Mata Kuliah
Tahun
: O0354 - Public Relations Writing
: 2010
PRESS RELEASE DEVELOPMENT
Pertemuan 11 & 12
PRESS RELEASE
PRESS RELEASE (siaran pers ) adalah ringkasan fakta
mengenai suatu program atau isu yang ingin anda
(departemen/perusahaan) jadikan perhatian media.
Bina Nusantara University
3
Siaran Pers
• Siaran Pers (Press Release, biasa disebut rilis saja)
adalah naskah berita (data atau informasi tentang
sebuah kegiatan) yang disampaikan kepada wartawan
atau kantor redaksi media untuk dipublikasikan di media
tersebut. Dengan demikian, menulis siaran pers pada
dasarnya sama dengan menulis berita seperti dilakukan
para wartawan. Oleh karenanya, karakteristik dan
struktur penulisan siaran pers sama dengan menulis
berita.
Bina Nusantara University
4
Karakteristik Siaran Pers
• Karakteristik siaran pers adalah memiliki “nilai berita”
(news values), yakni aktual, faktual, penting, dan
menarik. Struktur penulisannya pun sama dengan
dengan penulisan berita, yakni terdiri dari head (Judul),
dateline (baris tanggal), lead (teras berita), dan news
body (tubuh atau isi berita). Berita sendiri artinya adalah
laporan peristiwa atau peristiwa yang dilaporkan oleh
media massa.
Bina Nusantara University
5
Ciri-ciri Siaran Pers
• Siaran pers menyampaikan kejadian penting yang secepatnya
perlu diketahui pembaca.
• Paragraf pertama adalah kepala (lead), yang memuat
informasi terpenting.
• Paragraf berikutnya mengembangkan informasi tersebut dan
memberikan detail dengan urutan yang paling penting.
• Siaran pers yang yang baik menjawab pertanyaan siapa, apa,
kapan, di mana, kenapa, dan bagaimana.
• Kalimat dan paragraf di siaran pers harus singkat agar mudah
ditinjau ulang oleh editor maupun reporter.
• Kutipan boleh dipakai, tetapi biasanya muncul mulai paragraf
kedua.
Bina Nusantara University
6
Struktur Siaran Pers
• Nama organisasi dan alamatnya dimuat di atas sebagai
kop surat khusus yang tidak sama dengan kop surat
untuk korespondensi.
• Pada bagian paling atas ditulis Siaran Pers.
• Judul yang padat dan mewakili isi siaran pers.
• Tempat, tanggal, dan waktu penyebaran siaran pers
(datelines).
• Paragraf tidak perlu dimasukkan ke margin dalam.
Bina Nusantara University
7
Struktur Siaran Pers
• Tanda petik (“…”) digunakan untuk petikan langsung.
• Larangan atau embargo: jika ada permintaan untuk tidak
menerbitkan siaran pers sebelum saatnya.
• Di akhir siaran pers tulislah *** untuk menunjukkan akhir
• Paling bawah, nama contact person beserta telepon dan
faks, serta alamat email yang bisa dihubungi.
Bina Nusantara University
8
Kiat Menulis Siaran Pers
• Kiat menulis siaran pers:
1. Tulis dengan gaya penulisan berita.
2. Jangan terlalu panjang – cukup satu lembar.
3. Langsung ke masalahnya dengan segera.
4. Penuhi unsur berita 5W+1H.
5. Berikan lebih dari satu nomor kontak –nomor telpon
kantor, kontak pribadi, HP, e-mail, dan fax.
Bina Nusantara University
9
6. Jika memungkinkan, buatlah usulan mengenai orangorang yang dapat diwawancara.
7. Cek/konfirmasi siaran pers yang sudah dikirimkan melaui
fax, surat, atau e-mail.
8. Jika perlu, seratakan ilustrasi foto, tabel, atau grafik atau
bahan pendukung lainnya –makalah, naskah pidato, susunan
acara, dsb.
9. Tuliskan pada kertas berkop-surat sehingga benar-benar
resmi.
10. Tandatangani oleh pejabat paling berwenang, misalnya
manajer humas, ketua panitia, dan/atau ketua
lembaga/perusahaan.
11. Jika bersifat individu, misalnya artis, pakar, pejabat,
ataupun warga biasa, sertakan fotokopi identitas.
Bina Nusantara University
10
Press Release Format
•
•
•
•
•
•
•
•
Letterhead
Heading (Topic)
Sub-heading (highlight the most important message)
Date & place where the press release is issued
Text (1st & 2nd para to include the key messages)
Boilerplate (brief introduction of the company)
Additional information
Contact for enquiries
Bina Nusantara University
11
Press Release Format
Letterhead
(with company logo)
Press release
Heading
Sub-heading
Date
& Place
Text
Text
pagination
Bina Nusantara University
12
Press Release Format
Text
boilerplate
Additional
Information
Contact
Bina Nusantara University
13
Audience Chart
Who are your stakeholders
those who will be affected
Who are interested in your story
(check against the stakeholders)
Who do you want to tell your story
(check against the stakeholders
& those who are interested
in your story)
Why are they important
What are their interests/concerns
What happens if their interests/
Concerns are not entertained
What do you want to tell them
Bina Nusantara University
Goes to the message house
14
Press Release – Purpose
“To Get Publicity”
Bina Nusantara University
15
Press Release – Flow Chart
thoughts
Press
Release
Media
Public
Bina Nusantara University
16
When do we need to issue a press release
To make a formal announcement
e.g.
• Official launch of a project
• Launch of a marketing & promotional plan
• Financial result announcement
• Senior management announcement with special
purpose
• Reveal of major research findings
• Important economic forecast
etc.
Bina Nusantara University
17
When we don’t need a press release
Informal
Not much newsworthy
Testing the water
“Off-the-record” information feeding
e.g.
• Regular meeting to renew ties with the media or
analysts
• Feeding of background information
• Pure introduction of senior management
• Minor research findings
• Insider’s story
• Soft launch of a product / service
Bina Nusantara University
18
Press Release – Flow Chart
thoughts
Press
Release
Media
Public
Bina Nusantara University
19
What determine if a press release will be
used?
Press
Release
Poor writing
Incompleteness
Inaccuracy
Poor timing
Little local or no reader interest
Bina Nusantara University
Media
Rejected
Press
Release
20
Why most press releases are not used?
Most releases don’t get used because the PR people
preparing the releases don’t know what they are
doing.
Bina Nusantara University
21
How to prepare press release?
News
Press
Release
Writing
Bina Nusantara University
Delivery
22
How to prepare a press release…
What is News?
• News is not what you think it is
• News is what the media will run
Bina Nusantara University
23
How to prepare a press release…
Audience interests
News is…..
A press release should
contains
newsworthy information
Familiar with
the media
Press
Release
which papers have education section?
who are the reporters of that page?
what are their interest and style?
Bina Nusantara University
Familiar with
the company
business / operations that the
audience will have interest?
research topics that affect
people’s lives?
24
How news worthy is of your press
release?
Ask yourself:
• General public have interest in the information?
• Your news affect the lives of the readers?
• How unusual is the substance of your press release ?
Bina Nusantara University
25
How news worthy is of your press
release?
Ask yourself:
• General public have interest in the information?
• Your news affect the lives of the readers?
• How unusual is the substance of your press release ?
!!Yes !!
Newsworthy
Bina Nusantara University
!!No!!
No News Value
26