Inventario de materia prima
(Cobre y aluminio)
Edgar Ramón Loya Maldonado
2859131
Lic. Rosa Margarita Orozco González
Líder del proyecto
Sr. Oscar Bernardo Leal Cuevas
Asesor del proyecto
Guadalupe, N.L. a 24 de abril del 2019
Índice
Agradecimientos
Resumen Ejecutivo
Introducción…………………………………………………………………………………… 1
Acta de constitución del proyecto………………………………………………………… 2
Propósito o justificación del proyecto……………………………………………………… 2
Fecha inicio del proyecto.............................................................................................. 2
Fecha final del proyecto................................................................................................ 2
Duración del proyecto................................................................................................... 2
Presupuesto.................................................................................................................. 2
Patrocinador.................................................................................................................. 3
Director del proyecto y nivel de autoridad..................................................................... 3
Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito relacionados……………………... 3
Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites……………………………………… 3
Supuestos y restricciones............................................................................................. 3
Riesgos de alto nivel..................................................................................................... 4
Requisitos de alto nivel................................................................................................. 4
Cronograma de hitos..................................................................................................... 4
Entregables................................................................................................................... 4
Lista de interesados...................................................................................................... 5
Personas que autorizan el acta de constitución............................................................ 5
Identificación de los interesados................................................................................. 5
Interesados................................................................................................................... 5
Clasificación de los interesados.................................................................................... 6
Planifica Gestión de los interesados........................................................................... 6
Niveles de participación deseado y actual de los interesados clave............................ 6
Alcance e impacto del cambio para los interesados.................................................... 7
Interrelaciones y posible superposición entre los interesados..................................... 7
Requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto….... 7
Información para distribuir entre los interesados.......................................................... 8
Motivo para la distribución de dicha información.......................................................... 8
Plazo y frecuencia para la distribución de la información............................................. 8
Método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados........................ 8
Entradas y herramientas utilizadas para desarrollar el acta de constitución
e identificación de interesados..................................................................................... 9
Línea base de alcance................................................................................................... 9
Definición de los requisitos que tiene el proyecto......................................................... 9
Definición de las restricciones del proyecto.................................................................. 10
Definición de los supuestos y dependencias.................................................................10
Alcance del proyecto......................................................................................................11
Enunciado del alcance del proyecto.............................................................................. 11
Creación de la estructura de desglose de trabajo (EDT)............................................ 11
Estructura de desglose de trabajo (EDT)...................................................................... 11
Diccionario del EDT....................................................................................................... 12
Línea base del tiempo
Listado de al menos 10 actividades a realizar en el proyecto seleccionado................. 12
Cronograma del proyecto.............................................................................................. 13
Línea base del costo...................................................................................................... 14
Establecimiento del plan de gestión de costos...............................................................14
Entradas y herramientas utilizadas para crear el alcance, tiempo y costos...............14
Establecimiento del plan de calidad............................................................................. 14
Requerimientos..............................................................................................................15
Sistema de gestión de calidad.......................................................................................15
Límites del proceso....................................................................................................... 15
Tabla del equipo del proyecto....................................................................................... 15
Organigrama del proyecto............................................................................................. 16
Plan de Comunicaciones............................................................................................... 16
Qué se tiene que comunicar..........................................................................................16
Porque se tiene que comunicar..................................................................................... 16
Personas o grupos que recibirán la información........................................................... 16
Método para comunicarse............................................................................................. 17
Responsable de iniciar la comunicación....................................................................... 17
Frecuencia con la que se debe realizar la comunicación.............................................. 17
Proceso de escalamientos............................................................................................ 17
Métodos para actualizar................................................................................................ 17
Glosario......................................................................................................................... 17
Diagramas de flujo de la información............................................................................ 18
Restricciones................................................................................................................. 18
Entradas y herramientas utilizadas para crear el plan de calidad, recursos
humanos y comunicaciones......................................................................................... 18
Plan de los riesgos del proyecto.................................................................................. 19
Identificación de cinco riesgos del proyecto.................................................................. 20
Análisis cualitativo de riesgos....................................................................................... 20
Análisis cuantitativo de riesgos..................................................................................... 20
Reserva de dinero planeada para cubrir los posibles riesgos.......................................
Plan de respuesta a los riesgos.................................................................................... 20
Plan de las adquisiciones.............................................................................................. 21
Tipos de contratos......................................................................................................... 21
Gestión de riesgos.........................................................................................................21
Gestión de proveedores................................................................................................ 21
Coordinación y Manejo de las adquisiciones................................................................ 21
Restricciones y supuestos............................................................................................ 21
Manejo de plazos y fechas de contratos....................................................................... 21
Garantías...................................................................................................................... 21
Gestión de vendedores…………………………………………………………………....... 21
Métricas......................................................................................................................... 21
Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones........................................................... 21
Documentos de las adquisiciones................................................................................ 22
Criterios de selección de proveedores......................................................................... 22
Decisiones de hacer o comprar.................................................................................... 22
Solicitudes de cambio................................................................................................... 22
Entradas y herramientas utilizadas para crear el plan de riesgos
y adquisiciones.............................................................................................................. 22
Bloque I.......................................................................................................................... 23
Bloque II......................................................................................................................... 34
Bloque III........................................................................................................................ 43
Carta de la empresa...................................................................................................... 46
Conclusiones y áreas de oportunidad…………………………………………………… 47
Anexos........................................................................................................................... 48





Formatos A1, A1b, A2, A3
Bitácoras
Seguimiento de actividades
Autoevaluación
Evaluación del Asesor
Agradecimientos
Primeramente a Dios por otorgarme los dones necesarios para el desarrollo personal y
profesional durante la planeación, implementación, desarrollo y control de este proyecto.
A mis padres por todo el esfuerzo y apoyo incondicional en todas mis decisiones tanto
personales como profesionales a lo largo de toda mi vida. Por haberme criado y forjado
con su ejemplo. No hay palabras exactas para describir mi agradecimiento y amor por los
dos.
A mi novia, Luisa Rentería por su incondicional apoyo, siempre a mi lado para darme la
paz y tranquilidad para sacar lo mejor de mí para cumplir este y todos los objetivos que
hemos compartido a lo largo de nuestra realción.
A mi maestra, la Lic. Rosa Margarita Orozco González por su dedicación y entrega durante
todo el desarrollo del proyecto, por haber encontrado su vocación como docente y estar
disponible para nuestras dudas todos los días y a cualquier horario.
A mis compañeros de clase, con quienes compartimos ideas y experiencias para lograr
cumplir con el objetivo del tetramestre empresarial. Espero poder seguir compartiendo
aprendizajes con ustedes para llegar a la meta de esta carrera.
Por ultimo a la empresa que me ha brindado la confianza y oportunidad de crecer
profesionalmente y académicamente, Transformadores TREES, Oscar B. Leal C. e ing.
Oscar M. Leal G. quienes han estado detrás de este proyecto incondicionalmente.
Resumen Ejecutivo
El proyecto de Inventario de Materia Prima (Cobre y Aluminio), surge de la necesidad de
contar con una base de datos en la que se encontraran todos los materiales existentes y
un estimado en peso con la finalidad de agilizar los procesos de compra, cotización y
fabricación.
Contar con un inventario de materiales beneficia las finanzas de la empresa detectando
tendencias de falta de material. De manera que se pueden programar compras por
adelantado evitando así el incremento de precio en este tipo de materiales metálicos.
Al área de ventas, incrementa la veracidad de sus cotizaciones, ya que la información está
disponible en todo momento. Así podrá consultar la base de datos y saber si se cuenta o
no con el material en planta para su producción o tendrá que proponer un tiempo de
entrega más largo para solicitar el material a un proveedor.
Al área de producción, contará con toda la gama de materiales disponibles y un estimado
en peso para elegir así los materiales más indicados para llevar a cabo las ordenes de
trabajo.
Anteriormente la empresa no contaba con ningún tipo de inventario, por lo que la mayoría
de los departamentos de la empresa se vieron beneficiados con la implementación de este
proyecto.
El área de compras no podía anticipar el incremento de precios en los metales ya que no
contaba con información de faltantes o sobreabastecimiento. Las solicitudes de compra
eran enviadas por departamento de producción y no estaban fundamentadas en ningún
documento. Ahora se cuenta con la base datos en la que podemos elegir los materiales
que serán utilizados en cada orden de trabajo y las requisiciones de compra están
fundamentadas en la base de datos.
Dicho documento es actualizado cada vez que una orden de trabajo es procesada. El
operador es responsable de indicar en la orden de trabajo los materiales que utilizó y
cuanto producto utilizó, esta información es entregada al área de control del proyecto para
su análisis y actualizar el documento, posteriormente esta información es revisada por el
área de dirección y compras para la toma de decisiones de adquisición de materiales.
El documento es una hoja de cálculo en la cual, se muestran todos los materiales y sus
características principales, principalmente muestra el peso disponible de cada material, la
fecha y peso en que se utilizó, así como la fecha y peso que se adquirió más materia.
Introducción
Transformadores TREES, S. A. de C.V. es una empresa 100% mexicana, con una amplia
experiencia en fabricación de transformadores desde hace más de 20 años soportada
por una ingeniería dedicada a la tecnología y eficacia de sus productos.
Actualmente en la empresa no se cuenta algún tipo de sistema de manejo de inventario,
la única información que se tiene está basada en las facturas de compra, de venta y
cuentas por pagar. La compra de materiales se realiza a petición de los usuarios cuando
reciben una orden de trabajo, lo cual ha causado incremento en el tiempo de fabricación
de los productos generando disgusto de algunos de los clientes por la demora o tiempo
de espera.
La finalidad de este proyecto es crear un sistema de manejo y control de inventario, el
cual permita tener acceso a una hoja de cálculo en la que se muestre el inventario
existente, mostrándolo ordenado por peso estimado, esto permitirá reducir desabastos,
evitar incrementos inesperados en los precios y disminuir totalmente las inconformidades
de los clientes.
En el proyecto participaran además de la Dirección, los departamentos de embobinado,
compras y ventas, ya que requiere información de los materiales en existencia, un
histórico de materiales utilizados para formar una base de materiales más utilizados para
tomarlos como indispensables y capacitación del personal.
No se requerirá de inversión para la implementación de este proyecto ya que no se
requiere de ninguna instalación o contratación de personal externo. Se realizará dentro
del horario de trabajo establecido.
Para realizar este proyecto es necesario realizar un conteo general de materiales en el
departamento de embobinado identificándolos por medidas y pesos existentes, para ello
instalaremos la báscula que tenemos sin uso en nuestras oficinas. Una vez recabada
esta información diseñaremos una hoja de cálculo en la que se describan estos datos y
podamos poco a poco comparar con las compras y ventas realizadas para que nos arroje
un peso existente estimado considerando que existen variaciones y así finalmente contar
con un libro de inventario de material existente y utilizarlo en orden cronológico y
descriptivo.
1
Acta de constitución del proyecto
Propósito o justificación del proyecto
El proyecto surge debido a que actualmente en la empresa no se cuenta con un sistema
de control de inventarios, no se sabe con cual material se cuenta, si hay o no en
existencia, por lo que solamente se compra material a solicitud de los colaboradores
cuando reciben la orden de trabajo, generando múltiples situaciones como: que no tenga
en existencia el proveedor, que el proveedor incremente el precio o tarde en entregar la
materia prima, también que se compre material de más debido a que hay en existencia
en la empresa. Todo esto genera inconformidad en los clientes puesto que se retrasa la
entrega o se le incrementa el precio sin previo aviso, recibiendo una mala atención al
cliente.
El principal beneficio que se obtendrá con la implementación del proyecto es evitar el
paro de la producción por falta de material, evitar gastos excesivos al comprar material
innecesariamente, mejorar los tiempos de entrega, contar con indicadores para comprar
materiales que van a ser necesarios a futuro y evitar incrementos en los costos, ya que
los materiales como el cobre y aluminio sufren cambios semanalmente, si evitamos
dichos incrementos, la utilidad será mayor para la empresa.
Fecha inicio del proyecto
Se inicia el proyecto el día 6 de noviembre de 2018, fecha en que inicia la planeación de
este.
Fecha final del proyecto
Se espera finalizar el proyecto y tener resultados de este el día 24 de abril de 2019.
Duración del proyecto
Se tiene planeado que el proyecto completo tenga una duración de 5 meses.
Presupuesto
Para este proyecto se contará con material disponible en planta para la instalación de
una báscula en el departamento de embobinado. Computadoras y licencias de Office con
las que ya cuenta la empresa.
2
Patrocinador
Dirección general: Sr. Oscar Bernardo Leal Cuevas
Director del proyecto y nivel de autoridad
Dirección general: Sr. Oscar Bernardo Leal Cuevas
Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito relacionados
Al final del proyecto se deberá contar con un inventario de materia prima y
estandarización de soleras para ahorro de espacio y mejor rendimiento en la utilidad de
las ventas gracias al adelanto de solicitudes de compra previo al incremento de costos.
Además, se disminuirán las inconformidades de los clientes, brindándoles un mejor
servicio y entrega oportuna.
Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites
Se espera que con la implementación del proyecto se cuente con un control de inventario
que permita conocer exactamente las cantidades de material existen en la empresa, de
ser así este proyecto podría implementarse en el resto de los materiales utilizados en
nuestros procesos.
Límites
Este proyecto está limitado a realizarse en el plazo establecido y solo inventariarse cierta
línea de materiales.
Supuestos y restricciones
Se supone que al contar con un inventario se tendrá mejor control del material existente,
lo cual ayudará a tener una mejor producción, entregas oportunas, ahorro de gasto de
material innecesario y mejor atención a los clientes.
La restricción de este proceso tiene su principio en el entendido de que se está tratando
de pesos ideales y quizá no sean los reales, solamente aproximados, pero serán
suficientes para calcular si tenemos material suficiente o tendremos que adquirir más
materiales.
3
Riesgos de alto nivel
El riesgo que se pudiese presentar es que el personal tenga una idea errónea de este
proyecto y crean que se está creando para detectar fugas de material, lo cual podría
producir descontento entre el personal y generar un desagradable clima organizacional.
Por lo que se sugiere que antes de comenzar este proyecto el personal debe estar
informado del porque se está realizando el proyecto, así como su finalidad del mismo.
Requisitos de alto nivel
Para catalogar el proyecto como benefactor para la operación, deberemos contar con un
libro y hojas de cálculo en las cuales tengamos un acercamiento a los pesos reales
existentes y utilizados en nuestra planta. Con ello podremos calcular ahorros en nuestras
compras realizadas comparando el precio adquirido en el momento de la compra con el
precio del material en el momento de su requerimiento en planta para alguna fabricación.
Cronograma de hitos
Actividades
Clasificación de materiales existentes
Etiquetado de materiales
Asignación de área
Acondicionamiento del área
Pesaje de Materiales de Aluminio
Pesaje de Materiales de Cobre
Creación de base de datos (Hoja de cálculo)
Implementación y Control
Fecha inicio
22 de diciembre de 2018
22 de diciembre de 2018
22 de diciembre de 2018
22 de diciembre de 2018
26 de diciembre de 2018
31 de diciembre de 2018
26 de diciembre de 2018
7 de enero de 2019
Entregables
Al final de la planificación del proyecto se deberá contar con un libro de cálculo
electrónico que deberá ser actualizado diariamente conforme se utilice material de cobre
o aluminio. Esto servirá para la toma de decisiones a corto plazo para la compra de estos
materiales y así evitar el incremento en sus costos.
4
Lista de interesados
Sra. Norma Irene Garza Reyes.
Sr. Oscar Bernardo Leal Cuevas.
Sr. Baldemar Gerardo Arenas González.
Sr. Edgar Ramón Loya Maldonado.
Personas que autorizan el acta de constitución
Sr. Oscar Bernardo Leal Cuevas, director de la empresa
Identificación de los interesados
Nombre de la empresa: Transformadores TREES, S.A. de C.V.
Dirección: Calle Profesor Humberto Ramos Lozano #200, colonia Crispín Treviño,
C.P. 67190, Guadalupe, N.L.
Interesados
Nombre
Puesto en la organización
Área
Rol en el proyecto
Teléfono de la empresa
Número de celular
Correo
Norma Irene Garza Reyes
Recursos Humanos
Compras
Apoyo con historiales de compra
83-60-80-80
8112550691
administración@trees.mx
Nombre
Puesto en la organización
Área
Rol en el proyecto
Teléfono de la empresa
Número de celular
Correo
Oscar Bernardo Leal Cuevas
Director General
Gerencia
Director
83-60-80-80
8110365114
ventas@trees.mx
5
Nombre
Puesto en la organización
Área
Rol en el proyecto
Teléfono de la empresa
Número de celular
Correo
Sr. Baldemar Gerardo Arenas González.
Supervisor
Embobinado
Pesaje
83-60-80-80
8184625445
Nombre
Puesto en la organización
Área
Rol en el proyecto
Teléfono de la empresa
Número de celular
Correo
Edgar Ramón Loya Maldonado
Ventas
Ventas
Responsable de inventario
83-60-80-80
8110365114
ventas@trees.mx
Clasificación de los interesados
Clasificación de
interesados
Inicio
Planeación
Implementación
Revisión
Seguimiento
Control
Sr. Baldemar
Gerardo Arenas
González.
X
Srta. Norma
Irene Garza
Reyes.
X
X
X
X
X
X
X
X
Sr. Oscar
Bernardo Leal
Cuevas.
X
X
X
X
X
X
Alumno Edgar
Ramón Loya
Maldonado
X
X
X
X
X
X
Planifica la gestión de los interesados
Nivel de participación deseado y actual de los interesados clave

Sr. Oscar Bernardo Leal Cuevas, es el director general de la empresa, estará al
pendiente de los materiales utilizados para autorizar compras y evitar desabastos
consultando las listas de costos de dichos materiales y aumentar la utilidad de las
ventas o ajustar la lista de precios de nuestros productos.
6

Sr. Baldemar Gerardo Arenas Rodríguez, actualmente desempeña el cargo de
supervisor en el área de embobinado, será el encargado de reportar el peso del
material utilizado.

Sra. Norma Irene Garza Reyes, actualmente ocupa el puesto de secretaria
general, será la encargada de ratificar los datos del material comprado
recientemente para el primer llenado del libro de inventario.

Alumno Edgar Ramón Loya, actualmente ocupa el puesto de vendedor en la
empresa será el encargado de llenar el libro de inventario y supervisar el material
existente
Alcance e impacto del cambio para los interesados
Para este proyecto la rotación de personal influirá solo en la experiencia de cada uno de
los participantes. Todos los movimientos en el material estarán debidamente
documentados. Solo es indispensable la autorización de compras del director general en
este caso el apoderado legal, Oscar Bernardo Leal Cuevas
Interrelaciones y posible superposición entre interesados que se hayan
identificado
El supervisor del departamento de embobinado entregará cada orden de trabajo
realizada con el dato del peso de cada material utilizado al departamento de ventas y,
este llenará el libro de inventario para autorización de nuevas compras de material al
departamento de dirección quien determinará la liste de los materiales que se deben
adquirir al departamento de compras.
Requisitos de comunicación de los interesados para la fase actual del proyecto
Toda la información referente a los movimientos en los materiales deberá ser por escrito
en cada orden de trabajo. Durante la implementación del proyecto, se revisará
mensualmente la existencia de los materiales inventariados.
7
Información para distribuir entre los interesados, incluidos el lenguaje, formato,
contenido y nivel de detalle
El departamento de embobinado reportará la información del peso en kilogramos de los
materiales utilizados en todas las ordenes de trabajo por escrito al departamento de
ventas para que este actualice el inventario diariamente en la hoja de cálculo y, este, a
su vez reportará al departamento de compras y dirección los materiales existentes y su
capacidad para gestionar adquisiciones nuevas de materiales.
Motivo para la distribución de dicha información y el impacto esperado en la
participación de los interesados
Para la implementación del proyecto es indispensable que la información del peso en
kilogramos fluya en el sentido mencionado ya que sin estos datos no se podrá actualizar
el inventario y por tanto, la información con la que se cuente en le hoja de cálculo, no
será de utilidad para prevenir desabastos.
La información es general y no es información sensible. Consiste en tipo de materiales,
su peso actual y anterior y en qué se ha utilizado
Plazo y frecuencia para la distribución de la información necesaria a los
interesados
Durante la implementación del proyecto, la información debe ser distribuida a los
interesados siempre que se finalice una orden de trabajo. No necesariamente se debe
actualizar diariamente, si durante una jornada no se utilizó el material.
El libro de inventario será actualizado diaria y semanalmente se entregará el reporte de
materiales faltantes al área de dirección y compras
Método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida que
avanza y se desarrolla el proyecto
Durante la implementación del proyecto, se realizará mensualmente, un análisis de los
materiales que han sido utilizados y en qué fueron utilizados para saber si es necesario
realizar ajustes a nuestros diseños o qué materiales podemos requerir a futuro y a largo
plazo.
8
La finalidad de este análisis mensual es hacer una comparación de los costos de cada
material adquirido según la fecha y el costo que tuvo, con el precio actual de cada uno
de ellos
Entradas y herramientas utilizadas para desarrollar el acta de constitución e
identificación de interesados
Entradas
• Caso de negocio
• Plan de gestión de beneficios
• Activos de los procesos de la
organización
Entradas
• Acta de constitución del
proyecto
• Plan para la dirección del
proyecto
Herramientas y Técnicas
• Juicio de expertos
• Recopilación de datos
• Habilidades interpersonales
y de equipo
Herramientas y Técnicas
• Recopilación de datos
• Análisis de datos
Salidas
Acta de constitución
del proyecto
Salidas
Identificación de
interesados
Línea base de alcance
Definición de los requisitos que tiene el proyecto (negocio, interesados, proyecto,
transición).
El proyecto requiere la participación del personal de los departamentos de embobinado,
compras y ventas. Se requiere capacitación del personal de dichos departamentos,
misma que será impartida por el asesor.
Así mismo, el proyecto requiere de herramental y materiales para su identificación y
clasificación.
9
Definición de las restricciones del proyecto
Se espera que la implementación del proyecto se realice en 4 meses, en los cuales se
realizará el inventario del almacén de los productos de cobre y aluminio, para lo cual se
realizara separación del material según las características establecidas por el asesor,
para posteriormente pesar y contar, finalizando con el establecimiento de un sistema de
manejo y control de inventario.
Restricciones
No se permitirá que el proyecto no cumpla con las especificaciones señaladas con
anterioridad, tales como:



Respetar el tiempo establecido.
No se autorizará presupuesto para el proyecto, se trabajará con los recursos de
la empresa.
Se realizará el inventario solo conforme a las indicaciones del asesor para
beneficio de la empresa.
Definición de los supuestos y dependencias
El proyecto da por hecho que se cuenta con papelería para la identificación de los
materiales, báscula, y personal capacitado para utilizarla. Por tanto, no están
contempladas dichas actividades dentro de las tareas.
Dependencias
Obligatorias


Primero se deberá separar los artículos a inventariar.
Se deberán pesar los artículos antes de separarlos y clasificarlos.
Discrecionales


No se realizará el pesaje de los artículos hasta que estén todos separados e
identificados.
No se inventariará ningún artículo hasta que este pesado y clasificado.
10
Alcance del proyecto
El proyecto tiene la finalidad crear un sistema de manejo y control de inventarios, el cual
permita proporcionar una visión de los materiales con los que se cuenta en el primer
tetramestre de su implementación será destinado a los materiales de cobre y aluminio.
Con la implementación del sistema de inventarios se espera evitar desabasto de
materiales, detención en la producción e incluso evitar aumento en el precio base del
producto debido a su fluctuación.
Criterios de aceptación
Al no contar con un historial para el control de desabastos de material o detenciones en
la producción, la hoja de cálculo será aceptable siempre y cuando después de su primer
mes de implementación se compruebe que detectaremos y evitaremos los conflictos
mencionados.
Entregables
Al final de la planificación del proyecto se deberá contar con un libro de cálculo
electrónico que deberá ser actualizado diariamente conforme se utilice material de cobre
o aluminio. Esto servirá para la toma de decisiones a corto plazo para la compra de estos
materiales y así evitar el incremento en sus costos.
Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Inventario de materiales
(Cobre y Aluminio)
Clasificación de
los materiales
Etiquetado de
materiales
Lugar
Acondicionar
área
Peso
Sistema de
Cómputo
Control
Pesar materiales
de aluminio
Crear una hoja
de cálculo
Elaborar Orden
de trabajo
Pesar materiales
de Cobre
Ingresar peso de
Aluminio
Pesar el
producto
terminado
Ingresar peso de
materiales de
Cobre
Actualizar la
hoja de cálculo
11
Diccionario EDT




Para la implementación, el proyecto se tendrá que realizar el proceso de
clasificación de materiales y su identificación por medio de etiquetas.
Se acondicionará un lugar en el departamento de embobinado para su
almacenamiento. Ya que se cuente con el área asignada, el siguiente paso del
proceso es el pesaje de los materiales, primeramente, el aluminio y después el
cobre.
A la par del pesaje, se creará la hoja de cálculo en dónde se ingresarán los
materiales, sus características y su existencia en peso.
El control se llevará cada que se termine una orden de trabajo, se pesará el
producto terminado, se reporta al departamento de ventas quien actualizará la
hoja de cálculo.
Línea base del tiempo
1. Clasificación de Materiales.
2. Etiquetado de Materiales.
3. Asignar área para Almacén y Báscula.
4. Acondicionamiento y limpieza del lugar para almacenar los materiales.
5. Iniciar con el pesaje de los materiales de Aluminio.
6. Pesaje de los materiales de Cobre.
7. Creación de la hoja de cálculo
8. Ingresar los diferentes tipos de materiales
9. Ingresar los datos recabados
10. Elaborar una Orden de Trabajo posterior a una Orden de Compra
11. Solicitar el material, al departamento de compras, en caso de que no se cuente
con él.
12. Una vez finalizada la orden de trabajo reportar al departamento de compras el
peso de cada material utilizado
13. Departamento de Ventas actualizará la información en la hoja de cálculo con
peso, material y fecha que se adquirió y se utilizó.
14. Cotejar que la información mostrada en el reporte coincida con el material
existente.
12
Cronograma del proyecto cubriendo los siguientes puntos
Duración
Comienzo
Termino
Recursos
Hitos
NO
1 días
22 Dic
22 Dic
Infraestructura
Actual
24 Dic
de
NO
3 días
22 Dic
26 Dic
Papelería
Oficina
26 Dic
Asignación de área
NO
0
Infraestructura
actual
Acondicionamiento
NO
0
Infraestructura
Actual
Pesar Materiales
de Aluminio
SI
3 días
26 Dic
29 Dic
Báscula
e
Infraestructura
29 Dic
Pesar Materiales
de Cobre
SI
5 días
31 Dic
5 Ene
Báscula
e
Infraestructura
5 Ene
Creación de la
Hoja de Calculo
SI
2
Semanas
26 Dic
5 Ene
Equipo
de
Computo Actual
5 Ene
Nombre de la tarea
Clasificación
Etiquetado
Materiales
Dependencia
Gráfica de Gantt
Diciembre Enero
Febrero
de
Marzo
Abril
Actividades
Responsables
Duración 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Clasificación
Sr. Arenas
1 día
Etiquetado Material Sr. Arenas
3 días
Asignación Área
1 día
Sr. Leal
Acondicionamiento Sr. Arenas
1 día
Pesar Aluminio
Sr. Arenas
3 días
Pesar Cobre
Sr. Arenas
5 días
Creación Hoja de
Sr. Loya
Cálculo
Sr. Loya
Control
Sr. Leal
1 día
4 meses
13
Línea de costos
Plan de gestión de costos
Establecer el plan de gestión de costos.
En el presente proyecto, no se requiere de presupuesto para su implementación porque
se trabajará con personal y activos de la empresa. Sin embargo, la empresa interesada
estará al tanto de la implementación y planeación del proyecto para absorber cualquier
gasto que se considere necesario e indispensable para el éxito de éste.
Entradas y herramientas utilizadas para crear el alcance, tiempo y costos.
Entradas



Acta Constitutiva
Experiencias del Negocio
Asesor Empresarial
Herramientas y Técnicas
 Equipo de Cómputo
Salidas
Línea base de alcance
Herramientas y Técnicas
Salidas
 Asesoramiento del Asesor
Línea base del tiempo
Entradas
Herramientas y Técnicas
Salidas
Acta Constitutiva
Nómina Actual
Entradas


Acta Constitutiva
Expectativas del Proyecto
Línea de costos
Se establece el plan de calidad en donde se especifica cuáles son los
requerimientos solicitados para que el proyecto cumpla con lo establecido.
Una vez entregada la hoja de cálculo con los materiales existentes, el inventario será
revisado la última semana de cada mes para demostrar que las situaciones por las que
ha sido implementado ya no se presentarán.
14
Requerimientos
El proyecto será implementado para tener conocimiento de los materiales con los que se
cuenta en la empresa para la fabricación de sus productos y así poder acordar con sus
clientes un tiempo de entrega más claro.
Sistema de gestión de calidad
El proyecto será revisado en conjunto con el departamento de embobinado y el
interesado, en este caso el departamento de ventas. Al final de la revisión se entregará
el informe al departamento de dirección y se tome la decisión de adquirir materiales.
Límites del proceso
Las limitantes es que se cuide la calidad del proyecto y de los procesos, que el proyecto
cumpla con las especificaciones que solicita el cliente y en el tiempo estipulado.
Tabla del equipo del proyecto, es decir, las personas que estarán conformando el
equipo de trabajo para llevar a cabo la ejecución del proyecto.
Personas involucradas en el
proyecto
Sr. Baldemar
González
Gerardo
Rol
Responsabilidad
Arenas
Embobinado Reportar el material utilizado
Ingresar los reportes a la hoja de cálculo
Sr. Edgar Ramón Loya Maldonado Ventas
para reportar faltantes a dirección
Solicitar materiales al Depto. de
Sr. Oscar Bernardo Leal Cuevas
Dirección
compras.
Deberá reportar el peso de los materiales
Sra. Norma Irene Garza Reyes
Compras
adquiridos.
15
Organigrama del proyecto
Dirección
Sr. Oscar B. Leal
C.
Ventas
Sr. Edgar R. Loya
Compras
Sra. Norma Irene
Garza R.
Embobinado
Sr. Baldemar
Gerardo Arenas G.
Plan de comunicaciones
Qué se tiene que comunicar
El departamento de embobinado reportará la información del peso de los materiales
usados al departamento de ventas para que este actualice el inventario diariamente y,
este, a su vez reportará al departamento de compras y dirección los materiales existentes
y su capacidad para gestionar adquisiciones nuevas de materiales.
Por qué se tiene que comunicar
Esta información es de suma importancia para la implementación del proyecto ya que se
busca cumplir con el tiempo de entrega acordado con los clientes al momento de su
solicitud de cotización.
Personas o grupos que recibirán la información
La información será recibida por el departamento de ventas para ingresarla a la hoja de
cálculo.
16
Método para comunicarse (correo electrónico, teléfono, presencialmente,
reuniones virtuales)
Toda información deberá ser entregada por escrito en cada orden de trabajo finalizada.
En el caso de la adquisición de materiales, se recibirá una copia de la factura del material
recibido.
Responsable de iniciar la comunicación
Esta información será recibida por el departamento de ventas, quién la ingresará a la
hoja de cálculo para entregarla al director del proyecto para la toma de decisiones.
Frecuencia con la que se debe realizar la comunicación
La información, debe realizarse cada vez que se adquiera material y cada vez que se
utilice uno de ellos. El director la podrá analizar semanalmente para tomar la decisión de
cuáles materiales adquirir.
Proceso de escalamientos
Todas las situaciones deberán ser escaladas a la persona a cargo de la hoja de cálculo
para que se ingresen al reporte diario.
Métodos para actualizar
Toda la información será recibida en una orden de trabajo firmada por el usuario.
Glosario
Carretes de Cobre
Es el modo en el que el conductor de cobre es transportado.
Carretes de Aluminio
Es el modo en el que el conductor de aluminio es transportado.
Calibre de Cobre
Es el número asignado a un conductor de cobre de acuerdo con su área transversal;
Ejemplo: Calibre 31 de cobre.
17
Diagramas de flujo de la información
Embobinado
Reportar el
material
utilizado.
Ventas
Ventas
Realizar órdenes de
trabajo.
Solicitar
adquisición de
materiales.
Compras
Dirección
Reportar los
materiales
adquiridos.
Solicitar la
adquisición de
materiales,
Restricciones
No se debe filtrar el precio base de los materiales al departamento de embobinado,
solamente la dirección, compras podrán estar al tanto de la tendencia de la fluctuación
de su precio para tomar decisiones de adquisiciones.
Entradas y herramientas que utilizadas para crear el plan de calidad, recursos
humanos y comunicaciones
Entradas
 Consulta al asesor
Herramientas y Técnicas
 Microsoft Excel básico.
Entradas
 Experiencias del negocio
Herramientas y Técnicas
Entradas
 Experiencias del negocio
Herramientas y Técnicas
Salidas
Calidad
Salidas
Recursos humanos
Salidas
Comunicaciones
18
Proyecto final
En una tabla lista al menos cinco riesgos que consideres para el proyecto
Riesgo
Descripción
Efectividad y
Eficiencia
El proyecto tiene
el
riesgo
de
convertirse en el
modo de trabajo
para todas las
áreas.
Error en
información
La
información
debe ser lo más
cercana
a
la
realidad.
Falla de
herramientas
Báscula
descompuesta
Posibles
consecuencias
En caso de ocurrir, el
control de materiales se
puede medir con la
misma
metodología,
eficientizando así todas
las actividades.
En caso de que los
datos no sean ciertos.
La información de la
hoja de cálculo, por
cualquier error en su
llenado, puede indicar
información incorrecta,
lo que puede llevar a
tomar
decisiones
incorrectas.
Para la implementación
de este proyecto, la
báscula
es
indispensable, en caso
de
que
se
descomponga, afectará
directamente
el
cronograma
y
el
presupuesto.
Algún
colaborador
lesionado
impactará
Accidentes de Lesión
de directamente al costo
Trabajo
colaboradores
del
proyecto
e
indirectamente
al
cronograma.
En
caso
de
materializarse,
podemos
encontrar
Incremento
de
Utilidad
tendencias
en
los
utilidad.
costos de los materiales
y
realizar
compras
antes de su inflación.
Tipo de riesgo
Alcance y Calidad.
Alcance.
Cronograma y Costo.
Costo.
Alcance.
19

Análisis cualitativo de los riesgos
Análisis cualitativo
Riesgo
Efectividad y
Eficiencia
En caso de éxito, el proyecto podrá implementarse en el resto de
las actividades de la empresa.
Error en la
información
El proyecto, tendrá el riesgo de que en el inventario y control
existe el factor humano.
Falla en
herramientas
Existe la posibilidad de que el herramental utilizado durante la
implementación del proyecto se dañe, lo que afectaría el
cronograma del mismo.

Análisis cuantitativo de los riesgos
No aplica el análisis cuantitativo en este proyecto ya que no se consideran inversiones
ni presupuestos.
Determina la reserva de dinero planeada para cubrir los posibles riesgos.
Para el proyecto no se tendrá una reserva monetaria. Se contará con el apoyo de los
directivos para solventar cualquier inconveniente ya que se realizará dentro de los
horarios de trabajo y será para beneficio propio.
Plan de respuesta a los riesgos
Análisis cuantitativo
Riesgo
Eficiencia y
Efectividad
En caso de éxito del proyecto, se implementará en todas las actividades de
la empresa.
Error en la
información.
En caso de algún error en la información, se recurre a la hoja de control para
analizar el control diario y detectar el error oportunamente.
Falla de
herramientas
En caso de falla en algún herramental utilizado durante la implementación,
se contará con el apoyo de los directivos para la adquisición o reparación de
los mismos.
Accidentes de Todos los colaboradores deberán ser empleados de la empresa para
Trabajo.
garantizar que cuenten con seguro de gastos médicos.
Utilidad
No aplica.
20
Plan de las adquisiciones
Tipos de contratos
No aplica
Gestión de riesgos
No aplica
Gestión de proveedores
No aplica
Coordinación y Manejo de las adquisiciones
No aplica
Restricciones y supuestos
No aplica
Manejo de plazos y fechas de contratos
No aplica
Garantías
No aplica
Gestión de vendedores
No aplica
Métricas
No aplica
Enunciados del trabajo relativo a adquisiciones
No aplica
21
Documentos de las adquisiciones
No aplica
Criterios de selección de proveedores
No aplica
Decisiones de hacer o comprar
No aplica
Solicitudes de cambio
No aplica
22
BLOQUE I
23
Formato C3. Seguimiento en pares
Semana No. __5__ del día_1__ al día __6___ del mes de Febrero____________________ del año
2019___
Estudiante: Edgar Ramón Loya Maldonado_______________________ Matrícula:
2859131_____________
Líder
de
proyecto
(universidad):
González____________________________
Maestra
Rosa
Margarita
Orozco
Empresa donde se realiza el programa: Transformadores TREES, S.A. de
C.V.______________________
Líder del proyecto (empresa): Oscar B. Leal C.______________________________________________
Proyecto en el que se encuentra participando: Inventario de materia prima (Cobre y Aluminio) ________
Carrera que cursa: Ingeniería Industrial y de Sistemas_______________________________________
Alineación de alcances y resultados esperados

¿Cuál es el alcance del proyecto?
Como en la planeación, el alcance del proyecto sigue siendo el tener un control de entradas y
salidas de materia prima en cobre y aluminio y posteriormente será aplicado al resto de los
materiales utilizados para la producción.

¿Qué resultados se esperan?
Con la implementación del proyecto se busca evitar desabastos de materiales para producción y
brindar información a los interesados acerca del tiempo y estatus de los productos.

¿Cuáles son los objetivos SMART para el proyecto?
El objetivo es controlar las entradas y salidas de materia prima.
Se medirán a través de una hoja de cálculo en la que actualizarán manualmente los materiales
recibidos y utilizados así como el número de orden que ampare el uso de ellos.
Se buscar alcanzar el resultado con el diagrama de flujo de información mencionado durante la
planeación.
El cronograma del proyecto marca los hitos del proyecto.

¿Qué elementos de la metodología PMBOK se utilizarán en el proyecto?
Planeación, implementación, ejecución, control y monitoreo y entrega de resultados
24

Durante el Mes 1, ¿qué actividades específicas se deben realizar para alcanzar los objetivos
planteados?
Durante el mes de implementación, dividir los materiales de acuerdo a su tipo, primeramente,
cobre y aluminio, luego en calibres redondos o soleras rectangulares.
Posteriormente, se etiquetarán y se asignará un área para su almacenamiento. Se hará el pesaje
de los materiales para la hoja de cálculo.

¿Cómo va el estudiante a aprender haciendo?
Aprenderá a hacer y actualizar bases de datos con órdenes de trabajo realizadas, fechas de
entrega y termino de trabajo. Para realizar tendencias de demanda y adelantar pedidos antes de
la fluctuación semanal de los costos de materiales.
Mantener un inventario es esencial en una producción.

Para finalizar, ¿qué se sugiere al estudiante para mejorar su desempeño en la empresa y
profundizar su aprendizaje?
Hasta el momento el proyecto, se ha llevado de buena forma. Mantener la información
actualizada y hacer que fluya en la dirección correcta, provocará que el proyecto se implemente
en el resto de materiales de la producción.
Comentarios adicionales:
Maestra Rosa Margarita Orozco González
Nombre y firma del líder de proyecto
Nombre y firma del asesor de proyecto
25
Ciclo de vida del proyecto y sus entregables
Planeación
El proyecto, se desarrolló a raíz de la necesidad de brindar al cliente información objetiva
del tiempo que llevará la entrega de sus pedidos. La planeación muestra el cronograma
de actividades para la implementación
Ejecución
Durante la ejecución, se llevará acabo el recuento de materiales existentes, asignación
de área, pesaje y etiquetado, y creación de una hoja de cálculo con la base de datos
actual, misma que se utilizará para controlar las entradas y salidas de materialesDe acuerdo a la planeación inicial del proyecto, las actividades de implementación
comenzarían a partir de la primera semana de enero, sin embargo, las actividades no se
realizaron en tiempo.
Implementación
Durante la implementación, el proyecto será una base de datos actualizada por el
estudiante, para presentarla al asesor y director de la empresa para la toma de
decisiones.
La implementación se ha retrasado debido a una sobrecarga de trabajo en producción.
Control y monitoreo
El control, se llevará acabo semanalmente, consultando las órdenes de trabajo
finalizadas.
El monitoreo del proyecto, se llevará acabo después de la implementación, con los
cambios realizados en el cronograma, se espera que el control y monitoreo comience a
partir del 7 de Enero
Cierre
Los resultados entregables a primer instancia, será la base de datos, dicha base tendrá
la posibilidad de ampliarse al resto de los materiales de la producción.
Descripción de los entregables para cada fase del proyecto
La base de datos final constará de 2 divisiones principales, conductores de cobre y
conductores de aluminio. Dichas divisiones tendrán 2 subgrupos, calibres redondos
esmaltados y soleras rectangulares, cada una mencionará el peso, orden de trabajo y
fecha de su último uso.
26
Planes de administración secundarios del proyecto
Alcance
El proyecto se desarrollará en los materiales de cobre y aluminio principalmente, el
alcance seguirá como en la planeación.
Cronograma
Se han realizado cambios en el cronograma:
Actividades
Clasificación de materiales
existentes
Etiquetado de materiales
Asignación de área
Acondicionamiento del área
Pesaje de Materiales de
Aluminio
Pesaje de Materiales de
Cobre
Creación de base de datos
(Hoja de cálculo)
Implementación y Control
Fecha inicio (Planeación)
Fecha inicio (Real)
22 de diciembre de 2018
21 de enero de 2019
22 de diciembre de 2018
22 de diciembre de 2018
22 de diciembre de 2018
25 de enero de 2019
25 de enero de 2019
25 de enero de 2019
26 de diciembre de 2018
28 de Enero de 2019
31 de diciembre de 2018
6 de Febrero de 2019
26 de diciembre de 2018
6 de Febrero de 2019
7 de enero de 2019
7 de Febrero de 2019
Requerimientos
El proyecto será implementado para tener conocimiento de los materiales con los que se
cuenta en la empresa para la fabricación de sus productos y así poder acordar con sus
clientes un tiempo de entrega más claro.
Costos
El proyecto no requiere de inversión, los materiales que se contabilizarán en él, son
almacenados en la planta.
Calidad
El proyecto será revisado en conjunto con el departamento de embobinado y el
interesado, en este caso el departamento de ventas. Al final de la revisión se entregará
el informe al departamento de dirección y se tome la decisión de adquirir materiales.
27
Recursos humanos
Entradas
 Consulta al asesor
Herramientas y Técnicas
 Microsoft Excel básico.
Entradas
 Experiencias del negocio
Herramientas y Técnicas
Entradas
 Experiencias del negocio
Herramientas y Técnicas
Salidas
Calidad
Salidas
Recursos humanos
Salidas
Comunicaciones
Comunicaciones
Embobinado
Reportar el
material
utilizado.
Ventas
Realizar
órdenes de
trabajo.
Compras
Reportar los
materiales
adquiridos.
Ventas
Solicitar
adquisición de
materiales.
Dirección
Solicitar la
adquisición de
materiales,
Riesgos
El riesgo que se pudiese presentar es que el personal tenga una idea errónea de este
proyecto y crean que se está creando para detectar fugas de material, lo cual podría
producir descontento entre el personal y generar un desagradable clima organizacional.
Por lo que se sugiere que antes de comenzar este proyecto el personal debe estar
informado del porque se está realizando el proyecto, así como su finalidad del mismo.
28
Adquisiciones
No aplica
Interesados
Se mantiene la lista de interesados descrita en la planeación
Cambios
Los cambios se han realizado únicamente en la implementación y no afectan el resultado
final esperado del proyecto.
Configuración
No hay cambios
Procesos
No hay cambios.
Línea base de costos
Criterios de aceptación
El proyecto no cuenta con un presupuesto asignado, sin embargo, se considera que el
proyecto puede tener gastos en materiales como pintura para la asignación visual de
área. Sin embargo, se deberá dar el uso correcto a los materiales, por ejemplo, no
sobrepasar el límite de peso de la báscula, en este caso 100 kilogramos.
Varianzas inaceptables
Solo se aceptará aquel gasto totalmente necesario para la implementación del proyecto.
No se aceptará resurtir etiquetas, pintura o una nueva báscula si se considera que no se
les dio el uso correcto.
Definición de los riesgos
Los riesgos del proyecto radican en la falta de experiencia del personal para la
implementación de inventarios. Se debe estar supervisando diariamente que el proceso
se realice correctamente, ya que de no ser correcto podrá impactar negativamente al
solicitar resurtir materiales.
También se deberá considerar el hecho de que el equipo de medición sufra daños
irreparables o una mala calibración.
29
Circunstancias que detonaran una acción preventiva o correctiva
Ya que el proyecto no cuenta con un presupuesto asignado, cualquier circunstancia que
implique un gasto se deberá considerar que sea completamente necesaria para la
implementación y control del proyecto, uso excesivo o inadecuado de etiquetas, pintura
o equipo de medición.
Cuando se pondrá en práctica el proceso de control de cambios
Las acciones correctivas deberán aplicarse inmediatamente después de ser detectada
la falla del proyecto. El proyecto se controlará diariamente por lo que cualquier defecto
en el proceso será detectado y corregido en el momento.
Línea base de tiempo
Criterios de aceptación
Tomando en cuenta la planeación original del proyecto, se consideraba que la
implementación se realizaría en el mes de diciembre de 2018, según los cambios por el
cierre total de la empresa en periodo vacacional. Se aceptó tomar la implementación del
proyecto en el mes de febrero.
Varianzas inaceptables
El proyecto deberá estar implementado durante el mes de febrero y el control deberá
comenzar en el mismo mes para entregar resultados en el mes 2 y 3.
Definición de los riesgos
Se considera el riesgo del daño en equipo de medición o sobre carga de trabajo por lo
cual no se pueda completar la implementación, sin embargo, el control y monitoreo del
proyecto deben continuar.
Circunstancias que detonaran una acción preventiva o correctiva
Para la tercera semana del mes 2, la implementación deberá estar terminada. De lo
contrario se tomará en cuenta asistir en horario no laboral a terminar de acondicionar el
área y recabar datos de materiales existentes.
30
Cuando se pondrá en práctica el proceso de control de cambios
A partir de la cuarta semana del mes 2, si no está finalizada la implementación, se
realizará la acción de asistir fuera de horario.
Línea base del alcance
Criterios de aceptación
La implementación y control del inventario de materias primas está dirigido únicamente
a los materiales de cobre y aluminio. Sin embargo, se aceptará que el proyecto lleve
control, por lo menos de los materiales de cobre, ya que los materiales de aluminio
utilizados en la empresa son provistos por empresas locales y no hay tiempo de entrega
impactante en el proceso de fabricación y tampoco gran incremento en su valor
semanalmente en comparación con los materiales rectangulares (soleras) de cobre, los
cuales son provistos por empresas fuera de la localidad y son fabricados bajo pedido.
Varianzas inaceptables
No se aceptará el proyecto si no se cuenta con una base de datos actualizada de los
materiales existentes cada semana por lo menos.
Se debe contar con una base de datos con peso de materiales existentes con un margen
de error de 5%.
Definición de los riesgos
El proyecto corre el riesgo de tener un margen de error mayor al esperado debido a
extravío de materiales, errores de operadores y desperdicios.
Circunstancias que detonaran una acción preventiva o correctiva
Para la tercera semana del mes 2, se deberá contar con la base de datos actualizada de
los materiales existentes.
Cuando se pondrá en práctica el proceso de control de cambios
Si la cuarta semana del mes 2, no se cuenta con la base de datos de solera de cobre, se
deberá tomar una acción correctiva como asistir fuera de horario laboral a recabar los
datos.
31
Directorio del equipo del proyecto
Datos de contacto de cada uno de los miembros del equipo del proyecto
Nombre
Oscar B. Leal Cuevas
Edgar R. Loya Maldonado
Norma Irene Garza R.
Baldemar Gerardo Arenas
Teléfono
83-60-8080
811-036-5114
83-60-5055
83-60-5055
Correo
ventas@trees.mx
edgar.loyam@gmail.com
administracion@trees.mx
Sin Información.
Rol que desempeñará cada uno de los miembros del equipo del proyecto
Nombre
Oscar B. Leal Cuevas
Edgar R. Loya Maldonado
Norma Irene Garza Reyes
Baldemar Gerardo Arenas
Rol en el proyecto
Director
Implementador del proyecto.
Administración.
Supervisor del área de embobinado.
Registro de proveedores seleccionados
Datos de contacto de cada uno de los proveedores seleccionados
Sin información.
Acuerdos alcanzados con el proveedor
No aplica
Enunciado del trabajo o los entregables
No aplica.
Línea base del cronograma
Sin información.
Roles y responsabilidades
No aplica.
Precios
Sin información.
32
Condiciones de pago
Sin información.
Lugar de entrega
Sin información.
Criterios de inspección y aceptación
Sin información.
Soporte del producto
Sin información.
Sanciones
Sin información.
33
BLOQUE II
34
Tipo y frecuencia con la que harán auditorías de control para las áreas
involucradas.
Se realizará un inventario mensual para confirmar que la información del control diario
de la base de datos de la hoja de cálculo concuerde o sea cercana a los materiales
existentes.
Áreas de oportunidad identificadas en el proyecto (al menos 1)
Un área de oportunidad que no se había contemplado en la planeación, es que el rango
de la báscula designada para este proyecto es de 5 a 100 kgs. Por lo que los carretes
de más de 100 kgs no se pueden confirmar con exactitud, para este tipo de productos se
ha designado que la báscula debe marcar “sobre peso” para confirmar la información
proporcionada por el proveedor.
Por ejemplo, recibimos un carrete de cobre con 105 kgs. Se pesa en la báscula y esta
debe marcar “sobre peso” en ese caso se ingresará a la base de datos la información
proporcionada por el proveedor, 105 kgs en este caso.
Plan de acción para atender esa área de oportunidad y asegurar el entregable del
proyecto.
El área de oportunidad se presenta en casos muy aislados por lo que generar un plan de
acción para atenderla no aumentaría de manera significante la calidad del entregable
final.
Tres Buenas prácticas que se han realizado durante la ejecución del proyecto
Los departamentos de ventas, compras y producción han comenzado a trabajar en
equipo para que el proyecto sea entregado con éxito.
Un departamento que no está dentro del proyecto, pero se encuentra en el alcance, ha
comenzado a realizar este tipo de prácticas al realizar el pesaje de sus materiales para
confirmar el peso que el proveedor está entregando.
La base de datos está siendo actualizada diariamente cada vez que una orden de trabajo
ha sido terminada.
Reporte del estado actual del equipo del proyecto
Actividades planeadas para el periodo actual del reporte
Las actividades planeadas según el cronograma es continuar con el control diario de la
base de datos y el último día de cada mes realizar nuevamente el inventario para
confirmar la información de la base de datos con los materiales existentes.
35
Actividades realizadas en el periodo del reporte
Durante este periodo sólo se hará el seguimiento diario con la actualización de cada
material, en caso de que haya cambios.
Actividades planeadas, pero no realizadas en el periodo actual
Todas las actividades del proyecto planeadas para este periodo se han realizado.
Causas principales de la variación en las actividades
Una de las principales causas podrá ser la sobrecarga de trabajo que se tiene
contemplada para el siguiente periodo.
Fondos gastados en el periodo actual del reporte
Hasta el momento no se han utilizado fondos mayores, solamente el tiempo que tomó
hacer el recuento de materiales existentes y su base de datos.
Fondos planificados para ser gastados en el periodo actual del reporte
Los mismos, no se ha requerido de ninguna inversión, todo el proyecto y su planeación
han sido efectuados con activos de la empresa.
Causas principales de la variación en los gastos
Ninguna.
Principales causas de variación en calidad que se hayan identificado durante el
periodo del reporte
Hasta el momento no se han detectado fallas en la calidad del proyecto.
Acción preventiva o correctiva planeada
No aplica.
Actividades planeadas para el siguiente periodo del reporte
Para el siguiente periodo del proyecto, se planea seguir con el llenado de la base de
datos diariamente y realizar las auditorías mensuales.
Costos planeados para el siguiente periodo del reporte
No aplica
Nuevos riesgos identificados
No se han detectado nuevos riesgos diferentes a los que se contemplaron en la
planeación.
36
Reporte de desempeño del proyecto
Listado de paquetes de trabajo completados en el periodo del reporte.
Según la descripción de la estructura de desglose del trabajo, todos los paquetes han
sido completados, ya se realizó la clasificación de los materiales, se asignó un lugar, se
realizó un pesaje para determinar los existentes, se realizó una base de datos con los
materiales utilizados y actualmente se está realizando el monitoreo y control del proyecto.
Listado de paquetes de trabajo planeados para el periodo del reporte, pero no
completados.
Todos los paquetes de trabajo se han realizado.
Clasificación de los materiales
Asignación del área
Pesaje de materiales
Creación de base de datos
Justificación de la variación.
No hay varianza en la planeación.
Identificación del impacto en los próximos hitos o en el cronograma del proyecto,
por cualquier trabajo que no haya sido completado.
Si no se realiza el control adecuado de la implementación, se retrasará nuevamente
hasta el punto de volver a realizar pesajes para determinar los materiales existentes
Identificación de cualquier acción necesaria para compensar la variación en el
cronograma o prevenir futuras variaciones.
El control debe confirmarse y actualizarse diariamente para evitar variación en los
resultados.
Registro de los fondos gastados en el periodo del reporte.
No se han realizado gastos fuera de lo estimado en la planeación, aunque no hay un
presupuesto asignado, el proyecto se ha realizado con la menor inversión posible para
que sus resultados sean rentables
Identificación de la causa de la variación por cualquier gasto por encima o por
debajo del plan.
37
Hacer mal uso de las herramientas de pesaje y medición, llevará un costo extra para
reabastecer el herramental necesario.
El personal es capacitado y supervisado aleatoriamente para garantizar que haga
buenas prácticas con sus herramientas.
Identificación del impacto en el presupuesto general del proyecto o determinación
de si los fondos de contingencia deben ser gastados.
No hay un presupuesto asignado para ello.
Identificación de cualquier acción necesaria para recobrar la variación en el costo
o para prevenir futuras variaciones.
Capacitación del personal y supervisión para evitar daños en el herramental asignado en
el proyecto.
Lista de paquetes de trabajo que deberán ser completados para el siguiente
periodo del reporte.
Todos los paquetes de trabajo han sido completados.
El control se deberá realizar diariamente durante todo el periodo. Complementar la base
de datos diariamente, realizar la presentación de resultados finales y conclusión del libro
digital del proyecto.
Identificación de los fondos que se planean gastar durante el próximo periodo.
No hay un presupuesto asignado para ello
Identificación de cualquier nuevo riesgo que haya sido detectado.
Durante el tiempo que se ha realizado el control del proyecto no ha presentado nuevos
riesgos
Análisis sobre las variaciones del rendimiento del proyecto
Cronograma

Resultados planeados
Las variaciones presentadas se dieron en el bloque I y ya han sido realizadas.
Hasta el momento el bloque II ha sido concluido.
38

Resultados actuales
Los resultados hasta el momento son los mismos que en la planeación.

Variación
Ninguna variación.

Si aplica, respuesta planeada a la variación
No aplica.
Calidad

Resultados planeados
Hasta el momento los resultados son los estipulados en la planeación.

Resultados actuales
No hay variación.

Variación
Ninguna variación. Los procesos del proyecto se han realizado conforme a lo
planeado.

Si aplica, respuesta planeada a la variación
No aplica.
Costos

Resultados planeados
No aplica.

Resultados actuales
No aplica.

Variación
No aplica.
39
Informe que muestra indicadores específicos que reflejen la salud del proyecto
mediante la integración de alcance, cronograma y la información de costos.
Las actividades que se han realizado en la implementación del proyecto son las
siguientes:
Reconocimiento de materiales y selección:
En esta etapa se realizó una selección y clasificación de materiales, es decir, se designó
un área para los materiales de cobre y otra para los de aluminio.
Etiquetado de materiales:
Luego de separar los materiales se procedió a etiquetar por su clase, ejemplo: calibre
redondo #4, solera de cobre 0,182 in x 0,182 in.
Creación de base de datos:
Una vez realizado el etiquetado de los materiales se creó un listado de los materiales
existentes sin cantidades.
Pesaje de los materiales:
Debido a la carga de trabajo, la empresa se vio obligada a retrasar esta actividad y, se
retomó hasta el 6 de febrero. Fecha en la que se creó la base de datos con las cantidades
de cada material.
Actualmente contamos con una base de datos con 3 clasificaciones, “calibres redondos”,
“soleras de cobre” y “soleras de aluminio. A continuación, se muestra una imagen de
ellas sin resultados.
40
41
Estas imágenes muestran un ejemplo de la base de datos creada para actualizarse
diariamente por cada material según se utilice para realizar un trabajo, así mismo se
deberá especificar el peso y orden de trabajo para justificar si disminución del inventario.
42
BLOQUE III
43
Cierre del proyecto
Compara los objetivos y los entregables en cuanto al alcance, calidad, costo y
tiempo.
De acuerdo con los objetivos plantados en la planeación, se han cumplido
satisfactoriamente, se clasificaron los materiales, se asignó un área para cada uno y se
creó una base de datos que contiene todos los materiales y sus pesos existentes, la cual
se actualiza diariamente cada que una orden de trabajo es finalizada. Se logró una mejor
relación entre los departamentos involucrados y se llevó a la práctica a otras áreas de la
fábrica, aunque sin documentación, como el caso de almacén de lámina en el que se
decidió realizar el pesaje de los materiales antes de confirmar la recepción y se
detectaron diferencias entre lo mencionado por los proveedores y la mercancía recibida,
evitando así pagar cantidades que no corresponden con lo que se recibió.
Proporciona evidencia del cumplimiento de los objetivos.
Este es un ejemplo de la base de datos con los materiales de Cobre y Aluminio,
En esta base de datos podemos observar:
1. El material y sus dimensiones.
2. El peso existente de cada material capturado el 6 de febrero.
3. El material disponible luego de capturar entradas y salidas
44
Esta base de datos permite actualizar y agregar materiales diariamente para identificar
los materiales que están disponibles y los que deberíamos adquirir para evitar desabasto.
Anteriormente, los materiales se encontraban todos en una sola área y su identificación
era muy lenta, no se podía saber en qué sitio estaba cada material.
Luego de implementar el proyecto, se asignó un área para soleras de cobre y otra para
aluminio:
45
En caso de existir una variación, documenta y explica las causas.
No existe variación en los resultados.
Proporciona el reporte firmado por el cliente donde consta la conclusión del
proyecto.
Luego de hacer entrega final del proyecto, confirmo que los resultados y objetivos
obtenidos se cumplieron en tiempo, calidad, costo y alcance.
Se confirma la existencia de
1. Área para los materiales.
2. Pesaje de materiales.
3. Etiquetado de carretes.
4. Creación de la base de datos.
5. Monitoreo y control de la base de datos.
___________________________________
Oscar B. Leal C.
Reporte de lecciones aprendidas
Enlista las prácticas e incidentes que fueron efectivos durante el proyecto.
De las primeras actividades del proyecto, fue el pesaje de los materiales en la que hubo
un incidente en el que el operador reportó un existente de 90 kg. de alambre magneto
de cobre calibre #18, se revisaron los reportes de compras para confirmar por qué se
adquirió esa cantidad de cobre y, no se encontró esa compra, se empezaron a levantar
sospechas de compras realizadas sin conocimiento de los directivos y, cuando revisé el
material existente en la báscula, me di cuenta que el operador había cambiado la báscula
a libras, por lo que estaba reportando 90 libras que equivale a 40,8 kg., dicha compra sí
estaba autorizada y firmada en el reporte.
Eso nos dio la tarea de capacitar al operador para evitar malos entendidos nuevamente.
Antes de la implementación del proyecto, no existían antecedentes de estas prácticas
por lo que los operadores estaban renuentes a realizarla, pensaban que se sospechaba
de ellos por faltantes de material, se explicó el motivo y objetivo del proyecto y les agradó,
reconocieron que era un beneficio para todos y lo realizaron e implementaron
satisfactoriamente
Si aplica, enlista los defectos de calidad detectados durante el proyecto.
No aplica, en realidad el proyecto se entrega con las especificaciones mencionadas en
la planeación.
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Menciona las áreas donde se encontró un desempeño excepcional.
Durante la planeación e implementación del proyecto, se hizo un reconocimiento a
Norma Irene Garza encargada del departamento de compras por su valiosa participación
y aportación de ideas y material para realizar satisfactoriamente la entrega del proyecto.
Siempre documentó todo el proceso desde el principio y cualquier dato faltante o
requerido recurrimos a ella para concretar.
Identificar áreas de mejora para un futuro proyecto.
El área asignada se puede mejorar, se puede agregar colores a los carriles de almacén
y etiquetas a los carretes para facilitar su acomodo.
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ANEXOS
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