COLEGIO PEQUEÑOS BILINGÜES Por la Excelencia, la calidad y la humanización de la educación ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: AR-CP-01 VERSIÓN: 4 1. CARACTERIZACIÓN OBJETIVO: RESPONSABLE: Administrar los recursos de manera eficiente y eficaz, garantizando el buen uso de los mismos en pro de la prestación del servicio educativo. Rector/a INDICADORES: ALCANCE: Ejecución presupuestal Nivel de desempeño del personal Ejecución del plan de mantenimiento general Aplica para el suministro de recursos, mantenimiento de instalaciones y equipos y desempeño del personal. Abarca desde la definición de lineamientos para la gestión de recursos, hasta la verificación de su eficacia. Incluye el mejoramiento del proceso. PARTICIPANTES: FACTORES CLAVES DE ÉXITO: - Identificación clara y oportuna de necesidades de recursos. - Relación de mutuo beneficio con proveedores. - Criterios de selección y seguimiento de proveedores claramente definidos. - Revisión permanente del estado de las instalaciones y equipos. - Perfiles de cargo establecidos. - Apoyo del equipo de profesionales de la Secretaría de Educación, para la formalización de procesos de contratación. ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Consejo Directivo, Líderes de procesos, Coordinador(a) Convivencia, Coordinadora Académica, Secretaria Académica, Docentes. Externos; Contador, Tesorero, Técnico Operativo, Abogado, asesores externos, técnicos. Entidades Externas: Secretaría Educación, Obras Públicas, Bienes y Servicios, Contraloría. PROVEEDORES ENTRADAS Todos los procesos del SGC Necesidades de recursos Municipio Bucaramanga Directrices de contratación de Fondos Servicios Educativos. Donaciones Partes Interesadas de - Definir lineamientos para la gestión de recursos Recursos suministrados - Identificar recursos Instalaciones equipos condiciones adecuadas necesidades del - Suministrar recursos requeridos para el SGC y la prestación del servicio - Efectuar mantenimientos requeridos para el SGC y la prestación del servicio - Asegurar la competencia del personal requerido para el SGC la prestación del servicio (personal interno y externo). - Verificar la eficacia en la gestión de recursos - Generar proceso mejoramiento del Personal desempeño adecuado Todos los procesos del SGC y en con Informes contables Informe de gestión de recursos Acciones mejora de Entidades de control (Municipio de Bucaramanga) Comunidad educativa Evaluación y mejora de la gestión ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 RECURSOS REQUISITOS CONTROLES DOCUMENTOS -Talento Humano: Participantes del proceso. -Tecnológicos: Equipo de cómputo, Equipos audiovisuales, servicio de internet, página web -Físico: Archivadores, papelería, muebles y enseres, oficina, sala de reuniones, almacén. Ley: Ley 715/01, art 10 a 14; Ley 115/94, art 184; Decreto 4791/08. - Cumplimiento de compromisos de proveedores - Cumplimiento de requerimientos de la compra. - Ejecución presupuestal - Ejecución del plan de compras - Programa de mantenimiento - Control de inventarios - Cumplimiento de perfiles de cargo. - Desempeño del personal. - Caracterización Administración de Recursos - Guía de Criterios de Ambiente Físico de Trabajo - Procedimiento para la contratación por selección abreviada - Guía 31 MEN - Guía 10 MEN Norma ISO 9001: 6.2, 6.3, 7.4, 8.2.3, 8.4, 8.5 VERSIÓN: 4 REGISTROS Compras - Acta de Consejo Directivo - Relación de necesidades de recursos - Acuerdo Consejo Directivo - Resolución de Transferencias Presupuestales - Presupuesto - PAC - Resolución Rectoral - Solicitud General - Formato Básico - Cotizaciones - Seguimiento y Evaluación al Desempeño de Proveedores - Base de datos proveedores - Contrato de Prestación de Servicios - Acta de Terminación y Recibo a Satisfacción - Inventario de Suministros - Control de Consumos - Rendición de Cuentas - Notificación al proveedor - Plan de Inducción y Capacitación Talento Humano - Perfiles de cargo - Plan de inducción y capacitación - Hoja de vida del personal - Desarrollo de la Inducción y Capacitación - Resolución Rectoral ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 - Evaluación Anual de Desempeño docente - Autoevaluación Docente - Consolidado de desempeño docente - Comparativo desempeño individual Infraestructura Oficio - Inventario Institucional - Relación de Inventario - Guía de ambiente físico de trabajo - Solicitud General - Plan de Mantenimiento General - Inventario y Hojas de Vida de Equipos - Acciones de mejora ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 2. DEFINICIONES Cotización: Consulta efectuada a varios proveedores acerca del valor de un producto o servicio requerido Compra: Adquirir por dinero la propiedad de un objeto. Insumo, Suministro, Materiales, Equipos y Servicios: Son los recursos que se requieren para la gestión interna y la prestación del servicio. Desempeño del Proveedor: Estado del proveedor frente al cumplimiento de requisitos establecidos por la Institución en la relación comercial. Proveedores Activos: Aquellos que, luego de la evaluación de desempeño del proveedor, quedan en categoría Confiable o Muy Confiable Usuarios del SGC: Toda persona que participa en los procesos. 3. CONDICIONES GENERALES GESTIÓN HUMANA: La Comisión Nacional del Estado Civil tiene definidos parámetros para la selección docente, a través del concurso convocatoria docente y directivo docente (régimen 1278). El Acuerdo 051 de 2009, de la Comisión Nacional del Servicio Civil, establece los requerimientos de educación para el personal docente y directivo docente. La selección de secretarias académicas y bibliotecarias, está a cargo de la empresa contratista definida por la Secretaría de Educación. Por lo tanto, la competencia básica requerida para el desempeño en los cargos descritos, la capacitación y evaluación de su desempeño, es realizada directamente por dicha entidad. COMPRAS: Los proveedores con los cuales la institución venía trabajando al momento de la implementación del S.G.C., se consideran en categoría confiable y su permanencia como proveedores activos dependerá de los resultados de la evaluación de desempeño del proveedor. Cuando no se realizan compras a un proveedor, en un periodo mayor a dos años, este queda inactivo y para reactivarlo requerirá de nueva evaluación inicial, antes de realizar una compra. Cuando no se realizan compras a un proveedor, entre la última evaluación y la fecha de la próxima evaluación, según la base de datos de proveedores, ésta se aplicará a partir de la siguiente compra que se realice. Cuando se requiera insumos de forma inmediata, se puede realizar la compra a cualquier proveedor, siempre y cuando tenga la debida autorización del Rector La Evaluación de desempeño del proveedor, es el resultado de las evaluaciones efectuadas por cada compra realizada durante el periodo, cuya valoración se registra en el formato Seguimiento y Evaluación a ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 Proveedores. Los criterios de calificación de proveedores son: Calidad: Cuando cumple totalmente especificaciones y requerimientos. Cumplimiento: Cuando la entrega del producto o prestación del servicio es completa y oportuna. Disponibilidad: Cuando posee todos los recursos requeridos o presta el servicio inmediatamente. Servicio: Asistencia, amabilidad y oportunidad al momento de la solicitud Garantía: Corresponde al servicio postventa, entendido como asistencia técnica, respuesta ágil o respaldo de la compra, ante características del producto /servicio que no correspondan con los requerimientos de la misma. La calificación asignada se da en una escala de 1 a 5; 1: Nunca - 2: Raras veces - 3: Algunas veces - 4:Casi siempre - 5:Siempre Los servicios especiales subcontratados (asesorías, capacitaciones, entre otros), son evaluados como proveedores. De acuerdo con los resultados arrojados por la evaluación de desempeño, se procede a decidir si el proveedor continúa suministrando los productos o servicios solicitados, es decir, se califica como Muy Confiable, Confiable o descartado. Para llegar a ésta clasificación se tabula la evaluación y se califica de la siguiente manera: Valoraciones >=85% Entre 70% y 84% <69% Categoría de Proveedor Muy Confiable Confiable Descartado Si el proveedor obtiene la categoría de ‘Descartado’, inmediatamente queda inactivo para prestar servicios a la Institución. Cuando la compra se realiza directamente desde Secretaria de Educación, no aplica el procedimiento de compras, ya que la institución no interviene en el proceso de selección y verificación de documentación de proveedores. INFRAESTRUCTURA La responsabilidad frente a las condiciones de mantenimiento en las instalaciones es de todos los usuarios del SGC. Las necesidades de mantenimiento identificadas deberán ser priorizadas, teniendo en cuenta aquellas que estén afectando algún componente de la prestación del servicio. El tratamiento de necesidades de mantenimiento está sujeto a la disponibilidad de recursos físicos, humanos y económicos requeridos. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 4.1 PROCEDIMIENTO COMPRAS Nº 1P 2P ACTIVIDAD ESTABLECER LINEAMIENTOS DE COMPRAS Y CELEBRACIÓN DE CONTRATOS PLANIFICAR EL PROYECTO ANUAL DEL PRESUPUESTO (FSE) RESPONSABLE Municipio de Itagüí Consejo Directivo DESCRIPCIÓN La Secretaria de Educación establece los lineamientos para las compras por parte de las instituciones educativas, bien sea por contratación directa o menor cuantía. Dichos lineamientos son socializados con el personal directivo docente para Acta de Consejo su implementación (Ver Directivo Procedimiento para la Contratación FP-FO-01 Por Selección Abreviada). Adicionalmente, en reunión de Consejo Directivo se definen lineamientos institucionales que complementen los establecidos por el M/pio y se requieran para fortalecer la gestión de compras. Se establecen las fuentes de ingresos que recibirá la institución en el transcurso del año, generados desde los recursos de gratuidad, Conpes, servicios institucionales como cafetería, fotocopiadora y certificados. Finalizando el año lectivo, se solicita a líderes de proceso, coordinadores y jefes de área el listado de necesidades de recursos requeridas para el año lectivo siguiente y se relacionan en el formato de Relación de Necesidades de Recursos. Rector DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Dichas necesidades surgen de: proyectos, funcionamiento institucional, formación del personal y requerimientos para la prestación del servicio, generados desde el plan de mejoramiento institucional. Se elabora el presupuesto con los recursos que ingresan al Fondo de Servicios Educativos (FSE) y para ello, se utiliza el formato de presupuesto establecido por la Secretaría de Educación Municipal Se presenta ante el Consejo Directivo para su aprobación y se publica para Relación de necesidades de recursos AD-FO-13 Acta de Aprobación del Consejo Directivo FP-FO-01 Acuerdo Consejo Directivo Resolución de Transferencias Presupuestales Presupuesto ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CÓDIGO: ARCP-01 DESCRIPCIÓN VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO el conocimiento de la Comunidad Educativa, según lo establecido en la Matriz de Comunicaciones. Todo traslado o adición al presupuesto es aprobado a través de acuerdo del Consejo Directivo. Finalmente, el presupuesto aprobado se entrega al departamento de contabilidad de la Secretaria de Educación Municipal 3P ESTABLECER PLAN ANUAL DE CAJA (PAC) 4H REALIZAR SOLICITUDES DE COMPRA 5H APROBAR COMPRAS 6H SOLICITAR COTIZACIONES Y SELECCIONAR PROVEEDOR Se hace la distribución del presupuesto para ser ejecutado en el Rector transcurso del año lectivo. Se oficializa mediante resolución rectoral Cuando se presente la necesidad de recursos para el funcionamiento institucional y la prestación del servicio, que no hayan sido identificadas al momento de la Quien identifique la elaboración del presupuesto, se hace necesidad a través de solicitud a Rectoría, en el formato Solicitud General. Las necesidades deben estar acorde con los diferentes rubros del presupuesto y lo establecido en el Plan Anual de Compras. Para la aprobación de las compras, se debe solicitar la información de disponibilidad presupuestal ante contabilidad del Municipio. Se justifica ante el ente de control la compra que se va a efectuar, notificando a la Secretaría de Rector Educación Municipal a través del Formato Básico Cuando las compras sean superiores al monto definido por el Consejo Directivo, deben ser aprobadas por esta instancia. En caso contrario es el Rector quien aprueba directamente la compra. Para asegurar la transparencia en la selección de proveedores, desde las Rector cotizaciones o propuestas Secretaria presentadas, se generan condiciones mínimas para la contratación y se PAC Resolución Rectoral Solicitud General AR-FO-06 Formato Básico Cotizaciones Seguimiento y Evaluación al ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº 7H ACTIVIDAD EFECTUAR COMPRAS, CELEBRAR CONTRATOS, SUSCRIBIR LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS Y ORDENAR LOS GASTOS DEL FSE RESPONSABLE Rector CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO ponen a disposición de los Desempeño de proveedores interesados. Proveedores Se requiere mínimo de dos Base de datos cotizaciones para establecer el proveedores proveedor que cumpla los AR-FO-01 requerimientos para la compra. Toda cotización se debe hacer a empresas que se encuentren legalmente constituidas. Se someten los proveedores, desde las cotizaciones respectivas, a la selección para determinar aquel que cumpla los criterios de selección establecidos en el formato Seguimiento y Evaluación al Desempeño de Proveedores y las condiciones mínimas definidas para la contratación. En caso de seleccionar un proveedor nuevo, se hace la evaluación inicial para definir si éste califica como proveedor confiable. Es decir, cumple los requerimientos de la Institución para el suministro requerido. Un proveedor nuevo es confiable cuando los resultados de la evaluación inicial son superiores al 70%. En este caso, se incorpora en la base de Datos de Proveedores, registrando la información suministrada por este. Con base en la información de proveedores seleccionados, se genera la Base de Datos de Proveedores, la cual servirá como referente para posteriores compras institucionales. La formalización de la compra del producto/servicio, ante la Secretaría de Educación, se hace a través del Formato Básico Formato Básico, de acuerdo a las cuantías que establece la Ley 80 y el Contrato de Decreto 4791 de 2008. Prestación de El contrato se realiza con el apoyo de Servicios contabilidad y jurídica de la Secretaría de Educación DESCRIPCIÓN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CÓDIGO: ARCP-01 DESCRIPCIÓN Verificar que el producto adquirido o el servicio prestado cumplan con las especificaciones dadas al momento de la solicitud. 8H RECIBIR Y VERIFICAR EL PRODUCTO/SERVICIO Se debe generar el recibido a satisfacción de las compras de productos y servicios. Para los servicios, se utiliza el formato de Acta de Terminación y Recibo a Satisfacción establecido por la Secretaría de Educación. Para productos, se utiliza el formato de Recibido a Satisfacción institucional Rector / Delegado 9H 10V EVALUAR PROVEEDORES Los insumos o suministros recibidos se almacenan según lo establecido en el Anexo 2: Preservación de Insumos y Suministros y se actualiza el Inventario de Suministros Almacenista DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Acta de Terminación y Recibo a Satisfacción Recibido a Satisfacción Cuando éste no cumpla las especificaciones, se almacena y se identifica como PRODUCTO NO CONFORME, se procede a efectuar la devolución, en caso de productos o la reclamación, en caso de servicios. Cada que se reciba un producto o preste un servicio, se efectúa seguimiento al proveedor, desde los criterios definidos, y se relaciona en el formato Seguimiento y Evaluación al Desempeño de Proveedores, identificando la compra desde el número de factura. ALMACENAR Y SUMINISTRAR RECURSOS VERSIÓN: 4 La distribución de insumos se da al momento que estos sean requeridos por el personal y se controla a través del formato Control de Consumos. Los resultados del seguimiento y control efectuado a los proveedores externos que afecten la conformidad, deben ser reportados para retroalimentar la evaluación de desempeño. La evaluación de los proveedores se hace con base en los criterios de Seguimiento y Evaluación al Desempeño de Proveedores Inventario de Suministros Control de Consumos AR-FO-10 Matriz de Preservación de Insumos y Suministros Seguimiento y Evaluación al Desempeño de Proveedores Evidencia de Notificación al Proveedor ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO DESCRIPCIÓN desempeño establecidos en Seguimiento y Evaluación Desempeño de Proveedores. el al Se efectúa la retroalimentación solo a aquellos proveedores que se les haya comprado el año anterior y se les efectúe la primera compra en el año en curso. Dicha retroalimentación se hará con base en los resultados de las evaluaciones de desempeño realizadas por las compras efectuadas durante el periodo evaluado. Se notifica a los proveedores de manera verbal, vía fax o correo electrónico y se deja constancia de la notificación. PRESENTAR INFORME DE EJECUCIÓN 11V PRESUPUESTAL AL ENTE REGULADOR 12A GENERAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO Mensualmente se hace la rendición de cuentas de las compras efectuadas durante el periodo. La rendición de cuentas se presenta según los lineamientos establecidos Rector por la Contraloría del Mpio de Itagüí (www.contraloriadeitagui.gov.co/rendi ciondecuentas), según la Guía de Rendición de Formatos. El informe de ejecución presupuesta se debe publicar en un lugar visible Cuando se generan necesidades de mejoramiento o no conformidades en la gestión del proceso, se generan las acciones de mejoramiento Líder del proceso correspondientes, según lo establece el proceso de Gestión de Mejoras. Rendición de Cuentas Acciones de Mejora EM-FO-01 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 4.2 PROCEDIMIENTO TALENTO HUMANO Nº 1P 2V 3P ACTIVIDAD RESPONSABLE ESTABLECER PERFILES Rector DE CARGO DETERMINAR CUMPLIMIENTO DE PERFILES DE CARGO IDENTIFICAR NECESIDADES DE FORMACIÓN Rector Rector Secretaría de Educación DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Se identifican los cargos requeridos para la prestación del servicio y se establecen los requerimientos institucionales para un adecuado desempeño del personal. Los perfiles se contruyen desde parámetros nacionales e institucionales, descritos desde la Perfiles de cargo educación, formación, habilidades, AR-GU-02 experiencia y responsabilidades adquiridas, según el cargo a desempeñar. Posteriormente se socializa con el personal su perfil de cargo, con el fin de que conozca los requerimientos institucionales frente a su desempeño. Cuando ingrese a la institución personal interno docentes y directivos, se debe verificar el cumplimiento del perfil de cargo, y en caso contrario establecer las formaciones u otras acciones que aseguren su adecuado desempeño. Cuando ingrese a la Institución personal externo para apoyo administrativo (secretari@s, auxiliares, bibliotecari@s, entre otros); se debe verificar la idoneidad de la persona para atender de manera satisfactoria los requerimientos del cargo, desde el perfil establecido. En caso que la persona no cumpla los requerimientos propios del cargo, debe notificarse por escrito a la instancia respectiva de la Secretaría de Educación y/o al contratista, según corresponda, para que se efectúen las acciones requeridas de su parte. La institución identifica las necesidades de capacitación del personal; teniendo como referencia los requerimientos del perfil de cargo, Carpeta de empleados Notificación a contratista Plan de Formación AR-F0-12 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE Municipal CÓDIGO: ARCP-01 DESCRIPCIÓN VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO y la evaluación y seguimiento al desempeño. Las necesidades de capacitación, tanto aquellas definidas por la Secretaria de Educación, como las establecidas por la Institución, se plasman en el Plan de formación, según su pertinencia y disponibilidad presupuestal. La Secretaría de Educación del Municipio establece espacios de formación, encaminados principalmente a fortalecer las áreas. Las formaciones propuestas por la Secretaría, se apoyan en los lineamientos dados por el MEN y su programación y desarrollo se dan directamente por esta entidad, sin que la institución tenga ninguna participación. *Sólo se programarán aquellas capacitaciones definidas por Secretaría de Educación, que respondan a una estructura de formación y no encuentros esporádicos. 4H REALIZAR INDUCCIÓN AL PERSONAL La eficacia de la formación se debe evidenciar en la institución educativa. Deben planificarse, en el Plan de Formación, los espacios de inducción y capacitación requeridos para lograr la contextualización del personal en el ambiente institucional. La inducción al personal nuevo y antiguo se realiza iniciando el año lectivo o al momento que se vincule personal nuevo a la Institución. Para personal nuevo, la inducción se realiza con base en el protocolo Equipo Directivo establecido en la Ficha de Desarrollo de Inducción y se realizará en forma general o individual según se requiera, programando por parte del docente de apoyo al proceso, las fechas en que se trabajará con cada una de las personas involucradas en la actividad (rector, coordinadores, secretaria, líder de calidad, entre otros), notificándolo al nuevo empleado mediante la entrega de la Hoja de vida de personal AR-FO-07 Plan de formación AR-FO-12 Ficha de desarrollo de inducción AR-FO-14 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CÓDIGO: ARCP-01 DESCRIPCIÓN VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Ficha de Inducción. Posteriormente el docente de apoyo verificará que todo el personal nuevo haya recibido la inducción, según las fechas definidas en el POA. 4H EJECUTAR PLAN DE CAPACITACIÓN 5V EFECTUAR SEGUIMIENTO AL PLAN DE INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL 6V EFECTUAR SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DEL PERSONAL Responsable asignado Rector Rector Para personal antiguo, la inducción se realiza al inicio del año lectivo en la semana institucional y se registra en el formato Plan de formación en el campo “Desarrollo de la Inducción y Capacitación”, dejando soporte de las evidencias generadas. Se desarrollan las actividades de capacitación programadas en el Plan de Formación. Se debe establecer la logística requerida para el desarrollo de las capacitaciones y coordinar con la empresa y/o profesionales que desarrollaran el espacio de formación, los recursos y material requeridos. Se toma asistencia de los participantes en cada espacio de capacitación e inducción y se solicitan las memorias y el material bibliográfico utilizado. De tal forma que pueda ser utilizado en espacios de capacitación posteriores. En Comité de Calidad, se efectúa el seguimiento a la ejecución de las formaciones definidas para cada año y se establece el impacto de dichas formaciones en el personal que las recibió La aplicación de la evaluación de desempeño del personal se formaliza a través de un comunicado institucional. Dicha comunicación se socializa con el personal docente. La evaluación de desempeño docente se realiza previo a la finalización del cuarto periodo académico y se desarrolla en las siguientes etapas: - Los docentes realizan una autoevaluación de su desempeño, con base en el formato Evaluación Anual de Desempeño Laboral, Plan de formación AR-FO-12 Acta comité de calidad FP-FO-01 Comunicado Institucional ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO suministrado por el MEN (para Evaluación Anual docentes del 1278) y con base en el de Desempeño formato de Autoevaluación de Laboral Docentes, suministrado por la Institución (para docentes del 2277). La valoración dada por los docentes en su autoevaluación, debe estar apoyada por las diferentes evidencias que la soporten. - La autoevaluación se constituye en la base para la retroalimentación al Autoevaluación desempeño, por parte del Rector. de docentes Dicha retroalimentación se apoya en AR-FO-09 los resultados del acompañamiento permanente y el concepto generado por estudiantes, padres de familia y coordinadores. La evaluación de desempeño se hace tipo conversatorio y se llega a un consenso, respecto a la valoración Consolidado de dada por el docente y la desempeño retroalimentación del Rector. docente Dado el consenso, se genera el plan AR – FO 15 de mejoramiento personal y profesional y se firma por las partes como evidencia de su notificación al docente evaluado. - Posteriormente se registran los resultados de las evaluaciones de desempeño del personal en el Consolidado de desempeño docente Comparativo el cual alimenta las valoraciones de individual de cada competencia evaluada del desempeño comparativo individual de desempeño AR – FO 15 del cual se extracta la información para realizar el seguimiento al plan de mejoramiento personal y profesional. - Finalizado el primer semestre o en el momento que se requiera, se realiza un seguimiento al plan de mejoramiento del personal, y se plasma dicho seguimiento en el Anexo de la Evaluación Anual de Desempeño Laboral. Aquellas personas contratadas por outsourcing, como secretarias y bibliotecaria, entre otros; deben ser evaluadas según los parámetros de sus empleadores. DESCRIPCIÓN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº 7V 8A ACTIVIDAD VERIFICAR EFICACIA DE LA INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN GENERAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE CÓDIGO: ARCP-01 DESCRIPCIÓN La determinación de eficacia de las formaciones se genera a partir del impacto de las mismas en el desempeño del personal, la gestión de los procesos y la prestación del Comité de servicio educativo y se evalúa con Calidad base en los métodos definidos en el formato plan de formación en el campo “Desarrollo de la inducción y Capacitación”, generando las evidencias correspondientes. Cuando se generan necesidades de mejoramiento o no conformidades en la gestión del proceso, se generan las Líder del proceso acciones de mejoramiento correspondientes, según lo establece el proceso de Gestión de Mejoras. VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Plan de formación AR-FO-12 Evidencias de eficacia Acciones de Mejora EM-FO-01 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 4.3 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1P PLANIFICAR INVENTARIOS 2H IDENTIFICAR CONDICIONES DE AMBIENTE FÍSICO DE TRABAJO Rector 3H IDENTIFICAR NECESIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO Rector Rector DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Cuando ingresa un mueble o equipo a la Institución, el rector notifica al encargado del inventario para que sea incluido en el inventario institucional y simultáneamente se reporta a Bienes del Municipio, Oficio formalizándolo a través de un oficio, en el cual se relaciona el tipo de bien Inventario y la compra o donación, adjuntando Institucional la factura para el caso de las AR-FO-11 compras. Iniciando el año lectivo, se entrega a Relación de cada docente y responsable de Inventario dependencias la relación de AR-FO-05 inventario, para que confronte los muebles, equipos y enseres que tendrá a su cargo, identificando el estado de los mismos. Una vez confrontado el inventario, se aprueba y se formaliza la responsabilidad frente a los mismos en el formato Relación de Inventario. Se establecen los criterios mínimos requeridos para el ambiente físico en cada uno de los espacios institucionales y se socializan. Finalizando el año lectivo, el responsable de cada aula o Guía de dependencia, evalúa el cumplimiento Ambiente Físico de los criterios de ambiente físico e de Trabajo identifica necesidades que puedan AR-GU-01 ser intervenidas desde el plan de mantenimiento. Reporta a rectoría las necesidades para ser tenidas en cuenta en el plan de mantenimiento. Finalizando el año lectivo, se identifican las necesidades de Solicitud General mantenimiento preventivo, generadas AR-FO-06 a partir del diagnostico de ambiente de trabajo y las frecuencias de Plan de mantenimiento definidas en el Mantenimiento Inventario Institucional. General Se priorizan dichas necesidades, AR-FO-04 según la disponibilidad presupuestal y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº 4H 5H ACTIVIDAD RESPONSABLE PRESERVAR DE MUEBLES Y EQUIPOS EJECUTAR MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS Responsable del Mantenimiento CÓDIGO: ARCP-01 DESCRIPCIÓN VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO se programan en el Plan de Mantenimiento Institucional. Cuando se presentan necesidades de mantenimiento correctivo, estas se reportan a la rectoría a través del formato Solicitud General, quien verifica la disponibilidad presupuestal para atender dicha necesidad. Cuando no se disponga del presupuesto para atender la necesidad, se debe establecer la prioridad para el momento que se cuente de los recursos. Cuando los mantenimientos son efectuados por entidades municipales, como Obras Públicas y la Secretaría de Educación, la programación y ejecución de dichos mantenimientos estará a cargo de las mismas. Como son: Acueducto, alcantarillado, comunicaciones, conectividad, servicios técnicos infraestructura, instalaciones eléctricas, entre otras. Cuando se disponga de muebles o equipos que requieran ser Matriz de almacenados, este debe hacerse con Preservación de base en las condiciones definidas en insumos y el Anexo 2: Condiciones de suministros. Preservación de insumos y suministros. Se intervienen las necesidades de mantenimiento, según el Plan de Mantenimiento Institucional, previendo los recursos requeridos para su ejecución. Cuando el mantenimiento debe Plan de efectuarse por personal técnico Mantenimiento especializado, se debe hacer la General contratación según lo establece el AR-FO-04 procedimiento de compras. La ejecución de los mantenimientos Solicitud General preventivos, se relacionan en el AR-FO-06 formato Plan de Mantenimiento, para su seguimiento posterior. La ejecución de los mantenimientos correctivos se relacionan en el formato Solicitud general, en “Estado de Atención” ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CÓDIGO: ARCP-01 DESCRIPCIÓN VERSIÓN: 4 DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Cuando se identifiquen muebles y/o equipos en condiciones inadecuadas para su uso, se da de baja, oficializándolo ante Bienes del Municipio. En el momento que ingrese un equipo Inventario y ELABORAR/ACTUALIZA al inventario, se debe generar la hoja Responsable del Hojas de Vida de 6H R HOJAS DE VIDA DE de vida respectiva, con la información equipo. Equipos LOS EQUIPOS de especificación técnica. Así mismo, AR-FO-03 se actualiza la hoja de vida en el momento que se realice un mantenimiento preventivo o correctivo. Dicha actualización debe hacerla el responsable del equipo. Finalizado el año lectivo, previo a la finalización de la jornada laboral, el personal responsable de dependencias o aulas, debe hacer entrega del inventario que tiene a su Relación de VERIFICAR EL ESTADO cargo. Inventario DE LOS INVENTARIOS Coordinadora de 7V La Coordinadora de Convivencia AR-FO-05 AL MOMENTO DE LA Convivencia verifica el estado y las cantidades de ENTREGA bienes que fueron entregados al inicio del año y relaciona el estado de la entrega en el formato Relación de Inventario y generar el paz y salvo correspondiente. Finalizado el mantenimiento, la persona responsable verifica el Plan de VERIFICAR LA EFICACIA estado del mismo y si con este se Mantenimiento DE LOS logró atender la necesidad. General 8V MANTENIMIENTOS Rector /delegado Lo reporta al rector para el control de AR-FO-04 CORRECTIVOS Y eficacia en el Plan de Mantenimiento PREVENTIVO Institucional. Solicitud General AR-FO-06 9A GENERAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO Cuando se generan necesidades de mejoramiento o no conformidades en la gestión del proceso, se generan las Líder del proceso acciones de mejoramiento correspondientes, según lo establece el proceso de Gestión de Mejoras. Acciones de Mejora EM-FO-01 CÓDIGO: ARCP-01 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS VERSIÓN: 4 5. ARCHIVO DE REGISTROS IDENTIFICACION Código Nombre ALMACENAMIENTO Responsable de Almacenamiento FP-FO-01 Acta de Consejo Directivo Secretaria No aplica Acuerdo Consejo Directivo Secretaria Relación de necesidades de recursos Secretaria No aplica Resolución rectoral Secretaria No aplica Presupuesto Rector No aplica PAC Rector AR-FO-13 AR-FO-06 Solicitud General Secretaria No aplica Formato Básico Secretaria No aplica Seguimiento y Evaluación al Desempeño Proveedores Rector AD-FO-01 Base de datos proveedores Rector No aplica Contrato de Prestación de Servicios Secretaria Lugar Secretaría Académica/ Archivo # 01 / Modulo No 4/ Carpeta Actas Consejo Directivo Secretaría Académica/ Archivo # 01 / Modulo No 4/Carpeta Acuerdos Consejo Directivo Docente orientador / Archivo # 1/ Carpeta Relación de Necesidades Secretaría Académica/ Archivo # 01 / Modulo No 4/ Carpeta Actas Consejo Directivo Secretaría Académica/ Archivo # 01 / Modulo No 4/Carpeta informes contables Secretaría Académica/ Archivo # 01 / Modulo No 4/Carpeta informes contables Coordinación de calidad Archivo #01 / Carpeta Solicitudes Generales Secretaria general/ PC / escritorio / carpeta de registros del SGC/ Carpeta de formatos básicos Rectoría / PC / Carpeta Registros SGC / Carpeta Administración de Recursos Rectoría / PC / Carpeta Registros SGC / Carpeta Administración de Recursos Secretaría Académica/ Archivo # 01 / Modulo No 4/ Carpeta de Cada Contrato Celebrado Forma Acceso G R X Físico Tiempo de Retención Disposición Final 2 años Se destruye 2 años Se destruye 2 años Se destruye X Físico Físico X Físico X 2 años Carpeta de obsoletos Físico X 2 años Carpeta de obsoletos Físico X 2 años Carpeta de obsoletos 2 años Se destruye Físico X Electrónico X 2 años Se destruye Electrónico X Permanente N.A Electrónico X Permanente N.A Físico X Durante la vigencia Se destruye CÓDIGO: ARCP-01 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS IDENTIFICACION Código Nombre ALMACENAMIENTO Responsable de Almacenamiento No aplica Acta de Terminación y Recibo a Satisfacción Secretaria No aplica Inventario de Suministros Coordinadora AR-FO-10 Control de Consumos Coordinadora No aplica Informe de Rendición de cuentas Secretaría Lugar Secretaría general / PC / escritorio/ carpeta de registros del SGC/ acta de terminación y recibo a satisfacción. Coordinación Académica / Archivo # 01/ Gaveta 02/ Carpeta Control de Consumos Coordinación Académica/ Archivo #01/ Gaveta 02/ Carpeta Control de Consumos Secretaría Académica/ Archivo # 01 / Modulo No 4/ Carpeta Rendición de cuentas Forma Acceso G Electrónico R X VERSIÓN: 4 Tiempo de Retención Disposición Final Durante la vigencia Se elimina 2 años Se destruye 2 años Se destruye 2 años Se destruye 2 años Se destruye 2 años Se destruye X Físico Físico X X Físico TALENTO HUMANO AR-FO-12 Plan de Inducción y Capacitación AR-FO-02 Desarrollo de la Inducción y Capacitación AR-FO-07 Hoja de vida de personal No aplica Evaluación Anual de Desempeño AR-FO-09 Autoevaluació n de Docente AR-FO-15 Consolidado de desempeño docente AR-FO-15 Comparativo individual de desempeño Rectoría / PC / Carpeta Registros Rector SGC / Carpeta Administración de Recursos Coordinación de calidad / Archivo # 01 / Coordinadora Carpeta Evidencias de Capacitación Secretaria Académica Rector / PC/ Carpeta de Hoja de Vidas docentes Coordinación Académica / Archivo # Secretaria 02 / Carpeta de Docente DR1278 Coordinación Académica / Archivo # Secretaria 01 / Gaveta 03/ Carpeta de Cada Docente DR 2277 Coordinación de calidad/ PC/ Carpeta Coordinación de Registros SGC / calidad carpeta talento humano Coordinación de calidad/ PC/ Carpeta Coordinación de Registros SGC / calidad carpeta talento humano Electrónico Físico X X Virtual X Permanente N.A Físico X 3 años Carpeta de obsoletos 3 años Carpeta de obsoletos X Físico Electrónico X 3 años Carpeta de obsoletos Electrónico X 3 años Carpeta de obsoletos CÓDIGO: ARCP-01 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS IDENTIFICACION Código Nombre ALMACENAMIENTO Responsable de Almacenamiento Lugar Forma Acceso G R VERSIÓN: 4 Tiempo de Retención Disposición Final INFRAESTRUCTURA AR-FO-11 Inventario Institucional AR-FO-05 Relación de Inventario AR-FO-04 Plan de Mantenimiento General AR-FO-03 Inventario y Hoja de Vida de Equipos EM-FO-01 Acciones de Mejora Rectoría / PC / Carpeta Registros Rector SGC / Carpeta Administración de Recursos Coordinación de Calidad/Archivo # 1 / Rector Carpeta relación de inventarios Coordinación de calidad / PC / Carpeta Registros SGC / Rector Carpeta Administración de Recursos Rectoría / PC / Carpeta Registros Responsable de SGC / Carpeta equipos Administración de Recursos Coordinación de Líder del calidad/ PC / escritorio proceso de / carpetas de registros evaluación y del SGC/ “Acciones de mejoras mejora” Electrónico Físico X X Permanente N.A 2 años N.A Electrónico X 2 años Se destruye Electrónico X Durante uso del equipo Se destruye 2 años Se destruye Electrónica X ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 ANEXO 1: CONTROLES A PROCESOS CONTRATADOS EXTERNAMENTE Proceso Parte Externa Direccionamiento Asesoría Estratégico SGC Infraestructura Comunidad Descripción de la Participación Genera un acompañamiento y al orientación para la gestión eficaz de los procesos y el SGC. Servicio de mantenimiento y reparación técnica, Proveedores que apoye la labor de Servicio de infraestructura, Técnico desde los mantenimientos preventivos y correctivo. Tienda escolar Presta el servicio de alimentación a estudiantes y empleados Controles - Competencia del profesional o empresa prestadora del servicio. - Evaluación del servicio, de cara a los resultados y beneficios obtenidos por el SGC y la prestación del servicio educativo. - Seguimiento al cumplimiento de compromisos adquiridos. - Presentación de informes periódicos, con la relación de la gestión realizada (cuando sean requeridos). - Competencia del profesional o empresa prestadora del servicio. - Verificación del servicio prestado, de cara a los mantenimientos realizados. - Seguimiento al cumplimiento de compromisos adquiridos. - Presentación de informes, con la relación de la labor realizada (cuando sean requeridos). - Registro sanitario propio y de proveedores activos, actualizado periódicamente. - Condiciones de almacenamiento y manipulación de alimentos. - Prestación del servicio, con agilidad y amabilidad. - Condiciones de salubridad del espacio físico utilizado. - Precios de los productos ofrecidos, respecto al mercado - Criterios de revisión establecidos por la secretaria de salud o ente encargado del registro sanitario ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS CÓDIGO: ARCP-01 VERSIÓN: 4 NOTA: Los resultados de los controles definidos, deben retroalimentar las evaluaciones de desempeño de los proveedores. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS INSUMOS PAPELERIA MATERIAL DIDÁCTICO INSUMOS DE ASEO IDENTIFICACIÓN CÓDIGO: ARCP-01 LUGAR DE ALMACENAMIENTO VERSIÓN: 4 PROTECCIÓN Almacenamiento en lugares secos y libres Rotulación con el Coordinación Académica de humedad nombre del insumo (solo rector y coordinadoras) Almacenamiento en lugares secos. Rotulación con el Biblioteca, Bibliobancos y El material no debe nombre del material aulas especializadas. estar arrumado. Acceso restringido (solo coordinadoras) Almacenamiento en lugares secos Rotulación con el Bodega Servicios Acceso restringido nombre del insumo Generales (solo personal servicios generales) ANEXO 2 CONDICIONES PARA LA PRESERVACIÓN DE INSUMOS