SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. Poslovna inteligencija – savremeni informatički alat za efikasniji menadžment Vujošević D.1 Ključne reči: poslovna inteligencija, upravljanje performansama organizacije, skladištenje podataka Apstrakt: Poslovna inteligencija omogućava jedinstven pogled na podatke sakupljene u različitim delovima informacionog sistema organizacije, te jednostavnu i brzu anlizu ovih podataka. U radu se prikazuje rešenje za poslovnu intelignciju bazirano na alatima Kognosa, vodećeg svetskog proizvođača softvera za podršku odlučivanju, na čijem razvoju radi stručni tim Sage Infotech. Nastoji se dokazati višestruka korisnost poslovne inteligencije. I UVOD Jedan od opšte prihvaćenih stavova moderne teorije organizacije je onaj po kome zaposlenima na svim nivoima treba pružiti mogućnost da samostalnije rešavaju dobijene zadatke. Time se jasnije raspodeljuje odgovornost za postignute rezultate, čime se podstiče efikasnost i kreativnost u obavljanju posla. Osim toga, viši nivoi menadžmenta se oslobađaju donošenja operativnih i taktičkih odluka, pa im ostaje više vremena za bavljenje strateškim pitanjima. Da bi zaposleni samostalnije rešavali probleme i donosili dobre odluke potreban im je, pored ostalog, i dobar uvid u poslovanje organizacione funkcije u kojoj rade. Savremene organizacije sve izrazitije rade pod sledećim paradoksom. Sa jedne strane, usložnjavaju se tehnologije rada i okruženje, što čini da je broj parametara organizacije koje treba kontrolisati sve veći. Sa druge strane, tržišna utakmica ne samo da nema razumevanja za rastuću složenost poslovanja, nego od njega još zahteva i sve veću efikasnost. Isto kao i u prethodnom slučaju, dobar uvid u poslovanje nužan je i za postizanje efikasnosti. Pod uvidom se u oba slučaja misli na pristup najrazličitijim prostim i izvedenim podacima koji oslikavaju performanse preduzeća. Ovaj uvid pružaju sistemi za upravljanje performansama organizacije. Sistemi za upravljanje performansama organizacije baziraju se na namenskim informatičkim rešenjima. Sistemi za upravljanje performansama organizacije proširuju i dalje dominantan koncept poslovne inteligencije, koji je prethodno potisnuo koncept sistema za podršku odlučivanja. Proizvodnja namenskih rešenja za poslovnu inteligenciju i upravljanje performansama organizacije danas je jedna od grana informacionih tehnologija za kojima vlada najveće interesovanje. II POSLOVNA INTELIGENCIJA I SRODNE TEHNOLOGIJE 1 Dušan Vujošević, dipl.ing, Preduzeće za informacione tehnologije Saga InfoTech, d.o.o, Milentija Popovića 9, Sava centar, 11070 Novi Beograd, Beograd, Srbija i Crna Gora; Tel: (+381) 11 2603 268, (+381) 64 300 83 50; dusan.vujosevic@saga-infotech.net 322 Zbornik radova SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. Tri aktivnosti, planiranje željenih vrednosti pokazatelja performansi poslovanja, kontrola ostvarenih vrednosti ovih pokazatelja i analiza faktora koji na njih utiču, čine upravljanje performansama organizacije. Upravljanje performansama organizacije je menadžerska paradigma kojom se naglašava potreba donosilaca odluka na svim nivoima da budu blagovremeno i kvalitetno obaveštavani o performansama funkcionisanja orgaizacije. Zadovoljenjem ove potrebe postižu se bolje odlučivanje i raspodeljivanje odgovornosti oko donošenja odluka između što više učesnika u organizaciji, što povećava njenu efikasnost. Upravljanje performansama organizacije podrazumeva odgovarajuće organizacione procese i standarde, koji se odnose, na primer, na kvalitet usluga, upravljanje odnosima sa okruženjem ili stimulaciju zaposlenih. U srednjim i velikim organizacijama upravljanje performansama organizacije zahteva tehničku podršku informacionog sistema. Jedan limitiran deo ove podrške dostupan je u okviru osnovnog poslovnog informacionog sistema. Najveći deo potrebnih funkcionalnosti dobija se nadgradnjom poslovnog informacionog sistema namenskim tehnologijama. Tehnologije namenjene upravljanju performansama organizacije su: poslovna inteligencija, skladištenje podataka, integracija organizacionih informacija, karte rezultata, alati za planiranja i alati za analize specifičnih pokazatelja po funkcijama organizacije poput finansija, odnosa sa klijentima ili lanaca snabdevanja. Kada se ove tehnologije razvrstaju u tri aktivnosti koje čine upravljanje performansama organizacije, onda se karte rezultata koriste za kontrolu ostvarenih rezultata, alati za planiranje, kao što im naziv sugeriše, za planiranje, a poslovna inteligencija za analizu uticaja faktora na rezultate. Alati za analize specifičnih pokazatelja po funkcijama pored analiza mogu u sebi integrisati i funkcionalnosti kontrole i planiranja. Tehnologije za skladištenje podataka i integraciju organizacionih informacija služe kao podrška ostalim navedenim tehnologijama. Treba napomenuti da ne postoje opšte prihvaćene jedinstvene klasifikacija i definicije ovih tehnologija. Poslovna inteligencija omogućava da se informacije nagomilane u bazama podataka bolje iskoriste time što pruža priliku da se vrlo složeni pregledi podataka obavljaju interaktivno i na jednostavan način. Reč inteligencija u terminu poslovna inteligencija izvorno označava obaveštavanje namenjeno podršci odlučivanja. Poslovna inteligencija nadopunjuje postojeći informacioni sistem organizacije. Implementacija poslovne inteligencije ne košta mnogo u odnosu na osnovni informacioni sistem, ali njegovu upotrebnu vrednost može višestruko povećati. Glavna tehnologija poslovne inteligencije je multidimenzionalna analiza, nazivana još i analitička obrada podataka u realnom vremenu, OLAP analiza ili analiza hiperkocke. Ova analiza prikazuje pokazatelje performansi organizacije u njihovom kontekstu koji određuju dimenzije poput vremena, mesta ili troškovnog centra. Dimenzije se često mogu urediti u jednu ili više hijerarhija, na primer, mesec, tromesečije, godina i prethodni, tekući i sledeći vremenski period, zatim mesto, okrug, regija, država, i tako dalje. Korišćenje složenih algoritama u pozadini omogućava brz prikaz pokazatelja bez obzira na kontekst, kao i uranjanje i izranjanje – navigaciju po dimenzijama i njihovim hijerarhijama radi analize pokazatelja. Posebne tehnologije poslovne inteligencije služe izveštavanju i ad hok upitima, koji su mogući i bez poslovne inteligencije, ali sa slabijim karakteristikama. Pod poslovnu inteligenciju potpadaju i obaveštenja i alarmi, metode upravljanja kritičnim događajima u podacima koje korisnika periodično obaveštavaju o performansama, odnosno signaliziraju mu ako iskrsne neki događaj. Tu je i kontrolna tabla, tehnika veoma popularna na višim nivoima menadžmenta, koja pokazatelje performansi prikazuje grafički pomoću brojčanika sa strelicama, termometara i slično, tako da menadžer ne mora da se udubljuje dok god su parametri u okvirima normale, na primer, van crvenog opsega. 323 Zbornik radova SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. Karte rezultata su tehnologija upravljanja merenjem performansi kojom se postavljaju ciljne vrednosti, međusobno povezuju merenja koja utiču jedna na druge, te dinamički prikazuju merenja tako da je moguće videti silazne i uzlazne trendove u posmatranim performansama. Alati za planiranje omogućavaju postavljanje taktičkih i strateških ciljeva i raspodelu neophodnih aktivnosti na njihovom ostvarenju unutar organizacije. Ovi alati koriste modelovanje događaja, statističke metode i simulaciju i integrišu budžetiranje i finansijsko izveštavanje sa operativnim poslovanjem. Alati za analize specifičnih pokazatelja po funkcijama organizacije imaju u sebi integrisano ekspertsko iskustvo iz konkretne oblasti u vidu parametara, poslovnih pravila, procedura odlučivanja, i slično. Mogu koristiti i napredne složene kvantitativne metode. Od svih navedenih tehnologija trenutno se najviše ulaže u skladištenje podataka jer je ono neophodna osnova za upešnu primenu većine ostalih tehnologija. Naime, upotreba navedenih tehnologija se često svodi na agregiranje informacije iz velikog broja informacija, pretragu ili sortiranje gomile informacije, što su računarski veoma zahtevne operacije, pa ih nije moguće vršiti nad osnovnom bazom podataka, u ovom kontekstu nazivanom još i transakcionom bazom. Zato se podaci periodično prepisuju u drugu bazu podataka kojoj se dodeljuju odvojeni hardverski resursi. Pri tome se vrši restruktuiranje ili denormalizacija podataka, to jest, oni se pripremaju za lakšu upotrebu u okviru tehnologija poput poslovne inteligencije, tako što se formatiraju sa ciljem multidimenzione analize, usled čega se ova baza naziva analitičkom ili multidimenzionom. Tehnologija skladištenja podataka iako veoma korišćena, ima nekoliko nedostataka. Pošto se skladište samo periodično puni, podaci u njemu mogu se bitno razlikovati od stvarnog stanja. Implementacija skladišta podataka može biti dosta skupa s obzirom da zahteva odgovarajuće hardverske i softverske resurse. Prilagođavanje skladišta promenama u modelu podataka može biti veoma složeno. Alternativa skladištenju podataka je tehnologija integracije organizacionih informacija. Ona je pre svega namenjena integrisanju podataka iz različitih izvora kada su ciljni podaci u jednom zapisu. Kao, na primer, kada je potrebno identifikovati informacije o pojedinačnom korisniku i iz finansijskog i iz sistema prodaje. Ne i kada treba napraviti izveštaj o svim korisnicima koji nisu platili račune u poslednjih 45 dana. Integracija organizacionih informacija vrši upite i sažima podatke iz više sistema, ali nije namenjena kompleksnim upitima[Levy E, 2005, str 24]. Alati za integraciju organizacionih informacija često koriste tehniku alata za integracija organizacionih aplikacija. Integracija organizacionih aplikacija namenjena je prenosu podataka između sistema za potrebe upravljanja procesima u organizaciji. Na primer, za slučaj kada sistem isporuke ne bi trebalo da isporuči proizvod pre nego što se obavi naplata sa kreditne karte kupca. Integracija organizacionih aplikacija je tehnologija prenosa podataka između aplikacija. Integracija organizacionih aplikacija je takođe korisna kada treba ekstrahovati podatke iz sistema u određenim tačkama njegovog procesiranja [Levy E, 2005, str 25]. Integracija organizacionih informacija i integracija organizacionih aplikacija su tehnologije novijeg datuma koje ne mogu zameniti jedinstven poslovni informacioni sistem, skladištenje podataka ili poslovnu inteligenciju kada je u pitanju procesiranje hrpa podataka, ali koje u određenim slučajevima mogu biti jednostavnije i jeftinije za implementaciju. Izbor između njih vrši se u zavisnosti od složenosti i obima informacija koje se žele dobiti. Dok je, s jedne strane neefikasno opterećivati transakcioni sistem potrebama izveštavanja, sa druge strane, ne mora biti efikasnije ni prepisivanje celokupne baze u skladište podataka, ako će se ono malo koristiti. Pri odlučivanju između skladištenja podataka, poslovne inteligencije, integracije organizacionih informacija, drugih srodnih tehnologija, uključujući i kombinacije ovih tehnologija, do odluke se dolazi na osnovu odgovora na pitanja da li su poslovnim 324 Zbornik radova SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. korisnicima potrebni jednostavne ili složene analize, da li im je potreban integrisani pogled na podatke iz višestrukih izvora, te da li im je potreban skup integrisanih odgovora. U većini slučajeva, kako trenutno stoje stvari, odgovor neće moći da zaobiđe skladištenje podataka. Važno je napomenuti i da, po svemu sudeći, u donošenju strategije u ovoj oblasti nije adekvatan pristup poći od jednostnavnije varijante, pa je razviti u složeniju, već je daleko celishodnije na početku anticipirati ceo spektar budućih korišćenja razvijanog rešenja. III RAZVOJ REŠENJA ZA POSLOVNU INELIGENCIJU Projektni tim Preduzeća za informacione tehnologije Saga Infotech razvija rešenja za poslovnu inteligenciju u najnaprednijim postojećim tehnologijama. Za većinu namena koristi se Cognos 8 Business Intelligence koji je najbolja postojeća platforma za analitičku obradu podataka u realnom vremenu, transakciono i analitičko izveštavanje, poseduje funkcionalnost integracije organizacionih informacija, a zasnovan je na Internet tehnologijama, što rešenja čini dostupnim svim zaposlenima. Za skladištenje podataka mogu se koristiti mogućnosti Oracle Warehouse Builder-a, Sybase IQ-a ili Sybase Adaptive Server Enterprise-a, vodećih tehnologija za ekstrakciju, transformaciju i punjenje podataka. Za upravljanje procesima u organizaciji, disciplinu odvojenu od upravljanja performansama organizacije, na koje se pak prirodno nadovezuje, koristi se platforma P8 kompanije FileNet, lidera u domenu upravljanja poslovnim procesima, arhiviranjem i dokumentima. Razvoj rešenja za upravljanje performansama organizacije može se odvijati na nekoliko načina. Organizacija se može opredeliti da, za početak, razvije skladište podataka. Skladište podataka je već samo po sebi dovoljno za neke analize i izveštaje, to jest, opremljeno je nekim bazičnim tehnikama poslovne inteligencije. Pri tome, organizacija kasnije može, a ne mora, na ovo rešenje nadovezati jednu ili više novih funkcionalnosti iz domena poslovne inteligencije. Takodje, organizacija se može odlučiti za poslovnu inteligenciju direktno nad transakcionom bazom podataka putem tehnologije integracije organizacionih informacija, u kom slučaju neke ključne funkcionalnosti poslovne inteligencije neće moći da budu korišćene. Saga Infotech nudi kao gotovu mogućnost modul Poslovna inteligencija informacionog sistema Avizo. Avizo je integrisan sistem namenjen upravljanju poslovanjem srednjih i velikih preduzeća. Pokriva kompletno poslovanje preduzeća, od knjigovodstva, finansijske operative, kadrovske službe, nabavke i zaliha, prodaje, maloprodaje, do proizvodnje i održavanja. Modul poslovna inteligencija se sastoji od hiperkocki, izveštaja, kontrolnih tabli i karti rezultata, te uključuje i funkcionalnost integracije organizacionih informacija. Modul Poslovna inteligencija omogućava predefinisane i ad hok upite nad takozvanom hiperkockom, strukturom podataka pogodnom za upite, koja se dobija definisanjem transformacije i dimenzione agregacije podataka i periodično puni iz baze podataka. Tu su i opcije pregleda predefinisanih izveštaja, kreiranja ad hok upita, agenata i upečatljive vizualizacije. Srž modula čine hiperkocke poslovanja. Glavne i najviše korišćene su hiperkocke: prodaje, glavne knjige, bilansa, kartica proizvoda, magacina robe, otpremnica, sastavnica, utrošaka, radnih naloga, kadrova. Pomoću hiperkocke prodaje, na primer, prodaja se istovremeno može posmatrati u različitim jedinicama mere, kao što su dinari, evri, komadi, kilogrami, itd, uključujući i izvedene pokazatelje poput neto prihoda, stope rasta prihoda i drugih. Vrednosti je moguće dobiti u različitim kontekstima, koje određuje konkretna kombinacija izabranih hijerarhijski uređenih dimenzija: 1)dimenzije vremena – prodaju je moguće posmatrati na nivou godina, tromesečja, meseci i slično, zatim za tekući ili prethodni proizvoljno izabran period, kao i u perspektivi budućih kretanja, 2)dimenzije proizvoda – prodavani proizvodi pripadaju tipovima 325 Zbornik radova SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. proizvoda, koji se grupišu u linije proizvoda, ili slično, pri čemu je broj nivoa klasifikacije proizvoljan, 3)dimenzije prodavca – prodavci mogu biti pojedinci ili organizacione jedinice koji su u okviru samog preduzeća ili pripadaju njegovoj prodajnoj mreži, a najčešće se grupišu geografski, po mestima, okruzima, regijama i državama, i 4)dimenzije kupca – analiziranje potreba i kupovne moći je posebno važan segment analize prodaje i moguće ga je vršiti po geografskim celinama, ali i po grupama najvećih kupaca ili tržišta sa najvećim rastom [Vujošević, 2005, str 4]. Hiperkocka glavne knjige, na primer, nudi mogućnost analize glavne knjige po sledećim dimenzijama: 1)konto, 2)datum knjiženja (godina, tromesečje, mesec, dan), 3)datum naloga, 4)broj naloga, 5)status naloga, 6)tip dokumenta (definisan na nivou preduzeća), 7)korisnik (koji je izvršio knjiženje), 8)partner (po tipu partnera, na primer, klijenti, kupci, dobavljači, skladišta, uključujući i zaposlene i organizacione jedinice), 9) organizaciona jedinica, 10) mesto troška i 11)valuta. Dalje, hiperkocka kartice proizvoda služi za analizu po sledećim dimenzijama: 1)organizaciona jedinica, 2)datum, 3)proizvod, 4)vrsta dokumenta (na primer, knjižno odobrenje, kredit, reprezentacija), 5) jedinica mere, 6)klasa u glavnoj knjizi, 7)organizaciona jedinica i 8)vrednost ulaza ili izlaza. Modul pruža visoke mogućnosti pretraživanja preko intuitivnog korisničkog interfejsa (videti sliku 1). Korišćenjem pregleda dimenzija brzo i lako se vrednosti koje se žele izaberu i prevuku na aktivan izveštaj. Klikom na bilo koju vrednost moguće je zaroniti u detalje koji ispod nje postoje. Kaskadni upiti vode korisnika pravo ka informacijama koje traže (videti slike 2 i 3). Modul je naročito bogat vizuelnim prikazima pokazatelja poslovanja. Grafički prikazi mogu biti dvodimenzionalni i trodimenzionalni, u boji i sa ilustracijama, a odnose se na statističke preglede i trendove prodaje. Moguć je i pregled pokazatelja preko mapa geografski segmentiranih tržišta Srbije i Crne Gore i okolnih zemalja, na različitim nivoima detaljnosti. Vizuelni prikazi se koriste kako za pretraživanje podataka, tako i za pravljenje izveštaja visokih eksplikativnih i estetskih kvaliteta. Takodje, modul je moguće koristiti za formiranje automatskih upozorenja i obaveštenja 326 Zbornik radova SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. Slika 1: Relativno složen izveštaj koji je dobijen na jednostavan način. Reč je o jednoj strani hiperkocke koja ima tri ivice: vreme (ovde na hijerarhijskom nivou tromesečja, za 2003. godinu), prodavac (na nivou ime prodavca) i kupac (na nivou opštine, za Novi Beograd, uz potiskivanje kupaca sa manjim vrednostima kupovine). Otvoren je meni Istraživanja sa opcijama za interaktivno sprovodjenje različitih pregleda, kao i dva podmenija. 327 Zbornik radova SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. Slika 2: Jednostavniji grafički izveštaj u Avizo modulu Poslovna inteligencija. Reč je o strani hiperkocke sa dve ivice: proizvod (na nivou tipa proizvoda za liniju proizvodi od drveta) i kupac (na nivou mesto kupca). U odnosu na isti izveštaj koji bi bio izražen tabelarno zahteva manje vremena i udubljivanja da se saznaju odnosi posmatranih performansi. Grafički izveštaji, baš kao i tabelarni, dozvoljavaju da se po njima interaktivno kreće. Ovde je, primera radi, izabrano uranjanje u podatke o prodaji jasena u Beogradu. Slika 3: Nakon uranjanja izabranog na Slici 2, dobijen je grafički prikaz nove strane hiperkocke koji govori o vrednosti prodatih proizvoda od jasena po beogradskim kupcima. 328 Zbornik radova SIMPOZIJUM ISTRAŽIVANJA I PROJEKTOVANJA ZA PRIVREDU Beograd, 06. – 07. Oktobar 2005. IV ZAKLJUČAK Upravljanje performansama organizacije zahteva sveobuhvatan i blagovremen uvid u pokazatelje funkcionisanja organizacije kako bi donošene odluke bile pouzdane i precizne. Prema savremenim teorijama menadžmenta ovaj uvid treba omogućiti što većem broju zaposlenih od kojih se, kada ga dobiju, može očekivati i veća efikasnost i odgovornost za ostvarene rezultate. Uvid koji je sveobuhvatan, blagovremen i dostupan većem broju zaposlenih može se ostvariti jedino na bazi odgovarajućeg namenskog informatičkog rešenja, u kome ključnu ulogu igraju skladiše podataka i poslovna inteligencija, a koje može sadržati još i integraciju organizacionih informacija, karte rezultata, planiranje, upravljanje procesima u organizaciji, i druge tehnologije. Modul Poslovna inteligencija informacionog sistema Avizo čini dobru osnovu za razvoj sistema upravljanja performansama organizacije. Dalje usavršavanje ovog modula moglo bi obuhvatiti definicije novih hiperkocki, kao i formiranje predefinisanih izveštaja za finansijske analize i analize iz drugih segmenata poslovanja. V LITERATURA Levy E, Architectural Alternatives for Data Integration, TDWI's Best of Business Intelligence Vol 2, Seattle, The Data Warehouse Institute, 2005 Vujošević D, Upotpunjavanje ERP koncepcije Aviza CPM funkcionalnostima, Zbornik radova sa jubilarnog XX InfoTech-a, Vrnjačka banja, Asocijacija za računarstvo, informatiku, telekomunikacije, automatizaciju i menadžment Srbije i Crne Gore –JURIT, 2005 329 Zbornik radova