PENENTUAN TINGKAT JABATAN
(JOB GRADING)
1.1 Penentuan tingkat jabatan (Job Grading)
Pangkat dan Jabatan Pegawai, Yang dimaksud dengan pangkat adalah
kedudukan yang menunjukkan tingkat seorang pegawai dalam susunan kepegawaian
dan yang digunakan sebagai dasar penggajian. Oleh karena itu setiap pegawai
diangkat dengan pangkat tertentu. Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang
diberikan atas pengabdian pegawai yang bersangkutan terhadap instansi tertentu.
Sedangkan penentuan tingkat jabatan pada hakikatnya adalah suatu tekhnik untuk
mementukan perbedaan diantara jabatan-jabatan dan tingkat pembayaran dalam
organisasi-organisasi yang besar.Penetuan tingkat jabatan ini terdiri atas suatu
penyelidikan secara ilmiah dari semua jabatan. (penilaina jabatan) dan kemungkinan
menempatkan jabatan-jabatan tersebut
dalam kategori-kategori yang luas yang
disebut tingkat jabatan (job grades).
Apabila sampai kepada skala gaji atau penyusunan rencana pelatian, maka
adalah berguna sekali memiliki penenetuan tingkat jabatan, dimana jabatan-jabatan
yang berlainan, maka penentuan tingkat jabatan dapat membantunya. Pennetuan
tingkat jabatan memberi bantuan, apabila menyusun skala-skala gaji; apabila memilih
dalam memperkejakan pegawai-pegawai antar Departemen : untuk pekerjaan daftar
pembayaran; dan bahkan apabila memperkirakan biaya dan menghitung anggaran.
Penting bahwa penentuan tingkat jabatan itu dilakukan secara obyektif dan dipisahkan
dari sifat-sifat atau ciri-ciri perseorangan dari orang yang melakukan pekerjaan itu,
atau yang memangku jabatan itu. Dengan demikian, apabila seorang kepala bagian
keuangan melakukan pekerjaan yang seharusnya dikerjakan oleh pegawai
bawahannya, maka hal-hal demikian patut dicela dalam penentuan tingkat jabatan,
karena perusahaan membayar untuk pekerjaan yang dilakukan, dan bukannya untuk
kemampuan pegawai yang mengerjakannya.
Dalam menilai pekerjaan untuk memberikan tingkatan-tingkatan yang
berlainan tidak ada standart yang sama, dan dalam suatu perusahaan hal ini mungkin
hanya merupakan masalah menentukan tingkat-tingkat dari pegawai pembukuan,
pegawai seksi, pembantu akuntan, dan sebagainya.
1.2 Menentukan Job Grading
Sering kita melihat di Koran atau di media cetak maupun elektronik lainnya
perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan. Untuk pekerjaan tertentu biasanya
memiliki persyaratan yang khusus. Penentuan tingkat jabatan diperlukan untuk
membantu penerimaan pegawai atau menyederhanakan penyusunan tenaga kerja.
Penentuan tingkat jabatan memuat penyelidikan ilmiah mengenai penilaian jabatan
dan mengkategorikan jabatan-jabatan tersebut secara luas.
Ketika individu berbicara masalah gaji, atau peyusunan rencana pelatihan,
penentuan tingkat jabatan sangat berguna. Penentuan tingkat jabatan berguna dalam
menyusun skala gaji, memilih dan memperkerjakan pegawai, memindahkan pegawai
antar departemen, bahkan dalam memperkirakan biaya serta menghitung anggaran.
1.2.1 Pengertian Penentuan Tingkat Jabatan
Penentuan tingkat jabatan sebagai teknik untuk menentukan perbedaan di antara
jabatan-jabatan dan tingkat pembayaran dalam organisasi-organisasi yang besar.
Penentuan tingkat jabatan perlu dilakukan secara objektif dan dipisahkan dari sifatsifat atau ciri-ciri perseorangan dari orang yang melakukan pekerjaan tersebut.
1.2.2 Penentuan Tingkat Jabatan
Apabila perusahaan bertambah besar, maka bertambah pula perlunya
memperkembangkan beberapa bentuk penentuan tingkat jabatan. Terdapat sebuah
metode ilmiah yang dapat melakukan hal tersebut. Awalnya harus dipersiapkan
uraian-uraian jabatan yang merupakan keterangan tentang:
1. Nama jabatan
2. Ikhtisar jabatan
3. Rincian tentang pekerjaan yang diselesaikan dan waktu yang dipergunakan
4. Alat-alat dan perlengkapan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan
5. Lingkungan fisik, khususnya risiko dan kondisi pekerja
6. Sifat-sifat atau ciri-ciri pegawai yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
Ketika seluruh hal di atas telah selesai dilakukan, lalu ikhtisar jabatan
dipersiapkan dan hal ini dapat digambarkan sebagai suatu daftar yang menunjukkan
isi pekerjaan seluruhnya dari Departemen secara keseluruhan. Setelah dibuat daftar
tentang semua jabatan dan diadakan penyelidikan secara seksama, maka jabatanjabatan tersebut ditempatkan dalam sejumlah tingkat yang diperlukan. Jumlah
tingkatan jabatn yang dibentuk tidak memiliki batasan umum, tetapi bila terlalu
banyak tingkat jabatan akan membingungkan dan bila terlalu sedikit mungkin tidak
adil bagi pegawai.
Dua atau tiga metode untuk menempatkan jabatan-jabatan dalam bermacammacam tingkat yang berlainan, tetapi yang paling lazim adalah metode nilai atau
angka. Proses dalam metode angka atau nilai adalah sebagai berkut:
1. Jabatan-jabatan diselidiki dan dibuat persyaratan jabatan untuk semua jabatan.
2. Kemudian dipersiapkan suatu daftar standar dari semua kecakapan yang
diperlukan untuk melaksanakan semua jabatan (pendidikan, pengalaman, dan
sebagainya).
3. Suatu jumlah yang dipertimbangkan dari nilai-nilai maksimum diberikan kepada
masing-masing kualitas/kecakapan menurut kepentingannya yang diperlukan.
4. Tiap jabatan dinilai menurut kecakapan-kecakapan atau kualitas-kualitas ini dan
diberikan sejumlah nilai untuk masing-masing kecakapan atau kualitas yang
diperlukan untuk mngerjakan jabatan.
5. Jumlah total dari nilai-nilai untuk masing-masing jabatan dihubungkan dengan
suatu skala nilai, misalnya di bawah 20 adalah tingkat A, 20 sampai 30
adalahtingkat B, dan seterusnya.
6. Selanjutnya untuk masing-masing tingkat jabatan ditetapkan skala pembayaran
yang berlainan.
1.3 Keuntungan dan Kekurangan Job Grading
1.3.1 Keuntungan Job Grading
Dalam menentukan suatu hal, pasti memiliki keuntungan dan dan kekurangan.
Seperti contohnya pada Job Grading, walaupun telah dilakukan dengan berbagai
prosedur, akan tetapi job grading pun memiliki keuntungan dan kekurangan.
Adapun keuntungan dari Job Grading, yaitu :
1. Merupakan dasar untuk rencana gaji, pelatihan, dan kenaikan jabatan
2. Berguna dalam memilih pegawai
3. Perbaikan hubungan antara manajemen dan pegawai
4. Menunjukkan isi pekerjaan dan jabatan-jabatan dan perbedaan-perbedaannya
5. Pengurangan dalam perpindahan tenaga kerja
6. Penambahan hasil pekerjaan
7. Perbaikan dalam moril
8. Pengurangan perdebatan-perdebatan tentang upah
9. Pengurangan dalam keganjilan-keganjilan upah dan gaji
10. Perlengkapan data untuk perundingan mengenai perjanjian kerja bersama
1.3.2 Kekurangan Job Grading
Adanya keuntungan yang lebih banyak seperti yang dikemukakan diatas, tentulah
sangat sulit untuk menemukan kekurangan dari job grading ini. Akan tetapi job
grading masih belum merupakan suatu penilaian secara ilmiah dan penerapannya juga
masih jauh dari sempurna walaupun telah tersusun secara sistematis.
Kekurangan dari job grading meliputi :
a.
Job
grading
tidak
dapat
mempertimbangkan
prestasi
atau
kecakapan
perseorangan.
b.
Job grading tidak dapat menetapkan skala pembayaran tanpa adanya keterangan
tentang jondisi pasar, persetujuan Serikat Dagang, dan sebagainya.
c.
Job grading tergantung pada penilaian manusia yang relatif tidak sama.
d.
Hampir tidak mungkin menilai sebagian besar dari pekerjaan tata usaha.
e.
Job grading mungkin tidak berhubungan dengan isi pekerjaan sebenarnya, karena
isi pekerjaan bersifat dinamis, kecuali penilaian dilakaukan secara berkala.
f.
Penilaian mungkin tidak dilaksanakan atas keputusan dan kepentingan dasar yang
sama oleh seluruh organisasi, karena isi pekerjaan yang berbeda dari masingmasing jabatan.
g.
Umumnya masing-masing jabatan diletakkan dalam tingkat yang terbatas.
Berbeda dengan mayoritas jabatan yang memiliki sifat berbeda kemungkinan
berada pada tingkat yang sama.
h.
Terdapat kecenderungan untuk menilai bahwa pegawai merupakan faktor yang
dinilai. Padahal pegawai sebenarnya hanyalah orang yang berhubungan dengan
jabatan.
i.
Kualitas-kualitas yang tidak jelas seperti kesetiaan dan inisiatif ditafsirkan dengan
cara-cara yang berlainan oleh masing-masing orang.
j.
Penilaian jabatan, sulit mengukur pekerjaan tata usaha.
1.4 Ikhtisar
Salah satu penelitian yang dilakukan oleh Lukito, dkk (2014) dengan tujuan
untuk mengetahui Penentuan Job Grading di PT X. PT X merupakan salah satu
produsen sekering terbesar di dunia. PT X memproduksi berbagai macam
pelindungan alat kelistrikan mulai dari mobil, kapal, hingga pesawat luar angkasa.
Departemen HRD, PT X ingin meningkatkan kinerja karyawannya. Beberapa cara
untuk meningkatkan kinerja adalah dengan memperhatikan key performance indicator
(KPI), competency (kompetensi), dan insentive (dorongan). KPI merupakan indikator
yang memberikan informasi sejauh mana keberhasilan perwujudan target kerja yang
telah ditetapkan. Kompetensi merupakan kemampuan yang dimiliki untuk
menyelesaikan tugas. Dorongan merupakan penghargaan yang diberikan ke karyawan
dalam bentuk uang sebagai apresiasi atas kinerja dengan standar yang telah ditentukan.
Penelitian ini akan melakukan evaluasi terhadap insentive karyawan dengan
menerapkan job grading. Departemen HRD ingin mengetahui apakah gaji dan
fasilitas yang sekarang sudah sesuai dengan pembobotan pekerjaan yang dilakukan
para karyawannya. Permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah
bagaimana penentuan job grading yang sesuai di PT X. Penelitian di lakukan hanya
untuk level manajer ke bawah dan penelitian juga tidak menghitung besarnya gaji
yang akan diterima. Job analysis dan job description telah dibuat untuk tahun 2014
sehingga tidak perlu ada pembaharuan. Penelitian juga dibatasi hanya yang terdapat
karyawan dan terdapat job description, yaitu 72 posisi.
Menentukan Faktor, Sub faktor, dan Leve
Penentuan faktor, sub faktor, dan level yang akan mempengaruhi besarnya gaji
yang akan ditentukan. Menurut Poels, faktor yang mempengaruhi sistem penggajian
adalah know-how, area of responsibility, problem solving, dan working condition.
Faktor tersebut akan didefinisikan oleh masing-masing perusahaan. Tahap berikutnya
adalah menentukan sub faktor yang akan dipakai oleh perusahaan. Penentuan sub
faktor dan level dilakukan oleh peneliti dan pihak internal HRD dan disesuaikan
dengan job description yang ada di PT X. Faktor, sub faktor, dan level dalam PT X
dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1.
Faktor, sub faktor, dan level
Faktor
Sub Faktor
Level
SMA
Pendidikan
D3
S1
S2
< 1 tahun
Know-how
1-2 tahun
Pengalaman
3-5 tahun
6-10 tahun
> 10 tahun
0 1-4 orang
5-10 orang
Jumlah bawahan
11-50 orang
51-100 orang
101-300 orang
> 300 orang
Tidak ada bawahan
Area of
Tingkat 1
responsibility
Jenis bawahan
Tingkat 2
Tingkat 3
Tingkat 4
Tingkat 5
Internal (informasi dan
Hubungan kerja
koordinasi)
Internal (negosiasi dan
perdebatan)
Eksternal (informasi dan
koordinasi)
Eksternal (negosiasi dan
perdebatan)
Pengawasan terus-menerus
Pemeriksaan jangka pendek
Problem solving
Pengukuran pelaksanaan
tugas
Pemeriksaan check poin
Pemeriksaan
akhir pekerjaan
Pencapaian tujuan perusahaan
Rutin dan mudah
Sedikit sulit, petunjuk
tersedia
Sedang, diperlukan analisa
Tingkat kesulitan
pemecahan masalah
Sulit, masalah harus
didefinisikan dan dianalisa
Sangat sulit, melibatkan
beberapa departemen
Teramat sulit, memerlukan
beberapa perusahaan
Tidak perlu pengembangan
Peningkatan dengan teknik
yang ada
Memerlukan pengertian antar
Tanggung jawab inovasi
fungsi
Meningkatkan efisiensi
perusahaan
Menciptakan metode dan cara
kerja baru
Pengembangan konsep baru
Pengaruh pengambilan
keputusan
Sie
Departemen
Perusahaan
Tempat nyaman
1 faktor nyaman tidak
terpenuhi
2 faktor nyaman tidak
terpenuhi
Lingkungan kerja
3 faktor nyaman tidak
terpenuhi
4 faktor nyaman tidak
Working condition
terpenuhi
Semua faktor nyaman tidak
terpenuhi
Resiko tidak ada
Resiko kecil
Resiko kerja
Resiko sedang
Resiko tinggi
Pemberian bobot dan total nilai poin
Pemberian bobot dan total nilai poin akan disesuaikan dengan kondisi
perusahaan. Tahap pemberian bobot dilakukan peneliti dan internal HRD kemudian
manajer HRD yang menyebarkan ke semua manajer. Persentase tiap faktor dan sub
faktor dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2.
Persentase faktor dan sub faktor
Faktor evaluasi
Bobot
Nilai maks
13%
130
Tingkat pendidikan
6%
60
Pengalaman
7%
70
25%
250
Jumlah bawahan
7%
70
Jenis bawahan
8%
80
Know-how
Area of responsibility
Hubungan kerja
10%
100
Problem solving
50%
500
Pengukuran pelaksanaan tugas
10%
100
Tingkat kesulitan pemecahan masalah
9%
90
Tanggung jawab inovasi
15%
150
Pengaruh pengambilan keputusan
16%
160
Working condition
12%
120
Lingkungan kerja
6%
60
Resiko kerja
6%
60
100%
1000
Total
Awal dari tahap ini adalah menentukan persentase dari tiap faktor, kemudian
menentukan pula total nilai poin yang akan dipakai. Total nilai poin yang diinginkan
PT X adalah 1000, sehingga nilai 1000 akan dikalikan dengan persentase yang telah
disepakati bersama. Setelah mengetahui nilai pada masing-masing sub faktor langkah
selanjutnya adalah membagi nilai tersebut untuk tiap level yang terdapat pada tiap sub
faktor. Contohnya jika di sub faktor pendidikan memiliki 4 level dan memiliki total
nilai poin 60, maka nilai level SMA adalah 15, nilai D3 adalah 30, nilai S1 adalah 45,
dan nilai S2 adalah 60. Hal ini berlaku untuk menentukan semua nilai level.
Membuat dan Mengisi Lembar Penilaian
Posisi yang akan dinilai berjumlah 72 posisi. Setelah membuat lembar
penilaian langkah selanjutnya adalah mengisi lembar penilaian. Pengisian lembar
penilaian ini seharusnya diisi oleh orang yang mengetahui posisi tersebut, seperti
manajer dari tiap departemen. Setelah mengisi lembar penilaian, maka akan
didapatkan nilai pada masing-masing posisi dari tiap departemen. Nilai ini nantinya
akan digunakan untuk menentukan tingkatan (grade) jabatan di PT X. Posisi yang
memiliki nilai tertinggi adalah Manager of QSCM, yaitu 737 dan posisi yang
memiliki nilai terendah adalah Cleaning Service, yaitu 215.
Penentuan Jumlah Grade
Awalnya jumlah grade yang akan digunakan berjumlah 3, akan tetapi hal itu
tidak akan sesuai dengan keadaan di PT X karena hanya akan terdapat 3 macam gaji.
Oleh karena itu, akan dilakukan oleh cara kedua, yaitu trial and error. Cara kedua
yang digunakan adalah dengan mencoba pembagian dari 4 grade sampai 9 grade. Hal
ini disebabkan karena PT X mempunyai sistem mutasi karyawan dan PT X tidak ingin
mengubah grade jika pekerjaan dianggap sama berat dari sebelumnya. Cara kedua ini
menghasilkan 8 grade yang sesuai dengan keadaan di PT X, karena memiliki posisi
tidak sesuai yang paling sedikit, yaitu 2 posisi.
Cara ketiga merupakan langkah dengan menggunakan rumus perhitungan
kelas menurut Pearson yaitu sebagai berikut: k = 1 + 3,3 log 72. Penggunaan rumus
tersebut ternyata menghasilkan 8 kelas atau grade. Ternyata hal ini sudah sesuai
dengan cara kedua yaitu trial and error. Langkah berikutnya adalah menentukan range
antar grade yang dipakai dengan rumus: r =
522
. Range kelas yang dihasilkan adalah
8
sebesar 65,25 dan akan dilakukan pembuatan keatas menjadi 66. Jadi range antar
grade berjumlah 66. Setelah range diketahui maka dapat diketahui pula grade pada
masing-masing posisi di PT X. Tabel 3 merupakan pembagian posisi di tiap range.
Tabel 3. Pembagian posisi di tiap range.
Tabel 3.
Pembagian posisi di tiap range
Range
Jumlah posisi
215-281
3
282-348
14
349-415
11
416-482
12
483-549
14
550-616
7
617-683
7
684-750
4
Analisa Hasil Grading
Terdapat 2 posisi dari 72 posisi yang tidak sesuai dengan grade yang telah
dibuat, yaitu Departemen Engineering dan Departemen Sales and Marketing. Posisi
yang tidak sesuai di Departemen Engineering adalah Head of Engineering dan di
Departemen Sales and Marketing adalah Head of Sales and Marketing. Posisi Head of
Engineering tidak sesuai karena jabatan tersebut memiliki tanggung jawab inovasi
yang tinggi dibanding dengan posisi head di departemen lainnya. Posisi Head of Sales
and Marketing memiliki pengaruh pengambilan keputusan yang tinggi dibanding
dengan head di departemen lainnya. Tindak lanjut dari 2 posisi yang tidak sesuai
adalah mengganti nama jabatan dari Head of Engineering menjadi Manager of
Engineering dan Head of Sales and Marketing menjadi Manager of Sales and
Marketing. Penggantian nama tersebut dilakukan karena secara umum job description
2 posisi head tersebut sederajat atau setingkat dengan pekerjaan manajer. Jika tidak
ingin mengganti nama jabatan mungkin tingkat kesulitan pekerjaan pada masingmasing head tersebut dapat dikurangi sehingga nilai pada faktor dimasing-masing
posisi tidak tinggi.
Review hasil grading bersama GM, manajer HRD, dan manajer Finance
Setelah langkah berikutnya adalah review bersama dengan GM, manajer HRD,
dan manajer finance. Review ini hanya dihadiri oleh manager finance dan internal
HRD. Hasil dari penelitian ini manajer finance menyetujui hasil grading yang sudah
dibuat dan akan dibuat bahan perbandingan dengan proyek konsultan yang akan
dilakukan pada beberapa bulan mendatang.
BAB III
PENUTUP
1.1 Simpulan
Penentuan tingkat jabatan pada hakikatnya adalah suatu tekhnik untuk
mementukan perbedaan diantara jabatan-jabatan dan tingkat pembayaran dalam
organisasi-organisasi yang besar.Penetuan tingkat jabatan ini terdiri atas suatu
penyelidikan secara ilmiah dari semua jabatan. (penilaina jabatan) dan kemungkinan
menempatkan jabatan-jabatan tersebut
dalam kategori-kategori yang luas yang
disebut tingkat jabatan (job grades). Penentuan tingkat jabatan sebagai teknik untuk
menentukan perbedaan di antara jabatan-jabatan dan tingkat pembayaran dalam
organisasi-organisasi yang besar.
Dalam menentukan suatu hal, pasti memiliki keuntungan dan dan kekurangan.
Seperti contohnya pada Job Grading, walaupun telah dilakukan dengan berbagai
prosedur, akan tetapi job grading pun memiliki keuntungan dan kekurangan.
Metode job evaluation yang menghasilkan job grading menghasilkan 8 grade
untuk masing-masing layer. Penggunaan job grading menghasilkan 2 posisi yang
tidak sesuai, yaitu head of engineering dan head of sales and marketing. Posisi head
of engineering memiliki nilai yang tinggi dalam sub faktor tanggung jawab inovasi
dan posisi head of sales and marketing memiliki nilai tinggi dalam sub faktor
pengaruh pengambilan keputusan. Saran yang diberikan pada penelitian ini adalah job
grading hingga saat ini hanya digunakan untuk jabatan di bawah level general
manager. Job grading dapat dikembangkan lagi untuk menilai posisi general manager.
1.2 Saran
Dari tersusunnya makalah ini, penulis berharap agar makalah ini dapat
membantu bagi penulis maupun pembaca untuk memahami tentang Job Grading.
Penulis berharap agar parapembaca dapat memanfaatkan makalah ini dengan baik,
dengan tidak menjadikan makalah ini sebagai satu-satunya referensi baik dalam hal
apapun, sehingga selalu membandingkan dengan referensi lainnya. Serta para
pembaca dan penulis sendiri harus memiliki rasa kurang puas dengan hasil yang
dicapai selama menggali ilmu, karena ilmu itu tidak hanya kita dapat di satu tempat
dan di satu waktu, tapi ilmu itu harus kita gali dan kita dapatkan dimanapun,
kapanpun kita berada dan berusaha.
DAFTAR PUSTAKA
Lukito, dkk., (2014). Penentuan job grading di PT X. Jurnal Titra, Vol. 2, No. 2, 71-74.
Moekijat. 1998. Analisis Jabatan. Bandung: Mandar Maju.
http://debluesearching.blogspot.com/2010/08/anajab-penentuan-tingkat-jabatan.html