KASUS
(Untuk bahan diskusi/walkthrough di kelas)
Keterangan:
Ilustrasi kasus pada halaman-halaman berikut ini adalah suatu uraian lengkap mengenai suatu
perusahaan dengan beberapa aspeknya. Sebagai kasus untuk bahan latihan, Anda dapat
mendiskusikan salah satu aspek saja, misalnya:
1. Diskusi/latihan mengenai audit terhadap pengendalian umum (general controls)
2. Diskusi/latihan mengenai audit terhadap pengendalian aplikasi (application controls)
pada siklus penjualan, atau siklus penjualan yang batch processing system/on-line
processing/web-based system, dan sebagainya.
3. Dalam audit test of controls aplikasi, juga dapat dilakukan secara bertahap: input,
proses, database/file, danoutputnya.
4. Diskusi/latihan audit substantif, baik terhadap sistem informasinya maupun aspekaspek akuntansi.
Kasus PT. Busana*
Deskripsi
PT. Busana (PBs) semula adalah suatu industri konveksi rumahan milik perorangan
(keluarga) yang membuat pakaian jadi untuk dijual di pasar tradisional dan disetorkan secara
konsinyasi ke department store di Jakarta. Karena pakaian-pakaian jadi yang dibuatnya
ternyata dapat memenuhi selera pasar, perusahaan ini makin berkembang dan pemiliknya
memutuskan memasarkan barang dagangannya sebagai grosir saja. Sebagai grosir perusahaan
ini hanya menjual hasil industri konveksinya ke para langganannya saja, yaitu: para pedagang
tengkulak, toko dan butik tertentu. Perusahaan ini tadinya hanya mempunyai karyawan
upahan (tenaga lepas) yaitu para penjahit yang melaksanakan proses produksi konveksi
pakaian jadi tersebut dan mendapat upah kerja mingguan. Pemilik (dan keluarganya)
bertanggungjawab terhadap keseluruhan kegiatan pembelian bahan baku maupun operasi
penjualannya, pengelolaan persediaan bahan baku dan barang dagangan tersebut, serta
pengelolaan keuangannya.
Dengan makin majunya perusahaan tersebut, pemilik telah makin menyadari bahwa
mereka tidak dapat bekerja hanya dengan mengandalkan tenaga kerja dari keluarga saja.
Karena itu sejak menjadi grosir, pemilik perusahaan telah mengangkat pegawai sebagai
petugas untuk membantu dalam layanan penjualan bagi para pelanggan, petugas bagian
gudang dan merangkap sebagai petugas pengiriman barang ke pelanggan, dan bagian
pencatatan atau pembukuan. Di samping itu perusahaan juga mengangkat para wira-niaga
(salesman) “tenaga kerja lepas” yang tidak mendapat gaji tetap bulanan (melainkan hanya
dari komisi atas barang yang dijual kepada pelanggan dan tambahan bonus jika ada pelanggan
baru yang dapat diperolehnya). Sistem akuntansi, pencatatan kegiatan dan pelaporan
dilaksanakan tanpa acuan sistem yang memadai.
Perusahaan berkembang dengan makin pesat, memiliki gudang dan factory outlet yang
berfungsi sebagai windows untuk eksebisi/pameran contoh di beberapa lokasi memiliki ribuan
pelanggan dan telah melakukan ekspor (pelanggan di luar negeri) dan ke depan mempunyai
prospek perkembangan lebih besar. Melihat kompleksitas kegiatan yang semakin meningkat,
pemilik menyadari bahwa suatu perusahaan memerlukan struktur organisasi untuk
mengkoordinasikan kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien serta memberikan
gambaran yang sistematis tentang hubungan kerjasama antar kelompok orang-orang yang
terlibat di dalamnya untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Untuk itu berdasarkan konsultasi
dengan penasehat hukum perusahaan, pemilik perusahaan merubah organisasi perusahaannya
menjadi bentuk badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT), dan pemilik tersebut
menjadi direktur, isterinya menjadi komisaris, serta beberapa orang bawahannya diangkat
menjadi manajer. Ia kemudian menyusun struktur organisasi, uraian tugas dan fungsi yang ia
yakini telah disusun secara jelas, mempertimbangkan mengenai pemisahan tugas & fungsi,
pendelegasian wewenang dan tanggungjawab masing-masing.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi, pemisahan tugas & fungsi dan uraian tugas (job description) bagi
fungsi-fungsi yang ada dari tingkat supervisi (seksi) sampai direksi sebagai panduan tugas
bagi masing-masing fungsi (struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada lampiran-1).
Berikut ini sebagian job description beberapa fungsi dalam perusahaan. Direksi menyusun
rencana bisnis dalam corporate plan dan secara periodik melakukan kontrol, evaluasi serta
penyesuaian berdasarkan perubahan lingkungan strategis. Selain itu direksi juga melakukan
pengarahan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas bisnis yang ada
secara periodik. Selain dari itu secara lebih khusus setiap direktur (yang selain tugas bersama
dalam jajaran eksekutif) juga mempunyai tugas khusus fungsional menetapkan kebijakan
operasional dan sistem prosedur deteksi dan menyelesaikan masalah dalam pencapaian
kinerja perusahaan, membina sumber daya manusia yang menjadi tanggung jawabnya,
menentukan sasaran kerja, memberikan bimbingan dan melakukan evaluasi kinerja.
Tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1.
Manajer Produksi
Manajer Produksi membawai Kepala Bagian Perencanaan Produksi & Pengawasan
(Production Planning & Controls), Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Gudang &
Pengiriman, Kepala Bagian Desain Produk (Product Design), dan Kepala Bagian EDP
(Electronic Data Processing). Divisi ini memiliki komputer main-frame IBM 3090,
komputer yang sudah lama ada dan digunakan untuk mendukung kegiatan operasional.
Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain ialah: aplikasi pengelolaan
gudang (materials management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan
dengan tenaga kerja. Komputer pada divisi ini juga digunakan untuk pengolahan data
penjualan, misalnya pengolahan data sales order untuk pelaporan penjualan, pengolahan
data riset pemasaran, pengolahan data profil pelanggan, pengolahan data sekunder dari
berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro Pusat Statistik,
Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor salesman oleh
Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing systems.
Secara garis besar tanggung jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
2.
Manajer Pemasaran
Manajer Pemasaran mengkoordinasikan para wira-niaga secara garis besar tanggung
jawab divisi ini ialah:
a.
b.
c.
3.
Bersama-sama dengan Divisi Pemasaran menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
Melaksanakan produksi sesuai dengan jumlah/mutu/jadwal yang ditetapkan.
Merencanakan dan mengelola bahan baku dan barang jadi.
Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
berkaitan dengan sumber daya tenaga kerja dan peralatan untuk kebutuhannya.
Memimpin, memotivasi, membina dan mendayagunakan para pekerja yang ada.
Menyelenggarakan kegiatan produksi perusahaan yang meliputi penebangan kayu,
peremajaan, pengolahan purna tebang dan kegiatan lain yang berhubungan dengan
pengelolaan hutan.
Mengarahkan, merencanakan, memonitor serta mengevaluasi aktivitas-aktivitas
produksi.
Mengkoordinasikan, memotivasi, memfasilitasi, dan memonitor kinerja para
salesman maupun kinerja penjualan perusahaan.
Bersama-sama dengan Divisi Produksi menyusun rencana kerja mengenai
penjualan dan produksi barang yang perlu dilaksanakan.
Merencanakan dan mengusulkan secara kuantitatif dan kualitatif hal-hal yang
diperlukan dalam rangka peningkatan penjualan perusahaan.
Divisi Keuangan & Akuntansi
Manajer Keuangan & Akuntansi membawai Kasir, Kepala Bagian Pembukuan, dan staf
khusus yang bertugas mengerjakan pekerjaan pelaporan. Secara garis besar tanggung
jawab divisi ini ialah:
a.
b.
Melakukan pengelolaan sumber daya keuangan (kas) perusahaan.
Menyelenggarakan fungsi pembukuan/pencatatan data akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan sesuai dengan stndar akuntansi yang telah ditentukan.
Dengan kata lain menyelenggarakan sistem akuntansi keuangan yang auditable dan
accountable sesuai dengan pedoman administrasi & Standar Akuntansi Keuangan.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Melaksanakan kegiatan pengolahan data untuk pelaporan dan menyajikan laporan
keuangan untuk kepentingan manajer dan shareholder perusahaan untuk
pengambilan keputusan.
Menyajikan analisis laporan keuangan untuk kepentingan pengambilan keputusan.
Pengawasan pengelolaan data-data akuntansi.
Menyelenggarakan pengelolaan keuangan sesuai dengan pedoman administrasi dan
keuangan.
Pengawasan dan pelaksanaan anggaran perusahaan.
Penyusunan strategi dan administratsi perpajakan serta menyajikan laporan pajak.
Untuk kepentingan pengolahan data administratif divisi ini memliki komputer midrange IBM AS/400. Penggunaan komputer pada bidang kegiatan akuntansi tersebut adalah
benar-benar merupakan suatu perkembangan alamiah, dari suatu pengolahan data akuntansi
secara manual, kemudian menggunakan peralatan-peralatan mekanis, dan selanjutnya
berkembang menjadi pengolahan data elektronis (dengan komputer) secara batch processing
system untuk menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian.
Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang didesain secara
outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi dengan pelatihanpelatihan sebagai operator (user trainning). Beberapa di antara sistem komputerisasi yang
diimplementasikan adalah accounting package software. Oleh karena itu dapat dikatakan
bahwa divisi ini sebetulnya tidak memiliki information systems staff, bils diperlukan untuk
keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari Bagian EDP. Dengan
berkembangnya komputer mikro maka perusahaan mulai menerapkan micro-based systems,
melakukan office automation systems, end user computing, maupun mengembangkan
aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft Windows.
Prosedur
Perusahaan telah menyusun sistem akuntansi termasuk dengan chart of accountnya.
Mengenai persediaan barang, pakaian yang dihasilkan terdiri dari pakaian lelaki (formal dan
kasual), pakaian wanita (busana muslim dan barat) serta asesori pakaian (dasi, selendang dan
sebagainya). Masing-masing dengan ukuran XL, L, M, dan S serta kode kwalitas super,
bagus, dan sedang. Barang-barang tersebut telah diberi kode dengan struktur kode tertentu
yang memungkinkan perusahaan dapat memonitor arus barang dagangannya. Pemilik
memberikan identitas kode pelanggan yang dapat menunjukkan jenisnya (tengkulak/
toko/butik) serta kode propinsi dan kabupatennya atau kode lokasinya di luar negeri. Secara
periodik data pelanggan di-update dan pelanggan baru diinput ke Customer-profile master
file. Kemudian dengan menggunakan jasa perusahaan pemeringkat setiap pelanggan
ditentukan limit kredit yang dapat diizinkan. Perusahaan membayar asuransi untuk setiap
barang yang dikirim, memberikan cash discount dan trade discount.
Prosedur kerja perusahaan itu dirancang sebagai berikut:
a. Untuk tiap rancangan mode pakaian yang telah disetujui, kemudian para salesman
ditugaskan memperoleh pesanan pembelian dari berbagai pelanggan. Dalam hal ini suatu
kesempatan untuk piutang dagang telah disediakan bagi para pelanggan baru yang
memenuhi persyaratan tertentu. Persyaratan tersebut semula tidak diatur secara jelas,
melainkan dilihat kasus per kasus berdasarkan pendapat pemilik seketika itu juga. Sejak
perusahaan menjadi perseroan terbatas, pembelian kredit ditentukan berdasarkan limit
kredit yang ditetapkan dan di-update secara berkala. Jika ada pesanan pembelian, pesanan
yang telah diterima diikuti dengan pengisian suatu form order (pesanan) yang berisi nama
pembeli itu, alamat, dan uraian barang-barang serta jumlah permintaan pembelian.
b. Petugas penjualan kemudian membuat surat perintah pengiriman barang kepada petugas
gudang untuk mengirim kepada pelanggan. Salah satu copy order dikirim kepada
pemegang buku, yang berdasarkan copy order tersebut menyiapkan faktur. Faktur
(prenumbered), terdiri dari tiga copies, digunakan untuk: asli ke pelanggan, 1 copy untuk
arsip akuntansi, dan satu untuk file individu per pelanggan. Faktur dikumpulkan dan pada
akhir setiap minggu data tersebut di-posting ke buku penjualan, buku besar piutang
dagang, dan buku besar pembantu yang terkait.
c. Pembayaran atas piutang dagang diterima langsung pemilik. Pemilik kemudian
memberikan uang tunai atau pembayaran berupa cek kepada pemegang buku yang
sekanjutnya menyiapkan proses penyetoran ke rekening bank atas nama pemilik. Copy
slip setoran dan/atau rekening koran bank selalu diterima diteliti oleh pemlik.
Adakalanya, pemilik memeriksa buku-pembantu piutang dagang dan buku penjualan
untuk melihat bagaimana penjualan bulanan atau tahun berjalan dibandingkan dengan
bulan atau tahun sebelumnya.
d. Setiap sepuluh hari setelah tanggal faktur petugas penagihan menghubungi pelanggan
untuk menanyakan opsi mana yang dipilih pelanggan: soft-cash (pembayaran “tunai”
dalam tempo 10 hari sejak transaksi dengan diskon 10%) atau pembayaran setelah 30
hari.
e. Untuk memelihara kendali pembayaran, pemegang buku mengambil faktur yang telah
dibayar dan direkam, yaiu: jumlah, tanggal pembayaran, nomor dan jumlah cek dengan
mana pembayaran telah dibuat, dan akhirnya dicap "LUNAS" dan faktur kemudian
disimpan ke suatu file permanen.
f.
Pembayaran ke pemasok telah diatur oleh pemegang buku walaupun pemilik
membuktikan sejumlah cek pemasok dan menandatanganinya. Pemegang buku kadangkadang berpegang pada cek ini sebelum menyampaikannya ke luar ke pemasok yang pada
umumnya mengambil cek mereka hari yang sama atau kadang-kadang suatu hari
kemudian.
g. Pemilik bertanggung jawab untuk pemesanan barang-barang. Apabila barang-barang
sudah tiba di pabrik, pengirim bertanggung jawab untuk membuktikan banyaknya dan
kualitas barang yang masuk itu. Ia menandatangani suatu memo pengiriman yang
mempertunjukkan jumlah barang-barang yang diterima. Pengarah menjaga satu copy, dan
pengirim menjaga lain. Copy pengirim kembali kepada kantor pemilik, untuk ia
membuktikan nomor dan jumlahnya sesuai dengan nomor dan jumlah pesanan, dan
formulir pesanan dan memo pengiriman telah disimpan bersama-sama.
h. Dengan cara yang sama, barang jadi masuk/ tiba dari pemasok telah terhitung dan suatu
memo pengiriman yang yang ditandatangani menandakan banyaknya pakaian dari tiap
jenis menerima. Satu copy untuk file kantor dan berguna atau sangat penting untuk
pembayaran, dan satu untuk pemasok. Pemasok tidak selalu menyajikan ketika barangbarang terhitung. Kadang-Kadang barang-barang tiba paket dosin, dan hanya banyaknya
paket telah terhitung, bukan materi yang individu [itu]. [Itu] hanya ketika barang-barang
telah disiapkan untuk dikirimkan kepada tujuan mereka yang mereka telah ditransfer dari
kaum tua mengemasi ke orang-orang baru; masing-masing pakaian kemudian adalah
secara individu menghitung. Manapun pakaian yang hilang telah diberitakan memo [itu]
yang akan kemudian dikurangi dari upah pemborong [itu].
i.
Lain barang-barang yang memasuki pabrik [itu] adalah kembali dari pelanggan. Ini pada
umumnya diterima melalui suatu mengeposkan [jasa;layanan], dan seseorang pada As
Pakaian! yang ditandatangani untuk [mereka/nya], walaupun ini pada umumnya
bermaksud/arti pengirim [itu]. Pengirim menghitung pakaian [itu] menerima dan
membuktikan nomor;jumlah [itu] melawan terhadap permintaan untuk suatu memo
kredit. Permintaan untuk suatu format memo kredit pergi ke pemegang buku [itu], [siapa]
yang kemudian siap-siap[kan] suatu memo kredit menurut banyaknya materi pengirim
yang diklaim untuk mempunyai diterima.
j.
Barang-Barang yang meninggalkan pabrik [itu] mencakup manapun pengiriman [order/
pesanan] buat[kan] bagi butik. Pengirim menghitung banyaknya materi untuk dikirimkan
menurut suatu [order/ pesanan] menerima. Banyaknya materi telah diberitakan formulir
pesanan [itu] yang pergi ke pemegang buku [itu] [siapa] yang kemudian menagih butik
[itu], dan di sini siklus piutang dagang mulai.
k. Akhirnya, barang-barang dalam persediaan pada dasarnya tiga jenis: barang jadi, bahan
baku, dan barang dalam pengolahan. Ada hanya tiga orang-orang yang bekerja kawasan
penumpukan barang: tukang potong pakaian, pengirim, dan perancang [itu]. Tidak (ada)
penyelia, terkecuali pemilik, siapa [yang dulu] tidak selalu tersedia, hadir.
l.
Biaya penjualan perusahaan telah dihitung dengan pelaksanaan suatu gelar ningrat phisik
inventori di yang akhir tahun dan mengurangi nilai [itu] [sebagai/ketika] ditentukan dari
penjumlahan inventori di start tahun dan pembelian buat selama itu.
Sistem Berbasis Komputer
Divisi Produksi memiliki komputer main-frame IBM 3090 dan digunakan untuk
mendukung kegiatan operasional. Sistem-sistem aplikasi yang sudah dioperasikan antara lain
ialah: aplikasi pengelolaan gudang sistem informasi manajemen persediaan (materials
management), jadwal produksi, dan komputerisasi yang berkaitan dengan tenaga kerja.
Kegiatan sistem berbasis komputer lainnya ialah engineering design. Komputer pada divisi
ini juga digunakan untuk pengolahan data penjualan, misalnya pengolahan data sales order
untuk pelaporan penjualan, pengolahan data riset pemasaran (market research, customer
satisfaction research, research competitor data), pengolahan data profil pelanggan,
pengolahan data sekunder dari berbagai sumber dan instansi (lembaga) publik (misalnya Biro
Pusat Statistik, Departemen Perdagangan, dan kantor Pemerintah Daerah), serta monitor
salesman oleh Divisi Penjualan. Data tersebut diolah secara centralized batch processing
systems. Dalam konfigurasi sistem IBM 3090 tersebut data disimpan pada sotarge berupa disk
magnetis yang merupakan media penyimpanan data on-line ke central processing unit
komputer induk tersebut. Komputer tersebut juga masih digunakan magnetic tape drive, serta
dilengkapi dengan uniteruptable power supply (UPS).
Di pihak lain, untuk kepentingan pengolahan data administratif dan akuntansi
keuangan Divisi Keuangan & Akuntansi juga memliki komputer mid-range IBM AS/400.
Komputer digunakan untuk pengolahan data akuntansi, khususnya untuk laporan akuntansi
keuangan dan laporan manajemen. Pada saat yang sama, sistem akuntansi secara manual
masih tetap dijalankan dengan jurnal dan pembukuan pada buku besar/buku-pembantu untuk
menghasilkan neraca, laporan laba rugi, dan laporan kauangan lainnya. Komputerisasi untuk
menghasilkan laporan keuangan (financial reports) dan penggajian masih dilaksanakan secara
batch processing system. Sistem aplikasi yang digunakan adalah sistem komputerisasi yang
didesain secara outsourcing dan dioperasikan oleh petugas-petugas di bidang akuntansi
dengan pelatihan-pelatihan sebagai operator (user trainning).
Dengan perkembangan peralatan komputer dan tersedianya berbagai accounting
package software, maka secara bertahap perusahaan berusaha mengimplementasikan paket
software tersebut dan mencoba menghilangkan redundancy pengolahan komputer dan
pembukuan manual. Oleh karena divisi ini tidak memiliki information systems staff, bila
diperlukan untuk keperluan-keperluan tertentu mereka minta bantuan tenaga teknis dari
Bagian EDP. Dengan berkembangnya komputer mikro maka perusahaan juga mulai
menerapkan micro-based systems, melakukan office automation systems, end user computing,
maupun mengembangkan aplikasi-aplikasi sederhana berbasis sistem operasi Microsoft
Windows.
Sistem Informasi Akuntansi
Di antara berbagai sistem informasi berbasis komputer yang sudah dilaksanakan di
Divisi Keuangan & Akuntansi ialah sistem informasi akuntansi (terdiri sub-subsistem:
revenue cycle, production cycle, expenditure cycle, payroll, dan general ledger accounting),
cash management, dan sebagainya.
Revenue Cycle
Dalam siklus pemrosesan transaksi penjualan (kredit) perusahaan menggunakan
aplikasi batch processing system dengan mengolah faktur sebagai dokumen sumber pembawa
data input. Dengan perkembangan usaha nantinya pada siklus ini diterapkan aplikasi lain yang
diharapkan lebih baik yaitu melalui perekaman data oleh salesperson. Disamping interaksi
yang sudah berjalan rutin antara pelanggan den gan Bagian Layanan Penjualan, juga para
salespersons secara periodik mengunjungi para pelanggan dan pihak-pihak lain yang secara
prospektif berpotensi menjadi pelanggan pada area atau wilayahnya. Setiap salesperson
dilengkapi dengan computer note-book, handphone GPRS lengkap dengan bluetooth untuk
fasilitas akses internet di lokasi penjualan dan kode akses tertentu. Setelah mempeoleh order
pembelian, salesperson tersebut membuka web-based formal sales orders yang secara
otomatis akan diterima oleh Petugas penjualan dim perusahaan tersebut, untuk kemudian
dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan kepada pelangan tersebut, dan salah satunya
disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama pelanggan. Pada akhir hari kerja, seluruh
dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim ke Bagian Kredit dalam bentuk per batch of
orders (consisting of two copies of all orders prepared that day).
Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya mengenai
kelengkapan data dan akiurasi mekanis, dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk)
berdasarkan alokasi nomor yang didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order
juga dicek mengenai status kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala
sesuatunya telah sesuai dengan yang seharusnya, maka masing satu copy tiap sales order
tersebut dikirimkan ke Bagian Pengawasan Persediaan dan Bagian Penagihan.
Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai referensinya, inventory
control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia untuk memenuhi
permintaa pembelian tersebut.Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah barang dapat
diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pekanggan tersebut (dan
intruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).
Pada kondisi yang lain, barang-barang diambil dan dikirimkan bersama-sama dengan copy
order, shipping report dan bill of lading. Satu copy dari shipping report is dimasukkan ke di
shipment sebagai packing slip, dan copy lainnya dikembalikan ke bagian penagihan. Apabila
ternyata jumlah persediaan tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan pesanan tersebut,
maka inventory control clerk harus segera menyiapkan back order kepada Bagian
Perencanaan & Pengawasan Produksi (Production Planning and Control Department).
Pada saat menerima shipping report copy, petugas penagihan mencocokkannya dengan copy
sales order dari file/odner yang ada di bagian tersebut, mem-verifikasi kode barang, kode
satuan, dan jumlah satuannya dan mancatat tanggal pengiriman dan harga pada copy order
tersebut. Selanjutnya ia mengirimkan order copy (bersama dengan order-order lain yang
diproses pada hari itu) ke data preparation section di Bagian Pengolahan Data Akuntansi dan
kemudian direkam ke media komputer dan diproses untuk mengupdate master-file Piutang
dan master-file Persediaan. Kemudian diterbitkan sales-invoices, sekaligus open sales invoice
file pada file komputer.
Dua copies sales-invoice dikirimkan ke kastamer (customer), dua copies lainnya dikirimkan
ke Bagian Penjualan, dan copy lain difile sorted secara alphabetic. Semua cash receipts dari
customers diterima melalui transfer via bank. Apabila pembayaran oleh pelanggan terpaksa
diterima tunai, maka surat pengantar dan uang tunai diterima langsung oleh kasir. Penerimaan
pembayaran tersebut dicatat dalam suatu formulir khusus, disiapkan proses penyetorannya ke
bank, dan esok paginya check atau uang tunainya disetor ke bank. Copy deposit slip diarsip
dan copy lainnya dikirimkan ke fungsi otorisasi kredit untuk direkam ke master-file customer
profile dan sekaligus mengupdate accounts receivable master file dalam sistem batch setiap
hari pada akhir jam kerja. :Pada akhir setiap bulan accounts receivable master file diproses
untuk menghasilkan accounts receivable aging schedule, dikirimkan ke petugas atau fungsi
otoritas kredit dan kirimkan ke pelanggan sebagai monthly credit statements.
Production Cycle
Barang jadi diproduksi untuk memenuhi back order atau untuk memenuhi kebutuhan
persediaan barang di gudang. Tingkat rata-rata persediaan pada umumnya berasarkan suatu
sales forecast yang bahan-banhannya terutama diperoleh dari fungsi marketing. Back order
lazimnya timbul dari kondisi out-of-stock yang perlu dimasukkan ke dalam jadwal. Pada
kenayataannya back order perlu diberi prioritas untuk menghindari ketidakpuasan pelanggan.
Operasi produksi selalu di-triggered bila Production Planning and Control Department
menerima permintaan back orders. The production authorizations are prepared by comparing
forecasted sales levels with current levels of finished-goods inventory on hand and are issued
jointly by the production superintendent and the inventory control manager.* Back orders are
prepared, as described earlier, on the basis of orders that cannot be filled. The production
planning and control department then obtains the bills of materials from the engineering
function and explores the production requirements to determine materials and parts
requirements. With the materials and parts requirements in hand, a production planning clerk
checks a computer printout of materials and parts inventory on hand. If the materials and parts
on hand are adequate for a particular product, the clerk schedules a production run (based on
available labor and machines). As each scheduled date nears, the clerk sends the affected
production authorizations and back orders to the data preparation section of the production
data processing department. There the production requirements data are keyed onto magnetic
tape, sorted by product number, and processed to produce numbered production orders,
materials requisitions, and move tickets. Files used in this processing run (all on magnetic
disk) are the bill-ofmaterials file, the operations list file, the open production order file, and
the work-in-process inventory master file.
Copies of the materials requisitions are sent to the materials storeroom, which then delivers
materials and parts to the designated production departments. Copies of the production orders
and the move tickets are sent to the first production department involved in the manufacturing
process (usually the fabricating department). Copies of production orders are also sent to the
cost accounting department, and copies of materials requisitions are kept in the data
processing department for inventory processing. As work is completed on an order in a
department, a move ticket is returned to the production planning and control department. At
the end of each day, all returned move tickets are batched and forwarded to the data
preparation section. There the move ticket data are keyed onto a magnetic tape, sorted by
production order number, and processed to produce a daily production status report. The open
production order file is updated during the processing. In separate daily processing steps, the
materials requisitions are batched, keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part
number, and processed to update the raw-materials inventory master file. Then the materials
requisitions are re-sorted by production order number and processed (together with labor jobtime tickets forwarded from work centers and sorted in a like manner on a separate magnetic
tape) to update the work-in-process inventory master file.
When a production order has progressed through the fabrication and assembly departments,
the units of completed product are inspected. Those units that pass inspection are released to
the finished-goods warehouse, and copies of the order release are sent to the production
planning and control department and the cost accounting department. From the central
warehouse the finished products are shipped, via stock transfer notices, to the three remote
warehouses as needed to replenish stocks. The production planning and control department
records the completion and then sends the releases to the data preparation section. There they
are keyed onto a magnetic tape, sorted by product number, and processed against the finishedgoods and work-inprocess inventory master files, as well as the open production orders file. A
completed production orders report is also printed; it includes the costs charged to each order.
When the materials and parts needed to manufacture particular products are not available, the
production planning and control clerk prepares purchase requisitions. These requisitions are
sent to the purchasing department.
Expenditure Cycle
Bentuk transaksi pengeluaran sangat luas atau bervariasi jenisnya, misalnya
pengeluaran untuk pembayaran bahan baku, tenaga kerja, mesin peralatan, maupun
pengeluaran-pengeluaran lain seperti asuransi. Expenditures for raw materials and parts, as
well as subassemblies, are particularly significant, since the products manufactured by the
firm require a high level of precision. Thus the procedure pertaining to the purchases of such
items and the disbursements for them is another of the critical transaction cycles within
Datacruncher. Purchases are initiated by either production planning and control clerks or
inventory control clerks. The former clerks issue purchase requisitions when they note that
materials and parts are not adequate for upcoming production runs, whereas the latter clerks
issue similar documents when their experience suggests that the on-hand quantities of
particular items have declined to reorderable levels. On the basis of these purchase
requisitions, buyers in the purchasing department select suppliers who are known to be
reliable and enter their codes on the requisitions, together with acceptable prices for the items
to be ordered. The requisitions are then forwarded to the data preparation section in the
production data processing department. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by
supplier number, and processed to produce purchase orders. During subsequent runs, the rawmaterials inventory master file and the open purchase order file are updated. The purchase
orders are then signed by the purchasing manager and mailed to the suppliers. Copies of the
purchase orders are forwarded to the receiving department and the accounts payable
department, and a fourth copy is filed by supplier name in the purchasing department.
When ordered materials and parts arrive at the receiving dock, receiving clerks pull the
purchase order copies from their file. Then they count or weigh the items and prepare
receiving reports. The items are next transferred to the materials storeroom, and the initialed
copies of the receiving reports are sent on to the accounts payable department and filed.
Another copy of each receiving report is sent to the data preparation section of the data
processing department, and a third copy is filed numerically in the receiving department. In
the data preparation section, the receiving reports are keyed onto a magnetic tape, sorted by
material-part number, processed to update the raw-materials inventory master file, resorted by
purchase order number, and processed to update the open purchase order file.
When suppliers’ invoices arrive in the accounts payable department, clerks pull the receiving
reports and purchase orders from the file and compare the documents. After completing their
vouching of the invoices, they prepare disbursement vouchers, record them in a voucher
register, and file all the documents together by payment due date.
Each day other clerks pull the vouchers due for payment that day and send them to the data
preparation section of the accounting data processing department. There the payment data are
keyed onto magnetic tape, sorted by supplier account number, and processed to produce
check vouchers and a check register. The accounts payable master file is also updated during
this run; in effect, each affected supplier’s account is credited to reflect the obligation and
debited to reflect the payment.
Inventory Management
Perusahaan mengelola 3 inventory files: Raw-materials inventory master file diupdated sesuai
dengan perubahan materials dan parts yang diterima dari para suppliers maupun yang
dikeluarkan untuk produksi. The finished-goods inventory master file is updated to reflect the
newly manufactured products and the sales of products to customers. The work-in-process
inventory master file is updated to reflect the start in production of each production order, the
issues of materials into production, the charges of labor (from job-time records) into
production, the application of overhead to production, and the completion of production.
An actual cost accounting system is employed. Direct materials and direct labor costs are
posted to the work-in-process inventory records from the raw-materials requisitions and the
job-time records. Overhead costs are compiled from the documents pertaining to indirect
labor, utilities, and other production-related costs and allocated to the jobs at the end of each
month. Direct labor hours is the activity base for allocating these actual overhead costs.
Permasalahan
Beberapa persoalan muncul, antara lain yang b erkaitan dengan prosedur yang telah diuraikan
di atas. Khususnya yang berkaitan dengan weaknesses in the organizational structure maupun
yang bersifat financial planning. Di antara berbagai persoalan tersebut antara lain disebabkan
karena kelemahan manajemen sebelumnya yang terlalu memfokuskan perhatian kepada
selling dan engineering. Pimpinan kurang memberikan perhatian yang cukup atas bidang
kegiatan accounting, finance, dan personnel management. Problem juga muncul antara lain
karena terlalu pesatnya perkembangan/ekspansi penjualan (from the rapid growth in sales).
Beberapa masalah yang cukup serius, antara lain mencakup biaya bungan (interest costs)
yang sangat tinggi, back orders yang relatif terlalu banyak, pada sisi lain inventory levels
cukup tinggi bahkan cenderung semakin meningkat, janji pengiriman barang ke pelanggan
(promised delivery dates on customers’ orders) sering tidak tepat (missed).
Proses backlogs sering terjadi di accounting departments dan seringkali berakibat dampak
buruk, misalnya: purchase discounts sering terlewat, errorsdalam pencatatan transaksi dan
pelaporan. Tingkat percentage of products yang tidak lolos inspeksi atas kontrol kualitas
relatif tinggi, yang barangkali juga disebabkan peralatan yang sudah usang (obsolete
production equipment) dan mutasi pegawai (high labor turnover), jadwal produksi sering
meleset (fall behind their schedules). Padahal dalam kenyataan production clerks terlihat
sangat sibuk, monitor progres, menjawab telpon/pertanyaan para pelanggan maupun para
salespersons. Juga, tingkat produksi sangat berfluktuasi, di suatu waktu idle tetapi pada saat
yang lain harus work overtime. Hal-hal tersebut antara lain disebabkan karena adanya rush
back orders; tetapi juga tidak jarang akibat tidak akuratnya sales forecasts yang
menunuukkan bahwa planning procedures relatif lemah. Sebagai contoh, proses
penganggaran (budget process) is fairly rudimentary. Budget kurang terkait langsung secara
teliti ke established cost standards, Tidak disusun dalam detailed formats, dan tidak direvised sesuai dengan perkembangan/perubahan. Akhirnya, laporan-laporan yang disajikan
epada para manajer kurang akurat; baik mengnai status data (tingkat uptodate-nya) yang
dilaporkan dalam laporan harian/mingguan/bulanan, maupun laporan budgeted costs versus
actual costs.
Inisiasi Systems Development
Problem-probel tersebut dan dampaknya tentu saja menjad concern pihak manajemen.
Pimpinan berpendapat bahwa permasalahan-permasalahan tersebut antara lain disebabkan
karena buruknya sistem akuntansi (inadequate accounting information system). Untuk itu
dalam rapat umum pemegang saham telah disetujui bahwa jajaran direksi ditambah 1 orang
anggota, yaitu suatu posisi yang disebut Direktur Sistem Informasi (director of information
systems, atau chief of information officer, CIO).
Selain itu direksi juga membentuk steering committee yang bertugas menyusun long-range
information systems/technology (IT Plan). Steering committee harus menyusun strategic
systems plan, yang mencakup berbagai system development projects.
Requirements for Chapter 11
a. Susun coded chart of accounts perusahaan tersebut.
b. Usulkan penyempurnaaan organization chart untuk perusahaan tersebut, jika menurut
Anda perlu diperbaiki.
Requirements for Chapter 12
Buat system flowchart dan context diagram/data-flow diagram untuk menggambarkan current
procedure dari revenue cycle sebagaimana dijelaskan pada uraian di atas.
Requirements for Chapter 13
Buat document flowchart dan data-flow diagram untuk menggambarkan the current procedure
dari the expenditure cycle sebagaimana urian penjelasan atas siklus tersebut di atas.
Requirements for Chapter 14 and
a. Buat memorandum singkat tentang pembentukan steering committee dan usul komposisi
keanggotaannya. Cantumkan juga the information system’s objectives or policies dalam
memorandum tersebut.
b. Buatlah outline dari strategic systems plan and yng antara lain mencakup:
1. Alasan/tujuan/sasaran penyempurnaan information system.
2. Proposal untuk systems projects, termasuk project objectives, scope, and suggested
priority (justify priority rankings) atas proyek-proyek tersebut.
c. Susun plan of analysis yang berisi spesifikasi (i) data gathering techniques dan organizing
facts yang akan dilakukan terhadap the current system, (ii) Pada area mana dan teknik apa
yang akan digunakan.
d. Susun outline dari kuesioner yang akan ditanyakan, pihak/personil/manager mana yang
diharapkan menjadi nara-sumber.
e. Buat analisis dari the current system dan identifikasi permaslahan/kelmahannya dari sistem
yang digambarkan dalam the data- flow diagram and system flowchart tersebut.
f. Siapkan list of requirements untuk penyempurnaan sistem.
g. Jelaksan dua alternatif design sistem yang diusulkan (sesuai scope dari systems project);
identifikasi keunggulan/kelemahan dari tiap pendekatan design dan implikasinya bagi
perusahaan.
h. Siapkan menu data-entry maupun retrieval, serta sebutkan/jelaskan pula key transaction
yang diperlukan.
i. Buat daftar source documents yang diperlukan dan laporan yang dapat dihasilakan dari
sistem yang baru (termasuk tujuan, frequency, distribution, dan medium tiap laporan
tersebut).
j. Buat sketsa (format) (i) salah satu dokumen input yang utama, dan (ii) beberapa laporan
yang Anda anggap penting (boleh dengan menuliskan judul sja, yang mencerminkan isinya).
k. Buat daftar file yang diperlukan, dan untuk setiap file tersebut jelaskan organization
method, updating frequency, dan primary key-nya untuk mengakses .
l. Gambarkan computer system flowchart untuk menggambarkan processing dalam desain
tersebut.
m. Tunjukkan daaftar application controls yang Anda anggap penting, termasuk programmed
checks. Gunakan matrix untuk menunjukkan data elements mana yang terkait dengan tiap
programmed validation tersebut.
n. Dengan asumsi bahwa digunakan suatu relational data base management system,
tunjukkan/desain/gambarkan set of normalized tables yang diperlukan. Juga, spesifikasikan
inquiries yang dapat dilakukan terhadap database dan desain beberapa adhoc-reports yang
dapat diakomodasi oleh database tersebut.
o. Prepare the cover letter of the design proposal that pertains to the preferable system design
alternative.
p. Describe the types of benefits and costs that will be involved in an economic feasibility
analysis; identify each benefit as either tangible or intangible.
q. List the factors that will be considered in a weighted-rating analysis that aids in the
selection of needed hardware and software.
r. List the activities that should be included in the implementation phase.
s. Describe the system conversion approach that appears to be most suitable for the improved
system.
Requirements for Module 1
a. Specify a strategic or tactical decision that must be made by one of Datacruncher’s
managers. Determine the types of formal and informal information that the manager needs to
make the decision.
b. Describe the components and attributes of an executive information system (EIS) that can
effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a strategic decision.
Requirements for Module 2
a. Describe the components and attributes of a decision support system (other than an EIS)
that can effectively aid one of Datacruncher’s managers in making a strategic or tactical
decision.
b. Describe the components and attributes of an expert system or electronic processing
support system that can effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a tactical
or operational decision.
Requirements for Module 3
Prepare a system flowchart and data-flow diagram that pertain to the current procedure
for the production cycle, as described in the case.Mengingat kegiatan yang makin meningkat
di bidang kegiatan operasional produksi, pergudangan dan penjualan serta masalah-masalah
tenaga kerja di Bagian Produksi maupun dalam rangka monitor pekerjaan para salesmen,
perusahaan menggunakan komputer untuk pengolahan data dan pelaporan di bidang kegiatan
tersebut. Komputer yang digunakan adalah jenis komputer mid-range IBM AS/400, dengan
konfigurasi standard. Perusahaan juga telah mempunyai beberapa orang information systems
technical staff: khususnya sistem analis, pemrogram, dan dukungan teknis, maupun para
operator dan data entry staff. Sistem pengolahan data dilakukan secara batch processing
system.
Sejalan dengan meningkatnya perkembangan teknologi dengan tersedianya komputer
mikro dan berbagai paket software yang dapat langsung dipergunakan, maka perusahaan juga
telah memberi beberapa unit komputer mikro untuk digunakan dalam kegiatan pengolahan
data administrasi keuangan/akuntansi, penggajian, pelaporan. Komputer mikro tersebut
berada di Divisi Keuangan dan Akuntansi. Aplikasi-aplikasi komputer sudah banyak yang
dilakukan, baik secara end user computing maupun pengembangan sistem aplikasi secara
formal dengan dukungan tenaga teknis dari EDP (biasanya menggunakan Foxpro, atau
dengan Microsoft Access).
Seperti telah dijelaskan, fasilitas komputeri yang ada pada perusahaan saat ini terdiri
dari dua kelompok, yaitu pusat pengolahan data administratif keuangan/akuntansi dan
pelaporan, serta pusat pengolahan data operasional produksi dan pemasaran. Instalsi yang
pertama adalah dengan komputer mikro, stand-alone dan banyak di antanya cara kerjanya
masih menggunakan bentuk “non-aplikasi”, misalnya laporan hanya diketik dengan Microsoft
Word atau Microsoft Excell dan beberapa di antaranya masih dengan aplikasi Microsoft
Access sederhana. Sedang pada instalasi yang satunya adalah masih aplikasi-aplikasi lama
dengan operating system AS/400 dan bahasa pemrogramman COBOL untuk aplikasiaplikasinya. Tiap center memiliki sendiri hardware, software, brainware, dan fasilitas
pendukup maupun suppliesnya dan masing-masing dioperasokan secra terpisah.
Komputer di Divisi Keuangan & Akuntansi melayani kebutuhan pengolahan data
akuntansi- keuangan, payroll, dan pelaporan. Data personnel master-file ada pada komputer
yang ada di Divisi Produksi. Akhir-akhir ini komputer di pusat administrasi overload dan di
lain pihak komputer yang ada di Divisi Produksi sudah perlu diperbaharui. Perusahaan
membentuk steering committee untuk membahas hal tersebut. Direksi telah minta untuk
dipertimbangkan kemungkinan keterpaduan sistem operational dan administration
computing, misalnya dengan membeli mesin yang dapat melayani keduanya. Ia berpendapat
bahwa economies of scale dengan sentralisasi fasilitas komputasi. Disamping itu meski di
administrasi faasilitas komputasi sudah over capacity, tetapi dalam interim period tidak
dibebani dengan pekerjaan tambahan.
Selain dari itu, ada pemikiran untuk meningkatkan efisiensi dan supaya perusahaan
tetap mempunyai posisi kompetitif, perusahaan telah memutuskan untuk memasang (install)
suatu computer-aided design & manufacturing system. Manajer Produksi dan Manajer
Keuangan & Akuntansi diberi tanggung jawab untuk memilih dan mengimplementasikan
sistem baru serta sekaligus menggantikan mesin lama IBM AS/400. Untuk itu mereka telah
melalui sejumlah waktu pengamatan dan melakukan evaluasi serta studi banding kunjungan
di berbagai tempat untuk melihat berbagai sistem yang sudah dijalankan di perusahaan lain.
Mereka masih ragu-ragu meskipun telah sekitar beberapa bulan bekerja untuk memilih
peralatan tersebut. Sementara itu dalam rapat steering committee atas status proyek, direktur
minta agar mereka melibatkan Kepala Bagin EDP dan salah seorang staf seniornya. Dengan
komposisi tim tersebut diharapkan proses pengambilan keputusan pemilihan sistem yang akan
mempunyai dampak penting bagi perusahaan dalam mendisain dan membuat produknya
dapat dilakukan dengan lebih baik.
Sistem-sistem Aplikasi
1. Batch processing system (dengan form)
2. Order system by phine
You are asked to reviwe order entry system:
Kebutuhan tambahan item hanya dituliskan di dokumen sumber atau dokumen tambahan
baru dan dibuat program baru tamb ahan. Tetapi CIO menganggap ada prioritas yang
lebih penting.
Apa rekomendasinya, apa resikonya bagaimana test of controls dan gtest substantifnya.
Dengan bill-payment by-phone, pelanggan merekam:

Kode pelanggan

Account number

Creditor number

Amoun to be paod to creditor

Tanggal kapan jumlah tersebut harus dubayar
Mesin automated teller request setiap data item dengan metoda step-bypstep basis. Setelah
item mengenai tanggal kapan jumlah tersebut hars dibayar telah diketikkan, mesin akan
meminta nama credit baru. Harap dicatat bahwa nomor kreditor harus diotorisasi untuk
pelanggan tersebut. Ia harus menulis surat atau menghubungi telpon ke Saving and Loan
Association untuk memperoleh nomor kreditor baru.Pelanggan juga dapat menggunakan
TouchTone telephone. Misalnya#9# when a credit number is requested, the customer
terminates data entry #8# they can obtain their account balance. #4# the automated teller will
repeat the las transaction entered.
Idemtify types of input errors that a customer colud make when using the system. What
controls could be used to prevent, detect, and/or cofrrect these errors?
Dengan EDI:




Pelanggan mengirim order
Perusahaan mengirim a functional acknowlwdgment transaction to pelanggan
mengkonfirmasikan bahwa order teklah diterima dan sudah sesuai den gan stndar EDI.
Konfirmasi tentang detain pesanan
Pelanggan mengeiim acknowlwdgment bahwa acknowlwdgment tentang order sudah
diterima.

Jika pelanggan mau mertubah ia harus mengirim change request.

Mengirim acknowlwdgment tentang chane request tersebut.

SI pelanggan dicek authenticated, customer use pasword that are encrypted before
they transmitted over communication lines to authenticate themselves. Diotorisasoi
sesuai kredit limit.
Menurut IT staf hanya kode barang yang divalidasi dan yang lain tidak perlu dengan
alasan: Pelanggan dipercaya dalam merekam data den gan komputernya, Pelanggan
segera mengirium acknowledgementg segera setelajh mengirim order.
As internal auditor what is your evaluation/ You should consider the IT staff response
in term of 4 objectives: assets safeguarding, data integrity, system effectiveness, and system
efficiency.
Di Bagian EDP, pengendalian intern pengembangan sistem yang telah diterapkan ialah:
a.
Pengembangan sistem dilaksanakan dengan Pendekatan System Development Life Cycle
mengacu pada Waterfall model. Dalam pengembangan sistem, urutan pengembangan
sistem yang dilakukan mengacu pada waterfall model, walaupun dalam prakteknya dapat
disesuaikan dengan kondisi yang terjadi, secara garis besar dapat disimpulkan sebagai
berikut:
1.
Feasibility Study (penilaian aplikasi yang diajukan dengan kriteria cost-benefit)
2.
Information Analysis (menentukan user requirement, kebutuhan informasi)
3.
System Design (merancang tata muka pemakai, file-file yang akan digunakan,
fungsi pemrosesan informasi yang akan dilakukan sistem)
4.
Program Development (perancangan, pemrograman, pengujian dan dokumentasi)
5.
Procedures and forms development (merancang dan mendokumentasikan
prosedur-prosedur dalam bentuk sistem untuk pengguna sistem)
6.
Acceptance Testing (pengujian akhir terhadap sistem dan persetujuan resmi dan
penerimaan oleh pengguna dan pihak manajerial). Dilaksanakan sistem
pengetesan aplikasi dan percobaan terhadap spesifikasi sistem.
7.
Conversion (perubahan dari sistem lama ke sistem baru). Tahap pelaksanaan
konversi dari sistem lama ke sistem baru dengan parallel changeover.
8.
Operation and Maintenance (pelaksanaan pengoperasian sistem diikuti
modifikasi dan perawatan ringan terhadap masalah yang ditemukan).
Dalam kegiatan pihak pengembang (system developer) telah melakukan acceptance
testing untuk mengidentifikasi error dan defisiensi sebelum hal tersebut berdampak luas, yaitu
:pengujian program untuk memastikan akurasi, kelengkapan, dan efisiensi, pengujian
terhadap keseluruhan sistem, pengujian terhadap seluruh sistem seperti antarmuka sistem,
program dan prosedur oleh pengguna sistem. Dalam pelaksanaan pergantian dari sistem lama
ke sistem baru pihak pengembang menerapkan cara parallel changeover, yaitu dimana untuk
suatu periode yang ditentukan sistem lama dengan sistem baru dijalankan secara bersamaan
guna pengujian efektifitas sistem baru, sehingga dapat mendeteksi masalah agar dapat
dilakukan pengujian dan perbaikan tanpa menganggu pelaksanaan transaksi yang terjadi.
Dalam pelaksanaan maintenance pihak pengembangan melakukan maintenance sebagai
berikut: kesalahan logika yang ditemukan diperbaiki, perubahan dalam lingkungan sistem
memerlukan modifikasi sistem, perubahan dilakukan untuk meningkatkan efisiensi
pemrosesan. Konversi dilakukan dengan tanpa users training. Pelatihan terhadap user dalam
pelaksanaan konversi dari sistem lama ke sistem baru tidak dilakukan.


Prosedur lain yang juga sudah diatur ialah mengenai permintaan/ perubahan sistem:
Request for maintence to program harus dengan permintaan secara terulis dari users
(although users might be acting on the advice of the information staff who support their
systems). Semua request dibuat dalam standard form dan di-submitted kepada Kepala
Bagian EDP (KEdp).
Kecuali untuk permintaan yang benar-benar urgent, request baru akan direview tiap akhir
minggu. Setiap Sabtu Kedp membuat daftar permintaan/perubahan aplikasi dan
konsekuensi maupun time framenya untuk disampaikan ke unit masing-masing user.



Konsep pemikiran ini disusun berdasarkan saran staff programmer ahlinya. Surat-surat
pemberitahuan tersebut harus dikontra sign sebelum dikerjakan.
Setiap bulan KEdp mengeluarkan laporan kepada CIO mengenai kegiatan maintenance
yang sedang dikerjakan dan pengerjaannya. CIO membawa laporan tersebut ke rapat
koordinasi steering committee.
Untuk setiap kegiatan maintenance yang disetujui, KEdp menunjuk programmer yang
akan mengerjakan. Sedapat mungkin yang familiar dengan aplikasi tersebut. Pada saat
yang sama memberi wewenang ke sistem analis untuk menyiapkan data test dan setelah
pemrogramman selesai melakukan pengujian.
Programmer yang bersangkutan wajib melaporkan bila program telah siap di-release.
KEdp mereview agar pemrogramman dan program tersebut compliance standard. Jika
KEdp telah satisfy ia minta user yang minta perbaikan untuk mencoba dan melakukan
pengetesan. Kadang-kdang proses ini menjadi semacam iterasi berulang: tes - perbaikan.
Jika sudah disetujui ditandatangai acceptence form dan di release version of program.
Dari Segi Pengendalian Manajemen Sumber Data, dalam pengendalian sumber data
telah adanya Data Base Administrator sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan data dan
basis data, tetapi pada saat ini di perusahaan tersebut belum ada fungsi Data Administrator.
Adapun pada pengendalian manajemen sumber data telah terdapat Data Base Administrator
(DBA) yang berfungsi terhadap pengelolaan data dan basis data seperti: mendefinisikan data,
membuat dan merawat database, memonitor operasinya. Untuk melaksanakan fungsinya,
DBA melakukan pengendalian untuk mempertahankan integritas data (data integrity), yaitu :
a. Pengendalian untuk memastikan basis data sesuai dengan definisi yang telah ditetapkan
(Definition Control).
b. Pengendalian untuk memastikan keberadaan data dengan melakukan proses backup dan
recovery procedures (Existence Control).
c. Pengendalian akses terhadap data dan basis data (Access Control).
d. Pengendalian untuk memastikan pelaksanaan update data dan basis data pleh pihak yang
berotorisasi (Update control).
e. Pengendalian untuk mengatur pelaksanaan update data yang sama pada waktu yang
bersamaan (Concurrency control).
f.
Pengendalian untuk menjamin keakuratan, kelengkapan, konsistensi basis data (Quality
Control).
Adapun dilihat dari segi pengendalian manajemen keamanan secara umum
perusahaan telah memiliki prosedur back up yang dilakukan setiap hari. Disamping itu juga:
a. Penggunaan password sebagai kontrol logikal terhadap pemakaian program dan file data
dengan menggunakan identifikasi pemakai.
b. Menggunakan media penyimpanan back up data yaitu tape.
c. Memiliki proteksi terhadap ancaman virus, menggunakan stabilizer pada peralatan
komputer.
d. Belum melakukan enkripsi data pada media penyimpanan dan media komunikasi.
e. Ancaman utama terhadap keamanan, terdiri dari :
o
Kebakaran, pengendalian untuk antisipasi kebakaran ialah dengan disediakannya
alat pemadam kebakaran berbentuk tabung di setiap lantai.
o
Banjir, pengendalian keamanan untuk antisipasi banjir ialah penempatan ruangan
server di lantai dua dan memastikan atap dan dinding ruangan yang tidak bocor.
o
Perubahan sumber energi, antisipasinya dengan stabilizer dan UPS untuk mengcover tegangan yang tiba-tiba turun sehingga dapat berpengaruh terhadap aset
dan peralatan sistem informasi. Juga telah digunakan listrik diesel sebagai
cadangan yang memerlukan selang waktu untuk kebutuhan listrik yang ada.
o
Kerusakan struktural seperti gempa, angin ribut, dan lainnya yang dapat
berpengaruh terhadap aset sistem informasi bila kerusakan tersebut terjadi.
o
Akses pihak yang tidak berotorisasi, pengendalian manajemen keamanan untuk
mengantisipasi akses pihak yang tidak berotorisasi dilakukan penggunaan
password sebagai kontrol logikal terhadap pemakaian program dan file data
dengan identifikasi pemakai. Namun tidak digunakannya alarm anti penyusup,
dimana dapat membahayakan aset dan peralatan perusahaan dari tindakan
pencurian dan perusakan. Selama ini belum pernah ada pelaksanaan review
password serta perubahan yang telah dilakukan, dan tidak ada pergantian
password secara rutin dalam periode waktu tertentu secara berkala.
o
Virus, pengendalian untuk mengantisipasi virus dilakukan dengan penggunaan
antivirus untuk menjaga keamanan data dan program.
f. Pengendalian Akhir, terdiri dari:
o
Rencana pemulihan bencana, dilakukan prosedur backup data setiap hari. Dan
media back up data juga disimpan terpisah dari lokasi perusahaan.
o
Asuransi, perangkat keras yang ada tidak diasuransikan.
Dilihat dari segi pengendalian manajemen operasi, telah dilaksanakan pengendalian
dalam manajemen operasional, yaitu:
a. Dukungan terhadap pengoperasian komputer setiap harinya.
b. Pelaksanaan pengendalian terhadap jaringan.
c. Kepastian terhadap jalannya persiapan dan pengentrian data.
Pada saat ini Saudara sedang menyelesaikan rancangan tentang sistem penjualan dan piutang.
Pada minggu ini Anda harus menyampaikan usulan sistem tersebut, untuk itu sebutkan/jelaskan:
sub-subsistemnya, unit & fungsi terkait, jenis transaksi apa saja yang dapat terjadi pada subsistem
akuntansi ini dan dokumen yang digunakan, prosedur (dalam menggambarkannya gunakan
flowchart), catatan akuntansi yang digunakan (jurnal umum/ khusus, buku besar, buku
pembantu/kartu, sebutkan akun terkait selengkap mungkin), kode barang, kode pelanggan,
pengendalian intern yang diperlukan (preventif/ detektif/korektif dan untuk menanggulangi resiko
apa), serta laporan yang dihasilkan (katagorikan jenis laporannya, usersnya/level apa, dan
jadwalnya). Bila perlu siapkan format laporan (atau sebutkan judulnya saja, yang dapat
menggambarkan pokok isi laporan tersebut) yang Anda anggap penting untuk disajikan kepada para
manajer dari berbagai level dan unit fungsional mana saja selain Pemasaran berdasarkan jenis
penyediaan informasi yang sesuai. Untuk lebih meyakinkan, lampirkan juga desain format jurnal
penjualan yang Saudara usulkan! Anda boleh mengajukan saran yang dianggap baik (meskipun
tidak menjadi requirement users. Dalam hal ini Anda juga boleh membuat asumsi-asumsi, seolaholah hasil dari data gathering dalam users requirement identification. Suatu sistem komputerisasi
salah satu sub sistemnya adalah komputerisasi peneri-maan setoran/ penarikan tabungan. Nasabah
mengisi formulir setoran/ penariakan tunai: Nomor tabungan (Notab), Nama Nasabah (Nama),
Kode Setor/ Tarik (KoTrans), jumlah setoran/ penarikan dan (Jml-RPH), tanggal (TGL). FFormulir
tersebut bernomor urut tercetak. Petugas bank teller menerima formulir dan mengetikannya ke
komputer. Dalam pengetikan tersebut, petugas selalu mengetik ulang Notab (dua kali, yang pertama
tidak terlihat dilayar). Petugas kelihatan terampil karena masing-masing telah dilatih dan diberi
buku pedoman kerja. Akan tetapi kalau ia salah merekam nilai uang, maka ia harus minta
supervisornnya untuk melakukan pembetulan. Petugas tidak boleh melakukan perubahan nilai
Rupiah yang ada di file komputer. Pengelolaan front office bank tersebut cukup baik, komputer
ditempatkan pada area front-desk yang terpisah dengan staf administratif lain, dan setiap teller yang
bertugas dengan komputer diberi pass-word khusus. Mesin komputer tersebut juga terjaga dengan
baik, bahkan di-asuransikan. Pada akhir jam kerja tiap-tiap bank-teller mencetak kegiatan berupa
Daftar formulir yang direkam hari itu (sudah terprogram di komputer, tinggal perintah cetak saja)
dan beberapa jenis laporan lain yang diberi identitas khusus. Tiapa jenis laporan dikirimkan untuk
pihak yang berbeda.
Dalam operasinya bank mempunyai Kas keliling (mobil), dimana nasanah dapat menyetor/
mengambil uang jumlah kecil, dengan tetap mengisi formulir tersebut. Formulir-formulir setoran/
pengambilan itu tiap akhir jam kerja disusun per bundel + 20 lembar kemudian distaples dengan
dilekati lembar kertas rekap pada halaman-1, yang berisi nomor bundel, jumlah lembar formulir
dalam bundel tersebut, jumlah uang setorang/ penarikan. Selanjutnya formulir diserahkan ke kantor
cabang untuk diolah dengan komputer secara sistem batch processing system.
General Control
PBs meminta Anda untuk menguji kelayakan pengendalian keamanan (security control) atas
lokasi yang baru dibangun sembilan bulan lalu sebagai lokasi penyimpanan fasilitas
mainframe komputer.
Pada saat pertama melihat, fasilitas baru ini terlihat mengesankan. Fasilitas yang dibeli oleh
Perusahaan, sebelumnya adalah sebuah gudang tua. Untuk menyamarkan gudang itu, bagian
depan bangunan yang terbuat dari kayu dibiarkan, tapi interior ruangan dalam telah direnovasi
total dengan tujuan mengamankan fasilitas penyimpanan. Lokasi gudang dan kegunaannya
hanya diketahui oleh sejumlah orang yang merupakan karyawan perusahaan. Orang-orang ini
telah menandatangani perjanjian rahasia sehubungan dengan kegiatan dan lokasi gudang.
Sebagai bagian dari review kontrol secara phisik, anda menguji kelayakan kontrol untuk
mencegah dan mendeteksi kebakaran. Pada saat Anda berkeliling di ruangan komputer, Anda
melihat bahwa disana tidak ada alat pemadam api manual (hand-held fire extinguisher) yang
ditempatkan pada lokasi yang strategis di ruangan tersebut. Anda menanyakan kepada
manajer operasi tentang kelemahan ini. Dia meyakinkan Anda, bahwa hal ini bukanlah suatu
kelemahan dari kontrol. Dia memberitahukan Anda bahwa di ruangan telah dipasang system
pendeteksi panas yang sangat canggih yang dapat mendeteksi api yang sangat kecil sekalipun.
Segera setelah api dideteksi, system pemadam api akan mengeluarkan gas penghalau api
kedalam ruangan dalam waktu 30 detik setelah api dideteksi. Operator telah diinstruksikan
untuk membersihkan ruangan secepatnya pada saat alarm berbunyi karena gas penghalau api
adalah beracun.
Pada akhirnya, manajer operasi berargumentasi , bahwa pemadam api manual tidak
diperlukan. Tapi dilain pihak manajer operasi berpendapat bahwa akan sangat berbahaya bagi
operator jika terlambat atau tidak segera meninggalkan ruangan dari ruangan komputer
setelah alarm berbunyi.
Ketika Anda mewawancarai beberapa operator tentang prosedur evakuasi kebakaran yang
telah dijelaskan oleh manajer, memang mereka sudah sangat jelas dan sangat paham dengan
prosedur-nya dan mereka secara teratur berlatih evakuasi. Salah satu supervisor operator
bercerita bahwa enam bulan lalu terjadi kebakaran yang disebabkan oleh listrik di ruangan
komputer. Prosedur evakuasi berjalan dengan lancar dan alarm kebakaran dan system
penghalau api bekerja dengan sempurna. Hanya kerusakan ringan yang terjadi akibat dari
kebakaran tersebut, dan tidak ada orang yang terluka.
Diminta :
Sampai dengan tahap ini, apa kesimpulan Anda tentang kelayakan kontrol seperti yang
dijelaskan oleh manajer operasi ?

Aplication Control, Input Control
Berdasarkan form Employee Master dan Employee Pay di aplikasi, isilah masing-masing
field dengan kondisi berikut ini :
Field
Emp No
1.
2.
3.
4.
5.
Account No
Dept Code
Emp Stat
6.
7.
8.
9.
Kondisi
Entri dengan sembarang angka sebanyak 4 digit
Entri dengan sembarang angka sebanyak 7 digit
Entri dengan alfanumerik sebanyak kurang dari 5 digit, 5 digit dan lebih
dari 5 digit
Entri dengan : 23435
Untuk setiap ke-empat entri diatas, lengkapilah field-field lainnya dan
tekan tombol OK
Isi dengan angka sembarang
Entri dengan kode departemen yang tidak terdapat dalam MasterDept.
Entri dengan alfanumerik
Entri dengan kode status yang tidak terdapat dalam MasterStatus
Salary Level
Basic Salary
Start
Quit
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Entri salari tanpa format angka (titik atau koma)
Entri salari yang tidak terdapat dalam MasterBasicSalary
Entri salari tanpa format angka (titik atau koma)
Entri untuk tanggal yang out of range, misalnya 30 Februari
Entri jika posisi tanggal terbalik (tidak dd/mm/yy)
Entri untuk tanggal yang out of range, misalnya 30 Februari
Entri jika posisi tanggal terbalik (tidak dd/mm/yy)
Tugas 2
Setelah Anda melakukan uji coba entri diatas, lakukanlah analisa terhadap :
 Resiko yang akan terjadi jika tidak diterapkan suatu pengendalian dalam aplikasi
penggajian tersebut,
 Tingkat (level) resiko menjadi tiga (3) tingkat yaitu rendah (low), menengah (medium),
tinggi (high).
 Kerugian yang akan dialami jika resiko yang telah disebutkan terjadi (satu resiko bisa
mengakibatkan banyak kerugian).
Selain itu berikan juga :
 Usulan pengendalian (control) yang harus diterapkan dalam aplikasi penggajian.
 Data tes untuk memeriksa kesesuaian dalam pelaksanaannya.
Process Control
Buatlah dalam kertas kerja (worksheet) yang telah disediakan, yang berisi kolom-kolom
sebagai berikut :
WORKSHEET – APPLICATION CONTROL CHECKS
Modul/Menu : Employee Data Maintenance
Application : Payroll System
Data Files : EmployeePay
Topik/Field
Resiko
Level Resiko
Kerugian
Usulan
Data Test
Name
(Low,High,
Pengendalian
Medium)

Entri-lah data di bawah ini dalam form Pendataan Master Employee dan
Pendataan Employee Pay
EMPN
O
DEP
EMPNAME
ACCOUNT
T
AHMAD
69012078.0.13812
23435 ENDHY
.114
69
69012078.0.13813
23445 YALI
.111
69
61323078.0.12396
23488 PAULANA
.116
61
61222078.0.12025
23528 WARNO
.118
61
61214078.0.11710
23539 M SAID
.118
61
61323078.0.12397
23541 RADIN
.112
61
61210078.0.11520
23553 SOLEHAN
.114
61
63101078.0.13472
23564 P SUKIMIN .119
63
23566 FATONI
61611078.0.13326 61
STAT BSC_SALA LEVE
US
RY
L
START
K0
4617000
7
3/4/95
K0
3684000
5
3/4/95
K3
4617000
7
3/4/95
K0
4461000
6
3/5/95
K0
4461000
6
3/5/95
K2
3684000
5
3/5/95
K3
4461000
6
3/5/95
K3
K2
5173000
3684000
8
5
3/5/95
3/5/95
QUIT
.112
63113078.0.13663
23579 SARIO
.119
63 K1
3684000
5
3/5/95
69012078.0.13812
23580 TUKIMIN
.114
63 K1
3684000
5
3/5/95
61611078.0.13327
23589 MUSLI
.119
61 K0
3684000
5
3/5/95
61210078.0.11521
23612 M SOLEH
.111
61 K1
3567000
4
3/6/95
61210078.0.11522
23613 JASIMUN
.117
61 K0
3684000
5
3/6/95
LILIK
63113078.0.13664
23656 SUWITO
.115
63 K2
3684000
5
3/6/95
61434078.0.12981
23695 MUHDI
.116
61 K1
4461000
6
3/6/95
SAIRIN
61533078.0.13273
23714 SUSANTO
.116
61 K3
4461000
6
3/7/95
61020078.0.11065
23716 A SYARIF
.115
61 TK
4617000
7
3/7/95
63110078.0.13506
23723 SUKIRMAN .111
63 K3
3684000
5
3/7/95
63113078.0.13665
23724 MADIO
.111
63 K0
3684000
5
3/7/95
 Lakukan perhitungan monthly salary untuk data diatas, dan entri ke field monthly salary
yang ada pada form Pendataan Employee Pay.
 Berikan tanda  pada menu “Detail Perhitungan”
Tugas 2
Berdasarkan “detail perhitungan” yang ditampilkan, lakukan :
 Pengecekan terhadap keakuratan proses (perhitungan, pembacaan data dalam table dll)
 Penyusunan laporan atau summary jika ada kesalahan proses (untuk mengerjakan ini,
disediakan kertas kerja).
 Berikan usulan perbaikan terhadap kesalahan – kesalahan yang terjadi atau langsung
melakukan peng-entrian untuk memperbaiki kesalahan (jika terdapat kesalahan entri).
Berikut ini adalah contoh dari kertas kerja (worksheet) yang diperlukan.
WORKSHEET – INTERNAL CONTROL CHECKS
Application : …………………………
Area :
Proses
Resiko / Ancaman
Level Resiko
(Low,High,
Medium)
Kerugian
Usulan
Pengendalian
Berikut ini data lembur (overtime), yang dapat digunakan untuk menghitung monthly salary.
EMPNO
23435
23445
23488
23528
23539
23541
23553
23564
23566
23579
23580
23589
23612
23613
23656
23695
23714
23716
23723
23724
23726
23730
23734
23735
23737
23742
OT_HOURS
23
34
12
31
102
45
-12
54
12
9
78
11
5
3
250
65
23
34
12
31
102
45
76
45
-11
54
EMPNO
23843
23852
23853
23854
23858
23860
23861
23866
23875
23893
23898
23899
23905
23910
23920
23922
23923
23924
23928
23929
23930
23933
23942
23950
23951
23966
OT_HOURS
3
-11
54
12
9
78
11
3
65
23
34
12
31
102
45
76
45
3
65
23
34
12
31
102
45
76
EMPNO
24083
24093
24094
24095
24106
24113
24123
24125
24126
24136
24144
24147
24149
24152
24153
OT_HOURS
-12
54
12
9
78
34
12
78
23
34
12
31
102
45
76
23745
23747
23763
23765
23766
23773
23775
23776
23778
23787
23807
23810
23822
23823
23825
23828
23838

12
9
78
12
11
23
34
31
102
45
54
12
201
78
11
5
3
23974
23978
23986
23989
23990
23992
24007
24028
24033
24035
24038
24040
24050
24056
24057
24074
24080
45
-12
54
12
9
78
11
5
3
12
31
102
45
76
45
76
45
Database
Buatlah keterkaitan antar file yang digunakan dalam aplikasi penggajian, yaitu :
o
o
o
o
o
o
EmployeeMaster
EmployeePay
MasterDept
MasterBasicSalary
MasterStatus
MasterIncomeTaxRatio
Gunakan kertas kerja yang telah disediakan.
Setelah membuat keterkaitan antar file, Anda diminta untuk mereview kelemahan struktur
table yang ada.
Berikan usulan perbaikan Anda.
PT menggunakan sistem order berbasis komputer. Equipment sites placed order den gan
menggunakan komputer. Perusahaan juga akan mengimplementasikan sistem pembayaran
melalui telpon (phone cash receipt system). Sistem tersebut memungkinkan pelanggan
merekam bill payment transaction, transfer fund ke rekening rekening pertusahaan dalam
rangka pembayaran utang dagang pelanggan. A voice feedback system akan memberikan
panduan ke nasabah dalam mengoperasikan sistem ini langkah demi langkah. Misalnya,
tanggal pembayaran dan jumlah yang harus dibayar. Seluruh data tersebut dientri dengan
menggunakan Touch-Tone telephone.
Anda diminta membrikan saran dalam kaitannya dengan kontrol akses (boundary controls),
khususnya:
o
Cek bahwa nasabahnya valid
o
Nasabah hanya diizinkan melakukan funds transfer dari rekening yang telah
memperoleh otoriasi saja
o
Tidak overdraw
Inisiasi Systems Development
Banyak persoalan yang dihadapi oleh perusahaan yang antara lain disebabkan
beberapa aspek yang berkaitan dengan pengambilan keputusan yang kurang tepat akibat
informasi yang dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan. Manajemen berpendapat
bahwa salah penybabnya adalah diakibatkan karena sistem informasi akuntansi (an
inadequate accounting information system). Pada saat ini dibentuk suatu posisi director of
information systems atau chief of information oficer (CIO), karena manajemen merasakan
bahwa terdapat masalah dan salah satu pemecahannya perlu dilakukan harmonize dan update
pada accounting information system yang terasa kurang coordinated dan dinformasi yang
dihasilkan banyak yang obsolete.
Manajemen menunjuk steering committee untuk mengkoordinasikan suatu long-range
systems development program atau lebih tepat lagi disebut information technology plan (IT
Plan). Manajemen menginstruksikan committee untuk menyusun strategic systems plan, yang
terdiri dari proyek-proyek pengembangan sistem yang dapat diidentifikasikan. Manajemen
berpendapat perlu dilakukan downsize the company’s information systems, migrasi aplikasi
dari centralized mainframe ke micro-baased local-area network (LAN). Dalam hal ini steering
committee perlu membuat alasan justifikasi atas hal terebut. CIO yang merupakan wakil ketua
steering committee untuk:
a. Memberikan penjelasan atas reasons mengepa a perlu dipilih sistem distributed LAN dan
micro-based dibandingkan dengan centralized mainframe.
b. Define apa yang dimaksud dengan terminologi “micro-based-local-area network (LAN)”
dan jelaskan komponen-komponen utamanya serta model configurations-nya.
c. Sebelum keputusan diambil, perlu dibuat informasi pendukung keputusan yang berupa cost/
benefits, pertimbangan-pertimbangan dan resiko information systems downsizing tersebut.
Steering committee membrikan kiat, paling tidak beberapa tipe general control(s) yang paling
efektif dalam bentuk preventif atau detektif dari resiko sebagai berikut:
a. Petugas gudang menemukan bahwa beberapa part tertentu out of stock, padahal menurut
kartu persediaan barang pada fungsi akuntansi terdapat cukup banyak persediaan barang di
gudang.
b. Manajer Pembelian memesan barang yang sebetulnya tidak atau kurang diperlukan, atau
jumlahnya berlebihan.
c. Departmen Internal audit menemukan pembatasan ruang lingkup pemriksaan dari pimpinan
perusahaan, sehingga hal itu berakibat tidk tercapainya tujuan audit.
c. Manajemen minta ke the audit department untuk melakukan audit terhadap implementation
sistem kode yang baru saja dideain pada akhir-akhir ini dan pada pemeriksaan terhadap
aplikasi kom puter ternyata diketemukan perbdaan dalam penerapannya.
d. Seorang internal auditor, pada akhir-akhir ini diberhentikan.
e. Dalam computer information systems audit yang sudah terjadwal berkala, diketmukan
complicated programming algorithm yang dapat berakibat pada biaya computer-time. The
amount added accounted for 95 percent of the net income for the division for the most recent
year. Upon further investigation, the CISA finds that only the marketing manager, the
division manager, and the programmer know of the algorithm. The firm has a separate
division to investigate fraud. The auditor communicates with management and the special
investigation division. The investigation is turned over to that group. However, after a month,
it becomes apparent that senior management has instructed the group to “not make waves”
and to drop the investigation.
f. Internal auditor mempersiapkan audit pada firm’s automated payroll application. Mereka
menentukan ruang-lingkup audit yang mencakup hal-hal seperti: perhitungan gaji, upah,
potongan-potongan, pajak penghasian, dan paycheck distribution.
Identifikasikan apakah program kerja audit berkut perlu dilakukan.
a. Review program yang berkaitan dengan rumus-rumus atau cara perhitungan gaji dan upah.
b. Review sample yang mencakup time cards dan lembur.
c. Review rates gaji dan upah tahun-tahun sebelumnya.
e. Lakukan rekonsili antara jam kerja pada time card menurut Produksi dan yang ada di
komputer.
f. Analisis pajak-pajak yang berkaitan dengan penghasilan.
k. Review kesesuaian antara file payroll dengan file personnel.
l. Review procedur yang berkaitan dengan paychecks.
The computer department has a minicomputer system with two 50-gigabyte disk drives, 15
networked microcomputers, and two printers. The computer system is used for order
processing, billing, accounts receivable and payable, inventory, sales analysis, and the general
ledger. Most of the applications are interactive. Payroll has been outsourced to a data
processing service bureau, and the fixed asset system is manual. All systems development is
done by the equipment/software supplier. Several weaknesses in the automated information
systems’ general controls were noted, as follows.
a. Rekonsili batch totals dilakaukan oleh computer department’s manager.
b. Semaua dokumentasi yang berisi run manuals disiapkan oleh software vendor.
d. Program changes request dilakukan oleh computer department’s manager dilaksanakan
serta di tes oleh software vendor. Tanpa formal approvals.
e. Tanpa user passwords; semua microcomputers dapat diakses applikasinya secara on-line.
Identify the criteria that the external auditor would use to determine whether the firm’s
internal control structure is adequate. Describe the review and evaluation steps or phases in
the audit process. Explain what the external auditor reviews to gather evidence during each of
these steps or phases of an internal control structure study, assuming that the firm’s
information system is automated. Recommend a corrective action to be taken by Sylvan
Engineering dan apa dampaknya.
The accounting clerk would enter the salesperson’s name into the terminal, together with the
requested expense amounts and account numbers to which the amounts would be charged. An
on-line program would process the data and, if valid, print a check on presigned blank-check
stock kept in the printer. Assume that the firm’s computer system contains an on-line file
pertaining to salespersons’ expense reimbursements and earnings, as well as an on-line
general ledger file. List several general controls that are needed in the proposed expensereimbursement procedure. b. Identify specific transaction controls that are needed in the
proposed procedure, organized by authorization, recording, editing, processing, and output
controls. Include under editing controls several programmed checks that should be applied
(including transmission and processing logic checks) and the elements of data to which the
checks should be applied. Employ a controls matrix similar to Figure 8-13 to list these
programmed checks
Manajemen baru PT. Auto melakukan tender untuk permintaan jasa/layanan audit. Kantor
layanan jasa audit KAP menang tender tersebut dan akan menangani audit yang pertama
di klien yang baru ini. Anda sebagai auditor senior di KAP tersebut, bertanggungjawab
untuk mengukur sistem pengendalian fungsi sistem informasi klien. Anda saat ini
melakukan kegiatan audit untuk mendapatkan gambaran struktur kontrol internal PT.
Auto.
Dalam mempelajari/ mereview pengendalian Top Management, anda menemukan
turnover manajemen puncak cukup besar (25%) dalam waktu 12 bulan. Sebagai tambahan 2
orang vice president Sistem Informasi keluar dan masuk pada periode yang sama. Vice
president Sistem Informasi saat ini dipilih 2 bulan yang lalu. Ia di rekrut ke posisi ini setelah
25 tahun berpengalaman sebagai manager Sistem Informasi di perusahaan retail kecil. Ketika
anda mereview data karyawan, anda mendapatkan bahwa kondisi karyawan saat ini berbeda
dan lebih sedikit dari keadaan saat didirikan pada 10 tahun pertama. Turnover selama periode
ini menurun (3%), bahkan ada orang yang sama yang bekerja di bagian Sistem Informasi
sampai masa pensiun. Ia tiba2 keluar mendadak setelah manajemen baru mengambil alih.
Ketika anda ingin menginterview karyawan Sistem Informasi, anda mendapatkan banyak
yang tidak mempunyai komitmen pada perusahaan. Banyak dari mereka yang kelihatannya
bekerja sampai larut malam untuk menangani banyak proyek yang berbeda. Mereka
kelihatannya seperti ketakutan dan tidak fokus. Beberapa dari mereka juga tidak pasti tentang
apa yang manajemen dan user inginkan dari sistem yang mereka disain dan implementasikan.
Saat interview dengan seorang wanita yang sudah bekerja beberapa tahun, ia mengatakan
secara tidak langsung bahwa “pikirkan tidak hanya apa yang mereka kerjakan”. Ia menolak
ketika anda meminta dia menjelaskan apa maksudnya. Things aren’t what they used to be.
Anda perhatian (concern) terhadap temuan anda yang mempunyai implikasi terhadap
audit berikutnya. Anda mencatat bahwa semua sitem keuangan PT. Auto berdasarkan paket
software dibeli dari vendor luar yang sudah terkenal. Pengembangan software internal
difokuskan untuk aplikasi engineering untuk mendukung penelitian dan desain, implementasi
dan operasional robot.
Diminta :
1. Buat Laporan hasil temuan audit anda dan pengaruhnya terhadap perusahaan.
2. Bagaimana saran anda kontrol yang seharusnya dilakukan dalam fungsi Sistem Informasi
di PT. Auto?
a. Salah satu contoh penyalahgunaaan komputer adalah kasus yang melibatkan anak
muda bers=nama Jerry Svhneider (JS).JS punya a flair for elektronik. Pada saat ia
meninggalkan sekolah menengah atas ia telah membentuk perusahaannya untuk
memasarkan penemuannya. Perusahaannya juga memasarkan refurbished Western
electrictelephone equipment. Pada tahun n1970 ia telajh membuat skenario dimana
Pacific Tlephone di LA akan menmasok padanya kebutuhan barang-barang dengan
free. PT menggunakan sistem order berbasis komputer. Equipment sites placed order
den gan menggunakan a toch-tone card dialer.
(Halaman 27 Weber)
Hal-411
Perusahaan juga akan mengimplementasikan sistem pembayaran melalui telpon (phone cash
receipt system). Sistem tersebut memungkinkan pelanggan merekam bill payment transaction,
transfer fund ke rekening rekening pertusahaan dalam rangka pembayaran utang dagang
pelanggan. A voice feedback system akan memberikan panduan ke nasabah dalam
mengoperasikan sistem ini langkah demi langkah. Misalnya, tanggal pembayaran dan jumlah
yang harus dibayar. Seluruh data tersebut dientri dengan menggunakan Touch-Tone
telephone.
Anda diminta membrikan saran dalam kaitannya dengan kontrol akses (boundary controls),
khususnya:
o
Cek bahwa nasabahnya valid
o
Nasabah hanya diizinkan melakukan funds transfer dari rekening yang telah
memperoleh otoriasi saja
o
Tidak overdraw
Audit Trail Controls in Boundary Environment
Dua jenis audit trail yang seyogyanya ada pada setiap subsistem, yaitu: jejak audit akuntansi
untuk memelihara catatan tentang tiap kegiatan/transaksi pada subsistem tersebut, serta jejak
audit operasional untuk maintain record penggunaan sumberdaya yang terkait dengan
kegiatan yang terjadi pada subsistem tersebut.
Accounting Audit Trail:
o
Identify of the would be user of the system
o
Authentication information supplied
o
Resources requested
o
Action priveledge requested
o
Terminal identifier
o
Start anfd finish time
o
Number of sign-on attempts
o
Resources provide/denied
o
Action priviledge allowed/denie.
Audit trail mechanism ini digunakan:
o
Secara peridik direview
o
Dibuat laporan series mengnai nasabah/pelanggan tertentu
o
Dikaji apakah ada transaksi yang ada indikasi ubnormal
Dapat dilakukan juga dengan software semacam intrusion detection system yang
membandingkan current behavior dengan pas behavior.
Opoerational Audit Trail
Sebagain besar data dari audit trail akuntansi dapat juga digunakan untuk audit trail
operasional. Misalnya start-finish time dapat dianalisa mengenai kewajaran penggunaan
computer time, dan sebagainya.
Processing Controls
o
Validation checks
Level
Type of check
Field
Overflow
Explanation
Computation field but not zeroized
Range
Record
Reasonableness
Marital status and sons/daugters
Sign
File
Crossfooting
Control totals
o
Problem with programming style

Handle rounding correctly

Print run-to-run control totals

Minimize human intervention

Understand hardware/software numerical hazards

Use redundant calculations

Avoid closed routine
Audit trail controls
o
o
Accounting audit trail

Terdapat tipe-tipe transaksi tertentu yang men-trigger transaski lainnya, misalnya
layanan order dapat mengenerate back-order atau purchase requisition. Auditor
harus waspada.

Jika program performs suatu set kalkulasi yang kompleks, maka harus segera
terdapat record yang dapat dievaluasi kesesuaian antara inpu-proses-outputnya.
Operational audit trail

Content of the operation audit trail
a.
Resources consumption

Hardware (used of CPU, peripheral, memory, storage, communication
facilities)

Software (used of compilers, subroutine library, mana-gement facilities,
communication software)

Data (file accessed, frequency of access to data items, ways data used,
number of back-up made)

Personnel (number of operators intervention required, use of off-line
storage).
b.
Data related to security sensitive events
Data collectedv related to logging, password or access priviledge can be
evaluate.
c.
Hardware malfunctions
d.
User specified events
Exixtence controls : checkpoint and restart controls
Database controls
1. Access controls
a. Discretionary access controls
b. Mandatory access control
c. Some implementation issues
2. Integrity controls
a. ERD Model Integrity constraints
b. Relational model Integrity constraints
c. Object data Integrity constraints
3. Application software controls
a. Update protocols
b. Report protocols
4. concurrency controls
a. Nature of the shared data resources problem
b. The problem to deadlock
c. Solutions to deadlock
d. Preventing deadlock
e. Distributed databse concurrency controls
5. Cryptographic controls
6. File mhandling controls
7. Audit trail control
a. Accunting audit trail
b. Operational audit trail
8. Existence controls
a. Grandfather, father, son strategy
b. Dual recording mirroring strategy
c. Dumping
d. Logging
e. Resedual dumping
f.
Differential files/shadow paging
1.
Access controls
a.
Discretionary access controls
b.
Mandatory access control
c.
Some implementation issues
2. Integrity controls
a.
ERD Model Integrity constraints
b.
Relational model Integrity constraints
c.
Object data Integrity constraints
3. Application software controls
a.
Update protocols
b.
Report protocols
4. Concurrency controls
a.
Nature of the shared data resources problem
b.
The problem to deadlock
c.
Solutions to deadlock
d.
Preventing deadlock
e.
Distributed databse concurrency controls
5. Cryptographic controls
6. File mhandling controls
7. Audit trail control
a.
Accunting audit trail
b.
Operational audit trail
8. Existence controls
c.
Grandfather, father, son strategy
d.
Dual recording mirroring strategy
e.
Dumping
f.
Logging
g.
Resedual dumping
h.
Differential files/shadow paging
Output Controls
1. Inference controls
a.
Conceptual foundation
b.
Restriction control
c.
Perturbation Controls
2. Batch Output Production and Distribution controls
a.
Stationary Supplies Storage Controls
b.
Report Program Execution Controls
c.
Queuing/Spooling/Printer0file Controls
d.
Printing Controls
e.
Report Collection Controls
f.
User/Client Services Review Controls
g.
Report Distribution Controls
h.
User Output Controls
i.
Storage Controls
j.
Retention Controls
k.
Destruction Controls
3. Batch Report Design controls
4. Online Output Production controls
a.
Source Controls
b.
Distrinution Controls
c.
Communication Controls
d.
Receipt Controls
e.
Disposition Controls
f.
Retention Controls
g.
Deletion Controls
7. Audit trail control
i.
Accunting audit trail
j.
Operational audit trail
8. Existence controls
Sistem informasi berbasis komputer yang sudah dilaksanakan ialah sistem informasi akuntansi
(terdiri sub-subsistem: revenue cycle, production cycle, expenditure cycle, payroll, dan general
ledger accounting), dan sistem informasi manajemen persediaan. Kegiatan sistem berbasis
komputer lainnya ialah: engineering design, pengolahan data market research, personnel, dan
cash management. Processing of transactions pertaining to the first four preceding activities,
plus payroll and general ledger accounting, is aided by two computers. One of these computers is
located within the accounting function, and the other within the production function. Magnetic
disks are employed for on-line storage of files. The following sections describe briefly the current
processing, including key documents, outputs, and files. (In addition, Exhibit A-2 contains
measures of activity relating to the following procedures.) Pengolahan data transaksi yang
terkait dengan aktivitas akuntansi dan daftar gaji dilaksanakan dengan komputer mainfrane
yang ditempatkan pada Divisi Administrasi Keuangan. Sedangkan aplikasi komputerisasi yang
lain dilakukan dengan komputer yang berada pada Divisi Produksi. Data disimpan pada sotarge
berupa disk magnetis yang merupakan media penyimpanan data yang on-line ke central
processing unit komputer induk tersebut.
Revenue Cycle
Para salespersons secara periodik mengunjungi para pelanggan dan pihak-pihak lin yang
secara prospektif berpotensi menjadi pelanggan pada area atau wilayahnya. Setiap
salesperson dilengkapi dengan computer note-book, handphone GPRS lengkap dengan
bluetooth untuk fasilitas akses internet di lokasi penjualan dan kode akses tertentu. Setelah
mempeoleh order pembelian, salesperson tersebut akan membuka web-based formal sales
orders yang secara otomatis akan diterima oleh Petugas penjualan dim perusahaan tersebut,
untuk kemudian dicetak dalam quadruplicate. Aslinya dikirimkan kepada pelangan tersebut,
dan salah satunya disimpan di Bagian Penjualan sorted per nama pelanggan. Pada akhir hari
kerja, seluruh dokumen sales order yang dicetak hari itu dikirim ke Bagian Kredit dalam
bentuk per batch of orders (consisting of two copies of all orders prepared that day).
Pada saat sales order tersebut diterima, kemudian dilakukan verifikasi khususnya mengenai
kelengkapan data dan akiurasi mekanis, dilakukan oleh para petugas pelaksana (klerk)
berdasarkan alokasi nomor yang didistribusikan oleh Kepala Seksinya. Selanjutnya tiap order
juga dicek mengenai status kredit dari pelanggan yang bersangkutan. Apabila segala
sesuatunya telah sesuai dengan yang seharusnya, maka masing satu copy tiap sales order
tersebut dikirimkan ke Bagian Pengawasan Persediaan dan Bagian Penagihan.
Dengan menggunakan computer printouts of product status sebagai referensinya, inventory
control clerks menentukan apakah barang persedian cukup tersedia untuk memenuhi
permintaa pembelian tersebut.Dalam hal ini selalu akan diperiksa apakah barang dapat
diambilkan/dikirimkan dari gudang yang terdekat dengan lokasi pekanggan tersebut (dan
intruksi pengiriman barang dikirim ke gudang tersebut).
In either case, the goods are picked and readied for shipment, based on the order. A shipping
report and bill of lading are prepared, and the order is shipped. A copy of the shipping report
is enclosed with the shipment as a packing slip, and another copy is returned to the billing
department. If sufficient inventory is not available to fill the order in its entirety, the inventory
control clerk prepares a back order, which he or she routes to the production planning and
control department.
On the receipt of a shipping report, a billing clerk pulls the department’s copy of the sales
order from a file, verifies that the product numbers and quantities match, and notes the
shipping date and prices on the order copy. Next he or she sends the order copy (together with
the other orders processed that day) to the data preparation section in the accounting data
processing department. The orders then are keyed onto magnetic tape, edited, sorted, and
processed against the accounts receivable and finished-goods inventory (product) master files.
Sales invoices are generated as outputs from this processing, together with an open sales
invoice file on magnetic disk.* Two copies of each sales invoice are mailed to a customer,
two other copies are sent to the sales order department and the appropriate regional sales
office, and a fifth copy is filed alphabetically. All cash receipts from customers are received
in the mail room at the home of-fice. There they are opened and listed on a special form. Then
the checks are routed to the cashier, together with a copy of the list. The cashier prepares a
bank deposit slip in duplicate, endorses the checks, and delivers the deposit to the bank the
next morning. A copy of the deposit slip is returned to a file in her office. Another copy of the
listed receipts is sent to the credit department, where a clerk enters the customer numbers that
correspond to the listed names and addresses. The clerk forwards the list to the data
preparation section, which keys the receipts data onto magnetic tape. The transaction data are
then sorted and processed against the accounts receivable master file once each day. At the
end of the month the accounts receivable master file is processed to produce an accounts
receivable aging schedule, which is sent to the credit manager, and statements, which are
mailed to customers.
Production Cycle
Products are manufactured either for inventory or to fill back orders. The overall production
level generally is based on a sales forecast made by the marketing function. However, back
orders occur because of out-of-stock conditions, and they must be fitted into the schedule. In
fact, back orders are given priority in order to pacify unhappy customers.
Production operations are triggered when the production planning and control department
receives production authorizations or back orders. The production authorizations are prepared
by comparing forecasted sales levels with current levels of finished-goods inventory on hand
and are issued jointly by the production superintendent and the inventory control manager.*
Back orders are prepared, as described earlier, on the basis of orders that cannot be filled. The
production planning and control department then obtains the bills of materials from the
engineering function and explores the production requirements to determine materials and
parts requirements. With the materials and parts requirements in hand, a production planning
clerk checks a computer printout of materials and parts inventory on hand. If the materials
and parts on hand are adequate for a particular product, the clerk schedules a production run
(based on available labor and machines). As each scheduled date nears, the clerk sends the
affected production authorizations and back orders to the data preparation section of the
production data processing department. There the production requirements data are keyed
onto magnetic tape, sorted by product number, and processed to produce numbered
production orders, materials requisitions, and move tickets. Files used in this processing run
(all on magnetic disk) are the bill-ofmaterials file, the operations list file, the open production
order file, and the work-in-process inventory master file.
Copies of the materials requisitions are sent to the materials storeroom, which then delivers
materials and parts to the designated production departments. Copies of the production orders
and the move tickets are sent to the first production department involved in the manufacturing
process (usually the fabricating department). Copies of production orders are also sent to the
cost accounting department, and copies of materials requisitions are kept in the data
processing department for inventory processing. As work is completed on an order in a
department, a move ticket is returned to the production planning and control department. At
the end of each day, all returned move tickets are batched and forwarded to the data
preparation section. There the move ticket data are keyed onto a magnetic tape, sorted by
production order number, and processed to produce a daily production status report. The open
production order file is updated during the processing. In separate daily processing steps, the
materials requisitions are batched, keyed onto a magnetic tape, sorted by material-part
number, and processed to update the raw-materials inventory master file. Then the materials
requisitions are re-sorted by production order number and processed (together with labor jobtime tickets forwarded from work centers and sorted in a like manner on a separate magnetic
tape) to update the work-in-process inventory master file.
When a production order has progressed through the fabrication and assembly departments,
the units of completed product are inspected. Those units that pass inspection are released to
the finished-goods warehouse, and copies of the order release are sent to the production
planning and control department and the cost accounting department. From the central
warehouse the finished products are shipped, via stock transfer notices, to the three remote
warehouses as needed to replenish stocks. The production planning and control department
records the completion and then sends the releases to the data preparation section. There they
are keyed onto a magnetic tape, sorted by product number, and processed against the finishedgoods and work-inprocess inventory master files, as well as the open production orders file. A
completed production orders report is also printed; it includes the costs charged to each order.
When the materials and parts needed to manufacture particular products are not available, the
production planning and control clerk prepares purchase requisitions. These requisitions are
sent to the purchasing department.
Expenditure Cycle
A wide variety of expenditures, ranging from utilities to insurance, are necessary.
Expenditures for raw materials and parts, as well as subassemblies, are particularly
significant, since the products manufactured by the firm require a high level of precision.
Thus the procedure pertaining to the purchases of such items and the disbursements for them
is another of the critical transaction cycles within Datacruncher.
Purchases are initiated by either production planning and control clerks or inventory control
clerks. The former clerks issue purchase requisitions when they note that materials and parts
are not adequate for upcoming production runs, whereas the latter clerks issue similar
documents when their experience suggests that the on-hand quantities of particular items have
declined to reorderable levels. On the basis of these purchase requisitions, buyers in the
purchasing department select suppliers who are known to be reliable and enter their codes on
the requisitions, together with acceptable prices for the items to be ordered. The requisitions
are then forwarded to the data preparation section in the production data processing
department. There they are keyed onto a magnetic tape, sorted by supplier number, and
processed to produce purchase orders. During subsequent runs, the raw-materials inventory
master file and the open purchase order file are updated. The purchase orders are then signed
by the purchasing manager and mailed to the suppliers. Copies of the purchase orders are
forwarded to the receiving department and the accounts payable department, and a fourth
copy is filed by supplier name in the purchasing department.
When ordered materials and parts arrive at the receiving dock, receiving clerks pull the
purchase order copies from their file. Then they count or weigh the items and prepare
receiving reports. The items are next transferred to the materials storeroom, and the initialed
copies of the receiving reports are sent on to the accounts payable department and filed.
Another copy of each receiving report is sent to the data preparation section of the data
processing department, and a third copy is filed numerically in the receiving department. In
the data preparation section, the receiving reports are keyed onto a magnetic tape, sorted by
material-part number, processed to update the raw-materials inventory master file, resorted by
purchase order number, and processed to update the open purchase order file.
When suppliers’ invoices arrive in the accounts payable department, clerks pull the receiving
reports and purchase orders from the file and compare the documents. After completing their
vouching of the invoices, they prepare disbursement vouchers, record them in a voucher
register, and file all the documents together by payment due date.
Each day other clerks pull the vouchers due for payment that day and send them to the data
preparation section of the accounting data processing department. There the payment data are
keyed onto magnetic tape, sorted by supplier account number, and processed to produce
check vouchers and a check register. The accounts payable master file is also updated during
this run; in effect, each affected supplier’s account is credited to reflect the obligation and
debited to reflect the payment.
Inventory Management
The firm maintains three inventory files. The raw-materials inventory master file is updated to
reflect orders for materials and parts, as well as receipts from suppliers and issues into
production. The finished-goods inventory master file is updated to reflect the newly
manufactured products and the sales of products to customers. The work-in-process inventory
master file is updated to reflect the start in production of each production order, the issues of
materials into production, the charges of labor (from job-time records) into production, the
application of overhead to production, and the completion of production.
An actual cost accounting system is employed. Direct materials and direct labor costs are
posted to the work-in-process inventory records from the raw-materials requisitions and the
job-time records. Overhead costs are compiled from the documents pertaining to indirect
labor, utilities, and other production-related costs and allocated to the jobs at the end of each
month. Direct labor hours is the activity base for allocating these actual overhead costs.
PROBLEMS
A number of specific problems have become apparent. Some of these problems relate to the
procedures described earlier, whereas other problems arise from weaknesses in the
organizational structure and in financial planning. Many of these problems stem from the fact
that the founders have focused on selling and engineering. They have not given as much
attention to the areas of accounting, finance, production, and inventory management. Most of
the problems also arise from the rapid growth in sales.
Some of the more significant problems, in addition to those noted earlier, should be
mentioned. Interest costs are relatively high, as are costs in production and distribution. Back
orders are fairly numerous, even though inventory levels have been rising. Promised delivery
dates on customers’ orders are often missed, even though lead times of two weeks or more
often are allowed.
Processing backlogs are sustained in several of the accounting departments. These backlogs
lead to a variety of ill effects; for instance, purchase discounts are frequently lost, and
numerous errors are introduced into the transaction
data. The percentage of products that do not pass inspection is rather high, perhaps at least in
part because of fairly obsolete production equipment and a high labor turnover. Production
schedules are difficult to keep up to date, and production jobs often fall behind their
schedules. In fact, production clerks keep extremely busy “pushing” jobs, monitoring their
progress, and answering phone calls from concerned customers and salespersons. Also,
production rates tend to fluctuate, so that production employees are idle at times and required
to work overtime at other times. This problem stems in part from rush back orders; however,
it also arises from sales forecasts that prove to be quite inaccurate and from planning
procedures that are relatively weak. For instance, the budget process is fairly rudimentary.
Budgets are not tied to carefully established cost standards, are not developed in detailed
formats, and are not revised to reflect changed conditions. Finally, the reports provided to
managers are rather inadequate; most are of the status variety, such as the weekly materialsand-parts status report, the daily product-status report, and the monthly report of budgeted
costs versus actual costs.
INITIATION OF SYSTEMS DEVELOPMENT
These problems, and their effects on the firm’s financial status, have been of concern to the
founders for some time. Their view is that at least some of the problems are aggravated by an
inadequate accounting information system. Recently, in fact, they created the position called
director of information systems and hired Tim Baker, because they strongly felt that
corrective measures were necessary. Perhaps, they thought, he could harmonize and update an
accounting information system that is rather uncoordinated and obsolete at present.
After hearing the news concerning the decline in net income for this year, the founders decide
to take further action. They appointed a steering committee and announced a long-range
systems development program. They ask the committee to develop a strategic systems plan, in
which a number of systems projects are identified. Within a couple of months, the committee
develops the requested plan.
(Note: this comprehensive case will enable you to simulate the experience of analyzing and
designing an improved accounting information system for a manufacturing firm. Generally,
the requirements below will relate to material discussed in that chapter, module, or appendix,
although the requirements may extend to matters discussed in earlier chapters of the book.)
Requirements for Chapter 11
a. Prepare a coded chart of accounts for Datacruncher based on the description and financial
statements provided in the case statement.
b. Prepare an organization chart for Datacruncher based on the description provided in the
opening paragraphs of the statement.
c. Prepare a report that surveys the environment of Datacruncher, drawing on sources in your
school’s library, the Internet, and elsewhere. The survey should include relevant information
concerning the office equipment industry, the major resources needed, and the principal legal
requirements.
Requirements for Chapter 12
Prepare a system flowchart and a data-flow diagram that pertain to the current procedure for
the revenue cycle, as described in the case.
Requirements for Chapter 13
Prepare a document flowchart and a data-flow diagram that pertain to the current procedure
for the expenditure cycle, as described in the case.
Requirements for Chapter 14 and
Appendixes to Chapter 14
a. Prepare a brief memorandum from Datacruncher’s president announcing the need for a
systems development program and the composition of the steering committee. (Do not
include the information system’s objectives or policies in this memorandum.)
b. Outline a strategic systems plan and include the details of the following:
1. Objectives of an improved information system.
2. Proposals for systems projects, including for each project the objectives, scope, and
suggested priority. Justify the priority rankings of the projects.
c. Prepare a plan of analysis, specifying (i) the techniques to be employed in gathering and
organizing facts concerning the current system, (ii) the areas in which each technique is to be
used, and (iii) the nature of results that each technique can be expected to provide.
d. Prepare an outline of questions to ask one key Datacruncher manager (who is within the
project scope) during an interview pertaining to his or her information needs.
e. Prepare an analysis of the current system and its significant problems, based in part on the
data- flow diagram and system flowchart prepared earlier.
f. Prepare a list of requirements for an improved system. Assign reasonable, though arbitrary,
values to system requirements involving capacities, timeliness, security, and so on.
g. Describe two alternative designs for an improved system (within the scope of the systems
project); include an overview diagram with each description; identify the relative benefits and
drawbacks of each design alternative and the likely impacts on operations and the
organization.
h. Prepare a menu that contains a variety of data-entry and retrieval choices, including several
key transactions. Then draft a preformatted screen display, which is to aid in the entry of data
pertaining to one key transaction.
i. Prepare a list of documents and reports to be provided by the improved system, including
the purpose, frequency, distribution, and medium of each output.
j. Sketch the formats for (i) two key reports and (ii) one key document.
k. Prepare a list of needed files, showing for each file its organization method, updating
frequency, and primary key.
l. Draw a computer system flowchart that portrays the processing steps in the preferable
design alternative.
m. Prepare a list of suitable application controls, including programmed checks. Employ a
matrix to show the data elements to which each programmed check is related.
n. Assume that a relational data base is to be installed.Design the set of normalized tables that
are suitable for the project area. Also, specify several inquiries that the data base could answer
and design several ad hoc reports that the data base could readily accommodate.
o. Prepare the cover letter of the design proposal that pertains to the preferable system design
alternative.
p. Describe the types of benefits and costs that will be involved in an economic feasibility
analysis; identify each benefit as either tangible or intangible.
q. List the factors that will be considered in a weighted-rating analysis that aids in the
selection of needed hardware and software.
r. List the activities that should be included in the implementation phase.
s. Describe the system conversion approach that appears to be most suitable for the improved
system.
Requirements for Module 1
a. Specify a strategic or tactical decision that must be made by one of Datacruncher’s
managers. Determine the types of formal and informal information that the manager needs to
make the decision.
b. Describe the components and attributes of an executive information system (EIS) that can
effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a strategic decision.
Requirements for Module 2
a. Describe the components and attributes of a decision support system (other than an EIS)
that can effectively aid one of Datacruncher’s managers in making a strategic or tactical
decision.
b. Describe the components and attributes of an expert system or electronic processing
support system that can effectively aid one of Datacruncher’s manager’s in making a tactical
or operational decision.
Requirements for Module 3
Prepare a system flowchart and data-flow diagram that pertain to the current procedure for the
production cycle, as described in the case.
CD3-1. Barbara Applequist is an internal auditor with Phoenix Consulting Company, a large
consulting company located in Athens, Georgia. Annual billings from consulting services for
the current year are $125 million. The top management committee of Phoenix recently made
the decision to downsize the company’s accounting and management information systems,
migrating applications processing from two centralized mainframe to a local-area network
(LAN). Barbara is the internal audit department’s representative on the systems steering
committee that is designing and implementing the new system.
Required
a. Describe the reasons why Phoenix Consulting Company would choose a distributed LAN
over the centralized
mainframe computers.
b. Define the term “local-area network (LAN)” and describe its major components and
configurations.
c. Before making a decision, Phoenix Company considered the benefits and risks of
information systems downsizing. Identify and explain.
1. At least several of the benefits.
2. At least several of the concerns/risks.
(CMA adapted)CD8-3. What general control(s) would be most effective in preventing or
detecting each of the following errors or
undesirable practices?
a. A storeroom clerk discovers that a particular part is out of stock, even though the
accounting records show that 90 units are on hand.
b. A purchasing manager orders goods that are not needed from a supplier firm, of which he
happens to be an owner.
c. A cashier steals $50 in currency received by mail from a customer; she conceals the theft
by preparing a credit memorandum that reduces the balance of the customer’s account by $50.
d. A petty-cash custodian removes $100 from the petty-cash fund for personal use but
replenishes the amount with cash received from customers that day.
e. A partner working for a regional CPA firm increases his travel expenses by altering
restaurant receipts.
f. An accounting clerk misappropriates customer payments and covers the shortage by making
adjustments to receivables accounts.
g. The board of directors fails to disclose to stakeholders material fraud committed by three
executives.
h. A receiving clerk and delivery driver colluded to steal large amounts of inventory. The
clerk prepares a receipt for the inventory that is later sold by the delivery driver. The thieves
split the cash proceeds.
i. An employee in the cosmetics department receives cash payments from customers for
merchandise, fails to ring up some sales, and takes the cash proceeds.
j. A purchasing agent gives extra business to a vendor in exchange for kickbacks, sexual
favors, and free vacations.
k. In order to boost his year-end bonus, a controller increases his firm’s income by creating
fictitious sales booked to phantom customers.
l. A division manager obtains access to the electronic counting devices used to record the
physical inventory and systematically overstates the ending inventory by increasing the item
counts stored in the metering devices. As a result, the division reports a higher income than
actually earned.
a. During an audit of a manufacturing division of a defense contractor, the auditor came
across a scheme that looked like the firm was inappropriately adding costs to a cost-plus
government contract. The auditor discussed the matter with senior management, which
suggested that the auditor seek an opinion from legal counsel. The auditor did so, and, upon
review of the government contract, legal counsel indicated that the practice was questionable,
but did not offer the opinion that the practice was technically in violation of the government
contract. Based on legal counsel’s decision, the auditor decided to omit any discussion of the
practice in the formal audit report that went to management and the audit committee, but did
informally communicate legal counsel’s decision to management.
b. The internal auditing department encounters a scope limitation from senior management
that will affect its ability to meet its goals and objectives for a potential auditee.
c. Management has requested that the audit department conduct an audit of the
implementation of its recently developed code of conduct for the data processing department.
In preparing for the audit, the auditor reviews the newly developed code and compares it with
several others for comparable firms’ computer departments and concludes that the newly
developed code has severe deficiencies.
d. An internal auditor, recently terminated from a firm because of downsizing, has found a
job with another firm in the same industry. While at the former firm, the auditor conducted a
great deal of research to identify “best practices” for management of the data processing
department as part of an audit for that firm. Since most of the research was done at home and
during nonoffice hours, the auditor retained much of the research and plans to use it in
conducting an audit of the management of the data processing department at the new
employer.
e. During a regularly scheduled computer information systems audit of a major division, the
CISA discovers a complicated programming algorithm that adds costs to a cost-plus program
billing the government. The amount added accounted for 95 percent of the net income for the
division for the most recent year. Upon further investigation, the CISA finds that only the
marketing manager, the division manager, and the programmer know of the algorithm. The
firm has a separate division to investigate fraud. The auditor communicates with management
and the special investigation division. The investigation is turned over to that group.
However, after a month, it becomes apparent that senior management has instructed the group
to “not make waves” and to drop the investigation.
An internal auditor is preparing to audit a portion of her firm’s automated payroll application.
She designates the scope of the audit to include only the following: payroll computation, labor
cost distribution, payroll taxes, and paycheck distribution.
Required
Indicate whether each of the following proposed audit procedures should be included in the
audit program. Justify any exclusions (e.g., this procedure is beyond the scope of the audit,
this procedure does not provide useful audit evidence, etc.).
a. Review the computer programming related to payroll computations.
b. Review programmed checks incorporated into payrollprograms.
c. Review a sample of time cards for overtime abuse schemes.
d. Review last year’s pay rates with current pay rates.
e. Perform a reconciliation of time card hours to hours recorded on production time cards.
f. Conduct an analysis of payroll withholding taxes.
g. Determine whether checks are delivered to departmental timekeepers for distribution.
h. Perform a review of workers’ compensation claims.
i. Distribute checks to employees on a sample basis and require positive identification of the
payee.
j. Obtain a certificate from the timekeeper pertaining to employees who were absent when the
auditor distributed paychecks and who are to be paid later in the usual manner.
k. Review personnel files to verify documents in payroll files.
l. Review procedures related to the signing of paychecks.
m. Review payments of employee benefit premiums withheld.
Sylvan Engineering is a regional distributor of tool, die, jig, and and fixture components. The
firm’s primary customers, located in the upper Midwest, are the manufacturers of tooling for
the automotive and machine tool industries. Sylvan has one location with a warehouse and
administrative office.
Sylvan Engineering uses a minicomputer system with two 50-gigabyte disk drives, 15
networked microcomputers, and two printers. The computer department has a manager who
reports to the vice president for distribution and computer operations. The computer system is
used for order processing, billing, accounts receivable and payable, inventory, sales analysis,
and the general ledger. Most of the applications are interactive. Payroll has been outsourced
to a data processing service bureau, and the fixed asset system is manual. All systems
development is done by the equipment/software supplier. Sylvan’s external auditors have
recently completed a review of the firm’s internal control structure. Several weaknesses in the
automated information systems’ general controls were noted, as follows.
a. The reconciliation of batch totals is performed by the computer department’s manager.
b. All documentation, which consists of run manuals only, is prepared by the software
vendor.
c. A console log is produced daily but is not reviewed or kept on file.
d. Program changes are initiated by the computer department’s manager and implemented and
tested by the software vendor. No formal approvals are required.
e. User passwords are not used; all microcomputers can access any application that is on-line.
f. Sylvan has no data processing steering committee and, as a result, no long-range data
processing plan, no security committee and no disaster contingency and recovery plan.
Required
a. Identify the criteria that the external auditor would use to determine whether the firm’s
internal control structure is adequate.
b. (1) Describe the review and evaluation steps or phases in the audit process.
(2) Explain what the external auditor reviews to gather evidence during each of these steps or
phases of an internal control structure study, assuming that the firm’s information system is
automated.
c. For the six weaknesses in Sylvan Engineering’s automated systems’ general controls that
are noted in the auditor’s report, (1) Recommend a corrective action to be taken by Sylvan
Engineering.
(2) Describe how each recommendation would prevent future problems.
Babbington-Bowles is a Toronto advertising agency. It employs 625 salespersons whose
responsibilities require them to travel and entertain extensively. Salespersons, who earn both
salaries and commissions, receive paychecks at the end of each month. Formerly, the
paycheck for each salesperson included reimbursement for expenses. These expense
reimbursements were based on expense reports submitted by the salespersons, approved by
supervisors, and computer-processed in batches.
Although this procedure was satisfactory to the firm, it displeased the salespersons. They
were forced to wait a month (sometimes two) for the reimbursement, which often amounted
to several thousand dollars. Thus they requested permission to submit expense reports with
receipts directly to the accounting department and to receive reimbursement very promptly
thereafter. To provide this service, the accounting department would need a video display
terminal and a small on-line printer. The accounting clerk would enter the salesperson’s name
into the terminal, together with the requested expense amounts and account numbers to which
the amounts would be charged. An on-line program would
process the data and, if valid, print a check on presigned blank-check stock kept in the printer.
Assume that the firm’s computer system contains an on-line file pertaining to salespersons’
expense reimbursements and earnings, as well as an on-line general ledger file.
Required
a. List several general controls that are needed in the proposed expense-reimbursement
procedure. b. Identify specific transaction controls that are needed in the proposed procedure,
organized by authorization, recording, editing, processing, and output controls. Include under
editing controls several programmed checks that should be applied (including transmission
and processing logic checks) and the elements of data to which the checks should be applied.
Employ a controls matrix similar to Figure 8-13 to list these programmed checks
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Arens A.(1996).Auditing:Pendekatan Terpadu. Terjemahan Jusup, Amir A. Edisi
Indonesia.Salemba Empat,Jakarta.
Hall, James A.(2001).Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat, Jakarta.
Jung. St.Dian.(2002).Manajemen Audit Meningkatkan Efektifitas & Efisiensi Perusahaan
Anda, Restu Agung, Jakarta.
McLeod, Raymond Jr.(1996).Sistem Informasi Manajemen. Terjemahan Teguh, Hendra.jilid
1. Edisi Bahasa Indonesia, PT.Prenhallindo, Jakarta.
Mukhtar, Ali Masjono.(1999).Audit Sistem Informasi. PT.Rineka Cipta, Jakarta.
Mulyadi.(2001).Sistem Akuntansi. Edisi ke-3, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi dan Kanaka Puradiredja.(1998). Auditing. Edisi ke-5, Salemba Empat, Jakarta.
Marianto, A.J.(1997).Reasuransi.Ghalia Indonesia, Jakarta.
Tunggal, Amin Widjaja.(2000). Coso-Based Auditing. Harvarindo, Jakarta.
Weber.(1999).Information System Control and Audit. Prentice-Hall,Inc.New Jersey
Wilkinson, Joseph W.(1993).Sistem Akuntansi dan Informasi. Terjemahan Maulana, Agus.
Edisi ke-3. Binarupa Aksara, Jakarta.