Spousal and Partner Hiring Policy
University of Wisconsin La Crosse
DRAFT FOR DISCUSSION PURPOSES ONLY
1.
Introduction
1.1.
To recruit employees of the highest caliber, the University must be prepared to  meet the many challenges and opportunities of the higher education  marketplace. Dual­career couples represent both such a challenge and  opportunity. The University's success in attracting the faculty, staff, and  administrative leadership it seeks will depend, in part, on its capacity to help  dual­career couples meet their professional objectives.
1.2.
The following policies and procedures have been developed to ensure that  spousal and partner hiring is conducted in a consistent, fair, and ethical manner  in order to further the goals of the policy and the best interests of the University  community.
1.3.
In all activities pursuant to this policy, all University employees must comply with  the provisions of the UW­La Crosse Nepotism Policy (see Appendix A for  reference) and all other relevant procedural and ethical guidelines.
1.4.
The terms “spouse” and “partner” are used interchangeably in this policy and  shall be applied equally without regard to the sex, sexual orientation, or gender  identity of the individuals involved.
1.5.
The language and content of this policy are intended to be gender­inclusive and  to apply to all individuals regardless of sex, sexual orientation, or gender identity.
The singular “they” and its derivative forms (“them”, “their”, etc.) are used at times  in this policy for this reason.
1.6.
This policy does not guarantee employment for any person.
2.
Definitions
2.1.
“Spouses” are two individuals who are legally married to each other.
2.2.
“Partners”  ​ forth in the Domestic Partner Affidavit, UWS­50, and/or are in a civil union  together.
2.3.
“Spouse A” refers to the first spouse or partner being offered employment by the
University.

2.4.
“Spouse B” refers to the spouse or partner of Spouse A whose potential  employment at the University is a substantial factor in Spouse A’s acceptance of  the offer of employment.
2.5.
“Department A” refers to the department or unit in which Spouse A is being  offered employment.
2.6.
“Department B” refers to the department or unit in which Spouse B is seeking  employment.  ​ or unit in which Spouse A is being offered employment.
3.
Initial Procedures
3.1.
Spouse A initiates the process by making a spousal hire request after receiving  an offer of employment with the University. The request may be communicated to  the search committee chair, the hiring authority, or Human Resources.
3.2.
The University representative who receives the request informs Human
Resources, Affirmative Action, the department chair or unit director of
Department A, the college Dean (if applicable), and the Vice Chancellor with  responsibility for Department A. If the position being offered to Spouse A is at the  level of Dean, Director, or above, the Chancellor shall be informed.
3.3.
All persons involved re­acquaint themselves with this policy and the nepotism  policy.
3.4.
After making the initial request, Spouse A is removed from the process and shall  have no involvement in any discussions or decisions regarding the spousal hire.
3.5.
Spouse B sends Human Resources a resume or curriculum vitae, along with a  brief cover letter indicating areas of experience, interest and qualification.
3.6.
Human Resources consults with relevant senior administrators to identify  potential positions for Spouse B, with consideration given to expected vacancies,  budgetary constraints, and future needs of departments/units.
3.7.
If a potential position is identified for Spouse B, and if Affirmative Action  determines that the spousal hire would not hinder affirmative action hiring goals,  and if the Vice Chancellor, dean (if applicable) and department chair/unit lead of
Department B are supportive, the process will move to the Departmental
Evaluation stage.
4.
Departmental Evaluation
4.1.
With Spouse B’s approval, Spouse B’s credentials will be provided to Department
B for review. Department B will follow these procedures and any other applicable

bylaws or policies. At any point, Department B may terminate the process if they  determine that Spouse B’s qualifications do not match the needs of the  department. The evaluation process conducted by Department B shall be  impartial and free of any explicit or implicit pressure, bias, or influence by any  outside individual or office.
4.2.
Department B (or a subcommittee thereof) will  ​ determine whether Spouse B’s qualifications are comparable to likely finalists in a  competitive search, and with consideration given to Department B’s current and  future goals and staffing needs.
4.3.
If Department B elects to conduct a phone interview and/or on­campus interview  of Spouse B, interview questions shall be prepared and submitted to Affirmative
Action in advance for approval. The interview process will generally follow the  same protocol used in a competitive search.
4.4.
If Department B recommends Spouse B for hire, and approvals are obtained from  the Dean (if applicable), Vice Chancellor, and AAO, an offer of employment will  be extended to Spouse B.
5.
Additional provisions
5.1.
This policy must be invoked by Spouse A as part of the negotiation of an offer of  employment. After a person has been hired, the policy cannot be used to secure  employment for their spouse. Spouses of current employees are invited to  research and apply for vacant positions on the university website through the  open recruitment process and are entitled to fair and equitable consideration  alongside other applicants.
5.2.
If a vacant position has been advertised and candidates have applied for it, that  search shall not be cancelled in order to place Spouse B into that vacant position.
However, Spouse B may apply for the position and is entitled to fair and equitable  consideration alongside other applicants.
5.3.
The University shall not discriminate against any job candidate on the basis of  marital status or on the basis of their decision, intention, or perceived intention to  invoke this policy.
5.4.
Employees hired through this process shall not be treated differently with regard  to any other aspect of their employment, including retention, evaluation,  promotion, tenure, work assignments, or any other personnel matters, nor shall  they have any express or implied guarantee of ongoing or indefinite employment  as a result of having been hired through this process.

6.
Disclosure of this policy
6.1.
Human Resources and Affirmative Action shall ensure that all hiring authorities  and Search & Screen committees are aware of this policy and all current and  future updates so that it may be consistently applied.
6.2.
This policy shall be made available to individuals applying for positions at the  university in a manner similar to other policies and information that are relevant to  applicants (e.g. personnel policies, promotion standards, and benefits  information).
Notes:
Policy drafted by Nizam Arain and Madeline Holzem following consultation and information  gathering from college deans and faculty/staff who had been involved in spousal hires in the  past.
Reviewed by UW System Office of Legal Counsel 10/6/2015
Current UW­L Spousal/Partner Hiring policy:  http://www.uwlax.edu/Human­Resources/Spousal­and­partner­hiring/