KASUS
(Bahan diskusi/walkthrough kelas & Tugas Akhir)
Keterangan:
Ilustrasi kasus pada halaman-halaman berikut ini adalah suatu uraian lengkap mengenai suatu
perusahaan dengan beberapa aspeknya. Sebagai kasus untuk bahan latihan, Anda dapat
mendiskusikan salah satu aspek saja, misalnya:
1. Diskusi/latihan mengenai audit terhadap pengendalian umum (general controls)
2. Diskusi/latihan mengenai audit terhadap pengendalian aplikasi (application controls)
pada siklus penjualan, atau siklus penjualan yang batch processing system/on-line
processing/web-based system, dan sebagainya.
3. Dalam audit test of controls aplikasi, juga dapat dilakukan secara bertahap: input,
proses, database/file, danoutputnya.
4. Diskusi/latihan audit substantif, baik terhadap sistem informasinya maupun aspekaspek akuntansi.
Kasus
PtLGJ*
Deskripsi awal
PT. Lautan& Gunung Jayasakti®(PtPGJ) semula adalah suatu industri konveksi rumahan
milik perorangan (keluarga) yang membuat pakaian jadi untuk dijual di pasar tradisional dan
disetorkan secara konsinyasi ke department store di Jakarta. Karena kaos dan pakaian jadi
yang dibuatnya ternyata dapat memenuhi selera pasar, perusahaan ini makin berkembang dan
pemiliknya memutuskan memasarkan barang dagangannya sebagai grosir. Sebagai grosir
perusahaan ini hanya menjual hasil industri konveksinya ke para langganannya saja, yaitu:
para pedagang tengkulak, toko dan butik tertentu. Perusahaan ini tadinya hanya mempunyai
karyawan upahan (tenaga lepas) yaitu para penjahit yang melaksanakan proses produksi
konveksi pakaian jadi tersebut dan mendapat upah kerja mingguan. Pemilik (dan anggota
keluarganya) bertanggungjawab terhadap keseluruhan kegiatan perusahaan, yaitu: pembelian
bahan baku maupun operasi penjualannya, pengelolaan persediaan bahan baku dan persediaan
barang dagangan tersebut, serta pengelolaan keuangannya. Perusahaan ini awalnya berada di
Perumahan Taman Aries, Jakarta Barat tahun 1980 dengan nama Perusahaan Dagang (PD)
Lautan Jaya. Dengan berkembangnya usaha, pada tahun 1990 kantor pusat dan pabrik
perusahaan dipindahkan ke Jl. Batusari Raya 27 Jakarta Barat. Pada tahun 1993 perusahaan
mulai menggunakan dukungan sistem komputerisasi dalam produksi barang. Dalam proses
produksinya, perusahaan menerima pesanan (job order) dan juga memproduksi barang secara
massal (mass production) yang kemudian dijual ke pelanggan.
Dengan makin majunya perusahaan tersebut, pemilik telah makin menyadari bahwa
mereka tidak dapat bekerja hanya dengan mengandalkan tenaga kerja dari keluarga saja.
Karena itu sejak menjadi grosir, pemilik perusahaan telah mengangkat pegawai sebagai:
petugas untuk membantu dalam layanan penjualan bagi para pelanggan, petugas bagian
gudang dan merangkap sebagai petugas pengiriman barang ke pelanggan, dan bagian
pencatatan atau pembukuan. Di samping itu perusahaan juga mengangkat para wira-niaga
(salesman) “tenaga kerja lepas” yang tidak mendapat gaji tetap bulanan (melainkan hanya
dari komisi atas barang yang dijual kepada pelanggan dan tambahan bonus jika ada pelanggan
baru yang dapat diperolehnya). Sistem akuntansi, pencatatan kegiatan dan pelaporan
dilaksanakan tanpa acuan sistem yang memadai.
Perusahaan berkembang dengan makin pesat, memiliki gudang dan factory outlet yang
berfungsi sebagai windows untuk eksebisi/pameran contoh di beberapa lokasi, memiliki
ribuan pelanggan, dan telah melakukan ekspor (pelanggan di luar negeri), serta ke depan
nampaknya perusahaan mempunyai prospek perkembangan lebih besar. Melihat kompleksitas
kegiatan yang semakin meningkat, pemilik menyadari bahwa suatu perusahaan memerlukan
struktur organisasi untuk mengkoordinasikan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien,
serta memberikan gambaran yang sistematis tentang hubungan kerjasama antar kelompok
orang-orang yang terlibat di dalamnya dalam mencapai suatu tujuan organisasi. Untuk itu
berdasarkan konsultasi dengan penasehat hukum perusahaan, pemilik perusahaan merubah
organisasi perusahaannya menjadi bentuk badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT),
dan pemilik tersebut menjadi direktur, isterinya menjadi komisaris, serta beberapa orang
bawahannya diangkat menjadi manajer. Ia kemudian menyusun struktur organisasi, uraian
tugas dan fungsi yang ia yakini telah disusun secara jelas, mempertimbangkan mengenai
pemisahan tugas & fungsi, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab masing-masing.
Struktur Organisasi
PtLGJ dipimpin oleh seorang direktur (yaitu pemilik perusahaan itu sendiri) yang
membawahi secara langsung unit fungsional produksi dan administrasi. Unit fungsional
Produksi maupun Administrasi dipimpin oleh seorang manajer (atau sebutan lain, misalnya
Kepala yang dianggap setingkat jabatan middle management). Unit Produksi dipimpin oleh
Kepala Pabrik, membawahi 5 divisi, yaitu Divisi Security, Divisi Finishing, Divisi TeknikMontir, Divisi Design, dan Divisi Administrasi Pabrik. Sedangkan Administrasi juga
membawahi 5 divisi, yaitu: Penjualan, Pembukuan, Pembelian, Gudang, Pengiriman Barang.
Untuk Divisi Finishing membawahi 4 seksi, yaitu: Seksi Som/Potong, Obras/Jahit, Oven/
Seterika, dan Packing. Sedangkan Divisi Teknik-Montir membawahi 3 seksi, yaitu: Seksi
Perubahan Mode Mesin, Koordinator Pabrik, dan Seksi Komputer. Secara lengkap diagram
struktur organisasi PtLGJ dapat dilihat pada gambar-1 pada lampiran (L-1).
Adapun tugas dan wewenang masing-masing unit adalah sebagai berikut:
1.
Direktur
a.
Menentukan saat produksi
b.
Menetukan harga pokok penjualan
c.
Pengambilan keputusan yang bersifat strategik
d.
Mengontrol perkembangan perusahaan
e.
Membina kerjasama dengan pihak ekstern
2.
Kepala Pabrik (Manajer Produksi)
a.
Menentukan urutan jenis kaos kaki yang diproduksi
b.
Seleksi calon pekerja pabrik
c.
Seleksi bahan baku
d.
Mengawasi jalannya proses produksi
e.
Bertanggung jawab terhadap target output produksi
Di lingkungan produksi terdapat 5 divisi yang secara garis besar mempunyai tugas:
A. Divisi Design
•
Mendesign model/ motif, bentuk, gambar, ukuran, dan warna.
B. Divisi Security
•
•
Mengatur shift kerja satuan pengamanan.
Bertanggung jawab atas keamanan pabrik.
C. Divisi Finishing
•
•
Melakukan kegiatan-kegiatan rajut/jahit, som, obras, dan oven.
Memasukkan kaos/pakian ke dalam kemasan yang dilakukan secara manual.
D. Kepala Teknik-Montir
•
•
•
Bertugas sebagai koordinator (mengawasi) pelaksana teknis (teknisi) mesin.
Menentukan banyaknya mesin yang dijalankan dalam produksi.
Menguji kelayakan mesin produksi
Secara lebih khusus dapat disebutkan tentang uraian tugas masing-masing seksi:
• Seksi Koordinator Pabrik, bertugas sebagai quality control.
• Seksi Peruubahan Mode Mesin, bertugas mengubah mode mesin sesuai
dengan desain yang diterima.
• Seksi Komputer, bertugas mengoperasikan komputer untuk mendukung tugas
di produksi.
E. Divisi Administrasi Pabrik
•
•
3.
Mengisi laporan produksi harian.
Membuat laporan hasil produksi.
Manajer Administrasi
a.
Mengesahkan pesanan pelanggan (sales order)
b.
Mengkoordinir kegiatan administrasi serta kegiatan administreatif lain secara
keseluruhan kecuali kegiatan operasional produksi (pabrik).
A. Bagian Penjualan
•
•
•
•
Melakukan seleksi pelanggan.
Menetukan limit pesanan pelanggan.
Menentukan jangka waktu pembayaran berdasarkan kebijakan perusahaan.
Memberikan informasi penjualan ke bagian administrasi.
B. Bagian Pembukuan-Akuntansi
• Membukukan bukti transaksi yang diterima.
• Menerima laporan dari tiap bagian perusahaan.
• Melakukan pengolahan data akuntansi keuangan dengan komputer.
• Membuat laporan yang dibutuhkan perusahaan.
C. Bagian Pembelian
• Menerima bukti pembelian.
• Verifikasi pembayaran.
• Mengadakan pembelian bahan baku dan bahan penolong.
D. Bagian Gudang
• Menentukan kapasitas persediaan.
• Menyiapkan barang yang dipesan.
• Menyerahkan barang ke bagian keluar masuk barang.
E. Bagian Pengiriman Barang (keluar masuk barang)
• Verifikasi barang masuk.
• Verifikasi barang keluar.
Sistem Yang Ada Saat Ini
PtLGJ memiliki mesin-mesin untuk potong, rajut, jahit/obras/som, mesin oven/seterika.
Aktivitas produksi yang dilakukan PtLGJ adalah: Senin s/d Jumat 3 shift (7.00–15.00/ 15.00–
23.00/23.00–07.00), serta Sabtu: jam 7.00–12.00. Pada unit ini terdiri dari beberapa puluh
orang pekerja/operator dan beberapa orang quality control.
Adapun tahapan proses produksi secara garis besar dapat dijelaskan berikut ini:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
Mengambil bahan baku berdasarkan keperluan produksi.
Mengangkut pesanan ke bagian produksi.
Mengambil bahan baku berdasarkan spesifikasi yang diperlukan.
Menjalankan proses pengerjaan bahan.
Melakukan penyortiran untuk setiap pekerjaan yang sudah dilaksanakan.
Mencatat atau memberi tanda jumlah produk yang dihasilkan.
Bahan setengah jadi tersebut kemudian diangkut ke bagian pengobrasan, som,
menggunakan mesin untuk pemasangan kancing dan kegiatan akhir produksi.
Memasukkan produk ke mesin oven untuk dipress (satu kali pengepresan sebanyak 25
lusin, lama pengepresan lebih kurang 10 menit).
Mengirimkan barang jadi ke bagian packing.
Pemasangan merek, label, dan kemasan pada setiap produk.
Memasukkan produk ke dalam dus kecil per satu lusin.
Memasukkan dus kecil tersebut ke dalam dus besar
Barang jadi diangkut ke gudang untuk disimpan.
Seperti telah dijelaskan, perusahaan melakukan mass-production untuk memenuhi
kebutuhan pasar maupun menerima pekerjaan pesanan (job order). Jumlah yang diproduksi
dan jadwal pelaksanaan produksi barang ditentukan sepenuhnya oleh Direktur, dengan
mendengarkan masukan dari Kepala Pabrik. Adapun dalam hal produksi atas dasar pesanan,
pesanan dari konsumen ditangani oleh Bagian Penjualan, kemudian diserahkan ke Bagian
Produksi. Jika produk yang dipesan sudah pernah diproduksi sebelumnya, maka Kepala
Pabrik akan memberikan jadwal produksi ke masing-masing bagian. Jika produk yang
dipesan adalah produk baru, maka pesanan akan diteruskan ke Divisi Design. Setelah
rancangan sesuai dengan pesanan, maka rancangan tersebut diberikan ke produksi untuk
diproduksi beberapa unit sebagai sampel. Sampel yang sudah jadi kemudian diberikan ke
Bagian Penjualan untuk diperlihatkan ke konsumen. Jika rancangan tidak sesuai, maka design
diperbaiki hingga sesuai keinginan. Produk yang telah selesai diproduksi kemudian disimpan
di gudang dan diserahkan ke Bagian Pengiriman Barang pada hari pengiriman ke konsumen.
Faktur yang diterbitkan oleh Bagian Pembukuan-Akuntansi kemudian ndicatan dalam jurnal
dan diolah lebih lanjut sesuai dengan prosedur siklus akuntansi keuangan secara manual.
Setiap akhir minggu, faktur-faktur dikirimkan ke unit komputer untuk diolah secara batch
processing system dalam rangka menghasilkan laporan akuntansi keuangan (sebagai
pembanding akuntansi manual) maupun untuk menghasilkan laporan-laporan lainnya yang
dapat dihasilkan oleh sistem aplikasi komputer pada IBM/400 yang ada di bagian itu.
Alur produksi PtLGJ dapat digambarkan seperti di bawah ini :
SOP2 dan faktur_penjualan_3
$
$
Konsumen
$
Memo_order
Daftar_pesanan
SOP1
Administrasi pabrik
Penjualan
Perintah_Produksi
Direktur
Kepala Pabrik
Faktur_penjualan_1 dan 2
Surat_permintaan_bahan
Faktur_penjualan1 dan faktur_pembayaran1
Bahan_baku
Administrasi
SOP1 dan surat _jalan1
Perajutan
Persediaan bahan baku
Barang_setengah_jadi1
SOP1
Barang_Jadi2
Pengemasan
Barang_jadi1
Oven
Barang_setengah_jadi2
Obras
Som
Barang_siap_dijual
Surat_jalan_1 dan 2
Pengiriman
Gambar-1
Inventory
Bagan Alur Kerja PtLGJ
Sedangkan bagan aliran data administrasi keuangan PtLGJ dapat digambarkan dalam
system flowchart sebagaimana dapat dilihat pada halaman berikut:
Bag. Penjualan
Bag. Administrasi
Direktur
Bag. Adm. Pabrik
4
3
2
1
5
Mulai
SOP 1
Memo order
N
Menerim
a Order
dari
Pelangg
an
Membuat
SOP dan
faktur
penjualan
Menent
ukan
saat
mulai
produksi
Memo order
Memo order
Faktur
3
penjualan 1 2
3
SOP 1
2
Faktur
Penjualan 1
SOP 1
Membua
t Faktur
Pembay
aran
FakturPenjuala
n1
Faktur
2
Pembayaran
1
SOP 1
Surat_perintah
_produksi
2
4
1
3
5
N
2
pelanggan
7
Pelanggan
Bagan Aliran Data PtLGJ 1
K a. Pabrik
Bag. Bahan Baku
6
8
Surat perintah
produksi
S urat
Perm intaan
B ahan
M em buat
surat
perm intaa
n bahan
M engeluark
an bahan &
m encatat
pengeluara
n bahan
Surat
Pengeluaran
B ahan
Surat perintah
produksi
S urat
P erm intaan
Bahan
N
Gambar-2.1
Transaksi
Penjualan
N
6
Beserta bahan
9
Gambar-2.2
N
8
Bagan Aliran Data PtLGJ 2
Gudang Barang jadi
Bag Pengiriman
13
14
7
Surat Barang
Selesai
diproduksi
Meneri
ma
barang
SOP 1
Membuat
Surat
Jalan
Memasukkan
data ke
database
Surat Jalan 1
Master
Produk
14
15
Surat Jalan 1
2
Membandin
gkan dan
mengirim ke
pelanggan
2
3
Surat Jalan 2
N
N
Gambar-2.3
15
Selesai
Bagan Aliran Data PtLGJ 4
Dalam hal produksi secara pesanan, secara garis besar proses perhitungan harga
pokok produksi sistem yang sedang berjalan adalah setelah mendapat pesanan dari pelanggan
surat pesanan tersebut menjadi bahan pembahasan oleh Direktur dengan Kepala Pabrik.
Berdasarkan diskusi tersebut akan diketahui berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan,
banyaknya bahan baku dan bahan penolong, banyaknya jam mesin, dan jam kerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pesanan. Hasil diskusi kemudian digunakan untuk
menghitung biaya produk atas pesanan pelanggan.
Sistem Komputerisasi
Untuk kepentingan pengolahan data administratif divisi ini memiliki komputer midrange IBM AS/400. Penggunaan komputer pada bidang kegiatan akuntansi tersebut adalah
benar-benar merupakan suatu perkembangan alamiah, maksudnya adalah implementasi
komputerisasi dilaksanakan secara setahap demi setahap berdasarkan adanya kebutuhan
nyata (secara faktual memang jenis kegiatannya memerlukan alat untuk dapat menyelesaikan
pekerjaan dengan baik). Implementasi sistem berbasis komputer bukan sebagai suatu hasil
analisis-perancangaan sistem informasi yang terencana. Komputerisasi berkembang dari
sistem akuntansi secara manual, kemudian menggunakan peralatan-peralatan mekanis, dan
selanjutnya berkembang menjadi sistem pengolahan data elektronis (dengan komputer)
secara batch processing system untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports)
dan penggajian. Jadi pada hakekatnya sistem aplikasi komputer yang sudah diimplementasikan adalah sistem pengolahan data (aplikasi) akuntansi keuangan (financial accounting
system) dan sistem aplikasi penggajian (payroll system).
Sistem aplikasi (user/application software) yang digunakan ialah sistem aplikasi
komputerisasi yang didesain secara outsourcing oleh suatu software-house tertentu, dan
dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihan-pelatihan sebagai
operator (user trainning). Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa divisi ini sebetulnya tidak
memiliki technical information systems staff. Bila terjadi masalah pada komputerisasi, atau
diperlukan teknisi untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis
dari pemasok (vendor) IBM (PT. Usaha Mandiri). Beberapa tahun kemudian baru dirintis
Seksi EDP yang berada di bawah Bagian Pembukuan-Akuntansi.
Pada praktek yang dijalankan, komputer digunakan untuk pengolahan data akuntansi,
khususnya untuk laporan akuntansi keuangan. Pada saat yang sama, sistem akuntansi secara
manual masih tetap dijalankan dengan jurnal dan pembukuan pada buku besar/bukupembantu untuk menghasilkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan kauangan lainnya.
Komputerisasi untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian.
Dengan perkembangan peralatan komputer dan tersedianya berbagai accounting package
software, maka secara bertahap perusahaan berusaha mengimplementasikan paket software
tersebut dan mencoba menghilangkan redundancy pengolahan komputer dan pembukuan
manual. Beberapa di antara sistem komputerisasi yang diimplementasikan adalah accounting
package software. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan juga mulai
menerapkan micro-based systems dalam membangun beberapa sistem aplikasi baru lainnya
(selain sistem aplikasi laporan keuangan tersebut di atas). Perusahaan juga mulai melakukan
office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi
sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.
Pada perkembangannya lebih lanjut, Divisi Produksi juga memiliki komputer mainframe IBM 3090 yang digunakan untuk mendukung berbagai kegiatan operasional produksi.
Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan
gudang sistem informasi manajemen persediaan (materials management), jadwal produksi,
dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja. Kegiatan sistem berbasis komputer
lainnya ialah engineering design. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan
data penjualan, misalnya: pengolahan data pesanan (sales order) untuk pelaporan penjualan,
pengolahan data riset pemasaran (market research, customer satisfaction research, research
competitor data), pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari berbagai
sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya data dari Biro Pusat Statistik, Departemen
Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh Divisi Penjualan.
Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems. Dalam konfigurasi sistem
IBM 3090 tersebut data disimpan pada storage berupa disk magnetis yang merupakan media
penyimpanan data on-line ke central processing unit komputer induk tersebut.
Pada unit fungsional produksi tersebut komputer dikelola oleh Seksi Komputer yang
berada di bawah Divisi Teknik-Montir. Padahal sesungguhnya IBM-3090 adalah merupakan
jenis komputer mainframe yang seharusnya perlu dikelola secara lebih profesional. Unit
komputer tersebut dipimpin oleh seorang kepala seksi yang bertindak sebagai EDP-Manager.
EDP-Manager tersebut mempunyai latar-belakang sebagai programmer yang bekerja di
salah satu rekanan PtLGJ, kemudian ditawari pindah untuk dipromosikan sebagai pimpinan
komputer di sini. Para personil yang ada ialah sebagian besar computer operator, technical
support, librarian, dan beberapa orang programmer yang semula berasal dari operator dan
kemudian mempelajari common business oriented programming language.
Komputer IBM-3090 tersebut diinstalasikan di lantai-1 di lingkungan produksi yang
sebetulnya cukup riskan terhadap bahaya banjir, seperti yang sering terjadi di daerah itu.
Demikian pula karena ruang yang sempit dan lokasinya, pengaturan mengenai siapa yang
boleh memasuki ruang komputer sulit ditegakkan. Kelayakan pengendalian keamanan
(security control) atas lokasi instalasi fasilitas mainframe computer tersebut memang kurang
memadai. Mesin dipasang di lantai satu gedung yang letaknya di lingkungan pabrik. Ruang
komputer terletak bersebelahan dengan ruang para programmer, sehingga hal itu
memudahkan setiap programmer untuk masuk ke ruang komputer dan me-run programprogramnya.
Bagi programmer yang aktif dan kadang-kadang mereka dengan senang hati menurut
kehendak sendiri bekerja lembur di hari Minggu, para programmer dapat menghidupkan
mesin sendiri tidak usah dengan bantuan operator sehingga mereka merasa hal itu lebih
fleksibel. Bukan hanya para teknisi, bahkan kadang-kadang karyawan pabrik dapat pula
masuk ke ruang komputer dan mengobrol dengan operator. Dalam melakukan job-run, para
programmer masuk sendiri ke ruang komputer dan pada sore hari biasanya mereka menerima
hasil listing-nya dari operator. Karena tidak adanya mekanisme job-submission, logbook, dan
dokumentasi lain, sering terjadi missing job yang agak merepotkan.
Masalah lain ialah seringkali juga terjadi proses pengolahan data berhenti karena
aliran listrik dari PLN padam, sehingga mereka harus mengulang proses itu kembali. Memang
perusahaan telah menyediakan uninterruptable power supply (UPS), tetapi karena dalam
pengalaman yang lalu ternyata hampir beberapa tahun tidak pernah power-drop, maka
kesiapan baterai UPS tidak memadai dan banyak yang rusak, tidak dapat digunakan lagi.
Demikian juga sistem fire/smoke alarm, electronic-key, serta beberapa alat pengaturan
security lain tidak terawat.
Sebagai bagian dari kontrol secara phisik telah dipasang juga alat keamanan untuk
mencegah dan mendeteksi kebakaran, yaitu alat pemadam api manual (hand-held fire
extinguisher) yang ditempatkan pada lokasi strategis di ruangan tersebut. Disamping itu, di
ruangan telah dipasang sistem deteksi panas canggih yang dapat mendeteksi api yang sangat
kecil sekalipun. Segera setelah api dideteksi, sistem pemadam api akan mengeluarkan gas
penghalau api kedalam ruangan dalam waktu 30 detik setelah api dideteksi. Prosedur evakuasi
kebakaran telah disusun dan para operator telah diinstruksikan untuk memahami sungguhsungguh mengenai apa yang harus dilakukan secepatnya pada saat fire alarm berbunyi.
Prosedur tetap tertulis bagi para pegawai sudah sangat jelas dan mereka secara teratur
berlatih, termasuk latihan evakuasi. Secara periodik juga dilakukan simulasi (latihan), terakhir
enam bulan lalu dilakukan latihan seolah-olah terjadi kebakaran yang disebabkan oleh listrik
di ruangan komputer. Prosedur evakuasi berjalan dengan lancar, alarm kebakaran dan sistem
penghalau api bekerja dengan baik.
Dengan investasi yang sebenarnya sangat mahal, unit komputer betul-betul masih
diperlakukan sebagai pendukung teknis, dan kurang mendapatkan perhatian dari pimpinan.
Bahkan para staf di lingkungan produksipun memandang komputer sebagai alat yang
canggih dan tidak perlu dipikirkan, karena toch tidak hubungannya dengan dirinya.
Komputer tersebut adalah urusan para teknisi. Oleh karena itu output hasil komputer berupa
listing laporan dalam continuous form yang dibuat dengan biaya kontrak mahal dengan
pemasok, ternyata kurang digunakan dalam kegiatan yang ada. Dalam rapat-rapat korrdinasi
pimpinan, EDP Manager tidak pernah dilibatkan. Oleh karena itu pada akhirnya operasi
komputer dijalankan secara rutin saja untuk pengolahan data pesanan pelanggan dan
berbagai data lain untuk menghasilkan laporan periodik yang mungkin tidak seluruhnya
bermanfaat, bahkan mungkin hanya sebagian kecil di antara laporan tersebut yang dibaca.
Pengelolaan secara amatir terhadap unit komputer tersebut sebetulnya juga dapat
dilihat dengan tidak jelas atau tidak tegasnya struktur organisasi unit tersebut, tidak ada job
description, tidak standar kualifikasi mengenai siapa yang berhak mendapat sebutan systems
programmer, application programmer, systems analist, computer operator, dan sebagainya.
Jenjang karier, tunjangan teknis, dan sistem pelatihan juga tidak diatur secara jelas. Bagi staf
yang masih muda dan relatif baru di bidang ini, memang mereka masih sangat tertarik dan
semangat belajar dengan motivasi cukup tinggi. Komputer masih dianggap barang baru dan
bekerja di komputer merasa lebih keren dibanding karyawan biasa. Akan tetapi setelah
beberapa saat kemudian, mereka merasa bahwa bekerja di bidang ini tidak ada masa depan
yang jelas, sehingga malahan kemudian banyak di antara mereka sebagai orang buangan.
Oleh karena itu para pegawai pada bagian ini bahkan seringkali merasa sebagai “orang yang
kurang disukai dan dibuang” ke bagian yang tidak menyenangkan dan tidak gambaran yang
cerah mengenai kariernya. Karena itu motivasi untuk bekerja dan belajar teknik baru dalam
komputerisasi menjadi semakin menurun.
Menyadari bahwa Bagian EDP sesungguhnya merupakan bidang kegiatan dan bagian
organisasi yang penting, namun belum mendapatkan perhatian memadai dari pihak pimpinan
perusahaan, Kepala Bagian EDP telah menyampaikan beberapa usulan, misalnya antara lain:
a.
b.
c.
Usul mengenai program kerja komputerisasi perusahaan secara terpadu.
Usul tentang pola karier pegawai teknis komputer, pelatihan-pelatihan yang
diperlukan dan tunjangan khusus.
Usul tentang perlunya pengaturan atau penetapan standardisasi dalam berbagai
aspek, misalnya standard prosedur komputerisasi, standard dokumentasi, standard
pengkodean, dan sebagainya.
Terhadap usulan-usulan tersebut, pimpinan perusahaan belum memberikan perhatian,
karena mereka cenderung melihat komputerisasi sebagai sesuatu hal yang bersifat teknis,
pendukung, atau alat belaka, belum dipandang sebagai bagian yang strategis bagi organisasi.
Dalam rapat-rapat pimpinan, masalah-masalah yang berkaitan dengan komputerisasi tidak
pernah dibahas. Tidak pernah ada risalah rapat, surat keputusan, surat edaran ataupun bentuk
kebijakan serta dokumentasi lain yang dapat dipergunakan sebagai acuan bidang
komputerisasi. Satu-satunya dokumentasi yang ada hanyalah dokumen resmi kontrak dengan
vendor, serta maintenance agreement dan sertifikat pelatihan bagi para operator dari IBM.
Kepala Bagian EDP juga merasa kurang berbahagia dengan posisinya. Ia mungkin
akan merasa lebih bangga bekerja di pemasaran atau produksi. Ia merasa petugas di bagian
lain lebih mempunyai pergaulan sosial (meet peoples), mempunyai peluang mendapat komisi
penjualan yang besar, dan bahkan sering ditraktir makan atau main golf. Apalagi dengan
usulan-usulannya yang tidak pernah ditanggapi pimpinan, maka manajemen pengembangan
sistem aplikasi (application systems development) maupun manajemen operasional komputer
(computer operation) dilakukan dengan asal-asalan: tanpa pola metodologi dan project
management yang jelas, dokumentasi tidak lengkap, testing tidak dilakukan dengan memadai,
tidak ada kebijakan mengenai quality assurance, sistem pengelolaan media yang buruk (tanpa
standard kode, tanggungjawab pengelolaan tidak jelas, tidak back-up file, kurang jelas
ketentuan pembatasan akses (bahkan untuk file-file akuntansi dari komputer mikro yang
disimpan di dalam disket sering disimpan di dalam laci petugas, ditaruh/diletakkan
serampangan di atas meja, bahkan kadang-kadang terbawa pulang oleh operator tersebut).
Sistem Aplikasi Komputer
Di antara berbagai sistem komputerisasi pengolahan data yang pada saat ini sudah
diimplementasikan (current systems) pada Divisi Akuntansi-Keuangan ialah sistem pengolahan data gaji dan akuntansi keuangan yang diolah secara delayed/batch processing system.
Sedangkan pada komputer di produksi dilakukan pengolahan data order untuk laporan
penjualan, administrasi gudang, pengolahan data riset pemasaran, pengolahan data riset
kepuasan pelanggan, dan pengolahan data ekstern yang dapat diperoleh dari BPS,
Departemen Perdagangan, dan sebagainya. Beberapa sistem komputerisasi pengolahan data
yang kini sedang dijalankan dapat digambarkan secara garis besar pada uraian berikut ini.
Pada sistem yang lama (current existing application systems yang menggunakan
IBM/400) di Bagian Pembukuan, setiap hari faktur dikumpulkan dan ditumpuk (dibundel)
untuk direkam. Setiap tumpuk (bundel/batch) faktur yang terdiri + nomor/ banyaknya faktur,
masing-masing diberi kode batch, banyaknya lembar faktur pada bundel tersebut, dan jumlah
nilai seluruh faktur yang dihitung dengan kalkulator dan hasilnya dituliskan pada slip (batchheader) bundel tersebut. Elemen data pada faktur (item/atribut) yang direkam adalah nomor
faktur, tanggal order, tanggal faktur, nama dan alamat pelanggan, serta kode barang dan
jumlah yang dipesan. Hasil perekaman data merupakan transaction file dan secara periodik
di-match dengan master-file dalam suatu proses updating (computer runs). System flowchart,
spesifikasi file, program/job specification dan kriteria validasi pada program perekaman dapat
dilihat pada lampiran spesifikasi sistem yang tersedia pada manual (buku petunjuk) system
specification yang tersedia pada file terpisah dari uraian ini.
Garis besar uraian sistem dapat dijelaskan mulai dari proses produksi. Barang jadi
diproduksi untuk memenuhi back order atau untuk memenuhi kebutuhan persediaan barang di
gudang. Tingkat rata-rata persediaan pada umumnya berasarkan suatu sales forecast yang
bahan-bahannya terutama diperoleh dari fungsi marketing. Back order lazimnya timbul dari
kondisi out-of-stock yang perlu dimasukkan ke dalam jadwal. Pada kenyataannya back order
perlu diberi prioritas untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan. Operasi produksi selalu ditriggered bila Production Planning and Control Department (Perencanaan & Pengawasan
Produksi, PPC) menerima permintaan back orders. Otorisasi produksi disiapkan dengan cara
membandingkan forecasted sales levels dengan current levels of finished-goods inventory dan
dikeluarkan bersama oleh Kepala Bagian Perencanaan Produksi dan Kepala Bagian Gudang.
Seperti dijelaskan di atas, back orders disiapkan bila suatu pesanan tidak dapat
dipenuhi. Fungsi PPC memperoleh bills of materials dari fungsi engineering. Dengan bahan
baku yang saudah ada PPC memerika dari tingkat persediaan pada sistem komputer. Bila
bahan baku dan bahan penolong cukup memadai maka fungsi penjadwalan akan mengatur
production run (proses komputer, berdasarkan mesin dan tenaga yang siap dipergunakan).
Permintaan produksi kemudian dientri ke magnetic tape, sorted per product number, dan
diproses untuk memproduksi order produksi, materials requisitions, dan move tickets. Files
ynag digunakan dalam processing run (semua data pada magnetic disk) adalah file-file: bill-of
materials, operations list, open production order, dan work-in-process inventory master file.
Materials requisitions copy dikirim ke gudang untuk memperoleh bahan yang diminta
ke produksi. Production orders copy dan move tickets dikirim ke produksi. Production orders
copy juga dikirim ke fungsi cost accounting, dan materials requisitions copy ke unit komputer
untuk inventory processing. Jika pekerjaan sudah selesai, move ticket dikembalikan ke PPC.
Pada akhir tiap hari kerja, semua move tickets di-batch dan dikirim ke data preparation. Di
unit komputer tersebut move ticket direkam ke magnetic tape, sorted berdasarkan production
order number, dan diproses untuk menghasilkan laporan status produksi harian sekaligus
update open production order file.
Dalam proses lainnya, materials requisitions juga di-batch, dientri ke magnetic tape,
sorted per material-part number, dan diproses/update raw-materials inventory master file.
Materials requisitions di-resorted per production order number dan diproses (bersama labor
job-time tickets yang diterima dari ruang produksi yang juga sorted pada magnetic tape lain)
untuk meng-update work-in-process inventory master file.
Pada saat production order sudah diproses, pada unit terakhir penyelesaian produk
dilakukan inspeksi. Produk yang lolos pemeriksaan langsung dikirim ke finished-goods
warehouse, dan copies dari order yang selesai dikirim ke PPC dan unit cost accounting. Dari
gudang persediaan barang dagangan dikirim ke pelanggan. PPC mencatat data pesanan yang
selesai dan mengirimkannya ke data preparation untuk dientri, sorted per product number,
dan diproses against finished-goods dan work-inprocess inventory master files, serta open
production orders file. Proses tersebut juga menghasilkan laporan production orders yang
sudah dilayani, serta biaya yang dibebankan kepada tiap pesanan. Jika bahan baku dan bahan
penolong untuk barang tertentu diperhitungkan tidak mencukupi lagi, PPC menyiapkan
purchase requisitions ke fungsi pembelian.
Perusahaan mengelola 3 inventory files: Raw-materials inventory master file diupdated
sesuai dengan perubahan bahan yang diterima dari para pemasok maupun yang dikeluarkan
untuk produksi. Master-file finished-goods inventory di-updated untuk mencerminkan posisi
produk yang telah dikerjakan dan penjualan ke pelanggan. Master-file work-in-process
inventory di-updated untuk menunjukkan the start in production dari tiap order produksi, dan
pengeluaran material ke produksi, pembebanan tenaga (dari job-time records), aplikasi
overhead, dan penyelesaian produksi. Sistem yang diterapkan adalah actual cost accounting.
Biaya direct materials dan direct labor di-posted ke work-in-process inventory records dari
raw-materials requisitions dan job-time records. Biaya overhead dikompilasi dari dokumen
yang berkaitan dengan indirect labor, utilities, dan biaya terkait dengan produiksi yang lain
yang dibebankan pada akhir bulan. Jam direct labor dipakai sebagai dasar alokasi actual
overhead costs.
Sedangkan untuk transaksi pengeluaran, jenis transaksi ini sangat luas dan bervariasi,
misalnya pengeluaran untuk pembayaran bahan baku, tenaga kerja, mesin peralatan, maupun
pengeluaran-pengeluaran lain seperti asuransi. Pembelian bahan baku dan bahan penolong
adalah sangat penting dan dominan. Oleh karena itu prosedur pengadaan bahan tersebut dan
pembayarannya adalah merupakan area yang penting dan perlu persisi (akurat)
pencatatan/penghitungannya.
Seperti telah dijelaskan di atas, PPC menerbitkan purchase requisitions. Berdasarkan
purchase requisitions, fungsi pembelian melakukan seleksi pemasok yang sudah menjadi
daftar rekanan perusahaan. Kode barang yang dibeli disiapkan dengan perkiraan harga
(acceptable prices), dan requisitions tersebut dikirim ke data preparation komputer, untuk dientri ke magnetic tape, sorted per kode pemasok, dan diproses untuk menghasilkan purchase
orders. Pada runs berikutnya, master-file raw-materials inventory dan file open purchase
order di-update. Purchase order ditandatangai oleh petugas pembelian dan dikirimkan
kepada pemasok. Tembusan purchase order dikirim ke fungsi penerimaan barang dan fungsi
akuntansi (accounts payable department), copy ke-empat disimpan berdasarkan kode
pemasok pada fungsi pembelian.
Bila barang yang dipesan telah diterima, petugas penerimaan barang memeriksanya
berdasarkan copy pesanan yang ada padanya. Selanjutnya ia menyiapkan laporan penerimaan
barang dan mengirimkannya ke departemen accounts payable. Tembusan lain dikirim ke data
preparation unit komputer dan copy lain disimpan urut berdasarkan nomor di fungsi
penerimaan barang. Di Komputer, laporan penerimaan barang direkam, sort per material-part
number, dan diproses meng-update master-file raw-materials inventory, resorted purchase
order number, dan diproses meng-update file open purchase order. Pada saat suppliers’
invoices datang di departemen accounts payable, petugas memeriksa laporan penerimaan
barang dan purchase order untuk dibandingkan dengan faktur tersebut. Selanjutnya petugas
tersebut menyiapkan disbursement vouchers, mencatat pada voucher register, dan menyimpan
seluruh dokumen terkait urut per jatuh tempo. Tiap hari petugas mengambil vouchers jatuh
tempo untuk pelaksanaan pembayarannya. Payment data dikirim ke data preparation untuk
direkam, sort per supplier account number, dan diproses menghasilkan check vouchers/check
register. Master-file accounts payable di-update dan supplier’s account terkait dikredit (dan
payment didebit).
Dengan perkembangan organisasi perusahaan tersebut, aplikasi-aplikasi disempurnakan
(enhancement) tetapi sifat perbaikannya tidak mendasar. Penyempurnaan sistem lebih bersifat
tambal sulam, misalnya: program-program lama sedapat mungkin dipertahankan, apabila
diperlukan data elemen input baru yang belum ada pada sistem lama, maka dibuat worksheet
untuk input tambahan. Demikian pula apabila terjadi kebutuhan tambahan yang mendesak
tetapi belum ada pada sistem lama. Maka dibuat sistem tambahan dengan menggunakan
komputer mikro. Karena perkembangan aplikasi pada komputer mikro belum mantap, maka
software yang dipergunakan juga beraneka ragam, misalnya: FoxPro, dBase III atau IV, Basic
language, dan bahkan ada yang sifatnya hanya pengetikan dengan spreadsheet ataupun word
processing system/
Era Modernisasi Perusahaan
Kemajuan perusahaan yang makin pesat menyebabkan manajemen perseroan tidak
dapat lagi menafikan hubungan perusahaan dengan firm environment yang semakin intens,
termasuk kaitannya dengan manajemen keuangan, khususnya yang menyangkut dengan
kebijakan pembelanjaan perusahaan (sources and usage of fund). Pada akhirnya direktur yang
juga adalah pemilik perusahaan harus memutuskan perlunya ada share dari pemodal lain
untuk ikut mendukung pembelanjaan (penambahan modal) usaha. Bila perlu di kemudian hari
perusahaan akan go public, menjadi bentuk perseroan terbatas yang bersifat terbuka (Pt. tbk).
Organisasi perusahaan perlu dirubah, dan manajemen puncak yang sekarang hanya satu orang
direktur menjadi berbentuk direksi dengan jajaran eksekutif terdiri dari: Direktur Utama,
Direktur Produksi, Direktur Pemasaran, dan Direktur Adminstrasi Keuangan-Akuntansi.
Dalam suatu rapat koordinasi direksi dengan para manajer dibahas tentang beberapa
kelemahan yang dihadapi, yang makin dirasakan sangat mengganggu operasi perusahaan.
Beberapa masalah yang cukup serius, antara lain mencakup biaya bunga (interest costs) yang
sangat tinggi, back orders yang relatif terlalu banyak, pada sisi lain inventory levels cukup
tinggi bahkan cenderung semakin meningkat, tetapi pernah pula terjadi out of stock. Masalah
lain ialah janji pengiriman barang ke pelanggan (promised delivery dates on customers’
orders) sering tidak tepat (missed). Proses backlogs sering terjadi di accounting departments
dan seringkali berakibat dampak buruk, misalnya: purchase discounts sering terlewat, errors
dalam catatan transaksi dan pelaporan kurang akurat atau terlambat.
Tingkat percentage of products yang tidak lolos inspeksi atas kontrol kualitas (product
defect) juga relatif tinggi, yang barangkali disebabkan peralatan yang sudah usang (obsolete
production equipment) dan mutasi pegawai (high labor turnover), jadwal produksi sering
meleset (fall behind schedules). Padahal dalam kenyataan production clerks terlihat seperti
sangat sibuk melakukan monitor progress, menjawab telpon/ pertanyaan para pelanggan atau
para salespersons. Juga, tingkat produksi sangat berfluktuasi, pada suatu waktu idle tetapi
pada saat yang lain harus lembur (work overtime). Hal-hal tersebut antara lain disebabkan
karena adanya rush back orders; tetapi juga tidak jarang akibat tidak akuratnya sales forecasts
yang menunjukkan bahwa planning procedures relatif lemah. Sebagai contoh, proses
penganggaran (budget process), kurang terkait langsung secara teliti ke established cost
standards, tidak disusun dalam detailed formats, dan tidak di-revised sesuai dengan
perkembangan/perubahan yang terjadi. Laporan-laporan harian/mingguan/bulanan maupun
laporan varian budgeted costs versus actual costs yang disajikan kepada para manajer kurang
akurat dan tidak uptodate-nya.
Berkaitan dengan hal-hal tersebut di atas, Direksi berpendapat bahwa penyebab utama
dari berbagai persoalan tersebut antara lain karena terlampau pesatnya perkembangan/
ekspansi tingkat penjualan (the rapid growth in sales) tetapi kurang diimbangi oleh sistem
informasi untuk pendukung perencanaan, umpan-balik evaluasi, dan pengambilan keputusan.
Kelemahan utama manajemen adalah karena selama ini terlalu memfokuskan perhatian
kepada bidang-bidang kegiatan operasional: selling dan production. Di lain pihak, Pimpinan
kurang memberikan perhatian yang cukup atas bidang kegiatan administrasi, accounting,
finance, dan personnel management. Padahal akuntansi dan administrasi lainnya adalah
merupakan sumberdaya informasi yang dapat dipakai sebagai umpan balik (feed-back) untuk
mengevaluasi kinerja organisasi dan juga sebagai bahan pengambilan keputusan oleh pihak
manajemen. Dengan kata lain, pimpinan perusahaan terlampau menitikberatkan perhatian
pada sumber daya fisik (material, man, machine, money) dan sistem operasional produksipenjualan semata, mengabaikan sumberdaya konsepsional (sistem informasi).
Sehubungan dengan hal itu, ada gagasan yang berkaitan dengan usul penyempurnaan
struktur organisasi karena adanya weaknesses in the organizational structure maupun yang
kelemahan-kelemahan bersifat rendahnya dukungan informasi untuk pengambilan keputusan
dan financial planning. Selain dari itu, untuk meningkatkan daya-saingnya PtLGJ perlu
meningkatkan peran information technology (computerization & communication, ICT).
Pada pembahasan rencana kerja, rapat direksi yang juga dihadiri oleh hampir seluruh
manajer fungsional, mengundang information systems expert untuk memberikan jasa
konsultasinya. Dalam rapat itu konsultan menjelaskan perlunya mendayagunakan sumberdaya
konsepsional disamping sumberdaya fisik yang dimiliki perusahaan. Konsultan berpendapat
bahwa komputer jangan dipandang sebagai alat pengolahan data maupun office
administration saja, tetapi harus didayagunakan sebagai bagian integral dari kebijakan
strategis perusahaan. Rapat menyusun business strategies yang mencakup tahapan
environment consideration, business intelligence, assessment of the internal SWOT,
pengambilan keputusan dengan pertimbangan tata-nilai, preferensi dan kekuatan-kekuatan
pihak terkait, serta penyusunan strategi/opsi/evaluasinya. PtLGJ perlu melakukan sinergi
kegiatan dengan para pemasok, pelanggan maupun pihak terkait lainnya.
Selanjutnya rapat direksi membahas kemungkinan implementasi electronic business
(khususnya untuk pasaran ekspor), dan strategi yang harus dilakukan. Dengan kebijakan itu
diharapkan administration & transaction cost dapat ditekan, akan terjadi logistic effiency,
memotong jasa intermediaries, dan dengan e-commerce berarti telah terbangun jalur
pemasaran lain. Rapat direksi menyetujui bahwa PtLGJ perlu segera membangun website
LGJ.com untuk melayani penjualan secara on-line (calon pembeli dapat meng-click gambar
model pakaian yang akan dibeli, daftar harga, dan sebagainya). E-business diperkirakan akan
menambah potensi product promotion, customer services, time to market, customer relation,
brand image, dan sebaginya. Bila perlu dilakukan kerjasama inter organizatonal system
dengan perusahaan lain untuk membentuk value system antar organizational value chain.
Perusahaan juga akan membangun jaringan electronic data interchange (EDI) dengan
pemasok utama (komunikasi data terhubung secara computer-to-computer dengan sistem
aplikasi yang saling disesuaikan). Selain itu juga akan dibangun pula jaringan internal antar
lokasi gudang, kantor dan pabrik di lingkungan perusahaan itu sendiri. Mereka juga akan
membangun jaringan internet antar local area network (LAN) antara Direktorat ProduksiPemasaran-Direktorat Administrasi Keuangan-Ruang Direktur Utama. Pimpinan perusahaan
berpendapat bahwa meningkatnya kompleksitas organisasi dapat mempengaruhi proses
pengambilan keputusan. Banyak keputusan-keputusan yang perlu diambil secara bersamasama. Perencanaan produksi misalnya, perlu dibahas bersama antara produksi dan pemasaran.
Production planning yang baik seyogyanya didasarkan atas data penjualan masa yang lalu
dan estimasi trend-nya ke depan. Perusahaan membahas perlu/tidaknya digunakan dan jenis
groupWare apa yang perlu diimplementasikan. Perangkat lunak (GDSS) apa yang tersedia
untuk mendukung proses pengambilan keputusan kolaboratif?
Untuk dapat mewujudkan rencana strategis tersebut, unit sistem informasi jangan hanya
merupakan unit pelayanan teknis di bawah Direktur Administrasi-Keuangan, dipimpin oleh
EDP-Manager dengan tingkat jabatan setara seksi (atau subbagian) saja. Apabila perlu
diangkat seorang Chief of Information Officer (CIO) yang harus bekerja erat dengan para
functional manager dalam menjabarkan corporate strategic planning menjadi operational
planning business area-nya masing-masing (Produksi, Keuangan, Personil dan Pemasaran).
Kerjasama erat antar unit fungsional tersebut sangat penting untuk membangun keterpaduan.
Jika masing-masing unit fungsional membuat planning sendiri-sendiri, maka penggunaan
information resources mungkin akan menjadi tidak efisien. Untuk itu diperlukan pendekatan
concurrently, yaitu information resources strategy (interaksi mencapai tujuan organisasi).
Planning unit fungsional mencerminkan kebutuhan dukungan sistem informasi. Sebaliknya,
planning fungsi SisFo harus mencerminkan perkiraan kebutuhan dukungan kepada users.
Memang disadari sepenuhnya, bahwa struktur organisasi adalah merupakan suatu
diagram hirarki yang dapat menggambarkan pembagian tugas di dalam suatu organisasi.
Struktur organisasi yang baik seyogyanya mencerminkan adanya pemisahan tugas & fungsi
dan uraian tugas (job description) bagi fungsi-fungsi yang ada dari tingkat supervisor sampai
direktur sebagai panduan pelaksanaan tugas bagi semua pihak. Pembahasan tentang problem
dan alternatif solusi serta dampak/konsekuensi yang harus diambil perusahan menjadi
concern pihak manajemen. Karena pimpinan perusahaan berpendapat bahwa permasalahan-
permasalahan yang dihadapi selama ini antara lain disebabkan buruknya sistem akuntansi
(inadequate accounting information system), untuk itu diusulkan penambahan satu orang
anggota jajaran direksi, yaitu CIO kepada rapat umum pemegang saham, dan disetujui.
Sesuai tugas dan fungsi manajemen, direksi harus melakukan planning, organizing,
actuating, dan controlling. Direksi harus menyusun rencana bisnis dalam corporate plan dan
secara periodik melakukan kontrol, evaluasi serta melakukan penyesuaian-penyesuaian
planning berdasarkan perubahan faktual lingkungan strategis dan kondisi operasional di
lapangan. Direksi harus melakukan perencanaan, pengarahan, memonitor serta mengevaluasi
aktivitas-aktivitas bisnis yang ada secara periodik. Selain dari itu, secara lebih khusus setiap
direktur (yang selain tugas bersama dalam jajaran eksekutif sebagai anggota direksi) juga
mempunyai tugas khusus fungsional, yaitu: menetapkan kebijaksanaan operasional dan sistem
deteksi guna penyelesaian masalah dalam pencapaian kinerja perusahaan, membina sumber
daya manusia yang menjadi tanggung jawabnya, menentukan sasaran kerja, memberikan
bimbingan dan melakukan evaluasi kinerja di lingkungan unit yang dibawahinya.
Berikut ini uraian tugas pokok dan fungsi menurut struktur organisasi yang baru:
F. Direktur Utama
Direktur utama adalah merupakan anggota direksi yang ditunjuk sebagai pucuk pimpinan,
oleh karena itu lazimnya direktur utama tidak dibebani dengan tugas-tugas teknis,
melainkan bertindak sebagai kordinator, mewakili perusahaan dalam hubungannya
dengan pihak luar, dan membawahi beberapa jabatan yang biasanya setingkat lebih
rendah dari direktur, tetapi mempunyai tugas pokok & fungsi spesifik sehingga perlu
bertanggungjawab langsung kepada direktur utama. Di antara berbagai jabatan yang
lazimnya berada dibawah direktur utama, misalnya adalah: sekretaris perusahaan, kepala
auditor internal (di Indonesia sering disebut satuan pengawas intern), serta Biro Hukum.
G. Direktur Produksi
Direktur Produksi membawai Kepala Bagian Perencanaan Produksi & Pengawasan
(Production Planning & Controls), Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Gudang &
Pengiriman, Kepala Bagian Desain Produk (Product Design).
Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
f.
Bersama-sama dengan Divisi Pemasaran menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
g. Melaksanakan produksi sesuai dengan jumlah/mutu/jadwal yang ditetapkan.
h. Melaksanakan proses pembelian bahan-baku/bahan pendukung (hanya sebagai
pelaksana, karena kebijakan/pengambilan keputusan pemasok ada di tangan
direktur utama, atau suatu panitia pengadaan barang (procurement team).
i. Merencanakan dan mengelola bahan baku dan barang jadi.
j. Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
berkaitan dengan sumber daya tenaga kerja dan peralatan untuk kebutuhannya.
k. Memimpin, memotivasi, membina dan mendayagunakan para pekerja yang ada.
l. Menyelenggarakan kegiatan produksi perusahaan yang meliputi penebangan kayu,
peremajaan, pengolahan purna tebang dan kegiatan lain yang berhubungan dengan
pengelolaan hutan.
m. Mengarahkan, merencanakan, monitor serta evaluasi aktivitas-aktivitas produksi.
H. Direktur Pemasaran
Direktur Pemasaran mengkoordinasikan para manajer penjualan yang membawahi
sekelompok pelanggan dan para wira-niaga. Secara garis besar tanggung jawabnya ialah:
a.
Mengkoordinasikan, memotivasi, memfasilitasi, dan memonitor kinerja para
manajer dansalesman maupun kinerja penjualan perusahaan.
b.
c.
I.
Direktur Aministrasi, Keuangan & Akuntansi
Direktur Administrasi, Keuangan & Akuntansi membawahi Kasir, Kepala Bagian
Pembukuan, Kepala Bagian Personalia, dan staf khusus yang bertugas mengerjakan
pekerjaan pelaporan. Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
a.
b.
J.
Bersama-sama dengan Direktorat Produksi menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
diperlukan dalam rangka peningkatan penjualan perusahaan.
Melakukan pengelolaan sumber daya keuangan (kas) perusahaan.
Melaksanakan pengelolaan (fungsi manajemen) kepegawaian dan penggajian.
Menyelenggarakan fungsi pembukuan/pencatatan data akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai dengan stndar akuntansi yang telah ditentukan. Dengan
kata lain menyelenggarakan sistem akuntansi keuangan yang auditable dan
accountable sesuai dengan pedoman administrasi & Standar Akuntansi Keuangan.
Melaksanakan kegiatan pengolahan data untuk pelaporan dan menyajikan laporan
keuangan untuk kepentingan manajemen dan stock-holder/hareholder/stakeholder
perusahaan, serta melakukan pengawasan pengelolaan data-data akuntansi.
Menyajikan analisis laporan keuangan untuk kepentingan pengambilan keputusan.
Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan pedoman administrasi.
Pengawasan dan pelaksanaan anggaran perusahaan.
Penyusunan strategi dan administratsi perpajakan serta menyajikan laporan pajak.
Kepala Pusat Sistem Informasi
Posisi Kepala Pusat Sistem Informasi (director of information systems, atau lebih sering
dikenal dengan istilah chief of information officer, CIO) membawahi Kepala Bidang
Pengembangan Aplikasi, Kepala Bidang Operasional Komputer, Kepala Bidang
Dukungan Teknis, dan Kepala Bagian Administrasi Umum Pengolahan Data.
Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
d.
Melakukan pengelolaan sumber daya konsepsional/informasi perusahaan, yang
meliputi hardware, software, netware, brainware, data-informasi, supporting
facilities, dan pembinaan user.
Menyelenggarakan fungsi layanan sistem informasi (pengolahan data) kepada unit
fungsional lain sesuai dengan sevices level yang dikehendaki perusahaan.
Menjaga dan memberikan pengamanan atas aset sumberdaya informasi, baik yang
bersifat pysical asset maupun logical assets.
Melakukan pembinaan personil teknis sistem informasi, melalui para kepala bidang:
Bidang Pengembangan Aplikasi (para sistem analis/ sistem desainer dan para
programmer), Bidang Operasional Komputer (para computer operator, librarian,
petugas data entry tertentu, output quality control staff, help desk staff, serta
beberapa petugas teknis mekanik), Bidang Dukungan Teknis (systems programmer,
database administrator, communication specialist, web designer, computer security
expert), dan Bagian Umum (petugas pengadaan computer supplies, koordinator
pendidikan-pelatihan teknis, adminstrasi personil teknisi komputer).
Perlu dipahami bahwa khusus untuk sistem informasi tersebut, dianut sistem matriks
dalam pembinaan maupun pengelolaan tugas staff. Dalam sistem matriks ini, penugasan staff
dilakukan dengan membentuk tim-tim (proyek aplikasi) dengan anggota dari berbagai bidang
tersebut tetapi ditugaskan di dalam suatu kelompok kerja yang dipimpin oleh project manager
atau team leader. Dalam tiap tim biasanya juga terdapat wakil pengguna (users).
Era Pengembangan Sistem Informasi
Seperti dijelaskan di atas, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) menyetujui untuk
menambah jabatan CIO pada jajaran direksi. Pada rapat tersebut sekaligus juga disetujui
untuk mengangkat seorang lulusan business administration sebagai CIO. Dengan demikian
EDP-Manager yang lama (yang mempunyai latar-belakang programmer dan pendidikan
computer science) tidak mendapatkan promosi, melainkan ditempatkan sebagai Kepala
Bagian Dukungan Teknis pada Direktorat Sistem Informasi. Bagian yang lain adalah Bagian
Aplikasi dan Bagian Operasi yang ditempati oleh staf yang dipromosi. Sebagai Kepala Bagian
Aplikasi adalah tadinya seorang programmer yang baik, seorang teknisi spesialis yang
cenderung sangat berorientasi kepada hal-hal teknis komputer/komputerisasi. Untuk mengisi
kebutuhan staf teknis, perusahaan melakukan personnel recruitment dari beberapa sarjana
komputer (Skom.) dari jurusan sistem informasi/teknik komputer/komputerisasi akuntansi.
Selain itu direksi juga membentuk steering committee (SC) yang bertugas menyusun
long-range information systems/technology (IT Plan). Steering committee harus menyusun
strategic systems plan, yang mencakup berbagai system development projects. SC diketuai
oleh CIO dan wakilnya adalah Direktur Produksi. Sebagai sekretaris adalah Kepala Bagian
Aplikasi dan anggotanya adalah para sistem analis senior. Perusahaan juga membentuk satuan
pengawas intern (SPI) yaitu Bagian Audit Internal yang antara lain juga bertanggungjawab
mengenai audit sistem informasi perusahaan. Kepala Bagian SPI adalah seorang akuntan
muda yang agresif, dan para staf auditornya mempunyai kualifikasi yang memadai, termasuk
tiga orang auditor sistem informasi yang memiliki latar belakang pendidikan komputer
akuntansi, dan kemudian seringkali ditunjuk sebagai quality assurance pada application
systems development.
Seperti telah dijelaskan, fasilitas komputer yang ada pada perusahaan saat ini terdiri
dari dua kelompok, yaitu pusat pengolahan data administratif keuangan/akuntansi/penggajian
serta pusat pengolahan data operasional produksi dan pemasaran. Instalasi komputer yang
pertama adalah komputer induk IBM-3090 di produksi, serta IBM/400 di akuntansi. Selain itu
di akuntansi masih ada beberapa komputer mikro, stand-alone dan banyak di antanya cara
kerjanya masih menggunakan bentuk “non-aplikasi”, misalnya laporan hanya diketik dengan
Microsoft Word atau Microsoft Excell dan beberapa di antaranya masih dengan aplikasi
Microsoft Access sederhana. Pada instalasi IBM/400 adalah aplikasi-aplikasi lama dengan
operating system AS/400 dan bahasa pemrogramman COBOL (third generation language).
Tiap center memiliki sendiri hardware, software, brainware, dan fasilitas pendukung maupun
suppliesnya dan masing-masing, dan dioperasikan secara terpisah (tidak integrated).
Komputer di Divisi Keuangan-Akuntansi melayani kebutuhan pengolahan data pelaporan
akuntansi-keuangan dan payroll (data personnel master-file ada di komputer Divisi Produksi).
Akhir-akhir ini komputer di pusat administrasi overload dan di lain pihak komputer
yang ada di Divisi Produksi sudah perlu diperbaharui. Perusahaan (melalui steering
committee) telah membahas hal tersebut dan minta untuk dilakukan usaha keterpaduan sistem
operational dan administration computing, misalnya dengan membeli mesin yang dapat
melayani keduanya. Pimpinan perusahaan berpendapat bahwa sistem informasi perusahaan
hendaknya didesain sebagai suatu CBIS (integrated computer based information systems)
dengan berbagai subset, sesuai dengan lingkup fungsi dan strata para pengguna (user) yang
didukungnya. Di lingkungan produksi, mungkin bahkan diperlukan CIM (computer
integrated manufacturing), yaitu dukungan komputerisasi pada kegiatan operasional: robotik,
computer aided design, engineering/manufacturing, dan sebagainya. Disamping itu pimpinan
juga masih mempunyai pandangan konservatif, bahwa economies of scale akan diperoleh
dengan sentralisasi fasilitas komputasi (perusahaan melakukan sentralisasi komputer dengan
komputer induk/mainframe).
Selain dari itu, ada pemikiran untuk meningkatkan efisiensi dan supaya perusahaan
tetap mempunyai posisi kompetitif, perusahaan telah memutuskan untuk memasang (install)
sistem jaringan (network). Direktur Produksi dan Direktur Administrasi-Keuangan telah
ditunjuk untuk mewakli kelompok user dalam komite pengarah, dan diberi tanggung jawab
untuk memilih dan mengimplementasikan sistem baru serta sekaligus menggantikan mesin
lama IBM AS/400. Untuk itu mereka telah melakukan sejumlah waktu pengamatan dan
mengadakan evaluasi serta studi banding kunjungan di berbagai tempat untuk melihat sistem
yang sudah dijalankan di perusahaan lain. Mereka masih ragu-ragu meskipun telah sekitar
beberapa bulan bekerja untuk memilih peralatan tersebut. Sementara itu dalam rapat steering
committee atas status proyek, CIO minta agar mereka melibatkan Kepala Bidang Dukungan
Teknis dan salah seorang staf seniornya. Dengan komposisi tim tersebut diharapkan proses
pengambilan keputusan pemilihan sistem yang akan mempunyai dampak penting bagi
perusahaan dalam mendisain dan membuat produknya dapat dilakukan dengan lebih baik.
Standardisasi
Salah satu aspek penting dalam bidang sistem informasi adalah standardisasi.
Standisasi diperlukan sebagai acuan atau pedoman kerja semua pihak yang terkait untuk
menjamin konsistensi, keterpaduan, dan peningkatan kualitas pekerjaan. Dalam kaitannya den
gan kegiatan auditing, standar diperlukan sebagai kriteria/acuan/pembaning untuk dinilai
kesesuaiannya dengan praktek pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Untuk itu telah dibentuk
satu tim standardisasi yang anggotanya meliputi berbagai segmen organisasi, yaitu: sistem
analis, programmer senior, database administrator, data administrator, para wakil unit
pengguna (user), dan auditor intern.
Tim telah melakukan pembahasan dengan membentuk kelompok-kelompok kecil
dengan penugasan tertentu, tetapi belum ada usul kongkrit yang dapat diserahkan untuk
disahkan oleh direksi. Berbagai area yang mereka anggap penting dan telah dibahas, sudah
dituangkan dalam kertas kerja pembahasan/risalah pembahasan, dan sebagian sudah
didokumentasikan sebagai final draft. Di bidang sistem informasi, pengendalian intern
pengembangan sistem yang telah diterapkan ialah:
a.
Pengembangan sistem dilaksanakan dengan pendekatan System Development Life Cycle
mengacu pada Waterfall model, walaupun dalam prakteknya dapat disesuaikan dengan
kondisi yang terjadi, secara garis besar dapat disimpulkan sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Feasibility Study (penilaian aplikasi yang diajukan dengan kriteria cost-benefit)
Information Analysis (menentukan user requirement, kebutuhan informasi)
System Design (merancang tata muka pemakai, file-file yang akan digunakan,
fungsi pemrosesan informasi yang akan dilakukan sistem)
Program Development (perancangan, pemrograman, pengujian dan dokumentasi)
Procedures and forms development (merancang dan mendokumentasikan
prosedur-prosedur dalam bentuk sistem untuk pengguna sistem)
Acceptance Testing (pengujian akhir terhadap sistem dan persetujuan resmi dan
penerimaan oleh pengguna dan pihak manajerial). Dilaksanakan sistem
pengetesan aplikasi dan percobaan terhadap spesifikasi sistem.
Conversion (perubahan dari sistem lama ke sistem baru). Tahap pelaksanaan
konversi dari sistem lama ke sistem baru dengan parallel changeover.
Operation and Maintenance (pelaksanaan pengoperasian sistem diikuti
modifikasi dan perawatan ringan terhadap masalah yang ditemukan).
Dalam kegiatan pihak pengembang (system developer) telah melakukan acceptance
testing untuk mengidentifikasi error dan defisiensi sebelum hal tersebut berdampak luas, yaitu
:pengujian program untuk memastikan akurasi, kelengkapan, dan efisiensi, pengujian
terhadap keseluruhan sistem, pengujian terhadap seluruh sistem seperti antarmuka sistem,
program dan prosedur oleh pengguna sistem. Dalam pelaksanaan pergantian dari sistem lama
ke sistem baru pihak pengembang menerapkan cara parallel changeover, yaitu dimana untuk
suatu periode yang ditentukan sistem lama dengan sistem baru dijalankan secara bersamaan
guna pengujian efektifitas sistem baru, sehingga dapat mendeteksi masalah agar dapat
dilakukan pengujian dan perbaikan tanpa menganggu pelaksanaan transaksi yang terjadi.
Dalam pelaksanaan maintenance pihak pengembangan melakukan maintenance sebagai
berikut: kesalahan logika yang ditemukan diperbaiki, perubahan dalam lingkungan sistem
memerlukan modifikasi sistem, perubahan dilakukan untuk meningkatkan efisiensi
pemrosesan. Konversi dilakukan dengan tanpa users training. Pelatihan terhadap user dalam
pelaksanaan konversi dari sistem lama ke sistem baru tidak dilakukan.
•
•
•
•
•
Prosedur lain yang juga sudah diatur ialah mengenai permintaan/ perubahan sistem:
Request for maintence to program harus dengan permintaan secara terulis dari users
(although users might be acting on the advice of the information staff who support their
systems). Semua request dibuat dalam standard form dan di-submitted kepada Kepala
Bidang Operasi Komputer (KaOP).
Kecuali untuk permintaan yang benar-benar urgent, request baru akan direview tiap akhir
minggu. Setiap Sabtu KaOP membuat daftar permintaan/perubahan aplikasi dan
konsekuensi maupun time framenya untuk disampaikan ke unit masing-masing user.
Konsep pemikiran ini disusun berdasarkan saran staff programmer ahlinya. Surat-surat
pemberitahuan tersebut harus dikontra sign sebelum dikerjakan.
Setiap bulan KaOP mengeluarkan laporan kepada CIO mengenai kegiatan maintenance
yang sedang dikerjakan dan pengerjaannya. CIO membawa laporan tersebut ke rapat
koordinasi steering committee.
Untuk setiap kegiatan maintenance yang disetujui, KaOP menunjuk programmer yang
akan mengerjakan. Sedapat mungkin yang familiar dengan aplikasi tersebut. Pada saat
yang sama memberi wewenang ke sistem analis untuk menyiapkan data test dan setelah
pemrogramman selesai melakukan pengujian.
Programmer yang bersangkutan wajib melaporkan bila program telah siap di-release.
KaOP mereview agar pemrogramman dan program tersebut compliance standard. Jika
KaOP telah satisfy ia minta user yang minta perbaikan untuk mencoba dan melakukan
pengetesan. Kadang-kdang proses ini menjadi semacam iterasi berulang: tes - perbaikan.
Jika sudah disetujui ditandatangai acceptence form dan di release version of program.
Dari Segi Pengendalian Manajemen Sumber Data, dalam pengendalian sumber data
telah adanya Data Base Administrator sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan data dan
basis data, tetapi pada saat ini di perusahaan tersebut belum ada fungsi Data Administrator.
Adapun pada pengendalian manajemen sumber data telah terdapat Data Base Administrator
(DBA) yang berfungsi terhadap pengelolaan data dan basis data seperti: mendefinisikan data,
membuat dan merawat database, memonitor operasinya. Untuk melaksanakan fungsinya,
DBA melakukan pengendalian untuk mempertahankan integritas data (data integrity), yaitu :
a. Pengendalian untuk memastikan basis data sesuai dengan definisi yang telah ditetapkan
(Definition Control).
b. Pengendalian untuk memastikan keberadaan data dengan melakukan proses backup dan
recovery procedures (Existence Control).
c. Pengendalian akses terhadap data dan basis data (Access Control).
d. Pengendalian untuk memastikan pelaksanaan update data dan basis data pleh pihak yang
berotorisasi (Update control).
e. Pengendalian untuk mengatur pelaksanaan update data yang sama pada waktu yang
bersamaan (Concurrency control).
f.
Pengendalian untuk menjamin keakuratan, kelengkapan, konsistensi basis data (Quality
Control).
Adapun dilihat dari segi pengendalian manajemen keamanan (security) secara umum
perusahaan telah memiliki prosedur back up yang dilakukan setiap hari. Disamping itu juga:
a. Penggunaan password sebagai kontrol logikal terhadap pemakaian program dan file data
dengan menggunakan identifikasi pemakai.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Menggunakan media penyimpanan back up data yaitu tape dan/atau disket/cratridge.
Perusahaan mempunyai perjanjian cadangan (back-up site agreement) dengan vendor.
Memiliki proteksi terhadap ancaman virus.
Menggunakan stabilizer pada peralatan komputer.
Belum melakukan enkripsi data pada media penyimpanan dan media komunikasi.
Ancaman utama terhadap keamanan, terdiri dari :
o
Kebakaran, pengendalian untuk antisipasi kebakaran ialah dengan disediakannya
alat pemadam kebakaran berbentuk tabung di setiap lantai.
o
Banjir, pengendalian keamanan untuk antisipasi banjir ialah penempatan ruangan
server di lantai dua dan memastikan atap dan dinding ruangan yang tidak bocor.
o
Perubahan sumber energi, antisipasinya dengan stabilizer dan UPS untuk mengcover tegangan yang tiba-tiba turun sehingga dapat berpengaruh terhadap aset
dan peralatan sistem informasi. Juga telah digunakan listrik diesel sebagai
cadangan yang memerlukan selang waktu untuk kebutuhan listrik yang ada.
o
Kerusakan struktural seperti gempa, angin ribut, dan lainnya yang dapat
berpengaruh terhadap aset sistem informasi bila kerusakan tersebut terjadi.
o
Akses pihak yang tidak berotorisasi, pengendalian manajemen keamanan untuk
mengantisipasi akses pihak yang tidak berotorisasi dilakukan penggunaan
password sebagai kontrol logikal terhadap pemakaian program dan file data
dengan identifikasi pemakai. Namun tidak digunakannya alarm anti penyusup,
dimana dapat membahayakan aset dan peralatan perusahaan dari tindakan
pencurian dan perusakan. Selama ini belum pernah ada pelaksanaan review
password serta perubahan yang telah dilakukan, dan tidak ada pergantian
password secara rutin dalam periode waktu tertentu secara berkala.
o
Virus, pengendalian untuk mengantisipasi virus dilakukan dengan penggunaan
antivirus untuk menjaga keamanan data dan program.
f. Pengendalian Akhir, terdiri dari:
o
Rencana pemulihan bencana, dilakukan prosedur backup data setiap hari. Dan
media back up data juga disimpan terpisah dari lokasi perusahaan.
o
Asuransi, perangkat keras yang ada tidak diasuransikan.
Dilihat dari segi manajemen operasi, telah dilaksanakan pengendalian manajemen
operasional, yaitu didesain berbagai prosedur dan formulir serta logbook dalam rangka untuk:
o
Dukungan terhadap pengoperasian komputer setiap harinya.
o
Pelaksanaan pengendalian terhadap jaringan.
o
Kepastian terhadap jalannya persiapan dan pengentrian data.
Berbagai area lain yang mereka anggap penting tetapi masih pada tahap pembahasan,
masih berupa ide/gagasan, catatan dalam kertas kerja pembahasan/risalah pembahasan, atau
dalam bentuk hanya sebegai pointers saja, dapat disampaikan sebagai berikut:
1.
2.
Hal-hal yang berkaitan dengan Audit trail controls
o
Accounting audit trail
o
Operational audit trail
Database controls
o
Access controls
a. Discretionary access controls
b. Mandatory access control
o
Integrity controls
o ERD Model Integrity constraints
o Relational model Integrity constraints
o Object data Integrity constraints
3.
4.
Application software controls
Concurrency controls
o Nature of the shared data resources problem
o The problem to deadlock
o Solutions to deadlock
o Preventing deadlock
o Distributed databse concurrency controls
5. Cryptographic controls
6. Output Controls
7. Inference controls
o Conceptual foundation
o Restriction control
o Pertubation Controls
8. Batch Output Production and Distribution controls
o Stationary Supplies Storage Controls
o Report Program Execution Controls
o Queuing/Spooling/Printer0file Controls
o Printing Controls
o Report Collection Controls
o User/Client Services Review Controls
o Report Distribution Controls
o User Output Controls
o Storage Controls
o Retention Controls
o Destruction Controls
9. File handling controls
o Grandfather, father, son strategy
o Dual recording mirroring strategy
o Dumping
o Logging
o Resedual dumping
o Differential files/shadow paging
10. Batch Report Design controls
11. Online Output Production controls
o Source Controls
o Distrinution Controls
o Communication Controls
o Receipt Controls
o Disposition Controls
o Retention Controls
o Deletion Controls
IT-Plan dan Grand Design
Desain sistem informasi terpadu berbasis komputer yang sudah dirancang ialah sistem
informasi akuntansi (terdiri sub-subsistem: revenue cycle, production cycle, expenditure
cycle, payroll, dan general ledger accounting), sistem informasi manajemen persediaan,
sistem informasi kepegawaian, engineering design, pengolahan data market research,
personnel, dan cash management, serta berbagai sistem aplikasi lain yang direncanakan akan
dibuat pilot project. Sistem yang sekarang dijalankan (current systems) perlu diganti dengan
sistem baru yang lebih integrated.
Sistem Informasi Akuntansi
Perusahaan telah menyusun sistem akuntansi termasuk dengan chart of accountnya.
Demikian juga berbagai coding system yang akan digunakan. Mengenai persediaan barang,
pakaian yang dihasilkan terdiri dari pakaian lelaki (formal dan kasual/kaos), pakaian wanita
(PtLGJ muslim dan barat) serta asesori pakaian (dasi, selendang dan sebagainya). Masingmasing dengan ukuran XL, L, M, dan S serta kode kwalitas super, bagus, dan sedang. Barangbarang tersebut telah diberi kode dengan struktur kode tertentu yang memungkinkan
perusahaan dapat memonitor arus barang dagangannya. Pemilik memberikan identitas kode
pelanggan yang dapat menunjukkan jenisnya (tengkulak/ toko/butik) serta kode propinsi dan
kabupatennya atau kode lokasinya di luar negeri. Secara periodik data pelanggan di-update
dan pelanggan baru diinput ke Customer-profile master file. Kemudian dengan menggunakan
jasa perusahaan pemeringkat setiap pelanggan ditentukan limit kredit yang dapat diizinkan.
Perusahaan membayar asuransi untuk setiap barang yang dikirim, memberikan cash discount
dan trade discount.
Prosedur kerja perusahaan itu dirancang sebagai berikut:
a. Untuk tiap rancangan mode pakaian yang telah disetujui, pakaian akan diproduksi dalam
jumlah tertentu. Untuk kepentingan pencatatan dan perhitungan pembebanan biaya/
kalkulasi harga pokok, bagi tiap jumlah barang yang akan diproduksi dibuat master-list
produksi yang berisi jumlah bahan baku dan bahan penolong yang diperlukan, biaya
tenaga kerja langsung (dari kartu jam kerja penjahit yang mengerjakan), dan beban biaya
overhead (biaya mesin-listrik-air-telpon dan lainnya, dihitung berdasarkan perhitungan
jam pengerjaan x biaya standard overhead). Bila model pakaian tersebut sudah siap
dipasarkan, kemudian para salesman ditugaskan memperoleh pesanan pembelian dari
berbagai pelanggan. Dalam hal ini suatu kesempatan untuk piutang dagang telah
disediakan bagi para pelanggan baru yang memenuhi persyaratan tertentu. Persyaratan
tersebut semula tidak diatur secara jelas, melainkan dilihat kasus per kasus berdasarkan
pendapat pemilik seketika itu juga. Sejak perusahaan menjadi perseroan terbatas,
pembelian kredit ditentukan berdasarkan limit kredit yang ditetapkan dan di-update
secara berkala. Jika ada pesanan pembelian, pesanan yang telah diterima diikuti dengan
pengisian suatu form order (pesanan) yang berisi nama pembeli itu, alamat, dan
kode/uraian barang-barang serta jumlah permintaan pembelian.
b. Sales order dari pelanggan diterima dan dicatat oleh Bagian Layanan Penjualan, dicek
ketersediaan barangnya di gudang (berdasarkan Kartu Persediaan Barang, jadi tidak dicek
persediaan fisiknya di gudang) dan dimintakan otorisasi (pengecekan limit kreditnya).
Jika sales order telah diotorisasi, petugas penjualan kemudian membuat surat perintah
pengiriman barang kepada petugas gudang untuk mengirim barang kepada pelanggan.
Selanjutnya salah satu copy order dikirim kepada pemegang buku, yang berdasarkan copy
order tersebut menyiapkan faktur. Faktur (sales invoice, prenumbered), terdiri dari tiga
copies, digunakan untuk: asli ke pelanggan, 1 copy untuk arsip file per individu
pelanggan (di-file sorted alphabetic), dan 1 copy untuk catatan akuntansi (nilai-nilai
faktur dikumpulkan dan pada akhir setiap minggu data tersebut di-posting ke buku
penjualan, buku besar piutang dagang, dan buku besar pembantu yang terkait.
c. Semua cash receipts dari customers diusahakan diterima melalui transfer via bank.
Apabila pembayaran oleh pelanggan terpaksa diterima tunai (cek), maka pembayaran atas
piutang dagang diterima langsung Direktur Aministrasi Keuangan. Surat pengantar dan
uang tunai (cek) Direktur Aministrasi Keuangan yang kemudian memberikan surat
pengantar (remittance advice) kepada pemegang buku dan uang tunai atau cek kepada
kasir. Penerimaan pembayaran tersebut dicatat dalam suatu formulir khusus, dan
selanjutnya kasir menyiapkan proses penyetoran ke rekening bank atas-nama Direktur
Administrasi Keuangan. Penyetoran ke bank dilakukan pada hari yang sama atau esok
paginya. Copy deposit slip diarsip dan copy lainnya dikirimkan ke fungsi otorisasi kredit
untuk direkam ke master-file customer profile dan sekaligus meng-update accounts
receivable master file dalam sistem batch setiap hari pada akhir jam kerja. Pada akhir
setiap bulan accounts receivable master file diproses untuk menghasilkan accounts
receivable aging schedule, dikirimkan ke petugas atau fungsi otoritas kredit dan kirimkan
ke pelanggan sebagai monthly credit statements. Copy slip setoran dan/atau rekening-
koran bank selalu diterima diteliti oleh Direktur Administrasi-Keuangan. Adakalanya,
direksi membahas dalam rapat koordinasi bulanan tentang data penjualan dan piutang
untuk melihat bagaimana penjualan bulanan atau tahun berjalan dibandingkan dengan
bulan atau tahun sebelumnya. Data untuk bahan rapat direksi tersebut disiapkan dari
buku-pembantu piutang dagang dan buku penjualan oleh fungsi akuntansi.
d. Setiap sepuluh hari setelah tanggal faktur, petugas penagihan menghubungi pelanggan
untuk menanyakan opsi mana yang dipilih pelanggan: soft-cash (pembayaran “tunai”
dalam tempo 10 hari sejak transaksi dengan diskon 10%) atau pembayaran penuh setelah
tanggal jatuh tempo 30 hari.
e. Untuk memelihara kendali pembayaran, pemegang buku mengambil faktur yang telah
dibayar dan direkam, yaitu: jumlah, tanggal pembayaran, nomor dan jumlah cek dengan
mana pembayaran telah dibuat, dan akhirnya dicap "LUNAS" dan faktur kemudian
disimpan ke suatu file permanen.
f.
Mengenai prosedur pengadaan bahan baku dari pemasok, Direktur Produksi bertanggungjawab untuk pemesanan barang-barang. Apabila barang-barang sudah tiba di pabrik,
pengirim bertanggung-jawab untuk membuktikan banyaknya dan kualitas barang yang
masuk dalam packing-list, dan invoice. Kepala Bagian Gudang & Pengiriman memeriksa
barang yang diterima dan mengecek keseuaiannya dengan surat oesanan pemblian
(purchase order). Apabila segala sesuatunya sudah benar, maka Kepala Bagian Gudang
& Pengiriman membuat Laporan Penerimaan Barang, diperiksa dan ditandatangani oleh
Direktur Produksi. Copy laporan dikirim kembali kepada pemasok, 1 copy untuk Bagian
Pembukuan, dan 1 copy lainnya untuk arsip pembuktian mutu/jenis dan jumlah barang
telah sesuai dengan pesanan. Arsip tersebut disimpan bersama-sama.
g. Satu copy laporan penerimaan barang beserta lampiran invoice dan sebagainya oleh
Bagian Pembukuan dicatat di alam jurnal pembelian, dan meng-update buku besar dan
buku pembantu yang berkaitan dengan transaksi tersebut. Invoice (faktur pembelian)
tersebut juga berfungsi sebagai dasar untuk pembayaran utang kepada pemasok.
h. Prosedur pembayaran ke pemasok telah diatur oleh pemegang buku, walaupun dalam
prosedur pembayaran itu selalu harus ada otorisasi dan dengan cek yang ditandatangi
Direktur Administrasi Keuangan. Pemegang buku mencatat pembayaran berdasarkan
tanggal penanda-tanganan cek, meskipun kadang-kadang pemasok mengambil cek
tersebut bukan pada hari yang sama atau bahkan kadang-kadang pada beberapa hari
kemudian.
i.
Barang-Barang yang dikirimkan dari gudang/pabrik mungkin mencakup beberapa tujuan
pengiriman (order/pesanan). Bagian Gudang & Pengirim menghitung banyaknya barang
yang akan dikirimkan menurut order/pesanan. Banyaknya barang yang dikirimkan
dicantumkan dalam surat jalan barang, formulir pesanan dan faktur penjualan kepada
pelanggan. Berdasarkan tanda-terima barang dan dengan telah diterbitkan/diterimanya
faktur tersebut maka pemegang buku kemudian mencatat transaksi tersebut sebagai
penjualan dan di sini siklus piutang dagang dimulai.
j.
Jikalau terjadi retur pengembalian barang-barang (antara lain karena alasan defect
product), barang pada umumnya diterima melalui suatu jasa/layanan pengiriman barang
dan diterima di bagian gudang. Pengirim menghitung pakaian yang dikembalikan, dan
petugas menandatangani untuk pembuktian penerimaan barang tersebut. Bagian Gudang
membuat laporan untuk dikirimkan kepada pemegang buku yang kemudian menyiapkan
suatu memo kredit sehubungan dengan pengiriman kembali (retur) barang tersebut untuk
dicatat dalam catatan akuntansi.
k. Barang-barang dalam persediaan pada dasarnya terdiri dari tiga jenis: barang jadi, bahan
baku, dan barang dalam pengolahan. Metoda penyelenggaraan catatan akuntansi
persediaan dilakukan secara physical. Biaya penjualan perusahaan dihitung dengan cara
menghitung komponen bahan-baku dalam bentuk pelaksanaan penghitungan fisik
persediaan (stock opname inventory). Jumlah persediaan akhir tahun dan mengurangi
nilai persediaan awal tahun dan ditambah dengan pembelian-pembelian yang dilakaukan
selama tahun buku itu. Akan tetapi kemudian setelah dukungan komputerisasi lebih baik,
maka pencatatan persediaan dilakukan secara perpetual.
Barang jadi diproduksi untuk memenuhi back order atau untuk memenuhi kebutuhan
persediaan barang di gudang. Tingkat rata-rata persediaan pada umumnya berasarkan suatu
sales forecast yang bahan-bahannya terutama diperoleh dari fungsi marketing. Back order
lazimnya timbul dari kondisi out-of-stock yang perlu dimasukkan ke dalam jadwal. Pada
kenyataannya back order perlu diberi prioritas untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan.
Operasi produksi selalu di-triggered bila Production Planning and Control Department
(Perencanaan & Pengawasan Produksi, PPC) menerima permintaan back orders. Otorisasi
produksi disiapkan dengan cara membandingkan forecasted sales levels dengan current levels
of finished-goods inventory dan dikeluarkan secara bersama oleh Kepala Bagian Perencanaan
Produksi dan Kepala Bagian Gudang.
Dalam proses produksi, materials requisitions dikirim ke gudang untuk memperoleh
bahan yang diminta ke produksi. Production orders dan move tickets dikirim ke produksi.
Production orders copy juga dikirim ke fungsi cost accounting. Jika pekerjaan sudah selesai,
move ticket dikembalikan ke PPC. Pada saat production order sudah diproses, pada unit
terakhir penyelesaian produk dilakukan inspeksi. Produk yang lolos pemeriksaan langsung
dikirim ke gudang finished-goods, dan order selesai dikirimkan ke PPC dan cost accounting.
Biaya direct materials dan direct labor dibebankan berdasarkan pemakaian raw-materials
requisitions dan job-time records. Sedangkan biaya overhead dikompilasi dari dokumen yang
berkaitan dengan indirect labor, utilities, dan biaya lain yang terkait dengan produksi dan
dibebankan pada akhir bulan. Jam direct labor dipakai sebagai dasar alokasi actual overhead
costs. Dari gudang persediaan barang dagangan dikirim ke pelanggan. PPC selalu memeriksa
tingkat persediaan dari laporan sistem komputerisasi. Bila bahan baku dan bahan penolong
tidak cukup memadai maka, PPC menyiapkan purchase requisitions ke fungsi pembelian.
Mengenai pengeluaran/pembayaran, meskipun jenis transaksi pengeluaran sangat luas
dan bervariasi, misalnya pengeluaran untuk pembayaran bahan baku, tenaga kerja, mesin
peralatan, maupun pengeluaran-pengeluaran lain seperti asuransi, namun pembelian bahan
baku dan bahan penolong adalah sangat penting dan dominan. Oleh karena itu prosedur
pengadaan bahan tersebut dan pembayarannya adalah merupakan area yang penting dan perlu
persisi (akurat) pencatatan/penghitungannya.
Seperti telah dijelaskan di atas, PPC menerbitkan purchase requisitions. Berdasarkan
purchase requisitions, fungsi pembelian melakukan seleksi pemasok yang sudah menjadi
daftar rekanan perusahaan. Kode barang yang dibeli disiapkan dengan perkiraan harga
(acceptable prices). Purchase order ditandatangai oleh petugas pembelian dan dikirimkan
kepada pemasok. Tembusan purchase order dikirim ke fungsi penerimaan barang dan fungsi
akuntansi (accounts payable department), copy ke-empat disimpan berdasarkan kode
pemasok pada fungsi pembelian.
Bila barang yang dipesan telah diterima, petugas penerimaan barang memeriksanya
berdasarkan copy pesanan yang ada padanya. Selanjutnya ia menyiapkan laporan penerimaan
barang dan mengirimkannya ke departemen accounts payable. Pada saat suppliers’ invoices
datang di departemen accounts payable, petugas memeriksa laporan penerimaan barang dan
purchase order untuk dibandingkan dengan faktur tersebut. Selanjutnya petugas tersebut
menyiapkan disbursement vouchers, mencatat pada voucher register, dan menyimpan seluruh
dokumen terkait urut per jatuh tempo. Tiap hari petugas mengambil vouchers jatuh tempo
untuk pelaksanaan pembayarannya.
Ada gagasan baru dalan penyempurnaan sistem yang diusulkan tetapi masih dalam
bentuk ide awal. Pada proposed system, para salespersons secara periodik mengunjungi para
pelanggan dan pihak-pihak lain yang mempunyai prospekt atau berpotensi menjadi pelanggan
pada area atau wilayahnya. Setiap salesperson dilengkapi dengan computer note-book,
handphone GPRS lengkap dengan bluetooth untuk fasilitas akses Internet di lokasi penjualan
dengan kode akses tertentu. Setelah mempeoleh order pembelian, salesperson tersebut akan
membuka web-based formal sales orders yang secara otomatis akan diterima oleh Petugas
penjualan di perusahaan, untuk kemudian dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan
kepada pelangan tersebut, dan salah satunya disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama
pelanggan. Pada akhir hari kerja, seluruh dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim
ke Bagian Kredit dalam bentuk per batch of orders (consisting of two copies of all orders
prepared that day).
Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya
mengenai kelengkapan data dan akurasi mekanis (akurasi penulisan dan penjumlahan),
dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk) berdasarkan alokasi nomor yang
didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order juga dicek mengenai status
kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala sesuatunya telah sesuai dengan yang
seharusnya, maka masing satu copy tiap sales order tersebut dikirimkan ke Bagian Persediaan
dan Bagian Penagihan. Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai
referensinya, inventory control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia
untuk memenuhi permintaa pembelian tersebut. Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah
barang dapat diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pekanggan
tersebut (dan intruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).
Pada kondisi yang lain, barang-barang diambil dan dikirimkan bersama-sama dengan
copy order, shipping report dan bill of lading. Satu copy dari shipping report ini dimasukkan
ke shipment sebagai packing slip, dan copy lainnya dikembalikan ke bagian penagihan.
Apabila ternyata jumlah persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pesanan
tersebut, maka inventory control clerk harus segera menyiapkan back order kepada Bagian
Perencanaan & Pengawasan Produksi (Production Planning and Control Department).
Pada saat menerima shipping report copy, petugas penagihan mencocokkannya
dengan copy sales order dari file/odner yang ada di bagian tersebut, mem-verifikasi kode
barang, kode satuan, dan jumlah satuannya dan mancatat tanggal pengiriman dan harga pada
copy order tersebut. Selanjutnya ia mengirimkan order copy (bersama dengan order-order
lain yang diproses pada hari itu) ke data preparation section di Bagian Pengolahan Data
Akuntansi dan kemudian direkam ke media komputer dan diproses untuk meng-update
master-file Piutang dan master-file Persediaan. Kemudian diterbitkan sales-invoices,
sekaligus open sales invoice file pada file komputer.
Dua copies sales-invoice dikirimkan ke kastamer (customer), dua copies lainnya
dikirimkan ke Bagian Penjualan, dan copy lain difile sorted secara alphabetic. Semua cash
receipts dari customers diterima melalui transfer via bank. Apabila pembayaran oleh
pelanggan terpaksa diterima tunai, maka surat pengantar dan uang tunai diterima langsung
oleh kasir. Penerimaan pembayaran tersebut dicatat dalam suatu formulir khusus, disiapkan
proses penyetorannya ke bank, dan esok paginya check atau uang tunainya disetor ke bank.
Copy deposit slip diarsip dan copy lainnya dikirimkan ke fungsi otorisasi kredit untuk
direkam ke master-file customer profile dan sekaligus meng-update accounts receivable
master file dalam sistem batch setiap hari pada akhir jam kerja. :Pada akhir setiap bulan
accounts receivable master file diproses untuk menghasilkan accounts receivable aging
schedule, dikirimkan ke petugas atau fungsi otoritas kredit dan kirimkan ke pelanggan sebagai
monthly credit statements.
Proyek SI
Bebarapa sistem aplikasi, baik yang masih dalam tingkat ide awal, atau dalam bentuk
yang user rquirement definition-nya sudah lebih kongkrit, sampai pada yang sudah sampai
tahap desain awal (conpcetual design) direncanakan akan segera dikembangkan (developed).
Pembangunan sistem-sistem aplikasi komputer (application system development) tersebut
akan dilaksanakan secara in-house, maupun secara outsourcing. Untuk itu dibawah komite
pengarah akan dibentuk tim-tim aplikasi dalam berbagai pilot proyek (Information systems
project). Beberapa aplikasi atau tim/proyek tersebut dapat dilihat pada lampiran project
proposal-1, project proposal-2, dan sebagainya yang dilampirkan dalam file terpisah.
Langkah-langkah organizing yang ditempuh direksi tersebut sesungguhnya sudah
benar (on the track), akan tetapi memang masih ada hal-hal yang perlu disempurnakan.
Embrio unit/satuan auditor intern yang sudah mulai terbentuk dan telah melakukan beberapa
tugas pemeriksaan operasional. Laporan hasil audit, khususnya yang berkaitan dengan
komputerisasi, telah diselesaikan dan pada saat ini menjadi pembahasan direksi. Beberapa
masalah yang dilaporkan adalah mengenai prosedur pembelian komputer (perusahaan
melakukan pengadaan komputer atau computer procurement cukup banyak mengingat adanya
direktorat sistem informasi), dan masalah banyak sistem aplikasi yang di-outsourcing-kan
(menurut auditor tanpa kriteria yang jelas mengenai outsourcing dan vendor-nya), dan dalam
pemeriksaan ternyata banyak programmer yang sibuk membantu pembuatan aplikasi vendor
dalam outsourcing, maupun sibuk mengerjakan moonlighting pekerjaan sambilan individu.
Beberapa tugas standardisasi yang seharusnya segera dikerjakan CIO juga belum
selesai (baru dalam bentuk pointers tentang bidang standar yang harus segera dibahas),
termasuk tanggapannya dalam menghadapi maraknya end-user computing, usulan organisasi
dan pola hubungan unit sistem informasi dengan unit fungsional lainnya (users). Disamping
itu, meskipun sudah dilakukan pembelian-pembelian komputer, konsepnya mengenai sistem
komputerisasi di perusahaan tersebut juga belum jelas: apakah akan dilakukan down-sizing,
apakah komputer lama akan di trade-in atau dihapuskan, apakah aplikasi-aplikasi lama akan
diredesain, dan sebagainya. Padahal CIO seharusnya segera mempresentasikan konsep
information technology plan (IT Plan) dan sistem informasi terpadu berbasis komputer
(integrated computer based information systems), kemunkinan membangun web-based
systems yang dapat mendukung e-business (minimal e-commerce), mendukung operasi
perusahaan, maupun mendukung kebutuhan me-maintain customer relationship yang baik,
yang harus dibangunnya dalam periode sepuluh tahun mendatang ini.
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Arens A.(1996).Auditing:Pendekatan Terpadu. Terjemahan Jusup, Amir A. Edisi
Indonesia.Salemba Empat,Jakarta.
Hall, James A.(2001).Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat, Jakarta.
Jung. St.Dian.(2002).Manajemen Audit Meningkatkan Efektifitas & Efisiensi Perusahaan
Anda, Restu Agung, Jakarta.
McLeod, Raymond Jr.(1996).Sistem Informasi Manajemen. Terjemahan Teguh, Hendra.jilid
1. Edisi Bahasa Indonesia, PT.Prenhallindo, Jakarta.
Mukhtar, Ali Masjono.(1999).Audit Sistem Informasi. PT.Rineka Cipta, Jakarta.
Mulyadi.(2001).Sistem Akuntansi. Edisi ke-3, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi dan Kanaka Puradiredja.(1998). Auditing. Edisi ke-5, Salemba Empat, Jakarta.
Marianto, A.J.(1997).Reasuransi.Ghalia Indonesia, Jakarta.
Tunggal, Amin Widjaja.(2000). Coso-Based Auditing. Harvarindo, Jakarta.
Weber.(1999).Information System Control and Audit. Prentice-Hall,Inc.New Jersey
Wilkinson, Joseph W.(1993).Sistem Akuntansi dan Informasi. Terjemahan Maulana, Agus.
Edisi ke-3. Binarupa Aksara, Jakarta.