ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
EL LIBRO MUERE CUANDO LO FOTOCOPIA
AMIGO LECTOR:
La obra que usted tiene en sus manos posee un gran valor.
En ella, su autor ha vertido conocimientos, experiencia y mucho trabajo. El editor
ha procurado una presentación digna de su contenido y está poniendo todo su empeño y recursos para que sea ampliamente difundida, a través de su red de comercialización.
Al fotocopiar este libro, el autor y el editor dejan de percibir lo que corresponde a la
inversión que ha realizado y se desalienta la creación de nuevas obras. Rechace
cualquier ejemplar “pirata” o fotocopia ilegal de este libro, pues de lo contrario
estará contribuyendo al lucro de quienes se aprovechan ilegítimamente del esfuerzo del autor y del editor.
La reproducción no autorizada de obras protegidas por el derecho de autor no sólo
es un delito, sino que atenta contra la creatividad y la difusión de la cultura.
Para mayor información comuníquese con nosotros:
SEGUNDA EDICIÓN
Serie de Capacitación Integral
ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
DR. MAURO RODRÍGUEZ ESTRADA
Director del Centro de Asesoría y Capacitación,
Mauro Rodríguez y Asociados, S.C.
Editor responsable:
Lic. Santiago Viveros Fuentes
Editorial El Manual Moderno
Nos interesa su opinión,
comuníquese con nosotros:
Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V.,
Av. Sonora núm. 206,
Col. Hipódromo,
Deleg. Cuauhtémoc,
06100 México, D.F.
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Serie de Capacitación Integral:
Administración del Tiempo, Vol. 1, segunda edición
D.R. © 1988 por Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V.
ISBN: 968-426-828-9
ISBN: 968-426-831-9 (Serie completa)
Miembro de la Cámara Nacional
de la Industria Editorial Mexicana, Reg. núm. 39
Todos los derechos reservados. Ninguna parte de
esta publicación puede ser reproducida, almacenada
o transmitida por otro medio —electrónico, mecánico,
fotocopiador, etcétera— sin permiso previo por escrito
de la Editorial.
Rodríguez Estrada, Mauro.
Administración del tiempo / Mauro Rodríguez
Estrada. -- 2a. ed. -- México: Editorial
El Manual Moderno, 2011.
79 p.: il.; 18 cm. (Serie capacitación integral; v. 1)
Bibliografía: p. 77.
ISBN 968-426-828-9
ISBN 968-426-831-9 (Serie completa)
1. Tiempo -- Administración. I. t. II Ser.
658.008 CAP.s.1 1999
BN 431041
Director editorial:
Dr. Marco Antonio Tovar Sosa
Editora asociada:
LCC Tania Uriza Gómez
Diseño de portada:
LCS Adriana Durán Arce
Contenido
Introducción ................................................................................... IX
Capítulo 1. El tiempo: ¿un enemigo o un aliado?............................ 1
Un problema de suma actualidad.................................. 1
Una preocupación para las empresas............................. 2
Se afronta el problema.................................................. 3
Prácticas........................................................................4
Capítulo 2. Objetivos generales de aprendizaje............................... 7
Prácticas........................................................................8
Capítulo 3. ¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es?
¿Qué es la administración del tiempo........................... 9
¿Qué es el tiempo?........................................................9
El tiempo...............................................................10
La administración...................................................11
La administración del tiempo.................................11
Realidades y mitos.......................................................11
Tiempo físico y tiempo psicológico..............................12
Prácticas......................................................................12
Capítulo 4. El hombre y el tiempo................................................. 15
Un tema teórico con reflejos prácticos..........................15
La experiencia del tiempo............................................16
Filosofía y ciencia.........................................................17
Prácticas......................................................................21
V
Administración del tiempo
Capítulo 5. Obstáculos y trampas: enemigos del tiempo............... 23
Visibles y ocultos, internos y externos..........................23
Los más frecuentes.......................................................24
Prácticas......................................................................25
Capítulo 6. Personalidad y administración del tiempo................... 27
El uso del tiempo: reflejo de la personalidad................27
Tiempo y valores humanos...........................................28
El hombre superior y el hombre mediocre...................28
Prácticas......................................................................30
Capítulo 7. Programación y rendimiento del tiempo..................... 31
El tiempo y el proceso administrativo..........................31
Controlar o dejarse manejar.........................................32
Principios de administración del tiempo.......................33
Prácticas......................................................................35
Capítulo 8. El tiempo del ejecutivo............................................... 39
Un tiempo de especial trascendencia............................39
“Ladrones del tiempo” del ejecutivo.............................40
Mitos...........................................................................40
Principios sobre el tiempo del ejecutivo,.......................41
El equipo jefe-secretaria...............................................45
La personalidad del ejecutivo exitoso con el tiempo.....45
Prácticas......................................................................47
Capítulo 9. Efectos patológicos del mal uso del tiempo................. 49
El mal uso es patógeno.................................................49
Dos tipos de mal uso....................................................50
Mal uso del tiempo por vaciedad..................................50
Mal uso por congestión................................................50
Tiempo y neurosis: psicopatologías...............................52
Tiempo y salud............................................................52
Prácticas......................................................................53
Capítulo 10. Uso creativo del tiempo.............................................. 57
Más allá del uso productivo..........................................57
Principios del tiempo creativo......................................58
Prácticas......................................................................59
VI
Contenido
Capítulo 11. Tiempo libre y desarrollo personal.............................. 61
Un tiempo difícil de clasificar......................................61
Teorías antiguas y modernas.........................................62
Funciones del tiempo libre...........................................63
Tiempo de vivir: un tiempo de plenitud.......................64
Prácticas......................................................................66
Conclusiones................................................................................... 69
Bibliografía...................................................................................... 71
Material audiovisual........................................................................ 73
VII
Introducción
EL NECESARIO HUMANISMO
El hombre, que ha sido capaz de crear vehículos para la conquista del
espacio, a menudo es incapaz de lograr un entendimiento con su vecino
de enfrente, con sus compañeros de trabajo y consigo mismo.
Se admite que alrededor de 80% de los problemas serios que aquejan
a las organizaciones modernas se refieren al factor humano. Por otra
parte, las ciencias tecnológicas, que tratan de cosas, se han desarrollado
mucho más rápido que las ciencias que estudian a las personas. Sufrimos
un desequilibrio desastroso entre la tecnología y el humanismo.
Paul Hersey y Kenneth Blanchard, en su libro La administración y
el comportamiento humano, señalan que de cada 30 dólares gastados en
investigación en EUA, 29 son invertidos en cosas y sólo uno en personas.
En los países de América Latina, con sus problemas de marginación,
corrupción, subdesarrollo y desorganización atávica, la necesidad de
actitudes humanistas es aún más apremiante.
Por ejemplo, México posee inmensos recursos climatológicos, minerales, forestales, marinos, entre otros; sin embargo, se cuenta entre
los países en desarrollo. Es una paradoja viviente; y la clave está en que
somos entes suborganizados, subadministrados y subeducados. Nuestros
grandes problemas son las fallas humanas.
Por fortuna, en los últimos años la sociedad mexicana ha reaccionado
y se preocupa por desarrollar en forma racional el capital humano a
todos los niveles. Surgen por todas partes programas de capacitación
IX
Administración del tiempo
humanista con miras a que cada quien se responsabilice de su destino,
se abra a la colaboración, cuestione sus metas, aclare sus objetivos y los
de la institución, comprenda y acepte a la gente y libere sus capacidades,
de tal modo que los equipos aumenten la productividad en formas
creativas.
No se trata de aprendizajes convencionales predeterminados por
una escuela o por un maestro, sino del aprendizaje vivo, significativo,
que origine cambios interiores que se reflejen en nuevas conductas.
La tarea es inmensa y el reto es abrumador.
La capacitación en las instituciones con frecuencia se confía a
personas de muy buena voluntad pero poco menos que improvisadas y
además agobiadas por quehaceres heterogéneos.
Es muy evidente en el medio la necesidad de manuales que traten
los temas básicos de la capacitación humanista con elevados criterios de
actualidad y eficiencia así como con un diseño tan sencillo y claro que,
como se dice, presente a los instructores y a los capacitandos el plato
ya servido.
Con frecuencia encontramos que los instructores carecen de una
preparación adecuada y de tiempo suficiente. Editorial El Manual
Moderno, S.A. de C.V. y Mauro Rodríguez y Asociados, S.C.,
queremos responder a esta necesidad con la presente serie de manuales
de capacitación integral.
• Los manuales que la componen son módulos separables; es decir,
cada seminario puede manejarse de manera independiente.
• Están diseñados de tal forma que una misma persona o un mismo
grupo puedan tomarlos todos, sin caer en repeticiones que
aburran y desmotiven.
• Ofrecen material abundante y flexible para que el instructor
pueda escoger –como en el menú de un restaurante– los puntos
que se desean desarrollar y las prácticas a realizar con cada grupo.
• El enfoque del proceso de aprendizaje es aquí eminentemente
práctico; orientado a cambios inmediatos a corto plazo. Como
puede verse en la lista de manuales, los temas de los seminarios
son los de primera necesidad y de mayor demanda en las
organizaciones actuales.
• Aunque se da un papel preponderante a las prácticas, con todo
se da la debida atención a los aspectos teóricos para llegar a una
X
Introducción
•
•
•
•
conceptualización y después a la comprensión. El hombre es un
ser pensante, no un autómata ni un títere. Sabemos bien que
“nada hay más práctico que una buena teoría”.
La base de todos nuestros planteamientos es una larga experiencia
como instructores. No nos cimentamos en los estudios académicos,
aunque los tenemos. Evitamos en lo posible la erudición que para
el caso complica y abulta. Aunque, claro, al final de cada manual
ofrecemos una adecuada bibliografía.
Damos flexibilidad a la duración de los seminarios de acuerdo
con las circunstancias concretas de cada grupo. En general,
suponemos que entre 16 y 30 horas por seminario son adecuadas.
Aunque en la presentación de cada uno de los temas (capítulos)
se expone primero la teoría y luego las prácticas, en los seminarios
con frecuencia surge la conveniencia de empezar con algunas
prácticas y a partir de ellas formular y explicar las teorías
correspondientes.
No buscamos un aprendizaje académico (conceptual), sino
vivencial (total). Este punto es tan importante que en la primera
o segunda sesión de cada seminario el instructor debe aclararlo a
su grupo. Podrá expresar los siguientes conceptos, con la amplitud
que las circunstancias lo requieran.
EL APRENDIZAJE DE LOS ADULTOS
• La capacitación de adultos funciona, no como una enseñanza
académica, magisterial, intelectualista, sino como un aprendizaje
vivencial, activo, participante y práctico. En rigor, nadie enseña
a nadie. El punto focal no debe ser la enseñanza de un maestro,
sino el aprendizaje de los miembros de un grupo.
• No se viene a aprender una cantidad “X” de conocimientos, sino
también, y sobre todo, actitudes, habilidades y conductas. El
aprendizaje se traduce en desarrollo de habilidades y destrezas y
en cambios de actitudes y conductas.
• Hay que crear una comunidad de aprendizaje entre los participantes; propiciar la dinámica de dar y recibir; vivir los procesos
de experimentar, compartir, interpretar, generalizar y aplicar. En
el grupo cada uno será factor de cambio para los compañeros. Por
ello el grupo es reducido.
XI
Administración del tiempo
• El conductor del aprendizaje no es un profesor, sino un facilitador,
un animador, un coordinador. No es una figura de autoridad; no es
“el que sabe”, sino un colega que asiste y ayuda en una búsqueda
común.
• El aprendizaje vivencial es significativo; la dirección no está dada
con base en los programas de alguien, sino en los intereses de los
estudiantes en el “aquí y ahora”.
• Hay que tener presente una precaución: el aprendizaje que
implica cambios en la organización de la propia vida tiende a ser
percibido como amenaza. Es necesario estar preparados cuando
surjan aquí y allá resistencias al cambio, algunas de ellas abiertas,
otras sutiles y enmascaradas.
• Independientemente de la intención que tenga la empresa al
enviar a su personal a tal o cual seminario, esta capacitación
queda diseñada para favorecer antes a los individuos que a las
instituciones.
XII
1
El tiempo:
¿un enemigo o un aliado?
OBJETIVOS
• Los participantes quedarán concientizados de que el buen o mal
manejo del tiempo puede hacer la diferencia entre una vida plena
y productiva y una existencia incolora e improductiva.
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
• Sabrán señalar y explicar los dos estilos fundamentales del mal
manejo: por exceso de actividades (congestión) y por defecto
(vacío).
• Podrán describir y analizar la relación entre tiempo desperdiciado
por el personal de las empresas y dinero desperdiciado en las
mismas.
• Conocerán algunos puntos sobresalientes del movimiento
mundial en pro del buen uso del tiempo, y quedarán motivados a
incorporarse de alguna manera, para beneficiarse y enriquecer su
propia vida.
UN PROBLEMA DE SUMA ACTUALIDAD
Como apoyo audiovisual para los seminarios sobre manejo del tiempo,
existe una película que ha llegado a ser clásica: la de Peter Drucker.
Empieza con esta frase: “Ser ejecutivo significa no tener tiempo”.
1
Y todos o casi todos contamos con evidencias de primera mano de que
así es.
Pero no hay que cerrase en el horizonte reducido de los ejecutivos.
También muchas personas que no lo son han vivido una y mil veces la
experiencia de estar agobiadas y confundidas por la desproporción que
hay entre las muchas tareas y el poco tiempo; la vivencia de “hacerse
bolas”; de sentirse presionado más de la cuenta; de no alcanzar a hacer
lo que se debe y de sentirse incapaz de disfrutar y relajarse.
Así es la vida moderna: apretada madeja de estímulos, compromisos,
prisas, interrupciones, desplazamientos y distancias que hay que recorrer
con cotidiana frustración. Sobre todo es así en las grandes metrópolis
y en las grandes empresas. Un reflejo típico es la impuntualidad, tan
gráficamente ilustrada en el dicho mexicano: “…siempre corriendo y
llegando tarde”.
Como antítesis, tal vez remota, podemos visualizar la figura señera
de Winston Churchill cuando desempeñaba el cargo de Primer Ministro
de Inglaterra, en una de las etapas más complicadas y difíciles de la
historia moderna. El célebre político cumplía orden médica de trabajar
un máximo de tres horas diarias. El cúmulo de atenciones, inmensas
responsabilidades y trascendentales decisiones, no impedían a este
anciano aparecer siempre en calma, apacible y siempre sonriente. Por
otro lado, personas con un radio minúsculo de acción y de trascendencia
aparecen crónicamente hiperactivas, ansiosas, aceleradas y “abrumadas
de trabajo”.
Debe haber una técnica del manejo del tiempo que explique la
paradoja, y aquí nos proponemos buscarla.
También se da el polo opuesto a la angustia y el frenesí: el de las
personas que no tienen qué hacer; que perciben las 24 horas del día
como un vasto y monótono galerón que no se puede amueblar por
falta de muebles; personas que no saben cómo “matar el tiempo”; que
caminan a tientas por la vida sin saber bien a bien a dónde ni cómo ni
para qué.
UNA PREOCUPACIÓN PARA
LAS EMPRESAS
Todas las empresas manejan sus finanzas a través del tiempo: tiempo de
organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender…
2
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Administración del tiempo
El tiempo: ¿Un enemigo o. . .
Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración
del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han
concientizado de él: en las empresas y, en general, siempre que alguien
tiene empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero la
realidad es que se paga por “X” tiempo: los salarios son quincenales
o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas
de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa;
el tiempo de los funcionarios es dinero de la institución. Si este tiempo
no está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que va, una
y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal gastado es dinero mal
gastado.
SE AFRONTA EL PROBLEMA
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
En los siglos pasados el tiempo fue casi siempre objeto muy atractivo
de estudio. Lo escudriñaron los poetas en sus finas instituciones, los
filósofos en sus especulaciones y los teólogos en sus revelaciones,
dogmas y liturgias. Hablaremos de esto en el capítulo 4.
Ahora el hombre común y corriente empieza a ver en el tiempo
un artículo de primera necesidad y, por lo mismo, precioso y preciado.
Parece que con el uso del tiempo sucede una cosa análoga a lo que
sucedió hace siglos al empleo del espacio: que de ser una posesión banal
(en la época de los nómadas el espacio no era una propiedad valiosa; ni
siquiera una propiedad) ha pasado a ser la más apreciable riqueza: en la
metrópoli moderna unos pocos metros de tierra pueden constituir una
verdadera fortuna.
Se valoriza hoy el tiempo de trabajo y el tiempo de la vida. Resulta
muy natural que sean los países más notables por su dinamismo (como
Japón, EUA, Francia y Alemania) los que sobresalen por su interés en
estudiar e investigar el tema del tiempo.
Existen instituciones completas dedicadas al manejo del tiempo,
como la de Alan Lakein, cuya empresa de asesoría y capacitación ha
ganado millones de dólares enseñando a la gente cómo administrar tan
valioso recurso.
En Chicago existe una institución llamada Centro de Investigación
del Ocio. La Universidad de Florida del Sur, en Tampa, maneja el
Institute for Studies of Leisure. En Washington, la National Recreation
and Park Association publica, desde 1969, el Journal of Leisure Research.
3
Administración del tiempo
En Annecy, Francia, se echó a andar en 1956 el Groupe International
des Sciences Sociales et du Loisir, convertido más tarde en Comité de
Recherche du Loisir et de la Culture.
En Praga ha funcionado desde 1968 el Centre Européen du Loisir. En
México, se ofrece ya la carrera de Administrador del Tiempo Libre (en
la Y.M.C.A. de la ciudad de México).
La importancia del tiempo puede resumirse en la declaración de
Ed Carlson, presidente de una de las más grandes compañías aéreas del
mundo, la de United Airlines: “El tiempo es el elemento más precioso
que tengo, aparte de la buena salud y del buen metabolismo”.
PRÁCTICAS
1. Presentarse todos en una ronda y expresar los motivos del interés
en el tema del manejo del tiempo (tiempo: 30 min).
2. Dialogar sobre el papel de la impuntualidad (propia y ajena) en la
experiencia propia (tiempo: 20 min).
3. Responder al cuestionario de sondeo “Cómo manejo mi tiempo”.
4. Elaborar una “pizza” ilustrativa de cómo se maneja el tiempo
y trazar sectores para las diferentes actividades, asignándoles
superficies proporcionales al tiempo que se les dedica. Prender con
un alfiler la “pizza” en la blusa o en la solapa. Caminar lentamente
en silencio por la sala, mirando las “pizzas” de los compañeros. Luego, hacer comentarios en parejas (tiempo: 30 min).
5. Comentar: ¿Es frecuente que nuestra institución traduzca el
dinero de la nómina en términos de tiempo eficaz? ¿Por qué sí o
por qué no? (tiempo: 20 min).
4
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Nota: La duración de cada práctica dependerá de muchos factores, uno
de los cuales será el tamaño del grupo. A título de orientación se
señala en cada caso un tiempo aproximado suponiendo un grupo
de 15 personas. Además, téngase en cuenta, que en general será
suficiente que se realicen dos o tres de las prácticas que aparecen
en cada capítulo.
El tiempo: ¿Un enemigo o. . .
Su
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Figura 1-1. Un ejemplo de “pizza” del tiempo.
CÓMO MANEJO MI TIEMPO
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
A continuación hay diez afirmaciones sobre el manejo del tiempo.
Encerrar en un círculo la que corresponda en cada punto.
1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
3. Diariamente hago una lista de “pendientes”, los jerarquizo según
su importancia y trato de manejarlos en ese orden.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo
dedico a cosas utópicas, improductivas, o ambas.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
5
Administración del tiempo
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar
la crisis y lo inesperado.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
9. Soy capaz de decir “no” cuando se me requiere en cosas que
interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
Calificar como sigue:
4 puntos por cada “casi siempre”
3 puntos por cada “frecuentemente”
2 puntos por cada “a veces”
1 punto por cada “casi nunca”
Si la suma es:
10 a 25
25 a 30
30 a 35
35 a 40
(tiempo: 60 min)
6
La calificación será:
Mal, debes preocuparte
Bien, pero puedes mejorar
Muy bien
Excelente
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
10. En forma habitual practico la relajación para reducir las tensiones.
1. Casi nunca
2. A veces
3. Frecuentemente
4. Casi siempre
2
Objetivos generales
de aprendizaje
Como cada vida humana es única, el tiempo de cada hombre es único,
y a cada quien le toca decidir qué hacer con él. Pero es posible buscar
un común denominador, es decir, enumerar una serie de beneficios o
utilidades que un curso o seminario de Administración del Tiempo
puede prometer en forma razonable a la mayoría de las personas.
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Se señalan algunos:
• Que los participantes se concienticen del valor del tiempo como
recurso vital, escaso y no renovable.
• Que cada uno analice y descubra el modo como ha estado usando
este precioso recurso.
• Que identifiquen y desenmascaren todas las situaciones de mal
manejo del tiempo, así como las causas de ello.
• Que adquieran la capacidad de controlar los elementos de su
medio para no ser objeto de ellos.
• Que manejen adecuadamente la economía del tiempo laboral,
logrando la máxima eficiencia con el mínimo esfuerzo y desgaste.
• Que se capaciten para establecer no sólo una administración productivo-rutinaria de su tiempo, sino también un uso creativo; que
además de aprender a no desperdiciarlo aprendan a enriquecerlo
y hacerlo rendir para disfrutarlo y para autorrealizarse.
7
Administración del tiempo
• Que quienes son los jefes aprendan estrategias para aumentar y
garantizar el buen manejo del tiempo de todos sus subordinados.
• Que evalúen la organización y la productividad de las diversas
áreas a su cargo y determinen los ajustes necesarios para obtener
mayor eficiencia y mejores resultados.
• Que todos los participantes logren –¡finalmente!– encontrar tiempo para hacer aquellas cosas que desde hace años han querido y
anhelado hacer.
PRÁCTICAS
1. Escribir algunos objetivos personales para este curso o seminario.
Comentarlos en pequeños grupos (tiempo: 20 min).
2. Responder a estas tres preguntas: ¿Qué he hecho con mi tiempo?
¿A dónde voy así? ¿Qué quiero realmente hacer con mi tiempo?
Compartir las respuestas en parejas (tiempo: 25 min).
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
3. Imaginar que se va a coordinar este curso o seminario. Formar
grupos de 4 o 5 personas y para cada uno de los nueve objetivos
dados, señalar uno o dos temas. Comparar el temario que resulte,
con el temario de este manual (tiempo: 40 min).
8
3
¿Qué es el tiempo?
¿Qué no es? ¿Qué es
la administración del tiempo?
OBJETIVOS
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
• Los participantes sabrán precisar el concepto de tiempo y
definirlo, tanto en términos populares con en términos filosóficos.
• Sabrán explicar el concepto genuino y original de administración
y su aplicación al tiempo, como recurso vital.
• Aprenderán a relacionar el tema del tiempo con el del cambio y
de la evolución creativa.
• Podrán denunciar y desenmascarar los sofismas que implican
conceptos falsos sobre el tiempo y su manejo.
¿QUÉ ES EL TIEMPO?
“Si no me lo preguntas, lo sé. Si me lo preguntas, no sé cómo responder”.
Así se expresaba hace 1 600 años Agustín de Hipona, el profundo
sofo-teólogo de la vida y del amor, del dolor, del pecado y de la muerte.
9
Administración del tiempo
Con este religioso respeto se ubica él ante el tiempo, símbolo enigmático
e inquietante del existir humano.
Es necesario aclarar tres conceptos, renunciando a elevadas especulaciones: el tiempo, la administración y la administración del
tiempo.
El tiempo
Para los griegos de la época clásica el tiempo era un dios: Cronos.
Los modernos diccionarios lo definen: “relación que se establece
entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (Enciclopedia
Ilustrada Cumbre); “duración de los fenómenos… época, siglo” (Diccionario Larousse); “duración de las cosas sujetas a mudanza” (Diccionario
de la Real Academia); “aspecto mensurable de la duración” (Diccionario de Psicología; editado por F.C.E.).
La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno,
sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: ο της κινησεως aριϑµ ς κaτa πρ τερου και υστερου = el número, o la medida, del
movimiento según antes y después.
Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y
medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo
lo que cambia “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad
a la realidad).
Así pues, el tiempo es la dimensión del cambio. Si nada cambiara,
no habría tiempo.
Resulta un corolario que sorprenderá a más de uno: El tiempo en
sí no existe. No existe porque no es una simple medida. No existe el
tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las
cosas que son medidas por tales patrones convencionales.
Para el ser humano el tiempo es vida, con mayor razón que el trillado
refrán castellano “El tiempo es oro”, y que el refrán anglosajón “Time
is money”, y debería difundirse este refrán filosófico y universal: “El
tiempo es vida”. Es la vida que se procesa y se construye, se despliega
y hacia el final se repliega. La vida biológica no sustituible, renovada
ni recuperable, inexorable y mortal, que camina sin detenerse jamás;
que transcurre sin atención a clases sociales, dignidades ni señoríos; que
fluye con el mismo ritmo para el peón de albañil que para el director
10
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
υ
¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es?
general de un banco; el mismo para el niño de kindergarten que para el
anciano presidente de la república.
Los padres ricos que llenan a los hijos de regalos, pero les regatean
su tiempo, habrían de pensar que lo que les están negando es vida; que
los alejan de compartir su vida; que les dan el mensaje de que son poco
importantes.
La administración
El término administración proviene del latín ad-ministrare, o ministrare,
que a su vez deriva de minister. Y minister viene de manus, que significa
la mano o las manos. Minister era el criado, porque lo más típico de
su condición era usar las manos en la atención de sus patrones y del
quehacer doméstico. Administrar era “servir (con las manos) a o para”.
Poco a poco se extendió y generalizó el término hasta aplicarse a
todo lo que es funcional en el uso de ciertos medios para determinados
fines.
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
La administración del tiempo
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las
sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo
es la administración de sí mismo, es decir, el manejo adecuado de los
recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga
al tiempo.
REALIDADES Y MITOS
En torno al tiempo se han creado un sinnúmero de conceptos falsos,
auténticos mitos, que ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones
deletéreas. “No tengo tiempo”, “No me alcanza el tiempo”, “El tiempo
vuela”, “Se nos viene el tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el
tiempo perdido”, “Hay que ir contra el reloj”, “Soy esclavo del tiempo”,
“Lo que hace fulano es matar el tiempo”, “Vamos a ahorrar tanto de
tiempo”, entre otros.
Falsedades todas. El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo
matemáticamente uniforme y parejo: a nadie se le echa encima, y nunca
vuela ni tiraniza a la gente. Tampoco se recupera. Si un piloto sale de
París a Nueva York con una hora de retraso, podría recorrer ese trecho
11
Administración del tiempo
en menos tiempo del acostumbrado, pero tendrá que pagar un precio
adicional: mayor esfuerzo en las máquinas, mayor gasto de combustible,
mayor tensión de los operadores y mayor riesgo para todos.
La tan cacareada escasez de tiempo es un engaño que nace de
administrarlo mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos,
obsesionándose por hacer más cosas de las razonablemente posibles y
que se nutre de la incapacidad de decir “no” a las distracciones y a las
solicitaciones extrañas.
TIEMPO FÍSICO
Y TIEMPO PSICOLÓGICO
Una cosa es el tiempo del reloj y otra el tiempo psicológico. El primero
es un fenómeno aplicable a la realidad objetiva y que está por encima
de las vicisitudes de los seres humanos. El segundo puede considerarse
una experiencia subjetiva, o vivencia, como interiorización sujeta a toda
la gama los caracteres, los caprichos y las neurosis.
PRÁCTICAS
1. Buscar en diccionarios y enciclopedias otras definiciones de
tiempo. Discutir y seleccionar las que parezcan mejores (tiempo:
25 min).
2. Suponer: “Un adivino me asegura que viviré normalmente
tres años más; entonces un paro cardiaco me llevará en pocas
horas a la tumba”. Escribir lo que haría en esos tres años (tiempo:
20 min).
3. La suposición anterior, pero con un plazo de seis meses (tiempo:
15 min).
4. Comentar de manera individual cómo se realizan las distintas
administraciones; cómo administra: a) el dinero, b) el espacio,
c) las fuerzas físicas, d) las relaciones sociales, e) las vacaciones
(tiempo: 45 min).
12
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Del tiempo se dice: que es “una enfermedad terrible que duró dos
largos años”, “quince días de vacaciones que pasaron en un santiamén”;
“cinco minutos de angustia que me parecieron cinco años”…
¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es?
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5. Comentar la frase de Thoreau: “El tiempo es el río en el cual
pescamos”. Analizar la metáfora, y esta otra expresión del escritor
Luis Spota al saber que un cáncer lo llevaría pronto a la tumba:
“Estoy siempre lleno de novelas, de planes. Me falta tiempo.
Quisiera comprar el tiempo de tantos que andan por ahí, de esa
gente que no hace nada” (1981).
13
4
El hombre y el tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes se motivarán a ir más allá de la actitud
pragmática de “¿cómo uso el tiempo?” y llegarán a apreciarlo
como una dimensión clave para comprender a fondo el ser y el
devenir del hombre.
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• Sabrán exponer los principales enfoques: a) de los filósofos
y de los teólogos en el intento de dar al hombre medios para
protegerlo del paso inexorable del tiempo; b) de los científicos y
de los técnicos para dividirlo y poder controlarlo.
UN TEMA TEÓRICO
CON REFLEJOS PRÁCTICOS
Si todo lo que queremos en nuestro aprendizaje sobre el tiempo es
tener recetas de aplicación automática e inmediata, este cuarto tema
nos parecerá demasiado teórico. Es un hecho que muchas personas viven
obsesionadas por la tiranía de los problemas prácticos, y andan siempre
en busca de recetas e instructivos. Aún más, un distintivo de los países
subdesarrollados es que su gente aprecia muy poco la teoría y muestra
veneración por lo práctico y funcional. En México, por ejemplo, muchas
personas, sin confesarlo, se guían por el siguiente principio: “Que piensen
y que investiguen en Alemania, Inglaterra, Japón y EUA… A nosotros
dígannos qué hay que hacer y cómo”.
15
Administración del tiempo
Existe cierta analogía con el niño de tres años, que es capaz de
manejar una televisión aun ignorando conceptos de física y de la
electrónica.
Sin embargo, el hombre es ante todo un ser racional, capaz de
captar las esencias de las cosas y llevado a escudriñar los porqués de los
fenómenos. Nada hay tan práctico como las buenas teorías.
El que tratemos de procurarnos una panorámica de cómo la
humanidad a través de la historia ha enfocado el tema del tiempo
nos llevará a las raíces del asunto y dará a nuestro estudio un tinte de
humanismo, lo cual es muy conveniente, aun cuando el seminario o
curso se maneje a niveles pragmáticos.
LA EXPERIENCIA DEL TIEMPO
Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos
el paso del tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza, y lo
sentimos y vivenciamos en nuestra esfera corporal, psicológica y social.
Además se vive el tiempo en el lapso de las estaciones cada año, en
las variaciones del cuerpo a través de la infancia y de la adolescencia,
en la fuerza de la juventud, en la resistencia de la madurez, en el
debilitamiento progresivo de la vejez y en el curso evolutivo de las
enfermedades.
En la esfera psicológica: nuestra psique tiene su tiempo interno:
sentimos el fluir de los acontecimientos: 10 minutos alegres son una
experiencia temporal muy diferente de 10 minutos de extrema
tensión o dolor; tomamos distancia con respecto a los hechos pasados,
localizándolos en el tiempo; podemos decir: “hace una semana”, “hace
tres meses”, “hace cinco años”; y experimentamos el paso del mundo de
la niñez, de la adolescencia, de la juventud, de los años maduros…
En la esfera social: dejamos de ver 15 años a un compañero de
escuela, y al encontrárnoslo advertimos y casi palpamos el paso del
tiempo. Comparamos nuestra ciudad o nuestro barrio con lo que eran
hace 20 años, y por dondequiera encontramos la huella del tiempo que
ha pasado.
16
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En la esfera corporal: la vida fisiológica es una sucesión de ritmos: la
inspiración y la espiración, el hambre y la saciedad, la atención y
la dispersión, el cansancio y el descanso… se suceden día con día.
El hombre y el tiempo
FILOSOFÍA Y CIENCIA
El hombre explica y controla el tiempo
Ya desde épocas inmemoriables el hombre trató de dividirlo, con el afán
de controlarlo. Muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los
relojes de sol y los de arena.
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Con frecuencia los artistas –más sensibles a los fenómenos humanos–
sintieron con espanto su fluir inexorable y sin retorno. Lo percibieron
como un torrente que corre en caída acelerada, hasta precipitarse en la
cascada de la muerte, o como un monstruo implacable que estrangula
y devora a los vivientes. Es la concepción de Goya en el célebre cuadro
“El tiempo” que se exhibe en el Museo del Prado de Madrid.
Pero el hombre no ha querido resignarse a este correr inexorable.
Consciente de que su misión no es someterse pasivamente a la
naturaleza, sino dominarla, se ha dado a discurrir diversos expedientes
–algunos muy sofisticados– para negar la fatalidad del tiempo.
• Así, en la antigüedad inventó mitos tan fantásticos como el del
Árbol de la vida y el de la Fuente de la juventud.
• Hizo intentos por detener el tiempo y conferir a las personas
notables, por encima de los años efímeros y del polvo de la tumba,
una perdurabilidad tangible. Y la creyó garantizada en las momias
y en las estatuas, y en forma más reciente y democrática en los
retratos y en las fotografías que aprisionan el momento fugaz.
• La Biblia nos habla de patriarcas que tuvieron centenares de
años: antes del diluvio, Adán vivió 930 años; Set, 912; Henos,
905; Quenán, 910; Yéred, 962; Matusalén, 969; etc. (Génesis 5).
Los patriarcas posdiluvianos anteriores a Abraham viven entre
600 y 200 años: Sem vive 600; Arfaxad, 438; Selaj, 533; Héber,
464; etc. (Génesis 11). Finalmente, los patriarcas hebreos viven
entre 200 y 100 años. La ciencia moderna ha demostrado que
jamás existieron hombres tan longevos. Los relatos bíblicos
echaron mano de la longevidad para encarecer los privilegios del
hombre recién salido de las manos del Creador. Y recíprocamente,
diciendo que a medida que la humanidad se alejaba de Dios, la
vida se acortaba, ponderando los estragos de la mala conducta.
• Un recurso más elaborado estuvo a cargo de los filósofos y de
los teólogos. Los espíritus torturados por el tiempo se sienten
liberados de él al insertarlo en un mito. Las concepciones cíclicas,
que se encuentran en el acervo cultural de muchos pueblos,
17
Administración del tiempo
hacen del tiempo no una línea recta que avanza dejando atrás
irremisiblemente todo suceso, sino una espiral, más o menos
apretada. De este modo queda abierta la posibilidad de que se
vuelva a pasar, si no exactamente por el mismo sitio, sí muy cerca
del punto (momento) del pasado.
Podemos mencionar tres ejemplos de estas teorías:
• El mito del dios que muere y resucita de manera indefinida.
Muchas religiones de los cinco continentes incluyeron este mito
como elemento principal de sus creencias. Se sabe que este
mito, poco menos que universal, obedece a la interpretación
imaginativa de dos ciclos naturales: el ciclo diario del sol que nace
en un extremo del mundo y muere en el otro (oriente, palabra
latina, significa “naciente”, y occidente, “muriente”), y el ciclo
agrícola anual de la naturaleza que en muchas latitudes se agota y
desfallece durante el invierno, y que revive en primavera. Por una
Pasado
Presente
Futuro
Presente
El tiempo cíclico
Figura 4-1. Paso del tiempo.
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El tiempo lineal
El hombre y el tiempo
“unión mística” del creyente con los dioses resucitados, se podía
esperar una inmortalidad personal.
• La filosofía de la metempsicosis o reencarnación enseña que,
después de la muerte, el sujeto inicia una nueva vida, y luego otra
y otra… Esta concepción, de sobra conocida en el budismo y en
otras ideologías orientales, pretende negar el carácter fatal del
paso del tiempo.
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• También las liturgias religiosas operan en el mismo sentido. Muchos
ritos pretenden no sólo evocar, sino en cierto modo reactualizar
hechos del pasado. Así, para un devoto católico el 25 de diciembre
nace el niño Jesús, el Viernes Santo es condenado y crucificado
el Maestro y el Domingo de Resurrección vuelve triunfante a la
vida. Además en cada misa se renueva “místicamente” la Pasión
de Cristo.* El tiempo místico pretende ser una fusión de lo divino
y de lo humano.
• Otro recurso defensivo ante el tiempo consiste en las concepciones
de la historia como una cadena de alternancias y ritmos recurrentes.
Ya los antiguos filósofos griegos habían pensado en este orden
de ideas. Para Empédocles el mundo estaba constituido por
cuatro elementos en constante tensión dialéctica (“estira y afloja”
podríamos traducir hoy), y movido por dos fuerzas antitéticas:
el amor y el odio. Para Heráclito el devenir de la naturaleza y de
la historia era una cadena de síntesis frágiles, resultantes de la
pugna de elementos opuestos y que daban paso una y otra vez al
triunfo de los unos o de los otros. Heráclito había observado que
las realidades más notables del cosmos aparecen en parejas de
opuestos: frío, caliente; duro, blando; pesado, liviano; esperanza,
desesperación; amor, odio; audacia, miedo; salud, enfermedad;
vida, muerte; etcétera.
Por su parte Platón imaginó una eternidad como contrapartida del
tiempo; es decir, al lado del tiempo efímero y fugaz de la experiencia
humana, puso un tiempo lleno, denso, inalterable, siempre igual a sí
mismo: el tiempo de los dioses.
* La palabra místico, de un verbo griego que significa cerrar, indica
algo oculto y, por extensión, cualquier cosa o situación enigmática e
inexplicable.
19
Administración del tiempo
Ya en la época moderna fue el filósofo alemán Friedrich Hegel quien
colocó las alternancias o ritmos en el centro del escenario filosófico.
Interpretó la historia no como una mera sucesión de fenómenos que
estuvieran yuxtapuestos y encadenados, sino como un inmenso y
complejísimo campo de fuerzas. La interacción de ellas, predominando
en diversos momentos unas u otras (como suele suceder en una batalla
o en un partido de futbol), crea una dialéctica cuyas unidades constan
de tres fases recurrentes: la tesis, la antítesis y la síntesis. Notamos que
la palabra dialéctica es la versión elegante de nuestra expresión popular
“estira y afloja”.
La doctrina de Hegel se refería al fluir y devenir del espíritu y de las
ideas. Ludwig Feuerbach, un pensador alemán, la aplicó a los procesos
materiales, convirtiendo una dialéctica idealista en un “materialismo
dialéctico”. Y Carlos Marx, a su vez, la aplicó a los procesos sociales,
iniciando una “sociología dialéctica”, también de corte materialista.
Para Emmanuel Kant, otro gran filósofo moderno, el tiempo no
existe; es una necesidad de la mente humana y reside totalmente en
ella. Kant enseña que sin la artificial categoría “tiempo” no puede
desarrollarse el pensamiento.
Finalmente, Albert Einstein y diversos sabios consideran al tiempo
como la cuarta dimensión, como una coordenada que, además de las
tres tradicionales del espacio (largo, ancho y alto), sirve para situar o
ubicar a cada persona u objeto. Es un hecho que sin la coordenada
tiempo, cualquier hecho o situación que podamos pensar no queda
suficientemente definido.
Se concluye que el tiempo ha inquietado realmente al hombre en
muchas formas y desde muchos puntos de vista. No a los animales,
porque ellos se limitan a vivir en el presente, careciendo de la triple
dimensión de “pasado, presente y futuro”. Sólo el hombre, capaz de
concientizarse y reflexionar, y por ende de trascender su propio presente,
ha abierto las puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y
el espacio, y también angustiándose ante la fatalidad del devenir y la
seguridad del término en la muerte.
No sólo la humanidad sino cada persona, al enfrentar su futuro y
pasado, adopta, o bien crea, una filosofía del tiempo.
20
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También algunas filosofías orientales postulan dos principios
antitéticos y complementarios: el ying y el yang, cuya interacción
dialéctica resulta en una historia recurrente.
El hombre y el tiempo
PRÁCTICAS
1. Expresar cómo se siente y se ha sentido el paso del tiempo en la
esfera somática (tiempo: 20 min).
2. Mencionar teorías filosóficas y científicas y expresiones artísticas
acerca del tiempo (tiempo: 30 min).
3. Conversar sobre la propia vivencia del tiempo, como aparece en
el cambio de intereses y actividades a través del paso de los años
(tiempo: 20 min).
4. Precisar la diferencia entre tiempo del reloj y tiempo psicológico
(tiempo: 15 min).
5. Intercambiar puntos de vista sobre la vivencia del tiempo: a) en
el hombre; b) en un perro (tiempo: 10 min).
6. Si la cultura y los intereses del grupo lo sugiere,n discutir la tesis
que explica la religiosidad del hombre y la no religiosidad de los
animales, a partir de la seguridad implicada en la consciencia que
tiene el primero del paso del tiempo (tiempo: 15 min).
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7. Conversen sobre esta falsa analogía: “Las dos coordenadas de la
vida humana son el espacio y el tiempo. Como al espacio sí se
puede regresar, se crea fácilmente la ilusión de que también al
tiempo podemos volver”.
21
5
Obstáculos y trampas:
enemigos del tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes aclararán el concepto de “enemigos del tiempo”
y el impacto negativo específico de cada uno de ellos.
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• Sabrán distinguir y analizar dos principales categorías: los enemigos externos y los internos.
• Identificarán los más peligrosos enemigos actuales: a) de su tiempo
personal; b) del tiempo de la institución en la que trabajan.
VISIBLES Y OCULTOS,
INTERNOS Y EXTERNOS
¿Quién podría asegurar que saca el máximo partido de su tiempo? ¿Qué
lo emplea del mejor modo posible para plena realización y para el
logro de los más valiosos objetivos? ¿Qué se sirve de él para construir la
felicidad propia y la de los seres queridos?
23
Administración del tiempo
Existen “ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más
temibles cuanto más ocultos y disimulados. Identificarlos es el camino
para acabar con ellos.
Entendemos por “enemigo o desperdiciador del tiempo” cualquier
circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o
que simplemente nos aparta de nuestros valores.
Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables
y no controlables.
Hay enemigos comunes a todo mundo y hay enemigos propios de
quienes manejan un número considerable de personas. A estos últimos
les dedicaremos una sección del capítulo 8, que trata del tiempo de los
jefes y de los ejecutivos.
LOS MÁS FRECUENTES
Algunos enemigos son obvios y fáciles de identificar. Por ejemplo:
• La verborrea como estilo de comunicación.
• Las repeticiones inútiles.
• El desorden.
• La indecisión.
• La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando.
• La manía de pasar demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar
intenciones, propósitos y objetivos.
• La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos
muertos y vacíos.
• Confundir lo urgente con lo importante.
Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro
tiempo son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles
se encuentran en nosotros mismos.
A reserva de volver sobre este punto en el capítulo 8, ofrecemos el
siguiente cuadro:
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• El lenguaje confuso y ambiguo.
Obstáculos y trampas:
Cuadro 5-1. Enemigos del tiempo
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Externos
Internos
Interrupciones del teléfono
No saber decir “no”
Interrupciones por visitas
inesperadas
Querer acaparar actividades
por no saber delegarlas
Urgencias
Sobreestimar las propiascapacidades
Mobiliario incómodo
Subestimar las propias capacidades
Incapacidad de los subalternos
Aplazar; dejar las cosas para
después
Falta de información adecuada
Indisciplina en el cumplimiento
de los propios planes
Exceso de reuniones
Confusión y desorden en lapropia oficina
Liderazgo deficiente
Falta de motivación; indiferencia
Trámites excesivos (burocracia)
Tensión y preocupaciones
Ruidos y distractores visuales
Obsesión por lo trivial,meticulosidad
Sistemas de comunicación
deficientes
Inconstancia, hábito de dejar
tareas inconclusas
Todos estaríamos de acuerdo en que es más fácil identificar los enemigos
de la primera columna (externos) que los de la segunda.
Algunos enemigos externos que no son temibles en sí se vuelven
peligrosos cuando se combinan con los factores internos.
PRÁCTICAS
1. Identificar sus propios “enemigos del tiempo”. Destacar los
cinco principales. Jerarquizar por orden de peligrosidad. Luego
comentar en parejas (tiempo: 35 min).
25
Administración del tiempo
Externos
Internos
1
2
3
4
5
2. Elaborar un cuadro de las soluciones a cada uno de los “enemigos”
señalados (tiempo: 25 min).
3. En grupos, identificar los cinco principales “enemigos del tiempo”
de la institución (cuando pertenecen a la misma). Analizar.
Elaborar un perfil, empleando, si es útil, el siguiente modelo:
Según yo
Según
Pérez
Según
López
Según
Ruiz
Calificar cada renglón con una escala del 1 (poca gravedad) al 5
(máxima gravedad). Comentar luego en grupos de 5 o 6 (tiempo:
50 min).
4. Identificar:
a) La propia experiencia más afortunada y exitosa en el manejo
de su tiempo.
b) La más desafortunada.
Analizar los factores y causas. Comentar en pequeños grupos
(tiempo: 20 min).
5. Ampliar y completar el cuadro de “enemigos del tiempo” en sus
dos partes: los externos y los internos (tiempo: 25 min).
6. Escribir la peor interrupción que cada uno encuentra en su trabajo
actual, y tres maneras de combatirla.
26
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Nuestros
enemigos
1
2
3
4
5
6
Personalidad y
administración del tiempo
OBJETIVOS
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• Los participantes sabrán explicar cómo la administración del
tiempo es un tema de madurez psicológica y valores humanos, y
no sólo de instructivos técnicos y de estrategias.
• Podrán identificar las relaciones entre la administración del
tiempo y la autodisciplina, y también entre el uso del tiempo y la
capacidad de tomar decisiones.
• Realizarán un examen objetivo de sus propias escalas de valores,
concientizándolos, aclarándolos, reafirmándolos y, si es el caso,
modificándolos.
• Sabrán describir sus objetivos vitales y ubicar dentro del contexto
de éstos sus objetivos laborales.
EL USO DEL TIEMPO:
REFLEJO DE LA PERSONALIDAD
Toda administración implica la personalidad del administrador, máxime
cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona.
27
Administración del tiempo
Ya lo explicamos: administrar el tiempo es administrar la vida;
malgastar el tiempo es malgastar la vida.
La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la
personalidad: “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres”.
Nos hallamos no ante un problema de técnicas sino de actitudes
básicas; no de aprendizaje conceptual sino de compromisos vitales;
no de recetas sino de reeducación; no de simples estrategias sino de
madurez humana; no de adoctrinamiento sino de expresión espontánea,
vital y creativa.
TIEMPO Y VALORES HUMANOS
De lo anterior se desprende cómo manejan su tiempo, en formas muy
diversas, el individuo materialista, el hedonista, el perfeccionista, el
idealista soñador, el bohemio, el burócrata rutinizado, el artista, el
científico, el empresario, el religioso contemplativo, el “grillo” político,
etcétera.
Por ello, si bien es posible hasta cierto punto programar “desde
fuera” el tiempo de trabajo de un individuo, no es posible programarle
el tiempo vital. Eso sería una burda violación a la intimidad personal.
Cuestión de valores, voluntad, autodisciplina y madurez.
EL HOMBRE SUPERIOR
Y EL HOMBRE MEDIOCRE
¡Cuántas personas que murieron entre los 30 y 40 años de edad
recorrieron largos caminos y pasaron a la historia como grandes figuras
del arte, la ciencia y la política! ¡Y cuántos otros, viviendo hasta los 75
y 80 años, no lograron dejar una pequeña estela luminosa.
* El tema de los valores inconscientes es muy amplio y no podemos
profundizarlo aquí. Por ello remitimos al lector al libro Clarificación de
valores en la administración, del mismo autor (Ed. McGraw-Hill).
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De igual manera, manejamos nuestro tiempo de diversa manera a
los 5 años de edad, a los 15, a los 25 y a los 60. Están de por medio los
valores de cada individuo: los conscientes y los inconscientes. Ellos nos
motivan a obrar y determinar nuestros intereses y nuestros gustos.*
Personalidad y administración. . .
Uno de los distintivos inconfundibles del hombre superior es que
sabe siempre hacia dónde va.
Gerry Achenbch, director de la cadena de supermercados Piggly
Wiggly Southern lo expresa con claridad: “Quien elige vivir una vida
plena, debe comprender la importancia del tiempo y de la autodisciplina.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar
de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad
para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos
hacer porque no son más fáciles o agradables. Enfrentándonos a los
asuntos en vez de posponerlos, tendremos más tiempo para hacer las
cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos
nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y
nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a
dominarse a sí mismo”.
El reverso de la medalla lo tenemos en la persona indecisa, pasiva,
confusa, manipulada, poco concientizada y extraña a sí misma. Dicha
persona camina a tientas y dando tumbos, o bien, se detiene perpleja
ante las frecuentes encrucijadas del camino.
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Conviene recordar el significado original de decidir, decisión. Son
palabras afines a in-cidir, in-cisión, circun-cidar, circun-cisión, pre-cisión,
pre-ciso, con-cisión, con-ciso. Decídere, en latín, significa cortar por lo
sano. Y esto es lo que sucede en las elecciones: se corta, porque quien
decide deja algo, renuncia y se autolimita.
El uso de nuestro tiempo es resultado de miles de pequeñas y
grandes elecciones cada día, cada hora y aun cada minuto.
Luis XIV, el “Rey Sol”, decía: “la decisión supone espíritu de señor”.
Esto significa que se requiere fuerza de voluntad para involucrarse en
actividades valiosas y para mantenerse en pie tras los fracasos, vencer
los temores, resistir a lo fácil que tenemos enfrente y renunciar a la
satisfacción inmediata a favor de la utilidad remota.
En la contraportada del libro de Lakein, How to get control of your
time and your life (Cómo obtener el control de su vida y su tiempo),
los editores ponderan los méritos de la obra. Presentan tres frases en
grandes caracteres rojos; la que nos interesa reza así: How to build your
willpower (Cómo construir su fuerza de voluntad). Es significativa esta
traducción del uso del tiempo en términos de fuerza de voluntad.
Una de las expresiones más características de la personalidad es el
uso del tiempo libre, un tema que va adquiriendo enorme trascendencia
y que trataremos en el capítulo 11.
29
Administración del tiempo
PRÁCTICAS
1. Analizar rasgos de la propia personalidad a partir de cómo se
administra el tiempo es un buen ejercicio de instrospección,
diagnóstico y análisis psicológico. Comentar en parejas (tiempo:
25 min).
2. Señalar qué aspectos de la programación y manejo del propio
tiempo son verdaderamente personales y libres de toda imposición
desde fuera (tiempo: 15 min).
3. Elaborar durante cuatro minutos una “Declaración de mis propósitos vitales”, indicando lo que más se anhela conseguir en la
vida y participándolo al grupo (tiempo: 45 min).
4. Platicar sobre el propio método de toma de decisiones. Ayudarse
mutuamente a evaluarlo y, si es el caso, a rectificarlo (tiempo:
20 min).
6. Tomar una hoja de papel tamaño carta. Dejar un margen a la
izquierda, escribir en 20 renglones “las 20 cosas que más me
gustan, o me gustaría, hacer”. Luego jerarquizar, numerando en
el margen del 1 al 20, por orden de importancia. Comentar en
grupos, ayudándose mutuamente a deducir y aclarar sus valores y,
a partir de ellos, a mejorar el uso del propio tiempo (tiempo: 45
min).
7. Preparar y pronunciar un minidiscurso (de dos minutos) sobre el
tema: “Cómo influye mi escala de valores en la administración de
mi tiempo” (tiempo: 35 min).
30
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
5. Marcar en la “pizza” del tiempo el tiempo laboral y el tiempo
vital. Decidir sí se está conforme con la proporción que guardan
entre sí. Discutir la situación ideal en que el tiempo laboral fuera
también tiempo vital, en el sentido explicado (tiempo: 20 min).
7
Programación
y rendimiento del tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes sabrán señalar la íntima relación entre el
rendimiento del tiempo y la programación de las actividades.
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• Repasarán –o aprenderán– las cuatro fases del proceso administrativo requeridas como condición sine qua non por el manejo
eficaz del tiempo.
• Examinarán sus propias conductas frente a cada uno de los
principios básicos de la buena administración del tiempo.
•
Aprenderán la práctica del “Registro de tiempo diario” y se
motivarán a emplearla
EL TIEMPO
Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Siempre que me encuentro ante la tarea de desarrollar un tema
académico por primera vez ante un público, me gusta pedir la opinión
de amigos competentes en la respectiva materia. Tengo la experiencia
de que formular preguntas en forma directa a tales personas permite
obtener con facilidad material interesante y valioso. La primera vez que
me tocó dar un seminario de administración del tiempo quise conocer el
31
Administración del tiempo
punto de vista de una persona que admiro por su eficiencia y capacidad
de disfrutar la vida. Mi amigo jamás ha estudiado el tema. Su respuesta
a mi pregunta de cómo mejorar el tiempo –respuesta inmediata, segura,
directa, categórica– consistió en tres palabras: “Lo primero, planear”.
En efecto, la mayor parte de las actividades de la vida moderna son
complejas, sufriendo la interacción de muy diversos factores. Pretender
que converjan en forma espontánea hacia nuestros objetivos y bienestar
es tanto como pretender que arrojando al azar mil tipos de imprenta
resulte una página de poesía limpiamente redactada.
Todos somos administradores, en el sentido de que a todos nos toca
manejar recursos heterogéneos y situaciones que nos abren camino
hacia el logro de nuestros objetivos.
La administración es un proceso que pasa a través de por lo menos
cuatro fases:
Planeación
1
2 Organización
3
Operación
Figura 7-1. Proceso de administración.
CONTROLAR O DEJARSE MANEJAR
Lo contrario a la planeación es el mexicanísimo “hacerse bolas”, el “ahí
se va” o el “a ver qué sale”.
En la vida tomada en su conjunto, y en sus diversas etapas y escenas,
se nos presentan dos alternativas muy diferentes: a) determinar nuestro
camino y b) ser juguetes de las circunstancias.
Si es absurdo gastar nuestro tiempo en constantes reacciones
y acomodaciones a los planes de otros, entonces la alternativa b) es
insensata.
32
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Control 4
Programación y rendimiento del. . .
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
Principios generales: teóricos
• El tiempo es un acuerdo noble y justo que se distribuye equitativamente a pobres y ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y
ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay, ni más
ni menos.
• Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones.
La mayoría de las personas no sabemos de manera exacta cómo lo
estamos administrando.
• La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo
surgen de actuar sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear
igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y
nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo).
• Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma
importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden
de prioridades.
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• Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias
y factores, toda programación del tiempo personal deber ser
flexible para poder adaptarse a los imprevistos.
• En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo
importante (lo urgente es lo que exige atención inmediata). La
tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes
a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los
problemas como si todos fueran crisis.
• El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo.
• Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber
identificarlos y dejarlos de lado redunda en un ahorro de tiempo
y de energía (principio del descuido calculado).
• El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común
de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas
de todo género.
• Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho
tiempo de las personas y de las organizaciones (alrededor de
33
Administración del tiempo
80%), y que actividades que rinden mucho consuman poco
tiempo (alrededor de 20%). Este principio es conocido como “la
regla de 80/20”.
Principios prácticos: aplicados
• Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de
su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo
está empleando (análisis del tiempo).
• Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más
tiempo del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado
se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de
mantenerse dueños de la situación.
• Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El
imponerse a sí mismo fechas límite facilita la autodisciplina y la
toma de decisiones, y de este modo favorece la eficiencia.
• Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones,
elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos.
• Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene
diseñar tales programas y controles que, por su propio peso,
reduzcan dichas interrupciones.
• Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios
objetivos en:
– Objetivos de mantenimiento: actividades de alimentación,
ejercicio, recreo, terapias…
– Objetivos de crecimiento: fortalecerse física y mentalmente,
aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos…
– Objetivos de innovación: nuevos métodos, nuevos campos de
acción, nuevas relaciones sociales, productos más creativos…
• Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y decidiendo prioridades.
34
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• Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos
periódicamente (por ejemplo, una vez al mes, o al menos cada seis
meses) parece ser la mejor garantía de no perder la orientación y
de no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias.
Programación y rendimiento del. . .
PRÁCTICAS
1. Responder en forma individual y luego platicar en tríos: ¿Tengo
bien definidos y clasificados mis objetivos?
a) ¿A largo plazo?
b) ¿A mediano plazo (1 a 3 años)?
c) ¿A corto plazo (menos de 1 año)? (Tiempo: 30 min).
2. Evocar casos personales en que haya sucumbido a la tentación
de aplazar sin necesidad. Investigar las causas y las consecuencias
(tiempo: 25 min).
3. Refiriéndose al último día laboral (tal vez el día de ayer), llenar
en forma individual el “Registro de tiempo diario” (ver pág. 34).
4. Responder: ¿a cuáles de las actividades que traigo entre manos
sería útil asignarles un plazo? (tiempo: 15 min).
5. Enumerar las interrupciones de todo tipo y los interruptores que
hayan causado más molestias. Jerarquizarlos según su gravedad.
Para cada uno anotar un par de medidas útiles de control (tiempo:
30 min).
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6. ¿Cuál fue el periodo más productivo del día de ayer? ¿Y antier?
¿Por qué?
7. En grupos de 7 u 8 personas realizar una tarea común. Por ejemplo,
preparar un artículo sobre “Los recién casados”. Deberá tocar,
uno por uno, los siguientes aspectos: 1) afectivo; 2) económico;
3) social: relaciones, amistades; 4) cultural; 5) sexual (tiempo:
40 min). Una vez realizada la tarea, analizar cómo se administró
el tiempo (tiempo: 60 min).
8. Elegir uno de los principios de la administración del tiempo.
Preparar un minidiscurso (dos minutos) sobre él. Pronunciarlo
ante el grupo. Si se prefiere, escójase al azar (tiempo: 40 min).
9. Platicar en grupos acerca del tema “La tiranía de lo urgente en
nuestra organización”. ¿Cómo se manifiesta? ¿Cómo vamos a
combatirla? (tiempo: 25 min).
10. Comentar en parejas: ¿En qué grado mi trabajo está en armonía
con el resto de mi vida? ¿O es tal vez un escape?
35
Administración del tiempo
Registro de tiempo diario
Fecha:
Objetivos de mi actividad de ese día:
A______________________________
B______________________________
C______________________________
D______________________________
Hora
8:00
Acción
Prioridad*
Comentarios
8:30
9:00
9:30
10:00
10:30
11:00
11:30
12:30
13:00
13:30
14:00
14:30
15:00
15:30
* 1 = Importante y urgente.
2 = Importante y no urgente.
3 = Urgente y poco importante.
36
4 = Mera rutina.
5 = Pérdida de tiempo.
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12:00
Programación y rendimiento del. . .
Registro de tiempo diario (continuación)
Hora
16:00
Acción
Prioridad*
Comentarios
16:30
17:00
17:30
18:00
18:30
19:00
19:30
20:00
20:30
21:00
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
21:30
Nota: Siempre que sea posible, redactar los objetivos en función de
resultados, no de actividades.
En la columna “Comentarios”, anotar si convendría delegar; si existen mejores métodos para esa acción, si dicha acción
podría eliminarse; si los objetivos involucrados son realistas y
valiosos; si convendría realizar tal acción a otra hora; etcétera.
(Tiempo: 30 min).
37
8
El tiempo del ejecutivo
OBJETIVOS
• Los participantes sabrán explicar cómo el buen o mal uso del
tiempo del ejecutivo reviste especial trascendencia en cuanto que
es multiplicador del tiempo de otros.
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• Aprenderán a identificar los enemigos específicos del tiempo del
ejecutivo.
• Identificarán los dinamismos propios de la relación jefe-secretaria,
y las maneras de aprovechar las potencialidades de esta relación
hacia un mejor rendimiento del tiempo laboral.
• Podrán reconocer con facilidad el perfil psicológico de la persona
exitosa con el tiempo y ubicarse a sí mismos con respecto a este
modelo.
• Llegarán a detectar los principales enemigos del tiempo que en
su calidad de jefes y ejecutivos los acechan.
UN TIEMPO
DE ESPECIAL TRASCENDENCIA
En el primer capítulo de este manual citamos la frase inicial de la
película de Peter Drucker sobre el tiempo: “Ser ejecutivo significa no
tener tiempo”.
39
Administración del tiempo
¿Por qué el uso del tiempo es o parece ser más dramático para el
ejecutivo que para el resto de la gente?
Existen diversas razones:
• El ejecutivo maneja tiempo especialmente diseñado para la
eficiencia y obtención de resultados.
• El ejecutivo es responsable no sólo de su propio tiempo, sino
también del tiempo de otros.
• Comparado con el burócrata, el ejecutivo vive un mayor compromiso. Es natural que sienta más las tensiones del trabajo y
que caiga en el peligro de preocuparse demasiado por sus tareas,
olvidando que “Se trabaja para vivir, no se vive para trabajar”.
Lo dicho en los capítulos anteriores sobre “los enemigos del tiempo” se
aplica al ejecutivo, pero se crean circunstancias específicas y problemas
especiales.
• Planeación deficiente, ya sea porque los objetivos no quedan
claros o porque falla su distribución en las cuatro categorías:
inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.
• Jerarquización insuficiente de prioridades.
• Incapacidad para decir “no”, fuente a su vez de múltiples interferencias extrañas.
• Poca habilidad en el manejo de las interrupciones.
• Resistencia a delegar, o el no saber cómo delegar en forma
adecuada.
• Falta de motivación y disciplina de él y su equipo.
• “Abarcar mucho y apretar poco”: el empeño en hacer demasiadas
cosas al mismo tiempo.
• Apoyo secretarial ineficiente.
MITOS
Existen también algunos mitos, que son otros tantos “ladrones del
tiempo” del ejecutivo.
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“LADRONES DEL TIEMPO” DEL EJECUTIVO
El tiempo del ejecutivo
El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más
eficiente”. Se repite la ironía del caminante que, al perder la ruta,
redobla el paso y se agita más… para no llegar a ninguna parte.
El mito del centralismo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos,
aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de los datos completos: “Hay que aplazar las decisiones
hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se
decide a tiempo, o no se decide.
El mito de la energía en el desempeño laboral: “Los resultados
son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido”. Se
centra el interés en trabajar más en vez de trabajar mejor.
El mito de la solución de problemas: “Hay que canalizar el empeño
y esfuerzo a encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya
conocemos”. Se pasa por alto que en el manejo de problemas lo básico
y anterior a la búsqueda de soluciones son los planteamientos correctos,
tan difíciles de lograr.
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El mito de la simplificación: “Hay que ahorrar tiempo mediante
soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que debe emplearse
en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se
está condenado a repetir lo que salió mal.
El mito del tiempo enemigo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le
echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y
objeto de defensa.
El mito de la puerta abierta: “El ejecutivo-jefe debe estar disponible
a todo mundo, listo siempre para dialogar”, convirtiéndose en juguete
de mil interrupciones y en interlocutor de quienes andan buscando
cómo matar el tiempo.
PRINCIPIOS SOBRE EL TIEMPO
DEL EJECUTIVO
• Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más al
momento de la ejecución, además de que los resultados serán
mejores.
41
Figura 8-1. ¿Trabajar más o trabajar mejor?
42
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Administración del tiempo
El tiempo del ejecutivo
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato,
empezando en el extremo opuesto de los objetivos vitales y
preguntándose “¿Qué es lo que tengo que –y quiero– hacer hoy?”
Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará
mejor.
• Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras,
evitar la realización demasiado correcta de tareas… que no son
las que se tienen que hacer.*
• Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con
menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener
presente el “principio del 80/20” o principio de Pareto: unos
pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número redondo)
producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el
empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a
la importancia de las tareas.
• No confundir manejo de problemas con solución de problemas.
Antes de buscar soluciones, cerciorarse de tener bien definido
el problema. Podría ser muy aconsejable inscribirse en algún
seminario de manejo creativo de problemas.
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• En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto la
responsabilidad como la autoridad correspondientes. Si se hacen
las cosas a medias, no se logra la auténtica liberación del tiempo.
• También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario
tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las
“horas de disponibilidad” con “horas de privacía”.
• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se
ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión
de los mensajes y la retroalimentación o feedback.
* Usamos una terminología que se ha ido haciendo común en la literatura
sobre administración y organización: eficiente es la actividad que logra
una proporción adecuada entre los recursos invertidos (tanto humanos
como materiales) y los resultados; o entre el input y el output, como dicen
muchos. Efectiva es la actividad que, además de ser eficiente, conduce
al logro de objetivos y a la resolución de los problemas. Por ejemplo,
gastar 30 millones de pesos de la Secretaría de Educación Pública para
construir una biblioteca en un pueblo puede ser eficiente si ese dinero
fue bien administrado, pero no efectivo si tal biblioteca no es la solución
adecuada a las necesidades culturales de la población.
43
Administración del tiempo
• Cuanto más alto sea el nivel jerárquico, tanto más tiempo se debe
asignar, proporcionalmente, a la planeación. Ver las siguientes
coordenadas:
Alta
gerencia
Control
Planeación
Gerencia
media
Niveles
Ejecución,
operación
Supervisores
Obreros
• Concentrarse en las oportunidades antes que en los problemas.
Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas dejan pasar de largo las oportunidades”. (T.W. Englstrom,
R.A. Mckenzie et al., Managing your time, Pyramid, 1967).
• Mejorar la administración del tiempo, no sólo en algunos sino en
todos los niveles de la organización.
• Dividir las actividades en “paquetes”, y buscar formas de visualizar,
tener y mantener a la vista estos bloques o unidades de cosas por
hacer (principio de la visibilidad).
• Consistiendo la gerencia en la responsabilidad y el arte de lograr
objetivos mediante otras personas, el mejor aliado del tiempo
es la capacidad de llevar buenas relaciones con el personal. Es
aconsejable capacitarse en los temas de Relaciones humanas,
Motivación, Manejo de conflictos, Integración de equipos y
Desarrollo de la creatividad.
• Hacer altamente funcional el equipo “jefe-secretaria”.
44
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Figura 8-2. Tiempo correspondiente a diversas actividades.
El tiempo del ejecutivo
EL EQUIPO JEFE-SECRETARIA
La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del ejecutivo.
Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y,
de acuerdo con esto, le compete ser la protectora de su tiempo. Esta
responsabilidad la coloca dentro del equipo administrativo, como parte
integrante, y le concede facultad y responsabilidad para:
• “Filtrar” las llamadas y las visitas.
• “Filtrar” la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos
de cartas y otros documentos.
• Preparar memoranda para las reuniones.
• Asistir a la mayoría de las reuniones.
• Mantenerse enterada de los planes y compromisos del jefe.
Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicación y de
identificación que le permita considerar los asuntos desde el punto de
vista del jefe.
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Conviene a éste conversar periódicamente con ella sobre cómo van
los asuntos de la oficina, enterarla de sus propias intenciones y enterarse
de las de ella.
Algunos autores estadounidenses (por ejemplo, Alec Mackenzie en
la sección 7 de su trabajo Managing at the top), tal vez en clima de
liberación femenina, consideran que deberá llegar a ser normal que,
al quedar vacante el cargo de un jefe cualquiera, uno de los mejores
candidatos a ocuparlo pueda ser la secretaria.
LA PERSONALIDAD
DEL EJECUTIVO EXITOSO CON EL TIEMPO
En el capítulo 6 se explicó que la administración del tiempo es una
expresión de la personalidad total. Todos nos reflejamos en nuestro
manejo del tiempo.
La administración ejecutiva y gerencial presenta, por supuesto,
facetas especiales.
45
Administración del tiempo
En este punto el ejecutivo sobresaliente:
• Es una persona muy organizada. Sólo así es capaz de organizar
también a otros para un pleno aprovechamiento de sus aportaciones.
• Es una persona decidida que no toma una y otra vez los problemas
y los asuntos, con desperdicio de tiempo y demás recursos.
• Es una persona idealista y realista que busca e imagina nuevas
rutas y nuevos métodos, pero calcula los requerimientos de
tiempo con los pies firmes sobre la tierra.
• Es una persona empática, que capta las necesidades y las reacciones
de su personal y de todos los seres humanos que se cruzan en su
camino.
• Es una persona intuitiva que capta las situaciones, aun las más
complejas, como un todo y dentro de sus contextos.
• Es una persona flexible, que admite la derrota y no se obstina en
“dar patadas contra los muros”; admite que se cometan errores y
quiere que su equipo se mantenga dispuesto a aprender.
• Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los
demás (el tiempo, es decir, las actividades, las necesidades, los
intereses, los derechos etcétera).
• Es una persona autocrítica que examina en forma periódica
las cosas que se ha propuesto hacer y ha hecho, y las que se ha
propuesto y no ha logrado.
Alan Lakein, “el gurú de la administración del tiempo”, según lo llamó
el New York Times, sintetiza todo en seis puntos concisos:
1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y
ordenarlos por orden de importancia.
2. Elaborar diariamente la lista de cosas por hacer.
3. Empezar con las “A”s, no con las “C”s, es decir, con los asuntos de
primera, no con los de tercera importancia.
4. En caso de duda, preguntarse: “¿cuál es el mejor uso de mi tiempo
en estos momentos?”
46
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• Es una persona que cree sinceramente en la gente y que sabe
delegar con facilidad; no sucumbe a la tentación de actuar como
“el hombre orquesta”.
El tiempo del ejecutivo
5. Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una
sola vez.
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en “pendientes”.
Para concluir, recordemos una anécdota de la vida de Charles Schwab,
el famoso “Rey del acero”.
Un buen día conversaba Schwab en su despacho con un tal Ivy Lee,
consultor de procesos, y le dijo: “Déme una receta para mejorar mi
manejo del tiempo, y si me funciona, lo recompensaré adecuadamente”.
Ivy Lee tenía lista la respuesta: “Primero: Cada mañana, o la tarde
anterior al retirarse de su oficina, elabore por escrito una lista de todos
los “pendientes”. Segundo: Jerarquícela, numerando los puntos según su
importancia. Tercero: Apéguese al número uno de la lista hasta que no
pueda hacer nada más en torno a él. Luego pase al número dos, y así
sucesivamente”.
A las pocas semanas Schwab entregaba a Lee, por este consejo, un
cheque de veinte mil dólares.
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PRÁCTICAS
1. Dialogar sobre el tema “¿Por qué el ejecutivo, más que otras
personas, debe ser un experto en la administración del tiempo?”
(tiempo: 20 min).
2. En la lista de los “ladrones” y de los “mitos”, señalar los tres puntos
principales de los que se carezca o hagan falta, y los tres que se
estén practicando mejor. Comentar en parejas (tiempo: 20 min).
3. Conversar sobre el tema “El teléfono como un ahorrador del
tiempo y como un enemigo del tiempo” (tiempo: 15 min).
4. Elaborar dos cuadros, con dos columnas cada uno; en el primero:
“Los enemigos del tiempo del jefe, vistos a) por él mismo; b)
por su secretaria”. En el segundo, “Los enemigos del tiempo de
la secretaria, vistos a) por ella misma; b) por su jefe”. Tomar en
cuenta interrupciones telefónicas, visitas inesperadas, reuniones
que se prolongan, falta de objetivos claros y prioridades, cambio
arbitrario de prioridades, escritorio desorganizado, delegación
inadecuada, impuntualidades, comunicación deficiente, indeci-
47
Administración del tiempo
sión, incapacidad para decir “no”, sistemas inadecuados de archivo,
trabajos a medias, hábito de aplazar y procrastinar, de “abarcar
mucho y apretar poco”, etc. Comentar luego con la secretaria o
con el jefe, según sea el caso (tiempo: 40 min).
5. Escribir “Mis cinco objetivos principales como gerente” y jerarquizarlos. Elaborar para cada uno de los objetivos una lista de
posibles actividades. Decidir cuáles se adoptarán, cuándo y cómo
(tiempo: 40 min).
6. Platicar para desarrollar el tema “Cómo convertir los objetivos
(fines), en actividades (medios concretos)” (tiempo: 25 min).
7. Escribir en equipo un artículo titulado “Liderazgo y administración
del tiempo” (tiempo: 40 min).
8. Preparar en equipo la conferencia “Cómo ayudar a nuestros
subordinados a un mejor desempeño mediante la administración
racional del tiempo” (tiempo: 45 min).
9. De igual manera, si es el caso, acerca del tema “Cómo aumentar
las ventas por medio de una mejor administración del tiempo”
(tiempo: 40 min).
11. En subgrupos, encontrar media docena de modos (recursos,
artificios) para hacer concluir, sin ofender, una visita o un telefonema que se prolongan innecesariamente (tiempo: 20 min).
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10. Entrevistar a un ejecutivo poderoso y triunfador sobre el tema
”Sus experiencias y sus métodos en la administración del tiempo”.
9
Efectos patológicos
del mal uso del tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes comprenderán que el mal uso del tiempo no se
queda en mera ineficiencia, sino que poco a poco distorsiona y
enferma a las personas.
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• Sabrán señalar por qué vías y en qué formas es patógeno el mal
uso del tiempo.
• Identificarán los efectos saludables de un uso racional del tiempo
y quedarán motivados para beneficiarse ampliamente de ellos.
EL MAL USO ES PATÓGENO
Es normal que cuando una cosa cualquiera se usa mal, haya que sufrir
consecuencias negativas. Para ilustrarlo con casos extremos, actúa
torpemente quien compra un coche de lujo y lo usa para acarrear
borregos en una brecha, o compra una licuadora para triturar guijarros,
o usa vino del Rhin para limpiar manchas en un piso.
El tiempo es la vida. Usar mal el tiempo es usar mal la vida. Sería
un milagro poder hacerlo impunemente.
Semejante deformación origina, en diversos grados, patologías tanto
somáticas como psíquicas y sociales. Las sociales las dejaremos de lado.
49
Administración del tiempo
Compete a los sociólogos, “politólogos” y moralistas analizar cómo el
mal uso comunitario del tiempo provoca estancamiento, subdesarrollo
y vicios de todo género.
Recordemos casos célebres, como el de la sociedad romana en la
época tardía del Imperio, cuando el eslogan de moda era “panem et
circenses” (pan y juegos del circo), hasta que el monolito que era aquel
poderoso estado tuvo que desintegrarse.
Los efectos somáticos y psíquicos serán considerados juntos;
recordemos que toda enfermedad es psicosomática.
DOS TIPOS DE MAL USO
Distingamos dos tipos de mal uso del tiempo:
1. Por vaciedad (falta de actividad).
2. Por congestión (sobreactividad).
MAL USO DEL TIEMPO POR VACIEDAD
Las personas que viven sin objetivos, sin ideales, matando el tiempo,
se exponen a efectos patológicos que en general resultan poco visibles
en la juventud, pero que hacen crisis en la segunda mitad de la vida,
tomando las formas de esterilidad, insatisfacción difusa y existencial,
hastío de la vida y la tristeza honda de las manos vacías.
Dicha crisis se fragua alrededor de los 45 años, cuando se define la
vivencia de que la vida pasa volando y de que la frase más fuerte ya se
quedó atrás para siempre. De aquí a la depresión el paso es muy corto.
MAL USO POR CONGESTIÓN
Es el peligro de los líderes, de los organizadores, de muchos artistas
triunfadores, de los ejecutivos ambiciosos y dinámicos, acosados por
50
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Podemos explicar esta distinción con una analogía; por ejemplo, una
persona puede sufrir malestares digestivos: 1) por no comer, o bien 2)
por comer demasiado.
Efectos patológicos. . .
un mundo de presiones: diluvios de información, agenda saturada de
compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadísima, exigencias
de estatus social, etcétera.
Se habla entonces del estrés. Esta palabra de origen inglés conjuga
dos fenómenos diferentes: por una parte, jalar, estirar; y por la otra,
comprimir, apretar. De este modo fusiona el significado de dos palabras
españolas: tensión y presión.
Recientes estudios de Randall S. Schuler, de la Universidad de Ohio,
han demostrado una estrecha correlación entre el fenómeno del estrís y
el manejo del tiempo.
Las manifestaciones más conocidas son hipertensión, úlcera gástrica,
colitis, jaqueca, enfermedades cutáneas y propensión al infarto y en el
plano psíquico, irritabilidad, susceptibilidad, obsesividad, tendencia a la
suspicacia, así como incapacidad de relajarse y de disfrutar.
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Por otro lado, es compatible la intensa y habitual actividad laboral
con la vida más sana. En la sección 8 de su ya citada obra Mackenzie cita
al Dr. Charles Hummel, presidente del Barrington College de Rhode
Island:
“El trabajo arduo no nos afecta. Todos sabemos lo que es
trabajar a un ritmo acelerado durante horas y horas, totalmente
absortos en una labor importante. El cansancio que se origina
encuentra su recompensa en la sensación de logro y satisfacción.
No es trabajo pesado en sí, sino la duda y el temor de los que
producen ansiedad, al repasar el mes o el año y sentir la opresión
de las tareas que quedaron sin terminar. Sentimos con desazón
que hemos dejado de hacer cosas importantes. La avalancha
o alud de demandas de otras personas nos han llevado a la
frustración… Nos damos cuenta de que nos hemos convertido
en esclavos de la tiranía de lo urgente”.
Una de las necesidades humanas más características es la “necesidad de
estructura”. Requerimos ubicarnos en la doble coordenada del espacio
y del tiempo. Así como nos sentimos mal cuando nos desorientamos, es
decir, cuando nos desestructuramos en el espacio, así también es natural
que nos sintamos mal cuando nos desestructuramos en el tiempo; y se
desestructura con respecto al tiempo quien no logra visualizar y sentir
sus compromisos como acomodados en compartimientos (que son los
calendarios, los horarios y los programas de trabajo), sino como apiñados
sobre sí en desorden.
51
Administración del tiempo
Podríamos añadir un largo capítulo titulado “Psicopatología del trabajo
mal enfocado” y analizar el manejo laboral desde el punto de vista de
la psiquiatría clínica, teniendo en cuenta que del trabajo derivan casi la
mitad de nuestras emociones.
En el trabajo se imprimen las huellas de la individualidad existencial.
Es imposible entender las labores individuales fuera del contexto del
sistema sociológico total. El trabajo es expresión del sistema de pareja,
del sistema familiar (familia primaria y familia secundaria), del sistema
cultural del país, de la época y de otros factores.
La casuística es muy variada. Por ejemplo:
• El niño, hijo de un padre irresponsable y una madre dedicada
y activa. Si es blando y conformista, tenderá a reproducir la
irresponsabilidad del padre con cierto fatalismo.
• En el mismo caso, si el niño es duro y rebelde, desarrollará una
reacción opuesta, que lo llevará a impedir que su familia repita
las experiencias que él tuvo que soportar, y será un obsesivo.
• El individuo dominado por su mujer, que compensa siendo un
jefe tiránico y autoritario en la empresa.
• El individuo sujeto y sumiso en el trabajo, que compensa siendo
prepotente y autoritario con su mujer e hijos.
• El anciano que, consciente de la cercanía de su fin, busca
desesperadamente modos de trascender y dejar testimonio de sí.
• El sujeto víctima de un traumatismo craneoencefálico fuerte, que
cae en un delirio ocupacional.
Es muy interesante el estudio del trabajo –y del tiempo que éste
absorbe y maneja– como campo de fuerzas psíquicas de autoafirmación,
dominio, sumisión, obsesividad, evasión, creatividad y de una amplia
gama de desplazamientos en las líneas que acabamos de mencionar.
Pero en este seminario no nos compete la tarea de profundizar en
aspectos psiquiátricos.
TIEMPO Y SALUD
Acabemos con el claroscuro. El buen uso del tiempo es fuente de:
• Orden.
• Serenidad.
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TIEMPO Y NEUROSIS: PSICOPATOLOGÍAS
Efectos patológicos. . .
• Eficiencia.
• Seguridad.
• Liberación.
• Interés por la vida.
• Satisfacción que se irradia en torno.
• En una palabra, es fuente de salud física y mental.
PRÁCTICAS
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1. Relatar experiencias personales que ilustren el tema “El uso del
tiempo y la salud somática y psíquica” (tiempo: 20 min).
2. Identificar situaciones en las que una tarea al mismo tiempo
importante y desagradable provoque estrés. Tratar de enfrentarla
con la siguiente estrategia:
a) Reconocer no sólo la importancia, sino también el disgusto
que produce dicha tarea.
b) Concienciar cómo la demora en ejecutarla crea más conflicto,
y cómo conviene aplicar aquello de que “al mal paso darle
prisa”.
c) Automotivarse para crear interés y entusiasmo que neutralice
el rechazo y venza las resistencias a actuar.
d) Prometerse a sí mismo algún premio al concluir airosamente
la tarea (tiempo: 35 min).
3. Para los casos en que una persona se encuentra ante prioridades
abrumadoras, Alan Lakein propone una técnica que él denomina:
“del queso suizo” (Swiss Cheese Method). Consiste en “hacerle
agujeros” a la tarea ingrata para debilitarla. En concreto, dedicarle
tiempos brevísimos –de cinco minutos– que él llama “tareas
instantáneas”, y de este modo ir adentrándose insensiblemente
en el escabroso terreno. Aplicar esta técnica a alguna tarea o
“pendiente” de este género, o ver cómo se hubiera aplicado en
alguna situación pasada. (Cf. Lakein, A.: How to get control of
your time and your life. New American Library, Nueva York,
1974, pp. 100-108).
4. Resolver el siguiente caso:
Se debe salir de la casa a las 9:15 para hacer una serie de
encargos y estar de regreso a las 13:00 horas.
53
Administración del tiempo
De la casa a la estación se hace 1/4 de hora. La receptoría de
rentas cierra a las 10:00. Los comercios y el correo cierran a las
12:00; la panadería abre a las 11:00.
El recorrido debe ser a pie.
Los encargos y compromisos son los siguientes:
• Llevar un par de zapatos al zapatero.
• Recoger una máquina de escribir en el taller.
• Llevar un traje a la tintorería.
• Mandar una carta certificada por correo.
• Pagar los impuestos.
• Comprar $200 de pan.
• Comprar 1 kg de carne.
• Recoger a unos amigos en la estación a las 12:30 horas.
• Comprar un libro.
• Comprar mantequilla en la lechería.
Correo
Lechería
Receptoría
de rentas
Casa
Tintorería
Panadería
Librería
54
Estación
Taller
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Zapatería
Carnicería
Efectos patológicos. . .
El plano adjunto ubica los lugares donde tienen que realizarse las
diligencias. Señalar con el número 1 el lugar donde conviene ir primero;
con el número 2, el segundo lugar, y así sucesivamente, hasta terminar
todas las diligencias, para que a las 13:00 horas se esté de regreso en
casa.
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Cuando se haya encontrado la solución, discutirla en grupos.
(Tiempo: 40 min).
55
10
Uso creativo del tiempo
OBJETIVOS
• Los participantes sabrán explicar la diferencia entre uso productivo y uso creativo del tiempo.
• Conocerán la dinámica de los principios del uso creativo y sabrán
aplicarlos: a) al tiempo personal, y b) al tiempo laboral.
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• Analizarán sus actuales hábitos al respecto para concientizarse
de su grado de creatividad, o eventualmente de su simple
productividad o improductividad.
MÁS ALLÁ DEL USO PRODUCTIVO
Un barrendero, un peón de albañil o un obrero que se pasa el día
empacando botellas pueden ocupar su tiempo laboral durante meses
y años en tareas positivas y constructivas, pero rutinarias. No nos
atrevemos a condenarlos. Sin embargo, admitiremos, que una legítima
y muy honda ambición nos impulsa a emplear nuestro tiempo no sólo
de manera positiva, sino también creativa; no funcionando en forma
automática y repetitiva, sino desarrollándonos y “expresándonos” como
seres humanos libres.
En siglos pasados la sociedad tradicional, conservadora y autoritaria,
determinaba la mayoría de las actividades, dejando poco margen a la
autoexpresión. En cambio, hoy los caminos, las opciones, las alternativas
57
Administración del tiempo
y las posibilidades de elección se han multiplicado. Ya no podemos dejar
de enfrentarnos al tema del uso creativo del tiempo.
Este aspecto se relaciona con el tema de nuestro siguiente capítulo
(“El tiempo libre”), y remite a otro tipo de literatura: los libros y cursos
acerca de la creatividad, atributo esencial del hombre.* El campo es
muy amplio, y debe ser objeto de estudio especial.
Cada ser humano es único e irrepetible. Cada vida humana se va
forjando, día con día, en circunstancias concretas. Y así como no hay
dos vidas humanas iguales, tampoco hay dos personas que administren
exactamente igual su tiempo. Unos son más libres, otros más esclavos;
unos son más dinámicos, otros más pasivos; unos más creativos, otros
más rutinarios.
Ser dueños de nuestro tiempo es ser dueños de nuestra vida. Antes
que las metas laborales están las metas personales. Las laborales pueden
ser impuestas por los jefes, los engranajes de la institución y por las
demandas de los clientes. Las personales, en cambio, son la más viva
expresión de nuestro ser y la más halagüeña promesa de satisfacer
nuestras aspiraciones.
• Desarrollar el sentido de libertad personal. Considerar la
vida como un reto que cada persona debe afrontar y resolver
airosamente.
• Crear en torno a uno mismo una atmósfera de serenidad, alegría,
esperanza, dinamismo, espontaneidad y diálogo. El diálogo
genuino inspira, abre horizontes y ahorra tiempo, enriqueciendo
a las personas con las experiencias de quienes llevan ya muchas
“horas de vuelo”.
• Valorizar y disfrutar lo que se hace. La actividad placentera implica más compromiso, más agilidad, más eficiencia y menos
gasto de energía.
• Para lograr lo anterior se debe tener siempre una actividad laboral
adecuada al modo de ser. Y si no se tiene, se debe tener el valor de
dejarla y buscar otra.
* Cf. Rodríguez Estrada M. Manual de creatividad, Trillas, México, 1985; y
Psicología de la creatividad, Pax, México, 1986.
58
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PRINCIPIOS DEL TIEMPO CREATIVO
El tiempo: ¿Un enemigo o. . .
• Cultivar la capacidad de vivir intensamente el “aquí y ahora”.
Comprometerse a fondo con la realidad, no manejándose con
base en clichés, sino respondiendo a las situaciones en lo que
tienen de únicas, atento a captar su dinámica vitalidad.
• Dado que muchas de las actividades laborales se desarrollan
en contextos de grupos, valorizar al equipo. Reconocer las
aportaciones de cada miembro, disfrutando la interacción y
permitiendo así que se liberen las energías más auténticas de
todos y cada uno.
PRÁCTICAS
1. Dentro del propio manejo del tiempo, identificar los periodos
o momentos de uso creativo. Luego, en grupos, discutir cómo
ampliar y mejorar estos tiempos (tiempo: 40 min).
2. Conversar sobre el tema “¿Por qué en este momento histórico,
mucho más que en épocas pasadas, es imperativo desarrollar la
propia creatividad?” (Tiempo: 30 min).
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3. Seleccionar uno de los principios del tiempo creativo. Preparar
minidiscursos para ilustrar la importancia del principio elegido y
motivar a otros sobre el mismo (tiempo: 35 min).
4. Cumplir esta consigna: “Se nos pide emplear la siguiente media
hora en la forma más interesante y beneficiosa para todo el
grupo”. No se dan más indicaciones. Al final hacer comentarios.
(Tiempo: 40 min).
5. Teniendo en cuenta que buena parte de nuestra vida psíquica es
inconsciente, tratar de concienciar la propia escala de valores, y
cotejar con ella las actividades actuales para ver si son congruentes
o deben reorientarse. Considerar amor, amistad, lealtad, prestigio,
ciencia, información, arte, salud, dinero, comodidad, lujo, seguridad, honor, poder, religión, verdad, fama, etcétera (tiempo:
40 min).
59
11
Tiempo libre
y desarrollo personal
OBJETIVOS
• Los participantes aprenderán las diversas clasificaciones del
tiempo no laboral.
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• Se concientizarán de la importancia que, desde la época clásica,
la humanidad ha concedido al tiempo libre, y sabrán relacionarlo
con la cultura y el progreso.
• Sabrán enumerar y explicar las principales funciones del tiempo
libre, motivándose a sacar el máximo provecho de ellas.
UN TIEMPO DIFÍCIL DE CLASIFICAR
“¿Amas la vida? Entonces no desperdicies el tiempo, pues es la materia
misma de la vida.” Así reflexionaba y aconsejaba Benjamín Franklin.
Trabajamos para vivir, no vivimos para trabajar. El tiempo de trabajo
no abarca las 24 horas de los 365 días del año.
Tenemos mucho tiempo fuera del trabajo. ¿Cómo definir este
tiempo no laboral?
La clasificación del tiempo no es simple ni fácil. Fuera de las 8 horas
de trabajo no todo es descanso y ocio. Nos vemos precisados a atender
61
Administración del tiempo
nuestras necesidades fisiológicas (comer, dormir), sociales (vestirnos,
bañarnos, rasurarnos. . .), a ir a consulta médica, a pagar contribuciones, a aprender inglés (que no es muy útil), a asistir a las reuniones de
la Asociación de Padres de Familia, a prestar ayuda a otras personas,
etcétera.
Varios autores proponen diversas clasificaciones del tiempo no
laboral:
• Tiempo psicológico, socioeconómico, sociocultural y libre. (Giani
Toto).*
• Tiempo fisiológico, cultural, desocupado y verdaderamente libre.
(Frederic Munné).†
• Ocio y semiocio. (Joffre Duzmazedier).‡
TEORÍAS ANTIGUAS Y MODERNAS
Entre los griegos del siglo VI a de C, se empezó a valorizar el ocio
–scolh– como el prerrequisito para la sabiduría y la filosofía, que
proporcionaba la paz y la contemplación creativa requerida por quienes
buscaban dedicarse a la “theoria”.
Aristóteles argumentaba que el ocio es mejor que el trabajo, pues se
trabaja para lograr el ocio, y no viceversa.
Sólo a los hombre libres les estaba dado disfrutar del ocio creativo.
Es interesante observar cómo de la palabra scolh (ocio), deriva casi
toda la terminología moderna relacionada con la escuela: escolar,
escolaridad, escolástico; y en inglés scholar, que quiere decir científico.
Los romanos, más pragmáticos, no llegaron a idealizar tanto el
ocio. Vieron la vida como una alternancia de otium (ocio) y nec-otium
* Cf. Sociología del tiempo libre. Castellote, Madrid, 1971.
† Cf. Psicosociología del tiempo libre: un enfoque crítico. Limusa, México,
1980, cap. 5.
‡ Cf. Hacia una civilización del ocio. Estela, Barcelona, 1968.
62
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Desde hace siglos, el tiempo adquirió el rango de un verdadero
problema filosófico y antropológico; hoy representa uno de los campos
más polémicos entre la ideología capitalista y la socialista.
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Tiempo libre y. . .
(negocio, trabajos), pero atribuyeron al trabajo el carácter de fin y al
ocio el de medio.
Uno de los más ilustres filósofos latinos, Séneca, dedicó al tema uno
de sus libros: De otio.
La Edad Media Cristiana, en su culto por la vida contemplativa,
reafirmó el ocio como situación ideal para los religiosos y demás
personas ansiosas de encontrar a Dios.
La incipiente Edad Moderna trajo un cambio de perspectiva: el
ocio como ociosidad, como no hacer nada, privilegio de ciertas clases y
plataforma de estatus social. A todos nos resultan familiares las cortes
europeas de los siglos XVII y XVIII como paraísos de holgazanes, ufanos
del “dolce far niente”.
No podía faltar la reacción a semejante estado de cosas: algunos
grupos protestantes (puritanos, calvinistas) valoraban el trabajo como
símbolo de progreso y fuente de capital, y relegaban el ocio a la infame
categoría de “madre de todos los vicios”.
En el siglo XIX el marxismo empezó a ver en el tiempo libre un
fenómeno transformador del trabajo y, por lo mismo, del hombre. El
tiempo libre, antes que el de trabajo, determina el existir humano.
El termómetro de la riqueza social reside, paradójicamente, más en el
tiempo libre que en el tiempo de trabajo.
Marx pronostica para el futuro la síntesis dialéctica de trabajo y
ocio sobre la base de la libertad. Sólo con la libertad el ocio puede ser
tiempo libre. No sólo tiempo libre de trabajo, sino tiempo de trabajo
libre. El ocio, fuente de autonomía, es la compensación más adecuada
para la alienación causada por el maquinismo moderno. Por otro lado,
la creciente automatización originada por la tecnología moderna, ha
abierto grandes oportunidades para la liberación del hombre.
Ya en el siglo XX, tocó a las Naciones Unidas en 1948 “canonizar al
ocio”, incluyendo entre los derechos fundamentales del ser humano el
derecho al tiempo libre.
FUNCIONES DEL TIEMPO LIBRE
Dentro de estas perspectivas dinámicas, el tiempo libre es ante todo:
• Elección de actividades.
• Compensación a las prisas, agitación y desasosiego de la vida
moderna.
63
Administración del tiempo
• Mecanismo regulador de la personalidad.
• Principio de individualización vs. presiones a la conformidad.
• Campo de autodeterminación vs. hábitos de dependencia.
En general, es mecanismo reductor de desequilibrios de diversa índole.
Como tal, el tiempo libre no es un apéndice al trabajo; no es un tiempo
negativo y residual, sino fuente fecunda de nuevos valores. “El tiempo
libre es el tiempo de la libertad para la libertad”.*
El reverso de la medalla está en los ricos saciados y hastiados,
condenados a “matar el tiempo” en un aburrimiento mortal. El reverso
son también los países desarrollados, como Suecia o Dinamarca, donde
todas las necesidades materiales se hallan cubiertas, y donde para
muchos ya no hay nada por qué luchar; donde acecha la desesperanza
y el hastío mortal por lo cotidianamente repetido, por la soledad, por la
uniformidad gris y, sobre todo, por la falta de objetivos estimulantes y
de ideas. Es temible un vacío que destruye el interés por la vida.
TIEMPO DE VIVIR:
UN TIEMPO DE PLENITUD
Sólo hay una cosa más bella que el trabajo; es el descanso. Se trabaja
precisamente para descansar. Se suda para enjugar el sudor. Se desgasta
uno para recrearse.
Hay por ahí una definicioncilla de hombre, presumida e inexacta que,
para colmo de males, acuñaron en la lengua de los romanos: el “Homo
faber”, el hombre es un ser que trabaja. Los romanos se la pasaban
campechanamente, romanamente, en baños, comilonas, pláticas, fiestas
y algún etcétera pompeyamente. De los griegos aprendieron a alquilatar
el enorme precio del descanso según supieron que el ocio es el padre
de la cultura.
Yo, prefiero la otra y más plena definición de hombre, el “Homo
ludens” que, en su genuina acepción latina, significa que el hombre es
un ser que descansa, que crea, que contempla, que goza. Porque sólo
en el descanso el hombre recobra su libertad y señorío, emprende todas
* Cf. Munné, op. cit. pp. 105.
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© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Vamos a cerrar con los párrafos de Joaquín Antonio Peñalosa, en un
artículo publicado en El Occidente de Guadalajara el 1 de julio de 1983.
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Tiempo libre y. . .
aquellas obras más afines a sus gustos y aptitudes y se encuentra más
fácilmente consigo mismo, con la naturaleza y con los demás.
Ningún día más radiante que el séptimo día. Ningunos meses
más esperados como estos de julio y agosto en que cuantos enseñan o
estudian salen o entran de vacaciones. Meses con “olor a holanes de mar
y flecos de montaña”.
Ya sé que los ejecutivos que tienen corazón de cardes y alma de
escritorio metálico, los licenciados en administración de empresas,
los capitanes de la producción, los príncipes de la mercadotecnia, se
rasgarán los coordinados de seda y acrilán, los trajes de poliéster y lana
australiana. ¿Vacaciones, cuando el país requiere de mayor trabajo?
Sufren el síndrome de esta época que es aprovechar el tiempo a
marchas forzadas. Porque “el tiempo es dinero”, como vulgarmente
no debería decirse. En la mentalidad consumista del hombre
contemporáneo, el descanso y las vacaciones equivalen a perder tiempo,
dejar de producir, dejar de ganar. “Homo faber, acuérdate que eres
maquinista y en máquina te has de convertir”. Esto es puro masoquismo
y deshumanización.
El escritor francés Gerard Bassiere, en su libro “Préstame tus ojos”,
traducido al español el año pasado, refiere que un día encontró en París
a un ama de casa que regresaba del mercado con un ramito de flores.
“No puedo comer carne todos los días”, le dijo. “Economizo para
poder comprar una flor”.
Díganme ustedes si no es sabiduría pura la de esta pobre mujer que,
a su manera, luchaba contra el “utilitarismo chato” que todo lo marca
con un signo de pesos, contra las falsas economías que son tacañerías,
contra la mentalidad de ser un esclavo del deber, tan esclavo que ya no
siente la necesidad de la belleza y de los actos gratuitos.
El ocio no es la ociosidad. El descanso no es la pereza. Las vacaciones
no son la huida del deber para “rascarse la barriga”. La verdad es que el
hombre que descansa no se convierte en el hombre que flojea. No es un
exiliado de la obligación, un prófugo del trabajo, ni un parásito, sino un
hombre de recreación.
Una vez desligado de las ocupaciones rutinarias y cronometradas,
impuestas y fatigantes, el individuo en vacaciones entra a otra clase de
ocupaciones a las que puede dedicarse libremente, desinteresadamente,
sin presiones externas ni intereses económicos. Las vacaciones son el
reino jubiloso de la libertad y de la gratitud.
Benditas vacaciones, cuando se economiza para poder comprar
una flor.”
65
Administración del tiempo
PRÁCTICAS
1. Elaborar un cuadro de este tipo.
Mi grado de satisfacción en el:
Tiempo de trabajo
0
1
2
3
4
5
Tiempo para asuntos personales y
familiares
Tiempo para la superación
Tiempo libre diario
Tiempo libre de fin de semana
Tiempo libre de vacaciones
Calificar cada renglón con una escala de cero (pésimo) a
5 (óptimo).
(Tiempo: 25 min).
2. En grupos, redactar consejos útiles (uno por grupo) para motivar
a las personas a mejorar el uso del tiempo (tiempo: 25 min).
4. A la luz de los aprendizajes logrados en este seminario, elaborar
una nueva “pizza” del tiempo. Comparar con la que se elaboró
al principio. Afinar y ver el modo de comprometerse con ella
(tiempo: 25 min).
5. Leer y meditar el poema “En paz” de Amado Nervo.
66
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
3. Pensar en tres actividades importantes que se necesiten o se
desee realizar. Encontrar para cada una un modo: a) más sencillo
o simple, b) más fácil, c) más rápido, d) más agradable y e) más
económico (tiempo: 25 min).
Tiempo libre y. . .
En paz
Muy cerca de mi ocaso, yo te bendigo, Vida,
porque nunca me diste ni esperanza fallida,
ni trabajamos injustos, ni pena inmerecida;
porque veo al final de mi rudo camino
que yo fui el arquitecto de mi propio destino;
que si extraje las mieles o la hiel de las cosas,
fue porque en ellas puse hiel o mieles sabrosas:
cuando planté rosales coseché siempre rosas.
. . .Cierto, a mis lozanías va a seguir el invierno:
¡mas tú no me dijiste que mayo fuese eterno!
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Hallé sin duda largas las noches de mis penas;
mas no me prometiste tú sólo noches buenas;
y en cambio tuve algunas santamente serenas. . .
Amé, fui amado, el sol acarició mi faz.
¡Vida, nada me debes! ¡Vida, estamos en paz!
67
Conclusiones
Hacer una ronda en la que se expresen los siguientes puntos:
• ¿Cuáles fueron las experiencias más interesantes de este
seminario?
• ¿Qué hemos aprendido de él:
a) En la línea de los conocimientos?
b) En la línea del cambio de actitudes?
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
• ¿Cómo hacer que estos aprendizajes florezcan en conductas más
adecuadas?
• El instructor podrá entregar a cada uno como recuerdo –o
señalar en el manual, si todos lo tienen– el siguiente “Decálogo
de administración del tiempo”, y pedirles que expresen sus
reacciones a los diversos puntos.
DECÁLOGO DE ADMINISTRACIÓN
DEL TIEMPO
1. El tiempo es un recurso no renovable. Rechazar la ilusión de que
se puede recuperar el tiempo perdido.
2. Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo
en qué y cómo lo estás gastando actualmente.
3. Desde el momento en que lo organizas, el tiempo es un amigo y
un aliado. Para el jefe es un activo. La sabiduría popular dice: “El
tiempo es oro”.
69
Administración del tiempo
Se sugiere el siguiente material audiovisual para apoyar los seminarios*:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Administre su tiempo para aumentar sus ventas.
Delegue, no abdique.
El tiempo en tu vida.
Estar a tiempo, principio de responsabilidad.
Juego del tiempo.
La administración de nuestro tiempo.
Tiempo es dinero.
Tiempo para pensar.
Un equipo de dos.
Un día perfectamente normal.
* No disponible en Editorial El Manual Moderno.
70
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
4. El tiempo no vuela. La escasez del tiempo es una ilusión que
resulta de administrarlo mal. El mejor generador del tiempo es la
buena administración.
5. Los peores “ladrones” del tiempo son: falta de planeación,
desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y concentrarse
en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.
6. La administración del tiempo laboral es esencialmente un
esfuerzo de equipo. El trabajo en grupo implica coordinación de
actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo
es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda una
organización.
7. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la
realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente que arduamente. El tiempo que un ejecutivo debe
dedicar a la planeación aumenta en la medida en que sube su
nivel jerárquico.
8. Antes de abandonar la oficina, emplea los últimos minutos en
planear por escrito la jornada siguiente para ahorrar varias horas.
9. Todo ejecutivo debe planear periodos de concentración ininterrumpida. La secretaria es la clave para el uso efectivo del
tiempo, pues es la protectora del mismo.
10. Lo importante en la vida no es hacer lo que se quiere, sino querer
lo que se hace.
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Bibliografía
Anderson N.: Trabajo y ocio. Ed. Revista de Derecho Privado, Madrid,
1975.
Cooper J: Cómo hacer más en menos tiempo. Ed. Azteca, México, 1964.
De Grazia S.: Tiempo, trabajo y ocio. Colección Semilla y Surco, Tecno,
Madrid, 1966.
Douglas Ma. y Douglas D.: Managing your time, managing your work,
managing your self. Amacom, Nueva York, 1980.
Dumazedier J.: Hacia una civilización del ocio. Estela, Barcelona, 1968.
Fromm, E.: Psicoanálisis de la sociedad contemporánea. Fondo de
Cultura Económica, México, 1976.
Grand-Ruiz, B.H.: El hombre y el Tiempo. Ed. Clepsidra, Buenos Aires,
1981.
Grossin W.: Trabajo y tiempo. Nova Terra, Barcelona, 1974.
Huizinga, J.: Homo ludens. Emecé, Buenos Aires, 1968.
Kalpan, M.: Leisure, Theory and Policy. John Wiley & Sons, Nueva
York, 1975.
Lakein, A.: How to get control of your time and your life. New American
Library, Nueva York, 1974.
Mackenzie A.: La trampa del tiempo. Editora técnica, México, 1974.
Mackey, J. T.: El manejo del tiempo. Herrero Hnos., México, 1982.
Mannheim, K.: Libertad, poder y planificación democrática. Fondo de
Cultura Económica, México, 1953.
Moles, A.: Sociodinámica de la cultura. Paidós, Buenos Aires, 1978.
Munné, F.: Psicología del tiempo libre. Un enfoque crítico. Limusa,
México, 1980.
Soule, G.: Time for living. Viking, Nueva York, 1955.
Toffler, A.: La tercera ola. Edivisión, México, 1980.
Winston, S.: Cómo organizarse. Diana, México, 1982.
71
© Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito.
Material audiovisual*
22´
C
010
La administración de nuestro tiempo.
29´
C
245
El tiempo de su vida.
30´
C
283
Administre su tiempo para aumentar sus
ventas.
20´
C
388
Tiempo para pensar.
30´
C
391
El tiempo es dinero.
27´
C
512
Un día perfectamente normal.
11´
C
536
Principio de responsabilidad: estar a tiempo.
34´
C
559
Ocio.
14´
C
921
Juego del tiempo.
25´
C
1,000
El vendedor y su tiempo.
28´
C
1,129
Administración positiva del tiempo.
* Este material no está disponible en Editorial El Manual Moderno.
Nota: Existe también una serie de 6 audiocassettes de los Doctores Merrill
E. Douglas y Larry Baker, titulado: “La Nueva Administración del tiempo”
73
Esta obra ha sido publicada por
Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V.
y se han terminado los trabajos de esta
decimoséptima reimpresión de la segunda edición
el 21 de Octubre de 2011,
en los talleres de
Comercializadora Kuahutli, S.A de C.V.,
Agua Caliente No. 61,
Col. Agrícola Pantlitlán, C.P. 08100
México, D.F.
17a. reimpresión, 2011
•