E-faktura
Brukergruppe Norge
Agenda
E-faktura introduksjon (Norge)
E-faktura fra mottak til betalt
–
–
–
–
–
Formater
Teknologi
Vedlegg
Sikkerhet
Gjenbruk av eksisterende faktura løsninger
E-Faktura løsning
– ReadSoft
– SAP løsning
E-faktura prosjekter
– Business case mm..
Brukergruppe?
30.03.2012
2
Elektronisk faktura
Fra 01.07.2011
– Statlige etater og Helseforetak skal være i
stand til å motta faktura elektronisk på
standard format.
Mål 01.07.2012
– Alle offentlige virksomheter (også kommunal
sektor) skal motta elektronisk faktura på
standard format.
– Pålegg til næringsvirksomheter om å sende
elektronisk faktura på standard format.
Utvikling elektronisk faktura b2b
Elektronisk faktura
i staten
e2b Fakturaformat
Pilen angir faktisk og
sannsynlig økning
i antall elektroniske
fakturaer
Norske standarder
DEDIP2 , m.fl.
EDIFACT basert
på int. std.
1990
1995
2001
2004
2009
2011
2012
e2b Faktura
e2b Fakturaformat var det første forsøket på å
skape en felles standard for elektroniske
kostnadsfakturaer i det norske markedet
e2b-formatet fikk bred oppslutning og ble også
anbefalt av offentlige myndigheter
Oppbygningen med en basisdel og
bransjespesifikke tillegg gir god fleksibilitet
Men..
– e2b-formatet er ikke internasjonalt forankret
– e2b Forum har hele tiden hatt som mål å harmonisere
– Mange bruker fortsatt formatet
Norske myndigheter har nå valgt et annet format, - EHF
XML format jungel
UBL 2.0
XML Schema
CENBII Full
NESUBL
XML Schema
EHF/
BII Core
e2b
Standardisering i praksis
HUB
EDIFACT
e2b fakturaformat
EHF format
IDOC
Mottaker A
Bransje
Mottaker B
STOR mottaker
Mottaker C
Myndigheter
Mottaker D
Utenlandsk
Valg av format i dag er kanskje ikke det
samme om et år
Det er enkelheten av bruk samt markedet som
avgjør

Man må nok leve med flere formater!
 Spesielt om man driver internasjonalt/globalt
Global vs. lokal
Roming avtaler?
30.03.2012
8
Elektronisk faktura - Utfordringer
Den største utfordringen med elektronisk faktura er kravet
til presisjon i fakturainnhold
Semantikk er læren om språkets innholdsside og det er et
sentralt begrep i all elektronisk samhandling
Å ha en felles forståelse av innhold i elektroniske meldinger
er avgjørende for å lykkes
Standard format er en god basis for å skape felles
forståelse, men det trengs også ytterligere beskrivelser!
Det er en ekstra utfordring å skape felles standarder på
tvers av bransjer!
E-faktura
Fra mottak til behandlet
30.03.2012
10
E-faktura fra mottak til betalt
Hvorfor er noe så enkelt i en prosess
tegning så vanskelig å få til i praksis?
–
–
–
–
–
–
Formater
Kommunikasjon
Sikkerhet
Faktura og vedlegg
Bransje standarder
Data forbedring
Leverandør
Kunde
Send
bestilling
Send
Varer
Vare
mottak
Send
Faktura
Hva er «The missing link»
Faktura
mottak
– Påstand: Forretning og IT må jobbe sammen
30.03.2012
11
E-faktura integrasjon
Ekstern partner
Faktura
Service
HUB/Direct
Kunde
Reverse proxy
HTTPS /
SOAP
ASYNC
HTTP / SOAP / ASYNC
E-mail
FTP(s)
PI
System
HTTP / ASYNC
HTTP / ASYNC
Fil
område
Arkiv system
SAP Content
Server
SAP System
Faktura fra mottak til betalt
Touchless fakturahåndtering er målet?
Hva må til?
– Masterdata kvalitet?
• Priser, info poster, betalingsbetingelser, mva koder, Bank
info, mm.
– Riktige bestillinger
– Varemottak
– Faktura match
Dette er ikke nytt og e-faktura vil trolig ikke
øke automatisk posterings % i vesentlig grad
alene
FI faktura automatikk fortsatt utfordring
30.03.2012
13
E-faktura i en mer effektiv prosess
Post, skanning og verifisering elimineres
ved e-faktura, dette gir raskere
prosessering og noen reduserte kostnader
– Programvare og maskinvare (vedlikehold og
drift)
Datakvalitet økt med E-faktura
– Linjeposter inkludert
Hubber kan berike fakturainformasjon
Hubber gir også en mange til en løsning
30.03.2012
14
Linjeposter inkludert
Hva betyr dette?
– Høyere % automatikk med evaluering på
linjenivå
– Bedre treff på delleveringer
– Feilhåndtering kun på linjeposter som har
avvik
– De fleste som har eldre faktura
håndteringsløsninger må tilpasse disse for å få
noen effekt av linjeposter
Dette vil gi en økt andel postert
automatisk
30.03.2012
15
FI vs. MM
Erfaring tilsier at andelen MM fakturaer
varierer fra 10 til 90%.
E-faktura for FI gir kun gevinst i forhold til
Post, skanning og verifisering.
Flytte FI fakturaer over til MM er enkleste
mulighet.
– Her finnes det alternativer som gjør dette
enklere en tradisjonell SAP MM
E-faktura er gir større effekt på MM en på
FI fakturaer
30.03.2012
16
E-faktura
mange muligheter
ReadSoft Collector
ReadSoft typisk kjent som leverandør av
skanning løsninger med fokus på
Fakturaer.
– Stor markedsandel i Scandinavia
ReadSoft Collector
– Mottak av PDF eller XML via mail
– Enkel å sette opp
30.03.2012
18
Fakturamottak via ReadSoft
30.03.2012
19
Skye Solution Objective
The solution is designed to give SAP customers an
easy way of integrating E-invoices into their SAP
system using the most common standards for Einvoices.
The end users should have the same look and feel for
handling all invoices regardless if they are scanned or
received as an E-invoice
Solution is designed to fit most SAP customers
regardless of version or invoice handling workflows in
SAP
3/30/2012
21
System Overview
External
provider
SAP PI
IDOC
Skye Invoice Translator
Skye Simple Invoice
Readsoft xx
SAP ECC
Content Server
30.03.2012
Archive Link
22
Workflow solution
System description
Module based solution
–
–
–
–
Supports Process Integration (PI/XI)
Supports ECC stand-alone (No PI / XI)
Can be used with different message protocols
Compatible with different invoice solutions
• Skye Simple Invoice
• ReadSoft Invoice Cockpit
• Other Invoice workflow solutions
Supports a number of different standards
– EHF and E2B (Norwegian standards)
– EDIFACT
– SAP IDOC
30.03.2012
23
PI Based E-invoice solution
PI is used as the recipient of the message from the external
E-invoice provider
Standard PI Component for mapping from all supported
formats to SAP IDOC or directly to a Function Module
E-invoice will trigger either:
– Skye Simple invoice
– ReadSoft Invoice Cockpit
– Any other SAP Workflow solution
Standard Integration process for storing incoming images in
Content Server or any other ArchiveLink certified archive,
such as Open Text or IBM CommonStore
Standard Style sheets for generating Invoice images based
on incoming XML message
3/30/2012
24
ABAP Based E-invoice solution
An ABAP program is used to read the data from a file into
SAP.
The communication with the external E-invoice provider is
handled through FTP or an other message broker than PI
The ABAP program for E-invoice will trigger either:
– Skye Simple invoice
– ReadSoft Invoice Cockpit
– Any other SAP Workflow solution
Standard Integration process for storing incoming images in
Content Server or any other ArchiveLink certified archive,
such as Open Text or IBM CommonStore
Standard Style sheets for generating Invoice images based
on incoming XML message
30.03.2012
25
SAP Processing of E-invoices
Standard SAP IDOC handling in SAP
– Here the invoice is handled as a standard IDOC using the SAP
standard functions
Skye Simple Invoice
– A custom cockpit solution for receiving and handling E-invoices
without workflow, the data is entered into SAP and standard
transactions can be triggered from the cockpit
ReadSoft Invoice Cockpit
– A complete invoice solution for handling all types of invoices
Any other Workflow solution
– The E-invoice can be connected to any existing workflow
solution.
30.03.2012
26
Message Standards
Standard
SAP PI
SAP ECC Standalone
Receival of
invoice image
Invoice Image
generation
E2B
Yes
Yes
Yes
Yes
EHF
Yes
Yes
No
Yes
EDIFACT
Yes
Yes
No
Yes
IDOC
Yes
Yes
No
Yes
30.03.2012
27
Protocols Overview
Protocol
SAP PI
SAP ECC Stand-alone
Fil
Yes
Yes
HTTP(S) (Plain)
Yes
Yes
HTTP(S) (SOAP)
Yes
Yes
FTP
Yes
3rd party
SMTP (Mail)
Yes
No
AS2
3rd party
No
30.03.2012
28
Solution Deliverables
Solution Package
–
–
–
–
–
SW components (SAP/PI Transports)
Solution design documentation
Preconfigured standard E-invoice formats
Image generation component
System and user documentation
Technical Implementation
– Implementation
– Customer adjustments
30.03.2012
29
Standardized Delivery
Benefit from a standardized delivery
– Decreased risk
– Predictable Total Cost
– Low implementation time
Solution
Design
30.03.2012
Implement
ation
User
Training
30
Testing
Go Live
Gjennomføre prosjekt
med E-faktura
30.03.2012
31
Business case
Prosjektmål
Leveranser
Prosjekt risiko
Resurser
Prosjekt gevinster
30.03.2012
32
Prosjektmål e-faktura
Hos de fleste er fakturautstedelse og
mottak manuelt og forholdsvis
arbeidskrevende så hovedmål med et Efaktura prosjekt kan være følgende:
–
–
–
–
–
30.03.2012
Redusere manuell håndtering
Øke prosesserings hastigheten
Eliminere eventuelle manuelle feilkilder
Øke automatisk posterings %
Inkludere linjeposter i faktura løsning
33
Leveranser i et e-faktura prosjekt
Viktige leveranser under implementering
–
–
–
–
Format valg og standardisering
Hub eller direkte kommunikasjon
Sikkerhet og kommunikasjon (teknologi)
Meldings håndterer (PI) eller ikke
• Skanning løsning?
– Gjenbruk av eksisterende faktura
håndteringsløsning
– Faktura bilde
– Vedlegg håndtering
30.03.2012
34
Prosjekt Risiko
Format valg og mapping
Sikkerhet
– Vanskelig/tidkrevende å sette opp
kommunikasjon mellom partene
Integrasjon mot eksisterende faktura
løsning
Vedlegg
Og Murphy…
30.03.2012
35
Ressurser
Hvem bør være med i denne type prosjekt?
IT kompetanse/ressurser
– Tekniske integrasjons ressurser
– Firewall og sikkerhet ressurser
– Workflow/fakturaløsning ressurser
Business
– Innkjøp
– Regnskap (fakturamottak)
– Prosjekt leder
30.03.2012
36
Besparelser
Hva kan man forvente i form av besparelser/gevinster
i sammenheng med et E-faktura prosjekt?
Redusert tidsforbruk:
– Eliminerer postmottak og eller e-post mottak
– Eliminerer skanning av fakturaer
– Eliminerer Verifisering (OCR) eller manuell håndtering
Kvalitet i prosessen
– Fakturaer er mottatt tidligere og prosessering kan starte
raskere
– Faktura sendt til riktig mottager
– Reduserte feil fra Manuel håndtering
– Linjeposter inkludert
30.03.2012
37
Faggruppe
Kan det være interesse for å opprette en
faggruppe i Sverige også?
30.03.2012
38
Spørsmål
30.03.2012
39