© Hakcipta 2014 Diterbitkan oleh
Jabatan Pengajian Politeknik
Kementerian Pendidikan Malaysia
SENARAI KANDUNGAN
Kata Alu- Aluan
Pengenalan
1.0
Paparan Utama e-SIS
2.0
Modul Perkhidmatan
2.1
Tatacara Daftar Rekod Staf Baharu
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Tatacara Buka Akaun e-SIS Staf Baharu
Tatacara Kemaskini Rekod Perkhidmatan Staf
Tatacara Muat Naik Gambar Staf
Tatacara Tanya Kata Laluan Staf
Tatacara Pindah Butiran Staf Bertukar Institusi
Tatacara Pindah Butiran Staf Sambung Pengajian
Ke BPSM
Tatacara Pindah Butiran Staf Tamat Pengajian
Dari BPSM
Tatacara Semakan Data Utama Pegawai Pendidikan
Pengajian Tinggi (PPPT)
Tatacara Set Pegawai Pembantu
2.8
2.9
2.10
3.0
Modul Perjawatan
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
Paparan Utama Modul
Tatacara Semak Senarai Kekananan PPPT
Tatacara Kemaskini Laporan Reten Perjawatan Keseluruhan
Tatacara Kemaskini Staf Mengikut Reten Perjawatan
Tatacara Kemaskini Reten Bidang Pensyarah
Tatacara Kemaskini Laporan Reten Ketua Program
Tatacara Cetak Laporan Reten Perjawatan
4.0
Forum / Perbincangan
5.0
Soal Jawab
KATA ALU- ALUAN
Sistem Web-based Information System (e-SIS) yang dibangunkan pada 2005
merupakan inisiatif Bahagian Kecemerlangan Profesional, Jabatan Pengajian
Politeknik ini dalam meningkatkan kecekapan pengurusan maklumat kakitangan di
politeknik dan kolej komuniti. Diperkemaskan dari semasa ke semasa, sistem e-SIS
menjadi aplikasi web utama bagi kakitangan di jabatan ini dalam pelaksanaan
program latihan secara online,kenaikan pangkat PPPT secara online, permohonan
pertukaran
PPPT
pengemaskinian
secara
online,
maklumat
pengurusan
perkhidmatan.
perjawatan
Sebagai
peneraju
institusi
utama
dan
sistem
pengurusan maklumat kakitangan JPP dan JPKK, e-SIS menyumbang aktif dalam
menyokong
aspirasi
pembangunan
Transformasi Kerajaan (GTP).
negara
untuk
merealisasikan
Program
Pembaharuan demi pembaharuan dilakukan untuk
menjadikan fungsi platform ini lebih interaktif dan cekap dalam pengurusan
maklumat dan mengambil kira perubahan proses kerja dan keperluan Skim
Perkhidmatan PPPT, JPP, politeknik dan kolej komuniti.
Di sebalik kejayaan pengurusan yang mantap ini, saya percaya ia disokong kuat
oleh pengurus-pengurus sistem di institusi sebagai tulang belakang yang tidak
pernah jemu menabur khidmat. Harapan saya agar warga politeknik dan kolej
komuniti berganding bahu dan bekerja dalam sebuah pasukan untuk meneruskan
sokongan bagi menambahbaik sistem e-SIS pada masa hadapan. Saya yakin
dengan
kerjasama
dan
sokongan
semua,
e-SIS
mampu
mengekalkan
kecemerlangan sebagai saluran utama maklumat staf yang unggul dan terkini. Akhir
kalam, saya dengan sukacitanya menzahirkan ungkapan setinggi – tinggi
penghargaan kepada individu-individu yang menyumbang dalam menghasilkan
manual ini.
Penulis
i
SIDANG REDAKSI
Pengarah
Tn. Hj. Azizi bin Lin
Bahagian Kecemerlangan Profesional
Ketua Penyelaras E-SIS
Mohd Sahran @ Awang bin Mohidin
Bahagian Kecemerlangan Profesional
Penolong Penyelaras E-SIS
Siti Aminah binti Yusuf
Bahagian Kecemerlangan Profesional
Penulis
Siti Aminah binti Yusuf
Bahagian Kecemerlangan Profesional
Pembantu
Junaida binti Mat Jusoh
Nor Asniza binti Mohd Fauzi
ii
PENGENALAN
Manual ini menjelaskan tatacara pengemaskinian maklumat
sistem e-SIS untuk pembantu tadbir di politeknik dan kolej
komuniti bagi modul perkhidmatan, perjawatan, kenaikan
pangkat dan pertukaran.
W
eb-Based Staff Information System (e-SIS) adalah satu
pangkalan data staf yang dibangunkan untuk meningkatkan kecekapan
dan keberkesanan dalam pengurusan maklumat staf di Jabatan
Pengajian Politeknik dan Jabatan Pengajian Kolej Komuniti.
Pembantu tadbir di institusi diberi peranan untuk mengemaskini
maklumat, menyemak maklumat dan memproses semua permohonan
secara online melalui e-SIS. Dengan mengambil kira peranan penting
tersebut,
penghasilan
manual
ini
adalah
suatu
bentuk
inisiatif
administrator sebagai panduan dan rujukan tentang tatacara proses
pengemaskinian maklumat secara terperinci.
iii
Peranan dan Tanggungjawab PT
Kemaskini
Pindah dan
rekod dan
maklumat
terima
buka akaun
perjawatan
butiran staf
staf baharu
staf
bertukar
Daftar
institusi
Lapor reten
Semak
Proses
perjawatan
maklumat
borang
bulanan
staf dengan
tepat
permohonan
kepada
pengarah
online naik
pangkat
iv
Direktori Ibu Pejabat
NAMA DAN ALAMAT IBUPEJABAT
PENGARAH
PEMBANTU TADBIR
e-SIS
Bahagian Kecemerlangan Profesional
Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W,
Persint 4, 62100 Putrajaya
03-8891 9200
www.blpk.gov.my
Tn. Hj. Azizi bin Lin
03-8891 9038
Junaida binti Mat Jusoh
Bahagian Khidmat Pengurusan
Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W,
Persiaran Perdana,
Persint 4, 62100 Putrajaya
03-8891 9300
En. Eddy
Mazuanshah bin
Mohd Ali Murad
03-8891 9111
Rosanita binti Hussain
019-2033608
Pejabat Timbalan Ketua Pengarah
(Operasi)
Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W,
Persint 4, 62100 Putrajaya
03-8891 9240
Kosong
03-8891 9002
Mohd Safian bin Saaid
012-2961987
Pejabat Timbalan Ketua Pengarah
(Strategik)
Aras 5, Galeria PjH, Jalan P4W,
Persint 4, 62100 Putrajaya
03-8891 9000
En. Shabudin bin
Man
03-8891 9004
Junainah binti Paiman
012-2961987
Jabatan Pengajian Tinggi
Aras 9, No.2, Menara 2, Jalan P5/6,
Presint 5,
62200 Putrajaya
03-8870 6501
En. Noor Azman bin
Mohd Noor
03-8870 6410
Muslihah Binti Hj. Ismail
017-2858514
Pembantu Pegawai Teknologi
Maklumat
012-2405857
v
Direktori Politeknik
NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK
PENGARAH
PEMBANTU TADBIR
e-SIS
Politeknik Ungku Omar
Jalan Raja Musa Mahadi
31400 Ipoh, Perak
05-5457622
www.puo.edu.my
Mejar (K) Dato’ Hj.
Md Nor bin Yusof
05-5467813
Azawani Bt Zulkafali
013-5250766
Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah
Semambu
25350 Kuantan, Pahang
09-565 5300
www.polisas.edu.my
Mejar (K) Dato’ Hj.
Abu Bakar bin
Ahmad
09-565 5301
Maimon Binti Mohamed
Mohideen
013-9440392
Politeknik Sultan Abdul Halim
Mu’adzam Shah
Bandar Darulaman, 06000 Jitra
04-914 6100
www.polimas.edu.my
Pn. Asmara binti
Sulong
04-914 6101
Azizy Bin Abdullah
012-5666252
Politeknik Kota Bharu
KM 24, Kok Lanas
16450 Ketereh, Kelantan
09-788 9641
www.pkb.edu.my
Tn. Hj. Noor Azahan
bin Othman
09-788 9344
Nor Hasmiza Binti
Zakaria
013-9823992
Politeknik Kuching Sarawak
Beg Berkunci 3094, KM 22, Jln Matang
93050 Kuching, Sarawak
082-845 596
www.poliku.edu.my
En. Sahul Hamid bin
Hj. Abdul Wahab
082-845 099
Zaleha Binti Sajis
019-8946010
Politeknik Port Dickson
KM 14, Jalan Pantai
71050 Si Rusa, Negeri Sembilan
06-662 2000
www.polipd.edu.my
Mejar (K) Hj. Mohd
Kharir bin Mohd
Ibrahim
06-662 8316
Siti Nurasikin Binti
Mohd Zolkifle
013-3536923
Politeknik Kota Kinabalu
Jalan Politeknik, Menggatal
88450 Kota Kinabalu, Sabah
088-499 980
www.polikk.edu.my
En. Roslee bin
Yahya
088- 401 801
Siti Sharifa Binti
Salamat
013-8719570
Politeknik Sultan Salahuddin Abdul
Aziz Shah
Persiaran Usahawan, Shah Alam
03-5163 4000
www.psa.edu.my
Mejar (K) Hj.
Kamaruzaman bin
Ismail
03-5163 4001
Faridah Binti Uyob
010-2424435
vi
Direktori Politeknik
NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK
PENGARAH
PEMBANTU TADBIR
e-SIS
Politeknik Ibrahim Sultan
KM 10, Jalan Kong Kong
81700 Pasir Gudang, Johor
07-261 2488
www.polijb.edu.my
En. Mohd Hatta bin
Zainal
07-261 2401
Norafizah Binti Hamdan
019-7420125
Politeknik Seberang Prai
Jalan Permatang Pauh
13500 Permatang Pauh, Pulau Pinang
04-538 3322
www.psp.edu.my
Tn. Hj. Zulkifli Bin
Ariffin
04-539 1122
Mohd Faizal Bin Yaacob
017-6825135
Politeknik Melaka
No.2, Jalan PPM 10
Plaza Pandan Malim, Balai Panjang
06-337 6000
www.polimelaka.edu.my
Pn. Hjh. Rashidah
binti Mustapa
06-337 6249
Asmah Bte Madon
019-6576959
Politeknik Kuala Terengganu
Jalan Sultan Ismail
20100 Kuala Terengganu, Terengganu
09-620 4100
www.pkkt.edu.my
Pn. Hjh. Radiah binti
Che Su
09-620 4100
Nor Syahida Binti Taib
012-9495963
Politeknik Sultan Mizan Zainal Abidin
KM 8, Jalan Paka
23000 Dungun, Terengganu
09-840 0800
www.psmza.edu.my
Tn. Hj. Pauzi bin
Ibrahim
09-840 0801
Noradilah Binti Azman
012-9668212
Politeknik Merlimau
Jalan Jasin
77300 Merlimau, Melaka
06-263 6687
www.puo.edu.my
Mejar (K) Hj.
Zolkarnain bin Hj.
Jobshi
06-263 6686
Nur Natasha Binti
Azman
016-9328052
Politeknik Sultan Azlan Shah
Behrang Stesyen
35950 Behrang, Perak
05-454 4431
www.psas.edu.my
Lt (K) Abdul Karim
bin Jaafar
05-454 4431
Nor Asniza Binti Mohd
Fauzi
017-2305582
PoliteknikTuanku Sultanah Bahiyah
Kulim Hi-Tech Park
09000 Kulim, Kedah
04-403 3333
www.ptsb.edu.my
En. Mohd Noor bin
Shahudin
04-403 3333
Siti Sarah Binti Mohd
Jelani
012-4044240
vii
Direktori Politeknik
NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK
PENGARAH
PEMBANTU TADBIR
e-SIS
Politeknik Sultan Idris Shah
Sungai Lang
45100 Sungai Air Tawar, Selangor
03-3280 6200
www.psis.edu.my
Cik Norehan binti
Md Shariff
03-3280 6201
Rohaya Bt Ghazali
019-6954995
Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin
Pauh Putra
02600 Arau, Perlis
04-988 6200
www.ptss.edu.my
En. Sulong bin
Yahaya
03-3280 6201
Rosnaniwati Bt. Che
Abdullah
013-4301757
Politeknik Muadzam Shah
Lebuhraya Tun Abdul Razak
26700 Muadzam Shah, Pahang
09-450 2005
www.pms.edu.my
En.Wan Muhammad
Afifi bin Wan
Abdullah
09-450 2008
Norzainah Binti Abdul
Jalil
019-7145476
Politeknik Mukah
KM 7.5 Jalan Oya
96400 Mukah, Sarawak
084-874 001
www.pmu.edu.my
En. Abdubrani bin
Yunus
084-874 002
Saemah Binti Ramli
019-8481082
Politeknik Balik Pulau
Pinang Nirai, Mukim 6
11000 Balik Pulau, Pulau Pinang
04-638 1926
www.pbu.edu.my
Tn. Hj. Mohd Fisal
bin Haroon
04-638 1926
Md Fauzi Bin Md Taib
013-4847470
Politeknik Jeli
Jalan Raya Timur-Barat
17600 Jeli, Kelantan
09-946 2800
www.pjk.edu.my
Tn. Hj. Wan Azlan
bin Wan Ismail
09-946 2800
Azira Binti Mat Yusoff
019-9686094
Politeknik Nilai
Kompleks Pendidikan Bandar Enstek
71760 Bandar Enstek, Negeri Sembilan
06-798 0400
www.polinilai.edu.my
En. Tajuddin bin
Abdul Rashid
06-798 0401
Norhaslili Binti Hj
Mohammad
013-2058727
Politeknik Banting
Persiaran Ilmu, Jalan Sultan Abdul
Samad, 42700 Banting
03-3120 1625
www.polibanting.edu.my
Tn. Hj. Zulkifli bin
Md Salleh
03-3187 5600
Hassan Bin Kamaruddin
013-3773950
viii
Direktori Politeknik
NAMA DAN ALAMAT POLITEKNIK
PENGARAH
PEMBANTU TADBIR
e-SIS
Politeknik Mersing
Jalan Nitar,
86600 Mersing, Johor
07-798 0001
www.pmj.edu.my
Tn. Hj. Rosli bin
Hamid
07-798 0003
Siti Nor Azah Binti Jalil
019-7625485
Politeknik Hulu Terengganu
Bangunan Kedai 3 Tingkat,MDHT,
21700 Kuala Berang, Terengganu
09-682 5555
www.pht.edu.my
En. Abdul Razak bin
Sadli
09-682 5557
Siti Baizura Binti Mat
Hussin
013-6254793
Politeknik Sandakan
Education Hub, Bt 10, Jln Sungai
Batang, 90000 Sandakan, Sabah
089-228 351
www.pss.edu.my
En.Mahmood bin
Mohamad
089-228 351
Laura Akiu
013-5551220
Politeknik Metro Kuala Lumpur
No 2-4, Jalan Setiawangsa 10
Tmn Setiawangsa, 54200 Kuala Lumpur
03-4251 8000
www.pmkl.edu.my
En. Noor Azizan bin
Itam
03-4251 8000
Maimun Binti Ibrahim
012-2278344
Politeknik Metro Kuantan
No A-5 Jalan Tun Ismail 2
Sri Dagangan 11, 25000 Kuantan
09-565 9000
www.pmku.edu.my
En. Mohd Jalil bin
Che Jusoh
09-565 9000
Samsida Azila Binti
Ishak
014-8202860
Politeknik Metro Johor Bharu
Jalan Suria 19, Taman Putra
81100 Johor Bharu, Johor
07-335 8851
www.politeknikmetrojb.edu.my
En. Zairon bin
Mustapha
07-335 8851
Noraziah Binti Sofian
012-7694101
Politeknik Metro Betong
1-12 Phase 2, Betong Newton Ship
95700 Betong, Sarawak
083-472 676
En. Samsudin bin
Mohd Saleh
083-472 676
Mohammad Ainuddin
Bin Affendy
017-8536768
Politeknik Metro Tasek Gelugor
Jalan Permatang Pauh
13500 Permatang Pauh, Pulau Pinang
04-390 4799
www.pmtg.edu.my
En. Abdul Malek bin
Hassan
04-390 4799
Afidah Binti Ali
013-4674409
Politeknik Pagoh
Semambu,
25350 Kuantan, Pahang
09-565 5300
www.ppj.edu.my
Tn. Hj. Abdul Karim
bin Awang Kechik
09-565 5300
Noraslinda Binti Basari
017-2755393
ix
Paparan Utama Sistem
Akses sebagai pembantu tadbir e-SIS adalah diberikan kepada mereka yang telah
dilantik oleh institusi masing-masing. Kawalan akses e-SIS adalah di bawah
tanggungjawab Unit Data, Bahagian Kecemerlangan Profesional, Jabatan Pengajian
Politeknik. Pihak pentadbiran institusi perlu memaklumkan kepada administrator
sistem sekiranya berlaku perubahan pegawai. Ikuti langkah-langkah berikut untuk
mengakses sistem ini.
Langkah 1
Layari www.blpk.gov.my
1
Langkah 2
Masukkan no kad
pengenalan dan kata
laluan
Langkah 3
Klik untuk akses
2
Paparan utama ini mengandungi menu Profil, Latihan, Perkhidmatan, Perjawatan,
Kenaikan Pangkat, Statistik, Pertukaran, Utiliti dan Aduan. Menu-menu tersebut
mempunyai fungsi-fungsi tertentu untuk tujuan pengemaskinian maklumat dan boleh
diakses oleh pembantu tadbir. Manakala menu Norma Perjawatan dan Pelan
Penggantian terhad kepenggunaannya kepada akses pengguna tertentu.
3
Fungsi menu
Profil
Pengemaskinian maklumat butiran diri, keluarga, anak dan waris
Latihan
Permohonan kursus CPCM, PPK, SIP dan KIPA secara online, pendaftaran kursus,
pemilihan peserta kursus, pengemaskinian latihan dan semakan pelaporan latihan.
Perkhidmatan
Pengemaskinian maklumat perkhidmatan, maklumat institusi, pertanyaan kata
laluan, penyemakan pertukaran staf, muat naik gambar staf, lantikan pembantu dan
ruang forum.
Perjawatan
Pengemaskinian dan cetakan maklumat reten perjawatan institusi.
Kenaikan Pangkat
Permohonan kenaikan pangkat PPPT secara online, penyemakan permohonan
calon, dan statistik calon yang layak memohon kenaikan pangkat.
Pertukaran
Permohonan pertukaran PPPT secara online.
Utiliti
Muat turun borang dan pertukaran kata laluan.
Aduan
Ruang pengguna melaporkan permasalahan, pertanyaan, komen dan cadangan.
4
Modul Perkhidmatan
2.1
Tatacara Daftar Rekod Staf Baharu
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Klik untuk akses
5
Langkah 3
Klik kemaskini/tambah maklumat staf
Langkah 4
Masukkan No KP staf dan lengkapkan maklumat personal.
Klik simpan/kemaskini.
Tips: Ruangan pada No KP lama haruslah diisi dengan No KP baru
sekiranya tiada.
6
2.2
Tatacara Buka Akaun e-SIS Staf Baharu
Langkah 1
Klik menu ini
Paparan seterusnya memaparkan bilangan staf di insitusi berstatus berdaftar
atau belum berdaftar. Sila buat semakan. Sekiranya masih terdapat staf yang
masih belum mempunyai akaun e-SIS, sila daftarkan staf tersebut dengan
beberapa langkah mudah seperti berikut.
7
Langkah 2
Klik pada No Kad Pengenalan Staf
Langkah 3
Kemaskini maklumat nombor gaji, email
dan katalaluan
Langkah 4
Klik daftar. Paparan di bawah
menandakan proses pendaftaran telah
berjaya.
8
2.3
Tatacara Kemaskini Rekod Perkhidmatan Staf
Menu Kemaskini Maklumat membolehkan anda untuk mengemaskini
maklumat staf bagi butiran peribadi, perkhidmatan, LNPT, jawatan reten, gaji,
pingat/anugerah, akademik, pengistiharan harta, sumbangan, buku rekod
perkhidmatan dan sejarah perkhidmatan.
Langkah 1
Klik untuk akses
Langkah 2
Sila pilih sub menu yang ingin dikemaskini. Sebagai contoh: sub menu Edit
Butiran Diri. Anda perlu melengkapkan maklumat seperti alamat kediaman,
nombor telefon, tarikh lahir, status perkahwinan dan kewarganegaraan.
9
Langkah 3
Klik Kemaskini. Paparan di bawah
tertera untuk pengesahan. Klik OK untuk
kemaskini.
10
Dalam sub menu Edit Perkhidmatan, anda perlu melengkapkan maklumat skim
staf seperti gred jawatan, status jawatan dan pengkhususan jawatan. Seterusnya
anda perlu melengkapkan maklumat pekerjaan staf seperti nama institusi, nama
bahagian, nombor pekerja, tarikh lantikan, kelayakan tertinggi dan pencen.
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Lengkapkan maklumat perkhidmatan di ruangan yang disediakan. Ruangan ini
adalah WAJIB dilengkapkan.
11
Tips
Tarikh ke jabatan ini
Tarikh staf melapor diri di jabatan semasa
Tarikh ke bahagian ini
Tarikh staf melapor diri di institusi semasa
Tarikh lantikan pertama
Tarikh pertama staf dilantik dalam
dalam perkhidmatan
perkhidmatan
Tarikh lantikan pertama skim
Tarikh staf dilantik dalam skim terkini
semasa
Contoh: skim N17 ke skim N22
Tarikh disahkan Skim Semasa
Tarikh staf disahkan ke skim terkini
Tarikh Kenaikan Gred Semasa
Tarikh staf bertukar gred
Contoh: gred DH41 ke DH44
12
Dalam sub menu Edit Jawatan Reten, anda perlu melengkapkan maklumat perjawatan
staf dengan beberapa langkah mudah seperti berikut.
Langkah 1
Klik menu ini
Bagi melengkapkan maklumat reten perjawatan, sila buat semakan dengan
waran perjawatan institusi yang diluluskan. Jawatan yang dipilih haruslah sama
dengan waran perjawatan institusi terkini.
Langkah 2
Setelah pasti dengan jawatan yang dipilih, klik Simpan /
Kemaskini.
13
Seterusnya adalah sub menu Edit Akademik. Sub menu ini mengandungi rekod
akademik staf untuk dikemaskini.
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Tambah / edit maklumat akademik staf merujuk kepada sijil akademik yang
sahih. Sila buat pilihan pengkhususan dan lengkapkan maklumat institusi yang
menganugerahkan kelayakan tersebut. Anda perlu memaklumkan kepada
administrator sekiranya pengkhususan bidang yang ingin dipilih tidak
terdapat pada ruangan pilihan.
14
Langkah 3
Klik simpan / kemaskini. Paparan di
bawah tertera selepas proses
pengemaskinian dilakukan.
15
2.4
Tatacara Muat Naik Gambar Staf
Sub menu ini digunakan untuk memuat naik gambar staf. Proses muatnaik boleh
dilakukan sebanyak lima (5) gambar dalam satu masa. File yang ingin
dimuatnaik mestilah dalam format jpg dan nama file ditukarkan kepada nombor
kad pengenalan staf terlebih dahulu. Contoh: 781104036122.Ikuti beberapa
langkah mudah seperti dibawah.
Langkah 1
Klik menu ini
16
Langkah 2
Klik Choose File. Pilih file yang ingin
dimuatnaik dan klik Open.
Langkah 3
Klik hantar
17
Langkah 4
Paparan ini menandakan proses
muatnaik gambar berjaya
Contoh kesilapan yang biasa dilakukan ketika memuatnaik gambar staf
1. Menukar nama file kepada 781103046122.jpg
2. Saiz file yang ingin dimuatnaik besar melebihi 1 MB
18
Semakan Gambar Profil Staf
Bagi menyemak atau memadam gambar profil staf di institusi anda, sila klik
pada sub menu seperti di bawah.
Paparan ini disediakan untuk menyemak gambar profil staf berserta butiran
diri staf di institusi anda.
19
Bagi menyemak staf yang masih belum memiliki gambar profil, sila klik sub
menu seperti di bawah.
Paparan ini memaparkan senarai nama staf di institusi anda yang masih
belum mempunyai gambar profil. Paparan ini bertujuan untuk memastikan
kesemua gambar profil staf dimuatnaik. Gambar profil staf sangat diperlukan
dalam beberapa urusan seperti pelan penggantian, penempatan staf,
kenaikan pangkat dan latihan.
20
2.5
Tatacara Tanya Kata Laluan Staf
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Masukkan nombor kad pengenalan staf
21
Langkah 3
Masukkan nombor gaji staf dan klik carian. Kata laluan akan terpapar
sejurus selepas itu. Pencarian kata laluan hanya dibenarkan 4 kali bagi
setiap staf
22
2.6
Tatacara Pindah Butiran Staf Bertukar Institusi
Langkah 1
Klik untuk akses
Langkah 2
Klik menu ini
Langkah 3
Pilih staf yang ingin dipindahkan
23
Langkah 4
Lengkapkan maklumat di ruangan yang
disediakan
Contoh 1: Staf berpindah ke agensi luar selain Sektor Pengajian Tinggi
Contoh 2: Staf berpindah ke politeknik atau kolej komuniti lain
24
Langkah 5
Paparan ini tertera setelah kemaskini dilakukan. Sila buat semakan maklumat
yang telah diisi. Sekiranya pembetulan perlu dibuat, sila klik edit.
Langkah 6
Paparan ini tertera pada paparan utama bagi pembantu tabdir institusi yang
menerima staf baharu bertukar. Sila klik pada menu ini untuk mengesahkan
perpindahan staf berkenaan.
25
2.7
Tatacara Pindah Butiran Staf Sambung Pengajian Ke
BPSM
Sub menu ini disediakan untuk memindahkan staf ke jawatan pool bagi staf yang
menyambung pengajian.
Langkah 1
Klik menu Perpindahan Dari/Ke BPSM
Langkah 2
Lengkapkan maklumat di ruangan ini dan
klik kemaskini.
Paparan ini tertera menandakan proses perpindahan berjaya. Proses ini akan
disahkan oleh admin terlebih dahulu. Selepas pengesahan dibuat, butiran staf
tersebut tidak lagi berada di institusi anda. Sila pastikan semua butiran staf
adalah terkini sebelum melakukan proses perpindahan.
26
2.8
Tatacara Pindah Butiran Staf Tamat Pengajian Dari
BPSM
Sub menu ini disediakan untuk memindahkan staf dari jawatan pool bagi staf
yang menamatkan pengajian ke institusi anda.
Langkah 1
Klik menu Perpindahan Dari/Ke BPSM
Langkah 2
Pilih staf dari BPSM yang ingin
dipindahkan ke institusi anda
27
Langkah 3
Lengkapkan maklumat pada ruangan ini
dan klik kemaskini.
28
2.9
Tatacara Semakan Data Utama Pegawai Pendidikan
Pengajian Tinggi (PPPT)
Pembantu tadbir juga bertanggungjawab untuk menyemak data utama PPPT di
institusi masing-masing. Maklumat ini perlu tepat dan terkini sebagai rujukan
utama Pelan Penggantian PPPT.
Langkah 1
Klik untuk akses
Langkah 2
Klik menu ini
29
Langkah 3
Pilih gred jawatan dan klik carian
Langkah 4
Paparan ini memaparkan butiran diri, tarikh lantikan, maklumat
persaraan, maklumat akademik, LNPT dan tempoh berkhidmat
30
2.10 Tatacara Set Pegawai Pembantu
Sub menu ini disediakan untuk pengagihan tugas pengemaskinian maklumat
kepada pegawai lain mengikut pilihan tugas yang disetkan. Pembantu tadbir
boleh memilih pegawai dan tugas yang dipertanggungjawabkan mengikut
keperluan institusi.Ikuti beberapa langkah mudah seperti berikut.
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Sila pilih staf yang ingin dilantik sebagai pembantu. Paparan berikut tertera
tugas-tugas yang boleh diagihkan kepada staf yang telah dipilih. Antara pilihan
tugas –tugas adalah buku rekod perkhidmatan dan maklumat akademik.
Agihan tugas perlu dibuat dengan sewajarnya bagi memastikan tugas
pengemaskinian berjalan lancar.
31
Modul Perjawatan
3.1
PAPARAN UTAMA MODUL
Modul ini disediakan bagi tujuan pengemaskinian maklumat reten perjawatan
institusi.
Langkah 1
Klik menu ini
32
3.2
Tatacara Semak Senarai Kekananan PPPT
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Pilih gred jawatan. Semak maklumat seperti yang tertera di paparan ini. Klik
cetak laporan untuk mencetak. Laporan ini disediakan sebagai rujukan
pengarah institusi untuk menyemak senarai kekananan pegawai mengikut
gred jawatan di institusi masing-masing.
33
Contoh laporan
34
35
3.3
Tatacara
Kemaskini
Laporan
Reten
Perjawatan
Keseluruhan
Pembantu tadbir bertanggungjawab menyemak dan mengemaskini laporan
reten perjawatan institusi setiap bulan. Laporan bulanan reten perjawatan yang
lengkap dikemaskini haruslah disahkan oleh pengarah institusi.
Langkah 1
Klik menu ini
Menu reten perjawatan ini mengandungi empat (4) sub menu pilihan
Langkah 2
Klik menu Kemaskini Laporan Reten Keseluruhan
36
Paparan ini tertera laporan reten perjawatan institusi semasa.
Langkah 3
Untuk kemaskini, klik pada jawatan reten
seperti contoh di bawah
Langkah 4
Buat semakan pada rekod yang tertera. Pastikan nama, jawatan reten
dan gred pegawai adalah tepat.
37
Langkah 5
Pada ruangan Bil. Staf [Kuota], anda boleh mengedit ruangan tersebut
mengikut waran perjawatan yang telah diluluskan. Ruangan Di Isi
menunjukkan bilangan staf yang sedang mengisi jawatan reten tersebut.
Sekiranya jawatan reten didapati salah, sila rujuk bab 3.4: Tatacara
kemaskini staf ikut jawatan reten. Klik kemaskini maklumat. Klik OK
Langkah 6
Ulang langkah 1-5 untuk jawatan reten yang seterusnya. Pastikan ruangan
lulus, isi dan kosong bertepatan dengan jumlah keseluruhan waran
perjawatan yang telah diluluskan. Sebagai langkah akhir, klik kemaskini
maklumat
38
Langkah 7
Bagi mengemaskini maklumat reten Ketua Jabatan, klik pada nama
jawatan tersebut.
Langkah 8
Paparan berikut memaparkan nama-nama jabatan yang telah didaftarkan
di institusi masing-masing. Rujuk kepada menu Di isi, klik pada jumlah
pengisian, nama pegawai yang mengisi jawatan tersebut akan
dipaparkan. Sila pastikan anda mengisi ruang pada Bil.Staf[Kuota]
dengan jumlah yang tepat.
39
Langkah 9
Bagi menambah jabatan baharu, sila klik Tambah Jabatan/Unit.
Seterusnya klik kemaskini Maklumat.
Langkah 10
Paparan berikut adalah langkah untuk mengemaskini bilangan kuota
pensyarah di setiap jabatan. Klik pada ruang Bil. Staf[Kuota] dan edit
jumlah mengikut peruntukan yang telah ditetapkan oleh setiap institusi.
40
3.4
Tatacara Kemaskini Staf Mengikut Reten Perjawatan
Sub-menu
kemaskini
staf
mengikut
jawatan
reten
disediakan
untuk
mengemaskini maklumat staf di institusi mengikut jabatan. Ikuti beberapa
langkah mudah seperti berikut.
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Pilih jabatan
41
Langkah 3
Klik pada jawatan reten staf yang ingin dikemaskini dan klik OK
Langkah 4
Pilih jawatan reten pada ruang yang disediakan dan klik Kemaskini
42
3.5
Tatacara Kemaskini Reten Bidang Pensyarah
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Klik untuk edit
43
Langkah 3
Paparan berikut adalah langkah untuk mengemaskini bilangan kuota
pensyarah mengikut bidang pengkhususan. Klik pada ruang Bil.
Staf[Kuota] dan edit jumlah mengikut peruntukan yang telah ditetapkan
oleh setiap bidang mengikut keperluan yang diperlukan. Sila rujuk kepada
paparan Tiada Bidang seperti di bawah. Kesilapan ini berlaku kerana
bidang pengkhusan staf berkenaan tidak dikemaskini di maklumat
perkhidmatan.
44
3.7
Tatacara Cetak Laporan Reten Perjawatan
Sub menu ini disediakan untuk mencetak laporan bulanan mengikut formatformat yang diperlukan. Ikuti langkah-langkah berikut.
45
4.0 Forum / Ruang Perbincangan
Langkah 1
Klik menu ini
Langkah 2
Laporkan sebarang aduan kepada administrator tentang permasalahan
yang timbul di institusi anda.
46
5.0 Soal Jawab
S
Bagaimana cara untuk mengedit maklumat pengisian jawatan? Ini kerana data
Pengarah baharu telah pun dipindahkan dari KK Batu Gajah ke KK Gopeng.
Walaubagaimanapun melalui semakan laporan keseluruhan perjawatan,
pengisian jawatan bagi Pengarah di KK Gopeng masih lagi kosong.
J
Data staf baharu yang berpindah masuk ke institusi anda perlu disemak.
Maklumat tarikh berpindah, jawatan pengkhususan dan jawatan reten perlu
dikemaskini mengikut surat lapor diri.
S
Pegawai Kolej Komuniti Jelebu telah diluluskan cuti belajar bergaji penuh
dengan biasiswa. Pegawai telah ditempatkan ke Jawatan Simpanan
Latihan,KPM mulai 30 Jun 2013. Bagaimana caranya saya ingin mengeluarkan
data pegawai tersebut?
J
Anda perlu memindahkan staf berkenaan dengan klik pada menu
perkhidmatan dan seterusnya klik pada menu perpindahan/dari ke BPSM.
Pengesahan akan dibuat oleh administrator terlebih dahulu sebelum data
pegawai tersebut dipindahkan.
S
Saya menghadapi masalah untuk upload gambar profail melalui e-SIS.
Bagaimana cara yang betul untuk upload?
J
Proses muat naik gambar profail hanya boleh dilakukan oleh pembantu tadbir
e-SIS di institusi anda. Sila berhubung dengan staf yang bertanggungjawab di
institusi untuk mengemaskini maklumat anda melalui e-SIS.
S
Saya pembantu tadbir di Politeknik Seberang Perai. Bagaimana cara saya
perbetulkan nombor kad pengenalan pegawai yang tersilap dikemaskini
sebelum ini?
J
Anda perlu memaklumkan kepada pihak administrator berkaitan permasalahan
tersebut melalui emel: esis@moe.gov.my
S
Pembantu tadbir e-SIS di institusi saya yang bertukar ke kementerian lain dan
digantikan dengan staf yang baharu. Bagaimana saya ingin mendapatkan
akses sebagai pembantu tadbir e-SIS?
J
Permohonan akses sebagai pembantu tadbir e-SIS boleh dibuat melalui
permohonan secara bertulis ke Bahagian Kecemerlangan Profesional,JPP
47
Daftar Singkatan
BKPRO
Bahagian Kecemerlangan Profesional
BPSM
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
CPCM
Career Path Competency Matrix
ICT
Information and Communication Technology
IPTA
Institut Pengajian Tinggi Awam
IPTS
Institut Pengajian Tinggi Swasta
JPP
Jabatan Pengajian Politeknik
JPKK
Jabatan Pengajian Kolej Komuniti
KIPA
Kepimpinan Instruktional dan Pembangunan Andragogi
KPM
Kementerian Pendidikan Malaysia
LNPT
Laporan Penilaian Prestasi Tahunan
PPPT
Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi
PPK
Program Peningkatan Kemahiran
PT
Pembantu Tadbir
SIP
Sangkutan Industri Pensyarah
48
Sebarang pertanyaan mengenai sistem e-SIS melalui:
PENGARAH
BAHAGIAN KECEMERLANGAN PROFESIONAL
JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
ARAS 5, GALERIA PJH
PERSIARAN PERDANA, JALAN P4W PERSINT 4,
62100 PUTRAJAYA
Talian Am
: 03 – 88919200
Faks
: 03 – 88919146
Emel
: esis@moe.gov.my
Laman Web
: www.blpk.gov.my
49