Alat danTeknik
Manajemen Proyek
Alat (tools) dan teknik manajemen
proyek membantu manajer proyek
dan timnya dalam melakukan
pekerjaan di 10 bidang pengetahuan
Kerangka Manajemen Proyek
Knowledge Area/Category Tools and Technique
Alat danTeknik
Manajemen Proyek
berdasarkan
Knowledge Area
Super Tools
Integration Management
• Project Selection Methods
• Project Management
methodologies
• Stakeholder analyses
• Wor requests
• Project charters
• Project management plans
• Change control boards
• Project review meetings
Project management
software
Change request
Lessons-learned
reports
Scope management
• Statements of work
• Scope management plans
• Scope verification
techniques
• Scope change controls
Scope statements
Work breakdown
structures
Requirements analyses
Time management
•
•
•
•
•
•
Gantt chart
Project network diagrams
Critical path analysis
Crashing
Fast tracking
Schedule performance
Measurements
Knowledge Area/Category
Tools and Technique
Cost management
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Project budgets
Net present value
Return on investment
Payback analysis
Earned value management
Project portfolio management
Cost estimates
Cost management plans
Cost baselines
Quality management
•
•
•
•
•
•
•
•
Quality metrics
Checklists
Quality control charts
Pareto diagrams
Fishbone diagrams
Maturity models
Statistical methods
Test plans
Human resource management
•
•
•
•
•
•
Motivation technique
Emphatic listening
Responsibility assignments metrics
Project organizational charts
Resource histograms
Team building excercises
Super Tools
Knowledge Area/Category
Tools and Technique
Communications management •
•
•
•
•
•
•
Communications management plans
Conflict management
Communications media selection
Status reports
Virtual communications
Templates
Project websites
Risk management
• Risk management plans risk registers
• Probability/impact metrics
• Risk rankings
Procurement management
•
•
•
•
•
Super Tools
Kick-off meetings
Progress reports
Make-or-buy analysis
Contracts
Requests for proposals or quotes
Source selections
Supplier evaluation metrics
Manajemen proyek bukan menjadi garansi kesuksesan seluruh
proyek. Tools atau teknik yang berhasil digunakan pada suatu
proyek belum tentu berhasil pada proyek yang lain.
Kesukesesan
Proyek
Bagaimana Anda mendefinisikan keberhasilan atau
kegagalan suatu proyek?
KRITERIA UMUM MENGUKUR KEBERHASILAN PROYEK
1. Proyek memenuhi ruang lingkup, waktu, dan
Ilustrasi : Melakukan
Upgrade 500 computer
desktop dalam waktu
tiga bulan dengan
budget sebesar Rp
4.250.000.000
sasaran biaya.
2. Proyek memuaskan customer/sponsor
3. Hasil proyek memenuhi tujuan utamanya,
seperti menghasilkan atau menghemat sejumlah
uang, memberikan pengembalian investasi yang
baik, atau hanya membuat sponsor senang
KONTEKS MANAJEMEN PROYEK
DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Ilustrasi
Tom Walters, baru saja diangkat sebagai Direktur Teknologi
Informasi di sebuah universitas. Selama ini, ia cukup disegani di
fakultas tempat ia mengajar. Universitas tempat Tom bekerja adalah
universitas dengan 1500 siswa yang sebagian besar (1000 siswa) terdiri
dari siswa kelas malam, karena sudah bekerja. Para instruktur juga
sudah memanfaatkan internet dan website untuk mendukung kegiatan
perkuliahan, tetapi tidak memberikan program “distance learning”.
Seperti institusi pendidikan tinggi lainnya, penggunaan IT di
kampus telah berkembang pesat dalam 10 tahun terakhir. Wi-Fi
tersedia di mana-mana di kampus. tetapi hanya beberapa ruang kelas
di kampus yang memiliki komputer untuk instruktur dan siswa, dan
sebagian besar ruang kelas lainnya hanya memiliki stasiun instruktur
dan sistem proyeksi. tom tahu bahwa beberapa perguruan tinggi di
seluruh negara mengharuskan semua siswa menyewa atau memiliki
laptop atau tablet dan bahwa perguruan tinggi ini menggabungkan
teknologi ke dalam sebagian besar kursus.
Gagasan ini membuatnya terpesona. Dia dan dua anggota
departemen TI lainnya mengunjungi sebuah perguruan tinggi setempat yang
mengharuskan semua siswa untuk menyewa laptop selama tiga tahun
terakhir, dan mereka sangat terkesan dengan apa yang mereka lihat dan
dengar. karena tablet menjadi lebih populer, mereka pikir akan lebih masuk
akal untuk membutuhkan tablet daripada laptop. Tom telah mendengar
betapa mudahnya bagi staf pengajar untuk membuat materi kursus interaktif
yang akan dijalankan pada tablet; bahan-bahan ini juga dapat membantu
mengurangi biaya buku teks, kekhawatiran yang diungkapkan oleh banyak
siswa. Tom dan stafnya mengembangkan rencana untuk mulai meminta siswa
untuk menyewa atau membeli tablet di kampus mulai tahun akademik
berikutnya.
Tom mengirimkan email ke seluruh fakultas dan staff pada
September, dan secara singkat mendeskripsikan rencananya. Dia tidak
menerima banyak respon, namun saat pertemuan Fakultas, ketika ia
menjelaskan secara detail rencananya,
Ketua departemen sejarah, bahasa Inggris, filsafat, dan ekonomi
semuanya menyuarakan penolakan terhadap gagasan itu. Mereka
menyatakan bahwa perguruan tinggi itu bukan sekolah pelatihan teknis dan
bahwa mereka tidak punya waktu untuk menulis materi kuliah mereka sendiri
untuk dijalankan di tablet. Mereka menyukai buku-buku yang mereka
gunakan, dan para siswa sudah dapat membeli buku-buku dalam format
elektronik, tetapi yang paling disukai adalah versi cetak.
Anggota departemen Ilmu Komputer menyuarakan keprihatinan mereka
bahwa hampir semua mahasiswa mereka telah memiliki laptop yang canggih
dan tidak akan mau membayar biaya wajib untuk menyewa tablet yang
memiliki performa dan kecanggihan yang kurang dari laptop mereka. Direktur
program pendidikan orang dewasa menyatakan keprihatinannya bahwa
banyak siswa pendidikan orang dewasa akan menolak kenaikan biaya atau
teknologi yang diperlukan. Tom kaget mendengar tanggapan rekanrekannya, terutama setelah dia dan stafnya menghabiskan banyak waktu
merencanakan cara mengimplementasikan tablet di kampus mereka.
Sekarang apa yang harus dia lakukan?
Meskipun proyek bersifat sementara, tetapi anda tidak dapat menjalankan proyek
tersebut secara tertutup. Oleh karena itu sebuah proyek harus beroperasi dalam
lingkungan organisasi yang luas, dan manajer proyek perlu mempertimbangkan
proyek – proyek dalam konteks organisasi yang lebih besar.
Apa yang dimaksud pendekatan sistem?
Istilah pendekatan sistem muncul pada tahun 1950-an. Saat itu sistem menggambarkan
pendekatan holistic dan analitis untuk memecahkan masalah kompleks yang mencakup filososofi
sistem, analisis sistem, dan manajemen sistem.
• Filosofi sistem adalah model keseluruhan untuk berpikir tentang hal – hal yang berkaitan dengan
sistem.
• Analisis sistem adalah suatu kegiatan memeriksa suatu masalah untuk memunculkan sebuah
solusi alternatif untuk mengatasi masalah tersebut. Melakukan identifikasi dan evaluasi terkait
dengan masalah, peluang, kendala dan kebutuhan.
• Manajemen sistem: mempertimbangkan isu-isu bisnis, teknologi, dan organisasi sebelum
membuat perubahan terhadap sistem.
Model Tiga Bola
(Three-sphere)
dalam manajemen
sistem
Kesalahan yang seringkali dilakukan oleh manajer proyek :
- Lalai dalam memperhatikan stakeholder yang terlibat dalam proyek, terutama
yang menentang proyek.
- Tidak memperhatikan konteks politik dan budaya organisasi.
Memahami
Organisasi
Empat Kerangka Organisasi
• Kerangka Struktur : bagaimana sebuah organisasi dapat tersetruktur.
• Kerangka SDM : fokus untuk memproduksi sumberdaya manusia yang dibutuhkan organisasi.
Menciptakan keselarasan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan individu.
• Kerangka Politik: membahas politik organisasi dan pribadi. Politik di organisasi yang sering terjadi yaitu
perebutan kekuasaan dan kepemimpinan antar individu atau kelompok dalam sebuah organisasi.
Organisasi tidak sedikit yang terdiri dari beberapa individu dan kelompok yang saling berkoalisi untuk
meraih kepentingan sendiri. Jika dalam organisasi tersebut terjadi isu konflik maka akan sangat
berbahaya bagi sentral organisasi itu sendiri.
• Kerangka Simbolis: fokus pada simbol dan makna. Kerangka simbolis juga berkaitan dengan budaya
organisasi. Bagaimana orang-orang berpakaian? Berapa jam mereka bekerja? Bagaimana mereka
menjalankan rapat? Banyak proyek TI internasional dan mencangkup stakeholder dari berbagai budaya.
Struktur Organisasi
Tiga struktur organisasi dasar:
• Fungsional: Manajer fungsional
melapor pada CEO (Chief
Excecutive Officer).
• Proyek: Manajer program
melapor pada CEO.
• Matriks: di antara struktur proyek
dan fungsional; personil
seringkali melapor pada dua atau
lebih atasan
Berfokus pada kebutuhan Stakeholder
Terdapat dua stakeholder yaitu internal dan eksternal.
 Stakeholder Internal proyek : sponsor proyek, tim proyek,
staf pendukung, pelanggan internal untuk proyek tersebut,
manajemen puncak, manajer fungsional lainnya, dan
manajer proyek lainnya.
 Stakeholder eksternal proyek : pelanggan proyek (jika
mereka diluar organisasi), pesaing, pemasok, dan kelompok
eksternal lainnya yang berpotensi terlibat dalam proyek atau
terpengaruh oleh itu, seperti pejabat pemerintah atau warga
negara yang bersangkutan.
Fase Proyek dan Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek adalah kumpulan fase-fase proyek yang menetapkan:
 Pekerjaan apa yang akan dilakukan di tiap fase.
 Hasil (deliverable) apa yang akan dihasilkan dan kapan.
 Siapa yang terlibat dalam tiap fase.
 Bagaimana manajemen akan mengendalikan dan menyetujui pekerjaan
yang dihasilkan di tiap fase.
Hasil (deliverable) adalah produk atau layanan yang dihasilkan atau
disediakan sebagai bagian proyek.
Fase Siklus Hidup ProyekTradisional
Product Life Cycle
Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) adalah suatu kerangka kerja
untuk menggambarkan fase mengembangkan sistem informasi. Beberapa
model populer dari SDLC :
 Waterfall Model
 Spiral Model
 Incremental Model
 Prototyping Model
 RAD Model
 Karakteristik tim TI dalam sebuah proyek sangat beragam. Orang –
orang yang berada dalam tim proyek TI ini berasal dari latar belakang
yang berbeda – beda.
 Dampak Keberagaman Teknologi seringkali menyebabkan orang-orang
yang bekerja dalam fungsi pekerjaan TI yang sama atau memiliki
spesialisasi berbeda tidak dapat memahami satu sama lain karena
menggunakan teknologi yang berbeda.
TrenTerbaru dapat Mempengaruhi Manajemen ProyekTeknologi Informasi
 Peningkatan Globalisasi. Penting bagi manajer proyek untuk
mengatasi beberapa isu-isu kunci ketika bekerja pada proyekproyek global.
 Komunikasi
 Kepercayaan
 Praktik kerja umum
 Peralatan
 Outsourcing. Karena peningkatan penggunaan outsourcing untuk
proyek TI, manajer proyek harus menjadi lebih akrab dengan
banyak global dan pengadaan masalah, termasuk bekerja dan
mengelola tim virtual.
TrenTerbaru dapat Mempengaruhi Manajemen ProyekTeknologi Informasi (2)
 Virtual Team, sekelompok orang yang bekerja bersama-sama meskipun
terbatas ruang dan waktu dengan menggunakan teknologi komunikasi.
Keuntungan utama Virtual Team :
 Menurunkan biaya karena banyak pekerja virtual tidak
memerlukan ruang kantor atau dukungan di luar kantor rumah
mereka.
 Memberikan keahlian lebih dan fleksibilitas atau meningkatkan
daya saing dan daya tanggap dengan memiliki anggota tim di
seluruh dunia yang bekerja setiap saat, siang atau malam hari.
 Meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan
bagi anggota tim dengan menghilangkan jam kantor tetap dan
kebutuhan untuk melakukan perjalanan ke tempat kerja.
TrenTerbaru dapat Mempengaruhi Manajemen ProyekTeknologi Informasi (3)
 Kekurangan dari Virtual Team :
 Mengisolasi anggota tim yang tidak dapat menyesuaikan dengan
baik untuk bekerja di lingkungan virtual
 Meningkatkan potensi masalah komunikasi karena anggota tim
tidak bisa menggunakan Bahasa tubuh atau komunikasi nonverbal
lainnya untuk memahami sama lain dan membangun hubungan
dan kepercayaan.
 Mengurangi kemampuan anggota tim untuk transfer informasi
dan jaringan secara informal.
 Meningkatkan ketergantungan pada teknologi untuk
menyelesaikan pekerjaan.
TrenTerbaru dapat Mempengaruhi Manajemen ProyekTeknologi Informasi (4)
 Agile Project Management, metode manajemen proyek yang
mempunyai adaptabilitas tinggi terhadap perubahan yang terjadi pada
setiap elemen-elemennya.
 Scrum, metode iteratif yang termasuk dalam metode Agile tentang
bagaimana cara Anda mengelola dan menjalankan sebuah proyek.