COLEGIO PEQUEÑOS BILINGÜES
Por la Excelencia, la calidad y la humanización de la educación
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS
CÓDIGO: AR-CP-01
VERSIÓN: 4
1. CARACTERIZACIÓN
OBJETIVO:
RESPONSABLE:
Administrar los recursos de manera eficiente y eficaz,
garantizando el buen uso de los mismos en pro de la
prestación del servicio educativo.
Rector/a
INDICADORES:
ALCANCE:
Ejecución presupuestal
Nivel de desempeño del personal
Ejecución del plan de mantenimiento general
Aplica para el suministro de recursos, mantenimiento de
instalaciones y equipos y desempeño del personal.
Abarca desde la definición de lineamientos para la gestión
de recursos, hasta la verificación de su eficacia. Incluye el
mejoramiento del proceso.
PARTICIPANTES:
FACTORES CLAVES DE ÉXITO:
- Identificación clara y oportuna de necesidades de
recursos.
- Relación de mutuo beneficio con proveedores.
- Criterios de selección y seguimiento de proveedores
claramente definidos.
- Revisión permanente del estado de las
instalaciones y equipos.
- Perfiles de cargo establecidos.
- Apoyo del equipo de profesionales de la Secretaría
de Educación, para la formalización de procesos de
contratación.
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
Consejo Directivo, Líderes de procesos, Coordinador(a)
Convivencia,
Coordinadora
Académica,
Secretaria
Académica, Docentes.
Externos; Contador, Tesorero, Técnico Operativo, Abogado,
asesores externos, técnicos.
Entidades Externas: Secretaría Educación, Obras Públicas,
Bienes y Servicios, Contraloría.
PROVEEDORES
ENTRADAS
Todos los procesos
del SGC
Necesidades de
recursos
Municipio
Bucaramanga
Directrices
de
contratación
de
Fondos
Servicios
Educativos.
Donaciones
Partes Interesadas
de
- Definir lineamientos para la
gestión de recursos
Recursos
suministrados
- Identificar
recursos
Instalaciones
equipos
condiciones
adecuadas
necesidades
del
- Suministrar
recursos
requeridos para el SGC y la
prestación del servicio
- Efectuar
mantenimientos
requeridos para el SGC y la
prestación del servicio
- Asegurar la competencia del
personal requerido para el
SGC la prestación del servicio
(personal interno y externo).
- Verificar la eficacia en la
gestión de recursos
- Generar
proceso
mejoramiento
del
Personal
desempeño
adecuado
Todos los procesos
del SGC
y
en
con
Informes contables
Informe de gestión
de recursos
Acciones
mejora
de
Entidades de control
(Municipio
de
Bucaramanga)
Comunidad educativa
Evaluación y mejora
de la gestión
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
RECURSOS
REQUISITOS
CONTROLES
DOCUMENTOS
-Talento
Humano:
Participantes
del
proceso.
-Tecnológicos:
Equipo de cómputo,
Equipos
audiovisuales,
servicio de internet,
página web
-Físico:
Archivadores,
papelería, muebles y
enseres, oficina, sala
de
reuniones,
almacén.
Ley:
Ley
715/01, art 10 a
14; Ley 115/94,
art 184; Decreto
4791/08.
- Cumplimiento
de
compromisos de proveedores
- Cumplimiento
de
requerimientos de la compra.
- Ejecución presupuestal
- Ejecución
del
plan
de
compras
- Programa de mantenimiento
- Control de inventarios
- Cumplimiento de perfiles de
cargo.
- Desempeño del personal.
- Caracterización
Administración
de Recursos
- Guía
de
Criterios
de
Ambiente Físico
de Trabajo
- Procedimiento
para
la
contratación por
selección
abreviada
- Guía 31 MEN
- Guía 10 MEN
Norma
ISO
9001: 6.2, 6.3,
7.4, 8.2.3, 8.4,
8.5
VERSIÓN: 4
REGISTROS
Compras
- Acta de Consejo
Directivo
- Relación de
necesidades de
recursos
- Acuerdo Consejo
Directivo
- Resolución de
Transferencias
Presupuestales
- Presupuesto
- PAC
- Resolución Rectoral
- Solicitud General
- Formato Básico
- Cotizaciones
- Seguimiento y
Evaluación al
Desempeño de
Proveedores
- Base de datos
proveedores
- Contrato de
Prestación de
Servicios
- Acta de
Terminación y
Recibo a
Satisfacción
- Inventario de
Suministros
- Control de
Consumos
- Rendición de
Cuentas
- Notificación al
proveedor
- Plan de Inducción y
Capacitación
Talento Humano
- Perfiles de cargo
- Plan de inducción y
capacitación
- Hoja de vida del
personal
- Desarrollo de la
Inducción y
Capacitación
- Resolución Rectoral
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
- Evaluación Anual
de Desempeño
docente
- Autoevaluación
Docente
- Consolidado de
desempeño
docente
- Comparativo
desempeño
individual
Infraestructura
Oficio
- Inventario
Institucional
- Relación de
Inventario
- Guía de ambiente
físico de trabajo
- Solicitud General
- Plan de
Mantenimiento
General
- Inventario y Hojas
de Vida de Equipos
- Acciones de mejora
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
2. DEFINICIONES
 Cotización: Consulta efectuada a varios proveedores acerca del valor de un producto o servicio requerido
 Compra: Adquirir por dinero la propiedad de un objeto.
 Insumo, Suministro, Materiales, Equipos y Servicios: Son los recursos que se requieren para la gestión
interna y la prestación del servicio.
 Desempeño del Proveedor: Estado del proveedor frente al cumplimiento de requisitos establecidos por la
Institución en la relación comercial.
 Proveedores Activos: Aquellos que, luego de la evaluación de desempeño del proveedor, quedan en
categoría Confiable o Muy Confiable
 Usuarios del SGC: Toda persona que participa en los procesos.
3. CONDICIONES GENERALES
GESTIÓN HUMANA:
 La Comisión Nacional del Estado Civil tiene definidos parámetros para la selección docente, a través del
concurso convocatoria docente y directivo docente (régimen 1278).

El Acuerdo 051 de 2009, de la Comisión Nacional del Servicio Civil, establece los requerimientos de
educación para el personal docente y directivo docente.

La selección de secretarias académicas y bibliotecarias, está a cargo de la empresa contratista definida
por la Secretaría de Educación. Por lo tanto, la competencia básica requerida para el desempeño en los
cargos descritos, la capacitación y evaluación de su desempeño, es realizada directamente por dicha
entidad.
COMPRAS:
 Los proveedores con los cuales la institución venía trabajando al momento de la implementación del
S.G.C., se consideran en categoría confiable y su permanencia como proveedores activos dependerá de
los resultados de la evaluación de desempeño del proveedor.

Cuando no se realizan compras a un proveedor, en un periodo mayor a dos años, este queda inactivo y
para reactivarlo requerirá de nueva evaluación inicial, antes de realizar una compra.

Cuando no se realizan compras a un proveedor, entre la última evaluación y la fecha de la próxima
evaluación, según la base de datos de proveedores, ésta se aplicará a partir de la siguiente compra que se
realice.

Cuando se requiera insumos de forma inmediata, se puede realizar la compra a cualquier proveedor,
siempre y cuando tenga la debida autorización del Rector

La Evaluación de desempeño del proveedor, es el resultado de las evaluaciones efectuadas por cada
compra realizada durante el periodo, cuya valoración se registra en el formato Seguimiento y Evaluación a
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
Proveedores.

Los criterios de calificación de proveedores son:
 Calidad: Cuando cumple totalmente especificaciones y requerimientos.
 Cumplimiento: Cuando la entrega del producto o prestación del servicio es completa y oportuna.
 Disponibilidad: Cuando posee todos los recursos requeridos o presta el servicio inmediatamente.
 Servicio: Asistencia, amabilidad y oportunidad al momento de la solicitud
 Garantía: Corresponde al servicio postventa, entendido como asistencia técnica, respuesta ágil o
respaldo de la compra, ante características del producto /servicio que no correspondan con los
requerimientos de la misma.

La calificación asignada se da en una escala de 1 a 5;
1: Nunca -

2: Raras veces -
3: Algunas veces -
4:Casi siempre -
5:Siempre
Los servicios especiales subcontratados (asesorías, capacitaciones, entre otros), son evaluados como
proveedores.
 De acuerdo con los resultados arrojados por la evaluación de desempeño, se procede a decidir si el
proveedor continúa suministrando los productos o servicios solicitados, es decir, se califica como Muy
Confiable, Confiable o descartado.

Para llegar a ésta clasificación se tabula la evaluación y se califica de la siguiente manera:
Valoraciones
>=85%
Entre 70% y 84%
<69%
Categoría de Proveedor
Muy Confiable
Confiable
Descartado
 Si el proveedor obtiene la categoría de ‘Descartado’, inmediatamente queda inactivo para prestar servicios
a la Institución.
 Cuando la compra se realiza directamente desde Secretaria de Educación, no aplica el procedimiento de
compras, ya que la institución no interviene en el proceso de selección y verificación de documentación de
proveedores.
INFRAESTRUCTURA
 La responsabilidad frente a las condiciones de mantenimiento en las instalaciones es de todos los usuarios
del SGC.
 Las necesidades de mantenimiento identificadas deberán ser priorizadas, teniendo en cuenta aquellas que
estén afectando algún componente de la prestación del servicio.
 El tratamiento de necesidades de mantenimiento está sujeto a la disponibilidad de recursos físicos,
humanos y económicos requeridos.
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
4.1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Nº
1P
2P
ACTIVIDAD
ESTABLECER
LINEAMIENTOS DE
COMPRAS Y
CELEBRACIÓN DE
CONTRATOS
PLANIFICAR EL
PROYECTO ANUAL DEL
PRESUPUESTO (FSE)
RESPONSABLE
Municipio de
Itagüí
Consejo
Directivo
DESCRIPCIÓN
La Secretaria de Educación establece
los lineamientos para las compras por
parte de las instituciones educativas,
bien sea por contratación directa o
menor cuantía.
Dichos lineamientos son socializados
con el personal directivo docente para
Acta de Consejo
su
implementación
(Ver
Directivo
Procedimiento para la Contratación
FP-FO-01
Por Selección Abreviada).
Adicionalmente, en reunión de
Consejo
Directivo
se
definen
lineamientos
institucionales
que
complementen los establecidos por el
M/pio y se requieran para fortalecer la
gestión de compras.
Se establecen las fuentes de ingresos
que recibirá la institución en el
transcurso del año, generados desde
los recursos de gratuidad, Conpes,
servicios
institucionales
como
cafetería, fotocopiadora y certificados.
Finalizando el año lectivo, se solicita a
líderes de proceso, coordinadores y
jefes de área el listado de
necesidades de recursos requeridas
para el año lectivo siguiente y se
relacionan en el formato de Relación
de Necesidades de Recursos.
Rector
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Dichas necesidades surgen de:
proyectos,
funcionamiento
institucional, formación del personal y
requerimientos para la prestación del
servicio, generados desde el plan de
mejoramiento institucional.
Se elabora el presupuesto con los
recursos que ingresan al Fondo de
Servicios Educativos (FSE) y para
ello, se utiliza el formato de
presupuesto establecido por la
Secretaría de Educación Municipal
Se presenta ante el Consejo Directivo
para su aprobación y se publica para
Relación de
necesidades de
recursos
AD-FO-13
Acta de
Aprobación del
Consejo Directivo
FP-FO-01
Acuerdo Consejo
Directivo
Resolución de
Transferencias
Presupuestales
Presupuesto
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CÓDIGO: ARCP-01
DESCRIPCIÓN
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
el conocimiento de la Comunidad
Educativa, según lo establecido en la
Matriz de Comunicaciones.
Todo
traslado
o
adición
al
presupuesto es aprobado a través de
acuerdo del Consejo Directivo.
Finalmente, el presupuesto aprobado
se entrega al departamento de
contabilidad de la Secretaria de
Educación Municipal
3P
ESTABLECER PLAN
ANUAL DE CAJA (PAC)
4H
REALIZAR
SOLICITUDES DE
COMPRA
5H
APROBAR COMPRAS
6H
SOLICITAR
COTIZACIONES Y
SELECCIONAR
PROVEEDOR
Se
hace
la
distribución
del
presupuesto para ser ejecutado en el
Rector
transcurso del año lectivo.
Se oficializa mediante resolución
rectoral
Cuando se presente la necesidad de
recursos para el funcionamiento
institucional y la prestación del
servicio,
que
no
hayan
sido
identificadas al momento de la
Quien identifique la elaboración del presupuesto, se hace
necesidad
a través de solicitud a Rectoría, en el
formato Solicitud General.
Las necesidades deben estar acorde
con los diferentes rubros del
presupuesto y lo establecido en el
Plan Anual de Compras.
Para la aprobación de las compras,
se debe solicitar la información de
disponibilidad
presupuestal
ante
contabilidad del Municipio.
Se justifica ante el ente de control la
compra que se va a efectuar,
notificando a la Secretaría de
Rector
Educación Municipal a través del
Formato Básico
Cuando las compras sean superiores
al monto definido por el Consejo
Directivo, deben ser aprobadas por
esta instancia. En caso contrario es el
Rector quien aprueba directamente la
compra.
Para asegurar la transparencia en la
selección de proveedores, desde las
Rector
cotizaciones
o
propuestas
Secretaria
presentadas, se generan condiciones
mínimas para la contratación y se
PAC
Resolución
Rectoral
Solicitud General
AR-FO-06
Formato Básico
Cotizaciones
Seguimiento y
Evaluación al
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
7H
ACTIVIDAD
EFECTUAR COMPRAS,
CELEBRAR
CONTRATOS,
SUSCRIBIR LOS ACTOS
ADMINISTRATIVOS Y
ORDENAR LOS GASTOS
DEL FSE
RESPONSABLE
Rector
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
ponen
a
disposición
de
los Desempeño de
proveedores interesados.
Proveedores
Se
requiere
mínimo
de
dos
Base de datos
cotizaciones para establecer el
proveedores
proveedor
que
cumpla
los
AR-FO-01
requerimientos para la compra. Toda
cotización se debe hacer a empresas
que se encuentren legalmente
constituidas.
Se someten los proveedores, desde
las cotizaciones respectivas, a la
selección para determinar aquel que
cumpla los criterios de selección
establecidos
en
el
formato
Seguimiento
y
Evaluación
al
Desempeño de Proveedores y las
condiciones mínimas definidas para la
contratación.
En caso de seleccionar un proveedor
nuevo, se hace la evaluación inicial
para definir si éste califica como
proveedor confiable. Es decir, cumple
los requerimientos de la Institución
para el suministro requerido.
Un proveedor nuevo es confiable
cuando
los resultados de la
evaluación inicial son superiores al
70%. En este caso, se incorpora en la
base de Datos
de Proveedores,
registrando
la
información
suministrada por este.
Con base en la información
de
proveedores
seleccionados,
se
genera la Base de Datos de
Proveedores, la cual servirá como
referente para posteriores compras
institucionales.
La formalización de la compra del
producto/servicio, ante la Secretaría
de Educación, se hace a través del Formato Básico
Formato Básico, de acuerdo a las
cuantías que establece la Ley 80 y el
Contrato de
Decreto 4791 de 2008.
Prestación de
El contrato se realiza con el apoyo de
Servicios
contabilidad y jurídica de la Secretaría
de Educación
DESCRIPCIÓN
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CÓDIGO: ARCP-01
DESCRIPCIÓN
Verificar que el producto adquirido o
el servicio prestado cumplan con las
especificaciones dadas al momento
de la solicitud.
8H
RECIBIR Y VERIFICAR
EL
PRODUCTO/SERVICIO
Se debe generar el recibido a
satisfacción de las compras de
productos y servicios. Para los
servicios, se utiliza el formato de Acta
de
Terminación
y
Recibo
a
Satisfacción establecido por la
Secretaría de Educación. Para
productos, se utiliza el formato de
Recibido a Satisfacción institucional
Rector /
Delegado
9H
10V
EVALUAR
PROVEEDORES
Los insumos o suministros recibidos
se almacenan según lo establecido
en el Anexo 2: Preservación de
Insumos y Suministros y se actualiza
el Inventario de Suministros
Almacenista
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Acta de
Terminación y
Recibo a
Satisfacción
Recibido a
Satisfacción
Cuando
éste
no
cumpla
las
especificaciones, se almacena y se
identifica como PRODUCTO NO
CONFORME, se procede a efectuar
la devolución, en caso de productos o
la reclamación, en caso de servicios.
Cada que se reciba un producto o
preste un servicio, se efectúa
seguimiento al proveedor, desde los
criterios definidos, y se relaciona en el
formato Seguimiento y Evaluación al
Desempeño
de
Proveedores,
identificando la compra desde el
número de factura.
ALMACENAR Y
SUMINISTRAR
RECURSOS
VERSIÓN: 4
La distribución de insumos se da al
momento que estos sean requeridos
por el personal y se controla a través
del formato Control de Consumos.
Los resultados del seguimiento y
control efectuado a los proveedores
externos que afecten la conformidad,
deben
ser
reportados
para
retroalimentar la evaluación de
desempeño.
La evaluación de los proveedores se
hace con base en los criterios de
Seguimiento y
Evaluación al
Desempeño de
Proveedores
Inventario de
Suministros
Control de
Consumos
AR-FO-10
Matriz de
Preservación de
Insumos y
Suministros
Seguimiento y
Evaluación al
Desempeño de
Proveedores
Evidencia de
Notificación al
Proveedor
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
DESCRIPCIÓN
desempeño establecidos en
Seguimiento
y
Evaluación
Desempeño de Proveedores.
el
al
Se efectúa la retroalimentación solo a
aquellos proveedores que se les haya
comprado el año anterior y se les
efectúe la primera compra en el año
en curso. Dicha retroalimentación se
hará con base en los resultados de
las evaluaciones de desempeño
realizadas
por
las
compras
efectuadas
durante
el
periodo
evaluado.
Se
notifica
a
los
proveedores de manera verbal, vía
fax o correo electrónico y se deja
constancia de la notificación.
PRESENTAR INFORME
DE EJECUCIÓN
11V
PRESUPUESTAL AL
ENTE REGULADOR
12A
GENERAR ACCIONES
DE MEJORAMIENTO
Mensualmente se hace la rendición
de
cuentas
de
las
compras
efectuadas durante el periodo.
La rendición de cuentas se presenta
según los lineamientos establecidos
Rector
por la Contraloría del Mpio de Itagüí
(www.contraloriadeitagui.gov.co/rendi
ciondecuentas), según la Guía de
Rendición de Formatos.
El informe de ejecución presupuesta
se debe publicar en un lugar visible
Cuando se generan necesidades de
mejoramiento o no conformidades en
la gestión del proceso, se generan las
acciones
de
mejoramiento
Líder del proceso correspondientes, según lo establece
el proceso de Gestión de Mejoras.
Rendición de
Cuentas
Acciones de
Mejora
EM-FO-01
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
4.2 PROCEDIMIENTO TALENTO HUMANO
Nº
1P
2V
3P
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
ESTABLECER PERFILES
Rector
DE CARGO
DETERMINAR
CUMPLIMIENTO DE
PERFILES DE CARGO
IDENTIFICAR
NECESIDADES DE
FORMACIÓN
Rector
Rector
Secretaría de
Educación
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Se identifican los cargos requeridos
para la prestación del servicio y se
establecen
los
requerimientos
institucionales para un adecuado
desempeño del personal.
Los perfiles se contruyen desde
parámetros
nacionales
e
institucionales, descritos desde la
Perfiles de cargo
educación, formación, habilidades,
AR-GU-02
experiencia
y
responsabilidades
adquiridas, según el cargo a
desempeñar.
Posteriormente se socializa con el
personal su perfil de cargo, con el fin
de que conozca los requerimientos
institucionales
frente
a
su
desempeño.
Cuando ingrese a la institución
personal
interno
docentes
y
directivos, se debe verificar el
cumplimiento del perfil de cargo, y en
caso
contrario
establecer
las
formaciones u otras acciones que
aseguren su adecuado desempeño.
Cuando ingrese a la Institución
personal
externo
para
apoyo
administrativo
(secretari@s,
auxiliares,
bibliotecari@s,
entre
otros); se debe verificar la idoneidad
de la persona para atender de
manera
satisfactoria
los
requerimientos del cargo, desde el
perfil establecido.
En caso que la persona no cumpla los
requerimientos propios del cargo,
debe notificarse por escrito a la
instancia respectiva de la Secretaría
de Educación y/o al contratista, según
corresponda, para que se efectúen
las acciones requeridas de su parte.
La
institución
identifica
las
necesidades de capacitación del
personal; teniendo como referencia
los requerimientos del perfil de cargo,
Carpeta de
empleados
Notificación a
contratista
Plan de
Formación
AR-F0-12
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Municipal
CÓDIGO: ARCP-01
DESCRIPCIÓN
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
y la evaluación y seguimiento al
desempeño.
Las necesidades de capacitación,
tanto aquellas definidas por la
Secretaria de Educación, como las
establecidas por la Institución, se
plasman en el Plan de formación,
según su pertinencia y disponibilidad
presupuestal.
La Secretaría de Educación del
Municipio establece espacios de
formación,
encaminados
principalmente a fortalecer las áreas.
Las formaciones propuestas por la
Secretaría, se apoyan en los
lineamientos dados por el MEN y su
programación y desarrollo se dan
directamente por esta entidad, sin
que la institución tenga ninguna
participación.
*Sólo
se
programarán
aquellas
capacitaciones definidas por Secretaría
de Educación, que respondan a una
estructura de formación y no encuentros
esporádicos.
4H
REALIZAR INDUCCIÓN
AL PERSONAL
La eficacia de la formación se debe
evidenciar en la institución educativa.
Deben planificarse, en el Plan de
Formación, los espacios de inducción
y capacitación requeridos para lograr
la contextualización del personal en el
ambiente institucional.
La inducción al personal nuevo y
antiguo se realiza iniciando el año
lectivo o al momento que se vincule
personal nuevo a la Institución.
Para personal nuevo, la inducción se
realiza con base en el protocolo
Equipo Directivo
establecido en la Ficha de Desarrollo
de Inducción y se realizará en forma
general o individual según se
requiera, programando por parte del
docente de apoyo al proceso, las
fechas en que se trabajará con cada
una de las personas involucradas en
la actividad (rector, coordinadores,
secretaria, líder de calidad, entre
otros),
notificándolo
al
nuevo
empleado mediante la entrega de la
Hoja de vida de
personal
AR-FO-07
Plan de
formación
AR-FO-12
Ficha de
desarrollo de
inducción
AR-FO-14
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CÓDIGO: ARCP-01
DESCRIPCIÓN
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Ficha de Inducción. Posteriormente el
docente de apoyo verificará que todo
el personal nuevo haya recibido la
inducción, según las fechas definidas
en el POA.
4H
EJECUTAR PLAN DE
CAPACITACIÓN
5V
EFECTUAR
SEGUIMIENTO AL PLAN
DE INDUCCIÓN,
ENTRENAMIENTO Y
CAPACITACIÓN DEL
PERSONAL
6V
EFECTUAR
SEGUIMIENTO AL
DESEMPEÑO DEL
PERSONAL
Responsable
asignado
Rector
Rector
Para personal antiguo, la inducción se
realiza al inicio del año lectivo en la
semana institucional y se registra en
el formato Plan de formación en el
campo “Desarrollo de la Inducción y
Capacitación”, dejando soporte de las
evidencias generadas.
Se desarrollan las actividades de
capacitación programadas en el Plan
de Formación.
Se debe establecer la logística
requerida para el desarrollo de las
capacitaciones y coordinar con la
empresa y/o profesionales que
desarrollaran el espacio de formación,
los recursos y material requeridos.
Se
toma
asistencia
de
los
participantes en cada espacio de
capacitación e inducción y se solicitan
las
memorias
y
el
material
bibliográfico utilizado. De tal forma
que pueda ser utilizado en espacios
de capacitación posteriores.
En Comité de Calidad, se efectúa el
seguimiento a la ejecución de las
formaciones definidas para cada año
y se establece el impacto de dichas
formaciones en el personal que las
recibió
La aplicación de la evaluación de
desempeño del personal se formaliza
a
través
de
un
comunicado
institucional. Dicha comunicación se
socializa con el personal docente.
La evaluación de desempeño docente
se realiza previo a la finalización del
cuarto periodo académico y se
desarrolla en las siguientes etapas:
- Los docentes realizan una
autoevaluación de su desempeño,
con base en el formato Evaluación
Anual de Desempeño Laboral,
Plan de
formación
AR-FO-12
Acta comité de
calidad
FP-FO-01
Comunicado
Institucional
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
suministrado por el MEN (para Evaluación Anual
docentes del 1278) y con base en el de Desempeño
formato
de
Autoevaluación
de
Laboral
Docentes,
suministrado
por
la
Institución (para docentes del 2277).
La valoración dada por los docentes
en su autoevaluación, debe estar
apoyada por las diferentes evidencias
que la soporten.
- La autoevaluación se constituye en
la base para la retroalimentación al Autoevaluación
desempeño, por parte del Rector.
de docentes
Dicha retroalimentación se apoya en
AR-FO-09
los resultados del acompañamiento
permanente y el concepto generado
por estudiantes, padres de familia y
coordinadores.
La evaluación de desempeño se hace
tipo conversatorio y se llega a un
consenso, respecto a la valoración Consolidado de
dada
por
el
docente
y
la
desempeño
retroalimentación del Rector.
docente
Dado el consenso, se genera el plan
AR – FO 15
de
mejoramiento
personal
y
profesional y se firma por las partes
como evidencia de su notificación al
docente evaluado.
- Posteriormente se registran los
resultados de las evaluaciones de
desempeño del personal en el
Consolidado de desempeño docente
Comparativo
el cual alimenta las valoraciones de
individual de
cada competencia evaluada del
desempeño
comparativo individual de desempeño
AR – FO 15
del cual se extracta la información
para realizar el seguimiento al plan de
mejoramiento personal y profesional.
- Finalizado el primer semestre o en el
momento que se requiera, se realiza
un
seguimiento
al
plan
de
mejoramiento del personal,
y se
plasma dicho seguimiento en el
Anexo de la Evaluación Anual de
Desempeño Laboral.
Aquellas personas contratadas por
outsourcing, como secretarias y
bibliotecaria, entre otros; deben ser
evaluadas según los parámetros de
sus empleadores.
DESCRIPCIÓN
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
7V
8A
ACTIVIDAD
VERIFICAR EFICACIA
DE LA INDUCCIÓN Y
CAPACITACIÓN
GENERAR ACCIONES
DE MEJORAMIENTO
RESPONSABLE
CÓDIGO: ARCP-01
DESCRIPCIÓN
La determinación de eficacia de las
formaciones se genera a partir del
impacto de las mismas en el
desempeño del personal, la gestión
de los procesos y la prestación del
Comité de
servicio educativo y se evalúa con
Calidad
base en los métodos definidos en el
formato plan de formación en el
campo “Desarrollo de la inducción y
Capacitación”,
generando
las
evidencias correspondientes.
Cuando se generan necesidades de
mejoramiento o no conformidades en
la gestión del proceso, se generan las
Líder del proceso
acciones
de
mejoramiento
correspondientes, según lo establece
el proceso de Gestión de Mejoras.
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Plan de
formación
AR-FO-12
Evidencias de
eficacia
Acciones de
Mejora
EM-FO-01
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
4.3 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1P
PLANIFICAR
INVENTARIOS
2H
IDENTIFICAR
CONDICIONES DE
AMBIENTE FÍSICO DE
TRABAJO
Rector
3H
IDENTIFICAR
NECESIDADES DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y
CORRECTIVO
Rector
Rector
DESCRIPCIÓN
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Cuando ingresa un mueble o equipo a
la Institución, el rector notifica al
encargado del inventario para que
sea incluido en el inventario
institucional y simultáneamente se
reporta a Bienes del Municipio,
Oficio
formalizándolo a través de un oficio,
en el cual se relaciona el tipo de bien
Inventario
y la compra o donación, adjuntando
Institucional
la factura para el caso de las
AR-FO-11
compras.
Iniciando el año lectivo, se entrega a
Relación de
cada docente y responsable de
Inventario
dependencias
la
relación
de
AR-FO-05
inventario, para que confronte los
muebles, equipos y enseres que
tendrá a su cargo, identificando el
estado de los mismos.
Una vez confrontado el inventario, se
aprueba
y
se
formaliza
la
responsabilidad frente a los mismos
en el formato Relación de Inventario.
Se establecen los criterios mínimos
requeridos para el ambiente físico en
cada
uno
de
los
espacios
institucionales y se socializan.
Finalizando el año lectivo, el
responsable de cada aula o
Guía de
dependencia, evalúa el cumplimiento Ambiente Físico
de los criterios de ambiente físico e
de Trabajo
identifica necesidades que puedan
AR-GU-01
ser intervenidas desde el plan de
mantenimiento.
Reporta a rectoría las necesidades
para ser tenidas en cuenta en el plan
de mantenimiento.
Finalizando el año lectivo, se
identifican
las
necesidades
de Solicitud General
mantenimiento preventivo, generadas
AR-FO-06
a partir del diagnostico de ambiente
de trabajo y las frecuencias de
Plan de
mantenimiento
definidas
en
el Mantenimiento
Inventario Institucional.
General
Se priorizan dichas necesidades,
AR-FO-04
según la disponibilidad presupuestal y
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
4H
5H
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PRESERVAR DE
MUEBLES Y EQUIPOS
EJECUTAR
MANTENIMIENTOS
PREVENTIVOS Y
CORRECTIVOS
Responsable del
Mantenimiento
CÓDIGO: ARCP-01
DESCRIPCIÓN
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
se programan en el Plan de
Mantenimiento Institucional.
Cuando se presentan necesidades de
mantenimiento correctivo, estas se
reportan a la rectoría a través del
formato Solicitud General, quien
verifica la disponibilidad presupuestal
para atender dicha necesidad.
Cuando no se
disponga
del
presupuesto
para
atender
la
necesidad, se debe establecer la
prioridad para el momento que se
cuente de los recursos.
Cuando los mantenimientos son
efectuados
por
entidades
municipales, como Obras Públicas y
la Secretaría de Educación, la
programación y ejecución de dichos
mantenimientos estará a cargo de las
mismas. Como son: Acueducto,
alcantarillado,
comunicaciones,
conectividad,
servicios
técnicos
infraestructura,
instalaciones
eléctricas, entre otras.
Cuando se disponga de muebles o
equipos
que
requieran
ser
Matriz de
almacenados, este debe hacerse con
Preservación de
base en las condiciones definidas en
insumos y
el Anexo 2:
Condiciones
de
suministros.
Preservación
de insumos
y
suministros.
Se intervienen las necesidades de
mantenimiento, según el Plan de
Mantenimiento
Institucional,
previendo los recursos requeridos
para su ejecución.
Cuando el mantenimiento debe
Plan de
efectuarse por personal técnico
Mantenimiento
especializado, se debe hacer la
General
contratación según lo establece el
AR-FO-04
procedimiento de compras.
La ejecución de los mantenimientos
Solicitud General
preventivos, se relacionan en el
AR-FO-06
formato Plan de Mantenimiento, para
su seguimiento posterior.
La ejecución de los mantenimientos
correctivos se relacionan en el
formato Solicitud general, en “Estado
de Atención”
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
Nº
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CÓDIGO: ARCP-01
DESCRIPCIÓN
VERSIÓN: 4
DOCUMENTOS.
Y/O REGISTRO
Cuando se identifiquen muebles y/o
equipos en condiciones inadecuadas
para su uso, se da de baja,
oficializándolo ante Bienes del
Municipio.
En el momento que ingrese un equipo
Inventario y
ELABORAR/ACTUALIZA
al inventario, se debe generar la hoja
Responsable del
Hojas de Vida de
6H R HOJAS DE VIDA DE
de vida respectiva, con la información
equipo.
Equipos
LOS EQUIPOS
de especificación técnica. Así mismo,
AR-FO-03
se actualiza la hoja de vida en el
momento
que
se
realice
un
mantenimiento
preventivo
o
correctivo.
Dicha actualización debe hacerla el
responsable del equipo.
Finalizado el año lectivo, previo a la
finalización de la jornada laboral, el
personal
responsable
de
dependencias o aulas, debe hacer
entrega del inventario que tiene a su
Relación de
VERIFICAR EL ESTADO
cargo.
Inventario
DE LOS INVENTARIOS
Coordinadora de
7V
La Coordinadora de Convivencia
AR-FO-05
AL MOMENTO DE LA
Convivencia
verifica el estado y las cantidades de
ENTREGA
bienes que fueron entregados al inicio
del año y relaciona el estado de la
entrega en el formato Relación de
Inventario y generar el paz y salvo
correspondiente.
Finalizado el mantenimiento, la
persona responsable verifica el
Plan de
VERIFICAR LA EFICACIA
estado del mismo y si con este se Mantenimiento
DE LOS
logró atender la necesidad.
General
8V MANTENIMIENTOS
Rector /delegado Lo reporta al rector para el control de
AR-FO-04
CORRECTIVOS Y
eficacia en el Plan de Mantenimiento
PREVENTIVO
Institucional.
Solicitud General
AR-FO-06
9A
GENERAR ACCIONES
DE MEJORAMIENTO
Cuando se generan necesidades de
mejoramiento o no conformidades en
la gestión del proceso, se generan las
Líder del proceso
acciones
de
mejoramiento
correspondientes, según lo establece
el proceso de Gestión de Mejoras.
Acciones de
Mejora
EM-FO-01
CÓDIGO: ARCP-01
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
VERSIÓN: 4
5. ARCHIVO DE REGISTROS
IDENTIFICACION
Código
Nombre
ALMACENAMIENTO
Responsable de
Almacenamiento
FP-FO-01
Acta de
Consejo
Directivo
Secretaria
No aplica
Acuerdo
Consejo
Directivo
Secretaria
Relación de
necesidades
de recursos
Secretaria
No aplica
Resolución
rectoral
Secretaria
No aplica
Presupuesto
Rector
No aplica
PAC
Rector
AR-FO-13
AR-FO-06
Solicitud
General
Secretaria
No aplica
Formato
Básico
Secretaria
No aplica
Seguimiento y
Evaluación al
Desempeño
Proveedores
Rector
AD-FO-01
Base de datos
proveedores
Rector
No aplica
Contrato de
Prestación de
Servicios
Secretaria
Lugar
Secretaría Académica/
Archivo # 01 / Modulo
No 4/ Carpeta Actas
Consejo Directivo
Secretaría Académica/
Archivo # 01 / Modulo
No 4/Carpeta
Acuerdos Consejo
Directivo
Docente orientador /
Archivo # 1/ Carpeta
Relación de
Necesidades
Secretaría Académica/
Archivo # 01 / Modulo
No 4/ Carpeta Actas
Consejo Directivo
Secretaría Académica/
Archivo # 01 / Modulo
No 4/Carpeta informes
contables
Secretaría Académica/
Archivo # 01 / Modulo
No 4/Carpeta informes
contables
Coordinación de
calidad Archivo #01 /
Carpeta Solicitudes
Generales
Secretaria general/ PC
/ escritorio / carpeta de
registros del SGC/
Carpeta de formatos
básicos
Rectoría / PC /
Carpeta Registros
SGC / Carpeta
Administración de
Recursos
Rectoría / PC /
Carpeta Registros
SGC / Carpeta
Administración de
Recursos
Secretaría Académica/
Archivo # 01 / Modulo
No 4/ Carpeta de
Cada Contrato
Celebrado
Forma
Acceso
G
R
X
Físico
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
2 años
Se destruye
2 años
Se destruye
2 años
Se destruye
X
Físico
Físico
X
Físico
X
2 años
Carpeta de
obsoletos
Físico
X
2 años
Carpeta de
obsoletos
Físico
X
2 años
Carpeta de
obsoletos
2 años
Se destruye
Físico
X
Electrónico
X
2 años
Se destruye
Electrónico
X
Permanente
N.A
Electrónico
X
Permanente
N.A
Físico
X
Durante la
vigencia
Se destruye
CÓDIGO: ARCP-01
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
IDENTIFICACION
Código
Nombre
ALMACENAMIENTO
Responsable de
Almacenamiento
No aplica
Acta de
Terminación y
Recibo a
Satisfacción
Secretaria
No aplica
Inventario de
Suministros
Coordinadora
AR-FO-10
Control de
Consumos
Coordinadora
No aplica
Informe de
Rendición de
cuentas
Secretaría
Lugar
Secretaría general /
PC / escritorio/ carpeta
de registros del SGC/
acta de terminación y
recibo a satisfacción.
Coordinación
Académica / Archivo #
01/ Gaveta 02/
Carpeta Control de
Consumos
Coordinación
Académica/ Archivo
#01/ Gaveta 02/
Carpeta Control de
Consumos
Secretaría Académica/
Archivo # 01 / Modulo
No 4/ Carpeta
Rendición de cuentas
Forma
Acceso
G
Electrónico
R
X
VERSIÓN: 4
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
Durante la
vigencia
Se elimina
2 años
Se destruye
2 años
Se destruye
2 años
Se destruye
2 años
Se destruye
2 años
Se destruye
X
Físico
Físico
X
X
Físico
TALENTO HUMANO
AR-FO-12
Plan de
Inducción y
Capacitación
AR-FO-02
Desarrollo de
la Inducción y
Capacitación
AR-FO-07
Hoja de vida
de personal
No aplica
Evaluación
Anual de
Desempeño
AR-FO-09
Autoevaluació
n de Docente
AR-FO-15
Consolidado
de desempeño
docente
AR-FO-15
Comparativo
individual de
desempeño
Rectoría / PC /
Carpeta Registros
Rector
SGC / Carpeta
Administración de
Recursos
Coordinación de
calidad / Archivo # 01 /
Coordinadora
Carpeta Evidencias de
Capacitación
Secretaria Académica
Rector
/ PC/ Carpeta de Hoja
de Vidas docentes
Coordinación
Académica / Archivo #
Secretaria
02 / Carpeta de
Docente DR1278
Coordinación
Académica / Archivo #
Secretaria
01 / Gaveta 03/
Carpeta de Cada
Docente DR 2277
Coordinación de
calidad/ PC/ Carpeta
Coordinación de
Registros SGC /
calidad
carpeta talento
humano
Coordinación de
calidad/ PC/ Carpeta
Coordinación de
Registros SGC /
calidad
carpeta talento
humano
Electrónico
Físico
X
X
Virtual
X
Permanente
N.A
Físico
X
3 años
Carpeta de
obsoletos
3 años
Carpeta de
obsoletos
X
Físico
Electrónico
X
3 años
Carpeta de
obsoletos
Electrónico
X
3 años
Carpeta de
obsoletos
CÓDIGO: ARCP-01
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
IDENTIFICACION
Código
Nombre
ALMACENAMIENTO
Responsable de
Almacenamiento
Lugar
Forma
Acceso
G
R
VERSIÓN: 4
Tiempo de
Retención
Disposición
Final
INFRAESTRUCTURA
AR-FO-11
Inventario
Institucional
AR-FO-05
Relación de
Inventario
AR-FO-04
Plan de
Mantenimiento
General
AR-FO-03
Inventario y
Hoja de Vida
de Equipos
EM-FO-01
Acciones de
Mejora
Rectoría / PC /
Carpeta Registros
Rector
SGC / Carpeta
Administración de
Recursos
Coordinación de
Calidad/Archivo # 1 /
Rector
Carpeta relación de
inventarios
Coordinación de
calidad / PC / Carpeta
Registros SGC /
Rector
Carpeta
Administración de
Recursos
Rectoría / PC /
Carpeta Registros
Responsable de
SGC / Carpeta
equipos
Administración de
Recursos
Coordinación
de
Líder del
calidad/ PC / escritorio
proceso de
/ carpetas de registros
evaluación y
del SGC/ “Acciones de
mejoras
mejora”
Electrónico
Físico
X
X
Permanente
N.A
2 años
N.A
Electrónico
X
2 años
Se destruye
Electrónico
X
Durante uso
del equipo
Se destruye
2 años
Se destruye
Electrónica
X
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
ANEXO 1: CONTROLES A PROCESOS CONTRATADOS EXTERNAMENTE
Proceso
Parte Externa
Direccionamiento Asesoría
Estratégico
SGC
Infraestructura
Comunidad
Descripción de la
Participación
Genera
un
acompañamiento y
al
orientación para la
gestión eficaz de los
procesos y el SGC.
Servicio
de
mantenimiento
y
reparación técnica,
Proveedores
que apoye la labor
de
Servicio de infraestructura,
Técnico
desde
los
mantenimientos
preventivos
y
correctivo.
Tienda escolar
Presta el servicio de
alimentación
a
estudiantes
y
empleados
Controles
- Competencia del profesional o
empresa prestadora del servicio.
- Evaluación del servicio, de cara a los
resultados y beneficios obtenidos
por el SGC y la prestación del
servicio educativo.
- Seguimiento al cumplimiento de
compromisos adquiridos.
- Presentación de informes periódicos,
con la relación de la gestión
realizada (cuando sean requeridos).
- Competencia del profesional o
empresa prestadora del servicio.
- Verificación del servicio prestado, de
cara
a
los
mantenimientos
realizados.
- Seguimiento al cumplimiento de
compromisos adquiridos.
- Presentación de informes, con la
relación de la labor realizada (cuando
sean requeridos).
- Registro sanitario propio y de
proveedores activos, actualizado
periódicamente.
- Condiciones de almacenamiento y
manipulación de alimentos.
- Prestación del servicio, con agilidad
y amabilidad.
- Condiciones de salubridad del
espacio físico utilizado.
- Precios de los productos ofrecidos,
respecto al mercado
- Criterios de revisión establecidos
por la secretaria de salud o ente
encargado del registro sanitario
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
CÓDIGO: ARCP-01
VERSIÓN: 4
NOTA: Los resultados de los controles definidos, deben retroalimentar las
evaluaciones de desempeño de los proveedores.
ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS
INSUMOS
PAPELERIA
MATERIAL
DIDÁCTICO
INSUMOS DE
ASEO
IDENTIFICACIÓN
CÓDIGO: ARCP-01
LUGAR DE
ALMACENAMIENTO
VERSIÓN: 4
PROTECCIÓN
Almacenamiento en
lugares secos y libres
Rotulación con el
Coordinación Académica
de humedad
nombre del insumo
(solo
rector
y
coordinadoras)
Almacenamiento en
lugares secos.
Rotulación con el Biblioteca, Bibliobancos y El material no debe
nombre del material
aulas especializadas.
estar arrumado.
Acceso
restringido
(solo coordinadoras)
Almacenamiento en
lugares secos
Rotulación con el Bodega
Servicios
Acceso
restringido
nombre del insumo
Generales
(solo
personal
servicios generales)
ANEXO 2 CONDICIONES PARA LA PRESERVACIÓN DE INSUMOS