Styring av vedlikehold med SAP
PM
Erfaringer fra PM implementering
Nycomed Pharma Elverum
INNHOLD
• Kort presentasjon av Nycomed og Akselera
• Beslutningsprosessen bak avgjørelsen om å bruke
SAP PM
• Oversikt over PM prosessene og masterdata
• Hvordan PM er integrert med øvrige SAP moduler
• Hvordan få bedre økonomisk styring av vedlikehold
med SAP PM
• Praktisk bruk av PM og utfordringer fra brukersiden
Booz & Company
12 October 2011
• Globalt farmasiselskap
– Produksjon i Norge, Danmark, Tyskland, Belgia,
Polen, Russland.
– Representert med salgsselskaper i hele verden
– Nylig sammenslåing med Takeda med
hovedkontor i Japan. Tilgang på nye markeder og
produkter
This document is confidential and is intended solely for
the use and information of Takeda and Nycomed
1970
1974
1982
1988
1992
1993
2000
2004
2011
NAF-Laboratoriene established by Norges Apotekerforening (the Norwegian Pharmacy
Association)
Start of pharmaceutical production
Installation of the first BFS machine
Norsk Hydro acquires NAF-Laboratoriene, and the name is changed to Hydro Pharma
Hydro Pharma is bought by Nycomed, and plant Elverum becomes part of Nycomed in
Norway
Production of tablets and suppositories closes
Strategic focussing on liquid products, BFS technology and contract manufacture
Production of ointments and creams ceases
Takeda of Japan aquires Nycomed
PLANT HISTORY IN SHORT
1970
4
1980
1990
｜Nycomed Elverum Presentation | October 2011 | Nycomed – a
Takeda company
2000
2010 2011
Some of our products
5
｜Nycomed Elverum Presentation | October 2011 | Nycomed – a
Takeda company
Plant Elverum
6
｜Nycomed Elverum Presentation | October 2011 | Nycomed – a
Takeda company
Akselera – vår profil
Gjennom vår lange erfaring leverer vi økt verdi til våre kunder ved å se
virksomheten i et helhetsperspektiv der vi kombinerer de 5
dimensjonene; forretningsstrategi, forretningsprosesser,
virksomhetsstyring, organisasjon/personer og IS/IT.
Vår erfaring resulterer i at prosjektene blir levert hurtigere og med høyere
kvalitet, derfor vårt mott
“Value through experience”
Noen hovedpunkter:
• Første konsulenter på plass i januar 2006.
• Virksomhet i Norge og Finland med tilsammen ca. 25
konsulenter. Omsetning på ca. NOK 40 mill.
• Vi er en del av et større internasjonalt nettverk
• Tjenesteområder:
• SAP og andre virksomhetskritiske løsninger
• Effektivisering av virksomhetenes drift
• Prosess effektivisering
• Prosjekt- og programledelse
• IT rådgivning
• Virksomhetsstyring
7
• Våre konsulenter har i gjennomsnitt 13 års management
consulting erfaring, med gj.sn. 18 års forretningserfaring. I
tillegg har mange av forretningskonsulentene mer enn 12 års
SAP erfaring.
• Vi har lang erfaring fra bransjer som; farmaseutisk produksjon,
olje & gass, oljeservice, næringsmiddelproduksjon,
varehandel, prosessindustri, engineering og
konstruksjonsvirksomhet, logistikk & distribusjon, shipping,
bilbransjen og offentlig virksomhet
• Fokuserer på internasjonale virksomheter med hovedkontor i
Norden.
8
Våre SAP kunder pr. oktober 2011
31/10/11
Company
Presentation
ABeam Consulting Partner Firm
Kolding
Akselera
Helsinki
Oslo
Copenhagen
Akselera
Bergen
Maintenance
Management
www.akselera.com
20th of January, 2010
31/10/11
Maintenance & Operations
Leading companies have a plant
maintenance strategy and operating
model to ensure world class plant
availability and perfomance.
Governance model for maintenance management
Key focus areas for such companies
is to optimise plant and equipment
uptime while at the same time
ensuring that maintenance and
operation work is carried out at an
acceptable risk level and in a cost
effective manner.
** Governance model from ”Basisstudien om vedlikeholdsstyring” (Norwegian Oil Directorate 1998)
Effective maintenance programmes
are proactive, robust and executed
on a daily basis - not a series of
reactive, heroic efforts to rescue
operations or respond to regulatory
audits
Continuous improvement in this area
requires solid understanding of
maintenance business processes,
underpinning technology and how to
build and operate an efficient
maintenance organisation.
Akselera
Continuous improvement
Technology
31/10/11
Maintenance & Operations
Planning and execution
Typical challenges - Planning
• Planning is not aligned with strategic and
operational objectives as the company does not
have a planning structure that supports
– Integrated planning for different types of
activities such as shutdowns, modifications,
operations and corrective and preventive
maintenance
– Long-term, mid-term and short-term planning
– Portfolio management of f.ex. modification and
project work
– Prioritisation of activities
– Resource planning and levelling across different
activities and resource types
• Ownership of plans is not well defined or
defined at too low level in the organisation.
• Business processes for planning is poorly
defined and/or not adhered too
• Maintenance planning system is not integrated
with maintenance execution system
• Maintenance planning performance tracking is
not performed or does not identify critical
issues for improvement
Akselera
Typical challenges - Execution
• Planning is seen as the responsibility of the
planning department and there is a lack of
ownership of plans at mid management level
and lack of discipline to scheduled maintenance
plans
• Focus is on malfunctions and breakdowns.
Preventive maintenance work is not prioritised,
often leading to increased downtime long term
• Maintenance activities and daily operator
activities are not coordinated.
• Poor resource planning for people, parts and
tools lead to less than optimal maintenance
execution.
• Maintenance management system capabilities
are not fully used
• Inefficient repair processes increase turnaround
times and consume excessive facility capacity
• Spare parts forecast inaccuracies lead to either
high inventory levels or inadequate service
levels
• Outsourcing of non-critical capabilities is not
considered or poorly managed as potential cost
reduction or performance improvement
31/10/11
Akselera experience and
references
Akselera has delivered a range of projects for maintenance and
operations planning and execution
Managed implementation of an integrated planning
solution for five facilities at Statoil. The facilities included
refineries, LNG plants and terminals. The project
covered:
 implementation of improved business processes for
operations and maintenance planning
 implementation of integrated planning solution for
Statoil’s planning hierarchy
– main plan (6 years)
– year plan (2 years)
– operational plan (3 months)
– maintenance plan (1 – 3 weeks)
 design and implementation of the organisation to
manage the production, distribution and monitoring
of plans.
Akselera
Managed continuous improvement for Maintenance &
Operations planning in business area Manufacturing at
Statoil. This covered detailed analysis, implementation
and monitoring of activities in M & O planning,
maintenance execution and maintenance reporting.
Managed harmonisation of business processes for M &
O planning at Statoil using previous Statoil and Hydro
business processes as input. The new, standardised
business process is now part of Statoil’s governing
system and valid across all business areas.
Managed roll-out of harmonised Maintenance &
Operations and HSE business processes at four
facilities in business area Manufacturing at Statoil.
31/10/11
BESLUTNINGSPROSESSEN
• Utfordring
– Oppgradere eksisterende vedlikeholdsløsning eller velge SAP PM?
• Løsning
– Beregne lønnsomhet ved ulike alternativ
• Videreføring av standard vedlikeholdsavtale
• Installasjon og validering av ny server
• Andre IT kostnader forbundet med utvikling og forbedringskostnader.
(Konsulentutgifter)
• Fordeler ved SAP PM
– Prosessforbedringer
– Utnytte synergi med eksisterende Sap kompetansesenter og
integrering med felles server hub og IS/IT miljø.
– Redusere avhengighet til ekstern software med begrenset fagmiljø
• Fordeler ved å oppgradere nåværende løsning
– Godt innarbeidet løsning skreddersydd til nåværende
vedlikeholdsprosesser
– Godt vedlikeholdt database med god kvalitet på masterdata
BESLUTNINGSPROSESSEN
• Utfordring
– Etablere prosjekt for implementering av SAP PM
• Løsning
– Involvering av lokal ledelse for beskrivelse av prosjekt
• Beskrive «business case» og kvalifisere beslutningen økonomisk og
kvalitativt
• Beskrive løsningens omfang
• Krav til løsningen på høyt nivå
• Organisering og estimering av prosjektkostnader
• Akseleras rolle
– Prosjektledelse og validering av løsningen (imøtekomme GxP krav)
– Fagkompetanse for SAP PM
BESLUTNINGSPROSESSEN
•
Utfordring
– Gjennomføre SAP prosjektet
– Innsalg av SAP PM til eksisterende brukermiljø på MP2
•
Løsning
–
–
–
–
–
–
Konstituere prosjektet og klargjøre ansvar og roller
Gjennomføre «Kick off møte» og selge løsningen til nøkkelbrukerne
Sammen med brukere utarbeide detaljert kravsliste til funksjonalitet
Sette opp prototypeløsning og gjennomføre opplæring av superbrukere
Etablere plan for systemvalidering (Computer system validation)
På et tidlig tidspunkt analysere og finne hvilke masterdata objekter fra gammelt system som
kan overføres.
•
•
Hvilke data kan konverteres?
Hvilke data må konstrueres?
– Utarbeide testplan/opplæringsplan/autorisasjoner
– Utarbeide tydelige ansvar- og rollebeskrivelser og arbeidsflyt – ikke minst mot integrerte
funksjoner
– Utvikle endelig løsning
– Go-Live aktiviteter
•
•
•
Data migrering
Aktivering av brukere
Support
Hvilke prosesser kan
dekkes av SAP PM?
Industri og bedrifter med intern
organisasjon for vedlikehold av:
•
•
•
Bygninger inkludert infrastruktur
for vann, elektrisitet,
kommunikasjon.
Produksjonsutstyr inkludert
maskiner, lagerutstyr (trucker,
kraner etc.), reservedelslager.
Preventivt vedlikehold

•
Vedlikehold som gjentas med
intervaller basert på tid eller tellere.
En teller kan være antall liter
pumpet, antall runder kjørt, energi
forbrukt.
Korrektivt vedlikehold

Vedlikehold som utføres basert på
meldinger om feil fra f. eks
maskinoperatører
Preventivt
vedlikehold
Fast vedlikehold
Kalibrering
Inspeksjoner
Korrektiv
vedlikehold
Nødreparasjoner
Ad hoc service
Vedlikeholds
prosjekter
Nytt utstyr
Oppgradering
Organisasjonsstruktur
SAP Organisasjonsstruktur PM
Indústrias
Company code
CQ00
Micheletto
Planning plant
BM01
Planner group
BM1
Functional location
BM2
PM masterdata
Resources
Technical objects
Assemblies
Repair tools
and maschines Spare parts
Equipment
Locations
Documents
Work centers
and capacity
• Functional location
– Representerer fysisk plassering av et objekt som er relevant for
vedlikehold. En lokasjon settes opp som en struktur i systemet med for
eksempel:
• Nivå I: Fabrikk
• Nivå II: Produksjonslinje
• Nivå III: Pakkestasjon
– Under nivå III vil ett eller flere vedlikeholdsobjekt plasseres.
PM masterdata
Resources
Technical objects
Assemblies
Repair tools
and maschines Spare parts
Equipment
Locations
•
Dokumenter
Work centers
and capacity
Equipment
–
Representerer et objekt som er relevant for service og vedlikehold. Equipment knyttes til functional
location.
•
•
•
–
Produksjonsutstyr
VVS
Elektrisk
Dette utstyret bør klassifiseres etter kritikalitet
•
•
•
Er f.eks riktig kalibrering kritisk for produktets kvalitet?
Er det en flaskehals for påfølgende prosesser?
Er utstyret i fokus for ekstern inspeksjon (audit)?
PM masterdata
Resources
Technical objects
Assemblies
Repair tools
and maschines Spare parts
Equipment
Locations
•
Documents
Work centers
and capacity
Assemblies og reservedeler
– Assembly (materialtype IBAU) kan sammenlignes med en stykkliste. Dersom man ønsker å
dele et utstyr opp i flere vedlikeholdskomponenter kan man etablere en struktur for ulike
kritiske deler.
– Benyttes ved at man har flere typer utstyr (equipment) med samme type pumpe eller motor.
Man kan da knytte opp en stykkliste til mange utstyr. I denne stykklisten kan man vedlikeholde
reservedeler som enten lagerføres eller kan bestilles
– Reservedeler betraktes som fysiske materialer som lagerføres/bestilles fra leverandører og
vedlikeholdes i SAP Materialmaster. Man kan lage en stykkliste (BOM) som representerer det
man trenger f. eks for en gitt produksjonsliste og knytte opp dette i feltet construction type på
equipment master.
Eksempel Functional location og
equipment struktur
PM masterdata
Resources
Technical objects
Assemblies
Repair tools
and maschines Spare parts
Equipment
Locations
•
Dokumenter
Work centers
and capacity
Reparasjonsverktøy (repair tools i SAP PRT)
– SAP PM kan også knyttes til en database for spesialverktøy/måleapparater for reservasjon til
vedlikeholdsoppdrag. Dette kan f. eks ved preventivt vedlikehold med behov for kalibrering
legges til hvilket utstyr man har behov for på en gitt dato.
•
Work centers and capacity
– På functional location nivå og equipment leggest det til et ansvarlig workcenter. Dette kan
være rørleggere med ansvar for VVS, eller mekanikere. Ved avansert bruk av PM legger man
også her inn kapasitetsplanlegging for optimal utnyttelse av ressurser. På equipment master
kan man også legge inn produksjons work center hvis man ønsker å integrere planlagt
vedlikehold med produksjonsplanleggingen
PM masterdata
Resources
Technical objects
Assemblies
Repair tools
and maschines Spare parts
Equipment
Locations
Dokumenter
Work centers
and capacity
• Dokument styring
– For på utføre kvalitetsarbeid på vedlikehold er det behov for å ha
tilgang på nødvendig og kritisk informasjon knyttet til utstyr. På
equipment master kan man vedlegge nødvendige tekniske tegninger,
instruksjoner, bilder etc.. Det er egne masterdata på å opprette og
styre dokumenter i SAP.
Eksempel på vedlikeholdsprosess
Korrektivt vedlikehold
1
Opprette notifikasjon
2
Evaluering av notifikasjon
3
Opprette vedlikeholdsordre
4
Planlegge vedlikeholdsordre
5
Tilordne ressurser og fastsette tidspunkt
6
Frigi ordre
7
Utføre og rapportere oppdrag
8
Tilbakemelde vedlikeholdsordre
9
Avslutte ordren teknisk
10
Settlement av kostnader
11
Avslutte vedlikeholdsordre
Eksempel på vedlikeholdsprosess
Opprette
notifikasjon
1
2
Opprette notifikasjon
• Beskrive oppstått feil/problem
• Forslag til forbedring
• Registrere en hendelse
alle
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Eksempel på vedlikeholdsprosess
1
Behandle notifikasjon
Behandle notifikasjon
• Verifisere problemet. Hvor kritisk er
det?
• Kontakt personen som har meldt
problemet. Innhente ytterligere
informasjon
2
3
Vedlikeholds
planlegger
4
5
6
7
8
9
10
11
Eksempel på vedlikeholdsprosess
1
2
Opprette ordre
Opprette ordre
• Hva er komptansebehovet?
• Er det behov for reservedeler?
• Må ekstern hjelp tilkalles?
3
4
Vedlikholdsplanlegger
5
6
7
8
9
10
11
Eksempel på vedlikeholdsprosess
1
2
Vedlikeholdsplanlegger
Planlegge og frigi ordre (release)
• Hvilke arbeidsoperasjoner?
• Har vi nødvendige deler?
• Hvem skal utføre arbeidet?
• Når må arbeidet være utført?
• Frigi ordre.
3
4
Planlegge og
frigi ordre
5
6
7
8
9
10
11
Eksempel på vedlikeholdsprosess
1
2
3
Utføre ordre
• Uttak av reservedeler
• Evt. anskaffelse av deler
• Evt. anskaffelse av ekstern
ekspertise
4
Vedlikeholdsressurser 5
6
Utføre ordre
7
8
9
10
11
Eksempel på vedlikeholdsprosess
1
2
Tilbakemelde ordre
• Status på arbeidsoppgaver
• Registrere forbrukt tid
• Forbruk av materiell
• Forbruk av eksterne ressurser
3
4
5
Vedlikeholdsressurser
6
7
Tilbakemelde/
bekrefte ordre
8
9
10
11
Eksempel på vedlikeholdsprosess
1
Lukke arbeidsordre teknisk (technical
complete)
• Planlagte akitiveter er utført
• Kostnader på ordre kan fortsatt
påløpe, f.eks. faktura fra eksterne
ressurser
• Etter alle kostander er registrert kan
ordren lukkes/bekreftes økonomisk.
2
3
4
5
6
Vedlikholdsressurser
7
8
Avslutte arbeidsordre
9
teknisk
10
11
Eksempel på vedlikholdsprosess
Settlement
• Kostnadene er samlet på
serviceordren.
• Gjennom settlement blir påløpte
kostnader overført til mottakende
standard kostsenter. Dette kan være
kostsenter for relevant
produksjonslinje.
• Denne prosessen gjentas hver måned
inntil oppdraget er fullført.
1
2
3
4
5
6
Controller
7
8
9
Settlement
10
11
Eksempel på vedlikeholdsprosess
1
2
Lukke arbeidsordre
• Når det kan bekreftes at ingen flere
kostnader påløper ordren lukkes den og
sperres for ytterligere posteringer.
3
4
5
6
7
8
Cost controller
9
10
Avslutte ordre økonomisk
11
Integrasjon andre moduler
SD
FI
MM
PP
CO
WM
AM
SAP
QM
PM
PS
WF
HR
IS
Integrasjon andre moduler
• PM prosessene er integrert med følgende standard SAP
moduler
– MM Innkjøp/lager
• PM er integrert med MM innkjøp. Dette gjelder spesielt innkjøp
knyttet til reservedeler og innkjøp av eksterne ressurser. I
tilknytning til PM tasklists (på serviceordre under operations) kan
man legge inn planlagt forbruk av både materiell og ekstern
service. Det må da vedlikeholdes både leverandør masterdata,
inforecords også for PM materiell.
• På lagersiden vil da også man kunne knytte opp MRP kjøring fra
MM for å styre lager på f. eks bestillingspunkt
• En innkjøpsrekvisjon kan utløses med en PM ordre som kilde. Det
må dermed avklares med bedriftens innkjøpere en prosess for PM
innkjøp. På Nycomed hadde man mye manuell bestilling og direkte
fakturamottak. Det legges til rette for bedre kostnadskontroll
gjennom å knytte opp innkjøpsmodulen til PM.
Integrasjon andre moduler
• PM prosessene er integrert med følgende
standard SAP moduler
– Finansmodulen
• SAP PM er knyttet mot finans i likhet med andre
moduler ved forbrukposteringer knyttet til ressursbruk
og materiell.
• Videre påvirkes balansen av verdien på lagerførte
reservedeler. Det finnes også mulighet for å knytte
utstyr(equipment) til asset masterdata i Finans.
Integrasjon andre moduler
• PM prosessene er integrert med følgende
standard SAP moduler
– PP produksjonsmodulen
• Det finnes mulighet for å integrere utstyr med hvilket
workcenter de er knyttet til i produksjonen. Dermed kan
produksjonsplanlegger se når det er planlagt standard
vedlikehold slik at han kan vite mer eksakt tilgjengelighet på
produksjonsutstyr.
– QM modulen
• På samme måte som man kan lage inspeksjonsplaner og
kontroll av produktkvalitet, kan man også lage planer for
kalibrering av utstyr med sjekklister knyttet til utstyret hvor
man kan registrere om utstyret under operasjon holder seg
innenfor predefinerte toleransegrenser
Bedre økonomisk kontroll
• SAP PM gir bedre økonomisk styring nettopp som følge av
muligheten for integrasjon med de andre modulene.
• Datagrunnlaget man legger gjøre at man kan utnytte
standard kostrapporter både innfor lager, innkjøp og PM.
• Gjennom struktureringen av data bl.a. ved functional
location og utstyr kan man bryte ned kostnadsbildet med
liten anstrengelse ned på et nivå som gjør at man kan treffe
raske og riktige tiltak for forbedring.
• Det gir grunnlag for å treffe riktige beslutninger knyttet til
investeringer i nytt utstyr og teknologi.
• Ikke minst er det et nyttig verktøy overfor leverandører å
kunne dokumentere problemer med et utstyr, og kunne
reklamere på et godt faktagrunnlag.
Praktiske erfaringer fra PM
•
•
”Tungt” Brukergrensesnitt
Savner bedre integrasjon med inventory og warehouse management
– Innføre barcodes og scanning for reservedeler
– Utnytte automatisk etterbestilling (MRP)
•
God struktur på functional location
– Lett å finne frem til riktig sted og utstyr
•
•
•
•
•
Tips: Ha egen functional location for utgått utstyr (oversikt for bl.a. forsikring)
Tips: Vær meget nøye med masterdata migrering. Overføring av
vedlikeholdshistorikk ble lagt inn som fritekst på utstyr. Hadde vært enklere å finne
frem dersom det hadde vært dokumenter knyttet opp til utstyr.
Bruker i dag PM mest for planlegging og organisering av vedlikeholdsoppgaver. Har
ikke innført integrasjon mot innkjøpsprosessen
Må også bruke mye tid på andre software systemer EQMS – avvikssystem.
Greenbelt- integrert rapportering på produksjonsutstyr relatert til nedetider og
feilkoder.