 Maimon Binti Mohamed Mohideen 013-9440392 Politeknik Sultan Abdul Halim Mu’adzam Shah Bandar Darulaman, 06000 Jitra 04-914 6100 www.polimas.edu.my Pn. Asmara binti Sulong 04-914 6101 Azizy Bin Abdullah 012-5666252 Politeknik Kota Bharu KM 24, Kok Lanas 16450 Ketereh, Kelantan 09-788 9641 www.pkb.edu.my Tn. Hj. Noor Azahan bin Othman 09-788 9344 Nor Hasmiza Binti Zakaria 013-9823992 Politeknik Kuching Sarawak Beg Berkunci 3094, KM 22, Jln Matang 93050 Kuching, Sarawak 082-845 596 www.poliku.edu.my En. Sahul Hamid bin Hj. Abdul Wahab 082-845 099 Zaleha Binti Sajis 019-8946010 Politeknik Port Dickson KM 14, Jalan Pantai 71050 Si Rusa, Negeri Sembilan 06-662 2000 www.polipd.edu.my Mejar (K) Hj. Mohd Kharir bin Mohd Ibrahim 06-662 8316 Siti Nurasikin Binti Mohd Zolkifle 013-3536923 Politeknik Kota Kinabalu Jalan Politeknik, Menggatal 88450 Kota Kinabalu, Sabah 088-499 980 www.polikk.edu.my En. Roslee bin Yahya 088- 401 801 Siti Sharifa Binti Salamat 013-8719570 Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Persiaran Usahawan, Shah Alam 03-5163 4000 www.psa.edu.my Mejar (K) Hj. Kamaruzaman bin Ismail 03-5163 4001 Faridah Binti Uyob 010-2424435 vi Direktori Politeknik NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK PENGARAH PEMBANTU TADBIR e-SIS Politeknik Ibrahim Sultan KM 10, Jalan Kong Kong 81700 Pasir Gudang, Johor 07-261 2488 www.polijb.edu.my En. Mohd Hatta bin Zainal 07-261 2401 Norafizah Binti Hamdan 019-7420125 Politeknik Seberang Prai Jalan Permatang Pauh 13500 Permatang Pauh, Pulau Pinang 04-538 3322 www.psp.edu.my Tn. Hj. Zulkifli Bin Ariffin 04-539 1122 Mohd Faizal Bin Yaacob 017-6825135 Politeknik Melaka No.2, Jalan PPM 10 Plaza Pandan Malim, Balai Panjang 06-337 6000 www.polimelaka.edu.my Pn. Hjh. Rashidah binti Mustapa 06-337 6249 Asmah Bte Madon 019-6576959 Politeknik Kuala Terengganu Jalan Sultan Ismail 20100 Kuala Terengganu, Terengganu 09-620 4100 www.pkkt.edu.my Pn. Hjh. Radiah binti Che Su 09-620 4100 Nor Syahida Binti Taib 012-9495963 Politeknik Sultan Mizan Zainal Abidin KM 8, Jalan Paka 23000 Dungun, Terengganu 09-840 0800 www.psmza.edu.my Tn. Hj. Pauzi bin Ibrahim 09-840 0801 Noradilah Binti Azman 012-9668212 Politeknik Merlimau Jalan Jasin 77300 Merlimau, Melaka 06-263 6687 www.puo.edu.my Mejar (K) Hj. Zolkarnain bin Hj. Jobshi 06-263 6686 Nur Natasha Binti Azman 016-9328052 Politeknik Sultan Azlan Shah Behrang Stesyen 35950 Behrang, Perak 05-454 4431 www.psas.edu.my Lt (K) Abdul Karim bin Jaafar 05-454 4431 Nor Asniza Binti Mohd Fauzi 017-2305582 PoliteknikTuanku Sultanah Bahiyah Kulim Hi-Tech Park 09000 Kulim, Kedah 04-403 3333 www.ptsb.edu.my En. Mohd Noor bin Shahudin 04-403 3333 Siti Sarah Binti Mohd Jelani 012-4044240 vii Direktori Politeknik NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK PENGARAH PEMBANTU TADBIR e-SIS Politeknik Sultan Idris Shah Sungai Lang 45100 Sungai Air Tawar, Selangor 03-3280 6200 www.psis.edu.my Cik Norehan binti Md Shariff 03-3280 6201 Rohaya Bt Ghazali 019-6954995 Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin Pauh Putra 02600 Arau, Perlis 04-988 6200 www.ptss.edu.my En. Sulong bin Yahaya 03-3280 6201 Rosnaniwati Bt. Che Abdullah 013-4301757 Politeknik Muadzam Shah Lebuhraya Tun Abdul Razak 26700 Muadzam Shah, Pahang 09-450 2005 www.pms.edu.my En.Wan Muhammad Afifi bin Wan Abdullah 09-450 2008 Norzainah Binti Abdul Jalil 019-7145476 Politeknik Mukah KM 7.5 Jalan Oya 96400 Mukah, Sarawak 084-874 001 www.pmu.edu.my En. Abdubrani bin Yunus 084-874 002 Saemah Binti Ramli 019-8481082 Politeknik Balik Pulau Pinang Nirai, Mukim 6 11000 Balik Pulau, Pulau Pinang 04-638 1926 www.pbu.edu.my Tn. Hj. Mohd Fisal bin Haroon 04-638 1926 Md Fauzi Bin Md Taib 013-4847470 Politeknik Jeli Jalan Raya Timur-Barat 17600 Jeli, Kelantan 09-946 2800 www.pjk.edu.my Tn. Hj. Wan Azlan bin Wan Ismail 09-946 2800 Azira Binti Mat Yusoff 019-9686094 Politeknik Nilai Kompleks Pendidikan Bandar Enstek 71760 Bandar Enstek, Negeri Sembilan 06-798 0400 www.polinilai.edu.my En. Tajuddin bin Abdul Rashid 06-798 0401 Norhaslili Binti Hj Mohammad 013-2058727 Politeknik Banting Persiaran Ilmu, Jalan Sultan Abdul Samad, 42700 Banting 03-3120 1625 www.polibanting.edu.my Tn. Hj. Zulkifli bin Md Salleh 03-3187 5600 Hassan Bin Kamaruddin 013-3773950 viii Direktori Politeknik NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK PENGARAH PEMBANTU TADBIR e-SIS Politeknik Mersing Jalan Nitar, 86600 Mersing, Johor 07-798 0001 www.pmj.edu.my Tn. Hj. Rosli bin Hamid 07-798 0003 Siti Nor Azah Binti Jalil 019-7625485 Politeknik Hulu Terengganu Bangunan Kedai 3 Tingkat,MDHT, 21700 Kuala Berang, Terengganu 09-682 5555 www.pht.edu.my En. Abdul Razak bin Sadli 09-682 5557 Siti Baizura Binti Mat Hussin 013-6254793 Politeknik Sandakan Education Hub, Bt 10, Jln Sungai Batang, 90000 Sandakan, Sabah 089-228 351 www.pss.edu.my En.Mahmood bin Mohamad 089-228 351 Laura Akiu 013-5551220 Politeknik Metro Kuala Lumpur No 2-4, Jalan Setiawangsa 10 Tmn Setiawangsa, 54200 Kuala Lumpur 03-4251 8000 www.pmkl.edu.my En. Noor Azizan bin Itam 03-4251 8000 Maimun Binti Ibrahim 012-2278344 Politeknik Metro Kuantan No A-5 Jalan Tun Ismail 2 Sri Dagangan 11, 25000 Kuantan 09-565 9000 www.pmku.edu.my En. Mohd Jalil bin Che Jusoh 09-565 9000 Samsida Azila Binti Ishak 014-8202860 Politeknik Metro Johor Bharu Jalan Suria 19, Taman Putra 81100 Johor Bharu, Johor 07-335 8851 www.politeknikmetrojb.edu.my En. Zairon bin Mustapha 07-335 8851 Noraziah Binti Sofian 012-7694101 Politeknik Metro Betong 1-12 Phase 2, Betong Newton Ship 95700 Betong, Sarawak 083-472 676 En. Samsudin bin Mohd Saleh 083-472 676 Mohammad Ainuddin Bin Affendy 017-8536768 Politeknik Metro Tasek Gelugor Jalan Permatang Pauh 13500 Permatang Pauh, Pulau Pinang 04-390 4799 www.pmtg.edu.my En. Abdul Malek bin Hassan 04-390 4799 Afidah Binti Ali 013-4674409 Politeknik Pagoh Semambu, 25350 Kuantan, Pahang 09-565 5300 www.ppj.edu.my Tn. Hj. Abdul Karim bin Awang Kechik 09-565 5300 Noraslinda Binti Basari 017-2755393 ix Paparan Utama Sistem Akses sebagai pembantu tadbir e-SIS adalah diberikan kepada mereka yang telah dilantik oleh institusi masing-masing. Kawalan akses e-SIS adalah di bawah tanggungjawab Unit Data, Bahagian Kecemerlangan Profesional, Jabatan Pengajian Politeknik. Pihak pentadbiran institusi perlu memaklumkan kepada administrator sistem sekiranya berlaku perubahan pegawai. Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengakses sistem ini. Langkah 1 Layari www.blpk.gov.my 1 Langkah 2 Masukkan no kad pengenalan dan kata laluan Langkah 3 Klik untuk akses 2 Paparan utama ini mengandungi menu Profil, Latihan, Perkhidmatan, Perjawatan, Kenaikan Pangkat, Statistik, Pertukaran, Utiliti dan Aduan. Menu-menu tersebut mempunyai fungsi-fungsi tertentu untuk tujuan pengemaskinian maklumat dan boleh diakses oleh pembantu tadbir. Manakala menu Norma Perjawatan dan Pelan Penggantian terhad kepenggunaannya kepada akses pengguna tertentu. 3 Fungsi menu Profil Pengemaskinian maklumat butiran diri, keluarga, anak dan waris Latihan Permohonan kursus CPCM, PPK, SIP dan KIPA secara online, pendaftaran kursus, pemilihan peserta kursus, pengemaskinian latihan dan semakan pelaporan latihan. Perkhidmatan Pengemaskinian maklumat perkhidmatan, maklumat institusi, pertanyaan kata laluan, penyemakan pertukaran staf, muat naik gambar staf, lantikan pembantu dan ruang forum. Perjawatan Pengemaskinian dan cetakan maklumat reten perjawatan institusi. Kenaikan Pangkat Permohonan kenaikan pangkat PPPT secara online, penyemakan permohonan calon, dan statistik calon yang layak memohon kenaikan pangkat. Pertukaran Permohonan pertukaran PPPT secara online. Utiliti Muat turun borang dan pertukaran kata laluan. Aduan Ruang pengguna melaporkan permasalahan, pertanyaan, komen dan cadangan. 4 Modul Perkhidmatan 2.1 Tatacara Daftar Rekod Staf Baharu Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Klik untuk akses 5 Langkah 3 Klik kemaskini/tambah maklumat staf Langkah 4 Masukkan No KP staf dan lengkapkan maklumat personal. Klik simpan/kemaskini. Tips: Ruangan pada No KP lama haruslah diisi dengan No KP baru sekiranya tiada. 6 2.2 Tatacara Buka Akaun e-SIS Staf Baharu Langkah 1 Klik menu ini Paparan seterusnya memaparkan bilangan staf di insitusi berstatus berdaftar atau belum berdaftar. Sila buat semakan. Sekiranya masih terdapat staf yang masih belum mempunyai akaun e-SIS, sila daftarkan staf tersebut dengan beberapa langkah mudah seperti berikut. 7 Langkah 2 Klik pada No Kad Pengenalan Staf Langkah 3 Kemaskini maklumat nombor gaji, email dan katalaluan Langkah 4 Klik daftar. Paparan di bawah menandakan proses pendaftaran telah berjaya. 8 2.3 Tatacara Kemaskini Rekod Perkhidmatan Staf Menu Kemaskini Maklumat membolehkan anda untuk mengemaskini maklumat staf bagi butiran peribadi, perkhidmatan, LNPT, jawatan reten, gaji, pingat/anugerah, akademik, pengistiharan harta, sumbangan, buku rekod perkhidmatan dan sejarah perkhidmatan. Langkah 1 Klik untuk akses Langkah 2 Sila pilih sub menu yang ingin dikemaskini. Sebagai contoh: sub menu Edit Butiran Diri. Anda perlu melengkapkan maklumat seperti alamat kediaman, nombor telefon, tarikh lahir, status perkahwinan dan kewarganegaraan. 9 Langkah 3 Klik Kemaskini. Paparan di bawah tertera untuk pengesahan. Klik OK untuk kemaskini. 10 Dalam sub menu Edit Perkhidmatan, anda perlu melengkapkan maklumat skim staf seperti gred jawatan, status jawatan dan pengkhususan jawatan. Seterusnya anda perlu melengkapkan maklumat pekerjaan staf seperti nama institusi, nama bahagian, nombor pekerja, tarikh lantikan, kelayakan tertinggi dan pencen. Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Lengkapkan maklumat perkhidmatan di ruangan yang disediakan. Ruangan ini adalah WAJIB dilengkapkan. 11 Tips Tarikh ke jabatan ini Tarikh staf melapor diri di jabatan semasa Tarikh ke bahagian ini Tarikh staf melapor diri di institusi semasa Tarikh lantikan pertama Tarikh pertama staf dilantik dalam dalam perkhidmatan perkhidmatan Tarikh lantikan pertama skim Tarikh staf dilantik dalam skim terkini semasa Contoh: skim N17 ke skim N22 Tarikh disahkan Skim Semasa Tarikh staf disahkan ke skim terkini Tarikh Kenaikan Gred Semasa Tarikh staf bertukar gred Contoh: gred DH41 ke DH44 12 Dalam sub menu Edit Jawatan Reten, anda perlu melengkapkan maklumat perjawatan staf dengan beberapa langkah mudah seperti berikut. Langkah 1 Klik menu ini Bagi melengkapkan maklumat reten perjawatan, sila buat semakan dengan waran perjawatan institusi yang diluluskan. Jawatan yang dipilih haruslah sama dengan waran perjawatan institusi terkini. Langkah 2 Setelah pasti dengan jawatan yang dipilih, klik Simpan / Kemaskini. 13 Seterusnya adalah sub menu Edit Akademik. Sub menu ini mengandungi rekod akademik staf untuk dikemaskini. Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Tambah / edit maklumat akademik staf merujuk kepada sijil akademik yang sahih. Sila buat pilihan pengkhususan dan lengkapkan maklumat institusi yang menganugerahkan kelayakan tersebut. Anda perlu memaklumkan kepada administrator sekiranya pengkhususan bidang yang ingin dipilih tidak terdapat pada ruangan pilihan. 14 Langkah 3 Klik simpan / kemaskini. Paparan di bawah tertera selepas proses pengemaskinian dilakukan. 15 2.4 Tatacara Muat Naik Gambar Staf Sub menu ini digunakan untuk memuat naik gambar staf. Proses muatnaik boleh dilakukan sebanyak lima (5) gambar dalam satu masa. File yang ingin dimuatnaik mestilah dalam format jpg dan nama file ditukarkan kepada nombor kad pengenalan staf terlebih dahulu. Contoh: 781104036122.Ikuti beberapa langkah mudah seperti dibawah. Langkah 1 Klik menu ini 16 Langkah 2 Klik Choose File. Pilih file yang ingin dimuatnaik dan klik Open. Langkah 3 Klik hantar 17 Langkah 4 Paparan ini menandakan proses muatnaik gambar berjaya Contoh kesilapan yang biasa dilakukan ketika memuatnaik gambar staf 1. Menukar nama file kepada 781103046122.jpg 2. Saiz file yang ingin dimuatnaik besar melebihi 1 MB 18 Semakan Gambar Profil Staf Bagi menyemak atau memadam gambar profil staf di institusi anda, sila klik pada sub menu seperti di bawah. Paparan ini disediakan untuk menyemak gambar profil staf berserta butiran diri staf di institusi anda. 19 Bagi menyemak staf yang masih belum memiliki gambar profil, sila klik sub menu seperti di bawah. Paparan ini memaparkan senarai nama staf di institusi anda yang masih belum mempunyai gambar profil. Paparan ini bertujuan untuk memastikan kesemua gambar profil staf dimuatnaik. Gambar profil staf sangat diperlukan dalam beberapa urusan seperti pelan penggantian, penempatan staf, kenaikan pangkat dan latihan. 20 2.5 Tatacara Tanya Kata Laluan Staf Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Masukkan nombor kad pengenalan staf 21 Langkah 3 Masukkan nombor gaji staf dan klik carian. Kata laluan akan terpapar sejurus selepas itu. Pencarian kata laluan hanya dibenarkan 4 kali bagi setiap staf 22 2.6 Tatacara Pindah Butiran Staf Bertukar Institusi Langkah 1 Klik untuk akses Langkah 2 Klik menu ini Langkah 3 Pilih staf yang ingin dipindahkan 23 Langkah 4 Lengkapkan maklumat di ruangan yang disediakan Contoh 1: Staf berpindah ke agensi luar selain Sektor Pengajian Tinggi Contoh 2: Staf berpindah ke politeknik atau kolej komuniti lain 24 Langkah 5 Paparan ini tertera setelah kemaskini dilakukan. Sila buat semakan maklumat yang telah diisi. Sekiranya pembetulan perlu dibuat, sila klik edit. Langkah 6 Paparan ini tertera pada paparan utama bagi pembantu tabdir institusi yang menerima staf baharu bertukar. Sila klik pada menu ini untuk mengesahkan perpindahan staf berkenaan. 25 2.7 Tatacara Pindah Butiran Staf Sambung Pengajian Ke BPSM Sub menu ini disediakan untuk memindahkan staf ke jawatan pool bagi staf yang menyambung pengajian. Langkah 1 Klik menu Perpindahan Dari/Ke BPSM Langkah 2 Lengkapkan maklumat di ruangan ini dan klik kemaskini. Paparan ini tertera menandakan proses perpindahan berjaya. Proses ini akan disahkan oleh admin terlebih dahulu. Selepas pengesahan dibuat, butiran staf tersebut tidak lagi berada di institusi anda. Sila pastikan semua butiran staf adalah terkini sebelum melakukan proses perpindahan. 26 2.8 Tatacara Pindah Butiran Staf Tamat Pengajian Dari BPSM Sub menu ini disediakan untuk memindahkan staf dari jawatan pool bagi staf yang menamatkan pengajian ke institusi anda. Langkah 1 Klik menu Perpindahan Dari/Ke BPSM Langkah 2 Pilih staf dari BPSM yang ingin dipindahkan ke institusi anda 27 Langkah 3 Lengkapkan maklumat pada ruangan ini dan klik kemaskini. 28 2.9 Tatacara Semakan Data Utama Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) Pembantu tadbir juga bertanggungjawab untuk menyemak data utama PPPT di institusi masing-masing. Maklumat ini perlu tepat dan terkini sebagai rujukan utama Pelan Penggantian PPPT. Langkah 1 Klik untuk akses Langkah 2 Klik menu ini 29 Langkah 3 Pilih gred jawatan dan klik carian Langkah 4 Paparan ini memaparkan butiran diri, tarikh lantikan, maklumat persaraan, maklumat akademik, LNPT dan tempoh berkhidmat 30 2.10 Tatacara Set Pegawai Pembantu Sub menu ini disediakan untuk pengagihan tugas pengemaskinian maklumat kepada pegawai lain mengikut pilihan tugas yang disetkan. Pembantu tadbir boleh memilih pegawai dan tugas yang dipertanggungjawabkan mengikut keperluan institusi.Ikuti beberapa langkah mudah seperti berikut. Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Sila pilih staf yang ingin dilantik sebagai pembantu. Paparan berikut tertera tugas-tugas yang boleh diagihkan kepada staf yang telah dipilih. Antara pilihan tugas –tugas adalah buku rekod perkhidmatan dan maklumat akademik. Agihan tugas perlu dibuat dengan sewajarnya bagi memastikan tugas pengemaskinian berjalan lancar. 31 Modul Perjawatan 3.1 PAPARAN UTAMA MODUL Modul ini disediakan bagi tujuan pengemaskinian maklumat reten perjawatan institusi. Langkah 1 Klik menu ini 32 3.2 Tatacara Semak Senarai Kekananan PPPT Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Pilih gred jawatan. Semak maklumat seperti yang tertera di paparan ini. Klik cetak laporan untuk mencetak. Laporan ini disediakan sebagai rujukan pengarah institusi untuk menyemak senarai kekananan pegawai mengikut gred jawatan di institusi masing-masing. 33 Contoh laporan 34 35 3.3 Tatacara Kemaskini Laporan Reten Perjawatan Keseluruhan Pembantu tadbir bertanggungjawab menyemak dan mengemaskini laporan reten perjawatan institusi setiap bulan. Laporan bulanan reten perjawatan yang lengkap dikemaskini haruslah disahkan oleh pengarah institusi. Langkah 1 Klik menu ini Menu reten perjawatan ini mengandungi empat (4) sub menu pilihan Langkah 2 Klik menu Kemaskini Laporan Reten Keseluruhan 36 Paparan ini tertera laporan reten perjawatan institusi semasa. Langkah 3 Untuk kemaskini, klik pada jawatan reten seperti contoh di bawah Langkah 4 Buat semakan pada rekod yang tertera. Pastikan nama, jawatan reten dan gred pegawai adalah tepat. 37 Langkah 5 Pada ruangan Bil. Staf [Kuota], anda boleh mengedit ruangan tersebut mengikut waran perjawatan yang telah diluluskan. Ruangan Di Isi menunjukkan bilangan staf yang sedang mengisi jawatan reten tersebut. Sekiranya jawatan reten didapati salah, sila rujuk bab 3.4: Tatacara kemaskini staf ikut jawatan reten. Klik kemaskini maklumat. Klik OK Langkah 6 Ulang langkah 1-5 untuk jawatan reten yang seterusnya. Pastikan ruangan lulus, isi dan kosong bertepatan dengan jumlah keseluruhan waran perjawatan yang telah diluluskan. Sebagai langkah akhir, klik kemaskini maklumat 38 Langkah 7 Bagi mengemaskini maklumat reten Ketua Jabatan, klik pada nama jawatan tersebut. Langkah 8 Paparan berikut memaparkan nama-nama jabatan yang telah didaftarkan di institusi masing-masing. Rujuk kepada menu Di isi, klik pada jumlah pengisian, nama pegawai yang mengisi jawatan tersebut akan dipaparkan. Sila pastikan anda mengisi ruang pada Bil.Staf[Kuota] dengan jumlah yang tepat. 39 Langkah 9 Bagi menambah jabatan baharu, sila klik Tambah Jabatan/Unit. Seterusnya klik kemaskini Maklumat. Langkah 10 Paparan berikut adalah langkah untuk mengemaskini bilangan kuota pensyarah di setiap jabatan. Klik pada ruang Bil. Staf[Kuota] dan edit jumlah mengikut peruntukan yang telah ditetapkan oleh setiap institusi. 40 3.4 Tatacara Kemaskini Staf Mengikut Reten Perjawatan Sub-menu kemaskini staf mengikut jawatan reten disediakan untuk mengemaskini maklumat staf di institusi mengikut jabatan. Ikuti beberapa langkah mudah seperti berikut. Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Pilih jabatan 41 Langkah 3 Klik pada jawatan reten staf yang ingin dikemaskini dan klik OK Langkah 4 Pilih jawatan reten pada ruang yang disediakan dan klik Kemaskini 42 3.5 Tatacara Kemaskini Reten Bidang Pensyarah Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Klik untuk edit 43 Langkah 3 Paparan berikut adalah langkah untuk mengemaskini bilangan kuota pensyarah mengikut bidang pengkhususan. Klik pada ruang Bil. Staf[Kuota] dan edit jumlah mengikut peruntukan yang telah ditetapkan oleh setiap bidang mengikut keperluan yang diperlukan. Sila rujuk kepada paparan Tiada Bidang seperti di bawah. Kesilapan ini berlaku kerana bidang pengkhusan staf berkenaan tidak dikemaskini di maklumat perkhidmatan. 44 3.7 Tatacara Cetak Laporan Reten Perjawatan Sub menu ini disediakan untuk mencetak laporan bulanan mengikut formatformat yang diperlukan. Ikuti langkah-langkah berikut. 45 4.0 Forum / Ruang Perbincangan Langkah 1 Klik menu ini Langkah 2 Laporkan sebarang aduan kepada administrator tentang permasalahan yang timbul di institusi anda. 46 5.0 Soal Jawab S Bagaimana cara untuk mengedit maklumat pengisian jawatan? Ini kerana data Pengarah baharu telah pun dipindahkan dari KK Batu Gajah ke KK Gopeng. Walaubagaimanapun melalui semakan laporan keseluruhan perjawatan, pengisian jawatan bagi Pengarah di KK Gopeng masih lagi kosong. J Data staf baharu yang berpindah masuk ke institusi anda perlu disemak. Maklumat tarikh berpindah, jawatan pengkhususan dan jawatan reten perlu dikemaskini mengikut surat lapor diri. S Pegawai Kolej Komuniti Jelebu telah diluluskan cuti belajar bergaji penuh dengan biasiswa. Pegawai telah ditempatkan ke Jawatan Simpanan Latihan,KPM mulai 30 Jun 2013. Bagaimana caranya saya ingin mengeluarkan data pegawai tersebut? J Anda perlu memindahkan staf berkenaan dengan klik pada menu perkhidmatan dan seterusnya klik pada menu perpindahan/dari ke BPSM. Pengesahan akan dibuat oleh administrator terlebih dahulu sebelum data pegawai tersebut dipindahkan. S Saya menghadapi masalah untuk upload gambar profail melalui e-SIS. Bagaimana cara yang betul untuk upload? J Proses muat naik gambar profail hanya boleh dilakukan oleh pembantu tadbir e-SIS di institusi anda. Sila berhubung dengan staf yang bertanggungjawab di institusi untuk mengemaskini maklumat anda melalui e-SIS. S Saya pembantu tadbir di Politeknik Seberang Perai. Bagaimana cara saya perbetulkan nombor kad pengenalan pegawai yang tersilap dikemaskini sebelum ini? J Anda perlu memaklumkan kepada pihak administrator berkaitan permasalahan tersebut melalui emel: esis@moe.gov.my S Pembantu tadbir e-SIS di institusi saya yang bertukar ke kementerian lain dan digantikan dengan staf yang baharu. Bagaimana saya ingin mendapatkan akses sebagai pembantu tadbir e-SIS? J Permohonan akses sebagai pembantu tadbir e-SIS boleh dibuat melalui permohonan secara bertulis ke Bahagian Kecemerlangan Profesional,JPP 47 Daftar Singkatan BKPRO Bahagian Kecemerlangan Profesional BPSM Bahagian Pengurusan Sumber Manusia CPCM Career Path Competency Matrix ICT Information and Communication Technology IPTA Institut Pengajian Tinggi Awam IPTS Institut Pengajian Tinggi Swasta JPP Jabatan Pengajian Politeknik JPKK Jabatan Pengajian Kolej Komuniti KIPA Kepimpinan Instruktional dan Pembangunan Andragogi KPM Kementerian Pendidikan Malaysia LNPT Laporan Penilaian Prestasi Tahunan PPPT Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi PPK Program Peningkatan Kemahiran PT Pembantu Tadbir SIP Sangkutan Industri Pensyarah 48 Sebarang pertanyaan mengenai sistem e-SIS melalui: PENGARAH BAHAGIAN KECEMERLANGAN PROFESIONAL JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK ARAS 5, GALERIA PJH PERSIARAN PERDANA, JALAN P4W PERSINT 4, 62100 PUTRAJAYA Talian Am : 03 – 88919200 Faks : 03 – 88919146 Emel : esis@moe.gov.my Laman Web : www.blpk.gov.my 49