AUDIT MUTu INTERNAL (AMI)
ISO 19011
SISTEM MANAJEMEN MUTU
Oleh
Nungky Awang Chandra
SUBDIT Informasi Penggunaan Kawasan
Hutan
KEMENTRIAN KEHUTANAN
Jakarta
18 Oktober 2012
PT.Panji Teknologi Services
DAFTAR ISI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Definisi Audit
Istilah Audit
Dasar Pelaksanaan Audit
Sasaran dan Obyek Audit
Tujuan Audit
Jenis Audit
Persiapan Audit
Pelaksanaan Audit
Follow up Hasil Audit
PT.Panji Teknologi Services
Halaman
I-01
I-03
I-05
I-06
I-07
I-08
I-15
I-22
I-35
1.Apa Itu ISO 9001 : 2008

Disusun oleh International Organization for
Standardization (IOS)

Berasal dari kata dalam bahasa Yunani – ‘iso-…’

Versi ketiga (1987, 1994, 2000; 2008)

Terdiri dari ISO 9000, ISO 9001 and ISO 9004
ACTION
PLAN
CHECK
DO
PT.Panji Teknologi Services
Persyaratan yang diaudit :
4. Sistem Manajemen Mutu
5. Tanggung Jawab Manajemen
6. Manajemen Sumber Daya
7. Realisasi Produk
8. Pemantauan dan Pengukuran
1.Apa Itu ISO 9001 : 2008
Model Pendekatan ISO 9001 : 2008
PT.Panji Teknologi Services
1.Apa Itu ISO 9001 : 2008
Plan-Do-Check-Act Cycle &
Continual improvement
Take action to
continually
Improve process
performanceeffectiveness and efficiency
Act
How to improve
next time
Check
Monitor and measure
Processes and product
against
Policies objectives and
requirements
PT.Panji Teknologi Services
Did thing happen
according to plan
Plan
•
•
what to do
How to do it
Do
Do what was
planned
Establish and
objectives
necessary to deliver
results in accordance
with costumer
requirements
and the organization's
Policies
Implement the
processes
2.Persyaratan ISO 9001 : 2008
1.
Ruang Lingkup
2.
Acuan Normatif
3.
Istilah dan Definisi
4.
Sistem Manajemen Mutu
5.
Tanggungjawab Manajemen
6.
Manajemen Sumber Daya
7.
Realisasi Produk (Pelayanan)
8.
Pengukuran, Analisa dan Perbaikan
PT.Panji Teknologi Services
2.Persyaratan ISO 9001 : 2008
Persyaratan 4 – Sistem Manajemen Mutu
4
Quality Management System
4.1
General requirements
4.2.1
General
4.2.2
Quality Manual
PT.Panji Teknologi Services
4.2
Documentation requirements
4.2.3
control of documents
4.2.4
Records
3. Persyaratan ISO 9001 : 2008
Persyaratan 5 – Tanggungjawab Manajemen
5
Management responsibility
5.1
Management commitment
5.2
Customers focus
5.3
Quality policy
PT.Panji Teknologi Services
2. Persyaratan ISO 9001 :
2008
5
Persyaratan 5 – Tanggungjawab
Manajemen
Management responsibility
5.4
Planning
5.5
Responsibility, authority
and communication
5.4.1
Quality objectives
5.5.1
Responsibility and
authority
5.5.2
Management
representative
Output
5.4.2
Quality Management
System planning
PT.Panji Teknologi Services
5.5.3
Internal communication
5.6
Management review
5.6.1
General
5.6.2
Review input
5.6.3
Review
2. Persyaratan ISO 9001 :
2008
Persyaratan 6 – Manajemen Sumber Daya
6
Resource management
6.1
Provision of
resources
6.2
Human
resources
6.2.1
General
PT.Panji Teknologi Services
6.3
Infrastructure
6.4
Work
environment
6.2.2
Competence, training
and awareness
2. Persyaratan ISO 9001 :
2008
Persyaratan 7 – Realisasi Produk / Pelayanan
7
Product realization
7.1
Planning of
Product realization
7.2.1
Determination of requirement
Related to the product
PT.Panji Teknologi Services
7.2
Customer-related
processes
7.2.2
7.2.3
Review of requirements
Customer
related to the product
communication
2. Persyaratan ISO 9001 : 2008
Persyaratan 7 – Realisasi Produk / Pelayanan
7.3 Design and development
7.3.1 Design and development planning
7.3.2 Design and development inputs
7.3.3 Design and development outputs
7.3.4 Design and development review
7.3.5 Design and development verification
7.3.6 Design and development validation
7.3.7 Design and development changes
PT.Panji Teknologi Services
2. Persyaratan ISO 9001 : 2008
Persyaratan 7 – Realisasi Produk / Pelayanan
7.4 Purchasing
7.4.1 Purchasing Process
7.4.2 Purchasing Information
7.4.3 Verification of purchased product
PT.Panji Teknologi Services
2. Persyaratan ISO 9001 : 2008
Persyaratan 7 – Realisasi Produk / Pelayanan
7.5 Production and service provision
7.5.1
Control of production and service provision
7.5.2
Validation of processes for production
and service provision
7.5.3 Identification and traceability
7.5.4 Customer property
7.5.5 preservation of product
PT.Panji Teknologi Services
2. Persyaratan ISO 9001 : 2008
Persyaratan 8 – Pemantauan dan Pengukuran
8.1 General
8.2 Monitoring and measurement
8.2.1
Customer satisfaction
8.2.2
Internal Audit
8.2.3
Monitoring and measurement of processes
8.2.4
Monitoring and measurement of product
PT.Panji Teknologi Services
2. Persyaratan ISO 9001 : 2008
Persyaratan 8 – Pemantauan dan Pengukuran
8.3 Control and nonconforming product
8.4 Analysis of data
8.5 Improvement
8.5.1
Continual Improvement
8.5.2
Corrective action
8.5.3
Preventive action
PT.Panji Teknologi Services
BAGIAN I
PENGENALAN
AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
ISO 9001 : 2008
PT.Panji Teknologi Services
1. DEFINISI AUDIT
Penilaian sistematis dan independen untuk
mengetahui
kesesuaian
implementasi
terhadap dokumentasi sistem manajemen
yang ditetapkan dan apakah pelaksanaannya
efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan
perusahaan
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-01
1.1. PENJELASAN
Sistematis :
Direncanakan dengan menggunakan lembar
kerja yang tertata dan berurutan untuk
mengaudit seluruh fungsi kerja.
Independen :
Pelaksana audit harus berasal dari luar bagian
yang di audit untuk menghindari subyektifitas
dan terbebas dari pengaruh pihak lain.
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-02
2. ISTILAH AUDIT
AUDITOR
Personil yang melaksanakan audit dan telah
memenuhi kualifikasi
LEAD AUDITOR
Auditor yang bertugas untuk memimpin dan
melaksanakan aktivitas audit
AUDITEE
Organisasi yang diaudit / personil yang diaudit
mewakili organisasinya
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-03
3. ISTILAH AUDIT (Lanjutan)
KETIDAKSESUAIAN
Penyimpangan terhadap ketentuan yang ditetapkan
dalam prosedur / standard / kontrak dengan disertai
bukti obyektif
BUKTI OBYEKTIF
Informasi / dokumen yang dapat digunakan sebagai
bukti nyata untuk menunjukkan kebenaran terhadap
temuan ketidaksesuaian
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-04
4. DASAR PELAKSANAAN AUDIT
Standard Sistem Manajemen Terkait
Dokumen Sistem Manajemen
Struktur Organisasi dan Job Description
Pedoman / Manual
Prosedur
Program Manajemen
Program, Kebijakan dan Sasaran
Instruksi Kerja / Standard
Peraturan Pemerintah yang terkait
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-05
5. SASARAN DAN OBYEK AUDIT
Kinerja Pemasok
Persyaratan dan kepuasan pelanggan
Aktivitas proses dan sistem manajemen
Implementasi
Hasil terukur
Output proses dan sistem manajemen
Produk
Sample
Catatan (hard copy / soft copy)
Bukti Audit
Bukti kualitatif atau kuantitatif untuk menentukan apakah
kriteria audit dipenuhi
Bukti audit biasanya berdasarkan wawancara, pengujian
dokumen, hasil observasi atau catatan terkait
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-06
6. TUJUAN AUDIT
Ke Dalam (Intern) :
Meninjau kelemahan dari sistem manajemen yang diterapkan
Mendapatkan input yang sesuai dengan fakta untuk keputusan
manajemen
Mengidentifikasi area-area yang memerlukan perbaikan
Tindakan perbaikan dan pencegahan
Perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement)
Persiapan untuk pelaksanaan eksternal audit
Ke Luar (Ekstern) :
Pemenuhan
Pemenuhan
Pemenuhan
Pemenuhan
standard sistem manajemen yang diterapkan
ketentuan badan sertifikasi
persyaratan / peraturan pemerintah
kepuasan stakeholder
Audit untuk mencari kesesuaian bukan mencari kesalahan
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-07
7. JENIS AUDIT
Jenis Audit :
Audit Pihak Pertama (1st party audit)
Audit Pihak Kedua (2nd party audit)
Audit Pihak Ketiga (3rd party audit)
Pemasok
PT.Panji Teknologi Services
Organisasi
Badan Sertifikasi
Pemerintah
Consultants
IQA/I-08
7.1. AUDIT PIHAK PERTAMA (1st Party Audit)
NAMA LAIN :
Internal Audit
DEFINISI :
Audit yang diselenggarakan oleh personil dari internal
perusahaan yang memenuhi kualifikasi sebagai auditor
TUJUAN :
Pemenuhan standard sistem manajemen dan monitoring
efektifitasnya
Pendeteksian ketidaksesuaian dan pelaksanaan
perbaikan yang diperlukan
tindakan
Continual improvement
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-09
7.1. AUDIT PIHAK PERTAMA / 1st Party Audit (Lanjutan)
Organisasi
Organisasi
Organisasi
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-10
7.2. AUDIT PIHAK KEDUA (2nd Party Audit)
NAMA LAIN : DEFINISI :
Audit yang dilakukan oleh organisasi terhadap pemasok
(barang maupun jasa)
TUJUAN :
Pemantauan kualifikasi pemasok
Mendorong pemasok untuk memelihara sistem manajemen
yang diterapkan
Untuk meningkatkan kinerja pemasok dan mendorong
pelaksanaan continual improvement
Mencari pemecahan terhadap persoalan yang dihadapi
pemasok terkait dengan aktivitas sistem manajemen yang
diterapkan
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-11
7.2. AUDIT PIHAK KEDUA / 2nd Party Audit (Lanjutan)
Organisasi
Pemasok
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-12
7.3. AUDIT PIHAK KETIGA (3rd Party Audit)
JENIS :
Certification Audit
Surveillance Audit
DEFINISI :
Consultancy Audit
Government Audit
Audit yang dilakukan oleh pihak ketiga (Badan Sertifikasi / Konsultan / Pihak yang
ditunjuk Pelanggan / Pemerintah) terhadap organisasi
TUJUAN :
Mengurangi frekuensi / menggantikan fungsi audit pihak kedua  jika Pelanggan
melakukan audit langsung
Untuk perolehan sertifikasi (certification audit)  jika terkait dengan kebutuhan
sertifikasi
Pengawasan terhadap konsistensi penerapan suatu Sistem Manajemen yang
diterapkan baik yang menjadi persyaratan Pelanggan maupun Pemerintah
 surveillance audit oleh lembaga sertifikasi atau lembaga independen lain
Maintenance Sistem Manajemen di dalam organisasi melalui audit dari lembaga
konsultan yang ditunjuk oleh organisasi untuk kebutuhan Continual improvement
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-13
7.3. AUDIT PIHAK KETIGA / 3rd Party Audit (Lanjutan)
Organisasi
Badan Sertifikasi
Pemerintah
Consultants
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-14
BAGIAN II
PERSIAPAN
AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
ISO 9001 : 2008
PT.Panji Teknologi Services
8. PERSIAPAN AUDIT
Pembentukan Tim Audit
Penyusunan
Jadwal Audit
Dokumen
Pendukung
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-15
8.1. PENUNJUKAN TIM AUDIT
MENENTUKAN KUALIFIKASI AUDITOR, misalnya :
Pendidikan minimal SLTA
Pengalaman mencukupi di perusahaan tersebut
Karakter terbuka, matang, ulet, diplomatis, mandiri, mampu
bersiasat dan mendengarkan
Mampu mengungkapkan konsep dan ide secara jelas, baik
secara lisan maupun tertulis
Mampu mengambil keputusan yang tepat berdasarkan bukti
obyektif
Peka terhadap adat, budaya dan lingkungan dalam lingkup
perusahaan yang di audit
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-16
8.1. PENUNJUKAN AUDITOR (Lanjutan)
KOMPOSISI TIM AUDIT
Lead Auditor / Auditor Kepala
Auditor
Tenaga Ahli / Observer (bila ada)
TANGGUNG JAWAB LEAD AUDITOR
Bertanggung jawab terhadap keseluruhan tahapan audit
Memilih dan membentuk tim audit
Membuat perencanaan dan jadual audit
Memimpin pelaksanaan audit
Memeriksa laporan audit
Mewakili tim audit di hadapan Manajemen auditee
Membuat rekomendasi untuk continual improvement
TANGGUNG JAWAB AUDITOR
Membuat perencanaan, mempersiapkan dokumen kerja dan melaksanakan audit
Mengumpulkan dan menganalisis bukti audit
Membuat laporan hasil temuan audit dan menyerahkannya ke Lead Auditor
Memverikasi efektifitas tindakan perbaikan dari temuan audit sebelumnya
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-17
8.1. PENUNJUKAN AUDITOR (Lanjutan)
TANGGUNG JAWAB OBSERVER / TENAGA AHLI
Membantu Auditor dalam melaksanakan pengujian terhadap proses
khusus
Membantu Auditor dalam menganalisis proses khusus
Memberikan rekomendasi tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap
proses khusus
TANGGUNG JAWAB AUDITEE
Menghargai independensi dan integritas auditor serta bekerja sama dan
membantu auditor
Menyediakan sumber daya dan fasilitas yang diperlukan
Menunjuk personil yang kompeten dan bertanggung jawab untuk
mendampingi auditor
Menetapkan dan melaksanakan tindakan perbaikan
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-18
8.1. PENUNJUKAN AUDITOR (Lanjutan)
BEKAL PELATIHAN PADA AUDITOR, yaitu :
Pelatihan formal
Pengetahuan tentang standard manajemen yang diterapkan yang
digunakan sebagai pembanding dalam pelaksanaan audit
Aspek teknis dari proses terkait
Persyaratan yang relevan dari hukum dan peraturan terkait
Prosedur, instruksi kerja, standard proses, dokumen lainnya
Teknik mengaudit
Pelatihan magang
Terlibat dalam keseluruhan proses audit di bawah bimbingan dan
pengawasan Auditor senior / Lead Auditor
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-19
8.2. PERSIAPAN JADWAL AUDIT
Penentuan tanggal, waktu dan tempat
Mengadakan pertemuan dengan Manajemen Auditee
Menentukan area organisasi yang akan di audit
Informasi jadual ke penanggung jawab area yang akan di audit
8.3. PERSIAPAN DOKUMEN PENDUKUNG AUDIT
Checklist / daftar periksa audit
Form Laporan Ketidaksesuaian
Form Laporan Audit
Pedoman, Prosedur dan Rencana Manajemen yang akan di audit
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-20
8.4. PERSIAPAN INTERVIEW
Perbaikan
Terus Menerus
PELAJARI
E
L
A
J
A
R
I
Kebijakan
PM
PS
RTK
CATATAN
______________________
______________________
______________________
______________________
Sasaran
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
_____________
_______
__________
DIRECTOR
Tinjauan
Manajemen
Kebijakan
Perusahaan
Perencanaan
Pemeriksaan
& Tindakan
Perbaikan
Program
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
_____________
______________________
______________________
______________________
______________________
______________________
_____________
_______
__________
Penerapan &
Pengoperasian
Identifikasi
Problem
BAGIAN
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________
PROBLEM
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________
DIRECTOR
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-21
BAGIAN III
PELAKSANAAN
AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
ISO 9001 : 2008
PT.Panji Teknologi Services
9. PELAKSANAAN AUDIT
OPENING
MEETING
PELAKSANAAN
AUDIT
CLOSING
MEETING
FOLLOW UP
HASIL AUDIT
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-22
9.1. OPENING MEETING / PEMBUKAAN
Memperkenalkan anggota tim audit ke Manajemen
Auditee
Meninjau lingkup, tujuan, rencana audit dan jadwal
audit
Menjelaskan metode dan prosedur yang dipakai
Konfirmasi ketersediaan SDM dan fasilitas audit
Konfirmasi tanggal dan waktu closing meeting
Menjelaskan hal - hal lain yang belum jelas
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-23
9.2. PELAKSANAAN AUDIT
METODE AUDIT
Pemeriksaan dokumen
Observasi kegiatan proses
Metode sampling
Wawancara / Interview
PEMERIKSAAN DOKUMEN
Verifikasi sistem manajemen yang diterapkan
Pedoman, prosedur, realisasi proses, tindakan perbaikan
dan pencegahan
Identifikasi dan evaluasi kekuatan dan kelemahan
Tanggung jawab dan wewenang dari pelaku proses
Kompetensi / kecakapan SDM
Pengendalian dokumen dan catatan
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-24
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
OBSERVASI KEGIATAN PROSES, amati :
Kondisi fasilitas dan alat kerja serta SDM
Penerapan prosedur, instruksi kerja dan program manajemen
Penerapan kebijakan dan sasaran
Identifikasi di lapangan
Sistem handling dan penyimpanan
Proses operasi, pengujian dan maintenance
Potensi ketidaksesuaian yang mungkin timbul
METODE SAMPLING
Jumlah mewakili
Metode : sample random / acak, blok, stratifikasi / bertingkat, interval,
kombinasi
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-25
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
WAWANCARA / INTERVIEW
Tujuan memeriksa dan membuktikan :
Pemahaman tugas dan tanggung jawab dari pelaku proses
Kebenaran data dan informasi dari lapangan dan tinjauan dokumen
Penerapan program manajemen dan prosedur untuk memastikan
efektifitas dari pengendalian proses
Persiapan wawancara :
Buat checklist / daftar pertanyaan
Siapa yang diwawancarai ?
Person in charge (PIC) / pelaku proses di lapangan
PIC yang dipilih dari struktur organisasi dan job description
Lama wawancara:
Maksimal 2 jam per wawancara
Wawancara yang bersifat penting, dapat dilakukan lebih dari sekali
Kombinasikan topik penting dengan observasi dan tinjauan dokumen
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-26
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
METODE WAWANCARA
Tepat waktu
Duduklah dengan posisi yang nyaman
Perkenalkan diri anda, jelaskan tujuan audit dan wawancara
Sampaikan lama waktu yang akan digunakan untuk wawancara
Mulai dengan pertanyaan umum mengenai orang yang
diwawancarai
Mulai dengan pertanyaan dasar dari checklist kemudian
kembangkan pertanyaan
Gunakan bahasa tubuh dan jaga kontak mata
Hindari bermain dengan pensil, pen atau membaca
Berikan waktu yang cukup pada auditee untuk menjawab
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-27
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
TEKNIK BERTANYA
Bahasa umum, jelas, singkat tapi mudah dimengerti
Ajukan pertanyaan terbuka, misalnya :
Apa (what), Mengapa (Why), Siapa (Who)
Dimana (Where), Kapan (When), Bagaimana (How)
Tunjukkan (Show me), Buktikan (Proof me)
Arahkan pertanyaan mengikuti konsep sistem, yaitu:
INPUT - PROSES – OUTPUT
Buat pertanyaan berangkai :
Dari pertanyaan umum ke pertanyaan yang lebih spesifik / rinci
Urutan pertanyaan sistematik dan logis
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-28
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
TEKNIK BERTANYA (Lanjutan)
Hindari pertanyaan berikut :
Pertanyaan hipotetis (pertanyaan yang cenderung menimbulkan
opini dari auditee), contoh :
Bagaimana jika ……………
Seandainya ……..atau Mungkinkah …………...
Pertanyaan tertutup (pertanyaan dengan jawaban YA atau TIDAK)
HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN
Buat auditee pada posisi yang menyenangkan
Jelaskan posisi anda
Perhatikan apakah auditee mengetahui apa yang anda inginkan
Wawancara / Interview
Tanyalah hal - hal yang sesuai dengan pekerjaan / tugas auditee
Rumuskan pertanyaan yang berkaitan dengan informasi khusus
yang diperlukan untuk audit
Pertanyaan tetap mengacu pada ruang lingkup audit
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-29
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN (Lanjutan)
Pengambilan Data
Pastikan data yang diperoleh adalah yang diperlukan dan memadai sebagai
bukti audit
Pikirkan baik - baik sebelum mengumpulkan data, untuk menghindari
pengambilan data ulang karena kesalahan prosedur pengambilan
Uji dasar pengambilan sample yang dilakukan auditee untuk memastikan
bahwa pengujian yang dilakukan efektif
Bukti Audit
Bukti fisik
Bukti dokumen
Bukti hasil observasi kondisi di lapangan
Temuan Audit
Tinjau semua bukti untuk menentukan ketidaksesuaian
Dokumentasikan temuan ketidaksesuaian dan bukti pendukung
Verifikasikan temuan audit ke auditee terkait
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-30
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
KRITERIA PENILAIAN TEMUAN AUDIT :
Mayor
Penyimpangan terhadap standard manajemen yang diterapkan
Tidak diterapkannya suatu prosedur / standard proses / standard
kerja / peraturan yang ditetapkan
Inkonsistensi yang dilakukan di banyak area atau terus menerus
dalam jumlah besar
Minor
Penyimpangan ringan terhadap standard ISO / prosedur /
standard kerja yang ditetapkan
Inkonsistensi
Observasi / Rekomendasi / Anjuran
Saran perbaikan / pencegahan terhadap potensi ketidaksesuaian
yang mungkin timbul
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-31
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Identifikasi
Potensi Masalah
TIDAK / Tidak Yakin
Penyelidikan lebih lanjut, lihat ke :
-Persyaratan sistem
-Kinerja proses
-Efek antara 2 obyek yg saling
berhubungan
-Sumber daya
Adakah
pelanggaran
persyaratan sistem manajemen,
misal: persyaratan pelanggan,
peraturan-perundangan,
kebijakan-sasaran
YA
YA
Apakah
pelanggaran tsb beresiko
serius terhadap integritas
sistem, mutu produk /
kepuasan pelanggan?
TEMUAN MAYOR
TEMUAN MINOR
YA
Ada Masalah?
TIDAK
TIDAK
Catat jika ada kemungkinan untuk
peningkatan
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-32
9.2. PELAKSANAAN AUDIT (Lanjutan)
LAPORAN AUDIT, berisi :
Temuan audit – Isi temuan harus memuat Konsep PLANES
Procedure
Location
Activity
Nature of Problem
Evidence
Scale of the Problem
Jangan menulis :
Dokumen yang menjadi dasar temuan audit
Lokasi dimana masalah ditemukan
Kegiatan / proses yang di audit
Sifat dari permasalahan & cara perolehan
bukti (Hasil dari observasi, wawancara atau
tinjauan dokumen)
 Dokumen, material, dll yang spesifik
diindentifikasi
 Skala problem, misalnya 3 dari 10 sample
dokumen yang diambil secara acak …




Opini tanpa bukti
Penyebutan nama atau kesalahan seseorang
Pernyataan yang bersifat menghukum / menghakimi
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-33
9.3. CLOSING MEETING / PENUTUPAN
Lead Auditor menyampaikan pertemuan penutupan
Dihadiri oleh Manajemen auditee dan penanggung jawab
fungsi yang di audit
Tujuan pertemuan :
Menyampaikan terima kasih atas kerjasamanya
Menyampaikan hasil temuan audit dan kriteria penilaian
Mencapai kesepakatan untuk batas waktu pelaksanaan tindakan
perbaikan
Memberi kesempatan auditee untuk bertanya / memberikan
komentar
Menyelesaikan perbedaan pendapat yang timbul sebelum
laporan audit diterbitkan (Keputusan akhir dari perbedaan yang
timbul mutlak di tangan Lead Auditor)
Menutup pelaksanaan audit
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-34
BAGIAN I
PELAPORAN
AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
ISO 9001 : 2008
PT.Panji Teknologi Services
10. FOLLOW UP HASIL AUDIT
Jadual :
Sesuai batas waktu tindakan perbaikan yang ditetapkan
Verifikasi tindakan perbaikan :
Tidak perlu tim auditor lengkap dan tidak harus personil yang
sama
Tidak perlu mengaudit hal lain diluar hal yang diverifikasi
Memastikan rekomendasi dilaksanakan dan tindakan perbaikan
yang diterapkan efektif untuk menghilangkan ketidaksesuaian
Memberikan kriteria verifikasi bila kelemahan dapat
dihilangkan
PT.Panji Teknologi Services
IQA/I-35
TERIMAKASIH
PT.Panji Teknologi Services