Matakuliah : F0712 / Lab Sistem Informasi Akuntansi
Tahun
: 2007
Perancangan Database
Pertemuan 07 s.d 08
Introduction
•Database design (data modeling) is crucial for long-term
management of information
•For many users, the first experience using MS-Access (or any
RDBS) is confusing
•A major cause of confusion is the design and use of tables
Bina Nusantara
Overview
MS-Access is a relational database engine and a set of integrated
development tools
Tables = Data
Queries = combine tables + ask questions
Forms/reports User Interface
Macros/Code add functionality
Table
s
Quer
y
Code
Report
Forms
Bina Nusantara
Macr
o
Relational Database Concepts
- Keys
Keys are pieces of data that help to identify a row of information in
a table
Primary key uniquely identifies an entire row of data – 1) must
have a value (cannot be null); 2) can never change(?); and 3) must
have a unique value for each record in table.
Look
for
a
logical
field
meeting
criteria
- If no logical field exists, invent one (auto-number)
Foreign keys are fields in one table that relate back to another
table’s
primary
keys
- Make sure foreign key “type” is same as related PK.
Bina Nusantara
Relational Database Concepts
- Relationships
In a RDBS, tables are related through relationships. Relationships
may be one-to-one, one-to-many, many-to-many. One-to-many
should be the most common.
One-to-One: One item in Table A applies to one item in Table B
(demographics table – dna table)
One-to-Many: One item in Table A applies to many items in Table B
(gender table – demographics table)
Many-to-Many: Many records in table A relates to many records in
Table B (avoid these)
Strive for one-to-many relationships – PK/FK
Bina Nusantara
Fields – Common Types
Text - Text or combinations of text and numbers, as well as numbers that don't
require calculations, such as phone numbers. – Up to 255 characters
Memo - Lengthy text or combinations of text and numbers - Up to 65,535
characters.
Number - Numeric data used in mathematical calculations.
Date/Time - Date and time values for the years 100 through 9999
AutoNumber - A unique sequential (incremented by 1) number or random
number assigned by Microsoft Access whenever a new record is added to a
table. AutoNumber fields can't be updated.
Yes/No - Yes and No values and fields that contain only one of two values
(Yes/No, True/False, or On/Off).
OLE Object - An object (such as a Microsoft Excel spreadsheet, a Microsoft
Word document, graphics, sounds, or other binary data) linked to or embedded
in a Microsoft Access table.
Bina Nusantara
Referential Integrity
Referential integrity is a system of rules that Microsoft
Access uses to ensure that relationships between
records in related tables are valid, and that you don't
accidentally delete or change related data. (from MSHelp)
Ensures data validity between tables is upheld
Cascade Update
Cascade Delete
Bina Nusantara
Membuat Table dengan Wizard (1)
Pilih Business / Personal
1.
2.
3.
4.
Pada windows database, klik object Tables
kemudian klik dua kali Create Table by Using
Wizard.
Pada kotak dialog Table Wizard, klik Business atau
Personal. Pilihan ini akan mempengaruhi contoh
tabel yang dimunculkan.
Pilih sebuah tabel dari daftar Sample Tables ; fieldfield tabel muncul pada daftar Sample fields.
Lihat daftar Sample Fields. Jika melihat field yang
ingin dimasukkan pada tabel baru, pilih field
tersebut kemudian klik tombol > untuk
memindahkannya ke daftar Field in my new table.
Untuk memindahkan seluruh isi tabel contoh yang
dipilih, klik tombol >>.
Pilih salah
satu
Sample
Tables
Bina Nusantara
Field-field
yang
tersedia dari
Sample
Table yang
dipilih
Membuat Table dengan Wizard (2)
5. Ulangi langkah 3 dan 4 untuk memilih field dari contoh tabel lain
sampai daftar field pada tabel baru lengkap.Kita juga bisa
menghapus field dari daftar dengan mengklik tombol < atau
menghapus semua field dengan mengklik tombol <<. Setelah
seleesai menambahkan field, klik tombol Next.
6. Anda diminta memberi nama tabel. Ketik nama yang lebih deskriptif
untuk mengganti nama default tabel.
7. Klik Yes, set primary key for me agar wizard memilih field primary
key atau No, I’ll set the primary key untuk menetapkan sendiri field
primary key. (Jika pilihan adalah Yes, lanjutkan ke langkah 10)
8. Berikutnya wizard akan menanyakan field mana yang akan
dijadikan primary key, dengan memilih nama field yang ada di drop
down list.
Bina Nusantara
Membuat Table Dengan Design View
1. Bermanfaat jika user ingin membuat tabel dengan field-field khusus
yang tidak tersedia di Wizard.
2. Memiliki fleksibilitas yang tinggi.
Bina Nusantara
Memahami Format dan Tipe Data (1)
• Text  tipe data biasa yang dapat menampung
angka, karakter, atau simbol, maksimal 255
karakter.
• Memo  Teks biasa yang lebih sederhana; jika
user tidak menetapkan maksimal panjang field,
maka tipe ini dapat menampung sampai 64.000
karakter.
• Number  Untuk menampung data angka (bukan
tanggal saat ini). Access tidak mengijinkan teks.
Bina Nusantara
Memahami Format dan Tipe Data (2)
• Date/Time  Untuk menampung data tanggal dan
waktu.
• Currency  Pemformatan angka sebagai mata
uang.
• AutoNumber  Access akan secara otomatis
memasukkan angka berurutan untk setiap record.
• Yes/No  Untuk jawaban benar/salah. Dapat
berisi salah satu nilai : Yes atau No, True atau
False, On atau Off
Bina Nusantara
Memahami Format dan Tipe Data (3)
• OLE Object  Menghubungkan ke file atau
database lain. Merupakan fitur lanjutan yang tidak
dibahas pada materi ini.
• Hyperlink  Link ke lokasi pada Web.
• Lookup Wizard  Untuk membuat sebuah daftar
isian yang berasal dari suatu tabel atau
mendaftarkan nilai pada combo box.
Bina Nusantara
Field Properties (1)
• Pada tipe field, setiap field mempunyai opsi pemformatan yang
dapat ditentukan oleh user.
• Opsi itu terletak di bagian bawah kotak dialog, pada area Field
Properties
Field Properties
Bina Nusantara
Field Properties (2)
• Opsi pemformatan berubah tergantung pada tipe
field.
• Ada banyak opsi pemformatan, tetapi berikut ini
ada beberapa opsi yang paling penting.
– Field Size  Jumlah maksimum karakter yang dapat
dimasukkan user pada field (hanya untuk field Text).
– Format  Daftar drop-down mengenai format yang
tersedia untuk tipe field tersebut. User dapat juga
membuat format sesuai keinginan.
Bina Nusantara
Field Properties (3)
– Decimal Places  Untuk field Number, user dapat
menentukan default jumlah angka di belakang koma.
– Default Value  Jika sebuah field biasanya berisi satu
nilai tertentu (misal, kode pos untuk hampir setiap orang),
maka user dapat memasukkannya di sini untuk menghemat
waktu. Nilai itu akan selalu muncul pada sebuah record
baru, dan user dapat mengetikkannya jika tidak
diterapkan.
– Required  Pilih Yes atau No untuk menyatakan apakah
pemakai diijinkan meninggalkan field ini tetap kosong
ketika mengisikan record baru
Bina Nusantara
Menetapkan Primary Key (1)
• Hampir semua tabel memiliki sedikitnya satu field
yang berisi nilai yang unik untuk setiap record.
• Field pengidentifikasi yang unik itu disebut primary
key.
• Primary key merupakan field yang berisi nomor ID
karena sebagian besar field lain mungkin memiliki
nilai yang sama untuk beberapa record.
• Contoh ID  NIM, Kode Dosen, Kode Barang, Kode
Pelanggan dll.
Bina Nusantara
Menetapkan Primary Key (2)
Simbol Kunci sebagai tanda field
Ini sebagai primary key
• Langkah-langkah untuk menetapkan
primary key :
– Pada view Table Design, pilih field yang
akan dijadikan primary key.
– Pilih Edit, Primary Key, atau mengklik
tombol Primary Key pada toolbar. Simbol
kunci akan muncul disebelah kiri nama field.
Bina Nusantara
Membuat Table dengan Entering Data (1)
• Pada jendela database, klik dua kali Create table by Entering Data.
Sebuah tabel kosong akan terbuka.
Bina Nusantara
Membuat Table dengan Entering Data (2)
• Tentukan nama field. Ketika user membuat table dengan
view Datasheet, field-field akan diberi nama dengan nama
standard, yaitu Field1 dst. Untuk mengubah nama field, klik
nama saat ini untuk memilih kolom. Kemudian klik dua kali
nama kolom, ketik nama field yang baru dan tekan Enter.
Atau pilih menu Format, Rename Column; atau klik kanan
nama kolom, pilih Rename Column dari menu shortcut,
kemudian ketik nama field yang baru dan tekan Enter.
• Lakukan perubahan lain terhadap desain tabel.
Bina Nusantara
Membuat Table dengan Entering Data (3)
• Tutup tabel dengan mengklik tombol Close (X).
• Acces akan menanyakan apakah perubahan desain
akan disimpan; klik Yes.
• Access akan meminta user untuk memberi nama
tabel; ketik nama tabel dan klik OK.
Bina Nusantara