PENILAIAN KEBERKESANAN SISTEM KAWALAN PEMBANGUNAN. PENGALAMAN JABATAN PERANCANG BANDAR, DEWAN BANDARAYA
advertisement
i PENILAIAN KEBERKESANAN SISTEM KAWALAN PEMBANGUNAN. PENGALAMAN JABATAN PERANCANG BANDAR, DEWAN BANDARAYA KUALA LUMPUR. NOORDINI BINTI CHE' MAN Tesis ini dikemukakan Sebagai memenuhi syarat penganugerahan Ijazah Sarjana Sains Perancangan (Teknologi Maklumat) Fakulti Alam Bina Universiti Teknologi Malaysia NOVEMBER 2006 iii DEDIKASI Untuk yang dikasihi Mak dan Abah, Hajah Fauziah Abdullah, Hj Che’Man Harun, Adik-Beradik, Diana, Ezad, Darul, Salihem, Damina, Dalila, Anak-anak saudara Da’eman dan Ummi Buat insan tersayang, terima kasih atas sokongan dan perhatian yang diberikan Juga untuk sahabat handai rakan-rakan seperjuangan....semoga kita cemerlang dalam menempuh cabaran kehidupan yang semakin mencabar iv PENGHARGAAN BismillãhirRahmãnirRahiim. Assalamualaikum Bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan rahmat serta keizinannya tesis ini telah berjaya disempurnakan. Pertama-tamanya terima kasih yang tidak terhingga ingin diucapkan kepada Prof Dr Ahris Yaakup dan Prof Madya Dr Ahmad Nazri Muhamad Ludin selaku penyelia yang banyak memberikan tunjuk ajar dan nasihat sepanjang penyediaan tesis ini. Tidak dilupakan semua pensyarah di Jabatan Perancangan Bandar dan Wilayah, Fakulti Alam Bina UTM di atas segala ilmu yang dicurahkan. Tidak ketinggalan terima kasih juga kepada Prof Madya Dr. Abd. Hafidz Omar, Pensyarah dari Fakulti Pendidikan yang memberikan nasihat dan panduan di dalam melaksanakan analisis kualitatif untuk kajian ini. Juga terima kasih buat pekerja-pekerja Unit GIS dan Perancangan (UGISP), kakitangan-kakitangan di Jabatan Perancang Bandar, DBKL dan Pembantu Makmal Teknologi Maklumat Puan Normah Kasimon di atas bantuan serta kerjasama yang diberikan. Untuk Keluarga dan Insan Tersayang, terima kasih kerana memahami. Buat rakanrakan seperjuangan Nafisa, Nurshikhah, Haiza Wahida, Zalissa, Wan Yusryzal dan Ediwan yang sama-sama gigih berusaha menempuh pengajian. Teristimewa sahabat yang diingati, Siti Zalina dan Masni yang banyak memberikan idea dan perangsang. Akhir sekali, penghargaan kepada semua yang terlibat secara langsung dan tidak langsung semasa kajian ini dijalankan. Segala budi baik serta bantuan yang diberikan amatlah dihargai. v ABSTRAK Perancangan yang baik mempunyai maklumat yang dapat diolah dan dianalisis secara saintifik sama ada dalam bentuk kuantitatif atau kualitatif serta mampu menyokong strategi dan tindakan yang dilaksanakan dalam merancang pembangunan bandar dan wilayah. Di dalam mempertingkatkan kecekapan sistem kawalan pembangunan, data-data perancangan yang sentiasa dikemas kini diperlukan oleh juru rancang sebagai asas kepada keputusan yang akan dibuat semasa meluluskan permohonan perancangan. Berdasarkan kepada itu, satu sistem berkomputer yang dikenali sebagai Sistem Kawalan Pembangunan telah direka bentuk untuk membantu mempercepatkan serta mempermudahkan tugas kakitangan khususnya di Jabatan Perancang Bandar yang terlibat dengan pemprosesan permohonan kebenaran perancangan. Kajian yang dijalankan adalah merupakan penilaian ke atas keberkesanan pelaksanaan Sistem Kawalan Pembangunan dengan memberikan penekanan kepada Subsistem Kebenaran Perancangan yang dilaksanakan oleh Jabatan Perancang Bandar, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur. Perbandingan dilakukan dengan menggunakan kaedah Triangulation yang menggabungkan tiga metodologi bagi mendapatkan kesahihan kepada proses yang dikaji. Hasil daripada perbandingan penggunaan kaedah manual dan penggunaan sistem berkomputer didapati bahawa sistem berkomputer mampu untuk mengurangkan masa pemprosesan di samping mengurangkan bilangan kakitangan yang terlibat di dalam satu-satu peringkat permohonan. Cadangan kepada penambahbaikan Subsistem Kebenaran Perancangan juga dinyatakan pada akhir kajian sebagai tambahan kepada sistem sedia ada. Dengan penerapan ciri-ciri urus tadbir bandar yang baik, sistem yang dibangunkan dilihat mampu untuk memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada kakitangan jabatan dan juga orang awam. Secara keseluruhannya, daripada kajian yang dijalankan dapat dirumuskan bahawa sistem berkomputer mampu memberikan perkhidmatan yang lebih baik di dalam pemprosesan permohonan perancangan berbanding kaedah manual yang masih digunakan sehingga kini oleh kebanyakan PBT di Malaysia. vi ABSTRACT The good planning and management process involves many stages of decision-making and expertise from various fields comprise with information that can be analyst specifically in qualitative or quantitative form and support strategy and action for improving information and to facilitate the adaptability of the planning system. In increasing effectiveness of development control system, town planners are require with update planning data to conduct their decision making in approving planning application. Based on this situation, integrated computerized Development Control System has been developed to assist Planning Department staff which involve with planning application process. This study will discuss an evaluation on the effectiveness of the computerized development control system being developed for the Planning and Development Control Department, City Hall of Kuala Lumpur, with emphasize on the Planning Authorization Subsystem The evaluation involves the comparison between manual practice and system application in planning permission process using Triangulation method which is a combination of 3 analyses technique to achieve the validation in the process. Based on the comparison, computerized system have been identified contain an ability to decrease time and reduce a number of staff involvement in every stage of planning process. With absorption of good urban governance concept, the systems are able to give better services to department staff and public. Generally from the study, the computerized system provide additional assistance in processing planning application compare to the manual method that currently be practice by most local authority in Malaysia. vii ISI KANDUNGAN BAB TAJUK MUKA SURAT 1 PENGAKUAN ii DEDIKASI iii PENGHARGAAN iv ABSTRAK v ABSTRACT vi ISI KANDUNGAN vii SENARAI JADUAL xi SENARAI RAJAH xii GLOSARI xiv PENDAHULUAN 1 1.1 Pengenalan 1 1.2 Pernyataan Masalah 4 1.3 Matlamat Kajian 7 1.4 Objektif Kajian 7 1.5 Skop Kajian 8 1.6 Metodologi Kajian 8 1.6.1 Kajian Awal 10 1.6.2 Kajian Literatur 10 1.6.3 Pelaksanaan Sistem Pembangunan Berkomputer 11 1.6.4 Penilaian Perbandingan 11 1.6.5 Cadangan dan Rumusan 12 1.7 Kajian Kes 12 1.8 Hasil Akhir Kajian 13 viii 2 3 SISTEM KAWALAN PEMBANGUNAN 14 2.1 Pengenalan 14 2.2 Proses dan Prosedur Kawalan Pembangunan di PBT 16 2.2.1 Definisi Kawalan Pembangunan 16 2.2.2 Kepentingan Kawalan Pembangunan 18 2.2.3 Kawalan Pembangunan oleh PBT 19 2.2.4 Akta Yang Berkaitan Dengan Kawalan Pembangunan 20 2.2.5 Proses Kawalan Pembangunan 21 2.3 Sistem Kawalan Pembangunan Berkomputer di PBT 27 2.4 Guna Pakai Sistem Berkomputer dalam Kawalan Pembangunan 28 2.4.1 Rumusan Guna Pakai Sistem dalam Kawalan Pembangunan 34 2.4.2 Perbandingan Kajian Kes dengan SKP, Jabatan Perancang Bandar, DBKL 35 2.5 Keperluan sistem dalam menangani masalah kawalan Pembangunan 36 2.6 Kelebihan dan Cabaran Pembangunan Sistem 39 2.7 Rumusan 41 SISTEM KAWALAN PEMBANGUNAN DI JABATAN PERANCANG BANDAR, DEWAN BANDAR RAYA KUALA LUMPUR 42 3.1 Pengenalan 42 3.2 Kawalan Pembangunan di DBKL 43 3.2.1 Akta berkaitan Kawalan Pembangunan di DBKL 43 3.3 Skop Pembentukan SKP 44 3.4 Subsistem-subsistem di dalam SKP 45 3.4.1 Kepentingan Subsistem-subsistem di dalam SKP 47 3.4.2 Fungsi Subsistem-subsistem 49 3.5 Penggunaan GIS dalam Subsistem Kebenaran Perancangan 63 3.6 Paparan Antara muka Subsistem Kebenaran Perancangan 67 3.7 Isu dan masalah di dalam pelaksanaan sistem berkomputer di kawasan kajian 76 ix 3.8 4 5 Rumusan PENGKAEDAHAN PENGUMPULAN DATA DAN PENILAIAN PENGGUNAAN SUBSISTEM KEBENARAN PERANCANGAN 77 74 4.1 Pengenalan 78 4.2 Kaedah Penilaian 78 4.2.1 Kaedah Pengumpulan Data 79 4.2.2 Kaedah Triangulation 80 4.2.3 Kriteria Penilaian 81 4.3 Penggunaan Kaedah Triangulation Dalam Membuat Analisis Penilaian 82 4.4 Penilaian Carta Aliran Modul 83 4.4.1 Nasihat Perancangan 83 4.4.2 Pendaftaran Permohonan 89 4.4.3 Pembahagian Tugas 93 4.4.4 Analisis Permohonan 95 4.4.5 Agenda dan Minit 101 4.4.6 Dokumen Keputusan 104 4.5 Rumusan Perbandingan 107 4.6 Kesimpulan 109 PENEMUAN KAJIAN DAN CADANGAN 110 5.1 Pengenalan 110 5.2 Kelebihan Sistem 110 5.3 Kelemahan Sistem 112 5.4 Cadangan Pembaikan dan Peningkatan Modul 114 5.4.1 Modul Nasihat Perancangan 114 5.4.2 Modul Pendaftaran Permohonan 115 5.4.3 Modul Analisis Permohonan 117 5.4.4 Modul Agenda dan Minit 118 5.4.5 Modul Dokumen Keputusan 120 5.5 Kesan Perubahan Aliran Kerja Terhadap Organisasi 120 5.6 Pencapaian sistem menerusi amalan urus tadbir bandar yang baik 121 x 6 5.7 Strategi Kejayaan Pelaksanaan Sistem 122 5.8 Kesimpulan 123 KESIMPULAN 124 6.1 Pengenalan 124 6.2 Pencapaian Terhadap Matlamat dan Objektif 125 6.3 Perbezaan yang dikenal pasti 127 6.4 Kajian Lanjutan 128 6.5 Penutup 129 SENARAI RUJUKAN 130 LAMPIRAN 136 xi SENARAI JADUAL JADUAL TAJUK 2.1 3.1 3.2 Matriks Perbandingan Sistem Kepentingan subsistem-subsistem di dalam SKP Modul-modul Subsistem Kebenaran Perancangan berserta fungsi dan paparan antara mukanya Modul-modul Subsistem Kawalan Bangunan berserta fungsi dan paparan antara mukanya Modul-modul Subsistem Penguatkuasaan berserta fungsi dan paparan antara mukanya Modul-modul Subsistem Persembahan Mesyuarat berserta fungsi dan paparan antara mukanya Modul-modul yang melibatkan penggunaan GIS Paparan antara muka subsistem kebenaran perancangan dari segi fungsi, kelebihan dan kelemahan Tahap kemahiran kakitangan di Jabatan Perancang Bandar ke atas perisian GIS dan sistem Jangka masa pemprosesan agenda dan minit mengikut skala pembangunan Jangka masa pemprosesan dokumen keputusan mengikut skala pembangunan Rumusan Perbandingan Jangka masa dan jumlah kakitangan Kelebihan sistem berdasarkan produk, masa, jarak, interaksi dan prosedur Kesan perubahan ke atas kos sebelum dan selepas perubahan aliran kerja Kunci kejayaan dalam pelaksanaan sistem di peringkat kerajaan Pencapaian matlamat berdasarkan parameter dan kriteria Perbezaan antara penggunaan kaedah biasa dan sistem berkomputer di dalam kawalan pembangunan 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4.1 4.2 4.3 5.1 5.2 5.3 6.1 6.2 MUKA SURAT 34 48 49 51 55 59 65 67 76 102 105 108 111 120 122 125 127 xii SENARAI RAJAH RAJAH 1.1 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 4.1 4.2 4.3 4.4 TAJUK Carta Alir Metodologi Kajian Peringkat Kelulusan Pelan Susun atur / Kelulusan Dasar Peringkat Pecah Sempadan dan Tukar Syarat Tanah Peringkat Kelulusan Perintah Pembangunan Peringkat Kelulusan Pelan Bangunan dan Sijil Menduduki Bangunan Peringkat pemprosesan permohonan di dalam subsistem permohonan perancangan Antara muka kaedah permohonan di Jabatan Perancang Perbadanan Putrajaya di laman web www.putrajaya.net.my Reka bentuk proses kelulusan e-Rancang di Majlis Perbandaran Kuantan Paparan antara muka salah satu aplikasi dalam PACS Paparan MapInfo Map Viewer yang terdapat pada Modul Pemetaan PACS Hubung kait antara subsistem di dalam SKP Aliran proses kerja di dalam subsistem Kebenaran Perancangan Aliran proses kerja di dalam subsistem Kawalan Bangunan Aliran proses kerja di dalam subsistem Penguatkuasaan Peranan Pangkalan Data GIS di dalam SKP Aliran proses kerja di dalam subsistem Persembahan Mesyuarat Aliran komponen di dalam subsistem Kiosk Maklumat Aliran proses kerja di dalam subsistem Pemprosesan Dokumen Penggunaan GIS dalam Subsistem Kebenaran Perancangan Hubung kait kitaran kaedah Triangulation Carta Aliran Peringkat Nasihat Perancangan Carta Aliran Modul Nasihat Perancangan Graf Garis Peringkat Nasihat Perancangan bagi skala pembangunan kecil MUKA SURAT 9 22 24 25 27 29 29 30 31 32 45 50 53 56 58 60 62 64 65 81 84 86 87 xiii 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 5.1 5.2 5.3 5.4 Graf Garis Peringkat Nasihat Perancangan bagi skala pembangunan sederhana Graf Garis Peringkat Nasihat Perancangan bagi skala pembangunan besar Carta Aliran Peringkat Pendaftaran Permohonan Carta Aliran Modul Pendaftaran Permohonan Graf Garis Modul Pendaftaran Permohonan mengikut skala pembangunan Carta Aliran Peringkat Agihan Tugas Carta Aliran Modul Agihan Tugas Carta Aliran Peringkat Analisis Permohonan Carta Aliran Modul Analisis Permohonan Graf Garis Peringkat Analisis Permohonan bagi skala pembangunan kecil Graf Garis Peringkat Analisis Permohonan bagi skala pembangunan sederhana Graf Garis Peringkat Analisis Permohonan bagi skala pembangunan besar Carta Aliran Peringkat Agenda dan Minit Carta Aliran Modul Agenda dan Minit Carta Aliran Peringkat Dokumen Keputusan Carta Aliran Modul Dokumen Keputusan Carta Aliran Modul Pendaftaran Permohonan yang diubahsuai Contoh Kiosk yang dicadangkan Contoh paparan 3D data GIS di dalam perisian ArcView Carta Aliran Modul Analisis permohonan yang diubahsuai 88 88 90 91 92 94 95 97 98 99 100 100 102 104 106 107 116 117 118 119 xiv GLOSARI C.F.O DBKL D.O F.T FMS GIS ICT J/KKPPM J/KPB JKB JP(K) JPBD JPKB JPRB JUPEM KAP KPI KTN LCP LPP MPJBT MPK MPMP PBPT PBT PP PP(K) PPP PPP(K) PT PTD Q.T SKP WPKL Certificate For Occupation Dewan Bandaraya Kuala Lumpur Development Order Final Title Financial Management System Geographic Information System Information Communication and Technologies Jawatankuasa Kelulusan Pelan Perakuan Menduduki Jawatankuasa Perancang Bandar Jabatan Bangunan Juruteknik Perancang Kawasan Jabatan Perancangan Bandar dan Desa Jabatan Perancang dan Kawalan Bangunan Jabatan Perancang Bandar Jabatan Ukur dan Pemetaan Kad Akuan Penerimaan Key Performance Indicator Kanun Tanah Negara Laporan Cadangan Pemajuan Laporan Penilaian Perancan Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah Majlis Perbandaran Kuantan Majlis Perbandaran Batu Pahat Pihak Berkuasa Perancangan Tempatan Pihak Berkuasa Tempatan Perintah Pembangunan Pegawai Perancang Kawasan Penolong Pegawai Perancang Penolong Pegawai Perancang Kawasan Pembantu Tadbir Pejabat Tanah dan Daerah Qualified Title Sistem Kawalan Pembangunan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Pengenalan Perancangan Bandar yang berkualiti mampu memantapkan perkhidmatan pihak berkuasa tempatan terutamanya di dalam zaman pembangunan teknologi yang pesat kini. Kemunculan bandar-bandar baru dan perkembangan bandar yang semakin pesat telah meningkatkan fungsi serta peranan Kerajaan Tempatan bagi satu-satu kawasan pentadbirannya. Di dalam mempertingkatkan kecekapan sistem kawalan pembangunan, penerapan ciri-ciri urus tadbir bandar yang baik (Good Urban Governance) diperlukan yang mana ia memberikan faedah bukan sahaja kepada golongan pentadbir malah kepada masyarakat. Untuk itu, penerapan teknologi maklumat di dalam proses kawalan pembangunan sesebuah Pihak Berkuasa Tempatan diperlukan bagi menguruskan tadbir bandar dengan lebih efektif menerusi sistem maklumat perancangan yang efisien. Berdasarkan kepada keadaan semasa, mengaplikasikan teknologi maklumat di dalam kerja-kerja seharian merupakan salah satu keperluan yang mana pembangunan sistem berkomputer juga adalah selaras dengan dasar kerajaan dalam membentuk persekitaran kerajaan elektronik (Electronic Government) yang bertepatan dengan perkembangan teknologi maklumat yang kian pesat. Pelaksanaan kerajaan elektronik adalah salah satu dasar terpenting negara dalam mencapai wawasan 2020. Ini dinyatakan sendiri oleh Tun Dr.Mahathir Mohamad semasa beliau menjadi Perdana Menteri yang mana dasar tersebut mampu memberikan kebaikan kepada negara sekiranya semua pihak memainkan peranan masing-masing (MAMPU,1997). Kejayaan pelaksanaan dasar ini memerlukan pihak 2 kerajaan, orang awam, dan para pemaju untuk mempelajari sesuatu yang baru dan bersedia untuk mengubah kerja rutin harian dilakukan. Abdullah (2003), menyatakan bahawa salah satu strategi di dalam mempertingkatkan mutu perkhidmatan awam adalah berpindah dari sistem manual kepada sistem yang berasaskan teknologi bagi memberikan perkhidmatan yang lebih baik. Ini memperlihatkan bahawa teknologi maklumat memainkan peranan yang amat penting dalam memperbaiki serta memperkukuhkan mutu perkhidmatan awam di Malaysia. Berdasarkan kepada keperluan tersebut, prosedur serta kaedah kawalan pembangunan di Malaysia sebagai contohnya memerlukan kepada suntikan teknologi (Ong, 2002). Berdasarkan kepada itu, dengan adanya sistem maya berkomputer, maka pemohon boleh menjimatkan masa ke atas kelulusan permohonan antara 30 peratus hingga 50 peratus. Dalam usaha kerajaan meningkatkan mutu perkhidmatan awam di negara ini menerusi urus tadbir bandar yang baik, petunjuk-petunjuk prestasi utama ataupun Key Performance Indicator (KPI)1 telah diperkenalkan bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan agensi kerajaan kepada pelanggan. Ia diperkenalkan dengan tujuan untuk mewujudkan satu sistem pengukuran prestasi yang lebih teratur, lengkap dan menyeluruh. Menurut Zaini (2006), sasaran prestasi untuk mengukur KPI adalah berdasarkan keperluan untuk memenuhi ciri-ciri SMART2. KPI ini diperlukan bagi membantu organisasi mengukur jurang yang wujud di antara keupayaan anggota kerja menghasilkan output berbanding output sebenar. Di Malaysia, pelaksanaan sistem berkomputer bagi kawalan pembangunan masih lagi di peringkat awal yang mana setakat ini hanya Perbadanan Putrajaya yang telah melaksanakan sistem tersebut sepenuhnya. Pihak Berkuasa Tempatan lain seperti Majlis Perbandaran Johor Bahru Tengah (MPJBT) dan Majlis Perbandaran Batu Pahat (MPBP) juga telah mempunyai sistem berkomputer namun ia hanyalah digunakan untuk pendaftaran permohonan perancangan serta paparan peta sistem 1 Petunjuk-petunjuk prestasi utama yang ditentukan sebagai asas mengukur prestasi. Specific (spesifik), Measurable (boleh diukur), Achievable (boleh dicapai), Realistic (realistik) dan Time Bound (mempunyai tempoh masa) 2 3 maklumat geografi (GIS). Selain daripada itu, Majlis Perbandaran Kuantan (MPK) telah melaksanakan e-Rancang pada Disember 2002 yang merupakan sistem yang terdiri daripada 6 sub-modul untuk memproses kebenaran merancang di MPK. Kajian ini akan mengkaji serta membuat penilaian ke atas penggunaan sistem berkomputer iaitu Sistem Kawalan Pembangunan yang telah dibangunkan oleh Jabatan Perancang Bandar (JPRB) dan Jabatan Bangunan, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL) di dalam membantu mengurangkan masa pemprosesan permohonan berserta dengan ciri-ciri transparent, konsisten dan efisien. Hasil daripada penyelidikan yang dijalankan, ia akan dapat memberikan gambaran secara umum ketelusan serta tahap efisien sistem yang telah dibangunkan dalam membantu proses kawalan pembangunannya di samping mempercepatkan pemprosesan permohonan yang dikemukakan kepada sesebuah Pihak Berkuasa Tempatan (PBT). Terdapat beberapa kajian telah dijalankan sebelum ini yang mana meliputi kajian kawalan pembangunan oleh Pihak Berkuasa Tempatan. Kajian bagi proses kawalan pembangunan di Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan, DBKL telah dijalankan oleh Ismail (1997) yang mana kajian tersebut adalah bertujuan untuk mereka bentuk pangkalan data GIS berdasarkan kepada keperluan pihak Jabatan Perancang dan Kawalan Bangunan, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur. Bagi kes pemprosesan permohonan merancang pula, Loh (2000) telah menjalankan kajian dengan mereka bentuk pangkalan data GIS dengan mengenal pasti kesesuaiannya di dalam membuat ulasan bagi mempercepatkan proses mendapatkan kelulusan kebenaran merancang dan membuat persembahan di dalam mesyuarat. Kajian beliau memberikan penumpuan kepada proses kebenaran merancang bagi PBT Majlis Perbandaran Pulau Pinang dengan melihat kepada kesesuaian penerapan GIS setiap peringkat proses tersebut. Noordini (2001) juga telah membuat kajian terhadap pelaksanaan Proses Mendapatkan Ulasan Tukar Syarat Tanah Bagi Pihak Berkuasa Tempatan Dengan Mengguna pakai Aplikasi Sistem Maklumat Geografi. Kajian yang dijalankan lebih menumpukan kepada pelaksanaan aplikasi Sistem Maklumat Geografi dalam proses Ulasan Tukar Syarat Tanah. 4 Perbezaan yang dapat dinyatakan berdasarkan kepada kajian-kajian tersebut dengan kajian yang dijalankan ini adalah lebih menjurus kepada penilaian kepada penggunaan sistem berkomputer dalam mengurangkan masa pemprosesan serta meminimumkan penggunaan kakitangan di dalam pelaksanaan sistem kawalan pembangunan bagi sesebuah PBT. Kajian yang dijalankan tidak hanya tertumpu pada satu proses aliran kerja tetapi kepada keseluruhan proses kawalan pembangunan yang dilaksanakan oleh Jabatan Perancang Bandar, DBKL. Kajian ini kemudiannya akan memfokuskan kepada subsistem kebenaran merancang dengan memperincikan peringkat-peringkat pemprosesan perancangan termasuk penggunaan GIS bagi melihat tahap kecekapan pelaksanaannya bagi sesebuah PBT bagi mempercepatkan proses kawalan pembangunannya. 1.2 Pernyataan Masalah Kualiti serta mutu perkhidmatan awam sering menimbulkan isu di dalam pelaksanaan kawalan pembangunan. Isu serta masalah yang timbul di dalam pelaksanaan kawalan pembangunan terutamanya dari segi pemprosesan permohonan perancangan oleh PBT adalah seperti berikut : i) Proses perancangan mengambil masa yang lama Pemprosesan permohonan perancangan di Malaysia mengambil masa yang lama yang mana ada kalanya mengambil masa sampai bertahuntahun Menurut piagam pelanggan JPRB, DBKL, tempoh masa bagi pemprosesan permohonan perancangan adalah sehingga 120 hari yang mana merupakan tempoh yang sangat panjang. Ini adalah akibat daripada proses sedia ada yang berasaskan kertas, berskala besar, melibatkan pelbagai aspek perundangan serta menimbulkan masalah kepada penduduk di sekitar kawasan terlibat. Setiap daripada peringkat penyemakan dan pertimbangan ke atas permohonan untuk kelulusan perancangan dijalankan berasaskan kertas bermula dari peringkat permohonan perancangan sehinggalah ke peringkat kelulusan yang 5 membawa kepada kelewatan pemprosesan permohonan perancangan dijalankan. ii) Prosedur perancangan yang berperingkat dan rumit Prosedur perancangan sedia ada terdiri daripada pelbagai peringkat dan mempunyai aliran kerja yang rumit serta mengundang kerenah birokrasi (Kadir, 2003). Setiap peringkat kerja perlu melalui jangka masa kerja yang lama di mana telah mengakibatkan proses pemprosesan pembangunan fail yang menjadi lebih dikemukakan. panjang Bagi bergantung DBKL, kepada permohonan perancangannya adalah mengikut jenis-jenis permohonan yang pelbagai serta mempunyai 3 skala pembangunan iaitu kecil, sederhana dan besar yang mana perlu melalui proses permohonan yang kompleks dan rumit. Ini mengakibatkan ada kalanya sesuatu permohonan diproses melebihi dari jangka masa yang dinyatakan pada piagam pelanggannya. Prosedur perancangan yang berperingkat juga mengakibatkan data-data perancangan di PBT tidak diuruskan secara efisien dan sistematik. Ini menyebabkan kesukaran untuk mendapatkan data bagi tujuan rujukan dan memenuhi keperluan jabatan atau agensi lain. Data ini tidak disimpan secara berpusat dan ada kalanya tidak di dokumenkan dan perlu dirujuk kepada pegawai-pegawai tertentu. iii) Kekurangan Kakitangan (Sumber Manusia) Menurut Fazli (2003), salah satu punca kelewatan kelulusan adalah disebabkan oleh kekurangan kakitangan. Kekurangan kakitangan atau sumber manusia yang memproses permohonan sering dijadikan alasan oleh pihak PBT apabila permohonan lambat diproses. Namun demikian masalah ini juga dilihat sebagai salah satu masalah utama kepada kelewatan pemprosesan permohonan yang mana ia bergantung kepada kepesatan pembangunan kawasan perancangan dan beban kerja kakitangan. Kekurangan kakitangan juga mengakibatkan data reruang tidak dikemas kini secara kerap dan data menjadi outdated dan tidak dapat menggambarkan keadaan semasa secara tepat. Ini juga 6 menjadikan salah satu punca kelewatan pemprosesan permohonan yang mana pegawai teknikal perlu membuat lawatan dan siasatan tapak yang teliti bagi mengenal pasti tapak kajian dan kawasan sekelilingnya sebelum permohonan dapat diproses. iv) Kekangan kos dalam penyediaan sistem komputer berpusat Penggunaan sistem berkomputer yang lengkap dan canggih memerlukan kos pembangunan dan kos penyelenggaraan yang tinggi yang mana kebanyakan PBT mempunyai perbelanjaan yang terhad (Ahris, 1999). Namun demikian, isu ini adalah saling berkaitan dengan isu birokrasi oleh pihak atasan akibat dari kurang kesedaran ke atas kepentingan penggunaan GIS dan sistem berkomputer dalam kawalan pembangunan. v) Fail permohonan hilang Pergerakan fail secara fizikal juga dilihat sebagai masalah utama di dalam memproses permohonan perancangan oleh kerana fail perlu bergerak dari satu meja ke satu meja untuk urusan pemprosesan (Ghani dan Lee, 1998). Ini ada kalanya mengakibatkan fail hilang atau datadata di dalamnya hilang. Keadaan ini memerlukan data dikumpulkan semula sebagai asas dan rujukan kepada pemprosesan permohonan. Pergerakan serta pemantauan fail hanya dilakukan dengan menggunakan kad pergerakan yang mana perlu dikemas kini setiap kali fail bergerak. Namun penggunaan kad pergerakan ini tidak efisien oleh kerana fail sering bergerak bergantung pada peringkat yang terlibat. Berdasarkan kenyataan di atas, beberapa persoalan penyelidikan dapat dirumuskan, antaranya: i) Apakah jangka masa pemprosesan permohonan boleh dikurangkan dengan mengguna pakai sistem berkomputer. 7 ii) Bagaimana sistem yang dibangunkan dapat membantu sesebuah PBT dalam mengawal pembangunannya? iii) Sejauh mana ketelusan sistem yang dibangunkan dalam membantu mempertingkatkan prestasi kerja kakitangan? 1.3 Matlamat Kajian Matlamat yang telah ditentukan di dalam melaksanakan penyelidikan ini ialah: Mengkaji dan menilai keberkesanan pelaksanaan Subsistem Kebenaran Perancangan di Jabatan Perancang Bandar, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur dari segi tahap keefisienan, transparent serta mempercepatkan proses permohonan perancangannya. 1.4 Objektif Kajian Objektif yang telah dikenal pasti untuk mencapai matlamat kajian ialah :- i) Mengkaji proses aliran kerja semasa dan aliran kerja Subsistem Kebenaran Perancangan yang dilaksanakan oleh Jabatan Perancang Bandar, DBKL ii) Membandingkan aliran kerja berdasarkan jangka masa serta kakitangan yang terlibat dalam setiap proses perancangan berdasarkan skala pembangunan iii) Menilai serta mengkaji keberkesanan penggunaan sistem berkomputer berbanding aliran kerja semasa proses kawalan pembangunan di Jabatan Perancang Bandar, DBKL. 8 1.5 Skop Kajian Kajian yang dijalankan akan menumpukan kepada beberapa aspek penyelidikan, antaranya ialah: i) Pengenalpastian serta penentuan ke atas isu dan masalah yang telah dikenal pasti. ii) Kajian ke atas proses kawalan pembangunan semasa yang dijalankan oleh Jabatan Perancang Bandar, DBKL berdasarkan kepada aliran kerja pemprosesan bermula dari peringkat kelulusan dasar sehingga perintah pembangunan dikeluarkan. iii) Menjelaskan proses aliran kerja (workflow) dan reka bentuk Sistem Kawalan Pembangunan yang telah dibangunkan dan relevannya kepada proses kawalan pembangunan dan perancangan semasa di Malaysia. iv) Menjelaskan paparan antara muka subsistem kebenaran perancangan dari segi fungsi, kelebihan serta kelemahannya dalam membantu mempercepatkan proses permohonan perancangan bagi PBT terlibat. v) Membuat perbandingan serta menilai penggunaan sistem berkomputer dan kaedah manual dalam memproses permohonan perancangan. 1.6 Metodologi Kajian Pembentukan serta huraian kepada metodologi adalah berdasarkan kepada kajian yang akan dijalankan. Kajian ini terbahagi kepada lima peringkat utama iaitu seperti di dalam Rajah 1.1. 9 Mengenal pasti Latar belakang Permasalahan Penentuan Matlamat & Objektif Kajian Awal Pemahaman Awal Penentuan Skop Kajian & Metodologi Kajian Sistem Kawalan Pembangunan • • • Definisi & Fungsi Sistem Kawalan Pembangunan Akta dan Undang-Undang yang diguna pakai Prosedur Pelaksanaan Sistem Kawalan Pembangunan di DBKL Pembangunan Sistem Berkomputer • • • Fungsi sistem Prosedur pelaksanaan Sistem Berkomputer Pengalaman PBT dan agensi lain dalam mengguna pakai sistem berkomputer • • Peringkat-peringkat permohonan yang terlibat Paparan Antara muka Pelaksanaan Sistem Kawalan Pembangunan Berkomputer Pelaksanaan Sistem Kawalan Pembangunan Berkomputer di DBKL Kajian Literatur Sistem Kawalan Pembangunan di PBT Perbandingan aliran kerja Rumusan dan Cadangan Rajah 1.1: Carta Alir Metodologi Kajian Perbandingan Perbandingan pelaksanaan kaedah manual dan sistem berkomputer Penilaian Sistem Penilaian Sistem Kawalan Pembangunan Berkomputer 10 1.6.1 Kajian Awal Kajian awal melibatkan pemahaman serta penerangan tajuk kajian yang dijalankan. Ia meliputi aspek-aspek seperti berikut : i) Penentuan isu dan permasalahan kajian ii) Pembentukan matlamat dan objektif kajian iii) Penentuan skop dan metodologi kajian. iv) Mengenal pasti bahan-bahan untuk kajian literatur yang akan di jalankan untuk diguna pakai di peringkat seterusnya. v) Pengumpulan data-data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dari JPRB, DBKL manakala data sekunder berdasarkan kepada laporan-laporan, artikel, keratan akhbar dan rujukan internet 1.6.2 Kajian Literatur Bahagian ini melibatkan dua kajian utama iaitu kajian tentang proses kawalan pembangunan dan juga kajian pembangunan sistem berkomputer. i) Proses Kawalan Pembangunan di PBT Peringkat ini akan melibatkan kajian tentang proses kawalan pembangunan di PBT secara keseluruhannya. Aspek utama yang dilihat ialah definisi kawalan pembangunan serta kepentingannya kepada sesebuah PBT. Akta-akta yang terlibat di dalam kawalan pembangunan juga diambil kira sebagai panduan di dalam melaksanakan sebarang bentuk kawalan di dalam pembangunan yang akan dijalankan. Proses kawalan pembangunan yang merupakan peringkat yang berlaku di dalam proses perancangan akan dihuraikan untuk memperjelaskan kepentingan kawalan pembangunan di dalam proses perancangan 11 ii) Pembangunan Sistem Berkomputer Peringkat ini melibatkan kajian ke atas guna pakai sistem berkomputer oleh PBT dengan memberikan contoh-contoh PBT di Malaysia dan luar negara yang telah melaksanakan sistem berkomputer dalam kawalan pembangunannya terutamanya yang melibatkan GIS. Jadual perbandingan antara sistem-sistem yang dinyatakan akan ditunjukkan bagi melihat tahap pelaksanaan sistem berkomputer oleh setiap PBT terlibat. Selain itu akan dinyatakan keperluan sistem dalam menangani masalah dalam kawalan pembangunan serta strategi dalam pelaksanaan sistem tersebut. 1.6.3 Pelaksanaan Sistem Pembangunan Berkomputer Peringkat ini melibatkan kajian pelaksanaan sistem pembangunan berkomputer di Jabatan Perancang Bandar, DBKL dengan melihat kepada carta aliran permohonan menggunakan sistem. Kajian ke atas sistem akan dilakukan dengan memberikan tumpuan kepada aspek paparan antara muka yang telah dibangunkan. Selain dari itu, kaedah agihan tugas kakitangan juga akan dikenal pasti bagi memperlihatkan ketelusan sistem dalam memproses permohonan. 1.6.4 Penilaian perbandingan Perbandingan antara kaedah manual dan penggunaan sistem berkomputer akan dilakukan bagi melihat menilai keberkesanan pelaksanaan sistem berkomputer. Berdasarkan kepada ini, penilaian ke atas masa pemprosesan dilakukan dengan memberikan penjelasan keperluan pelaksanaan sistem berkomputer di dalam mempermudah dan mempercepatkan masa proses perancangan. Kaedah Triangulation digunakan untuk menilai keputusan berdasarkan kepada metodologi 12 yang digunakan iaitu meneliti setiap aliran kerja berdasarkan kepada dokumen, melakukan temu bual secara tidak formal dengan kakitangan dan membuat pemerhatian terhadap perjalanan pemprosesan dokumen. 1.6.5 Cadangan dan Rumusan Pada peringkat ini cadangan dan rumusan berdasarkan kepada kajian yang dijalankan akan dinyatakan. Cadangan adalah tertumpu pada penambahbaikan kepada sistem berdasarkan kepada kelemahan yang telah dikenal pasti. Selain itu, penemuan ke atas kajian iaitu menyatakan kelebihan kajian serta masalah yang telah dikenal pasti dalam melaksanakan sistem berkomputer oleh PBT terbabit. Kaitan antara sistem dengan ciri-ciri urus tadbir bandar yang baik juga akan dinyatakan bagi memperlihatkan kepentingan sistem berkomputer dibangunkan untuk kegunaan kawalan pembangunan sesebuah PBT. 1.7 Kajian Kes Kajian ini melibatkan PBT bagi Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur iaitu Dewan Bandar Raya Kuala Lumpur. Pihak Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan, DBKL sedang di dalam peringkat akhir pelaksanaan Sistem Kawalan Pembangunan yang mana ia di bangunkan untuk membantu melaksanakan fungsi pengurusan, pengawalan, penyelarasan dan pemantauan pembangunan perbandaran untuk jabatan terlibat. Sistem yang dibangunkan mengandungi tujuh subsistem utama iaitu : i) Subsistem Kebenaran Perancangan ii) Subsistem Kawalan Bangunan iii) Subsistem Penguatkuasaan Perancangan iv) Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial 13 v) Subsistem Kiosk Maklumat vi) Subsistem Persembahan Mesyuarat vii) Subsistem Pemprosesan Dokumen Setiap subsistem yang dibangunkan saling berinteraksi antara satu sama lain dengan berkongsi sumber maklumat. Untuk kajian ini, penumpuan akan diberikan kepada subsistem kebenaran perancangan yang mana sistem ini dibangunkan untuk menyokong aktiviti-aktiviti pemprosesan permohonan kelulusan perancangan. Subsistem ini merupakan salah satu komponen utama SKP. Ianya dibangunkan bagi membantu membekalkan kakitangan JPRB dengan maklumat-maklumat yang sesuai, sehingga setiap permohonan kebenaran perancangan akan dapat diproses dengan cekap dan berkesan. Proses ini bermula dari peringkat khidmat nasihat kepada pemohon sehingga kepada pengeluaran Perintah Pembangunan. 1.8 Hasil Akhir Kajian Hasil akhir kajian merupakan cadangan penambahbaikan terhadap sistem iaitu kepada aliran kerja serta antara muka sistem yang telah dibangunkan. Selain itu dinyatakan juga ulasan ke atas kelebihan perlaksanaan sistem berkomputer berbanding kaedah manual dari segi masa pemprosesan permohonan yang dapat dikurangkan serta jumlah kakitangan yang diperlukan pada setiap peringkat yang terlibat. Dengan kajian ini, maka ia boleh digunakan sebagai panduan bagi PBT lain dalam menggunapakai sistem berkomputer serta perisian GIS dalam kawalan pembangunan. 14 BAB 2 SISTEM KAWALAN PEMBANGUNAN 2.1 Pengenalan Perancangan merupakan proses yang berterusan yang mana juru rancang turut terlibat secara berterusan dalam menggubal pelbagai strategi alternatif serta polisi yang dijangkakan. Proses perancangan juga dilihat sebagai salah satu alat kawalan bagi sesebuah Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) dalam menjalankan kegiatan harian mereka. Manakala kawalan pembangunan merupakan aktiviti yang menentukan bagaimana perancangan perlu dilaksanakan dan faktor-faktor yang membolehkan perancangan dilaksanakan di samping mengawal pembangunan yang akan atau telah dibangunkan (Halmi, 2000). Proses kawalan pembangunan yang merupakan tugas utama PBT merupakan kaedah serta peraturan dan peruntukan perundangan terhadap perancangan dan perlaksanaan sebarang bentuk pembangunan yang akan dijalankan. Secara teorinya, sistem perancangan telah diwujudkan bagi memastikan polisi kerajaan yang berkait langsung dengan guna tanah dan pembangunan di terjemah kepada peringkat tempatan. Pembangunan yang tidak terancang dan tanpa kawalan akan menimbulkan pelbagai masalah kepada perancangan yang akan dibuat. Pusat sehenti kerajaan elektronik (one stop e-government) dilihat sebagai kegunaan kepada sistem maklumat dan komunikasi untuk menyokong keperluan ‘client-centered public services’. Kegunaan ICT di dalam pentadbiran awam menggabungkan perubahan organisasi dan teknik terbaru untuk meningkatkan perkhidmatan awam dan proses demokratik dan memperkuatkan sokongan kepada polisi awam. Pusat sehenti kerajaan merujuk kepada integrasi servis awam daripada 15 pandangan pelanggan. Pada permulaan abad ke 21 ini, kerajaan pada semua peringkat mendapati mereka bersedia dengan alat yang lebih untuk diberikan kepada rakyat pada bila-bila masa. Kemasukannya secara pantas ke dalam setiap fasad kehidupan telah merubah bagaimana manusia hidup, bekerja dan bagaimana pula kerajaan menawarkan kepada orang awam yang telah membawa kepada kerajaan elektronik. Jika dilihat kepada perkembangan semasa, pengurusan dan perancangan bandar pada masa kini memerlukan perubahan terutamanya dalam mengamalkan urus tadbir bandar yang baik (Good Urban Governance). Reka bentuk sistem berkomputer bagi sesebuah PBT juga memerlukan penerapan ciri-ciri urus tadbir bandar yang baik bagi memberikan faedah kepada semua yang terlibat di dalam perancangan termasuk ahli masyarakat. Kelebihan yang ada pada ICT perlu digunakan sebaik mungkin dalam mengurus tadbir bandar supaya ia lebih efisien dan efektif (Ahris et.al, 2005). Ciri-ciri konsep amalan urus tadbir yang baik adalah : • Kesamarataan dan menyeluruh (Equity and inclusive) di dalam mendapatkan akses kepada maklumat dan perkhidmatan. Masyarakat perlu memastikan mereka mendapat hak dan tidak terkecuali dalam sebarang keputusan yang dibuat oleh pihak pentadbiran. Hak yang diperoleh adalah sama rata antara golongan masyarakat tanpa ada sebarang bentuk keistimewaan bagi golongan yang lain. • Keberkesanan/Faedah (Effectiveness): Ia merupakan proses dan keputusan yang memenuhi keperluan masyarakat pada masa yang sama mengguna pakai sumber dengan sebaik-baiknya. Keputusan yang dibuat akan memberi faedah kepada masyarakat berdasarkan kepada sumber yang digunakan. • Bertanggungjawab (Accountability): Berkait rapat dengan ketelusan dan kepekaan. Pentadbir perlu bertanggungjawab dengan sebarang tindakan dan keputusan iaitu tidak boleh dibuat tanpa ketelusan dan perlu menurut peraturan serta undang-undang. • Penyertaan (Participation): Penyertaan ahli masyarakat dalam mengurus tadbir bandar sama ada secara langsung atau melalui wakil. Ini bagi 16 memastikan hak mereka di ambil kira dan dipertahankan dalam sebarang bentuk tindakan yang diambil oleh pihak kerajaan. • Keselamatan (Security): Semua ahli masyarakat mendapat hak untuk hidup dengan selamat dan tanpa rasa bimbang dan takut. Keselamatan dapat memberikan kebahagiaan kepada masyarakat. Dengan penerapan ciri-ciri urus tadbir bandar yang baik, pembangunan sistem berbantukan komputer bagi sesebuah PBT dilihat sebagai langkah yang terbaik untuk melaksanakan kawalan pembangunannya bagi memberikan faedah bukan sahaja kepada golongan pentadbir malah kepada masyarakat. Kelebihan yang ada pada sistem maklumat dan komunikasi perlu digunakan sebaik mungkin dalam mengurus tadbir bandar supaya ia lebih efisien dan efektif. Bab ini akan memperlihatkan perkara-perkara yang berkaitan dengan kawalan pembangunan dan kepentingan penggunaannya kepada sesebuah PBT. Selain daripada itu penekanan akan diberikan kepada guna pakai sistem berkomputer dan akta-akta yang terlibat dalam membantu di dalam proses kawalan pembangunan di PBT. Beberapa contoh PBT yang telah melaksanakan sistem berkomputer juga dirujuk bagi melihat pelaksanaan sistemnya. 2.2 Proses dan Prosedur Kawalan Pembangunan di PBT 2.2.1 Definisi Kawalan Pembangunan Kawalan Pembangunan berperanan dalam memastikan, mengawal dan mengatur setiap bentuk pemajuan yang di jalankan berdasarkan kepada ketetapan serta rancangan pembangunan yang telah ditentukan. Kerajaan Tempatan yang dinyatakan di sini adalah merujuk kepada Pihak Berkuasa Tempatan yang memainkan peranan sebagai pengurus tadbir di dalam mengawal selia pembangunan serta perancangan bagi kawasan di bawah kuasanya serta membentuk polisi-polisi dan pelan-pelan pembangunan untuk menghasilkan satu susunan perhubungan yang berkaitan dengan keseimbangan keadaan sosial, fizikal dan juga ekonomi. 17 Dewan Bahasa dan Pustaka (1996) menyatakan bahawa, kawalan bermaksud cara menjaga supaya teratur perjalanan kerja atau pengawasan manakala pembangunan yang diambil dari kata akar bangun membawa maksud memajukan dan perkembangan. Manakala, kawalan pembangunan boleh didefinisikan sebagai proses di mana PBT memastikan pembangunan baru di dalam kawasan pentadbirannya boleh dibangunkan. Selain itu definisi lain bagi istilah kawalan pembangunan adalah proses di mana PBT menentukan sama ada cadangan pembangunan memerlukan kebenaran perancangan dengan mengambil kira pelan pembangunan dan perkara-perkara lain yang berkaitan. Menurut definisi-definisi yang telah dikemukakan di atas, kawalan pembangunan merupakan proses penting yang mana PBT perlu memastikan setiap pembangunan baru di bawah pengawasannya mengikut polisi, garis panduan dan piawaian yang telah ditetapkan. Setiap dari pembangunan baru yang hendak dilaksanakan tersebut perlu mendapatkan kebenaran merancang seperti mana yang telah dinyatakan di bawah Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976 di dalam seksyen 19(1) pada bahagian IV iaitu : Tiada seseorang pun, lain dari Pihak Berkuasa Tempatan boleh memula, mengusaha atau menjalankan apa-apa pemajuan melainkan kebenaran merancang berkenaan dengan pemajuan itu telah diberi kepadanya di bawah seksyen 22 atau dilanjutkan di bawah seksyen 24 (3). Peruntukan akta di atas, menjelaskan bahawa setiap pembangunan yang akan dilaksanakan perlu menjalankan proses-proses kawalan pembangunan sebelum mendapatkan kelulusan. Akta tersebut juga menjelaskan bahawa kawalan pembangunan merupakan kaedah yang terbaik untuk digunakan bagi mengimplementasikan polisi dan pelan pembangunan bagi membentuk perancangan yang teratur dan terkawal serta tidak bercanggah daripada garis panduan yang telah ditetapkan. Melalui proses kawalan pembangunan, tugas PBT menjadi lebih penting 18 di samping berperanan sebagai seorang juru pandu dalam pembangunan sesebuah kawasan. 2.2.2 Kepentingan Kawalan Pembangunan Kawalan pembangunan seharusnya berperanan untuk memastikan keseimbangan terhadap sebarang perubahan dan kawalan bagi meningkatkan kualiti persekitaran, mengekalkan tahap penerimaan terhadap penggunaan yang telah dibenarkan ke atas kegunaan tanah dan menyelesaikan konflik. Sistem kawalan pembangunan sedia ada dapat dilaksanakan dengan lebih cekap sekiranya terdapat pelan pembangunan kawasan yang boleh dijadikan petunjuk dan memandu arah pembangunan oleh PBT. Halmi (2000) menyatakan bahawa terdapat beberapa kepentingan yang menyebabkan kawalan pembangunan diperlukan di dalam satusatu kawasan PBT. Kepentingan-kepentingannya adalah seperti berikut : i) Kawalan pembangunan merupakan aspek utama perancangan bandar bagi sesebuah negeri dan Pihak Berkuasa Perancangan Tempatan (PBPT) kerana kawalan pembangunan yang dibuat adalah berhubung kait dengan Rancangan Pembangunan. ii) Kawalan pembangunan menekankan fungsi perancangan sebagai satu disiplin yang mengendalikan sumber alam dan memberi perhatian terhadap ciri-ciri alam sekitar dan komuniti secara keseluruhannya. Kawalan memainkan peranan yang penting bagi melancarkan pembangunan kawasan berdasarkan kepada garis panduan daripada akta dan piawaian. iii) Kawalan pembangunan merupakan satu proses yang mengehendakinya PBPT dan kerajaan negeri menggunakan undangundang bagi mengawal kesemua pembangunan agar sejajar dengan kehendak pelan pembangunan. 19 iv) Ketiadaan kawalan pembangunan di bawah kuasa PBPT akan mewujudkan satu keadaan bebas yang mana boleh mengakibatkan kesan perancangan yang tidak optimum. v) Kawalan pembangunan membantu proses pembangunan dan memelihara penduduk daripada implikasi pembangunan perancangan yang tidak efektif dan mungkin memudaratkan penduduk sekitarnya. 2.2.3 Kawalan Pembangunan oleh PBT PBT menggunakan kawalan pembangunan sebagai alat untuk mengawal pembangunan. Tugas utama kawalan adalah untuk memastikan polisi-polisi perancangan dapat dilaksanakan dengan teratur dan berjalan lancar tanpa gangguan. Pembangunan pula melibatkan pelbagai perubahan berbentuk fizikal kepada sesebuah kawasan. Dengan adanya kawalan pembangunan, perancangan yang dirancang atau dibangunkan dapat dilaksanakan dalam menghasilkan satu pembangunan yang terancang di samping memberikan keselesaan kepada penduduk sekitar. Untuk menghasilkan pembangunan yang terancang dan berkesan, proses perancangan dan pengawalan bandar memerlukan sistem capaian maklumat yang baik (Ahris, 1999). Kawalan Pembangunan di PBT dijanakan dengan menggunakan elemen-elemen berikut :- a) Undang-undang dan akta-akta yang digubal kerajaan. b) Garis panduan dalam bentuk teknikal (piawaian) atau kaedah-kaedah. c) Pelan-pelan pembangunan seperti Rancangan Tempatan dan Rancangan Struktur yang diluluskan dan disahkan oleh PBT. d) Kenyataan bertulis seperti dasar-dasar dan pekeliling yang digubal oleh pihak pembuat keputusan atau pihak berwajib yang sah di sisi undangundang. 20 Di dalam melaksanakan kawalan pembangunan terdapat alat-alat kawalan yang diguna pakai untuk pelaksanaannya. Penggunaan alat-alat kawalan ini adalah bagi memastikan undang-undang serta akta yang telah digubal dipatuhi dalam proses perancangan . Alat-alat kawalan pembangunan adalah seperti berikut : i) Pengezonan guna tanah ii) Kawalan Kepadatan Penduduk iii) Kawalan Kawasan Plinth iv) Kawalan Ketinggian v) Anjakan Bangunan vi) Keperluan Kawasan Lapang vii) Tempat Letak Kenderaan viii) Caj Pembangunan ix) Dasar Kerajaan Negeri/Pusat x) Sumbangan Kumpulan Wang Perkhidmatan (Improvement Service Fund) 2.2.4 Akta yang berkaitan dengan Kawalan Pembangunan. Akta Perancangan Bandar dan Desa, 1976 atau Akta 172, Akta Perancangan Bandar dan Desa (Pindaan) 1993 (Akta A866), 1995 (Akta A933) dan 2001 (A1129) telah diguna pakai dalam sistem Kawalan Pembangunan Bandar. Akta 172 mengadakan peruntukan yang melarang sebarang kegiatan atau aktiviti pembangunan dengan mendapatkan kebenaran dari pihak berkuasa perancang. Akta ini diguna pakai untuk memastikan persamaan undang-undang serta dasar dalam mengadakan kawalan dan peraturan yang sempurna untuk Perancangan Bandar dan Desa serta merupakan satu pendekatan yang sama bagi penggunaan tanah dan pengawalan tanah. Akta ini juga membentuk suatu kaedah yang sesuai untuk pengawalan dan penguatkuasaan sesuatu perancangan. Kaedah tersebut melibatkan beberapa peringkat iaitu bermula dari peringkat pewartaan, penyediaan serta kelulusan pelan dan proses kawalan pembangunan. 21 Seksyen 20 pada Akta 172 memperuntukkan tiada seorang pun boleh memula, mengusaha atau menjalankan apa-apa aktiviti pemajuan (atau aktiviti pembangunan) melainkan menurut kebenaran merancang yang telah diberikan kepadanya berkenaan dengan pemajuan itu atau syarat-syarat kebenaran merancang tersebut. Kawalan pembangunan juga diterangkan dari segi proses, bentuk dan juga isi kandungannya. Selain daripada Akta Perancangan Bandar dan Desa, akta lain yang diguna pakai dan terlibat secara langsung dengan aktiviti kawalan pembangunan ialah Akta Jalan Parit dan Bangunan, 1974 (Akta 133), Kanun Tanah Negara, 1965 (Akta 56), Undang-Undang Kecil Bangunan Seragam 1984, Akta Pengambilan Balik Tanah 1960, Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) dan Akta Kualiti Alam Sekeliling 1974. Kesemua akta ini akan dirujuk dan membantu di dalam keputusan perancangan yang akan dibuat oleh sesebuah PBT. 2.2.5 Proses Kawalan Pembangunan Kawalan pembangunan melibatkan aktiviti-aktiviti pengawalan dan memastikan sebarang perubahan ke atas guna tanah mematuhi segala kehendak dan selaras dengan pelan pembangunan yang telah ditetapkan. Proses kawalan pembangunan melibatkan 4 proses penting iaitu proses kelulusan perancangan, penyimpanan rekod dalam pangkalan data, membuat penilaian dan pengawasan cadangan pembangunan serta menjangkakan perubahan pada masa depan (Abrail,1990). Terdapat empat peringkat pelaksanaan kawalan pembangunan di sesebuah PBT. Namun demikian terdapat perbezaan dari segi pelaksanaan kawalan pembangunan di Jabatan Perancang Bandar DBKL dan PBT-PBT lain di Semenanjung Malaysia. i) Peringkat Kelulusan Pelan Susun atur / Kelulusan Dasar Kelulusan Dasar ini adalah kelulusan berhubung dengan aktiviti kelulusan pelan susun atur yang merupakan kelulusan pada peringkat 22 dasar. Pada peringkat ini pihak pemaju dikehendaki menyerahkan permohonan susun atur kepada PBT untuk diberikan kelulusan. Pelan susun atur yang diserahkan akan menerangkan dengan lebih jelas keperluan dan gambaran awal matlamat dan objektif rancangan pembangunan yang dikemukakan bagi sesebuah kawasan. Berdasarkan kepada Rajah 2.1, pemohon akan menyerahkan permohonan pelan susun atur kepada Jabatan Perancang Bandar DBKL dan kemudiannya permohonan susun atur tersebut akan diserahkan kepada jabatan-jabatan teknikal untuk pertimbangan kelulusan. Setelah membuat pertimbangan, jabatan teknikal akan menyerahkan semula permohonan berserta dengan ulasan kepada Jabatan Perancang untuk proses kelulusan. Sebelum mendapatkan kelulusan, Juru Ukur Tanah yang dilantik oleh pemohon perlu mengemukakan Pelan Pra-Hitungan (R.S) dan mendapatkan pengesahan daripada Jabatan Perancang dan Jabatan Kerja Awam. Setelah Kelulusan Pelan Susun atur diberikan, permohonan akan melalui peringkat Pecah Sempadan dan Tukar Guna Tanah. Peringkat Kelulusan Pelan Susunatur PEMOHON Penyerahan Permohonan Susun atur JABATAN PERANCANG & KAWALAN BANGUNAN (JPKB) Keperluan Teknikal J/K TEKNIKAL Pertimbangan Kelulusan BAHAGIAN KEBENARAN MERANCANG (JPKB) Kelulusan Pelan Susunatur JPKB JURUUKUR TANAH Penyediaan Pelan R.S. Pengesahan Pelan R.S. JKA Peringkat Pecah Sempadan dan Tukar Guna Tanah Rajah 2.1: Peringkat Kelulusan Pelan Susun atur / Kelulusan Dasar Sumber : JPKB, DBKL, 2002 23 Proses yang dilaksanakan bagi PBT-PBT lain tidak banyak berbeza dengan yang diamalkan di DBKL. Cuma pada peringkat ini berlaku siasatan tapak serta pemberitahuan kepada pemilik bersebelahan sebelum kelulusan dasar diberikan. ii) Peringkat Kelulusan Pecah Sempadan dan Tukar Syarat Tanah Merujuk kepada Seksyen 135(1) Kanun Tanah Negara (KTN), permohonan pecah sempadan tanah adalah bermaksud tanah yang dipegang di bawah hak milik sementara atau hak milik tetap sama ada hak milik Pejabat Pendaftar atau hak milik Pejabat Tanah yang di pecah sempadan kepada dua atau lebih bahagian yang mana setiap satu darinya dipegang oleh hak milik berasingan. Permohonan yang dikemukakan hanya boleh diluluskan apabila tanah tidak bertentangan dengan sebarang syarat kepentingan, tidak bertentangan dengan undang-undang, persetujuan cukai daripada tanah telah dijelaskan sesiapa yang terlibat dan atau mendapat mempunyai kepentingan dengan tanah terbabit. Pecah Sempadan Tanah hanya boleh di buat setelah semua syarat yang di tentukan di bawah Seksyen 136 KTN di penuhi. Tujuannya adalah untuk memastikan pecah sempadan itu dilakukan dengan cara teratur untuk mengelakkan kemungkinan timbul darinya akibat yang bertentangan dengan syarat yang telah dinyatakan sebelum ini. Rajah 2.2 menunjukkan perincian peringkat pecah sempadan dan tukar syarat tanah di DBKL yang mana pemohon perlu menghantar permohonan melalui Jabatan Ukur dan Pejabat Tanah dan Sumber Mineral. Pada peringkat ini pengeluaran Qualified Title (Q.T) akan dikeluarkan dahulu melalui Exco Tanah sebelum Final Title (F.T) dikeluarkan. Selepas F.T dikeluarkan, pemohon boleh mengemukakan permohonan Perintah Pembangunan (P.P) ke Jabatan Perancang. 24 Peringkat Kelulusan Pelan Susun atur Peringkat Pecah Sempadan Dan Tukar Syarat Tanah JABATAN UKUR KE PEJABAT TANAH DAN MINERAL(WP) Penyerahan Permohonan JURUUKUR TANAH JABATAN TANAH DAN UKUR Kaji Selidik Sediakan Pelan Kaji Selidik Q.T. Pengesahan Conversion dan Pertimbangan EXCO TANAH (PTG/WP) PEMOHON EXCO TANAH Bayaran Premium Conversion dan Pecah Sempadan Conversion dan Pertimbangan Permohonan EXCO TANAH (PTG/WP) JABATAN TANAH DAN UKUR Pengeluaran Q.T Sediakan Q.T. JURU UKUR TANAH Kajiselidik akhir sempadan di tapak EXCO TANAH (PTG/WP) Pengeluaran Final Title PEMOHON Memohon Perintah Pembangunan Peringkat Perintah Pembangunan Rajah 2.2: Peringkat Pecah Sempadan dan Tukar Syarat Tanah Sumber : JPKB, DBKL, 2002 Berbeza dengan pelaksanaan peringkat ini oleh PBT-PBT lain di Semenanjung Malaysia, permohonan untuk peringkat ini akan diterima daripada Pejabat Tanah dan Daerah (PTD). Permohonan akan diproses dan diadakan lawatan tapak untuk semakan ke atas tanah yang hendak dibangunkan. Ulasan akan diberikan dan dihantar semula kepada PTD untuk kelulusan permohonan tukar syarat tanah. iii) Peringkat Perintah Pembangunan / Kebenaran Merancang Peringkat Perintah Pembangunan merupakan peringkat di mana pemohon mengemukakan permohonan pembangunan lengkap kepada Jabatan Perancang Bandar DBKL atau peringkat mengemukakan kebenaran merancang. Semenanjung Malaysia, Berbeza dengan permohonan PBT-PBT perancangan di lain di Jabatan Perancang Bandar DBKL tidak mewajibkan penyerahan Laporan Cadangan Pemajuan (LCP). Penyerahan segala dokumen yang dikemukakan oleh pemohon adalah berdasarkan kepada senarai semakan akan digunakan oleh kakitangan perancangan untuk 25 menyediakan Laporan Penilaian Perancangan (LPP). Melalui LPP ini, pertimbangan kelulusan akan diberikan. Proses kerja Berdasarkan Rajah 2.3, permohonan yang telah diberi pertimbangan akan melalui peringkat persembahan mesyuarat kepada Jawatankuasa Perancang Bandar. Setelah Kelulusan diberikan, Perintah Pembangunan akan diberikan dan perlu memulakan kerja pembangunan. Namun demikian, pemohon perlu mendapatkan kelulusan pelan bangunan terlebih dahulu daripada Jabatan Bangunan. Peringkat Pecah Sempadan dan Tukar Syarat Tanah Peringkat Kelulusan Perintah Pembangunan (PP) BAHAGIAN KAWALAN PERANCANGAN (JP&KB) Pemprosesan PP BAHAGIAN KAWALAN PERANCANGAN (JP&KB) JAWATANKUASA TEKNIKAL Pertimbangan Kelulusan PP JAWATANKUASA PERANCANGAN BANDAR Pengeluaran PP PEMOHON Pembetulan dan Pindaan BAHAGIAN KAWALAN PERANCANGAN (JP&KB) Laporan PP dan Cadangan BAHAGIAN KAWALAN PERANCANGAN (JP&KB) Peringkat Kelulusan Pelan Bangunan Rajah 2.3.: Peringkat Kelulusan Perintah Pembangunan Sumber : JPKB, DBKL, 2002 Bagi prosedur biasa di PBT, LCP akan dikemukakan yang merupakan kenyataan bertulis dan pelan untuk menyatakan keadaan semasa tanah serta penjelasan tentang cadangan pembangunan yang dijalankan khususnya tentang kesan pembangunan tersebut terhadap kawasan persekitarannya. Seksyen 21B Akta 172 memperuntukkan suatu pelan susun atur hendaklah disediakan dan dikemukakan bersama butiran yang dikehendaki di bawah peruntukan seksyen 21A tadi. Mengikut seksyen 21(6) Akta 172, permohonan untuk kebenaran merancang yang tidak terletak dalam kawasan yang mempunyai rancangan tempatan, PBPT dikehendaki memaklumkan tuan tanah bersebelahan 26 tentang permohonan itu akan hak mereka untuk membuat bantahan terhadap permohonan tersebut berserta alasan-alasan dalam tempoh 21 hari dari tarikh notis tersebut di hantar. PBPT juga tidak akan memberi kebenaran merancang jika permohonan yang dikemukakan bertentangan dengan mana-mana peruntukan dalam rancangan tempatan. Kelulusan juga tidak akan diberikan sekiranya pemohon belum menjelaskan bayaran pemajuan yang di kenakan ke atas pemajuan itu di bawah peruntukan Bahagian V Akta 172. iv) Peringkat Kelulusan Pelan Bangunan dan Sijil Menduduki Bangunan Bagi prosedur di DBKL, setelah mendapat Perintah Pembangunan pemohon perlu mengemukakan pelan bangunan untuk memulakan kerja-kerja pembangunan. Untuk mendapatkan kelulusan, pelan bangunan yang dikemukakan perlulah memenuhi kehendak perintah pembangunan yang telah diberikan kelulusan. Pengesahan sekurangkurangnya dari 18 jabatan teknikal (Rajah 2.4) diperlukan untuk mendapatkan kelulusan pelan bangunan. Pemohon boleh memulakan kerja-kerja pembinaan bangunan setelah mendapat kelulusan pelan bangunan. Apabila bangunan telah siap atau hampir siap dibina, pemohon perlu memohon semula kepada Jabatan Bangunan untuk mendapatkan sijil layak untuk menduduki bangunan (C.F.O). Permohonan C.F.O ini adalah merupakan peringkat terakhir di dalam proses kawalan pembangunan bagi sesebuah PBT. Berbeza dengan prosedur di PBT-PBT lain, permohonan untuk mendapatkan kelulusan pelan bangunan perlu mengemukakan bersama surat kelulusan dan pelan tataatur kebenaran merancang bagi bangunan tersebut kerana kelulusan ini akan dibuat selaras dengan kelulusan kebenaran merancang yang telah dikeluarkan sebelum ini. Selain dari itu, surat dan pelan pra-hitungan yang telah diperakukan juga perlu disertakan bersama. 27 Peringkat Kebenaran Merancang/Perintah Pembangunan Peringkat Pelan Bangunan & Kelayakan Menduduki Bangunan PEMOHON PENUHI KEHENDAK PERINTAH PEMBANGUNAN JSTKPB SANITAR JPPPK JSTKKB JKA JKA BAHAGIAN KAWALAN BANGUNAN (JP&KB) JP&P JKA JPB Permohonan Kelulusan Pelan Bangunan TNB PTG/WP JBA JAS LLM LPS TELEKOM BOMBA DCA Membina Hentian Bas & Teksi Membina sistem Pembentungan Pembinaan Jalan & Parit Pembinaan Tempat Letak Kenderaan Kerja tanah & cerucuk Pusat Penjaja Landscaping Pembuangan Sampah Pusat Pengumpulan Sistem Sanitari KELULUSAN PENUHI KEHENDAK PERINTAH PEMBANGUNAN BAHAGIAN KAWALAN BANGUNAN (JP&KB) KELULUSAN Permohonan CFO PEMBINAAN BAHAGIAN KAWALAN PERANCANGAN (JP&KB) PEMOHON EXCO TANAH (PTG/WP) Rajah 2.4.: Peringkat Kelulusan Pelan Bangunan dan Sijil Menduduki Bangunan Sumber : JPKB, DBKL, 2002 Secara keseluruhannya, proses kawalan pembangunan di DBKL mempunyai sedikit perbezaan berbanding dengan pelaksanaannya di PBT-PBT lain. Perbezaan ini salah satunya adalah disebabkan oleh akta, polisi dan garis panduan yang dirujuk adalah berbeza. 2.3 Sistem Kawalan Pembangunan Berkomputer di PBT Pelaksanaan sistem kawalan pembangunan berkomputer bagi sesuatu PBT adalah masih baru di Malaysia. Ini disebabkan oleh tahap kesediaan PBT untuk mengguna pakai sistem sama ada dari segi kewangan, kepakaran mahupun sumber manusianya. Sistem berkomputer di bangunkan dengan menggunakan perisianperisian yang menggunakan atur cara pengekodan yang biasanya direka oleh seorang Pengatur cara Sistem. Penggunaan perisian-perisian atur cara adalah bergantung pada sistem yang ingin dibangunkan. Atur cara ini menggunakan servis pengantaraan di 28 sistem pengoperasian yang dinamakan API ( Application Program Interface) (JPKB, 2002). Contoh-contoh sistem pengoperasian adalah seperti Windows 2000 Family, Linux, WinNT, VMS dan BeOS. Pelaksanaan sistem berkomputer ini dilihat sebagai sistem sokongan kepada bidang perancangan dalam melaksanakan tugasan harian yang mana ia mampu untuk membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik. 2.4 Guna Pakai Sistem Berkomputer dalam Kawalan Pembangunan Sistem berkomputer yang melibatkan proses-proses kawalan pembangunan terutamanya perancangan bandar telah digunakan tidak kira di dalam Malaysia mahupun di negara-negara maju dan membangun yang lain yang mana negaranegara tersebut lebih awal terdedah kepada teknologi sistem maklumat antaranya seperti berikut : i) Perbadanan Putrajaya Perbadanan Putrajaya merupakan PBT termoden di Malaysia setakat ini yang telah membangunkan sistem berkomputernya. Sumber Putra atau Sistem Pengurusan Maklumat Bersepadu Putrajaya dibangunkan sejak penubuhan Putrajaya bertujuan untuk membantu menguruskan pembangunan di Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan Putrajaya. Sistem yang dibangunkan memberikan penumpuan kepada Sistem Pengurusan Pembangunan Bandar. Salah satu dari subsistem yang dibangunkan adalah Subsistem Permohonan Perancangan. Sistem yang dibangunkan ini membolehkan pihak pemaju mengemukakan permohonan perancangan melalui Internet. Permohonan yang dikemukakan oleh pemohon akan diproses menggunakan sistem bermula dari pendaftaran permohonan sehingga kelulusan kebenaran perancangan diperolehi. Sistem yang dibangunkan tersebut bukan sahaja memberikan kelebihan dan kemudahan kepada pemaju malah kepada kakitangan jabatan yang mana melalui kaedah pemprosesan yang digunakan, permohonan menjadi lebih mudah dan cepat. 29 Peringkat pemprosesan permohonan di dalam subsistem permohonan perancangan adalah seperti pada Rajah 2.5. Serahan Digital online Kelulusan permohonan Proses Teknikal Subsistem Permohonan Perancangan Pendaftaran Permohonan Semakan data CAD dan digital Rajah 2.5 : Peringkat pemprosesan permohonan di dalam subsistem permohonan perancangan Sumber : Olahan pengkaji, 2006 Rajah 2.6 : Antara muka kaedah permohonan di Jabatan Perancang Perbadanan Putrajaya di laman web www.putrajaya.net.my Sumber : www.putrajaya.net.my , 2006 30 ii) Majlis Perbandaran Kuantan MPK telah mengguna pakai Sistem e-Rancang yang berasaskan sistem modular. Sistem ini mengandungi 6 sub-modul iaitu: • sub-modul pendaftaran • sub-modul charting elektronik • sub-modul proses teknikal • sub-modul pengurusan mesyuarat • sub-modul laporan dan carian • sub-modul pemantauan status Sistem Hubungan Dalaman (e-mail) Serahan Maklumat Permohonan Pendaftaran Permohonan Pelan Pembangunan (GIS) Charting Elektronik Perpustakaan Digital Pemprosesan Teknikal Pengurusan Mesyuarat Laporan dan Carian Maklumat Sistem Hubungan Dalaman (e-mail) Rajah 2.7: Reka bentuk proses keseluruhan e-Rancang di Majlis Perbandaran Kuantan Sumber : Suharni Mohd Apandi, 2005 Sistem yang dibangunkan membantu dalam mempercepatkan proses pemprosesan permohonan perancangannya. Sistem yang dibangunkan menyediakan storan penyimpanan dan pengurusan data permohonan yang sistematik dan efisien untuk memudahkan perkhidmatan kepada orang awam. Sistem Hubungan Dalaman (e-mail) Sistem Hubungan Dalaman (e-mail) Pemantauan Status Permohonan 31 iii) Pihak Berkuasa United Kingdom Sistem Aplikasi Kawalan Perancangan (PACS) merupakan data teks yang lengkap berserta sistem pengurusan peta. PACS merupakan aplikasi berasaskan Window yang ditulis dalam perisian Microsoft Access 2000 dengan hubungan kepada aplikasi GIS sama ada MapInfo Professional atau Arcview. Sistem yang dibangunkan melibatkan 7 modul utama iaitu: • Kawalan pembangunan • Kawalan bangunan • Penguatkuasaan • Rayuan • Caj tanah • Akses kepada laman web/internet • Modul Portal PACS Rajah 2.8 : Paparan Antara muka salah satu aplikasi dalam PACS Sumber : www.esdm.co.uk/PACS 32 Rajah 2.9 : Paparan MapInfo Map Viewer yang terdapat pada Modul Pemetaan PACS. Sumber : www.esdm.co.uk/PACS PACS digunakan oleh Dewan Bandaraya, Majlis Perbandaran, Majlis Daerah dan PBT Taman Awam di United Kingdom. Sistem utama adalah Modul Kawalan Pembangunan yang mana dibangunkan menggunakan aplikasi storan yang lengkap, menghasilkan pelan tapak, menjana semakan kawalan secara automatik, menjana surat dan laporan. Manakala di dalam Modul Pemetaan, ia menghubungkaitkan antara PACS dengan MapInfo atau ESRI GIS. Ia menyediakan fungsi untuk menambah atau mengemas kini lokasi kesemua bentuk kawasan perancangan, aplikasi perancangan cuaca, kes penguatkuasaan dan juga carian. Agenda dan pelan tapak juga boleh dijana menggunakan modul ini pada skala pelbagai. 33 iv) Jabatan Perancang Hong Kong Sistem berasaskan kes (Case-based System (CBS)) dibangunkan oleh Jabatan Perancang Hong Kong dalam menguruskan kebenaran perancangannya (Yeh, 2001). Pembangunan sistem ini adalah menggunakan case-base reasoning (CBR) dengan mengintegrasikan perisian ESTEEM dan GIS. Sistem yang dibangunkan ini menyimpan data-data permohonan lama di dalam pangkalan data. Apabila setiap permohonan baru untuk permohonan perancangan diterima, kakitangan akan menyemak melalui sistem kes-kes lama yang serupa yang telah diputuskan sebelum ini bagi membantu membuat keputusan. Keputusan yang dibuat tersebut akan direkodkan ke dalam pangkalan data untuk penggunaannya untuk kes-kes akan datang. v) Bandar Sarasota, Texas Bandar Sarasota Texas telah membangunkan penyelesaian enterprise menggunakan Collaborative Community Teaming Environment (COLATE) yang sesuai dengan inovasi Akanda yang meliputi teknologi ESRI. Penyelesaian ini membantu dalam kakitangan dan orang awam untuk mengenali perkhidmatan kerajaan. Bandar Sarasota menggunakan aplikasi COBOL untuk fungsi jabatan seperti mendapatkan permit bangunan dan lesen perniagaan. Berdasarkan kepada kekurangan sistem yang sedia ada, kakitangan Sistem Maklumat Bandar mahukan sistem enterprise yang lebih canggih dan berintegrasi yang menggunakan GIS serta memperbaiki aliran kerja untuk pengurusan yang lebih baik untuk menggantikan COBOL. GIS akan diterapkan pada setiap aplikasi yang menawarkan gabungan antara muka visual bagi setiap data. GIS dan fungsi proses jabatan ditambah ke dalam aplikasi Lotus Notes/Domino. MapObjects digunakan untuk menambah dimensi spatial kepada aplikasi dan mempengaruhi pelaburan pemetaan bandar tersebut. Bermula pada tahun 1997, beberapa aplikasi telah diperkenalkan iaitu : 34 2.4.1 • Pengurusan permit dan penyiasatan • Kod penguatkuasaan dan pengurusan kompelin • Pengurusan pendaftaran kontraktor • Pengurusan lesen perniagaan • Pengurusan alamat harta benda Rumusan Guna Pakai Sistem Dalam Kawalan Pembangunan Berdasarkan kepada guna pakai sistem yang telah dinyatakan, perbandingan antaranya dapat dirumuskan seperti pada Jadual 2.1. Jadual 2.1 : Matriks perbandingan sistem PBT Perbadanan Putrajaya Sumber Putra Aplikasi Sistem Pengurusan Pembangunan Bandar Reka bentuk/Fungsi Subsistem Permohonan Perancangan yang berfungsi memproses permohonan dari pendaftaran sehingga kelulusan. Permohonan boleh dihantar secara online Pengguna • Kakitangan Jabatan Perancang • Pemaju/ pemohon Majlis Perbandaran Kuantan e-Rancang • Kakitangan Jabatan Perancang • Pemaju/ pemohon Pihak Berkuasa United Kingdom Sistem Aplikasi Kawalan Perancangan (PACS) 6 sub modul dibangunkan iaitu: • pendaftaran • charting elektronik • proses teknikal • pengurusan mesyuarat • laporan dan carian • pemantauan status Terdapat 7 modul dibangunkan : • Kawalan pembangunan • Kawalan bangunan • Penguatkuasaan • Rayuan • Caj tanah • Akses kepada laman web/internet • Modul Portal PACS Kelebihan • Memudahkan orang awam untuk menghantar permohonan melalui laman web • Pangkalan data tersedia untuk seluruh kawasan • Sistem berasaskan modular yang mudah dan transparent. • Mempermudahkan pemaju untuk menghantar permohonan Pengguna • Sistem yang sama terdiri daripada digunakan oleh Jabatan PBT di United Perancang di: Kingdom • Dewan • Mempermudah Bandar raya serta mempercepatkan • Majlis proses Perbandaran permohonan • Majlis • Laman web Daerah tersedia untuk • PBT Taman dicapai oleh orang Awam awam Sambungan… 35 Sambungan Jadual 2.1 Jabatan Perancang Hong Kong Case-based System (CBS) Bandar Saratosa, Texas Collaborative Community Teaming Environment (COLATE) Pengintegrasian perisian ESTEEM dan GIS untuk menyimpan maklumat permohonan yang lama ke dalam pangkalan data. Aplikasi yang direka bentuk: • pengurusan permit dan penyiasatan • kod penguatkuasaan dan pengurusan kompelin • pengurusan pendaftaran kontraktor • pengurusan lesen perniagaan • pengurusan alamat harta benda • Kakitangan Jabatan Perancang • Data lama dapat dicapai untuk semakan • Kakitangan Jabatan Perancang dan Bangunan • Pemaju • Orang Awam • Pengurusan data lebih efisien Sumber : Olahan pengkaji, 2006 Daripada perbandingan yang dibuat dapat dinyatakan bahawa setiap sistem yang dibangunkan untuk PBT mempunyai kelebihan dan dapat memberikan kemudahan di dalam pelaksanaan tugasan harian kakitangan di Jabatan Perancang di samping mempermudahkan pemaju dan juga orang awam untuk berurusan dengan jabatan terlibat. 2.4.2 Perbandingan kajian kes dengan Sistem Kawalan Pembangunan (SKP), Jabatan Perancang Bandar DBKL. Terdapat persamaan di dalam pembangunan Subsistem Permohonan Perancangan Sumber Putra dengan Subsistem Kebenaran Perancangan SKP terutamanya dalam semakan pelan digital CAD yang dikemukakan untuk semakan jabatan. Namun demikian sistem yang dilaksanakan di Putrajaya ini menerima permohonan secara online tanpa memerlukan pemohon datang ke jabatan untuk menyerahkan permohonan perancangan. Walaupun ini dilihat sebagai kelebihan kepada sistem yang dibangunkan namun berlaku kemungkinan data digital yang dikemukakan dicuri semasa proses penghantaran secara online dilakukan. E-Rancang yang dibangunkan oleh MPK mempunyai banyak persamaan dengan Sistem Kawalan Pembangunan di DBKL. Namun demikian sistem tersebut 36 adalah bersifat modular, berbeza dengan SKP yang dibangunkan berasaskan aliran kerja. Sama seperti Sumber Putra, e-Rancang MPK juga memberikan kemudahan kepada pemohon untuk menghantar permohonan secara online. Sistem Aplikasi Kawalan Perancangan (PACS) yang dibangunkan untuk PBT United Kingdom digunakan untuk proses kawalan pembangunan, kawalan bangunan dan penguatkuasaan sama seperti SKP. Berbanding dengan SKP, PACS lebih menumpukan kepada pembangunan peta. Kelebihan sistem ini adalah ia digunakan oleh semua PBT di United Kingdom yang memperlihatkan keselarasan PBT-PBT tersebut dalam pelaksanaan pembangunan berkomputernya. Pihak Jabatan Perancang Hong Kong membangunkan sistem CBS yang bertindak sama seperti Subsistem Pemprosesan Dokumen yang dibangunkan untuk SKP di mana data-data permohonan lama boleh dicapai dan dirujuk. Kelebihan sistem ini adalah kes-kes lama boleh dijadikan sebagai panduan dalam menilai permohonan yang serupa pada masa akan datang. Ini memberikan kemudahan terutamanya buat kakitangan baru untuk melaksanakan tugas di jabatan tersebut. Manakala bagi pihak Bandar Saratosa, Texas pula, persamaan sistem yang dibangunkan dengan SKP adalah ia menggunakan teknologi ESRI bagi menguruskan pangkalan data GIS. Aplikasi yang dibangunkan pula adalah menjurus kepada kegunaan kakitangan di jabatan bangunan serta untuk aktiviti penguatkuasaan. Secara keseluruhannya, terdapat persamaan serta perbezaan bagi setiap kajian kes dengan Sistem Kawalan Pembangunan yang dibangunkan oleh Jabatan Perancang Bandar DBKL. Setiap sistem yang dibangunkan adalah bergantung pada keperluan pengguna iaitu kehendak jabatan yang akan mengguna pakai sistem tersebut. Berdasarkan kepada sistem-sistem tersebut juga, keperluan ke atas pembangunan sistem yang lebih baik dapat direka bentuk dengan melihat kepada kelebihan serta kejayaan penggunaannya. 37 2.5 Keperluan Sistem Dalam Menangani Masalah Kawalan Pembangunan Sistem berkomputer yang dibangunkan dijangka boleh membantu di dalam meningkatkan kecekapan dan mempercepatkan proses kawalan pembangunan semasa yang memakan masa yang panjang serta mempunyai kaedah pengurusan data yang tidak efisien. Sistem berkomputer yang dilihat sebagai alat bantu di dalam bidang perancangan memberikan nafas baru kepada perkhidmatan oleh kerajaan kepada masyarakat Konsep pembangunan sistem kawalan pembangunan berkomputer mempunyai ciri-ciri seperti berikut: i) Capaian data yang cepat dan tepat Data yang terdapat di dalam pangkalan data sistem berkomputer membolehkan penilaian ke atas permohonan dibuat dengan cepat dan tepat. Setiap keputusan yang telah dikemukakan ke atas permohonan perancangan boleh terus dicapai oleh semua kakitangan jabatan tanpa menunggu fail diedarkan kepada mereka. Dengan adanya sistem data yang berpusat ini pengguna tidak perlu mencari fail-fail permohonan untuk semakan atau rujukan. Sistem teragih yang dibangunkan ini membolehkan capaian dibuat oleh lebih dari seorang pengguna dalam satu masa secara automatik. ii) Paparan mesra pengguna Paparan sistem yang dihasilkan dapat mewujudkan tahap mesra pengguna yang tinggi, ini bertujuan untuk memastikan sistem yang dibangunkan mudah digunakan dan menarik minat pengguna. Ia direka bentuk memudahkan pengguna terutamanya kakitangan jabatan mengemas kini dan mencapai pangkalan data. Ciri ini termasuk penyusunan paparan mengikut aliran kerja, memaparkan maklumat yang diperlukan dan mengurangkan kerja-kerja menaip. 38 iii) Pengawasan Prestasi Kerja Pembangunan sistem ini juga mampu memudahkan pengawasan prestasi kerja oleh pegawai atasan ke atas pegawai di bawah mereka. Dengan menggunakannya, setiap permohonan yang dikemukakan akan dimasukkan ke dalam pangkalan data. Dengan itu, setiap pegawai dapat mengetahui permohonan-permohonan yang masih belum diambil tindakan. Selain itu, sistem ini juga akan dapat meningkatkan produktiviti serta perubahan cara kerja kakitangan yang lebih efisien. iv) Rujukan maklumat reruang (spatial) Sistem kawalan menyediakan pembangunan rujukan maklumat berkomputer reruang, yang juga mana mampu setiap permohonan dikaitkan dengan satu atau lebih ruang pembangunan di atas bumi nyata. Sehubungan dengan itu penilaian khasnya kepada perancangan dapat melihat pembangunan tersebut dan kesesuaiannya dengan pembangunan sekitar, percanggahan guna tanah, guna bangunan, ketinggian, nisbah plot, kawasan plinth dan kepadatan. Dengan ini penilaian pembangunan akan lebih berharga dan bersesuaian dengan kesan dan akibat sesuatu pembangunan tersebut, bukan sahaja bergantung kepada penilaian individu semata-mata. v) Penilaian bermaklumat Penilaian sesuatu permohonan perlu dibuat berdasarkan kepada datadata garis panduan yang digunakan oleh sesuatu agensi. Ini bermakna pemohon akan menyerahkan cadangan pembangunan yang dibuat manakala agensi penilai akan menilai permohonan tersebut berdasarkan kepada data garis panduan yang dibangunkan. Berdasarkan kepada ciri-ciri pembangunan sistem yang telah dinyatakan, dapat dirumuskan di sini bahawa sistem kawalan pembangunan berkomputer yang 39 dibangunkan mampu menjadi alat yang terbaik untuk membantu kakitangan jabatan dalam pelaksanaan tugasan harian yang selama ini berbentuk rutin dan menggunakan kaedah konvensional. 2.6 Kelebihan dan Cabaran Pembangunan Sistem Pembangunan teknologi maklumat mempunyai kelebihan serta cabaran yang merupakan fenomena biasa apabila sistem diterapkan ke dalam pengurusan sesebuah organisasi pentadbiran. Sistem berkomputer yang dibangunkan memperbaiki sistem sedia ada dari segi : i) Aliran kerja (workflow) yang lebih telus. Aliran kerja yang terperinci berdasarkan aliran kerja semasa menjadikan sistem yang dibangunkan adalah telus dan lancar. Pengagihan kerja secara automatik dapat memperbaiki proses pengagihan fail dan mengelakkan kakitangan mengambil masa yang lama menunggu fail sampai ke meja untuk memproses permohonan. Untuk itu masa untuk memproses permohonan perancangan boleh dikurangkan serta mengelakkan kerenah birokrasi di kalangan kakitangan. ii) Recovery data Data yang telah disimpan di dalam storan akan mempunyai salinan (backup) tersendiri. Sekiranya berlaku sebarang masalah kepada data yang telah disimpan seperti kehilangan atau kerosakan sama ada terhadap data, pangkalan data atau folder yang menyimpan data, salinan tersebut akan digunakan untuk mendapatkan semula data-data yang bermasalah tersebut. 40 Terdapat juga beberapa cabaran yang dikenal pasti oleh kerana sistem yang dibangunkan bergantung sepenuhnya kepada penggunaan teknologi. Antaranya adalah : i) Sistem tidak berfungsi Ketiadaan bekalan elektrik akan menyebabkan sistem tidak dapat berfungsi. Penggunaan komputer yang memerlukan bekalan elektrik dilihat sebagai cabaran utama sekiranya sistem dilaksanakan. PBT yang ingin melaksanakan sistem berkomputer perlu bersedia dengan alternatif seperti menyediakan generator bagi memastikan permohonan masih dapat diproses walaupun tiada bekalan elektrik dalam jangka masa tertentu. ii) Peruntukan Undang-undang Pembangunan sistem berkomputer melibatkan penggunaan sistem sepenuhnya. Namun demikian peruntukan undang-undang untuk penyerahan permohonan perancangan secara digital (digital submission) masih belum lagi dikuatkuasakan. Ini menyebabkan prosedur manual masih perlu dijalankan seiring dengan pelaksanaan sistem berkomputer untuk memenuhi keperluan undang-undang. Pihak kerajaan perlu menunjukkan kesediaan pelaksanaan sistem bagi PBT dengan memperuntukkan undang-undang berkaitan dengan penyerahan digital bagi memastikan sistem yang dibangunkan dapat dilaksanakan secara berterusan. iii) Keselamatan data Sistem yang dibangunkan perlu mengambil kira faktor keselamatan data. Namun demikian, adalah menjadi tanggungjawab kakitangan bagi memastikan kata laluan dan maklumat sistem tidak disebarkan kepada umum bagi mengelakkan sistem dicerobohi. Penyediaan 41 recovery data dilihat sebagai salah satu langkah bagi mengelakkan data hilang dan rosak daripada pangkalan data. 2.7 Rumusan Bab 2 ini secara keseluruhannya menekankan tentang prinsip asas kawalan pembangunan serta pelaksanaan sistem kawalan pembangunan untuk memudahkan tugasan harian sesebuah PBT. Di dalam bab ini telah dinyatakan proses dan prosedur kawalan pembangunan di PBT dengan menyatakan definisi dan kepentingan kawalan pembangunan di samping akta-akta yang terlibat dalam pelaksanaannya. Selain itu, penerangan yang jelas ke atas 4 proses utama kawalan pembangunan yang dilaksanakan di DBKL dengan memberikan perbandingan proses tersebut dengan pelaksanaannya di PBT-PBT lain. Beberapa contoh kajian kes guna pakai sistem berkomputer dalam kawalan pembangunan telah dihuraikan serta dibuat perbandingan dengan SKP bagi melihat kelebihan serta kekurangan sistem tersebut. Berdasarkan kepada perbandingan tersebut dapat dinyatakan keperluan kepada pelaksanaan sesebuah sistem di PBT di samping mengenal pasti kelebihan serta cabaran yang akan dihadapi untuk membangunkan sistem berkomputer. Kajian di dalam bab ini juga dilihat sangat penting sebelum pengumpulan data serta kajian ke atas jabatan terlibat dilakukan. Bab 3 seterusnya akan melihat kepada sistem kawalan pembangunan yang dibangunkan untuk Jabatan Perancang Bandar DBKL yang meliputi penerangan ringkas bagi setiap subsistem yang dibangunkan serta penggunaan GIS dan antara muka sistem yang terdapat di dalam Subsistem Kebenaran Perancangan. 42 BAB 3 SISTEM KAWALAN PEMBANGUNAN DI JABATAN PERANCANG BANDAR, DEWAN BANDARAYA KUALA LUMPUR. 3.1 Pengenalan Berdasarkan kepada keperluan pelaksanaan kerajaan elektronik dan urus tadbir bandar yang baik, Jabatan Perancang dan Kawalan Bangunan Dewan Bandaraya Kuala Lumpur yang kini telah menjadi dua jabatan berasingan iaitu Jabatan Perancang Bandar (JPRB) dan Jabatan Bangunan, telah membangunkan sebuah sistem berkomputer sepusat yang direka bentuk untuk memudahkan tugasan kakitangan dalam memproses permohonan perancangan. Sistem yang dikenali sebagai Sistem Kawalan Pembangunan (SKP) memudahkan pengguna yang terdiri daripada kakitangan jabatan yang terlibat mahupun pihak pemohon dalam melaksanakan tugas dengan lebih sistematik, cekap dan teratur. Perkembangan sistem maklumat dan telekomunikasi di DBKL juga adalah salah satu punca yang mendorong kepada pembentukan SKP. Jabatan Bendahari sebagai contohnya telah memperkenalkan sistem kewangan yang dikenali sebagai Financial Management System (FMS) yang berperanan dalam menguruskan urusan kewangan di DBKL terutamanya urusan yang melibatkan pembayaran oleh orang awam. SKP juga akan dihubungkan dengan FMS untuk tujuan pembayaran fee memfail serta caj pembangunan yang dikenakan ke atas permohonan yang dikemukakan. 43 Di dalam bab ini seterusnya akan diterangkan tentang Sistem Kawalan Pembangunan yang telah dibangunkan di mana ia merangkumi tujuh subsistem kesemuanya. 3.2 Kawalan Pembangunan di DBKL Pelaksanaan kawalan Pembangunan di DBKL mempunyai sedikit perbezaan berbanding dengan PBT-PBT lain di Malaysia. Ini adalah kerana Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur adalah terletak di bawah Kementerian Wilayah Persekutuan yang mana sebarang keputusan adalah menjadi bidang kuasa Datuk Bandar. 3.2.1 Akta berkaitan Kawalan Pembangunan di DBKL Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur mempunyai undang-undang perancangannya tersendiri dengan menggunakan Akta Perancangan Wilayah Persekutuan iaitu Akta 267, 1982. Di dalam Akta 267, Kawalan Pembangunan dinyatakan pada Bahagian IV Seksyen 20 dan 21 (Lampiran 1). Seksyen 20 yang menyatakan Larangan Pembangunan Tanpa Kebenaran Perancangan. Manakala, kesemua pembangunan yang melibatkan kerja bangunan, kejuruteraan, perlombongan atau perindustrian sama ada di dalam, di atas atau di bawah tanah, termasuk juga penukaran kegunaan tanah atau bangunan, pemecahan sempadan atau penyatuan tanah adalah memerlukan Kebenaran Perancangan, kecuali pembangunan yang dikecualikan di bawah peruntukan seksyen 20(2), Akta (Perancangan) Wilayah Persekutuan 1982, (Akta 267). Secara dasarnya Akta tersebut adalah sama dengan Akta 172, namun demikian menggantikan PBT, Datuk Bandar diberikan kuasa budi bicara yang luas untuk mentadbir seperti yang telah diperuntukkan di dalam Akta tersebut. 44 Selain daripada pemakaian Akta 267, akta-akta serta dokumen perundangan lain yang diguna pakai adalah : 3.3 i) Akta Jalan, Parit dan Bangunan 1976, Akta 133 ii) Undang-Undang Kecil Bangunan (WPKL) 1985 iii) Akta Kerajaan Tempatan 1976, Akta 171 Skop Pembentukan SKP Pembentukan serta reka bentuk pembangunan SKP adalah berdasarkan kepada keperluan jabatan serta mengikut kepada aliran kerja jabatan yang terlibat. Untuk itu, telah dipertimbangkan kesemua keperluan pengguna di samping menjangkakan keupayaan sistem yang akan dihasilkan. Skop pembentukan SKP adalah seperti berikut: a) SKP mempunyai kemudahan untuk penerimaan permohonan bagi kelulusan pembangunan dalam bentuk salinan keras dan salinan digital. Selain itu, SKP berupaya untuk menampung keperluan masa depan ke arah penerimaan permohonan perancangan secara elektronik. b) SKP dibina berasaskan kepada Sistem Pengurusan Pangkalan Data (Relational Database Management System – RDBMS). c) Pembangunan SKP adalah melibatkan tujuh subsistem untuk Bahagian Perancang Dan Kawalan Bangunan iaitu Subsistem Kebenaran Perancangan, Kawalan Bangunan, Penguatkuasaan, Kiosk Maklumat, Maklumat Perancangan Geospatial, Pemprosesan Dokumen dan Persembahan Mesyuarat. d) Reka bentuk SKP adalah berasaskan kepada konsep pelayan-pelanggan dan beroperasi di dalam sistem pengoperasian Windows dan mesra pengguna bagi kegunaan pegawai dan kakitangan jabatan terlibat. e) SKP mempunyai ciri-ciri kawalan keselamatan dalam aspek penyimpanan dokumen dan data serta antara muka dengan lain-lain jabatan. 45 3.4 Subsistem-subsistem di dalam SKP Sistem Kawalan Pembangunan mengandungi 7 subsistem utama yang mempunyai saling kaitan antara satu sama lain iaitu seperti berikut; i. Subsistem Kebenaran Perancangan ii. Subsistem Kawalan Bangunan iii. Subsistem Penguatkuasaan iv. Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial v. Subsistem Persembahan Mesyuarat vi. Subsistem Kiosk Maklumat vii. Subsistem Pemprosesan Dokumen. Petunjuk Mula Sokongan Subsistem Pemprosesan Dokumen Sokongan Subsistem / Modul Lain 3.0 SUBSISTEM PENGUATKUASAAN Kedudukan Subsistem tersebut Mula Mula 1.0 SUBSISTEM KEBENARAN PERANCANGAN 5.0 SUBSISTEM PERSEMBAHAN MESYUARAT 1.1 Modul Khidmat Nasihat : khidmat nasihat perancangan 5.1 Modul Agenda : pengesahan agenda 5.2 Modul Persembahan Dokumen Digital 5.3 Modul Persembahan GIS : Paparan data GIS Tamat Mula 7.0 SUBSISTEM KIOSK MAKLUMAT 7.1 Paparan Maklumat Geospatial 7.2 Semakan Status Permohonan Tamat a 1.2 Modul Pendaftaran : pendaftaran permohonan create data GIS Mula 4.0 SUBSISTEM MAKLUMAT PERANCANGAN DAN GEOSPATIAL 4.1 Capaian Maklumat dan Dokumen Digital 1.3 Modul Agihan Tugas : agihan fail 4.2 Kemaskini Data GIS Tamat 3.2 Modul Pembahagian Tugas 3.3 Modul Siasatan Tapak 2.8 Modul Dokumen Keputusan : CF 3.4 Modul Tindakan Penguatkuasaan 2.7 Modul Kawal Selia Tapak : penyeliaan tapak binaan Tamat a 2.6 Modul Dokumen Keputusan : surat kelulusan Mula 2.5 Modul Minit : pengesahan minit MODUL PEMANTAUAN 1.4 Modul Analisis Permohonan : proses permohonan 1.5 Modul Agenda : menyediakan agenda 1.6 Modul Minit : pengesahan minit Pangkalan data GIS dan Storan Dokumen Digital 3.1 Modul Pendaftaran Tamat a 1.7 Modul Dokumen Keputusan : perintah bangunan Pemantauan Fail dan Permohonan : pengerakan fail 2.4 Modul Agenda : menyediakan agenda 2.3 Modul Analisis Permohonan : proses permohonan Pemantauan Kakitangan : agihan kerja pegawai 2.2 Modul Pembahagian Tugas : agihan fail Nota : Modul Pemantauan merupakan utiliti bagi Subsistem Kebenaran Perancangan, Subsistem Kawalan Bangunan dan Subsistem Penguatkuasaan Perancang & Bangunan. 2.1 Modul Pendaftaran : daftar permohonan seterusnya 2.0 SUBSISTEM KAWALAN BANGUNAN Mula 6.0 SUBSISTEM PEMPROSESAN DOKUMEN 6.1 Modul Pemindahan Fail Lama Tamat Rajah 3.1 : Hubung kait antara subsistem di dalam SKP Sumber : JPRB, DBKL (2006a). Manual Pengguna Subsistem Kebenaran Perancangan Tamat a 46 Ketujuh-tujuh subsistem yang dibangunkan menggabungkan keseluruhan proses kawalan pembangunan yang dilaksanakan oleh Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan di DBKL. Interaksi antara setiap subsistem yang dibangunkan menjadikan proses pemprosesan permohonan menjadi lebih telus dan efisien. Rajah 3.1 merupakan hubung kait antara setiap subsistem yang direka bentuk untuk SKP. Hubungan yang terdapat di dalam sistem yang dibangunkan menjadikan sistem ini unik dan berbeza dengan sistem-sistem perancangan yang pernah dibangunkan sebelum ini (rujuk para 2.4). Sistem yang direka bentuk adalah mengambil kira sepenuhnya kehendak kakitangan jabatan yang akan bertindak selaku pengguna sistem. Setiap modul yang dibangunkan adalah berdasarkan kepada proses yang dinyatakan di dalam prosedur kualiti proses kawalan pembangunan jabatan. Bermula dari aliran kerja bagi Subsistem Kebenaran Perancangan, data-data yang diterima semasa permohonan akan diagihkan ke dalam 3 pangkalan data iaitu pangkalan data GIS, pangkalan data sistem dan pangkalan data imej. Subsistem Kebenaran Perancangan dan Kawalan Bangunan akan dihubungkan dengan Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial pada modul pendaftaran dan analisis permohonan. Manakala selepas pelaksanaan modul agenda, kedua-dua subsistem ini akan dihubungkan dengan Subsistem Persembahan Mesyuarat. Di akhir proses permohonan, iaitu setelah keputusan mesyuarat diperolehi, data spatial akan dikemas kini di dalam Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial. Setelah perintah pembangunan diperolehi dari Jabatan Perancang Bandar, proses seterusnya adalah untuk mendapatkan kelulusan pelan bangunan dan perakuan menduduki dengan menggunakan Subsistem Kawalan Bangunan. Subsistem Penguatkuasaan terbahagi kepada dua iaitu penguatkuasaan perancang dan penguatkuasaan bangunan yang mana subsistem ini bertindak mendapatkan maklumat siasatan tapak ke atas permohonan yang dikemukakan. Subsistem ini dihubungkan dengan Subsistem Pemprosesan Dokumen untuk menyimpan maklumat yang diambil di tapak. Bagi Subsistem Kiosk Maklumat pula, paparan peta interaktif GIS adalah berdasarkan kepada capaian data dari pangkalan data GIS. Untuk maklumat semakan status permohonan, subsistem ini akan dihubungkan dengan modul dokumen keputusan pada Subsistem Kebenaran 47 Perancangan. Kesemua maklumat yang telah di kumpul dan diproses akan diuruskan oleh Subsistem Pemprosesan Dokumen. Terdapat satu modul tambahan di dalam pembangunan SKP yang tidak terletak di dalam mana-mana subsistem iaitu Modul Pemantauan. Modul ini berfungsi sebagai utiliti kepada Subsistem Kebenaran Perancangan, Kawalan Bangunan dan Penguatkuasaan. Penyediaan modul ini adalah untuk memantau pergerakan dan agihan fail permohonan. Di samping itu, modul ini juga berperanan untuk memantau agihan kerja kakitangan. Berdasarkan kepada huraian aliran kerja keseluruhan SKP yang telah dinyatakan, dapat dirumuskan di sini bahawa Sistem Kawalan Pembangunan yang dibangunkan adalah merupakan sistem yang lengkap merangkumi keseluruhan proses kawalan pembangunan yang dilaksanakan di DBKL. Walaupun pembangunan sistem bersepadu ini memerlukan kos yang tinggi, namun fungsi serta kelebihan yang ada pada sistem tersebut mampu mempertingkatkan peranan jabatan di dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada masyarakat. Selain daripada kegunaan di Jabatan Perancang, SKP juga bersedia untuk berinteraksi dengan sistemsistem sedia ada yang telah dibangunkan oleh jabatan-jabatan lain di DBKL. Namun demikian ia memerlukan konfigurasi serta reka bentuk antara muka yang berbeza bagi menghubungkan sistem-sistem tersebut. 3.4.1 Kepentingan Subsistem-subsistem di dalam SKP Setiap subsistem yang dibangunkan mempunyai kepentingan terutamanya dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada orang awam. Pemecahan sistem kepada 7 subsistem adalah bagi mengkhususkan peranan setiap subsistem. Setiap subsistem yang dibangunkan mempunyai kepentingan yang membawa kepada pembentukannya dan boleh dirumuskan seperti pada Jadual 3.1. 48 Jadual 3.1 : Kepentingan subsistem-subsistem di dalam SKP Subsistem Kebenaran Perancangan Kepentingan Proses mendapatkan kelulusan permohonan perancangan yang rumit dan berperingkat menjadikan subsistem ini penting dalam mempercepatkan proses kelulusan. Reka bentuk subsistem yang berstruktur dan mengikut aliran kerja jabatan menjadikan setiap proses kerja perlu dilalui. Walaupun ia tidak fleksibel, namun subsistem ini adalah telus serta dapat mengelakkan kerenah birokrasi yang pelbagai. Kawalan Bangunan Penyediaan subsistem ini merupakan kesinambungan daripada subsistem kebenaran perancangan. Penyediaan subsistem ini dapat membantu kakitangan di Jabatan Bangunan untuk memproses kelulusan pelan bangunan. Data-data yang dihantar semasa proses kebenaran perancangan boleh dicapai dari pangkalan data utama yang mana ini dapat menjimatkan masa pemprosesan. Penguatkuasaan Pemantauan dan penguatkuasaan terhadap kemungkaran pembinaan adalah penting bagi memastikan pembangunan di dalam kawasan DBKL adalah menuruti undang-undang serta peraturan yang telah ditetapkan. Subsistem ini perlu disediakan sebagai sokongan kepada proses penguatkuasaan di Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan. Maklumat Perancangan Subsistem ini perlu dalam menyediakan pangkalan data dan Geospatial spatial dan atribut yang lengkap bagi keseluruhan kawasan Kuala Lumpur. Penyediaan data secara berpusat memudahkan pengguna bagi tujuan carian dan capaian data. Pengemaskinian juga mudah dilakukan oleh kerana data disimpan pada satu pangkalan data berpusat. Persembahan Mesyuarat Persembahan mesyuarat perancangan akan menjadi lebih menarik dengan menggunakan subsistem ini. Persembahan berbentuk 2 dimensi dan 3 dimensi dapat memberikan gambaran yang lebih tepat terhadap pembangunan yang akan dijalankan. Kiosk Maklumat Penyediaan laman web adalah penting untuk memudahkan pengguna yang terdiri daripada kakitangan jabatan dan orang awam untuk capaian maklumat terkini jabatan di samping rujukan kepada maklumat GIS yang disediakan secara interaktif. Orang awam juga boleh menyemak status permohonan mereka tanpa perlu datang ke jabatan. Dokumen Keputusan Satu subsistem diperlukan untuk menentukan lokasi penyimpanan dokumen, tahap capaian dokumen, format dan nama-nama dokumen yang perlu diberi semasa permohonan diterima. Semua maklumat permohonan yang di ‘upload’ akan dimasukkan ke dalam pangkalan data menerusi subsistem ini. Selain itu, rekod-rekod permohonan lepas boleh dicapai menggunakan subsistem ini. Sumber: Olahan Pengkaji 2006 49 3.4.2 Fungsi Subsistem-Subsistem 3.4.2.1 Subsistem Kebenaran Perancangan Subsistem ini dibangunkan untuk menyokong keperluan jabatan dalam melaksanakan tugasan harian kakitangan bagi fungsi pengurusan, pengawalan, penyelarasan dan pemantauan bagi pembangunan perbandaran. Di dalam subsistem ini, enam modul dibangunkan yang merujuk kepada skop kerja tugasan kakitangan. Modul-modul tersebut adalah seperti pada Jadual 3.2 dan aliran hubungan antara setiap modul ditunjukkan pada Rajah 3.2. Jadual 3.2 : Modul-modul Subsistem Kebenaran Perancangan berserta fungsi dan paparan antara mukanya. Modul Fungsi Paparan Antara muka Nasihat Perancangan Memberikan nasihat kepada pemohon bagi sebarang bentuk pembangunan yang ingin dikemukakan kepada jabatan serta mengagihkan borang senarai semakan bagi permohonan yang akan dikemukakan. Pendaftaran Permohonan Setelah pembayaran dibuat, pemohon akan mendaftarkan permohonan menggunakan modul ini. Pembahagian Tugas Permohonan yang telah didaftarkan akan diagihkan kepada Pegawai Kawasan bagi pengagihan tugas kakitangan Analisis permohonan dibuat berdasarkan kepada data yang dimasukkan bagi memperincikan maklumat tentang tapak cadangan. Analisis Permohonan Agenda dan Minit Dokumen Keputusan Agenda akan disusun mengikut ‘first come first serve’ dan draf minit mesyuarat akan dijana setelah mesyuarat selesai. Mengemas kini maklumat perancangan berdasarkan kepada keputusan oleh Jawatankuasa Perancang Bandar serta mengeluarkan arahan Perintah Pembangunan sekiranya permohonan diluluskan. Sumber: Olahan Pengkaji 2006 • Maklumat GIS kawasan • Penjanaan bil dan Maklumat Kawasan • Ulang cetak bil • Kemas kini bil dan borang semakan • Semakan Digital • Jenis Permohonan • Senarai Bil • Rekod Maklumat Asas • Maklumat Permohonan • Maklumat Resit & KAP • Senarai Permohonan • Maklumat Perunding • Pembahagian Tugas • • • • • • • Butir-butir asas permohonan Latar belakang permohonan Isu dan masalah Cadangan pembangunan Syor keputusan Penyusunan agenda Penyediaan minit • Perintah pembangunan • Syarat-syarat DO • Tuntutan caj dan nota debit 50 Rajah 3.2 juga menunjukkan hubungan antara modul-modul di dalam subsistem kebenaran perancangan dengan subsistem-subsistem lain yang terdapat di dalam Sistem Kawalan Pembangunan. SUBSISTEM KEBENARAN PERANCANGAN T A M D IH K L U D O M MULA T A H IS A N Bil Fee Memfail N A R A T F A D N E P L U D O M 2.0 Pendaftaran Permohonan L A IT A P S O E G L U D O M N A H I G A S A G U T S I S IL A N A L U D O M N A N O H O M R E P L U D O M A D N E G A Tidak Pangkalan Data Gis 4.0(A) KEMASKINI DATA GIS (UNIT SKP ) 4.0(B) AGIHAN FAIL PERMOHONAN 5.0 PENYEDIAAN LPP LPP 6.0 SEMAKAN LPP 7.0 Oral Briefing N A H A B M E S R E P T A R A U Y S E M 8.0 Penyusunan Agenda Mesyuarat Pangkalan Data Gis 9.0 Persembahan Mesyuarat 11 .0 Penyediaan Minit Mesyuarat Minit Mesyuarat 12 .0 Pengesahan Minit Mesyuarat N A S U T U P E K T L A A I M T U A L P K S A O M E G Agenda Mesyuarat 10 .0 Keputusan Mesyuarat T I N I M L U D O M M E T S I S B U S Kad Akuan Penerimaan Proses Serentak T A M U L K A M N E M U K O D L U D O M Borang Semakan 3.0 Perlu Kemaskini Data Gis Ya M E T S I S B U S M E T S I S 1.0 Khidmat Nasihat Perancangan Pangkalan Data Gis Keputusan Lulus 13 .0 Penjanaan Perintah Pembangunan Pangkalan Data Gis 14 .0 Charting dan Kemaskini Data Gis (Unit SKP ) 15 .0 Penjanaan Surat Jawapan TAMAT Perintah Pembangunan Subsistem Kawalan Bangunan Rajah 3.2 : Aliran proses kerja di dalam subsistem Kebenaran Perancangan Sumber : JPRB, DBKL (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan 51 Subsistem Kebenaran Perancangan adalah mencakupi keseluruhan proses mendapatkan Perintah Pembangunan di Jabatan Perancang Bandar. Subsistem yang dibangunkan dihubungkan dengan subsistem-subsistem lain iaitu subsistem persembahan mesyuarat, subsistem maklumat perancangan dan geospatial dan subsistem kiosk maklumat. Berbanding dengan kaedah konvensional pemprosesan permohonan perancangan, kekuatan subsistem ini terletak pada keupayaannya untuk memproses permohonan mengikut jenis-jenis yang berbeza serta pelbagai saiz. Di samping itu, subsistem ini juga mampu untuk memproses permohonan yang banyak pada satu-satu masa. Pengurusan data secara berpusat memberi keupayaan kepada sistem untuk menguruskan data dengan lebih efisien dan sistematik. 3.4.2.2 Subsistem Kawalan Bangunan Subsistem ini meliputi proses kerja dari permohonan kelulusan pelan bangunan sehingga kepada proses mengeluarkan sijil Perakuan Menduduki Bangunan. Bahagian ini memberi penekanan kepada kelulusan pelan-pelan bangunan terperinci termasuk pelan sanitari. Pembangunan sistem ini adalah bertujuan untuk menyeragamkan prosedur kerja dan tindakan Jabatan Bangunan (JB) dan Unit Sanitari ke dalam satu proses yang sama tetapi menghasilkan dokumen kelulusan yang berasingan. Sistem yang dibangunkan ini dapat membantu dalam menguruskan aktiviti di JB yang merangkumi proses penyediaan dokumen-dokumen kelulusan pelan bangunan, perakuan menduduki bangunan dan permit kerja-kerja kecil. Jadual 3.3 merupakan modul-modul serta fungsi-fungsi setiap modul yang dibangunkan bagi subsistem kawalan bangunan. Jadual 3.3 : Modul-modul Subsistem Kawalan Bangunan berserta fungsi dan paparan antara mukanya. Modul Fungsi Paparan Antara muka Pendaftaran Mendaftarkan permohonan yang diterima oleh JB sebelum diproses mengikut peruntukan Syarat Perintah Pembangunan dan Undang-Undang Kecil Bangunan (UUKB)1985. • Penjanaan Bil • Pendaftaran • Pemindahan Pelan Digital Sambungan .... 52 Sambungan Jadual 3.3 Agihan Permohonan Analisis Permohonan Dokumen Keputusan Kawal Selia Tapak Bina Antaranya seperti; • Memilih jenis permohonan • Memaparkan maklumat asas permohonan daripada rekod pendaftaran permohonan perancang • Memasukkan anggaran yuran mengikut maklumat yang disediakan oleh pemohon • Memasukkan maklumat asas bagi penjanaan bil yuran (fee) permohonan pelan bangunan • Menjana Bil Yuran Memfailkan Pelan Bangunan • Permohonan yang telah didaftar akan masuk ke dalam skrin setiap Pegawai kawasan untuk pengagihan tugas • Menentukan saiz projek dan keutamaan projek . • Mengagihkan permohonan-permohonan yang diterima kepada setiap Pegawai di bawahnya untuk pengiraan semula fee memproses dan Menyediakan Arahan Bertulis serta bil fee pelan Bangunan (jika perlu). • Penentuan bilangan fail permohonan bagi setiap pegawai merinyu yang diagihkan oleh Pegawai Juru Ukur Bangunan (JUB) • Memaparkan Senarai Kakitangan akan menerima arahan Pegawai JUB • Semakan semula fee memproses untuk pengesahan • Lawatan tapak kali pertama untuk memastikan pembangunan belum bermula • Semakan pelan-pelan permohonan • Semakan syarat perintah pembangunan dan syarat UUKB serta jabatan berkaitan dipatuhi. • Proses kawal selia tapak bina sekiranya surat kebenaran mendirikan bangunan dikeluarkan kepada pemohon • Menyediakan dokumen keputusan mengikut keputusan mesyuarat seperti Surat Kelulusan Pelan Bangunan. • Memasukkan maklumat bagi penjanaan Borang E atau Borang F. • Memantau pembangunan dari permulaan kerja tanah hingga siap dibangunkan dan selamat diduduki • Menyediakan laporan siasatan tapak berserta dengan pelan tapak. Sumber: Olahan Pengkaji 2006 • Agihan Tugas • Kemas kini • Carian • Semakan Pelan • Pengesahan Fee Memfail • Semakan syarat DO dan UUKB • Pematuhan Arahan Bertulis • Carian • Keputusan Permohonan Pelan Bangunan dan sanitari • Paparan Surat Kelulusan • Paparan pemantauan tapak • Ulasan lawatan tapak • Senarai Notis 53 Subsistem ini mempunyai reka bentuk yang berbeza berbanding dengan subsistem kebenaran perancangan. Setiap antara muka yang dibangunkan adalah sepenuhnya berdasarkan kepada kehendak Jabatan Bangunan. Kekuatan subsistem ini adalah pada keupayaannya untuk mengira fee pelan bangunan berdasarkan kepada pelan bangunan digital yang dikemukakan. Pengiraan secara automatik ini mampu mempercepatkan proses permohonan di samping mempermudahkan tugas kakitangan. Rajah 3.3 merupakan aliran kerja keseluruhan Subsistem Kawalan Bangunan. MULA Borang A Bil Fee (Anggaran) A SUBSISTEM KEBENARAN PERANCANGAN 2-01 Modul Pendaftaran Resit (FMS) Kad Akuan Penerimaan 2-02 Modul Pembahagian Tugas Penuhi tuntutan arahan bertulis oleh Pemohon 3 SUBSISTEM PENGUATKUASAAN 2-03 Modul Analisis Permohonan Arahan Bertulis Laporan Permohonan 4 SUBSISTEM PERSEMBAHAN MESYUARAT Ya Dibawa ke mesyuarat? Tidak 2-04 Modul Dokumen Keputusan Surat Keputusan seperti Surat Kebenaran Mendirikan Bangunan Borang B Borang C 2-05 Modul Kawal Selia Tapak Bina Tidak Keluar CF? Borang D Borang E/F 2-01 Modul Pendaftaran (untuk CF sahaja) Ya TAMAT Rajah 3.3 : Aliran proses kerja di dalam Subsistem Kawalan Bangunan Sumber : JPRB, DBKL (2006c). Laporan Subsistem Kawalan Bangunan 54 3.4.2.3 Subsistem Penguatkuasaan Penguatkuasaan merupakan proses kerja pemantauan dan penguatkuasaan terhadap kemungkaran pembinaan. Ini merupakan satu proses yang berterusan bagi memastikan pembangunan di kawasan pentadbiran sesebuah PBT sentiasa mematuhi piawaian yang ditetapkan. Subsistem ini membantu proses penyediaan dokumen tindakan penguatkuasaan perancangan dan bangunan bagi Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan. Ini termasuklah penyediaan laporan siasatan tapak, pengeluaran notis kesalahan, pemantauan tindakan dan juga penyediaan laporan kepada Jawatankuasa Perancang Bandar (J/kPB) dan Jawatankuasa Kelulusan Pelan dan Perakuan Menduduki (J/kKPPM) untuk sesuatu keputusan. Jadual 3.4 merupakan modul-modul yang terdapat di dalam subsistem penguatkuasaan berserta fungsi dan paparan antara mukanya. Melalui subsistem ini terdapat beberapa tindakan yang telah dikenal pasti terutamanya yang melibatkan jabatan iaitu: i. Pengurusan penerimaan maklumat siasatan dan tindakan yang lebih berkesan, sistematik dan cepat. ii. Membantu dalam penyediaan Laporan Siasatan Tapak, Notis Penguatkuasaan, Notis Peringatan, Notis Sita dan Roboh. iii. Menyediakan sistem rujukan fail-fail penguatkuasaan dengan fail-fail lain yang berkaitan Subsistem Penguatkuasaan direka bentuk untuk menyokong proses di Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan. Reka bentuk sistem yang dibangunkan mengeluarkan aktiviti lawatan tapak yang terdapat pada peringkat analisis permohonan adalah untuk mengkhususkan peranan subsistem ini. Data-data siasatan tapak boleh dicapai melalui subsistem ini yang mana data tersebut diuruskan oleh subsistem pemprosesan dokumen. Kekuatan subsistem ini adalah pada keupayaannya untuk memantau pembangunan yang berlaku di dalam kawasan DBKL serta mengenal pasti kawasan-kawasan yang dibangunkan secara haram berdasarkan 55 kepada maklumat yang dikumpulkan dan rujukan kepada data GIS. Rajah 3.4 menunjukkan aliran kerja keseluruhan proses bagi Subsistem Penguatkuasaan. Jadual 3.4 : Modul-modul Subsistem Penguatkuasaan berserta fungsi dan paparan antara mukanya. Modul Fungsi Paparan Antara muka Pendaftaran Pembahagian Tugas Siasatan tapak Tindakan Penguatkuasaan • Membuat pendaftaran aduan awam dari pelbagai sumber seperti bersemuka, telefon, faks, bertulis, radio, surat khabar dan sebagainya. Hanya aduan yang berkaitan dengan jabatan sahaja yang akan dikendalikan dalam subsistem ini. • Menjana nombor rujukan aduan sebelum diserahkan kepada setiap kawasan bagi penentuan sama ada boleh dibuka kes/fail penguatkuasaan atau tidak. • Memasukkan maklumat asas lokasi aduan seperti nombor lot, nama jalan, mukim, seksyen dan sebagainya. Maklumat asas pengadu juga direkodkan sekiranya ada. • Membantu Pegawai Perancang dan Pegawai Juru Ukur Bangunan (JUB) dalam membuat pemantauan aduan awam yang diterima dan tindakan yang telah diambil oleh pegawai di bawahnya. • Mengetahui keadaan sebenar di kawasan tapak yang diperolehi sama ada melalui data GIS atau Subsistem Kiosk Maklumat sebelum siasatan dibuat. • Semakan draf Laporan Siasatan Tapak dibuat oleh Pegawai Perancang, Pegawai JUB dan Merinyu Kanan. • Fail Penguatkuasaan akan dibuka sekiranya aduan yang dibuat boleh dijadikan kes. • Memasukkan maklumat asas penjanaan Notis • Menjana Notis Penguatkuasaan • Memantau notis-notis yang telah dikeluarkan • Mengemas kini maklumat Notis Penguatkuasaan Sumber: Olahan Pengkaji 2006 • Pendaftaran Aduan • Agihan Tugas • Proses Pra-Siasatan • Draf Laporan Siasatan • Semakan Draf Laporan Siasatan • Penjanaan Notis Penguatkuasaan • Pemantauan Notis Penguatkuasaan • Tindakan Bawa Ke Mesyuarat • Tindakan Roboh/Sita 56 Mula Agihan Tugas oleh Pegawai Kawasan Pendaftaran Aduan Semakan Laporan oleh Merinyu Kanan Pembetulan ? Proses Pra-Siasatan Tapak Penjanaan Laporan Siasatan Tapak Ada Menjalankan Siasatan Tapak Pembetulan Laporan Tiada Pengesahan Laporan oleh Pegawai Kawasan Ada Pembetulan Tiada Penjanaan Notis Penguatkuasaan Penyerahan Notis penguatkuasaan Menjalankan Siasatan Tapak ulangan Penjanaan Laporan Siasatan Tapak Semakan Laporan oleh Merinyu Kanan Pembetulan ? Pembetulan Laporan Ada Tiada Hantar Surat Peringatan Patuhi NotisNotis Pengesahan Laporan oleh Pegawai Kawasan Ada Tidak Sediakan Laporan Penguatkuasaan untuk ke Mesyuarat JK&PB Tidak Mematuhi Notis ? Tiada Pembetulan ? Ya Keputusan Mesyuarat Operasi roboh/SIta Keputusan Mesyuarat Pendakwaan Ke Mahkamah Tamat Rajah 3.4 : Aliran proses kerja di dalam subsistem Penguatkuasaan Sumber : JPRB,DBKL 2006(d). Laporan Subsistem Penguatkuasaan 57 3.4.2.4 Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial SKP adalah subsistem yang menyokong kepada capaian data-data perancangan dari segi keperluan pemerhatian data spatial dan juga atribut yang berkaitan dengan maklumat spatial tersebut. Pembangunan pangkalan data Maklumat Geospatial SKP ini direka bentuk bersesuaian dengan peranan dan keperluan pihak JPRB, DBKL dalam proses kerja perancangan, kawalan pembangunan dan penyelarasan projek-projek pembangunan di seluruh kawasan pentadbiran pihak Dewan Bandaraya Kuala Lumpur. Pendekatan pembangunan pangkalan data GIS bagi SKP menggunakan pendekatan ‘atas ke bawah’ (top down) yang mana ia menyediakan dan membangunkan data-data dari peringkat makro sehinggalah diperincikan kepada maklumat-maklumat mikro seperti maklumat tanah dari segi nombor lot tanah, pemilikan tanah dan sebagainya. Data-data GIS ini akan digunakan bagi membantu pihak JPRB melakukan pemantauan terhadap kawasan pembangunan sekitar dengan lebih cepat terutama di dalam membuat analisis kesan pembangunan, kedapatan tanah untuk pembangunan, kesesuaian cadangan pembangunan, konflik perancangan guna tanah perbandaran dan juga membantu pihak JPRB di dalam membuat persembahan dan paparan mesyuarat yang bersifat kerajaan elektronik (egovernment). Di dalam pembangunan pangkalan data geospatial SKP, terdapat 8 elemen data utama yang dibangunkan yang mana terdiri daripada 40 lapisan data. Elemen utama tersebut adalah elemen sempadan, perancangan, pengangkutan, utiliti, bangunan, relief, hidrografi dan imej. Pembangunan pangkalan data geospatial ini akan menyokong proses bagi subsistem kebenaran perancangan, kawalan bangunan, penguatkuasaan dan persembahan mesyuarat. Peringkat-peringkat atau modul- modul yang melibatkan subsistem ini adalah seperti berikut (Rajah 3.5) : i) Khidmat nasihat ii) Kaunter dan Pentadbiran iii) Kawalan Perancangan 58 iv) Kawalan Bangunan dan Sanitari v) Penguatkuasaan vi) Persembahan Mesyuarat Perancangan vii) Dato Bandar dan Pengarah Kaunter & Pentadbiran Kawalan Perancangan Paparan pelan (View) Capaian data untuk tujuan pemprosesan permohonan Carian & Pertanyaan (Find & Query) Permohonan Pelan Paparan pelan (View) Carian & Pertanyaan (Find & Query) Pangkalan Data Permohonan Kawalan Bangunan & Sanitari Paparan pelan (View) Capaian data untuk tujuan pemprosesan permohonan Carian & Pertanyaan (Find & Query) Khidmat Nasihat Paparan pelan (View) Carian & Pertanyaan (Find & Query) Pangkalan Data Maklumat Perancangan & Geospatial S K P DATA GIS Kemaskini Penyelenggaraan Fail Digital Penguatkuasaan Paparan pelan (View) Carian & Pertanyaan (Find & Query) Paparan laporan Penyediaan pelan tindakan Datuk Bandar & Pengarah Persembahan Mesyuarat Perancangan Paparan pelan (View) Carian & Pertanyaan (Find & Query) Paparan pelan (View) Carian & Pertanyaan (Find & Query) Paparan hasil analisis yang dijana dari perisian GIS. Rajah 3.5: Peranan Pangkalan Data GIS di dalam SKP. Sumber : JPRB DBKL 2006(e). Laporan Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial Pembangunan Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial memberikan kelebihan kepada SKP dari segi ketersediaan data spatial yang lengkap dan merangkumi keseluruhan kawasan Kuala Lumpur. Data lengkap yang dibangunkan menjadikannya sebagai rujukan data utama bagi jabatan-jabatan lain di DBKL. Kekuatan subsistem ini adalah ia mampu untuk menjana analisis-analisis reruang terutamanya untuk tujuan analisis permohonan. Dengan bantuan perisian GIS yang tersedia, pelbagai analisis spatial boleh dijana bagi membantu pembuatan keputusan yang lebih baik. 59 3.4.2.5 Subsistem Persembahan Mesyuarat Persembahan mesyuarat merupakan salah satu peringkat di dalam kelulusan sesuatu permohonan perancangan. Setiap permohonan perancangan akan dipersembahkan oleh Pegawai Perancang Kawasan bagi mesyuarat J/kPB dan Juru Ukur Bangunan atau Jurutera bagi mesyuarat J/kKPPM. Permohonan yang telah dinilai akan dipersembahkan kepada ahli jawatankuasa mesyuarat yang terdiri daripada jabatan-jabatan teknikal dalaman dan luaran DBKL bagi mendapatkan kelulusan. Dengan adanya subsistem ini, persembahan sesuatu mesyuarat akan lebih lancar dan informatif serta memberikan gambaran yang lebih jelas dan teratur terhadap pembangunan yang dipohon. Jadual 3.5 : Modul-modul Subsistem Persembahan Mesyuarat berserta fungsi dan paparan antara mukanya. Modul Fungsi Paparan Antara muka Kawalan Mesyuarat Paparan Dokumen Persembahan GIS • memaparkan senarai permohonan-permohonan (perkara) yang akan dibentangkan di dalam mesyuarat. • mengikut kategori agenda yang telah disusun. • memaparkan maklumat asas bagi setiap permohonan yang dikemukakan oleh pemohon. • menghubungkan setiap permohonan dengan dokumen-dokumen permohonan yang dikemukakan semasa pendaftaran, data GIS, gambar tapak, gambaran perspektif dan sebagainya. • memaparkan dokumen-dokumen permohonan seperti pelan tapak, pelan lokasi dan pelan lantai bangunan secara digital. • Memaparkan gambar-gambar berkaitan dengan tapak serta gambaran perspektif seperti mana yang telah diserahkan oleh pemohon. • Membolehkan persembahan data GIS dipaparkan untuk dibincangkan semasa mesyuarat dijalankan. • Menggunakan data daripada subsistem maklumat perancangan dan geospatial untuk pemaparan. • Maklumat-maklumat permohonan akan dihubungkan kepada tapak cadangan permohonan dan kesemua maklumat permohonan dipersembahkan secara serentak. Sumber: Olahan Pengkaji 2006 • Agenda Mesyuarat • Dokumen Digital • Persembahan Data GIS 60 MULA Modul Agenda (Kawalan Mesyuarat ) Senarai Jenis Mesyuarat Pilih Mesyuarat Senarai Bilangan Mesyuarat Senarai Agenda Pemilihan Agenda Pemilihan Perkara SUBSISTEM MAKLUMAT PERANCANGAN DAN GEOSPATIAL Modul Persembahan GIS Modul Agenda (Kawalan Mesyuarat ) PETUNJUK: SUBSISTEM Catat Keputusan MULA/TAMAT PROSES Jana Keputusan Minit Mesyuarat DOKUMEN MODUL TAMAT Rajah 3.6 : Aliran proses kerja di dalam subsistem Persembahan Mesyuarat Sumber : JPRB, DBKL 2006(f). Laporan Subsistem Persembahan Mesyuarat Subsistem Persembahan Mesyuarat memperbaiki kaedah persembahan mesyuarat sedia ada yang berasaskan kertas. Subsistem ini dihubungkan dengan 61 subsistem maklumat perancangan dan geospatial yang dapat memberikan gambaran yang lebih berinformasi terhadap tapak cadangan yang ingin dibangunkan. Kelebihan subsistem ini adalah kebolehannya untuk memaparkan kesemua maklumat permohonan secara digital pada satu-satu masa. Persembahan mesyuarat menjadi lebih efektif dengan menggunakan subsistem ini. 3.4.2.6 Subsistem Kiosk Maklumat Pembangunan subsistem ini adalah bertujuan untuk memberikan maklumatmaklumat yang menjadi rujukan kakitangan di Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan serta orang awam melalui lawan web. Subsistem Kiosk Maklumat ini mengandungi maklumat-maklumat yang merangkumi Bahagian Kawalan Perancangan, Bahagian Kawalan Bangunan, Bahagian Sanitari dan Penguatkuasaan. Laman web yang disediakan ini memudahkan orang awam yang mana capaian ke atas borang-borang permohonan, pelan pembangunan dan dokumen-dokumen perancangan sebagai rujukan permohonan. Selain itu, prosedur permohonan juga disediakan di dalam laman ini yang mana ia membolehkan pemohon memahami proses permohonan bagi tujuan memperolehi kelulusan perancangan ke atas permohonan yang dikemukakan. Laman Web ini mengandungi lima tajuk halaman asas iaitu : i) Laman utama yang merupakan halaman asas yang mana pengguna boleh membuat carian, bertanyakan soalan-soalan lazim serta mempunyai hyperangkai kepada laman-laman web berkaitan. ii) Profil Jabatan merupakan laman yang mengandungi maklumat lanjut jabatan seperti misi jabatan, bahagian-bahagian yang terdapat di dalam jabatan ini, piagam pelanggan dan carta organisasi. iii) Laman Pembangunan Bandar pula menerangkan secara ringkas maklumat tentang jawatankuasa perancang bandar. iv) Kawalan pembangunan mengandungi maklumat tentang pembangunan SKP, proses-proses perancangan serta semakan status permohonan. 62 v) Laman GIS memaparkan pelan–pelan utama seperti pelan dasar dan pelan sempadan bagi tujuan rujukan kepada lokasi satu-satu pembangunan yang akan dijalankan. Laman web ini boleh dicapai melalui alamat www.jprb.dbkl.gov.my. Subsistem Kiosk Maklumat, SKP Pentabdiran Laman Web Dalaman (intranet) Profail JPKB Umum (internet) Aktiviti terkini Perundangan Kelulusan Permohonan Akta & Kaedah Dasar Dasar & Polisi Peta Interaktif (GIS) Garis Panduan Kelulusan Permohonan Arahan Kerja Prosedur Hantar Download borang permohonan Rajah 3.7 : Aliran komponen di dalam subsistem Kiosk Maklumat Sumber : JPRB DBKL 2006(g). Manual Pengguna Subsistem Kiosk Maklumat Subsistem Kiosk Maklumat direka bentuk untuk memberikan maklumat kepada orang awam dan kakitangan jabatan terhadap pembangunan di dalam kawasan DBKL. Penyediaan subsistem ini memberi kemudahan untuk orang awam bagi menyemak status permohonan yang telah dikemukakan. Di samping itu, penyediaan laman peta interaktif dapat membantu orang awam untuk mengenal pasti maklumat-maklumat asas bagi tapak cadangan sebelum mengemukakan permohonan 63 ke jabatan. Laman web yang interaktif dan mesra pengguna menjadikannya mudah digunakan serta menggalakkan kepada penyertaan orang awam. 3.4.2.7 Subsistem Pemprosesan Dokumen Subsistem Pengurusan Dokumen merupakan enjin dalaman SKP, di mana ia berfungsi menentukan lokasi penyimpanan dokumen, tahap capaian dokumen, format dan nama-nama dokumen yang perlu diberi. Subsistem ini menyeragamkan format-format dokumen digital sebelum dimuatkan ke dalam pangkalan data utama. Memandangkan subsistem ini merupakan salah satu enjin SKP maka paparan antara mukanya tertumpu kepada penyelenggaraan dokumen dan penukaran format dokumen. Subsistem ini membantu memudahkan pengendalian dokumen yang diperlukan dengan cekap, pantas dan mudah untuk paparan serta penghasilan semula. Melalui modul ini pengguna akan dapat mencapai fail-fail berdigit dengan lebih mudah. Setiap maklumat permohonan akan disimpan di dalam pangkalan data SKP bagi memudahkan kakitangan lain untuk mencapai kepada data dalam melaksanakan tugasan seharian. Rajah 3.8 merupakan aliran proses kerja di dalam Subsistem Pemprosesan Dokumen. Pembangunan subsistem ini memperlengkapkan reka bentuk Sistem Kawalan Pembangunan yang kompleks. Subsistem ini mempermudahkan tugas pengemaskinian serta capaian kepada data yang telah dimasukkan ke dalam pangkalan data untuk tujuan-tujuan lain. 3.5 Penggunaan GIS dalam Subsistem Kebenaran Perancangan Subsistem Kebenaran Perancangan merupakan subsistem utama di dalam pembangunan SKP. Penggunaan pangkalan data GIS di subsistem ini adalah bertujuan untuk membantu di dalam memproses permohonan perancangan yang dikemukakan kepada Jabatan Perancang. 64 5 - 01- 01 MerekodMaklumat Permohonan Fail Permohonan 5 - 01 - 01 -01 Maklumat Fail Semak Fail Tiada 5 - 01 - 01 - 02 Carian Fail Permohonan / Masukkan Maklumat Baru Ada 5 - 01 - 01 - 03 Maklumat Permohonan Semak Permohonan PETUNJUK SUBSISTEM Tiada 5 - 01 - 01 - 04 Carian Nombor Permohonan / Masukkan Maklumat Baru Ada MULA / TAMAT PROSES 5 - 01 - 01 - 05 Maklumat Pemohon / Lot / Dokumen/ Pembangunan DOKUMEN MODUL TAMAT Rajah 3.8 : Aliran proses kerja di dalam subsistem Pemprosesan Dokumen Sumber : JPRB DBKL 2006(h). Laporan Subsistem Pemprosesan Dokumen Pangkalan Data GIS yang dibangunkan dilihat mampu bertindak sebagai pemberi maklumat yang tepat terutamanya maklumat data spatial yang mana memberikan gambaran yang jelas ke atas pembangunan di dalam kawasan Kuala Lumpur. Pangkalan Data GIS dihubungkan dengan kesemua subsistem di dalam SKP bagi tujuan carian, paparan serta analisis permohonan. Pangkalan Data GIS memainkan peranan dalam membantu mengemas kini dan menyelenggara serta menguruskan keseluruhan pangkalan data supaya sentiasa dalam keadaan baik serta bersifat terkini (’up to date’). Fungsi GIS di dalam subsistem ini akan menyokong operasi kerja dan aktiviti pengguna seperti berikut:- 65 • Melakukan penambahan data-data dan maklumat-maklumat baru • Menyelenggara dan mengemas kini pangkalan data GIS • Menjalankan operasi kemasukan maklumat perancangan semasa dan yang terbaru sekiranya berlaku sebarang perubahan dan pindaan Fungsi yang disokong dalam setiap aplikasi pembangunan subsistem maklumat perancangan dan geospatial ini jelas membuktikan bahawa keperluan terhadap sistem maklumat geografi yang bersifat digital adalah penting dalam membantu proses kerja pihak JPRB untuk membuat keputusan terhadap cadangan atau rancangan pembangunan. Di dalam subsistem kebenaran perancangan, data GIS digunakan pada modul-modul seperti pada Rajah 3.9 dan Jadual 3.6. SUBSISTEM KEBENARAN MERANCANG Khidmat Nasihat Pendaftaran Permohonan Paparan Data Capaian Maklumat dan Paparan Data PANGKALAN DATA GIS SKP Pemprosesan Permohonan Mesyuarat JkPB Capaian Maklumat dan Analisis Paparan Data Perintah Pembangunan Kemaskini Data Rajah 3.9: Penggunaan GIS dalam Subsistem Kebenaran Merancang. Sumber: Olahan Pengkaji 2006 Jadual 3.6 : Modul-modul yang melibatkan penggunaan GIS Modul Khidmat Nasihat Penggunaan GIS Penggunaan data-data di dalam pangkalan data GIS adalah bagi menyokong pemberian maklumat tentang tapak yang ingin dibangunkan oleh pemohon berdasarkan kepada keadaan semasa tapak dan kawasan sekitarnya. Data-data yang digunakan antaranya adalah maklumat guna tanah semasa, dasar-dasar perancangan berdasarkan pelan CDP 1039, CDP 1040 dan CDP 1041 serta maklumat kawasan sekitar tapak. Sambungan… 66 Sambungan Jadual 3.6 Pendaftaran Permohonan Analisis Permohonan Siasatan Tapak Mesyuarat Perancangan Kiosk Pembangunan Semasa pendaftaran permohonan, data GIS digunakan untuk mengenal pasti kawasan perancangan serta lokasi permohonan pembangunan yang akan dicadangkan. Semakan pelan akan dibuat bagi memastikan pelan digital yang dikemukakan mematuhi reka bentuk dan garis panduan yang ditetapkan. Di dalam analisis permohonan, data GIS akan digunakan dalam menilai permohonan perancangan yang dikemukakan. Di samping itu data-data GIS boleh digunakan untuk memudahkan pengguna menyediakan Laporan Penilaian Perancangan (LPP). Capaian data yang boleh membantu dan menyokong pengguna adalah dari segi maklumat-maklumat seperti berikut: • Lokasi pembangunan dan maklumat kawasan sekitar pembangunan yang dicadangkan • Guna tanah semasa dan guna tanah komited • Dasar-dasar serta polisi-polisi perancangan semasa. Contohnya pelan CDP 1039, CDP 1040, CDP 1041. Modul ini adalah bertujuan untuk mengetahui keadaan sebenar di kawasan tapak. Maklumat tapak akan diperolehi sama ada melalui data GIS atau Subsistem Kiosk Maklumat sebelum siasatan dibuat. Maklumat-maklumat pemohon, pemaju dan pemilik, dokumen permohonan, pangkalan data GIS dan CAD diintegrasikan semasa mesyuarat perancangan dijalankan. Data dicapai dari sistem pengurusan pangkalan data yang mengandungi semua maklumat berkaitan dengan permohonan yang dikemukakan. Persembahan GIS semasa pembentangan mesyuarat ini membolehkan pengguna untuk :i. memaparkan lokasi tapak yang dibincangkan secara automatik ii. memaparkan maklumat asas seperti guna tanah, guna bangunan, serahan jalan dan sebagainya iii. memaparkan maklumat lot yang dibincangkan iv. memaparkan maklumat lot bersebelahan v. memaparkan maklumat asas permohonan vi. memaparkan maklumat permohonan-permohonan lepas di tapak berkenaan vii. memaparkan maklumat berhubung dengan dasar seperti nisbah plot, ketinggian dan pelan-pelan dasar seperti pelan pembangunan lengkap 1039, 1040 dan 1041 viii. memaparkan maklumat bangunan, pengangkutan, saliran dan sebagainya. Melalui data GIS juga, analisis perancangan melibatkan data spatial boleh dilaksanakan bagi memberikan gambaran yang lebih jelas terhadap permohonan perancangan. Data GIS yang memaparkan maklumat kawalan pembangunan yang boleh dicapai melalui laman web adalah maklumat guna tanah semasa, dasardasar perancangan serta maklumat-maklumat yang merangkumi elemenelemen yang dibangunkan seperti sungai, landasan dan utiliti. Maklumatmaklumat ini dapat membantu orang awam terutamanya pemaju bagi mengetahui dasar-dasar perancangan yang telah ditetapkan pada kawasan yang ingin dibangunkan tanpa memerlukan mereka datang berulang kali ke JPKB untuk mendapatkan maklumat berkaitan kawasan yang ingin dibangunkan. Sumber: Olahan Pengkaji 2006 67 3.6 Paparan Antara Muka Subsistem Kebenaran Perancangan Paparan antara muka subsistem kebenaran perancangan direka bentuk bagi memudahkan pengguna untuk menggunakan sistem. Setiap paparan mempunyai fungsi tersendiri yang mana membantu dalam memberikan perkhidmatan yang terbaik oleh kakitangan. Pada bahagian ini akan dinyatakan setiap paparan antara muka yang terdapat di dalam setiap modul di dalam subsistem kebenaran perancangan dari segi kelebihan dan kelemahannya (Jadual 3.7). Jadual 3.7: Paparan antara muka subsistem kebenaran perancangan dari segi fungsi, kelebihan dan kelemahan Paparan / Skrin Login Fungsi dan Kelebihan Skrin ini adalah sebagai mod keselamatan bagi memastikan kakitangan yang dibenarkan sahaja untuk akses kepada sistem Kelemahan Kata laluan perlu ditukar dalam jangka masa yang kerap bagi mengelakkan pencerobohan sistem Menu Utama Bagi Menu Utama paparannya menyenaraikan semua Modul di dalam subsistem Kebenaran Perancangan. Setiap Modul pula dipecahkan beberapa sub-modul yang mewakili aliran kerja yang perlu dilalui untuk memproses permohonan perancangan yang dikemukakan. Paparan untuk memilih modul serta sub modul yang hendak dilaksanakan adalah mudah untuk digunakan. Dengan hanya klik pada setiap sub-modul, satu paparan antara muka yang berlainan akan dipaparkan mewakili proses yang akan dilaksanakan Setiap sub modul perlu dilalui dan tidak boleh melangkau proses. Sekiranya salah satu modul tidak lengkap maka permohonan tidak akan diproses 68 Peta kawasan akan dipaparkan dengan beberapa lapisan data utama seperti Lot Tanah, Bangunan dan Guna tanah semasa. Penggunaan skrin ini memudahkan untuk tujuan carian lot serta mengenal pasti keadaan semasa kawasan sekitar lot cadangan Terhad kepada satu-satu kawasan perancangan sahaja pada satu paparan dan satu-satu masa Carian Lot Menu ini memudahkan untuk tujuan carian lot mengikut mukim, seksyen, nombor lot. Selain itu carian menerusi nama jalan juga boleh dilakukan Pengguna perlu mengetahui maklumatmaklumat untuk carian lot seperti nama mukim, seksyen dan nama lot. Sekiranya tidak dimasukkan mana-mana data maka carian tidak dapat dilaksanakan. Maklumat Lot Terdapat 6 skrin untuk kemasukan maklumat lot ini iaitu Butir-butir lot, maklumat perancangan, maklumat bangunan, pemilik lot, lain-lain permohonan berkaitan lot dan nombor fail penguatkuasaan. Kemasukan data ke dalam skrin-skrin ini adalah penting bagi tujuan lain kelak. Sekiranya tidak lengkap pengguna boleh mengemas kini data tersebut kemudian. Paparan data asas sahaja. Perincian hanya boleh dilihat semasa proses analisis permohonan. Nasihat Perancangan Maklumat GIS Kawasan 69 Maklumat Asas Permohonan Maklumat asas permohonan dimasukkan berserta butir-butir pemohon. Sekiranya pemohon merupakan pemohon yang pernah mengemukakan permohonan maka carian ke atas data pemohon boleh dilakukan melalui pangkalan data. Bagi pemohon baru, butirbutirnya akan dimasukkan ke dalam pangkalan data. Penyimpanan maklumat pemohon ini memudahkan untuk rujukan serta carian pemaju untuk permohonan akan datang. -tiada- Fee Memfail Maklumat untuk pengiraan fee dimasukkan bagi penentuan jumlah yang perlu dibayar oleh pemohon di Bendahari. Pengguna hanya perlu memasukkan jenis fee dan maklumat keluasan lantai dan sistem akan menjana pengiraan secara automatik. Ini menunjukkan ketelusan dalam pelaksanaan proses. Bil permohonan akan dijana untuk pemohon membayar fee di kaunter Bendahari. Sistem akan dihubungkan dengan FMS di Bendahari -tiada- Bil Permohonan Pemohon perlu ke kaunter Bendahari untuk menjelaskan fee memfail - berlaku kelengahan masa 70 Dokumen Permohonan Dokumen permohonan akan menyenaraikan senarai dokumen yang akan diserahkan semasa pendaftaran. Senarai semak akan dijana dan diserahkan kepada pemohon -tiada- Semakan Dokumen Digital Dokumen digital yang dikemukakan oleh pemohon akan diupload ke dalam sistem menggunakan skrin ini. Dokumen yang dipilih dapat dipaparkan dan memudahkan untuk tujuan semakan dokumen -tiada- Pendaftaran Permohonan Untuk mendaftar, jenis permohonan yang terlibat dengan permohonan akan dipilih untuk meneruskan pendaftaran Hanya satu jenis permohonan boleh dipilih pada satu-satu masa pendaftaran. Carian ke atas bil permohonan untuk meneruskan pendaftaran. Semua bil yang pernah dibuka akan disenaraikan. Skrin ini mudah untuk membuat semakan serta boleh untuk cetak semula bil sekiranya hilang Pemohon perlu membayar bil permohonan terlebih dahulu untuk meneruskan proses pendaftaran. Jenis-jenis permohonan Maklumat carian bil 71 Maklumat Fail Maklumat fail secara akan dimasukkan. Ini menggantikan peranan fizikal fail pada proses semasa. -tiada- Maklumat permohonan Maklumat permohonan secara terperinci akan dimasukkan berserta tajuk, butir permohonan dan maklumat pemaju. Sekiranya merupakan permohonan pindaan, carian ke atas permohonan sebelumnya boleh dilakukan dan maklumat permohonan akan dikemas kini berdasarkan permohonan pindaan terkini. Skrin ini akan memaparkan fee memfail yang telah dijelaskan oleh pemohon. Setelah pemohon mengemukakan bil fee yang telah dijelaskan, permohonan telah boleh diproses dan dijana nombor fail. -tiada- Fee Memfail Kad Akuan Penerimaan Kad akuan penerimaan akan dijana sebaik sahaja permohonan selesai didaftarkan. KAP ini akan diserahkan kepada pemohon sebagai rujukan. Perlu menunggu resit pembayaran fee daripada Bendahari untuk pengesahan pembayaran Tidak disediakan kemudahan untuk menghantar KAP secara online kepada pemohon 72 Agihan Permohonan Butiran Agihan Analisis Permohonan Senarai Tugasan Semua fail yang telah didaftarkan akan masuk ke dalam folder pegawai untuk agihan tugas. Pegawai akan memilih kakitangan untuk memproses permohonan. Senarai fail yang berada pada kakitangan juga akan dipaparkan untuk mengenal pasti beban kerja semasa kakitangan dan mudah untuk membuat pemantauan ke atas kakitangan Pegawai Kawasan akan memilih untuk mengagihkan fail menerusi skrin ini. Pegawai menentukan jenis dan keutamaan LPP dan menyertakan minit perjalanan fail kepada kakitangan yang dipilih. Skrin ini memudahkan pengguna tanpa perlu mengagihkan fail secara fizikal dari meja ke meja. Setiap fail yang telah diagihkan akan masuk ke dalam folder kakitangan yang menerima tugas. Skrin ini akan menyenaraikan semua tugas yang masih belum diselesaikan oleh kakitangan. Skrin ini akan dapat mengingatkan kakitangan jangka masa untuk memproses permohonan terutamanya bagi permohonan yang memerlukan keputusan segera. -tiada- Tidak melibatkan interaksi bersemuka antara kakitangan. Sekiranya kakitangan bercuti, folder kakitangan akan mempunyai senarai tugas menunggu. 73 Maklumat-maklumat permohonan yang telah dimasukkan sebelum ini akan digunakan untuk penyediaan LPP. Kakitangan akan menyediakan LPP berdasarkan kepada format yang telah ditetapkan. Skrin ini memberi kemudahan kepada kakitangan tanpa memerlukannya menaip semula perihal permohonan kerana kebanyakan data boleh dicapai dari pangkalan data. Setelah LPP selesai disediakan ia akan disemak dan Pegawai Kawasan akan menyatakan status semakan. Sekiranya ada pembetulan, LPP akan diserahkan semula untuk pembetulan. Jika selesai maka pengesahan semakan akan dibuat dan akan menjalani oral briefing -tiada- Oral Briefing Permohonan akan masuk ke folder Pengarah/TP untuk oral briefing. Semasa proses ini, Pegawai Kawasan akan memberikan penerangan berdasarkan kepada permohonan yang telah diproses. Sekiranya LPP disahkan maka ia akan dihantar untuk menunggu masuk mesyuarat. Oral briefing masih perlu diadakan untuk tujuan pengesahan dan tidak dapat dilakukan secara online Pemilihan Mesyuarat Pengarah/TP akan memilih mesyuarat untuk permohonan. LPP akan terus masuk ke dalam senarai mesyuarat yang telah dipilih Laporan Penilaian Perancangan Status Semakan LPP -tiada- -tiada- 74 Permohonan akan yang telah sedang menunggu mesyuarat akan melalui proses penyediaan agenda. Susunan agenda adalah berdasarkan first come first serve. Terdapat permohonan yang boleh jump queue dengan izin dari kakitangan atasan Surat Panggilan Mesyuarat Senarai ahli mesyuarat akan dipilih untuk penjanaan surat. Surat akan dicetak dan dihantar kepada jabatan terlibat Surat tidak dapat dihantar secara online oleh sebab jabatanjabatan terlibat tidak mempunyai sistem yang dihubungkan dengan modul ini Draf minit Mesyuarat Semasa mesyuarat, minit akan diambil secara berkomputer. Setelah mesyuarat selesai, surat boleh terus dijana untuk pengesahan. Ini memudahkan pencatat minit untuk mengeluarkan minit mesyuarat. Agenda dan Minit Pengurusan Agenda -tiada- 75 Dokumen keputusan akan memaparkan semua permohonan mesyuarat. Surat keputusan akan dijana sekiranya keputusan permohonan lulus dengan pindaan, lulus kaedah 5/7 dan tolak. -tiada- Caj Pembangunan Bagi kelulusan lulus akan disemak seandainya melibatkan caj pembangunan. Pemohon perlu menjelaskan caj terlebih dahulu sebelum kelulusan diperolehi. Ini memakan masa sehingga 30 hari. Dokumen Perintah Pembangunan Penjanaan perintah permohonan untuk diserahkan kepada pemohon. Ini merupakan output akhir dari subsistem kebenaran perancangan. Penyerahan dokumen ini tidak dibuat secara online oleh sebab memerlukan tandatangan Pengarah. Dokumen Keputusan Jana surat keputusan 76 3.7 Isu dan masalah di dalam pelaksanaan sistem berkomputer di kawasan kajian Di dalam pelaksanaan sistem berkomputer di kawasan kajian, telah dikenal pasti beberapa isu dan masalah yang mungkin akan menyebabkan sistem yang dibangunkan tidak dapat dilaksanakan sepenuhnya di kawasan kajian. Antara isu dan masalah yang dikenal pasti adalah: i) Kemahiran kakitangan dalam penggunaan perisian sistem dan GIS Kebanyakan kakitangan jabatan tidak mahir menggunakan perisian sistem dan GIS terutamanya untuk mengemas kini data spatial. Tugas pengemaskinian kini hanya dilakukan oleh unit GIS jabatan yang mempunyai kakitangan yang terhad. Kawasan perancangan yang terdiri daripada 10 kawasan menyebabkan pengemaskinian data tidak dapat dijalankan dengan kerap. Melalui kajian yang telah dijalankan ke atas kemahiran kakitangan di Jabatan Perancangan (Jadual 3.8) daripada 121 responden, majoriti kakitangan (88.4% dan 90.1%) tidak mempunyai pengetahuan ke atas perisian GIS dan sistem, manakala tidak seorang pun kakitangan yang mahir menggunakan perisianperisian tersebut. Jadual 3.8: Tahap kemahiran kakitangan di Jabatan Perancang Bandar ke atas perisian GIS dan sistem Perisian GIS Pangkalan Data Tiada pengetahuan % 88.4 90.1 Tahap Kemahiran Lemah Sederhana % 7.4 6.6 % 4.1 3.3 Mahir % 0 0 Sumber: Kajian Keperluan Pengguna SKP, 2002 ii) Data Digital Permohonan perancangan yang dikemukakan ke jabatan perlulah disertakan bersama-sama salinan digital bagi tujuan pengemaskinian data GIS. Pemohon perlu mendapatkan salinan digital pelan tapak 77 sama ada daripada jabatan ataupun pihak JUPEM bagi memastikan lokasi tapak adalah mengikut koordinat serta unjuran yang sama dengan data GIS SKP. Namun demikian salinan keras permohonan masih perlu diserahkan ke jabatan oleh kerana penyerahan data secara digital tidak mempunyai tandatangan pemohon dan perunding iaitu ia dianggap tidak sah dari segi perundangan. 3.8 Rumusan Secara keseluruhannya Bab 3 ini menerangkan tentang Sistem Kawalan Pembangunan yang dibangunkan oleh Jabatan Perancang Bandar dan Jabatan Bangunan, DBKL dalam pengaplikasian sistem berkomputer. Penerangan yang diberikan adalah dengan memberikan penekanan kepada Subsistem Kebenaran Perancangan yang menggunakan perisian GIS sebagai alat bantu yang menjadi nadi kepada perjalanan sistem dengan lebih efektif. Paparan antara muka subsistem yang dibangunkan juga memperlihatkan keupayaan sistem untuk melaksanakan sesuatu tugas dengan lebih berkesan. Bab seterusnya akan membuat penilaian ke atas penggunaan sistem berkomputer dan kaedah manual di dalam subsistem kebenaran perancangan. 78 BAB 4 PENGKAEDAHAN PENGUMPULAN DATA DAN PENILAIAN PENGGUNAAN SUBSISTEM KEBENARAN PERANCANGAN 4.1 Pengenalan Subsistem Kebenaran Perancangan yang dibangunkan untuk Jabatan Perancangan Dewan Bandaraya Kuala Lumpur adalah untuk mempermudah pemprosesan permohonan perancangannya. Pada bahagian ini, subsistem kebenaran perancangan yang telah dibangunkan akan dinilai berdasarkan kepada setiap aliran kerja yang terdapat di dalam modul-modul yang terdapat di dalam subsistem tersebut. Penilaian yang dilaksanakan ini dapat memperlihatkan keberkesanan pelaksanaannya di peringkat Jabatan berbanding dengan kaedah manual yang diamalkan sebelum ini. 4.2 Kaedah Penilaian Di dalam kajian yang dijalankan, keberkesanan merupakan indeks yang disukat dengan melihat kepada penggunaan sistem yang menyebabkan impak positif kepada kerja pengguna. Di dalam konteks ini, keberkesanan sistem boleh diuji melalui dua kaedah iaitu keberkesanan secara operasi dan fungsi (Chan, 1997). Dari segi keberkesanan operasi, persoalan ‘Adakah sistem mempertingkatkan operasi model tradisional?’ perlu dijawab. yang dibangunkan Sistem bersepadu menyediakan kepada pengguna dengan persekitaran yang konsisten yang mana 79 semua model operasi boleh diselesaikan. Bagi menentukan keberkesanan fungsi pula, perlu ditentukan sama ada fungsi sistem tersebut menyediakan pilihan yang memadai untuk menyudahkan tugas-tugas perancangan yang pelbagai. Untuk membuat penilaian ke atas keberkesanan penggunaan sistem, satu kaedah analisis secara kualitatif telah dipilih. 4.2.1 Kaedah pengumpulan data Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah berdasarkan kepada dokumen-dokumen proses kerja semasa, temu bual dan pemerhatian. i) Dokumen Dokumen-dokumen yang mengandungi maklumat proses carta aliran kerja kebenaran perancangan seperti Prosedur Kualiti (ISO) Proses Kawalan Pembangunan. Selain itu laporan-laporan SKP iaitu Laporan Kajian Keperluan Pengguna serta Laporan Teknikal Subsistem Kebenaran Perancangan juga dirujuk. ii) Temu bual Temu bual secara tidak formal dilakukan ke atas kakitangan-kakitangan yang terlibat dengan setiap proses permohonan iaitu Pegawai Perancang Kawasan (PP(K), Penolong Pegawai Perancang Kawasan (PPP(K), Penolong Pegawai Perancang Sekretariat (PPP-Sekretariat), Juruteknik Perancangan Kawasan (JP(K)), Pembantu Tadbir Kaunter (PT-Kaunter), Pembantu Tadbir Permohonan (PT-Permohonan), Pembantu Tadbir Sekretariat I (PTSekretariat I) dan Pembantu Tadbir Sekretariat II (PT-Sekretariat II). Sampel ditentukan secara rawak dengan mengambil 26 orang kakitangan sebagai responden yang mewakili setiap bahagian dan kawasan perancangan. 80 iii) Pemerhatian Pemerhatian dilakukan secara terus kepada setiap proses aliran kerja peringkat-peringkat proses permohonan. 4.2.2 Kaedah Triangulation Kaedah Triangulation merupakan aplikasi dan kombinasi kepada beberapa metodologi kajian di dalam kajian yang dijalankan ke atas fenomena yang serupa. Kaedah ini merupakan alternatif kepada kriteria untuk menentukan kebolehpercayaan dan kesahihan. Penggunaan kaedah Triangulation adalah apabila terdapat kemungkinan untuk memastikan ketepatan membentuk cerita dengan punca data yang bersaling-kaitan dengan aspek kajian yang mempunyai lebih dari satu sumber. Kesahihan dengan menggunakan kaedah Triangulation serta interpretasi kepada kajian adalah berdasarkan kepada capaian kepada maklumat yang diperoleh daripada sumber pelbagai (Haigh, 2000). Selain itu, dengan mewujudkan kitaran bukti antara temu bual dan pemerhatian yang telah dijalankan, dapat menentukan kesahihannya dengan merujuk setiap proses yang dilalui yang berdasarkan kepada pengalaman kakitangan dan pengamatan pengkaji sendiri. Di dalam kajian ini, penggunaan kaedah tersebut adalah bagi menilai keputusan berdasarkan kepada metodologi yang digunakan. Untuk itu, tiga metodologi telah dipilih iaitu : i) Meneliti setiap aliran kerja dengan merujuk kepada dokumen-dokumen. ii) Melakukan temu bual dengan kakitangan (secara tidak formal) iii) Membuat pemerhatian terhadap perjalanan memproses permohonan Menggunakan kaedah ini, pada peringkat awal, setiap aliran kerja bagi memproses permohonan perancangan akan dikenal pasti dan diteliti berdasarkan kepada aliran kerja semasa dan Prosedur Kualiti (ISO) jabatan. Kemudian, temu bual secara tidak formal dijalankan ke atas kakitangan yang terlibat di setiap 81 peringkat bagi memastikan setiap peringkat yang terdapat pada aliran kerja semasa adalah seiring dengan apa yang dilakukan oleh kakitangan tersebut. Akhir sekali pemerhatian ke atas proses kerja akan dilakukan bagi mengenal pasti di mana terdapat masalah serta kepincangan ke atas aliran kerja tersebut. Setiap metodologi yang dinyatakan akan dirumuskan untuk menentukan tahap kebolehpercayaan dan kesahihannya. Rajah 4.1 menunjukkan hubung kait kitaran kaedah Triangulation. Dokumen Hubung kait Temu bual Pemerhatian Rajah 4.1: Hubung kait kitaran kaedah Triangulation 4.2.3 Kriteria Penilaian Di dalam membuat penilaian ke atas sistem, kriteria yang diambil kira ialah skala pembangunan. Bagi pembangunan di dalam kawasan DBKL, ia terdiri daripada 3 saiz iaitu skala besar, skala sederhana dan skala kecil (JPKB, 2002). Permohonan berskala besar dimaksudkan dengan cadangan pembangunan yang kompleks, bangunan-bangunan yang mempunyai ketinggian melebihi 5 tingkat, melibatkan dasar perancangan seperti penukaran zon kepadatan penduduk dan zon guna tanah serta cadangan pelan susun atur bagi kawasan yang melebihi 2 ekar. Manakala permohonan berskala sederhana adalah terdiri daripada cadangan bangunan yang mempunyai ketinggian 5 tingkat ke bawah, penukaran guna bangunan secara sementara yang melibatkan luas lantai kurang daripada 5,000 kaki persegi serta tambahan dan perubahan kepada rumah-kedai sedia ada. Bagi Permohonan berskala kecil pula, ia merupakan cadangan tambahan dan perubahan kepada rumah banglo, 82 berkembar dan teres sedia ada serta membina rumah banglo yang baru mengikut pelan susun atur yang telah diluluskan. 4.3 Penggunaan Kaedah Triangulation Dalam Membuat Analisis Penilaian Pelaksanaan analisis penilaian menggunakan kaedah Triangulation bermula dengan menyemak prosedur kualiti bagi pemprosesan permohonan perancangan. Semasa menyemak dan meneliti prosedur kualiti jabatan, carta aliran kerja bagi setiap proses kerja menggunakan kaedah manual dihasilkan dengan mengenal pasti setiap kakitangan yang terlibat dengan setiap proses. Setelah carta aliran lengkap, temu bual dijalankan dengan kakitangan-kakitangan terpilih di setiap peringkat kerja bagi menyemak proses yang dinyatakan di dalam prosedur kualiti berbanding dengan proses kerja yang dilaksanakan oleh kakitangan. Sebagai contohnya pada peringkat proses pendaftaran permohonan, menurut prosedur kualiti, Pembantu Tadbir (Pendaftaran Permohonan) akan bertindak melaksanakan tugas pada peringkat ini. Temu bual dijalankan ke atas Pembantu Tadbir yang terlibat bagi mengenal pasti tindakan yang dilaksanakan oleh beliau semasa menjalankan tugas adalah selaras dengan tindakan yang dinyatakan di dalam Prosedur Kualiti. Semasa temu bual ini jangka masa bagi setiap peringkat kerja berdasarkan kepada skala pembangunan bagi setiap permohonan yang dikemukakan akan dikenal pasti. Oleh kerana temu bual yang dijalankan melibatkan beberapa orang responden yang melaksanakan tugas yang sama, maka pengiraan jangka masa kerja diperolehi dengan menjadikannya purata bagi mendapatkan satu nilai masa bagi setiap proses. Setelah proses ini selesai, pemerhatian semula ke atas setiap peringkat permohonan berdasarkan kepada skala pembangunan akan dilakukan iaitu untuk memastikan di mana terdapat masalah serta kepincangan yang membawa kepada kelewatan pemprosesan permohonan. Semasa pemerhatian ini juga jangka masa bagi setiap proses akan dinyatakan untuk memperlihatkan perbandingan yang dapat dibuat berbanding dengan apa yang dinyatakan semasa temu bual di jalankan. 83 Seterusnya, huraian ke atas carta aliran modul menggunakan subsistem kebenaran perancangan dibuat untuk menggambarkan perbandingan carta alir antara kaedah manual dan penggunaan sistem berkomputer. Setelah itu, perbandingan antara skala pembangunan berdasarkan kepada proses kerja yang terdapat pada kedua-dua kaedah dibuat menggunakan graf garis yang merujuk kepada jangka masa. Jangka masa bagi kaedah manual diambil berdasarkan temu bual dan jangka masa sistem pula adalah berdasarkan kepada pengujian yang telah dibuat ke atas subsistem kebenaran perancangan. Perbandingan antara kedua-dua kaedah ini dapat menunjukkan perbezaan jangka masa yang berlaku apabila kedua-dua kaedah ini digunakan dalam memproses permohonan. 4.4 Penilaian Carta Aliran Modul Penilaian carta aliran modul dilaksanakan dengan meneliti setiap aliran kerja standard bagi penggunaan kaedah manual yang dibandingkan dengan aliran kerja penggunaan sistem. Berdasarkan Piagam Pelanggan jabatan, setiap permohonan yang dikemukakan akan diproses dalam jangka masa 45 hari bagi permohonan berskala kecil, 90 hari bagi permohonan berskala sederhana dan 120 hari bagi permohonan berskala besar (JPRB, 2006). Penilaian ke atas carta aliran modul yang akan diterangkan pada bahagian ini adalah berdasarkan kepada temu bual yang dijalankan ke atas kakitangan jabatan serta pemerhatian oleh pengkaji yang mana jangka masa serta kakitangan yang terlibat adalah merujuk kepada pengalaman kakitangan sendiri. 4.4.1 Nasihat Perancangan Peringkat ini merupakan peringkat awal sebelum pendaftaran ke atas permohonan perancangan dilakukan. Berdasarkan kepada prosedur manual, proses kerja ini tidak dinyatakan dengan jelas pada mana-mana standard yang terdapat di Jabatan. Keperluan modul ini adalah bagi mempercepatkan proses pendaftaran 84 permohonan dengan penyediaan dokumen yang lengkap dan dipatuhi oleh pemohon hasil perbincangan awal yang dilakukannya dengan Pegawai Perancang kawasan terlibat. Rajah 4.2 merupakan carta alir semasa peringkat nasihat perancangan berserta purata masa serta kakitangan yang terlibat dengan setiap proses. Masa Kakitangan (min) Aliran Kerja A Pegawai Kawasan Kenalpasti Lokasi Standard Syit 10 PP(K PPP(K)/JP (2/3) Semak CDP, Kepadatan Pelan Dasar, Pelan Zoning 10 PP(K PPP(K)/JP (2/3) Kompilasi Dasar Datuk Bandar, Akta 15 Fail Penguatkuasaan 15 Kira Kepadatan Nisbah Plot, TLK Pengiraan secara manual 20 PP(K (1) Kira Memfailkan permohonan Pengiraa secara manual 10 PP(K (1) Pengeluaran senarai semak 10 PP(K (1) 15 PT/PPT Pem Tadbir (Kaunter) (1) 15 Bendahari (Kaunter) Semak Polisi DO dan Perundanga Semak Kes Penguatkuasaan PP(K (1) PP(K PPP(K)/JP (2/3) Kaunter Bil Memfail Bendahari (FMS) Resit Fee Memfail Pendaftaran Permohonan Rajah 4.2 : Carta Aliran Peringkat Nasihat Perancangan Sumber: Olahan Pengkaji 2006 85 Dengan menggunakan prosedur manual, Pegawai Perancang akan memberikan khidmat nasihat dengan merujuk kepada salinan keras peta kawasan serta pelan-pelan berkaitan seperti pelan dasar. Melalui kaedah ini juga, setiap maklumat kawasan sekitar perlu merujuk kepada fail permohonan yang memerlukan pegawai kawasan mengarahkan kakitangan bawahannya untuk mencari fail permohonan tersebut bagi mendapatkan maklumat yang diperlukan. Setiap pengiraan yang terlibat terutamanya untuk mendapat jumlah fee memfail, nisbah plot, kawasan plinth dan jumlah tempat letak kenderaan akan dikira secara manual. Dengan menggunakan sistem berkomputer, cuma Pegawai Perancang Kawasan sahaja bertindak di dalam memberikan khidmat nasihat tanpa memerlukan bantuan kakitangan bawahannya. Kakitangan bawahan hanya akan diarahkan untuk mencetak bil fee memfail setelah pemohon selesai mendapatkan khidmat nasihat. Ini adalah berbeza dengan kaedah manual di mana pegawai kawasan ada kalanya akan mengarahkan kakitangan bawahannya untuk mencarikan fail permohonan ataupun pelan-pelan berkaitan sebagai dokumen sokongan dalam memberikan nasihat perancangan. Kelemahan yang cuba di perbaiki oleh modul khidmat nasihat adalah untuk mengurangkan masa pemprosesan permohonan serta mengurangkan jumlah kakitangan yang terlibat sepanjang proses khidmat nasihat berlangsung. Rajah 4.3 merupakan carta alir modul nasihat perancangan di dalam Subsistem Kebenaran Perancangan. Menerusi modul ini juga pegawai kawasan hanya perlu membuka data GIS kawasan perancangan di dalam Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial untuk mengenal pasti tapak cadangan dan pembangunan kawasan sekitarnya. Begitu juga bagi menyemak guna tanah semasa serta maklumat perancangan seperti pelan dasar untuk tapak cadangan pembangunan. Bagi menyemak kes penguatkuasaan, subsistem ini akan dihubungkan dengan subsistem penguatkuasaan berdasarkan kepada lot pembangunan. Manakala, untuk menyemak maklumat polisi Datuk Bandar dan perundangan, pegawai akan membuka laman web JPRB dengan mendaftar masuk sebagai kakitangan untuk mengakses kepada maklumat perundangan yang berkaitan. Kemudahan lain yang terdapat di dalam modul nasihat 86 perancangan ini adalah pengiraan keperluan tempat letak kenderaan, nisbah plot dan kepadatan. Kesemua pengiraan ini dilakukan secara automatik oleh sistem dengan hanya memasukkan jumlah unit pembangunan yang dicadangkan. Setelah proses ini selesai, fee memfail akan dikira dan bil akan dijana. Pemohon kemudiannya perlu ke kaunter Bendahari untuk menjelaskan bayaran fee tersebut untuk mendaftar permohonan. Disebabkan oleh pembayaran fee memfail memerlukan pemohon untuk ke kaunter Bendahari, maka terdapat jarak masa yang tidak dapat dielakkan. Hanya perbezaan yang ketara adalah, modul nasihat perancangan akan menghantar secara dalam talian (online) fee memfail Finance Management System (FMS) di Bendahari tanpa memerlukan pemohon mengemukakan bil tersebut ke kaunter. 1 - 01 Modul Nasihat Perancangan SUBSISTEM MAKLUMAT GEOSPATIAL 1 - 01 - 01 Kenalpasti Lokasi Yang Hendak Dibangunkan Semak CDP & Semasa ? 3 min Tidak Semak Polisi DB dan Perundangan ? 10 min Ya Tidak SUBSISTEM KIOSK MAKLUMAT Petunjuk Ya SUBSISTEM PENGUATKUASAAN 1-01- 05 Tentukan Jenis Permohonan Yang Terlibat Dengan Cadangan 2 Subsistem Kira Kepadatan Nisbah Plot Cadangan ? Tidak 5 min 5 min Ya 1 - 01 - 02 Papar Maklumat CDP & Semasa Tidak Semak Kes Penguatkuasaan ? Kira Keperluan TLK ? Tidak TAMAT 5 min Ya Ya 1-01-03 Papar Kepadatan / Nisbah Plot Cadangan 1 - 01 - 04 Papar Maklumat TLK min Mula / Tamat 15 min 1-01- 06 Kira Fee Memfail Proses 5 min Jana Bil Fee Memfail 2 min FMS Resit Fee Memproses Dokumen 1-01- 07 Tentukan Jenis Dokumen Untuk Pendaftaran Keputusan 5 min 1-02 Modul Pendaftaran Permohonan Jana Senarai Semakan Rajah 4.3 : Carta Aliran Modul Nasihat Perancangan Sumber : JPRB, DBKL (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan Rajah 4.4, Rajah 4.5 dan Rajah 4.6 merupakan graf garis yang menunjukkan perbandingan purata jangka masa mendapatkan khidmat nasihat menggunakan kaedah manual dan menggunakan sistem mengikut skala 87 pembangunan kecil, sederhana dan besar. Berdasarkan kepada temu bual yang dijalankan, dapat dinyatakan bahawa skala pembangunan tidak menjadi perbandingan yang ketara antara ketiga-tiga skala pembangunan oleh kerana pada peringkat ini hanya nasihat daripada pegawai kawasan diperlukan bagi menentukan jenis permohonan yang akan dikemukakan oleh pemohon ke jabatan. Daripada Rajah 4.4 dapat dihuraikan bahawa bagi pembangunan pada skala kecil, jangka masa memproses permohonan menggunakan kaedah manual adalah selama 85 minit berbanding dengan menggunakan modul nasihat perancangan yang cuma mengambil masa 29 minit. Jangka masa yang dinyatakan ini tidak termasuk pembayaran fee memfail di kaunter Bendahari. Manakala Rajah 4.5 menunjukkan jangka masa yang digunakan untuk mendapatkan nasihat perancangan bagi pembangunan berskala sederhana adalah selama 100 minit bagi kaedah manual berbanding dengan 39 minit dengan menggunakan sistem. Bagi skala pembangunan besar pula, jangka masa yang digunakan adalah 123 minit dengan menggunakan kaedah manual dan 51 minit bagi menggunakan sistem berkomputer (Rajah 4.6). 90 85 +10 80 +15 70 +10 Minit 60 +10 75 70 60 Manual 50 50 Sistem +15 40 20 +5 +5 20 +5 +3 10 0 35 +15 30 +5 8 +3 11 24 29 19 14 3 Kenal p as ti Lo kas i, Semak CDP d an Guna t anah s emas a Semak Po lis i Semak kes Datuk Band ar p eng uat kuas aan d an p erund ang an Kira kep ad at an d an nis b ah p lo t cad ang an Kira Kep erluan TLK Peng eluaran s enarai s emak Fee memfail Aliran Kerja/Sub-Modul Rajah 4.4: Graf Garis Peringkat Nasihat Perancangan bagi skala pembangunan kecil 88 120 100 +15 +10 +15 +10 60 +15 Fee memfail 21 16 13 39 31 26 Pengeluaran senarai semak 3 +5 +3 +10 +5 Kira kepadatan dan nisbah plot cadangan 0 +8 +5 35 Semak kes penguatkuasaan 20 Kenal pasti Lokasi, Semak CDP dan Guna tanah semasa 20 60 Kira Keperluan TLK +15 40 85 75 50 Semak Polisi Datuk Bandar dan perundangan Minit 80 100 Manual Sistem Aliran Kerja/Sub-Modul Rajah 4.5: Graf Garis Peringkat Nasihat Perancangan bagi skala pembangunan sederhana 140 +15 120 108 +20 80 +18 93 73 +15 60 55 +20 40 40 +5 20 20 +10 +8 20 15 +10 +5 +8 36 28 51 41 Aliran kerja/Sub-modul Fee memfail Pengeluaran senarai semak Kira Keperluan TLK Kira kepadatan dan nisbah plot cadangan Semak Polisi Datuk Bandar dan perundangan Kenal pasti Lokasi, Semak CDP dan Guna tanah semasa 5 Semak kes penguatkuasaan Minit 100 0 123 +15 Manual Sistem Rajah 4.6: Graf Garis Peringkat Nasihat Perancangan bagi skala pembangunan besar Bagi kedua-dua kaedah, berdasarkan skala pembangunan, berlaku pengurangan jangka masa yang ketara dalam memberikan nasihat perancangan oleh kerana dengan menggunakan sistem berkomputer kebanyakan proses seperti contoh semakan data GIS dilakukan dengan hanya membuka data daripada server tanpa 89 perlu carian fail atau pelan. Berdasarkan pemerhatian pengkaji, khidmat nasihat secara manual mengambil jangka masa secara puratanya sebanyak 105 minit, manakala menggunakan sistem sebanyak 42 minit iaitu tidak termasuk jangka masa untuk membayar fee memfail di kaunter Bendahari. Kakitangan yang terlibat di dalam keseluruhan proses mendapatkan nasihat perancangan adalah di antara 2 hingga 3 orang bagi satu-satu permohonan. Berdasarkan kepada penerangan carta aliran kaedah manual dan sistem serta perbandingan jangka masa mengikut skala pembangunan, dapat dinyatakan di sini bahawa modul nasihat perancangan di dalam Subsistem Kebenaran Perancangan membantu memberikan khidmat nasihat yang lebih efektif kepada pemohon. Penyediaan modul ini memudahkan pemohon untuk menyediakan dokumendokumen yang betul berdasarkan kepada senarai semak yang dijana di akhir sesi khidmat nasihat. Penggunaan data GIS secara digital merupakan alat sokongan yang terbaik bagi memberikan gambaran yang lebih jelas berserta data-data kawalan perancangan yang lengkap terhadap tapak yang akan dibangunkan. 4.4.2 Modul Pendaftaran Permohonan Setelah fee memfail dijelaskan, pemohon akan kembali ke kaunter Jabatan Perancang untuk mendaftarkan permohonan. Pada kebiasaannya pendaftaran permohonan tidak dilakukan pada hari mendapatkan khidmat nasihat. Pemohon akan datang semula ke Jabatan untuk mendaftarkan permohonan dalam masa 1 minggu hingga 1 bulan bagi tujuan memperlengkapkan senarai semak. Berdasarkan kepada prosedur manual, pemohon perlu menyerahkan borang permohonan berserta dokumen-dokumen berkaitan seperti mana yang tersenarai di dalam senarai semakan yang telah diperoleh semasa peringkat khidmat nasihat. Semua dokumen yang diserahkan adalah di dalam bentuk salinan keras yang berasaskan kertas. Setelah senarai semakan dipatuhi, permohonan akan didaftarkan dengan mengisi butir-butir permohonan ke dalam buku pendaftaran fail permohonan kebenaran perancangan. Kad Akuan Penerimaan (KAP) akan dikeluarkan dan diserahkan kepada pemohon. 90 Nombor fail, lokasi tapak cadangan serta kawasan perancangan kemudiannya akan dicatatkan di muka fail. Kesemua dokumen yang diserahkan akan dikandungkan ke dalam fail permohonan dan kemudiannya akan diedarkan kepada Pegawai Perancang Kawasan terbabit. Menurut pemerhatian pengkaji, secara puratanya jangka masa untuk mendaftar permohonan adalah selama 30 minit bagi setiap permohonan yang dikemukakan yang melibatkan 1 hingga 2 orang kakitangan bagi setiap aliran kerja. Rajah 4.7 merupakan aliran kerja bagi pendaftaran permohonan berserta jangka masa dan kakitangan terlibat. Masa (min) Aliran Kerja A Senarai Semak Fee Memfail KAUNTER Semak Dokumen Permohonan Menuruti senarai semak Daftar dalam buku daftar mengikut urutan Kakitangan Dibenar oleh Pegawai Atasan Daftar Permohonan Fail Permohonan Pengeluaran KAP Dokumen permohonan didamping ke dalam fail permohonan Kad Akuan Penerimaan Catat dalam buku pergerakan fail Edar fail kepada Kawasan 10 PT/PPT/Pem. Tadbir (Kaunter) (1-2) 10 PT/PPT/Pem. Tadbir (Kaunter) (1-2) A 5 3 3 PT/PPT/Pem. Tadbir (Fail) (1-2) PT/PPT/Pem. Tadbir (Kaunter) (1-2) PT/PPT/Pem. Tadbir (Kaunter) (1-2) Rajah 4.7 : Carta Aliran Peringkat Pendaftaran Permohonan Sumber: Olahan Pengkaji 2006 Melalui penggunaan modul pendaftaran permohonan di dalam subsistem kebenaran perancangan, pemohon akan menyerahkan salinan digital dokumendokumen permohonan berdasarkan kepada senarai semakan yang dijana semasa 91 peringkat khidmat nasihat. Kakitangan di kaunter akan membuat semakan ke atas dokumen digital yang diserahkan dan sekiranya lengkap, dokumen-dokumen tersebut akan di muat naik ke dalam pangkalan data sistem. Kemudian, kad akuan penerimaan akan di jana dan diserahkan kepada pemohon. Penjanaan KAP akan mengambil sedikit masa bergantung kepada kesediaan printer dan sistem memproses data serta maklumat untuk dipersembahkan di dalam format Microsoft Word. Melalui pemerhatian pengkaji, secara puratanya sistem mengambil masa 24 minit untuk pendaftaran permohonan (Rajah 4.8). 1-02 Pendaftaran Permohonan Senarai Semakan 1-02 -01 Semak Dokumen Permohonan Untuk Pendaftaran 3 min Resit Fee Memproses 1 hari Senarai Semakan Dipatuhi ? Tidak Dibenarkan Oleh Pegawai Atasan 3 min Tidak Pemohon Ya Ya 1-02 -02 Rekodkan Maklumat Kebenaran Pegawai 1 -02-03 Daftar Permohonan 10 min 1-02 -04 Pindah Dokumen Digital SUBSISTEM MAKLUMAT GEOSPATIAL 5 min - Kemaskini PIN Sementara - Kemaskini BIN Sementara 1-02 -05 Penjanaan kad akuan penerimaan 3 min Kad Akuan Penerimaan 1 -03 Modul Pembahagian Tugas Rajah 4.8 : Carta Aliran Modul Pendaftaran Permohonan Sumber : JPRB, DBKL (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan Kelemahan kaedah manual yang cuba diperbaiki oleh modul pendaftaran permohonan adalah mempermudahkan pengemukaan dokumen oleh pemohon 92 semasa pendaftaran iaitu dengan meminimumkan penggunaan kertas. Ini adalah kerana sistem yang dibangunkan akan menerima permohonan secara digital dan hanya akan menjana hasil seperti surat atau dokumen seperti KAP yang berasaskan kertas untuk diserahkan kepada pemohon. Ini dapat membantu menjimatkan ruang fizikal di jabatan tanpa memerlukan fail fizikal disimpan serta pergerakan fail dicatat secara manual. Rajah 4.9 merupakan jangka masa mengikut skala pembangunan bagi setiap aliran kerja bagi peringkat pendaftaran permohonan. Pendaftaran permohonan mengambil masa 24 minit bagi kaedah manual dan 19 minit dengan menggunakan sistem bagi pembangunan skala kecil. Bagi pembangunan sederhana, dengan menggunakan kaedah manual, masa yang digunakan adalah sebanyak 31 minit berbanding 26 minit dengan menggunakan sistem. Manakala bagi pembangunan skala besar, 36 minit digunakan untuk pendaftaran secara manual dan 29 minit dengan menggunakan modul pendaftaran permohonan. Perbezaan jangka masa dengan menggunakan kaedah manual dan sistem adalah tidak ketara bagi ketiga-tiga jenis skala pembangunan. 40 36 35 33 28 Minit 25 25 25 20 20 20 18 15 10 26 24 21 19 16 13 10 8 5 23 18 15 13 29 26 23 15 31 30 30 8 Manual (Kecil) Sistem (Kecil) Manual (Sederhana) Sistem (Sederhana) Manual (Besar) Sistem (Besar) 5 3 0 Semak dokumen Daftar permohonan untuk pendaftaran Dokumen dimasukkan ke dalam fail permohonan Pengeluaran Kad Akuan Penerimaan Catat pergerakan fail Aliran Kerja/Sub-Modul Rajah 4.9: Graf Garis Modul Pendaftaran Permohonan mengikut skala pembangunan 93 Secara keseluruhannya berdasarkan kepada perbandingan serta penilaian yang telah dilakukan, dapat dirumuskan bahawa modul pendaftaran permohonan mampu untuk memperbaiki kelemahan kaedah manual sedia ada di samping penyimpanan data yang lebih sistematik. 4.4.3 Pembahagian Tugas Mengikut prosedur biasa, Pegawai kawasan akan mengagihkan fail permohonan kepada Penolong Pegawai Perancang Kawasan untuk diproses. Pegawai Kawasan akan mencatat pada kertas minit di dalam fail permohonan dengan menyatakan keutamaan penyediaan LPP serta jenis LPP sebelum diagihkan kepada PPP(K) atau JP(K). Kemudian PPP(K)/JP(K) akan mula memproses permohonan. Bagi setiap skala pembangunan, jangka masa untuk mengagihkan tugas kepada kakitangan mengambil masa antara 1 hingga 2 hari (dikira 1 hari bersamaan 8 jam waktu bekerja). Ini adalah kerana fail permohonan akan di bawa dari kaunter ke kawasan perancangan dan kemudiannya akan diagihkan oleh Pegawai Kawasan kepada kakitangan bawahan. Edaran fail ke kawasan bergantung pada Pembantu Tadbir (Fail Permohonan) untuk mengagihkan fail tersebut. Berdasarkan kepada pemerhatian pengkaji, jangka masa aliran kerja agihan tugas serta kakitangan yang terlibat adalah seperti pada Rajah 4.10. Selain itu, melalui kaedah manual, pergerakan fail adalah lambat oleh kerana ia perlu diagih-agihkan dari satu meja ke satu meja yang lain. Kakitangan yang terlibat untuk proses ini adalah antara 2 hingga 3 orang. Semasa proses pengagihan fail ini juga ada kalanya boleh berlaku keciciran dokumen-dokumen serta kehilangan fail. Manakala menerusi subsistem kebenaran perancangan, modul pembahagian tugas memberikan automasi kepada sistem untuk mengagihkan tugas. Ini merupakan kelemahan proses manual yang cuba diperbaiki oleh modul pengagihan tugas. Pengagihan tugas secara automatik setelah fail diedarkan mampu meningkatkan prestasi kerja kakitangan di samping memudahkan tugas pegawai atasan untuk melakukan pemantauan ke atas tugas kakitangan bawahannya. 94 Masa Kakitanga Aliran F ail Permohonan PEGAWAI KAWASAN Agihan dari kaunter PP(K) (1) 10 Tentukan Keutamaan dan Jenis LPP Agihkan kepada Pegawai Bawahan PT/PPT/Pem. Tadbir (Fail) (1) 1 hari Catat dalam buku pergerakan fail 1 hari PP(K) PPP(K)/JP(K) (2-3) Analisis Permohonan Rajah 4.10 : Carta Aliran Peringkat Agihan Tugas Sumber: Olahan Pengkaji 2006 Bagi setiap skala pembangunan, jangka masa untuk pengagihan adalah selama 12 minit. Setiap permohonan yang melepasi peringkat pendaftaran permohonan akan dimasukkan ke dalam folder Pegawai Kawasan untuk tindakan selanjutnya. Pegawai Kawasan akan menentukan keutamaan penyediaan LPP serta mengenal pasti jenis LPP dan kemudiannya mengagihkan kepada folder kakitangan bawahannya untuk diproses. Berdasarkan pemerhatian pengkaji, menerusi modul agihan permohonan, jangka masa yang digunakan adalah selama 15 minit sahaja oleh kerana fail permohonan tidak perlu diagihkan maka ia boleh diakses terus oleh Pegawai Kawasan untuk pengagihan kepada kakitangan bawahannya. Berdasarkan kepada penggunaan sistem, jumlah kakitangan yang terlibat dalam agihan tugas dapat dikurangkan oleh kerana tidak memerlukan pergerakan fail. Perbandingan yang dibuat menunjukkan bahawa modul pengagihan tugas dapat mengurangkan masa terutamanya dalam menunggu fail permohonan diagihkan ke kawasan untuk diproses. Selain daripada itu pegawai kawasan hanya perlu 95 mengarahkan tugas kepada kakitangannya secara online. Setelah Pegawai Kawasan menentukan kakitangan bawahannya bagi setiap permohonan, akan terpapar di skrin kakitangan bawahan tersebut senarai tugas yang telah diagihkan kepadanya. 3.0 Modul Agihan Permohonan 3.1 Senarai Permohonan Yang Telah Didaftarkan Mengikut Kawasan 5 min 3.2 Tentukan Keutamaan Penyediaan LPP 5 min 3.3 Kenalpasti Jenis LPP 5 min 3.4 Agihkan Permohonan Kepada Pegawai Bawahan 4.0 Modul Analisis Permohonan Rajah 4.11 : Carta Aliran Modul Agihan Tugas Sumber : JPRB, DBKL (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan 4.4.4 Analisis Permohonan Analisis permohonan merupakan peringkat kerja yang rumit serta mengambil masa oleh kerana memerlukan rujukan kepada perkara-perkara tertentu serta penilaian yang tepat terhadap permohonan yang dikemukakan. Menerusi kaedah manual, fail permohonan yang telah diagihkan kepada PPP(K) atau JP(K) akan mula diproses untuk penyediaan Laporan Penilaian Perancangan (LPP). Jenis LPP akan 96 dipilih berdasarkan kepada jenis permohonan yang dikemukakan. Penyediaan LPP mengambil masa yang lama bergantung pada jenis dan skala pembangunannya. Di dalam penyediaan LPP, siasatan tapak perlu dilakukan bagi mengenal pasti keadaan semasa tapak cadangan yang dikemukakan. Setelah LPP disediakan, draf tersebut akan diagihkan semula kepada PP(K) untuk semakan dan sekiranya memerlukan pembetulan, draf LPP akan diserahkan semula kepada kakitangan yang memproses untuk pembetulan. Setelah selesai pembetulan, PP(K) akan membawa draf LPP untuk dibentangkan kepada Pengarah Perancang (PPB) ataupun Timbalan Pengarah Perancang(TP) untuk oral briefing. Draf LPP akan disahkan oleh PPB/TP dan sedia untuk dijana untuk peringkat seterusnya iaitu penyediaan agenda untuk mesyuarat perancangan. Berdasarkan pemerhatian pengkaji, jangka masa yang kebiasaannya digunakan oleh kakitangan untuk memproses permohonan adalah selama 1325 minit iaitu bersamaan dengan 3 hari waktu bekerja. Kakitangan yang terlibat di dalam proses ini adalah 2 hingga 3 orang bagi satu-satu permohonan. Rajah 4.12 merupakan carta aliran proses analisis permohonan berserta jangka masa serta kakitangan yang terlibat dengan pemprosesan permohonan Modul Analisis Permohonan di dalam sistem hanya boleh dicapai oleh Pegawai Teknikal Kawasan Perancangan. Maklumat terperinci permohonan akan dimasukkan manakala pelan cadangan akan disemak untuk memastikan pelan yang dihantar mematuhi garis panduan yang ditetapkan. Melalui modul ini kakitangan yang telah diarahkan oleh PP(K) untuk memproses permohonan akan memasukkan semua maklumat berkaitan pembangunan melalui skrin paparan yang telah direka bentuk. Bagi maklumat siasatan tapak, skrin paparan disediakan untuk kemasukan maklumat setelah siasatan tapak dilakukan. Bagi menyemak maklumat pemunya sama sempadan dan rekod kelulusan kawasan sekitar, modul ini dihubungkan dengan subsistem maklumat perancangan dan geospatial yang mengandungi data GIS. Sekiranya permohonan melibatkan Kaedah 5/7, maka maklumat melibatkan kaedah tersebut akan dimasukkan. Ulasan jabatan teknikal akan dimasukkan setelah mendapatkan maklum balas daripada jabatan-jabatan teknikal terlibat. Untuk melengkapkan draf LPP, maklumat isu, syor dan penilaian perancangan akan dimasukkan. Sekiranya melibatkan LPP jenis muktamad maka syarat-syarat LPP akan dipilih berdasarkan kepada senarai yang tersedia di dalam sistem. 97 Aliran Kerja Fail Permohonan Analisis Permohonan Masa Kakitangan PPP(K) Pilih Jenis LPP 10 min PP(K) (1) 1-3 hari PPP(K)/JP(K) (1) 45 min PP(K) (1) 60 min PPB/TP1 PP(K) (2) Ya Penyediaan LPP 1 - 3 hari Semakan Draf LPP PP(K) 1 - 3 hari Perlu Pindaan? Tidak Pengesahan LPP Oral Briefing Dikembalikan ke Kawasan Perancangan Jana LPP 1 hari 10 min PPP(K)/JP(K) (1) SEKRETARIAT Rajah 4.12 : Carta Aliran Peringkat Analisis Permohonan Sumber: Olahan Pengkaji 2006 Setelah selesai, draf LPP akan dijana untuk semakan draf. Semakan draf akan dibuat secara online oleh PP(K) yang kemudiannya akan membuat oral briefing kepada PP(B)/TP untuk mendapatkan pengesahan LPP. PP(B)/TP akan membuat pengesahan secara online serta memilih jenis mesyuarat. Kemudian permohonan akan masuk ke dalam folder senarai permohonan yang menunggu mesyuarat sebelum masuk ke modul agenda dan minit.Kelemahan yang cuba diperbaiki oleh modul ini adalah mengurangkan masa penyediaan LPP yang memerlukan kepada rujukanrujukan pelbagai yang ada kalanya tidak dapat dikenal pasti kedudukan sumber rujukan tersebut. Melalui sistem berpusat yang dibangunkan, kakitangan hanya perlu mencapai data-data yang diperlukan di dalam pangkalan data sistem dan pangkalan data GIS yang tersimpan di dalam sistem. Namun demikian, sistem ini tidak mampu untuk mengatasi kekangan masa yang melibatkan jabatan luar terutamanya yang melibatkan ulasan teknikal. 98 1-05 Modul Agenda Dan Minit 10 min 1-04-21 Penentuan Jenis Mesyuarat Dan Agenda SUBSISTEM PERSEMBAHAN MESYUARAT 20 min Oral Briefing 1-04 Modul Analisis Permohonan 5 min 1-04- 20 Pengesahan LPP LPP Tidak Dokumen Digital 60 min Perlu Pembetulan Deraf LPP? 1-04-01 Pilih Jenis LPP Ya 1-04-19 Pembetulan Deraf LPP 30 min 2 min 1- 04-18 Semakan Deraf LPP 1-04-02 Masukkan Maklumat Lot 5 min Tidak 1-04-03 Masukkan Latar Belakang Permohonan 1- 04-17 Jana Deraf LPP 5 min 10 min LPP Jenis Muktamad? 1-04-04 Masukkan Maklumat Siasatan Tapak 10 min Ya 10 min 1-04-05 Masukkan Cadangan Penggunaan Tanah Tidak 1-04-06 Masukkan Cadangan Penggunaan Bangunan SUBSISTEM MAKLUMAT GEOSPATIAL 1-04-17 Masukkan Maklumat Isu,Syor Dan Penilaian Perancangan 5 min 1-04-16 Dapatkan Rekod Kelulusan Kawasan Sekitar 10 min 1-04-15 Semak Rekod Kelulusan Kawasan Sekitar 10 min 1-04-07 Masukkan Maklumat Anjakan Bangunan Dan Serahan Lot 10 min 1-04-14 Masukkan Maklumat Caj Pembangunan 2 min Petunjuk Subsistem Mula/ Tamat SUBSISTEM MAKLUMAT GEOSPATIAL 1- 04-16 Pilih Syarat LPP 15 min 10 min Melibatkan Pelan SusunAtur? Ya 10 min 1-04-08 Semak Pemunya Sama Sempadan 1-04-13 Masukkan Ulasan Jabatan Teknikal 10 min 5 min 1-04-09 Dapatkan Pemunya Sama Sempadan 1-04-12 Masukkan Makluman Proses 2 min 15 min Dokumen Keputusan 1-04-10 Masukkan Maklumat Kaedah 5 Atau Kaedah7 15 min 1-04-11 Masukkan Maklumat Nisbah Plot,Kepadatan, Keperluan Ruang Letak Kereta,Plinth Rajah 4.13 : Carta Aliran Modul Analisis Permohonan Sumber : JPRB, DBKL (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan 2 min Deraf LPP 99 Rajah 4.13 merupakan aliran kerja penggunaan modul analisis permohonan berserta jangka masa pemprosesan mengikut pemerhatian pengkaji. Jangka masa keseluruhan untuk memproses permohonan menggunakan modul analisis permohonan adalah selama 306 minit tidak termasuk siasatan tapak yang kebiasaannya mengambil masa antara setengah hari hingga 1 hari (480 minit) dan ulasan jabatan teknikal (kebiasaannya sehingga 14 hari). Rajah 4.14, Rajah 4.15 dan Rajah 4.16 merupakan perbandingan jangka masa mengikut skala pembangunan. Secara keseluruhannya jangka masa yang digunakan untuk menganalisis permohonan pembangunan skala kecil dengan menggunakan kaedah manual adalah sebanyak 1531 minit manakala menggunakan sistem selama 185 minit. Bagi pembangunan skala sederhana 1808 minit masa digunakan untuk memproses secara manual dan 250 minit sahaja dengan menggunakan sistem. Untuk skala besar pula, 1828 minit masa digunakan dengan kaedah manual dan 285 minit dengan menggunakan sistem. Ini adalah termasuk jangka masa lawatan tapak, penyediaan LPP yang dan pembetulan draf yang memakan masa antara 1 hingga 3 hari (8 jam bagi 1 hari). Namun demikian, jangka masa ini tidak termasuk jangka masa mendapatkan ulasan daripada Jabatan Teknikal yang mengambil masa sehingga 14 hari. Perbezaan yang ketara antara masa manual dan sistem oleh sebab tidak melibatkan pengagihan fail serta masa menunggu fail permohonan untuk sampai kepada kakitangan 1800 1600 +30 +10 1400 14 9 1 15 2 1 +480 Minit 1200 1000 800 15 3 1 +13 960 +38 Manual 10 11 Sistem 973 600 400 200 0 +5 12 0 Penyed iaan LPP +20 12 5 J ana Draf LPP +15 +20 14 5 16 0 Semakan Draf LPP Pemb etulan Draf +5 18 0 Oral b riefing 18 5 Peng es ahan LPP Aliran Kerja/Sub-Modul Rajah 4.14: Graf Garis Peringkat Analisis Permohonan bagi skala pembangunan kecil 100 2000 +720 Minit 1400 +13 Manual +60 10 3 3 1000 800 18 0 8 17 9 8 17 5 3 1600 1200 +10 +45 1800 Sistem 973 960 600 400 200 0 +5 16 5 Penyed iaan LPP +25 17 0 J ana Draf LPP +20 19 5 Semakan Draf LPP +5 +30 2 15 Pemb etulan Draf 245 Oral b riefing 250 Peng es ahan LPP Aliran Kerja/Sub-Modul Rajah 4.15: Graf Garis Peringkat Analisis Permohonan bagi skala pembangunan sederhana 2000 Minit 18 2 8 +720 1400 +13 Manual +60 Sistem 10 3 3 1000 800 18 18 17 5 3 1600 1200 +10 +65 1800 960 973 600 400 200 0 +5 18 0 Penyed iaan LPP +30 18 5 J ana Draf LPP +20 2 15 Semakan Draf LPP +45 235 Pemb etulan Draf 280 Oral b riefing +5 285 Peng es ahan LPP Aliran Kerja/Sub-Modul Rajah 4.16: Graf Garis Peringkat Analisis Permohonan bagi skala pembangunan besar Modul Analisis Permohonan mampu untuk mengurangkan masa pemprosesan permohonan yang tinggi oleh kerana sistem menyediakan kemudahan yang berupa paparan-paparan antara muka yang mudah digunakan oleh kakitangan terutamanya untuk menghasilkan LPP. Data-data yang dimasukkan pada peringkat pendaftaran adakan dicapai dan dimasukkan ke dalam templat format LPP mengikut jenis-jenis permohonan yang dikemukakan. Penggunaan data-data untuk penyediaan LPP serta 101 hasil analisis akan digunakan semasa mesyuarat perancangan berlangsung bagi menyokong permohonan. 4.4.5 Agenda dan Minit Selepas permohonan diproses, LPP akan dihantar kepada bahagian Sekretariat I untuk penyediaan agenda bagi mesyuarat. Kakitangan di Sekretariat I akan menyemak setiap LPP sama ada ia mengikut kepada format LPP yang telah ditetapkan. PPPK Sekretariat I akan memilih jenis mesyuarat dan kakitangan bawahannya akan menyusun LPP mengikut kategori bagi setiap mesyuarat. Kemudian, agenda akan disediakan mengikut urutan yang telah ditentukan. Agenda yang telah siap disediakan akan disemak dan disahkan oleh PPPK. Agenda mesyuarat kemudiannya akan dihantar kepada ahli mesyuarat bersama-sama dengan surat panggilan mesyuarat. Sekiranya terdapat agenda tambahan, ia akan dimasukkan sebagai agenda tambahan pada hari mesyuarat dijalankan. Jadual 4.1 merupakan jangka masa pemprosesan mengikut skala pembangunan berserta kakitangan yang terlibat bagi kaedah manual dan penggunaan sistem. Jangka masa dan kakitangan yang terlibat bagi ketiga-tiga jenis skala pembangunan adalah sama oleh kerana ia tidak melibatkan pemprosesan permohonan hanya melibatkan pemilihan serta penyusunan agenda berdasarkan LPP. Kakitangan yang terlibat pada peringkat ini adalah seramai 4 orang bagi pemprosesan secara manual dan 3 orang dengan menggunakan sistem. Berdasarkan pemerhatian pengkaji, jangka masa serta kakitangan yang terlibat dengan proses agenda dan minit adalah selaras seperti mana yang dinyatakan oleh kakitangan yang ditemu bual. Aliran kerja peringkat agenda dan minit adalah seperti pada Rajah 4.17. Jangka masa yang dinyatakan tidak termasuk pengedaran agenda dan surat untuk ahli mesyuarat yang mengambil masa sehingga 14 hari. 102 Jadual 4.1 : Jangka masa pemprosesan agenda dan minit mengikut skala pembangunan Proses Penentuan Jenis Agenda dan Mesyuarat Pemilihan jenis mesyuarat untuk diproses Memilih permohonan untuk dibawa ke mesyuarat Memasukkan agenda tambahan Menentukan jemputan ke mesyuarat Jana agenda mesyuarat Penyediaan draf mesyuarat Pengesahan minit Jumlah jangka masa Skala Kecil, Sederhana dan Besar (minit) Manual 5 Skala Kecil, Sederhana dan Besar (minit) Sistem 3 10 3 90 10 90 5 30 5 5 5 30 90 30 350 10 61 Kakitangan PPPK (Sekretariat I) (1) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat I) (1, 1) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat I) (1, 3) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat I) (1,1) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat I) (1, 1) Pemb.Tadbir (Sekretariat I) (1) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat I) (1) PPPK (Sekretariat I) (1) Sumber: Olahan Pengkaji 2006 LPP SEKRETARIAT Pilih Mesyuarat Susun LPP mgikut Kategori Sediakan Agenda Pengesahan Agenda Edar agenda dan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat 14 hari Mesyuarat Rajah 4.17 : Carta Aliran Peringkat Agenda dan Minit Sumber: Olahan Pengkaji 2006 103 Melalui modul agenda dan minit di dalam subsistem kebenaran perancangan, LPP yang telah disahkan oleh Pengarah akan dihantar secara online untuk ke mesyuarat. Permohonan tersebut akan masuk ke dalam senarai menunggu Mesyuarat. Pemilihan jenis mesyuarat bagi setiap permohonan akan dibuat sebelum pemilihan permohonan yang akan dibawa ke mesyuarat yang diuruskan oleh Subsistem Mesyuarat Perancangan. Permohonan yang dibawa ke mesyuarat adalah berdasarkan kepada sistem first come first serve. Namun demikian sekiranya terdapat permohonan yang memerlukan kelulusan segera dan mendapat pelepasan daripada Pengarah maka ia akan dimasukkan ke dalam senarai agenda tambahan. Kemudian, setelah agenda disediakan, akan ditentukan jemputan ke mesyuarat. Sistem akan menjana surat jemputan ke mesyuarat berserta dengan agenda untuk dihantar kepada ahli mesyuarat. Setelah penyusunan agenda mesyuarat dilakukan, permohonan tersebut akan memasuki subsistem persembahan mesyuarat. setelah mesyuarat selesai, minit mesyuarat akan dijana untuk pengesahan dan seterusnya dibawa ke modul dokumen keputusan Rajah 4.18 merupakan bagi aliran kerja modul agenda dan minit. Jangka masa menggunakan modul ini adalah 49 minit tidak termasuk edaran agenda kepada ahli mesyuarat. Jangka masa penggunaan sistem ini dapat dikurangkan berbanding dengan penggunaan kaedah manual oleh kerana sistem menyusun secara automatik setiap permohonan yang akan masuk ke mesyuarat tanpa perlu kakitangan menyusun agenda mesyuarat. Berdasarkan kepada penilaian serta perbandingan yang dinyatakan, modul ini cuba mengatasi kelemahan pelaksanaan kaedah manual dari segi penyediaan agenda. Tugas kakitangan di bahagian Sekretariat I akan menjadi lebih mudah oleh kerana sistem yang dibangunkan menyusun secara automatik permohonan yang telah diberi pengesahan oleh Pengarah untuk masuk ke mesyuarat. Penyediaan bahan-bahan sebelum mesyuarat yang sistematik menjadikan modul ini lebih efisien serta mampu untuk menjana terus draf minit mesyuarat untuk pengesahan setelah mesyuarat selesai dijalankan. 104 5.0 Modul Penyusunan Agenda 5.1 Memilih Jenis Mesyuarat Untuk Diproses 3 min 5.2 Tempahan Mesyuarat 3 min 5.3 Memilih Permohonan Untuk Dibawa Ke Mesyuarat 15 min Ada Agenda Tambahan? Tidak 15 Ya min 5.4 Memasukkan Agenda Tambahan 5 min 5.5 Menentukan Jemputan Ke Mesyuarat 5 min 5.6 Jana Agenda Mesyuarat SUBSISTEM PERSEMBAHAN MESYUARAT 3 min Agenda Mesyuarat 6.0 Modul Dokumen Keputusan Rajah 4.18 : Carta Aliran Modul Agenda dan Minit Sumber : JPRB, DBKL (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan 4.4.6 Dokumen Keputusan Selepas Mesyuarat selesai, keputusan akan dihantar ke Sekretariat II untuk proses dokumen keputusan. Sekiranya keputusan lulus, permohonan tersebut akan melalui proses caj pembangunan. Setelah pemohon menjelaskan bayaran caj pembangunan, beliau akan menerima Perintah Pembangunan. Bagi permohonan yang lulus dengan pindaan, surat makluman akan dikeluarkan kepada pemohon untuk membuat pindaan terhadap permohonan. Pemohon akan kembali ke kaunter 105 dalam masa 14 hari hingga 30 hari untuk membuat pembaikan. Manakala bagi permohonan yang lulus dengan kaedah 5 atau kaedah 7, permohonan tersebut perlu melalui proses Kaedah 5 atau 7 sebelum pengeluaran perintah pembangunan. Namun sekiranya keputusan menolak permohonan yang dikemukakan, notis penolakan akan dikeluarkan kepada pemohon. Jadual 4.2 merupakan purata jangka masa proses kerja dokumen keputusan berserta kakitangan yang terlibat mengikut skala pembangunan dengan menggunakan kaedah manual dan sistem, tidak termasuk jangka masa pemberitahuan pemilik bersebelahan dan sesi mendengar bantahan bagi kaedah 5/7 yang mana mengambil masa antara 14 hingga 30 hari. Berdasarkan daripada pemerhatian pengkaji jangka masa penghasilan dokumen keputusan adalah serupa antara ketiga-tiga skala pembangunan. Bagi proses kaedah 5/7 jangka masa yang dinyatakan adalah memasukkan keputusan tidak termasuk jangka masa pemprosesannya. Rajah 4.19 merupakan carta aliran proses dokumen keputusan secara manual. Aliran kerja modul dokumen keputusan di dalam subsistem kebenaran perancangan adalah serupa dengan proses manual, namun demikian terdapat perbezaan dari segi jangka masa pemprosesan. Jangka masa yang digunakan oleh sistem adalah 17 minit bagi menjana Perintah Pembangunan bagi keputusan lulus (tidak termasuk proses pembayaran caj pembangunan oleh pemohon), 6 minit untuk jana surat makluman bagi keputusan lulus dengan pindaan (tidak termasuk proses pindaan) dan 6 minit untuk menjana notis penolakan. Jadual 4.2 : Jangka masa pemprosesan dokumen keputusan mengikut skala pembangunan Skala Kecil, Sederhana dan Besar (minit) Manual 33 23, 30, 40 Skala Kecil, Sederhana dan Besar (minit) Sistem 3 5,8,10 Perintah Pembangunan 15 3 Proses Kaedah 5 atau 7 10 10 Pengeluaran Notis 8 3 89, 96, 106 24, 27, 29 Proses Keputusan mesyuarat Caj Pembangunan Jumlah jangka masa Sumber: Olahan Pengkaji 2006 Kakitangan PPPK (Sekretariat II) (1) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat II) (1,1) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat II) (1,1) PP(K),PPP(K), PPPK, Pemb.Tadbir (Sekretariat II) (1,1,1,1) PPPK,Pemb.Tadbir (Sekretariat II) (1,1) 106 MESYUAR AT Keputusan Caj Pembangunan Lulus Lulus dengan Pindaan Surat Makluman Lulus Kaedah A Perintah Pembangunan Daftar Permohonan Proses Kaedah 5/7 5/7 Tolak N otis Penolakan TAMAT Rajah 4.19 : Carta Aliran Peringkat Dokumen Keputusan Sumber: Olahan Pengkaji 2006 Rajah 4.20 merupakan carta alir berserta jangka masa penggunaan modul dokumen keputusan. Jangka masa yang ketara berbanding kaedah manual adalah pengiraan caj pembangunan oleh sebab dengan menggunakan sistem, caj tersebut akan dikira secara automatik setelah memasukkan jumlah yang diperlukan oleh sistem. Terdapat dua jangka masa yang tidak dapat dikawal oleh modul ini iaitu pembayaran caj pembangunan oleh pemohon dan proses kaedah 5/7 yang keduaduanya menjangkau sehingga 30 hari untuk diproses. Setelah mendapatkan Perintah Pembangunan, maka modul ini akan tamat. Modul Dokumen Keputusan dibangunkan untuk membantu kakitangan di bahagian Sekretariat II menyediakan keputusan mesyuarat bagi setiap permohonan. Perbandingan proses manual dan sistem serta penilaian yang dinyatakan menunjukkan bahawa modul ini dapat mempermudahkan pengiraan caj pembangunan yang dikira secara automatik. Walaupun pelaksanaan proses manual 107 dan sistem tidak banyak perbezaan dari segi masa namun ia mampu untuk menggambarkan ketelusan sistem yang telah dibangunkan. 6.0 Modul Dokumen Keputusan SUBSISTEM PERSEMBAHAN MESYUARAT 6.3 Peringatan30 hari 6.1 Dapatkan Keputusan Mesyuarat Tidak 3 min 3 min Keputusan Lulus? Ya 6.2 Jana Borang Caj Pembangunan 3 min Dibayar? 3 min Ya 6.4 JANA PERINTAH PEMBANGUNAN Tidak Keputusan Lulus Dengan Pindaan 3 min Ya 6.5 Jana Surat Makluman PEMOHON 2.0 MODUL PENDAFTARAN PERMOHONAN Tidak Keputusan Lulus Melalui Kaedah 5/7? 14 hari Ya 8.0 Proses Kaedah 5/7 Tidak 6.6 Jana Notis Penolakan 3 min Ya 6.7 Cetak Notis Tidak TAMAT Ditandatangani Oleh Pengarah 5 min Rajah 4.20 : Carta Aliran Modul Dokumen Keputusan Sumber : JPRB, DBKL (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan 4.5 Rumusan Perbandingan Berdasarkan kepada analisis perbandingan yang telah dijelaskan sebelum ini, akan dinyatakan rumusan perbandingan bagi setiap peringkat atau modul bagi kaedah manual dan sistem bagi kebenaran perancangan. Jadual 4.3 menyenaraikan perbandingan antara jangka masa dan penglibatan kakitangan bagi setiap 108 peringkat/modul yang terlibat. Berdasarkan jadual tersebut, dapat dilihat berlaku pengurangan masa pemprosesan terutamanya untuk agihan tugas dan analisis permohonan. Pengurangan masa ini telah membuktikan bahawa sistem yang dibangunkan dapat mengurangkan masa di dalam pemprosesan permohonan. Ini adalah akibat dari automasi sistem yang mempermudahkan tugas dari segi agihan fail permohonan serta proses semakan dan pengiraan. Selain itu, antara muka yang dibangunkan banyak membantu di dalam mempermudahkan pemprosesan permohonan. Jadual 4.3 : Rumusan perbandingan jangka masa dan jumlah kakitangan Peringkat/Modul Nasihat Perancangan Pendaftaran permohonan Agihan tugas Analisis permohonan Agenda dan minit Dokumen keputusan Jumlah Purata Jangka masa manual (minit) 105 30 Purata Jangka masa sistem (minit) 42 24 Penglibatan kakitangan – manual 3 2 Penglibatan kakitangan sistem 2 1 960 1325 15 306 3 3 2 3 350 97 2867 49 27 463 4 3 18 3 2 13 Setiap proses yang terlibat di dalam pemprosesan permohonan bagi perancangan di JPRB melibatkan hampir keseluruhan kakitangan iaitu bermula dari kaunter pendaftaran, analisis permohonan, pengurusan mesyuarat dan dokumen keputusan. Dengan menggunakan subsistem kebenaran perancangan, penggunaan kakitangan seminimum mungkin untuk memproses satu-satu permohonan dapat dilaksanakan bagi mengatasi masalah kekurangan kakitangan seperti mana yang sering menjadi alasan sekiranya permohonan lewat diproses. Penglibatan kakitangan seperti yang dinyatakan pada Jadual 4.3 adalah untuk proses secara keseluruhan yang mana melibatkan kakitangan yang sama bagi hampir keseluruhan proses kecuali bagi peringkat Agenda Minit dan Dokumen Keputusan. Untuk itu telah dikenal pasti berdasarkan kaedah manual kakitangan yang terlibat dengan proses adalah seramai 18 orang manakala dengan menggunakan sistem 13 orang sahaja yang terlibat. Pengurangan kakitangan ini adalah bagi peringkat-peringkat yang memerlukan kakitangan bagi tujuan carian dokumen, pengagihan dokumen dan susunan agenda bagi kaedah manual. Setelah menggunakan sistem, kakitangan untuk 109 menjalankan proses tersebut tidak diperlukan oleh kerana sistem melaksanakan tugas tersebut secara automatik Bagi kajian yang dijalankan, jangka masa yang diambil kira adalah merujuk kepada masa yang dapat dinilai iaitu hanya melibatkan jangka masa bagi proses yang dilakukan oleh kakitangan tanpa mengambil kira jangka masa fail disimpan dalam pemerhatian, ulasan dari jabatan teknikal, proses bantahan penduduk sekitar, siasatan tapak dan pembayaran oleh pemohon. Ini adalah kerana jangka masa ini tidak dapat dikawal oleh sistem kerana melibatkan elemen luaran. 4.6 Kesimpulan Penilaian ke atas sesuatu proses serta sistem yang dibangunkan adalah perlu bagi memperlihatkan keupayaan serta faedah penggunaannya kepada pengguna. Daripada penilaian yang telah dijalankan ke atas subsistem kebenaran perancangan, dapat dinyatakan di sini bahawa sistem berkomputer yang dibangunkan untuk sesebuah PBT mempunyai kelebihan dan kelemahan bergantung pada pengaplikasiannya oleh kakitangan jabatan. Perbandingan antara kaedah manual dan penggunaan sistem yang diulas bagi setiap modul juga memperlihatkan kelemahan kaedah sedia ada yang mampu diperbaiki oleh sistem dalam membantu kakitangan jabatan melaksanakan tugas dengan lebih baik. Berdasarkan kepada penilaian yang dijalankan pada bab ini, bab seterusnya akan menyatakan penemuan kajian serta cadangan untuk memperbaiki serta cadangan penambahan kepada sistem sedia ada. 110 BAB 5 PENEMUAN KAJIAN DAN CADANGAN 5.1 Pengenalan Keperluan kepada perbandingan jangka masa dan penglibatan kakitangan di dalam memproses kebenaran perancangan adalah untuk melihat keberkesanan sistem berkomputer yang telah dibangunkan oleh sesebuah PBT. Hasil daripada analisis yang dijalankan pada bab sebelum ini, telah dikenal pasti kelebihan serta kelemahan subsistem kebenaran perancangan yang telah dibangunkan bagi JPRB, DBKL. Keperluan kepada pembaikan atau peningkatan bagi setiap modul yang terdapat di dalam sistem yang dibangunkan adalah bertujuan untuk meningkatkan keupayaan sistem di samping memudahkan pengguna terutamanya bagi kakitangan yang tidak mempunyai kemahiran dalam penggunaan komputer. Bab ini akan menyatakan kelebihan serta kelemahan sistem yang telah dikenal pasti serta mencadangkan pembaikan serta peningkatan kepada modul-modul di dalam subsistem kebenaran perancangan. 5.2 Kelebihan Sistem Kelebihan sesebuah sistem yang dibangunkan adalah bergantung pada reka bentuk serta kelancaran semasa penggunaannya. Sistem berkomputer yang dibangunkan mempunyai kelebihan dari segi: 111 • Keefisienan • Efektif • Berperancangan strategik • Transparent Jadual 5.1: Kelebihan sistem berdasarkan produk, masa, jarak interaksi dan prosedur. Kriteria Efisien Produk Kos yang rendah untuk akses kepada maklumat dan pengetahuan Efektif • Memperbaiki kualiti perundangan • Meningkatkan kapasiti komunikasi • Menyediakan perkhidmatan mengikut kehendak masyarakat • Pengetahuan dan pemahaman yang lebih mudah ke atas penguatkuasaa n undangundang • Reaksi kepada kehendak masyarakat • Perkhidmatan pelbagai • Pusat sehenti • Eperkhidmatan • Mewujudkan perkhidmatan baru dan inovatif Perancan gan strategik Masa • Masa yang singkat untuk memproses permohonan • Pengurangan masa untuk akses kepada data dan maklumat Jarak • Orang awam tidak perlu ke jabatan • Memperbaiki jawapan dari persoalan • Kawalan kepada proses di mana-mana sahaja • Mengurangkan kos perkhidmatan dan penghantaran • Aktiviti selaras • Capaian data antara agensi melalui web pelbagai 24/7 • Mempertingkat • Peningkatan kan sokongan pembentukan daripada orang dan latihan awam • Komunikasi • Kawalan lebih kerap dan kepada proses lebih baik setiap masa Mencadangkan operasi masa 24/7 melalui pelaksanaan eperkhidmatan • Kawalan data luar kawasan pentadbiran • Pemusatan secara hybrid / rancangan pengagihan Interaksi Mengurangkan kos komunikasi • Hubungan dua hala yang baik antara agensi • Meningkatkan capaian kepada perundangan • Keputusan berdasarkan kepada sumber maklumat Prosedur • Penggunaan sumber dengan lebih baik • Reka bentuk semula proses dengan prestasi yang lebih baik • Mengelak perkara tidak konsisten dan kejanggalan • Fleksibel dalam penyediaan LPP • Keputusan yang lebih baik berdasar kepada maklumat sahih • Mengurangkan pengagihan aliran kerja Peningkatan • Maklumat yang penggunaan elebih banyak kepada pengguna perkhidmatan • Pembangunan sumber manusia • Pengetahuan yang lebih ke atas kehendak orang awam Sambungan .... 112 Sambungan Jadual 5.1 Transpar ent • Mengemas kini • Kawalan tetap terhadap maklumat tindakan secara online • Pemeriksaan • Kebolehke atas percayaan perkhidmatan institusi yang awam tinggi • Meningkatkan imej institusi Jejak oleh • Penyertaan yang kerajaan daripada aktif dalam mana-mana kesemua tindakan tempat kerajaan • Penguraian ke atas jurang perbezaan • Penguatkuasaan undang-undang • Penguraian jurang antara jabatan • Kawalan dan penjejakan yang lebih baik Sumber : Olahan dari Montagna, 2005 5.3 Kelemahan Sistem Tidak dapat dinafikan bahawa setiap pelaksanaan sistem berkomputer mempunyai kelemahan oleh kerana kehendak dari setiap pengguna adalah berbezabeza. Di antara kelemahan yang dapat dikenal pasti di dalam pelaksanaan sistem adalah: • Sistem yang dibangunkan kurang fleksibel kepada pengguna dari segi paparan antara mukanya. Paparan antara mukanya mesra pengguna namun penggunaan arahan adalah telah ditetapkan mengikut reka bentuk sistem. Namun demikian, kehendak setiap kakitangan adalah berbeza-beza. Ini adalah bergantung pada tahap penerimaan mereka terhadap paparan yang telah direka bentuk. • Sistem yang dibangunkan direka bentuk mengikut proses perancangan yang mengikut aliran kerja. Maka setiap peringkat proses tersebut perlu dilalui dan tidak boleh melangkau proses. Ini mengakibatkan permohonan yang tidak melengkapkan senarai semak tidak dapat diproses. Tiada pengecualian bagi setiap proses ini kecuali dengan mendapat kelulusan daripada pihak atasan. • Sistem ini mengurangkan interaksi antara kakitangan. Ia lebih banyak interaksi antara manusia dan mesin. 113 Kelemahan yang timbul adalah diakibatkan oleh masalah teknikal, manusia dan organisasi itu sendiri yang meliputi aspek persekitaran, struktur dalaman, perhubungan serta kestabilan. Masalah-masalah ini boleh dihuraikan seperti berikut: i) Persekitaran Organisasi iaitu melibatkan keadaan persekitaran organisasi yang terlibat yang mana semua aspek merupakan ancaman kepada pelaksanaan sesuatu pembaharuan. Aspek-aspek yang terlibat di dalam persekitaran organisasi ini adalah: • Sokongan kerajaan • Sumber kewangan • Saiz bidang kuasa • Kadar pertumbuhan ii) Konteks Dalaman Organisasi. Masalah yang sering timbul adalah akibat dari : • Konflik organisasi • Perubahan organisasi/kestabilan • Motivasi dalam menggunakan sistem • Sumber dari segi kewangan, personel dan teknologi iii) Faktor Manusia. Manusia merupakan elemen terpenting untuk membangunkan sesebuah sistem. Namun demikian masalah yang timbul apabila hendak melaksanakan sistem berkomputer adalah: • Pengalaman kakitangan menggunakan komputer • Pendedahan kepada teknologi • Tentangan terhadap perubahan • Kebimbangan terhadap perkara-perkara berkaitan komputer 114 5.4 Cadangan Pembaikan dan Peningkatan Modul Sistem yang direka bentuk perlulah fleksibel serta boleh di unjur yang mana ia boleh menerima komponen yang baru sekiranya diperlukan. Dengan itu, sistem yang dibangunkan tidak hanya terhad pada fungsi dan persekitaran yang telah ditetapkan semasa pembangunan sistem. Berdasarkan kepada analisis penilaian yang telah dijalankan, telah dikenal pasti beberapa peringkat yang memerlukan pembaikan serta peningkatan bagi memastikan sistem yang dijalankan dapat memberikan perkhidmatan yang lebih baik kepada pengguna serta pelanggan. Peningkatan serta pembaikan ini tidak melibatkan semua modul di dalam subsistem kebenaran perancangan iaitu hanya meliputi modul nasihat perancangan, pendaftaran permohonan, analisis permohonan, agenda dan minit dan dokumen keputusan. Bagi modul agihan tugas, tiada kekurangan serta kelemahan ketara yang memerlukan pembaikan atau pun peningkatan. 5.4.1 Modul Nasihat Perancangan Di dalam modul ini tiada cadangan penambahbaikan dari segi carta aliran kerja oleh kerana aliran kerja sedia ada tidak mempunyai sebarang kelemahan yang memerlukan kepada perubahan. Namun demikian dari segi antara muka sistem dicadangkan penambahbaikan pada paparan carian data GIS. Dicadangkan tambahan kepada kategori carian iaitu kategori kata kunci. Ini adalah bagi memudahkan bagi carian yang tidak dapat dikenal pasti lokasi sebenar tapak cadangan. Bagi paparan semasa, untuk carian menerusi nombor lot memerlukan pemohon mengenal pasti nama mukim, seksyen dan nombor lot. Sekiranya salah satu data tidak diisi maka carian tidak akan diproses. Untuk itu, dengan tambahan komponen kata kunci, pemohon yang tidak mempunyai maklumat lengkap tentang maklumat lot tersebut masih boleh membuat carian. 115 5.4.2 Modul Pendaftaran Permohonan Untuk pendaftaran permohonan dicadangkan modul perkhidmatan menerusi web bagi pemohon yang telah menjelaskan fee permohonan. Perkhidmatan ini dikenali sebagai e-submission sebagaimana yang telah dilaksanakan oleh beberapa PBT. Perkhidmatan penghantaran permohonan menerusi laman web ini dapat mempermudahkan pihak pemohon oleh kerana menerusi modul nasihat perancangan, pemohon telah mendapatkan senarai semak dokumen digital yang perlu dikemukakan. Ini dilihat tidak akan menjadikan masalah kepada pemohon untuk mengemukakan dokumen yang betul semasa pendaftaran. Pemohon juga masih boleh menghantar permohonan menerusi kaunter. Untuk itu pada aliran kerja modul ini berlaku sedikit pengubahsuaian dengan memasukkan proses online submission (Rajah 5.1). Bagi tujuan penyerahan dokumen digital, tandatangan digital diperlukan sebagai pengesahan kepada pelan serta beberapa dokumen yang diserahkan. Dari segi perundangan, telah termaktub di dalam Akta Tandatangan Digital 1997 yang telah digubal untuk meyakinkan serta menggalakkan awam kepada keselamatan urusan transaksi elektronik domestik dan juga antarabangsa (MAMPU, 2002). Di bawah akta ini tandatangan digital mempunyai sistem pengenalpastian yang mengesahkan identiti individu yang melakukan transaksi. Bagi mengesahkan tandatangan digital ini memerlukan sijil pengakuan daripada Certification Authority. Akta ini relevan kepada bidang perancangan untuk penghantaran dokumen digital. Dokumen digital yang dihantar kepada jabatan perancangan untuk disemak adalah bagi menggantikan dokumen-dokumen yang berasaskan kertas. Untuk itu akta ini akan berperanan untuk membenarkan tandatangan digital untuk penyerahan permohonan. 116 1- 02 Pendaftaran Permohonan Online Submission Counter Submission Senarai Semakan 1-02- 01 Semak Dokumen Permohonan Untuk Pendaftaran Resit Fee Memproses Senarai Semakan Dipatuhi? Ya 1-02-03 Daftar Permohonan Petunjuk 1- 02- 04 Pindah Dokumen Digital Tidak Dibenarkan Oleh Pegawai Atasan Pemohon Ya 1- 02-02 Rekodkan Maklumat Kebenaran Pegawai SUBSISTEM MAKLUMAT GEOSPATIAL Subsistem Mula/ Tamat 1- 02- 05 Penjanaan kad akuan penerimaan Kemaskini PIN Sementara Kemaskini BIN Sementara Kad Akuan Penerimaan Proses Dokumen Keputusan 1- 03 Modul Pembahagian Tugas Proses yang diubahsuai dari aliran kerja asal Rajah 5.1 : Carta Aliran Modul Pendaftaran Permohonan yang diubahsuai Sumber : Olahan pengkaji dari ,JPRB DBKL (2006b) Selain daripada itu, dicadangkan penyediaan kiosk bagi tujuan pendaftaran permohonan di foyer DBKL. Kiosk ini menyediakan kemudahan untuk mencetak KAP dan menghantar dokumen permohonan setelah permohonan selesai diproses tanpa memerlukan pemohon berurusan semula dengan kaunter pendaftaran di Jabatan Perancang. 117 Rajah 5.2 : Contoh Kiosk yang dicadangkan 5.4.3 Modul Analisis Permohonan Bagi modul ini dicadangkan satu sub-modul baru iaitu sub-modul paparan tiga dimensi (3D) data GIS (Rajah 5.3). Bersama-sama paparan 3D ini, sokongan data berupa graf dan gambar rajah juga boleh disertakan. Penyediaan sub-modul ini adalah untuk menampakkan dengan lebih jelas gambaran ke atas pembangunan kawasan sekitar semasa membuat analisis permohonan. Sub-modul ini juga boleh digunakan semasa mesyuarat perancangan di jalankan. Selain itu, di dalam membuat analisis perancangan yang lebih efektif, unjuran kepada data sedia ada juga diperlukan. Untuk itu, dicadangkan pembangunan submodul model operasi. Sub-modul ini merupakan pengumpulan kepada model bandar yang dirasakan perlu di dalam aktiviti perancangan. Fungsinya adalah untuk menjana maklumat prediktif dan preskriptif bergantung pada maklumat model tersebut. Ini termasuklah unjuran tren masa akan datang dari segi faktor populasi, pekerjaan, isi rumah, guna tanah, kos perjalanan dan penjanaan trip. 118 Rajah 5.3 : Contoh paparan 3D data GIS di dalam perisian ArcView Sumber: www.simcenter.org Berdasarkan kepada cadangan penambahan sub-modul seperti mana yang telah dinyatakan, carta aliran kerja modul analisis permohonan diubahsuai seperti pada Rajah 5.4. Tambahan kedua-dua sub-modul ini adalah bagi membantu dalam penyediaan LPP. 5.4.4 Modul Agenda dan Minit Di dalam modul ini, terdapat keperluan untuk pengedaran agenda mesyuarat dan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat yang terdiri daripada jabatanjabatan teknikal dalaman dan luaran DBKL. Bagi memberikan perkhidmatan yang lebih efektif, dicadangkan pengedaran dokumen tersebut dihantar secara online kepada ahli mesyuarat. Ini dapat membantu mengurangkan kos penghantaran di 119 samping mempercepatkan proses pemberitahuan butir-butir jemputan menghadiri mesyuarat. Tiada perubahan kepada carta aliran kerja modul agenda dan minit cuma tambahan kepada proses penghantaran agenda mesyuarat secara online. 1-05 Modul Agenda Dan Minit 1-04-21 Penentuan Jenis Mesyuarat Dan Agenda SUBSISTEM PERSEMBAHAN MESYUARAT 1-04-20 Pengesahan LPP 1-04 Modul Analisis Permohonan LPP Tidak Dokumen Digital Perlu Pembetulan Deraf LPP? 1-04-01 Pilih Jenis Tidak 1-04-03 Masukkan Latar Belakang Permohonan LPP Jenis Muktamad? 1-04-04 Masukkan Maklumat Siasatan Tapak Ya 1-04-05 Masukkan Cadangan Penggunaan Tanah Tidak 1-04-06 Masukkan Cadangan Penggunaan Bangunan 1-04-07 Masukkan Maklumat Anjakan Bangunan Dan Serahan Lot Petunjuk Subsistem Mula / Tamat Proses SUBSISTEM MAKLUMAT GEOSPATIAL 1- 04- 19 Pembetulan Deraf LP 1-04-18 Semakan Deraf LP 1-04-02 Masukkan Maklumat Lot Melibatkan Pelan SusunAtur? Ya 1-04-08 Semak Pemunya Sama Sempadan SUBSISTEM MAKLUMAT GEOSPATIAL 1-04-17 Masukkan Maklumat Isu, Syor Dan Penilaian Perancangan Ya 1-04-17 Jana Deraf LPP Deraf LPP 1-04-16 Pilih Syarat SUB MODUL MODEL OPERASI 1-04-16 Dapatkan Rekod Kelulusan Kawasan Sekitar 1-04-15 Semak Rekod Kelulusan Kawasan Sekitar SUB MODUL3D 1-04-14 Masukkan Maklumat Caj Pembangunan 1-04-13 Masukkan Ulasan Jabatan Teknikal 1-04-09 Dapatkan Pemunya Sama Sempadan 1-04-12 Masukkan Makluman 1-04-10 Masukkan Maklumat Kaedah 5 Atau Kaedah7 1-04-11 Masukkan Maklumat Nisbah Plot, Kepadatan, Keperluan Ruang Letak Kereta , Plint Dokumen Keputusan Rajah 5.4 : Carta Aliran Modul Analisis Permohonan yang diubahsuai Sumber : Olahan Pengkaji dari,JPRB DBKL (2006b) 120 5.4.5 Modul Dokumen Keputusan Sebagai penambahbaikan bagi modul ini, dicadangkan pemberitahuan keputusan mesyuarat perancangan melalui e-mail ke atas permohonan yang dikemukakan. Bagi permohonan yang melibatkan caj permohonan pula, dicadangkan juga kemudahan penjelasan caj pembangunan menerusi perbankan elektronik contohnya menerusi Maybank 2U atau bank-bank lain yang mempunyai kemudahan tersebut. Kemudahan ini dapat membantu untuk mempercepatkan proses mendapat kelulusan tanpa perlu menunggu pemohon menjelaskan caj pembangunan di kaunter Bendahari. 5.5 Kesan Perubahan Aliran Kerja Terhadap Organisasi Perubahan carta aliran kerja daripada manual kepada sistem memberikan kesan yang positif dan negatif kepada organisasi dari segi kos sumber manusia dan kos kewangan. Jadual 5.2 menunjukkan perubahan yang berlaku berdasarkan kepada peralihan aliran kerja yang telah dilakukan. Jadual 5.2: Kesan perubahan ke atas kos sebelum dan selepas perubahan aliran kerja Kos Sumber Manusia • • Kewangan • Sebelum Ada kalanya kakitangan digunakan semaksimum mungkin bagi setiap proses Kakitangan melaksanakan tugasan harian berbentuk rutin Kos kewangan melibatkan pembayaran gaji kepada kakitangan serta pembelian barang-barang pakai habis berasaskan kertas Sumber : Olahan Pengkaji, 2006 Selepas • Penglibatan kakitangan dapat dikurangkan terutamanya bagi proses carian dan pengagihan fail • Pengagihan tugas yang lebih seimbang di samping pemantauan pelaksanaan tugas oleh pihak atasan. • Kos kewangan meningkat setiap tahun untuk penyelenggaraan sistem terutamanya dari segi penggunaan perisian dan perkakasan • Pembelian barang pakai habis seperti untuk tujuan percetakan surat, laporan dan pelan 122 Secara keseluruhannya dapat dirumuskan bahawa sistem yang dibangunkan adalah menjurus kepada amalan urus tadbir bandar yang baik yang mana kelima-lima cirinya terangkum di dalam sistem tersebut. 5.7 Strategi Kejayaan Pelaksanaan Sistem Oleh kerana sistem yang dibangunkan adalah untuk kegunaan kakitangan jabatan dan orang awam, maka ia perlulah mencapai matlamat dan objektif pembangunannya untuk memudahkan serta membantu dalam mencepatkan pemprosesan permohonan. Di dalam memastikan sistem yang dibangunkan mencapai kejayaan, terdapat beberapa strategi yang perlu diambil kira. Jadual 5.3 menyenaraikan cabaran dan strategi untuk mencapai kejayaan bagi setiap cabaran yang dikemukakan. Jadual 5.3: Kunci kejayaan dalam pelaksanaan sistem di peringkat kerajaan Kategori Cabaran Data dan maklumat Teknologi Maklumat Undang-undang dan peraturan Persekitaran atau keinstitusian Organisasi dan Pengurusan Strategi Kunci kejayaan • Perancangan keseluruhan • Maklum balas yang berterusan daripada pengguna dan agensi terlibat • Pematuhan kualiti dan jaminan • Latihan pengguna • Kegunaan yang mudah • Boleh digunakan Polisi dan standard teknologi maklumat • Sokongan Pengurusan atasan • Sokongan perundangan • Penerangan dan prototaip • Kemahiran dan kepakaran kakitangan • Kakitangan teknologi maklumat yang mahir • Pencapaian kepada matlamat dan objektif yang jelas • Penglibatan pengguna sistem • Komunikasi yang berkesan • Pengenalpastian ke atas stakeholder terlibat • Kajian semula perkhidmatan semasa • Latihan kemahiran yang mencukupi Sumber : Olahan dari Gil-Garcia, Ramon dan Pardo 2005 121 5.6 Pencapaian Sistem Menerusi Amalan Urus Tadbir Bandar Yang Baik Sistem yang dibangunkan mencapai kepada ciri-ciri amalan urus tadbir bandar yang baik iaitu seperti berikut: i) Kesamarataan dan menyeluruh – Setiap kakitangan jabatan mempunyai akses kepada sistem yang dibangunkan. Walaupun tahap capaian kakitangan adalah berbeza-beza, namun secara keseluruhannya SKP dapat digunakan secara menyeluruh oleh kesemua kakitangan. ii) Efektif – Sistem yang dibangunkan adalah efektif dan efisien yang mana setiap proses serta keputusan yang dibuat mengambil kira faedah yang akan diberikan kepada masyarakat. iii) Bertanggungjawab – Kakitangan jabatan dilatih bertanggungjawab dengan menggunakan SKP. Ini adalah kerana tugas-tugas yang diberikan secara automatik memerlukan kakitangan peka terhadap beban tugas harian yang telah diserahkan. SKP juga adalah sistem yang telus yang mana setiap aliran kerja adalah transparent dan dapat dipantau oleh pegawai atasan dan pentadbir sistem. iv) Penyertaan – Di samping penyertaan yang menyeluruh oleh kakitangan jabatan, SKP juga menyediakan peluang kepada orang awam untuk turut serta melalui laman web jabatan. v) Keselamatan – Sistem yang dibangunkan mengambil kira faktor keselamatan iaitu dari segi penggunaan aplikasi dan sokongan data. Ini bagi memastikan kesemua data yang telah dibangunkan tidak hilang dan dapat dikenal pasti sekiranya berlaku pencerobohan ke atas data. 123 Berdasarkan kepada strategi-strategi yang dinyatakan, dapat dirumuskan di sini bahawa setiap kejayaan sistem memerlukan komitmen dan penglibatan dari semua pihak terlibat. Walaupun penambahbaikan serta cadangan-cadangan baru dikemukakan untuk memperbaiki sistem yang dibangunkan, namun tanpa komitmen dan usaha melaksanakannya, usaha tersebut adalah sia-sia. 5.8 Kesimpulan Secara keseluruhannya sistem berasaskan aliran kerja adalah terlalu mengikut peraturan dan tidak fleksibel. Setiap proses perlu dilaksanakan bagi memastikan sistem berfungsi secara berterusan sehingga hasil diperoleh. Berdasarkan kepada itu, adalah lebih mudah menggunakan sistem berasaskan modul daripada berasaskan aliran kerja (workflow). Namun demikian, sistem berasaskan aliran kerja adalah transparent serta dapat mengukur prestasi setiap kakitangan yang terlibat dengan proses perancangan. Di dalam bab ini telah dinyatakan kelebihan serta kelemahan pelaksanaan sistem berkomputer bagi sesebuah PBT. Di samping itu dinyatakan juga cadangan penambahbaikan ke atas modul-modul Subsistem Kebenaran Perancangan berdasarkan kepada penilaian dan perbandingan yang dibincangkan pada bab sebelum ini. Pencapaian ke atas ciri-ciri amalan urus tadbir bandar yang baik juga diulas untuk memperlihatkan keperluan ciri-ciri tersebut untuk pelaksanaan sesebuah sistem. Sebagai penutup, bab seterusnya akan membuat kesimpulan ke atas keseluruhan kajian yang telah dijalankan. 124 BAB 6 KESIMPULAN 6.1 Pengenalan Perkembangan teknologi sistem maklumat dan komunikasi yang pesat, telah membuka ruang kepada pihak berkuasa perancangan dan pentadbiran Bandar mengguna pakai teknologi sistem maklumat dalam menyokong kerja perancangan dan pengurusan sumber jaya Bandar yang terhad. Kualiti proses perancangan dan pengurusan Bandar dan wilayah dapat dipertingkatkan apabila data sahih terkini yang tersedia digunakan dengan cara yang lebih baik melalui bantuan sistem komputer. Pemakaian teknologi inovatif ini dapat menyokong pembuatan keputusan dalam pembangunan Bandar dengan menyediakan maklumat secara pantas dan alternatif cadangan secara analitikal. Daripada keseluruhan kajian yang telah dijalankan dapat dilihat bahawa sistem berkomputer yang dibangunkan dapat membantu PBT terutamanya juru rancang dan pembuat keputusan dalam membuat keputusan yang lebih baik. Terdapat beberapa perkara telah dikenal pasti sebagai rumusan kepada kajian yang telah dilaksanakan ini. Aspek paling utama yang perlu diperjelaskan ialah pencapaian ke atas matlamat dan objektif yang telah dinyatakan di peringkat awal kajian. Kemudian, jadual perbandingan antara penggunaan kaedah manual dan sistem dihasilkan bagi melihat perbezaan yang terdapat bagi pelaksanaan kedua-dua kaedah. Akhir sekali dinyatakan kajian lanjutan yang boleh di laksanakan seterusnya sebagai kesinambungan ke atas kajian yang telah dijalankan. 125 6.2 Pencapaian terhadap matlamat dan objektif Pada peringkat awal kajian telah dinyatakan matlamat serta objektif-objektif yang hendak dicapai bagi kajian ini. Untuk mencapai matlamat kajian, Jadual 6.1 berikut merupakan kriteria-kriteria sistem yang ditetapkan bagi penentuan pencapaian matlamat kajian berdasarkan tiga parameter iaitu efisien, transparent dan mempercepatkan proses permohonan. Setiap kriteria yang dinyatakan telah ditentukan tahap kepentingannya bagi mewakili parameter-parameter tersebut. Jadual 6.1 : Pencapaian matlamat berdasarkan parameter dan kriteria Parameter Efisien Transparent Cepat Kriteria Carta Aliran Kerja Petunjuk: Tahap Tinggi Penglibatan Kakitangan Tahap Rendah Tempoh Masa Bekerja Tidak Terlibat Sumber : Olahan Pengkaji, 2006 Carta aliran kerja yang direkabentuk adalah efisien oleh kerana ia menitik beratkan pengkhususan modul ataupun proses bagi memudahkan pelaksanaan tugasan kakitangan. Aliran kerja tersebut juga adalah transparent oleh kerana setiap proses adalah mengikut kepada proses kerja yang telah ditetapkan. Setiap proses yang dilaksanakan berdasarkan aliran kerja ini dapat dikenalpasti melalui modul dokumen keputusan dan modul pemantauan permohonan di dalam SKP. Dari segi masa, carta aliran kerja sistem yang direka bentuk adalah untuk mempercepatkan pemprosesan permohonan, namun demikian ia adalah bergantung kepada kemampuan sistem tersebut untuk melaksanakan tugas disamping kemampuan kakitangan dalam menggunakan sistem tersebut. Dari segi penglibatan kakitangan, ia mempunyai tahap efisien yang rendah oleh kerana pada sesetengah proses jumlah kakitangan yang terlibat boleh dikurangkan manakala masih terdapat proses-proses yang menggunakan bilangan kakitangan yang sama. Bagi parameter transparent, penglibatan kakitangan adalah amat telus oleh kerana pemantauan tugas kakitangan boleh dilakukan menerusi 126 modul agihan tugas yang mana setiap kakitangan mengetahui setiap tugas yang telah diserahkan oleh pegawai atasan. Disamping itu pegawai atasan juga boleh memantau tugas kakitangan bawahan secara online bagi memastikan setiap tugas yang diagihkan telah dilaksanakan. Berdasarkan kepada tempoh masa bekerja, sistem yang dibangunkan mampu memperbaiki prestasi kerja kakitangan oleh kerana reka bentuk sistem yang mesara pengguna memberikan kemudahan yang terbaik kepada kakitangan untuk melaksanakan tanggungjawab yang telah ditugaskan. Kakitangan boleh menyiapkan kerja dengan cepat oleh kerana capaian kepada data yang lebih mudah dan terkini. Di dalam mencapai objektif-objektif yang telah digariskan, bagi pencapaian objektif pertama iaitu mengkaji proses aliran kerja semasa dan aliran kerja Subsistem Kebenaran Perancangan yang dilaksanakan oleh JPRB DBKL, di dalam Bab 4 telah dinyatakan setiap peringkat pemprosesan menggunakan kaedah manual dan sistem yang terlibat. Setiap proses kerja bagi kedua-dua kaedah dihuraikan dan di akhir setiap huraian dibuat ulasan bagi memperjelaskan perbandingan yang telah dilakukan. Untuk mencapai kepada objektif kedua, perbandingan aliran kerja berdasarkan jangka masa serta kakitangan yang terlibat dalam setiap proses perancangan berdasarkan tiga skala pembangunan dilakukan untuk memperlihatkan dengan lebih jelas jangka masa yang dapat dikurangkan bagi setiap proses yang terlibat. Perbandingan yang dibuat adalah dengan menggunakan graf garis dan jadual bagi memperlihatkan perbezaan jangka masa yang berlaku antara ketiga-tiga skala pembangunan. Bagi mencapai objektif yang ketiga pula, berdasarkan pemerhatian, pengkaji membuat penilaian serta melihat keberkesanan penggunaan sistem berkomputer berbanding aliran kerja semasa proses kawalan pembangunan bagi jabatan yang terlibat. Ini bertujuan memastikan sistem yang dibangunkan adalah bertepatan 127 dengan keperluan pembangunannya dalam mempercepatkan masa pemprosesan permohonan di samping mengurangkan penglibatan kakitangan. Daripada penyataan-penyataan yang telah dikemukakan, ia telah memberikan gambaran bahawa kajian yang dijalankan ini telah mencapai matlamat yang dinyatakan di peringkat awal kajian. Seterusnya dinyatakan perbezaan yang dapat dikenal pasti di dalam pelaksanaan kebenaran perancangan menerusi kaedah manual dan menggunakan sistem berkomputer. 6.3 Perbezaan yang dikenal pasti Pembangunan sistem bagi proses perancangan dan kawalan pembangunan di sesebuah PBT dapat membantu mempercepatkan jangka masa pemprosesan permohonan. Jadual 6.2 menerangkan dengan lebih terperinci perbezaan yang telah dikenal pasti antara kaedah manual berbanding dengan mengguna pakai sistem berkomputer dalam proses perancangan dan kawalan pembangunan. Jadual 6.2 : Perbezaan antara penggunaan kaedah biasa dan sistem berkomputer di dalam kawalan pembangunan • • • Kaedah Manual Sistem Kawalan Pembangunan Penyimpanan dan Pengumpulan data Rekod disimpan di dalam sistem • Sistem mempunyai keupayaan untuk berasaskan kertas seperti memo, surat, kad menyimpan data dalam pelbagai sumber indeks, buku rekod dan peta yang seperti peta berdigit, rajah, pelan, foto memerlukan ruang bagi tujuan udara, gambar foto, jadual dan sebagainya. penyimpanannya. Data ada kalanya terpaksa di kumpul • Data yang dimasukkan sekali ke dalam berulang kali oleh kerana sering berlaku pangkalan data boleh digunakan berulangkehilangan data dalam. ulang kali untuk pelbagai tugas dan kegunaan. Ini tidak akan menyebabkan berlakunya pertindihan terhadap data. Masa / Tempoh Tempoh memproses permohonan adalah • Pemprosesan ke atas permohonan dapat dipendekkan hasil daripada antara muka berdasarkan kepada piagam pelanggan yang sistem yang mesra pengguna serta dinyatakan oleh sesebuah PBT. Namun menghasilkan analisis yang membantu demikian sering berlaku kelewatan di pembuatan keputusan yang lebih baik. dalam pemprosesan permohonan akibat dari kerenah birokrasi serta peringkat pemprosesan yang rumit. Sambungan… 128 Sambungan Jadual 6.2 • • • • • Penglibatan Kakitangan Penglibatan kakitangan secara menyeluruh • Penglibatan kakitangan ke atas di dalam proses perancangan sehinggakan pemprosesan permohonan perancangan mereka terlalu terikat dengan tugas yang dapat diminimumkan dan sesetengah berbentuk rutin. kakitangan dapat melaksanakan tugas lain yang tidak hanya bertumpu kepada proses perancangan serta dapat meningkatkan prestasi kerja mereka. Carian Data dan maklumat sukar untuk dicari • Dengan hanya menekan kepada tetikus dan kerana kedudukan fail yang tidak dapat arahan ‘find’, data dam maklumat yang dikenal pasti. ingin dicari senang dicapai dan diperoleh. Pegawai akan mengarahkan kakitangan • Pegawai Perancang tidak akan bawahan untuk tujuan carian terutamanya mengarahkan kakitangan bawahan untuk dalam mencari fail dan pelan kawasan. membuat carian dan hanya membuat carian melalui sistem Pengemaskinian dan Penyuntingan Kerja pengemaskinian sukar dijalankan • Pengemaskinian data boleh di lakukan dari kerana data dan maklumat tidak disimpan semasa ke semasa terutamanya selepas di satu tempat dan fail berada di dalam permohonan baru didaftarkan dan siasatan tapak dilakukan. simpanan pegawai dalam satu tempoh masa yang agak lama. • Penyuntingan data GIS serta maklumat Pengemaskinian data peta secara manual perancangan sedia ada lebih mudah mengambil jangka masa yang panjang dilaksanakan dengan bantuan perisian yang mesra pengguna. Analisis • Analisis tidak dapat dijalankan secara terus • menerus terutamanya semasa penyediaan LPP oleh kerana perlu merujuk kepada laporan-laporan yang pelbagai, pelan-pelan dan maklumat-maklumat berkaitan yang tidak disimpan setempat. Paparan • Persembahan maklumat dan pelan yang berasaskan kertas tidak dapat memberikan gambaran yang menyeluruh semasa memberikan nasihat perancangan dan pembentangan mesyuarat dijalankan serta mengambil masa yang agak panjang. • Proses pencarian data pada pangkalan data berpusat dapat membantu menyediakan data yang mencukupi untuk membuat analisis perancangan. Data GIS yang interaktif memberikan nilai tambah dalam pembuatan keputusan yang lebih baik. Bentuk paparan antara muka dan persembahan yang lebih menarik serta jelas dengan bantuan rajah, gambar dan pelan mampu meningkatkan keberkesanan dalam memberikan nasihat perancangan serta membuat analisis permohonan di samping dapat menjimatkan masa pemprosesan. Sumber : Olahan Pengkaji, 2006 6.4 Kajian Lanjutan Kajian yang dijalankan adalah terhad kepada proses mendapatkan kelulusan kebenaran perancangan dan kakitangan di Jabatan Perancang, DBKL. memperlihatkan keberkesanan Sistem Kawalan Pembangunan yang Untuk telah 129 dibangunkan, penilaian ke atas keseluruhan sistem boleh dijadikan sebagai kajian lanjutan ke atas kajian sedia ada ini. membantu pihak Jabatan Kajian ke atas keseluruhan sistem dapat Perancang Bandar untuk memperbaiki serta mempertingkatkan sistem yang dibangunkan bagi memudahkan proses kawalan pembangunannya. Peningkatan ke atas teknologi dari hari ke hari memberikan peluang serta cabaran ke atas sistem yang telah dibangunkan terutamanya dalam memastikan sistem tersebut diguna pakai oleh kakitangan jabatan. Untuk itu, pada satu-satu jangka masa sistem tersebut perlulah dinilai secara keseluruhannya bagi memastikan setiap kelemahan dapat diperbaiki dan dipertingkatkan. 6.5 Penutup Secara keseluruhannya, kajian yang dijalankan memberikan penekanan kepada pembangunan sesebuah sistem berkomputer sebagai alat bantu dalam pelaksanaan kawalan pembangunan. Berdasarkan kepada kelebihan serta kelemahan pembangunan sistem untuk membantu mempermudahkan proses di dalam bidang perancangan bandar dan wilayah, dapat dilihat bahawa bidang perancangan sememangnya memerlukan satu bentuk sistem berkomputer yang efisien untuk mengawal selia serta melaksanakan setiap dasar dan polisi yang telah dihasratkan oleh kerajaan. Menerusi pelaksanaan sistem berkomputer, hasrat kerajaan untuk pelaksanaan kerajaan elektronik dan one-stop agency akan terlaksana. Kesungguhan serta kesediaan setiap anggota jabatan dan ahli masyarakat untuk menerima perubahan dalam pelaksanaan sistem berkomputer di sektor awam adalah amat diperlukan bagi memastikan pelaksanaan sepenuhnya sistem kelak mencapai kejayaan. 130 SENARAI RUJUKAN Ahris Yaakup (2001). Peranan Teknologi Maklumat Dalam Memperkukuhkan Sistem Perancangan Di Malaysia. Seminar Perancangan Bandar dan Wilayah Kali Ke 19, UTM. Ahris Yaakup, (2003) E-Submission: Computerised Development Control and Approval System, Leadership Seminar on Urban Management, Kuala Lumpur, July 22, 2003. Ahris Yaakup, Foziah Johar, Siti Zalina Abu Bakar dan Susilawati Sulaiman (2003). Planning and Building Approval System for City Hall of Kuala Lumpur. Proceedings of the 8th International Conference on Computerization in Urban Planning and Urban Management, Sendai, Japan. Ahris Yaakup, Foziah Johar, Susilawati Sulaiman, Mahadi Che Ngah, (2004). Innovative Measures For Urban Planning And Management: The Case Of Development Control System Of City Hall Of Kuala Lumpur, INTA Seminar. Ahris Yaakup, Foziah Johar, Susilawati Sulaiman, Ruslin Hassan, dan Ibrahim, A.R. (2002). GIS and Development Control System for Local Authorities in Malaysia. Proceedings of the Sixth GISDECO: Governance and the Use of GIS in Developing Country, ITC Enschede, The Netherlands, 15-18 May 2002. Ahris Yaakup, Noordini Che’Man, Mahadi Che Ngah, (2005). Ke Arah Pencapaian Inovatif Pengurusan dan Perancangan Bandar: Kajian Kes Sistem Kawalan Pembangunan Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL).Mesyuarat PegawaiPegawai Kanan JPBD Kali ke 19. Aronoff, S (1989). GIS : A Management Perspective, Ottawa, WDL Publisher. Chan S.L (1997). The Development of Planning Support Systems by Integrating Urban Models & Geographic Information Systems. A framework and Implementation. PHD Dissertation, University of Pennsylvaria. 131 Claus Rinner (2001). Argumentation maps: GIS-based discussion support for online planning. Environment and Planning B: Planning and Design 2001, volume 28, pages 847 – 863 Dewan Bahasa dan Pustaka (1996). Kamus Dewan Edisi Ketiga, Kuala Lumpur. Fazli Abdullah, (2003). Prosedur kawalan longgar di PTD, PBT punca rasuah. Berita Harian, 21 Mei muka surat 9 Foziah Johar, Musa Mohamed dan Noordini Che’Man (2004). GIS Untuk Kawalan Pembangunan – Kajian Kes Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL), Seminar Sistem Maklumat Geografi Fakulti Alam Bina UTM. Ghani Salleh, dan Lee Lik Meng (1998). Pengurusan Perancangan Bandar dan Sistem Maklumat Perancangan, Kertas Kerja Seminar Kerajaan Tempatan, INTAN Kuala Lumpur. Gil-Garcia, J.Ramon dan Pardo T.A (2005) E-Government Success Factors: Mapping Practical Tools to Theoretical Foundations Government Information Quartely, 22 (2) :187-216 Haigh, M (2000). Case Studies of Investigative Practical Work in Year 12 Biology Programmes. Centre of Science Education at www.ace.ac.nz Halmi Zainol, (2000). Pendahuluan kepada Perancangan Fizikal. Biro Teks Universiti Teknologi Mara. Ismail Mohd Yusuf (1997). Reka bentuk Pangkalan Data GIS untuk Kawalan Pembangunan. Kes Kajian : Kawasan Perdagangan Pusat (PPL 1039) Kuala Lumpur. Tesis Sarjana PBW UTM, Tidak Diterbitkan. JPBD Kedah, (1998). Proses Permohonan Kebenaran Merancang Kepada Pihak Berkuasa Tempatan 132 JPKB, DBKL, (2002). Kajian Keperluan Pengguna Sistem Kawalan Pembangunan Jabatan Perancang dan Kawalan Bangunan, DBKL. JPRB, DBKL, (2006a). Manual Pengguna Subsistem Kebenaran Perancangan. Jabatan Perancang Bandar, DBKL JPRB, DBKL, (2006b). Laporan Subsistem Kebenaran Perancangan. Jabatan Perancang Bandar, DBKL JPRB, DBKL, (2006c). Laporan Subsistem Kawalan Bangunan. Jabatan Perancang Bandar, DBKL JPRB, DBKL, (2006d). Laporan Subsistem Penguatkuasaan. Jabatan Perancang Bandar, DBKL JPRB, DBKL, (2006e). Laporan Subsistem Maklumat Perancangan dan Geospatial. Jabatan Perancang Bandar, DBKL JPRB, DBKL, (2006f). Laporan Subsistem Persembahan Mesyuarat. Jabatan Perancang Bandar, DBKL JPRB, DBKL, (2006g). Manual Pengguna Subsistem Kiosk Maklumat. Jabatan Perancang Bandar, DBKL JPRB, DBKL, (2006h). Laporan Subsistem Pemprosesan Dokumen. Jabatan Perancang Bandar, DBKL Kadir Dikoh, (2003). Ketua Jabatan diarah kaji semula prosedur kerja. Berita Harian, 13 Januari Muka surat 3 Kerajaan Malaysia (1965). Kanun Tanah Negara, 1965, Akta 56, Jabatan Percetakan Kuala Lumpur. 133 Kerajaan Malaysia (1976). Akta Perancangan Bandar dan Desa 1976, Akta 176, Jabatan Percetakan Negara, Kuala Lumpur. Kerajaan Malaysia (1982). Akta (Perancangan) Bandaraya Kuala Lumpur, 1982, Akta 267, Jabatan Percetakan Negara, Kuala Lumpur. Kerajaan Malaysia (1993). Akta Perancangan Bandar dan Desa (Pindaan) 1993, Akta A866, Jabatan Percetakan Negara, Kuala Lumpur. Kerajaan Malaysia (1995). Akta Perancangan Bandar dan Desa (Pindaan) 1995, Akta A933, Jabatan Percetakan Negara, Kuala Lumpur. Kerajaan Malaysia (2001). Akta Perancangan Bandar dan Desa (Pindaan) 2001, Akta A1129, Jabatan Percetakan Negara, Kuala Lumpur. Kerajaan Malaysia (2005). Garispanduan bagi Mewujudkan Petunjuk-Petunjuk Pestasi Utama atau Key Performance Indicators (KPI) dan Melaksanakan Pengukuran Prestasi di Agensi Kerajaan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2005. Jabatan Perdana Menteri Loh Leng Peng (2000), Penggunaan Sistem Maklumat Geografi (GIS) Dalam Pemprosesan Kebenaran Merancang, Kajian Kes: Majlis Perbandaran Pulau Pinang. Tesis Sarjana Muda PBW UTM, Tidak Diterbitkan. MAMPU (2002). Malaysian Public Sector Managemnt Of Information & Communications Technology Security Handbook (MuMIS), Percetakan Nasional Malaysia Berhad MAMPU (1997) Towards A Vision For A new Electronic Government In Malaysia. Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Montagna J.M (2005) A Framework For The Assessment And Analysis Of Electronic Government Proposals. Electronic Commerce Research and Applications 4 (2005) 204–219 134 Noordini Che’Man (2001) Pelaksanaan Proses Mendapatkan Ulasan Tukar Syarat Tanah Bagi Pihak Berkuasa Tempatan Dengan Menggunapakai Aplikasi Sistem Maklumat Geografi. Kajian Kes : Majlis Perbandaran Kajang, Selangor. Projek Sarjana Muda Universiti Teknologi Malaysia. Tidak Diterbitkan. Ong Ka Ting (2002) Submitting Building Plan Online, The Star, 14 Disember page10 Rakodi, C. (2002). Politics and performance: the implication of emerging governance for urban management approaches and information systems. Proceedings of the Sixth GISDECO: Governance and the Use of GIS in Developing Country, ITC Enschede, The Netherlands, 15-18 May 2002. Ribeiro A dan Antonio P. A. (2002) A GIS-based Decision-Support Tool For Public Facility Planning. Environment and Planning B: Planning and Design 2002, volume 29, pages 553 – 569 Siau Keh Shyan @ Diana Anthony (1999).Penyediaan Pangkalan Data GIS untuk Kawalan Pembangunan Perindustrian, Ulu Tiram. Tesis Sarjana Muda PBW UTM, Tidak Diterbitkan Suharni Mohd Apandi (2005). Penilaian Aplikasi e-Rancang di dalam Memproses Permohonan Kebenaran Merancang di Majlis Perbandaran Kuantan (Perspektif Kakitangan Jabatan). Tesis Sarjana Muda PBW UTM, Tidak Diterbitkan Unit Multi Media (2001). Sistem-sistem Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) di Dewan Bandaraya Kuala Lumpur, Jabatan Pengurusan Organisasi, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur. Vania A dan Folke S, (2000). Adapting GIS technology to the needs of local planning. Division of Regional Planning, Department of Infrastructure and Planning, Royal Institute of Technology Sweden 135 Yeh, Anthony (2001). The Application of Case Based Reasoning (CBR) in Development Control. Seminar Perancangan Bandar dan Wilayah Kali Ke 19, UTM. Zaini Md Nor (2006). Pelaksanaan Key Performance Indicator (KPI) Bagi Memperkukuhkan Prestasi Organisasi. Kertas Kerja Seminar Kebangsaan Perancangan Bandar dan Wilayah ke 24. Fakulti Alam Bina, Universiti Teknologi Malaysia. Laman web www.putrajaya.net.my www.planning-online.co.uk www.sarasota.gov www.esdm.co.uk www.simcenter.org 136 Lampiran 1 Peruntukan Seksyen 20 dan 21 Akta 267 20.Larangan mengenai pembangunan tanpa kebenaran perancangan. (1) Tanpa menyentuh seksyen kecil (2) seksyen 19, tiada seseorang boleh memula, mengusaha atau menjalankan apa-apa pembangunan tidak kira sama ada pembangunan itu menurut pelan pembangunan atau tidak melainkan jika(a) suatu perintah pembangunan yang memberi kebenaran perancangan berkenaan dengan pembangunan itu telah dikeluarkan kepadanya di bawah Akta ini; dan (b) berkenaan dengan sesuatu pembangunan di manaperuntukan seksyen 40 dipakai, ia telah mematuhi peruntukan seksyen 41. (2) Walau apa pun peruntukan yang terkandung dalam seksyen kecil (1), tiada kebenaran perancangan akan diperlukan(a) bagi menjalankan apa-apa kerja yang perlu bagi penyenggaraan, pembaikan atau apa-apa perubahan lain bagi sesuatu bangunan yang menjejaskan hanya bahagian dalam bangunan itu dan yang tidak(i) melibatkan apa-apa pertukaran tentang kegunaan tanah atau bangunan; (ii) secara matan menjejaskan rupa bentuk bahagian luar bangunan; (iii) melibatkan apa-apa tambahan pada tingginya atau ruang lantai bangunan itu; (iv) melibatkan apa-apa tambahan atau perubahan kepada sesuatu bangunan yang menjejaskan atau mungkin menjejaskan perparitan, sistem kebersihan atau keteguhannya; atau (v) melanggar atau tidak konsisten dengan mana-mana peruntukan dalam pelan pembangunan itu; (b) bagi sesuatu kerja kecil atau bagi pembinaan kajang atau sambungan dari apa-apa bentuk dan bahan sebagaimana yang boleh dikecualikan oleh Datuk Bandar mengikut keputusan dasar; (c) untuk dijalankan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan Negeri atau Bandaraya apa-apa kerja yang dikehendaki untuk membuat, menyenggara atau memperbaiki sesuatu lebuhraya, jalan atau lebuh awam; (d) untuk dijalankan oleh Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan Negeri atau Bandaraya atau mana-mana pihak berkuasa yang ditubuhkan oleh undang-undang untuk mengadakan keselesaan untuk menjalankan apa-apa kerja bagi maksud memasang, memeriksa, membaiki atau membaharui manamana parit, pembetung, sesalur, paip, kabel atau lain-lain radas termasuk memecah mana-mana jalan atau tanah lain bagi maksud itu; (e) bagi kerja mengorek (termasuklah menggali telaga) yang dibuat dalam penjalanan biasa kerja-kerja pertanian; (f) bagi membina jalan yang bertujuan untuk memberi jalan masuk ke tanah yang digunakan sematamata bagi maksud pertanian; (g) bagi kegunaan mana-mana tanah atau bangunan bagi sesuatu tempoh tidak lebih daripada satu bulan atau bagi apa-apa tempoh selanjutnya sebagaimana yang dibenarkan oleh Datuk Bandar bagi maksud-maksud(i) panggung wayang, panggung atau pertunjukan bergerak yang sementara; 137 (ii) taman hiburan, pasaria atau pameran sementara; atau (iii) istiadat atau apa-apa keramaian sementara mengenai ugama, sosial, atau lain-lain corak, dan apa-apa pembangunan yang perlu untuk memberi kesan bagi kegunaan itu; (h) bagi membina atau mendirikan atas mana-mana tanah, bangunan sementara untuk menempatkan pekerja-pekerja yang terlibat dalam membina atau mendirikan sesuatu bangunan atas tanah itu, yang baginya kebenaran perancangan telah diberi; (i) bagi kegunaan mana-mana tanah atau bangunan dalam perkarangan sesuatu rumah tempat tinggal bagi apa-apa maksud bersampingan untuk menikmati rumah tempat tinggal itu; atau (j) bagi membuat apa-apa pertukaran tentang kegunaan tanah atau bangunan itu sebagaimana yang ditetapkan oleh Datuk Bandar sebagai pertukaran yang baginya tiada kebenaran perancangan diperlukan. 21. Permohonan untuk kebenaran perancangan. (1) Sesuatu permohonan untuk kebenaran perancangan berkenaan dengan sesuatu pembangunan hendaklah dibuat kepada Datuk Bandar dan hendaklah dibuat dalam apa-apa bentuk dan mengandungi apa-apa butir dan disertakan dengan apa-apa dokumen, pelan dan fee sebagaimana yang ditetapkan. (2) Jika pemohon itu bukan pemunya tanah atas mana pembangunan hendak dijalankan, kebenaran bertulis pemunya tanah itu mengenai pembangunan yang dicadangkan itu hendaklah diperolehi dan dicatitkan atas permohonan itu. (3) Jika pembangunan itu melibatkan pendirian sesuatu bangunan, Datuk Bandar boleh memberi arahan bertulis kepada pemohon berkenaan dengan mana-mana daripada perkara berikut: (a) paras tapak dan tinggi bangunan ini dari paras permukaan laut; (b) garisan bidang hadapan dengan bangunan-bangunan yang berhampiran; (c) tampakan bangunan itu; (d) kelas, rekabentuk, dan rupabentuk bangunan itu; (e) anjakan bangunan itu ke suatu garisan bangunan; (f) laluan ke tanah atas mana bangunan itu hendak didirikan; dan (g) apa-apa perkara lain yang difikirkan perlu oleh Datuk Bandar bagi maksud-maksud perancangan. (4) Pemohon yang diberi suatu arahan bertulis di bawah seksyen kecil (3) hendaklah jika dikehendaki oleh Datuk Bandar meminda pelan yang dikemukakan bersama dengan permohonannya itu dengan sewajarnya dan mengemukakan semula pelan itu dalam apa-apa tempoh atau tempoh lanjutan sebagaimana yang ditentukan oleh Datuk Bandar. (5) Jika pelan itu tidak dikemukakan semula dalam tempoh atau tempoh lanjutan yang ditentukan itu, permohonan untuk kebenaran perancangan hendaklah disifatkan telah ditarik balik tetapi pemohon boleh mengemukakan suatu permohonan baru.