” Il Project Cycle Management.” Corso in “TECNICHE DI PROGETTAZIONE: Fund Raising per l’Università” A CURA DELL’ASSOCIAZIONE PRONEXUS Reggio Calabria 13 Luglio 2006 DEFINIZIONE di PROGETTO Il progetto è un insieme di attività mirate al raggiungimento di obiettivi chiaramente definiti, entro un determinato periodo di tempo e con un budget prestabilito (Project Cycle Management Guidelines – Commissione Europea – marzo 2004) "Il Project Cycle Management" 2 COS’E’ UN PROGETTO? Opera complessa unica e di durata limitata rivolta a produrre un risultato specifico attraverso attività correlate che comportano un impiego di risorse, un impegno di costi e che deve essere realizzata entro determinati limiti temporali Q rappresenta la Quando si realizza un progetto qualità di una prestazione e la sua affidabilità nel tempo Qualità ☺ ☺ Tempi Costi C rappresenta i costi in senso ampio T rappresenta il rispetto dei tempi "Il Project Cycle Management" 3 PERTANTO …… Un progetto è caratterizzato dall’esigenza di produrre risultati qualitativamente accettabili con dei costi e attraverso l’utilizzo di risorse determinate ed entro un tempo predefinito Qualità ☺ ☺ Tempi Costi "Il Project Cycle Management" 4 Fattori di successo di un progetto "Il Project Cycle Management" 5 Perché il Project Cycle Management? Per Perfacilitare facilitareuna unaprogettazione progettazione basata basatasulla sulla Rispondenza ai problemi reali Partecipazione attiva dei partner Pianificazione delle azioni in modo coordinato, consequenziale e logico per il raggiungimento degli obiettivi Gli Gliesperti espertihanno hannocodificato codificato Project Cycle Management(PCM) Logical Framework Approach(LFA) o del Quadro Logico(QL) "Il Project Cycle Management" 6 Project Cycle Management (PCM) Il Project Cycle Management deriva dalla bibliografia predisposta dall'Unione Europea con riferimento sia alla programmazione negoziata, realizzata nell'ambito degli obiettivi strutturali, sia ai programmi di sviluppo territoriale. Nella gestione di iniziative finanziate da strumenti comunitari, internazionali o nazionali, è importante considerare l’intero ciclo progettuale con un approccio metodologico integrato. Il ciclo di progetto si configura come un processo circolare nel quale vengono individuati tutti i passaggi salienti e le interconnessioni tra di essi in un’ottica di sistema. "Il Project Cycle Management" 7 Il Ciclo di progetto – Quadro di sintesi Quadro di programmazione all’interno del quale i progetti possono essere identificati e preparati Programmazione Individuazione dei progetti da studiare. Comprende: consultazione con i beneficiari per analizzarne i problemi e identificare soluzioni possibili. Valutazione Identificazione/ Ideazione Implementazione Formulazione Sviluppo dell’idea progettuale ed analisi della sua fattibilità e sostenibilità. Si decide se stendere una proposta. Finanziamento La fase di finanziamento costituisce lo spartiacque ed il passaggio tra una macrofase progettuale ed una operativa Presentazione della proposta alle autorità finanziatrici. Segue valutazione ed eventuale approvazione. "Il Project Cycle Management" 8 Il ciclo di progetto – In dettaglio Programma di riferimento (strategie) Decisione su come usare i risultati nella futura programmazione Aree di priorità, settori, ecc. Condizioni (terms of reference) Programmazione Rapporto di valutazione Valutazione Studio di prefattibilità Decisione su quali opzioni approfondire Identificazione Condizioni Implementazione Formulazione Decisione su azioni di sviluppo ulteriore Studio di fattibilità Decisione se stendere una proposta Stesura della proposta Rapporti di monitoraggio Finanziamento Decisione se seguire il piano o riorientare il progetto Proposta di finanziamento Decisione di finanziare Concessione del finanziamento "Il Project Cycle Management" 9 Il ciclo di progetto nella realtà ed il LFA Programma di riferimento Idea di progetto Programmazione LFA Valutazione Identificazione Condizioni Implementazione Studio di fattibilità Formulazione Finanziamento Concessione del finanziamento "Il Project Cycle Management" Proposta di finanziamento 10 Logical Framework Approach o Quadro Logico/1 In tutte le fasi operative del ciclo progettuale (ideazione, formulazione, implementazione, valutazione) il PCM utilizza la tecnica del Logical Framework (Quadro Logico), che si basa su strumenti di impostazione progettuale di tipo strutturato. Il LFA è utilizzato come una “tecnica efficace per consentire a diversi soggetti di individuare ed analizzare problemi, definire obiettivi ed attività da intraprendere per risolvere quei problemi” "Il Project Cycle Management" 11 Logical Framework Approach o Quadro Logico/2 L’utilizzazione del LF consente di redigere e realizzare progetti che siano: Pertinenti Basati sul contesto di riferimento e sui reali problemi dei beneficiari Coerenti Esplicitino il legame logico esistente tra attività, risultati, obiettivi "Il Project Cycle Management" Sostenibili Gli effetti del progetto durino nel tempo 12 Logical Framework Approach o Quadro Logico/3 Semplice e utile strumento organizzativo Metodologia per concettualizzare gli obiettivi di un progetto/programma Strumento analitico per comunicare con chiarezza e comprensibilmente la complessità di un progetto o di un programma in un “solo” foglio di carta Strumento per la programmazione partecipata Strumento per il monitoraggio e la valutazione di un progetto/programma "Il Project Cycle Management" 13 Il Project Cycle Management ed il Logical Framework Approach Project Cycle Management Logical Framework Approach Definisce le attività relative al management e le procedure decisionali che caratterizzano le diverse fasi di vita di un progetto. Metodologia per la progettazione, la gestione e la valutazione di programmi e progetti attraverso il ricorso a strumenti volti ad accrescere la partecipazione, la trasparenza e favorire un approccio per obiettivi Processo decisionale e realizzativo definito dall’organizzazione Metodi e strumenti di project management "Il Project Cycle Management" 14 Progettare con il Logical Framework (LFA)/1 Utilizzazione del LFA durante la fase di identificazione/ideazione del ciclo di progetto. “Nella fase di identificazione vengono elaborate, nell’ambito del quadro programmatico, alcune idee progetto che scaturiscono dall’analisi del contesto territoriale e dalla consultazione con i portatori di interesse (stakeholders) per analizzare i problemi e identificare soluzioni possibili. ANALISI La situazione esistente viene analizzata per sviluppare una immagine della “situazione desiderata futura” e selezionare le strategie che saranno applicate per conseguirla. Obiettivo: assicurare che le idee del progetto siano rilevanti, cioè intervengano per costruire soluzioni dei problemi specifici e più salienti dei beneficiari "Il Project Cycle Management" 15 L’analisi nella fase di ideazione Analisi degli attori rilevanti o portatori di interessi(stakeholders) Analisi dei problemi Analisi degli obiettivi Analisi della strategia (Individuazione degli ambiti di intervento- Analisi della strategia progettuale) "Il Project Cycle Management" 16 L’analisi nella fase di ideazione Analisi degli attori Analisi degli attori rilevanti (stakeholders) cioè di ogni soggetto o categoria di soggetti portatori di interessi nei confronti della realizzazione di un progetto Questo significa: Identificare le parti che hanno una relazione con il progetto (ad ogni livello) Individuare eventuali conflitti o cooperazione tra gli attori Identificare che cosa gli attori ricevono dal o forniscono al progetto Tale analisi può essere condotta attraverso l’esame di documenti, fonti informative, interviste, incontri "Il Project Cycle Management" 17 L’analisi nella fase di ideazione Analisi dei problemi Definisce le relazioni di causa-effetto presenti tra gli aspetti della situazione esistente. Si rappresenta come Albero dei Problemi CONSEGUENZE DEI PROBLEMI Situazione attuale PROBLEMA Cause del problema PROBLEMA Cause del problema Cause del problema "Il Project Cycle Management" Cause del problema 18 Analisi dei problemi Esempio di Albero dei problemi Aumento Aumentocriminalità criminalità Ex-detenuti Ex-detenutiesclusi esclusi dal dalmondo mondodel dellavoro lavoro "Il Project Cycle Management" Costodel delneoassunto neoassunto Costo elevato elevato Le Leimprese impresenon non offrono offronolavoro lavoro Diffidenzadegli degli Diffidenza imprenditori imprenditori PArcelledei dei PArcelle consulentieccessive eccessive consulenti Non Nonriescono riesconoaa costituire costituireimprese imprese autonome autonome Oneritroppo troppo Oneri gravosi gravosi Noniningrado gradodidi Non Muoversisul sul Muoversi Mercatod.l d.l Mercato Corsi Corsi Inesistenti Inesistenti ooobsoleti obsoleti Non Nonsanno sannocome come eedove dovecercare cercare lavoro lavoro disinformati disinformati sulla sulla domandadidilavoro lavoro domanda Ex-detenuti Ex-detenutinon non posseggono posseggonoadeguate adeguate competenze competenze 19 L’analisi nella fase di ideazione Analisi degli obiettivi Descrizione della situazione nel futuro, appena risolti i problemi che rendono necessario il progetto Si raffigura come Albero degli obiettivi (gerarchia mezzifini) EFFETTI DEL PROGETTO Situazione attesa AZIONI Mezzi posti in essere AZIONI Mezzi posti in essere Mezzi posti in essere "Il Project Cycle Management" Mezzi posti in essere 20 Analisi degli obiettivi Esempio di Albero degli obiettivi Aumento Aumentosicurezza sicurezza dei deicittadini cittadini Ex-detenuti Ex-detenutiinseriti inseriti nel nelmondo mondodel dellavoro lavoro "Il Project Cycle Management" Costodel del Costo neoassuntoridotto ridotto neoassunto Imprese Impreseaperte aperte all’inserimento all’inserimento Mentalitàdegli degli Mentalità Imprenditoriaperta aperta Imprenditori PArcelledei dei PArcelle consulenti consulenti accessibili accessibili In Ingrado gradodidicostruire costruire imprese impreseautonome autonome Creditiaccessibili accessibili Crediti Accompagnati Accompagnati nellaricerca ricercadidilavoro lavoro nella CORSI CORSI efficaci efficaci Capaci Capacididicercare cercare lavoro lavoro Informatisulla sulla Informati domandadidilavoro lavoro domanda Ex-detenuti Ex-detenutiininpossesso possesso didiadeguate adeguate competenze competenze 21 L’analisi nella fase di ideazione Analisi delle strategie Questa fase prevede 2 momenti: 1. Individuazione degli ambiti di intervento 2. Scelta della strategia progettuale, ossia quali ambiti possono essere affrontati dal progetto Nell’albero degli obiettivi, i diversi gruppi di obiettivi similari vengono chiamati ambiti. E’ in questa fase che gli attori chiave sono in grado di operare una valutazione sugli ambiti o aree di intervento su cui il progetto interverrà, utilizzando dei parametri di decisione orientati al rispetto dei principi indicati di seguito: • interesse strategico dell'intervento; • rispondenza alla mission ed ai piani dell'organizzazione; • urgenza; • risorse umane disponibili (in particolare, con riguardo alle competenze tecnico- specialistiche) ; • risorse finanziarie. "Il Project Cycle Management" 22 Analisi della strategia Esempio di Identificazione degli ambiti Aumento Aumentosicurezza sicurezza dei deicittadini cittadini Ex-detenuti Ex-detenutiinseriti inseriti nel nelmondo mondodel dellavoro lavoro LLEE A RRI IA T S ST U U D ININD CCAA I ITITI L L PO PO "Il Project Cycle Management" Costodel del Costo neoassuntoridotto ridotto neoassunto ’’ A T A LLI IT A RRI IA O ITITO D EENND R P R IMIMP Mentalitàdegli degli Mentalità Imprenditoriaperta aperta Imprenditori Imprese Impreseaperte aperte all’inserimento all’inserimento PArcelledei dei PArcelle consulenti consulenti accessibili accessibili TTOO N EEN M TTAAM N IEIEN R OOR In Ingrado gradodidicostruire costruire imprese impreseautonome autonome Creditiaccessibili accessibili Crediti EE N N IOIO Z Z A MMA R R FO FO Accompagnati Accompagnati nellaricerca ricercadidilavoro lavoro nella CORSI CORSI efficaci efficaci Capaci Capacididicercare cercare lavoro lavoro Informatisulla sulla Informati domandadidilavoro lavoro domanda Ex-detenuti Ex-detenutiininpossesso possesso didiadeguate adeguate competenze competenze 23 Analisi della strategia Esempio di Scelta della strategia progettuale Aumento Aumentosicurezza sicurezza dei deicittadini cittadini Ex-detenuti Ex-detenutiinseriti inseriti nel nelmondo mondodel dellavoro lavoro "Il Project Cycle Management" Contesto Contestoee imprese impreseinformate informate Mentalitàdegli degli Mentalità Imprenditoriaperta aperta Imprenditori ’’ A T A LLI IT A RRI IA O ITITO D EENND R P R IMIMP PArcelledei dei PArcelle consulenti consulenti accessibili accessibili TTOO N EEN M TTAAM N IEIEN R OOR In Ingrado gradodidicostruire costruire imprese impreseautonome autonome Creditiaccessibili accessibili Crediti EE N N IOIO Z Z A MMA R R FO FO Accompagnati Accompagnati nellaricerca ricercadidilavoro lavoro nella CORSI CORSI efficaci efficaci Capaci Capacididicercare cercare lavoro lavoro Informatisulla sulla Informati domandadidilavoro lavoro domanda Ex-detenuti Ex-detenutiininpossesso possesso didiadeguate adeguate competenze competenze EE N O N ZZI IO RRMM O F O ININF 24 Identificazione Formulazione Condizioni (terms of reference) Studio di prefattibilità Decisione su quali opzioni approfondire Identificazione Condizioni Formulazione Studio di fattibilità Decisione se stendere una proposta Stesura della proposta L’idea che è stata focalizzata è un progetto fattibile? "Il Project Cycle Management" 25 Progettare con il Logical Framework (LFA)/2 Utilizzazione del QL durante la fase di formulazione del ciclo di progetto. Nella fase di formulazione, sulla base dei risultati della fase precedente che forniscono indicazioni sulla prefattibilità dell’intervento progettuale, si procede all’elaborazione di un progetto nel rispetto dei requisiti formali e delle condizioni (Terms of reference) previste dalla linea di azione o dal programma individuato PIANIFICAZIONE L’idea di progetto viene declinata in dettagli operativi Obiettivo: assicurare la fattibilità e sostenibilità del progetto. "Il Project Cycle Management" 26 La pianificazione nella fase di formulazione Si procede alla formulazione progettuale in termini di chiara dell’intervento Logframe: -definire la struttura di progetto -testare la sua logica -formulare gli obiettivi in termini misurabili. Piano delle attività: -Scomporre le attività in subattività e compiti -determinare la sequenza ed i vincoli di dipendenza delle attività -stimare la durata -Elaborare il piano di attività Piano delle risorse: -sviluppare il piano delle risorse "Il Project Cycle Management" 27 La pianificazione nella fase di formulazione Logframe Matrix La tecnica del logical framework prevede per la realizzazione di questa fase, l’utilizzazione della Logframe matrix, cioè una matrice utile per : definire in modo chiaro tutti i fattori salienti e le componenti necessarie per la realizzazione del progetto e per la sua corrispondenza con gli obiettivi perseguiti Evidenziare i legami logici che concatenano la successione degli eventi "Il Project Cycle Management" 28 LOG(ICAL) FRAME(WORK) Matrix/1 Logica intervento Obiettivo generale Indicatori oggettivamente verificabili Fonti della verifica Mezzi Costi Condizioni (fattori esterni) Obiettivo specifico del progetto Risultati Attività Pre-condizioni per lo sviluppo del progetto "Il Project Cycle Management" 29 LOG(ICAL) FRAME(WORK) Matrix/2 Obiettivo Generale Benefici sociali o economici di lungo periodo ai quali il progetto contribuisce Scopo del Progetto Benefici che i beneficiari ottengono con i servizi forniti dal progetto Risultati I servizi che i beneficiari riceveranno dal progetto Attività Ciò che viene realizzato dal progetto per fornire i servizi previsti Indicatori Come l’OG è misurabile in termini quantitativi, qualitativi e di tempo? Indicatori Come lo scopo è misurabile in termini quantitativi, qualitativi e di tempo? Indicatori Fonti di verifica Come, quando e dove è possibile raccogliere le informazioni? Fonti di verifica Fonti di verifica Condizioni Se lo scopo è raggiunto, quali condizioni devono verificarsi per raggiungere l’OG? Condizioni Se i risultati sono realizzati,quali condizioni devono verificarsi per raggiungere lo scopo? Condizioni Mezzi Costi Se le attività sono completate,quali condizioni devono verificarsi per ottenere i risultati? Pre-conditioni Vincoli esterni "Il Project Cycle Management" 30 LOG(ICAL) FRAME(WORK) Matrix/3 Il ruolo delle condizioni Obiettivo generale Scopo del progetto/Obiettivo specifico Condizioni Risultati attesi Condizioni Attività Condizioni Precondizioni "Il Project Cycle Management" 31 LE CONDIZIONI (FATTORI ESTERNI) Le condizioni sono quei fattori che, pur importanti per la buona riuscita del progetto, sono al di fuori dell’ambito di intervento dello stesso. La valutazione dei fattori esterni viene realizzata attraverso il seguente algoritmo: Il fattore esterno è importante? SI NO Si verificherà? Quasi certamente Non includerlo nel LFA E’ probabile Includerlo come Presupposto E’ possibile il redesign del progetto per influenzare il fattore esterno? Non è probabile SI Riprogettate l’intervento: - aggiungete Attività e/o Risultati - riformulate l’Obiettivo Specifico del Progetto, se necessario NO La Condizione è un Presupposto “killer”. Da un punto di vita tecnico, l’intervento non è realizzabile a meno che le Autorità trovino la soluzione utile affinché il presupposto si realizzi o a trasformarlo in una Precondizione integrabile. "Il Project Cycle Management" 32 UN ESEMPIO DI LOGFRAME MATRIX Logica di intervento Obiettivo generale Aumento sicurezza dei cittadini Obiettivo specifico Ex-detenuti inseriti nel mondo del lavoro Risultati 1. Ex-detenuti in possesso di adeguate competenze 2. Capaci di cercare lavoro 3. In grado di costruire imprese autonome 4. Opinione pubblica ed imprese informate Attività Corsi di formazione su competenze richieste dalle imprese Sportello informativo sulle opportunità di lavoro Accompagnamento all’inserimento lavorativo Voucher per la creazione di impresa Consulenza alla creazione di impresa Attività di informazione Indicatori oggettivamente verificabili Microcriminaòità diminuita da x ad Y nel contesto…… dall’anno 200. Diminuzione del tasso di disoccupazione degli exdetenuti (target) da x a y dall’anno 200. …… Numero di ex-detenuti che ha adeguato le competenze aumentato da x a y dall’anno 200.. Numero di ex-detenuti che si propone sul m.d.l. accresciuto da x a y dall’anno 200.. Numero di ex-detenuti che sta attivando un’impresa aumentato da x a y dall’anno 200. Assistenza tecnica Attrezzature Organigramma del team di progetto Risorse umane per la formazione Risorse umane per l’orientamento e l’accompagnamento Risorse logistiche Consulenti "Il Project Cycle Management" Fonti di verifica Condizioni Statistiche del Ministero degli Interni analizzate ex ante, in itinere ed ex post. …… Dati di occupazione degli svantaggiati analizzati ex ante ed ex post Le imprese non licenzino Un’accresciuta Dati di progetto disponibilità delle analizzati ogni 6 imprese. mesi Rilevazione dei servizi sociali …….. Costi (vedi budget) il Consulenti disponibili con parcelle ridotte Imprese coinvolte nella formazione PRECONDIZIONI Riduzione dei costi dei neo-assunti per le imprese 33 Dal Logframe al Piano delle Attività Il Piano delle Attività implica a partire dalle attività del logframe (prima colonna): •Scomposizione delle attività in sottoattività e compiti •Evidenziazione delle sequenze e delle dipendenze (in che ordine le attività collegate devono svolgersi? L’attività dipende dall’inizio o dalla fine di altre attività?) •Stima dell’inizio, della durata e della data termine delle attività •Sintesi del piano delle attività principali •Definizione delle risorse umane (competenze) e materiali •Definizione delle Milestones •Elaborazione di un cronogramma (es. diagramma di Gantt) Se il progetto prevede un partenariato •Suddivisione dei compiti tra i componenti del gruppo di progetto "Il Project Cycle Management" 34 Piano delle attività WBS - Work Breakdown Structure La rappresentazione grafica delle “cose da fare” si può definire attraverso la Work Breakdown Structure. Essa è definita dal Project Management Institute come: “Un albero di attività orientate a un obiettivo, che organizza, definisce e visualizza graficamente tutto il lavoro che deve essere fatto per raggiungere gli scopi finali di un progetto. Ogni sotto-livello rappresenta una definizione a dettaglio crescente degli obiettivi. E’ un sistema per suddividere il progetto in work package gestibili” "Il Project Cycle Management" 35 WBS - Work Breakdown Structure L’approccio top down La mappa della WBS viene costruita cominciando dall’elemento di massimo livello (il progetto nella sua interezza) e scomponendolo in componenti di livello inferiore (sottoprogetti). Questa scomposizione livello per livello prosegue riducendo gradualmente la complessità del progetto stesso. "Il Project Cycle Management" 36 Rappresentazione della W.B.S. Progetto Ambito1 Ambito2 Ambito3 Ambito4 Liv. 1 Attività 1 Attività 2 … Attività 5 … Liv. 2 Sub Attività 1.1 … … …. Sub attività 5.1 Sub attività 5.2 Sub attività 5.2 … … … Liv. 3 "Il Project Cycle Management" 37 WBS: “Detenuti e mondo del lavoro” Liv. 0 PROGETTO 1 Formazione Liv. 1 Detenuti e mondo del lavoro 2 Orientamento 3 Imprenditorialità 4 Informazione Ambiti 4.1 Impostazion ee realizzazion e del messaggio informativo Liv. 2 AttivitàI 4.2 Diffusione del messaggio informativo 4.3 Diffusio ne progett o Liv. 3 Subattività "Il Project Cycle Management" 38 I compiti Obiettivo della WBS è individuare pacchetti di lavoro Work Package (WP) in cui risultino definiti gli obiettivi e i singoli compiti I WP facilitano sia il processo di programmazione che di controllo di progetto. "Il Project Cycle Management" 39 Work Breakdown Structure: “Informazione” 4 Informazione Liv. 1 Ambito (subrogetto) 4.1 Impostazione e realizzazione del messaggio informativo Liv. 2 4.2 Diffusione del messaggio informativo 4.3 Diffusione progetto Attività 4.1.1 Redazione messaggio 4.1.2 Progettazione strumenti informativi Liv. 3 Subattività 4.1.2.1 Progettazione Brochure 4.1.2.2 Progettazione Cartelloni Liv. 4 Compiti/azioni 4.1.3 Realizzazione strumenti informativi 4.1.2.3 Progettazione Video 4.1.3.1 Realizzazione Brochure 4.1.3.2 Realizzazione Cartelloni "Il Project Cycle Management" 4.1.3.3 Realizzazione Video 40 Risultati della WBS 1. 2. 3. 4. Ogni livello della WBS, seppure con diverso grado di dettaglio, rappresenta l’intero progetto. Operando aggregazioni dal basso verso l’alto, si fornisce un reporting (per il controllo del progetto) con il grado di dettaglio/sintesi desiderato. Si è giunti ad un livello di dettaglio (i compiti) sufficientemente minuto da poter formulare: individuazione delle risorse, delle durate e dei legami d’interdipendenza tra le attività. Se si dispone di un organigramma del progetto (OBS cioè Organization Breakdown Structure) è possibile assegnare al personale specifiche responsabilità per l’esecuzione di parti della WBS "Il Project Cycle Management" 41 WBE (Work Breakdown Element) Ogni W.B.E. (Work Breakdown Element) rappresenta un’entità per la quale deve essere possibile definire: • una precisa descrizione del lavoro da compiere; • la durata; • le risorse che realizzeranno l’attività e la responsabilità dell’esecuzione; • il costo. Le rilevazioni di avanzamento lavori. Ogni W.B.E. é collegato ad uno e solo ad uno degli elementi di livello superiore Il lavoro richiesto per portarlo a termine è dato dalla somma del lavoro contenuto in tutti i WBE sottostanti. "Il Project Cycle Management" 42 Elemento del WBS Input Inizio Durata Fine Output Attività/compito Costo Risorse umane Risorse materiali "Il Project Cycle Management" 43 WBS: Esempio di un elemento Input 10.6.05 1 mese 10.7.05 Output Progettazione brochure Informazioni dettagliate sul messaggio da veicolare h50*40€/h 1 grafico Progetto grafico della brochure Nessuna attrezzatura "Il Project Cycle Management" 44 La gestione dei tempi Il tempo ha rappresentato la prima variabile gestionale del project management a essere supportata in modo coerente da tecniche specifiche. Ad Henry G. Gantt si deve una delle rappresentazioni del tempo maggiormente utilizzata a tutt’oggi: il diagramma a barre di attività su scala temporale, più comunemente chiamato diagramma di Gantt. "Il Project Cycle Management" 45 Il DIAGRAMMA DI GANTT: scopo Lo scopo di tale rappresentazione è: definire il "cosa fare" in una certa quantità di tempo (durata); definire un riferimento per il controllo dell'avanzamento definire eventi o date chiave (milestones) "Il Project Cycle Management" 46 Il DIAGRAMMA DI GANTT: dati per la redazione I dati necessari alla redazione del diagramma di GANTT sono: la data di inizio del progetto l’elenco delle attività la definizione delle priorità di ciascuna attività i tempi necessari a svolgere ciascuna attività i responsabili di ciascuna attività "Il Project Cycle Management" 47 DIAGRAMMA DI GANTT A B C Tempo "Il Project Cycle Management" 48 Milestones (pietre miliari) Rappresentano un momento importante del progetto (la fine di una fase, una consegna, ecc…. A B ATTIVITA' C MILESTONES D GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG TEMPO "Il Project Cycle Management" 49 Dal logframe al piano delle risorse Il Piano delle Risorse implica a partire dalle attività del WP: •Specifica delle risorse richieste per ciascuna attività •Inserimento delle risorse nelle Categorie di costo •Specifica delle Unità, delle Quantità per Periodo e dei relativi costi •Pianificazione dei costi (quantità x costi unitari) •Determinazione del costo totale e di quelli periodici (*) (*) E’ importante specificare i costi in un periodo che il progettista sceglie in modo da conoscere l’impatto futuro sul budget dell’ente che implementa il progetto (in vista del mantenimento del servizio realizzato, oltre la conclusione dell’intervento). "Il Project Cycle Management" 50 Scheda progetto/1 Sviluppare una scheda di sintesi di un progetto, una volta che si è definita chiaramente l’idea progettuale, a partire dai problemi, elaborando gli obiettivi e la Logframe matrix è un passaggio molto semplice e molto utile per sintetizzare in modo descrittivo quanto sviluppato graficamente ed avere uno strumento per presentare e diffondere l’idea agli interessati "Il Project Cycle Management" 51 Scheda progetto/2 TITOLO Inserire il titolo del progetto ACRONIMO Indicare l’acronimo e la sua esplicitazione SOGGETTO PROPONENTE Indicare chi è o potrebbe essere il soggetto proponente SOGGETTO ATTUATORE Indicare chi è o potrebbe essere il soggetto attuatore PARTENARIATO Indicare i Partner già contattati ed i partner potenziali ed il ruolo MOTIVAZIONI Riportare in modo descrittivo i schematizzati nell’albero dei problemi DESTINATARI Indicare i destinatari diretti ed indiretti del progetto OBIETTIVO GENERALE Riportare l’obiettivo generale dalla LOGFRAME MATRIX OBIETTIVO SPECIFICO Riportare l’obiettivo specifico dalla LOGFRAME MATRIX RISULTATI ATTESI Riportare i risultati dalla LOGFRAME MATRIX ATTIVITÀ PROGETTUALI Riportare gli ambiti di intervento e le attività dalla LOGFRAME TEMPI Indicare la durata stimata del progetto COSTO Se si è in grado riportare il costo complessivo indicativo "Il Project Cycle Management" problemi individuati 52 e Indice progetto/1 La costruzione dell’indice di progetto è il primo passo per la formulazione della proposta progettuale da presentare al potenziale finanziatore. L’elaborazione dell’indice e della conseguente proposta è un passaggio obbligato in tutti quei casi in cui non viene fornito da un bando il formulario per la presentazione del progetto. Non esiste un indice standard, va costruito per ciascun caso che si affronta ma deve evidenziare sempre elementi fondamentali per descrivere un progetto. "Il Project Cycle Management" 53 Indice progetto/2 1 Presentazione del soggetto proponente e/o attuatore 2 Partenariato 3 Analisi del contesto 4 Motivazione della proposta (Analisi dei problemi ) 5 Destinatari 6. Obiettivo generale e specifico (Finalità e obiettivi) 7 Descrizione dell’intervento (Indicazione degli ambiti di intervento e della strategia progettuale) 8 Articolazione del progetto (descrizione delle attività) 9 Risultati attesi (compresi di indicatori) 10 Informazione e diffusione 11 Monitoraggio e valutazione 12 Struttura organizzativa di gestione del progetto 13 Durata e cronogramma del progetto 14 Piano finanziario "Il Project Cycle Management" 54 Implementazione/1 E’ la fase di esecuzione del progetto che inizia con la realizzazione delle attività previste La fase di realizzazione prevede attività di project management che si sviluppano attraverso un insieme di strumenti definiti. Alcuni strumenti sono quelli visti per la progettazione "Il Project Cycle Management" 55 Implementazione/2 Le fasi salienti dell’implemetazione sono: Lo start-up del progetto L’organizzazione delle risorse umane e materiali Lo sviluppo e la realizzazione delle attività La gestione (management) ed il controllo (monitoraggio) del progetto L’eventuale ridefinizione in itinere in funzione dei risultati del monitoraggio La chiusura del progetto "Il Project Cycle Management" 56 Valutazione/1 Valutare significa individuare, misurare ed esprimere un giudizio motivato su effetti ed impatti di un progetto o di un’attività Per effettuare la valutazione occorre uno schema di riferimento (progetto valutativo) con la specificazione dei criteri, degli indicatori, degli strumenti che si intendono utilizzare e dei dati occorrenti per misurare La valutazione comprende il monitoraggio ma si spinge oltre in quanto implica l’interpretazione ed il giudizio "Il Project Cycle Management" 57 I tempi del monitoraggio e della valutazione Valutazione Ciclo di progetto Monitoraggio Programmazione Identificazione Ex-ante Formulazione In Itinere Implementazione Monitoraggio Finanziamento Finale Ex-post Valutazione "Il Project Cycle Management" 58 Valutare con il Quadro Logico “Le attività di un progetto dovranno contribuire al raggiungimento dei risultati utilizzando nel modo più efficiente le risorse umane e finanziarie disponibili; i risultati (servizi, prodotti, valore aggiunto) dovranno raggiungere in modo efficace i benefici che il progetto intende apportare ai destinatari. Inoltre, l’intervento sarà rilevante se ha costruito soluzioni per i problemi specifici e più salienti dei beneficiari, cioè se si è raggiunto l’obiettivo specifico (scopo) del progetto, ed avrà un impatto positivo se il raggiungimento dell’obiettivo generale ha creato miglioramenti nella qualità di vita dei destinatari ed ha effetti nel medio-lungo periodo sulla collettività”. "Il Project Cycle Management" 59 Criteri di valutazione Nel QL la progettazione e la valutazione sono concepite come azioni parallele, facenti parte della gestione del ciclo di vita del progetto CRITERI DEFINIZIONE Logframe matrix IMPATTO Misura, attraverso indicatori specifici, gli effetti diretti e indiretti in termini di vantaggi sociali/economici di medio e lungo termine provacati dal progetto nel contesto di riferimento Obiettivo generale RILEVANZA Verifica il grado in cui i risultati, cioè i servizi del progetto sono importanti per i beneficiari, cioè in che misura l’intervento ha costruito soluzioni per i beneficiari Scopo del progetto EFFICACIA Misura il grado in cui i servizi/prodotti hanno consentito ai beneficiari di raggiungere i benefici previsti Risultati EFFICIENZA Quantità e qualità dei servizi offerti in seguito alla realizzazione dell’intervento in relazione ai costi Attività "Il Project Cycle Management" 60 Corrispondenza tra progettazione e valutazione VALUTAZIONE PROGETTAZIONE Definizione Criteri Indicatori Fonti di verifica Scopo del progetto Ex-detenuti inseriti nel mondo del lavoro RILEVANZA La misura in cui i risultati del progetto sono importanti per i beneficiari, cioè in che misura l’intervento ha costruito soluzioni per i problemi dei beneficiari Diminuzione del tasso di disoccupazione degli exdetenuti (target) da x a y dall’anno 200.. Dati di occupazione degli svantaggiati analizzati ex ante ed ex post Rilevazioni da parte dei servizi sociali Risultati Ex-detenuti in possesso di adeguate competenze Ex-detenuti capaci di cercare lavoro Ex-detenuti in grado di costruire imprese autonome EFFICACIA Grado in cui i servizi/prodotti hanno consentito ai beneficiari di raggiungere i benefici previsti Numero di ex-detenuti che ha adeguato le competenze aumentato da x a y dall’anno 200.. Numero di ex-detenuti che si propone sul m.d.l. accresciuto da x a y dall’anno 200.. Numero di ex-detenuti che sta attivando un’impresa aumentato da x a y dall’anno 200. "Il Project Cycle Management" Dati di progetto analizzati ogni 6 mesi Rilevazione dei servizi sociali 61 Ulteriori criteri CRITERI DEFINIZIONE INNOVATIVITA’ Il livello di innovatività del progetto relativamente a: condizioni di partenza target dei destinatari modelli adottati impatto sulle politiche a livello locale, nazionale, comunitario (mainstreaming) SOSTENIBILITA’ Il grado di continuità e stabilità dei benefici raggiunti per i beneficiari anche dopo la fine del progetto e del suo finanziamento. TRASFERIBILITA’ La possibilità di moltiplicare l’azione su uno stesso target (Riproducibilità) o con target e in contesti differenti "Il Project Cycle Management" 62 Buona Prassi Prevedere di valutare l’innovatività, la sostenibilità e la trasferibilità dell’intervento sin dalla fase progettuale significa porsi il quesito dell’esistenza di una valenza meta-progettuale dell’intervento. Quando il progetto è valutato positivamente rispetto ai criteri indicati esso si configura come una “buona prassi”. "Il Project Cycle Management" 63 La costruzione della “Buona Prassi” È possibile pertanto esemplificare una “buona prassi” come “una costruzione le cui colonne portanti sono rappresentate dalla congruenza logica progettuale e dalla validità in sede di valutazione, mentre gli elementi trasversali di finitura della costruzione sono la trasferibilità, la sostenibilità e l’innovatività Sostenibilitàà Trasferibilità Innovatività Progettazione Obiettivo generale Obiettivo specifico Risultati Attività Valutazione Impatto Rilevanza Efficacia Efficienza "Il Project Cycle Management" 64 Project Cycle Management (PCM) Programmazione Valutazione Identificazione Implementazione Formulazione Finanziamento "Il Project Cycle Management" 65
