LES TACHES ET FONCTIONS INCOMPATIBLES
La définition des responsabilités : les pouvoirs et les responsabilités des membres de la
Direction doivent être clairement définis par un organigramme faisant apparaître les différentes
fonctions et les noms de leur responsable ; Cet organigramme doit être régulièrement mis en
œuvre.
La séparation des taches et des fonctions : La séparation des taches doit être conçue
de façon à permettre le contrôle réciproque de leur exécution. Elle consiste à dissocier ;
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La protection ou la conservation (caissier, magasinier entretien) ;
L’enregistrement (comptabilité générale et analytique, budgets, paie)
Fonction de décision ;
Fonction de contrôle.
La description des fonctions : il s’agit de préciser à chaque niveau d’exécution et par
écrit :
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L’origine des informations à traiter ;
La façon de les traiter ;
La périodicité du traitement ;
Les destinataires.
Le système d’autorisation : c’est la procédure prévoyant la liste des personnes
pouvant engager l’entreprise et les différents niveaux d’approbation requis selon le type
d’engagement.
b) le système de documentation : il comprend
Les procédures écrites, qui doivent préciser :
 Les modalités de circulation, de traitement et de classement des informations
 Les méthodes d’enregistrement ;
 La périodicité des analyses et des synthèses d’ordre financier ou opérationnel ;
 Les contrôles qui permettent d’éviter les déviations dues a la négligence et qui doivent
permettre a tout moment de remonter à l’originale d’une information qui garantissent
l’exhaustivité et l’exactitude de l’information
 Imprimées conçus un format qui facilite leur exploitation et leur classement ;
 L’emplacement pour la matérialisation des contrôles nécessaires à leur enregistrement
(autorisations, comparaisons, vérifications, approbations) ;
 La pré-numérotation permettant le suivi de leur utilisation et leur enregistrement
Les rapports financiers et de gestion : ce sont les situations financières, les résultats des
opérations, les niveaux de stocks, les coûts de revient etc.…
Pour être efficaces, ces rapports doivent être :
 Préparés rapidement ;
 Pertinents (adaptés aux besoins) ;
 Objectifs (les règles connues des utilisateurs) ;
 Vérifiables et simples ;
 Diffuser aux intéressés dont la liste est préétablie.