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ISO 9001-2015 Checklist - Auditoria de Processos

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Checklist para
Auditoria de
Processos
Cumprimento de Processos e Sistemas – ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 Checklist de Auditoria - Processos
Verificação de cumprimento de Processos
Orientação
Objectivo da Checklist
Pretende-se com esta Checklist criar um instrumento de trabalho que ajude na monotorização, avaliação e auditoria dos Procedimentos establecidos no Sistema de
Qualidade implementado na Empresa Espaços Verdes Lda. .
Apresenta-se como um ponto de referência antes, durante e após o acto de auditoria, demonstrando-se bastante útil e se usado correctamente permite os seguintes
benefícios:


Assegura que a auditoria é conduzida de forma sistemática;
Permite um planeamento concreto da auditoria;

Assegura uma abordagem consistente da auditoria;

Suporta activamente o acto de auditoria em si;

Providencia um repositório para os comentários e anotações decorrentes do processo de audição;

Assegura uma padronização na performance/desempenho de diferentes auditores dentro da Empresa.

Permite a referência a factos/dados/evidências concretas;
Doc nº CLA-01
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ISO 9001:2015 Checklist de Auditoria - Processos
Verificação de cumprimento de Processos
Critérios de Pontuação da Auditoria
Uma abordagem da auditoria baseada em possíveis riscos permite que a auditoria interna se concentre na revisão dos principais riscos para a Empresa. A função da
auditoria é garantir que os principais riscos para os objetivos da Empresa estejam a ser devidamente monotorizados e controlados.
Os "semáforos"/cores usados nas constatações da auditoria destinam-se a comunicar visualmente o risco representado pela descoberta, no decorrer da auditoria de
qualquer sistema ou processos que se encontrem a ser auditados. O sistema de classificação encontra-se fraccionado/estratificado desde "Em Conformidade" a "NãoConformidade Grave" de forma a transmitir um método conciso e consistente para pontuar cada descoberta da auditoria. No final da auditoria poderão ser transferidas as
descobertas feitas para uma folha de Excel de forma a se criarem gráficos, tabelas de resumo e dados de tendências para anexar a relatórios de auditoria ou a
documentação de revisão pela alta gestão da Empresa.
Esta metodologia deve ser aplicada uniformemente a todos os tipos de auditoria interna (análise de falhas, auditorias de sistema e auditorias de processo) realizados
dentro da Empresa.
Objecto de Análise
/Constatações
Definição/Impacto
EM CONFORMIDADE
Em Conformidade significa uma adesão/cumprimento com os requisitos da norma e com o
próprio SGQ. O processo é implementado e documentado e existem registos que o suportam e
comprovam.
Continuar a monotorizar tendências e indicadores
OPORTUNIDADE PARA
MELHORIA (OPM)
Uma Oportunidade Para Melhoria (OPM) oferece uma oportunidade para melhorar a prática
actual do procedimento, que deve ocorrer o mais rápido possível de forma a que com o
passar do tempo não se converta em uma não-conformidade.
Rever e implementar acções para melhorar o (s) processo (s).
Monitorizar tendências / indicadores para determinar se a
melhoria foi alcançada.
NÃO CONFORMIDADE
MENOR
Uma não conformidade menor, resultante de um desvio da prática do processo,
provavelmente não resultará na falha do sistema ou processo não afectando de forma grave a
qualidade do serviço prestado. Deve ser contudo corrigida o mais célere possível.
Investigar a (s) causa (s) / origem do problema e implementar a
acção corretiva tão breve quanto possível, devendo tal não
conformidade ser alvo especial de análise no decorrer da
próxima auditoria. ->Avaliar a sua devida correcção.
NÃO CONFORMIDADE
GRAVE
Uma não conformidade grave apresenta um alto risco para os sistemas e afecta diretamente
os requisitos do cliente, podendo resultar na recepção ou prestação de serviços não
conformes, que podem reduzir a eficácia do SGQ.
Implementar de imediato acção (ões) de contenção e investigar a
(s) causa (s) de origem aplicando de seguida a devida (as) acção
(ões) corretiva (s). Realizar uma nova auditoria em 4 semanas
para verificar a correção e eficácia da mesma.
Doc nº CLA-01
Acção/Mitigação
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ISO 9001:2015 Checklist de Auditoria - Processos
Verificação de cumprimento de Processos
Mapa de Actividade de Processos
EQUIPAMENTOS & INSTALAÇÕES:
Quais os equipamentos e recursos necessários?
O equipamento é adequado e devidamente
mantido?
O ambiente de trabalho é o apropriado?
Existe evidência de manutenção apropriada de
todos os equipamentos utilizados neste
processo?
COLABORADORES:
ENTRADAS DE PROCESSO:
O que desencadeia o processo?
Que entradas são necessárias?
De onde vêm as entradas?
As mesmas são recebidas em tempo útil?
Adequam-se ao propósito do Processo?
DESCRIÇÃO/NOME DO PROCESSO:
Quais as etapas envolvidas no processo?
O que acontece em cada etapa do processo?
Que documentos e registos são gerados?
O processo é implementado de acordo com
procedimentos, instruções ou planos?
Os controlos são aplicados conforme descrito?
SAÍDAS DE PROCESSO:
Qual é o serviço produzido por este processo?
Encontram-se em vigor medidas que assegurem
que o serviço cumpre com os requisitos do
cliente? De que forma os processos são
medidos? As medidas de processo e requisitos
finais do serviço são alcançadas?
Qual o feedback recebido pelo(s) cliente(s)?
INSTRUCÇÕES & PROCEDIMENTOS:
Rever os documentos que descrevem e
controlam o processo. Rever todas as etapas e
actividades importantes do processo que está a
ser auditado. Esta informação deve ser
documentada no SGQ. Avaliar a eficácia com
que o processo fluí pelas etapas. Prevêem-se
dificuldades ou problemas?
SUPORTE DO PROCESSO
INDICADORES CHAVE DE PERFORMANCE:
Rever o desempenho dos mesmos com gerentes,
supervisores e operadores. A alta gestão deverá
ter conhecimento da forma como os assuntos se
desenrolam, quais os objetivos a atingir,
problemas relatados pelos clientes, áreas
problemáticas, etc.
Doc nº CLA-01
Rever as competências, valências e habilidades dos
funcionários para o processo. Existem listas de
competências
para
cada
posição?
São
suficientemente detalhadas? Geralmente verifica-se
que as listas das competências são genéricas com
detalhes inadequados. A formação é um processo
fundamental. Existem valências específicas que
deseje avaliar?
Durante a Auditoria deverá ser analisada a forma
como determinado processo se conecta e interage
com outros processos. Interações com outros
processos são sempre importantes. (Ao auditar
deverá existir a sensibilidade para avaliar tal situação.
) Auditar as ligações relevantes para processos
relacionados e processos de suporte relacionados.
PROCESSO DE CONTROLO:
Como o processo é definido e quem é o
responsável? De que forma os requisitos do
cliente são/foram definidos? Quais são as
especificações definidas e aplicadas? Quais os
objetivos e metas que se aplicam ao processo?
Que controlos / pontos de verificação existem?
Quais são os critérios de aceitação?
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Verificação de cumprimento de Processos
Checklist do Processo de Auditoria
Definição do Processo
Constatações da Auditoria
1
O Processo encontra-se documentado e definido?
2
O proprietário do processo encontra-se identificado? (Mapa
de processo, procedimento ou instrução de trabalho, etc.)
3
Existe evidência de que as entradas do processo se
encontram definidas e compreendidas com precisão por
todos os colaboradores envolvidos?
4
Há evidências de que as actividades do processo se
encontram definidas e compreendidas com precisão por
todos os colaboradores envolvidos?
5
Existe evidência de que os resultados do processo são
definidos e compreendidos com precisão por todos os
colaboradores envolvidos?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
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Verificação de cumprimento de Processos
Constatações da Auditoria
6
As entradas de Processo encontram-se definidas e
priorizadas com base no risco?
7
Os procedimentos, instruções e formulários foram
estabelecidos conforme o necessário para controlar o
Processo?
8
Os procedimentos, instruções e formulários utilizados no
controle do Processo estão prontamente disponíveis?
9
Os procedimentos, instruções e formulários refletem com
precisão as práticas? (Nota: Requer a revisão e observação
do auditor!)
10
Existem planos adequados para alcançar os objetivos
propostos?
11
Existe feedback relevante por parte do cliente no Processo
em causa?
12
A documentação referente ao Processo é compreendida
por todos os Participantes no mesmo?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
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Verificação de cumprimento de Processos
Recursos do Processo
Constatações da Auditoria
13
Há evidências de comprometimento, envolvimento e
alocação de recursos pela Administração?
14
Quantas pessoas participam no Processo? São em número
adequado para atender aos requisitos do Processo?
15
Os participantes do Processo encontram-se
adequadamente treinados para desempenhar funções,
responsabilidades e autoridades?
16
O equipamento (por exemplo, equipamento de corte,
transporte / logística, hardware / software, EPI, etc.) é
adequado para o uso pretendido?
17
O equipamento encontra-se identificado de forma a
permitir que os participantes determinem a sua prontidão
para uso em segurança , antes e durante a operação?
18
Os responsáveis do Processo são responsáveis pelo seu
desempenho e conformidade no final do serviço prestado?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
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Verificação de cumprimento de Processos
Constatações da Auditoria
19
Os colaboradores encontram-se satisfeitos com o seu
trabalho ?
20
A área de trabalho apresenta condições adequadas de
higiene e segurança?
21
Existe(m) equipamento/ferramentas de trabalho adequado
(as) à prestação do serviço ?
22
Os colaboradores encontram-se motivados e encorajados a
fazerem sugestões para o contínuo melhoramento do
Processo?
23
Todos os colaboradores encontram-se cientes dos
objectivos da Empresa na área da Qualidade e dos métodos
aplicados para a sua avaliação ?
24
Todos os funcionários estão cientes de quem são os seus
clientes e se estes estão satisfeitos?
25
Os colaboradores têm consciência da influência dos seus
trabalhos/actividades no Processo em análise ?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
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Verificação de cumprimento de Processos
Constatações da Auditoria
26
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
Os Colaboradores encontram-se cientes da análise de dados
actual no âmbito da Qualidade e dos planos estabelecidos
para alcançar as metas determinadas ?
Doc nº CLA-01
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Verificação de cumprimento de Processos
Execução do Processo
Constatações da Auditoria
27
A actividade/execução de processo observada é consistente
com os planos e procedimentos aprovados?
28
O fluxo/desenvolvimento do processo encontra-se
construído de forma a evitar movimentos/gastos
desnecessários materiais e/ou humanos ? (Optimização)
29
Atividades redundantes e sem valor agregado
encontram-se minimizadas ?
30
O uso de materiais/equipamento encontra-se maximizado
de forma a evitar desperdício?
31
Os resíduos produzidos são efectivamente removidos e
segregados do processo, e correctamente geridos?
32
Os materiais não utilizados são devolvidos ao seu correcto
local em condições adequadas de forma a permitir a sua
reutilização?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
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Verificação de cumprimento de Processos
Constatações da Auditoria
33
As “saídas” do Processo são integradas em processos
subsequentes somente quando todas as atividades
planeadas do Processo se encontram concluídas?
34
Existe evidência de continuidade entre os vários processos
de suporte a um determinado serviço?
35
Existe um bom entendimento e cooperação entre os
diferentes departamentos ligados à execução de um
Processo ?
36
As informações relativas à prestação de um determinado
serviço fluem livremente entre os processos que o
suportam?
37
Existem evidências que fundamentem uma redução no
sistema de medição e variação do Processo?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
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Verificação de cumprimento de Processos
Monotorização do Processo
Constatações da Auditoria
38
O Processo é alvo de monitorização, medição, análise e
melhoria?
39
As actividades de monitorização são realizadas de acordo
com os planos e procedimentos aprovados?
40
A monitorização de processos é comparada com padrões de
referência de forma a determinar o “status” actual do
Processo?
41
O status do Processo é devidamente comunicado aos
colaboradores intervenientes no mesmo?
42
Os registos de monitorização são mantidos de acordo com
os procedimentos aprovados?
43
Os principais indicadores de desempenho (indicadores
chave) foram estabelecidos de forma a permitir que a
eficácia do Processo seja avaliada?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar sugestões para o
melhoramento do Processo
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ISO 9001:2015 Checklist de Auditoria - Processos
Verificação de cumprimento de Processos
Constatações da Auditoria
44
Estes indicadores chave são consistentes com os objectivos
de qualidade e de negócio establecidos?
45
Encontram-se os indicadores chave coerentes com os
requisitos do cliente?
46
Os indicadores chave são revistos periodicamente pelos
responsáveis do Processo e comunicados à sua equipa?
47
O Processo é medido em termos de eficácia e eficiência?
48
Quando um Processo para, há evidência de análise de
dados para determinar a causa de tal paragem?
49
Quando um processo não está em andamento, há
evidências de que a (s) causa (s) são tratadas de acordo
com o procedimento establecido?
50
Os registos de monitorização de Processos são revistos
regularmente de forma a determinar oportunidades de
acção corretiva e preventiva?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
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melhoramento do Processo
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Verificação de cumprimento de Processos
Melhoramento de Processos
Constatações da Auditoria
51
O desempenho/performance do Processo é revisto com
frequência apropriada pela alta gestão?
52
Os objectivos de melhoria de Processos estão alinhados
com os objectivos organizacionais, por ex. o plano de
negócios?
53
Existem evidências da aplicação de um ciclo PDCA?
54
O proprietário do Processo pode demonstrar como o ciclo
PDCA se aplica ao mesmo?
55
O proprietário do Processo pode apresentar exemplos de
melhorias conduzidas pelo ciclo PDCA?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENIOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar Sugestões para o
melhoramento do Processo
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ISO 9001:2015 Checklist de Auditoria - Processos
Verificação de cumprimento de Processos
Constatações da Auditoria
56
Os colaboradores podem demonstrar exemplos de acções
de melhoria continua, executadas no passado?
57
Os registos referentes a complicações/perturbações no
decorrer do Processo são revistos para determinar a
necessidade de implementação de ação corretiva /
preventiva?
58
Onde foram tomadas e implementadas acções corretivas /
preventivas, existem evidências da eficiência das mesmas?
59
Onde as Oportunidades Para Melhoria foram
implementadas, a (s) acção (ões) tomadas (s) foram
demonstradas como efectivas?
60
Todos os participantes do Processo são encorajados a
participarem na identificação de melhorias?
Doc nº CLA-01
N-CONFORMIDADE
MAIOR
N-CONFORMIDADE
MENIOR
Questão de Auditoria
OPM
Ref
EM CONFORMIDADE
(Assinalar 1 opção)
Evidência da Auditoria
Oportunidades Para Melhoria
(OPM)
Fornecer referências e informações
documentadas para justificar a
Constatação
Facultar Sugestões para o
melhoramento do Processo
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ISO 9001:2015 Checklist de Auditoria - Processos
Verificação de cumprimento de Processos
Resumo das Constatações da Auditoria
Não-Conformidades
Nº.
ISO/Referência Específica
Resumo
Causa de Origem
Data de Correcção
Resumo
Causa de Origem
Data de Correcção
Resumo
Causa de Origem
Data de implementação
Acções Correctivas
Nº.
ISO/Referência Específica
Oportunidades Para Melhoria
Nº.
ISO/Referência Específica
Doc nº CLA-01
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Verificação de cumprimento de Processos
Observações, Comentários e Anotações:
Doc nº CLA-01
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