Uploaded by vkandaurov07

Барвенов, С., Демьянко С. - Компьютер в работе юриста. Обучающий курс (2012)

advertisement
С. А. Барвенов, С. В. Демьянко
КОМПЬЮТЕР
В РАБОТЕ ЮРИСТА
Обучающий курс
Минск
«ТетраСистемс»
УДК 004.382.7
ББК 32.973.26
Б24
А в т о р ы: кандидат физико-математических наук, доцент кафедры общей математики и информатики ММФ БГУ Барвенов С. А.; кандидат физико-математических наук, доцент кафедры общей математики и информатики ММФ БГУ
Демьянко С. В.
Р е ц е н з е н т ы: доктор физико-математических наук, профессор, заведующий кафедрой компьютерных технологий и систем ФПМИ БГУ Таранчук В. Б.;
кандидат юридических наук, доцент, заведующий кафедрой теории и истории
государства и права ЮФ БГУ Калинин С. А.
Б24
Барвенов, С. А.
Компьютер в работе юриста. Обучающий курс / С. А. Барвенов, С. В. Демьянко. – Минск : ТетраСистемс, 2012. – 256 с.
ISBN 978-985-536-357-7.
Издание предназначено для обучения юристов грамотному и эффективному использованию компьютера, приобретения необходимых
навыков работы в Windows, справочных правовых системах Консультант и Эталон, текстовом редакторе Word, электронной таблице Excel,
приложении для создания презентации PowerPoint. Разобраны конкретные ситуации, возникающие в юридической практике, и решение
проблем средствами, предоставляемыми Microsoft Office.
Эта книга ориентирована как на пользователей, уже имеющих опыт
работы, которые желают систематизировать свои знания, так и на студентов юридических специальностей, которые изучают современные
офисные пакеты.
УДК 004.382.7
ББК 32.973.26
Учебное издание
Барвенов Сергей Александрович, Демьянко Светлана Владимировна
КОМПЬЮТЕР В РАБОТЕ ЮРИСТА
Обучающий курс
Ответственный за выпуск А. Д. Титов
Подписано в печать 26.09.2012. Формат 60 84 1/16. Бумага типографская № 2. Печать офсетная. Усл. печ. л. 8,40. Уч.-изд. л. 6,8. Тираж 1500 экз. Заказ
Научно-техническое общество с ограниченной ответственностью «ТетраСистемс». ЛИ № 02330/0494056 от 03.02.2009. Ул. Железнодорожная, 9, 220014,
г. Минск. Тел. 219-74-01, e-mail: [email protected], http://www.ts.by.
Унитарное полиграфическое предприятие «Витебская областная типография».
ЛП № 02330/0494165 от 03.04.2009. Ул. Щербакова-Набережная, 4, 210015,
г. Витебск.
ISBN 978-985-536-357-7
© Барвенов С. А., Демьянко С. В., 2012
© Оформление. НТООО «ТетраСистемс», 2012
ВВЕДЕНИЕ
В современном мире любой специалист, в том числе юрист, немыслим без владения информационными технологиями, которые
основаны на работе с текстовыми процессорами, электронными
таблицами, базами данных, мультимедиа-приложениями, средствами интернет-интранет общения. Основная проблема многих
пользователей-юристов заключается в том, что они не знают команд, которые позволяют удобно и легко пользоваться компьютером. Конечно, после изучения этой книги вы не превратитесь
в знатока Microsoft Office, но приобретете достаточный уровень
знаний, чтобы почувствовать себя комфортно при работе с документами, а также выполнять типовые операции быстро и легко.
Эта книга поможет вам овладеть основами эффективного использования компьютера на вашем рабочем месте в повседневной работе.
Материал книги основан на курсе лекций и лабораторных занятий, которые авторы преподают на юридическом факультете
Белорусского государственного университета.
Данные для выполнения заданий, указания, пояснения размещены на сайте InfoLawyer.narod.ru. Там же можно оставлять свои
замечания, предложения и отзывы.
Для кого написана эта книга
Книга рассчитана на две категории читателей. Первая категория – студенты-правоведы, которые с помощью нашего пособия
смогут изучить современные офисные пакеты в рамках курса
«Основы информационных технологий».
Ко второй категории относятся юристы, которые хотят научиться грамотно и эффективно использовать всю мощь компьютера, установленного на их рабочем месте.
Отметим важный момент: в наше время базовый набор практических навыков использования информационных технологий
имеют практически все люди. Они приобрели их или в школе,
или в процессе самостоятельной работы. С учетом этого основной задачей, которую авторы ставят перед собой, является формирование у читателя специфических навыков, необходимых для
эффективного использования компьютерных технологий именно
в сфере профессиональной деятельности юриста.
По работе на ПК существует огромное количество разнообразных учебников и пособий. Используя их, даже неподготовленный
3
пользователь сможет в какой-то мере освоить простейшие приемы
работы с электронными документами. Однако основным недостатком подавляющего большинства этих книг является ориентация на широкую аудиторию читателей. Это приводит к слишком
обобщенной подаче материала, не учитывающей специфику профессии читателя. В результате, например, юрист может освоить те
знания, которые в его деятельности никогда ему не понадобятся,
и в то же время не уметь выполнить простейшие операции обработки и анализа данных, например, при составлении отчетов для
подведения итогов своей профессиональной деятельности, перевода числовой информации в процентный формат, визуализации
данных правовых исследований и т. д.
Чего нет в этой книге
На персональном компьютере юриста обычно установлено несколько десятков пакетов программ. Это могут быть как общеизвестные программы, так и специфические системы, используемые
лишь в той организации, где работает пользователь.
Авторы не ставили целью рассказать о работе во многих программах. Наоборот, описываются только те пакеты и функции,
которые, по нашему мнению, использует большинство пользователей. Исходя из этого мы исключили из книги упоминание о
макросах в Microsoft Office, информацию о том, что можно делать
с графическими изображениями в Word и т. п. Для подавляющего
большинства юристов эти сведения излишни.
Книгу не стоит рассматривать как справочник по основным функциям Word, Excel, Консультант и т. д. Желающим можно порекомендовать использовать книги из серий «для начинающих», «для
чайников» и т. п. Мы ставили перед собой задачу научить читателя
быстро и эффективно выполнять типовые действия на компьютере.
Как работать с книгой
Книга представляет собой сборник заданий и теоретический
материал. Каждая из глав посвящена работе в отдельной программе и не связана с другими главами. Это позволит читателю оптимизировать работу с книгой: можно работать только с той частью,
которая в данный момент вам необходима.
Хотя это и необязательно, но авторы предполагают, что читатель будет выполнять задания внутри каждой главы последовательно. В книге многие задания носят «сквозной» характер, т. е.
выполнение следующего задания основано на результатах преды4
дущего, поэтому не стоит «перепрыгивать» через задания. Если
в тексте встречается пример, то его также необходимо самостоятельно выполнить, используя приведенные рекомендации.
С какой версией Office работать
В данный момент распространение имеют несколько версий
MS Office (ХР, 2003, 2007, 2010). До появления Office 2007 внешний вид программ различался незначительно. Однако интерфейс последних версий сильно отличается от предыдущих, поскольку вместо меню теперь используется так называемая «лента».
Но это все мало влияет на работу пользователя.
К счастью, внешний вид диалоговых окон во всех версиях
Office практически не различается. В книге указаны команды для
Office 97–2003. Если есть принципиальное отличие, то приводится последовательность действий и в Office 2007–2010.
Если на вашем компьютере установлен MS Office 2007 или
Office 2010, то можно поставить дополнительный модуль «Classic
Menu for Office», который изменяет интерфейс пакета таким образом, что он становится похож на предыдущие версии (на сайте
InfoLawyer.narod.ru имеется соответствующая ссылка).
Пиктограммы, обозначения и соглашения
Пиктограмма указывает на задание, которое необходимо самостоятельно выполнить.
Пиктограмма указывает на замечания, содержащие дополнительные сведения об описываемой функции. Таким же
образом помечаются дополнительные комментарии к заданиям
для самостоятельного выполнения.
Пиктограмма указывает на важные инструкции или рекомендации, которым стоит следовать.
В книге для сокращения объема текста принято стандартное
сокращение команд меню. Так, вместо фразы «Выберите в меню
пункт Сервис, затем выберите строку Параметры, затем зайдите
на закладку Вид и включите индикатор Сетка» в дальнейшем будет указано: Сервис Параметры Вид Сетка.
Если особо не указано в тексте, то фразы «щелкнуть на объекте»
и «перетянуть объект» означают работу левой кнопкой мыши.
Формулировка «Нажмите клавишу CTRL и, не отпуская ее, потяните мышью закладку выбранного листа вдоль ряда закладок.
Сначала отпустите кнопку мыши, а затем клавишу» будет сокра5
щена следующим образом: «CTRL +перетягивайте закладку выбранного листа вдоль ряда закладок».
Завершение работы с диалоговыми окнами осуществляется
нажатием кнопки ОК или аналогичной кнопки в окне с содержательной надписью на ней (Сохранить, Открыть, Найти), поэтому в тексте эти действия в большинстве случаев не приводятся.
Поскольку почти все операции в Windows-приложениях можно выполнить несколькими способами, то в тексте будут указаны
несколько из этих способов. При этом символом
будут помечаться инструкции по использованию мыши,
символом
будут отмечены комбинации клавиш, которые надо нажать
на клавиатуре, за символом
будут следовать команды, которые необходимо выбрать в
меню программы, а за
— в динамическом меню.
Выбор одного из этих вариантов оставлен на усмотрение читателя, хотя рекомендуется попробовать каждый из них. Однако
учитывайте, что использование клавиатуры – самый быстрый
способ выполнить большинство действий.
6
Глава 1
ОС WINDOWS
Что такое операционная система (ОС)? Это набор программ,
которые управляют основными действиями вычислительной системы, обеспечивают взаимодействие пользователя с аппаратными
средствами, организуют работу устройств, составляющих компьютер. Кроме того, ОС осуществляет взаимодействие аппаратуры
друг с другом, позволяет выполнять все остальные программы.
Конечно, компьютер, на котором вы будете работать, скорее
всего, обслуживает системный администратор, который отвечает
за то, чтобы у вас было установлено необходимое программное
обеспечение, и оно корректно работало и т. п. Несомненно, в круг
его должностных обязанностей входит устранение по вашей просьбе неполадок в работе ПК и изменение конфигурации Windows.
Однако не стоит прибегать к услугам «системщика» каждый раз,
когда необходимо выполнить простейшие операции по настройке параметров работы отдельных программ или установке нового
программного обеспечения (естественно, если подобные действия
вам позволены). По этой причине первая глава посвящена именно
данной части работы юриста − грамотной работе в Windows, настройке ОС Windows «под себя».
Мы предполагаем, что читатель умеет выполнять основные
операции в Windows:
• работать с мышью и окнами;
• запускать приложения;
• копировать и перемещать файлы между дисками и каталогами и т. д.
С учетом этого сразу опишем несколько способов упростить и
сделать более эффективной вашу работу на компьютере.
1.1. НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ В WINDOWS
1.1.1. Клавиатурные комбинации
В левой части современных клавиатур (рядом с клавишей пробела) расположена специальная клавиша Windows ( ). Приведем список сочетаний клавиш, которые позволяют ускорить выполнение часто используемых операций в Windows.
7
Сочетание
клавиш
+М
+ Shift +M
+Е
+F
+L
Alt+F4
Ctrl+F4
Alt+Tab
Alt+Enter
Действие
Главное меню, т. е. нажатие на кнопку «Пуск»
Свернуть все окна, т. е. показать рабочий стол
Восстановить свернутые окна
Запустить проводник
Поиск файлов и папок
Блокировка компьютера либо переключение пользователей
Закрытие текущего окна
Закрытие активного документа в программе
Переключение между открытыми окнами
Просмотр свойств выбранного элемента
Полный перечень сочетаний клавиш можно найти в справочной системе Windows (Пуск Справка и поддержка, в строке поиска введите
«Сочетания клавиш», в появившихся результатах поиска выберите раздел
«Общие сведения о сочетаниях клавиш в Windows»).
1.1.2. Просмотр системной информации
При решении многих проблем, возникающих при работе на
компьютере, важно знать, какое именно программное обеспечение установлено и какова конфигурация устройств компьютера.
Пользователь должен самостоятельно уметь получить такого рода
информацию и сообщить ее системному администратору.
Краткая информация об установленной версии Windows, типе
процессора и его тактовой частоте, объеме оперативной памяти
(ОЗУ) выводится в диалоговом окне «Свойства системы». Чтобы
отобразить это окно, выполните:
Пуск Панель управления Система (В Windows7 Пуск Панель управления Система и безопасность Система)
или
правый щелчок мышью по Мой компьютер, Свойства Общие.
Для получения более полной информации о системе (установленные устройства, программное обеспечение и т. д.) существуют специализированные программы. В частности, одна из таких программ поставляется вместе с Windows и вызывается так:
Пуск Программы Стандартные Служебные Сведения
о системе.
8
Рис. 1.1
В этой программе в левой части окна выбирается раздел, а в
правой отображается информация. Например, на рис. 1.1 (мы перешли в раздел «Диски») видно, что на компьютере установлен
диск фирмы FUJITSU размера 37,27 Гигабайт.
1.1.3. Завершение работы зависшего приложения
Если приложение зависло, т. е. не реагирует на команды, подаваемые с клавиатуры и с помощью мыши, то его не удастся завершить обычным способом. В таком случае нужно нажать комбинацию Ctrl + Shift + Esc и в диалоговом окне «Диспетчер задач
Windows» на вкладке «Приложения» выделить программу, которая
помечена как Не отвечает и нажать на кнопку «Снять задачу».
1.1.4. Работа с файлами
Ярлыки
Ярлык – ссылка на любой элемент, доступный на компьютере
(документ, программа, файл, папка, диск, другой компьютер в сети
и др.). Использование ярлыков позволяет ссылаться на объект,
например, с рабочего стола или меню Пуск. Это ускоряет доступ к
часто используемым объектам.
9
Например, если вам постоянно надо открывать папку, в которой
вы готовите дипломную работу, а она находится по адресу «D:\Моя
папка\Отчеты\Май-2012\В_печать», то каждый раз открывать
ее в проводнике долго. Проще создать на рабочем столе (или в другом месте, которое постоянно у вас открыто) ярлык к этой папке.
Для этого:
• перейдите в программе Мой компьютер к нужному элементу — файлу, программе, папке. Выделите этот элемент;
• Файл Создать ярлык. (В Windows7 строка меню, в которой
и находится пункт меню «Файл», обычно не видна. В этом случае
нажмите на Alt и меню появится в верхней строке окна Мой
компьютер);
• измените размеры окна, чтобы стал виден рабочий стол. Перетащите созданный ярлык на рабочий стол (или в иное требуемое место).
Можно поступать и иначе, если ярлык должен появиться именно на рабочем столе:
• перейдите в программе Мой компьютер к нужному элементу — файлу, программе, папке. Выделите этот элемент;
• Файл Отправить Рабочий стол.
О том, как добавлять собственные ярлыки в меню Пуск и в панель Быстрого запуска рассказано в 1.2 «Настройка Windows».
Как узнать, какой объект скрывается за ярлыком
Иногда возникает ситуация: имеется ярлык, но не понятно, в
каком месте находится тот объект, на который ссылается ярлык.
Чтобы узнать, какой объект скрывается за ярлыком, выделите
ярлык и выполните:
Alt+Enter
Свойства
В открывшемся диалоговом окне на закладке Ярлык будет указана информация об объекте.
Например, на рис 1.2 показано, что ярлык «Total Commander»
ссылается на объект (т. е. программу), который хранится по адресу «C:\Program Files\totalcmd\TOTALCMD.EXE».
10
Рис. 1.2
Получение информации о файле, папке, диске
В Проводнике (программе Мой компьютер) перейдите в нужную папку и включите режим просмотра Таблица (Плитка либо
Содержимое в Windows7) следующим образом:
Вид Таблица
Вид Таблица
В результате будут отображены развернутые данные о файлах,
папках и других объектах (рис. 1.3). В частности, указываются
размер на диске, тип, дата и время создания и изменения и т. д.
Рис. 1.3
11
Если выполнить: Вид Выбор столбцов в папке…, то можно выбрать,
какие именно сведения будут отображаться в окне.
Для получения информации об объекте можно также выделить
его, и выполнить:
Alt+Enter
Свойства
Изменение атрибутов файла
Для файла можно установить любую комбинацию следующих
атрибутов: только чтение, скрытый, архивный. Снимать или устанавливать самостоятельно атрибут архивный не имеет смысла,
так как он используется только программами резервного копирования, а ими пользуются немногие.
Атрибут только чтение не позволяет после редактирования
файла сохранить его с тем же именем. Многие программы таким
образом пытаются предотвратить случайное изменение файлов
неопытными пользователями.
Атрибут скрытый не позволяет неопытным пользователям видеть эти файлы в программе Проводник. Как отобразить скрытые
файлы, будет изложено в 2.4. «Установка режимов работы Проводника».
В последнее время появились вирусы, которые устанавливают атрибут скрытый для некоторых папок и файлов, а пользователь думает, что информация удалена с Flash-носителя. Естественно, что бороться с последствиями их действий довольно
просто – достаточно изменить атрибуты файлов.
Чтобы изменить атрибуты файла в Проводнике (программе
Мой компьютер) перейдите в нужную папку, выделите файл и:
Alt+Enter
Свойства
В открывшемся диалоговом окне на закладке «Общие» будет
указана информация об объекте. В нижней части этого окна можно снять или поставить галочки напротив нужных атрибутов файла (рис 1.4, а).
Аналогично можно менять атрибуты и целиком для всех файлов в папке. При этом Windows переспросит, следует ли применить изменения только к самой папке или ко всем вложенным
папкам и файлам.
12
а)
б)
Рис. 1.4
Как узнать, поместится ли информация
на сменный носитель (Flash, CD, DVD)?
В Проводнике (программе Мой компьютер) выделите папку
(или несколько папок), которую вы хотите целиком записать на
носитель, и:
Alt+Enter
Свойства
В открывшемся диалоговом окне на закладке «Общие» будет
указано количество файлов и папок, которые содержит данная
папка. Кроме того, окно содержит подсчитанный размер всех файлов в выделенных папках (см. рис. 1.4, а). Обратите внимание, что
реальный размер, который занимают файлы на диске, всегда больше, чем просто суммарный размер файлов в байтах. Это связано с
тем, что при записи на диски размеры файла всегда кратны некоторому числу килобайт.
Теперь надо узнать, сколько свободного места имеется на носителе.
В Проводнике (программе Мой компьютер) перейдите на самый верхний уровень, выделите нужный носитель, и:
Alt+Enter
Свойства
В открывшемся диалоговом окне на закладке «Общие» будет
указано, сколько имеется занятого и свободного места. Из рис. 1.4, б
13
видно, что папка «Юристы» поместится на съемном диске F:, так
как на диске F: свободно 817 Мб.
Подсчет числа и размера файлов определенного типа
В Проводнике (программе Мой компьютер) включите строку состояния: Вид Строка состояния, отсортируйте файлы по
типу: Вид Упорядочить значки Тип, выделите нужные файлы
(щелчок на первом файле, Shift + щелчок на последнем файле
из нужных вам).
В нижней строке окна Мой компьютер будет указано количество выделенных файлов (на рис. 1.5 их пять) и размер, который они
занимают (на рис. это 459 Килобайт)
Если необходимо выделить файлы, расположенные не рядом, то надо
выполнять: Ctrl + щелчок на нужных вам файлах.
Рис 1.5
Типы файлов
Различные программы сохраняют документы в различных
форматах. Чтобы ОС могла различать документы, используется
расширение файла (тип файла).
Расширение – часть названия файла, стоящая после последней точки. Например, в названии Первый_снимок.22.11.jpeg
именно jpeg является типом файла, а Первый_снимок.22.11 – это
имя файла. Подавляющее большинство программ самостоятельно добавляет к имени файла точку и расширение. Например,
Microsoft Access добавляет к имени сохраняемого вами файла
.mdb, а Microsoft Excel – .xls.
14
Именно расширение используется реестром Windows, чтобы
запустить приложение, когда вы выполняете двойной щелчок на
значке документа. Например, если сделать двойной щелчок по
значку документа
, то выбранный файл Юристы.txt,
как и любой другой документ с расширением txt, откроется в программе Notepad.exe (приложение Блокнот).
Типы файлов
Краткое описание
Документ Microsoft Word версии 97–2003
Шаблон Microsoft Word версии 97–2003
Документ Microsoft Word версии 2007
Документ в формате RTF (Rich Text Format). Служит
для переноса форматированного текста между различными текстовыми редакторами
Текстовый документ без форматирования
Документ с форматированием и внедренными объектами
Web-документ, предназначенный для размещения в сети
интернет
Презентация Microsoft PowerPoint версии 97–2003
Демонстрация PowerPoint. Запускается сразу на выполнение
Документ (таблица) Microsoft Excel версии 97–2003
Документ (таблица) Microsoft Excel версии 2007
Архив, созданный различными программами-упаковщиками с целью уменьшения размера файлов
Выполняемый файл. Программа (приложение)
Файлы, содержащие в себе параметры работы программ
Bmp, Png
Tiff
Gif
Jpeg, jpg
Графические типы файлов. Отличаются форматами хранения информации
Временные файлы, созданные различными программами
Файл без расширения
Если вы хотите открыть документ в приложении, отличном от
того, которое установлено по умолчанию, то щелкните по значку документа правой кнопкой мыши и выберите Открыть с помощью.
15
Если некоторый тип файлов не связан ни с одним из приложений, то его значок имеет вид , а при попытке открыть такой документ появится окно. В нем можно вручную выбрать программу
из списка. Если затем в нижней части окна Выбор программы установить флажок, то Windows запомнит связь между приложением
и типом файла и в дальнейшем будет запускать именно ее.
1.2. НАСТРОЙКА WINDOWS
В справочной системе Windows записано: «Настройка не самая скучная задача из тех, с которыми сталкивается пользователь
компьютера. К тому же она сделает работу приятной и повысит ее
эффективность». Согласимся с этим утверждением.
В ОС Windows инструменты, предназначенные для настройки, сосредоточены в специальном разделе, называемом «Панель
управления», переход в которую осуществляется так: Пуск Настройка Панель управления.
Для большинства объектов (меню Пуск, системные часы, регулятор громкости, рабочий стол, Мой компьютер, Сетевое окружение и др.) вызов
окна настроек доступен также из контекстного меню, которое появляется при
щелчке правой кнопки мыши на этом объекте. В контекстном меню нужный для
нас пункт «Свойства» либо «Параметры» обычно расположен последним.
Панель управления позволяет:
• изменять цветовую схему и прочие параметры оформления
Windows;
• изменять параметры работы Windows;
• добавлять или удалять программы;
• настраивать сетевые подключения и учетные записи пользователей;
• и многое другое!
Чтобы дальнейшие указания в книге совпадали с вашими
действиями на компьютере, настроим сначала меню Пуск и режим
отображения папок в Windows XP.
1. Запустите программу Мой компьютер. Выполните Сервис Свойства папки…
На вкладке «Общие» задайте «Использовать обычные папки
Windows» (рис. 1.6).
2. Щелкните правой кнопкой мыши на кнопке «Пуск» Свойства
или выполните
Пуск Панель управления Панель задач и меню «Пуск»
16
Рис. 1.6
На вкладке «Меню “Пуск”» задайте (рис.1.7) вид отображения
«Меню “Пуск”».
Рис. 1.7
1.2.1. Установка системного времени
Поясним важность этого параметра для вашей работы на следующем примере. Допустим, вы работаете над отчетом и дома, и на
работе, используя два ПК и перенося многочисленные материалы
на Flash-носителе. При этом на одном из ПК выставлено неверное
время – на 2 часа меньше, чем надо. Отслеживать вручную, какие
именно из десятков файлов вы меняли в последний сеанс работы,
проблематично. После того как вы начнете очередной сеанс работы с компьютером, отсортируете все файлы по дате и времени последнего изменения и скопируете с Flash-RAM только те файлы,
которые созданы позже, чем существующие на винчестере.
И вот в очередной раз вы скопировали старую версию одного
из файлов отчета поверх новой, потому что из-за неправильно выставленного времени его время создания оказалось на час или два
позже. Этот казус скорее всего будет обнаружен вами не сразу, а в
17
самый неподходящий момент, например за полчаса до срока сдачи
отчета начальнику.
Чтобы изменить системное время,
выполните двойной щелчок мышью по часам (они обычно расположены в правом нижнем углу экрана)
или выполните Пуск Панель управления Дата и время (В
Windows7: Пуск Панель управления Часы, язык и регион Дата
и время).
1.2.2. Изменение уровня звука
Чтобы настроить уровень звука и выбрать, какие звуки соответствуют определенным действиям Windows, вызовите диалоговое окно следующим образом:
щелчок правой кнопкой мыши по значку
(он обычно расположен в правом нижнем углу экрана рядом с часами) Настройка
аудиопараметров
или
Пуск Панель управления Звуки и аудиоустройства (В Windows7: Пуск Панель управления Оборудование и звук Звук).
В этом диалоговом окне на закладке «Звуки» можно установить звуковую схему, т. е. задать соответствие между событиями в
Windows и звуками.
1.2.3. Установка белорусской раскладки клавиатуры
Конечно же, «под рукой» при составлении документов необходимо иметь как латинскую раскладку (чаще всего используется
английская), так и кириллическую (чаще всего русская), однако
часто нужно набрать текст, используя специфические знаки и
других азбук: французской (æ, â, ê), немецкой (ß), белорусской
(ў, i). Эти символы можно, конечно, вставлять, например, в Word
с помощью встроенных механизмов (например, набрав белорусский текст с использованием символа «И» и заменив его потом по
всему тексту символом «i»), но как поступать в других программах, к примеру, в Internet Explorer? Значит, необходимо иметь несколько раскладок клавиатуры. Однако если вы установите себе
на ПК много раскладок, то переключение между ними чревато
неудобством и выливается в определенные затраты и времени, и
18
нервов (когда вы набрали фрагмент текста, использовав неверную
раскладку клавиатуры).
Разработано много различных приложений, которые исправляют
текст, набранный в неверной раскладке. Авторы используют небольшую бесплатную программу Snoop, которую можно скачать на сайте. Эта
программа не требует инсталляции. Скопируйте ее себе на компьютер, запустите ее на выполнение. Теперь, чтобы перекодировать текст достаточно его
выделить и нажать на клавиатуре ScrLck (ScroollLock).
Чтобы добавить язык (изменить параметры клавиатуры), выполните:
щелчок правой кнопкой мыши на языковой панели, на которой
указывается язык RU, или BE, или EN (она обычно расположена
в правом нижнем углу экрана) Параметры…
или
Пуск Панель управления Язык и региональные стандарты Языки Подробнее (В Windows 7: Пуск Панель управления Часы, язык и регион Смена раскладки клавиатуры Изменить клавиатуру).
В появившемся диалоговом окне «Языки и службы текстового
ввода» можно добавлять/удалять раскладки клавиатуры.
В этом же диалоговом окне «Языки и службы текстового ввода»
можно изменить сочетание клавиш для переключения между языками. Для этого нажмите на кнопку «Параметры клавиатуры…».
Доступно всего два сочетания клавиш для переключения между
раскладками клавиатуры: Ctrl + Shift либо Alt + Shift .
Если вы привыкли к одному из способов, то перестроиться бывает довольно проблематично. В таком случае на каждом новом рабочем месте проще менять параметры работы Windows, чем изменить свои привычки.
Только не забывайте после завершения работы на ПК вернуть все параметры
в исходное состояние, чтобы не портить жизнь другим пользователям этого
компьютера.
1.2.4. Установка режимов работы ´Проводникаª
Умение задавать параметры отображения файлов (т. е. то, как
именно будут выглядеть значки в Мой компьютер, Проводник, диалоговых окнах открытия и сохранения файлов в «Word», «Opera»,
«Internet Explorer» и др.) – показатель минимальных знаний
пользователя о грамотной работе в Windows.
19
Это умение стало особенно актуально в последние несколько
лет, когда широко распространились вирусы, которые рассчитаны
именно на неопытных и неграмотных пользователей. Такие вирусы, записываясь на flash-носитель, обычно имеют вид нескольких
так называемых «скрытых» файлов или каталогов либо маскируются под программы, как бы изменяя свое расширение. При этом
они сразу же изменяют параметры отображения файлов стандартными средствами Windows так, чтобы, во-первых, все «скрытые»
файлы не отображались, а во-вторых, скрывались расширения
всех файлов. Значит, если на вашем компьютере вы не видите расширений (в программе «Проводник» и т. п.), а вы твердо помните,
что они были видны во время предыдущего сеанса работы, то есть
большая вероятность того, что это следствие работы вируса. Как
изменить атрибуты файлов (скрытый, архивный, только чтение),
рассказано чуть раньше в разделе «Работа с файлами».
Чтобы изменить параметры отображения файлов и папок в
Windows, запустите программу Мой компьютер или Проводник.
(В Windows 7 обычно не видна строка меню в которой и находится пункт меню «Сервис». Тогда нажмите на Alt , и меню появится в верхней строке окна Мой компьютер). Затем выполните:
Сервис Свойства папки…(В Windows 7 Параметры папок)
Для Windows XP на вкладке «Общие» можно задать один из
видов отображения папок (каталогов) (рис. 1.8).
Рис. 1.8
На вкладке «Вид» и задаются параметры, отвечающие за представление файлов. Самые важные из них показаны на рис. 1.9.
Это:
• отображать или нет файлы в системных папках;
• скрывать или показывать расширения у файлов;
• показывать или нет скрытые файлы.
20
Рис. 1.9
По умолчанию установлен режим «Скрывать расширения…»,
что не дает возможности в частности изменить тип файла. Кроме
того, рекомендуем установить режим «Показывать скрытые файлы и папки».
Установите следующие параметры Проводника:
• выводить полный путь в панели адреса и в строке заголовка;
• отображать сведения о размере файлов в подсказках папок;
• не отображать содержимое системных папок;
• не помнить параметры отображения каждой папки;
• не скрывать защищенные и системные файлы;
• не скрывать расширения;
• показывать скрытые файлы и папки.
1.2.5. Добавление ярлыков в меню ´Пускª
и в панель ´Быстрого запускаª
Обычно во время работы на компьютере одновременно запущено несколько программ и соответственно открыто 5-6 окон, которые перекрывают друг друга. При необходимости запустить еще
одно приложение пользователь часто сталкивается со следующей
проблемой: нужный значок (ярлык) находится либо на рабочем
столе, которого под всеми окнами не видно, либо в столь разветвленном главном меню (Пуск Программы), что обнаружить и
добраться до нее требует определенных затрат времени.
Есть несколько решений этой проблемы.
Способ 1. В любой момент времени можно «добраться» до рабочего стола если, щелкнуть правой кнопкой мыши на панели за21
дач и выбрать из динамического меню «Показать рабочий стол».
Можно также воспользоваться комбинацией + М .
Способ 2. Иметь «под рукой» ярлыки для самых востребованных программ, чтобы их можно было запустить в один-два щелчка
мышью, а не блуждать долго по меню.
Есть два основных места, где обычно размещают ярлыки: меню
Пуск и панель Быстрого запуска (обычно она расположена рядом
с кнопкой Пуск). Чтобы скопировать ярлык в главное меню или
на панель Быстрого запуска, следует:
при нажатой на клавише Ctrl (курсор должен принять вид
) перетянуть выбранный вами ярлык с его текущего местоположения на кнопку Пуск. Раскроется главное меню. Теперь отпустите кнопку мыши, и ярлык появится в желаемом месте меню.
Аналогично, если при нажатой на клавише Ctrl перетянуть
выбранный вами ярлык на панель Быстрого запуска, то ярлык появится в этой панели.
Можно перетягивать ярлыки, держа нажатой правую, а не Ctrl+левую
кнопку мыши.
Чтобы удалить ярлык, щелкните правой кнопкой мыши на нем и выберите из динамического меню «Удалить».
1.2.6. Установка параметров экрана
и рабочего стола
Эта часть настройки рабочего стола и цветов окон Windows,
пожалуй, самая любимая для всех офисных работников. Сейчас
мы расскажем, где и как устанавливать разрешение экрана, менять фоновые рисунки, которые расположены на рабочем столе,
использовать заставки, которые появляются, если долго не работать с ПК и задавать цвета, которые использует Windows при выводе окон.
Разрешение экрана определяет объем данных, отображаемых
монитором. При маленьком разрешении на экране помещается
относительно небольшой объем информации (только часть редактируемого документа или веб-страницы), однако все элементы
(текст, рисунки и т. д.) крупные. Высокое разрешение позволяет увеличить количество данных отображающихся на экране, но
каждый элемент становится мельче. Вряд ли вам доведется работать с таким устаревшим экраном, который не поддерживает разрешение 1024 на 768 точек. На данный момент это де факто стан22
дарт для мониторов (для широкоформатных мониторов – 1024 на
600 точек).
Чтобы изменить в Windows XP разрешение экрана и другие
параметры, следует выполнить правый щелчок по пустому месту
рабочего стола и в динамическом меню выбрать «Свойства» (либо
Пуск Панель управления Экран). На вкладке «Параметры» перетащить ползунок «Разрешение экрана», а затем нажать кнопку
«Применить».
Аккуратнее изменяйте разрешение экрана. Учитывайте, что
монитор (особенно ЖКИ) предназначен для работы только
с определенными разрешениями. Если попытаться выставить
слишком большое разрешение, то экран может просто-напросто
погаснуть на некоторое время (обычно секунд на 15) и лишь потом вернется в нормальный режим. Именно поэтому после любых
изменений стоит нажимать кнопку «Применить», а не ОК. В этом
случае Windows переспросит, получили ли вы то, что хотели, или
стоит вернуться к предыдущему режиму.
В этом же диалоговом окне помимо вкладки «Параметры» имеются еще четыре: «Темы», «Рабочий стол», «Заставка», «Оформление». На каждой из них можно задать все возможные параметры отображения информации на мониторе.
Тема − готовый набор оформления Windows, который включает в
себя фоновый рисунок рабочего стола, набор значков для отображения элементов, звуки, сопровождающие различные события, и т. п.
Чтобы каждый раз не устанавливать по отдельности все любимые
вами параметры, сохраните тему со своим именем и затем просто
применяйте ее (если кто-либо изменил настройки на вашем ПК).
1.3. ИНСТАЛЛЯЦИЯ НЕКОТОРЫХ ПОЛЕЗНЫХ ПРОГРАММ
Для корректной работы большинства программ недостаточно
просто скопировать некий набор файлов на свой винчестер. Нужно
выполнить еще довольно много действий, которые большинству
пользователей будут неинтересными и сложными. С этой целью
используется специальный механизм – установка (инсталляция)
программного обеспечения, которая в автоматическом или полуавтоматическом режиме выполняет все необходимые операции.
Для удаления (деинсталляции) программ не стоит просто удалять с
жесткого диска соответствующую папку, так как при установке это
программное обеспечение, вероятнее всего, записало еще некоторое количество файлов в системных папках Windows. Лучше воспользоваться программами деинсталляции: Пуск Панель управления Установка и удаление
программ.
23
Выполним установку, а затем удаление бесплатного программного обеспечения Belazar (русско-белорусский переводчик).
1. На сайте BELAZAR.INFO перейдите по ссылке «Белазар
(Belazar)».
2. Перейдите по ссылке «спампаваць».
3. В разделе «Белазар (Belazar) са слоўнікам перакладаў» перейдите по ссылке «Спасылка».
4. В диалоговом окне укажите, что надо сохранить файл
BZsetup.exe на винчестере (его размер небольшой – всего
4,3 Мбайт).
5. Запустите (из папки, в которой вы сохранили файл на предыдущем шаге) файл BZsetup.exe.
6. Отвечайте на вопросы программы инсталляции. На третьем
шаге вы можете задать папку, в которую будут записаны основные
файлы программы-переводчика. Если у вас, например, мало места на
диске С:, но достаточно на других дисках, то вместо C:\Program Files\
Belazar можно указать и другой путь, нажав на кнопку «Агляд...».
7. Запустите программу Белазар (соответствующий значок появился в меню Пуск Программы) и ознакомьтесь с интерфейсом.
Язык интерфейса задается в меню Сэрвiс. Выберите, например,
белорусский интерфейс.
8. Переведем текст. Вставьте в верхнюю часть окна программы
Белазар, какой-либо фрагмент текста. Например, нажмите в программе Белазар клавишу F1 и вызовите подсказку. Перейдите в
раздел Уводзiны Агляд, выделите мышью весь текст и скопируйте его (Ctrl +С). Закройте окно справки. Теперь перейдите в верхнюю часть окна программы «Белазар» и нажмите Ctrl + V .
В меню «Тэкст» выберите «Перакласцi». Если вы неверно выбрали направление перевода (Русский Беларуский либо Беларуский Русский), то задайте его в меню Тэкст Кiрунак перакладу.
Для более удобного и привычного вида текста лучше установить
режим переноса текста по словам: Тэкст Пераносiць па словах.
9. При желании деинсталлируйте программу Белазар: Пуск
Панель управления Установка и удаление программ. В списке найдите программу Белазар и нажмите на кнопку «Удалить».
После удаления перейдите в папку, указанную вами при инсталляции (в п. 6) и убедитесь, что она полностью удалена.
1.4. СЖАТИЕ ДАННЫХ
Когда речь идет о хранении и передаче информации средствами компьютерной техники, избыточность данных приводит к воз24
растанию стоимости хранения и передачи информации. Особенно
актуальной эта проблема становится в случае передачи информа­
ции по каналам Internet. Чтобы сократить размер файлов, следует
использовать
специальные
программы-архиваторы,
которые
пе­
рекодируют информацию и запишут ее в сжатом виде. Наиболее
распространенными архиваторами являются
Обе эти программы не являются частью ОС
WinRar и WinZip.
Windows. Они при­
обретаются отдельно и должны быть установлены (проинсталли­
рованы) на компьютере. После этого они -<:<встраиваются>:> В ин­
терфейс
Windows
и позволяют легко создавать и распаковывать
архивы (архивировать данные и извлекать данные из архива).
Чтобы добавить файлы или папки в архив, выделите их в про­
грамме Мой комnъюmер (Проводнuк), и:
I ~ Файл~Добавить в архив ...
I CJr
Добавить в архив ...
Чтобы извлечь файлы или папки из архива, выполните двой­
ной щелчок по архиву. В открывшемся окне программы выделите
нужные вам файлы и перетяните их в папку, в которую надо из­
влечь сжатые файлы.
Можно поступить и так: выделите архив в программе Мой КОМ­
nъюmер (Проводнuк), и:
I~ Файл~Извлечь в текущую папку IcJr Извлечь в текущую папкуl
Отметим, что к таким типам данных, для которых потеря части
содержимого не приводит к существенному искажению информа­
ции, применяются специальные алгоритмы сжатия. При сжатии
данных происходит изменение
их содержимого, а метод сжатия
называется необратимым. Такие методы часто называются мето­
дами сжатия с регулированными потерями информации. Понятно,
что эти методы можно применять только к видео- и аудиоданным,
а также к графическим данным. Методы сжатия с регулированны­
ми потерями информации обеспечивают очень большую степень
сжатия. Примерами форматов сжатия с потерями информации
могут быть:
• JPEG - для графических данных;
• МР4, FLV - для видеоданных;
• МР3 - для аудиоданных.
Бессмысленно пытаться уменьшить размер файлов типа
mр3 или mр4, архивируя их еще раз с помощью
WinZip.
WinRar
jpeg,
или
Размер таких файлов, к сожалению, может только возрас­
ти после их упаковки архиваторами.
25
Глава
2
ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР МIСRОSОFТ WORD
Пожалуй, основные инструменты, с которым работает юрист, это правовая база данных (БД) и текстовый процессор (чаще все­
го
Word),
причем именно в
Word часто
и происходит анализ и ис­
пользование документа (ссылки на некоторые его части, цитиро­
вание и т.п.), текст которого найден в БД.
Современные текстовые процессоры умеют многое: не толь­
ко помогать пользователю вводить и форматировать текст, но и
художественно оформлять его, вставлять в документ различные
графические объекты. Однако юристам в своих документах редко
надо использовать много цветов, шрифтов или рисунков. Главное
-
текст, поэтому данная глава посвящена в первую очередь тому,
что интересно и нужно правоведам
-
обработке текста. На кон­
KpeTHыx заданиях описаны такие действия, как создание доку­
ментов различной сложности, использование стилей, грамотное
шрифтовое оформление документов, автоматизированное созда­
ние
однотипных
документов,
вставка
организационных
схем
и
диаграмм, подготовка документа к печати и др.
Отличительная особенность многих документов, с которыми
приходится иметь дело в сфере юриспруденции, - их большой объ­
ем. Эффективная работа с подобными документами в Word тре­
бует наличия специальных навыков, которые появляются только
с приобретением опыта и в процессе тренировок. Пользователь,
обладающий этими навыками, выполняет большинство основных
операций с подобными документами в несколько десятков раз
быстрее, чем обычный (даже опытный) пользователь текстовых
редакторов, который никогда не редактировал больших докумен­
тов. Это касается всех аспектов работы: начиная с перемещения
по тексту, нахождения и форматирования нужных фрагментов,
единообразного оформления однотипных фрагментов и заканчи­
вая грамотным сохранением файла.
Авторы уверены, что читатель неоднократно ранее использо­
вал Word, поэтому опустим рассказ о том, как именно начать ра­
боту с текстовым редактором и не будем приводить вид окна при­
ложения после запуска. Сразу приступим к изучению тех возмож­
ностей, о которых лишь немногие пользователи знают и редко кто
использует в своей работе.
26
2.1. ОСНОВЫ РАБОТЫ В WORD
2.1.1. Настройка Word
Как и во всех программах Microsoft Office 97–2003, параметры
работы Word задаются в диалоговом окне, которые вызывается
следующим образом: Сервис Параметры. (В Office 2007–2010:
Файл (кнопка Office) Параметры.)
Далее в тексте мы будем иногда упоминать, что некоторые
действия возможны только в том случае, если установлены определенные параметры, поэтому если какие-то действия вы не можете выполнить, то измените параметры работы Word.
Задайте следующие параметры (для Word 97–2003).
1. На закладке «Вид» (рис. 2.1) установите флажки:
показывать строку состояния, всплывающие подсказки, вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки, затенение полей –
всегда;
знаки форматирования – все;
ширина полосы стилей – 2 см.
Рис. 2.1
2. На закладке «Общие» (рис. 2.2) установите флажки:
Рис. 2.2
27
подтверждать преобразования при открытии, помнить список из
девяти файлов, единицы измерения – сантиметры, снимите флажки автоматически создавать полотно при вставке автофигур.
3. На закладке «Правка» (рис. 2.3):
установите флажки заменять выделенный фрагмент; выделение абзацев, автоматически выделять слова; показать кнопки возможностей вставки;
снимите флажки разрешить свободный ввод.
Укажите вставлять рисунки как – в тексте.
Рис. 2.3
4. На закладке «Сохранение»:
установите флажки автосохранение каждые 10 минут; запрос
на сохранение шаблона Normal.dot;
снимите флажки внедрять шрифты; внедрять лингвистические
данные.
5. На закладке «Печать» установите флажки:
преобразование А4/Letter; графические объекты.
6. Выполните Сервис Параметры автозамены. На закладке
«Автоформат при вводе»:
установите флажки прямые кавычки парными, дефисы на
тире,
снимите флажки устанавливать отступы клавишами, адреса
интернета и сетевые пути гиперссылками.
Задайте следующие параметры (для Word 2007–2010).
1. В разделе «Основные» («Общие» для Word 2010) укажите:
28
показывать мини-панель инструментов, показывать вкладку
«Разработчик» для Word 2007 (для Word 2010 «Настройка ленты»
и установите в правой части диалогового окна флажок около «Разработчик»).
2. В разделе «Экран» укажите:
показывать все знаки форматирования.
3. В разделе «Правописание» нажмите на кнопку «Параметры
автозамены». На закладке «Автоформат при вводе»:
установите флажки прямые кавычки парными; дефисы на
тире,
снимите флажки устанавливать отступы клавишами; адреса
интернета и сетевые пути гиперссылками.
4. В разделе «Сохранение» укажите:
сохранять файлы в формате «Документ Word 97-2003», автосохранение каждые 10 минут.
5. В разделе «Дополнительно»:
установите флажки заменять выделенный фрагмент, автоматически выделять слова, выделение абзацев;
снимите флажок разрешить свободный ввод.
Укажите обтекание рисунков: в тексте; затенение полей – всегда.
Число документов в списке последних файлов – 9; единицы измерения – сантиметры; ширина полосы стилей – 2 см.
Установите флажки показывать горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки; запрос на сохранение шаблона Normal.dot,
подтверждать преобразование формата файла при открытии.
Берегите зрение
Основную часть экрана должен занимать текст, с которым вы
работаете, а не панели инструментов, область задач и прочие элементы, которые Word отображает на экране. Это особенно важно
при работе на популярных сейчас широкоформатных мониторах,
у которых высота гораздо меньше, чем у обычных экранов формата 4:3. Ведь для текстового редактора важна не ширина экрана, а
то, сколько строк помещается на экране по вертикали.
Вероятно, вы не раз видели людей, у которых в Word включено много панелей («Рисование», «Таблицы и границы»,
«Настройка изображения» и т. п.) и места для работы с текстом
документа осталось уже совсем мало. Это напоминает жизнь в небольшой квартире, которая загромождена ненужной мебелью.
Вряд ли это комфортно! Поэтому прежде, чем начинать работу в
Word, с экрана следует убрать все лишнее.
29
Команды для настройки внешнего вида окна Word 97–2003
(какие панели инструментов видны, отображается ли горизонтальная и вертикальная линейки, строка состояния и т.п.) сосредоточены в меню «Вид».
Укажите (для Word 97–2003), что видны только две панели
(Стандартная и Форматирование), а все остальные – отключите следующим образом: Вид Панели инструментов.
Если панели находятся в одной строке, то расположите их друг
под другом, для чего:
щелкните на треугольнике b в самой правой части панели инструментов и выберите «Отображать кнопки на двух строках».
К счастью, в Office 2007–2010 нельзя сильно «загромоздить»
экран, поскольку в интерфейсе нет панелей инструментов. Все
команды сосредоточены на так называемой ленте, на которой
расположены все кнопки и переключатели (рис. 2.4). Однако на
широкоформатных мониторах лента все равно занимает непозволительно много места.
Рис. 2.4
Чтобы свернуть/отобразить ленту, используйте кнопку «свернуть ленту» либо нажмите сочетание клавиш Ctrl + F1 либо правый щелчок на ленте Свернуть ленту. Можно использовать и двойной щелчок на вкладках ленты, чтобы ее свернуть/отобразить.
Укажите (для Word 2007–2010), что панель быстрого доступа
находится над лентой следующим образом:
правый щелчок на ленте Разместить панель быстрого доступа над лентой.
2.1.2. Ввод текста, символов, непечатные символы
Именно текст – самое главное в любом документе. И программа Word в первую очередь является текстовым редактором. Конечно, в Word можно работать с графикой, таблицами, диаграммами и прочими объектами, которые относятся, скорее, к подготовке
30
электронных публикаций либо печатных изданий. Для таких работ целесообразнее использовать специализированное программное обеспечение.
В Word все нацелено на упрощение основного предназначения
программы – писать и редактировать. Суть текстового процессора – помочь работать с текстом. Правда, текст создает не Word, а
пользователь. И если вы безграмотно наберете текст документа,
то потом придется мучиться, пытаясь его отформатировать.
Чтобы видеть не только то, что вы набираете, но и как именно Word воспринимает то, что вы набираете на клавиатуре,
включите показ непечатных символов, для чего нажмите на кнопку ¶ на панели инструментов «Стандартная» для Word 97–2003
(на вкладке «Главная» для Word 2007–2010). На странице появятся точки между словами, знаки ¶ в конце абзацев, возможно,
символы в начале абзацев и другие подобные странные значки.
Они показывают форматирование вашего документа и называются непечатными символами.
На первых порах эти символы отвлекают ваше внимание и
даже раздражают. Однако скоро вы привыкнете и уже не сможете
работать над документом, не включив отображение этих скрытых
знаков. Ведь всегда важно и полезно оценить не только содержимое документа, но и состояние форматирования текста – расстановку пробелов, абзацев, табуляций – или понять, почему абзац не
выравнивается по центру страницы или почему, изменив размер
страницы, мы не можем отформатировать абзац так, как мы хотим.
Использование клавиши Ввод (Enter)
Набор текста в текстовых редакторах напоминает набор на пишущей машинке или запись текста в тетради. Однако есть и принципиальные отличия.
Во-первых, если мы пишем на листе бумаги, то сами отслеживаем близость правой границы страницы и переходим на новую
строку, Word же перенесет строку автоматически, вставив так называемый «мягкий» конец строки. Когда текст достигнет правого
поля страницы, мигающий I-образный курсор ввода переместится
на следующую строку и вместе с ним переносится слово, которое
полностью не поместилось на предыдущей строке.
Запомните! Нет необходимости (более того, это является
грубейшей ошибкой!) нажимать на клавишу Enter на клавиатуре в конце строки. При нажатии на эту клавишу мы сообща31
ем текстовому редактору, что в этом месте текста заканчивается не
строка, а абзац!
Пользователю изредка приходится в абзаце начать новую строку, например, при наборе названия или адреса. Чтобы вставить принудительный (жесткий) конец строки, используйте комбинацию
клавиш Shift +Enter. Мягкие концы строк вообще не отмечаются
в тексте документа, а жесткие изображаются символом «↵».
Во-вторых, невозможно вводить текст на произвольном месте
пустого листа1. Символы можно вводить только там, где уже есть
абзацы.
Многие пользователи поступают так: вставляют много пустых
абзацев и только в нужном из них что-либо печатают. Это неверный подход.
Наличие в тексте нескольких знаков абзаца подряд говорит о
низком уровне владения текстовым редактором! Поэтому дадим
еще несколько советов.
Никогда не прибегайте для перехода к новой странице к последовательному нажатию Enter до тех пор, пока не появится
новая страница. Это непрофессионально и нелепо. Ведь по мере
набора текста или при изменении текста документа новая страница, возможно, окажется совсем не там, где вы предполагали ее расположить первоначально.
Никогда не используйте пустые абзацы для того, чтобы расположить текст в желаемом месте страницы. Никогда не используйте пустые абзацы для увеличения отступа между строками текста. Для этих целей используйте форматирование абзацев,
указывая интервалы перед абзацем и после абзаца.
Работа со страницами
Чтобы изменить размер бумаги, который используется в текущем разделе2 документа, выполните двойной щелчок мышью в
1 Начиная с Word 2002, такая возможность имеется. Для этого нужно
включить режим свободного ввода (Сервис Параметры Правка). Однако мы не рекомендуем это делать, так как значительно легче правильно отформатировать текст, чем потом бороться с тем, что сотворит Word в вашем
документе. Кроме того, свободный ввод не доступен в следующих областях:
в разделах с несколькими колонками, маркированных и нумерованных списках, рядом с перемещаемыми объектами, слева и справа от рисунков с обтеканием по верхнему и нижнему краям, а также слева и справа от отступов. Как
видите, ограничений больше, чем выгод!
2 Подробнее про разделы рассказано в п. 2.3.7.
32
области полей, которые имеют серый цвет на горизонтальной линейке (см. рис. 2.7). Также можно выполнить Файл Параметры
страницы (вкладка «Разметка страницы» для Word 2007–2010).
Word не умеет легко работать со страницами. Ведь сама категория страницы относится скорее к принтеру, чем к текстовому
редактору. Несмотря на это, можно начать новую страницу в любом месте документа, создав принудительный разрыв страницы
следующим образом:
Ctrl + Enter
Вставка Разрыв Новая страница
Следующий абзац текста окажется уже на следующей странице. В режиме просмотра непечатных символов (кнопка ¶ на панели инструментов) в месте разрыва страниц отображается горизонтальная пунктирная линия и надпись Разрыв страницы.
Чтобы удалить жесткий разрыв страницы выделите его с помощью мыши и нажмите на BackSpace или Delete .
Удалять отдельную страницу Word не может. Вам придется выделить текст на странице и затем нажать BackSpace или Delete .
Чтобы перейти к нужной странице, выполните:
Ctrl + G
Правка Перейти
Чтобы распечатать текст только нужной страницы, выполните:
Ctrl + Р
Файл Печать
Укажите в разделе «Страницы» номера нужных страниц через
запятую или тире. Учтите, что если вы пронумеровали страницы1
начиная не с 1-й, то Word считает номером страницы назначенный
вами номер, а не порядковый номер страницы в документе (см.
рис. 2.5). Если нужно распечатать вторую страницу документа,
следует вводить не 2, а ее номер (например, 53, если нумерация
начиналась с 52).
1
Как нумеровать страницы рассказано в п. 2.4.3.
Рис. 2.5
33
Использование клавиши пробел
Если в рукописном тексте мы сами выбираем, какого размера
должно быть расстояние между словами, то программа Word в тот
момент, когда пользователь нажимает на клавишу Пробел , самостоятельно рассчитывает нужный размер пустого места между словами так, чтобы заполнить наилучшим образом текущую строку.
Никогда не используйте пробелы для выравнивания текста
в строках или для смещения текста вправо для создания красной строки! Для этих целей используйте форматирование абзацев
и клавишу табуляции. Наличие в тексте нескольких пробелов подряд говорит о низком уровне владения текстовым редактором!
Существуют мягкие и жесткие пробелы. Мягкий отмечается в
тексте документа символом точка «⋅», а жесткий символом кружок
«°». Именно мягкие пробелы имеют изменяемую ширину! Жесткий (неразрывный) пробел всегда одинаковой ширины и вставляется при нажатии комбинации Сtrl + Shift + Пробел .
Полезно использовать неразрывные пробелы там, где некрасиво будет
выглядеть широкий пробел, который может вставлять Word. Например, между фамилией и инициалами, между словом статья и ее номером, в нумерованном списке между числом «1.» и следующим за ним текстом и т. п.
Информация о тексте
В строке состояния (нижняя строка программы Word) отображается много полезной информации, которая поможет вам и
в процессе ввода текста, и процессе просмотра и редактирования
документа. На рис. 2.5 детально показаны элементы строки состояния для Word 97–2003 сверху и для Word 2007–2010 – внизу.
Чтобы отобразить в строке состояния Word 2007–2010 прочую
информацию, щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите
из предложенных вариантов нужный вам блок.
Если в тексте выделен фрагмент, то информация на строке состояния касается этого фрагмента. Иначе выводится информация
обо всем документе.
Полную статистическую информацию о документе можно получить следующим образом: Файл Свойства Статистика либо
Сервис Статистика (в Word 2007–2010 можно выполнить двойной щелчок на строке состояния в разделе «Число слов:…»).
34
Режимы ввода (вставка/замена)
Некоторые пользователи впадают в шок, увидев, как иногда в
Word по мере набора нового текста старый текст удаляется. Т. е. вы
вводите текст «поверх» уже существующего. Все не так уж страшно!
Просто случайно нажата клавиша Ins , которая и переключает любой редактор между двумя режимами: вставка/замещение. Повторное нажатие на эту клавишу переключит вас в нужный режим ввода.
Если к этому моменту испорчена часть текста, то отмените результаты ваших действий Правка Отменить или Ctrl + Z .
Запомните комбинацию Ctrl + Z . Она не раз спасет результаты вашей работы после случайного стирания текста и других «неудачных»
действий. Отмена работает в 99,9 % всех программ под Windows.
Удаление лишнего
И ввод текста, и его удаление выполняется с помощью клавиатуры. Для удаления ненужного используется всего две клавиши:
BackSpace и Delete . При нажатии на эти клавиши Word удалит
выделенный фрагмент1. Если выделения нет, то удаляется один
символ:
BackSpace удаляет символ слева от курсора;
Delete удаляет символ справа от курсора.
Можно значительно ускорить свою работу, если пользоваться следующими комбинациями:
Клавиатурные комбинации2
Ctrl + BackSpace
Ctrl + Delete
Действие
Удаляет сразу целое слово перед курсором
Удаляет сразу целое слово после курсора
Вставка символов
Если в текст нужно вставить символ, которого нет на клавиатуре, например §, £, ©, , или ™, то его можно выбрать в диалоговом
окне, которое вызывается так:
Вставка Символ
Выберите один из нескольких тысяч предложенных значков и
нажмите на «Вставить».
1 Подробнее о том, каким образом выделяются слова, предложения, абзацы, строки и т.д., будет рассказано в п. 2.3.5. «Работа с блоками».
2 Подробнее о клавиатурных сочетаниях можно почитать в справке
Word’а, задав запрос «сочетания клавиш». В разделе «сочетания клавиш» нажмите в правом верхнем углу на текст «Показать все», и появится полный
перечень всех существующих комбинаций клавиш.
35
Если нужный символ отсутствует, не отчаивайтесь. Выберите
в диалоговом окне «Символ» другой шрифт, например Webdings
или Wingdings. В этих шрифтах находятся всевозможные значкипиктограммы.
Для часто используемых при наборе текста знаков полезно выучить сочетания клавиш:
Знак евро: €
Тире: –
Длинное тире: —
Ctrl + Alt + E
Ctrl + минус на цифровой клавиатуре
Ctrl + Alt + минус на цифровой клавиатуре
Если вам часто нужно вставлять какой-то определенный символ1, то можно его вводить буквально «одним нажатием». Для
этого необходимо создать собственное сочетание клавиш следующим образом:
• Вставка Символ
• Выберите символ. Нажмите на кнопку «Сочетание клавиш…»
и в поле Новое сочетание клавиш нажмите то сочетание клавиш,
которое хотите назначить выбранному символу. Например, нажмите клавишу Ctrl и нужную клавишу. (Сочетания клавиш необходимо начинать с клавиши Ctrl или Alt .)
Если выбранной команде или другому элементу уже назначено
сочетание клавиш (оно отображается в поле Текущее назначение),
лучше выбрать другое сочетание клавиш.
• Нажмите кнопку «Назначить».
Подробнее о возможностях настройки клавиатуры «под себя»
рассказано на странице 42.
В новом документе наберите следующий текст, состоящий из
8 абзацев. Используйте вставку символов, чтобы поместить
первые символы в каждом абзаце. После символа вставляйте неразрывный пробел.
Важные советы по работе в Word.
Чаще сохраняйте свою работу. Приучите себя нажимать
Ctrl + Z после ввода или после форматирования каждого бло-
ка текста.
Никогда не нажимайте клавишу <Tab> чтобы задать красную
строку у абзаца. Правильно указать этот отступ в параметрах форматирования абзаца.
1
Например, при наборе этой книги приходилось неоднократно вводить
символ .
36
Никогда не используйте пробелы для смещения текста! Используйте клавишу табуляции. Вместо множества пробелов нажмите клавишу <Tab> один раз. Вместо нескольких табуляций подряд
лучше задать позицию табуляции (табулстоп).
Если вводится название документа, название организации,
адрес, то для перехода на новую строку нажимайте Shift + Enter.
Таким способом вы зададите принудительный разрыв строки. Это
удобнее для дальнейшего форматирования, чем создавать несколько абзацев, нажимая Enter.
Лучше не использовать пустые абзацы для того, чтобы задать отступы перед абзацем и после абзаца. Правильнее указать
эти отступы в параметрах форматирования абзаца.
Чтобы начать новую страницу, нажмите Ctrl + Enter. Таким
способом вы создадите разрыв страницы. Следующий абзац окажется на следующей странице.
☺ Не бойтесь экспериментировать! У вас всегда под рукой есть
команда отменить, вызываемая с помощью комбинации Ctrl + Z.
Сохраните набранный текст в личной папке в файл с именем
«Задание 1.1».
Странные подчеркивания ñ проверка
правописания и грамматики
Волнистое подчеркивание красного, зеленого или синего цвета
указывает на потенциальные ошибки в орфографии и грамматике.
Чтобы исправить неправильно набранное слово (подчеркнутое
красным цветом), щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите нужное написание из предложенных вариантов. Если Word
не смог понять, что же за слово вы хотели ввести, то исправлять
его придется вручную. Иногда Word не понимает, на каком языке
набрано слово. В этом случае щелкните по слову правой кнопкой
мыши и укажите язык.
Если вы уверены, что слово набрано правильно, но оно все равно подчеркивается, то либо пропустите его, либо добавьте в словарь, щелкнув по слову правой кнопкой мыши.
Чтобы отключить волнистое подчеркивание, выполните следующие действия:
для Word 97–2002 Сервис Параметры Правописание и снимите флажки у элементов, которые нужно отключить;
для Word 2007–2010 Файл (кнопка Office) Параметры Про
верка правописания.
В группе При исправлении правописания в Word снимите флажки у элементов, которые нужно отключить.
37
2.1.3. Форматирование текста
Заранее очень редко можно угадать, какое именно форматирование сделает текст более красивым и удобочитаемым, поэтому не
следует пытаться одновременно и вводить текст и форматировать
его. Сначала вводите текст, редактируйте его, сохраняйте результаты. Помните, что именно текст является главной частью любого
документа. Сначала пишите и только потом начинайте форматировать его, вставлять рисунки и другие объекты.
Тем не менее вы можете задать другой размер символов, другой
шрифт и т. п. и в тот момент, когда в тексте мигает I-образный указатель (его еще называют курсор вставки). Эти параметры повлияют только на вновь вводимые буквы в данном месте документа.
Но такой режим работы обычно никто не использует.
Если вы имеете документ, который надо форматировать, то,
чтобы назначать желаемые параметры, сначала придется выделить тот текстовый блок, который нужно форматировать. По
крайней мере, следующий способ выделения фрагментов вам точно известен: при нажатой левой кнопке мыши протяните курсор в
любую сторону. При этом будет выделяться содержимое документа. Другие способы, позволяющие быстро выделить такие части
текста, как слово, предложение, строку или абзац, будут указаны
чуть позже в 2.3.5 «Работа с блоками».
Чтобы задать для абзаца параметры, не нужно выделять этот абзац!
Word и так поймет, что именно к текущему абзацу (в котором находится курсор вставки) и применяются новые параметры. А вот если надо
применить одинаковые параметры сразу к нескольким соседним абзацам, то
стоит сначала их всех выделить и лишь затем устанавливать желаемые параметры выравнивания, отступов и т.п.
Одним из самых быстых и удобных способов единообразного форматирования документа является использование
Копировать формат на панели инструментов Станкнопки
формат по образцу на
дартная (Word 97–2002) или кнопки
вкладке Главная (Word 2007–2010). Поступают следующим образом:
• задают нужные параметры форматирования одного из абзацев в документе;
• выделяют этот абзац;
• выполняют двойной щелчок по кнопке;
при нажатой левой кнопке мыши выделяют тот текст документа, к которому хотят применить такой же формат.
38
Параметры форматирования текста сосредоточены для Word
2007–2010 на вкладке Главная (см. рис. 2.4), а для Word 97–2002 в
трех диалоговых окнах, вызываемых следующим образом:
Формат Шрифт ( Ctrl + D )
Формат Абзац,
Формат Граница и заливка.
Откройте документ «Задание 1.1».
1. Измените текст первого абзаца и отформатируйте абзац,
чтобы он выглядел именно так, как на рис. 2.6.
2. Для первой строки используйте шрифт Mistral или ему подобный. Для остальных строк – шрифт Arial размера 13 пунктов. В
Несколько советов по работе в Word
Чаще сохраняйте свою работу. Приучите себя нажимать
Ctrl + S после ввода или после форматирования каждого
блока текста.
Никогда не нажимайте клавишу <Tab> чтобы задать красную
строку у абзаца. Правильно указать этот отступ в параметрах форматирования абзаца.
Никогда не используйте пробелы для смещения текста!
Используйте клавишу табуляции. Вместо множества пробелов нажмите клавишу Tab один раз. Вместо нескольких
табуляций подряд лучше задать позицию табуляции (табулстоп).
Если вводится название документа, название организации, адрес, то для перехода на новую строку нажимайте
Shift + Enter. Таким способом вы зададите принудительный
разрыв строки. Это удобнее для дальнейшего форматирования, чем создавать несколько абзацев, нажимая Enter.
Лучше не использовать пустые абзацы для того, чтобы задать отступы перед и после абзаца. Правильнее указать
эти отступы в параметрах форматирования абзаца.
Чтобы начать новую страницу, нажмите Ctrl + Enter. Таким
способом вы создадите разрыв страницы. Следующий абзац окажется на следующей странице.
☺ Не бойтесь экспериментировать! У вас всегда под рукой
есть команда отменить, вызываемая с помощью комбинации Ctrl + Z.
Рис. 2.6
39
нужных местах документа задайте полужирный, курсивный и подчеркнутый шрифты. Чтобы взять слово в рамку (как в 4-м абзаце)
. Подчеркивыделите слово и используйте кнопку «Границы»
вание задается в диалоговом окне «Шрифт», которое можно вызвать так: Ctrl + D .
3. Для каждого из абзацев задайте свой уникальный цвет символов. Установите в набранном тексте размер 16 пунктов для символов, расположенных в начале абзацев. Не должно быть интервалов перед и после абзацев. Для 7 абзацев с текстом надо задать
выравнивание «по ширине», а отступы установить с помощью бегунков (рис. 2.7).
4. Сохраните отформатированный текст в файл с именем «Задание 1.2».
При форматировании названий (например, первого абзаца на
рис. 2.6) часто допускается следующий недочет, который во многих документах не очень заметен, но лучше все-таки его избегать.
Текст, который выравнивают по центру полосы набора, форматируют с помощью кнопки
на панели инструментов (либо, что то
же самое, в диалоговом окне Формат Абзац задают выравнивание
«по центру»), но при этом забывают убрать отступ первой строки.
При этом текст, располагается не в центре страницы (не от левого
до правого поля страницы), а лишь в центре части страницы от бегунка b до бегунка c на горизонтальной линейке (рис. 2.7).
Рис. 2.7
Если отступы слева и справа не очень большие, то эта ошибка
верстки не очень бросается в глаза.
Ускорьте свою работу: используйте клавиатуру
Поверьте, с помощью комбинаций клавиш гораздо быстрее выполнить любое действие, чем с помощью мыши!
Конечно, все привыкли, что в программах Windows основные
действия выполняются с помощью мыши. Однако в текстовых
редакторах мы набираем текст с клавиатуры, поэтому полезно
знать, что практически все действия в Word можно выполнять с
40
клавиатуры, не отвлекаясь на мышь! Для каждой команды существует своя комбинация клавиш (либо такую комбинацию можно
задать самому).
Приведем несколько самых важных комбинаций.
Клавиатурные комбинации1
Ctrl + Z
Ctrl + S
Ctrl + О
Ctrl + Р
Ctrl + F4
Действие
Отменить последнее действие
Сохранить файл
Открыть файл
Печать
Закрыть текущее окно
Для ускорения вашей работы, для часто используемых параметров форматирования созданы горячие клавиши, а также кнопки и списки на панелях инструментов «Форматирование» и «Границы и заливка» (в Word 2007–2010 – на вкладке Главная). Кроме
того, на горизонтальной линейке есть несколько бегунков, которые позволяют быстро задать отступы абзаца (рис. 2.7).
Клавиатурные комбинации
Ctrl + 1
Ctrl + 5
Ctrl + 2
Ctrl + L
Ctrl + R
Ctrl + J
Ctrl + Е
Ctrl + B
Ctrl + I
Ctrl + U
Действие
Задать одинарный межстрочный интервал
Задать полуторный межстрочный интервал
Задать двойной межстрочный интервал
Выровнять абзац по левому краю
Выровнять абзац по правому краю
Выровнять абзац по ширине
Выровнять абзац по центру
Применение полужирного шрифта
Применение шрифта с курсивом
Применение шрифта с подчеркиванием
Текущие сочетания клавиш показываются для кнопок панелей инструментов при наведении курсора мыши на них. А для пунктов меню
Word 97–2003 они указаны в самой строке меню. (Например, в меню «Файл»
написано: «Сохранить Ctrl+S», «Печать Ctrl+P» и т. д.)
Можно задать собственные сочетания клавиш, если вы часто
используете какое-то действие и желаете его выполнять буквально
одним нажатием кнопки. Однако будьте осторожны, если вы изменяете сочетание клавиш, к которому все привыкли, на другое, то это
1 Подробнее о клавиатурных сочетаниях можно почитать в справке Word,
задав запрос «Сочетания клавиш». В разделе «Сочетания клавиш» нажмите
в правом верхнем углу на текст «Показать все» и появится полный перечень
всех существующих комбинаций клавиш.
41
сделает невозможным его использование по первоначальному назначению. Например, почти во всех программах сочетание Ctrl + B
используется для оформления выделенного текста полужирным
шрифтом. Если назначить комбинации клавиш Ctrl + B новую
команду, то применение к тексту полужирного стиля при помощи
данного сочетания клавиш станет невозможным до тех пор, пока не
будет восстановлено исходное назначение этого сочетания клавиш
(в Word 97–2003 Сервис Настройка Клавиатура Сброс).
Для создания собственного сочетания клавиш выполните:
Сервис Настройка Клавиатура (Для Word 2010 Файл Параметры Настройка ленты Нажмите кнопку «Настройка»)
В списке «Категории» выберите категорию, которая содержит необходимую команду. В списке «Команды» выберите имя
команды1.
Перейдите в поле «Новое сочетание клавиш» и нажмите сочетание клавиш, которое требуется назначить выбранному элементу. Например, нажмите клавишу Alt и нужную клавишу. (Сочетания клавиш необходимо начинать с клавиши Ctrl , Alt или
функциональной клавиши.)
Если выбранной команде или другому элементу уже назначено
сочетание клавиш (оно отображается в поле «Текущее назначение»), лучше выбрать другое сочетание клавиш.
Нажмите кнопку «Назначить».
Добавьте сочетание клавиш Ctrl + Т для вставки графического файла в документ (нужная команда находится в категории «Вставка» и имеет имя InsertPicture). Убедитесь, что данная
комбинация действует не только в текущем документе, но и во всех
новых документах. Для этого выйдите из Word (ответив утвердительно на возможный вопрос о сохранении шаблона Normal.dot), а
затем создайте новый документ и вставьте в него рисунок с помощью комбинации Ctrl + Т .
2.1.4. Табуляции
Как уже отмечалось, ширина пробелов в тексте – величина не
постоянная, а меняющаяся в зависимости от параметров форма1Имена
имеют непривычные названия, но это только на первый взгляд.
Для тех, кто хоть немного знает английский, достаточно просто понять, как
образуются эти имена. Например, команда InsertDataTime (в категории
«Вставка») размещает в тексте текущее время и дату.
42
тирования абзаца. По этой причине невозможно выровнять текст
(расположить слова друг под другом) с помощью пробелов. Ведь
и пробелы имеют переменную ширину, да и буквы в большинстве
шрифтов также имеют неодинаковую ширину (подробнее об этом
будет рассказано позже), из-за чего возникает проблема перемещения курсора вставки на конкретное расстояние. Это можно
осуществить либо вставляя в текст таблицу (что далеко не всегда
удобно и оправданно), либо используя специальный символ табуляции, который вставляется в текст после нажатия на клавишу
Tab на клавиатуре.
Табуляция отмечается в тексте документа символом «→».
При нажатии на Tab курсор вставки перемещается на полдюйма
вправо. Если нужно переместиться на большее расстояние, то приходится несколько раз нажимать на Tab , вставляя несколько табуляций. Это,
конечно, неудобно.
Чтобы задать, где именно остановиться курсору вставки при
нажатии на клавишу Tab , необходимо расставить отметки табуляции (табулстопы) на горизонтальной линейке (рис. 2.8) либо
воспользоваться диалоговым окном Формат Табуляция (для
Word 2007–2010 Главная Абзац Табуляция).
Рис. 2.8
Текст, который будет вставляться, начиная с табулстопа, можно выровнять в зависимости от вида табуляции:
по левому краю;
по правому краю;
по центру;
по десятичному разделителю.
Чтобы удалить табулстопы, необходимо либо мышью «утянуть» значки табулстопов вниз с горизонтальной линейки
(рис. 2.8), либо воспользоваться диалоговым окном Табуляция.
Место в строке до табулстопа может быть заполнено не только
пробелами, но и заполнителями. Доступны следующие заполнители:
………………….; ----------------; __________.
43
Рис. 2.9
Чтобы задать заполнитель для табуляций, выполните следующие действия:
1) установите с помощью мыши на линейке табулстопы;
2) выполните двойной щелчок по табулстопу (выполняйте
двойной щелчок прямо на значке табуляции на горизонтальной линейке) либо выполните Формат Табуляция (в Word 97–2003);
3) в диалоговом окне Табуляция (рис. 2.9) сначала нужно выбрать нужную позицию табуляции из списка и только потом установить заполнитель и выравнивание. Учтите, что указать заполнитель вам придется для каждого табулстопа по очереди.
1. В новом документе наберите и отформатируйте следующий текст:
В инспекцию Министерства по налогам и сборам по городу Минск
ЗАЯВЛЕНИЕ
о присвоении учетного номера налогоплательщика
Заявление заполнил
(фамилия, имя, отчество заявителя)
(дата)
(подпись)
Сохраните документ в личной папке в файл с именем «Задание 1.3».
2. Используя один табулятор, сделайте четвертую строчку следующего вида:
Заявление заполнил___________________________________________
44
При этом слово «Заявление» должно быть выровнено по левому краю полосы набора, а горизонтальная полоса длиться до
правого края страницы. Для этого установите в данном абзаце
табулстоп около правой границы текста, а затем задайте для
него заполнитель.
3. Следующую строку в документе отформатируйте с помощью отступов (см. рис. 2.8) так, чтобы она располагалась посередине подчеркивания:
Заявление заполнил __________________________________________
(фамилия, имя, отчество заявителя)
4. Используя два табулятора1 (у первого выравнивание по центру, у второго – по правому краю), добавьте в текст строку следующего вида (Дата обозначает текущую дату, ФИО обозначает вашу
фамилию):
Дата .......................................... Задание выполнил ................................................ ФИО
Слова «Задание выполнил» должны быть выровнены по центру, а фамилия доходить до правого края страницы, а в качестве заполнителя слева и справа от текста «Задание выполнил» вы
должны использовать точки (для этого и придется использовать
табуляторы).
5. Вставьте пустой абзац перед строкой (дата) (подпись). Используя табуляторы с заполнителем, добейтесь того, чтобы получилась строка следующего вида (окончание подчеркивания должно быть ровно на правой границе страницы):
______
_________
(дата)
(подпись)
6. Сохраните документ.
Табулстопы незаменимы в случае представления финансовой
информации, где есть необходимость показать колонку, в которой
будут расположены некоторые суммы денег. В этом случае в абзацах, где будут находиться такие числа (с дробными частями),
нужно установить табуляцию (с выравниванием по десятичному разделителю). В результате можно получить, например, такую
«таблицу», как на рис. 2.10:
1
Не забывайте, что вам нужно нажимать на клавишу Tab на клавиатуре, а не просто установить табулстопы! В очередной раз рекомендуем включить показ непечатных символов (кнопка ¶ на панели инструментов), чтобы видеть, что в тексте документа символ «→» в том месте, где вставлена
табуляция.
45
Организация
Магазин 21
Магазин 31
Магазин 42
Магазин 5555
Сумма
111.2
123456.333
232.0
5555.55
Заведующая
Жук
Сивич
Луцкевич
ФИО
Рис 2.10
В новом документе установите выравнивание в абзаце – по
левому краю. Создайте такую таблицу, как на рис. 2.10, используя два табулстопа. Первый из них – с выравниванием по десятичному разделителю, а второй такой, чтобы фамилия распологалась по правому краю страницы. Вместо ФИО наберите свою
фамилию. Сохраните документ в файле с именем «Задание 1.4».
2.1.5. Автозамена
Каждый из вас, вводя с клавиатуры даже не очень большой
текст, вероятно, мечтал о том, чтобы можно было, как и при рукописном вводе, писать не полностью длинные слова, а сокращать их. Особенно часто такое желание возникает, если едва ли
не в каждом предложении встречаются одни и те же выражения.
Например, при наборе данной книги часто приходилось набирать
слова «документ», «документа», «документу», «документы» и т. п.
Естественно, что очень хочется набирать их так: док-та, док-ту и
т. п. К счастью, имеющаяся в Word возможность, называемая «Автозамена», позволяет нам значительно ускорить ввод текста. Все,
что нужно для этого сделать, – создать новый элемент списка автозамены: Сервис Параметры автозамены (в Word 2007–2010
Файл Параметры Правописание).
В практике юриста подобные слова и словосочетания встречаются очень часто (истец, ответчик, Республика Беларусь, заявление, судебный, закон и др.). Естественно, что понять, какое именно
слово постоянно используется в документе, пользователь сможет,
только начав набирать текст.
Когда понятно, что какое-то слово, например «решение», приходится набирать неоднократно (возможно, с различными окончаниями), необходимо выделить его и выполнить Сервис Параметры
автозамены (в Word 2007–2010 Файл Параметры Правописание). Теперь остается задать в левой части списка автозамены некое
сокращение для этого слова (например, «рш.»). Теперь каждый раз,
набирая с клавиатуры рш., мы сразу же получим в тексте решение.
46
Попробовав таким образом ускорить свою работу, вы поймете, что в правой части списка автозамены стоит вводить слова без
окончаний! Тогда набирать текст можно точно так же, как в конспекте лекций: вместо решения, набираем рш.я, вместо решение –
рш.е, вместо решению – рш.ю и т. д.
Создайте новый документ. Сохраните его в файле «Постановление».
1. Задайте шрифт Times New размера 12 пт, одинарный межстрочный интервал. Наберите (используя автозамену для слов «обвиняемого», «обвиняемый», «обвиняемому» и т. п.) текст постановления (см. приложение 1) без форматирования.
Обратите внимание, что текст «установил», «постановил» и «решил»
набран заглавными буквами. Если вы забыли при наборе нажать клавишу CapsLock или Shift , то не стоит удалять неверно набранный фрагмент
и заново его набирать. В Word есть функция, которая помогает в этих случаях: Формат Регистр или Shift + F3 .
2. Установите для слов «УСТАНОВИЛ» и «ПОСТАНОВИЛ» шрифт
разреженный на 1,5 пт (Формат (Главная) Шрифт Интервал).
Разреженным шрифтом отформатируйте текст первых двух строк.
3. Задайте выравнивание абзацев (по центру либо по ширине),
значение отступа первой строки в абзацах. Добейтесь, чтобы текст
максимально соответствовал оригиналу, приведенному в приложении 1.
Отформатируйте абзацы, содержащие слова «установил»,
«постановил» так, чтобы интервал перед абзацем и после этих
абзацев был равен 10 пт (Формат (Главная) Абзац Интервал).
Между остальными абзацами никаких дополнительных интервалов
быть не должно.
4. Отформатируйте с помощью табуляций и табулстопов две
последние строки постановления. Учтите, что фамилия судьи и
название города должны быть выровнены по правому краю текста. Для этого используйте табулятор с выравниванием по правому
краю (рис. 2.11).
Рис. 2.11
47
5. Проверьте, не допустили ли вы следующих ошибок:
• красная строка установлена с помощью пробелов либо табуляции;
• выравнивание абзацев основного текста по левому краю, а не
по ширине;
• имеются отступы перед и после абзацев в основном тексте, а
не только в заголовках;
• имеются пустые абзацы чтобы задавать отступы перед и после строк
• есть несколько пробелов подряд для выравнивания текста по
центру и другие ошибки верстки1.
• использованы не правосторонние табуляторы.
Если имеются ошибки, то вручную исправьте их.
В новом документе наберите (используя автозамену) и отформатируйте решение суда (см. приложение 1). Сохраните
документ в файле «Решение».
Учтите, что:
• текст «УСТАНОВИЛ», «РЕШИЛ» и первые две строки документа набраны разреженным шрифтом;
• текст, находящийся с 3-й по 5-ю строки сверху, отформатирован с помощью табуляций; текст в строках 6–10 отформатирован
без табуляций;
• три последние строки отформатированы с помощью табуляций. При этом важно, чтобы слова «Энск» и фамилия судьи оканчивались точно на правом краю страницы.
2.2. НЕ ТОЛЬКО ТЕКСТ...
2.2.1. Вставка рисунков
Иногда приходится в юридические документы помещать графические изображения (фотографии, рисунки, отсканированные
схемы и т.п.). Конечно, это не главная задача текстового редактора – работать с рисунками, но Word неплохо умеет это делать.
Правильнее всего настроить Word так, чтобы рисунок по умолчанию вставлялся в текст как одна (правда большая) буква. Для
этого выполните: Сервис Параметры Правка Вставлять рисунки как – в тексте (см. рис. 2.3). В Office 2007–2010 нужно проделать следующее: Файл Параметры Дополнительно Вырезание, копирование и вставка Обтекание рисунков – в тексте.
Если нужно вставить фотографию или иное изображение, со1
48
Подробнее ошибки верстки будет рассмотрены позже в п. 2.5.3.
храненное в файле, выполните: Вставка Рисунок Из файла. Чтобы разместить в документе рисунок, предоставленный Microsoft
вместе с пакетом Office, выполните: Вставка Рисунок Картинки… Начать (для Word 2007–2010: Вставка Клип… Начать).
Не стоит копировать изображения из других программ (графических
редакторов, браузеров и др.) с помощью буфера обмена. В этом случае
можно столкнуться с массой проблем. В частности, могут поменяться цвета в
рисунке, может измениться его размер. Кроме того, если скопировать рисунок с html-страницы, то при вставке Word, возможно, попытается сохранить
связь с этой страницей и создаст гиперссылку на сайт, с которого взято изображение. Чтобы избежать сложностей, сначала сохраняйте рисунки на диске
и лишь затем вставляйте их в документ. Можно также использовать и другой
алгоритм: сначала скопировать рисунок в буфер обмена, затем выполнить команду Вставка Специальная вставка Точечный рисунок либо Аппаратнонезависимый рисунок (рис. 2.12).
Рис. 2.12
После вставки графического объекта можно задавать при необходимости такие параметры рисунка, чтобы текст, например,
размещался вокруг рисунка или чтобы рисунок размещался за
текстом (как своеобразный водяной знак).
Задать размер рисунка, его положение в тексте, изменить его
яркость и т. д. можно в диалоговом окне, вызываемом следующим
образом:
Формат Рисунок
щелчок
Формат рисунка на Двойной
рисунке
Кроме того, в Word 97–2003 можно воспользоваться панелью
«Настройка изображения», а в Word 2007–2010 – вкладкой «Работа с рисунками».
В новом документе наберите официальную «шапку» документа, созданного на юридическом факультете БГУ (см.
рис. 2.13).
49
1. Сначала вставьте таблицу, состоящую из трех столбцов и
одной строки. Уберите видимые границы1 в таблице так: Формат Границы и заливка Нет. Герб БГУ (для размещения в среднем столбце) можно скопировать с сайта www.bsu.by. Чтобы герб
располагался в центре ячейки, выполните: Таблица Свойства
таблицы Ячейка По центру.
2. Добейтесь, чтобы текст в крайних ячейках выглядел именно так, как в приложении. Для этого учтите, что в первых трех
абзацах используется шрифт Times, отформатированный так:
Формат Шрифт Малые прописные, а отступы после каждого
из первых трех абзацев равен 10 пт.
3. Проверьте, что в набранном вами тексте нет нескольких пробелов подряд для выравнивания текста по центру, нет пустых абзацев (которыми любят задавать отступы между первым, вторым
и третьим абзацами неопытные пользователи) и других ошибок
верстки. При необходимости вручную удалите лишние символы
абзацев, лишние пробелы и т. д. Сохраните документ в личной папке в файл с именем «2.Бланк документа».
В результате работы необходимо получить текст, идентичный
тому, что приведен на рис. 2.13. (На рисунке отображены непечатные символы.)
Рис. 2.13
2.2.2. Объекты WordArt
В текст документа можно вставлять различные объекты, созданные в приложениях, поставляемых Microsoft вместе с Word.
В частности, специальные объекты WordArt позволяют художественно оформлять небольшие фрагменты текста.
1 Серые пунктирные линии помогают увидеть ячейки в таблице. На печати они не видны, в чем убеждаемся, выполнив Файл Предварительный
просмотр.
50
Откройте файл «Задание 1.2». Разместите на первом листе
данные о выполнившем работу (ФИО, курс, группа и прочие
данные на ваше усмотрение), оформленную в WordArt (для Word
97–2003 Вставка Рисунок Объект WordArt, в Word 2007–2010
Вставка Объект WordArt). Поместите эту информацию так, чтобы
текст «обтекал» ее по рамке (для Word 97–2003 Формат Рисунок Положение, в Word 2007–2010 Формат Обтекание текстом). Сохраните файл с именем «Задание 1.5».
2.2.3. Вставка организационной диаграммы
Объект организационная диаграмма предназначен для визуального представления иерархических отношений, в частности
между руководителями и подчиненными.
В организационной диаграмме используются следующие понятия (рис. 2.14):
Руководитель. Фигура организационной диаграммы, расположенная выше любой другой фигуры и соединенная с ней.
Помощник. Фигура в организационной диаграмме, расположенная ниже какой-либо другой фигуры и соединенная с ней
углом. Фигура помощника располагается над фигурами подчиненных той фигуры, с которой она соединена.
Подчиненный. Фигура организационной диаграммы, расположенная ниже фигуры руководителя и связанная с ней.
Коллега. Фигура в организационной диаграмме, расположенная рядом с другой фигурой и имеющая того же руководителя.
Рис. 2.14
Чтобы вставить в документ организационную диаграмму, сначала сохраните его как документ Word 97–2003, и только затем вы51
полните: Вставка Схематическая
диаграмма (В Word 2007–2010
Вставка Схема1);
выберите желаемый тип диаграммы из шести2 предложенных
видов (рис 2.15).
Для добавления фигур таких,
как руководитель и подчиненные
(помощник или сотрудник), или
для изменения параметров расположения ветвей используется панель
инструментов «Организационная
Рис. 2.15
диаграмма», выводимая вместе с
диаграммой (для Word 2007–2010 в правой части ленты появляется вкладка «Формат»).
Чтобы целиком форматировать организационную диаграмму,
используются готовые стили. Если вы не желаете автоматически
менять размеры фигур в диаграмме, то на панели «Организационная диаграмма» в раскрывающем списке «макет» снимите переключатель «Автомакет». После этого части диаграммы форматируются так же, как и любые нарисованные фигуры: двойной щелчок вызывает окно «Формат автофигуры», в котором меняются
цвет, толщина и тип линии, заливки и т.п.
Создайте новый документ. Сохраните документ с именем
«2.3.Военная прокуратура РБ» и расширением doc (Файл
(кнопка Office) сохранить как документ Word 97–2003. Вставьте
в него диаграмму, аналогичную той, которая приведена на рис. 2.16.
Отформатируйте диаграмму. Используйте шрифт Arial для «подчиненных» и шрифт Times для «руководителя». Добейтесь того,
чтобы она выглядела точно так, как на рис. 2.16 (размеры прямоугольников, границы прямоугольников, толщина соединительных
линий). Для изменения готовой диаграммы понадобится снять переключатель «Автомакет».
1 В Word 2007–2010 появился новый вид объектов, называемый SmartArt
и предназначенный для визуального представления информации. Если создать файл docX, то организационные диаграммы можно вставлять именно
таким образом: Вставка SmartArt.
2 Если создать файл docX в Word 2007–2010, то объекты SmartArt предоставляют более 100 типов визуального представления информации. Учтите,
что если вы сохраните затем этот файл с расширением doc, то эти объекты
нельзя будет редактировать. Чтобы они опять были доступны для форматирования надо будет пересохранить файл с расширением docХ.
52
ȻȿɅɈɊɍɋɋɄȺə ȼɈȿɇɇȺə ɉɊɈɄɍɊȺɌɍɊȺ
ȼɨɟɧɧɚɹ ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ ɩɨ ɧɚɞɡɨɪɭ ɡɚ ɡɚɤɨɧɧɨɫɬɶɸ ɧɚ Ƚɨɫɭɞɚɪɫɬɜɟɧɧɨɣ ɝɪɚɧɢɰɟ ɢ
ɜ ɩɨɝɪɚɧɢɱɧɵɯ ɜɨɣɫɤɚɯ
Ɋɟɫɩɭɛɥɢɤɢ Ȼɟɥɚɪɭɫɶ
Ɇɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ ɩɨ
ɧɚɞɡɨɪɭ ɡɚ ɡɚɤɨɧɧɨɫɬɶɸ ɜ ɱɚɫɬɹɯ
ȼɨɟɧɧɨ-ɜɨɡɞɭɲɧɵɯ ɫɢɥ ɢ ɜɨɣɫɤ
ɩɪɨɬɢɜɨɜɨɡɞɭɲɧɨɣ ɨɛɨɪɨɧɵ
Ȼɚɪɚɧɨɜɢɱɫɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
Ȼɨɛɪɭɣɫɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
Ȼɨɪɢɫɨɜɫɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
ȼɢɬɟɛɫɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
Ƚɨɦɟɥɶɫɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
Ƚɪɨɞɧɟɧɫɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
Ɇɨɝɢɥɟɜɫɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
ɉɨɥɨɰɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
ɋɥɭɰɤɚɹ ɦɟɠɝɚɪɧɢɡɨɧɧɚɹ ɜɨɟɧɧɚɹ
ɩɪɨɤɭɪɚɬɭɪɚ
Рис. 2.16
Используя данные с сайта Конституционного Суда Республики Беларусь (http://www.kc.gov.by), создайте организационную
диаграмму, отражающую состав суда (ФИО судей КС РБ). Учтите,
что судьи КС не подчиняются заместителю председателя КС. Соответствующий файл сохраните с именем «2.3.КС РБ».
Создайте новый документ, вставьте в него пирамидальную
диаграмму, аналогичную рис. 2.17, основанную на статье
Г А. Василевича «Нормативные правовые акты как источники белорусского права». Сохраните документ с именем «2.3.Иерархия
нормативных правовых актов РБ»
Учтите, что до появления в Word 2007 объектов SmartArt нельзя было
вставлять в диаграмму текст, который будет шире, чем фигура этой
организационной диаграммы (как первые три строчки на рис. 2.17). В связи с
этим при выполнении данного задания придется оставить незаполненными
три первых уровня иерархии. Затем необходимо вставить надписи, испольна панели «Рисование», и ввести нужный текст именно в них.
зуя кнопку
Для этих текстовых блоков нужно задать прозрачную заливку и отсутствие
границы, чтобы не портить организационную диаграмму. Не забудьте потом
сгруппировать диаграмму и надписи, чтобы они не меняли своего местоположения, если придется менять расположение или размер всей организационной диаграммы. Для группировки выберите на панели инструментов «Рисо(для Word 2007–2010 эта кнопка расположена в правой части
вание»
53
Указ Президента Республики Беларусь (*)
Декрет Президента Республики Беларусь (*)
Закон Республики Беларусь
Кодекс Республики Беларусь
Программный закон
Закон о ратификации международных
договоров Республики Беларусь
Конституционный закон
Решение референдума
Конституция Республики Беларусь
* В случае расхождения декрета или указа с законом закон имеет верховенство лишь тогда, когда полномочия на издание декрета или указа были предоставлены законом.
Рис. 2.17
вкладки Главная), выделите мышью все объекты на странице, нажмите на
кнопку
.
Создайте новый документ, вставьте туда циклическую диаграмму1, как на рис. 2.18. Сохраните документ с именем
«2.3.Стадии избирательного процесса»
Рис. 2.18
1 В Word 97–2003 убедитесь, что текст в диаграмме переносится по прави-
лам русского языка. Часто программа неверно расставляет переносы. В этом
случае понадобится снять переключатель «Автомакет» и вручную изменить
размер текстовых блоков на диаграмме.
54
2.2.4. Таблицы
Научимся создавать различные таблицы и проводить простейшие вычисления в них, а также строить диаграммы и графики по
данным, которые содержатся в таблицах.
В целом работа с таблицами достаточно тривиальна. Сначала
мы вставляем в текст таблицу (Вставка Таблица), которая состоит из нескольких строк и столбцов. Затем при необходимости добавляем или удаляем строки, объединяем ячейки в таблице
или, наоборот, разделяем ячейки. Потом форматируем нужным
образом текст в ячейках (задаем выравнивание, направление текста, шрифт), а также сами ячейки (задаем их границы и заливку),
причем в Word 97–2003 все эти действия сосредоточены в пункте
меню «Таблица» или в динамическом меню (оно появляется при
щелчке правой кнопкой мыши на ячейках таблицы). Удобно и то,
что если курсор находится в таблице, Word 97-2003 автоматически выводит на экран панель инструментов «Таблицы и границы»,
в которой находятся кнопки вызова самых популярных команд
при работе с таблицами.
Как отмечалось на стр. 49, линии сетки, которые отображаются в Word при работе с таблицами тонкой пунктирной линией, служат только для удобства работы и не выводятся на печать. Поэтому, если вы хотите добавить или изменить видимую
границу между ячейками, задайте ее следующим образом:
Формат Границы и заливка в Word 97-2003 или Конструктор
Границы Границы и заливка в Word 2007-2010, либо с помощью
контектного меню.
Откройте документ с именем «Задание 1.4». Выделите «таблицу», созданную с помощью табуляторов. Выполните
Таблица Преобразовать текст в таблицу (Вставка Таблица
Преобразовать в таблицу для Word 2007–2010). Установите переключатель «Разделитель – знак табуляции». Если у Вас было
верно выполнено задание 1.4, то сформируется таблица 3х5. Иначе количество столбцов может быть иным. В случае необходимости удалите лишние строки и столбцы в таблице. Сохраните файл с
именем «Таблица1.4». Можно преобразовать и таблицу в текст
следующим образом: Таблица Преобразовать таблицу в текст
(Макет Преобразовать в текст для Word 2007–2010), но это используется редко.
Практика показывает, что если таблица, которую мы хотим создать,
достаточна сложная, и на этапе создания (а не форматирования) таб55
лицы не удалось получить то, что нужно, то проще не пытаться исправить эту
таблицу, а удалить ее и начать заново.
При создании таблицы учитывайте, что легче удалить лишние столбцы, чем добавить новые в таблицу, поэтому лучше сразу подсчитайте,
в какой из строк находится максимальное число столбцов и задайте именно
это число в новой таблице. В остальных строках ячейки придется просто объединить.
При форматировании таблицы, для того чтобы изменить ширину
ячейки, нужно сначала выделить ячейку и только затем мышью переместить ее границу, иначе изменится ширина всех ячеек, которые находятся
над и под ней.
1. В новом документе задайте следующие параметры абзаца:
отступы слева и справа 0 см, интревалы перед и после – 0 пт.
Вставьте таблицу 4×10. Все ячейки этой таблицы имеют тот же формат, что и тот абзац исходного документа, в который вставляется
таблица. Выполните Таблица Свойства Параметры (Макет
Свойства Параметры для Word 2007–2010) и снимите флажок
«Автоподбор размеров по содержимому».
Объединяя и разделяя ячейки, добейтесь, чтобы она совпадала с
таблицей на рис. 2.19.
2. Чтобы ширина всех ячеек в последней строке таблицы
была одинаковой, нужно выделить все эти ячейки и выполнить
Таблица Автоподбор Выровнять ширину в Word 97–2003 или
Макет
Выровнять ширину столбцов для Word 2007–2010.
Ɇɨɥɨɞɨɣ, ɧɟɨɩɵɬɧɵɣ ɢ ɧɚɢɜɧɵɣ ɫɬɭɞɟɧɬ
ɤɭɩɢɬ ɡɚɱɟɬ ɩɨ ɢɧɮɨɪɦɚɬɢɤɟ. ɇɟɞɨɪɨɝɨ.
Ȼ/ɭ ɧɟ ɩɪɟɞɥɚɝɚɬɶ.
56
2345-678
2345-678
2345-678
2345-678
Рис. 2.19
2345-678
2345-678
2345-678
2345-678
2345-678
Ɂɞɟɫɶ ɜɬɨɪɚɹ ɹɱɟɣɤɚ
Ɂɜɨɧɢɬɟ, ɞɨɝɨɜɨɪɢɦɫɹ...
Ɉɛɪɚɬɢɬɟ
ȼ ɷɬɨɣ ɹɱɟɣɤɟ
ɜɧɢɦɚɧɢɟ,
ɟɫɬɶ ɡɚɥɢɜɤɚ ɢ
ɬɭɬ ɪɢɫɭɧɨɤ
ɬɟɤɫɬɚ ɢ ɹɱɟɣɧɚ ɡɚɞɧɟɦ
ɤɢ
ɩɥɚɧɟ
2345-678
Ɉɞɧɚ
ɹɱɟɣɤɚ
Ɉɩɥɚɬɚ ɫɞɟɥɶɧɚɹ
Ɂɞɟɫɶ ɩɟɪɁɞɟɫɶ ɪɢɫɭɧɨɤ
ɧɚɯɨɞɢɬɫɹ ɜ ɬɟɤɫɬɟ ɜɚɹ ɹɱɟɣɤɚ
3. Введите текст в ячейки. При форматировании обратите особое внимание на то, какие из шрифтов (Arial, Courier, Times) нужно
использовать при этом и как выровнены абзацы (по центру, по правому или левому краю). Чтобы выровнять текст в последней строке, используйте кнопки на вкладке «Макет» в Word 2007–2010 либо
выполните Таблица Свойства Ячейка для Word 97–2003.
Чтобы вставить рисунок весов выполните (см. 2.2.1) Вставка Рисунок Картинки… Начать (для Word 2007–2010: Вставка Клип… Начать).
4. Задайте границы ячеек. При этом учитывайте, что каждая
ячейка независима от других, но границы между ячейками являются общими! При задании границы сначала выберите стиль линии
и ее толщину, а лишь затем задавайте сторону ячейки, на которой
будет отображаться эта линия.
5. Сохраните файл с именем «2.4.Объявление».
2.2.5. Вычисления в таблицах
В таблице можно проводить простейшие вычисления, если
ввести в ячейку формулу для вычисления. Такие вычисляемые
элементы вставляются с помощью полей Word. Например, чтобы вычислить итоговую сумму по столбцу или строке в соответствующую ячейку (где мы хотим получить результат) нужно
ввести формулу (выполнив для Word 97–2003 Таблица Формула=SUM(ABOVE) или соответственно =SUM(LEFT) либо Макет Данные Формула для Word 2007–2010).
Word может отображать как значения полей, так и коды полей
(этот режим полезен только при редактировании формулы). Переключение между режимами просмотра осуществляется комбинацией Alt + F9 .
В сведениях о состоянии преступности на почве наркомании
по Республике Беларусь (форма 12, раздел 3, по законченным уголовным делам) имеется информация, представленная в
табл. 1.
1. В новом документе создайте таблицу и заполните ее.
2. Рассчитайте автоматически значение в последней строке
второго столбца (т. е. число 12256 должно быть введено не вами,
а вычислено программой Word).
3. Добавьте строку перед последней строкой таблицы. Введите
год 2003 и количество преступлений, равное 1000. Пересчитайте
значение в строке «Итого» (аналогично обновлению оглавления,
нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выбрать из ди57
Таблица 1
Год
Совершено преступлений наркоманами и лицами в
В процентах к
состоянии наркотического возбуждения по линии УР предыдущему году
1990
1991
41
184
1992
243
1993
456
1994
598
1995
730
1996
1147
1997
1668
1998
1574
1999
1434
2000
1820
2001
1275
2002
1086
Итого за
все годы
12256
Нет данных
намического меню «Обновить поле» либо выделить текст и нажать
на клавишу F9 ).
4. Сохраните файл с именем «2.5.Наркомания».
5. Рассчитайте1, сколько процентов составляет количество преступлений в каждый из годов по сравнению с предыдущим годом,
введя во все ячейки третьего столбца соответствующие формулы
вида =B3/B2*100, =B4/B3*100, =B5/B4*100 и т. п.
При вводе формул необходимо знать и понимать, как именно нужно ссылаться на ячейки таблицы. Столбцы обозначаются
(рис. 2.20) буквами английского алфавита A, B, C, D... а строки
числами — 1, 2, 3...
A
B
C
1
2
3
4
Рис. 2.20
1 Подобные рассчеты конечно же, удобнее проводить в Excel, но чтобы
убедиться, что такая возможность существует и в Word, рекомендуем выполнить это задание.
58
Например, в табл. 1 ячейка, в которой находится текст «Год»,
называется А1, а ячейка, в которой находится число 41, имеет
имя В2.
2.2.6. Диаграммы
Конечно, диаграммы правильнее строить не в Word, а в Excel,
поскольку в нем с диаграммами гораздо удобнее и проще работать
(форматировать, добавлять ряды данных, изменять тип и т. д.)1.
Если же приходится строить диаграмму в Word, то существует отдельная программа Graph, поставляемая в составе пакета Microsoft
Office. Чтобы построить диаграмму, надо выделить таблицу, содержащую числовые данные, и затем выполнить: Вставка Рисунок
Диаграмма (для Word 2007–2010 Вставка Объект Диаграмма
Microsoft Graph).
В диаграмме, вставленной в документ, можно изменить ее тип, а
также отформатировать любой элемент (легенда, оси, цвет линий,
цвет области построения и проч.). Для редактирования надо сначала выполнить двойной щелчок на диаграмме. После этого Word
запустит приложение Microsoft Graph. Меню Word изменится.
В появившемся меню и на панели инструментов сосредоточены
команды для форматирования диаграммы. Но удобнее для редактирования элементов пользоваться контектсным меню, которое
появляется при щелчке правой кнопкой мыши по нужному элементу. Чтобы закончить редактирование диаграммы и вернуться в
Word, надо щелкнуть мышью вне области диаграммы.
1. В новом документе наберите следующую таблицу с данными о лицах, допускающих немедицинское потребление наркотиков (информацию можно скопировать с InfoLawyer.narod.ru):
Год
Всего
В том числе несовершеннолетних
1990
1991
1992
786
966
1154
53
56
81
1993
1542
112
1994
1665
112
1
В Word 2007–2010 именно так и происходит. При выполнении Вставка Диаграмма загружается Excel. Далее в него придется перенести данные
из таблицы Word. В главе 3.7 будет подробно рассказано, как именно создавать диаграммы в Excel.
59
Год
Всего
В том числе несовершеннолетних
1995
2184
87
1996
2965
115
1997
3791
134
1998
4341
155
1999
6214
139
2000
7367
200
2001
8245
161
2002
8249
154
2003
8955
247
2. Выполните Вставка Рисунок Диаграмма (для Word 2010
Вставка Объект Диаграмма Microsoft Graph). В меню «Данные» укажите, что ряды в таблице расположены в столбцах, а не
в строках. Включите показ таблицы с данными (если она не видна)
следующим образом: Вид Режим таблицы. В таблице видно, что
программа MS Graph не смогла самостоятельно понять, что столбец
«Годы» не нужно строить в диаграмме, поскольку это подписи горизонтальной оси.
Исправьте этот недочет: выделите все данные в окне и перетяните их на один столбец влево (взявшись за границу выделенного
диапазона).
В результате окно «Таблица с данными» должно выглядеть так,
как на рис. 2.21.
Рис. 2.21
3. Выберите тип диаграммы следующим образом: Диаграмма Тип диаграммы График. Перетяните в диаграмме легенду с
левой стороны наверх и измените размер легенды. Увеличьте раз60
ʦ̨̭̖̐
̏ ̨̯̥ ̸̛̭̣̖ ̵̨̨̛̦̖̭̖̬̹̖̦̦̣̖̯̦̏
10000
8000
6000
4000
2000
2003
2002
2001
2000
1999
1998
1997
1996
1995
1994
1993
1992
1991
1990
0
Рис. 2.22
мер области построения диаграммы (серый прямоугольник) так,
чтобы диаграмма выглядела как на рис. 2.22.
4. Поскольку числа в третьем столбце таблицы на порядок меньше, чем числа во втором столбце, на диаграмме соответствующий
график не заметен рядом с линией, отображающей первый столбец. Понять, как меняется из года в год количество несовершеннолетних лиц, допускавших немедицинское потребление наркотиков,
невозможно.
Измените параметры диаграммы так, чтобы были видны тенденции обоих рядов. Для этого выполите двойной щелчок на фиолетовой ломаной линии «в том числе несовершеннолетних». В
диалоговом окне «Формат ряда данных» на вкладке «Ось» укажите, что данные отображаются не по основной оси (она отображается в левой части диаграммы и имеет градуировку от 0 до 10 000
человек, что, конечно же, нам не подходит), а по вспомогательной
оси. В результате должна получиться примерно такая диаграмма,
как на рис. 2.23.
ʦ̨̭̖̐
̏ ̨̯̥ ̸̛̭̣̖ ̵̨̨̛̦̖̭̖̬̹̖̦̦̣̖̯̦̏
10000
300
8000
250
200
6000
150
4000
100
2000
50
2003
2002
2001
2000
1999
1998
1997
1996
1995
1994
1993
1992
1991
0
1990
0
Рис. 2.23
61
5. Отформатируйте эту диаграмму, задав:
• цвет рядов – зеленый для линии «всего» и желтый для линии,
отображающей данные из столбца В;
• цвет заливки области диаграммы – красный;
• цвет заливки легенды – синий;
• шрифт подписей осей – Arial Narrow;
• выравнивание подписей горизонтальной оси так, как на
рис. 2.23.
6. Скопируйте построенную диаграмму с помощью буфера обмена и вставьте в следующий абзац после исходной диаграммы.
7. Измените во вставленной диаграмме тип не всей диаграммы, а тип лишь для одного из рядов следующим образом: двойным щелчком начните редактировать диаграмму, щелкните мышью
один раз на линии «всего», выделив эту линию, Диаграмма Тип
диаграммы Гистограмма.
Измените подписи на горизонтальной оси, цвет столбцов, измените толщину и цвет линии для ряда «в том числе несовершеннолетних», задайте маркеры на линии в виде треугольников размера
6 пт и получите диаграмму, аналогичную рис. 2.24.
ʦ̨̭̖̐
̏ ̨̯̥ ̸̛̭̣̖ ̵̨̨̛̦̖̭̖̬̹̖̦̦̣̖̯̦̏
10000
300
250
200
150
100
50
0
8000
6000
4000
2000
0
2003
2002
2001
2000
1999
1998
1997
1996
1995
1994
1993
1992
1991
1990
Рис. 2.24
9. Сохраните файл с именем «2.5.Потребление наркотиков».
10. Создайте новый документ с именем «2.5.Преступления».
Использовав данные, находящиеся на http://InfoLawyer.narod.ru,
постройте в том же документе диаграмму, аналогичную диаграмме
на рис. 2.25.
11. Использовав данные, находящиеся на http://InfoLawyer.narod.ru, постройте диаграмму, аналогичную диаграмме на рис. 2.26.
Обратите внимание на то, что исходная таблица не подходит для
построения диаграммы, поскольку ее шапка состоит не из одной, а
из двух строк. Сначала необходимо изменить шапку, поместив весь
нужный текст в одну строку таблицы. Для этого скопируйте текст из
62
УВДТ
Гомельская
область
Могилевская
область
Витебская
область
Гродненская
область
Брестская
область
Минская
область
Город Минск
1800
1600
1400
1200
1000
800
600
400
200
0
5000
4500
4000
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
1.5 Всего
преступлений
2. По линии УР
(зарег.)
Зарегистрировано
заявлений и
сообщений о
преступлениях
Рис. 2.25
3500
10000
9000
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
Лица, допускающие
потребление лекарственных и
одурманивающих средств, в
том числе несовершеннолетних
Лица, допускающие
потребление лекарственных и
одурманивающих средств.
Всего
Лица, допускающие
немедицинское потребление
наркотиков. Всего
2002
2000
1998
1996
1994
1992
1990
Лица, допускающие
немедицинское потребление
наркотиков, в том числе
несовершеннолетних
Рис. 2.26
первых ячеек, удалите первую строку и наберите заново название
первого столбца (годы).
На диаграмме нужно поменять маркеры на линиях, отображающих количество человек, допускающих немедицинское потребление наркотиков. Также измените ориентацию подписей горизонтальной оси. Удалите горизонтальные линии сетки следующим образом: Диаграмма Параметры диаграммы Линии сетки или
используйте кнопки на панели инструментов.
63
2.3. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ РАБОТЫ В WORD
2.3.1. Просмотр документа
Масштаб
Проще всего использовать мышь, чтобы менять масштаб, в
котором отображается содержимое документа. Вращение колесика мыши при нажатой клавише Ctrl меняет
масштаб и в Word, и большинстве других современных программ (Internet Explorer, Mozilla
FireFox, Corel и др.).
Кроме того, существует поле на панели инструментов «Стандартная», в котором можно
выбрать масштаб (рис. 2.27). В Word 2007–2010
поле масштаба расположено в правой части
строки состояния. Там же находится и ползунок, позволяющий менять масштаб. Если он не
виден, то щелкните правой кнопкой мыши на
строке состояния и установите флажок «ПолРис. 2.27
зунок масштаба».
Скрыть/показать пробелы между страницами
Достаточно часто пользователю важно понимать, где именно на
странице находится курсор ввода, поэтому начало и конец страницы, поля между страницами видны на экране (в режиме «Разметка страницы»). Однако иногда (чаще всего при наборе текста) эти
пустые места на экране сильно мешают, поскольку если абзац оказался разбит между страницами, то его неудобно редактировать.
В этом случае можно один раз (дважды в Word 2010) щелкнуть
мышью на пустом месте между страницами (там курсор мыши
примет вид
) и скрыть эти пробелы. При этом не будут отображаться ни верхние (нижние) поля страницы, ни колонтитулы.
Чтобы отобразить вновь целиком поля страницы, достаточно
снова щелкнуть мышью между страницами.
Режимы просмотра
Иногда можно значительно упростить процесс перемещения
по документу, изменив режим просмотра документа. В левой части горизонтальной полосы прокрутки (для Word 2007–2010 – в
правой части) находятся несколько кнопок:
. Эти
64
кнопки называются кнопками режима просмотра и дублируют
соответствующие строки в меню «Вид». Нажатие на эти кнопки
влияет на то, как Word отображает текущий документ.
Чаще всего используют режимы:
• разметка страницы;
• обычный режим (в Word 2007–2010 этот режим называется
«Черновик»);
• структура.
Для того чтобы понять, для каких операций какой из режимов
удобнее, нужно иметь многостраничный документ. Набирать такой текст сейчас мы не будем, а используем готовый, грамотно созданный (т. е. тот, в котором мало ошибок верстки, используются
стили и т. д.) документ.
Скопируем в Word из программы «КонсультантПлюс» действующую редакцию УК РБ. Для этого выполните указанные ниже
действия.
1. Запустите справочно-правовую систему (СПС) «КонсультантПлюс» (ярлык КонсультантБеларусь для запуска
обычно находится на рабочем столе или в меню Пуск).
2. После запуска программы выберите в стартовом окне ссылку
«Кодексы».
3. Система перейдет на вкладку «Кодексы», где представлены
все действующие кодексы РБ. Откройте текст Уголовного кодекса
Республики Беларусь, щелкнув по соответствующей ссылке.
4. Скопируйте текст в Word. Для этого сначала скройте все комментарии и пометки к тексту, которые разработчики СПС «КонсультантПлюс» снабжают текст любого акта в своей базе: кнопка
в правой части панели Правка Скрыть все примечания и комментарии. Теперь выполните Ctrl + W Правка Скопировать
в Word или нажмите кнопку
на панели инструментов.
После этого автоматически откроется текстовый редактор Word
с новым документом, в который будет перенесен выделенный вами
фрагмент текста (весь текст законодательного акта, если ничего не
было выделено).
Если во время копирования в Word был открыт документ, то будут
предложены варианты вставки текста: в новый документ или в открытый документ.
5. Закройте СПС «КонсультантПлюс».
6. Сохраните документ с текстом УК РБ в личную папку в файле
с именем «Задание 2.1».
65
7. Прочитав расположенные чуть ниже комментарии, измените
в Word режимы просмотра текущего документа (режим разметки
страницы, затем обычный режим просмотра и, наконец, режим
структуры).
Режим разметка страницы показывает страницы вашего документа в том виде, в каком Word их напечатает на бумаге, т. е. так,
как они выйдут из вашего принтера. Именно в этом режиме вы,
скорее всего, раньше работали большую часть времени. Ведь в нем
удобно работать и над содержанием документа, и над его внешним
оформлением.
Обычный режим (Черновик) показывает документ с черновой
разметкой страниц. В этом режиме можно отображать стили параграфов1.
В режиме «Структура» удобно расставлять заголовки частей
документа, переставлять местами главы, разделы и параграфы, а
также прятать или показывать любое количество уровней иерархии заголовков. Именно этот режим удобен для работы с большими фрагментами документа. Однако он применим только в случае,
если при форматировании текста использовались стили, относящиеся к разным уровням.
8. Переключитесь в режим «Обычный». Отобразите стили параграфов следующим образом: Сервис Параметры Вид Ширина полосы стилей 2 см (в Word 2007–2010 выполните Файл
Параметры Дополнительно Ширина полосы стилей).
Теперь в левой части окна видно, каким именно стилем оформлены те или иные части документа. Большинство текста набрано с
использованием стиля «Обычный» («Normal»).
Обратим внимание на то, что заголовки и разделов, и глав, и
частей основаны на одном и том же стиле, который называется
ConsPlusTitle. Но для каждого из подобных параграфов СПС «КонсультантПлюс» указала, заголовком какого уровня является соответствующий абзац. Это и позволит нам просматривать документ в
режиме «Cтруктура».
9. Переключитесь в режим «Структура». Поскольку для заголовков использовались различные уровни, можно применить всю
мощь Word по структурированию документа.
Отобразите только заголовки уровня 2, использовав для
этого список «Показать уровень …» на панель инструментов
«Структура»(рис. 2.28) (в Word 2007–2010 этот список расположен
на вкладке «Структура»).
1 Каждый параграф любого документа основан на каком-то стиле оформления текста (шрифт, цвет, размер, отступы и т. п.). Подробнее о стилях будет
рассказано позже в п.2.4.1.
66
Рис. 2.28
10. Отобразите в развернутом виде только Раздел VII УК РБ.
Для этого совершите двойной щелчок на символе ® слева от текста «Раздел VII».
Теперь сверните Раздел VII, дважды щелкнув по символу ® рядом с текстом «Раздел VII».
11. Переместите Раздел VII после Раздела IV. Переключитесь
в режим разметки страницы и убедитесь, что переместился не
только заголовок «Раздел VII», но и все 22 страницы этого раздела
(Главы 19–23).
12. Выйдите из Word, сохранив измененный текст в файле с
именем «Задание 2.2».
2.3.2. Сохранение документа
Сохранять редактируемый документ необходимо как можно
чаще. Понимание этого приходит, к сожалению, только после того,
как у вас зависнет компьютер (или отключится электропитание),
а вы набрали несколько страниц текста и не сохранили его.
Для сохранения документа выполните:
Ctrl+S
Файл Сохранить Кнопка
ментов
на панели инстру-
Часто вы одновременно работаете с несколькими документами.
Немногие пользователи знают, что в этом случае для сохранения
всех открытых в данный момент документов нужно выполнить:
Shift+Ctrl+S
Shift+Файл Сохранить все
Shift+
67
Многие пользователи Word используют механизм автосохранения, который берет на себя заботу об периодическом автоматическом сохранении текущего документа. Для его включения выполните: Сервис(Файл) Параметры Сохранение Автосохранение
каждые… минут. Обычно устанавливают время автосохранения
равное 5–10 минут.
Формат doc и docх
По умолчанию Word сохраняет документы в собственном формате с расширением .doc (начиная с версии Word 2007 по умолчанию используется расширение .docx). Для подавляющего большинства задач – это наилучший выбор. Учтите, что если вы не
уверены, что на всех компьютерах, на которых будет открываться документ, установлена новая версия Office, то лучше сохранить файл с расширением doc таким образом: Файл Сохранить
как Документ Word 97–2003, а еще лучше выполнить Файл Параметры Сохранение Сохранять файлы в следующем формате: Документ Word 97–2003.
Если в документе использовались какие-то новые возможности Word, то появится диалоговое окно с предупреждением. В этом
окне стоит согласиться с потерями, так как для вас возможность
открыть файл на большинстве компьютеров важнее, чем красивое
оформление.
Уменьшение размера файла doc
В параметрах сохранения (Сервис Параметры Сохранение)
следует снять флажки с пунктов «разрешить быстрое сохранение»,
«внедрять шрифты» и «внедрять лингвистические данные».
Кроме того, файлы doc хорошо поддаются сжатию. Перед тем
как посылать файл по электронной почте, его лучше заархивировать. Например, если текст этого параграфа с внедренными рисунками сохранить в формате doc, он займет 688 Кбайт на диске, а в
архиве – 257 Кбайт, т. е в 2,5 раза меньше!
Формат rtf
Документ в формате rtf (Rich Text Format) служит для переноса форматированного текста между различными текстовыми редакторами. Содержимое документа сохраняется фактически как
текстовый файл с описанием каждого символа. Это приводит к
тому, что документ можно прочитать большинством редакторов,
но размер rtf-документа очень большой. Однако он хорошо сжимается программами-архиваторами.
68
Например, если текст этого параграфа с внедренными рисунками сохранить в формате doc и он займет 688 Кбайт на диске, то
этот же текст в формате rtf занимает 5929 Кбайт, т. е. почти в 9 раз
больше. Правда, в результате работы программы WinRar текст в
формате rtf упаковывается в архив размером 443 Кбайт.
Формат pdf
Документ в формате pdf (Portable Document Format) служит
для того, чтобы переносить документы между компьютерами и
гарантировать, что на любом компьютере и принтере форматирование текста и внедренные объекты останутся неизменными. В
данный момент – это один из самых популярных форматов электронных документов. Для просмотра pdf-документов можно использовать различные бесплатные программы, например, Adobe
Reader или Sumatra PDF. Последняя программа имеет малый размер и не требует установки.
В Office 2010 встроена функция экспорта любых документов
в PDF, для чего достаточно выполнить Файл Сохранить как и
выбрать тип файла pdf.
Традиционным способом создания pdf-документов в Word 97–2003
является виртуальный принтер, т. е. документ готовится в текстовом
редакторе, а затем экспортируется в формат pdf для распространения в электронном виде, передачи в типографию и т. п.
Итак, чтобы создать pdf-файл нужно инсталлировать специальную программу (например, PDFCreator) а затем Файл Печать и выбрать виртуальный принтер.
1. Откройте файл с именем «Задание 2.1».
2. Сохраните его в личную папку с тем же именем и расширением rtf.
3. Выйдите из Word.
4. Сравните в проводнике размеры файлов «Задание 2.1.doc»
и «Задание 2.1.rtf»
5. Заархивируйте файл «Задание 2.1.doc». Заархивируйте файл
«Задание 2.1.rtf». Сравните в проводнике размеры получившихся
архивов.
2.3.3. Передвижение по документу
Перемещаться по документу, т. е. выводить на экран те его
части, которые ранее не были видны, приходится постоянно, например для того, чтобы поместить курсор вставки в новое место
либо чтобы выделить содержимое документа. Для передвижения
69
по документу можно использовать мышь, клавиатуру, а также некоторые команды.
Несмотря на то что многие пользователи уверены, что они умеют перемещаться по тексту, большинство из них не сможет быстро перейти, например, к 87-й странице текста или быстро перейти
к следующему рисунку в многостраничном документе. Это происходит потому, что их умения основаны на работе с документами,
не превышающими 10–12 страниц текста.
Передвижение по документу с помощью клавиатуры
Полезно выучить следующие комбинации клавиш.
Таблица 2
Клавиши управления
курсором
;
Home; End
;
PgUp; PgDn
Ctrl +
;
Ctrl +
;
Ctrl + PgUp; PgDn
Ctrl + Home; End
Alt + Ctrl + PgUp
Alt + Ctrl + PgDn
Курсор перемещается
на предыдущий/следующий символ
в начало/конец текущей строки
на одну строку вверх/вниз
вверх/вниз на расстояние, равное высоте окна
на предыдущее/следующее слово
на предыдущий/следующий абзац
на предыдущий/следующий объект. Выбор типа
объекта осуществляется так: Ctrl+Alt+Home
на начало/конец документа
на начало/конец текущего экрана
Многие уверены, что, нажимая на PgUp и PgDn , они перемещаются
по страницам текста. На самом деле, для того чтобы перемещаться
именно по страницам, в правом нижнем углу экрана нужно нажать на кнопку
в нижней части вертикальной полосы прокрутки, в раскрывшемся списке
выбрать объект «Страницы» (рис. 2.29) и лишь затем использовать Ctrl +
PgUp или Ctrl + PgDn .
Рис. 2.29
70
Передвижение по документу с помощью мыши
Таблица 3
Мышь
Действия
Колесико прокрутки
на одну строку вверх/вниз
вверх/вниз
на расстояние, равное высоте
Щелчок в области вертиТ.е. то же действие, что и при нажатии
кальной полосы прокрутки окна.
на PgUp и PgDn
вверх/вниз на любое расстояние. При этом
Перемещение бегунка
рядом с бегунком отображается номер
на вертикальной полосе
страницы, на которой находится бегунок в
прокрутки
каждый из моментов времени
Щелчок правой кнопкой
динамическое меню, в котором можно вымыши в области вертикаль- брать
нужное действие
ной полосы прокрутки
В большинстве случаев при перемещении по документу вы перемещаете и курсор вставки. Когда вы перемещаетесь по документу с помощью мыши, курсор вставки не изменяет своего положения в тексте. Это
удобно, если нужно только посмотреть другую часть документа и затем продолжить ввод текста там, где вы остановились. Однако, если вам необходимо
вводить текст в новом месте, не забудьте щелкнуть в этом месте мышью.
Другие рациональные методы передвижения по документу
Комбинация
Ctrl + G
Shift + F5
Ctrl + F
Действия
перейти к…
назад
поиск фрагмента текста.
повторный поиск того же текста – Shift+F4
Часто при работе появляется следующая ситуация: вы переместили
курсор вставки в другую часть документа, а затем вам понадобилось
вернуть его в предыдущее положение. Для этого можно воспользоваться
комбинацией клавиш «Назад» ( Shift + F5 ). Word запоминает три последних местоположения курсора вставки, в которых вы сделали какие-либо изменения. Нажимая последовательно несколько раз комбинацию клавиш
Shift + F5 , можно перемещать курсор вставки по трем последним местам,
где были сделаны изменения, и в конце концов вернуться обратно в текущее
положение. Даже если одно из этих мест расположено в другом документе,
который все еще открыт, Word переключится в этот документ.
1. Откройте doc файл с именем «Задание 2.1».
2. Перейдите на с. 28. (Удобнее всего это проделать с помощью команды «Перейти к…».)
71
3. Перейдите к началу главы 13. (Удобнее всего это проделать
с помощью команды «Найти» и указать в строке поиска текст «глава 13».)
4. Перейдите к статье 114. (Удобнее всего это проделать с помощью команды «Найти».)
5. Перейдите к статье 6. (Быстрее всего это проделать, если перейти в начало документа, а затем перемещаться вниз по тексту.)
6. Выясните, сколько статей в УК. (Удобнее всего перейти в конец документа и найти последнюю статью.)
2.3.4. Использование механизма поиска и замены
Мы только что использовали поиск по тексту для того, чтобы
перемещаться между частями документа. Однако этот механизм
позволяет решать и многие другие задачи. В частности, заменять
одни слова на другие по всему тексту, менять форматирование
слов и т. д. Замена чаще всего требуется в процессе форматирования документа, поскольку позволяет в полуавтоматическом (а
чаще даже в автоматическом) режиме изменять форматирование
одинаковых фрагментов текста.
Диалоговое окно «Найти и заменить» вызывается после нажатия комбинации Ctrl + H .1 Это же диалоговое окно можно вызвать командой Правка Найти. В этом окне нажмите на кнопку
«Больше», чтобы показать дополнительные параметры поиска.
Выясним, например, сколько раз в тексте встречается упоминание о несовершеннолетних. Используем для этого поиск:
• нажмем Ctrl + H и перейдем на закладку «Найти»;
• в поле «Найти» наберем «несовершеннолетн»;
• установим флажок в переключателе «Выделить все элементы, найденные в основном документе» и нажмем на «Найти все».
(Для Word 2007–2010 нажмите на кнопку «Выделение при чтении» и выберите «Выделить все»).
В результате Word сообщит, сколько раз он нашел в тексте интересующий нас термин (подумайте, почему мы набрали искомый
текст без окончания).
Чтобы снять выделение в Word 97–2003, достаточно закрыть окно поиска и щелкнуть мышью в произвольном месте документа. В Word
2007–2010 придется в диалоговом окне «Найти и заменить» нажать на кнопку «Выделение при чтении» и выбрать «Снять выделение».
1 Можно также нажимать комбинацию Ctrl + F , но в Word 2007–2010
после этого в левой части окна откроется панель «Навигация», которую часто называют «суперпоиск».
72
1. Используя механизм поиска, выясните самостоятельно,
какие существуют виды наказаний и в каких статьях они перечислены.
2. Замените по всему тексту документа слово «Статья» на
«Артыкул».
Обратите внимание, что Word произвел 540 замен, хотя в УК всего 466
статей. Это произошло потому, что в самом тексте документа есть перекрестные ссылки статей друг на друга (как в статье 6).
Пролистав текст УК, заметим, что, поскольку в строке «Заменить
на:» мы указали слово «Артыкул» без пробела после него, текст, который мы имеем теперь, стал содержать огромное число опечаток.
(Согласитесь, что перед номером статьи должен быть пробел!)
3. Замените по всему тексту документа слово «Артыкул» на
«Статья». Понимаете ли вы, почему после «Статья» нужно
ввести пробел?
Чтобы не просто менять одно слово или выражение на другое, а
при этом учитывать, где оно находится в тексте, в диалоговом окне
и,
«Найти и заменить» необходимо нажать на кнопку
использовав затем раскрывающийся список «Специальный» (см.
рис. 2.30), задать строку поиска с учетом анализа желаемого местоположения искомого текста. К сожалению, подобный анализ
вначале очень сложен для большинства пользователей. Однако
потом это позволяет значительно ускорить оформление и переформатирование текста. Мы эти умения будем развивать в последующей работе.
Сначала разберем следующий пример: мы хотим найти только
те слова «Статья», которые находятся в самом начале абзаца.
Внимательный анализ текста (обязательно нужно включить
отображение непечатных знаков) нам показывает, что они отличаются от слов «Статья», которые находятся внутри текста тем,
что перед ними находится пустой абзац (он помечен символом ¶).
Значит, строка поиска должна быть такой: «^pСтатья» и менять ее
нужно на «^pАртыкул».
Здесь комбинация ^p в окне поиска обозначает знак абзаца и вставляется не с клавиатуры, а из раскрывающегося списка «Специальный».
73
4. Замените в заголовках документа слово «Глава» на «Голова»1.
5. Сохраните измененный текст в файле с именем «Задание 2.3».
Чтобы не просто менять слово на слово, а при этом изменять
параметры его форматирования (цвет, шрифт, отступы, стили
и т.д.), в диалоговом окне «Найти и заменить» нажмите кнопку
и, использовав затем раскрывающийся список
«Формат», задайте нужные параметры форматирования.
Очень часто пользователь по ошибке задает параметры форматирования для текста, который находится в строке «Найти:», а не для текста
в поле «Заменить на:». В этом случае Word не сможет найти такой текст и
выдаст сообщение «Искомый элемент не найден». Чтобы удалить ошибочное
форматирование, перейдите в строку «Найти:», затем нажмите на кнопку
«Снять форматирование» в нижней части диалогового окна.
1. Замените по всему тексту УК слово «Голова» на «Глава»,
причем слово «Глава» должно быть набрано шрифтом Arial
Black, 14 пт.
2. Переключитесь в режим «Структура». Отобразите только заголовки уровня 3.
Обратите внимание на то, что заголовки глав выглядят теперь
не очень красиво, поскольку номер главы набран другим шрифтом.
Действительно, мы поменяли шрифт только для слова «Глава», но
не для цифр, которые следуют за ней.
Исправим это, указав Word, что по всему документу следует заменить текст, который условно можно описать так: слово «Глава»
и любая цифра за ней» на тот же самый текст, набранный нужным
шрифтом.
3. В строке «Найти:» нужно указать, что мы ищем следующий
текст: Глава «любая цифра» (для этого придется использовать
раскрывающийся список «Специальный»), а в строке «Заменить
на:» нужно указать «искомый текст» (см. рис. 2.30). В раскрывающемся списке «Формат» задайте шрифт Arial Black, 14 пт.
Если в строке «Заменить на:» указывать текст Глава, то после выполнения команды «Заменить все» будут уничтожены все номера глав.
Действительно, при такой замене Word сначала находит текст Глава 1 и меняет его на Глава. Затем находит текст Глава 2 и вновь меняет его на Глава. И так
1 В строке «Найти:» нужно указать «^pГлава», а в строке «Заменить на:»
–
«^pГолова». Наличие знака абзаца (т.е. ^p) перед словом «Глава» гарантирует, что это слово стоит самым первым в абзаце. А такое расположение есть
только в заголовках!
74
Рис. 2.30
далее… В данном случае нам это не очень нам подходит.
Отметим, однако, что подобная замена часто помогает удалить ненужные
символы до или после некоторых слов (см. алгоритмы 2 и 3 в п. 2.5.4. «Исправление текста, содержащего ошибки верстки»).
4. Переключитесь в режим «Структура». Отобразите только заголовки уровня 3. Обратите внимание на то, что заголовки глав выглядят теперь красиво.
5. Сделайте так, чтобы по всему тексту УК названия статей (т.е.
текст Статья 1, Статья 2, … Статья 465) были красного цвета, набраны полужирным шрифтом Georgia, 12 пт.
Для выполнения этого задания вам, как и в пункте 3, придется
придумать такую строку поиска, чтобы сначала заменить все названия статей с однозначным номером (от Статья 1 до Статья 9) на
такой же текст, но с форматированием. Затем аналогичную операцию проведите с двузначными номерами (от Статья 10 до Статья
99) и, наконец, с трехзначными.1
6. Сохраните документ в файле с именем «Задание 2.4».
1 В строке «Найти:» нужно указать «^pСтатья ^#», а в строке «Заменить на:»
нужно указать «^&». Для двузначных номеров указываем «^pСтатья ^#^#»,
а для трехзначных – «^pСтатья ^#^#^#».
75
2.3.5. Работа с блоками
Для внесения изменений в документ (редактирование, форматирование, копирование) прежде всего нужно найти и выделить
то содержимое, которое вы хотите изменить. Существует несколько методик выделения.
Выделение фрагментов с помощью клавиатуры
Чтобы выделять фрагменты с помощью клавиатуры, нажмите
и удерживайте клавишу Shift , после чего перемещайте курсор
вставки, как указано в таблице 2 (стр. 70).
Для выделения всего текста существует комбинация Ctrl + A .
Выделение фрагментов с помощью мыши
При нажатой левой кнопке мыши протяните курсор в любую
сторону. При этом будет выделяться содержимое документа.
Чтобы добавить к уже выделенному фрагменту другие части текста,
нужно при выделении блока с помощью мыши удерживать нажатой
клавишу Ctrl .
Вы, вероятно, замечали, что выделять большие фрагменты (состоящие из 5–10 страниц) в документе, используя только мышь,
довольно затруднительно. Ведь если нужно выделить блок, который больше размера текста, помещающегося на экране, то скорость
выделения такого фрагмента при традиционном перетаскивании
курсора мыши мала. Да и остановиться в нужном месте текста при
таком способе выделения удается далеко не всегда.
Для выделения больших блоков лучше всего подходит следующий алгоритм:
• выделите небольшой фрагмент текста в начале блока, который вы хотите выделить (или просто установите курсор в начале
блока);
• прокрутите текст с помощью полосы прокрутки;
• удерживая клавишу Shift , щелкните в точке, которая является концом выделенного блока.
1. Откройте doc файл с именем «Задание 2.1».
2. Выделите текст статей 1 и 2 УК РБ.
3. Выделите одновременно тексты Статьи 3, Статьи 4 и Статьи 6
УК РБ (при этом Статья 5 не должна быть выделена).
76
4. Выделите целиком вторую главу УК РБ, используя указанный
выше алгоритм1.
В следующей таблице перечислены способы, которые могут ускорить вашу работу. Рекомендуем запомнить их!
Мышь
Действия
Двойной щелчок на слове
Тройной щелчок в любом месте абзаца
Ctrl + щелчок в любом месте предложения
Выделяет слово
Выделяет весь абзац
Выделяет все предложение
Использование мыши в полосе выделения
Полоса выделения — это невидимая колонка, расположенная
вдоль левого края окна документа. Когда вы помещаете указатель
мыши в полосу выделения, он становится стрелкой, направленной вверх и вправо – .
Различные виды щелчков в полосе выделения позволяют выделить разные по величине фрагменты содержимого документа:
Мышь в полосе выделения
Щелчок
Двойной щелчок
Тройной щелчок
Действия
Выделяет одну строку
Выделяет один абзац
Выделяет весь документ
Чтобы выделять текст по словам:
• выполните двойной щелчок на каком-либо из нужных слов,
не отпуская левую клавишу мыши;
• растяните выделение на нужное количество слов, перетаскивая указатель мыши по тексту.
Если вы начали выделение с изображения, вставленного в документ,
то метод двойного щелчка и перетаскивания не позволит вам выделять текст по словам, так как двойной щелчок на изображении запустит редактор изображений Word. Однако если вы произвели двойной щелчок на
слове и затем стали растягивать выделение, захватывая при этом изображение, то Word выделит изображение, как если бы оно было одним словом.
Чтобы выделять текст по целым предложениям:
• удерживая клавишу Ctrl , щелкните мышью в любом месте
предложения, не отпуская левую клавишу мыши;
• расширяйте выделение.
1
Это выделение можно проделать и в режиме «Структура» таким образом: отобразите заголовки 2-го уровня и выделите Главу II. Переключившись
затем в режим «Разметка страницы», убедитесь, что выделен не только сам
заголовок, но и весь текст главы.
77
Чтобы выделять текст целыми абзацами:
• произведите тройной щелчок внутри абзаца, не отпуская левую клавишу мыши;
• расширяйте выделение.
1. Выделите одновременно текст Статей 122 и 124 и 126 УК
РБ, используя полосу выделения и двойные щелчки мыши.
2. Скопируйте текст Статьи 152 после текста Статьи 128.
3. Скопируйте текст Статьи 52 после текста Статьи 128, текст
Статьи 48 – перед текстом Статьи 128, а текст Статьи 36 – после
текста Статьи 129. Для этого удобнее всего разделить окно на две
части, чтобы можно было работать с одним документом в двух независимых окнах (в верхней части вертикальной полосы прокрутки
над кнопкой
есть специальный разделитель ( ), который перетаскивается вверх-вниз мышью).
4. Выделите третье предложение (считая сверху) на с. 111 УК и
скопируйте его в конец документа.
5. Выделите второй абзац сверху на с. 51 и скопируйте его в
конец документа.
6. Сохраните документ с именем «Задание 2.5».
Выделение прямоугольных блоков
Чтобы с помощью мыши выделять прямоугольные блоки текста, как на рис. 2.31, при нажатой клавише Alt перетаскивайте
указатель мыши в противоположный угол блока. Перемещать
курсор мыши при этом можно в любом направлении.
Текст Текст Текст
Текст Текст Текст
Текст Текст Текст
Текст Текст Текст
Текст Текст Текст
Текст Текст Текст
Рис. 2.31
Копирование, перемещение, вставка блоков
После выделения блока текста его можно копировать либо перемещать в другое место документа с помощью мыши следующим
образом:
78
• подведите к выделенному блоку указатель мыши и, нажав левую кнопку, переместите его в новое место;
• нажмите и удерживайте на клавиатуре Ctrl , подведите к выделенному блоку указатель мыши и, нажав левую кнопку, скопируйте его в новое место.
Использовать мышь для работы с блоком следует в том случае, если он перемещается на небольшое расстояние. Иначе
придется не только тянуть блок, но и одновременно прокручивать
мышью документ, а это неудобно.
Выделенный блок можно копировать/вырезать в буфер обмена. Для этого используются комбинации Ctrl +C и Ctrl +X.
Чтобы вставить фрагмент из буфера, нажмите Ctrl +V.
Word снабжен очень удобной функцией, которая помогает
вставлять в документ информацию из буфера обмена с различными параметрами. Сразу после того как блок вставлен из буфера
обмена в новое место, около него появляется пиктограмма
.
Она позволяет установить режим форматирования для вставленного фрагмента. Ведь часто оказывается, что вставленный блок
имеет не то форматирование, которое необходимо. В этом случае
щелкните на
и выберите один из вариантов форматирования
(рис. 2.32).
Рис. 2.32
В Word 2010 на вкладке «Главная» можно вставлять фрагмент
таким образом: нажмите на стрелку внизу кнопки «Вставить»
(рис 2.33). Пользователю предлагается несколько вариантов
вставки (соответствующие кнопки в разделе «Параметры вставки»): «сохранить исходное форматирование», «объединить форматирование», «сохранить только текст». Это позволяет более
гибко работать с текстовыми фрагментами.
Обсудим еще один момент: как скопировать текст из одного
документа (например, из html-страницы) в документ Word.
79
Рис. 2.33
Если просто вставить скопированный в буфер обмена текст, то
Word попытается максимально сохранить форматирование текста
(цвет, шрифт и т. п.). Но всегда ли это нужно нам? Ведь все равно
текст подлежит дальнейшему переформатированию! Выгоднее
вставлять текст, в котором вам не важна внешняя красота, а лишь
сам текст как таковой с помощью команды Правка Специальная вставка неформатированный текст (для Word 2007–2010
Главная Вставить Специальная вставка неформатированный текст).
2.3.6. Сравнение версий
Чтобы сравнить два документа, часто достаточно расположить
их на экране рядом. При этом желательно, чтобы при прокрутке
сдвигались оба документа одновременно. Чтобы выполнить такое сравнение, откройте два файла и выполните в Word 97–2003
Окно Сравнить рядом с... (в Word 2007–2010 Вид
).
Теперь можно прокручивать любой из документов и синхронно
будет прокручиваться и другой1. Если исправления были значительными (появились или исчезли целые абзацы или рисунки),
то подобный параллельный просмотр двух документов позволит
обнаружить изменения.
Гораздо сложнее понять, какие внесены правки в текст документа если они не столь заметны: исправлены окончания, появились
или удалены знаки препинания, заменены слова или выражения
на синонимы. В этом случае проанализировать и оценить все изменения самостоятельно очень сложно. Сравнить два документа
1
Если документы не прокручиваются синхронно, то Word 97–2003 на
панели «Сравнить рядом» нажмите на кнопку «Синхронная прокрутка», в
Word 2007–2010 эта кнопка расположена на вкладке «Вид».
80
вам поможет замечательная функция Word, которая называется
Исправления.
Чтобы сравнить две версии одного документа в Word 97–2003,
откройте исходный документ и выполните Сервис Сравнить и
объединить исправления. Выберите мышью измененный документ, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Объединить» и выберите «Объединить в новый документ».
В Word 2010 необходимо закрыть все документы и затем выполнить Рецензирование Сравнить Объединить. В диалоговом окне укажите исходный документ и измененный документ.
Нажмите на кнопку
и установите переключатель
«показать изменения в новом документе».
В результате сравнения появится новый документ, в котором
отображены как удаленные фрагменты, так и появившийся текст
и форматирование. Вы можете принять эти исправления либо их
игнорировать, используя кнопки и переключатели, расположенные в Word 97–2003 на панели инструментов «Рецензирование»,
а в Word 2010 – на вкладке «Рецензирование»1.
После окончания работы сохраните полученный текст с новым
именем, которое будет свидетельствовать о том, что этот документ
получен после анализа правок, внесенных в исходный документ.
Откройте документ «Задание 2.3». Сохраните этот документ
с именем «Исходный». Откройте документ «Задание 2.5».
Сохраните этот документ с именем «Присланный».
Сравните документы «Исходный» и «Присланный» с помощью
команды Сравнить и объединить. Используйте кнопку «далее»,
чтобы перейти к следующему изменению.
Примите некоторые изменения (на свой выбор) в тексте и откажитесь от других изменений. Сохраните документ, который получился в результате правок с именем «Окончательный вариант».
2.3.7. Разбивка документа на разделы
Раздел – часть документа, в которой параметры форматирования страницы отличается от остального документа. К параметрам
форматирования страницы относятся поля, ориентация бумаги,
нумерация страниц, колонки и колонтитулы.
В любом документе есть по крайней мере один раздел. Конечно, если документ состоит всего из нескольких слов, то этот раздел
1 В Word 2010 рекомендуем выполнить Рецензирование
Сравнить По-
казать исходные документы Показать оба.
81
единственный. Вообще использовать разделы приходится редко –
только в том случае, когда понадобится по-разному отформатировать разные части документа. Например, потребуется изменить
ориентацию отдельной страницы для размещения на ней широкой
таблицы. Или по-разному нумеровать страницы – сначала римскими цифрами внизу страницы, а потом арабскими – вверху. В
этом случае придется разбить документ на несколько разделов.
Схема документа, состоящего из трех разделов, показана на
рис. 2.34. В первом разделе расположены четыре страницы стандартно отформатированного документа. Во втором разделе расположена одна страница с альбомной ориентацией. Затем вновь
применяется книжная ориентация страниц, но в этих страницах
уже другие поля и номера расположены в верхнем колонтитуле,
а не нижнем.
Рис. 2.34
Очевидно, что при одинаковом форматировании всех страниц в документе нет никакой необходимости использовать разделы.
Чтобы создать раздел, выполните: Вставка Разрыв и выберите, какой новый раздел вы хотите вставить. Но можно поступить проще: выделите в документе тот текст, который должен
размещаться в новом разделе и задайте особые параметры форматирования страниц в диалоговом окне, которое вызывается так:
Файл Параметры страницы. В этом диалоговом окне используйте раскрывающийся список Применить: и укажите «к выделенному тексту».
Если раздел уже существует, то его начало помечается как
двойная пунктирная горизонтальная линия с надписью «Разрыв
раздела».
Чтобы удалить раздел, поступайте так же, как с разрывами
страниц: выделите разрыв раздела с помощью мыши и нажмите
на BackSpace или Delete .
Чтобы задать параметры форматирования страниц и колонтитулов для данного раздела, не забудьте в соответствующем диалоговом окне найти раскрывающийся список Применить: и укажите
82
«к выделенным разделам» или «к текущему разделу». Чтобы колонтитул1 в текущем разделе отличался от предыдущего, начните
редактирование колонтитула (Вид Колонтитулы или двойной
щелчок мышью на колонтитуле) и нажмите на кнопку «как в предыдущем» (см. рис. 2.37) на панели инструментов «Колонтитулы»
(для Word 2007–2010 эта кнопка расположена на вкладке «Работа
с колонтитулами», которая появляется во время редактирования
колонтитулов).
1. Создайте новый документ. Скопируйте в него текст с
HLML-страницы http://InfoLawyer.narod.ru/table.html. Установите в документе размер бумаги А5, все поля по 2 см, переплет 0 см.
2. Задайте для всего текста размер шрифта 12 пт, выравнивание по ширине, красная строка равна 1,2 см, интервал перед
и после абзацев равен 0 пт. В результате текст должен занимать
14–15 страниц.
3. Вставьте после третьей страницы таблицу из файла http://InfoLawyer.narod.ru/table.doc. Очевидно, что такая большая таблица
не вмещается на лист А5, поэтому задайте для листа, на которой
находится таблица, размер бумаги А4 и укажите, что верхнее и
нижнее поле в данном разделе равны 1 см. Таблица должна разместиться ровно на одном листе.
4. Вставьте номера страниц в те же позиции, как на рис. 2.34.
В верхнем колонтитуле впишите свою фамилию. Сохраните документ с именем «Текст и таблица».
2.4. СТИЛИ, ОГЛАВЛЕНИЕ, КОЛОНТИТУЛЫ
2.4.1. Стили
Даже если пользователь об этом и не догадывается, при наборе
любого текста в Word он использует стили. Обычно форматированием текста занимаются после его набора. При этом задаются
различные параметры (шрифт, начертание, размер, выравнивание, цвет и т.п.), выбирая соответствующие переключатели на панели инструментов или в диалоговых окнах Формат Шрифт и
Формат Абзац.
Однако как поступить, если в большом документе нужно изменить оформление для каждого заголовка раздела или главы?
Тогда придется потратить довольно много сил: сначала перейти к
1
Подробнее про колонтитулы рассказано в п. 2.3.4.
83
нужному абзацу, затем задать для него шрифт, потом отступы до
и после абзаца, далее – выравнивание по ширине и т. п. Однако
есть и другой способ форматирования фрагментов текста. Можно применить к фрагменту одновременно все нужные параметры
форматирования. Для этого достаточно сообщить Word, что данный текст имеет стиль, например, «Заголовок1».
Помимо увеличения скорости форматирования, использование стилей свидетельствует о высоком уровне владения вами текстовыми
процессорами, а также позволяет избежать многих проблем, с которыми вы,
вероятно, сталкивались при форматировании больших документов. В частности, при наличии стилей в документе исчезает необходимость самостоятельно следить за тем, чтобы в разных частях документа однотипные части
текста (например, замечания в данной книге) имели гарантированно одинаковое оформление. Кроме того, именно использование стилей позволяет создавать оглавление в документе (см. 2.4.2).
Стиль – это совокупность параметров форматирования текста
и абзаца (размер шрифта + гарнитура + начертание + отступы абзаца + прочие параметры форматирования), которым присвоено
название.
Существуют стандартные стили, которые используются в большинстве документов:
• Обычный (Normal). В новом документе (в подавляющем числе случаев) по умолчанию все набирается стилем с именем Обычный. Все изменения формата, которые пользователь производит в
тексте, вносятся поверх него (стиля), поэтому лучше такой подход не использовать для серьезных документов, так как на других
компьютерах параметры стиля Обычный могут оказаться другими, и вся верстка документа изменится.
• Заголовок 1 (Heading 1), Заголовок 2 (Heading 2), Заголовок 3
(Heading 3) и т. п. Как следует из названий, предназначены они
для форматирования заголовков.
Рекомендуем использовать именно эти стили, так как затем
Word сможет легко создать оглавление. Раньше приходилось
вручную вводить номера страниц при создании содержания. Теперь эту работу берет на себя Word. Он сам «пройдет» по тексту
документа и найдет нужные нам части текста (заголовки). Однако, для этого они должны быть не просто одинаково отформатированы (например, полужирной толщиной), а набраны с использованием одного стиля.
Чтобы к абзацу применить другой стиль, не нужно выделять абзац!
Word и так «поймет», что именно к текущему (в котором находится
курсор вставки) абзацу и применяется стиль.
84
Для удобства работы со стилями выполните: Формат Стили и форматирование, чтобы отобразить в «Области задач» соответствующую панель.
После этого работу по применению стилей стоит проводить так: переходить
к нужному параграфу с помощью клавиш управления курсором ( , , , ) и
только затем указывать его стиль (выбирая мышью название «Заголовок 1»
в правой части окна).
Откройте файл «Задание 2.3», содержащий УК РБ. Перейдите в режим просмотра «Структура», так как в нем удобно будет выполнить следующие действия.
В документе:
1. Для текста, находящегося на уровне 1 (Общая часть и Особенная часть), задайте стиль1 Заголовок 1.
2. Убедитесь, переключившись в режим «Обычный», что стили изменены только для абзацев с заглавиями, а основной текст
по-прежнему набран стилем «Обычный». Если это не так, то либо
нажмите Ctrl + Z , либо закройте документ без сохранения изменений и заново откройте файл «Задание 2.3».
3. Для текста уровня 2 (разделы УК) используйте стиль2 Заголовок 2.
4. Для текста уровня 3 (главы УК) используйте стиль Заголовок 3.
5. Убедитесь в режиме «Обычный», что стили изменены только
для абзацев с заглавиями, а основной текст по-прежнему набран
стилем «Обычный».
6. Сохраните документ с именем «Задание 3.1».
Выбирать нужный стиль из раскрывающегося списка стилей на панели «Форматирование» иногда неудобно потому, что там отображается
слишком много строк. В этом случае стоит в нижней части перечня стилей
для Word 97–2003 в списке «Показать:» выбрать не «Все», а «Специальное»
либо «Используемое». В этом же диалоговом окне следует убрать флажки с
пунктов «Прочее форматирование – шрифты» и «абзацы». В Word 2007–
2010 в нижней строке области задач необходимо нажать на «Параметры» и в
списке «Отображаемые стили» выбрать не «Все», а «Используемые». Кроме
того, в этом диалоговом окне следует убрать флажки с пунктов «Отображать
как стили форматирование абзацев» и «Форматирование текста».
1 К сожалению, в режиме «Структура» нельзя мышью выделить одновременно несколько абзацев (в выполняемом вами задании это Общая часть и
Особенная часть) и указать для них стиль Заголовок 1. Ведь при этом стиль
применится не только к заголовкам, но и ко всему выделенному тексту, а будет выделено все содержимое Общей части УК и Особенной части УК.
2 Для этого можно в режиме «Структура» переходить к нужным частям
документа, а можно воспользоваться механизмом поиска и замены.
85
Изменение стилей
Основное преимущество, которое дает использование стилей, – возможность быстро, буквально в 3–4 щелчка мыши изменять оформление документа. Чтобы поменять внешний вид всех
абзацев, отформатированных с помощью одного и того же стиля,
достаточно один раз изменить описание стиля. Для такого изменения есть несколько путей:
• Задать нужные параметры форматирования для какого-нибудь
одного абзаца и затем обновить стиль в соответствии с этим абзацем (Формат Стили и форматирование
(для Word 2007–2010
Главная Стили), Правый щелчок мышью на стиле Обновить в
соответствии с выделенным фрагментом).
В Word 2010 эта же последовательность действий доступна через динамическое меню выделенного абзаца.
• Изменить стиль в области задач (для Word 97–2003 Формат Стили и форматирование… , для Word 2007–2010 Главная Стили, затем выполните правый щелчок мышью на стиле Изменить).
Как только стиль изменится, сразу же все абзацы, основанные на
этом стиле, автоматически также изменят свое оформление. Ведь
теперь именно такое форматирование является данным стилем.
Итак, если заголовки в документе отформатированы с помощью стилей, то изменить их формат по всему тексту легко.
1. Отобразите файл «Задание 3.1» в режиме «Разметка страниц».
2. Измените формат абзацев, в которых расположены названия
разделов УК для чего измените стиль «Заголовок 2» следующим
образом: выравнивание «по центру», интервал перед 12 пт, после 6 пт, одинарный межстрочный интервал, шрифт Arial 14 пт.
3. Убедитесь, что все разделы изменили свои заглавия, перейдя к заголовкам Разделов II, III и т.д. до Х, а основной текст по-прежнему не изменился.
4. Измените формат абзацев, в которых расположены названия
глав УК другим способом. Для этого:
• выделите одновременно все абзацы, набранные с использованием стиля «Заголовок 3», для чего выполните Ctrl + Alt + Shift +
+ S , правый щелчок мышью на «Заголовок 3» Выделить все вхождения;
• для выделенных абзацев задайте выравнивание «по центру»,
интервал перед 6 пт, после 6 пт, одинарный межстрочный интервал;
86
• обратите внимание, что в списке стилей появился новый стиль,
имя которого начинается с «Заголовок 3» и в котором указаны дополнительные параметры форматирования. Новый стиль нам не
нужен, поэтому «скажем» Word, что текущее форматирование теперь будет называться «Заголовок 3» следующим образом: Правый щелчок мышью в области задач на «Заголовок 3», Обновить
в соответствии с выделенным фрагментом.
5. Сохраните документ как «Задание 3.2».
Создание собственного стиля
Иногда встроенных в Word стилей недостаточно, чтобы оформить документ. В этом случае пользователь может создать и свой
собственный стиль. Чтобы создать новый стиль, отобразите стили в области задач и выберите строчку Создать стиль (для Word
2007–2010 кнопка
«Создать стиль» в нижней части области
задач);
• задайте нужные параметры форматирования в появившемся
диалоговом окне.
1. Создайте собственный стиль абзацев, который затем будем использовать для основного текста УК. Задайте имя стиля «ФИО-Текст». Укажите, что стиль НЕ основан ни на каком стиле.
Задайте следующие параметры: шрифт Georgia 10 пт; абзац отступ первой строки 1 см, межстрочный полуторный, выравнивание
по ширине.
2. Примените этот стиль ко всем абзацам, в которых набраны
статьи УК (в данный момент для них используется стиль «Обычный»), для чего используйте механизм поиска и замены.
3. Для того чтобы позже применить одинаковый стиль к словам
«Статья 1», «Статья 2», … «Статья 465», создайте собственный
стиль знаков (символов). Задайте имя стиля «ФИО-Название».
Укажите, что стиль является не стилем абзаца, а стилем знака и
основан на основном шрифте абзаца! Задайте параметры границы
и заливки для текста, который будут отформатирован данным стилем: рамка толщины 3 пт вишневого цвета, заливка светло-оранжевая, узор 20 %, цвет фона – белый.
4. С помощью механизма поиска и замены добейтесь, чтобы
все названия статей были набраны созданным только что стилем.
Учтите, что, например, в тексте Статьи 33 не должно быть рамок вокруг ссылок на статьи УК, а только рамка вокруг названия
Статьи 33! Чтобы добиться этого, можно учесть, что названия статей набраны с большой буквы и поставить галочку в диалоговом
окне поиска на пункте «Учитывать регистр».
87
Рис. 2.35
5. Переключитесь в режим разметки страниц и обратите внимание на то, что мы задали в параметрах заголовков интервалы до и
после, но в тексте присутствуют также дополнительно пустые абзацы перед и после заглавий (их многие пользователи и используют
для создания отступов). Это одна из ошибок верстки, о которых
мы уже упоминали на с.40 (рис. 2.6). Как исправлять эти ошибки,
будет рассказано в 2.5.3. Избавьтесь от пустых абзацев, использовав механизм поиска и замены: замените по всему тексту два знака
абзаца на один (рис. 2.35).
6. Сохраните документ с именем «Задание3.3».
2.4.2. Оглавление
Если заголовки в документе отформатированы с помощью стилей, то можно вставить в текст оглавление следующим образом:
Вставка Ссылка Оглавление и указатели для Word 97–2003,
Ссылка Оглавление Оглавление... для Word 2007–2010.
В диалоговом окне (рис. 2.36) можно задать параметры в частности, сколько уровней будет включать оглавление. Если названия разделов и глав набраны стилями, отличными от Заголовок 1,
Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д. нужно нажать на кнопку «Параметры» и выбрать нужные стили из используемых в документе.
Если оглавление в тексте уже существует, то после нажатия на
«ОК» Word подскажет: нужно заменить предыдущее оглавление
либо вставить новое.
С помощью оглавления легко осуществлять переходы между
разделами:
Ctrl +щелчок мыши на строке оглавления перемещает курсор
вставки в соответствующее место;
Ctrl + Home перемещает нас опять в начало документа к оглавлению.
88
Рис. 2.36
1. Откройте файл «Задание 3.3». В начало документа вставьте оглавление. Укажите, что оглавление будет включать только два уровня (текст, набранный Заголовок 1 и Заголовок 2).
2. Посмотрите на оглавление. Оно слишком краткое. В нем нет
глав (они набраны стилем Заголовок 3 и расположены на 3-м уровне структуры). Замените оглавление на новое. Для этого либо просто выделите и удалите старое оглавление либо заново выполните
Вставка Ссылка Оглавление и указатели. В диалоговом окне
укажите, что оглавление будет включать уже 3 уровня (Заголовок 1,
2 и 3). На вопрос, заменить ли выделенное оглавление, ответьте
«Да».
3. Разместите на первом листе рисунок, связанный с юридической тематикой (см. 2.2.1). Задайте размер этого рисунка 10 см по
горизонтали (Формат Рисунок Размер).
Обратите внимание на то, что теперь оглавление, вставленное
в п. 2, не соответствует действительному содержимому документа,
так как Word с целью экономии времени не изменяет автоматически номера страниц в оглавлении при любом изменении текста.
Задача актуализировать оглавление лежит на пользователе.
4. Выполните правый щелчок мышью на оглавлении и выберите
«обновить поле».
5. Сохраните документ как «Задание 3.4».
6. В новый документ вставьте текст Гражданского Процессуального кодекса из ИПС «Эталон». Перейдите в режим Обычный. В
левой части экрана отображаются стили параграфов. Обратите
89
вниманиме, что заголовки разделов набраны стилем ZagRazdel, а
заголовки глав – стилем Chapter. Удалите оглавление, созданное
системой «Эталон», поскольку оно не меняет автоматически номера страниц, на которых расположены его элементы.
Вставьте в начало документа оглавление, для чего выполните
Вставка Ссылка Оглавление и указатели Параметры для
Word 97–2003, Ссылка Оглавление Оглавление... Параметры
для Word 2007–2010 и укажите, что стиль ZagRazdel относится к
уровню 1, а стиль Chapter – к уровню 2.
Сохраните документ как «ГПК РБ».
2.4.3. Колонтитулы, вставка номеров страниц
Верхний/нижний колонтитулы представляют собой часть листа, на котором расположен текст, размещаемый на каждой странице документа выше/ниже основного текста.
Чтобы изменить текст, размещенный в колонтитулах, необходимо перейти к их редактированию следующим образом: переключитесь в режим разметки страниц и выполните двойной
щелчок на колонтитуле (либо выполните в Word 2007–2010
Вид Колонтитулы, а в Word 2007–2010 Вставка Верхний
колонтитул Изменить верхний колонтитул).
Внимательно задавайте параметры колонтитула. Если колонтитул занимает почти всю площадь страницы, то получится, что на странице
практически нет места для основного текста.
Чтобы вставить номер станицы в колонтитул, сначала начните
редактировать колонтитул и затем используйте в кнопку на панели инструментов «Колонтитулы» (рис. 2.37). (Для Word 2007–
2010 эти кнопки расположены на закладке «Вставка».)
Чтобы на первой странице документа (это обычно титульный
лист работы либо текст, предназначенный для распечатки на официальном бланке) отсутствовал номер страницы, необходимо для
Word 97–2003 выполнить Вставка Номера страниц и в диалоговом окне снять флажок «Номер на первой странице». (Для Word
2007–2010 необходимо начать редактирование колонтитулов, а
Рис. 2.37
90
затем на вкладке Конструктор нажать на кнопку Параметры и
установить флажок «особый колонтитул для первой страницы».
После этого нумерация страниц по-прежнему будет начинаться с
1, но номер страницы будет распечатан только на страницах, начиная со второй.)
Если вы предполагаете печатать документ на двух сторонах
листа бумаги, то часто необходимо, чтобы колонтитулы на четных и нечетных страницах различались. Например, номер страницы должен располагаться с внешней стороны листа, а текст в
колонтитулах должен быть различным. Для этого выполните
Файл Параметры страницы Источник бумаги и установите
флажок «различать колонтитулы четных и нечетных страниц». (В
Word 2007–2010 можно поступать и так: начните редактировать
колонтитулы, затем на вкладке Конструктор нажмите на кнопку
Параметры и установите соответствующий флажок.)
1. Вставьте номера страниц в текст документа «Задание 3.4».
Сверху каждой страницы добавьте ее номер, причем укажите, что номера страниц начинаются не с 1, а с 3 (как во всех книгах).
Для этого используйте команду Вставка Номера страниц… и в
этом диалоговом окне, нажав на кнопку «Формат», задайте параметры нумерации.
2. Сделайте нижний колонтитул следующего вида:
Задание выполнил
Фамилия И.О.
3. Разместите на каждом листе документа на заднем плане другой рисунок, связанный с юридической тематикой. Для этого его нужно
будет вставить не просто в текст, а в колонтитул и разместить рисунок
на заднем плане. Тогда он повторится на каждой странице.
4. Сохраните документ с именем «Задание 3.5».
5. Сверху каждой страницы УК РБ был выставлен ее номер.
Удалите номер страницы в верхнем колонтитуле. Использовав два
табулятора1 (у первого выравнивание по центру, у второго – по
правому краю), сделайте верхний колонтитул следующего вида
(NN обозначает номер страницы):
................................................................ УК РБ ................................................. Стр. NN,
причем слова «УК РБ» должны быть выровнены по центру, а слово
«Стр.» – по правому краю, а в качестве заполнителя слева и спра1 Не забывайте, что вам нужно нажимать на клавишу tab на клавиатуре, а
не просто установить табулстопы! В очередной раз рекомендуем включить показ
непечатных символов (кнопка ¶ на панели инструментов), чтобы видеть, что в
тексте документа имеется символ « » в том месте, где вставлена табуляция.
91
ва от текста «УК РБ» вы должны использовать точки, расположенные по нижнему краю строки (для этого и придется использовать
табуляторы).
6. Использовав один табулятор, сделайте нижний колонтитул
следующего вида:
Задание выполнил ФФФФФ
на проверку NN.10.2013,
причем фамилия (обозначена ФФФФФ) должна быть выровнена
по левому краю полосы набора, а NN.10.2013 (где NN дата) – по
правому.
7. Обратите внимание на то, что теперь оглавление не соответствует действительному размещению глав на страницах. Выполните
правый щелчок мышью на оглавлении и выберите «обновить поле».
8. Сохраните документ с именем «Задание 3.6».
2.4.4. Сноски
Сноска – небольшой фрагмент текста, размещенный внизу
страницы и связанный со словом или выражением в тексте на
этой странице. Сноска обозначается в тексте цифрой или буквой,
отформатированной в виде надстрочного индекса. Чтобы создать
сноску:
• установите курсор после того текста, для которого должна
быть создана сноска;
• Вставка Ссылка Сноска (в Word 2007–2010 Ссылки Вставить сноску);
• если Word находится в режиме «Разметка страницы», то курсор переместится в конец страницы (или в конец документа). Введите там текст сноски.
Номер сноски добавляется автоматически, поэтому все сноски
в тексте всегда будут последовательными.
Ссылки на литературу удобно оформлять не в виде концевых сносок,
а в виде перекрестных ссылок. В этом случае Word автоматически изменит основной текст, если вы добавите новое наименование в список, находящийся в конце документа. Но в данной книге мы не будем подробно описывать создание подобных документов. Отметим только, что до Word 2010
создавать подобные списки было довольно сложно. Более того, оформить
список литературы и ссылки согласно ГОСТам было практически невозможно. В Word 2010 на вкладке «Ссылки» есть группа команд «Ссылки и списки
литературы», которая и помогает создать список литературы.
92
2.5. ГРАМОТНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТА
Чаще всего информация, которую используют юристы, не отформатирована так хорошо, как это было в предыдущих заданиях, когда текст Уголовного кодекса был набран с использованием
различных стилей и без ошибок верстки. Особенно это касается
текстов, которые размещены в интернете.
Наша задача научиться грамотно форматировать текстовую информацию, но для этого необходимо иметь хотя бы минимальные
теоретические знания о том, что же собой представляют основные
параметры форматирования: шрифт, размер, межстрочный интервал и т. д.
2.5.1. Шрифт
Шрифт – полный набор символов определенного внешнего
вида, размера и начертания.
Шрифт = гарнитура + начертание + размер + толщина
Например, все буквы, цифры, знаки препинания и прочие
символы, входящие в «полужирный курсив Arial Narrow размера 30 пт», и составляют соответствующий шрифт. Итак, Arial
Narrow – это гарнитура, курсив – это начертание шрифта, полужирный – это толщина шрифта, 30 пт – это размер шрифта в специальных единицах – пунктах.
Обычно используют одно из двух начертаний: прямое (roman)
или курсивное (italic), а также одну из трех толщин: нормальную
(normal), полужирную (bold) или черную (black).
Самые популярные гарнитуры (typeface family)
Times (Пример текста, набранного гарнитурой Times);
Georgia (Пример текста, набранного гарнитурой Georgia);
Arial (Пример текста, набранного гарнитурой Arial);
Courier (Пример текста гарнитуры Courier).
Размер шрифта (кегль)
Размер шрифта измеряется в специальных единицах. Чаще
всего используют пункты:
1 pt = 1/12 pica=1/72 дюйма ≈ 0,353 мм.
Размер шрифта описывает расстояние от верхней точки самого
высокого символа до нижней точки самого низкого. Т. е. размер
93
шрифта 10 пт не означает, что все буквы будут размера 3,53 мм.
Кегль равен не высоте символа на бумаге, а высоте знака плюс
просветы сверху и снизу, предназначенные для образования промежутков между строками.
Различные шрифты одного и того же размера визуально выглядят как
шрифты разного размера. Это хорошо видно в тексте, расположенном
чуть выше в рамке с примерами текста, набранного разными гарнитурами.
Все символы имели размер 11 пт, но визуально шрифт Arial выглядит гораздо больше, чем шрифт Times.
Ширина и элементы букв
Все шрифты делятся на:
Моноширинные
Все символы имеют одинаковую
ширину.
Типичный представитель –
Courier.
Такой шрифт часто используется в научной литературе.
Пропорциональные
Некоторые символы (например, м, ы,
ж) шире, чем другие (ь, i, з)
Типичный представитель – Times.
Такими шрифтами набирается подавляющее большинство текстов.
Ширина цифр даже в пропорциональных шрифтах одинакова. Это позволяет в финансовых документах размещать колонки
цифр друг под другом. Однако выровнять цифры все равно проще
и правильнее с помощью табуляторов.
Важным элементом символов является засечка (по-французски Serif) – тонкая линия на конце контура буквы (рис. 2.38). Такие
концевые штрихи есть в большинстве шрифтов, используемых
при наборе больших объемов текста.
Рис. 2.38
Все шрифты делятся на:
шрифты с засечками
Считается, что текст, набранный
шрифтом с засечками, читается лучше. Он хорошо подходит для оформления юридических документов.
Типичный представитель – Times.
94
шрифты без засечек
Такими шрифтами оформляются
заголовки. Они применяются также в
текстах, набранных мелким шрифтом, так как являются четкими.
Типичный представитель – Arial.
2.5.2. Межстрочный интервал
Многие ошибочно считают, что межстрочный интервал – это
«пустое» расстояние между соседними строками текста. На самом
деле межстрочный интервал – это расстояние между линиями
шрифта двух смежных строк (как в школьной тетрадке в линейку). Т. е. расстояние между уровнями, на которых располагаются
соседние строки.
Рис. 2.39
Создайте новый документ с именем «Газета».
1. Установите (Файл Параметры страницы) размер листа
бумаги А4, все поля по 1,4 см, переплет 0 см.
Скопируйте в документ текст с HTML-страницы http://InfoLawyer.
narod.ru/rekl.html (его можно также взять на http://InfoLawyer.narod.
ru/rekl.txt).
2. Сохраните c HTML страницы файл rekl.PDF в личную папку. В
этом файле хранится фрагмент газеты. При возможности распечатайте этот файл и положите около монитора.
Цель данного задания – отформатировать текст «Газеты» так,
чтобы он совпал с распечаткой. Пользоваться вам нужно будет
только кнопками и списками на панели инструментов (либо следующими командами: Формат Шрифт, Формат Абзац, Формат Границы и заливка).
Используя пошаговые указания, приведенные ниже, сделайте
так, чтобы ваш документ выглядел точно так же, как и оригинал.
3. Выделите основной текст газеты (от слов «Утверждено Положение» до конца документа) и задайте для него шрифт Times
размера 12 пт. Задайте затем шрифты заголовков, соответствующие оригиналу (основные заголовки должны быть без засечек, а
вспомогательные – с засечками). Используйте шрифты семейств
Arial и Times.
Подберите шрифты для первых четырех абзацев. Используйте
шрифты семейств Franklin, Arial и Courier.
Удобнее всего работу по подбору шрифтового оформления текста проводить так: выделить нужный текст и затем выбирать шрифт не с по95
мощью списка на панели инструментов, а в диалоговом окне «Шрифт», поскольку в нижней части этого окна показано, какой внешний вид будет иметь
выделенный фрагмент.
4. Установите параметры абзацев: выравнивание, интервалы
сверху (или снизу) для основного текста, отсутствие красной строки. Обратите внимание, что в оригинале абзацы отформатированы
по «американскому» стандарту – красной строки нет, но есть отступ перед абзацем.
5. Установите переносы в тексте (Сервис Язык Расстановка
переносов, а для Word 2007–2010 выполните Разметка страницы
Расстановка переносов Авто).
6. По всему тексту замените дефисы на тире с помощью механизма замены. Подумайте, какая должна быть строка поиска,
чтобы в таких словах, как «12-недельного» и «счет-фактура», оставался дефис!
7. Задайте два столбца для размещения основного текста. Для
этого выделите нужный фрагмент текста (от слов «Как малообеспеченному» до конца документа) и выполните Формат Колонки,
а для Word 2007–2010 Разметка страницы Колонки.
8. Установите
линию
после
4-го абзаца, выполнив:
Формат Границы и заливка Граница (для в Word 2007–2010
Главная
), снизу задайте тонкую одинарную линию.
Установите заливку для названия газеты (1-й абзац текста) (на
вкладке Заливка диалогового окна Границы и заливка).
Обратите внимание, что серым залит не только сам текст «КОНСУЛЬТАНТ», но и отступы слева и справа от текста. Для того чтобы изменять ширину этих отступов, перемещайте бегунки b и c на горизонтальной
линейке либо задайте отступы в диалоговом окне форматирования абзаца.
9. Установите границу (тройная линия) вокруг всего текста (на
вкладке Страница диалогового окна Границы и заливка выберите Применить к всему документу).
10. Расставьте номера страниц соответствующим шрифтом.
Отформатируйте размер колонтитулов и параметры рамок так,
чтобы номера находились вне рамки.
При этом придется уменьшить и высоту места, отведенного под колонтитулы, а в диалоговом окне Границы и заливка на вкладке
Страница Параметры указать, что рамка не должна «захватывать» нижний
колонтитул.
11. Добейтесь того, чтобы текст размещался ровно на четырех страницах формата А4, как в оригинале, изменив интервалы
между абзацами, ширину колонок и уменьшив, если понадобится,
96
промежуток между ними (Формат Колонки для Word 97–2003
или Разметка страницы Колонки Другие колонки для Word
2007–2010).
2.5.3. Ошибки верстки
Наиболее грубыми (и часто встречаемыми) ошибками верстки
являются:
1) наличие в тексте нескольких пробелов подряд для:
• создания отступа первой строки с помощью пробелов;
• выравнивания по горизонтали (по центру, правому краю и
т. п.) с помощью пробелов;
• выравнивания текста в строках, следующих одна под одной с
помощью пробелов;
2) наличие нескольких символов абзаца (¶) подряд для:
• создания отступов до и после абзаца,
• выравнивания текста по вертикали (с помощью вставки пустых абзацев);
3) использование дефиса вместо тире;
4) наличие пробела перед знаком препинания;
5) отсутствие после знака препинания пробела;
6) неоправданное использование табуляции (для центрирования текста, для создания красной строки);
7) необдуманное шрифтовое оформление документа.
2.5.4. Исправление текста,
содержащего ошибки верстки
Чаще всего документ, содержащий ошибки, создан не вами, а
взят из Интернета. В частности, ошибки появляются в большом
количестве, если информацию копируют прямо с веб-страницы, а
на ней размещен текст, не пригодный для дальнейшего форматирования. Ведь изначально создатель этого текста добивался того,
чтобы он красиво выглядел в окне браузера.
Поскольку эта ситуация является стандартной, существует несколько довольно простых алгоритмов для быстрого исправления
подобных ошибок. В основе всех этих алгоритмов лежит механизм
поиска и замены.
1. Откройте HLML-страницу http://InfoLawyer.narod.ru/vk.html
с размещенным на нем Водным кодексом Республики Беларусь.
2. Скопируйте текст кодекса в Word.
97
Обратите внимание, что если вы выделите текст помощью Ctrl + A , то
в нем будет много лишней информации (заголовки и прочая служебная
информация, расположенная на web-странице), если с помощью простого выделения мышью, то это будет долго (так как текст довольно объемный).
Быстрее всего использовать описанный ранее алгоритм:
• выделяем небольшой фрагмент в начале текста;
• переходим с помощью бегунка на полосе прокрутки в конец текста;
• Shift +щелчок мышью увеличивает выделение до места щелчка.
3. Отобразите непечатные символы и найдите ошибки верстки.
Многие из этих ошибок сразу же бросаются в глаза: в конце большинства строк создатель веб-страницы поставил конец абзаца
(символ ¶); красная строка сделана с помощью четырех пробелов
подряд в начале строки; есть пустые абзацы перед и после названий разделов, глав и статей, с помощью которых созданы отступы.
4. Удалите ошибки верстки, используя следующие алгоритмы.
Алгоритм 1. Удаление жесткого разбиения на строки
Ситуация, когда в конце каждой строки расположен символ
конца абзаца, встречается часто при копировании текстов с htmlстраницы. В таком случае придется удалять большое количество
символов ¶. Этот процесс можно автоматизировать с помощью
механизма поиска и замены.
Ш а г 1 (самый важный!). Нужно проанализировать текст и
понять, чем отличается по оформлению начало нового абзаца от
начала новой строки (в некоторых документах для этого используется несколько пробелов в качестве отступа первой строки, во
многих документах, размещенных в Internet, перед абзацем вставлено подряд несколько пустых абзацев).
В документе, который мы форматируем, уже известно (после
п. 3), что красная строка была сделана автором с помощью четырех пробелов подряд в начале строки.
Ш а г 2. Помечаем начало абзаца каким-либо символом (например, ***), который никогда не встречается в тексте, следующим образом:
Правка Заменить ( Ctrl + H )
заменить 3 (4,5…) пробелов1 на ***.
Ш а г 3. Убираем все знаки абзаца таким образом:
Правка Заменить ( Ctrl + H )
заменить знак абзаца (т.е. ^p) на пробел.
1 В некоторых документах приходится заменять не пробелы, а пустые
абзацы, которые предшествуют «настоящему» началу абзаца «^p^p» или
«^p^p^p», на «***»
98
(При этом получаем текст, состоящий из одного громадного
абзаца.)
Ш а г 4. Поскольку на Шаге 2 мы пометили, где должны находиться начала абзацев, теперь их легко найти. Возвращаем нужные нам знаки абзаца:
Правка Заменить ( Ctrl + H )
заменить *** на знак абзаца (^p).
Алгоритм 2. Удаление лишних пробелов в тексте
Правка Заменить ( Ctrl + H )
заменить два пробела на один пробел.
Несколько раз нажать на кнопку «Заменить все», пока не появится сообщение «Произведено замен: 0».
Алгоритм 3. Удаление пробелов в начале абзаца
Правка Заменить ( Ctrl + H )
заменить знак абзаца+пробел («^p ») на знак абзаца (^p).
Алгоритм 4. Удаление пустых абзацев
Правка Заменить ( Ctrl + H )
заменить два знака абзаца (^p^p) на один знак абзаца (^p).
5. Удалите прочие ошибки верстки в тексте Водного кодекса
(использование дефиса вместо тире, наличие двух символов
абзаца подряд), применив механизм поиска и замены1.
6. Вставьте номера страниц. Вставьте рамку вокруг страницы
зеленого цвета. Задайте формат бумаги А5 (14,8×21 см).
7. Отформатируйте текст, изменив стиль Обычный. Используйте в нем шрифт Georgia 10 пт, выравнивание по ширине, красная
строка 0,6 см, нет интервалов перед и после абзаца.
8. Используя механизм поиска и замены отформатируйте документ с помощью стилей (используйте стили Заголовок 1 и Заголовок 2 для выделения разделов и глав соответственно).
Измените стили так, чтобы названия разделов были набраны
красным шрифтом Arial Black 16 пт, а названия глав – шрифтом
Arial Black 14 пт.
9. Вставьте в начало текста оглавление.
10. Сохраните файл с именем «Водный кодекс».
1
В первом случае нужно найти строку «_-_» и заменить ее на «_^=_»
(пробелы до и после дефиса важны, поскольку иначе слова пруд-охладитель
и пруд-копань будут написаны через тире), а во втором – найти «^p^p» и заменить на «^p».
99
11. Найдите в интернете текст Гражданского кодекса Украины, скопируйте его в новый документ, исправьте ошибки верстки
(удалите лишние пробелы, пустые абзацы и т.п.), задайте: формат
бумаги А5, шрифт основного текста Georgia 11 пт синего цвета,
первая строка отступ 0,5 см, выравнивание по ширине. По всему
тексту документа названия статей (т. е. текст «Статья 1», «Статья
2», «Статья 3» и т.д.) должны быть набраны полужирным шрифтом
красного цвета. Сохраните файл с именем «Гражданский кодекс
Украины».
2.6. ШАБЛОНЫ, СЛИЯНИЕ
Одной из типичных задач юриста является ведение документации. Научимся создавать однотипные документы. В юридической
практике существует два типа подобных документов:
• созданные заранее документы, содержащие незаполненные
фрагменты, которые затем заполняются в зависимости от конкретных данных клиента (см. документы в приложении 2);
• временные документы, необходимые лишь как основа для
создания одинаковых писем (повесток, приглашений и т. п.), которые будут распечатаны и разосланы одновременно большому
количеству людей, чьи данные хранятся на компьютере в табличном виде, причем эти данные могут находиться как в базе данных
Access или в таблице Excel, так и в текстовом файле либо на вебстранице.
Для первого типа документов необходимо умение создавать
шаблоны, а для второго – умение использовать механизм слияния.
2.6.1. Шаблоны
Шаблон – это готовый для заполнения бланк документа. В шаблоне подготовлен не только сам текст документа (для ускорения
процесса ввода), но и стили, которыми и форматируется данный
текст.
Достаточно добавить в шаблон какой-то текст или рисунок, и
они будут появляться во всех новых документах, основанных на
этом шаблоне. Если вы измените размеры полей и страниц, ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования, то
именно эти параметры и будут использованы в новых документах.
100
Любой документ основан на каком-то шаблоне так же, как при наборе
любого текста, мы используем стили. Если не указать иного, то используется шаблон с именем Normal.dot, в котором и хранятся параметры
бумаги, форматирования абзацев и т. д., которые применяются при создании
нового документа «по умолчанию» после нажатия комбинации Ctrl + N
либо при нажатии на кнопку на панели «Стандартная».
Использовав Приложение 2, в новом документе наберите
текст1 Заявления о присвоении учетного номера налогоплательщика. Затем в другом документе наберите текст Учетно-статистической карточки на уголовное кассационное дело. Сохраните документы как шаблоны (Файл Сохранить как… и выберите
тип файла «Шаблон документа»). Имена файлов задайте в соответствии с их названиями.
Создавая теперь новые документы, основанные на данных
шаблонах (Файл Создать Шаблоны на моем компьютере или
Файл Создать Мои шаблоны для в Word 2007–2010), вы сразу
же получаете не просто пустой документ, а уже готовую форму, которую останется лишь заполнить нужным содержанием. Проверьте это.
2.6.2. Слияние
Представим, что нам необходимо разослать 60 приглашений на
дни юрфака всем студентам 10 и 11 группы первого курса. Существует три пути:
• создать документ, в котором набирается текст приглашения
и оставляется в нем пустое место для имени и фамилии, и распечатать этот документ 60 раз. Затем вручную дописать туда фамилию и имя студента;
• набрать и сохранить шаблон приглашения с нужным текстом,
и на его основе создать 60 файлов, в которые через буфер обмена
скопировать фамилию и имя нужных студента из общей таблицы
с данными о всех студентах юрфака;
• применить слияние, которое, используя таблицу с данными
о студентах юрфака, самостоятельно создаст документ, содержащий 60 однотипных страниц, отличающихся лишь фамилиями в
приглашениях (рис. 2.40).
1
Проверьте, не допускаете ли вы при наборе этого текста ошибок. Не используйте пустые абзацы! Не используйте пробелы для выравнивания текста! Не используйте символы подчеркивания, чтобы создать строку вида
__________
____________
(дата)
(подпись)
Для этого существует табуляция (см. 2.1.4).
101
ɋɩɢɫɨɤ ɩɨɥɭɱɚɬɟɥɟɣ (ɚɞɪɟɫɚɬɨɜ)
Ɉɫɧɨɜɧɨɣ ɞɨɤɭɦɟɧɬ ɜ ɤɨɬɨɪɵɣ
ɜɫɬɚɜɥɟɧɵ ɩɨɥɹ ɫɥɢɹɧɢɹ
Ô
Ó
Ɋɟɡɭɥɶɬɢɪɭɸɳɢɣ ɞɨɤɭɦɟɧɬ
Рис. 2.40
Очевидно, что первые два пути, хотя и простые в выполнении,
требуют много усилий. А вот третий путь не требует никаких затрат
времени и гарантирует отсутствие ошибок в создании рассылок.
1. Откройте страницу с рейтингом студентов на сайте
InfoLawyer.narod.ru. Скопируйте содержимое этой страницы в
Word. Оставьте в документе только таблицу студентов и удалите заголовки и прочую ненужную информацию. Сохраните список
студентов в файле с именем «Фамилии_для_слияния».
2. Для Word 97–2003 выполните Сервис Письма и рассылки Показать панель инструментов слияния.
3. Откройте новый документ. Запустите мастер слияния, выполнив:
Сервис Письма и рассылки Слияние. (В Word 2007–2010
Рассылки Начать слияние Пошаговый мастер слияния.)
4. В правой части окна запустится мастер слияния, состоящий
из шести этапов.
Э т а п 1: укажите, что создавать будем письма.
Э т а п 2: укажите, что текст письма будет находиться в текущем
документе.
Э т а п 3: укажите, где именно находится список адресатов «Фамилии_для_слияния», нажав на кнопку Обзор…
102
Если Word не сможет понять, где именно в выбранном файле находятся данные о получателях наших писем, то это говорит о том, что в этом
документе содержится не только таблица с данными, но и еще что-то. Например, вы не удалили заголовки перед таблицей.
В открывшемся диалоговом окне «Получатели слияния» можно указать, что не всем адресатам нужно посылать письма. (Для
фильтрации списка можно использовать треугольнички в заголовках столбцов либо вручную убрать «птички» около некоторых фамилий.)
Э т а п 4: в текущем документе наберите следующий текст, который будет отображаться затем на каждом бланке письма:
Уважаемый ____________________
Очередные дни юрфака состоятся 11 ноября.
Начало в 19.00 в ДКЖ.
Приглашаем Вас принять участие
в праздновании дня рождения нашего любимого факультета.
Оргкомитет
5. Чтобы вставить в документ вместо подчеркиваний поле Word,
которое будет содержать фамилию приглашенного, нужно нажать
в правой части окна на кнопку «Другие элементы» и выбрать из
перечня столбцов нужный нам: «ФИО».
Э т а п 5: просмотрите созданные письма, используя кнопки
в области задач. При необходимости
можно вернуться к этапу 4 (соответствующая кнопка находится
внизу области задач), чтобы подправить текст письма.
6. Вернитесь назад к этапу 4 и задайте следующие параметры
страницы: размер бумаги 10×5 см, поля по 0,5 см. Отформатируйте текст так, чтобы он был похож на праздничное приглашение:
добавьте рисунки, рамочки и т.д.
Этап 6: выбираем дальнейшее действие: письма нужно напечатать либо изменить часть писем. Во втором случае будет создан отдельный файл, в котором появятся страницы, содержащие письма.
7. Укажите, что нужно изменить часть писем и сохраните полученный файл с именем «Рассылка».
2.6.3. Слияние с условием
В процессе слияния можно не только создавать письма, в которые вставляются данные из таблиц, но и создавать документы с
более «гибким» содержанием, т. е. содержание которого меняется
в зависимости от того, кто именно является адресатом.
103
Использовав слияние, создадим документ, содержащий 60 однотипных напоминаний, отличающихся не только фамилиями в
сообщениях о выставлении зачета, но и формой обращения, текстом в письме и датой зачета.
1. Создайте новый документ, запустите мастер слияния.
Э т а п 1: укажите, что создавать будем письма.
Э т а п 2: укажите, что текст письма будет находиться в текущем
документе.
Э т а п 3: укажите, где именно находится список адресатов «Фамилии_для_слияния», нажав на кнопку Обзор…
2. Э т а п 4: введите в документ следующий текст:
Уважаемый студент «ФИО» из группы «Номер группы».
Сообщаем вам, что Ваш рейтинг составляет «Рейтинг» баллов.
Поскольку он __________________.
Зачет состоится ____________.
Вместо текста «ФИО», «Номер группы», «Рейтинг» вставьте соответствующие поля из списка «Фамилии_для_слияния».
3. Теперь, кроме вставки (как и в предыдущем задании), в текст
письма полей из списка нужно использовать поля Word, которые изменяют текст в зависимости от значения, содержащегося в таблице.
Поместите курсор вставки в тексте письма после слов «Поскольку он», нажмите на кнопку «Добавить поле Word» на панели
«Слияние» (для Word 2007–2010 на вкладке «Рассылки» нажмите на кнопку
«Правила») и выберите из перечня пункт: «IF…
THEN…ELSE».
В появившемся диалоговом окне заполните все строки
(рис. 2.41).
4. Аналогично вставьте поле IF…THEN…ELSE после слов «Зачет состоится». В этом поле в зависимости от номера группы
укажите, что зачет будет проводиться 18 декабря у студентов группы 10, а у студентов группы 11 – 13 декабря.
5. Э т а п 5. Просмотрите созданные письма. При необходимости вернитесь к этапу 4, чтобы подправить текст письма. В частности, вернитесь назад и исправьте грамматические ошибки (если они
есть) и задайте следующие параметры страницы: размер бумаги
13×6 см, поля по 0,5 см и заключите текст приглашения в двойную
рамку цвета индиго и задайте желтый фон у письма (Формат Фон,
а для Word 2007–2010 – Формат Цвет страницы).
Если на этапе 4 было неверно вставлено поле IF…THEN…ELSE или
нужно изменить текст в поле, то необходимо щелкнуть на поле правой
104
Рис. 2.41
кнопкой мыши и выбрать пункт «Коды/Значения полей» либо нажать комбинацию Alt + F9 . Затем можно изменить формулу, исправив ее вручную.
6. Э т а п 6. Укажите, что нужно изменить часть писем, и сохраните полученный файл с именем «Рассылка с условием».
2.7. СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПОЛЕЙ
1. Создайте документ (текст, приведенный ниже, можно взять
на html- странице http://InfoLawyer.narod.ru/dogovor.html), соблюдая параметры оформления и форматирования:
ДОГОВОР КУПЛИ-ПРОДАЖИ ТОВАРА
г. Минск
(дата)
Предприятие БелСбытТехника, именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице директора Богдановича А.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и _________
____, именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице _____________________________,
действующего на основании доверенности, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1. Продавец обязуется передать имущество, именуемое в дальнейшем товар в собственность, а покупатель обязуется принять товар и уплатить за него определенную денежную сумму.
105
1.1. Продавец продает, а Покупатель покупает в надлежащей таре и (или) упаковке
следующий Товар.
Nn/n
Наименование
Количество
Стоимость
1
2
3
1.2. Итого продаются ценности на сумму _________ рублей.
2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Продавец обязуется:
а) предоставить в распоряжение Покупателя товары к: (дата) с предварительным уведомлением Покупателя за (число) дней о готовности товаров к передаче.
2.2. Покупатель обязуется:
а) принять полученный товар;
б) известить Продавца о совершившемся нарушении условий настоящего договора
в части отклонений по количеству, ассортименту, качеству, комплектности, таре и (или)
упаковке не позднее чем через (число) дней их установления;
в) оплатить товар не позднее (дата)
3. ПРИЕМКА ТОВАРА
3.1. При осуществлении приемки товара Стороны обязуются руководствоваться Положением «О приемке товаров по количеству и качеству»», утвержденным Постановлением
КМ РБ от 26.04.96 № 285.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
4.1. За неисполнение либо ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему
договору, помимо ответственности, предусмотренной действующим гражданским законодательством Республики Беларусь, Стороны несут следующую ответственность:
а) за задержку передачи товара Продавец уплачивает Покупателю пеню в размере ___%
(____руб) от итоговой суммы договора;
б) при просрочке исполнения п. 2.2 Покупатель уплачивает Продавцу пеню в размере
___% (____руб) от итоговой суммы договора.
4.2. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания.
Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую
силу, один из которых находится у Продавца, второй – у Покупателя.
ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН
Продавец _____________
Адрес______________________
Банковские реквизиты:_________
Телефон (факс):_______________
Продавец_____________________
106
Покупатель _____________
Адрес______________________
Банковские реквизиты:_________
Телефон (факс):_______________
Покупатель_____________________
2. Сохраните документ c именем «договор купли-продажи» как
шаблон (в диалоговом окне Сохранение документа выберите Тип
файла – Шаблон документа). Не закрывайте шаблон.
3. Выведите в Word 97–2003 на экран панель инструментов
«Формы».
В месте, предназначенном для заполнения наименования покупателя, вместо символов _____ добавьте элемент управления
Текстовое поле нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов «Формы». (Для Word 2007–2010 на вкладке «Разработчик»1 в разделе «Элементы управления» нажмите на кнопку
«инструменты из предыдущих версий».)
Задайте следующие свойства этого текстового поля (двойной
щелчок по полю либо выберите «Свойства» из контекстного меню):
текст по умолчанию «Магазин №1», максимальная длина 30.
4. В местах, предназначенных для заполнения данными об ответственном лице, юридическом адресе покупателя и т. д., вместо
символов _____ добавьте элементы управления «Текстовое поле».
Задайте свойства этих текстовых полей: установите соответствующий тип данных («Число» или «Дата») для полей договора
там, где это указано в набранном вами тексте или предполагается
по смыслу.
5. Добавьте элемент
«Поле со списком» для выбора наименования товара в первой строке таблицы в п. 1.1 договора. Измените параметры этого поля со списком: добавьте элементы списка, нажимая на кнопку
(рис. 2.42), указав на свое усмотрение
перечень товаров (минимум пять позиций).
Добавление элементов списка происходит последовательно. После
ввода каждого элемента нажимается кнопка «Добавить». Скопируйте
созданное поле со списком во все строки таблицы.
6. В таблице, содержащейся в п. 1.1 договора, в столбцы «Количество» и «Стоимость» добавьте текстовые поля (тип – число). Для
всех текстовых полей столбца «Количество» значение по умолчанию установите равным 0. Для всех текстовых полей столбца
«Стоимость» в области «Параметры поля» включите «Вычислять
при выходе», в области «Закладка» внесите имена aaa, bbb, ccc соответственно, а значение по умолчанию установите равным 0.
Аналогичные параметры установите для ввода процентов пени
в п. 4.1 (закладки Proc1 и Proc2).
2010 выполните: Файл Параметры Настройка ленты и установите в правой части диалогового окна
флажок около «Разработчик» (для Word 2007 Файл Параметры Основные Показывать вкладку «Разработчик»).
1 Если эта вкладка не видна, то в Word
107
Рис. 2.42
7. Для текстового поля общей суммы договора, указанной в
п. 1.2, установите тип – вычисление, имя – Summa, введите в область «выражение» формулу «= aaa+bbb+ccc». Выключите параметр «Вычислять при выходе».
Аналогичные параметры установите для полей, в которых вычисляется сумма пени (следуют за % в скобках). Им будут соответствовать формулы: =Summa* Proc1*0,01 и =Summa* Proc2*0,01.
8. Обязательно защитите форму. Для этого нажмите кнопку
«Защита формы» на панели инструментов «Формы». Для Word
2007–2010 на вкладке «Разработчик» нажмите на Защитить
документ Ограничить редактирование и затем установите, что
вводить данные можно только в
поля форм (рис. 2.43).
9. Сохраните вновь форму как
шаблон (имя файла — «Договор
форма»). Закройте файл.
10. Создайте новый документ
на основе созданного шаблона
формы. Заполните форму и проверьте, как работают добавленные
элементы (т.е. действительно ли
вычисляется сумма в пунктах 1.2,
4.1 договора если заполнять строРис. 2.43
ки в п.1.1).
108
Сохраните заполненную форму как документ Word c именем
«Заполненная форма договора».
2.8. ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ
Задание 1
Разработайте электронную форму образца договора куплипродажи1, приведенного в приложении 2. Определите, в какие
места электронной формы нужно вставить поля. Используйте
поле со списком для выбора вида ценных бумаг.
Общая сумма ценных бумаг должна вычисляться как произведение цены на количество, а пеня за просрочку равна произведению цены, количества и процента пени.
Задание 2
Разработайте электронную форму образца договора подряда
с гражданином, приведенного в приложении 2. Определите, в какие места электронной формы нужно вставить поля. Используйте
поле со списком для выбора наименований работ.
Общая стоимость работ с премиальными должна вычисляться
как сумма стоимостей работ, умноженная на процент премиальных.
Задание 3
Разработайте электронную форму образца договора проката,
приведенного в приложении 2. Определите, в какие места электронной формы нужно вставить поля. Используйте поле со списком для выбора наименования арендуемого имущества.
Арендная плата должна вычисляться как произведение количества месяцев аренды на стоимость аренды в месяц.
Задание 4
1. Скачайте текст УК Украины InfoLawyer.narod.ru/uku.html
2. Отформатируйте весь скопированный текст2.
Задайте: шрифт Georgia 12 пт, выравнивание по ширине, первая строка: отступ 1,2 cм, межстрочный интервал: множитель 1,1.
1 Эти типовые формы договоров взяты из СПС «КонсультантПлюс». Вы
можете найти и другие бланки договоров в СПС «КонсультантПлюс» следующим образом: Поиск Название документа – договор. В нижней части
окна «Карточка поиска» выберите раздел «Деловые бумаги».
2 На выполнение этого задания отводится не более 20 минут. Если вы не
успеваете, то проанализируйте причины. Возможно, вы неверно выделяете
текст (не используете приемы, приведенные в 3.3 и 3.5). Возможно, вы не
пользуетесь режимом просмотра «Структура» для перемещения между разделами либо механизмом поиска и замены для форматирования статей, разделов. В этом случае заново выполните задания по УК РБ из 3.1–3.6.
109
3. С помощью механизма поиска и замены сделайте так, чтобы
по всему тексту названия статей (слова типа «Статья 358») были
синего цвета в зеленой рамке толщины 2 пт.
4. Уберите ошибки верстки по всему тексту документа, использовав поиск и замену.
Сначала отобразите непечатные символы (кнопка ¶ на панели инструментов), а затем найдите и исправьте ошибки верстки:
• вместо тире во многих местах используется дефис. Это недопустимо;
• удалите пустые абзацы в тексте.
5. Измените размер бумаги на А5 (14,8×21см) и вставьте колонтитулы.
В верхнем колонтитуле, использовав табуляторы для форматирования, укажите следующую информацию:
• Фамилия Имя – слева, номер группы – справа;
• заполните промежуток между ними точечками.
Вставьте номера страниц снизу справа.
6. С помощью стилей отформатируйте документ. Используйте
стили Заголовок 1 для разделов (ОСОБЛИВА и ЗАГАЛЬНА частина, ПРИКIНЦЕВI ТА ПЕРЕХIДНI ПОЛОЖЕННЯ) и Заголовок 2 для выделения разделов документа.
7. Вставьте в начало текста оглавление. Сохраните файл с именем «Контрольная работа №1».
Задание 5
Использовав данные, находящиеся на http://InfoLawyer.narod.ru/
diagrams.html, постройте диаграмму, аналогичную той, которая
приведена на рис 2.44. Обратите внимание, что для некоторых
секторов придется поменять цвета. Задайте нужный шрифт в легенде. В параметрах диаграммы не забудьте указать, что внутри
секторов нужно отобразить значения из таблицы.
20 7
ɍɛɢɣɫɬɜɚ
68
15 11
70
47
Ɋɚɡɛɨɢ
54
Ʉɪɚɠɢ ɢɦɭɳɟɫɬɜɚ
Ʉɪɚɠɢ ɢɡ ɤɜɚɪɬɢɪ
80
135
93
120
Ƚɪɚɛɟɠɢ
Рис. 2.44
110
ɂɡɧɚɫɢɥɨɜɚɧɢɹ
Глава 3
ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА MICROSOFT EXCEL
Конечно, чаще всего юрист в работе использует текстовый процессор и правовые базы данных. Однако в работе любого юриста
существует некоторый класс задач, связанных с анализом работы конкретных специалистов либо организации в целом. Кроме
того, работа юриста часто оценивается системой численных показателей (количество принятых заявлений, рассмотренных дел,
выявленных правонарушений и т. п.), а анализ этих показателей с
помощью компьютерной техники предполагает использование не
столько текстовых редакторов, сколько средств обработки и анализа данных, самым популярным из которых является MS Excel.
К сожалению, большинство правоведов не подозревают, насколько упростится немалая часть их каждодневного труда, если
они будут использовать Excel. При этом на первых порах можно
рассматривать Excel как некий визуальный калькулятор, который
предназначен для того, чтобы подвести в таблице итог или среднее некоторых значений из таблицы в Word. А затем, почувствовав все преимущества по работе с любой табличной информацией,
начать использовать Excel и при решении других задач.
В работе с электронными таблицами (ЭТ) можно выделить несколько аспектов, каждый из которых Excel умеет делать значительно лучше, удобнее и быстрее, чем Word:
• ввод данных в таблицы (числовые данные, текстовые данные,
последовательности дат, дней недели, месяцев и т. д.);
• вычисления в таблицах;
• визуализация информации (графики и диаграммы);
• анализ данных (подведение итогов, создание сводных таблиц
и т. п.).
В данной главе мы научимся выполнять все эти действия, причем рассмотренные задачи в большинстве случаев имеют непосредственное отношение к юридической деятельности.
В отличие от глав 1 и 2, изучать Excel мы будем, основываясь
на несколько ином принципе. Сначала в параграфе приводится
теоретический материал, необходимый для самостоятельного выполнения следующего за ним упражнения. Многие задания носят
сквозной характер, т. е. его выполнение может быть основано на
результатах нескольких предыдущих, поэтому не стоит перехо111
дить к следующим заданиям, не выполнив текущее. Если в тексте
присутствует пример, то его также необходимо самостоятельно
выполнить, используя рекомендации, приведенные в тексте.
3.1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ О ЭТ
Любая работа заканчивается отчетом, в котором, как правило,
помимо текста присутствуют таблицы с числовыми данными, а
также графики и диаграммы. В текстовых редакторах, конечно,
можно набрать такие таблицы, но мы убедились, что проводить в
них расчеты крайне неудобно (см. п. 2.2.5).
А вот при помощи ЭТ удобно решать любые задачи, в которых
требуется проводить вычисления. Наибольший эффект получается при совместном использовании ЭТ и систем управления
базами данных (СУБД), так как ЭТ мало приспособлены для хранения большого объема информации, но хорошо анализируют ее,
поэтому часто эти две программы работают в паре.
3.1.1. Основные термины ЭТ
Электронная таблица – программа обработки данных, которые
можно представить в виде прямоугольной таблицы, образованной
строками и столбцами.
Существует два способа обозначения строк и столбцов ЭТ.
1. Столбцы обозначаются буквами английского алфавита – A,
B, C, D..., а строки числами – 1, 2, 3... (рис. 3.1, а). При этом способе после столбца с именем Z будут следовать столбцы с именами
AA, AB, AC ... AZ, BA, BB, BC ... BZ, ...
2. Как столбцы, так и строки обозначаются числами (рис. 3.1, б).
а)
A
B
C
б)
1
1
1
2
2
3
3
4
4
2
3
Рис. 3.1
Ячейка – базовый элемент ЭТ. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое строится по следующим правилам: если используется первый способ обозначения, то сначала пишется буква
112
столбца, а потом номер строки (например, A4, BZ1056, B99); если
используется второй способ, то пишутся: буква R (сокращение от
слова Row – строка), номер строки, затем буква С (сокращение от
слова Column – столбец) и номер столбца. Например, те же ячейки, что и в предыдущем примере, будут иметь при такой записи
имена R4C1, R1056C78, R99C2.
Разные варианты обозначения ячейки, находящейся на пересечении 2-го столбца и 3-й строки показаны на рис. 3.2.
A
B
C
1
1
1
2
2
3
B3
2
3
4
3
R3C2
4
Рис. 3.2
В дальнейшем мы будем пользоваться только первым способом обозначения ячеек.
В Excel переключиться на другой способ обозначения ячеек
можно следующим образом: для Excel 97–2003 Сервис Параметры Общие Стиль ссылок, для Excel 2007–2010 Файл (кнопка Office) Параметры Формулы Стиль ссылок.
Часто возникает задача группирования ячеек. Для этого используют следующие два понятия: «смежная» и «несмежная»
группа (блок) ячеек.
Смежной группой (блоком) ячеек, или просто группой (блоком)
ячеек, называется связанная прямоугольная часть ЭТ. Для обозначения группы берут имя ячейки, находящейся в левой верхней части выделения, затем пишут символ «:» (двоеточие) и приписывают
имя ячейки, находящейся в правой нижней части выделения.
Несмежной группой (блоком) ячеек называется совокупность
ячеек и связанных групп ячеек. Обозначают такой блок путем перечисления имен, разделенных символом «;» (точка с запятой).
Пример связанной группы ячеек (A1:B2), приведен на рис. 3.3, а,
а несвязанной (A1:B2;D3;D1) – на рис. 3.3, б.
A
а)
1
2
3
B
C
б)
A
B
C
D
1
2
3
Рис. 3.3
113
В ячейках любой ЭТ могут находиться текст, числа и формулы. Текст в ЭТ используется для двух целей: чаще всего для более
полного описания и представления информации, которая вычисляется в ЭТ, а также как составной элемент в некоторых формулах и функциях. Числа в ЭТ несут основную информационную
нагрузку, в отличие от текстовых редакторов, где главное – текст,
и служат для представления информации и ее анализа. Формулы
используются для обработки числовой и текстовой информации,
находящейся в ЭТ.
3.2. ЗНАКОМСТВО С MICROSOFT EXCEL
3.2.1. Запуск программы. Внешний вид окна
При установке пакета программ MS Office в меню Пуск Программы обычно добавляются ярлыки на все установленные компоненты. Кроме того, при инсталляции создаются ассоциации
файлов, имеющих типы xls, xla, с программой Excel. Двойной
щелчок на пиктограмме любого из подобных документов приводит к запуску Excel и автоматическому открытию в Excel данного
файла.
После запуска Excel 97–2003 на экране появится главное
окно программы с открытой рабочей книгой (рис. 3.4, а). Для
Excel 2007–2010 (рис. 3.4, б) структура и внешний вид окна не
сильно отличается от Excel 97–2003. Лишь вместо меню и панелей инструментов используется так называемая лента.
Специфическими элементами является строка формул с полем
имени и последняя строка в окне документа в которой находятся
ярлычки рабочих листов и кнопки, предназначенные для того, чтобы можно было перемещаться между этими листами.
Запустите Excel и выйдите из него последовательно несколькими способами (не менее чем тремя).
Найдите на рабочем листе ячейки A5, P30, Z3, A256, CW22,
D12345, iT15 и сделайте каждую из них текущей (щелкая по ней
мышью, вводя ее имя в «Поле имени» или используя диалоговое
окно, появляющееся после нажатия на клавиатуре Ctrl + G ).
Закройте Excel (без сохранения).
114
а)
Ʉɧɨɩɤɚ
«ȼɵɞɟɥɢɬɶ
ɋɬɪɨɤɚ ɦɟɧɸ
ɉɨɥɟ ɢɦɟɧɢ
ɉɚɧɟɥɢ ɢɧɫɬɪɭɦɟɧɬɨɜ
ɉɚɧɟɥɢ ɢɧɫɬɪɭɦɟɧɬɨɜ
ɋɬɪɨɤɚ ɮɨɪɦɭɥ
Ɂɚɝɨɥɨɜɤɢ
ɫɬɨɥɛɰɨɜ
Ɍɟɤɭɳɚɹ ɹɱɟɣɤɚ
Ɇɚɪɤɟɪ ɡɚɩɨɥɧɟɧɢɹ
Ɂɚɝɨɥɨɜɤɢ ɫɬɪɨɤ
Ʉɧɨɩɤɢ ɞɥɹ
ɩɟɪɟɦɟɳɟɧɢɹ
ɩɨ ɥɢɫɬɚɦ
əɪɥɵɱɤɢ ɥɢɫɬɨɜ
ɋɬɪɨɤɚ ɫɨɫɬɨɹɧɢɹ
б)
Ʉɧɨɩɤɚ
«ȼɵɞɟɥɢɬɶ ɜɫɟ»
Ʌɟɧɬɚ
ɉɨɥɟ ɢɦɟɧɢ
Ʉɧɨɩɤɢ ɞɥɹ
ɩɟɪɟɦɟɳɟɧɢɹ
ɩɨ ɥɢɫɬɚɦ
ɋɬɪɨɤɚ ɮɨɪɦɭɥ
Ɇɚɪɤɟɪ ɡɚɩɨɥɧɟɧɢɹ
Вкладки
Ɂɚɝɨɥɨɜɤɢ
ɫɬɨɥɛɰɨɜ
ɋɬɪɨɤɚ ɫɨɫɬɨɹɧɢɹ
əɪɥɵɱɤɢ ɥɢɫɬɨɜ
Рис. 3.4
3.2.2. Параметры работы Excel
Как и в других программах пакета Microsoft Office 97–2003,
управление внешним видом окна и параметрами работы Excel сосредоточено в меню Вид и в диалоговом окне Параметры, вызываемом следующим образом: Сервис Параметры. (В Excel 2007–
2010 выполните: Файл (кнопка Office) Параметры.)
115
Задайте следующие параметры (для Excel 97–2003).
1. На закладке «Вид» установите флажки:
отображать строку состояния; отображать строку формул; только индикатор примечаний; сетка; заголовки строк и столбцов; горизонтальная полоса прокрутки; вертикальная полоса прокрутки;
ярлычки листов.
2. На закладке «Вычисления» установите:
вычисления – автоматически. Это укажет Excel на то, что надо
пересчитать значения формул, если изменится хоть одна ячейка,
на которую ссылаются эти формулы.
3. На закладке «Правка»:
установите флажки правка прямо в ячейке; перетаскивание
ячеек; автозавершение ячеек; автоматический ввод процентов;
снимите флажки фиксированный десятичный формат при
вводе.
4. На закладке «Общие» снимите флажок стиль ссылок R1C1.
Установите такой режим работы Excel, чтобы во вновь созданной книге было четыре рабочих листа.
5. На закладке «Сохранение» установите флажок сохранять
данные для автовосстановления каждые 10 минут.
6. На закладке «Международные» установите флажки:
использовать системные разделители; преобразование А4/Letter.
Задайте следующие параметры (для Excel 2007–2010).
1. В разделе «Основные» («Общие» для Excel 2010) укажите:
показывать мини-панель инструментов; при создании новых
книг число листов – 4; показывать вкладку «Разработчик» для Excel
2007 (для Excel 2010 «Настройка ленты» – и установите в правой
части диалогового окна флажок около «Разработчик»).
2. В разделе «Формулы» укажите:
вычисления в книге – автоматически; снимите флажок стиль
ссылок R1C1; автозавершение формул.
3. В разделе «Сохранение» укажите:
сохранять файлы в формате «книга Excel (*.xlsx)», автосохранение каждые 10 минут.
4. В разделе «Дополнительно»:
установите флажки разрешить маркеры заполнения; разрешить редактирование в ячейках; автоматический ввод процентов;
автозавершение значений ячеек; использовать системные разделители;
снимите флажок автоматическая вставка десятичной запятой.
Число документов в списке последних файлов – 9, единицы измерения – сантиметры.
116
Установите флажки показывать все окна на панели задач; показывать строку формул; только индикатор примечаний; горизонтальная полоса прокрутки; вертикальная полоса прокрутки; ярлычки листов; заголовки строк и столбцов; показывать сетку;
снимите флажок показывать формулы, а не их значения.
В Excel 97–2003 чтобы добавить/удалить кнопки на панелях
инструментов выполните Сервис Настройка, а затем на закладке Команды найдите нужную кнопку и перетяните ее прямо на панель. Для удаления кнопки с панели необходимо при активном
окне «Настройка» перетянуть кнопку с панели на любое пустое
место экрана.
В Office 2007–2010 можно настроить кнопки на панели быстрого доступа таким образом: Файл (кнопка Office) Параметры Панель быстрого доступа.
Какие из панелей инструментов Excel 97–2003 включены, указывается в окне, вызываемом так: Вид Панели инструментов.
1. Включите отображение в Excel 97–2003 не менее пяти панелей инструментов, переместите их в различные места экрана. Выключите все панели, кроме панелей Стандартная и
Форматирование.
2. Щелчком правой кнопки мыши на любой панели вызовите динамическое меню для панелей, выберите пункт Настройка и установите такой режим, чтобы выводились всплывающие подсказки
для кнопок.
3. На панель инструментов Стандартная добавьте кнопку
«Знак возведения в степень» (категория Вставка).
4. На панель инструментов Форматирование добавьте кнопки
«Объединить ячейки» и «Отмена объединения ячеек» (категория
Формат).
5. На панель инструментов Стандартная добавьте кнопку «Повернуть текст вверх» (категория Формат).
6. Закройте Excel (без сохранения).
7. Запустите Excel и убедитесь, что в новой книге четыре рабочих листа (Лист1, Лист2, Лист3, Лист4). Сохраните ее именем
(Ваша фамилия и имя) в личной рабочей папке. Закройте свою
книгу. Считайте заново ее с диска несколькими способами.
3.2.3. Работа с книгами
Рабочая книга (файл с расширением xls для Excel 97–2003 и
файл с расширением xlsX для Excel 2007–2010) является основным документом, используемым в Excel для хранения и работы
117
с данными. Она состоит из нескольких рабочих листов. Каждый
лист подобен бухгалтерской книге со строками и колонками, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейках могут находиться
данные (числа, текст) или формулы (инструкции, рассказывающие Excel, где взять данные для вычисления значения в этой
ячейке, а также по каким правилам вычислять это значение).
Печать листов и книги полностью
В Excel печать осуществляется стандартным способом
Ctrl +P
Файл Печать
В диалоговом окне надо указать, что именно будет напечатано:
вся книга, выделенные листы или выделенный диапазон ячеек.
Перед выводом на печать полезно сначала увидеть, как будет
выглядеть то, что вы собираетесь печатать. Для этого в Excel 97–
2003 есть режим предварительного просмотра, который вызывается нажатием на кнопку
или Файл Предварительный просмотр. В Excel 2007–2010 предварительный просмотр страниц
сразу доступен после выполнения команды Файл (кнопка Office)
Печать.
После завершения предварительного просмотра в рабочей книге отобразятся пунктирные линии – границы страниц при печати. Если они
мешают, то в Excel 97–2003 выполните Сервис Параметры Вид АвтоРазбиение на страницы.
В диалоговом окне Параметры страницы (оно вызывается
таким образом: Файл Параметры страницы для Excel 97–2003
либо Файл (кнопка Office) Печать Параметры страницы для
Excel 2007–2010) можно установить параметры страницы, масштаб при печати, количество страниц, на которых должен быть расположен распечатанный лист из рабочей книги, а также качество
печати и будут ли распечатаны названия строк, столбцов и сетка.
Запустите Excel.
Создайте новую книгу и сохраните ее под именем (Ваша
фамилия и имя) в личной рабочей папке. Закройте свою
книгу. Считайте ее заново с диска (несколькими способами).
Откройте книгу samples.xls с сайта http://InfoLawyer.narod.ru. Сохраните ее в личной рабочей папке. Посмотрите, как она будет выглядеть на печати (в режиме предварительного просмотра).
Установите колонтитулы (выполните Файл Параметры
страницы Колонтитулы для Excel 97–2003 или выполните для
118
Excel 2007–2010 Вставка Колонтитулы либо Файл (кнопка Office) Печать Параметры страницы Колонтитулы): в центре верхнего колонтитула введите свою фамилию, в левой части
нижнего – дату выполнения задания. В режиме предварительного
просмотра убедитесь, что колонтитулы находятся на каждой странице.
Установите такие параметры печати, чтобы рабочий лист помещался на одну страницу. В режиме предварительного просмотра
убедитесь, что теперь рабочий лист “Задание по ВМ” действительно размещен ровно на одной странице. Какой масштаб при этом
подобрал Excel?
Перейдите на лист “Нотариусы”, щелкнув по закладке в нижней
части окна Excel (см. рис. 3.4). Установите такие параметры печати, чтобы этот лист помещался на одну страницу в ширину и 5
страниц в высоту.
Часто необходимо распечатать некий список, содержащий названия
столбцов на нескольких листах, так, чтобы на каждом листе повторялась шапка таблицы. Для этого выполните Файл Параметры
страницы Лист для Excel 97–2003 либо Разметка страницы Печатать заголовки для Excel 2007–2010 и укажите сквозные строки (или столбцы), которые следует печатать на каждой странице (рис. 3.5).
Рис. 3.5
Перейдите в рабочей книге samples.xls на рабочий лист
«Нотариусы», щелкнув по закладке в нижней части окна
Excel (см. рис. 3.4), и в параметрах страницы укажите, что
левое и правое поле равны 0,5 см, а на каждой странице надо печатать сквозную строку номер 2 (в которой содержится название
столбцов таблицы). Убедитесь в режиме предварительного просмотра, что на печати будет выдана шапка таблицы на каждой
странице.
Перейдите на рабочий лист «Задание по ВМ». Установите в параметрах страницы, что на печать надо выводить сетку. В режиме
предварительного просмотра убедитесь, что сетка таблицы будет
напечатана. Установите в параметрах страницы альбомную ориентацию бумаги. Переключитесь снова в режим предварительного
просмотра и удостоверьтесь, что страницы выглядят именно так,
как надо.
119
3.2.4. Управление листами рабочих книг
По умолчанию новая рабочая книга открывается с несколькими рабочими листами, имена которых Лист1, Лист2, ... (Sheet1,
Sheet2, ...). Рабочая книга может содержать до 255 листов. Имена листов выведены на закладках в нижней части окна рабочей
книги. Щелкая по закладкам, можно переходить от листа к листу
внутри рабочей книги. Закладка активного или выбранного листа выделяется цветом, к надписи на нем применен полужирный
стиль. В нижней левой части окна находятся четыре кнопки (см.
рис. 3.4), предназначенные для того, чтобы, если ярлычки листов
не помещаются на экран можно было переходить между ними.
Используя эти кнопки, можно перемещаться между листами. Существуют комбинации клавиш Ctrl + PgDn – следующий лист;
Ctrl + PgUp – предыдущий лист.
Если ярлычки не видны на экране, то проделайте следующие действия: Сервис Параметры Вид Ярлычки листов для Excel 97–
2003 либо Файл Параметры Дополнительно Экран Показывать ярлычки листов для Excel 2007–2010.
Excel позволяет вставлять и удалять листы; переименовывать
листы; копировать или перемещать их внутри рабочей книги или
в другую рабочую книгу. Эти действия проще всего выполнять
с помощью динамического меню (рис. 3.6), которое появляется,
если на ярлычке листа щелкнуть правой кнопкой мыши.
Рис. 3.6
120
Чтобы выделить несколько листов, можно (аналогично группе
любых объектов в Windows) выполнить следующие действия:
• щелчок на первом листе; Shift +щелчок на последнем листе
выделяет смежные листы;
• Ctrl +щелчок на листе добавляет его к выделенным листам.
Для выделения всех листов в динамическом меню (рис. 3.6)
есть пункт Выделить все листы.
Даже после выделения несколько рабочих листов текущим остается
все равно лишь один из них. При этом если мы вводим данные в один
из выделенных листов, то данные вводятся в соответствующие ячейки
всех выделенных листов. Этот прием позволяет ускорить ввод одинакового
текста одновременно на несколько листов.
Переименование листа
Чтобы переименовать лист, выберите лист рабочей книги и выполните:
Двойной щелчок
Переимена закладке листа
новать
Формат Лист Переименовать
Введите новое имя листа. Его длина вместе с пробелами не
должна превосходить 31 символ. Имя не может содержать следующие символы: двоеточие, косая черта, обратная косая черта, вопросительный знак, звездочка и не может быть заключено в квадратные скобки.
Перемещение и копирование листа
Чтобы переместить лист внутри рабочей книги, выберите листы и потяните закладку любого из выбранных листов вдоль ряда
закладок. Черный треугольник служит указателем места, в которое будут вставлены перемещаемые листы. Все перемещаемые
листы вставляются вместе.
Чтобы продублировать лист внутри рабочей книги, выберите
листы и Ctrl +перетяните закладку выбранного листа вдоль ряда
закладок. Черный треугольник служит указателем места, в которое будет вставлен скопированный лист. Копии листа Excel сам
даст новое имя. Например, копия листа с именем «Юристы» получит имя «Юристы (2)».
121
Вставка нового листа
Чтобы вставить лист, выполните:
Shift + F11
Добавить (Вставить). В открывшемся диалоговом окне Вставка выберите тип листа, который вы
хотите вставить.
Новый лист (или листы) будет вставлен слева от текущего
листа.
Как спрятать/показать лист
Выделенные листы можно временно не показывать на экране.
Для этого выполните:
Формат Лист Скрыть (для Excel 2007–2010 можно воспользоваться динамическим меню (см. рис. 3.6)).
Спрятанные листы можно затем снова сделать видимыми, для
чего выполните:
Формат Лист Отобразить
Откройте свою рабочую книгу (Ваша фамилия и имя.xls).
Удалите в ней все листы кроме одного.
Переименуйте его в «Рейтинг популярности». Добавьте
два пустых рабочих листа после него, используя команду «Вставить» и копирование уже существующих листов.
Добавьте затем листы с именами «Алгебра», «Счет в банке».
Скопируйте лист «Счет в банке», а затем переименуйте его в
«Закупки».
Переместите лист «Алгебра» так, чтобы он располагался после
листа «Закупки». Задайте различный цвет ярлычков для них.
Перейдите на первый лист, а затем на последний.
Введите одновременно на все листы информацию о своей фамилии в ячейку A1. Отформатируйте текст в ней с помощью панели
«Форматирование» следующим образом: размер шрифта 20 пт, полужирный, цвет красный. Сохраните рабочую книгу.
Удаление листа
Естественно, что, например, в итоговом отчете не нужны пустые страницы, поэтому, перед тем как сохранить и кому-нибудь
показывать результаты Вашей работы, удалите пустые листы. Для
этого выберите листы и выполните:
Удалить
Правка Удалить лист (для Exel 97–2003)
Главная Удалить Удалить лист (для Exel 2007–2010)
122
3.3. РАБОТА С БЛОКАМИ
3.3.1. Выделение
Перед выполнением большинства команд или действий необходимо выделить ячейки, чтобы Excel «знал», с какой частью рабочей книги вы хотите работать.
Когда мы выделяем ячейку мышью или клавишами управления курсора, выделенная ячейка становится текущей. Сделав
ячейку текущей, мы можем вводить в нее данные с клавиатуры
или редактировать ее содержание, которое отображается в строке
формул.
Если выделена одна ячейка, она окружается вокруг рамкой.
Признаком выделенного интервала является изменение цвета его
ячеек. При этом одна ячейка все равно остается текущей (она не
меняет цвета), и при вводе данные появляются только в ней. Адрес
текущей ячейки всегда отображается в поле имени (см. рис. 3.4).
При перемещении бегунков прокруток текущая ячейка не изменяется.
Отметим еще раз, что, даже если выделено несколько ячеек, текущей
является только одна из них, а именно та, адрес которой указан в поле
имени и на экране она показана инвертированным цветом.
Для отмены выделения достаточно щелкнуть по любому невыделенному
участку рабочего листа.
Чтобы выделить несколько смежных ячеек, выполните:
а) выделите первую ячейку интервала и, не отпуская клавишу
мыши, протяните курсор до последней ячейки, которую хотите
включить в интервал, затем отпустите кнопку мыши
б) щелкните по первой из ячеек интервала, затем Shift +щелчок на
последней ячейке
Shift +cтрелки на клавиатуре
Чтобы выделить несколько несмежных ячеек или интервалов,
выделите первую ячейку интервала, затем Ctrl +щелчок на остальных ячейках, чтобы добавить их к выделению.
Чтобы выделить все ячейки на листе, нажмите кнопку Выделить все (см. рис. 3.4).
Чтобы выделить строку или столбец щелкните по заголовку
строки или столбца.
Откройте свою рабочую книгу. На листе «Рейтинг популярности» выделите последовательно следующие интервалы:
A1:A13, строку 31, строку 1131, столбец F, столбец HF,
123
все ячейки рабочего листа «Алгебра»,
одновременно строку 4, 6 и строку 80,
одновременно столбцы G, H и Z,
одновременно ячейки B9:D16 и А1:G2,
одновременно строку 2 и столбцы С и Z.
3.3.2. Копирование и перемещение
Расположение ячеек на рабочем листе можно изменить, копируя или перемещая их в другую часть того же листа, на другой рабочий лист или в другую программу. Ячейки, которые копируются
или перемещаются, могут быть вставлены между уже существующими ячейками или помещены поверх уже существующих ячеек.
Существует несколько способов копирования и перемещения
ячеек. Если вы копируете или перемещаете ячейки внутри большого рабочего листа, в другой лист той же рабочей книги или в
другое окно или приложение, используйте команды работы с буфером обмена ( Ctrl + C , Ctrl + V , Ctrl + X ). Если же нужно
скопировать или переместить ячейки на небольшие расстояния
внутри рабочего листа, удобнее использовать мышь.
Если после копирования в буфер обмена на экране остается видна бегущая рамка, отмените ее показ нажатием на Esc .
Копирование и перемещение ячейки с помощью мыши
Выделив диапазон, перетяните его, взявшись мышью за его границу. ( Ctrl +перетаскивание копирует блок ячеек в другое место.)
Во время перетаскивания появится рамка, указывающая размер и
местоположение выделения. Если область вставки расположена
вне видимой части рабочего листа, подтяните выделение к краю
окна, чтобы прокрутить рабочий лист.
Процесс перемещения ячеек происходит аналогично процессу
копирования. Только клавиша Ctrl не нажимается.
Для того чтобы перетаскивание работало, проверьте, установлен ли в Excel 97–2003 флажок в окне Сервис Параметры Правка Перетаскивание ячеек.
Для копирования содержимого ячейке в рядом расположенную ячейку можно просто потянуть за маркер заполнения выделенной ячейки
(см. «Ускорение ввода данных»).
124
3.3.3. Специальная вставка
При перемещении и копировании ячеек с помощью описанных
способов (буфер обмена, мышь) задействована вся содержащаяся
в ячейках информация, т. е. не только данные или формулы, но
и параметры форматирования. Если, например, нужно вставить
в уже отформатированную таблицу только данные без их оформления, тогда, после того как данные будут помещены в буфер
обмена, переместите указатель ячейки в левую верхнюю ячейку
необходимого диапазона и выполните:
Специальная вставка
Правка Специальная вставка
Главная Вставить Специальная вставка
После этого на экране будет открыто диалоговое окно Специальная вставка (рис. 3.7), в котором указывается тип вставляемой
информации. Вставить можно: все; формулы; значения; форматы
и т.д.
Если в окне Специальная вставка в области Операция указать
одну из простейших арифметических операций, например сложить, то информация не просто скопируется в новое место, а просуммируется с теми данными, которые были в ячейках области
вставки.
Любой блок ячеек можно выделить, скопировать в буфер, а потом через специальную вставку вставить в новое место, поменяв
Рис. 3.7
125
местами строки и столбцы (т. е. транспонировать), если отметить
переключатель транспонировать в окне Специальная вставка.
Скопировав в буфер обмена информацию из таблицы, которая находятся на web-странице, часто возникает следующая
проблема: вставляя эти данные в Excel с помощью команды
Правка Вставить (или Ctrl + V ), оказывается, что все они помещаются в одну ячейку, а не в несколько! Чтобы этого не произошло, используйте Специальная вставка Текст.
На листе «Рейтинг популярности» наберите в ячейке B3 слово Май, в ячейке С3 – слово Июнь, в D3 – Июль, а в E3 – слово Август.
Скопируйте ячейки B3:E3 с листа «Рейтинг популярности» на
лист «Алгебра», транспонировав их.
Скопируйте названия месяцев с листа «Алгебра» на лист «Счет
в банке», начиная с ячейки В8. Попробуйте проделать эту операцию различными способами. Проверьте, что названия месяцев находятся в столбце В.
На листе «Алгебра» измените положение названий месяцев,
используя перетаскивание мышью.
Сохраните рабочую книгу.
3.3.4. Вставка ячеек
Чтобы вставить пустые ячейки, выделите ячейку (или интервал ячеек, если вы хотите вставить несколько пустых ячеек) и выполните:
Добавить ячейки
Вставка Ячейки (для Exel 97–2003)
Главная Вставить Вставить ячейки
Чтобы вставить строки (столбцы), выделите одну или несколько строк или столбцов и затем выполните:
Добавить ячейки
Вставка Строки или Вставка Столбцы
Главная Вставить Вставить строки на лист
3.3.5. Очистка
Если надо удалить только данные (числа, текст, формулы), но
не оформление, то достаточно нажать клавишу Delete при выделенной ячейке или блоке.
126
Очистка ячейки уничтожит ее содержимое (формулы и данные), форматы, примечания или все перечисленные компоненты
ячейки сразу. Если ячейка очищена, ее значение равно нулю.
Для очистки ячейки выделите ее (интервал ячеек, строку или
столбец) и выполните в Excel 97–2003 Правка Очистить (в
Excel 2007–2010 Главная Очистить), а затем выберите Все, Форматы, Содержимое или Примечания.
3.3.6. Удаление ячеек. Скрытие ячеек
Если надо уничтожить содержимое (данные и формулы), форматы, примечания, но не саму ячейку, то используется очистка.
Очистка строки или столбца уничтожает содержимое, но не удаляет строку или столбец с рабочего листа!
Удаление ячейки полностью удаляет ее с рабочего листа и
сдвигает соседние ячейки, чтобы заполнить пространство. Если
ячейка удалена, ее больше не существует. Формула, ссылающаяся
на удаленную ячейку, не сможет найти ее и вернет значение ошибки #ИМЯ! (#NAME!).
Чтобы удалить ячейки, выделите их и выполните:
Правка Удалить
Удалить
Чтобы спрятать строки или столбцы, выделите диапазон и выполните:
Формат Строка (или Столбец) Скрыть
Главная Формат Скрыть или отобразить
Скрыть
Чтобы отобразть скрытые строки или столбцы, выделите строки (столбцы) расположенные по обе стороны от скрытой1 и выполните:
Формат Строка (или Столбец) Отобразить
Главная Формат Скрыть или отобразить
Отобразить
Можно использовать также следующие комбинации клавиш:
Скрыть строки
Ctrl + 9
Показать строки
Ctrl + (
Скрыть столбцы
Ctrl + 0 (ноль).
Показать столбцы Ctrl + )
1 Если вы не помните, какие именно ячейки были ранее скрыты, то нажмите на кнопку Выделить все (см. рис. 3.4) и затем из контекстного меню ячеек
выберите Отобразить.
127
3.4. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
Для ввода данных необходимо выделить ячейку и набрать с
клавиатуры нужную информацию. То, что мы набираем, отображается и в ячейке, и в строке формул. Для того, чтобы в одной
ячейке текст был расположен на нескольких строках, необходимо
нажать Alt + Enter . При нажатии Enter или Tab текущей становится следующая ячейка.
Какую ячейку Excel принимает за «следующую», устанавливается в Сервис Параметры Правка Переход к другой ячейке после ввода в направлении для Excel 97–2003 и Файл Параметры Дополнительно Переход к другой ячейке после нажатия клавиши Ввод для Excel 2010.
Если предварительно выделить группу ячеек, то после ввода данных
в ячейку и нажатия на клавишу Tab или Enter мы переместимся в
следующую ячейку этой группы. Это может сэкономить время при вводе
данных.
Если введенная информация длиннее, чем ширина ячейки, и
соседние ячейки свободны, то после ввода непомещающаяся
часть данных отображается в соседних ячейках. В противном случае в ячейке отображается только часть набранного текста. Если
не хватает ширины столбцов, чтобы разместить числа, то Excel
вместо содержимого ячеек выводит на экран значки ######.
В Excel 2010 можно отобразить содержимое всех ячеек, даже если информация в них частично не поместилась. Для этого выделите все
ячейки на листе и на вкладке Главная, в разделе Выравнивание нажмиПеренос текста.
те на кнопку
Для того, чтобы ввести одно и то же значение в несколько ячеек одновременно
• выделите ячейки, в которые нужно ввести данные;
• введите данные (при этом они введутся лишь в одну, текущую ячейку);
• нажмите Ctrl + Shift + Enter .
При создании нового рабочего листа все его ячейки используют основной числовой формат (см. 5.2 «Форматирование»). При
возможности Excel автоматически назначает правильный числовой формат для введенных чисел. Например, если ввести после
числа обозначение доллара ($) или знак процента (%), то Excel
128
автоматически поменяет формат ячейки с общего числового формата на денежный или процентный соответственно.
При вводе чисел с дробной частью необходимо знать, что является разделителем целой и дробной части: точка или запятая. Это параметры установки Windows, но в Excel 97–2003 на закладке Сервис Параметры Международные (для Excel 2010
выполните Файл Параметры Дополнительно Использовать
системные разделители) можно увидеть, какой именно знак используется. Для того чтобы каждый раз не вспоминать о разделителе и не допускать ошибок, лучше вводить разделитель на дополнительной цифровой клавиатуре при включенном на клавиатуре
режиме NumLock.
Чтобы понять, что же вы ввели: число или текст, запомните, что после
завершения ввода число выравнивается по правому краю, а текст – по
левому (естественно в ячейках, где пользователь самостоятельно не
задал какого-либо иного выравнивания).
Откройте свою рабочую книгу (Ф И О.xls).
Наберите на рабочем листе «Рейтинг популярности» в ячейке
А1 текст РЕЙТИНГ ПОПУЛЯРНОСТИ ПРАВОВЫХ СИСТЕМ,
а в ячейке А2 текст VOX POPULI. Задайте шрифт в этих ячейках:
размер 10 пт, полужирный, цвет красный.
Убедитесь, что в ячейках B1 и B2 нет информации (если сделать их активными, то в строке формул ничего не отображается).
Введите в В1 и В2 слово ПРИМЕР.
Убедитесь, что в ячейках А1 и А2 информация не исчезла (если
сделать их активными, то в строке формул отображается их действительное содержимое).
Удалите из В1 и В2 набранные там слова ПРИМЕР. Обратите
внимание на то, как теперь отображается содержимое ячеек А1
и А2.
Зайдите в ячейку А1 и в строке формул после слова РЕЙТИНГ
нажмите Alt + Enter , а затем Enter .
Добейтесь, чтобы текст в ячейке А1 имел вид:
РЕЙТИНГ
ПОПУЛЯРНОСТИ
ПРАВОВЫХ СИСТЕМ
На листе «Рейтинг популярности» наберите в ячейках А4:А10
следующую информацию соответственно: «Эталон», «КонсультантПлюс», «Эксперт», «ЮСИАС», «Всего респондентов в месяц»,
129
«Максимум», «Минимум». В ячейку F3 введите «Всего за 8 месяцев», а в В12 – «В процентах».
Скопируйте названия правовых систем из А4:А7 в ячейки А13:
А16. В ячейки В4:В7 введите числа 2,75; 3,21; 1,15; 0,22.
Сохраните рабочую книгу.
Ввод даты и времени
При этом нужно отделять дату от времени пробелом. При вводе даты можно использовать косую черту (/) или дефис (–), например 17/11/2014.
Время дня следует вводить, используя 24-часовой формат,
например 15:06. Можно ввести дату и время дня в одной ячейке.
Можно отображать даты и время дня и в нескольких стандартных
форматах, Excel сохраняет все даты в числовом формате, а время
дня в виде десятичной дроби. Поскольку даты и время дня рассматриваются Excel как числа, они могут складываться, вычитаться и использоваться при иных вычислениях. Например, формула
=«17/5/94» – «15/3/94» выдаст разность 63.
Комбинация клавиш Ctrl +точка с запятой (;) вводит текущую дату в
ячейку.
Комбинация клавиш Ctrl +двоеточие (:) вводит в ячейку текущее время.
На листе «Счет в банке» наберите в D2:D5 следующий текст:
«Годовая процентная ставка», «Размер ссуды», «Сумма платежа», «Кол-во месяцев», в ячейках В7:Е7 – «Месяц», «Интерес»,
«Погашение ссуды», «Дебетовое сальдо».
В ячейке В8 наберите (если его там еще нет) слово «Май». Введите в ячейку Е2 число 12 %, в Е3 – число 10 000, а в Е5 – число 24.
3.4.1. Ускорение ввода данных
Автозавершение
При наборе первых символов текста механизм автоввода (автозавершения) предложит один из вариантов завершения записи
слова или словосочетания, которые находятся в том же столбце.
Можно просто выбрать вариант из списка введенных ранее в
текущем столбце слов. Для вызова такого списка выполните:
Alt +Стрелка вниз
130
Выбор из списка
На листе «Закупки» наберите в C1 текст «Покупки 12 мая», а
в ячейках B2:B7 – названия покупок оргтехники: Ксерокс,
Факс, Принтер, Чернила, Диктофон, Мышь. В ячейку С8 введите
«Покупки 13 мая».
Попробуем ввести ниже в столбце В данные о покупках 13 мая.
Допустим, мы купили еще чернила и картридж. Как только мы
начнем вводить название покупки «Чернила», т. е. наберем букву
«Ч», то механизм автоввода завершит целиком слово. Вам останется лишь нажать на клавишу Enter . Аналогично при нажатии
в следующей ячейке в столбце В на клавишу «К» механизм автоввода вставит в ячейку слово Ксерокс, что не совсем то, что нам
надо. Продолжив вводить «артридж», мы откажемся от предложенного варианта.
Разрешение/запрет автозавершения в Excel 97–2003 осуществляется
следующим образом: Сервис Параметры Правка Автозаполнение
значений ячеек, а в Excel 2010 – Файл Параметры Дополнительно Автозавершение значений ячеек.
На листе «Закупки« наберите в C11 «Покупки 14 мая», а в
столбце В названия покупок, выбрав вариант из списка введенных ранее в текущем столбце слов. ( Alt + )
Сохраните рабочую книгу.
Использование маркера заполнения. Ряды данных
Часто в соседние ячейки необходимо ввести данные, составляющие некоторую прогрессию:
Январь, Февраль, Март, ...
Среда, Четверг, Пятница, ...
2, 4, 6, 8, ...
1, 3, 9, 27, ...
Это могут быть как числа, так и текст. В Excel можно быстро
ввести подобные типовые последовательности данных. Excel позволяет вводить и некоторые нетиповые последовательности (18 Век,
19 Век, 20 Век ... или Магазин N1, Магазин N2, Магазин N3, ...), если
в них удается выделить некоторую закономерность.
Для ввода прогрессии необходимо:
• ввести в несколько смежных первых ячеек данные;
• выделить ячейки с введенной информацией;
• взяться за маркер заполнения (см. рис. 3.4), находящийся в
правом нижнем углу рамки ячейки (указатель мыши примет вид
жирного креста), и перетащить маркер в одну из сторон.
131
Перетаскивать маркер заполнения можно не только вниз, но
и вверх, влево, вправо.
Для встроенных последовательностей достаточно ввести лишь
первый член.
Если необходимо ввести не арифметическую прогрессию, то за
маркер заполнения надо тянуть правой кнопкой мыши, после чего
в динамическом меню выбрать пункт «Ряд значений» и в диалоговом окне «Прогрессия» задать тип прогрессии и ее шаг.
1. На листе «Счет в банке» продолжите ввод в столбец В названия месяцев, используя автозаполнение.
2. На листе «Алгебра» в ячейки D12:D14 введите Магазин 1,
****, Товар 1. Выделите данные ячейки и с помощью мыши протяните маркер заполнения вниз до 26-й строки. Затем, вновь выделив D12:D14, протяните маркер заполнения вверх до 2-й строки,
затем влево, затем вправо.
Постарайтесь понять логику заполнения выделенных ячеек.
Задав для ячеек D12:D14 разную заливку (кнопка
на панели инструментов либо Сtrl + 1 ), протяните маркер заполнения
вверх, затем влево и вправо.
Постарайтесь понять логику заполнения выделенных ячеек.
Задав для ячеек D12:D14 разную заливку и разные границы,
протяните маркер заполнения вверх, затем влево и вправо.
Постарайтесь понять логику заполнения выделенных ячеек.
3. На листе «Счет в банке» введите в столбец А, начиная с А8,
порядковый номер месяцев с момента получения ссуды (начиная с
единицы), используя автозаполнение до 38-й строки.
Оставьте только первые 25 месяцев (так как ссуду мы берем на
24 месяца (см. значение в ячейке Е5).
4. На листе «Рейтинг популярности» дополнительно введите названия месяцев до декабря включительно в F3-i3, предварительно
вставив пустые столбцы перед столбцом F (чтобы не испортить
информацию в ячейках F3 и G3).
Вставьте пустую строку перед 4-й строкой и затем наберите в
ячейке В4 «В тысячах».
В Excel есть удобный механизм, ускоряющий ввод последовательностей. Необходимо дважды щелкнуть на маркере заполнения. При этом данные или формула размножится во все
ячейки данной таблицы (т. е. до последней ее строки).
5. На листе «Счет в банке» введите в ячейку C2 число 10, а в
С3 – число 12. Выделите обе ячейки и совершите двойной щелчок на маркере заполнения. Постарайтесь понять, до какой ячейки
132
размножились данные. На листе «Счет в банке» скройте, а затем
отобразите столбцы В и Е.
Сохраните рабочую книгу.
3.4.2. Редактирование
Данные можно редактировать, т. е. изменять или вводить поверх предыдущих данных. Для этого можно
либо выделить ячейку и вводить новое содержимое в строке
формул;
либо произвести двойной щелчок на ячейке и изменять данные прямо в ячейке. (Эта возможность может быть недоступна,
если выключен переключатель Сервис Параметры Правка
Правка прямо в ячейке для Excel 97–2003, либо Файл Параметры Дополнительно Разрешить редактирование в ячейках для
Excel 2007–2010.)
3.5. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
ЭТ не предназначены для качественного форматирования текста. Основную смысловую нагрузку в рабочей книге несут числа
в ячейках и, возможно, графики, построенные по этим числовым
данным. В отличие от текстовых редакторов в ЭТ существуют широкие возможности по форматированию внешнего вида таблиц и
их содержимого. Если же надо поместить в рабочую книгу красиво отформатированный текст, то лучше воспользоваться технологией OLE (см. 3.10. Составные документы).
3.5.1. Настройка размера строк и столбцов
На новом листе рабочей книги все столбцы имеют стандартную
ширину. Высота строк автоматически подстраивается так, чтобы
разместить наибольший размер шрифта, используемого для данных, введенных в эту строку. Ширина столбцов не подстраивается
автоматически.
Часто после форматирования прежней ширины столбцов
или высоты строк не хватает. В таких случаях Excel вместо
содержимого ячеек выводит на экран значки ######.
Чтобы поменять высоту строк и ширину столбцов, указатель
мыши необходимо поместить на разделительную линию между
именами столбцов или номерами строк. Когда указатель мыши
133
примет вид двойной черной стрелки , необходимо нажать левую
кнопку мыши и растянуть (сжать) столбец или строку. При этом в
поле имен ячеек отображается изменяющаяся величина ширины
столбца (высоты строки).
Чтобы настроить ширину столбца в соответствии с содержимым ячеек, выделите столбец или несколько столбцов и выполните:
двойной щелчок на вертикальной черте между именами столбцов
приведет к увеличению (уменьшению) ширины столбца до ширины
самой широкой ячейки
Формат Столбец (Строка) Автоподбор ширины
Главная Формат Автоподбор ширины столбца
Можно также точно указать ширину столбцов и высоту
строк. Для этого выполните: в Excel 97–2003 Формат Столбец
(Строка) Высота (Ширина), а для Excel 2007–2010 Главная Формат Ширина столбца (высота строки) и укажите размеры.
Наберите в любой незаполненной ячейке листа «Алгебра»
число 12345,6789 и понаблюдайте за изменением его представления при изменении ширины столбца.
Задайте столбцам В-Н листа «Рейтинг популярности» ширину,
равную 9. Столбцы A, J задайте такого размера, чтобы в них поместилась набранная ранее информация.
Задайте ширину всех столбцов листа «Алгебра», равную 10 пт.
Сохраните рабочую книгу.
3.5.2. Форматирование данных
К форматированию данных относятся следующие операции:
• выравнивание содержимого ячеек (по левому краю, по правому
краю или по центру, вертикально, горизонтально или под углом);
• изменение шрифта, размера и цвета символов для ячейки;
• установка рамок, узоров и цвета ячеек.
Для форматирования ячейки или блока ячеек их необходимо
сначала выделить, а затем вызвать диалоговое окно Формат ячеек, в котором установить все необходимые параметры форматирования.
Окно Формат ячеек вызывается одним из следующих способов:
Ctrl+1
134
Формат Ячейки
Формат ячеек... из контекстного меню у ячейки.
Ɂɚɞɚɧɢɟ
ɞɟɧɟɠɧɨɝɨ
ɮɨɪɦɚɬɚ
Ɂɚɞɚɧɢɟ ɰɜɟɬɚ ɮɨɧɚ
ɋɩɢɫɤɢ ɞɥɹ ɜɵɛɨɪɚ
ɲɪɢɮɬɚ ɢ ɟɝɨ ɪɚɡɦɟɪɚ
Ɉɬɨɛɪɚɠɟɧɢɟ
Ɂɚɞɚɧɢɟ
ɩɪɨɰɟɧɬɧɨɝɨ ɪɚɡɞɟɥɢɬɟɥɟɣ
ɝɪɭɩɩ
ɮɨɪɦɚɬɚ
ɪɚɡɪɹɞɨɜ
Ɂɚɞɚɧɢɟ ɰɜɟɬɚ ɲɪɢɮɬɚ
Ɂɚɞɚɧɢɟ
ɥɢɧɢɣ ɪɚɦɤɢ
Ʉɧɨɩɤɢ ɜɵɪɚɜɧɢɜɚɧɢɹ ɫɨɞɟɪɠɢɦɨɝɨ ɹɱɟɟɤ
ɜɥɟɜɨ, ɜɩɪɚɜɨ, ɩɨ ɰɟɧɬɪɭ, ɩɨ ɲɢɪɢɧɟ
ɍɜɟɥɢɱɟɧɢɟ ɢ
ɭɦɟɧɶɲɟɧɢɟ ɤɨɥɢɱɟɫɬɜɚ
ɡɧɚɤɨɜ ɩɨɫɥɟ ɡɚɩɹɬɨɣ
Рис. 3.8
Для наиболее часто используемых операций форматирования
созданы кнопки, находящиеся на панели инструментов Форматирование (рис. 3.8) (на закладке Главная в Excel 2007–2010). С
их помощью можно быстро задать имя и размер шрифта, цвет и
т. п., не прибегая к вызову диалогового окна Формат ячеек.
Смежные ячейки имеют общее обрамление. Если провести нижнюю
линию обрамления у ячейки, то это все равно, что провести верхнюю
линию обрамления у примыкающей снизу ячейки. Обрамление, однако, печатается только вместе с той ячейкой, для которой оно задано. Скрыв линии
сетки на рабочем листе, вы можете сделать заметнее такие виды форматирования, как обрамление, двойное подчеркивание, узоры.
Выравнивание заголовка таблицы
В Excel кроме стандартных вариантов выравнивания информации, находящейся в ячейках (влево, вправо, по центру), существует возможность располагать содержимое ячейки, отцентрированной относительно других ячеек. Выделите те ячейки, относительно которых должна быть центрирована некоторая ячейка, а затем
на панели инструментов Форматирование
нажмите кнопку
(на закладке Главная в Excel 2007–2010). После этого выделенные
ячейки объединятся в одну, а текст выровняется по центру.
Чтобы отменить объединение ячеек выделите ячейку и снова
.
нажмите на кнопку
Ускорение форматирования
Если одна из ячеек на рабочем столе имеет нужный формат,
и такое же оформление должно быть и у соседних ячеек, то есть
несколько способов быстро применить это форматирование.
135
• Использовать специальную вставку (см. 3.3.3) следующим образом: копируем исходную ячейку в буфер обмена ( Сtrl + С );
Вставка Специальная вставка Форматы.
• Использовать маркер заполнения (см. рис. 3.4):
выделяем исходную ячейку, протягиваем правой кнопкой маркер
заполнения на нужные ячейки, в появившемся контекстном меню
выбираем «Копировать форматы».
Условное форматирование
Условный формат – это такой формат (например, заливка
ячейки или цвет шрифта), который Excel автоматически применяет к ячейке, если выполняется указанное условие. Эта функция
значительно облегчает поиск нужной информации (т. е. удовлетворяющей каким-либо условиям), поскольку она будет все время
выделена цветом (естественно после того, как пользователь «попросил» программу об этом).
Чтобы вызвать диалоговое окно «Условное форматирование»,
в Excel 97–2003 необходимо выполнить Формат Условное форматирование.
В появившемся окне задаются условия и вид ячейки при выполнении данного условия (для этого следует нажать на кнопку
Формат).
Если форматирование было указано для одной ячейки, то,
чтобы применить это же форматирование к соседним ячейкам, правой кнопкой мыши необходимо протянуть за маркер заполнения текущую ячейку в нужном направлении (где находятся
остальные ячейки, в которых находятся данные) и указать «Заполнить только форматы».
В Excel 2007–2010 значительно расширены возможности условного форматирования. Пользователю предлагается много готовых правил оформления данных в таблице. Эти правила очень
удобны, и их чрезвычайно легко применять. Достаточно выделить
диапазон и выполнить Главная Условное форматирование. Теперь из списка можно выбрать одно из правил: гистограммы, цветовые шкалы, наборы значков, правила выделения ячеек, правила
отбора первых и последних значений. Чаще других применяются
цветовые шкалы и гистограммы.
Можно использовать одновременно несколько правил форматирования ячеек. Примените сначала одно правило, а затем другое. Если они
не противоречат друг другу, то формат ячеек будет «многослойным». Напри136
мер, ячейки выделятся разным цветом заливки и дополнительно набором
значков.
Если вас по каким-то причинам не устраивают встроенные в
Excel правила форматирования, то можно создать и собственное
таким образом: Главная Условное форматирование Создать
правило Форматировать только ячейки, которые содержат
правила. В нижней части диалогового окна задаются условия и
вид ячейки при выполнении данного условия (для этого надо нажать на кнопку Формат).
Чтобы удалить условное форматирование, выполните Главная Условное форматирование Удалить правила.
Введите на новый лист «Успеваемость» данные о среднем
балле студентов вашей группы за время учебы. Отформатируйте все ячейки соответствующего столбца, в котором указан балл, так, чтобы, если значение ячейки, в которой хранится
балл меньше 6, он оказывается на красном фоне, а если балл
больше 9, то на зеленом. Проверьте, что если изменить балл для
студента, то фон изменится автоматически.
Скопируйте на новый лист «Работа» данные с листа «Нотариусы» в рабочей книге samples.xls. Отформатируйте в Excel
2007–2010 с помощью условного форматирования ячейки
столбца, в котором хранятся часы работы так, чтобы, если время
работы было более 1 часа, в ячейке отобразился зеленый кружок,
а в противном случае – красный. В Excel 97–2003 задайте для первой ячейки столбца условный формат – зеленый фон, если время
больше 1 часа, либо красный в противном случае. Скопируйте
формат во все остальные ячейки данного столбца, протянув маркер заполнения правой кнопкой вниз. Сохраните рабочую книгу.
Известно количество правонарушений, разбитых на группы.
На листе «Правонарушения» введите1 эту таблицу начиная с
ячейки В2. Затем, используя правила «цветовые шкалы» в
Excel 2007–2010, отформатируйте каждый2 из столбцов шкалой
«Красный-белый». После этого самые большие значения отобразятся на красном фоне, что поможет анализировать данные.
1 Данные можно не вводить вручную, а скопировать с http://InfoLawyer.
narod.ru и вставить в Excel с помощью команды Специальная вставка Текст (см. 3.3.3).
2 Если выделить сразу три столбца с данными и применить цветовую
шкалу «Красный-белый», то на красном фоне окажутся лишь максимальные
значения в целом по таблице. И в последнем столбце не будет ни одной красной ячейки, а лишь розовые и белые, поскольку изнасилований зарегистрировано в несколько раз меньше, чем других видов преступлений.
137
Таблица 3
Грабежи
Разбои
Изнасилования
112
158
137
110
131
142
110
108
126
176
183
141
125
189
141
181
166
171
179
159
139
144
125
102
34
45
67
65
45
87
98
76
56
36
56
35
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Выделите данные в столбце «Грабежи» и примените к ним (дополнительно к уже существующему) условное форматирование
гистограммами с градиентной заливкой синего цвета. К данным в
столбце «Разбои» примените к ним (дополнительно к уже существующему) условное форматирование наборами цветных значков.
Удалите условное форматирование для данных в последнем столбце таблицы.
Спарклайны
В Excel 2010 значительно расширены возможности визуализации данных по сравнению с предыдущими версиями. Помимо
построения диаграмм (см. 3.7. «Графические возможности Excel»)
можно применить правило условного форматирования «Гистограмма».
Однако юристу часто нет необходимости в столь детальном
анализе числовых данных. И ему не хочется тратить время на построение диаграмм. В этом случае в Excel можно быстро построить
мини-графики или диаграммы с помощью спарклайнов. Они помогут визуализировать данные.
Чтобы добавить в ячейку спарклайн, выполните:
Вставка Спарклайны и выберите нужный тип.
Чтобы отредактировать спарклайн, выделите ячейку, в котором он находится и используйте кнопки на вкладке Работа со
спарклайнами.
Чтобы удалить спарклайн, выделите ячейку, в котором он находится, и нажмите кнопку Очистить на вкладке Работа со спарклайнами.
138
Для работы со спарклайнами рабочая книга должна быть сохранена в
формате последних версий Excel – xlsx.
На листе «Правонарушения» в ячейку С15 вставьте спарклайн-график, построенный по данным, находящимся в ячейках С3:С14. В ячейку Е15 вставьте спарклайн-гистограмму, построенную по данным, находящимся в ячейках Е3:Е14.
Увеличьте высоту 15-й строки. Измените цвет гистограммы на
салатовую, а цвет линии в ячейке С15 – на красный.
Сохраните рабочую книгу.
Форматы данных в ячейках
Результаты выполнения формул, а также числа в ЭТ, могут
отображаться в нескольких форматах, что способствует лучшему
представлению информации. Наиболее распространенные форматы приведены в таблице.
Число
Отображение
Название
формата
Дополнение
Числовой с В числе остается целая часть, дробная
четырьмя
дополняется нулями либо округляется
десятичными
знаками
Цифры группируются по три, отделяются друг от друга пробелом, а от дробной
1500000.52 1 500 000,52
части – символом «,». ОтрицательДенежный
ное число в экономическом формате
–15000
(15.000)
отображается со знаком минус или виде
положительного числа красным цветом.
Число переводится в процентное содер25 %
0.25
Процентный жание и справа приписывается символ
2500 %
25
«%»
В зависимости от установок покажет
0.584
73/125
Дробный
число в виде дроби
Три числа отделяются друг от друга зна1/15/2010
15-Jun-10
ком деления «/» или дефисом «-». Чаще
Даты
1/2
1 Feb
всего первое число обозначает месяц,
второе – день, а третье – год
245.6
123.45678
245.6000
123.4568
Отметим еще раз, что увидеть действительное содержимое
ячейки можно в строке формул. Ячейку можно так отформатировать, что в ней вообще ничего не будет видно (например, цвет
букв установить таким же, как и цвет заливки).
1. Отформатируйте на листе «Счет в банке« ячейки В7:Е7,
задав размер шрифта 13, имя шрифта – Garamond, начертание шрифта – жирное, ячейки А8:А31 залейте серым цветом,
139
задайте рамки вокруг ячеек Е2:Е5 и различные цвета текста и фона
в них.
Введите на листе «Счет в банке» в ячейку А1 текст «Таблица
погашения ссуды». Выделите ячейки А1:F1 и нажмите кнопку
(объединение ячеек). Задайте для ячейки А1 размер шрифта 19 и
залейте ее сиреневым цветом.
2. На листе «Рейтинг популярности» объедините ячейки В4:i4 и
В13:i13. Задайте желтую заливку для В5:i8 и установите красную
пунктирную рамку максимальной толщины вокруг всей таблицы, т.
е. вокруг В4:i8. Отделите столбцы в таблице друг от друга более
тонкими линиями.
Расположите, используя объединение ячеек, текст, находящийся в ячейке А1, по центру желтой таблицы, находящейся ниже. То
же самое проделайте с А2, В4, В13. Задайте светло-желтую заливку ячейкам В14:i17.
3. В ячейки В5:i8 введите количество человек (в тысячах), проголосовавших за данную группу в текущем месяце. Например, введите
числа 2,31; 3,25; 2,1 и т. п. Отформатируйте эти данные с точностью
до двух знаков после запятой. Установите для них такой тип, стиль и
размер шрифта, который будет соответствовать их содержимому.
4. Подберите и задайте самостоятельно цвета фона и шрифта для ячеек, содержащих названия правовых систем и месяцев в
двух таблицах на листе «Рейтинг популярности».
Сохраните рабочую книгу.
3.5.3. Примечания к ячейкам
Чтобы облегчить работу пользователя, рядом с ячейкой, в которой содержатся данные, следует ввести пояснения (как мы это
делали на листе «Счет в банке»). Excel предлагает и другой вариант: создавать примечания к некоторым ячейкам. Эти примечания будут либо постоянно видны на экране, либо появляться при
установке курсора мыши на ячейку. Переключение между этими
режимами осуществляется следующим образом:
Вид Примечания
(Рецензирование Показать примечания для Excel 2010);
Отобразить или скрыть
примечания
Чтобы создать примечание, выделите ячейку и выполните:
Вставка Примечание....
(Рецензирование Создать примечание для Excel 2010)
140
Добавить примечание
Появится поле надписи, в которое можно ввести текст. После
щелчка вне примечания в правом верхнем углу ячейки, которое
имеет примечание, появится маленький красный треугольник, а
при установке курсора мыши на ячейку – всплывающая подсказка (как у кнопок на панели инструментов).
В Excel можно отметить показ красных треугольничков, сигнализирующих о наличии примечания к ячейке таким образом: Сервис Параметры Вид Примечания для Excel 97–2003 и Файл Параметры Дополнительно Для ячеек с примечаниями показывать… для Excel 2007–2010.
3.5.4. Подложка
Подложка для листа Excel – это аналог обоев на рабочем столе
Windows. Подложкой может быть любой файл с типом bmp, pcx,
emf, wmf, jpeg, png, gif, cdr, tif, pcx…, т. е. рисунки. Включение подложки осуществляется следующим образом:
Формат Лист Подложка для Excel 97–2003 и Разметка
страницы Подложка для Excel 2007–2010.
Если подложка темного цвета, то на ее фоне плохо будут видны значения в тех ячейках, которые отформатированы без заливки и с темным
цветом шрифта.
На листе «Счет в Банке» введите примечание к ячейке, где
хранится сумма. Примечание должно быть «Первоначально
внесенная сумма».
Задайте в качестве подложки листа «Рейтинг популярности»
рисунок, который предварительно самостоятельно создайте в
графическом редакторе Paint и сохраните в своей рабочей папке.
(Размер рисунка не стоит задавать большим, чем 3×3 см, и он должен быть в светлых тонах.)
3.5.5. Защита ячеек
В Excel можно защитить от изменения всю рабочую книгу, лист
или некоторые ячейки. Защита делает невозможным изменение
информации до тех пор, пока она не отключена. Обычно защищают данные, которые не должны изменяться (чаще всего ячейки с
формулами).
Установка защиты выполняется в два действия:
1) отключают защиту (блокировку) с ячеек, в которые позже
будут вноситься изменения;
2) включают защиту листа или книги.
141
После этих действий можно корректировать и заполнять только те ячейки, которые ранее были разблокированы.
Чтобы блокировать/разблокировать ячейки, следует выделить
блок ячеек и выполнить: Формат Ячейки Защита Защищаемая ячейка (Главная Формат Блокировать ячейку для Excel
2010).
Чтобы включить/снять защиту листа или книги в Excel
97–2003, следует выполнить: Сервис Защита Защитить
(Снять защиту) лист (книгу). Для Excel 2007–2010 выполните:
Рецензирование Защитить лист (книгу).
3.6. ФОРМУЛЫ В ЯЧЕЙКАХ
Поясним сначала, что такое формула в ЭТ и для чего она предназначена.
Данные, находящиеся в рабочей книге, мы вводили вручную с
клавиатуры или копировали через буфер обмена из других программ.
Однако необходимо уметь не только их форматировать, но и
по одним данным вычислять некие другие. Например, узнать количество денег на счету по заданной процентной ставке, сумме и
сроку по численным данным найти общее количество, итого (т. е.
сумму) или вычислить среднее значение.
Для того чтобы в ячейке вычислялось что-нибудь, в ней необходимо задать правило (формулу), по которому(ой) производятся
вычисления. В формулах используются следующие знаки алгебраических операций: +, –, знак * обозначает умножение, косая
черта (/) – деление, знак ^ – возведение в степень, также можно
использовать скобки.
Например, формула
С2 = А1 + А3 + 7,3
показывает, что значение ячейки С2 будет равно сумме ячеек А1,
А3 и числа 7,3.
В Excel в формулах не указывается, куда заносить результат
вычисления (в данном примере С2), т. е. формула начинается со
знака =.
В формулах обычно применяются ссылки на значения, находящиеся в других ячейках. Ссылки имеют вид имени ячеек или
имени блока ячеек (см. 3.1.1. «Основные термины»).
142
Нет необходимости вводить вручную имена тех ячеек или
блоков, на которые мы ссылаемся в формуле. Достаточно
при наборе формулы просто выделять их мышью. При этом в формулу вносятся их имена, а выбранные ячейки для контроля выделяются пунктирной линией.
П р и м е р 1.1 На листе «Рейтинг популярности» для расчета
того, сколько всего людей приняло участие в опросе в мае, введем
формулу для вычисления значения в ячейке В9.
Для этого нажмите на клавиатуре =, щелкните мышью по В5,
нажмите на клавиатуре +, щелкните по В6, введите знак + и т. д.
Наконец нажмите Enter . Excel по формуле рассчитает нужное
нам количество респондентов в мае.
Аналогично рассчитайте данные о количестве респондентов за
июнь и июль.
В ячейках Е9:I9 рассчитайте, использовав кнопку
(автосумма) на вкладке Главная, количество респондентов за август-декабрь.
Отобразите формулы с помощью комбинации Сtrl + `
Выключите отображение формул, вновь нажав Сtrl + ` .
Введите формулу в ячейку В14 для вычисления количества
респондентов за май выбравших ИПС «Эталон» не в тысячах, а
в процентах от общего числа респондентов за текущий месяц.
(Напомним, что для перевода любого числа в проценты от величины N это число необходимо разделить на N). Отформатируйте
ячейку в соответствии с его содержанием с помощью кнопок на панели инструментов (задайте процентный формат с двумя знаками
после запятой).
На листе «Рейтинг популярности» защитите все ячейки кроме тех, где хранятся данные (т.е B5:i8). Попробуйте изменить
что-либо в защищенных ячейках.
Измените данные о количестве человек, участвовавших в опросе в некоторых месяцах. Проследите, что значения, которые рассчитывает Excel (проценты, суммы), пересчитываются автоматически.
На листе «Алгебра» введите в какую-нибудь ячейку скорость
автомобиля (будем считать, что она задана в метрах/секунду).
В соседней ячейке получите эту скорость в километрах в час
(т. е. переведите данные в другую единицу измерения). Нам это уме1 Последовательность действий, описанную в этом и последующих примерах, надо выполнить самостоятельно.
143
ние понадобится при выполнении задания на стр. 176 о тормозном
пути автомобиля. Чтобы вывести формулу для перевода километров в час в метры в секунду, вспомните, что 1 км = 1000 м
и 1 ч = 60 мин = 3600 с. Значит, например, 90 км/ч = 25м/с.
Проделайте и обратную операцию. Надо создать формулу, которая переведет скорость, заданную в километрах в час, в метрах
в секунду. Т. е. вводя в некую ячейку данные о скорости автомобиля в в километрах в час вычислите в соседней ячейке, какова эта
скорость в метрах в секунду.
3.6.1. Копирование формул.
Абсолютные и относительные ссылки
Мы уже говорили о том, как копировать данные из одной ячейки
в другую. Что же произойдет, если мы копируем ячейку, например
Е18, в которой находится не числовая или текстовая информация,
а формула, например, =С21? Фрагмент окна Excel, в котором показаны1 формулы в соседних ячейках, приведен на рис. 3.9.
Excel берет на себя труд изменить все ссылки так, чтобы они
указывали на соответствующие ячейки для нового местоположения формулы.
Это происходит потому, что, если в ячейке E18 была записана
формула =C21, в ней было указано: «Взять содержимое ячейки,
находящейся на два столбца правее и на три строки ниже». После
копирования формулы, например, в D17, ситуация осталась прежней. Формула укажет: «Взять содержимое ячейки, находящейся
на два столбца правее и на три строки ниже». Значит в ней находится формула =В20. То же происходит и при копировании в
другие ячейки.
Рис. 3. 9
1
Переключение между режимами просмотра формул/значений осуществляется с помощью комбинации . Ctrl + ` (апостроф).
144
Подобные ссылки на ячейки в формулах называются относительными. При копировании, перемещении, они изменяются в
соответствии с новым местоположением формулы.
Если мы не желаем этого, то надо использовать абсолютные
ссылки. Они отличаются наличием знака $ перед названием строки или столбца (например, =$В$20 или =С$112) и тем, что при
копировании таких ссылок то, перед чем стоит $, не изменяется.
На рис. 3.10 показаны изменения в формуле, которые происходят
при копировании ее в соседние ячейки.
... D
...
17
18
19
20
E
F
=$С20 =$С20 =$С20 17
=$С21 =$С21 =$С21 18
=$С22 =$С22 =$С22 19
20
... D
E
F
... D
E
F
=B$21 =С$21 =D$21 17 =$С$21 =$С$21 =$С$21
=B$21 =С$21 =D$21 18 =$С$21 =$С$21 =$С$21
=B$21 =С$21 =D$21 19 =$С$21 =$С$21 =$С$21
20
Рис. 3.10
Для вставки символа $ при вводе формулы можно воспользоваться возможностями Excel. Если мы сначала щелкнем
по ячейке, в строке формул появится «относительная» ссылка
(=В20), при нажатии на клавишу F4 она станет (=$В$20), если
еще раз нажать F4, то (=В$20), а затем =$В20.
На листе «Рейтинг популярности» скопируйте формулу из В9
с помощью буфера обмена в ячейки С9, D9, Е9. Скопируйте
формулу из Е9 дальше вправо с помощью маркера заполнения.
Двойным щелчком по каждой из ячеек диапазона С9:Е9 отобразите полученные в них формулы.
Скопируйте формулу из В14 вправо до i14.
Отобразите полученные формулы на всем листе с помощью
комбинации Ctrl + ` .
Вновь используя эту же комбинацию клавиш, выключите отображение формул.
Измените часть данных о количестве человек, участвовавших в
опросе. Проследите, как автоматически пересчитываются значения, которые рассчитывает Excel (проценты, суммы).
Может возникнуть вопрос: зачем необходимы два типа ссылок
(относительные и абсолютные). Приведем несколько простых
примеров, помогающих нам понять это.
145
П р и м е р 2. Составим таблицу умножения следующего вида
(табл. 3.2).
Таблица 3.2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
2
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
3
3
6
9
12
15
18
21
24
27
30
4
4
8
12
16
20
24
28
32
36
40
5
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
6
6
12
18
24
30
36
42
48
54
60
7
7
14
21
28
35
42
49
56
63
70
8
8
16
24
32
40
48
56
64
72
80
9
9
18
27
36
45
54
63
72
81
90
10
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
На новом рабочем листе «В помощь школьнику» в какие-нибудь ячейки введем (используя маркер заполнения) числа от 1 до
10 по вертикали и горизонтали (в табл. 3.2 они на сером фоне).
Задайте ширину всех столбцов равной 60 пикселям.
Теперь вычисляем значения произведений. Естественно начать
с ячейки, в которой вычисляется 1*1. (У нас это ячейка с именем
В2, а на Вашем листе это может быть и другая ячейка.) Введем
формулу =В1*А2 (естественно, что, возможно, ссылки будут другие, если вы начали вводить данные не с А1, а ниже или правее).
Далее понятно, что вводить аналогичные формулы во все оставшиеся ячейки вручную (а это 99 ячеек) нерационально (вспомните задание в 2.2.5). Попробуем просто ее скопировать в соседние ячейки с помощью маркера заполнения. Для начала, выделив
ячейку В2 с формулой, протянем маркер заполнения вправо.
В результате в строчке получим такие значения:
1
2
6
24
120
720
5040
40 320
362 880
3 628 800
Конечно, это неверно. В чем же дело? Посмотрим, какая формула у нас, например, в ячейке, где вычисляется 3*1 (у нас это
D2). Там Excel ввел =D1*B2. Нам же надо, чтобы на D1 умножалось совсем не В2, а по-прежнему число из первого столбца, т. е.
А2. Значит, следует исправить формулу в В2, использовав такую
запись, которая бы при копировании не изменяла ссылку на А2.
Формулу необходимо ввести так: =B1*$A$2. Опять протянем за
маркер заполнения эту формулу вправо. Получим верную строку.
Теперь копируем целиком эту строку (с помощью маркера заполнения) вниз. Опять получим не тот результат, который нам нужен.
146
Разбираемся... Посмотрим, например, что находится в ячейке, где
вычисляется 2*2 (у нас это ячейка С3). В ячейке стоит =С2*$A$2,
а нам надо, чтобы стояло произведение С1 и А3, т. е. не должно
было измениться только имя столбца А и строки 3. Значит, опять
исправляем формулу в В2: =B$1*$A2. Теперь при размножении ее
и «вниз» и «вправо» будут изменяться номера строк в первом (сером) столбце и номера столбцов в первой (серой) строке.
Задайте ширину всех столбцов рабочего листа, равную 30
пикселям. Задайте светло-желтую заливку для первого столбца и первой строки таблицы умножения. Задайте желтую
заливку для остальных ячеек таблицы умножения.
Заполненную только что таблицу умножения от 1 до 10 расширьте так, чтобы она охватывала все числа от 1 до 20. Расположите эту таблицу в центре листа «В помощь школьнику». Задайте
размеры ячеек, заливку, границы и шрифты так, чтобы таблица выглядела красиво. (Образец выполненного задания можно найти на
сайте InfoLawyer.narod.ru.)
П р и м е р 3. В банк в мае под 5 % годовых кладется сумма в
500 000 руб. Начисление процентов производится ежемесячно.
Необходимо построить таблицу, в которой было бы указано количество денег на счету каждый последующий месяц.
На новом рабочем листе «Счет» в какие-нибудь ячейки введите данные аналогичные тем, которые приведены на рис. 3.11 (у нас
они расположены в ячейках начиная с В2).
(Сначала желательно повторить описанные ниже действия, затем попробовать еще раз решить эту же задачу на пустом листе,
начиная не с В2, а с произвольной ячейки.)
А
В
С
1
2
процентная ставка в год:
5%
3
сумма взноса:
500000
4
5
май
6
....
июнь
....
....
16
апрель
17
май
Рис. 3.11
147
В ячейках рядом с названием месяца должно быть, вычислено
количество денег на счету. В мае денег столько, сколько мы их положили. Формула для вычисления, следовательно, очень простая:
это ссылка на ячейку, где хранится первоначальная сумма взноса
(в нашем случае формула имеет вид =С3). Из курса математики
средней школы известно, что количество денег в n-м месяце Sn равно Sn=Sn-1*(1+p), где p – процентная ставка. Следовательно, для
расчета суммы в июне – ту сумму, которая была в предыдущем месяце, умножить на 1+С2/12. (Подумайте, почему в качестве процентной ставки надо брать не С2, а С2/12.) Т. е. формула такова:
=С5*(1+С2/12). С помощью маркера заполнения скопируем эту
формулу вниз во все 12 ячеек (с помощью маркера заполнения).
Однако в таком случае результат расчетов будет не совсем
верный, или, точнее, совсем неверный. Попробуем определить,
где мы допустили ошибку. Посмотрим какая формула находится,
например, в ячейке С17. В ней записано: =С16*(1+С13/12), т. е.
при копировании изменились относительные ссылки, и в формуле вместо указания на правильное местоположение процентной
ставки Excel ссылается на неправильную ячейку. Нам же было необходимо, чтобы при копировании в формулах изменился лишь
адрес, указывающий на предыдущую сумму (т. е. вместо С2 в первоначальной формуле должна появиться ссылка на С5, С6, С7 …),
а адрес, указывающий на местоположение процентной ставки,
оставался при этом все время одинаковым (С2, С2, С2 …). Следовательно, необходимо использовать абсолютную ссылку на ячейку, содержащую процентную ставку. исходя из этого, правильная
формула, которую можно копировать, =С5*(1+$С$2/12). Если
вы измените формулу во всех ячейках С6:С17 на правильную, то в
мае следующего года на счету должно оказаться 525580,9489 рублей.
На листе «Счет» отформатируйте ячейки, в которых хранятся
суммы, денежным форматом с двумя знаками после десятичного знака.
П р и м е р 4. Разберем еще один пример на использования абсолютных ссылок, но на этот раз приведем не подробное решение,
а лишь рекомендации к решению…
Такая задача вполне может встретиться вам в жизни. Магазин
продает телевизор по цене 3 млн руб. в рассрочку на 6 месяцев
(платить надо равными долями). У нас есть эти 3 млн руб., но мы
решаем, что не будем сразу их все отдавать магазину, а положим на
148
счет в банк под 15 % годовых с возможностью снятия денег каждый месяц без уменьшения процентной ставки. Сколько денег в
таком случае мы сэкономим?
На новом листе «Выгодная покупка» введите таблицу, подобную той, которая приведена на рис. 3.12.
А
1
2
3
4
5
6
7
месяц
В
С
Цена
Рассрочка (месяцев)
Платеж в месяц
Банковский %
3 000 000
6
D
15 %
Выплатили магазину В банке на начало месяца
В банке на
конец месяца
8
август
9 сентябрь
10 октябрь
11 ноябрь
12 декабрь
13 январь
Рис. 3.12
Чтобы рассчитать ежемесячный платеж, цену необходимо разделить на количество месяцев. После этого можно ввести формулы в В8:В13, которые показывают, как идет погашение долга
магазину (к сумме в предыдущем месяце прибавим ежемесячный
платеж из С4, использовав абсолютную ссылку).
Отформатируйте ячейки, в которых будут храниться суммы
(В8:D13), денежным форматом с двумя знаками после десятичного знака.
Теперь можно ввести формулу в С8: цена минус платеж. На конец месяца формула будет аналогичной той, которую мы вводили
в предыдущем примере: =С8*(1+С5/12). Эту формулу (изменив
в ней в нужном месте относительные ссылки на абсолютные)
можно уже скопировать вниз в 5 ячеек с помощью маркера заполнения.
Осталось ввести формулу с ячейки С9:С13. На начало месяца
на счету будет сумма в банке (естественно, на конец месяца) минус платеж.
149
В результате должна получиться таблица, из которой видно,
что мы сэкономили более 96 тыс. руб.
август
500 000,00 р.
2 500 000,00 р.
2 531 250,00 р.
сентябрь
1 000 000,00 р.
2 031 250,00 р.
2 056 640,63 р.
октябрь
1 500 000,00 р.
1 556 640,63 р.
1 576 098,63 р.
ноябрь
2 000 000,00 р.
1 076 098,63 р.
1 089 549,87 р.
декабрь
2 500 000,00 р.
589 549,87 р.
596 919,24 р.
январь
3 000 000,00 р.
96 919,24 р.
98 130,73 р.
Введите теперь новую сумму покупки, равную 6 млн руб. и
банковский процент, равный 17. В этом случае экономия составит более 220 тыс. руб. Если рассрочка будет предоставлена не на
6 месяцев, а на 8, то экономия составит более 314 тыс.руб.
На листе «Рейтинг популярности» заполните ячейки
В15:i17. Для вычисления количества респондентов за остальные месяцы, выбравших каждую из систем (не в тысячах, а в процентах от общего числа респондентов за текущий
месяц) необходимо ввести в каждую из ячеек формулу, аналогичную той, которая находится в В14, С14, …, i14. Однако это утомительно и долго, поэтому скорректируйте формулу в В14, использовав абсолютные ссылки (где это надо), для того, чтобы ее можно
было размножить по всем ячейкам указанного диапазона с помощью маркера заполнения1. Размножьте эту формулу в В15:i17.
Отформатируйте ячейки листа «Рейтинг популярности» сообразно с хранящейся в ней информацией. Сохраните рабочую книгу.
3.6.2. Ошибки в формулах
Если при вводе формулы были допущены ошибки, результатом ее вычисления будет значение ошибки, которое появится в
ячейке.
Чтобы легче было найти ошибку, в ячейках можно установить
режим отображения формул вместо результатов вычислений, произведенных по этим формулам. Для этого выполните:
Сервис Параметры Вид Формулы для Excel 97–2003
Ctrl + `
Формулы
Показать формулы для Excel 2010
1 Формула в В14 должна принять вид =B5/B$9. Не меняется в ссылке на
В9 лишь номер строки, поскольку в каждый месяц свое количество респондентов.
150
Виды ошибок в Excel
В зависимости от вида произошедшей ошибки в ячейке, содержащей формулу, записываются различные значения. Первым
символом значения ошибки является символ #, за которым следует текст.
Приведем перечень самых частых ошибок.
#####
Столбец недостаточно широк, или введенные дата и время
являются отрицательными числами
#ИМЯ?
Excel не смог распознать имя, используемое в формуле. Например, вы случайно ввели не СУММ, а Сумма либо неправильно указали имя ячейки
#ДЕЛ/0! Ошибка возникает при делении числа на 0 (нуль). Например,
вы случайно удалили ячейку, на значение которой делили либо
ввели в ячейку не число, а текст (к примеру 100 чел., а не 100).
#ЧИСЛО! При расчете используются неправильные числовые значения.
Например, вы случайно ввели 1000 руб., а не 1000 либо ввели
в ячейку не число, а текст.
#ЗНАЧ!
При расчете по формуле использован аргумент недопустимого
типа. Например, функция требует в качестве аргумента число,
а в соответствующей ячейке хранится текст.
На листе «Счет» в ячейку, где хранится процентная ставка,
введите вместо 5 % текст «5 процентов» и нажмите Enter .
Во всех ячейках, значения в которых зависели от С2, появится сообщение #ЗНАЧ! Зайдите в любую из этих ячеек. Формула не
изменилась! Чтобы делить на С2, необходимо, чтобы в ячейке
было число, а в соответствующей ячейке хранился текст. Введите
в С2 опять любое число (например, 10 %), и Excel сможет рассчитать количество денег на вашем счете в банке.
На листе «Счет» в ячейку, где хранится начальная сумма, введите текст «100 тысяч» и нажмите Enter . Какая ошибка появилась? Почему?
На листе «Рейтинг популярности» введите в ячейки В5:В8 (там
хранятся данные за май) значения 0. Поскольку теперь в мае в опросе участвовало 0 человек, то в ячейках В14:В17 невозможно вычислить процентное соотношение. В них появится ошибка #ДЕЛ/0!
Однако сама формула в ячейках В14:В17 не изменится. Проверьте
это. Верните числовые значения в ячейки В5:В8.
Как отследить зависимости ячеек
Если 2 раза щелкнуть по ячейке, содержащей формулу, то Excel
расцветит ссылки в различные цвета и теми же цветами обрамит
соответствующие ячейки.
151
С помощью вспомогательной функции отслеживания зависимостей можно графически представить на экране связи между
различными ячейками. Ячейка является зависимой, если она содержит формулу со ссылкой на активную ячейку. Влияющей называется ячейка, на которую ссылается формула в активной ячейке.
Для удобства дальнейшей работы в Excel 97–2003 выведем на
экран панель инструментов «Зависимости» Сервис Зависимост
и Панель зависимостей, а в Excel 2007–2010 аналогичные кнопки находятся на закладке Формулы.
Функция отслеживания зависимостей позволяет представить
в графическом виде влияющие и зависимые ячейки, включая и
расположенные на других листах рабочей книги. Если выделить
ячейку и выполнить Сервис Зависимости Влияющие ячейки
(Формулы Влияющие ячейки в Excel 2007–2010), то появятся
исходящие из активной ячейки линии трассировки со стрелками,
которые соединяют зависимые ячейки в таблице.
Функция не устанавливает причину ошибки, а лишь оказывает помощь по определению ее возможного источника.
Переместите группу ячеек А14:i17 на листе «Рейтинг популярности» вправо на три столбца. Покажите зависимые от В9
(всего респондентов в мае) ячейки.
Покажите ячейки, влияющие на F15 (проценты в июне).
На листе «В помощь школьнику» вместо одного из чисел в первом столбце введите не число, а текст. Проследите за появившимися ошибками.
3.6.3. Функции. Использование функций
Элементарные формулы могут состоять лишь из арифметических операндов (+–*/) и адресов ячеек. Однако в задачах, которые
встречаются в реальной деятельности правоведа, практически всегда необходимо вводить формулы, содержащие различные функции
для подсчета более сложных выражений, таких, как синус, косинус
или произведение матриц. Имена функций в формулах можно вводить вручную (если вы точно уверены, что именно таково ее название и таковы операнды у этой функции) или воспользоваться
мастером функций в Excel. Если при вводе формулы необходимо
вставить некую функцию, то можно просто нажать на кнопку fx
в строке формул (или на панели инструментов «Стандартная»).
В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать функцию
152
двойным щелчком (они сгруппированы в несколько категорий, и
доступна подсказка для выделенной функции), а затем ответить на
дополнительные вопросы об операндах (если они будут).
П р и м е р 5. На листе «Рейтинг популярности» введем формулу для вычисления значения в ячейке В10. Начнем набор формулы
со знака «=». Далее нажмем на кнопку fx (см. рис. 3.4) и выберем
среди статистических функцию МАКС. В поле диалогового окна
следует задать диапазон, для которого и находится максимум.
В нашем примере это ячейки, находящиеся выше (т. е. В5:В8).
Ссылку можно ввести вручную, а можно, сдвинув окно, просто
выделить мышкой блок. После нажатия на ОК формула введется
в ячейку и сразу же рассчитается значение в ней. Проверить формулу можно в строке формул, вновь выделив ячейку В10.
1. На листе «Рейтинг популярности» введите формулу для
вычисления значения в ячейке J5 (количество респондентов,
выбравших «Эталон» за 8 месяцев), использовав функцию
СУММ. Скопируйте содержимое ячейки J5 с помощью маркера заполнения в ячейки J6:J9 и в строки 10 и 11.
2. На листе «Алгебра» определите, какой был день1 недели вчера, а затем, какой был день недели 2 февраля 1993 года (см. функции в разделе Дата и Время). Учтите, что не удастся просто ввести
в качестве аргумента функции ДЕНЬНЕД дату 2/02/1993. Необходимо в отдельной ячейке хранить эту дату, а при использовании
функции ДЕНЬНЕД указывать ссылку на эту ячейку с данными.
3. Введите на листе «Алгебра» в ячейки Е3:Е33 данные о росте 30 человек. Рассчитайте (используя функции СРЗНАЧ, СТАНДОТКЛОН, МОДА, МЕДИАНА в разделе «Статистические») средний рост в этой группе, среднее квадратичное отклонение (среднее отклонение роста в исследованной группе от вычисленного ранее среднего роста2), моду (рост, который встречается чаще всего),
медиану (ровно половина группы имеет рост ниже этого значения,
а половина – выше). Сохраните рабочую книгу.
1 У функции ДЕНЬНЕД надо использовать второй аргумент, в котором
указывается 2, чтобы вычисляемый день недели начинался от 1 (понедельник) и заканчивался 7 (воскресенье). Иначе функция выдаст число от 1 (воскресенье) до 7 (суббота).
2 Если вы хотите больше узнать о том, что именно вычисляет используемая вами функция, то в тот момент, когда вы вводите аргументы функции
нажмите в левом нижнем углу диалогового окна на ссылку Справка по этой
функции и прочитайте справочный материал с разобранными примерами.
153
1. На листе «В помощь школьнику» создайте таблицу целых
чисел от нуля до 99 следующего вида:
0
Десятки
0
1
…
9
1
2
3
единицы
4
5
6
7
8
9
Результат вычислений
Т. е. в ячейке, находящейся на пересечении, к примеру, третьей строки и 5-го столбца, должно вычисляться число 35 (в нем 3
десятка и 5 единиц). Для заполения таблицы вам надо придумать
такую формулу в ячейке, чтобы ее можно было размножить на
всю таблицу. А для этого надо использовать и относительные и
абсолютные ссылки (как в примере 2 на стр. 146)! Формула должна
иметь примерно следующий вид: =G$28+10*$C31
2. Теперь, использовав функцию СТЕПЕНЬ(), заполните «внутренность» предыдущей таблицы, вычислите квадраты целых чисел от нуля до 99.
3. Задайте размеры ячеек, заливки, границы и шрифты так, чтобы таблица выглядела красиво (образец выполненного задания
можно найти на сайте InfoLawyer.narod.ru).
1. На листе «Правонарушения» вычислите максимум, минимум и среднее количество преступлений по видам.
2. Добавьте пятый, шестой и седьмой столбцы в таблицу. Введите их названия «Грабежи в %», «Разбои в %», «Изнасилования в
%». Заполните их: переведите количество правонарушений в проценты от общего числа правонарушений в этот месяц.
3. Добавьте еще три столбца. Заполните их: переведите количество правонарушений за месяц в проценты от общего числа правонарушений данного вида в год.
1. На листе «Административные правонарушения» введите1
данные и затем заполните таблицу за три года (для этого
введите соответствующие формулы на месте незаполненных ячеек). В формулах следует использовать абсолютные ссылки так,
чтобы формулу можно было копировать и в нижележащие ячейки
и в соседние столбцы. Учтите, что в первый год невозможно вычислить значения графы «В % к пред. году», так как у нас нет данных за предыдущий период.
1
154
Данные можно взять на http://InfoLawyer.narod.ru/seminarExcel.html
Кол-во административных нарушений
всего
В том числе по видам
Обман
потребителя
Мелкое хищение
имущества
Нарушение
правил
торговли
В%к
В%к
В%к
В%к
В % к общему
общему
общему
общему
Месяц Кол-во пред. числу за Кол-во числу Кол-во
Кол-во чисчислу за
году текущий
за
лу за
месяц
год
месяц
месяц
Январь
250
–
100
120
30
...
...
–
...
...
...
...
...
–
...
...
...
Декабрь 258
–
180
56
22
Январь
321
120
68
133
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Декабрь 200
89
56
55
Январь
300
110
69
121
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Декабрь 250
120
72
58
2. Оформите ячейки таблицы сообразно хранящейся в них информации (задайте нужный формат и количество знаков после запятой).
1. Введите на листе «Зарплата» таблицу следующего вида
(фамилии не менее шести преподавателей).
№
п/п
ФИО
преподавателя
Лекций
Практические
Семинарские
Начислено Налог
К
выдаче
2. Начисленная сумма вычисляется как оплата за проведенные
занятия. Стоимость одной лекции – 15$, практического занятия –
10$, семинарского занятия – 8,5$. Доходы облагаются 12%-ным налогом. (Эти сведения должны храниться в некоторых ячейках вне
таблицы. При вычислении граф «Начислено» и «Налог» необходимо ссылаться на значения в соответствующий ячейках.)
3. Проверьте, как изменится сумма, получаемая преподавателями, если доходы станут облагаться 18%-ным налогом. Затем –
если лекция стоит 12 $. Сохраните рабочую книгу.
155
1. На листе «Текстовые функции» введите1 и заполните таблицу.
Фамилия
Копытов
Имя
Вацлав
Отчество
Тимофеевич
2. В следующие три столбца (справа) введите формулу, которая
показывает2:
• Фамилия Имя Отчество (одновременно). Для этого используйте функцию СЦЕПИТЬ().
• Фамилия И.О. (т. е. первые буквы имени и отчества). Для этого
используйте функцию СЦЕПИТЬ() и ЛЕВСИМВ().
• Фамилия Имя Отч-во (т. е. фамилия и имя полностью, первые
3 и последние 2 буквы отчества).
Попробуйте самостоятельно разобраться с функциями,
предназначенными для расчета кредитов и амортизации
(это задание важно для тех, кто изучает экономическое
право) и выполните приведенные ниже четыре задания.
При этом напомним, что не следует использовать константы
прямо «внутри» функции. Все числа, необходимые для расчетов
вводятся в ячейки рабочего листа, а при вводе функции используются ссылки на эти ячейки. Это позволит пользователю легко менять данные и сразу же получать новый результат расчета.
1. На листе «Счет» вычислите размер ежемесячного платежа, если организация хочет взять кредит в 1 млн долл. на 5 лет
под 31% годовых. Для этого введите в некоторые ячейки числа
1000000; 31%; 5. В отдельной ячейке теперь с помощью функции
ПЛТ, использущей ссылки на ячейки с данными получите ответ:
32 970,32$.
Учтите, что мы вводим число лет, а период платы у организации – месяц! Значит, годовые проценты надо перевести в месячные, разделив их на 12.
Измените количество лет на 4. Убедитесь, что новая сумма
ежемесячного платежа составляет 36 589,93 $. Теперь измените
процентную ставку по кредиту на 20%. Новая сумма ежемесячного
платежа составляет 36 589,93 $.
2. Организации необходим кредит в размере 1 млн долл. Банк
выдает подобные кредиты под 31% годовых. Руководитель организации знает, что ежемесячно она может выплачивать только по
1
Используйте список студентов своей группы или данные с http://
InfoLawyer.narod.ru/seminarExcel.html
2 Используйте функции раздела «Текстовые».
156
29 тыс. долл. (Только – так как на предыдущем этапе мы рассчитали, что необходимо выплачивать ежемесячно 32970,32 долл.).
На листе «Счет» вычислите, за сколько месяцев организация
расплатится за кредит. Для этого введите в некоторые ячейки числа 1000000; 31%; 29000. Затем с помощью функции КПЕР получите ответ: 86,8 мес. = 7 лет и 3 мес.
Учтите, что пс — это текущая стоимость кредита (общая сумма
всех будущих выплат), а, значит, она вводится со знаком минус, так
как это наш долг банку.
3. Использовав введенные формулы, вычислите (т.е. введите
новые данные в ячейки вместо 100000, 31%, 5) ежемесячный платеж по кредиту в 1000 долл., выданный на 3 года под 2 % месячных. Сохраните рабочую книгу.
4. Станок стоит 25 тыс. долл. После пяти лет работы его остаточная стоимость равна 7 тыс. долл. Подсчитайте величину
амортизационных выплат за первый и второй годы эксплуатации,
используя1 метод равномерной амортизации (функция АПЛ) и метод постоянного учета амортизации (функция ФУО). Попробуйте
использовать другие методы расчета амортизации например функции АМР, ДОБ и др.
Заполните полностью лист «Счет в банке».
Сначала поясним, что будут показывать столбцы полученной в конце работы таблицы,а потом приведем указания по
вводу формул:
• графа «Интерес» показывает, сколько денег бы получил бы
наш заемщик, если бы он не давал нам в долг сумму (ячейка Е3),
а, наоборот, положил бы ее в банк под такую же процентную ставку
(ячейка Е2). Эту графу можно интерпретировать и так: мы берем
сумму в N руб. и сразу же кладем в другой банк. Ясно, что если при
этом процентная ставка будет такая же, как и по кредиту, то мы можем не думать о том, в какой бизнес надо вкладывать эти деньги,
чтобы рассчитаться за кредит;
• графа «Дебетовое сальдо» показывает, сколько денег каждый
месяц находится у меня на счету (если я ничего не трачу, а только
плачу ежемесячно кредитору);
• графа «Погашение ссуды» отражает количество денег, которое мы должны заплатить кредитору в текущем месяце (на самом
деле каждый месяц мы платим ведь не Е4), учитывая, что мы имеем свой «интерес» (деньги, получаемые от банка).
1 Введите в некоторые ячейки числа 25 000; 7000; 2 года и получите ответ
9000 за каждый год (для АПЛ) и ответ 11 775 за первый год и 6 228,98 за
второй (для ФУО).
157
Теперь приведем рекомендации по вводу формул.
1. На листе «Счет в банке» введите формулу для вычисления
значения в ячейке Е4 (используя функцию ПЛТ), в которой надо
указать ссылки на значения, хранящиеся в ячейках Е2, Е3, Е5.
(При правильном вычислении значение должно оказаться равным
+470,73 руб.)
2. Введите формулы в ячейки столбца С. Значение в столбце
С рассчитывается как произведение процентной ставки на количество денег на нашем счету в начале текущего месяца (в первый
месяц эта сумма – первоначальная, а затем берется из предыдущего месяца в столбце «Дебетовое сальдо»), т. е. этот столбец
рассчитывается аналогично примеру 3 на стр. 147.
3. Введите формулы в ячейки столбца D. Значение в столбце D
рассчитывается как разность между суммой платежа (ячейка Е4) и
интересом в текущем месяце. Учтите, что значение в этом столбце – положительное число!
4. Введите формулы в ячейки столбца E. Значение в столбце Е
рассчитывается как разность между дебетовым сальдо в предыдущем месяце (в первый месяц эта сумма – первоначальная, а
затем берется из предыдущего месяца в столбце «Дебетовое сальдо») и «Погашением ссуды» в текущем месяце.
Если все формулы введены правильно, то в последнем, 24-м
месяце «Дебетовое сальдо» будет равно 0 (т. е. мы выплатили
весь долг), а если вычислить сумму всех денег, которые мы отдали
банку (ячейки в столбце D), то она равна 10000.
5. Отформатируйте ячейки листа в соответствии с хранимой информацией. Сохраните рабочую книгу.
3.6.4. Логические функции
Некоторые функции в результате своих расчетов возвращают
не числовые значения, а логические, т. е. они могут принять или
значение ИСТИНА (TRUE), или ЛОЖЬ (FALSE). Простейшим
примером такой функции является функция сравнения двух чисел. Введем в ячейки D3 листа «Счет» формулу =С3>10000. Результатом будет значение ИСТИНА, так как действительно 50 тыс.
больше, чем 10 тысяч. Введя в ячейку Е3 формулу =С3<50000, получим результат – ЛОЖЬ.
Чтобы в зависимости от значения одной ячейки вычислялось
значение в другой используется функция ЕСЛИ. Введите в в
ячейку Е3 формулу =ЕСЛИ(C3>10000;”сумма большая”;”сумма
маленькая”). Затем измените значения в С3 с 50 тысяч на 6 тысяч.
Изменится не только значения в С5:С17, но и в Е3.
158
Логические функции могут быть “вложены” друг в друга. Например, если надо, чтобы в С3 выводилась информация ;”сумма
большая”; “сумма средняя”; “сумма маленькая” в зависимости от
значения в С3, то надо поступить так: начать вводить формулу
=ЕСЛИ(C3>10000;”сумма большая”) (рис. 3.13, а). В диалоговом
окне, перейдя к третьему полю ввода Значение_если_ложь, нажмите на ЕСЛИ в поле имени (см. рис. 3.4) и вы получите новое диалоговое окно вложенной функции ЕСЛИ (рис. 3.13, б). Заполните
это окно и нажмите ОК. Обратите внимание на то, как выглядит
формула, введенная в E3 (верхняя строка рис. 3.13, б).
а)
б)
Рис. 3.13
159
1. Создайте рабочий лист «Логические ф-ции». Создайте,
начиная с ячейки В10, таблицу следующего вида (числа во
второй и третий столбцы введите произвольные):
ФИО
Уплатил налогов, руб. Должен был уплатить, руб. Вывод
В последнем столбце введите формулу, которая в зависимости
от чисел в предыдущих двух столбцах выводит либо «Должен государству NNNN» либо «Государство должно NNNN».
2. На листе “Логические ф-ции” введите формулы с помощью
которых будет вычисляться сумма налога, который должен заплатить человек в зависимости от введенного в ячейку В3 совокупного
дохода. Для этого в какую-то ячейку занесите значения минимальной базовой платы (МЗП).
Налог рассчитайте так (используя вложенную логическую функцию ЕСЛИ):
5 % от суммы дохода, если она не превышает 80 МЗП;
8 %, если она от 80 до 100 МЗП;
10 %, если она от 100 до 120 МЗП и 20 %, если она превышает
120 МЗП (образец выполненного задания можно найти на сайте
InfoLawyer.narod.ru).
3.7. ГРАФИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL
Excel часто используется не столько для вычислений значений
одних ячеек по данным, хранящимся в других, сколько для построения по имеющимся числовым данным различных графиков и
диаграмм.
Диаграммы – это удобное средство графического представления данных. Они позволяют оценить имеющиеся величины лучше, чем самое внимательное изучение каждой ячейки рабочего
листа. Диаграмма также может помочь обнаружить ошибку в данных, закравшуюся в какую-нибудь ячейку.
Создать диаграмму или график в Excel 97-2003 можно с помощью Мастера диаграмм, который в четырех диалоговых окнах
получает у пользователя всю необходимую информацию для построения диаграммы или графика.
Excel поддерживает много типов различных двух- и трехмерных диаграмм. Опишем некоторые из них.
Гистограммы и линейчатые диаграммы подходят для большинства анализов временных и других зависимостей одних параметров от других.
160
Круговые диаграммы используют для наглядного представления долей и процентов от целого.
Для построения графиков функций y = F(x) используется тип
диаграммы точечная, требующий два ряда значений: X-значения
должны быть расположены в левом столбце, а Y-значения – в правом. На одной диаграмме можно построить несколько графиков
функций. Эта возможность используется для проведения сравнительного анализа значений.
Любая диаграмма состоит из следующих частей, называемых
элементами:
• область построения диаграммы;
• область диаграммы;
• легенда;
• оси;
• заголовок;
• ряды данных;
• метки данных;
• линии сетки.
Команды для форматирования и изменения диаграмм сосредоточены на вкладках Конструктор, Макет и Формат (в Excel
97–2003 в меню «Диаграмма»), которое появляется после выделения уже построенной диаграммы.
Для редактирования диаграммы в Excel ее достаточно выделить (щелчком мыши). Вокруг диаграммы появится рамка, охватывающая рисунок диаграммы. Всю диаграмму можно перемещать по рабочему листу, перетягивая рамку. Размер диаграммы
можно изменить, «буксируя» черные квадратики на рамке.
Для редактирования элемента его прежде всего необходимо
выбрать. Выбранный элемент отмечается маленькими черными
квадратиками. Зайти в окно форматирования любого элемента
диаграммы можно с помощью двойного щелчка мыши по нему.
Можно изменять размеры элементов диаграммы и размер самой диаграммы, перетягивая маркеры (маленькие черные квадратики), которыми этот элемент обрамлен. Кроме того, мышью можно перемещать элементы внутри области построения диаграммы.
3.7.1. Диаграммы
Необходимо четко понимать, что, поскольку диаграммы предназначены для графического представления данных, первоначально надо иметь эти данные на рабочем листе.
Разберем подробно построение диаграммы по данным на листе
«Правонарушения». Сначала на листе введем таблицу с данными
(если вы этого не сделали ранее), а затем представим их в графическом виде.
П р и м е р 6. Сделайте активной любую ячейку в таблице.
Лучше даже выделить те данные в таблице (включая заголовки
161
столбцов и строк), которые надо отобразить на диаграмме1 (в нашем случае выделяем В2:Е16). Теперь выполните:
Вставка Диаграмма
В Excel 2010 сразу появится диаграмма выбранного типа. Дальнейшее форматирование осуществляется на вкладках Конструктор, Макет и Формат, которые появляются в тот момент, когда
выделена диаграмма.
В Excel 97–2003 откроется Мастер диаграмм. Появится первое
диалоговое окно Мастера («Шаг 1 из 4»), в котором будут показаны различные типы диаграмм Excel. Выберем тип Линейчатая и
первый тип – обычную гистограмму c группировкой (но не гистограмму с накоплением или нормированную гистограмму).
На шаге 2 укажем программе Excel, где именно находятся те
данные, которые надо отобразить (если они там еще не указаны
или указаны не совсем верно, что чаще всего и происходит). В
этом диалоговом окне есть две закладки («Диапазон данных» и
«Ряд»).
На первой закладке укажите:
• что данные у нас находятся в столбцах;
• в поле Диапазон введите ссылку на ту группу ячеек, где хранятся наши данные (но не подписи). В данном случае укажите три
последних столбца в основной таблице (не включая столбец с именами месяцев). Полезно включить в выделенный блок и строку,
содержащую заглавие таблицы, так как тогда Excel поймет, как называть строящиеся графики (т. е. программа на следующих шагах
сама введет названия рядов данных для легенды).
Если выделяемую область закрывает диалоговое окно, то передвиньте
его.
На второй закладке («Ряд») обязательно надо указать, где находятся подписи оси Х (в нашем случае в первом столбце). Обратим внимание на то, что надо указать только сами значения переменной без заголовка столбца, поскольку эти данные не подписываются.
1
Этого можно и не делать, но тогда придется указывать Excel, где именно
находятся данные, по которым строятся графики. Если они находятся внутри таблицы, то Excel чаще всего сам выделит необходимые данные, но иногда
он выделяет не все данные.
162
В диалоговых окнах имеется область предварительного просмотра
строящейся диаграммы. В нем показано, как Excel будет использовать
выделенные данные.
На шаге 3 к диаграмме можно добавить название диаграммы
(введите текст «Правонарушения»), подписи осей и т. п.
На шаге 4 остается выбрать, где именно будет размещаться новая диаграмма.
Пример создания диаграммы приведен на рис. 3.14.
200
150
100
ʧ̛̬̖̙̌̍
ˀ̨̛̌̍̚
50
ʰ̨̛̛̦̭̣̦̌̏̌́̚
˔̦̬̏̌̽
ˇ̖̬̣̏̌̽
ʺ̬̯̌
ʤ̪̬̖̣̽
ʺ̜̌
ʰ̦̀̽
ʰ̣̀̽
ʤ̱̭̯̏̐
ˁ̖̦̯̬́̍̽
ʽ̡̯̬́̍̽
ʻ̨̬́̍̽
ʪ̡̖̬̌̍̽
0
Рис. 3.14
Изменение диаграммы
После того как построена диаграмма, Excel предоставляет большие возможности для изменения не только ее содержимого, но
и типа диаграммы. Алгоритм редактирования диаграммы прост:
выделите нужный элемент, выполните правый щелчок и выберите пункт Формат… в последней строке динамического меню1.
В Excel 2010 форматирование также может осуществляться на
вкладках Конструктор, Макет и Формат, которые появляются в
тот момент, когда выделена диаграмма.
При выделении диаграммы Excel 97–2003 выводит на экран панель
инструментов «Диаграмма».
Если в результате экспериментов вы испортите диаграмму, то попробуйте отменить свои последние действия ( Ctrl + Z ) либо вообще удалите диаграмму и начните построение сначала. Для удаления следует один
раз щелкнуть по диаграмме мышью, а затем нажать клавишу Del .
1 Вместо многоточия в динамическом меню будет указано, какой именно
элемент диаграммы вы выделили (область построения, ось, легенда, сетка,
название диаграммы и т. д.).
163
1. Перетяните легенду диаграммы наверх и измените размер легенды. Увеличьте размер области построения диаграммы (серый прямоугольник).
Отформатируйте диаграмму, задав:
• цвет рядов: изнасилования – красный, разбои – зеленый и грабежи – желтый;
• цвет области построения диаграммы – градиентный, два цвета
– лиловый и бирюзовый, тип штриховки – диагональная 1;
• цвет легенды – индиго, шрифт подписей в легенде – Arial
15 пт;
• шрифт подписей осей – Arial 10 пт.
2. Измените тип диаграммы. Для этого скопируйте диаграмму в
буфер обмена, вставьте ее дубликат и измените в дубликате тип
диаграммы на график (Диаграмма Тип диаграммы).
Отформатируйте новую диаграмму, задав цвет области построения диаграммы – черный, подписи горизонтальной оси ориентированы вертикально.
3. Чтобы по диаграмме понять, как меняется из месяца в месяц относительное количество разбоев изменим тип диаграммы.
Скопируйте первую диаграмму и измените ее тип на Нормированную диаграмму (Диаграмма Тип диаграммы С областями).
Тип диаграммы Нормированная фактически показывает, сколько процентов в общее число правонарушений вносит каждый из трех видов
(в процентах). Эти же данные в числовом виде рассчитаны на листе
«Правонарушения» в пятом – седьмом столбцах нашей таблицы.
Рис. 3.15
164
Постройте две гистограммы, показывающие изменения в
рейтинге правовых систем (лист «Рейтинг популярности»). В
первой из них (рис. 3.16, а) должны быть видны тенденции по
месяцам (т. е. каждый месяц отражается кто являлся победителем,
а кто аутсайдером), а во второй (рис. 3.16, б) – тенденции по каждой системе (т. е. как изменялась популярность правовой системы
по месяцам). Для этого создайте один раз диаграмму и укажите,
что ряды находятся в столбцах, скопируйте диаграмму и укажите,
что теперь ряды находятся в строках.
ɢɸɥɶ
ɧɨɹɛɪɶ
ɚɜɝɭɫ ɬ
ɞɟɤɚɛɪɶ
ɘɋɂȺɋ
ɢɸɧɶ
ɨɤɬɹɛɪɶ
ɗɤɫɩɟɪɬ
ɦɚɣ
ɫ ɟɧɬɹɛɪɶ
ɗɬɚɥɨɧ
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
ɞɟɤɚɛɪɶ
ɘɋɂȺɋ
ɧɨɹɛɪɶ
ɗɤɫ ɩɟɪɬ
ɨɤɬɹɛɪɶ
ɫɟɧɬɹɛɪɶ
ɚɜ ɝɭɫɬ
Ʉɨɧɫ ɭɥɶɬɚɧɬɉɥɸɫ
ɢɸɥɶ
ɢɸɧɶ
ɗɬɚɥɨɧ
ɦɚɣ
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
б)
Ʉɨɧɫɭɥɶɬɚɧ
ɬɉɥɸɫ
а)
Рис. 3.16
На листе «Успеваемость» постройте круговую объемную диаграммы успеваемости в вашей группе, предварительно набрав в виде таблицы информацию о баллах 10-12 студентов.
Убедитесь, что этот тип диагарммы не позволяет легко анализировать данные. Скопируйте построенную диагармму и измените в ней
тип диагарммы на Линейчатая. Задайте для осей шрифт Arial 8пт.
На новом листе «Диаграммы» постройте лепестковую диаграмму по данным, приведенным в таблице «Выбор корма
для скота». На лепестковой диаграмме каждая категория
имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии.
Лепестковая диаграмма позволяет сравнить1 общие значения из
нескольких наборов данных. Сделайте вывод, какой вид корма
следует закупить?
1 На диаграммах этого типа ряд данных, охватывающий наибольшую
часть площади, представляет сорт питания с самым высоким содержанием
витаминов.
165
Витамины
Выбор корма для скота
Сено Солома Комбикорм
Сухие смеси РБ
Сухие смеси РП
А
1
2
3
2
5
В2
5
2
3
3
3
B12
1
3
3
4
5
D
3
2
3
2
3,5
E
1
2
2
2,5
5
С
1
0,5
1
1
2
Постройте диаграммы результатов голосования по данным,
приведенным в таблице.
Всего проголосовало
175000
В том числе
за 1-го
за 2-го
за 3-го
за 4-го
за 5-го
против всех
кандидата кандидата кандидата кандидата кандидата
32000
28000
31000
15000
12000
57000
Результаты голосования отобразите в виде двух диаграмм –круговой и круговой объемной. В секторе круговой диаграммы отразите
количество проголосовавших, а в секторе объемной – процент от
общего числа проголосовавших. Для этого выполните в Excel 97–
2003 Диаграмма Параметры диаграммы Подписи данных, а
в Excel 2007–2010 Макет Подписи данных. Укажите в подписях
на диаграмме десятые доли процента для чего выполните правый
щелчок на подписях, выберите Формат подписей данных Число.
Определите, будет ли назначен второй тур голосования.
Попробуйте переместить элементы этой диаграммы. «Вырежьте» кусочки из круга, для чего щелкните один раз внутри любого
сектора. Вокруг сектора появятся квадратики, которые обозначают границу выделенного. Удерживая нажатой левую кнопку мыши,
«отбуксируйте» сектор в сторону. Вырежьте еще два сектора.
Проверьте, какие из типов диаграмм лучше всего подходит
для отражения следующих данных о бюджете страны: оборона – 20 млн долл., строительство жилья 1 млн долл., здравоохранение – 10 млн долл., образование 5 млн долл., проведение
выборов 15 млн. долл., содержание госаппарата – 12 млн долл.
Проверьте, какой из типов диаграмм (гистограмма или точечная с маркерами) лучше всего подходит для отражения данных1 из таблицы. Учтите, что числа в третьем столбце значи1
166
Данные можно взять на http://InfoLawyer.narod.ru/seminarExcel.html
тельно меньше, чем в соседних столбцах. Поэтому стоит, как и в
2.2.6 указать, что данные о несовершеннолетних отображаются по
вспомогательной оси следующим образом: щелчок правой кнопкой
на соответствующей линии графика, Формат ряда данных Ось
(в Excel 2007–2010 Формат ряда данных Параметры ряда).
Год
Лица, допускающие немедицин- Лица, допускающие потребление лекарстское потребление наркотиков
венных и одурманивающих средств
В том числе несоверВ том числе несовершенВсего
Всего
шеннолетних
нолетних
1990
786
53
570
1991
966
56
533
252
207
1992
1154
81
389
156
1993
1542
112
321
99
1994
1665
112
281
107
1995
2184
87
282
87
1996
2965
115
362
101
1997
3791
134
520
265
1998
4341
155
706
387
1999
6214
139
625
396
2000
7367
200
755
456
2001
8245
161
936
646
2002
8249
154
1236
910
2003
8955
247
1846
1438
Имеются данные ОБЭП о проверке 100 торговых точек города. В таблице указаны данные о недовесах покупателям.
Обвес
30-50 50-70 70-90 90-100 100-120 120-140 140-160 160-180 180-200 200-220
Частота 10
15
25
40
60
80
70
30
20
5
ni
По этим данным на новом листе «ОБЭП» постройте гистограмму распределения признака.
Вычислите средний обвес, дисперсию и среднее квадратичное
отклонение обвеса. Надо учитывать, что встроенные статистические функции Excel (СРЗАЧ, МОДА, и т. п. (см. стр. 153)) не могут
работать с группированными данными, поэтому для вычисления
придется ввести еще одну строку – среднее значение обвеса в
каждом из интервалов (обозначим их за x1, x2, ..., x10), вручную за167
полнить эту строку значениями и только затем рассчитать значения статистических параметров1 по формуле:
xсреднее =
x1 ⋅ n1 + x2 ⋅ n2 + … + xk ⋅ nk
n1 + n2 + … + nk
Сначала рассчитайте в новой строке значения x1 · n1, x2 · n2 и
т.д. Потом просуммируйте эти значения с помощью функции СУММ.
Затем в отдельной ячейке рассчитайте хсреднее.
Чтобы рассчитать значение дисперсии D по формуле
(x1 − xcp)2 ⋅ n1 + (x2 − xcp)2 ⋅ n2 + … + (x k − xcp)2 ⋅ nk
;
D=
n1 + n2 + … + nk
вначале следует вычислить в новой строке значение разности
( x1 − xcp)2, ( x2 − xcp)2,…, ( x10 − xcp)2 и только затем рассчитать в
отдельной ячейке значение D. После нахождения D рассчитайте
значение среднего квадратичного отклонения: D .
3.7.2. Табулирование функций.
Построение графиков функций
Допустим, некоторый процесс, интересующий юриста, моде( x − 3)( x − 8)
лируется функцией вида y = k
.
x2 + x − 5
Для всех х на интервале [2; 8] при k = 10 построим график этой
функции.
Для этого:
• вставьте в книгу новый лист «Функции»;
• введите в какие-то ячейки, например в В1:В4, тексты «Начальная точка», «Шаг», «Конечная точка», «Коэффициент K», а
затем в соседние ячейки – и сами значения исходных данных: 2;
0,2; 8; 10.
• заполните шапку основной таблицы начиная с В7.
• значения функции занесите в таблицу:
х
y1 = ( x − 3)( x − 8)
y2 = x 2 + x − 5
y3 = k ⋅ y1 / y2
• Использовав функцию автозаполнения, внесите данные в
строки этой таблицы. Для этого:
1 В результате расчета вы должны получить х = 125,49, D = 73, 33 . В отср
четах часто указывают эти значения так: среднее значение обвеса составляет
125 г со средним отклонением ±76 г.
168
1. в столбце В вычислите значения х:
• в ячейку В8 введите ссылку на начальную точку;
• значения в нижележащих ячейках надо рассчитать как значение в предыдущей строке плюс шаг (не забудьте использовать абсолютную ссылку).
2. В столбце C введите формулу для вычисления значения функции y1. (В ячейку С8 занесите =(В8–3)*(В8–8), а затем эту формулу
скопируйте во все нижележащие ячейки.)
3. В столбец E аналогичным образом введите формулу для вычисления значения функции y2.
4. В столбец F введите формулу для вычисления значения y3
(не забудьте использовать абсолютную ссылку на ячейку, в которой
хранится k).
5. Оформите основную и вспомогательную таблицы. Задайте
числовой формат с двумя знаками после запятой ячейкам, в которых хранятся результаты вычисления.
6. Введите заголовки. Если для этого нет места, то вставьте
пустые строки сверху для оформления заголовков. (Объедините
ячейки A1:H1 и разместите заголовок «Таблицы для построения
графиков» по центру. Аналогичным образом разместите по центру
заголовки «Основная таблица» и «Исходные данные».)
Оформите заголовки, используя шрифт Arial Black. Числа в таблице разместите на желтом фоне.
7. Добейтесь того, чтобы между основной таблицей и исходными данными была хотя бы одна пустая строка.
8. Установите защиту на все ячейки листа «Функции», кроме
тех, в которых хранятся исходные данные.
9. Понаблюдайте за изменениями в основной таблице при изменении исходных данных. Для этого введите вместо k = 10, например k = 1.
10. Постройте все три графика (y1, y2, y3) по данным, вычисленным выше. Для этого снимите защиту с листа. Выделите те
данные в таблице (включая заголовки столбцов и строк), которые
надо отобразить на диаграмме, и вставьте диагармму. Выберите
тип Точечная с маркерами.
В Excel 97–2003 на шаге 2 укажите в поле Диапазон ту группу
ячеек, в которых хранятся значения функции. Т. е. в данном случае
указываем три последних столбца в основной таблице (не включая столбец со значениями х). Полезно включить в выделенный
блок и строку, содержащую заглавие таблицы, так как тогда Excel
поймет, как называть строящиеся графики.
На второй закладке (Ряд) надо указать, где находятся подписи оси Х (в нашем случае в столбце В). Обратим внимание на то,
169
Рис. 3.17
что указываются только сами значения переменной без заголовка
столбца, поскольку эти данные не подписываются.
Переместите легенду из правой в верхнюю часть диаграммы.
Подберите оптимальный размер графика так, чтобы на экране были видны и таблица значений, и график.
Измените вертикальную и горизонтальную оси, задав на них
такие максимальные и минимальные значения, которые соответствуют данным в таблице1. В результате надо получить график, как
на рис. 3.17.
Измените цвет области диаграммы с серого на желтый, установите тень и скругленные углы. Задайте рамку вокруг области
диаграммы зеленого цвета и максимальной толщины.
Измените цвет области построения диаграммы с белого на
синий.
Установите маркеры на графиках функции у1 и у2.
Сделайте график функции у3 толщины 3 пт, черного цвета с
маркерами в виде ромбов размером в 7 пт. Маркеры должны быть
красного цвета с зеленой границей.
3.7.3. Аппроксимация табличных функций
Пусть мы располагаем табличными данными, отражающими
количество правонарушений в течение 25 суток. Для большей наглядности данные разделены на две части: с 1-го по 13-е число и с
14-го по 25-е число:
1
Для горизонтальной оси Х установите минимальное значение: фиксированное =2, максимальное =8. Для вертикальной оси установите минимальное
значение = –10, максимальное =70. Обратите внимание, что при этом будут
необычные промежуточные деления. Измените минимальное значение = –10.
170
Число 1-е
Кол-во
правона- 10
рушений
Число
2-е
3-е
4-е
5-е
6-е
7-е
8-е
9-е
10-е 11-е 12-е 13-е
8
7
7
7
8
8
7
9
8
10
13
13
14-е 15-е 16-е 17-е 18-е 19-е 20-е 21-е 22-е 23-е 24-е 25-е
Кол-во
правона- 15
рушений
16
17
20
15
16
14
12
11
12
11
12
Построим диаграмму зависимости количества правонарушений (N) от времени, а затем получим аппроксимирующую функцию1 по табличным данным.
Наберите таблицу на новом рабочем листе «Правонарушения за месяц». Постройте диаграмму (график со значениями, без маркеров), отражающий зависимость количества правонарушений от времени по данным верхней части таблицы, т. е. по данным с 1-го по 13-е число. Для этого выделите
данные в 14 столбцах и двух строках.
Добавим теперь в уже построенный график данные нижней
части таблицы (число с 14-е по 25-е).
Для этого в Excel 2010 выполните Конструктор Выбрать
данные. В левой части диалогового окна выделите ряд «Правонарушения», нажмите «Изменить» в поле «Значения:» удалите
старые данные, а потом, использовав Ctrl +мышь. В результате
будут выделены ячейки во второй и в четвертой строке нашей
таблицы (рис. 3.18).
Рис. 3.18
1 Т. е. получим формулу, которая приблизительно задает изменение N от
времени. Использовав эту функцию, можно вычислить, например, «ожидаемое» количество правонарушений завтра (т. е. 26-го числа).
171
После этого данные добавятся в диаграмму. Однако, где взять
подписи горизонтальной оси, Excel не знает, поэтому выполните
Конструктор Выбрать данные в правой части нажмите «Изменить» в поле «Диапазон подписей оси:» удалите старые данные, а
потом с помощью Ctrl +курсор мыши выделите ячейки в первой
и в третьей строке нашей таблицы.
В Excel 97–2003 выделите две нижние строки таблицы с данными (без заглавий), установите указатель мыши на границе
выделенного блока и отбуксируйте правой кнопкой мыши выделенные данные в диаграмму. В появившемся окне «Специальная
вставка» подтвердите, что:
• добавлены новые элементы рядов;
• значения оси Ох находятся в первой строке.
Если в диаграмму данные добавились неправильно, то можно
откорректировать диапазон изменения значений времени. Для
этого выполните Диаграмма Исходные данные.
Построенный график (рис. 3.19) показывает зависимость N от
времени.
1-ɟ
2-ɟ
3-ɟ
4-ɟ
5-ɟ
6-ɟ
7-ɟ
8-ɟ
9-ɟ
10-ɟ
11-ɟ
12-ɟ
13-ɟ
14-ɟ
15-ɟ
16-ɟ
17-ɟ
18-ɟ
19-ɟ
20-ɟ
21-ɟ
22-ɟ
23-ɟ
24-ɟ
25-ɟ
25
20
15
10
5
0
Рис. 3.19 а
Теперь аппроксимируем данные аналитически (с помощью
формулы). Для этого выделим линию графика. Щелчок правой
кнопкой мыши по графику, в контекстном меню выберем команду
«Добавить линию тренда».
В диалоговом окне на закладке «Тип» укажем, что аппроксимацию мы будем искать в виде «Полиномиальной функции»
y = 0,0005x4 - 0,032x3 + 0,6534x2 - 4,2067x + 14,392
1-ɟ
2-ɟ
3-ɟ
4-ɟ
5-ɟ
6-ɟ
7-ɟ
8-ɟ
9-ɟ
10-ɟ
11-ɟ
12-ɟ
13-ɟ
14-ɟ
15-ɟ
16-ɟ
17-ɟ
18-ɟ
19-ɟ
20-ɟ
21-ɟ
22-ɟ
23-ɟ
24-ɟ
25-ɟ
25
20
15
10
5
0
Рис. 3.19 б
172
4-й степени. Зададим на вкладке «Параметры» команду «Показывать уравнение на диаграмме» и попросим дать прогноз на
последующие три периода. В результате на диаграмме будет показано уравнение некоторой аппроксимирующей функции вида:
y=a4x4+a3x3+a2x2+a1x+a0, где ai – коэффициенты (рис. 3.19, б).
Задайте для линии тренда другой цвет. Поместите на график
легенду.
Попробуйте спрогнозировать количество правонарушений в
ближайшие три дня, если использовать полиномиальную функцию
5-й степени, а затем 6-й. Как вам кажется, какой прогноз более
правдоподобен?
Рассмотренная задача показывает, как использование графической интерпретации позволяет не только представлять табличные данные в виде диаграмм для получения большей наглядности, но и анализировать данные, а также определять тенденцию их
изменения.
Отметим, что если бы мы аппроксимировали график полиномиальной функцией 5-й степени, то значение коэффициента при
х5 было бы очень близко к нулю. С учетом этого можно сделать
вывод о том, что можно аппроксимировать зависимость N от времени и полиномом 4-го порядка.
Надо понимать, что не всякий тип линии тренда дает приемлемое
приближение к реальным данным, поэтому можно вывести на график
величину достоверности аппроксимации. Чем эта величина ближе к
100 % (т. е. к единице), тем более достоверна аппроксимация.
Имеются следующие данные о сумме судебных издержек, в
у. е., по месяцам:
Месяц
Сумма судебных
издержек
1
2
3
4
5
6
7
1500
600
650
1200
1000
800
750
Представьте графически изменение издержек.
Спрогнозируйте судебные издержки в 8-м и 9-м месяце (используйте функцию ТЕНДЕНЦИЯ из раздела статистические). Рассчитанные данные за два месяца необходимо затем добавить на построенный график.
Использовав данные по изменению курса доллара по отношению к евро за последний месяц (найдите данные в Internet),
получите аппроксимирующую функцию зависимости курса
173
доллара от времени. Спрогнозируйте поведение курса доллара на
следующую неделю.
3.7.4. Графическое решение уравнений
Для нахождения решения уравнения f(x) = g(х) можно поступать двумя способами:
• на одной диаграмме совместно построить графики функций
y = f(x) и y = g(x) и найти точки их пересечения;
• построить график функции f(x) – g(х) и найти точки ее пересечения с остью Ох.
Будем использовать второй подход.
Решим уравнение 2(х – 5)5 = 3х3 +5х.
Перепишем данное уравнение в виде 2(х – 5)5 – 3х3 –5х = 0.
Теперь построим график функции, находящейся в левой части
последнего уравнения. Для этого сначала затабулируем ее, а потом построим график (подробные инструкции приведены ниже).
Поскольку заранее неизвестно, где примерно находятся корни уравнения, то сначала строится график на широком отрезке [A;B] (например,
от –100 до 100), а затем этот отрезок сам пользователь, анализируя
построенный график, сужает.
Работу организовать следует по построению таблицы значений
функции так, чтобы в дальнейшем было удобно неоднократно изменять ее, т. е. изменять начало интервала и шаг, с которым мы
будем проходить наш интервал.
Следовательно, самое удобное – хранить отдельно А и шаг h, а
в таблице вычислять значения переменной х.
1. Поступаем аналогично 3.7.2. «Табулирование функций»:
• на новом листе «Решение уравнений» в какую-то ячейку введем число –100, в соседнюю – число 10 (это и есть начало промежутка и шаг). К этим ячейкам важно создать примечания или
подписать их, введя в соседние ячейки комментарии;
• чуть ниже строим таблицу, в первом столбце которой будем
хранить значения х, а во втором – значение y = 2(х – 5)5 – 3х3 –5х .
Подсказка для тех, кто даже после выполнения 3.7.2. все еще не
понимает, как придумывать и вводить в Excel формулы (первое х
вычисляется по формуле =В2 (при этом предполагаем, что именно в ячейку В2 мы ввели число –100), а все остальные х вычисляются по формуле = (предыдущий х )+$С$2 (считаем, что именно
в ячейку C2 мы ввели число 10)). Аналогично надо придумать
формулу для вычислений значений в соседнем столбце.
174
2. Строим график затабулированной функции (тип диаграммы – точечная, без маркеров).
3. Внимательно посмотрев на график (или на таблицу), увидим, что в области х = 0 график функции пересекает ось 0х. Значит, подробнее построить этот график необходимо именно около
нуля. Итак, изменяем начальное х: вместо –100 вводим –5, а вместо h = 10 – h = 0,5.
Внимательно посмотрев на график (или на таблицу), увидим,
что в области х = 9 график функции пересекает ось 0х. Значит,
подробнее построить этот график необходимо именно около значения 9. Итак, изменяем начальное х: вместо –5 вводим 8, а вместо
h = 0,5 – h = 0,1.
Внимательно посмотрев на график (или на таблицу), увидим, что в районе х = 9,1 график функции пересекает ось 0х. Значит, подробнее построить этот график необходимо именно около 9,1. Итак, изменяем начальное х: вместо 8 вводим 9, а вместо
h = 0,1 – h = 0,01.
Внимательно посмотрев на график (или на таблицу), увидим,
что в районе х = 9,09 график функции пересекает ось 0х. Значит,
подробнее построить этот график необходимо именно около 9,09.
Итак, изменяем начальное х: вместо h = 0,01 вводим h = 0,005.
Поступая аналогично, можно найти корень практически с любой
точностью. (Авторы нашли значение корня = 9,09472551504035.)
1. Использовав график, найдите решение (с точностью до тысячных) уравнения 0 = 2x3 – 3x2 +5x – 8.
2. Использовав график, найдите минимальное значение
(с точностью до 0,0001), которое может принимать функция
y = –3(x – 2)4–2x2+10, и точку (с точностью до 0,001), в которой она
достигает своего максимума.
Одним из первых исследование процесса охлаждения трупа
провел Burmann (1861), который разработал формулу для
определения давности наступления смерти по температуре
36, 9 − T , где t – время, прошедшее после наступления
0, 889
биологической смерти, ч; Т – температура трупа, °С.
F. Fiddes и T. Patten (1958) провели непрерывное измерение
ректальной температуры трупа и предложили формулу для определения давности смерти, которая, по мнению авторов, позволяет
трупа: t =
установить время наступления смерти в течение первых 12 часов:
175
t = 2 (36, 8 − T ) , где t – время, прошедшее после наступления смер3
ти ч; Т – ректальная температура трупа, °С.
На новом листе «Температура» сформируйте таблицу, в которой в зависимости от времени вычисляется температура трупа.
Постройте графики, отражающие снижение температуры трупа в
зависимости от времени по обеим формулам. Найдите (по графику) через сколько часов температура понизится до 19 °С.
В результате выполнения этого задания вы построите таблицу, которая позволит определить скорость автомобиля (в километрах в час) по длине тормозного пути (в метрах), используя приведенные ниже формулы.
Тормозным путем автомобиля называется расстояние в метрах,
пройденное автомобилем от начала торможения до его полной остановки. Основной тормозной путь автомобиля можно определить
v2 , где S – тормозной путь, м; v – скорость дви2g ϕ
жения автомобиля в момент начала торможения, м/с; g – ускорение силы тяжести, равное 9,81 м/с2; – коэффициент сцепления
шин с дорогой.
Значение коэффициента сцепления
может быть от 0,7–0,9
для сухого асфальта и хорошей резины до 0,03–0,01 на льду. Минимально допустимая эффективность тормозов для легковой машины 0,64 (на каждую тонну тормозное усилие – 640 кг) регламентируется в ГОСТ 25478-91. На сухом асфальте принято считать,
что машина замедлялась с ускорением 0,64g, т. е. при ϕ = 0,64.
На новом листе «Тормозной путь» сформируйте таблицу, в которой в зависимости от значения v (от 10 до 150 км/ч) рассчитайте
длину тормозного пути. При этом не забудьте перевести введенную скорость в метры на секунду, как в задании на стр. 143. Для
нескольких значений j (от 0,6 до 0,9) заполните несколько столбцов
в этой таблице. Она примет примерно такой вид:
по формуле S =
v, км/ч
10
…
150
0,6
0,66
…
147,48
Значение ϕ
0,7
0,8
0,56
0,49
…
…
126,41
110,61
0,9
0,44
…
98,32
Использовав таблицу, созданную в предыдущем задании, постройте графики зависимости длины следа юза от скорости автомо176
биля. При этом постройте все графики (для нескольких значений ϕ)
в одной области (рис. 3.19).
Рис. 3.20
Использовав построенные в последнем задании графики, можно решить и обратную задачу: рассчитать скорость автомобиля по длине
юза.
3.8. ПОДБОР ПАРАМЕТРОВ
При проведении расчетов в ЭТ можно выделить две основные
задачи:
• по исходным данным вычислить некий результат;
• определить исходные значения, необходимые для получения
известного результата.
Для решения первого типа задач используются формулы и
функции (см. задания в 6.3. «Функции. Использование функций»). Решение задач второго типа подразумевает, что пользователь опытным путем подбирает вручную значение исходной величины, пока не получит желаемый результат. Для этой же цели
можно использовать специальную возможность Excel, которая
вызывается следующим образом: Сервис Подбор параметра…
(Данные Анализ «что-если» Подбор параметра… для Excel
2007–2010).
П р и м е р 7. Требуется найти сумму, которую можно взять в
банке кредит на покупку автомобиля, если он выдает кредиты на
срок 7 лет под 6 % годовых, и ежемесячная выплата не должна
превышать 550 долл.
177
На листе «Счет» введем в какие-нибудь ячейки исходные данные (обратите внимание, что аналогичную задачу мы уже решили
в задании 1 на стр. 152): сумму кредита (так как ее не знаем, то
введем там любое число), срок и процентную ставку. Для расчета ежемесячных платежей используем функцию ППЛАТ (ПЛТ).
После этого отформатируем эти четыре ячейки соответственно
хранимой в них информации. Теперь попробуем вручную подобрать, что именно надо ввести в ячейку, хранящую сумму кредита,
чтобы в месяц надо было платить около 550 долл.
Введя 10 000 долл. получим, что в месяц надо отдать около
146 $. Далее, при сумме 15 000 долл. будем ежемесячно отдавать
по 219 долл., при сумме кредита 30 000 долл. – 438 долл. Понятно,
что таким образом подбирать нужное число – неблагодарное дело.
Поручим эту работу Excel.
Выполняем Сервис Подбор параметра… (Данные Анализ
«что-если» Подбор параметра… для Excel 2007–2010) и указываем, что в ячейке, где хранятся месячные оплаты, необходимо установить значение –550, изменяя значение ячейки, где хранится
кредит. После нажатия на OК будет найдена нужная сумма кредита – 37 649 долл.
1. Узнайте с помощью подбора параметров, на сколько месяцев следует брать кредит в 13 000 долл. под 10 % годовых,
чтобы ежемесячный платеж был не более 550 долл. (Ответ:
26–27 мес.)
2. Определите процент, под который можно брать кредит на
3 года в 15000 долл., чтобы ежемесячный платеж был не более
550 долл. (Ответ: 19 %.)
3. По тормозному пути (следу юза), зафиксированному в протоколе, скорость движения транспортного средства определяется в
ГАИ исходя из следующей формулы: Sю = vю*vю/2j, где где Sю – длина следа торможения, м; vю – скорость автомобиля в начале полного торможения, м/с; j – установившееся замедление транспортного средства при полном использовании сцепления всеми шинами автомобиля, в м/с2 для мокрого покрытия – 5 м/с2, для сухого
покрытия – 6,8 м/с2 (ГОСТ 25478-91).
Однако до начала полного торможения автомобиль проходит некоторое расстояние с нарастанием замедления, поэтому
vю = vа – t3 * j/2, где vа – начальная скорость автомобиля, t3 – время
нарастания замедления, которое зависит от типа тормозного привода, и т. п.
178
Найдите начальную скорость автомобиля при «юзе» в 21 м при
j = 6,8, t3 = 0,35 с. (Ответ: 17,92 м/с = 64,5 км/ч.) Сохраните рабочую
книгу.
3.8.1. Имя ячейки и диапазона
Если в какой-либо формуле нам необходимо сослаться не на
ячейку, а на целый блок, то в формуле записывается ссылка на
блок, например СУММ(А1:В20; С3; F21:G25).
Подобные конструкции легки для ввода, но затрудняют понимание формулы. Чтобы понять, что именно делает формула в
данной ячейке, можно поступить двумя способами: либо у ячеек
создавать примечания (см. «Примечания к ячейкам»), либо вместо ссылок на диапазон (т. е. конструкций типа А21:С32;G22) в
формулах использовать имя диапазона.
Имя – это легко запоминающийся идентификатор, который
можно применять для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение
или формулу.
Т. е. любой ячейке (диапазону ячеек) вместо имени, которое
ему присваивает Excel, можно дать некоторое нормальное имя,
которое мы самостоятельно придумаем. В дальнейшем это имя
можно использовать в любой формуле.
Чтобы определить имя, можно поступить так: выделить ячейку или блок ячеек и просто ввести придуманное нами имя в
поле имени, а можно выполнить: Вставка Имя Присвоить
(Формулы Присвоить имя для Excel 2007–2010) и в диалоговом
окне Присвоение имени ввести новое имя в поле Имя или выбрать
из списка то имя, которое вы хотите заменить.
Для удаления имени выполните Вставка Имя Присвоить
(Формулы Диспетчер имен для Excel 2007–2010), выберите
имя в списке и нажмите кнопку Удалить.
Использование имен дает определенные преимущества.
• Формулы, использующие имена, легче воспринимаются и
запоминаются, чем формулы, использующие ссылки на ячейки.
Например, формула = Активы – Пассивы гораздо понятнее, чем
формула = F6 – D6.
• Однажды определенное имя можно использовать в любом
месте рабочей книги. Легко выбирать имена с помощью окна имени в левой части строки формул (см. рис. 3.4).
• Можно быстро перейти на поименованную ссылку, заменить
ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.
179
• Можно присвоить имя формуле, не помещая эту формулу в
ячейку. Это помогает сократить размеры рабочего листа, поскольку Excel в данном случае сохраняет формулу только один раз, а
не при каждом ее использовании в ячейках. Присваивайте имя
формуле в том случае, если одна и та же формула используется
во многих местах рабочего листа. Присваивание имени формуле особенно полезно для формул, использующих относительные
ссылки. При изменении определения поименованной формулы
все ячейки, использующие это имя, автоматически обновляются.
Как вставить имя в формулу
После того как имя определено, вы можете при вводе формулы
просто выбрать имя из поля имени.
Как заменить ссылки уже определенным именем
Создав имя, можно заменить все соответствующие ссылки
во всех местах рабочего листа. Например, определив имя Сумма
как =$С$3, можно заменить все ссылки на ячейку $С$3 именем
Сумма.
Чтобы заменить ссылки именем, выделите интервал, в котором вы хотите заменить ссылки именами. (Чтобы применить
имена ко всему рабочему листу, выделите только одну ячейку.)
Выполните Вставка Имя Применить (Формулы Присвоить
имя Применить имена для Excel 2007–2010).
В окне Применение имен выберите одно или несколько имен,
которые нужно применить. Нажмите кнопку ОК. Excel заменит
ссылки соответствующими именами.
Как увидеть список всех определенных имен
Поскольку размещаемый список имен перекроет любые ранее существовавшие в ячейках данные, проверьте, что для списка имеется достаточно места на рабочем листе. Выделите ячейку, которая станет верхней левой ячейкой списка имен, и выполните Вставка Имя Вставить (Формулы Использовать в
формуле Вставить имена для Excel 2007–2010).
Выберите одно или несколько имен или нажмите кнопку Все
имена. Нажмите кнопку ОК. Все определенные ранее для этой рабочей книги имена будут размещены на рабочем листе, начиная с
активной ячейки. Список имен имеет в ширину два столбца. В левом столбце находится собственно список имен, а в правом – список ссылок или формул, к которым относятся эти имена.
180
На рабочем листе «Рейтинг популярности» дайте имя
«Название_систем» интервалу ячеек A5:A8. Определите
имя «Данные_за_май» для интервала ячеек B5:B8. Определите имя « Данные_за_август» интервалу ячеек Е5:Е8.
Вставьте все определенные имена ячеек на рабочий лист начиная с ячейки A20.
На рабочем листе «Счет» для яечйки С2 (в ней хранится процентная ставка) задайте имя Proc. Для всех формул в ячейках
С5:С17 задайте ссылку на ячейку С2 с именем Proc. Убедитесь,
что формула для вычисления суммы на счете в июне теперь
имеет вид =С5*(1+ Proc/12).
3.9. РАБОТА С ДАННЫМИ
У Excel имеется мощный, но очень простой в использовании
аппарат работы с данными. Данные, имеющие вид списка, можно
сортировать, фильтровать, получать промежуточные результаты
(отчеты), структурировать, консолидировать несколько списков
с однотипными данными в итоговый отчет, составлять сводные
таблицы.
Если данные хранятся в виде списка, то заголовки столбцов определяют поля базы данных (в Excel понятие базы данных и список
равнозначны и взаимозаменяемы), а строки содержат записи:
Дата
Производитель
Вид
Название
Цена Вес
Кол-во К оплате
1.02
Пекарня 1
Хлеб
Бородинский
1000
500
1280
1.02
Пекарня 1
Батон
Обычный
1500
500
2050
1.02
Пекарня 3
Сдоба
Дока
3000
540
100
1.02
Пекарня 1
Булочки
Сырник
800
100
180
1.02
Пекарня 2
Батон
Простой
1450
200
2000
Пекарня 2
Батон
Обычный
1520
200
1000
...
...
...
...
...
...
1.02
...
...
Например, в каждой записи, приведенной в этой таблице, содержится информация о том, когда, кто, какой вид продукции и
т. д., закупленной магазином, произвел.
Самостоятельно на рабочем листе «Закупки» введите заголовки, начиная с ячейки А5, а затем в несколько следующих
строк введите данные о поставках в виртуальный хлебный
магазин.
181
3.9.1. Ввод данных в список
Можно просто вводить данные в столбцы таблицы с помощью автоввода или копировать информацию из ранее введенных
строк.
Другим способом ввода данных является вызов специального
диалогового окна, которое появится, если выполнить в Excel 97–
2003: Данные Форма, после чего на экране появится окно формы данных Закупки (рис. 3.21).
При вводе в соответствующие поля данных завершать ввод
каждой записи надо нажатием на кнопку Добавить. После ввода
последней записи – на кнопку Закрыть. Кнопки Назад и Далее
позволяют просматривать все записи в БД. С помощью Удалить
ненужная запись может быть удалена. После редактирования записи становится доступной кнопка Вернуть. Ее нажатие приводит к восстановлению записи до изменения.
На рабочем листе «Закупки» введите формулу для вычисления суммы в столбце «К оплате». После создания таблицы отформатируйте ее столбцы сообразно хранящимся там данным. Например, столбцу «Цена» логично придать денежный
формат и т. п. Обрамите заголовок, задайте в нем особые шрифты, заливку...
Скопируйте в свою рабочую книгу информацию с данными о поставках со страницы http://InfoLawyer.narod.ru/seminarExcel.html.
Рис. 3.21
182
3.9.2. Поиск и замена. Фильтрация
Наиболее частой операцией, встречающейся при работе с
БД, является поиск необходимой информации. Если необходимо просто перейти к некой ячейке (с присвоенным именем или
нет), то самым простым способом будет выполнение команды Ctrl + G (Правка Перейти). Для того чтобы найти некую
последовательность символов в рабочей книге, можно воспользоваться командами для поиска Ctrl + F (Правка Найти)
и Ctrl + H (Правка Заменить).
Если же необходимо не только перейти к определенной, конкретной ячейке, содержащей некую информацию, но и найти и
вывести на экран информацию из списка, которая удовлетворит
определенным критериям (например, все, что выпустила Пекарня №1, или все поставки, у которых кол-во<1000), то у Excel для
этого существуют два мощных инструмента: сортировка и фильтрация.
Допустим, нам необходимо посмотреть, от кого и когда мы получали Сдобу. Для этого нам не захочется просматривать всю БД
(весь список) и выписывать или копировать необходимую информацию. С помощью фильтрации и имен в полях нашего списка мы
можем вывести на экран только нужные нам данные.
Режим автоматической фильтрации
Чтобы включить/выключить режим автоматической фильтрации, нужно выделить некоторую ячейку списка (чтобы Excel
знал, к какому именно списку применить операцию) и выполнить:
Данные Фильтр Aвтофильтр.
В заголовках каждого столбца данных появятся кнопки фильтра (рис. 3.22 и 3.23). Повторив Данные Фильтр Aвтофильтр,
мы удалим эти кнопки.
Рис. 3.22
183
Желательно, чтобы список был отформатирован так, чтобы заголовки отличались от всех остальных данных. Если же они будут
такими же, то при выборе команды Автофильтр появится диалоговое окно, спрашивающее, хотим ли мы использовать верхнюю
строку в качестве заголовка.
Критерии фильтрации называются ключами.
Теперь, если мы хотим оставить только записи, в которых в поле
Вид набрано Сдоба, то необходимо щелкнуть по стрелке фильтра
столбца «Вид» (рис. 3.23) и в появившемся ниспадающем меню
необходимо выбрать ключ фильтрации «Сдоба».
Рис. 3.23
Когда мы указали критерий фильтрации, все записи, не удовлетворяющие этому критерию, становятся невидимыми.
Все остальные записи таблицы не удалены, а лишь временно
скрыты. Это видно по номерам строк. Они теперь не являются
последовательными и выделены синим цветом, чтобы сигнализировать о том, что к списку применена фильтрация.
Ключи расположены в списке в алфавитном порядке. Поясним, что происходит, если выбрать другие ключи1 (рис. 3.23).
Ключ
Из списка
В результате применения выводятся на экран
строки, ячейки выделенного поля которых совпадают с
ключом
Все
удаляет критерий фильтрации
Первые 10…
десять записей «лучших» в данном столбце. Если в поле
хранятся цифры, то показываются записи с наибольшими
значениями в соответствующем поле. Если поле текстовое,
то остаются видны все записи
1 В Excel 2007–2010 эти же и другие ключи сгруппированы в динамическом меню в строке Текстовые фильтры… или Числовые фильтры в зависимости от того, какие данные хранятся в текущем столбце.
184
Условие…
записи, удовлетворяющие заданному пользователем критерию
Пустые
записи, не содержащие никакой информации в ячейках
выделенного поля
Непустые
записи, ячейки выделенного поля которых непусты
С помощью ключей можно последовательно отфильтровать
БД по нескольким полям. Например, если задать кроме ключа
Вид=Сдоба, еще и Производитель=Пекарня 1, то останутся видны записи, в которых отражены поставки сдобы от пекарни 1.
Использовав фильтры, узнайте:
• были ли поставки в магазин 13 февраля (выберите
фильтр в столбце «Дата»);
• на какую максимальную сумму осуществлялись поставки (используйте фильтр в столбце «К оплате»);
• на какую минимальную сумму осуществлялись поставки батона с Хлебзавода 2 (сначала задайте фильтр в столбце «Производитель», затем – в столбце «К оплате»);
• что обычно в магазин поставляет пекарня 3 (сначала задайте
фильтр в столбце «Производитель», затем щелкните по стрелке в
столбце «Вид» и посмотрите на появившийся список);
• кто поставляет в магазин булочки.
Неудобства автофильтра
При всех достоинствах использования автофильтра (быстрота применения и получения результатов, сложность допустить
ошибку), если необходимо выполнить нестандартную фильтрацию, приходится изменять входные данные, что неудобно.
Например, если необходимо узнать, когда нам поставляли менее 200 штук одного наименования ИЛИ на сумму меньше чем 2
млн, то этого нельзя сделать, так как ключ Условие работает только с текущим столбцом. Существует и еще одно ограничение. Нет
возможности задать условие на вычисляемое значение. Т. е. если
необходимо задать условие не на исходные данные таблицы, а на
некоторую новую величину, рассчитываемую по этим данным,
тогда приходится вводить новый столбец, в котором будет рассчитываться интересующее нас значение, и только потом применять автофильтр к этому новому столбцу. Понятно, что это удобно
делать при не очень большом объеме информации, хотя и таком
случае возникает много неудобств.
185
3.9.3. Расширенный фильтр
Расширенный фильтр позволяет производить одновременную
фильтрацию по нескольким полям и фильтрацию по вычисляемому критерию (например, только те записи, в которых отношение
цена/вес>3,15).
Сначала поясним общий подход при работе с расширенным
фильтром. Смысл его заключается в том, что в некоторых ячейках
необходимо записать те критерии фильтрации, которые мы будем
далее использовать. При этом необходимо указать:
• к какому полю будет применен критерий;
• формулу этого критерия.
П р и м е р 8. В ячейках А5:H300 содержится БД по поставкам
хлебопродуктов.
Если требуется оставить видимыми записи, в которых дата≥10
февраля И кол-во≤500, то где-нибудь на рабочем листе выше таблицы с данными (см. рис. 3.26) надо указать необходимую информацию для расширенного фильтра. В любых соседних ячейках
следует ввести формулу, аналогичную формуле на рис. 3.24. При
этом мы, как упоминалось выше, задали формулы для тех полей, к
которым будет применен критерий.
Дата
>=10/02/11
Кол-во
<=500
Рис. 3.24
В результате фильтрации будут показаны строки, в которых
одновременно выполнены эти два условия, т. е. строки вида:
12.12.2011 Пекарня 1
13.02.2011 Пекарня 3
Булочки
Сдоба
Сырник
Дока
800
3000
100
540
90
100
72 000
300 000
и т. п.
П р и м е р 9. Если мы хотим увидеть записи, в которых цена
не ниже 2000 ИЛИ кол-во<200, то необходимо записать формулы
критериев в разных строках (рис. 3.25).
Цена
>=2000
Кол-во
<200
Рис. 3.25
186
В результате фильтрации будут показаны строки, в которых
выполнено одно из введенных условий, т.е. строки вида:
1.02.2011
1.02.2011
Пекарня 1
Пекарня 2
Булочки Сырник
Сдоба
Дока
800
3000
90
100
540 1000
72 000
3 000 000
Итак, если в логической формуле использовано И, то критерии надо вводить в одной строке, если ИЛИ – то в разных.
После ввода в ячейки критерия для осуществления фильтрации необходимо выполнить:
Данные Фильтр Расширенный фильтр (для Excel 2010
Данные Фильтр, Дополнительно).
В диалоговое окно «Расширенный фильтр» (рис. 3.26) следует
ввести ссылки на ячейки, в которых будут:
• находиться результаты обработки (фильтровать список на
месте или скопировать результаты в другое место);
• исходный диапазон (т. е. указать, откуда взять данные – где
находится наша БД);
• диапазон условий (т. е. указать, где записаны критерии).
Кроме того, указывается, куда поместить результат в том случае, если в первом пункте решили вставить результаты в другое
место.
Рис. 3.26
187
При фильтрации на том же месте, как и при работе автофильтра, все
записи, не удовлетворяющие этому критерию, становятся невидимыми. Они не удалены, а лишь временно скрыты, номера строк теперь не являются последовательными и выделены синим цветом, чтобы сигнализировать
о том, что к списку применена фильтрация.
1. Использовав указания, приведенные выше, необходимо оставить те записи, в которых дата≥10 февраля И кол-во≤500.
Отобразите на экране все записи о поставках следующим образом: для Excel 97–2003 Данные Фильтр Отобразить все для
Excel 2007–2010 Данные Фильтр, Очистить.
2. Использовав указания, приведенные выше, необходимо оставить лишь те записи, в которых цена не ниже 2000 ИЛИ кол-во
меньше 200.
Фильтрация по вычисляемому критерию
Фильтрация по вычисляемому критерию – это очень мощный
тип критерия, благодаря тому что вычисляемый критерий, вводимый как обычный, при работе с расширенным фильтром может включать в себя формулы, в которых аргументами являются
поля БД.
При применении вычисляемого критерия необходимо указать:
1) имя вычисляемого критерия (задает пользователь, в отличие
от расширенного фильтра, где именем были названия полей БД);
2) логическую формулу (т. е. значения которой истина или
ложь), являющуюся критерием поиска.
При этом в качестве аргументов функции используются данные из первой строки записи БД. Отобраны будут те записи, которые удовлетворяют критерию, т. е. для которых значение формулы равно ИСТИНА (см. «Логические функции»).
Например, если необходимо оставить все записи за последние
13 дней, то следует в какие-то ячейки ввести формулу, аналогичную формуле на рис. 3.27.
мой критерий 1
СЕГОДНЯ()–13<=A6
Рис. 3.27
Затем выполним: Данные Фильтр Расширенный фильтр
(Данные Фильтр, Дополнительно для Excel 2010).
188
Если необходимо оставить записи, в которых цена/вес>9, то
вводимые формулы должны иметь такой вид, как на рис. 3.28.
мой критерий 2
E6/F6>9
Рис. 3.28
Отобразите записи на листе «Закупки», в которых поставленная партия хлебобулочных изделий весила более 1 700 000
граммов.
3.9.4. Сортировка
Чтобы вывести на экран данные в определенном порядке, необходимо произвести сортировку. Имя поля, по которому производится
сортировка, называется ключом сортировки. Сортировка по определенному признаку подобна фильтрации: необходимо выделить блок
данных, которые должны быть отсортированы, а затем выполнить
Данные Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка (на
рис. 3.29 приведен вид этого окна в Excel 97–2003), в котором с помощью имен полей надо определить критерии сортировки.
Для каждого столбца (поля) списка данных можно задать свой
способ сортировки (по возрастанию или убыванию).
В отличие от фильтрации при сортировке строки перемещаются в новое положение. После этого им присваиваются новые имена.
Если необходимо сортировать строки более чем по трем полям, то необходимо поступать следующим способом: сначала воспользоваться сортировкой по самому малозначащему критерию,
затем по более важному и наконец, по еще
более важному и т. д.
1. Отсортируйте список на рабочем листе «Закупки» последовательно по полям «Дата», «Производитель», «Вид».
2. Отсортируйте список последовательно по полям «Производитель»,
«Дата», «Вид».
3. Отсортируйте список последовательно по полям «Дата», «Производитель», «Название», «Вид», «Кол-во».
Рис. 3.29
189
3.9.5. Итоги
Представление данных обычно подразумевает подведение некоторых итогов по различным показателям. Например, если бы
рассматриваеиый пример БД о поставках использовался в реальных условиях, то, скорее всего, приходилось бы вычислять каждый день общую сумму покупки у каждой из пекарен, а также общий итог дня – на какую сумму всего куплено товара.
Excel позволят составить грамотные отчеты с помощью нескольких способов подытоживания и соединения данных (промежуточные итоги, сводная таблица). Кроме того, часто, вместо
включения в отчет всех показателей рабочего листа, можно ограничится лишь некоторым уровнем детализации: либо полная информация, либо промежуточные итоги, либо общие итоги.
Промежуточные итоги
Если бы итоги рассчитывались вручную, то вначале необходимо было бы решить, куда поместить итоги (обычно они размещаются под данными), а затем составить формулу для вычисления
итогов и ввести ее в выбранную ячейку.
Excel позволяет подсчитывать и выводить промежуточные
итоги автоматически. Для добавления промежуточного итога необходимо выделить ячейку списка (т. е. находиться в списке), а затем выполнить: Данные Итоги (Данные Промежуточный итог
для Excel 2007–2010).
В диалоговом окне Промежуточные итоги (рис. 3.30) заполнить графы:
Рис. 3.30
190
при каждом изменении в (указывается, по какому полю списка
будут подводиться итоги);
добавить итоги по (указывается, к каким полям БД необходимо применить операцию);
операция (какую арифметическую операцию будет рассчитывать Excel). Доступны операции Сумма, Произведение, Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум.
Чтобы удалить промежуточные итоги, вызовите окно Промежуточные итоги и нажмите на кнопку «Удалить все».
Использовав механизм подведения итогов, узнайте1, сколько
денег в каждый из дней мы должны перечислить поставщикам.
Структурирование рабочих листов
В процессе подведения промежуточных итогов Excel автоматически структурирует рабочий лист. При этом взаимосвязанные
данные группируются вместе.
Слева на полях рабочего листа появляются вертикальные линии и кнопки уровней. Щелчками по кнопкам ­ и на левом поле
можно разворачивать/сворачивать группу. Кроме того, в верхней
части поля есть кнопки с номерами уровней. Щелчок по ним показывает только "итого" соответствующего уровня.
Отобразите на экране итоги только 1-го уровня (т. е. Общий
итог).
Отобразите на экране итоги 2-го уровня (т. е. Всего за день +
итог 1-го уровня).
Отобразите на экране итоги 3-го уровня (т. е. все данные + все
итоги).
Удалите промежуточные итоги.
Узнайте, использовав промежуточные итоги, сколько куплено
товара и сколько денег всего (за весь период работы магазина) мы должны заплатить за каждый его вид (не забудьте
предварительно отсортировать нужным образом список поставок).
Отобразите на экране итоги 2-го уровня (т. е. Всего за батоны, Всего за булочки и Всего за хлеб).
1 Предварительно отсортируйте список по дате и в диалоговом окне Промежуточные итоги укажите: при каждом изменении в Дата, операция Сумма, добавить итоги по К оплате.
191
Группировать данные на рабочем листе можно не только автоматически, но и вручную. Это помогает структурировать длинные
таблицы, которые не помещаются целиком на экран.
Чтобы сгруппировать строки, необходимо их выделить
и выполнить: Данные Группа и структура Группировать
(Данные Группировать для Excel 2007–2010). Аналогично можно группировать и столбцы, если их слишком много и они не видны на экране.
Чтобы удалить структуру на листе, выполните: Данные Группа
и структура Удалить структуру.
Откройте с сайта InfoLawyer.narod.ru файл SAMPLES.XLS и
перейдите рабочий лист «Успеваемость». Выделите строки,
содержащие данные о студентах 1-й группы (строки 10:28).
Сгруппируйте эти строки. Затем сгруппируйте данные о студентах
7-й группы, потом 9-й и т.д. Сверните все группы. Разверните только 7-ю группу. Сохраните файл.
Вложенные промежуточные итоги
Если необходимо посмотреть не только итоги (например, финансовые) за каждый день, но и, например, количество закупленных единиц товара по каждому виду товаров, то надо показать на
экране так называемые вложенные итоги (т. е. при подведении
следующих просто не надо убирать предыдущие).
Для этого вначале следует отсортировать имеющийся список
закупок (по дате и виду), а затем вывести итоги (при каждом изменении в поле «Дата» суммируем поле «К оплате»). Появляются
первые итоги.
Далее выводим вложенные итоги (при каждом изменении в
поле «Вид» суммируем поле «Кол-во» и «К оплате»). Главное, не
забыть убрать флажок «Заменить текущие итоги».
В результате имеем четыре уровня итогов. Проанализируйте,
что на каком уровне выводится.
Узнайте, сколько денег в каждый из дней мы должны перечислить каждому из поставщиков (не забудьте предварительно отсортировать список по дате и производителю).
Введите данные о работе нотариусов в феврале и марте на
страницу «Нотариусы» (их можно взять на сайте http://
InfoLawyer.narod.ru).
Использовав механизм подведения итогов по данным, узнайте:
192
• сумму денег, которую получила нотариальная контора с каждой фирмы всего;
• сколько часов проработал каждый нотариус в течение января,
февраля и марта;
• сумму, полученную нотариусом Михайлов, а затем Петров за
все время работы;
• наиболее выгодные заключенные сделки (пять самых успешных по соотношению цена/время).
3.9.6. Сводные таблицы
Как уже указывалось, Excel позволяет составлять отчеты несколькими способами (промежуточные итоги и сводная таблица).
Если необходимо просто посмотреть итоги на том же рабочем листе и получить таблицу той же структуры (с теми же названиями
столбцов) то удобно вывести итоги. Однако итоги можно свести и
в новую таблицу с совершенно другой структурой.
Разберем следующий пример. Пусть имеется данные о работе
небольшой нотариальной конторы за два месяца, которые расположены на рабочем листе «Нотариусы» (данные можно взять на
InfoLawyer.narod.ru).
Создадим таблицу с отчетом о работе каждого работника за
этот период следующей структуры:
Вид услуги
Фамилия
Заверение
документов
Консультация
Оформление
сделки
Общий итог
Сколько заработал
––– « –––
––– « –––
Сколько всего
заработал
Сколько часов
работал
––– « –––
––– « –––
Сколько всего
часов работал
2
Дубинин
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
3
Иванов
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
4
Петров
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
––– « –––
1
Волина
Итого
Итого сколько
заработал
Итого сколько
часов работал
193
Для того чтобы получить итоговые данные, конечно, можно
воспользоваться функцией «Итоги» несколько раз и затем копировать полученные числа, например, в Word и создавать соответствующую таблицу, а можно эту работу переложить на Excel. Если
находиться в столбце с данными и выполнить: Данные Сводная
Таблица (Вставка Сводная Таблица для Excel 2007–2010), в
Excel 2007–2010 появится диалоговое окно «сводной таблицы», а
в Excel 97–2003 откроется Мастер сводных таблиц и диаграмм, в
котором на первом шаге указываем, что данные находятся в списке Excel и что мы создаем сводную таблицу.
На втором шаге указываем (если этого не сделал сам Excel), где
именно находятся наши данные.
На последнем шаге указываем, что отчет надо разместить на
новом листе. На этом же шаге можно, в принципе, сразу указать,
какой именно структуры должен быть наш отчет (с помощью кнопок Макет и Параметры), но мы это сделаем позже.
На новом листе появятся пустой бланк итоговой таблицы и
окно Список полей сводной таблицы (рис. 3.31). Перетянем из них
элементы в соответствующую часть сводной таблицы:
• «Вид услуги» в верхнюю часть сводной таблицы (написано
«Перетащите сюда поля столбцов»);
• «Фамилия» в левую часть таблицы (написано «Перетащите
сюда поля строк»);
• «Часы» и «К оплате» в середину таблицы (написано «Перетащите сюда элементы данных» или «Перетащите сюда поля значений»).
Теперь сводная таблица приобретает нужный нам вид.
Всегда после создания сводной таблицы можно перетянуть
элементы в другие части для того,
чтобы изменить структуру сводной
таблицы.
Рис . 3.31
194
1. Переместите элемент «Месяц» в часть сводной таблицы, где написано «Перетащите
сюда поля страниц», чтобы можно
было просмотреть таблицу не только за все время работы, но и за
каждый месяц.
С помощью команды Формат Автоформат (или кнопки
на
панели «Сводные таблицы») придайте построенной сводной таблице красивый вид.
2. Перетаскивая в разные части элементы «Вид услуги», «Фамилия», «Часы» и «К оплате», проанализируйте, как меняется вид
таблицы и для каких выводов о работе нотариусов удобна каждая
из получаемых сводных таблиц.
3. По данным, находящимся на странице «Работа (сводная)»,
постройте сводную диаграмму (тип диаграммы – гистограмма, цвет
подложки – градиент от серого до белого цвета, цвет фона красный),
по которой можно узнать, кому из нотариусов за какой месяц следует выписать премию за наилучшие показатели по принесенной прибыли всего и кому из нотариусов за какой месяц следует выписать
премию за наилучшие показатели по видам работы (рис. 3.33).
Рис. 3.33
4. Постройте диаграмму (цвет подложки – градиент от серого
до белого цвета, цвет фона сиреневый), по которой можно узнать,
кому из нотариусов за какой месяц необходимо выписать премию
за наилучшие показатели по времени работы всего и видам работ (рис. 3.34).
Рис. 3.34
195
5. Создайте сводную таблицу поставок хлебопродуктов (данные
на листе «Закупки»), в которой по каждому виду продукции и для
каждого производителя можно узнать сумму, на которую мы закупили товар (т. е. таблицу следующей структуры):
(Все)
Сумма по полю
“К Оплате”
Вид
Производитель Батон
Пекарня 1
Пекарня 2
Булочки Сдоба
5253000
Хлеб
3935700
Пекарня 3
Общий итог
5253000
3935700
7100000
7100000
Хлебзавод 1
55373000
12500000
67873000
Хлебзавод 2
152879000
160818000
313697000
Хлебзавод 3
97230000
24552000
121782000
197870000
519640700
Общий итог
305482000
9188700
7100000
3.9.7. Функции для работы с БД
При фильтрации видимыми остаются те данные, которые удовлетворяют введенному критерию. В Excel есть возможность сразу
же в процессе фильтрации производить действия над числовыми
данными, находящимися в полях БД. Для этого используются
функции базы данных, которые обеспечивают выполнение с записями, удовлетворяющими введенному критерию, арифметических, и статистических действий. Иными словами, в качестве
одного из параметров таких функций необходимо указать какойнибудь расширенный фильтр или вычисляемый критерий.
П р и м е р 10. Необходимо не просто увидеть все записи рабочего листа «Закупки» за последние 13 дней (как в п. 3.9.3), а дополнительно узнать, на какую сумму куплен товар, т. е. просуммировать поле «К оплате», но не для всех записей нашей БД, а лишь
для тех, которые удовлетворяют введенному критерию.
Чтобы решить подобную задачу, критерий вводится такой же,
как на рис. 3.27.
В ячейку, в которой должны быть помещены результаты, введем с помощью мастера функций формулу =БДСУММ.
В диалоговом окне отвечаем на вопросы:
где находится БД (в нашем случае – это А5:H300);
196
какое поле будем суммировать (Н5);
в каких ячейках находится критерий.
В результате расчета в ячейке будет найдена сумма, на которую
куплены товары за
Af8
13 последних дней.
Подсчитайте, использовав функцию ДСР3НАЧ и создав но­
~ вый критерий «к оплате>2000000», среднюю цену на товар в
поставках на сумму свыше 2 млн руб.
3.10.
СОСТАВНЫЕ ВОКУМЕНТЫ
3.10.1. OCHOBHble термины
Составным документом называют такой документ, который со­
держит разнородный материал - объекты разных типов, создава­
емые с помощью разных приложений и затем включаемые в один
документ. Например, в рабочую книгу Excel можно включить
текст, набранный в Word, формулу, набранную в Equation Editor,
рисунок, созданный в Pain t или в Photo Edi tor и т.д.
Технология OLE (Object Linking and Embedding) позволяет ус­
тановить связь между двумя приложениями, называемыми nРИJLO­
женuем-uсточнuком (nРWLOженuе-сервер) и nрuложенuем-nрuемнu­
ком (nрuложенuе-клuент). После того как в приложении-источнике
был создан и отредактирован некий объект, О LE позволяет пере­
дать этот объект в приложение-клиент. Приложение-клиент отоб­
ражает полученный объект на экране и печатает его точно так же,
как если бы это был обычный, а не импортированный материал.
Если вам необходимо отредактировать импортированный объ­
ект, для этого достаточно дважды щелкнуть по этому объекту, и
OLE
запустит для вас приложение-источник и загрузит в него
этот объект для редактирования. По окончании редактирования
OLE обеспечит возврат измененной
версии информации в прило­
жение -клиент.
В отличие от простого копирования содержимого из одного
приложения в другое,
янную
связь
между
OLE позволяет
создать и сохранять посто­
приложением-источником
и
приложением­
приемником.
Информацию из других приложений вы можете либо внедрять
в свой документ, либо связывать с ним. Разница между внедрен­
ными и связанными объектами заключается в том, где хранится
содержимое этого объекта. Внедренный объект хранится в самом
197
файле xls (принадлежащем Excel), а связанный объект - в фай­
ле, принадлежащем приложению-источнику (например Word), а
в документе Excel указывается лишь ссылка на документ-источ­
ник. Т. е. приложение-клиент хранит не связанные объекты в сво­
их документах, а лишь ту информацию, которая необходима для
нахождения файлов с объектами и для правильного отображения
на экране и печати этих объектов.
Связь может осуществляться автоматически либо по запросу
пользователя. Автоматическая связь сама заботится о том, чтобы
вставленная в документ копия объекта совпадала с исходной вер­
сией, хранящейся в файле приложения-сервера. Например, если
вы связываете объект в документе Word с электронной таблицей
Мiсrоsоft: Excel, то при любом изменении значений а таблице об­
новленная информация будет автоматически послана в связанный
документ Word. Связь по запросу, наоборот, позволяет обновлять
информацию в документе-приемнике только с помощью специ­
альной команды.
Связь позволяет обновлять информацию о документе, когда
приложение-источник уведомит приложение-клиент, что
исход­
ный экземпляр информации изменился. Такая связь полезна в тех
случаях, когда в документ необходимо часто вставлять последние
результаты какой-либо параллельно ведущейся работы. Если при
установленном автоматическом обновлении документа-клиента
периодически изменяются исходные данные, следует пользовать­
ся связью, а не внедрением. Это относится и к случаю, когда во
многих документах-клиентах
содержатся
одинаковые
сведения:
тем самым вы сможете поддерживать актуальность использован­
ной информации.
Главное преимущество внедрения перед связью
-
неизмен­
ность и переносимость объекта. Поскольку внедренные данные
действительно помещаются в приложение-клиент, вам не нужно
беспокоиться о проблемах, связанных с переименованием или
перемещением их источника. Например, если вы собираетесь пе­
реслать документ своему коллеге, не имеющему доступа к вашим
файлам, очевидно, надо использовать внедрение, а не связь.
3.10.2.
Внедрение и связыаниеe объектов
Для внедрения и связывания объектов из других приложений,
используйте команду Правка)-Специальная вставка.
Если в буфере обмена содержится информация из приложе­
ния, поддерживающего
198
OLE,
то в диалоговом окне Сnециалъная
вставка будут перечислены по крайней мере два типа данных
-
Объект, Рисунок (в зависимости от приложения это может быть
«Точечный рисунок», «Метафайл
(EMF)
и т. П.», а также два спо­
соба вставки: Вставитъ (В недритъ ) и Связатъ.
Если вы выберете тип данных Рисунок, то Excel вставит инфор­
мацию из буфера в виде изображения. После этого единственный
способ отредактировать такую информацию - дважды щелкнуть
по изображению и использовать инструменты рисования в окне
редактирования, которое откроется для этого изображения. Если
же в буфере обмена находится какой-нибудь текст, то в диалого­
вом окне «Специальная вставка» будут указаны еще несколько
типов данных - HTML, «Текст в кодировке Unicode» и «Текст».
Тип
HTML
позволяет сохранить форматирование вставля­
емого текста, которое он имел в приложении-источнике, а типы
«Текст» и «Текст в кодировке
Unicode»
вставляют лишь символы
текста, которые вы должны будете затем отформатировать само­
стоятельно средствами
Excel
(см. также стр.
79-80 и 125-126).
~4
Внесите в свою книгу на первый лист, который назовите «Ти­
~
тульная страница», красиво оформленную информацию об
авторе файла (ваша фамилия, группа, адрес, фото и т. д.), набран­
ную в Woгd.
199
Глава 4
ПАКЕТ POWERPOINT
4.1. ОСНОВЫ РАБОТЫ
Презентация – это набор слайдов («страничек» с информацией) с заданными звуковыми эффектами, эффектами анимации и
перехода. В качестве наполнения для слайдов используются текст,
таблицы, диаграммы, рисунки, фотографии и др.1
Запуск программы PowerPoint (PPoint), в которой создаются презентации, осуществляется стандартно: либо из меню
Пуск, либо двойным щелчком по файлу с расширением ppt (для
Office 97–2003) или pptX (для Office 2010). Внешний вид окна
стандартный для всех приложений MS Office. Он содержит уже
знакомые меню, панели инструментов и строку состояния.
В окне программы присутствуют (рис. 4.1) область рабочего
слайда (занимает всю центральную часть окна), область просмотра слайдов (расположена слева от области рабочего слайда) и область задач (расположена справа от области рабочего слайда).
Рис. 4.1
Перечень всех возможных объектов можно найти в меню Вставка программы PowerPoint.
1
200
PPoint, как и все программы MS Office, предполагает несколько возможных режимов просмотра содержания презентации, каждый из которых предназначен для определенных задач. Переходы
между режимами осуществляются в меню Вид или кнопками в ле(для PPoint 2007–2010 эти кнопки
вом нижнем углу окна
расположены в правом нижнем углу окна).
При открытии программы автоматически включается обычный
режим, в котором можно создавать новые слайды и их редактировать. В режиме сортировщика демонстрируются миниатюры
всех созданных слайдов. Этот режим используется для настройки переходов между слайдами. Показ слайдов – режим, в котором
корректируют или конструируют отдельные слайды. В режиме
структуры удобно вводить и редактировать текст. Для создания
заметок к презентации предназначен режим страницы заметок.
Создавать презентацию можно двумя способами: «с нуля», т. е.
последовательно заполнять каждый слайд в процессе разработки
презентации или на основе заранее созданного файла содержания.
С точки зрения экономии времени второй способ является более
предпочтительным, так как при разработке презентации требуется
строить и редактировать различные диаграммы, вставлять таблицы, рисунки и другие объекты, для работы с которыми более удобным является использование других программ из пакета MS Office.
Подробное описание этого метода приведено в 4.1.3.
Презентацию в PPoint 97–2003 можно создать, использовав
мастер автосодержания1, который запускается следующим образом: Файл Создать в правой части окна в области задач выбрать
Рис. 4.2
1
Мастер автосодержания отсутствует в PowerPoint 2007.
201
«создание презентации» «Из мастера автосодержания…». Мастер
содержит некоторое количество уже разработанных макетов разнообразных презентаций. Чтобы создавать презентацию с помощью мастера, достаточно отвечать на вопросы программы на каждом шаге (рис. 4.2), затем заполнить информацией уже готовые
слайды.
4.1.1. Показ презентации
Запуск показа слайдов из Microsoft PowerPoint
Откройте в PPoint нужный файл ppt (или pptх). Для запуска
показа слайдов открытой презентации выполните:
F5
Кнопка
(показ
слайдов) в строке
состояния
Показ слайдов Начать показ
Чтобы запустить презентацию с текущего слайда, нажмите Shift+ F5 .
Запуск показа слайдов из файла
В программе Мой компьютер (Проводник) щелкните правой
кнопкой мыши по значку файла презентации (c расширением ppt
или pptх), который требуется открыть для показа слайдов, и выберите в контекстном меню Показать.
Запуск демонстрации Microsoft PowerPoint
Любую презентацию можно сохранить в специальном формате
pps, в котором презентация всегда будет открываться в режиме показа слайдов. Для того чтобы запустить показ слайдов, выберите
файл демонстрации (он имеет расширение pps) и дважды щелкните по его значку.
Для сохранения файла презентации в формате pps выполните команду Файл Сохранить как и в раскрывающемся списке «Тип файла»
выберите «Демонстрация Microsoft PowerPoint (*.pps)».
4.1.2. Печать презентации
Чтобы указать, как именно будет напечатана презентация,
необходимо перейти в режим предварительного просмотра (для
Office 97–2003 кнопка
или Файл Предварительный про202
смотр, для Office 2007–2010 Файл Печать Предварительный
просмотр).
Для вывода презентации на принтер после установки требуемого режима отображения нажмите кнопку Печать.
Независимо от того, в каком режиме в данный момент отображается
(Печать) презентация напечапрезентация, при нажатии кнопки
тается в том режиме, который был настроен при ее предварительном просмотре.
Можно указать необходимые настройки печати презентации
без перехода в режим предварительного просмотра. Для этого выполните команду Файл Печать (Ctrl+ P ) и в диалоговом окне
задайте все параметры.
В PPoint можно распечатать на одном листе несколько (от одного до
9) слайдов для того, чтобы их раздать участникам презентации. Для
этого в диалоговом окне «Печать» в списке Печатать необходимо указать
«Выдачи», а затем установить количество слайдов на странице.
4.1.3. Создание презентации
Этапы создания презентации удобно описать пошаговым алгоритмом.
Шаг 0. Создаем файл содержания
Это можно сделать, например, в программе Word. Поместим в
этот файл всю необходимую для презентации информацию (текст,
всевозможные рисунки, таблицы, диаграммы и другие объекты,
подготовленные с помощью соответствующих программ заранее),
лучше без окончательного форматирования, «лоск» наводится в
процессе создания слайдов.
Шаг 1. Наполняем слайды информацией
Новые слайды добавляются в презентацию с помощью команды Вставка Создать слайд (для Ppoint 2007–2010 вкладка
Главная Создать слайд).
Определяем, какая информация будет расположена на каждом
слайде и в каком порядке она будет выводиться.
Учтите, что на слайде не должно быть очень много текста. Не
стоит перегружать слайд информацией. Лучше, чтобы каждый из слайдов выполнял свою собственную функцию – предоставлял очередную порцию информации.
203
Чтобы ускорить свою работу, учтите, что PPoint позволяет
использовать готовые макеты слайдов. Чтобы использовать эту
возможность, выполните: Формат Разметка слайда (для Ppoint
2007–2010 вкладка Главная Макет). После этого для PPoint 97–
2003 в области задач (см. рис. 4.14) можно выбрать макет с заранее
распределенными по слайду местозаполнителями, предложенными программой (т. е. в область надписи «Заголовок» надо будет
ввести свой текст заголовка, в область надписи «Диаграмма» вставить свою диаграмму и т. д.).
Можно выбрать пустой макет слайда и затем с помощью обычного копирования или команды меню Вставка Объект вставлять
объекты в нужные части слайда.
Шаг 2. Форматируем созданные слайды
Текстовое наполнение слайда форматируется аналогично тому,
как это делается в программе Word: с помощью кнопок на панели инструментов (на вкладке Главная для Ppoint 2007–2010)
либо в меню Формат. Команды этого меню позволяют задать
шрифт, выравнивание текста, межстрочные интервалы. Команда
Формат Список позволяет создавать различные списки (нумерованные или маркированные).
Можно изменять оформление сразу всего текста, находящегося в текстовом поле (например, в области «Заголовок» и т.п.). Для этого следует полностью выделить текстовое поле. При этом отображаются граница
поля с маркерами, но текстовый курсор в поле не мигает. А для этого щелкните сначала внутри поля, а затем на его границе.
Чтобы вся презентация была выдержана в одном стиле (кроме того, это экономит время), удобно воспользоваться одним из
предложенных программой шаблонов оформления слайдов. Для
применения шаблона выполните команду Формат Оформление
слайда (для Ppoint 2007–2010 вкладка Дизайн Темы), после чего
в области задач (рис. 4.3) можно выбрать один из 27 предложенных программой вариантов цветового и фонового оформления.
Шаблон оформления можно применить не только ко всей презентации, но и к выделенным слайдам. Если некоторые слайды
должны быть оформлены по-иному, то выделите их, щелкните
правой кнопкой мыши по нужному и в контекстном меню шаблона выберите строчку Применить к выделенным слайдам.
Как называется тот или иной вариант дизайна, можно узнать, если
подвести к нему указатель мыши и задержаться на 2 секунды. Появит204
Рис. 4.3
ся всплывающая подсказка с названием шаблона (рис. 4.3). Для Ppoint 2007–
2010 при этом сразу на экране отобразится текущий слайд в новом цветовом
оформлении, что позволяет визуально представить, как будет выглядеть презентация после применения текущей темы.
Далеко не всегда стандартные шаблоны нас устраивают. Тогда можно установить цветовое оформление по своему вкусу. Для
этого сначала создайте (или сохраните на диске) рисунок, который будет служить подложкой слайда, затем для Ppoint 97–2003
выполните: Формат Фон (рис. 4.4), выберите в раскрывающемся списке Способы заливки… Рисунок и укажите соответствующий графический файл. В Ppoint 2007–2010 на закладке Дизайн
выберите: Стили фона Формат фона Заливка Рисунок или
текстура снимите флажок около «Преобразовать рисунок в текстуру» и нажмите на кнопку Файл.
Использование цветовой схемы
Цветовая схема состоит из восьми цветов, которые можно
использовать при оформлении слайда для цветового выделения
фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок. Цветовая схема презентации задается в примененном шаблоне оформления. Однако цветовую схему можно заменить, не изменяя всего шаблона.
205
Рис. 4.4
Для применения к презентации новой цветовой схемы выполните команду Формат Оформление слайда (для Ppoint
2007–2010 вкладка Дизайн Темы). После этого в области задач
щелкните по ссылке Цветовые схемы (кнопка Цвета для Ppoint
2007–2010) и выберите желаемую схему.
Цветовую схему можно применить не только ко всей презентации, но и к отдельным выделенным слайдам. Для этого щелкните
по эскизу цветовой схемы правой кнопкой мыши и выберите команду Применить к выделенным слайдам.
Шаг 3. Добавляем анимацию
Эффекты анимации позволяют нам контролировать, в какой последовательности будут появляться на слайде объекты и как именно они будут появляться, а также выделять отдельные объекты, делать на них акцент. Выполните команду Показ
слайдов Настройка анимации (в Ppoint 2007–2010 на закладке
Анимация выберите Область анимации). Далее последовательно
выделите объекты слайда и примените к ним желаемые эффекты
нажатием на кнопку Добавить эффект (рис. 4.5) (в Ppoint 2007–
2010 используйте кнопку Добавить анимацию на закладке Анимация).
Для каждого объекта слайда можно использовать несколько
эффектов:
• вход (как именно появится объект на слайде);
• выделение (с какими эффектами будет отображаться объект
на слайде во время показа слайда);
206
Рис. 4.5
• выход (каким образом объект исчезнет после своего появления);
• пути перемещения (добавляет эффект, заставляющий перемещаться объект в пределах слайда).
После того как указан эффект для элемента, можно настроить
параметры этого эффекта. Щелкните в области задач по стрелочке справа от названия эффекта (или щелкните по названию
эффекта правой кнопкой мыши) и выберите Параметры эффектов (рис. 4.6).
Рис. 4.6
207
После того как все эффекты созданы, нужно задать последовательность эффектов и время между ними. Делается это в том же
окне Настройка анимации (в Ppoint 2007–2010 в окне Область
анимации) с помощью контекстного меню (строка Параметры эффектов). В Ppoint 97–2003 с помощью кнопки
внизу
окна можно контролировать правильность настройки анимации.
Шаг 4. Добавляем кнопки перехода и гиперссылки
Для удобства перемещения по презентации во время доклада в
программе PPoint предусмотрена возможность создания гиперссылок и кнопок перехода, которые по сути тоже являются гиперссылками. Любое слово, рисунок, диаграмма или строка оглавления
могут быть преобразованы в гиперссылку с помощью несложного
набора действий: выделить нужный объект на слайде, выбрать в
контекстном меню команду Гиперссылка, в появившемся диалоговом окне указать С местом в документе и выделить слайд, на
который создается ссылка.
Для того чтобы вставить на слайд управляющую кнопку, выполняем команду Показ слайдов Управляющие кнопки (рис. 4.7)
(для Ppoint 2007–2010 вкладка Вставка Фигуры Управляющие кнопки). Затем выбираем вид кнопки, щелкаем мышью в том
месте слайда, где эта кнопка будет находиться, и устанавливаем,
какое действие выполняется при нажатии на кнопку.
В отличие от эффектов анимации, правильность создания которых
прямо во время
можно проверить с помощью кнопки
создания презентации, гиперссылки и управляющие кнопки становятся активными только при запуске презентации.
Рис. 4.7
208
Будьте осторожны при добавлении гиперссылок на объекты,
находящиеся вне файла презентации: если придется проводить демонстрацию на другом компьютере, ссылка может не работать. Чтобы избежать подобной ситуации, скопируйте все сопровождающие презентацию файлы в одну папку на съемном носителе и создавайте ссылки именно на объекты в этой папке.
Шаг 5. Настраиваем переходы между слайдами
Если в презентации на слайдах есть эффекты анимации, то
обычно добавляют анимированные переходы и между самими
слайдами.
Для этого нужно перейти в режим сортировщика сладов
(Вид Сортировщик слайдов) и выполнить команду Показ слайдов Смена слайдов (для Ppoint 2007–2010 вкладка Переходы).
После этого в области задач выберите вид перехода (рис. 4.8). Нажмите кнопку «Применить ко всем слайдам», если эффект должен быть одинаковым для всех слайдов.
Рис. 4.8
Чтобы увидеть как работает выбранный переход, в Ppoint 97–
2003 нажмите кнопку
, расположенную внизу области задач.
Чтобы новый слайд появлялся автоматически через заданный
интервал времени, в области смена слайда установите флажок «автоматически после» и укажите время (рис. 4.9). Нажмите кнопку «Применить ко всем слайдам», если скорость смены слайдов
209
должна быть одинаковой для всех слайдов. Если же скорость и вид перехода
должны быть различны для разных
слайдов, надо выделить необходимые
слайды и для этой группы выбрать свои
настройки.
Рис. 4.9
Даже если указано время перехода
между слайдами, полезно устанавливать также флажок «по щелчку» (рис. 4.9). Это поможет в случае,
если комментарий докладчика закончится раньше, чем планировалось перейти к следующему слайду.
Не ставьте флажок около «автоматически после», если ваш
устный доклад сопровождается презентацией, так как заранее точно неизвестно, сколько времени будет потрачено на сообщение информации, содержащейся на слайде. А вот если презентация рассчитана на автоматический показ, то, наоборот, не стоит
устанавливать флажок «по щелчку».
Шаг 6. Вставляем звуковые и видеоэффекты
Для акцентирования внимания в презентацию можно добавлять
звуковое сопровождение следующим образом: Вставка Фильмы
и звук Звук из файла (в Ppoint 2007–2010 на вкладке Вставка
выберите Звук Звук из файла)
В Ppoint 97–2003 после выбора звукового файла в появившемся диалоговом окне нужно указать вариант воспроизведения звука: автоматически (сразу же при появлении слайда) или по щелчку. В Ppoint 2007–2010 настройка воспроизведения звука осуществляется так: выделите звук на слайде и перейдите на вкладку
Воспроизведение в правой части ленты. Аналогичным образом
можно вставить видеофайл.
Чтобы добавить звук при смене слайдов, установите курсор на
слайд, к которому будет добавлен
звук (или выделите группу слайдов),
затем в области задач смена слайдов
(в Ppoint 97–2003 на вкладке Переходы) выберите подходящий звук
(рис. 4.10). Если ни один из предложенных звуков вас не устраивает,
нужно выбрать в списке последнюю
Рис. 4.10
210
строчку (Другой звук…) и установить в качестве звукового сопровождения иной звуковой файл.
PPoint позволяет сопровождать звуком не только переход
к следующему слайду, но и анимацию объектов слайда. Для
этого вернитесь к шагу 3 (в PРoint 97–2003 выполните Показ
слайдов Настройка анимации, в PРoint 2007–2010 перейдите на
вкладку Анимация), выделите объект, к которому будет прикреплен звук, затем вызовите контекстное меню эффекта анимации
для выделенного объекта (правой кнопкой мыши) и в раскрывшемся списке выберите строчку Параметры эффектов. В появившемся диалоговом окне (рис. 4.11) на вкладке Эффект выберите
необходимый звук.
Рис. 4.11
Шаг 7. Оцениваем всю презентацию
После того как все слайды наполнены «содержанием», нужно
просмотреть, что в результате получилось и навести окончательный «лоск».
Запускаем презентацию (Показ слайдов Начать показ либо
F5 ). Если нужно просмотреть фрагмент презентации, начинающийся не с первого слайда, выберите на панели слайдов слайд с нужным
номером, затем нажмите Shift + F5 или кнопку
внизу панели задач.
При необходимости прервать показ презентации нужно нажать
кнопку Esc .
211
4.2. Типичные проблемы и исправление ошибок
Далеко не всегда с первой попытки получается именно то, что
было нужно. Наиболее часто возникают следующие проблемы:
Проблема 1. Слайды появляются (исчезают) быстрее (медленнее), чем нужно, при этом докладчик может не успеть дать необходимый комментарий (или, наоборот, время показа затягивается);
Проблема 2. Объем информации на слайдах неравнозначен
(т. е. некоторые из слайдов перегружены информацией, на других
ее мало);
Проблема 3. Дизайн слайдов неоднороден, один или несколько слайдов «выбиваются» из общего стиля оформления;
Проблема 4. Эффекты анимации на различных слайдах не сочетаются друг с другом;
Проблема 5. Скорость или последовательность эффектов анимации нас не устраивает;
Проблема 6. Кнопки перехода или гиперссылки работают неправильно (при этом мы попадаем не на нужный слайд).
Способы исправления указанных проблем
Проблема 1. Перейти в режим сортировщика, выполнить команду Показ слайдов Смена слайдов (для Ppoint 2007–2010
вкладка Переходы), в списке Скорость (Длительность для Ppoint
2007–2010) увеличить (уменьшить) время появления для тех
слайдов, которые вызвали проблему.
Проблема 2. Нужно расположить информацию на слайдах
таким образом, чтобы размер шрифта для равнозначной информации существенно не отличался (более важная информация
подается большим размером шрифта, менее важная меньшим).
Если при просмотре оказалось, что текст на слайдах не соответствует этому правилу, нужно перераспределить информацию, т. е.
разбить один слайд на несколько1 или, наоборот, объединить несколько слайдов в один.
Проблема 3. Возможны два пути исправления этой проблемы:
скопировать фон с другого слайда или выбрать подходящий по общему стилю другой фон или рисунок и заменить исходный фон на
новый.
Проблема 4. Нужно вернуться на слайд, анимация которого нас не устраивает (в Ppoint 97–2003 выполните Показ
слайдов Настройка анимации, в Ppoint 2007–2010 перейдите
1
Т. е. добавить слайд после рассматриваемого, перенести часть информации с исходного слайда на новый.
212
на вкладку Анимация), выделить «неправильный» эффект в окне
настройка анимации (см. рис. 4.6) и изменить его на более подходящий.
Проблема 5. Нужно перейти в окно Настройка анимации (см.
рис. 4.6). Если нужно поменять эффекты местами, это можно сделать так: или перетащить эффекты мышью или воспользоваться
в нижней части окна Настройка анимакнопками
ции. Для изменения скорости и количества повторений эффекта
можно пользоваться списком Скорость (см. рис. 4.6), а для более
детальной настройки можно вызвать контекстное меню для эффекта и выбрать строку Время.
Проблема 6. Проблема с неработающими ссылками часто возникает после добавления слайдов в презентацию или удаления
некоторых слайдов. Для ее исправления необходимо изменить
путь в диалоговом окне Добавление гиперссылки.
После каждого исправления просматривайте презентацию в
целом, поскольку добавление или удаление слайдов может
привести к неправильной работе гиперссылок и кнопок перехода.
4.3. Образец создания презентации факультета
Рассмотрим пример создания небольшой презентации о юридическом факультете БГУ, состоящей из шести слайдов.
Шаг 0. В программе Word создайте новый документ с именем
«Для презентации». В этот документ последовательно скопируйте:
1) вид главной страницы сайта юридического факультета
(электронный адрес сайта www.law.bsu.by).
Для копирования содержимого экрана следует воспользоваться клавишей PrtScrn (при этом содержимое экрана окажется в
буфере обмена).
Если нажать комбинацию Alt + PrtScrn , то в буфер поместится содержимое только активного окна.
После этого вставлять картинку из буфера обмена в документ можно любым удобным способом (например, с помощью
Правка Специальная вставка или комбинации Ctrl + V );
2) фотографию декана факультета;
3) информацию о кафедрах факультета (названия кафедр);
4) создайте организационную диаграмму, отображающую структуру факультета (рис. 4.12). Выберите двусторонний макет, стиль
«тень»;
213
Ʉɚɮɟɞɪɵ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɤɪɢɦɢɧɚɥɢɫɬɢɤɢ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɷɤɨɥɨɝɢɱɟɫɤɨɝɨ ɢ
ɚɝɪɚɪɧɨɝɨ ɩɪɚɜɚ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɤɨɧɫɬɢɬɭɰɢɨɧɧɨɝɨ
ɩɪɚɜɚ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɭɝɨɥɨɜɧɨɝɨ ɩɪɨɰɟɫɫɚ
ɢ ɩɪɨɤɭɪɨɪɫɤɨɝɨ ɧɚɞɡɨɪɚ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɝɪɚɠɞɚɧɫɤɨɝɨ
ɩɪɨɰɟɫɫɚ ɢ ɬɪɭɞɨɜɨɝɨ ɩɪɚɜɚ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɝɪɚɠɞɚɧɫɤɨɝɨ ɩɪɚɜɚ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɮɢɧɚɧɫɨɜɨɝɨ ɩɪɚɜɚ ɢ
ɩɪɚɜɨɜɨɝɨ ɪɟɝɭɥɢɪɨɜɚɧɢɹ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɬɟɨɪɢɢ ɢ ɢɫɬɨɪɢɢ
ɝɨɫɭɞɚɪɫɬɜɚ ɢ ɩɪɚɜɚ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɩɨɥɢɬɨɥɨɝɢɢ
Ʉɚɮɟɞɪɚ ɭɝɨɥɨɜɧɨɝɨ ɩɪɚɜɚ
Рис. 4.12
Рис. 4.13
5) на том же сайте (в разделе абитуриенту план приема на 1-й
курс) найдите информацию о количестве первокурсников, зачисленных на дневную форму обучения на различные специальности. По этим данным постройте в Excel две круговые разрезанные
диаграммы (рис. 4.13) (их цветовую гамму выберите на свое усмотрение).
Шаг 1. Использовав пошаговые указания, размещенные ниже,
создайте поочередно шесть слайдов, на которых расположите «добытую» информацию.
Запустите PowerPoint. Переключитесь в обычный режим
(Вид Обычный или кнопка
214
). Выполните команду
Вставка Создать слайд (для Ppoint
2007–2010 вкладка Главная Создать
слайд). В PPoint 97–2003 отобразятся
макеты слайдов (рис. 4.14), а для Ppoint
2007–2010 на вкладке Главная нажмите на кнопку Макет.
1-й слайд:установите разметку слайда «Титульный слайд». Введите в заголовок слайда: «Юридический факультет
БГУ». Задайте для этого текста шрифт
Georgia, 80 пт, п/ж.
2-й слайд: укажите, что разметка слайда – это «Пустой слайд». Расположите
на слайде картинку главной страницы
сайта юридического факультета1. Задайте масштаб картинки, равный 70 %
(щелчок правой кнопкой мыши по рисунку Размер Масштаб) и расположите его в центре слайда.
Рис. 4.14
3-й слайд: установите разметку
слайда «Пустой слайд»2. Введите заголовок слайда «Структура юридического факультета» и вставьте как объект WordArt
(Вставка Рисунок Объект WordArt). Под названием расположите созданную в Word организационную диаграмму.
4-й слайд: установите разметку слайда «Заголовок и таблица».
Заголовок слайда «План приема на факультет в 2011 году» наберите шрифтом Arial, 42 пт.
Под названием расположите скопированную с сайта табл. 4.1
(при желании таблицу можно оформить по-своему):
Таблица 4.1
Спецыяльнасць
Правазнаўства
Правазнаўства (для юркаледжа)
Эканамічнае права
Паліталогія
Усяго
Бюджэтнае навучанне Платнае навучанне
110
145
10
25
20
45
10
25
150
240
1
Этот рисунок у нас уже подготовлен в документе «Для презентации».
Можно выбрать и другую разметку: «Заголовок, схема или организационная диаграмма» и построить диаграмму прямо в процессе создания слайда
(если она не была построена в документе «Для презентации»).
2
215
5-й слайд: установите разметку слайда «Заголовок и текст».
Заголовок слайда «Дополнительная информация», текст «Все о
юридическом факультете БГУ можно узнать на сайте». В текст
слайда добавьте строку www.law.bsu.by, набранную шрифтом полужирный Courier, 50 пт. Выключите использование маркированного списка на текущем слайде. Выровняйте текст по центру
страницы
6-й слайд: разметку слайда выберите «Пустой слайд» или
«Объект». Вставьте на слайд построенные в программе Excel
круговые диаграммы (рис. 4.13).
Шаг 2. Установите цветовое и фоновое оформление слайдов.
презентации. С помощью команды Формат Оформление слайда
(для Ppoint 2007–2010 вкладка Дизайн Темы) выберите шаблон
оформления «Течение» либо «Поток» и, нажав на миниатюре шаблона правой кнопкой мыши, выберите пункт Применить ко всем
слайдам (рис. 4.15). При желании можно поменять цветовую схему, выбрав в области задач пункт Цветовые схемы (рис. 4.16) (в
Ppoint 2007–2010 на вкладке Дизайн выберите Цвета).
Рис. 4.15
Рис. 4.16
Переключитесь в режим сортировщика слайдов (Вид Сортировщик слайдов). В нем отражены количество слайдов и их вид
(рис. 4.17).
Шаг 3. Добавьте эффекты анимации. Выполните команду Показ слайдов Настройка анимации (в Ppoint 2007–2010 на вкладке Анимация выберите Область анимации). Напоминаем, что эффекты анимации на объекты слайда добавляются после выделения этих объектов.
Выделите заголовок на 1-м слайде. В области задач выполните
Добавить эффект Вход Другие эффекты Жалюзи (в Ppoint
216
Рис. 4.17
2007–2010 используйте кнопку Добавить анимацию на вкладке
Анимация). Установите параметры: начало – с предыдущим, направление – по вертикали, скорость – быстро.
Выделите картинку на 2-м слайде. Установите для нее эффект
Вход Колесо, скорость – быстро, начало – после предыдущего.
После этого добавьте эффект Выделение Мигание, скорость –
быстро, начало – после предыдущего, в параметрах эффекта на
вкладке Время установите количество повторений – 4.
На все заголовки 3-го, 4-го и 5-го слайдов презентации установите эффект Вход Вылет, начало – после предыдущего, направление – снизу, скорость – очень быстро.
На таблицы и диаграммы установите эффект Вход Колесо,
скорость – быстро (кроме диаграммы, отображающей набор на
дневное отделение, для нее установите скорость – средняя).
Теперь на обе диаграммы на 6-м слайде установите эффект
Пути перемещения›влево и Пути перемещения›вправо. Эффекты появления и перемещения для обеих диаграмм установите одновременные. Расположите диаграммы так, как на рис. 4.18, поскольку иначе при анимации они «уедут» за границу слайда.
Если вас не устраивает, как именно перемещаются диаграммы,
можно настроить пути перемещения, перетянув мышью начало и
конец стрелок, показывающих путь движения объектов.
Переключитесь в режим сортировщика слайдов. В нем отображены слайды и их внешний вид.
217
Рис. 4.18
Обратите внимание на то, что около каждого слайда появилась звез), которая показывает, что на слайде имеется анимация.
дочка (
Шаг 4. На 4-й слайд добавьте управляющую кнопку Справка,
при нажатии на которую отобразятся диаграммы с 6-го слайда. Для
добавления кнопки выполните Показ слайдов Управляющие
кнопки (для Ppoint 2007–2010 вкладка Вставка Фигуры
Управляющие кнопки). Для установки кнопки щелкните мышью
Рис. 4.19
218
в правом нижнем углу слайда. В появившемся окне «Настройка
действия» установите переключатель Перейти по гиперссылке и
выберите 6-й слайд (рис. 4.19). Цветовое оформление и размер
кнопки выберите по желанию.
Для того чтобы иметь возможность вернуться с 6-го слайда
назад, установите на 6-й слайд управляющую кнопку Возврат.
Для этой кнопки в строке Перейти по гиперссылке выберите 4-й
слайд.
Шаг 5. Настройте тип и время переходов между слайдами. Выполните Показ слайдов Смена слайдов (для Ppoint 2007–2010
вкладка Переходы). Установите эффект появления слайдов Уголки вправо-вниз, скорость – медленно, смена автоматическая после
7 с, примените эффект ко всем слайдам (установите также флажок в строке по щелчку). Для 6-го слайда установите время смены
в 20 с.
Переключитесь в режим сортировщика слайдов.
Обратите внимание на то, что около каждого слайда помимо звездочки, которая показывает, что на слайде имеется анимация, появилось
еще и время, в течение которого слайд будет отображаться (рис. 4.20).
Рис. 4.20
Вставим завершающий слайд. Перед 6-м слайдом вставим
слайд с текстом «Спасибо за внимание». Для этого надо щелкнуть
между пятым и шестым слайдом и:
219
Ctrl+M
Вставка Создать слайд
Шестой слайд сделайте завершающим. Для этого на нем установите кнопку Завершить показ.
Шаг 6. Вставьте звуковые эффекты. Для 5-го слайда в области
смена слайда (см. рис. 4.10) выберите звук Аплодисменты.
Шаг 7. Оцените всю презентацию и просмотрите ее.
Добавьте на 2-й слайд фото декана юрфака, которая должна появляться после вида стартовой страницы сайта факультета.
В результате должна получиться презентация, представленная
в режиме сортировщика на рис. 4.21.
Рис. 4.21
4.4. Создание презентации
о Верховном Суде Республики Беларусь
Рассмотрим еще один пример создания презентации, состоящей из 12 слайдов, содержащих информацию о Верховном Суде
Республики Беларусь. В отличие от пункта 4.5, теперь указания
по выполнению этой работы будут очень краткими.
В программе Word создайте файл содержания. Всю необходимую информацию можно найти на сайте Верховного Суда
Республики Беларусь (www.supcourt.by). В частности, скопируйте
информацию о структуре Верховного Суда. Постройте по этим
данным организационную диаграмму, отображающую структуру
Верховного Суда (рис. 4.22).
220
Рис. 4.22
Скопируйте из раздела «Статистические данные о деятельности общих судов» информацию о рассмотрении административных
дел. Оформите ее в виде таблицы и по этим данным постройте
объемный вариант цилиндрической диаграммы. Диаграмма должна содержать подписи данных.
Из раздела «Общие суды» сайта скопируйте карту распределения количества районных судов по областям республики.
Найдите в разделе «Судебная практика» и скопируйте постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь «О некоторых вопросах применения законодательства при рассмотрении гражданских дел, связанных с защитой права на товарный знак
и знак обслуживания» (достаточно п. 1). Скопируйте из раздела
«Публикации» анонс любой понравившейся статьи.
Создайте новую презентацию в PPoint.
На 1-м слайде разместите информацию о себе (к примеру,
укажите ФИО, вуз, курс, отделение, № группы). На 2-м слайде введите название презентации. На 3-м слайде разместите в виде картинки вид главной страницы официального сайта Верховного Суда
Республики Беларусь. В качестве комментария (страницы заметок)
поместите текст, описывающий картинку. На 4-м слайде поместите
организационную диаграмму, отображающую структуру Верховно221
го Суда. На 5-м слайде поместите карту распределения количест­
ва районных судов по областям республики и подпишите ее.
Добавьте после 5-го слайда новый слайд. Наберите на нем
текст: На сайте Верховного Суда Республики Беларусь можно
найти статистические данные о деятельности судов, напри­
мер информацию о рассмотрении административных дел.
На
этом же слайде поместите скопированную таблицу.
Диаграмму, построенную по данным таблицы, расположите на
7-м слайде. Подпишите диаграмму.
На В-м слайде наберите текст: На сайте также находится
юридическая информация о постановлениях Пленума Верховного
Суда, решениях Верховного Суда в различных областях права и
обзоры судебной практики за предыдущие гады.
На 9-й слайд поместите Постановление Пленума Верховного
Суда Республики Беларусь «О некоторых вопросах применения
законодательства при рассмотрении гражданских дел, связанных с
защитой права на товарный знак и знак обслуживания».
Десятый слайд оформите как последний. Укажите на нем элек­
тронный адрес саЙта. Сопроводительный текст
-
на усмотрение
автора презентации.
На 11-м и 12-м слайдах разместите информацию о Пленуме и
Президиуме Верховного Суда Республики Беларусь.
Выберите цветовое оформление слайдов презентации Отфор­
матируйте текст на слайдах: подберите размер, начертание, тип
шрифта и цвет Подберите такие размеры рисунков и таблиц, что­
бы их было удобно просматривать.
Добавьте эффекты анимации поочередно на все объекты слай­
дов. Задайте различное время между эффектами и различные ва­
рианты их смены. Добавьте гиперссылки и управляющие кнопки.
Перейдите на 4-й слайд, отображающий структуру Верховного
Суда. Первые два подчиненных блока организационной диаграм­
мы преобразуйте в гиперссылки на слайды с информацией о Пле­
нуме и Президиуме Верховного Суда Республики Беларусь (слай­
ды
NQ11
и
12
соответственно).
На каждом из слайдов (11-й и 12-й) вставьте управляющие кноп­
ки для перехода на 4-й слайд. На 10-й слайд вставьте управляю­
щую кнопку Конец презентации.
Настройте тип и время переходов между слайдами. Просмотри­
те презентацию полностью. Проверьте работоспособность управ­
ляющих кнопок. При необходимости исправьте неточности в фор­
матировании и в настройках времени, анимации. Сохраните файл
с именем «ВерхСуд РБ» в личной папке.
222
4.5. Задания для самостоятельного выполнения
Задание 1
Создайте презентацию, которая содержит информацию о правонарушениях, совершенных в России за последние 3 года. Используйте информацию официального сайта Федеральной службы государственной статистики России. Адрес сайта www.gks.ru.
Презентация должна содержать:
• информацию об авторе презентации;
• cведения о числе зарегистрированных преступлений по годам
из центральной базы статистических данных (ЦБСД);
• cведения о составе лиц, совершивших преступления (по полу,
возрасту и виду занятий);
• cведения о составе осужденных (по возрасту);
• cведения о распределении осужденных по основным мерам
наказания, назначенным судами;
• оперативную информацию за текущий год;
• картинку главной страницы сайта.
Вся числовая информация должна быть представлена как в
виде таблиц, так и гистограмм, диаграмм и графиков. Используйте также картографический материал, содержащийся на сайте. В
презентации должны присутствовать различные эффекты анимации, переходов между слайдами, управляющие кнопки. Презентация также должна содержать вид главной страницы сайта ФСГС.
В начале или в конце презентации (по выбору) должно быть оглавление, состоящее из гиперссылок на соответствующие содержанию слайды.
Сохраните файл презентации с именем «Задание1» в личной
папке.
Задание 2
Создайте презентацию о правовых интернет-ресурсах Республики Беларусь. Количество слайдов в презентации должно быть
не менее 30. За основу презентации можно взять информацию национального правового интернет-портала Республики Беларусь
www.pravo.by. Презентация должна содержать:
• информацию об авторе презентации;
• список интернет-ресурсов (не менее шести), каждая строчка
которого должна быть гиперссылкой на группу слайдов, содержа223
щих информацию о данном ресурсе; на последнем слайде каждой
такой группы слайдов должна быть управляющая кнопка, возвращающая на слайд со списком;
• таблицы, диаграммы, графики и картинки, иллюстрирующие
представленную информацию;
• все типы эффектов анимации;
• различные эффекты переходов между слайдами;
• комментарии к слайдам (страницы заметок).
Сохраните файл презентации с именем «Задание2» в личной
папке.
Задание 3
Создайте презентацию своей курсовой работы. Презентация
должна содержать:
• информацию об авторе презентации;
• название курсовой работы, руководитель;
• содержание курсовой работы по главам, параграфам и пунктам, состоящее из гиперссылок на соответствующие содержанию
слайды;
• слайды с информацией, раскрывающей тему работы (не менее шести);
• таблицы, диаграммы и графики, иллюстрирующие информацию, содержащуюся в курсовой работе;
• все типы эффектов анимации («вход», «выделение», «выход»
и «пути перемещения»); различные эффекты переходов между
слайдами;
• комментарии к слайдам (страницы заметок);
• список использованной литературы, оформленный по ГОСТам
(правила оформления списка литературы можно найти на сайте
InfoLawyer.narod.ru).
Сохраните файл презентации с именем «Задание3» в личной
папке.
224
ГЛАВА
5
СПРАВОЧНЫЕ ПРАВОВЫЕ СИСТЕМЫ
КОНСУЛЬТАНТI1ЛЮС И ЭТАЛОН
в Республике Беларусь распространением правовой инфор­
мации в форме компьютерных информационно-правовых систем
занимаются несколько организаций «<Эталон»
-
Национальный
центр правовой информации (ncpi.gov.by), «КонсультантПлюс» 000 «ЮрСпектр» (www.urspectr.info), «Эксперт» - ОДО «Экс­
пертцентр»
(www.expert.by). «ЮСИАС» - СООО ИПА «Регистр»
(www.profmedia.by». Банки данных указанных информационных
систем формируются на основании одного источника - Эталон­
ного банка данных правовой информации Республики Беларусь.
Однако каждый производитель использует свою собственную
программную оболочку, а также включает в систему дополнитель­
ные информационные ресурсы. С учетом этого системы по зако­
нодательству Республики Беларусь, выпущенные различными
организациями, могут несколько различаться по порядку работы
с ними и информационному наполнению.
Структурным элементом банка данных правовых актов высту­
пает документ, который имеет ряд реквизитов: вид акта, орган,
дата и номер принятия, название, дата ввода в действие и др. По­
исковая система позволяет из общего массива выбирать докумен­
ты, которые отвечают определенным условиям (обладают соот­
ветствующими реквизитами).
Несмотря на большое количество содержащейся в системах ин­
формации, работа с ними не представляет сложностей для пользо­
вателей, которые хотя бы немного знакомы с
Windows и пакетом
MSOffice.
Информационное наполнение ИПС ЭТАЛОН составляют до­
кументы различных банков данных. По названию банка данных
можно определить характер содержащейся в нем информации: за­
конодательство Республики Беларусь, международные договоры,
решения органов местного управления и самоуправления, судеб­
ная практика.
Справочная
правовая
система
(СПС)
«Консультант Плюс»
состоит из нескольких обособленных баз данных: Консу льтант­
Плюс: Беларусь, КонсультантПлюс: Россия, КонсультантПлюс:
Беларусь Столица Области и др.
225
СПС «КонсультантПлюс: Беларусь» содержит нормативные
правовые акты Республики Беларусь, справочную информацию
(курсы валют Нацбанка, размеры бюджета прожиточного минимума, ставки рефинансировании, МЗП, индексы цен, комментарии законодательства, ставки налогов и сборов, и т.п.), обзоры
публикаций на юридическую и экономическую тематику, словарь
юридических и финансовых терминов, аналитические обзоры
правовой информации, тематические подборки документов.
Для запуска СПС «КонсультантПлюс» либо ИПС «Эталон»
выбираем соответствующую пиктограмму на рабочем столе или
в меню Пуск. После запуска программы появляется стартовое
окно (рис. 5.1).
a)
б)
Рис. 5.1
В стартовых окнах можно:
• с помощью ссылки
или
организовать поиск любых нормативных документов
226
как в действующей, так и в предыдущих редакциях (поиск может
проводиться по названию документа, дате, тематике или даже по
фрагменту текста);
• просмотреть список кодексов, выбрав ссылку Кодексы;
• изучить новости законодательства и обзоры документов юридической и экономической тематики по ссылке
;
различного
• просмотреть по ссылке
рода правовую или финансовую информацию;
• просмотреть
обновление
или
баз
данных
по
ссылке
.
Чаще всего пользователь использует поиск документов с помощью диалогового окна Карточка поиска (рис. 5.2). Для вызова этого диалогового окна на стартовом окне необходимо выбрать пункт
Карточка поиска (по всем разделам) или Поиск по реквизитам.
Можно перейти в это окно в любой момент работы с системами,
если на панели инструментов нажать на соответствующие кнопки.
Все поля окна поиска снабжены специальным словарем поисковых терминов, который содержит перечень возможных значений реквизита. Пользователь может выбрать необходимый вариант из списка возможных значений, которые могут находиться в
этом поле.
Вызов словаря в «КонсультантПлюс» осуществляется нажатием на кнопку
в правой части каждой строки. Например, диалоговое окно словаря «Вид документа» изображено на рис. 5.3. Это
же окно появляется, если начать вводить текст в поля карточки
поиска.
Вызов справочника в «Эталон» осуществляется нажатием на
название реквизита в левой части каждой строки. Например, диалоговое окно словаря «Вид документа» изображено на рис. 5.3, б.
Использование словарей позволяет не вводить полностью
длинные названия. Введите несколько первых символов и
выберите нужный термин из списка в окне.
Не вводите вручную в карточку поиска принявший орган,
поскольку вы не знаете, как именно в системах называется
тот или иной орган. Используйте словарь «Орган». Это позволит
избежать ошибок и сэкономит немало времени.
227
а)
б)
Рис. 5.2
228
а)
б)
Рис. 5.3
229
СПС «Консультант Плюс» позволяет также получать справоч­
ную информацию по изучаемому документу. И «Эталон», и «Кон­
сультант» дают возможность копировать найденную информацию
в формате Word и RTF, создавать списки документов, закладки на
используемые документы, создавать подборки документации на
определенную тематику.
Полученный в результате запроса список документов может
быть упорядочен по виду акта, дате, номеру и органу принятия.
Для этого выполните: Список)-Сортировать список. В появив­
шемся диалоговом окне выбираются поля и порядок сортировки
списка: по возрастанию либо по убыванию .
•~
_
Для сортировки могут быть выбраны несколько полей. В таком случае
документы будут сначала упорядочены по первому из выбранных полей, а затем (в пределах образовавшихся Ipупп) - по следующему.
в СПС «КонсультантПлюс» для сохранения пользовательской
подборки документов применяются так называемые папки. Для
занесения документа в папку выполните: Меню)-Избранное)- До­
бавить. В появившемся диалоговом окне можно указать папку, в
которую следует поместить документ, либо создать новую папку.
Для вызова пользовательской папки используется кнопка Из­
бранное (см.рис.
5.2, а)
рабочего окна.
В ИПС «Эталон» для сохранения пользовательской подбор­
ки документов применяются так называемые списки. Для зане­
сения документа в список выполните: Список)-Сохранить спи­
сок. В появившемся диалоговом окне нужно указать список, в
который следует поместить текущий документ, либо создать но­
вый список. Для вызова сохраненного ранее списка выполните
Список)-Открыть список.
5.1.
ПримеРЬI запросов
Рассмотрим несколько примеров поиска документа в «Кон­
сультантПлюс» и в «Эталон» по различным критериям.
Пример
1 (поиск по известному номеру документа)
Найдем документ с номером 1 421-з. В ситуациях, когда требу­
ется найти конкретный правовой акт, целесообразно применять
поиск по реквизитам документа. Для поиска документа необходи1 В номере документа 413-з последний символ это буква
230
3
(закон).
мо сформировать поисковый запрос
-
совокупность условий, ко­
торым должны отвечать документы, отбираемые из общего банка
данных. В карточку поиска введем 1 известную нам информацию.
В данном случае выберем строчку Номер и заполним ее (рис.
5.4).
Нажмем в СПС «КонсультантПлюс>:> на кнопку Построитъ
список документов
(F9)
в нижней части карточки. В ИПС «Эта­
лон>:> нажмем на кнопку Найти в правой части окна поиска. В ре­
зультате на экране появится список документов (в нашем случае
было найдено всего два документа), имеющих выбранные нами
атрибуты. Откроется окно «Результаты поиска>:> (рис. 5.5). Ос­
талось выбрать из построенного списка нужный нам документ и
работать с ним.
Пример
2 (поиск по известному названию документа)
Найдем документ с названием «О требованиях к правилам ор­
ганизации и проведения азартных игр>:> и скопируем текст доку­
мента в Word.
В карточке поиска заполним строку Название документа
(рис.
5.6).
-+~
Если название документа длинное или невозможно его дословно
вспомнить, достаточно набрать только его часть. Программа выдаст
_
список документов, в названии которых ПрИСУТСТВУЮТ введенные слова.
в результате обработки запроса будет найден один документ. В
полученном списке дважды щелкнем мышью на нужном нам до­
кументе. В результате появится окно с текстом, представленное
на рис.
5.7.
Чтобы скопировать содержимое документа в
Word, выполните в
«Консультант Плюс>:>:
~ Правка>-Скопировать в Word
на панели инструментов.
в ИПС «Эталон>:> выполните:
Кнопка ~ на панели инс~ Документ>- Копировать в редактор
трументов
u
, расположеннои в
правой части окна документа
(рис.
5.7,6).
1 Если карточкой поиска уже пользовались и ее нужно очистить, нажми­
те кнопку )( Qr.нnп... .
~ Если надо очистить только одну заполнен!lZЮ
строку в карточке, то в правой части окна есть кнопка в виде щетки C~),
которая и удаляет текст в строке.
231
а)
б)
Рис. 5.4
232
а)
б)
Рис. 5.5
Если во время копирования в Word открыт документ, то будут
предложены варианты вставки текста: в новый документ или в открытый документ.
В текстовый редактор Word переносится выделенный фрагмент текста либо весь текст законодательного акта, если ничего в нем не было
выделено.
Пример 3 (поиск по известной тематике документа)
Найдем текст нормативного правового акта, устанавливающего правовое положение публичных центров правовой информации Гродненской области.
233
а)
б)
Рис. 5.6
Во-первых, во время поиска в СПС «КонсультантПлюс» следует
ограничиться только документами из базы, относящейся к Столице
и областям. В нижней части окна поиска надо поставить соответствующий флажок (рис. 5.8).
Поскольку нам неизвестно, как именно будет называться документ, но предположительно в нем должны быть слова «публичный
центр», именно эти слова следует указать в строке Текст документа (см. рис. 5.6).
В результате обработки запроса получим список из двух документов (рис. 5.9), один из которых и будет искомым.
234
а)
б)
Рис. 5.7
235
Рис. 5.8
Рис. 5.9
5.2. Прочие запросы
Аналогичным образом осуществляется поиск документа по
другим известным вам реквизитам:
• дате принятия;
• органу государственного управления, принявшему документ.
Понятно, что чем больше информации о документе известно,
тем меньше будет список документов, из которых придется выбирать нужный.
236
В процессе подготовки нормативного правового акта к включению в эталонный банк данных правовой информации для каждого
документа определяются ключевые слова, которые выражают наиболее существенные аспекты его содержания. Если неизвестны
ни дата принятия, ни название, ни принявший орган, а документ
по некоторой тематике найти нужно, тогда надо заполнить строку
Ключевые слова карточки поиска (см. рис. 5.2). Поиск по ключевым словам целесообразно использовать в ситуации, когда необходимо подобрать правовые акты, регулирующие определенный
объект.
Подсказки по эффективному поиску документов в СПС «КонсультантПлюс» находятся в справочной системе. Нажмите на клавиатуре F 1 и на закладке Содержание перейдите в раздел Общие
принципы поиска.
5.3. Задания для самостоятельного выполнения
Задание 1 (поиск документов)
Создайте в личной папке новую папку с именем «Задание1».
Все найденные в данном задании документы сохраните в
этой папке с соответствующими названиями.
Найдите в «КонсультантПлюс» и скопируйте в Word тексты (заглавия документов, когда это указано) указанных ниже документов.
• Закон Республики Беларусь «О защите прав потребителей»
(последнюю по времени редакцию).
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от
12 декабря 2007 г №1729 (выделите красным цветом случаи, при
которых свободный день в неделю не предоставляется).
• Статью 546 Гражданского кодекса Республики Беларусь.
• Постановление Министерства образования Республики Беларусь, изданное первым по дате на предыдущей неделе (если такового не оказалось, то в предыдущем месяце).
• Все указы Президента Республики Беларусь, изданные во второй декаде предыдущего месяца.
• Все законодательные акты, принятые на позапрошлой неделе
(список названий). Чтобы в построенном списке из всех документов (в том числе и справочной информации) выбрать только законодательные акты, нажмите на кнопку Искать в найденном (см.
рис. 5.9) и выберите пункт Вид документа.
• Обзор публикаций на юридическую тему в СМИ от 11.09.2011.
237
• Сведения о налоговых льготах (в Налоговом кодексе).
• Перечень документов, предоставляемых юридическими лицами в налоговые органы для регистрации юридического лица в
качестве налогоплательщика.
• Сведения об ответственности за сбыт и хранение наркотических средств.
Задание 2 (использование словарей)
Все понятия, разъяснение которых дается в нормативных правовых актах, в СПС «КонсультантПлюс» содержится в пункте
.
Все найденные в данном задании определения скопируйте в
новый документ Word, в нижнем колонтитуле укажите свою
фамилию, оформите в виде нумерованного списка, внизу каждой
страницы оформите сноски (см. 2.4.4), в которых укажите документы, на основании которых даны определения.
• Найдите легальное определение термина «информационная
технология».
• Найдите легальное определение термина «трафик».
• Найдите легальное определение термина «средство массовой информации».
• Найдите легальное определение термина «государственный
земельный кадастр».
• Найдите легальное определение термина «государственный
реестр налогоплательщиков».
• Найдите легальное определение термина «законодательство».
• Найдите легальное определение термина «конфиденциальность».
• Найдите легальное определение термина «национальный реестр правовых актов Республики Беларусь».
• Найдите легальное определение термина «дата документа».
• Найдите легальное определение термина «пробелы в законодательстве».
• Найдите легальное определение термина «постановление».
• Найдите легальное определение термина «суд».
• Найдите легальное определение термина «инкорпорация».
• Найдите легальное определение термина «электронный документ».
• Найдите легальное определение термина «преамбула».
238
• Найдите легальное определение термина «автоматическая
идентификация».
Созданный вами документ сохраните с именем «Задание 2».
Сравните найденные в белорусском законодательстве определения с определениями этих же терминов в российском законодательстве.
Задание 3 (составление подборок)
1. Составьте подборку документов по вопросу предоставления отсрочки от призыва на военную службу студентам вузов.
Для этого в карточке поиска в поле Тематика выберите рубрику «ПРИЗЫВ». В поле «Текст документа» введите «отсрочка», а в
название документа «Воинская обязанность».
При открытии документов курсор устанавливается на фрагменте, соответствующем значению поля Текст документа. С помощью кнопки
«Найти далее» можно просмотреть все такие фрагменты в текущем документе.
2. Составьте полную подборку документов по вопросу прекращения трудового договора (используйте кнопку Путеводители и
выберите из готовых подборок нужную).
3. При расследовании уголовного дела о взрыве возникла необходимость в назначении и производстве судебно-медицинской
экспертизы. Выясните, какими законодательными актами в этом
случае должен руководствоваться следователь. Постройте полную
подборку документов по этому вопросу, затем из этой подборки выберите законы. Распечатайте список названий и примечаний, найденных документов.
4. Подготовьте подборку документов, касающихся государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы некоммерческой организации.
Составленные подборки документов скопируйте в Word и сохраните в виде отдельных файлов (названия файлов – Задание3.1,
Задание3.2, Задание3.3, Задание3.4). Для каждого файла установите параметры страницы в соответствии с требованиями к оформлению курсовых и дипломных работ (требования можно найти на
сайте факультета, на котором вы учитесь). Оформите заголовки
первого уровня (названия документов) стилем Заголовок1, заголовки второго уровня стилем Заголовок2 ... Добавьте нумерацию
страниц (кроме первой) в нижнем колонтитуле. В верхнем колонтитуле укажите свою фамилию (кроме первой страницы). В качестве
239
подложки вставьте логотип вашего вуза. В начале каждого документа вставьте оглавление.
Задание 4 (использование справочной информации)
В СПС «КонсультантПлюс» найдите сведения об изменении
курсов польского злотого, украинской гривны, норвежской
кроны и российского рубля относительно белорусского рубля за период с 01.04 по 01.06 прошлого года. Скопируйте данные в Excel на
один рабочий лист, но в виде четырех различных таблиц (для каждой валюты одна таблица). Назовите лист «Курсы валют». Для
каждой таблицы вычислите максимальное и минимальное значения, среднее значение, среднее квадратичное отклонение, относительную меру вариации.
По данным предыдущего листа на четырех различных листах
постройте графики, отображающие зависимость курсов валют относительно белорусского рубля. Оформите графики: добавьте название диаграммы, подложку, измените толщину, цвет и тип линии,
в легенде укажите вид валюты, по горизонтальной оси добавьте
даты в качестве подписей данных, по вертикальной оси – стоимость валюты. Листы назовите в соответствии с содержимым.
Спрогнозируйте изменение курсов на следующие (по таблицам)
5 дней. Используйте для построения прогноза линию тренда (см.
стр. 172-173). Сравните полученные на 5.06 значения курсов валют с данными Нацбанка РБ на 5 июня прошлого года. Найдите их
разности.
Вернитесь на лист «Курсы валют». Вычислите попарную корреляцию валют между собой.
Сохраните созданный файл с именем «Задание 4».
Задание 5
Ответьте на поставленные ниже вопросы, используя СПС
«КонсультантПлюс». Ответы оформите в программе Word. В
ответе укажите полные реквизиты документа (или документов,
если их несколько), на основании которых дается ответ. Если ответ
подразумевает различную трактовку при некоторых условиях, укажите эти условия. В начале каждой страницы запишите вопрос
(курсивом), затем, через двойной межстрочный интервал с красной
строки – ответ. Ответ на каждый следующий вопрос должен начинаться с новой страницы. Пронумеруйте страницы. В верхнем колонтитуле укажите свою фамилию.
240
•
Найдите размер пени, который должен уплатить квартиросъ­
емщик, если у него задолженность по оплате коммунальных услуг
в размере
•
285 000
руб. за
28
дней.
Найдите размер пени, который должен уплатить квартиросъ­
емщик, если у него задолженность по оплате коммунальных услуг
в размере двух бюджетов прожиточного минимума за
•
Обязан
ли
индивидуальный
предприниматель
37
дней.
уплачивать
страховые взносы в Фонд социальной защиты населения или он
может отказаться от их уплаты?
•
Может ли приобрести жилье в г. Могилеве гражданин Россий­
ской Федерации?
•
Удерживаются ли алименты на несовершеннолетних детей с
компенсационных выплат в связи со служебной командировкой?
•
Отец подарил половину дома старшему сыну, а на вторую
половину написал завещание на имя младшего. Может ли после
смерти отца старший сын претендовать еще на часть дома?
•
Кто, производитель или продавец, и в каком размере должен
уплачивать штраф за отсутствие информации о содержащихся в
продукте генетически модифицированных компонентах?
•
Будет ли выплачиваться пособие по беременности женщине,
ставшей на учет до 12-недельного срока беременности и прохо­
дившей обследование в негосударственной поликлинике?
•
Обязан ли наниматель предоставить своему сотруднику, кото­
рый учится заочно (получает второе высшее образование), отпуск
на время установочной сессии?
•
Покупатель по неосторожности испортил товар в торговом
зале магазина (например, разбил бутылку). Продавец потребовал
оплатить товар. Правомерны ли действия продавца?
•
Несет ли какую-либо ответственность (если да, то какую имен­
но) человек, нашедший мобильный телефон в автобусе и не воз­
вративший его владельцу, а решивший использовать его как свой
личный?
•
Какой категории работников наниматель обязан запланиро­
вать отпуск в летнее (или другое, по желанию работника) время?
•
Из-за нехватки парковочных мест возле жилого дома владелец
автомобиля припарковал его на зеленой зоне рядом с домом. Пра­
вомерны ли его действия? Будет ли другой ответственность вла­
дельца автомобиля, если он припаркуется на детской площадке?
•
Несет ли какую-либо ответственность за свои действия води­
тель, повредивший шланг на автозаправке?
•
Достаточно ли однократно составить договор страхования
гражданской ответственности владельцу трех автомобилей или
необходимо составить три договора?
241
•
Два соседа сдают в аренду квартиры одинаковой площади
(двухкомнатные), при этом в квартире у одного из них проживает
три человека, у другого
-
шесть. Будет ли отличаться сумма подо­
ходного налога, уплачиваемого ими, если да, то во сколько раз?
•
В каких случаях возможно уволить молодого специалиста до
окончания срока работы по распределению?
•
Требуется или нет для работы по совместительству согласие
нанимателя по месту основной работы?
•
С какого возраста наступает административная ответствен­
ность за мелкое хулиганство и в каком виде она может налагаться
согласно белорусскому законодательству (укажите вид ответствен­
ности для минимального возраста)?
Сохраните созданный файл с именем «Задание
5».
3адание6
Af8
Сравните (используя законодательство Республики Беларусь
~ и при необходимости законодательства других стран) юриди­
ческие аспекты действий или
правовых отношений
различных
субъектов права.
Скопируйте сравниваемые тексты в новый документ Woгd. В
нижнем колонтитуле укажите свою фамилию. Оформите сноски
на каждый пункт задания. Содержание сноски
-
полное название
документа, использованного для ответа. Если было использова­
но несколько документов, укажите все их названия. Каждый пункт
задания должен начинаться как новый раздел (см. стр.
82).
Про­
нумеруйте страницы. Нумерация должна быть сквозной, номер на
первой странице отсутствует Сравниваемые материалы должны
располагаться в две колонки одинаковой или разной ширины в за­
висимости от объемов сравниваемых материалов так, чтобы текс­
ты заканчивались на одном уровне.
•
Сравните порядок постановки на учет и снятия с учета в на­
логовом органе для хозяйственных групп и простых товариществ
согласн о бел орусскому за ко нодател ьству.
•
Сравните права и обязанности граждан Республики Беларусь
в области жилищных отношений и права и обязанности иностран­
ных граждан и лиц без гражданства в области жилищных отноше­
ний согласно белорусскому законодательству.
•
Сравните ответственность за совершение особо тяжких пре­
ступлений, предусмотренную нашим законодательством и законо­
дательством Украины.
•
Сравните ответственность за незаконные хранение и сбыт
наркотических веществ,
242
предусмотренную нашим законодательс-
твом И российским законодательством.
•
Сравните особенности
регулирования
рабочего
времени
и
времени отдыха работников организаций сельского хозяйства и
особенности регулирования условий труда работников строитель­
но-монтажных организаций согласно белорусскому законодатель­
ству.
•
Какие ограничения для работы по совместительству сущест­
вуют в белорусском и российском законодательствах?
•
Что вправе и что не вправе делать наблюдатель при подготов­
ке и проведении выборов, референдума в Республике Беларусь?
•
Что вправе и что не вправе делать наблюдатель при подготов­
ке и проведении выборов, референдума в России?
•
За чей счет осуществляются расходы по подготовке и прове­
дению президентских выборов в Республике Беларусь и на Укра­
ине? Допустимо ли прямое или косвенное участие иностранных
государств,
предприятий,
организаций,
иностранных
граждан
в
финансировании выборов?
•
Как отличается состав суда при рассмотрении гражданских
дел в судах первой, апелляционной инстанции в законодательс­
твах Республики Беларусь и Казахстана?
•
Сравните условия и порядок получения лицензии на осущест­
влен ие бан ковско й деятел ьности, пред усм отрен н ые зако нодател ь­
ствами Республики Беларусь и Украины?
Сохраните созданный файл с именем «Задание
6».
243
Приложение 1
Образцы документов
МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
БЕЛАРУСКI ДЗЯРЖАЎНЫ
УНIВЕРСIТЭТ
БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ЮРЫДЫЧНЫ ФАКУЛЬТЭТ
вул. Ленiнградская, 8, г. Мiнск,
220030
тэл./факс (017) 209-52-30
E-mail: [email protected]
ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
ул. Ленинградская, 8, г. Минск,
220030
тел./факс (017) 209-52-30
E-mail: [email protected]
П О С ТА Н О В Л Е Н И Е
о продлении срока содержания под стражей
20 октября 2005 года судья суда Центрального района г. Энска Ильина Е А., рассмотрев вопрос о дальнейшем содержании обвиняемого Садовского Николая Александровича под стражей,
УС ТА Н О В И Л:
Садовский Н.А. обвиняется в совершении преступления, предусмотренного ст. 186 УК Республики Беларусь.
Мера пресечения в виде заключения под стражу была избрана в отношении Садовского Н.А. 03 августа 2005 года.
Согласно ч. 13 ст. 127 УПК Республики Беларусь по направленному прокурором в суд уголовному делу продление срока содержания обвиняемого под стражей осуществляется судом, в производстве которого находится
дело.
В суд Центрального района г. Энска данное уголовное дело поступило 04
июля 2005 года.
С учетом характера обвинения личности обвиняемого и в целях обеспечения надлежащего рассмотрения уголовного дела в суде, срок содержания его
под стражей подлежит продлению на 1 (один) месяц.
На основании изложенного и руководствуясь ч. 13 ст. 127 УПК Республики Беларусь,
П О С ТА Н О В И Л:
продлить срок содержания под стражей обвиняемому Садовскому Николаю
Александровичу до 20 ноября 2005 года.
Начальнику СИЗО-1 ОИН КИН МВД Республики Беларусь по г. Энску
вручить обвиняемому копию данного постановления.
Постановление может быть обжаловано в Энский городской суд через
суд Центрального района г. Энска в течение 10 суток со дня вручения обвиняемым копии постановления.
Судья
20 октября 2005 г.
244
Подпись
А. С. Курак
г. Энск
РЕШЕНИЕ
ИМЕНЕМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
25
июля
2002
г.
г. Энск
Суд Энского р-на
Энской области
Судья Иванов В. В.
с участием секретаря Березиной А. А.,
истца Ковалева Н.
[,
представителя ответчика Вяземского К. л.,
прокурора Таранова В. п.
рассмотрел в открытом судебном заседании дело по иску Ковалева Николая
Григорьевича к Энскому автокомбинату о восстановлении на работе, взыс­
кании оплаты за время вынужденного прогула и денежной компенсации мо­
рального вреда. Суд
УСТАНОВИЛ:
в заявлении суду Ковалев Н.
[
указал, что с
16
января
2000
г. работал во­
дителем Энского автокомбината. Приказом начальника автокомбината от
22
июня
2002 г. N!! 104 был уволен с работы по пункту 7 статьи 42 ТК Респуб­
8 июня 2002 г. в нетрезвом состоянии.
лики Беларусь за появление на работе
Считая увольнение неправильным, просил восстановить его на прежнее мес­
то работы, взыскать оплату за время вынужденного прогула и денежную ком­
пенсацию морального вреда в сумме
2 млн руб.
[ иск поддержал и пояснил, что 8 июня
В судебном заседании Ковалев Н.
2002 г.
занимался ремонтом автомобиля вместе со слесарем Сидоровым А. Н.
Он был на работе в трезвом виде, нарушений трудовой дисциплины не до­
пускал. Увольнение с работы вызвано неприязненным отношением к нему
со стороны администрации автокомбината; других оснований к увольнению
не имелось.
Представитель ответчика
-
начальник Энского автокомбината Вяземс­
кий К. л., иск не признал, пояснив, что
8 июня 2002
г. в
17 часов Ковалев
Н.
[
на территории автокомбината в рабочее время находился в нетрезвом состо­
янии. Истец отказался пройти медосвидетельствование, в связи с чем был
составлен акт за подписями свидетелей
-
работников комбината.
Заслушав объяснения сторон, показания свидетелей, исследовав пись­
менные доказательства, суд приходит к выводу о том, что иск Ковалева Н.
[
не подлежит удовлетворению.
Руководствуясь пунктом
302-306,310
7 статьи 42
ТК Республики Беларусь, статьями
ГПК Республики Беларусь, суд
245
Р Е Ш И Л:
в иске Ковалеву Николаю Григорьевичу к Энскому автокомбинату о восстановлении на работе, взыскании оплаты за время вынужденного прогула и денежной компенсации морального вреда отказать.
Решение может быть обжаловано или опротестовано в Энский областной
суд через Энский районный суд в десятидневный срок.
Судья
Дело №
19 июля 2002 г.
246
Подпись
В. В. Богданович
г. Энск
Приложение 2
Образцы документов
Государственный реестр налогоплательщиков Республики Беларусь
Номер документа_____
В инспекцию Министерства по налогам и сборам по городу, району, району
в городе
ЗАЯВЛЕНИЕ
о присвоении учетного номера налогоплательщика
1. Наименование налогоплательщика
2. Фирменное наименование
3. Почтовый индекс
4. Область, район, населенный пункт
5. Улица, номер дома и квартиры
6. Основной вид предпринимательской деятельности
7. ФИО главного бухгалтера (бухгалтера)
8. Регистрирующий орган
9. Дата государственной регистрации
10. Номер решения о государственной регистрации
11. Организационно-правовая форма
12. Фамилия, имя, отчество руководителя
13. Примечание
(паспортные данные или сведения о договоре)
14. Сведения о платежах, уплачиваемых налогоплательщиком.
Перечень платежей, которые налогоплательщик предполагает производить:
№
п/п
1
Вид
Раздел
бюджета
2
3
Подраздел
4
Лица, представляющие декларацию:
юридическое лицо (1),
обособленное подразделение (2)
5
Заявление заполнил
(должность, фамилия, имя, отчество заявителя)
_______________
(дата)
_______________
(подпись)
Заявление проверил
(должность, фамилия, имя, отчество работника ИМНС)
_______________
(дата)
___________________
(подпись)
247
УЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКАЯ КАРТОЧКА НА УГОЛОВНОЕ
КАССАЦИОННОЕ ДЕЛО
Дело поступило «_» _________ 20__ г. Фамилия судьи ____________
________________________________________суда Дело № _____
за № ____
____________________ 20___ г.
Число привлеченных _____________
В каком порядке
поступило (нужное
подчеркнуть):
по кассационной
жалобе
(потерпевшего, осужденного)
по кассационному
протесту
по частной жалобе
по частному протесту
Фамилия, имя,
отчество
осужденного
Председательствующий
Дело назначено к слув судебной коллегии
шанию на
«__»_________ 20__ г. ___________________
«__»_________ 20__ г.
Член суда –
Рассмотрено
докладчик __________
«__»_________ 20__ г. прокурор ___________
Несовершеннолетний: Дело возвращено
(направлено)
да, нет
«_» ________ 20__ г.
(подчеркнуть)
Мера
пресечения
Статья
Уголовного
кодекса
Республики
Беларусь
Сущность
приговора
№ строк
статистического
отчета
по форме 6
Результат рассмотрения дела в кассационной инстанции
(нужное подчеркнуть)
1. Приговор (определение)
оставлен (без изменения).
2. Приговор изменен:
2.1. изменена квалификация без снижения
наказания
2.2. изменена квалификация со снижением
наказания
2.3. без изменения
квалификации снижено
наказание
248
3. Приговор отменен с
направлением дела на
новое судебное разбирательство:
3.1. ввиду неправильного оправдания или
прекращения дела
3.2. ввиду мягкости
наказания
3.3. по другим основаниям (указать)
4. С прекращением
дела:
4.1. за отсутствием
события или состава
преступления и за
недоказанностью
4.2. в том числе с
оставлением другого
обвинения, предъявленного данному лицу
по совокупности
4.3. по другим основаниям
(указать)
Приложение 3
(Интернет_ресурсы государственных органов
и организаций Республики Беларусь)
Президент Республики Беларусь
www.president.gov.by
Палата представителей Национального собрания Республики Беларусь
www.house.gov.by
Совет Республики Национального собрания
Республики Беларусь
www.sovrep.gov.by
Совет Министров Республики Беларусь
www.government.by
Верховный Суд Республики Беларусь
www.supcourt.by
Высший Хозяйственный Суд Республики Беларусь
www.court.by
Генеральная прокуратура Республики Беларусь
www.prokuratura.gov.by
Комитет государственного контроля Республики www.kgk.gov.by
Беларусь
Национальный банк Республики Беларусь
www.nbrb.by
Центральная комиссия Республики Беларусь
по выборам и проведению республиканских
референдумов
www.rec.gov.by
Министерство юстиции Республики Беларусь
www.minjust.by
Национальный центр законодательства и право- ncpi.gov.by/ncla/
вых исследований Республики Беларусь
Национальный центр правовой информации
Республики Беларусь
www.ncpi.gov.by
Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь
www.pravo.by
249
Приложение 4
Образцы документов
ДОГОВОР КУПЛИ–ПРОДАЖИ № (число) ЦЕННЫХ БУМАГ
г. Минск
(дата)
Предприятие ________, именуемое в дальнейшем «Фирма», в лице ____
______, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _________,
именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице ________, действующего на
основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Фирма обязуется передать покупателю в собственность, а Покупатель
обязуется принять у Фирмы по акту приемки-передачи и оплатить вид ценных бумаг _________ в количестве (число) штук по цене ________ рублей
за шт. на общую сумму _______ рублей.
2. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
2.1. Покупатель обязуется оплатить Фирме стоимость ценных бумаг в
размере: (число) бел. рублей в течение (число) банковских дней со дня подписания настоящего договора.
2.2. Форма оплаты:  безналичный расчет.
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
3.1. При просрочке исполнения п. 2.1 Покупатель уплачивает Фирме
пеню в размере ________ % от суммы договора, а именно _______ рублей.
4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
4.1. Срок действия настоящего договора начинается датой его подписания и заканчивается (дата).
5. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:
ФИРМА
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
250
ПОКУПАТЕЛЬ
________________________
________________________
________________________
________________________
ДОГОВОР ПОДРЯДА С ГРАЖДАНИНОМ
г. Минск
(дата)
Предприятие ________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице
_______, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин,
именуемый в дальнейшем Подрядчик, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Заказчик поручает, а Подрядчик обязуется выполнить следующие работы:
№ п/п
Наименование
Стоимость
1.
2.
3.
Материалы:
 Заказчика
 Подрядчика.
2. Срок выполнения работ: приступить: (дата), окончить: (дата).
3. Работа принимается по двустороннему акту приема-сдачи.
4. Размер вознаграждения, равный общей стоимости работ с____ % премиальных, а именно ______ рублей выплачивается в срок до (дата).
5. Подрядчик гарантирует качество выполненных работ в течение (число)
месяцев со дня составления акта.
АДРЕСА СТОРОН
Заказчик
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
Подрядчик
Паспорт серии_____________
№_______________________
Выдан____________________
Адрес_____________________
251
ДОГОВОР ПРОКАТА № (число)
г. Минск
(дата)
Предприятие _____________, именуемое в дальнейшем «Арендодатель»,
в лице ____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и _________, именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице ________,
действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий
договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Арендодатель обязуется предоставить Арендатору во временное владение и пользование ________ на срок (число) месяцев, а Арендатор обязуется уплачивать арендную плату, согласно данному договору.
2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА
2.1 Арендная плата за пользование переданным имуществом составляет
________ руб. за каждый месяц, итого за весь срок пользования _____ руб.
2.2. Арендная плата вносится  ежемесячно
 единовременно
3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
3.1. Стороны несут имущественную ответственность за неисполнение
или ненадлежащее исполнение условий договора.
3.2. За неуплату Арендатором платежей в сроки, установленные договором, выплачивается неустойка – (число) % суммы ежемесячной арендной
платы, а именно ________ рублей.
4. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН:
Арендодатель
Арендадор
Наименование__________
Наименование__________
Адрес_________________
Адрес_________________
Банковские реквизиты_____
_______________________
Тел. (факс)_____________
Банковские реквизиты_____
_______________________
Тел. (факс)_____________
252
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ................................................................................................................................. 3
Для кого написана эта книга .............................................................................. 3
Чего нет в этой книге ............................................................................................ 4
Как работать с книгой........................................................................................... 4
С какой версией Office работать ....................................................................... 5
Пиктограммы, обозначения и соглашения.................................................... 5
Глава 1. ОС WINDOWS ................................................................................................... 7
1.1. Некоторые аспекты работы в Windows ............................................................ 7
1.1.1. Клавиатурные комбинации ........................................................................... 7
1.1.2. Просмотр системной информации ............................................................. 8
1.1.3. Завершение работы зависшего приложения ........................................... 9
1.1.4. Работа с файлами .............................................................................................. 9
Ярлыки ....................................................................................................................... 9
Как узнать, какой объект скрывается за ярлыком ....................................10
Получение информации о файле, папке, диске .........................................11
Изменение атрибутов файла ............................................................................12
Как узнать, поместится ли информация на сменный носитель
(Flash, CD, DVD)? ...............................................................................................13
Подсчет числа и размера файлов определенного типа ...........................14
Типы файлов ..........................................................................................................14
1.2. Настройка Windows ................................................................................................16
1.2.1. Установка системного времени ..................................................................17
1.2.2. Изменение уровня звука ..............................................................................18
1.2.3. Установка белорусской раскладки клавиатуры ..................................18
1.2.4. Установка режимов работы «Проводника» ...........................................19
1.2.5. Добавление ярлыков в меню «Пуск» и в панель «Быстрого
запуска» .........................................................................................................................21
1.2.6. Установка параметров экрана и рабочего стола ...................................22
1.3. Инсталляция некоторых полезных программ...............................................23
1.4. Сжатие данных ..........................................................................................................24
Глава 2. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD........................26
2.1. Основы работы в Word ...........................................................................................27
2.1.1. Настройка Word ..............................................................................................27
Берегите зрение ....................................................................................................29
2.1.2. Ввод текста, символов, непечатные символы .......................................30
Использование клавиши Ввод (Enter) .........................................................31
Работа со страницами .........................................................................................32
Использование клавиши пробел.....................................................................34
Информация о тексте .........................................................................................34
Режимы ввода (вставка/замена) ....................................................................35
Удаление лишнего ................................................................................................35
Вставка символов .................................................................................................35
Странные подчеркивания – проверка правописания и грамматики .37
253
2.1.3. Форматирование текста ...............................................................................38
Ускорьте свою работу: используйте клавиатуру ......................................40
2.1.4. Табуляции..........................................................................................................42
2.1.5. Автозамена ........................................................................................................46
2.2. Не только текст... .....................................................................................................48
2.2.1. Вставка рисунков ............................................................................................48
2.2.2. Объекты WordArt ...........................................................................................50
2.2.3. Вставка организационной диаграммы.....................................................51
2.2.4. Таблицы ..............................................................................................................55
2.2.5. Вычисления в таблицах ................................................................................57
2.2.6. Диаграммы ........................................................................................................59
2.3. Профессиональные навыки работы в Word...................................................64
2.3.1. Просмотр документа ......................................................................................64
Масштаб ..................................................................................................................64
Скрыть/показать пробелы между страницами..........................................64
Режимы просмотра ..............................................................................................64
2.3.2. Сохранение документа ..................................................................................67
Формат doc и docх ...............................................................................................68
Уменьшение размера файла doc .....................................................................68
Формат rtf ...............................................................................................................68
Формат pdf ..............................................................................................................69
2.3.3. Передвижение по документу ......................................................................69
Передвижение по документу с помощью клавиатуры ............................70
Передвижение по документу с помощью мыши .......................................71
Другие рациональные методы передвижения по документу................71
2.3.4. Использование механизма поиска и замены.........................................72
2.3.5. Работа с блоками .............................................................................................76
Выделение фрагментов с помощью клавиатуры.......................................76
Выделение фрагментов с помощью мыши ..................................................76
Выделение прямоугольных блоков................................................................78
Копирование, перемещение, вставка блоков ..............................................78
2.3.6. Сравнение версий ...........................................................................................80
2.3.7. Разбивка документа на разделы ................................................................81
2.4. Стили, оглавление, колонтитулы........................................................................83
2.4.1. Стили ..................................................................................................................83
Изменение стилей ................................................................................................85
Создание собственного стиля ..........................................................................87
2.4.2. Оглавление........................................................................................................88
2.4.3. Колонтитулы, вставка номеров страниц ................................................90
2.4.4. Сноски ................................................................................................................92
2.5. Грамотное оформление текста.............................................................................93
2.5.1. Шрифт ...............................................................................................................93
Самые популярные гарнитуры (typeface family) ......................................93
Размер шрифта (кегль) ......................................................................................93
Ширина и элементы букв ..................................................................................94
2.5.2. Межстрочный интервал ...............................................................................95
2.5.3. Ошибки верстки ..............................................................................................97
2.5.4. Исправление текста, содержащего ошибки верстки ..........................97
2.6. Шаблоны, слияние .................................................................................................100
2.6.1. Шаблоны..........................................................................................................100
2.6.2. Слияние............................................................................................................101
2.6.3. Слияние с условием .....................................................................................103
254
2.7. Создание формы с использованием полей ...................................................105
2.8. Задания для самостоятельного выполнения ...............................................109
Глава 3. ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА MICROSOFT EXCEL ......................111
3.1. Общие понятия о ЭТ ..............................................................................................112
3.1.1. Основные термины ЭТ ...............................................................................112
3.2. Знакомство с Microsoft Excel ............................................................................114
3.2.1. Запуск программы. Внешний вид окна.................................................114
3.2.2. Параметры работы Excel ............................................................................115
3.2.3. Работа с книгами ...........................................................................................118
Печать листов и книги полностью ...............................................................118
3.2.4. Управление листами рабочих книг.........................................................120
Переименование листа .....................................................................................121
Перемещение и копирование листа .............................................................121
Вставка нового листа ........................................................................................122
Как спрятать/показать лист ...........................................................................122
Удаление листа ....................................................................................................122
3.3. Работа с блоками ....................................................................................................123
3.3.1. Выделение .......................................................................................................123
3.3.2. Копирование и перемещение ....................................................................124
Копирование и перемещение ячейки с помощью мыши ......................124
3.3.3. Специальная вставка ...................................................................................125
3.3.4. Вставка ячеек .................................................................................................126
3.3.5. Очистка ............................................................................................................126
3.3.6. Удаление ячеек. Скрытие ячеек ...............................................................127
3.4. Ввод и редактирование данных ........................................................................128
Как ввести дату и время ...................................................................................130
3.4.1. Ускорение ввода данных.............................................................................130
Автозавершение ..................................................................................................130
Использование маркера заполнения. Ряды данных ..............................131
3.4.2. Редактирование .............................................................................................133
3.5. Форматирование данных.....................................................................................133
3.5.1. Настройка размера строк и столбцов ....................................................133
3.5.2. Форматирование данных ...........................................................................134
Выравнивание заголовка таблицы ...............................................................135
Условное форматирование ..............................................................................136
Спарклайны..........................................................................................................138
Форматы данных в ячейках ...........................................................................139
3.5.3. Примечания к ячейкам ...............................................................................140
3.5.4. Подложка .........................................................................................................141
3.5.5. Защита ячеек ..................................................................................................141
3.6. Формулы в ячейках ...............................................................................................142
3.6.1. Копирование формул.Абсолютные и относительные ссылки ......144
3.6.2. Ошибки в формулах ....................................................................................150
Виды ошибок в Excel ........................................................................................151
Как отследить зависимости ячеек ................................................................151
3.6.3. Функции. Использование функций.......................................................152
3.6.4. Логические функции ...................................................................................158
255
3.7. Графические возможности Excel......................................................................160
3.7.1. Построение диаграммы ..............................................................................161
Изменение диаграммы .....................................................................................163
3.7.2. Табулирование функций. Построение графиков...............................168
3.7.3. Аппроксимация табличных функций....................................................170
3.7.4. Графическое решение уравнений ............................................................174
3.8. Подбор параметров ................................................................................................177
3.8.1. Имя ячейки и диапазона ............................................................................179
Как вставить имя в формулу ..........................................................................180
Как заменить ссылки уже определенным именем ..................................180
Как увидеть список всех определенных имен ..........................................180
3.9. Работа с данными ...................................................................................................181
3.9.1. Ввод данных в список..................................................................................182
3.9.2. Поиск и замена. Фильтрация....................................................................183
Режим автоматической фильтрации ...........................................................183
Неудобства автофильтра .................................................................................185
3.9.3. Расширенный фильтр..................................................................................186
Фильтрация по вычисляемому критерию .................................................188
3.9.4. Сортировка......................................................................................................189
3.9.5. Итоги .................................................................................................................190
Промежуточные итоги .....................................................................................190
Структурирование рабочих листов .............................................................191
Вложенные промежуточные итоги ..............................................................192
3.9.6. Сводные таблицы..........................................................................................193
3.9.7. Функции для работы с БД.........................................................................196
3.10. Составные документы ........................................................................................197
3.10.1. Основные термины ....................................................................................197
3.10.2. Внедрение и связывание объектов .......................................................198
Глава 4. ПАКЕТ POWERPOINT .............................................................................200
4.1. Основы работы ........................................................................................................200
4.1.1. Показ презентации .......................................................................................202
Запуск показа слайдов из Microsoft PowerPoint.....................................202
Запуск показа слайдов из файла ...................................................................202
Запуск демонстрации Microsoft PowerPoint ............................................202
4.1.2. Печать презентации .....................................................................................202
4.1.3. Создание презентации ................................................................................203
4.2. Типичные проблемы и исправление ошибок................................................212
4.3. Образец создания презентации факультета ................................................213
4.4. Создание презентации о Верховном Суде РБ ............................................220
4.5. Задания для самостоятельного выполнения ...............................................223
Глава 5. СПРАВОЧНАЯ ПРАВОВАЯ СИСТЕМА
КОНСУЛЬТАНТПЛЮС.............................................................................225
5.1. Примеры запросов .................................................................................................230
Пример 1 (поиск по известному номеру документа) ............................230
Пример 2 (поиск по известному названию документа)........................231
Пример 3 (поиск по известной тематике документа) ...........................233
5.2. Прочие запросы.......................................................................................................236
5.3. Задания для самостоятельного выполнения ...............................................237
П р и л о ж е н и я ...............................................................................................................244
256
Related documents
Download
Random flashcards
State Flags

50 Cards Education

Countries of Europe

44 Cards Education

Art History

20 Cards StudyJedi

Sign language alphabet

26 Cards StudyJedi

Create flashcards