UPDATED 15/02/19
Daftar Isi
A.
B.
Kontak................................................................................................................................... 7
Human Resource Information System (HR Admin) .................................................................. 7
1. Dashboard .......................................................................................................................... 7
2. Saldo (Balance) ................................................................................................................... 8
a. Melihat jumlah saldo ..................................................................................................... 8
b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer ................. 9
c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Kartu Kredit ......... 10
3. Mengubah Informasi Company Profile .............................................................................. 11
4. Menu Master Employee ..................................................................................................... 12
a. Insert data karyawan melalui formulir ........................................................................ 12
b. Upload data karyawan .............................................................................................. 14
c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan ...................................................... 16
d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan.................................................... 21
e. Melihat Data Karyawan ............................................................................................. 23
f. Mengunduh Data Karyawan ....................................................................................... 25
g. Deaktivasi Karyawan .................................................................................................. 26
h. Menghapus Data Karyawan ....................................................................................... 27
5. Menggunakan Mesin Pencarian ........................................................................................ 28
6. Master Division .................................................................................................................. 29
a. Membuat Master Division ............................................................................................ 29
b. Mengedit Master Division ............................................................................................ 30
c. Menghapus Division ..................................................................................................... 30
7. Master Department ........................................................................................................... 30
a. Membuat master department...................................................................................... 31
b. Mengedit Master Department ..................................................................................... 31
c. Menghapus Master Department .................................................................................. 31
8. Master Job Title ................................................................................................................ 31
a. Membuat Master Job Title .......................................................................................... 31
b. Mengedit Master Job Title .......................................................................................... 32
c. Menghapus Job Title ................................................................................................... 32
d. Mengatur Struktur Organisasi, dan Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan
Lembur ................................................................................................................................ 33
e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ...................................... 34
f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi .......................................................... 35
g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ....................................................... 35
h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi ............................................... 36
9. Master Position .................................................................................................................. 37
10. Master Team Group .......................................................................................................... 37
a. Membuat Master Team Group.................................................................................... 38
b. Mengedit Master Team Group ................................................................................... 38
c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group ......................................................... 39
d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group ......................................................... 40
Halaman 2 dari 116
e. Mengganti Supervisor Master Team Group ................................................................ 40
f. Menghapus Master Team Group ................................................................................ 41
11. Master Grade ................................................................................................................... 41
a. Membuat Master Grade ............................................................................................. 42
b. Mengedit Master Grade ............................................................................................. 43
c. Menghapus Master Grade.......................................................................................... 43
12. Master Allowance .............................................................................................................. 43
a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ................................................ 44
b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ............................................... 45
c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ............................................ 45
d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance
(Tunjangan Tidak Tetap) kepada karyawan ...................................................................... 46
13. Master Shift ....................................................................................................................... 47
a. Membuat Master Shift ................................................................................................. 47
b. Mengedit Master Shift ................................................................................................ 49
c. Menghapus Master Shift ............................................................................................. 49
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ......................................................... 49
e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift ................................................................ 50
14. Master Shift Pattern .......................................................................................................... 51
a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan ................................... 51
b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah
Periode Mingguan .............................................................................................................. 52
15. Master Shift Roster ............................................................................................................ 52
a. Membuat Roster List Baru ............................................................................................ 52
b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster ................................................................... 53
c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster ......................................................................... 53
d. Mengubah Nama Roster ............................................................................................. 53
e. Menghapus Roster ....................................................................................................... 54
f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster ..................................................................... 54
16. Master Event & Holiday .................................................................................................... 54
a. Membuat Master Event dan Holiday .......................................................................... 56
b. Mengedit Master Event dan holiday ........................................................................... 56
c. Menghapus Master Event dan Holiday ....................................................................... 56
17. Master Contract................................................................................................................. 57
a. Membuat Master Contract .......................................................................................... 57
b. Menambah Variabel pada Master Contract .............................................................. 58
c. Mengedit Master Contract .......................................................................................... 58
d. Menghapus Master Contract ....................................................................................... 58
e. Memperbaharui kontrak ............................................................................................. 59
18. Master Letter ..................................................................................................................... 60
a. Membuat Master Letter Type...................................................................................... 60
b. Mengedit Master Letter Type ..................................................................................... 60
c. Menghapus Master Letter Type .................................................................................. 60
d. Membuat Master Letter Template ............................................................................... 61
Halaman 3 dari 116
e. Mengedit Master Letter Template............................................................................... 61
f. Menghapus Master Letter Template ........................................................................... 61
g. Melakukan pengiriman Letter ..................................................................................... 62
19. Leave (Cuti) ....................................................................................................................... 62
a. Membuat Master Leave .............................................................................................. 63
b. Mengedit Master Leave .............................................................................................. 63
c. Menghapus master Leave ........................................................................................... 64
d. Mengatur Jatah Cuti Reguler ...................................................................................... 64
f. Melakukan Pengajuan Cuti ......................................................................................... 65
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan) ........................................ 66
h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR) .................................... 67
20. Permission (Izin) ................................................................................................................. 68
a. Membuat Master Permission........................................................................................ 68
b. Mengedit Master Permission ....................................................................................... 68
c. Menghapus Master Permission .................................................................................... 69
d. Melakukan Pengajuan Izin .......................................................................................... 69
e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ......................................... 70
f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ..................................... 71
21. Replacement ...................................................................................................................... 71
a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan) ........ 72
b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) .... 73
22. Overtime ........................................................................................................................... 73
a. Membuat Master Overtime ......................................................................................... 74
b. Mengedit Master Overtime ......................................................................................... 75
c. Menghapus Master Overtime...................................................................................... 75
d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime .................................................. 75
e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime........................................................ 76
f. Mengajukan Lembur .................................................................................................... 77
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) .............................. 77
h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR) ............. 78
23. Assessment ......................................................................................................................... 79
a. Membuat Master Assessment ...................................................................................... 79
b. Mengedit Master Assessment ...................................................................................... 79
c. Menghapus Master Assessment ................................................................................... 80
d. Menginput Assessment kepada karyawan ........................................................................ 80
24. Master Branch ................................................................................................................... 81
a. Membuat Master Branch ............................................................................................. 81
25. Mengelola Admin .............................................................................................................. 82
a. Menambahkan Admin HRD/Finance............................................................................ 82
b. Menghapus Admin HRD/Finance ................................................................................. 83
26. Mengelola Daftar (List) ..................................................................................................... 83
a. Membuat Daftar (List) ................................................................................................. 83
b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List)...................................................................... 84
27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan ............................................................... 84
Halaman 4 dari 116
28. Mengelola Bonus ............................................................................................................... 85
a. Membuat Bonus Karyawan ......................................................................................... 85
29. Mengelola Claim ............................................................................................................... 85
a. Admin HR Membuat DataClaim Karyawan ................................................................. 86
b. Mencari Data Claim Karyawan .................................................................................. 86
30. Help Desk .......................................................................................................................... 87
31. Data Kehadiran................................................................................................................. 88
a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya ...................................................................... 88
b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel .................................................. 89
32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel ..................................................................... 90
33. Melakukan Validasi Data Kehadiran ................................................................................ 90
a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ..................................................................... 91
b. Melakukan Validasi Data Absensi .............................................................................. 91
34. Report ............................................................................................................................... 92
35. Setting ............................................................................................................................... 93
36. Log .................................................................................................................................... 94
C. Human Resources Information System (Finance Admin) ....................................................... 95
1. Panduan Dashboard Finance Admin ................................................................................. 95
2. Panduan Melihat dan Mengubah Angka Gaji (Salary) .................................................... 95
2. Panduan Mengatur Rekomendasi Angka Gaji berdasarkan Golongan (Grade) dan Masa
Bakti (Tenure) .......................................................................................................................... 97
3. Panduan Mengatur Master Upah Minimum Provinsi (UMP) dan Upah Minimum Kabupaten
(UMK) ...................................................................................................................................... 99
19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan.
Setelah melakukan perubahan, pilih Save untuk meyimpan data ........................................ 100
4. Panduan Membuat Master Tunjangan Tetap .................................................................. 100
5. Panduan Mengedit Master Tunjangan Tetap .................................................................. 100
6. Panduan Menghapus Master Tunjangan Tetap ............................................................... 100
7. Panduan Mengalokasikan Angka Tunjangan Tetap kepada Karyawan (Fixed Allowance)
100
9. Panduan Melihat dan Memproses Data Gaji Bulanan .................................................... 103
a. Langkah Penambahan Earnings ............................................................................... 103
b. Langkah Input Deduction ......................................................................................... 104
c. Langkah Melakukan Proses Pembayaran Gaji.......................................................... 104
10. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya ............................... 105
11. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement ........................................... 106
12. TAX INCOME SETTINGS .................................................................................................. 108
13. LOG ................................................................................................................................ 108
14. HELP DESK ....................................................................................................................... 109
D. TALENT MANAGEMENT ................................................................................................... 110
1. Membuat Master KPI ..................................................................................................... 110
2. Melakukan import Master KPI........................................................................................ 110
3. Merubah Master KPI ...................................................................................................... 110
4. Menghapus Master KPI .................................................................................................. 111
Halaman 5 dari 116
5. Membuat Master Goal ................................................................................................... 111
6. Melakukan import Master Goal ..................................................................................... 111
7. Merubah Master Goal .................................................................................................... 111
8. Menghapus Master Goal ................................................................................................ 112
9. Membuat Master Unit.................................................................................................... 112
10. Melakukan import Master Unit ...................................................................................... 112
11. Merubah Master Unit ..................................................................................................... 112
12. Menghapus Master Unit................................................................................................. 112
13. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah atau beberapa Job
Title ...................................................................................................................................... 113
14. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah Divisi ................ 113
15. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Job Title................... 114
16. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Division ................... 114
17. Memberlakukan Key Performance Indicator ................................................................. 115
18. Mengekspor Daftar Key Performance Indicator ............................................................ 115
19. Membuat Individual Performance Plan untuk karyawan .............................................. 115
20. Menambahkan konten KPI khusus ke dalam Individual Performance Plan untuk
karyawan .............................................................................................................................. 115
21. Melakukan Penilaian Kinerja (Performance Appraisal).................................................. 116
Halaman 6 dari 116
A. Kontak
Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah
penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada:
Protus Tanuhandaru
ptanuhandaru@progresstech.co.id
B.
Human Resource Information System (HR Admin)
1.
Dashboard
Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat analisa tindak lanjut
Guide
Panduan pengisian data bagi pengguna yang pertama kali menggunakan
aplikasi
Balance
Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk menanggung invoice
bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne
Active
Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem dan aktif
Employee
sebagai karyawan
Inactive
Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem, namun telah di-
Employee
deaktivasikan (misalnya, mengundurkan diri dan sebagainya)
Leave Approval
Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti
Overtime
Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti
Approval
Replacement
Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti
Approval
Permission
Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti
Approval
Employee Late

Rate Chart
Garis dan titik berwarna kuning menunjukkan tingkat total
keterlambatan dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap
titik pada sebuah bulan dapat di-klik untuk menampilkan tabel
kronologi keterlambatan untuk bulan tersebut)

Garis dan titik berwarna merah menunjukkan tingkat total
kepulangan lebih awal dalam satuan menit dari bulan ke bulan
Halaman 7 dari 116
(setiap titik pada sebuah bulan dapat di-klik untuk menampilkan
tabel kronologi kepulangan lebih awal untuk bulan tersebut)
Employee Late
Total keterlambatan dalam satuan menit dan berapa kali keterlambatan
Rate Table
tersebut terjadi untuk karyawan yang terlambat
Absent
Rate
Jumlah mangkir bulanan
Month on Month
Employee
birthday
Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan
This
Month
Contract
End
Soon
Kontrak karyawan yang akan habis. Kontrak dapat langsung diperbaharui
melalui dashboard.

Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui

Diagram Pie untuk status izin

Tabel izin yang harus ditindaklanjuti
Pending Leave

Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui
Request

Diagram Pie untuk status Cuti

Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti
Pending
Permission
Request
From
Superordinate
From
Superordinate
2.
Saldo (Balance)
Setiap tanggal 20, Anda akan mendapatkan tagihan berdasarkan jumlah karyawan yang telah
didaftarkan ke dalam sistem. Jumlah tagihan tersebut akan mengurangi nilai saldo dari bulan ke bulan.
Oleh karena itu, untuk menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda harus memiliki nilai saldo yang selalu
lebih besar daripada nilai tagihan bulanan Anda.
a.
Melihat jumlah saldo
1.
Jumlah saldo dapat dlihat langsung pada dashboard
Halaman 8 dari 116
2.
Selain itu, pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di
atas
b.
3.
Klik Billing
4.
Anda akan melihat jumlah saldo Anda pada kotak di sebelah kiri atas
Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer
1.
Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas
2.
Klik Billing
3.
Proses pembayaran dapat dilakukan melalui kotak berjudul Top Up
4.
Anda dapat meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up
5.
Klik close untuk menutup panduan tersebut
6.
Untuk memasukkan nilai Top Up, anda dapat memilih pilihan nilai yang tersedia
7.
Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.
8.
Jika Anda memilih pilihan promo, Anda dapat memilih salah satu dari beberapa paket promo
yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan
tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.
9.
Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak
dan total juga akan langsung berubah
10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik
tombol USE COUPON
11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui transfer, klik tombol TRANSFER
12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran
13. Jika semua sudah ok, klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melanjutkan
Halaman 9 dari 116
14. Anda akan melihat tabel yang menunjukkan penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti dengan
pembayaran
15. Klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti
dengan pembayaran
16. Lakukan pembayaran berdasarkan informasi yang tersedia, baik secara online melalui
aplikasi bank yang Anda gunakan atau melalui mesin ATM
17. Jika Anda telah melakukan pembayaran, lakukan konfirmasi dengan mengklik tombol
CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda telah bayarkan
18. Masukkan informasi terkait pembayaran seperti jumlah transfer, nama bank, nama akun, dan
nomor rekening
19. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melanjutkan
20. Proses pembayaran yang telah Anda konfirmasikan akan divalidasikan oleh KaryaOne. Jika
nominal pembayaran telah sesuai dengan jumlah yang ditagihkan, saldo Anda akan
bertambah sesuai dengan nilai Top Up Anda.
c.
Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Kartu Kredit
1.
Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas
2.
Klik Billing
3.
Proses pembayaran dapat dilakukan melalui kotak berjudul Top Up
4.
Anda dapat meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up
5.
Klik close untuk menutup panduan tersebut
6.
Untuk memasukkan nilai Top Up, anda dapat memilih pilihan nilai yang tersedia
7.
Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.
8.
Jika Anda memilih pilihan promo, Anda dapat memilih salah satu dari beberapa paket promo
yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan
tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.
9.
Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak
dan total juga akan langsung berubah
10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik
tombol USE COUPON
11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui kartu kredit, klik tombol CREDIT CARD
12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran
13. Masukkan informasi yang dibutuhkan seperti nomor telpon, nomor kartu, tanggal
kadaluarsa kartu, nomorCVV
14. Jika semua sudah ok, klik tombol BAYAR SEKARANG untuk melanjutkan
15. Sistem akan melakukan validasi terhadap informasi yang Anda masukkan terkait dengan
kartu kredit yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran
16. Anda diminta untuk memasukkan One-Time Password yang dikirimkan melalui SMS
17. Masukkan kode yang Adda terima melalui SMS ke dalam file One Time Password (OTP)
Halaman 10 dari 116
18. Klik tombol Masukkan OTP untuk melanjutkan
19. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa konfirmasi pembayaran telah berhasil
dilakukan
3.
Mengubah Informasi Company Profile
1.
Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas
2.
Klik Company Profile
3.
Anda dapat mengubah informasi Company Profile, First Name Contact Person, Last Name
Contact Person, Phone Number, dan Address
4.
Lakukan perubahan yang diperlukan
5.
Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Halaman 11 dari 116
4.
Menu Master Employee
a.
Insert data karyawan melalui formulir
1.
Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master
division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title
2.
Pada sidebar menu, klik Master Data
3.
Klik Master Employee
4.
Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas
5.
Klik Insert
6.
Pilih Form
7.
Klik tombol SELECT
8.
Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info
sampai employee info
9.
Isi field first name
10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda 11. Pilih gender
12. Masukkan nomor NPWP jika ada
13. Pilih status pernikahan
14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
15. Pilih agama
16. Masukkan tempat lahir
17. Masukkan tanggal lahir
18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info
20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
21. Masukkan alamat sekarang
22. Masukkan nomor kontak 1
23. Masukkan nomor kontak 2
Halaman 12 dari 116
24. Masukkan email pribadi karyawan
25. Masukan nomor kontak darurat 1
26. Masukkan nomor kontrak darurat 2
27. Masukan alamat kontak darurat
28. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
29. Sekarang anda akan memasukkan data family info
30. Masukan Nama Ayah
31. Masukan Nama Ibu
32. Masukan status pernikahan karyawan
33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan
untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak
34. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
35. Sekarang anda akan memasukkan data education info
36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education
background 1
37. Pilih level pendidikan
38. Masukan nama lembaga pendidikan
39. Masukkan major atau jurusan
40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
42. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data
untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
43. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info
45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk
pengalaman kerja terkini
46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja
47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut
48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih
dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
51. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi
penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu
52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan
53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info
54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping
kanan
55. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses
dashboard karyawan
Halaman 13 dari 116
56. Pilih grade
57. Pilih Division
58. Pilih Department
59. Pilih Job Title
60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title
61. Masukkan Join Date
62. Pilih status karyawan
63. Masukan tanggal dimulainya kontrak
64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak
65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk
penggajian
66. Masukkan nomor rekening karyawan
67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama dapat
berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda
68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan
69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan
70. Masukkan nomor asuransi
71. Tentukan jatah kuota cuti
72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian
masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama
karyawan yang Anda telah masukkan
b.
Upload data karyawan
Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien,
khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne menyediakan
fitur dimana Anda dapat menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data
karyawan.
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Employee
3.
Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas
4.
Klik Insert
5.
Pilih Excel
6.
Klik tombol SELECT
7.
Klik tombol DOWNLOAD TEMPLATE
8.
Buka file yang baru saja diunduh
Halaman 14 dari 116
9.
Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui.
Anda tidak diperbolehkan untuk mengubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab
cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling
10. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda dapat mengisi data
11. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan
referensi sebagai berikut:
String free text
Kata yang berisi huruf besar atau kecil
Dropdown refer to
Abaikan
cheat sheet
String number
Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat
Number number
Angka bulat
Text free text
Kata yang berisi huruf besar atau kecil
String dd-mmm-yyyy
Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy
String free text
Kata yang berisi huruf besar atau kecil
String yyyy
Tahun dengan format yyyy
Date dd-mmm-yyyy
Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy
12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak wajib
untuk diisi)
13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh
14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name
sampai kolom terakhir
15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab
upload memiliki data yang sama dengan tab filling.
16. Klik Tab Help
17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload
18. Copy password tersebut
19. Klik Tab Upload
20. Hover mouse Anda pada tab upload
21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu
22. Pilih Unprotect Sheet
23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password
24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste
25. Klik OK untuk melanjutkan
Halaman 15 dari 116
26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda dapat melakukan
perubahan pada Tab Upload
27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut
28. Klik baris dibawahnya
29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula
30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan
31. Jika semua sudah ok, simpan file template
32. Pada aplikasi karyawan, klik upload
33. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan
34. Klik upload
35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data
36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu
diperbaiki
37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut
38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil
dimasukkan
39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee
40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian
masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama
karyawan yang Anda telah masukkan
c.
Employee Self Service Pengisian Data Karyawan
Pengisian Data Awal oleh HR Admin
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Employee
Halaman 16 dari 116
3.
Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas
4.
Klik Self Services
5.
Klik tombol ADD EMPLOYEE
6.
Masukkan First Name
7.
Masukkan Last Name
8.
Masukkan Email Office
9.
Masukkan Staff ID
10. Masukkan Job Title
11. Pilih Grade
12. Masukkan Join Date
13. Pilih Contract Status
14. Masukkan Start Date
15. Masukkan End Date
16. Masukkan Leave Quota
17. Masukkan Bank Name (jika sudah tersedia)
18. Masukkan Account Number (jika sudah tersedia)
19. Masukkan Account name (jika sudah tersedia)
20. Masukkan BPJS Kesehatan (jika sudah tersedia)
21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia)
22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia)
23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan
24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan
25. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon
karyawan tersebut dapat mengisi tambahan informasi yang diperlukan
Calon Karyawan Mengisi Tambahan Informasi
1.
Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima email dari sistem yang meminta Anda
untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan
2.
Buka email tersebut. Jika email tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek email
tersebut.
3.
Klik tombol HERE yang tersedia dalam email tersebut
4.
Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info
sampai Experience Info
5.
Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin)
6.
Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda
tidak memiliki nama belakang, berikan tanda -
7.
Pilih gender (jika tidak tepat)
8.
Masukkan nomor NPWP jika ada
9.
Pilih status pajak
Halaman 17 dari 116
10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)
11. Pilih agama
12. Masukkan tempat lahir
13. Masukkan tanggal lahir
14. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info
16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas
17. Masukkan alamat sekarang
18. Masukkan nomor kontak 1
19. Masukkan nomor kontak 2
20. Masukkan email pribadi Anda
21. Masukan nomor kontak darurat 1
22. Masukkan nomor kontrak darurat 2
23. Masukan alamat kontak darurat
24. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info
26. Masukan Nama Ayah
27. Masukan Nama Ibu
28. Masukan status pernikahan
29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan
untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak
30. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info
32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education background
1
33. Pilih level pendidikan
34. Masukan nama lembaga pendidikan
35. Masukkan major atau jurusan
36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan
37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan
38. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data
untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu
39. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan
40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info
41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk
pengalaman kerja terkini
42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja
43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut
44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut
45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut
Halaman 18 dari 116
46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih
dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut
47. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi
penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu.
48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan.
49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih
dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi.
HR Admin Melakukan Validasi Data yang diisi oleh Calon Karyawan
1.
Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda
akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan.
2.
Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan
datanya.
3.
Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan
datanya.
4.
Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan.
5.
Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.
6.
Pada sidebar menu, klik Master Data.
7.
Klik Master Employee.
8.
Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.
9.
Klik Self Service.
10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda
ingin validasikan datanya.
11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi.
13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat memberikan pesan kepada calon karyawan
melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi
pengisian data.
14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan.
15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih
untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan
untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan.
16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data
tersebut sebagai draf dan kirimkan email kepada calon karyawan untuk merevisi data
tersebut.
17. Klik Submit untuk melanjutkan.
18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan.
Halaman 19 dari 116
19. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon
karyawan tersebut dapat melakukan revisi berdasarkan masukan dari HR Admin.
Calon Karyawan Melakukan Revisi Data
1.
Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan email dimana Anda dapat mengklik
tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk melihat
pesan dari HR Admin
2.
Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin
3.
Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan
4.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih
dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi
HR Admin Melakukan Validasi Data dan Menjadikan Calon Karyawan sebagai Karyawan
1.
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar
pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data
yang telah direvisi oleh calon karyawan
2.
Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan
data yang telah direvisi
3.
Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan
datanya
4.
Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
5.
Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.
6.
Pada sidebar menu, klik Master Data.
7.
Klik Master Employee.
8.
Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.
9.
Klik Self Service.
10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda
ingin validasikan datanya.
11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan
12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi
13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat sekali lagi memberikan pesan kepada calon
karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan
koreksi pengisian data yang masih tidak tepat
14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan
15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih
untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan
untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
Halaman 20 dari 116
16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan
data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada
kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.
17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan
karyawan
18. Klik Submit untuk melanjutkan
19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan
d.
Employee Self Service Perubahan Data Karyawan
Karyawan Melakukan Perubahan Data Pribadi
1.
Sebagai karyawan, Anda dapat secara langsung melakukan pengkinian data Anda melalui
dashboard Anda sendiri
2.
Pada sidebar menu, klik Profile
3.
Klik My Profile
4.
Klik tombol Ikon bergambar pensil pada kanan atas
5.
Lakukan perubahan yang diperlukan
6.
Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE CHANGES untuk melakukan penyimpanan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.
8.
Perubahan membutuhkan validasi dari HR Admin
HR Admin Melakukan Validasi Data (Self Services)
Halaman 21 dari 116
1.
Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda
akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada pengajuan perubahan data yang dilakukan
oleh karyawan
2.
Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengajukan
perubahan data
3.
Klik tombol Employee Update Data pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan
datanya
4.
Anda akan melihat tampilan perbandingan data lama dan perubahan data yang diajukan
5.
Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi
6.
Jika ada bagian yang tidak tepat, klik tombol REJECT
7.
Berikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar
calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat
8.
Jika semua ok, klik tombol YES untuk melanjutkan
9.
Masuk kembali ke Master Data -> Master Employee -> Menu -> Self Services
10. Anda akan masuk ke daftar calon karyawan pada menu Self Services, klik tombol Action
berwarna biru (Berbentuk orang dan tanda tambah) kemudian Anda akan melihat kembali
data karyawan yang sudah diisi oleh karyawan tersebut dan klik Submit.
11. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih
untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan
untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut
sehingga calon karyawan dijadikan karyawan
12. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan
data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada
kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.
13. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan
karyawan
14. Klik Submit untuk melanjutkan
15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan
Halaman 22 dari 116
e.
Melihat Data Karyawan
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Employee
3.
Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan
4.
Anda akan melihat informasi sebagai berikut:
Nama
Team group
Division
Pendidikan terakhir
Department
Assessment
Job Title
Status sanksi
Join Date
Jatah cuti regular
Masa bakti
Unpaid leave
Umur
Jumlah mangkir
Grade
Jumlah izin yang telah
Status karyawan
digunakan
Shift karyawan
berjalan
untuk
tahun
Pada tab basic info
First Name
Nomor identitas
Last Name
Nomor NPWP
Gender
Nomor asuransi
Religion
Status Pajak
Place of Birth
Contact 1
Date of Birth
Contact 2
Nomor Identitas Staf
Emergency Contact 1
Nomor BPJS Kesehatan
Emergency Contact 2
Grade
Emergency Contact name
NomorBPJS
EmergencyContact Relation
Ketenagakerjaan
Email pribadi
Halaman 23 dari 116
Email kantor
Informasi nama bank
Alamat sekarang
Rekening bank
Origin address
Nama pemilik rekening
Emergency Address
Pada tab Education Background
Nama lembaga pendidikan
Level pendidikan
Jurusan
Tahun dimulainya pendidikan
Tahun berakhirnya pendidikan
Pada Tab Word Experience
Nama perusahaan
Jabatan
Deskripsi pekerjaan
Tahun dimulainya pekerjaan
Tahun berakhirnya pekerjaan
Pada Tab Job
Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan
dimulainya pekerjaan
Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal
berakhirnya kontrak, dan periode
Pada Tab Family Info
Marital Status
Spouse Name
Nama Anak 1
Nama Anak 2
Nama Anak 3
Nama Ayah
Nama Ibu
Pada Tab Assessment
Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal terakhir
diperbaharuinya data assessment
Pada Tab Activity log
Informasi ketepatan waktu hadir (ontime)
Informasi keterlambatan (late check in)
Halaman 24 dari 116
Informasi pulang lebih awal (early check out)
Informasi mangkir (absent)
Informasi hari libur (day off)
Pada Tab History
Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start Work, End Work
dan Period
Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period
Informasi history grade seperti grade, start, end dan period
Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test date
Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period
Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan tersebut
f.
Mengunduh Data Karyawan
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data.
2.
Klik Master Employee.
3.
Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.
4.
Klik Export.
5.
Klik baris nama karyawan yang Anda ingin masukkan ke dalam daftar yang akan
diunduh
6.
Anda dapat menggunakan kotak pencarian yang tersedia pada setiap kolom untuk
mencari karyawan berdasarkan parameter Staff ID, First Name, Last Name, Division,
Department, dan Job Title
7.
Anda dapat mengklik tombol SELECT ALL untuk memasukkan semua karyawan ke
dalam daftar yang akan diunduh
8.
Klik tombol EXPORT untuk mengunduh data karyawan yang telah dipilih
9.
Buka dokumen yang baru saja diunduh
Halaman 25 dari 116
g.
Deaktivasi Karyawan
Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau
meninggal dapat dideaktivasikan dari aplikasi. Karyawan yang telah di-deaktivasikan
masih terhitung sebagai karyawan yang dihitung pada saat tanggal penagihan.
Ikuti langkah berikut:
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Employee
3.
Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan
dideaktivasikan
4.
Klik Inactivate employee
5.
Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan
secara permanen
6.
Pilih “No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED)
7.
Masukkan deskripsi mengapa karyawan di-Deaktivasikan
8.
Tentukan hari terakhir karyawan tersebut bekerja
9.
Jika semua sudah OK, klik Deactivate untuk melanjutkan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dideaktivasikan
Halaman 26 dari 116
h.
Menghapus Data Karyawan
Pengguna dapat melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan
pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal.
Ikuti langkah berikut:
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Employee
3.
Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan
dideaktivasikan
4.
Klik Inactivate employee
5.
Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan
secara permanen
6.
Pilih “Yes (All Related Data will be DELETED)”
7.
Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dihapus
Halaman 27 dari 116
5.
Menggunakan Mesin Pencarian
Agar Anda dapat secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda
dapat menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi sebagai
berikut:
a.
Umur
g.
Position
b.
Grade
h.
Team
c.
Shift
i.
Contract
d.
Division
j.
Leave
e.
Department
k.
Absent
f.
Job Title
l.
Permission
Untuk menggunakan mesin pencarian, ikuti langkah panduan berikut:
1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas
2.
Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih satu parameter pencarian atau
lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus
3.
Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris yang memiliki
tanda plus
4.
Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age)
5.
Anda dapat menambahkan parameter apabila diperlukan untuk mengerucutkan hasil
pencarian
6.
Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris
7.
Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan / atau
at least dengan deskripsi sebagai berikut:
Halaman 28 dari 116
6.
Is
Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi
Is not
Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan kondisi
Between
Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi
At most
Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah kondisi
At least
Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi
In Days
Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari
In Weeks
Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu
In Months
Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan
In Years
Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun
Master Division
a.
Membuat Master Division
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Division
3.
Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT
4.
Masukkan nama Division
5.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Master Division
baru telah berhasil dibuat
Halaman 29 dari 116
7.
Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga dapat menggunakan fitur upload template untuk
membuat data Master Division
b.
Mengedit Master Division
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Division
3.
Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris Master Division
yang ingin diubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
c.
Menghapus Division
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Division
3.
Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama division
yang ingin dihapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
division tersebut
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus
7.
Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya dapat dihapus apabila division
tersebut tidak digunakan
7.
Master Department
Halaman 30 dari 116
a.
Membuat master department
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Department
3.
Klik tombol ikon INSERT
4.
Pada dropdown menu division, pilih division
5.
Masukkan nama department
6.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master department
baru telah berhasil dibuat
8.
Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga dapat menggunakan fitur upload template untuk
membuat data master department
b.
Mengedit Master Department
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Department
3.
Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris master
department yang ingin diubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
c.
Menghapus Master Department
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Department
3.
Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama department
yang ingin dihapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
department tersebut
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus
7.
Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya dapat dihapus apabila
department tersebut tidak digunakan
8.
Master Job Title
a.
Membuat Master Job Title
Halaman 31 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Klik tombol ikon INSERT
4.
Pilih department
5.
Pilih Position
6.
Masukkan nama Job Title
7.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job title baru telah
berhasil dibuat
9.
Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga dapat menggunakan fitur upload template untuk
membuat data master job title
b.
Mengedit Master Job Title
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris master job title
yang ingin diubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
c.
Menghapus Job Title
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris nama job title
yang ingin dihapus
Halaman 32 dari 116
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
job title tersebut
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus
7.
Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya dapat dihapus apabila job title
tersebut tidak digunakan
d.
Mengatur Struktur Organisasi, dan Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan
Lembur
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi
4.
Disini Anda dapat menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses
pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
5.
Kotak dapat di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya
6.
Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan
tahan penekanan tombol tersebut
7.
Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna
kotak tersebut berubah menjadi merah
8.
Lepaskan tombol mouse Anda
9.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan
perubahan
10. Klik OK untuk melanjutkan
11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan
12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka persetujuan
atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang berada di atas Job Title
yang kosong tersebut
13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga memindahkan
hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement yang masih
dalam proses
Halaman 33 dari 116
14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya dapat dihapus apabila job title
tersebut tidak digunakan
e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi
4.
Disini Anda dapat menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses
pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement
5.
Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih
6.
Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih Department, memilih
Position, dan mengisi nama Job Title
7.
Pilih Department
8.
Pilih Position
9.
Masukkan nama Job Title
10. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan
11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru saja
Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas
12. Kotak tersebut dapat di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan
hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses
persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin.
13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan
tahan penekanan tombol tersebut
14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna
kotak dibawah berubah menjadi merah
15. Lepaskan tombol mouse Anda
Halaman 34 dari 116
16. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan
perubahan
17. Klik OK untuk melanjutkan
18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak
lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut
f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi
4.
Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin ubah
5.
Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih Department, memilih
Position, dan mengisi nama Job Title
6.
Lakukan perubahan yang diperlukan
7.
Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan
8.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan
perubahan
9.
Klik Ok untuk melanjutkan
g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi
Halaman 35 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi
4.
Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus
5.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
data tersebut
6.
Klik OK untuk melanjutkan
7.
Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya dapat dihapus apabila Job Title tersebut
memang tidak digunakan
h.
Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Job Title
3.
Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi
4.
Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan dari bagan
organisasi
5.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melepas job
title tersebut dari struktur organisasi
6.
Klik OK untuk melanjutkan
7.
Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan bertanggung
jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement untuk job title
itu sendiri
8.
Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai bawahan kotak
job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan kotak job title yang dilepaskan
tersebut
9.
Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job title tersebut
memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung jawab untuk mengelola
pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement masing-masing.
Halaman 36 dari 116
9.
Master Position
Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda dapat mengubah nama
master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di perusahaan
Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan pengajuan cuti, izin, ganti hari
dan lembur. Posisi yang lebih tinggi dapat melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Position
3.
Klik tombol ikon pensil pada baris nama Master Position yang Anda ingin ubah
4.
Lakukan perubahan yang diperlukan
5.
Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
10. Master Team Group
Halaman 37 dari 116
Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang dapat mewakili
pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak dapat mengakses aplikasi
a.
Membuat Master Team Group
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Team Group
3.
Untuk membuat Team Group baru, klik Insert
4.
Masukkan nama team group
5.
Masukkan deskripsi
6.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil
ditambahkan
b.
Mengedit Master Team Group
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Team Group
3.
Klik ikon bergambar pensil untuk melakukan perubahan
4.
Lakukan perubahan yang diperlukan
5.
Jika semua sudah ok, klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan
Halaman 38 dari 116
6.
c.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group
Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama
karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Team Group
3.
Klik icon gambar orang
4.
Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor
5.
Anda dapat langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari
karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter
yang dimiliki oleh sebuah nama
6.
Pilih sebuah nama
7.
Klik tombol Set as Supervisor
8.
Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
9.
Klik icon gambar orang
10. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti
atau izinnya akan dikelola oleh Supervisor
11. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group
Halaman 39 dari 116
12. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk
menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil
ditambahkan
d.
Mengeluarkan Nama dari Master Team Group
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Team Group
3.
Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengeluarkan
orang dari kelompok tersebut
4.
Klik pada baris nama karyawan yang akan dikeluarkan dari Team Group
5.
Klik tombol DELETE SELECTED
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
dikeluarkan dari Team Group
e.
Mengganti Supervisor Master Team Group
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Team Group
3.
Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengganti
Supervisor Team Group tersebut
Halaman 40 dari 116
4.
Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor
5.
Anda dapat langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari
karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter
yang dimiliki oleh sebuah nama
6.
Pilih sebuah nama
7.
Klik tombol Set as Supervisor
8.
Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil
menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola
f.
Menghapus Master Team Group
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Team Group
3.
Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris nama Team
Group yang ingin dihapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
nama team group tersebut
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus
7.
Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya dapat dihapus apabila Team
Group tersebut tidak digunakan
11. Master Grade
Dengan Master Grade, Anda dapat memberikan label tingkat Compensation dan Benefit yang
Anda berikan kepada karyawan.
Halaman 41 dari 116
a.
Membuat Master Grade
1.
Pada sidebar menu, klik master data
2.
Klik Master Grade
3.
Klik Insert
Halaman 42 dari 116
4.
Masukkan nama grade
5.
Masukkan deskripsi
6.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah berhasil
dilakukan
b.
c.
Mengedit Master Grade
1.
Pada sidebar menu, klik master data
2.
Klik Master Grade
3.
Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin ubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Grade
1.
Pada sidebar menu, klik master data
2.
Klik Master Grade
3.
Klik tombol iconDelete pada grade yang Anda ingin hapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
grade tersebut
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus
7.
Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya dapat dihapus apabila Grade
tersebut tidak digunakan
12. Master Allowance
Halaman 43 dari 116
a.
Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Allowance
3.
Klik Insert
4.
Masukkan nama allowance
5.
Klik Add untuk menyimpan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru
tersebut telah berhasil ditambahkan
7.
Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance
yang Anda ingin ubah
8.
Lakukan perubahan
9.
Klik Change untuk menyimpan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil diubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda
ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus allowance tersebut
13. Klik Delete untuk menghapus
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil
dihapus
Halaman 44 dari 116
b.
Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Allowance
3.
Klik Insert
4.
Masukkan nama allowance
5.
Klik Add untuk menyimpan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru
tersebut telah berhasil ditambahkan
7.
Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance
yang Anda ingin ubah
8.
Lakukan perubahan
9.
Klik Change untuk menyimpan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil diubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda
ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus allowance tersebut
13. Klik Delete untuk menghapus
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil
dihapus
c.
Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Allowance
3.
Klik Insert
4.
Masukkan nama allowance
5.
Klik Add untuk menyimpan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru
tersebut telah berhasil ditambahkan
7.
Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance
yang Anda ingin ubah
Halaman 45 dari 116
8.
Lakukan perubahan
9.
Klik Change untuk menyimpan perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil diubah
11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda
ingin hapus
12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus allowance tersebut
13. Klik Delete untuk menghapus
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil
dihapus
d.
Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance
(Tunjangan Tidak Tetap) kepada karyawan

Shift Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan

Fixed allowance tidak dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan

Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Employee
3.
Klik icon gambar orang pada baris nama karyawan yang Anda ingin atur tunjangan
tidak tetapnya
4.
Pada dropdown menu yang muncul, klik Allowance
Halaman 46 dari 116
5.
Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat mengatur Shift Allowance (Tunjangan
Shift), melihat status apakah Fixed Allowance (tunjangan tetap) telah disediakan, dan
mengatur Allowance (tunjangan tidak tetap)
6.
Klik tombol ADD SHIFT ALLOWANCE untuk menambah allowance
7.
Pilih jenis shift
8.
Masukkan nilai tunjangan
9.
Klik icon disket untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan
11. Anda dapat menambahkan jenis tunjangan lainnya
12. Klik tombol ADD ALLOWANCE untuk memberikan tunjangan tidap tetap kepada
karyawan tersebut
13. Pilih jenis tunjangan tidak tetap
14. Masukkan nilai tunjangan
15. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan
17. Perlu Anda ketahui bahwa alokasi Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dilakukan
melalui akses Finance Admin
13. Master Shift
a.

Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi.

Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll
Membuat Master Shift
Halaman 47 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift
3.
Untuk membuat shift baru, klik tombol INSERT
4.
Berikan nama untuk shift baru tersebut
5.
Pada bagian Workdays, tentukan apakah hari kerja akan dihitung secara dinamis
berdasarkan jumlah hari kerja sesungguhnya atau tetap terlepas jumlah hari kerja
pada setiap bulan.
6.
Tentukan apakah waktu kerja shift masih berlaku pada hari libur
7.
Tentukan waktu untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari
8.
Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat
9.
Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan
10. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit
11. Tentukan waktu dimulainya istirahat
12. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit
13. Jika semua sudah ok, klik ADD untuk menyimpan shift
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat
Halaman 48 dari 116
b.
c.
Mengedit Master Shift
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift
3.
Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin diubah
4.
Lakukan perubahan yang diperlukan
5.
Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Shift
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift
3.
Klik Shift
4.
Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus
5.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
Shift tersebut
d.
6.
Klik DELETE untuk melanjutkan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
8.
Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak dapat dihapus
Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift
Halaman 49 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift
3.
Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
memasukkan karyawan ke dalam shift tersebut
4.
Klik tombol ADD EMPLOYEE
5.
Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
6.
Klik tombol ADD TO SHIFT
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan
ke dalam shift tersebut
e.
Mengeluarkan karyawan dari Master Shift
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift
3.
Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin
mengeluarkan karyawan dari shift tersebut
4.
Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
5.
Klik tombol DELETE SELECTED
6.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut
7.
Klik DELETE untuk melanjutkan
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan
ke dalam shift tersebut
Halaman 50 dari 116
14. Master Shift Pattern
a.
Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Pattern
3.
Klik tombol SETTING PATTERN SHIFT untuk mengatur pola shift mingguan
4.
Jika Anda ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode yang ditunjukkan,
pilih YES
5.
Klik APPLY untuk melanjutkan
6.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan
7.
Klik YES untuk melanjutkan
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
9.
Sebaliknya, jika Anda tidak ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode
yang ditunjukkan, pilih NO
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat melakukan rotasi shift dengan
menempatkan sebuah shift pada shift yang berbeda atau bahkan sama.
11. Klik tombol REFERENCE SHIFT TIME untuk melihat waktu kerja dari semua shift untuk
memandu Anda dalam melakukan rotasi shift
12. Untuk melakukan rotasi, klik pada sebuah shift dalam Shift List, tahan mouse Anda,
tempatkan shift tersebut pada kolom di kanan nama shift yang akan menjadi jadwal
untuk shift yang dirotasikan tersebut
13. Lakukan untuk shift lainnya jika perlu
14. Jika semua sudah ok, klik tombol APPLY untuk menyimpan perubahan
Halaman 51 dari 116
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan
16. Klik YES untuk melanjutkan
17. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
b.
Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah
Periode Mingguan
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Pattern
3.
Gunakan tombol panah kiri dan kanan untuk mencari tanggal hari kerja tertentu
4.
Untuk melakukan perubahan, klik pada sebuah shift yang sudah ditempatkan, tahan
mouse Anda, tempatkan shift tersebut pada baris yang berbeda
5.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan
perubahan
6.
Klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan
15. Master Shift Roster
a.
Membuat Roster List Baru
1.
Pada Sidebar Menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Roster
3.
Pilih tombol New List pada bagian sebelah kanan atas untuk menambahkan nama
Roster
Halaman 52 dari 116
4.
Masukkan nama Roster
5.
Klik ADD untuk melanjutkan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa nama Roster telah
berhasil dibuat
b.
Memasukkan Karyawan ke dalam Roster
1.
Pada Sidebar Menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Roster
3.
Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin
memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.
4.
Klik tombol Add Employee
5.
Pilih karyawan yang akan digolongkan ke shift roster dengan mengklik baris nama
karyawan tersebut
6.
Jika sudah ok, klik Add To List
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan karyawan telah berhasil
dilakukan
c.
Mengeluarkan Karyawan dari Roster
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Roster
3.
Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin
memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.
4.
Anda akan melihat daftar karyawan yang sudah masuk ke dalam Roster tersebut.
5.
Pilih nama karyawan yang ingin anda hapus
6.
Klik Delete Selected
7.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
karyawan dari Roster tersebut
d.
8.
Klik Yes untuk menghapus karyawan dari Roster
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
Mengubah Nama Roster
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Roster
3.
Klik tombol icon bergambar pensil pada baris nama Shift Roster yang Anda ingin ubah
4.
Lakukan perubahan yang dibutuhkan
5.
Klik Edit untuk menyimpan perubahan nama Roster
Halaman 53 dari 116
6.
e.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Roster
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Roster
3.
Klik tombol icon bergambar silang (x) berwarna merah pada baris nama Shift Roster
yang Anda ingin hapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
Roster tersebut
5.
Klik Yes untuk menghapus Roster List
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah
berhasil dilakukan
f.
Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Shift Roster
3.
Pada Shift Roster Detail, pilih list berdasarkan roster list yang sudah Anda buat
sebelumnya
4.
Pilih bulan dan tahun sesuai dengan kebutuhan anda
5.
Klik Load Data
6.
Anda dapat melakukan perubahan Waktu ShiftRoster pada tampilan yang
menyerupai program Ms. Excel
7.
Arahkan pointer Anda ke kanan untuk mengatur waktu kerja berdasarkan tanggal.
8.
Tampilan angka pada tabel bagian atas merupakan tanggal untuk bulan yang sudah
ada pilih sebelumnya. Sebagai informasi Anda hanya dapat mengatur Shift Roster
tersebut pada tanggal yang akan datang.
9.
Pilih jadwal shift kerja pada tanggal yang ingin anda dengan klik tombol Dropdown
di sebelah kanan
10. Jika sudah ok, maka Anda dapat menyimpan semua data Shift Roster dengan klik
SAVE DATA
11. Jika sudah berhasil maka Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
g. Atasan Mengatur Jadwal Shift Bawahan
1. Pada sidebar menu, klik Direct Report
2. Klik Direct Report Schedule
3. Pilih bulan dan tahun sesuai dengan kebutuhan Anda
4. Klik Load Data untuk mengeluarkan tampilan tabel
Halaman 54 dari 116
5. Anda dapat melakukan perubahan Waktu Shift pada tampilan yang
menyerupai program Ms. Excel.
6. Arahkan pointer Anda ke kanan untuk mengatur waktu kerja berdasarkan
tanggal.
7. Tampilan angka pada tabel bagian atas merupakan tanggal untuk bulan
yang sudah ada pilih sebelumnya. Sebagai informasi Anda hanya dapat
mengatur Shift untuk tanggal yang akan datang.
Kotak berwarna ungu menunjukkan hari libur.
Kotak berwarna kuning menunjukkan konflik jadwal karena Admin melakukan
perubahan jadwal Master Shift
8. Pilih kotak pada baris nama karyawan dan kolom tanggal yang Anda ingin
atur dengan memilih sebuah Shift pada menu Dropdown di sebelah kanan
kotak
9. Jika sudah ok, maka Anda dapat menyimpan semua data Shift dengan klik
SAVE DATA
10. Jika sudah berhasil maka Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah
berhasil dilakukan.
16. Master Event & Holiday
 Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah
karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur
 Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne
 Cuti bersama mengurangi jatah cuti
Halaman 55 dari 116
a.
Membuat Master Event dan Holiday
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Event and Holiday
3.
Untuk menambahkan event atau holiday baru, klik tombol Insert
4.
Masukkan nama Event atau Holiday
5.
Pilih jenis hari libur
6.
Pilih tanggal
7.
Masukkan deskripsi jika perlu
8.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil
ditambahkan
b.
c.
Mengedit Master Event dan holiday
1.
Pada sidebar menu, klik master data
2.
Klik Master Event and Holiday
3.
Klik event atau holiday yang ingin diubah
4.
Lakukan perubahan yang diperlukan
5.
Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Event dan Holiday
1.
Pada sidebar menu, klik master data
2.
Klik Master Event and Holiday
Halaman 56 dari 116
3.
Klik event atau holiday yang ingin dihapus
4.
Klik tombol iconDelete
5.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
event atau holiday tersebut
6.
Klik Delete untuk melanjutkan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil
dihapus
17. Master Contract

Master Contract berguna untuk membantu pengguna untuk memperbaharui kontrak
karyawan yang kadaluarsa dengan menggunakan kontrak siap saji yang disimpan
di aplikasi

a.
Template kontrak dapat di-copy paste ke Microsoft Word
Membuat Master Contract
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Contract
Halaman 57 dari 116
3.
Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert
4.
Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status
5.
Masukan angka period
6.
Pilih period type
7.
Masukkan nama kontrak
8.
Masukkan konten kontrak
9.
Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil dibuat
b.
Menambah Variabel pada Master Contract
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Contract
3.
Klik tombol Insert
4.
Pada Template Content dapat menggunakan variables dalam Usable Variables. Sebagai contoh
dapat menggunakan variable ##NAME## untuk penanda nama karyawan pada contract
tersebut.
5.
Pada saat variable tersebut dicantumkan dalam template content maka pada saat akan
diajukan renew contract akan langsung terisi nama karyawan secara otomatis
c.
d.
6.
Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil dibuat
Mengedit Master Contract
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Contract
3.
Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin ubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Contract
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Halaman 58 dari 116
2.
Klik Master Contract
3.
Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
Contract tersebut
e.
5.
Klik DELETE untuk melanjutkan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
Memperbaharui kontrak
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Klik Contract
3.
Terdapat nama-nama karyawan yang contractnya akan berakhir dan yang sudah
berakhir
4.
Perbaharui kontrak dengan mengklik tombol Renew pada menu Action
5.
Anda akan melihat tampilan untuk menginput kontrak baru.
6.
Pilih status pada menu dropdown Status
7.
Pilih tanggal dimulainya kontrak tersebut
8.
Pilih tanggal berakhirnya kontrak tersebut
9.
Pilih jenis template pada menu dropdown Contract Template
10. Sistem akan secara otomatis menampilkan konten jenis template yang Anda pilih
11. Pada dropdown menu Visitbility, pilih Show untuk menunjukkan kontrak tersebut
kepada karyawan yang bersangkutan atau pilih Hide from Employee untuk
merahasiakan kontrak tersebut
12. Jika sudah ok, maka klik Add dan kontrak karyawan tersebut sudah diperbarui.
Halaman 59 dari 116
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa kontrak telah berhasil diperbaharui
18. Master Letter
a.
b.
c.
Membuat Master Letter Type
1.
Pada Sidebar Menu, klik Master Data
2.
Klik Master Letter
3.
Untuk membuat Letter Type baru, klik Insert
4.
Masukkan Nama Type
5.
Pilih warna untuk tipe letter yang akan dibuat
6.
Input description sesuai dengan tipe letter tersebut.
Mengedit Master Letter Type
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Letter
3.
Klik tombol icon pensil pada baris letter type yang Anda ingin ubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Letter Type
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Letter
3.
Klik tombol iconDelete pada letter type yang Anda ingin hapus
Halaman 60 dari 116
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
letter tersebut
d.
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa lettertype telah berhasil dihapus
Membuat Master Letter Template
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Letter
3.
Untuk membuat LetterTemplate baru, klik Insert
4.
Masukkan nama Letter
5.
Masukkan Template Subject
6.
Masukkan konten
7.
Pilih type
8.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Letter Template baru
telah berhasil dilakukan
e.
f.
Mengedit Master Letter Template
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Letter
3.
Klik tombol icon pensil pada baris letter template yang Anda ingin ubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Letter Template
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Letter
3.
Klik tombol iconDelete pada letter template yang Anda ingin hapus
Halaman 61 dari 116
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
letter tersebut
g.
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa lettertemplate telah berhasil dihapus
Melakukan pengiriman Letter
1.
Pada sidebar menu, klik Letter
2.
Untuk mengirim sebuah surat kepada karyawan, klik Send Letter
3.
Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose Recipient Type
4.
Pilih penerima
5.
Pilih surat yang sudah dibuat pada Master Letter template sebelumnya
6.
Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan surat yang
Anda pilih
7.
Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut.
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah berhasil
dikirimkan kepada penerima surat tersebut
19. Leave (Cuti)

Jatah cuti langsung terpotong secara otomatis
Halaman 62 dari 116

Cuti tidak berbayar berpengaruh pada payroll

Karyawan hanya dapat membuat pengajuan berdasarkan master kategori
yang ada

a.
Karyawan dapat melakukan pengajuan melalui smartphone
Membuat Master Leave
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Leave
3.
Klik Insert
4.
Masukkan nama leave
5.
Masukkan regulation(Dibayar atau tidaknya terkait regulasi cuti tersebut)
6.
Pilih type(Cuti tersebut dapat diajukan hanya pada hari kerja atau setiap hari)
7.
Masukkan jumlah quota (Jumlah quota hari cuti yang disarankan untuk cuti tersebut)
8.
Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file
9.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah berhasil
dilakukan
b.
Mengedit Master Leave
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Leave
3.
Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
Halaman 63 dari 116
6.
c.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus master Leave
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Leave
3.
Klik tombol iconDelete pada leave yang Anda ingin hapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
leave tersebut (Leave yang dihapus juga akan berdampak kepada karyawan yang
sedang dalam leave tersebut), sehingga apabila leave tersebut dihapus maka leave
karyawan tersebut menjadi tidak berlaku lagi.
d.
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus
Mengatur Jatah Cuti Reguler
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Leave
3.
Untuk mengubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada barus
cuti regular
4.
Anda dapat melakukan pencarian berdasarkan nama orang kemudian dapat klik
Load Data.
5.
Anda dapat mengubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah karyawan
6.
Lakukan perubahan yang diperlukan
7.
Jika semua sudah ok, klik Save Data
Halaman 64 dari 116
e.
Mengatur Cuti Berdasarkan Service Year
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Leave
3.
Klik tombol icon pensil pada baris leave Regular yang ingin dilakukan pengaturan.
4.
Klik New Rule kemudian isi Year dan Quotayang dimaksudkan untuk pengaturan cuti
karyawan yang memiliki privilege cuti lebih banyak bagi mereka yang bekerja lebih
lama.
5.
Klik ADD
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penambahan rule
telah berhasil dilakukan.
f.
Melakukan Pengajuan Cuti
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Leave
3.
Klik Leave application
4.
Pilih jenis leave
5.
Pilih duration
6.
Pilih tanggal cuti
7.
Masukkan deskripsi alasan cuti
8.
Klik Submit untuk menyimpan
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil dilakukan
Halaman 65 dari 116
g.
Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan)
1.
Pada sidebar menu, klik attendance
2.
Klik Leave
3.
Klik Leave Approval
4.
Anda dapat melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik icon
pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat
5.
Anda akan melihat informasi detil pengajuan cuti tersebut
6.
Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
7.
Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris pengajuan cuti
yang Anda ingin setujui
8.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui
pengajuan cuti tersebut
9.
Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada admin
departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut
11. Berikan catatan jika perlu
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui
14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti yang
Anda ingin tolak
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan cuti tersebut
16. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut
17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada admin
departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut
Halaman 66 dari 116
18. Berikan catatan jika perlu
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut
h.
Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR)
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Leave
3.
Klik Leave Approval
4.
Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
5.
Klik Close
6.
Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
7.
Masukkan alasan penolakan pengajuan cuti jika perlu
8.
Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil ditolak
10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris nama
karyawan yang mengajukan cuti
11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan cuti jika perlu
12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui
Halaman 67 dari 116
20. Permission (Izin)

Notifikasi email dan dashboard

Jatah izin 3 kali dalam sebulan

Izin tidak berbayar berpengaruh pada payroll

Karyawan hanya dapat membuat pengajuan berdasarkan master kategori
yang ada

a.
Karyawan dapat melakukan pengajuan melalui smartphone
Membuat Master Permission
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Permission
3.
Untuk membuat Permission baru, klik Insert
4.
Masukkan nama Permission
5.
Tentukan regulation(Dibayar atau tidaknya terkait regulasi permission tersebut)
6.
Centang durasi (Durasi permission tersebut untuk setengah hari atau satu hari full)
7.
Masukan kuota jumlah hari(Jumlah quota hari untuk permission tersebut)
8.
Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file untuk permission
9.
Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan permission baru telah
berhasil dilakukan
b.
Mengedit Master Permission
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Permission
3.
Klik tombol icon pensil pada baris permission yang Anda ingin ubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Halaman 68 dari 116
c.
Menghapus Master Permission
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Permission
3.
Klik tombol iconDelete pada permission yang Anda ingin hapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
permission tersebut
d.
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa permission telah berhasil dihapus
Melakukan Pengajuan Izin
1.
Pada sidebar menu, klik attendance
2.
Klik Permission
3.
Klik Permission Application
4.
Pilih jenis permission
5.
Pilih duration
6.
Pilih tanggal untuk ijin
7.
Informasi regulation, period dan recommended Days per yearakan terisi secara otomatis
berdasarkan pengaturan jenis ijin yang diatur oleh admin departemen SDM
8.
Masukkan alasan pengajuan ijin
9.
Klik Submit untuk melanjutkan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil diajukan
Halaman 69 dari 116
e.
Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan)
1.
Pada sidebar menu, klik attendance
2.
Klik Permission
3.
Klik Permission Approval
4.
Anda dapat melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan ijin dengan mengklik icon
pensil pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin lihat
5.
Anda akan melihat informasi detil pengajuan ijin tersebut
6.
Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut
7.
Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik icon centang pada baris pengajuan ijin
yang Anda ingin setujui
8.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui
pengajuan ijin tersebut
9.
Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada admin
departemen SDM terkait persetujuan pengajuan ijin tersebut
11. Berikan catatan jika perlu
12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui
14. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik icon silang pada baris pengajuan ijin yang
Anda ingin tolak
15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan ijin tersebut
16. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut
17. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada admin
departemen SDM terkait penolakan pengajuan ijin tersebut
18. Berikan catatan jika perlu
Halaman 70 dari 116
19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut
f.
Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR)
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Permission
3.
Klik Permission Approval
4.
Untuk melihat informasi pengajuan ijin, klik tombol icon pensil pada baris nama
karyawan yang mengajukan ijin
5.
Klik Close
6.
Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon silang pada baris nama
karyawan yang mengajukan ijin
7.
Masukkan alasan penolakan pengajuan ijin jika perlu
8.
Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil ditolak
10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon centang pada baris nama
karyawan yang mengajukan ijin
11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan ijin jika perlu
12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui
21. Replacement
Halaman 71 dari 116
a.
Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan)
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Replacement
3.
Klik Replacement Day Approval
4.
Untuk melihat informasi pengajuan replacement, klik tombol pensil pada baris nama
yang mengajukan replacement
5.
Klik Close
6.
Untuk menyetujui pengajuan replacement, klik tombol centang pada baris nama yang
mengajukan replacement
7.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui
pengajuan replacement tersebut
8.
Klik Approve untuk menye 6tujui
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
disetujui
10. Untuk menolak pengajuan replacement, klik tombol silang pada baris nama yang
mengajukan replacement
11. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak
pengajuan replacement tersebut
12. Klik Reject untuk menolak
Halaman 72 dari 116
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil
ditolak
b.
Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR)
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Replacement
3.
Klik Replacement Day Approved
4.
Untuk melihat informasi Replacement, klik tombol pensil pada baris nama yang
mengajukan replacement
5.
Klik Close
6.
Untuk membatalkan pengajuan replacement yang telah disetujui, klik tombol panah
melingkar pada baris nama yang pengajuan replacementnya telah disetujui
7.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
membatalkan replacement tersebut
8.
Klik Proceed untuk membatalkan
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa replacement tersebut telah berhasil
dibatalkan
22. Overtime

Perhitungan overtime dapat menggunakan rasio atau fixed

Hanya karyawan dalam master overtime tertentu dapat mengajukan overtime
tersebut

Karyawan dapat melakukan pengajuan melalui smartphone
Halaman 73 dari 116
a. Membuat Master Overtime
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Overtime Scheme
3.
Untuk membuat Overtime Scheme baru, klik Insert
4.
Masukkan nama skema
5.
Tentukan apakah break dibayar atau tidak dibayar
6.
Pilih tipe pembayaran lemburan
7.
Pilih cara pembulatan waktu
8.
Pilih waktu pembulatan
9.
Jika semua sudak ok, klik Continue untuk melanjutkan
10. Masukkan jumlah hari kerja pada kolom workdays
11. Pada kondisi lemburan normal atau normal overtime, masukkan pengali untuk jam
pertama dan seterusnya
12. Masukkan angka jam pada field hour
13. Masukkan angka pengali pada field Ratio
14. Jika ada lembur pada hari libur, masukkan juga pengali untuk jam pertama dan
seterusnya. Jika tidak ada, klik icon silang pada field yang kosong.
15. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan skema baru telah berhasil
dilakukan
Halaman 74 dari 116
b.
c.
Mengedit Master Overtime
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Overtime Scheme
3.
Klik tombol ikon pensil pada baris overtime yang ingin diubah
4.
Lakukan perubahan yang diperlukan
5.
Jika semua sudah ok, klik UPDATE
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Overtime
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik MasterOvertime Scheme
3.
Klik tombol ikon silang pada baris Overtime yang ingin dihapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
Overtime tersebut
5.
Klik DELETE untuk melanjutkan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin
menghapus Overtime tersebut
7.
Klik DELETE untuk melanjutkan
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah
berhasil dilakukan
d.
Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime
Setelah Anda menambahkan skema baru, Anda perlu menentukan karyawan mana yang
akan dimasukkan ke dalam skema lembur yang tersedia
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Overtime Scheme
Halaman 75 dari 116
3.
Klik tombol ikon bergambar orang untuk memasukkan karyawan ke dalam master
overtime scheme
4.
Klik Addemployee
5.
Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke skema lembur
6.
Jika semua sudah ok, klik Add to Scheme
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil
ditambahkan ke skema lembur
8.
Jika Anda telah selesai mengatur penempatan karyawan pada skema lembur yang
Anda sedang buka, klik Close
e.
Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Overtime Scheme
3.
Klik tombol ikon bergambar orang untuk mengeluarkan karyawan dari master overtime
scheme
4.
Klik baris nama karyawan yang Anda ingin keluarkan dari skema lembur
5.
Klik DELETE SELECTED untuk mengeluarkan nama yang telah dipilih
6.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang mengeluarkan
karyawan tersebut
7.
Klik DELETE untuk melanjutkan
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa karyawan telah
berhasil dikeluarkan dari Overtime
Halaman 76 dari 116
f.
Mengajukan Lembur
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Overtime
3.
Klik Overtime Application
4.
Pilih waktu dimulainya overtime
5.
Pilih waktu berakhirnya overtime
6.
Jika semua sudah ok, klik SUBMIT untuk melanjutkan
g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan)
1. Pada sidebar menu, klik Attendance.
2. Klik Overtime.
3. Klik Multiple Approval.
4. Pada kotak tanggal di kanan atas, pilih tanggal pengajuan lembur yang ditunjukkan
dengan warna oranye.
5. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan
tanggal jika diperlukan. Tanggal ini merupakan tanggal yang diajukan oleh karyawan.
6. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan
waktu jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu berakhirnya SHIFT karyawan tersebut.
7. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan
tanggal jika diperlukan. Tanggal ini merupakan tanggal yang diajukan oleh karyawan.
8. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan waktu
jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu Check Out yang dilakukan oleh karyawan.
Halaman 77 dari 116
9. Pada kolom Break, masukkan durasi waktu istirahat dalam menit jika memang ada
waktu istirahat.
10. Pada kolom Interval, Anda bisa melihat durasi waktu lembur yang dilakukan oleh
karyawan dalam satuan menit.
11. Pada kolom Cost, Anda bisa melihat biaya terkait lembur yang dilakukan oleh
karyawan.
12. Setiap kali Anda melakukan perubahan, sistem akan melakukan perhitungan ulang.
13. Berikan centang pada baris pengajuan yang Anda ingin setujui.
14. Jika semua sudah OK, klik tombol APPROVE untuk menyetujui pengajuan yang telah
dipilih.
15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa persetujuan telah
berhasil dilakukan.
h.
Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR)
1. Pada sidebar menu, klik Attendance.
2. Klik Overtime.
3. Klik Multiple Approval.
4. Pada kotak tanggal di kanan atas, pilih tanggal pengajuan lembur yang ditunjukkan
dengan warna oranye.
5. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan
tanggal jika diperlukan. Tanggal ini merupakan tanggal yang diajukan oleh karyawan.
6. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan
waktu jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu berakhirnya SHIFT karyawan tersebut.
7. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan
tanggal jika diperlukan. Tanggal ini merupakan tanggal yang diajukan oleh karyawan.
8. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan waktu
jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu Check Out yang dilakukan oleh karyawan.
9. Pada kolom Break, masukkan durasi waktu istirahat dalam menit jika memang ada
waktu istirahat.
10. Pada kolom Interval, Anda bisa melihat durasi waktu lembur yang dilakukan oleh
karyawan dalam satuan menit.
11. Pada kolom Cost, Anda bisa melihat biaya terkait lembur yang dilakukan oleh
karyawan.
Halaman 78 dari 116
12. Setiap kali Anda melakukan perubahan, sistem akan melakukan perhitungan ulang.
13. Berikan centang pada baris pengajuan yang Anda ingin setujui.
14. Jika semua sudah OK, klik tombol APPROVE untuk menyetujui pengajuan yang telah
dipilih.
15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa persetujuan telah
berhasil dilakukan.
23. Assessment
Assessment merupakan pelabelan dan pencatatan prestasi
a.
Membuat Master Assessment
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Assessment
3.
Untuk menambah assessment baru, klik Tombol Insert
4.
Masukkan nama
5.
Masukkan score
6.
Masukkan deskripsi
7.
Klik Add untuk menyimpan
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan assessment baru telah
berhasil dilakukan
b.
Mengedit Master Assessment
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Halaman 79 dari 116
c.
2.
Klik Master Assessment
3.
Klik tombol edit pada baris nama assessment yang ingin diubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudak ok, klik Change untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Menghapus Master Assessment
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Assessment
3.
Klik tombol silang pada baris nama assessment yang ingin dihapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus
assessment tersebut. Data skor yang ada di dalam assessment untuk semua karyawan
dalam assessment tersebut akan hilang.
5.
Klik Delete untuk menghapus
6.
Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa assessment telah berhasil dihapus
d. Menginput Assessment kepada karyawan
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data.
2.
Klik Master Assessment.
3.
Klik tombol sekumpulan orang pada baris nama assessment dimana Anda ingin
memasukkan hasil assessment karyawan.
4.
Untuk menambahkan karyawan pada daftar assessment tersebut, klik ADD
EMPLOYEE.
5.
Klik baris nama karyawan yang akan dimasukkan ke dalam assessment tersebut. Anda
dapat mencari nama karyawan dengan menggunakan kotak pencarian, atau filter
berdasarkan Team Group dan Division
6.
Klik ADD TO ASSESSMENT
7.
Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut sudah berhasil
ditambahkan ke assessment tersebut.
8.
Anda akan kembali ke Manage Assessment kemudian anda dapat menginput Score
Assessment dan Deskripsi Assessment pada masing-masing karyawan
9.
Klik tombol Save (Berbentuk disket)
10. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa score assessment karyawan tersebut
sudah berhasil diupdate.
Halaman 80 dari 116
24. Master Branch
Master Branch merupakan pengelolaan lokasi perusahaan/kantor/tempat meeting karyawan
untuk absensi melalui smartphone
a.
Membuat Master Branch
1.
Pada sidebar menu, klik Master Data
2.
Klik Master Branch
3.
Untuk menambah Branch baru, klik Tombol Insert New Branch
4.
Masukkan Branch Name
5.
Masukkan Nama perusahaan, gedung, atau alamat pada kotak Enter a query. Setiap
kali Anda melakukan pengetikan di dalam kotak tersebut, sistem akan memberikan
rekomendasi terkait lokasi yang Anda cari
6.
Pilih atau masukkan alamat yang tepat
7.
Atur radius lokasi perusahaan untuk absensi karyawan
8.
Posisikan Latitude dan Longitude secara tepat
9.
Tentukan apakah titik absensi bersifat sementara dengan memilih Temporary atau
bersifat selamanya dengan memilih Permanent
Halaman 81 dari 116
10. Jika absensi bersifat sementara, pilih tanggal batas berlakunya titik absensi
11. Pilih Status Enabled untuk meng-aktifkan titik absensi tersebut atau pilih Status Disabled
untuk meng-deaktivasikan titik absensi tersebut
12. Klik Add untuk menyimpan
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Branch baru telah berhasil
dilakukan
14. Masukkan nama orang ke dalam daftar titik absensi tersebut dengan meng-klik tombol
bergambar orang
15. Pilih karyawan
16. Klik Add to Branch
17. Jika berhasil Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penambahan telah
berhasil dilakukan
25. Mengelola Admin
Admin merupakan seorang yang berhak untuk mengatur, menambah dan menghapus
Admin HRD dan Admin Finance lain
Admin List merupakan daftar-daftar Admin HRD dan Admin Finance yang terdaftar
dalam aplikasi.
a.
Menambahkan Admin HRD/Finance
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Pilih Admin
3.
Untuk menambah Admin baru, klik Tombol Insert
4.
Masukkan Email Admin
Halaman 82 dari 116
5.
Masukkan Type (HRD/Finance)
6.
Klik Add untuk menyimpan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Admin baru telah berhasil
dilakukan
b.
Menghapus Admin HRD/Finance
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Pilih Admin
3.
Untuk menghapus admin Anda dapat memilih Admin yang ingin dihapus
4.
Klik tombol silang berwarna merah (x)
5.
Klik Delete
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusanAdmin telah berhasil
dilakukan
26. Mengelola Daftar (List)
Daftar (List) merupakan pelabelan dan pengelompokkan untuk masing-masing kelompok
karyawan. Contoh: Karyawan penerima THR Natal, THR Lebaran, dll
a.
Membuat Daftar (List)
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Klik List
3.
Untuk menambah Daftar (List)baru, klik Tombol Insert
4.
Masukkan nama List
5.
Klik Add untuk menyimpan
Halaman 83 dari 116
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Daftar (List) baru telah
berhasil dilakukan
b.
Memasukkan karyawan ke Daftar (List)
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Klik List
3.
Pilih List yang ingin dimasukkan karyawannya dengan klik Tombol Action Manage List
berwarna biru (sekumpulan orang)
4.
Akan tertera nama karyawan Anda apabila sudah ada karyawan yang masuk ke
dalam List tersebut
5.
Klik ADD EMPLOYEE untuk menambahkan karyawan ke dalam List yang sudah
ditentukan
6.
Pilih karyawan yang ingin dimasukkan atau dengan menggunakan fitur search
karyawan
7.
Klik ADD TO LIST untuk memasukkan karyawan ke dalam List
8.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan karyawan ke Daftar (List)
baru telah berhasil dilakukan
27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Klik Report
3.
Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Heredi samping
Attendance Report.
4.
Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui Ms.
Excel.
5.
Di dalam Attendance Report tersebut terdapat Attendance Detail, Attendance Summary,
Leave Detail, Permission Detail, Overtime Detail, Replacement Detail, Regular Leave
Summary, dst
Halaman 84 dari 116
28. Mengelola Bonus
Bonus adalah pengelolaan untuk sejumlah uang yang ditambahkan ke gaji karyawan,
biasanya diperuntukkan bagi karyawan sebagai hadiah untuk karena mereka telah melakukan
pekerjaan dengan baik, insentif penjualan, tunjangan hari raya dan sebagainya. Bonus bisa
dimasukkan ke dalam slip gaji.
a.
Membuat Bonus Karyawan
1.
Pada Sidebar Menu, klik Manage
2.
Klik Bonus
3.
Untuk menambah Bonus baru, klik Tombol ADD BONUS
4.
Masukkan Nama Bonus, jika sudah ok klik ADD
5.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan bonus baru telah
berhasil dan Status Bonus tersebut ‘Waiting Approval From Admin’.
6.
Untuk menambahkan Bonus harus menunggu persetujuan dari Admin Finance
dan yang menginput nominal Bonus adalah Admin Finance.
29. Mengelola Claim
Claim merupakan permintaan penggantian (reimbursement) atas dana yang sudah
digunakan karyawan untuk suatu hal (obat, biaya rumah sakit, dll) kepada perusahaan.
Halaman 85 dari 116
a.
Admin HR Membuat DataClaim Karyawan
1.
Pada Sidebar Menu, klik Manage
2.
Klik Claim
3.
Untuk menambah Claim untuk karyawan, klik Tombol Insert
4.
Masukkan nama karyawan yang mengajukan claim
5.
Masukkan tanggal, value, descriptiondan attachment
6.
Klik Add untuk menyimpan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan claim baru telah berhasil
dilakukan
b.
Mencari Data Claim Karyawan
1.
Pada Sidebar Menu, klik Manage
2.
Klik Claim
3.
Untuk mencari data claimk aryawan, pada menu Manage Claim dapat melakukan filter
berdasarkan Employee, Request Date, Input Date dan Status.
4.
Apabila ada kesalahan Anda dapat klik Reset untuk mengulang mesin filter tersebut.
5.
Jika sudah ok, Anda dapat untuk klik Search
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat daftar berdasarkan filter untuk dataclaim yang telah
diajukan dan diinput sebelumnya.
Halaman 86 dari 116
30. Help Desk
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne terkait
pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur dan
seterusnya. Pengguna dapat memberikan masukan atau menyampaikan keluhan. KaryaOne
berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.
1.
Pada sidebar menu, klik Help Desk
2.
Klik AddNew Ticket
3.
Masukan subject
4.
Isi konten pesan
5.
Klik send untuk mengirim
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirim
7.
Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne
8.
Untuk tiket yang telah dibalas, Anda dapat membalas pesan tersebut
9.
Klik icon bergambar amplop
10. Klik here dalam kotak biru
11. Isi konten pesan
12. Klik Send
13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirim
Halaman 87 dari 116
31. Data Kehadiran
a.
Melihat Data Kehadiran dan Statusnya
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Attendance
3.
Disini Anda melihat beberapa kolom dalam tabel
4.
Kolom informasi shift
5.
Kolom Check In yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen masuk
6.
Kolom Check Out yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen pulang
7.
Kolom OT In (overtime in) yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen
memulai overtime
8.
Kolom OT Out (overtime out) atau waktu ketika karyawan melakukan absen mengakhiri
overtime
9.
Kolom status yang menunjukkan karyawan hadir (ATTEND) atau (ABSENT)
10. Kolom approval yang menunjukkan persetujuan ijin (LEAVE), izin (IJIN), ganti hari
(REPLACEMENT), dan lembur (OVERTIME)
11. Kolom regulation yang menunjukkan PAID atau UNPAID
12. Kolom
late
yang
menunjukkan
apakah
karyawan
datang
terlambat
(LATE_CHECK_IN), pulang lebih awal (EARLY_CHECK_OUT) atau keduanya
13. Kolom data yang menunjukkan apakah karyawan melakukan absen datang tanpa
absen
pulang
(IN_WITHOUT_OUT),
absen
(OUT_WITHOUT_IN) atau keduanya
Halaman 88 dari 116
pulang
tanpa
absen
datang
14. Kolom Device yang menunjukkan jenis atau merk tertentu pada perangkat komunikasi
pengguna saat melakukan absensi melalui smartphone
15. Kolom Type yang menunjukkan jenis atau kategori berdasarkan metode absensi. (Type
Manual jika dilakukan secara export attendance), (Type Mobile jika dilakukan melalui
absensi via perangkat komunikasi atau smartphone), dan (Type Fingerprint jika dilakukan
absensi melalui mesin absensi)
16. Kolom Location yang menunjukkan titik lokasi saat melakukan absensi melalui
perangkat komunikasi atau smartphone pengguna
17. Kolom Action dimana Anda dapat melakukan download data absensi karyawan
18. Untuk melihat data kehadiran tanggal tertentu, klik kotak berwarna abu-abu yang
terletak disebelah kata Date
19. Pilih sebuah tanggal
20. Anda akan melihat ringkasan absensi untuk tanggal yang dipilih tersebut
b.
Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Attendance
3.
Pada kolom Action, klik tombol ikon panah pada baris karyawan yang Anda ingin
unduh data absensinya
4.
Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih THIS MONTH, LAST
MONTH, LAST 3 MONTHS, SELECT PERIOD atau SELECT DATE
5.
Pilih THIS MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan berjalan
6.
Pilih LAST MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan sebelumnya
Halaman 89 dari 116
7.
Pilih LAST 3 MONTHS apabila Anda ingin mengunduh data absensi 3 bulan terakhir
8.
Pilih SELECT PERIOD apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan dan tahun
tertentu
9.
Pilih SELECT DATE apabila Anda ingin mengunduh data absensi dari tanggal tertentu
sampai tanggal tertentu
10. Setelah Anda menentukan pilihan Anda, klik DOWNLOAD
32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel
Import data melalui excel ini berguna apabila pengguna masih menghandalkan kartu
ceklokan, dan / atau mesin absensi tidak berfungsi.
Fitur Upload Data Excel menggunakan data excel yang sudah diunduh berupa Template
yang sesuai pada aplikasi Karyaone kemudian dilakukan Import Data ke aplikasi.
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Attendance
3.
Klik tombol Menu lalu pilih Download Template kemudian input data sesuai dengan
template yang sudah diundurh tersebut.
4.
Klik Choose File kemudian pilih file template yang sudah disimpan dan diinput untuk
data kehadiran karyawan.
5.
Klik Upload
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Upload data excel
telah berhasil
33. Melakukan Validasi Data Kehadiran

Absensi dapat dilakukan melalui mesin absensi seperti Finger Print Scanner

KaryaOne sudah berkolaborasi dengan beberapa brand mesin absensi,
diantaranya Solution, Fingerspot, ZKteco dan HIT Corporation
Halaman 90 dari 116

Absensi dapat dilakukan melalui smartphone di beberapa titik lokasi absensi
yang ditentukan oleh Admin HR
a.
Melakukan Absensi melalui Smartphone
1.
Pada halaman HOME aplikasi Android dan IOS, klikikon bergambar sidik jari
ataubutton finger
b.
2.
Klik tombol Location untuk me-refresh peta atau mereposisikan posisi Anda sekarang
3.
Klik tombol Shift untuk memunculkan menu dropdown In atau Out
4.
Klik tombol ikon bergambar sidik jari untuk melakukan absensi
5.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa absensi telah berhasil dilakukan
Melakukan Validasi Data Absensi
1.
Pada sidebar menu, klik Attendance
2.
Klik Validate
3.
Klik field tanggal berwarna kuning
Halaman 91 dari 116
4.
Anda akan melihat kalender dimana Anda dapat memilih tanggal absensi yang Anda
ingin validasi
5.
Pilih tanggal
6.
Klik tanda panah pada baris nama seorang karyawan
7.
Lakukan validasi dengan memindahkan kotak jam masuk atau pulang pada kolom
yang tepat
8.
Jika secara kebetulan, kotak jam masuk atau pulang sudah berada pada kolom yang
tepat, Anda tidak perlu melakukan apapun
9.
Disini Anda melihat bahwa baik kotak jam masuk maupun kotak jam pulang harus
ditempatkan pada kolom yang tepat
10. Sebelum Anda dapat melakukan validasi, klik tombol edit di kanan atas sampai warna
tombol tersebut berubah menjadi merah
11. Klik dan tahan tombol mouse Anda pada kotak yang Anda ingin pindahkan
12. Sambil menahan tombol mouse anda, tempatkan kotak tersebut pada kolom yang
tepat. Check in atau Check out, tergantung pada jam kerja shift karyawan tersebut
13. Setiap kali Anda melakukan validasi, Anda akan melihat pesan bahwa validasi telah
berhasil dilakukan
14. Lanjutkan ke semua baris dan lakukan validasi yang diperlukan
15. Jika Anda menemukan lebih dari kotak dengan jam yang berdekatan, tempatkan
kotak tersebut pada kolom yang sama. Pada kolom Check in, sistem akan melihat
angka jam masuk yang lebih awal sedangkan pada kolom Check out sistem akan
mengambil angka jam pulang yang lebih lama.
16. Pastikan Anda melakukan validasi untuk data absensi
17. Jika semua sudak ok, klik confirm untuk memfinalisasikan proses validasi
18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa data absensi telah berhasil disimpan
19. Untuk melihat data absensi yang Anda validasikan, klik attendance
20. Klik attendance
21. Klik field tanggal berwarna kuning
22. Anda dapat melihat data absensi yang baru saja divalidasikan
34. Report
Halaman 92 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Klik Report
3.
Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Here di samping
Attendance Report.
4.
Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui Ms.
Excel.

Laporan ini meliputi informasi ringkasan kehadiran karyawan, detil kehadiran
karyawan, detil ijin, detil replacement, detil overtime dan detil ijin

Laporan ini diserahkan oleh Admin HR kepada Admin Finance melalui sistem
untuk proses penggajian
35. Setting
Halaman 93 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik Settings
2.
Masukkan tanggal cut off, yaitu tanggal penutupan untuk penggajian. Jika Anda melakukan
perubahan tanggal Cut Off, sebaiknya dilakukan setelah pembayaran gaji
3.
Masukkan jumlah hari untuk memfinalisasikan kehadiran
4.
Tentukan apakah Advanced Leave diberlakukan
5.
Tentukan kapan jatah ijin mulai diberikan
6.
Tentukan apakah supervisor dapat mengajukan ijin, lembur, ijin dan penggantian hari untuk
anggotanya
7.
Tentukan apakah karyawan dapat mengajukan lembur, ijin, izin dan penggantian hari
8.
Tentukan apakah status mangkir memotong gaji
9.
Tentukan apakah status kehadiran yang tidak lengkap memotong gaji
10. Masukkan logo perusahaan dengan mengklik Choose File
11. Cari dokumen gambar untuk logo
12. Klik Ok atau Open untuk menyimpan
13. Jika semua sudah ok, klik Update untuk menyimpan
36. Log
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan dan
siapa yang melakukan perubahan
Halaman 94 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik log
2.
Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh
username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk melakukan
perubahan, dan waktu perubahan
C. Human Resources Information System (Finance Admin)
1.
Panduan Dashboard Finance Admin
Dashboard berguna untuk meringkas semua pembukuan pada finance dan mempercepat Tindak
lanjut
2.
Payroll Expense
Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk
penggajian, termasuk gaji pokok, tunjangan, lemburan, penambahan dan
pengurangan gaji
Allowance
Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk tunjangan
tetap, tunjangan tidak tetap dan tunjangan Shift
Overtime
Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengajuan
jam lembur
Other Earning
Gambar yang menunjukkan
penambahan gaji karyawan
tingkat
pengeluaran
bulanan
untuk
Other Deduction
Gambar yang menunjukkan
pengurangan gaji karyawan
tingkat
pengeluaran
bulanan
untuk
Panduan Melihat dan Mengubah Angka Gaji (Salary)
1.
Pada sidebar menu, pilih Payroll Detail
Halaman 95 dari 116
2.
Pada bagian ini, Anda dapat melihat tabel daftar nama karyawan dengan informasi
nomor ID, nama, job title, grade, tenure, salary atau gaji, recommended, UMP dan UMK.
3.
Untuk mengubah angka salary, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin mengubah
angka yang ada dalam kotak tersebut (kolom F)
4.
Lakukan perubahan dengan memasukkan angka gaji yang baru
5.
Lakukan perubahan pada kotak salary lainnya jika perlu
6.
Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save Data untuk menyimpan
perubahan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
8.
Anda dapat secara mudah melakukan perubahan angka gaji untuk semua atau beberapa
nama karyawan
9.
Tabel daftar nama karyawan dimana Anda dapat melakukan perubahan adalah tabel
yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
10. Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
11. Atau Anda dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
12. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
13. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
14. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan tombol
A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
16. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
17. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol Command
dan menekan tombol V
18. Pada lembaran Excel, Anda dapat mengatur perubahan angka salary dengan
menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
19. Sebagai contoh, kita akan menggunakan persentase dan semua karyawan akan
mendapatkan kenaikan gaji sebesar 10%
20. Kita tempatkan angka kenaikan tersebut pada sebuah kolom, misalnya, di sebelah kanan
kolom salary
21. Berikan sebuah nama kolom jika perlu
Halaman 96 dari 116
22. Klik pada sebuah kotak pada baris nama seorang karyawan, pada kolom angka kenaikan
gaji
23. Masukkan rumus perubahan gaji
24. Sekarang kita tambahkan hasil angka yang telah dihitung oleh rumus ke angka gaji.
Tempatkan angka tersebut pada sebuah kolom baru.
25. Masukkan rumus untuk menambahkan angka gaji dan perubahan angka gaji
26. Duplikasikan kedua kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya
27. Copy angka gaji baru tersebut pada aplikasi KaryaOne
28. Tempelkan pada kolom salary
29. Klik tombol SAVE DATA untuk menyimpan perubahan
30. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
31. Jika Anda ingin melakukan perubahan data untuk kelompok karyawan tertentu, Anda
dapat menggunakan alat pencarian untuk mencari karyawan tersebut
32. Anda dapat mencari berdasarkan kategori Division, Department, Job Title, Daftar yang
Anda pernah buat sebelumnya, atau nama karyawan
33. Misalnya kita akan menggunakan Division
34. Cari nama division
35. Jika daftar pilihan nama division muncul terlalu banyak, gunakan kotak pencarian dalam
menu tersebut untuk mengerucutkan daftar nama division
36. Pilih nama division
37. Klik tombol LOAD DATA untuk menampilkan hasil pencarian
38. Disini Anda dapat melihat data yang dicari dengan menggunakan alat pencarian
39. Untuk mengembalikan semua parameter pencarian ke posisi awal, klik tombol RESET
2.
Panduan Mengatur Rekomendasi Angka Gaji berdasarkan Golongan (Grade) dan Masa Bakti
(Tenure)
Halaman 97 dari 116
1. Pada sidebar menu, klik Salary Management
2. Pada tab menu di atas, klik Tab Recommended
3. Pada tabel, pada baris kedua, mulai dari kolom B dan seterusnya, Anda akan melihat
golongan yang telah dibuat oleh Admin HR
4. Pada kolom A, mulai dari baris ketiga dan seterusnya, Anda akan melihat masa bakti dalam
satuan tahun
5. Untuk menambahkan baris masa bakti, klik tombol INSERT ROW yang tersedia di kanan
atas
6. Untuk memasukkan atau merubah angka standar gaji, klik pada sebuah kotak dimana Anda
ingin memasukkan atau merubah angka standar gaji
7. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka
8. Lakukan perubahan pada kotak lainnya jika perlu
9. Jika Anda telah selesai membuat perubaha, klik tombol Save Data untuk menyimpan
perubahan
10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
11. Anda dapat secara mudah melakukan perubahan angka untuk semua atau beberapa kotak
12. Tabel daftar standar gaji berdasarkan golongan dan masa bakti adalah tabel yang dapat
di-copu dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
13. Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop atau Anda
dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
14. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
16. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
17. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol Command
dan menekan tombol V
18. Pada lembaran Excel tersebut, lakukan perubahan dengan memasukkan angka atau
merubah angka yang sudah ada
19. Jika Anda telah selesai melakukan perubahan atau pengisian data, copy semua kotak atau
beberapa kotak
20. Pada aplikasi KaryaOne, lakukan penempelan
21. Klik Save untuk melakukan penyimpanan
22. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
Halaman 98 dari 116
3.
Panduan Mengatur Master Upah Minimum Provinsi (UMP) dan Upah Minimum Kabupaten
(UMK)
1.
Pada sidebar menu, klik Salary Management
2.
Pada tab menu di atas, klik tab UMP / UMK
3.
Anda akan melihat table dengan kolom Provinsi, City, dan UMP / UMK
4.
Lakukan pengisian angka UMP pada baris propinsi dan angka UMK pada baris kotamadya
atau kabupaten
5.
Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save untuk menyimpan perubahan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
7.
Anda dapat secara mudah melakukan perubahan angka untuk semua atau beberapa kotak
8.
Tabel daftar UMP dan UMK adalah tabel yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam
aplikasi spreadsheet seperti Excel
9.
Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
10. Atau Anda dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
11. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
12. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
13. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
14. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol Command
dan menekan tombol V
15. Pada lembaran Excel tersebut, lakukan perubahan dengan memasukkan angka atau
merubah angka yang sudah ada
16. Jika Anda telah selesai melakukan perubahan atau pengisian data, copy semua kotak atau
beberapa kotak
17. Pada aplikasi KaryaOne, lakukan penempelan
Halaman 99 dari 116
18. Klik Save untuk melakukan penyimpanan
19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan.
Setelah melakukan perubahan, pilih Save untuk meyimpan data
4.
Panduan Membuat Master Tunjangan Tetap
1.
Pada sidebar menu, klik Fixed Allowance
2.
Klik Master Fixed Allowance
3.
Klik tombol INSERT
4.
Masukkan nama Fixed Allowance
5.
Jika semua sudak OK, klik ADD
6.
Jika berhasil Anda akan melihat pesan yang mengatakab bahwa penyimpanan telah
berhasil dilakukan
5.
Panduan Mengedit Master Tunjangan Tetap
1.
Pada sidebar menu, klik Fixed Allowance
2.
Klik Master Fixed Allowance
3.
Klik tombol icon pensil pada baris nama fixed allowance yang Anda ingin rubah
4.
Lakukan perubahan
5.
Jika semua sudah OK, klik CHANGE untuk melakukan perubahan
6.
Jika berhasil Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
6.
Panduan Menghapus Master Tunjangan Tetap
1.
Pada sidebar menu, klik Fixed Allowance
2.
Klik Master Fixed Allowance
3.
Klik tombol icon silang pada baris nama fixed allowance yang Anda ingin hapus
4.
Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan
penghapusan
5.
Klik Yes untuk melanjutkan
6.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah
berhasil dilakukan
7.
Perlu diingat bahwa Master Fixed Allowance yang masih memiliki data tidak bisa dihapus.
Untuk menghapus Master Fixed Allowance, Anda perlu menghapus angka tunjangan tetap
yang dialokasikan kepada karyawan
7.
Panduan Mengalokasikan Angka Tunjangan Tetap kepada Karyawan (Fixed Allowance)
1. Pada sidebar menu, klik Fixed Allowance
Halaman 100 dari 116
2. Klik Master Fixed Allowance allocation
3. Pada bagian ini, Anda dapat melihat table daftar nama karyawan dengan informasi nomor
ID, nama, job title, dan jenis-jenis Master Fixed Allowance yang Anda telah buat
4. Untuk memasukkan angka Fixed Allowance, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin
memasukkan angka tersebut
5. Ulangi pengisian pada kotak lainnya jika perlu
6. Jika Anda telah selesai memasukkan angka, klik tombol Save Data untuk menyimpan
perubahan
7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil
dilakukan
8. Anda dapat secara mudah memasukkan angka Fixed Allowance untuk semua atau
beberapa nama karyawan
9. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda dapat melakukan perubahan adalah tabel
yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
10. Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
11. Atau Anda dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
12. Pada lembaran aplikasi Excel, lakukan penempelan data
13. Lakukan pengisian data
14. Copy table tersebut
15. Tempelkan pada spreadsheet di dalam aplikasi
16. Klik tombol SAVE DATA untuk menyimpan perubahan
17. Jikaberhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
18. Klik tombol ikon bergambar uang pada baris Job Title yang Anda ingin ubah nilai tunjangan
tetapnya
19. Masukkan nilai tunjangan tetap pada kotak yang telah disediakan untuk nama karyawan
yang akan menerima tunjangan tetap
20. Klik tombol ikon bergambar disket untuk menyimpan perubahan
21. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil disimpan
8.
Panduan Membuat Menambah Komponen Penghasilan dan Potongan (Add On)
Halaman 101 dari 116
1. Pada sidebar menu, pilih Manage dan klik Add On
2. Pilih tanda tambah untuk menambahkan kategori baru
3. Pilih dan masukkan tanggal proses pencairan
4. Terdapat bar Increment dan Decrement
5. Bar Increament untuk menambahkan gaji karyawan, sedangkan bar Decreament untuk
mengurangkan gaji karyawan
6. Anda dapat menginputnya secara langsung pada tampilan excel didalam aplikasi,
masukkan nama karyawan dan tanggal melalui tombol drop down pada tiap kolom,
masukkan value atau nominalnya beserta deskripsi
7. Pilih insert row jika ingin menambahkan jumlah data karyawan
8. Kemudian pilih Save
Halaman 102 dari 116
9.
Panduan Melihat dan Memproses Data Gaji Bulanan
1.
Pada Sidebar Menu, Klik Manage.
2.
Klik Report
3.
Pilih periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat.
4.
Apabila periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat belum tersedia, admin
HRD harus melakukan finalize attendance terlebih dahulu agar report di admin Finance
pada bulan tersebut muncul.
5.
Pada kolom Action, klik tombol ikon bergambar kalender di sebelah kanan pada baris
report yang Anda ingin lihat.
6.
Anda akan melihat nama setiap karyawan yang terdaftar dan status pembayaran gaji
mereka pada awalnya adalah UNPAID.
7.
Admin Finance dapat melakukan pengecekan satu-persatu untuk masing-masing karyawan
untuk dilakukan pembayaran Gaji.
8.
Untuk mengecek data gaji masing-masing karyawan, klik tombol VIEW PAYSLIP pada baris
nama karyawan yang Anda ingin proses pembayaran gajinya.
9.
Anda akan melihat PAYSLIP dengan komponen informasi seperti Data karyawan, Earnings,
Deduction, Pph21, dan Take Home Pay karyawan.
10. Jika ada penambahan untuk gaji karyawan tersebut, klik Earnings.
11. Jika ada pengurangan untuk gaji karyawan tersebut, klik Deductions.
a. Langkah Penambahan Earnings
1.
Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping Earnings untuk melakukan
penambahan Earnings.
2.
Pada Menu Additional Earnings tersedia kolom tanggal dan jumlah penambahan
pada kolom Value.
3.
Pilih tanggal untuk penambahan Earnings
4.
Isi Value terkait penambahan tersebut
5.
Isi Description terkait penambahan tersebut
Halaman 103 dari 116
6.
Klik ADD untuk melakukan penambahan Earnings.
b. Langkah Input Deduction
1.
Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping kanan Deduction untuk melakukan
penambahan Deductions.
2.
Pada Menu Additional Deductions tersedia kolom tanggal dan jumlah Deduction
pada kolom Value.
3.
Pilih tanggal untuk penambahan Deduction
4.
Isi Value terkait penambahan tersebut
5.
Isi Description terkait Deduction tersebut
6.
Klik ADD untuk melakukan penginputan Deduction.
c. Langkah Melakukan Proses Pembayaran Gaji
1.
Setelah selesai melakukan pengecekan untuk semua data gaji, klik tombol Report.
2.
Klik Payroll untuk mengunduh data excel untuk penggajian karyawan.
3.
Buka dokumen yang baru saja diunduh.
4.
Anda akan melihat beberapa sheet terkait data gaji karyawan.
5.
Untuk pembayaran gaji, gunakan informasi yang tersedia pada sheet Payroll
yang memiliki informasi nomor rekening, nama karyawan yang memiliki rekening
tersebut dan tanggal pembayaran gaji.
6.
Anda dapat melakukan proses pembayaran gaji secara manual melalui ATM atau
Bank.
7.
Anda juga dapat menggunakan Sheet Payroll tersebut sebagai template data
excel untuk pembayaran gaji melalui aplikasi payroll BCA (Sampai
dipublikasikannya panduan ini, KaryaOne hanya menyediakan template aplikasi
payroll BCA).
8.
Apabila Anda telah melakukan pembayaran gaji, ubah status payroll menjadi
PAID.
9.
Klik pada tombol UNPAID.
10. Klik SET ALL PAID.
11. Untuk melakukan finalisasi proses penggajian, klik tombol COMPLETE PAYROLL
agar status pada menu Report menjadi COMPLETED (nb: Apabila sebelumnya,
Anda telah mengklik COMPLETE PAYROLL, maka data payroll bulan tersebut
tidak dapat diubah kembali)
12. Data yang telah difinalisasikan, tidak dapat diubah dan akan memiliki status
COMPLETED
Halaman 104 dari 116
13. Untuk mengunduh data kehadiran bulan tersebut, klik Click here di samping tulisan
Attendance report
14. Untuk mengunduh data keuangan yang telah difinalisasikan, klik Click here di
samping tulisan Finance report
10. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Klik Bonus
3.
Cari bonus yang Anda ingin tindaklanjuti dengan penentuan angka bonus dan tanggal
pembayarannya
4.
Klik tombol ikon pensil pada baris bonus tersebut
5.
Untuk memasukkan angka bonus, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin mengubah
angka yang ada dalam kotak tersebut
6.
Lakukan perubahan dengan memasukkan angka bonus
7.
Lakukan perubahan pada kotak Bonus Value lainnya jika perlu
8.
Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save untuk menyimpan perubahan
9.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
10. Anda dapat secara mudah memasukkan angka bonus secara sekaligus untuk semua atau
beberapa nama karyawan
11. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda dapat melakukan perubahan adalah tabel
yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel
12. Andadapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop
13. Atau Anda dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom
14. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A
15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C
16. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan tombol
A
17. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C
18. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan
menahan tombol CTRL dan menekan tombol V
19. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol Command
dan menekan tombol V
Halaman 105 dari 116
20. Pada lembaran Excel, Anda dapat mengatur perubahan angka bonus dengan
menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel
21. Sebagai contoh, kita akan memberikan bonus sebesar dua kali gaji pokok kepada
karyawan
22. Klik pada sebuah kotak dibawah kolom Bonus Value, pada baris nama seorang karyawan
23. Masukkan rumus bonus
24. Duplikasikan kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya
25. Copy angka bonus tersebut pada aplikasi KaryaOne
26. Tempelkan pada kotak dalam kolom Bonus Value
27. Klik tombol SAVE untuk menyimpan perubahan
28. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
29. Klik Tombol COMPLETE BONUS REPORT
30. Anda akan melihat pesan konfirmasi yang menanyakan apakah Anda memang ingin
memproses pembayaran bonus tersebut. Laporan pembayaran bonus yang telah diproses
tidak dapat dihapus.
31. Klik YES untuk melanjutkan
32. Anda akan melihat tampilan tanggal pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Anda dapat mengubah tanggal tersebut dengan mengklik kotak tanggal tersebut. Pilih
tanggal pembayaran bonus.
33. Klik OK
34. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa bonus telah berhasil difinalisasikan
11. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement
1.
Pada sidebar menu, klik Manage
2.
Klik Claim
3.
Cari pengajuan yang perlu ditindaklanjuti
4.
Untuk memudahkan pencarian, Andadapat menggunakan alat pencarian yang tersedia
5.
Anda dapat mencari berdasarkan parameter pencarian nama karyawan, kisaran tanggal
pengajuan, kisaran tanggal dimasukkannya pengajuan, atau status pengajuan. Anda dapat
menggunakan lebih dari satu parameter.
Halaman 106 dari 116
6.
Sebagai contoh, kita hanya akan menggunakan parameter status pengajuan. Kita memilih
requesting, yaitu pengajuan yang masih perlu ditindaklanjuti dengan persetujuan
pembayaran atau penolakan
7.
Anda dapat melihat sebuah tabel yang berisi rincian informasi pengajuan, diantaranya
adalah lampiran dokumen bukti pengajuan yangdapat diunduh.
8.
Klik tombol View pada baris pengajuan yang Anda ingin tindaklanjuti
9.
Buka dokumen tersebut
10. Berdasarkan dokumen tersebut, Andadapat menentukan apakah Anda memang ingin
menyetujui pengajuan tersebut atau menolak pengajuan tersebut
11. Klik ikon plus pada kolom staff ID
12. Anda dapat mengklik ikon centang untuk menyetujui pengajuan atau mengklik ikon silang
untuk menolak pengajuan
13. Klik ikon centang untuk menyetujui pengajuan tersebut
14. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui
pengajuan tersebut
15. Klik YES untuk menyetujui
16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses pengajuan telah berhasil disetujui
17. Pengajuan yang telah disetujui dapat diunduh dalam bentuk dokumen spreadsheet seperti
Excel
18. Klik tombol DOWNLOAD CLAIM
19. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengunduh
pengajuan yang telah difinalisasikan
20. Klik YES untuk melanjutkan
21. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih kisaran tanggal pembayaran
22. Klik kotak dibawah DATE FROM untuk memilih tanggal awal kisaran dan pilih sebuah
tanggal
23. Klik kotak dibawah DATE TO untuk memilih tanggal akhir kisaran dan pilih sebuah tanggal
24. Anda akan melihat proses diunduhnya sebuah dokumen dari sistem
25. Buka dokumen tersebut
26. Anda akan melihat tabel berisi rincian pengajuan yang siap untuk ditindaklanjuti dengan
pembayaran
Halaman 107 dari 116
12. TAX INCOME SETTINGS
Tax Income Settings berfungsi untuk mengatur pembayaran pajak, tunjangan BPJS
Ketenagakerjaan, tunjangan BPJS Kecelakaan kerja, Tunjangan BPJS Jaminan Kematian,
tunjangan BPJS Jaminan Kesehatan dan BPJS Tunjangan Pensiun.
Untuk menentukan apakah perusahaan membayarkan tunjangan
pajak dan BPJS.
Gross Up
Yes berarti perusahaan membayarkan tunjangan pajak dan BPJS
karyawan
No berarti perusahaan tidak membayarkan tunjangan BPJS
karyawan.
Tunj BPJS TK
Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS
Tenaga Kerja
Tunj BPJS JKK
Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS
Jaminan Kecelakaan Kerja
Tunj BPJS JKM
Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS
Jaminan Kematian
Tunj BPJS Kesehatan
Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS
Kesehatan
Tunj
BPJS
Jaminan
Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS
Pensiun
Jaminan Pensiun
Premi BPJS TK
Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji
pokok untuk premi BPJS Tenaga Kerja
Premi BPJS Kesehatan
Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji
pokok untuk premi BPJS Jaminan Kesehatan
Premi Jaminan Pensiun
Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji
pokok untuk premi BPJS Jaminan Pensiun
Maximum Salary BPJS
Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Kesehatan
Kesehatan
Maximum
Salary
Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Jaminan Pensiun
Jaminan Pensiun
13. LOG
Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan dan siapa
yang melakukan perubahan
Halaman 108 dari 116
1.
Pada sidebar menu, klik log
2.
Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh
username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk melakukan
perubahan, dan waktu perubahan
14. HELP DESK
Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne terkait
pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur dan
seterusnya. Pengguna dapat memberikan masukan atau menyampaikan keluhan. KaryaOne
berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.
1.
Pada sidebar menu, klik Help Desk
2.
Klik Add New Ticket
3.
Masukkan subject
4.
Isi konten pesan
5.
Berikan lampiran jika perlu
6.
Klik send untuk mengirim pesan
7.
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirimkan
8.
Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne
9.
Untuk tiket yang telah dibalas, Anda dapat membalas pesan tersebut
10. Klik icon bergambar amplop
11. Klik here dalam kotak biru
12. Isi konten pesan
13. Klik Send
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil
dikirimkan
Halaman 109 dari 116
D. TALENT MANAGEMENT
Panduan Performance Appraisal dalam Talent Management
1. Membuat Master KPI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master KPI
Klik icon + pada kanan atas
Masukkan nama Master KPI
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
2. Melakukan import Master KPI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master KPI
Hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas
Klik download template
Buka file yang Anda unduh
Masukan Master KPI pada cell A3
Tambahkan Master KPI pada cell berikutnya jika perlu (cell A4, A5 dan seterusnya)
Simpan file tersebut
Pada aplikasi KaryaOne, hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas
Klik import
Unggah file tersebut dengan melakukan drag and drop pada kotak yang telah
disediakan atau Choose file untuk mencari file tersebut
13. Klik import untuk melanjutkan
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa import telah berhasil dilakukan
3. Merubah Master KPI
1.
2.
3.
4.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master KPI
Klik icon pensil pada baris Master KPI yang Anda ingin rubah
Halaman 110 dari 116
5.
6.
7.
Lakukan perubahan
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan perubahan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
4. Menghapus Master KPI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master KPI
Klik icon keranjang sampah pada baris Master KPI yang Anda ingin hapus
Klik OK untuk melanjutkan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
5. Membuat Master Goal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Goal
Klik icon + pada kanan atas
Masukkan nama Master Goal
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
6. Melakukan import Master Goal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Goal
Hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas
Klik download template
Buka file yang Anda unduh
Masukan Master Goal pada cell A3
Tambahkan Master Goal pada cell berikutnya jika perlu (cell A4, A5 dan seterusnya)
Simpan file tersebut
Pada aplikasi KaryaOne, hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas
Klik import
Unggah file tersebut dengan melakukan drag and drop pada kotak yang telah
disediakan atau Choose file untuk mencari file tersebut
13. Klik import untuk melanjutkan
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa import telah berhasil dilakukan
7. Merubah Master Goal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Goal
Klik icon pensil pada baris Master Goal yang Anda ingin rubah
Lakukan perubahan
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan perubahan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
Halaman 111 dari 116
8. Menghapus Master Goal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Goal
Klik icon keranjang sampah pada baris Master Goal yang Anda ingin hapus
Klik OK untuk melanjutkan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
9. Membuat Master Unit
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Unit
Klik icon + pada kanan atas
Masukkan nama Master Unit
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
10. Melakukan import Master Unit
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Unit
Hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas
Klik download template
Buka file yang Anda unduh
Masukan Master Unit pada cell A3
Tambahkan Master Unit pada cell berikutnya jika perlu (cell A4, A5 dan seterusnya)
Simpan file tersebut
Pada aplikasi KaryaOne, hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas
Klik import
Unggah file tersebut dengan melakukan drag and drop pada kotak yang telah
disediakan atau Choose file untuk mencari file tersebut
13. Klik import untuk melanjutkan
14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa import telah berhasil dilakukan
11. Merubah Master Unit
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Unit
Klik icon pensil pada baris Master Unit yang Anda ingin rubah
Lakukan perubahan
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan perubahan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan
12. Menghapus Master Unit
Halaman 112 dari 116
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Master Unit
Klik icon keranjang sampah pada baris Master Unit yang Anda ingin hapus
Klik OK untuk melanjutkan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan
13. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah atau
beberapa Job Title
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Performance List
Klik icon + di kanan bawah
Pada menu dropdown Relation, pilih Job Title
Pada menu dropdown Choose Company, pilih Holding, Subholding atau Subcompany
Pada field Company Name, pilih nama perusahaan
Pada field Job Title, pilih satu atau beberapa Job Title
Pada field KPI List, pilih KPI
Pada field Activity, masukan nama kegiatan untuk KPI tersebut
Pada field UOM (Unit of Measurement atau Unit Pengukuran), pilih # untuk
pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase
Pada field Target, masukkan angka sasaran
Pada menu dropdown Type, pilih Routine untuk mengkategorikan KPI sebagai
parameter kinerja Job Title atau Improvement untuk mengkategorikan KPI sebagai
parameter pengembangan diri
Pada field Note, masukkan tambahan informasi jika perlu (misalnya cara pembuktian)
Pada field Unit List, pilih Unit
Pada field Goal List, pilih Goal
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
14. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah Divisi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Performance List
Klik icon + di kanan bawah
Pada menu dropdown Relation, pilih Division
Pada menu dropdown Choose Company, pilih Holding, Subholding atau Subcompany
Pada field Company Name, pilih nama perusahaan
Pada field Division, pilih satu atau beberapa Division
Pada field KPI List, pilih KPI
Pada field Activity, masukan nama kegiatan untuk KPI tersebut
Pada field UOM (Unit of Measurement atau Unit Pengukuran), pilih # untuk
pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase
Pada field Target, masukkan angka sasaran
Pada menu dropdown Type, pilih Routine untuk mengkategorikan KPI sebagai
parameter kinerja Job Title atau Improvement untuk mengkategorikan KPI sebagai
parameter pengembangan diri
Pada field Note, masukkan tambahan informasi jika perlu (misalnya cara pembuktian)
Pada field Unit List, pilih Unit
Halaman 113 dari 116
16. Pada field Goal List, pilih Goal
17. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan
18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
15. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Job Title
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Performance List
Klik Tombol Action di kanan atas
Klik Add Performance
Pada menu dropdown Choose Company di kanan atas, pilih nama perusahaan
Pada menu dropdown di sebelah menu dropdown Choose Company di kanan atas,
pilih Job Title
Pada kolom Job Title, masukkan Job Title
Pada kolom KPI, masukkan KPI
Pada kolom Activity, masukkan kegiatan
Pada kolom UOM, masukkan satuan pengukuran
Pada kolom Target, masukkan angka sasaran
Pada kolom Type, masukkan apakah KPI merupakan bagian dari pekerjaan (routine)
atau pengembangan diri (improvement)
Pada kolom Goal, masukkan Goal
Pada kolom Unit, masukkan unit
Pada kolom Note, masukkan tambahan informasi jika perlu
Karena tampilan ini berbentuk spreadsheet, Anda bisa melakukan kopi sel atau
beberapa sel dan melakukan penempelan di sel yang berbeda
Jika semua sudah OK, klik Save Performance
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
16. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Division
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Performance List
Klik Tombol Action di kanan atas
Klik Add Performance
Pada menu dropdown Choose Company di kanan atas, pilih nama perusahaan
Pada menu dropdown di sebelah menu dropdown Choose Company di kanan atas,
pilih Division
Pada kolom Division, masukkan Division
Pada kolom KPI, masukkan KPI
Pada kolom Activity, masukkan kegiatan
Pada kolom UOM, masukkan satuan pengukuran
Pada kolom Target, masukkan angka sasaran
Pada kolom Type, masukkan apakah KPI merupakan bagian dari pekerjaan (routine)
atau pengembangan diri (improvement)
Pada kolom Goal, masukkan Goal
Pada kolom Unit, masukkan unit
Karena tampilan ini berbentuk spreadsheet, Anda bisa melakukan kopi sel atau
beberapa sel dan melakukan penempelan di sel yang berbeda
Halaman 114 dari 116
17. Jika semua sudah OK, klik Save Performance
18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
17. Memberlakukan Key Performance Indicator
1.
2.
3.
4.
5.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Performance List
Klik Job Title yang Anda ingin aktifkan atau non-aktifkan konten KPI-nya
Berikan centang untuk KPI yang ingin diberlakukan dan hilangkan centang untuk KPI
yang ingin di-non-aktifkan. Jika ada kotak yang tidak bisa dicentang, KPI tersebut telah
digunakan dalam penilaian.
18. Mengekspor Daftar Key Performance Indicator
1.
2.
3.
4.
5.
Pada sidebar menu, klik Master Data
Klik Performance
Klik Tab Performance List
Klik Tombol Action di kanan atas
Klik Export
19. Membuat Individual Performance Plan untuk karyawan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Pada sidebar menu, klik Employee
Cari nama karyawan yang Anda ingin kelola kinerjanya
Klik nama karyawan tersebut
Klik Tab Performance di menu bagian atas
Klik Tombol Icon Plus untuk membuat IPP
Pada field Performance Name, masukkan nama kinerja (misalnya Kuartal 1 Tahun
2018)
Pada field Performance Date, masukkan tanggal dilakukannya penilaian kinerja (Nanti
Anda masih bisa merubah tanggal tersebut)
Pada tabel daftar parameter konten KPI, centang baris konten KPI yang ingin
diberlakukan untuk karyawan tersebut
Pada field UOM (Unit of Measurement atau Satuan pengukuran), pilih # untuk
pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase.
Telah tersedia pilihan default namun Anda masih bisa merubahnya.
Pada field Target, masukkan angka sasaran. Telah tersedia nilai default namun Anda
masih bisa merubahnya.
Pada field Weight, masukkan angka bobot. Telah tersedia nilai default namun Anda
masih bisa merubahnya.
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
20. Menambahkan konten KPI khusus ke dalam Individual Performance Plan untuk
karyawan
1.
Pada sidebar menu, klik Employee
Halaman 115 dari 116
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Cari nama karyawan yang Anda ingin kelola kinerjanya
Klik nama karyawan tersebut
Klik Tab Performance di menu bagian atas
Klik sebuah nama Performance dalam tabel
Klik Tombol Icon Plus di kanan bawah
Klik Add Special Performance
Pada field KPI, pilih KPI
Pada field Activity, masukan nama kegiatan
Pada field UOM (Unit of Measurement atau Satuan pengukuran), pilih # untuk
pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase
Pada field Target, masukkan angka sasaran. Telah tersedia nilai default namun Anda
masih bisa merubahnya.
Pada field Unit List, pilih Unit
Pada field Goal List, pilih Goal
Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan
Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
21. Melakukan Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Pada sidebar menu, klik Employee
Cari nama karyawan yang Anda ingin kelola kinerjanya
Klik nama karyawan tersebut
Klik Tab Performance di menu bagian atas
Klik sebuah nama Performance dalam tabel
Pada field Weight, telah tersedia angka bobot berdasarkan pengaturan sebelumnya.
Lakukan perubahan jika perlu. Perlu diketahui bahwa total bobot dari semua konten
KPI harus 100%. Jika jumlah total tidak sama dengan 100%, maka tombol SUBMIT tidak
akan muncul
7. Pada field Score, masukkan nilai skor
8. Pada menu dropdown Mark, pilih label nilai
9. Pada field Subjective Score, masukkan angka penilaian subyektif
10. Jika semua sudah OK dan total angka bobot sama dengan 100%, klik tombol SUBMIT
untuk menyimpan
11. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan
Halaman 116 dari 116