WORD 2000
BÁSICO
+
Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth
Word Básico
Unidad de Capacitación en Informática
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Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth
PRESENTACIÓN .................................................................. 5
TRABAJAR CON TABLAS ................................................... 35
DESPLAZAMIENTO EN UNA TABLA ................................................. 35
EDICIÓN DE UNA TABLA ............................................................ 36
FORMATO DE UNA TABLA........................................................... 40
OBJETIVO ........................................................................... 7
INTRODUCCIÓN A WORD ................................................... 8
GLOSARIO ........................................................................ 44
PROCEDIMIENTOS BÁSICOS ..........................................................9
INICIAR WORD .........................................................................9
DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE WORD .........................................9
CREAR UN DOCUMENTO............................................................. 10
ABRIR UN DOCUMENTO ............................................................. 11
GUARDAR UN DOCUMENTO ......................................................... 11
VISTA PRELIMINAR .................................................................. 12
IMPRIMIR UN DOCUMENTO ......................................................... 12
CERRAR UN DOCUMENTO ........................................................... 13
SALIR DE WORD ..................................................................... 13
EDICIÓN DE DOCUMENTOS.............................................. 14
ESCRITURA Y CORRECCIÓN DE TEXTO ............................................ 14
CAMBIAR LA VISTA DE UN DOCUMENTO .......................................... 14
SELECCIÓN DE TEXTO ............................................................... 16
MOVER Y COPIAR TEXTO O GRÁFICOS ............................................ 16
INSERTAR SÍMBOLOS ................................................................ 17
BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO Y FORMATO ..................................... 17
IR A UN LUGAR ESPECÍFICO DEL DOCUMENTO .................................. 18
AUTOCORRECCIÓN......................¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
CORREGIR LA ORTOGRAFÍA Y LA GRAMÁTICA ................................... 20
FORMATO DE DOCUMENTOS ............................................ 21
FORMATOS DE CARACTER .......................................................... 21
LETRA CAPITAL ....................................................................... 22
FORMATO DE PÁRRAFO ............................................................. 23
DISEÑO Y COMPOSICIÓN DE LA PÁGINA ........................ 29
CREAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA ........................................ 29
NOTA AL PIE DE PÁGINA ............................................................ 30
DIVIDIR UN DOCUMENTO EN SECCIONES ........................................ 31
COLUMNAS ESTILO PERIODÍSTICO ................................................ 32
CONFIGURAR PÁGINA ............................................................... 33
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Difusión Tecnológica
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Unidad de Capacitación en Informática
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Presentación
Actualmente la gente que trabaja en la elaboración de documentos, utiliza el sistema
llamado procesamiento de palabras. Este sistema automatiza los procedimientos,
aumenta la calidad, del trabajo y ahorra tiempo y dinero.
Este concepto apareció a principios de los años 60´S y desde entonces ha cambiado la
estructura de cientos de oficinas.
El procesamiento de palabras es una forma diferente de plasmar información en papel
ya que su objetivo es el de facilitar las tareas de mecanografiado, revisión y corrección
de diversos documentos, como, por ejemplo: libros, folletos, manuales, cartas, etc.
Una vez que se ha capturado la información, ésta queda almacenada en disco así se
evita la pérdida de tiempo al volver a escribir el texto por causa de algunos errores o
cambios en la redacción, por lo que su uso se ha generalizado tanto en las oficinas
como en las escuelas.
Con el procesamiento de palabras, se tiene una opción diferente para trabajar la
información de tal forma que facilita la lectura y hace sencilla la captura como si se
estuviera utilizando una máquina de escribir convencional.
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Difusión Tecnológica
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Unidad de Capacitación en Informática
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Objetivo
Al finalizar el curso, los participantes contarán con los
conocimientos que les permitan crear, editar, dar formato
guardar e imprimir documentos, así como trabajar con
tablas, columnas, encabezados, pies de página, insertar
números de página y notas al pie.
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Difusión Tecnológica
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Introducción a Word
Descripción de la pantalla de Word
Procedimientos básicos
Al iniciar Word, muestra en pantalla un documento en blanco con varios
botones y menús que se utilizan en la elaboración de un documento.
Partes de la pantalla principal.
Un procesador de palabras es una herramienta orientada a la generación
de documentos de una manera sencilla y eficiente. Su ventaja principal es
que permite hacer cambios al documento sin la necesidad de volver a
escribirlo.
1
2
Iniciar Word
4
3
Para iniciar Word dar un clic en el botón Inicio de la barra de tareas de
Windows, seleccionar Programas y después dar un clic en Microsoft Word
5
6
4
9
8
7
6
A continuación se describen las partes de la pantalla principal.
O bien
Dar un clic en el botón Microsoft Word de la barra de acceso directo de
Microsoft Office
1.
Barra de menús: Contiene comandos y están agrupados según su
función.
2.
Barra de herramientas Estándar y Formato: Por medio del ratón, se
pueden accesar los comandos que se utilizan con más frecuencia.
3.
Alineación de tabulación: Permite cambiar la alineación de las
tabulaciones.
4.
Regla: La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangrías
para los párrafos seleccionados, y ajustar el ancho de las columnas. En
presentación de diseño de página o en presentación preliminar, se
pueden utilizar las reglas horizontal y vertical para modificar los
márgenes de la página.
5.
Punto de inserción: Muestra el lugar donde aparecerá el texto que se
escribe.
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6.
Barras de desplazamiento: Permiten moverse por el documento.
7.
Barra de vistas: Permite ver un documento de diferentes formas. Por
ejemplo, en la vista Diseño de Página, muestra el documento tal como
se imprimirá.
8.
Barra de estado: Muestra los detalles del documento. Por ejemplo, la
página en donde se encuentra el cursor.
9.
Buscar elementos: Permite buscar títulos, imágenes, tablas, etc.; en el
documento activo.
Si el sistema se encuentra fuera de Word, dar un clic en el botón Inicio de
la barra de tareas de Windows, elegir el comando Nuevo documento de
Office y seleccionar el icono Documento en blanco.
Crear un documento
Al iniciar Word, se abre un documento en blanco. Este le asigna un
nombre temporal (Documento1, Documento 2, etc.) Para crear otro
documento, se pueden realizar cualquiera de los siguientes
procedimientos:
Seleccionar el comando Nuevo del menú Archivo
Presionar las teclas CTRL + U,
Dar un clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas.
En el cuadro de diálogo que se presenta, seleccionar el icono Documento
en blanco.
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Para abrir un
procedimientos:
documento
Ejemplo
Tipo
Abrir un documento
realizar
cualquiera
de
los
Nombres de archivo parciales
siguientes
Extensiones
archivo
Elegir su nombre al final del menú Archivo, para archivos que se han
trabajado recientemente
de
nombres
Caracteres comodín
de
Escribir región para encontrar todos los
archivos en cuyos nombre se incluye la
palabra “región".
Escribir *.txt para encontrar archivos de
texto.
Escribir *ión para buscar solamente
aquellos nombres de archivo que finalicen
en "ión", o gr?s para buscar apariciones
de "gres" y "gris" en los nombres de
archivo.
Seleccionar el comando Abrir del menú Archivo,
Presionar las teclas CTRL + A
El asterisco (*) se utiliza para cualquier
número de caracteres, mientras que el
símbolo de interrogación (?) Se utiliza
para un solo caracter.
Dar un clic en el botón Abrir de la barra de herramientas.
Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
1
Seleccionar el tipo de archivo que se desea abrir.
Dar clic en el botón Abrir y abrir el archivo que se desee o dar doble clic
sobre el archivo.
2
Seleccionar el botón Cancelar y dar clic para cancelar
Guardar un documento
Para mantener en el disco el último trabajo en forma segura, se debe
guardar el archivo periódicamente. También es recomendable hacer copias
de seguridad de archivos importantes, así como guardar una copia del
documento activo con un nombre diferente o en otra ubicación.
4
Seleccionar el comando Guardar como del menú Archivo, o bien,
dar un clic en el botón Guardar de la barra de herramientas.
5
Al guardar un documento por primera vez, Word presenta el cuadro de
diálogo Guardar como, donde se definen las características de guardado.
2
Seleccionar la carpeta que contiene el archivo. El contenido de la carpeta
seleccionada aparecerá en la parte inferior del cuadro Buscar en:
Escribir el nombre del archivo que se desee buscar.
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3
Vista preliminar
Antes de imprimir un documento, es recomendable verificar
rápidamente los saltos de página y el aspecto global del texto,
para corregir los posibles errores. Seleccionar el comando Vista
preliminar del menú Archivo o dar un clic en el botón Vista
preliminar de la barra de herramientas.
A continuación se describe la barra de herramientas de vista preliminar.
3
1
1
5
7
2
Escribir un nombre para el archivo que se va a guardar.
2
4
6
8
Seleccionar el formato en el que se desea guardar el archivo.
1.
Envía el documento a Imprimir.
Seleccionar la unidad y la carpeta en la que se va a guardar el archivo.
2.
Aumenta o reduce la página para facilitar su lectura.
3.
Muestra una página a la vez.
4.
Muestra dos o más páginas del documento.
5.
Oculta o muestra la regla.
6.
Ajusta el texto para evitar que una pequeña parte del documento
pase a otra página.
7.
Muestra la pantalla completa.
8.
Visor de formatos, muestra el formato del párrafo seleccionado.
Imprimir un documento
Es recomendable guardar el documento antes de imprimirlo. De esta
forma, si ocurre un error en la impresora o se presenta cualquier otro
problema, no se pierde el trabajo realizado después de la última vez que
se guardó.
Cuando el documento está preparado para imprimir, hacer clic en
el botón Imprimir de la barra de herramientas. Word imprimirá
por default una copia del documento. Si se requiere imprimir una
página, un bloque del documento o varias copias utilizar el comando
Imprimir del menú Archivo.
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2
Salir de Word
Seleccionar el comando Salir del menú Archivo
O bien, presionar las teclas ALT + F4
3
Automáticamente se cerrarán todos los documentos abiertos, si se realizó
alguna modificación en el documento, aparecerá un cuadro de diálogo,
preguntando si se desean guardar las modificaciones.
1
Indicar el intervalo de páginas.
Especificar la impresora en la que se va a imprimir.
Indicar el número de copias que se desean.
Para cancelar una impresión, realizar cualquiera de las siguientes
opciones:
Presionar la tecla ESC, si la impresión se envío por medio del comando
Imprimir del menú Archivo.
Dar un clic en la impresora que se encuentra en la barra de estado.
Seleccionar Imprimir del menú Archivo y dar un clic en el botón Detener
Impresión.
Cerrar un documento
Al finalizar el trabajo con Word, cerrar los documentos activos.
Para cerrar un archivo, seleccionar la opción Cerrar del menú Archivo.
O bien, para cerrar más de un archivo, presionar la tecla Shift y
seleccionar el comando Cerrar Todo del menú Archivo.
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Deshacer errores
Edición de documentos
Si se realiza una operación incorrecta al estar trabajando con Word, se
puede deshacer la acción o el efecto del comando, dar un clic en el botón
correspondiente
Escritura y corrección de texto
Escribir texto
Al crear un documento nuevo, el punto de inserción se encuentra ubicado
en la parte superior. No es necesario escribir con absoluta perfección, ya
que resulta más sencillo realizar correcciones y cambios en cualquier
momento.
Rehacer
Deshacer
para deshacer o rehacer la última acción. Muchas acciones deberán
deshacerse o rehacerse en secuencia.
Al llegar al final de una línea Word continua automáticamente en la línea
siguiente, para cambiar de párrafo presionar la tecla de ENTER (↵). Word
inserta un caracter no imprimible denominado marca de párrafo ( ¶ ). Si
no aparece en la pantalla dar un clic en el botón Mostrar u Ocultar ¶ de
la barra de herramientas, o bien presionar las teclas CTRL + SHIFT + (
Cambiar la vista de un documento
Para facilitar el trabajo con un documento, Word permite presentarlo en la
pantalla de diferentes formas.
Sobreescritura de texto
Vista normal
Para insertar información dentro de un documento se coloca el cursor en el
lugar adecuado y se captura el texto, de forma predetermina Word inserta
los caracteres moviendo el texto existente hacia la derecha del cursor. Sin
embargo, es posible reemplazar el texto existente, caracter por caracter; a
esto se le llama Sobreescritura.
Esta vista muestra una versión
simplificada del documento. Los
saltos de página se representan
por medio de líneas punteadas, las
columnas
múltiples
aparecen
como una sola columna y los
objetos de dibujo, los cuadros de
texto y los márgenes superior e
inferior no se ven.
Dar doble clic en la palabra SOB de la barra de estado, escribir el nuevo
texto y este reemplaza al existente.
Para desactivar el modo de sobrescritura, nuevamente dar doble clic en la
palabra SOB.
Corregir y borrar
Vista Diseño de página
Para corregir errores al escribir, presionar las teclas RETROCESO, para
eliminar el texto del lado izquierdo del cursor, o SUPRIMIR; para el texto
que se encuentra del lado derecho del cursor. Para borrar más de un
caracter, resulta más rápido seleccionar el texto que se desea borrar y
presionar la tecla RETROCESO o SUPRIMIR, o elegir el comando Borrar
del menú Edición.
En esta vista, se presenta el
documento como se imprimirá. Se
pueden ver, por ejemplo, las
imágenes y los objetos de dibujo,
los títulos, los pies de página, así
como las columnas múltiples.
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Vista Diseño en pantalla
En esta vista el texto aparece más
grande y se ajusta en la ventana.
De forma predeterminada, la vista
Diseño en pantalla incorpora un
panel de desplazamiento que se
puede
cambiar
de
tamaño,
denominado Mapa del documento,
al hacer clic en un tema del
esquema se salta inmediatamente
a esa parte del documento.
Vista Esquema
Esta vista permite ver fácilmente
la estructura de un documento,
mover, copiar y reorganizar texto
arrastrando títulos. En la vista
Esquema se puede contraer un
documento para ver solamente los
títulos principales o se puede
expandir para ver el documento
completo.
Vista Documento maestro
Documento maestro * se utiliza
para agrupar varios documentos
de Word en uno. De este modo, se
pueden realizar cambios en un
documento largo, como agregar un
índice o una tabla de contenido o
crear referencias cruzadas, sin
tener que abrir cada uno de los
documentos individuales.
Los documentos maestros permiten organizar y modificar un documento largo de una forma
más sencilla, como por ejemplo un informe con varias partes o un libro con capítulos.
*
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Mover texto o gráficos
Selección de texto
Seleccionar el texto o los gráficos que se desean mover, elegir el
comando Cortar del menú Edición, presionar las teclas CTRL +
X, o dar un clic en el botón Cortar de la barra de herramientas.
Para modificar texto o gráficos se deben seleccionar usando el ratón o el
teclado. El texto o los gráficos seleccionados quedan resaltados. Si se desea
cancelar la selección, hacer clic fuera de la zona de selección o utilizar las
flechas de dirección para mover el punto de inserción.
Para seleccionar
Con el ratón
Un elemento o texto
Arrastrar sobre el texto que se desea
seleccionar.
Una palabra
Dar doble clic en la palabra.
Un gráfico
Dar un clic en el gráfico.
Una línea de texto
Dar un clic en la barra de selección a la
izquierda de la línea.
Una frase
Mantener presionada la tecla CTRL y
hacer clic en cualquier lugar de la frase.
Un párrafo
Colocar el punto de inserción en la nueva posición, seleccionar el
comando Pegar del menú Edición, presionar las teclas CTRL +
V, o dar un clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.
Copiar texto o gráficos utilizando la barra de herramientas
Seleccionar el texto o los gráficos que se desean copiar, elegir el
comando Copiar del menú Edición, presionar las teclas CTRL +
C, o dar un clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.
Colocar el punto de inserción en la nueva posición, seleccionar el comando
Pegar del menú Edición, presionar las teclas CTRL + V, o dar un clic en el
botón Pegar de la barra de herramientas.
Dar doble clic el la barra de selección
junto al párrafo.
Un
documento Dar triple clic en la barra de selección.
completo
Un bloque vertical
Mantener presionada la tecla ALT, hacer
clic con el botón del ratón y arrastrar.
Mover y copiar texto o gráficos
Al generar un documento es probable que se requiera cambiar de lugar un
párrafo, una imagen, o que se repita. En Word existen dos conceptos
importantes en la edición de documento:
Mover: Significa quitar (cortar) de un lugar el texto seleccionado e
insertarlo (pegarlo) en otra ubicación del documento.
Copiar: Significa realizar una copia del texto seleccionado e insertarlo
en una segunda posición.
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Insertar símbolos
La forma más fácil de mover o copiar texto en distancias cortas es con el
método de arrastrar y colocar.
Además de las letras, los números y los signos de puntuación que aparecen
indicados en el teclado, muchas fuentes incluyen viñetas y símbolos, como
por ejemplo: • δ ® ♠ ♥, λοσ los cuales son de mucha utilidad para darle un
toque personal a los documentos.
Para insertar un símbolo, seleccionar el comando Símbolo del menú
Insertar, marcar el símbolo y dar un clic en Insertar (Word inserta el
símbolo y deja abierto el cuadro de diálogo, de forma que se puedan
insertar más) al terminar dar un clic en Cerrar.
Para mover texto,
seleccionarlo, señalarlo
con el puntero y
presione el botón
El cuadro de diálogo presenta los símbolos disponibles en la fuente que se
está utilizando en el documento. Si no se encuentra el que se requiere,
seleccionar una fuente diferente.
.......arrastrar el puntero a
la nueva posición.
Buscar y reemplazar texto y formato
......y soltar el ratón.
En ocasiones por error se escriben palabras con faltas de ortografía, o se
requiere cambiar por un sinónimo y si el documento es muy grande se
requiere de mucho tiempo para buscarlas y reemplazarlas. Word facilita
ésta tarea con la herramienta de Buscar reemplazar.
Buscar
Seleccionar el comando Buscar del menú Edición o bien presionar las
teclas CTRL + B. En el cuadro Buscar, escribir el texto que se desea
encontrar. A continuación, dar un clic en botón Buscar siguiente para
iniciar la búsqueda.
Para copiar texto,
seleccionarlo. Presionar
la tecla CTRL y señalarlo
con el puntero, arrastrar
el texto señalado a la
Una vez encontrado el texto se puede ir sustituyendo con uno diferente
utilizando el comando Reemplazar y continuar la búsqueda eligiendo el
Soltar el botón del ratón y
la tecla CTRL para
colocar el texto.
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botón Buscar siguiente. El cuadro de diálogo permanecerá abierto
mientras se modifica el documento, para cerrarlo dar un clic en Cerrar.
Reemplazar
Seleccionar el comando Reemplazar del menú Edición, o bien presionar las
teclas CTRL + L. En el cuadro Reemplazar con, escribir el texto que va a
substituir al que se encuentra en el documento. A continuación dar un clic
en botón Reemplazar (para reemplazar algunas), Reemplazar todo (para
todas las palabras que se encuentran en el documento.)
Auto corrección
Es una herramienta que corrige automáticamente errores tipográficos,
ortográficos y gramaticales frecuentes. Por ejemplo, si se escribe “qeu” y, a
continuación, un espacio o cualquier otro signo de puntuación, Word lo
sustituye por "que".
Seleccionar el comando Autocorreción
seleccionar la opción con el mismo nombre.
Especifica
el
formato que se
desea buscar o
Indica el tipo de
información que se desea
localizar o reemplazar..
1
del menú Herramientas y
2
Ir a un lugar específico del documento
Este comando permite desplazarse rápidamente a un lugar específico del
documento; una página, sección, nota al pie, nota al final, anotación,
marcador, campo, tabla, gráfico, ecuación u objeto.
Seleccionar el comando Ir a, del menú Edición o presionar las teclas CTRL
+ I, indicar el tipo de elemento al que se desea ir, dar un clic en el botón
Cerrar.
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1.
Escribir el elemento de autocorrección (Es una abreviatura o palabra
que Word reemplazará automáticamente mientras se escribe, esta
puede tener hasta 31 caracteres sin espacios).
2.
Escribir el texto o colocar el gráfico que se desea que Word inserte
automáticamente en lugar de la palabra abreviada del cuadro
reemplazar. Este puede tener hasta 255 caracteres.
Aplica automáticamente estilos de borde, caracteres y párrafos. Al escribir
tres guiones (–), tres caracteres de subrayados (abc) o tres signos de igual
(=), Word aplicará un estilo de borde fino, grueso o de dos líneas,
respectivamente.
Crear una tabla, cuando se escribe una serie de guiones y signos más,
como
+----+----+. Word inserta una columna para cada par de signos
más (+).
Para que Word corrija el texto que se especifica en el cuadro de diálogo,
debe estar seleccionada la casilla de verificación Reemplazar texto
mientras escribe.
Aplicar automáticamente el formato de lista con viñetas a una lista, si al
principio de un párrafo, se escribe un asterisco (*), un signo > o un guión (–
) seguido de un espacio o una tabulación, presionar la tecla ENTER para
agregar el siguiente elemento de la lista, Word inserta automáticamente la
siguiente viñeta. Para finalizar la lista, presionar ENTER dos veces o bien
presionar RETROCESO para eliminar la última viñeta de la lista.
Por ejemplo, en el cuadro Reemplazar escribir itnerés y el cuadro Con,
interés y dar un clic en Agregar.
Cuando se escriba itnerés, Word lo sustituye por Interés.
Aplica automáticamente formato de lista numerada, si al principio de un
párrafo, se escribe un número o una letra seguido por un punto y un
espacio o una tabulación. Por ejemplo, 1. , A. , i. o a. Al presionar ENTER
para agregar el siguiente elemento de la lista, Word inserta
automáticamente el número siguiente. Para finalizar la lista, presionar
ENTER dos veces o presionar RETROCESO para eliminar el último
número de la lista.
Autoformato mientras escribe
Al momento de estar escribiendo se pueden aplicar formatos en el texto,
sin necesidad de utilizar la barra de herramientas o la barra de menús.
1
3
Autotexto
2
4
Permite escribir palabras o frases que se utilizan con frecuencia.
Por ejemplo:
1
Escribir: CURSO DE WORD BÁSICO, seleccionar el texto, para la
opción de Autotexto.
2
Escribir un nombre para el elemento de Autotexto que se muestra en el
cuadro Vista previa en la parte inferior. (Este puede tener hasta 32
caracteres incluyendo espacios.) Por ejemplo escribir CWB. Y dar un
clic en el botón Agregar.
3
Al escribir CWB y presiona la tecla F3, se presenta CURSO DE WORD
BÁSICO que es el texto que se definió anteriormente.
Word Básico
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encuentra una palabra que no está en dicho diccionario, la presentará en
el cuadro No se encontró y propone sugerencias para corregir el posible
error.
Agrega el error ortográfico y su corrección a la
lista de Autocorreción, de modo que Word
corregirá el error automáticamente mientras
se escribe.
Para cambiar el nombre a un elemento de Autotexto, en la lista seleccionar
el nombre, escribir el nuevo nombre y a continuación, dar un clic en
Agregar.
Seleccionar en el cuadro Sugerencias la opción que sea correcta. Dar un
clic en Cambiar, Word cambia la palabra señalada, Cambiar todo, cambia
todas las palabras iguales que encuentran en el documento.
Corregir la ortografía y la gramática
Si Word no reconoce como correcto un término especializado que esté bien
escrito, elegir el botón Agregar, para agregar la palabra al diccionario
personalizado actual. La siguiente vez que se revise la ortografía, Word no
se detendrá en el nuevo término, a menos que esté mal escrito. Al terminar
dar un clic en Cerrar.Otra forma de revisar la Ortografía y la gramática
Word incluye dos métodos para realizar la revisión ortográfica y
gramatical.
1.
2.
Revisión mientras se escribe: A medida que se escribe, Word puede
revisar automáticamente el documento y subrayar (color rojo) los
posibles errores ortográficos y gramaticales. Para corregir se debe de
colocar el puntero del ratón sobre la palabra subrayada, dar un clic
con el botón derecho y seleccionar la palabra correcta.
Seleccionar la palabra que se desea revisar y dar doble clic en el libro que
se encuentra en la barra de estado.
Al terminar de crear un documento, Word busca los errores
ortográficos y gramaticales en todo el documento. Cuando Word
encuentra un posible error, lo marca para que se corrija y continuar
con la revisión.
Para revisar la ortografía de un documento, dar un clic en el
botón Ortografía de la barra de herramientas, o seleccionar el
comando Ortografía del menú Herramientas, Word repasa el
documento en busca de errores ortográficos haciendo uso del
diccionario principal, que contiene las palabras más comunes. Si Word
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Formato de documentos
Seleccionar el texto. Si se activa un comando sin antes haber seleccionado
el texto, Word aplica el formato en el lugar en donde se encuentra el punto
de inserción. El texto que se escriba a partir de dicho punto tiene el nuevo
formato, hasta que se vuelva a cambiar.
Word permite elaborar documentos con una apariencia profesional, ya que
cuenta con herramientas para resaltar el texto con negritas, cursivas,
diferentes tipos de letras, tamaños, colores; modificar la alineación de los
párrafos, entre otras opciones. A estos cambios en la presentación se le
llama FORMATO. En un documento hay formato de caracter y de párrafo.
Barra de herramientas Formato
Tipo y
tamaño de la
fuente
Formato de caracter
Negrita,
cursiva
Subrayado
El formato de caracter se utiliza para resaltar texto, marcar cambios de
edición y crear efectos especiales.
y
Los caracteres son letras, signos de puntuación, números, símbolos y
signos especiales tales como %, *, y $, que se escriben como texto.
Word ofrece las siguientes opciones de formato de caracter.
Negrita
subíndice
superíndice
Cursiva
subrayado continuo
Espacio
entre
caracteres
Tachar
palabra subrayada
MAYUSCULAS/minúscula
s
Colores
subrayado doble
Lista con viñetas y
sangría
Teclas de Método abreviado
Formato
Mayúsculas/minúsculas
Un formato se aplica al elegirlo y se elimina al volverlo a elegir. En un
mismo texto se pueden aplicar múltiples formatos de caracter.
Cuando se inicia la escritura en un documento nuevo, el texto aparece con
la fuente y el tamaño preestablecidos para Word.
Hay varias formas para cambiar el formato de caracter:
Utilizando la barra de herramientas Formato * .
Las teclas de método abreviado.
Teclas
Negrita
CTRL +N
CURSIVA
CTRL + K
SUBRAYADO
CTRL + S
Subíndice
CTRL + SHIFT + SIGNO
IGUAL
Cambiar mayúsculas a
minúsculas.
SHIFT + F3
Fuente
CTRL + SHIFT + F
Tamaño
CTRL + SHIFT + M
Copiar formato
CTRL + SHIFT + C
Pegar formato
CTRL + SHIFT + V
Revisar el formato del texto
SHIFT + F1 (Después dar un
clic en el texto cuyo formato
desea revisar).
Eliminar Formato
CTRL + BARRA
ESPACIADORA
El comando Fuente del menú Formato.
Las Teclas de método abreviado que aplican un determinado formato,
sirven para eliminarlo.
Si no están presentes las barras de herramientas en la pantalla, seleccionar la opción Barra
de herramientas del menú Ver y elegir la opción Formato.
*
Word Básico
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Para realizar ajustes precisos o cambiar varios formatos a la vez,
seleccionar el texto, elegir el comando Fuente del menú Formato, o
presionar las teclas CTRL + M.
En el cuadro de diálogo que se presenta definir el formato y dar un clic en
Aceptar.
Letra capital
Cambiar el espacio entre caracteres
Un párrafo puede iniciar con una letra o palabra más grande al tamaño
que se está utilizando, este tipo de característica se llama Letra Capital.
Si se requiere ajustar con precisión el espacio horizontal o vertical del
texto, seleccionar la opción Espacio entre caracteres del cuadro de diálogo
Fuente, las opciones que presenta el cuadro, permiten hacer los siguientes
ajustes en el texto.
C
ELEVADO
EXPANDIDO
uando aplique formato a un párrafo
para que tenga una letra capital,
Word colocará la primera letra del
párrafo en un marco, el resto del texto
se ajustará al lado del marco.
DISMINUIDO
COMPRIMIDO
Seleccionar el formato y dar un clic en Aceptar.
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Copiar formato
Para dar formato a algún párrafo de Letra Capital, seleccionar la letra o
palabra, elegir el comando Letra capital del menú Formato, y marcar la
opción En texto o En margen.
Cuando un texto tiene el formato adecuado, se puede copiar en otro
utilizando el botón Copiar formato.
NOTA: El formato se aplica en toda la selección.
Seleccionar el texto cuyo formato se desea copiar y dar un clic en
el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar. Si
se desea copiar el formato en varios lugares, hacer doble clic en el
botón. Junto al puntero de forma de I se aparece una brocha, con el
seleccionar el texto para aplicar el formato.
Formato de párrafo
Un párrafo es cualquier cantidad de texto, gráficos y la marca de párrafo (
¶ ) que se presenta al oprimir la tecla de ENTER.
Word cuenta con las herramientas necesarias para aplicar diferentes tipos
de formato al párrafo, como son; alineación, interlineado, espacio entre los
párrafos, sangrías, lo que permite darle al documento una presentación
agradable.
Para cambiar el formato de párrafo, seleccionarlo y definir las nuevas
características.
Es recomendable trabajar con las marcas de párrafo en pantalla para
evitar eliminar accidentalmente las que contienen el formato para el
párrafo.
1.
La opción En texto coloca la letra capital alineada con el margen
izquierdo, dentro de la zona de texto principal.
2.
La opción En margen coloca la letra capital en el margen izquierdo.
3.
En el cuadro Fuente, escribir o seleccionar la que se desea aplicar
Alinear Texto
4.
En el cuadro Líneas que ocupa, indicar el número de líneas para
especificar la altura de la letra.
La alineación de un párrafo acomoda el texto en el espacio que hay entre el
margen izquierdo y el derecho.
5.
En el cuadro Distancia desde el texto, seleccionar la cantidad de
espacio entre la letra capital y el texto que sigue en el párrafo.
Word está preestablecido para alinear el texto a la izquierda, dejando el
borde derecho sin justificar.
6.
Dar un clic en el botón Aceptar.
Seleccionar los párrafos que se desean alinear y dar un clic en el botón
correspondiente.
Eliminar letras capitales
Alineación
Justificada
Alineación
Izquierda
Dar un clic en el párrafo que contenga la letra capital, seleccionar el
comando Letra capital del menú Formato, elegir Ninguna y dar un clic en
el botón Aceptar.
Alineación
Centrada
Alineación
Derecha
Word Básico
23
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O seleccionar el comando Párrafo del menú Formato y elegir la alineación.
Word Básico
24
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Cuando se cambian las tabulaciones, asegurarse de seleccionar todos los
párrafos a los que se desea que afecte el cambio, para modificar todas las
tabulaciones al mismo tiempo.
También se puede alinear texto utilizando las teclas de método abreviado.
Para aplicar o cambiar
Presionar
Alinear texto a la izquierda
CTRL + Q
Centrar texto
CTRL + T
Alinear texto a la derecha
CTRL + D
Justificar texto
CTRL + J
Crear una sangría francesa
CTRL + F
Escribir líneas a espacio sencillo
CTRL + 1
Crear interlineado de 1.5
CTRL + 5
Escribir líneas a doble espacio
CTRL + 2
Para establecer o cambiar la alineación de las tabulaciones, dar un clic en
el botón Alineación de tabulaciones situado en el extremo izquierdo de la
regla horizontal hasta obtener la alineación deseada.
Tipos de Alineación
Izquierda
ocultar
caracteres
Centrada
Decimal
Se pueden establecer medidas exactas para las tabulaciones, seleccionando
el comando Tabulaciones del menú Formato.
Eliminar los formatos de párrafo no CTRL + W
aplicados por un estilo
Mostrar u
imprimibles
Derecha
no CTRL + SHIFT + (
Nota: Antes de alinear un párrafo, asegurarse de que el párrafo no tiene
sangría.
Tabulaciones
Las tabulaciones vienen preestablecidas en intervalos de 1.25 cm. a partir
del margen izquierdo. Sólo se tiene que presionar la tecla TAB para mover
el punto de inserción a la siguiente tabulación del párrafo actual.
Usar la regla para establecer una tabulación en una posición concreta o
para cambiar la forma en que se alinea el texto en la tabulación.
Word Básico
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Sangrías
Si una línea contiene un caracter grande o un elemento como un gráfico o
una fórmula, Word ajusta el espacio de esa línea.
Una sangría es la distancia que hay entre el texto y los márgenes,
normalmente se utilizan para resaltar una parte importante del texto.
Para cambiar el interlineado de un párrafo, elegir el comando Párrafo del
menú Formato y seleccionar la ficha Sangría y espacio.
En el recuadro de Interlineado, seleccionar el tipo de interlineado que
desee, si selecciona Mínimo o Exacto, escriba o seleccione la cantidad de
interlineado, al terminar de un clic en el botón Aceptar.
Para poner una sangría, dar un clic en un párrafo o seleccionarlo, elegir el
comando Párrafo del menú Formato y la ficha Sangría y espacio o utilizar
la regla.
Para aplicar una sangría con la regla, arrastrar el marcador de sangría al
lugar donde se requiere.
Sangría
f
Sangría de primera
línea
Sangría
i
i d
Interlineado
Interline
ado a 1,5
líneas
El interlineado determina el espacio que hay entre los renglones del
párrafo, el valor predeterminado depende del tamaño de la fuente. Se
puede aplicar interlineado triple o personalizado en incrementos de media
línea.
Interline
ado
Sencillo
Interline
ado Doble
Word Básico
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escribir el siguiente texto de la lista
automática se continúa la lista.
Espacio entre párrafos
y presione ENTER, de forma
Crear una lista con viñetas: Escribir * o > y a continuación el texto de la
lista. Word coloca las viñetas automáticamente.
En lugar de presionar la tecla de ENTER para agregar líneas en blanco
antes o después de un párrafo, usar el comando Párrafo del menú Formato
y seleccionar la ficha Sangría y espacio para agregar espacio antes y/o
después.
Si ya no se desea continuar con la lista presionar ENTER dos veces.
Otra forma de crear una lista, es, escribir el texto, seleccionarlo y dar un
clic en cualquiera de los botones; Lista numerada o Lista con viñetas.
Lista numerada
Lista con viñetas
Para quitar los números o las viñetas de una lista. Seleccionar la lista y
dar un clic en el botón Lista numerada o Lista con viñetas.
Si se requiere otro símbolo diferente a las opciones que presenta Word, se
puede personalizar la viñeta,
Listas numeradas y con viñetas
Seleccionar la lista y escoger el comando Numeración y viñetas del menú
Formato.
Las listas numeradas y con viñetas * son muy útiles al organizar
información de un documento, resaltar la de mayor importancia o resaltar
párrafos con números e incisos.
La siguiente imagen presenta algunos ejemplos de la listas.
Crear una lista con números: Escribir el primer número o letra de la
secuencia, seguido de un punto o de un paréntesis, como “1. o A) o i.”,
* Una viñeta es un símbolo que se encuentra al inicio de un párrafo, por ejemplo:
♣,♦,♠,∗,•.
Dar un clic en el botón Personalizar
Word Básico
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2
1
3
4
1.
Elegir una fuente diferente.
2.
Seleccionar la nueva viñeta.
3.
Indicar la distancia entre el final de la viñeta o el número de lista y el
inicio del texto.
4.
Marcar la posición de la viñeta con respecto al margen.
Una vez que se han definido los parámetros dar un clic en el botón
Aceptar, aparecerá el cuadro de diálogo Numeración y viñetas dar clic en
el botón Aceptar.
Word Básico
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Inserta el número de página
Diseño y composición de la página
Inserta el número de páginas que contiene el documento
Al aplicar los formatos, anteriormente explicados, en un documento, este
queda con una presentación agradable. Sin embargo, se puede mejorar al
ponerle un encabezado o pie de página, definir los márgenes para que el
texto quede distribuido dentro de una hoja o poner un salto de página al
final de un capítulo. A continuación se describen los procedimientos a
seguir.
Un encabezado o pie de página está formado por texto o gráficos que se
colocan en la parte inferior o posterior del documento. Con definirlos en
una página, se presentan en todas las que conforman el documento. En la
Vista de Diseño de Página se ven con un tono más claro.
Estos pueden consistir simplemente en el título del documento y el número
de página, pero también es posible crear encabezados y pies de página que
contengan gráficos, varios párrafos y campos.
3.
Inserta la hora actual (la que tiene el sistema)
4.
Presenta el cuadro de diálogo para configurar la página
6.
Cambia entre el encabezado y pie
7.
Muestra el Encabezado o pie de página anterior o el siguiente
8.
Cierra el encabezado y pie
Insertar y eliminar números de página
Para poner un texto definido en Word, dar un clic en el o los botones de la
barra de herramientas. El texto y los gráficos del documento aparecerán
atenuados es decir en color gris.
Elegir el comando Números de página del menú Insertar.
10
7
6
Inserta un encabezado o pie igual al de la sección anterior
Para eliminar un encabezado o pie de página, dar doble clic en el
encabezado o pie de página, seleccionarlo y presionar la tecla SUPR.
Las áreas de encabezados y pies de página están rodeadas por una línea
punteada que no se imprime.
5
5.
Nota: En los encabezados y pies de página, el texto se escribe y se le aplica
el formato de la misma manera que en el documento principal.
Seleccionar el comando Encabezado y pie de página del menú Ver.
4
Inserta la fecha actual (la que tiene el sistema)
Si se desea modificar el Encabezado o el Pie de página, dar doble clic sobre
el encabezado o seleccionar el comando Encabezado y pie de página del
menú Ver.
Agregar y eliminar encabezados y pies de página
2
2.
Para volver al documento dar un clic en el botón Cerrar o dar doble clic en
el área del texto principal. El encabezado o pie de página se ven de forma
atenuada.
Se puede definir un encabezado o pie de página diferente para las páginas
pares y las impares, o utilizar un encabezado o pie de página diferente
para la primera página de una sección o documento.
3
Permite cambiar el formato del número de la página
Muestra u oculta el texto del documento
Crear encabezados y pies de página
1
1.
8
9
11
Word Básico
29
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Nota al pie de página
Para especificar la posición en la que se desea que Word imprima los
números de página, seleccionar un lugar en el cuadro Posición y una
alineación.
Las notas al pie o al final explican, comentan o hacen referencia al texto de
un documento. Un solo documento puede contener notas al pie y notas al
final. Por ejemplo, se pueden utilizar las notas al pie para instrucciones
detalladas y las notas al final para citar fuentes de información. Las notas
al pie aparecen al final de cada página de un documento. Las notas al final
normalmente aparecen al final del documento.
Para cambiar el formato del número de página, dar un clic en el botón
Formato.
Referencia de la
Texto de la nota
Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de
referencia de nota y el texto correspondiente a la nota.
La marca de referencia puede ser un número, que se actualiza de forma
automática, es recomendable usar este tipo de marca en los documentos
que tienen más de una referencia en una página. O marcas
personalizadas.
En el cuadro de Formato de número, también se puede indicar el número
en el que se inicia la paginación, especificar el número en Numeración de
páginas al terminar dar un clic en Aceptar.
El texto de la nota puede ser de cualquier extensión y se le aplica formato
del mismo modo que a cualquier otro texto. Para insertar una nota:
Si se desea que en la primera página no aparezca el número, activar la
casilla Número en la primera página y dar un clic en el botón Aceptar.
Seleccionar el comando Nota al pie del menú Insertar.
El número de página se agregará en el encabezado o pie de página. Word
presentará el campo PAGINA en un marco, que permite arrastrar el
número a cualquier lugar de la página. Cuando se agrega una hoja al
documento se actualiza de forma automática la numeración.
Para eliminar
seleccionar el
eliminados los
herramientas
Permite ajustar la
posición de las
notas y establecer
las opciones de
numeración.
la numeración: Dar doble clic en el encabezado o pie,
marco del número, oprimir la tecla SUPR. Una vez
números de página, elegir el botón Cerrar de la barra de
Encabezado/pie.
Si el documento tiene varias secciones y se elimina la conexión entre los
encabezados o pies de página de las diferentes secciones, Word sólo
elimina los números en la sección actual.
Elegir el tipo de nota y la numeración que se desea insertar, al terminar
dar un clic en Aceptar. En el documento se presenta una línea y el punto
de inserción para que escribir el texto de la nota.
Word Básico
30
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Tipos de secciones
Dividir un documento en secciones
Un documento se puede dividir en cualquier número de secciones y aplicar
un formato diferente a cada una de ellas. Por ejemplo, una parte con
formato de una columna, luego cambiar a un formato de dos columnas
para el resto del documento, o que unas páginas tengan orientación
vertical y otras horizontal. Una sección puede ser un párrafo o un
documento entero.
Página siguiente : Divide la página e inicia la
nueva sección en la página siguiente.
Página impar o Página par : Inserta un salto
de sección y empieza la siguiente sección en la
siguiente página impar o par
Al iniciar un documento nuevo, no se encuentran saltos de sección, porque
el documento es una sola. Se puede crear nuevas secciones cuando en una
parte específica del documento se cambian cualquiera de los elementos
siguientes:
Tamaño, orientación o márgenes del papel.
Continuo: Empieza la siguiente sección en la
misma página.
Número de columnas tipo periódico.
Alineación vertical del texto en la página.
Crear una sección nueva
Seleccionar el comando Salto del menú Insertar.
Al oprimir la combinación de teclas CTRL + ENTER se inserta un salto de
página.
En presentación normal, Word inserta una línea doble punteada (esta
línea no se imprime) encima del punto de inserción para marcar el final de
la sección anterior y desplaza el punto a la siguiente sección.
Para eliminar un salto de sección, seleccionar el salto y presionar las teclas
de RETROCESO o SUPRIMIR.
Cuando se quita un salto de sección, se elimina el formato del texto que se
encuentra encima de el. Ese texto pasa a formar parte de la sección
siguiente y adopta su formato.
Debajo de Salto de sección seleccionar la opción que indique el lugar en el
que se desea iniciar la siguiente sección al terminar dar un clic en el botón
Aceptar.
Word Básico
31
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En Preestablecidas, seleccionar una de las opciones,
Número de columnas, escribir el número de columnas.
Columnas estilo periodístico
o en el cuadro
Si se desea que las columnas tengan el mismo ancho dar un clic en la
casilla Columnas de igual ancho.
El formato de columnas estilo periódico, se puede aplicar a todo el
documento o, a parte de el. En este estilo el texto fluye desde la parte
inferior de una columna hasta la parte superior de la siguiente. Este tipo
de formato permite crear columnas con diferente ancho y cambiar el
número de columnas (hasta un máximo de 18) de un documento o de una
página.
Si se prefiere, especificar un ancho para cada una de las columnas y el
espacio entre ellas, en el cuadro Ancho y espacio.
Además, se puede agregar una línea entre las columnas dando un clic en
la casilla Línea entre columnas
Para ver varias columnas en pantalla, cambiar a Presentación de diseño
de página o a Presentación preliminar.
Control de saltos de columna
Crear varias columnas
Aunque Word distribuye automáticamente las columnas en las páginas, es
posible insertar saltos de columna para continuar en una columna nueva
en la misma hoja o en otra.
Seleccionar el texto que se va a cambiar a más de una columna, dar un clic
en el botón Columnas, arrastrar hacia la derecha para indicar el número
de columnas y soltar el botón del ratón.
En Presentación de diseño de página, colocar el punto de inserción donde
se desea iniciar la nueva columna. Seleccionar el comando Salto del menú
Insertar y elegir la opción Salto de columna, o presione las teclas CTRL +
SHIFT + ENTER
Si se necesita que mantener párrafos, o un párrafo con un gráfico juntos.
En presentación de diseño de página, seleccionar el párrafo o el gráfico que
se desea mantener unido al párrafo anterior. Elegir el comando Párrafo
del menú Formato e ir a la ficha Líneas y saltos de página, seleccionar la
casilla Conservar con el siguiente.
O bien, elegir el comando Columnas del menú Formato.
Word Básico
32
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Si se aplica el nuevo tamaño u orientación del papel al texto seleccionado,
Word inserta un salto de sección antes y después del texto. Si se selecciona
De aquí en adelante en el cuadro Aplicar a, Word insertará un salto de
sección antes del punto de inserción.
Configurar página
Las opciones de configurar página, permiten establecer las características
de impresión de un documento. Al crear un documento nuevo, Word utiliza
las opciones predeterminadas para el tamaño del papel, orientación,
márgenes y números.
Márgenes
Sin embargo, si se define desde el principio el tipo y tamaño, así como la
orientación del papel que se va a utilizar, el texto que se escribe se ajusta a
los parámetros definidos.
Los márgenes determinan la distancia entre el texto y el borde del papel.
Word imprime normalmente el texto y los gráficos dentro de los márgenes,
mientras que los encabezados, pies de página y números de página los
imprime en los márgenes.
Establecer el tamaño y la orientación del papel
Para ajustar los márgenes de un documento, puede ser por medio de las
reglas o el comando Configurar página del menú Archivo. Si se utilizan las
reglas en presentación preliminar o en presentación de diseño de página,
arrastre los límites de los márgenes para cambiarlos.
Seleccionar el texto para el que se desea un tamaño de papel o una
orientación de página diferente, o colocar el punto de inserción en la
sección que se desea cambiar. Elegir el comando Configurar página del
menú Archivo.
Margen
Seleccionar la ficha Tamaño de papel.
Encabezado
Margen
derecho
Margen
derecho
En el cuadro Tamaño de papel, indicar el tamaño de papel en el que se va
a imprimir. Para utilizar un tamaño de papel personal, escribir o
seleccionar las medidas correspondientes en los cuadros ancho y Alto. En
Orientación, seleccionar la opción Vertical u Horizontal.
Margen
inferior
Pies de
página
En el cuadro Aplicar a, seleccionar la opción que se requiere y dar un clic
en el botón Aceptar.
Word Básico
33
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Seleccionar el texto que se desea cambiar de alineación Elegir el comando
Archivo del menú Configurar página y seleccionar la ficha Diseño de
página. En el cuadro Alineación vertical, indicar la alineación.
Si se utiliza el cuadro de diálogo Configurar página, seleccionar la ficha
Márgenes. Para cambiar el tamaño de los márgenes, escribir o seleccionar
la medida para el margen y ajustar en el cuadro Superior, inferior,
Izquierdo o Derecho.
Superior Alinea la parte superior del primer párrafo con el margen
superior, ésta es la alineación de página predeterminada.
Para preparar un documento que se va a imprimir por ambos lados del
papel, seleccionar la casilla Márgenes simétricos.
Centrada Alinea los párrafos con respecto al centro de la página, a medio
camino entre el margen superior e inferior.
Justificada Distribuye los párrafos de forma equilibrada entre el margen
superior y el inferior. Word alinea la parte superior del primer párrafo con
el margen superior y la parte inferior del último párrafo con el margen
inferior.
En el cuadro Aplicar a, seleccionar la parte del documento que se va a
cambiar y dar un clic en el botón Aceptar.
Si un documento no está dividido en secciones, las especificaciones de
márgenes afecta a todo el documento. Si está dividido, afecta a la sección
del documento que contenga el punto de inserción.
Si antes de entrar al comando Configurar página, se selecciona texto, al
cambiar los márgenes, Word inserta saltos de sección antes y después de
este texto para convertirlo en una sección independiente.
Alinear texto verticalmente en una página
Para la alineación vertical del texto dentro de una página, Word
proporciona tres opciones, definen la distribución del texto entre los
márgenes superior e inferior. Esta función es particularmente útil para
dar formato a documentos que tengan una sola página y para páginas
titulares.
Word Básico
34
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Trabajar con tablas
Mediante el uso de tablas es posible organizar columnas de número y texto
en un documento sin necesidad de utilizar tabulaciones. Las tablas
también proporcionan una forma adecuada para presentar texto en
párrafo lado a lado, como un resumen, o para combinar texto y gráficos.
Escribir o seleccionar el número de columnas y filas que se desean.
Crear una tabla
Word coloca el punto de inserción en la primera celda de la tabla. En ese
momento ya se puede escribir texto en la tabla.
Una tabla está formada por filas y columnas, la intersección entre una fila
y una columna se denomina celda, que se puede rellenar con texto y
gráficos. Dentro de cada celda, el texto se ajusta igual que entre los
márgenes de un documento.
Desplazamiento en una tabla
Desplazar el punto de inserción dentro de una celda y seleccionar texto es
igual que en el resto del documento (usando el ratón, la tecla TAB o las
flechas de dirección).
En una tabla se puede tener 32,767 filas y 63 columnas.
Para insertar una tabla, colocar el punto de inserción en donde se va a
crear la tabla.
Acción
Dar un clic en botón Insertar columnas y arrastrar hacia la derecha para
seleccionar el número de columnas y hacia abajo para indicar el número
de filas y soltar el botón del ratón.
Teclas
A la celda siguiente
TAB
A la celda anterior
SHIFT + TAB
A la primera celda de la fila
ALT + INICIO
A la última celda de la fila
ALT + FIN
A la primera
columna
celda
de
la ALT + RE PÁG
A la última celda de la columna
ALT + AV PÁG
Convertir texto en una tabla o viceversa
O bien
Es posible convertir un texto separado por marcas de párrafo, punto y
coma o marcas de tabulación en celda de una tabla.
Seleccionar el comando Insertar tabla del menú Tabla
Si el texto no contiene caracteres separadores, es necesario agregarlos.
Para separar el contenido de celdas dentro de una fila, agregar punto y
coma o marcas de tabulación.
Para marcar el final de las filas, agregar marcas de párrafo.
Word Básico
35
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Seleccionar el texto que se desea convertir y dar un clic en el botón
Insertar tabla.
Word convierte el texto en una tabla como se muestra en la imagen
anterior.
En Separadores seleccionar el caracter que se desea usar para separar el
texto y elegir el botón Aceptar.
Para especificar las marcas que debe tomar en cuenta Word para convertir
el texto en tabla, seleccionar el texto, elegir el comando Convertir texto en
tabla del menú Tabla.
Edición de una tabla
En esta sección se describe cómo seleccionar, insertar, eliminar, copiar y
mover filas, columnas y celdas, además de cómo cambiar el espacio y el
ancho de columna, y cómo dividir una tabla.
Seleccionar celdas, filas y columnas
Se puede utilizar el ratón o el teclado para seleccionar rápidamente celdas,
filas y columnas. Para seleccionar texto dentro de una única celda,
arrastrar el puntero del ratón por encima del texto.
Para
seleccionar
Word indica el número de columnas y filas, así como el ancho de las
columnas y el caracter separador que va a utilizar para dividir el texto en
columnas. Modificar las opciones necesarias y dar un clic en Aceptar.
Convertir una tabla en texto
Seleccione las filas que desee convertir en párrafos, elegir el comando
Convertir tabla en texto del menú Tabla.
Con el ratón
Una celda
Dar un clic sobre la celda.
Una fila
Dar un clic en la barra de selección de
filas (a la izquierda de la fila).
Una columna
Dar un clic en la parte superior de la
cuadrícula o del borde.
Varias celdas
Presionar el botón izquierdo sin soltarlo y
arrastre sobre las celdas, filas o columnas
o bien presione la tecla SHIFT y las
flechas de dirección.
Word Básico
36
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Word presenta una flecha hacia abajo Ð cuando el puntero esté en la
posición correcta
O bien, seleccionar el número de celdas que se desean insertar y elegir el
comando Insertar celda, fila o columna del menú Tabla
O bien, colocar el punto de inserción en la tabla y elegir el comando
Seleccionar fila, Seleccionar columna o Seleccionar tabla del menú Tabla.
Al seleccionar insertar celda se presenta el siguiente cuadro de diálogo
También se puede utilizar el teclado
Para seleccionar
Presionar la combinación de teclas
El contenido de la celda TAB
siguiente
El contenido de la celda SHIFT + TAB
anterior
Una tabla completa
ALT + 5 en el teclado numérico
Extender una selección SHIFT + flecha de dirección varias
a celdas siguientes
veces
Una columna
Elegir una de estas opciones y dar un clic en Aceptar.
Coloque el punto de inserción en la
celda superior o inferior de la
columna. Mantenga presionada la
tecla SHIFT mientras presiona la
tecla flecha arriba o flecha abajo
varias veces.
Eliminar celdas, filas o columnas
Seleccionar la celda o celdas que se desean eliminar, elegir el comando
Eliminar celda, fila o columna del menú Tabla
Si se selecciona eliminar celda se mostrará el siguiente cuadro de diálogo
Insertar y eliminar celdas, filas y columnas
Para insertar una celda, fila o columna nueva, primero es necesario
seleccionar una celda, fila o columna, junto al lugar en donde se va a
colocar la nueva. Word inserta una fila nueva encima de la fila
seleccionada, una columna nueva a la izquierda de la columna
seleccionada o una celda nueva en la posición especificada.
Si se desea agregar más de una celda, fila
o columna, seleccionarlas y dar un clic en
el botón de la barra de herramientas que
desee.
Si se selecciona una fila aparece el botón insertar fila Si se
selecciona una columna aparece el botón insertar columna
Elegir una de estas opciones y dar un clic en Aceptar.
Si se selecciona una celda aparecerá el botón insertar celda
Word Básico
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Ancho de columna, espacio y alto de fila
En la ficha Fila, se indica una medida exacta para cada una de las filas o
bien para todas las de la selección. Así como alinear la tabla dentro del
texto, seleccionar toda la tabla y dar un clic en la alineación que se
requiera. Además se puede especificar una sangría izquierda para toda la
tabla.
Colocar el puntero del ratón sobre la guía vertical de la columna o fila que
se desea ajustar. Cuando el puntero del ratón cambia, arrastrar la guía
hacia la derecha o hacia la izquierda.
Guía vertical de la columna
Marcador de la fila
Marcador
columna
de
la
Guía vertical de la
fila
Señalar el marcador de columna o fila que se desea ajustar, mantener
presionado el botón del ratón y arrastrar el marcador de columna hacia la
derecha o hacia la izquierda. Cuando se arrastra una guía o un marcador
de columna, todas las columnas situadas a la derecha se ajustan en
proporción a su ancho original. El ancho total de la tabla no cambiará.
En la ficha Columna, en ella usted podrá indicar una medida exacta a
cada una de las columnas o bien seleccionar la opción Autoajuste y Word
se encargará de ajustar el ancho de las columnas.
O bien
Ubicar el cursor dentro de la tabla, seleccionar el comando Propiedades del
menú Tabla, seleccionar la ficha fila y activar la casilla de verificación 3
(alto específico.
Dividir una tabla
Para insertar un párrafo entre dos filas, se puede dividir la tabla.
Colocar el punto de inserción en la fila donde se desea iniciar el texto y
elegir el comando Dividir tabla del menú Tabla.
Word insertará una marca de párrafo entre las dos partes de la tabla.
Word Básico
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Crear títulos en una tabla
Dividir y combinar celdas
Es posible combinar varias celdas para crear un título que se extienda por
varias columnas.
Los títulos de una tabla se pueden repetir al inicio de cada página cuando
ésta ocupe varias hojas, seleccionar la fila o las filas que contienen los
títulos y elegir el comando Repetición de Filas de Título del menú Tabla.
Seleccionar las celdas que se desean combinar y elegir el comando
Combinar celdas del menú Tabla.
Al modificar los títulos de una tabla dividida en varias páginas, el texto se
actualizará automáticamente en todos los títulos repetidos.
Alineación del texto en una tabla
Relación
personal
de
Relación de personal
Nombre
Edad
Sexo
Nombr
e
Edad
Sexo
Carmen
24
Femeni
no
Carme
n
24
Femenino
Para cambiar la orientación del texto de una tabla seleccionar las filas o
columnas, ir al menú Formato y seleccionar Dirección de celdas.
Dividir celdas
Seleccionar la celda elegir el comando Dividir Celdas del menú Tabla
Indicar la orientación y dar un clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Dividir celdas, aceptar el número de columnas que
Word propone o indicar otro número.
Cada celda se divide de acuerdo al número de marcas de párrafo que
contenga. Si no hay más que una marca de párrafo, el texto permanece en
la celda de la izquierda y se insertan celdas vacías a la derecha. Si hay
más de una marca de párrafo en la celda, los párrafos se dividirán entre
las celdas.
Word Básico
39
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Formato de una tabla
Bordes y Sombreado
Para mejorar la presentación o aspecto de un documento, se pueden
aplicar bordes o sombreados a: celdas, tablas, imágenes, párrafos o incluso
a la página completa. Seleccionar el objeto elegir el comando Bordes y
sombreado del menú Formato.
Autoformato de tablas
Es una combinación de formatos ya definidos. Seleccionar toda la tabla o
parte de ella y elegir el comando Autoformato de tablas del menú Tabla
1
2
3
4
5
6
Tipos de Bordes
Seleccionar un formato de los que se muestra y dar un clic en Aceptar
1.
Superior
2.
Horizontal interno
3.
Inferior
4.
Vertical Interno
5.
Derecho
6.
Izquierdo
Word Básico
40
Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth
En esta ficha se aplica un sombreado o trama.
Desde la ficha Borde de página, se aplican bordes, al igual que en la ficha
anterior, pero además se puede seleccionar un borde con diseño ya
establecido.
Para aplicar este tipo de borde, seleccionarlo en la opción Arte.
En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo de los tipos de borde y
sombreado
Borde de página
Sombreado con
trama
Borde
personalizado
una tabla .
en
Borde con sombra
en un párrafo.
Word Básico
41
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Ordenar el contenido de una tabla
También se puede utilizar la barra de herramientas Tablas y Bordes
2
1
3
4
Permite organizar la información de las tablas por orden alfabético,
numérico o por fechas. Ubicar el cursor dentro de la tabla y seleccionar el
comando Ordenar del menú Tabla
5
6
15
7
12
14
13
12
11
10
9
8
1.
Borrador (Quita borde como si se estuviera borrando con una goma)
2.
Estilo de línea
3.
Grosor de línea
4.
Color del Borde
5.
Diferentes tipos de bordes (Inferior, superior, izquierdo, etc.).
6.
Color del sombreado
7.
Autosuma
8.
Ordenamiento ascendente y descendente
9.
Dirección del texto
En el cuadro Ordenar por, seleccionar la columna por la cual se desea
organizar la información (las columnas se enumeran de izquierda a
derecha). Elegir el tipo de dato y la forma en la cuál se va a realizar el
ordenamiento. Si la tabla tiene títulos seleccionar la casilla Con
encabezado.
Cálculos dentro de una tabla
En una tabla se realizan operaciones aritméticas tales como: suma, resta,
multiplicación, calcular promedios, porcentajes y valores máximos y
mínimos.
Las celdas de una tabla se designan como A1, A2, B1, B2, etc. La letra
representa la columna y el número representa la fila.
10. Autoformato de tablas
11. Distribuir columnas y filas uniformemente
12. Alinear en la parte superior, inferior y centrar verticalmente.
13. Dividir celdas
14. Combinar celdas
A
B
C
1
A1
B1
C1
2
A2
B2
C2
3
A3
B3
C3
15. Dibujar tabla (Con esta opción se ponen bordes como si se estuviera
dibujando)
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En el cuadro Pegar función seleccionar o escribir la operación que se va a
realizar.
Para hacer referencia a las celdas en las fórmulas. Se usa una coma para
separar las referencias a celdas individuales y dos puntos para separar la
primera y la última celda de un rango, tal como se muestra en los
siguientes ejemplos.
En la siguiente tabla se presentan algunos ejemplos de las operaciones que
se realizan en una tabla.
Promedio
Colocar el punto de inserción en la celda donde se requiere el resultado y
seleccionar el comando Fórmula del menú Tabla
Si va a calcular
Función
Suma
=SUMA(ENCIMA)
Valor máximo
=MAX(ENCIMA)
Promedio
=Promedio(ENCIMA)
Resta
=D2-D3
Multiplicación
= E2*E3
Porcentaje
= F2+F2*F3
La palabra que va entre paréntesis indica el lugar en donde están ubicados
los datos a calcular. Si los datos se encuentran a la derecha se escribe
(DERECHA) de lo contrario se escribe (IZQUIERDA).
Cada una de las funciones se deben escribir en el cuadro de diálogo
Fórmula
Para obtener el promedio de estas
celdas
Suma
280
902
=SUMA(A2:B2)
920
640
=SUMA(A3:B3)
789
654
=SUMA(A4:B4)
108
362
=SUMA(A5:B5)
El formato del número se cambia en el cuadro Formato de número.
Si algunos de los valores que se utilizan para calcular la fórmula cambian,
el resultado se actualiza al presionar la tecla F9.
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Glosario
Área de destino
Área
que
información.
Alfanumérico
Utilización combinada de letras con números y
caracteres especiales.
Aplicación
Sinónimo de programa de aplicación o paquete
de software.
Archivar (guardar)
Hacer una copia de seguridad de los datos en
disco o en cinta, salvar los datos en un disco.
Archivo
Único documento de texto.
Área de pegado
El lugar de destino para la información que ha
sido cortada o copiada.
Arrastrar
Mover un objeto en pantalla, donde puede
observarse esta acción completa desde su
ubicación hasta su destino. El movimiento se
activa mediante el ratón.
Autoformato
se
selecciona
para
es posible desplazarse por todo el documento.
Botón
Botón físico en un dispositivo, como en un
ratón, o simulado en la pantalla, que se acciona
apuntándolo con el puntero y apretando el
botón del ratón.
Caracter
Una sola letra, dígito o símbolo especial como
un punto decimal o una coma.
Caracter especial
Caracter no alfa o no numérico.
agregar
Casilla de verificación Casilla que indica con una marca de verificación
si una opción está activa prescindiendo del
estado de otras opciones en el cuadro de diálogo.
Características de formato, tales como diseño y
letra que pueden aplicarse rápidamente a una
tabla o texto para cambiar su apariencia.
Autograbado
Grabar datos en un disco a intervalos periódicos
sin la intervención del usuario.
Automático
Término que se utiliza para referirse a una
gran cantidad de dispositivos que realizan
operaciones sin supervisión.
Automatización
Reemplazo de las operaciones manuales por
métodos computarizados.
Barra de estado
Barra ubicada en la parte inferior de la pantalla
que muestra información de un comando
seleccionado o una operación en curso.
Barra de menú
Fila de opciones del menú en pantalla.
Barras
desplazamiento
de Barras sombreadas ubicadas a la derecha y en
la parte inferior de la ventana. Con estas barras
Celda
Es la intersección de una fila con una columna .
Clic
Seleccionar un objeto presionando el botón del
ratón cuando el puntero está apuntando la
opción del menú o icono deseados.
Comando
Orden dada por el usuario a la computadora.
Copiar
Hacer un duplicado del original. Todas las
copias son idénticas.
Cortar y pegar
Mover un bloque de texto de una parte a otra en
un documento o de un documento a otro.
Cuadro de diálogo
Es el cuadro que aparece al seleccionar un
comando que requiere información adicional
para ejecutar la acción. Puede incluir áreas en
las que se puede escribir texto o números, y
cambiar la configuración para las opciones
relacionadas con el comando.
Cuadro de edición
Cuadro en donde se puede escribir texto,
número o referencias de celdas.
Curso
Símbolo móvil en una pantalla que sirve como
punto de contacto entre el usuario y los datos y
se mueve mediante las teclas de dirección.
Documento
Cualquier archivo de texto.
Edición
Hacer modificaciones a un documento existente.
ESC
Tecla que se usa comúnmente para salir o
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cancelar el modo u operación en curso.
afectará a la selección.
Estilo de letra
Diseño de un conjunto de caracteres impresos.
Una familia de tipos de letra incluye Normal,
Negrita, Cursivas.
Submenú
Lista adicional de opciones dentro de una
selección del menú. Pueden existir varios
niveles de submenús.
Icono
Diminuta representación pictórica de un objeto
en la pantalla.
Tabla
Informe
Conjunto de hechos y figuras impresas en papel,
con números y encabezamientos de página.
Datos sobre un tema específico que se
almacenan en registros (filas) y en campos
(columnas).
Tecla de Control
Líneas de división
Líneas que se presentan para identificar una
tabla del texto del documento.
Abreviada CTRL, esta tecla se presiona en
combinación de otras para ejecutar una acción.
Tecla ENTER
Lista de opciones y comandos disponibles en
pantalla. La selección se efectúa resaltando la
opción con el ratón o teclas.
La tecla grande en el lado derecho del teclado.
Se utiliza para finalizar un párrafo de texto o
línea de datos.
Teclas de función
Conjunto de teclas que se usan para dar
órdenes a la computadora, marcadas F1, F2, F3,
etc. El propósito de cualquier tecla de función se
encuentra definido por el software en el que se
esté trabajando.
Usuario
Cualquier individuo que interactúa con la
computadora a nivel de una aplicación.
Menú
Menú contextual
Menú que muestra una lista de comandos
referentes a un elemento en particular, dicho
menú se muestra cuando se da un clic con el
botón derecho del ratón.
Microsoft Word
Programa de procesamiento
completo para PC.
Negrita
Caracteres más oscuros y densos que los
normales en la salida impresa y más brillante
que los normales cuando aparecen en pantalla.
Nombre de archivo
Nombre asignado por el usuario que se usa para
identificar un archivo.
Paleta
Conjunto de funciones o modos
Portapapeles
Área de almacenamiento temporal para los
datos que se cortan o copian. Los datos
permanecen en el Portapapeles hasta que se
copien o corten otros datos o al salir de Word.
Puntero
Símbolo en pantalla utilizado para identificar
las selecciones del menú o la posición actual en
la pantalla, se mueve mediante un ratón.
Salto de página
Código que marca el final de una página.
Seleccionar
Resaltar una palabra o párrafos dentro de un
documento. El próximo comando o acción
de
palabras
Verificador
ortografía
de Herramienta de un procesador de palabras que
comprueba la corrección ortográfica de las
palabras. Puede revisar la ortografía de un
bloque o un documento entero.
Verificador
gramatical
Herramienta que comprueba la gramática de
una oración, puede verificar y destacar
oraciones incompletas, frases difíciles y
gramática deficiente.
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